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45. NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECFICAS PARA LA
UNIVERSIDAD DE ELSALVADOR
CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA, DECRETO No. 1
EL PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA,
CONSIDERANDO:
I. Que mediante decreto No. 4, de fecha 14 de septiembre del
2004, esta Corte emiti las Normas Tcnicasde Control Interno
(NTCI).
II. Que segn el artculo 39, del referido Decreto, cada entidad
del Sector Pblico presentara a esta Corte unproyecto de Normas
Tcnicas de Control Interno Especficas, a efecto de que sea parte
del Reglamentode Normas Tcnicas de Control Interno Especificas que
emita la Corte de Cuentas de la Repblica paracada institucin.
POR TANTO:En uso de las facultades conferidas por el articulo
195, numeral 6 , de la Constitucin de la Republica de ElSalvador y
articulo 5, numeral 2, literal a), de la Ley de la Corte de Cuentas
de la Republica.
DECTRETAEL SIGUIENTE REGLAMENTO, QUE CONTIENE LAS:
NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECFICAS PARA LA
UNIVERSIDAD DE ELSALVADOR
CAPTULO PRELIMINAR
DefinicinArt. 1.-El Sistema de Control Interno de la Universidad
de El Salvador, es el conjunto de normas de conductaque servirn
como marco referencial para la administracin y control de los
recursos humanos, financieros,materiales y tcnicos de cada
dependencia organizativa o unidad de trabajo, sea del rea acadmica,
deinvestigacin, administrativa o de servicios de la Institucin. Su
cumplimiento servir para el logro de losobjetivos y metas
institucionales con eficiencia, eficacia, economa, legalidad y
transparencia dentro delcontexto de la misin Institucional.
Descripcin del trmino Norma de Control InternoArt. 2.- A las
normas se les denominarn Normas Tcnicas de Control Interno
Especficas para laUniversidad de El Salvador o por la abreviatura
NTCIE-UES.Para los efectos del control gubernamental que se ejecuta
en la Universidad de El Salvador, se adoptan lassiguientes
definiciones:a) Norma: Es la disposicin tendiente a regular la
conducta y las acciones humanas que se desarrollan en
sufuncionamiento. Por lo que, ser el modelo, pauta o referencia que
servir para confrontar los hechos y
realidades acadmicas, administrativas y de servicios que se
ejecuten en la Universidad.
b) Control Interno: Constituye las directrices bsicas para
verificar el funcionamiento de cada actividad,unidad organizativa,
proyecto, programa o dependencia de la Universidad de El Salvador;
las que regularnlas acciones a desarrollar, prescribiendo lneas de
conducta general, para asegurar la uniformidad en eldesarrollo de
los procedimientos y actividades similares, llevadas a cabo por
diferentes funcionarios,empleados o unidades organizativas de la
Institucin.
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mbito de aplicacinArt. 3.- El Sistema de Control Interno de la
Universidad de El Salvador, es de aplicacin general en lainstitucin
y comprender: sus planes generales de desarrollo, operativos,
financieros, de organizacin, elconjunto de mtodos y medidas
adoptadas por los organismos de gobierno y autoridades para
salvaguardar losrecursos institucionales, verificar la exactitud y
veracidad de la informacin institucional, promover laeficiencia en
las operaciones, estimular la observancia de las polticas
prescritas y lograr el cumplimiento delos objetivos y las metas
programadas con efectividad, economa, legalidad y
transparencia.
Base normativaArt. 4.- la base normativa de las presentes
NTCIEUES, la constituye el articulo 61 de a Constitucin de
laRepublica de El Salvador, el articulo 25 de la Ley de Educacin
Superior y el articulo 4 de la Ley Orgnica dela Universidad de El
Salvado, que enuncian y regulan la autonoma Universitaria en lo
docente,administrativo y econmico; este ultimo le reconoce a la
Institucin, el atributo de darse as misma sus
propias normas.
Asimismo, esta Normativa se fundamenta en lo determinado por el
articulo 195, de la Constitucin de laRepublica de El Salvador, que
determina que la Corte de Cuentas de la Republica es el
organismoresponsable de la fiscalizacin de la Hacienda Publica
general y de la ejecucin del presupuesto en particular,dndole
atribuciones para dictar los reglamentos necesarios en el
cumplimiento de sus atribuciones.
Objetivos del sistema de control internoArt. 5.- El Sistema de
Control Interno de la Universidad de El Salvador, persigue el
cumplimiento de losobjetivos siguientes:a) Determinar un marco
referencial, mediante el cual se definen normas de conducta que
tendrn la
cobertura y aplicabilidad en todas las dependencias de la
Universidad de El Salvador, que oriente losdiferentes cursos de
accin en la administracin institucional para mejorar el nivel de
eficiencia,eficacia y economa de las operaciones, tanto acadmicas
como administrativas, obteniendo as lainformacin oportuna y
confiable;
b) Normar el trabajo acadmico, docente, administrativo y de
servicios en la Universidad de ElSalvador;
c) Coadyuvar al cumplimiento de las leyes, reglamentos,
disposiciones administrativas y regulacionesaplicables al
desarrollo de la misin de la Universidad de El Salvador en general
y de todas susdependencias;
d) Garantizar el desempeo eficiente, eficaz, econmico, legal y
transparente de las operaciones de laInstitucin;e) Propiciar una
conducta tica, proba, honesta y generadora de un adecuado clima
organizacional;f) Fortalecer la proteccin de los recursos
institucionales contra irregularidades, prdida, dao, abuso,
desperdicio, fraude y errores;g) Generar informacin
administrativa, operativa (acadmica, investigacin y proyeccin
social) y
financiera til, confiable y oportuna; yh) Garantizar la
satisfaccin de los usuarios de los servicios que brinda la
Universidad como
Institucin pblica.
Componentes Orgnicos del Sistema de Control InternoArt. 6.- Los
Componentes Orgnicos del Sistema de Control Interno, son:a)
Ambiente de Control:Es el conjunto de factores relacionados con el
tipo de organizacin que los rganos de gobierno,
autoridades,gerenciales y jefaturas de la Universidad de El
Salvador debern establecer y mantener, para permitir eldesarrollo
de una actitud positiva y de apoyo al control en funcin de una
administracin eficiente, efectiva,econmica, legal y
transparente.
b) Valoracin de riesgos:Es la identificacin y anlisis de los
riesgos relevantes o debilidades que se tienen para el logro de la
misininstitucional y los objetivos de cada unidad organizativa de
la Universidad de El Salvador.
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c) Actividades de control:Son las polticas, disposiciones y los
procedimientos emitidos por los rganos de gobierno,
autoridades,niveles gerenciales y jefaturas de la Universidad de El
Salvador, que permiten obtener una seguridadrazonable, para
fortalecer la efectiva administracin de la Universidad.
d) Informacin y comunicacin:Son los sistemas de informacin, los
mtodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar,
resumire informar sobre las operaciones de la Universidad. En
dichos sistemas debern considerarse la calidad de lainformacin que
brinda el sistema, lo mismo que la capacidad gerencial para adoptar
decisiones adecuadasque permitan controlar las actividades de la
institucin.
e) Monitoreo:Es el proceso que se realiza para valorar la
calidad del funcionamiento del Sistema de Control Interno en
eltiempo, y asegurar razonablemente que los hallazgos y los
resultados de otras revisiones se atiendan con
prontitud.
Responsables del Sistema de Control Interno
Art. 7.- La responsabilidad por el diseo, implantacin, evaluacin
y perfeccionamiento del Sistema deControl Interno corresponde en el
mbito de sus respectivas competencia a: la Asamblea
GeneralUniversitaria, Consejo Superior Universitario, Rectora,
Vicerrectoras Acadmica y Administrativa,Decanos, Vice-decanos y
Juntas Directivas de Facultades; tambin, los miembros integrantes
de los ComitsTcnicos Asesores de las Facultades; asimismo, los
niveles gerenciales y jefaturas de las unidadesorganizativas de
asesora, apoyo administrativo, administrativas, financieras,
servicios generales ydependencias del nivel operativo; llmense stas
Escuelas, Departamentos, Institutos, Centros, Direcciones yUnidades
o Secciones que participen en las reas acadmicas.
Seguridad razonableArt. 8.- El Sistema de Control Interno de la
Universidad de El Salvador proporciona una seguridad razonable
para el cumplimiento de los objetivos institucionales por lo que
ser el modelo, la pauta o referencia queservir para confrontar los
hechos y realidades acadmicas, administrativas y de servicios.
CAPITULO INORMAS TCNICAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL
Seccin PrimeraNaturaleza del Ambiente de Trabajo
Naturaleza de la InstitucinArt. 9.- La Universidad de El
Salvador es una Corporacin de Derecho Pblico que presta servicios
deeducacin superior que estn orientados hacia la formacin del
recurso humano calificado, a travs delfomento y difusin de la
ciencia, la tecnologa, la educacin, la cultura, el arte y el
deporte.
Fundamentos del Ambiente de ControlArt. 10.- El xito de la
organizacin depender de la conciencia de control que las
autoridades, funcionarios,
jefes y servidores en general posean y apliquen, lo cual estar
basado en principios y normas donde se incluyaun Cdigo de tica
propio de la Institucin.
El ambiente de control dentro de la Universidad deber fortalecer
una filosofa de trabajo, donde sepromuevan los factores de
integridad, se estimule la disciplina, los valores ticos y de
competencia en elejercicio de sus funciones.
El Ambiente de Control de la Universidad de El Salvador, debe
propiciar una nueva cultura organizacional,estableciendo la prctica
y fortalecimiento del Sistema de Control Interno, lo cual estar
orientado a promover
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la eficiencia, reducir los riesgos de prdidas de activos y
asegurar la presentacin razonable de los estadosfinancieros y el
cumplimiento de las leyes y normativas vigentes.
Etapas del Ambiente de ControlArt. 11.- Para la aplicacin de las
Normas Tcnicas Especficas en el ejercicio del control de las
operacionesy recursos, debern seguirse las fases siguientes:a)
Establecer normas, metas, objetivos, estndares, etc.
(Planificacin).
b) Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (Anlisis
comparativo).c) Tomar acciones correctivas (Retroalimentacin).Base
Legal del Ambiente de ControlArt. 12.- Todo el personal que labore
para la Universidad de El Salvador, estar sujeto al
obligatoriocumplimiento de lo establecido en las diferentes normas
jurdicas y tcnicas, que regulan el funcionamientoinstitucional;
dicho cumplimiento estar fundamentado en el contexto del Sistema de
Control Interno,
basndose principalmente en la siguientes normativas:1.
Constitucin de la Repblica de El Salvador.2. Ley General de
Educacin.3. Ley de Educacin Superior.4. Ley Orgnica de la
Universidad de El Salvador.5. Ley de la Corte de Cuentas de la
Repblica.6. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del
Estado.7. Ley del Sistema de Ahorro de Pensiones.8. Ley de Impuesto
sobre la Renta.9. Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la
Administracin Pblica.10. Ley de Presupuesto y Ley de Salarios de
cada ao.11. Disposiciones Generales de Presupuesto.12.
Disposiciones Especficas de Presupuesto para la Universidad de El
Salvador.13.Normas Tcnicas de Control Interno de la Corte de
Cuentas de la Repblica.14.Normas Tcnicas de Control Interno
Especficas para la Universidad de El Salvador.15. Reglamento para
la Determinacin de Responsabilidades.16. Reglamento General de
Viticos.17. Reglamento para Controlar el uso de Vehculos
Nacionales.18. Reglamento para controlar la Distribucin de
Combustible en las Entidades y Organismos del Sector
Pblico.19. Reglamento General de la Ley Orgnica de la
Universidad de El Salvador;20. Reglamento Disciplinario de la
Universidad de El Salvador.21. Reglamento General de Procesos de
Graduacin de la Universidad de El Salvador.22. Reglamento de la
Administracin acadmica de la Universidad de El Salvador.23.
Reglamento del Sistema de Unidades Valorativas y de Coeficientes de
Unidades de Mrito en las
Universidad de El Salvador.24. Reglamento de Becas de la
Universidad de El Salvador y sus reformas.25. Reglamento General
del Sistema de Escalafn del Personal de la Universidad de El
Salvador.26. Reglamento del Fondo Universitario de Proteccin del
Personal de la Universidad de El Salvador;27. Reglamento General
para la Autorizacin y Pago de Trabajo Extraordinario del Personal
Administrativo
de la Universidad de El Salvador.28. Reglamento de Sucesiones y
Donaciones y otros ingresos a ttulos gratuitos a favor de la
Universidad de
El Salvador.29. Reglamento General para el Ingreso y el
Ordenamiento Vehicular en la Universidad de El Salvador.30.
Reglamento para la creacin, administracin y liquidacin de los
Fondos Circulantes de Monto Fijo en la
Universidad de El Salvador.31. Reglamento para la Ejecucin y
Desarrollo del Programa de Auxiliares de Ctedra de la Universidad
de
El Salvador.32. Reglamento Electoral de la Universidad de El
Salvador.33. Acuerdos, Resoluciones e instructivos aplicables a la
gestin de la Universidad de El Salvador,34. Otras normas y
disposiciones aplicables al ambiente de control de la Universidad
de El Salvador.
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Seccin segundaIntegridad y Valores ticos
Fomento de la Integridad y Valores ticosArt. 13.- Las mximas
autoridades de la Universidad, debern (comunicar) que la integridad
y los valoresticos no se pueden comprometer; asimismo, el personal
de la Institucin deber practicar valores ticos,morales, de
honestidad y decoro en el desempeo de sus funciones, coadyuvando
con ello, al respeto de loscompaeros de trabajo y usuarios del
servicio, manteniendo principios de solidaridad y armona en
laconvivencia, para posicionar un adecuado clima organizacional. El
Consejo Superior Universitario emitir unCdigo de tica de la
Universidad de El Salvador.
Principios de la Integridad y Valores ticosArt. 14.- Los
principios de Integridad y Valores en la Universidad de El
Salvador, son:a) Probidad, honestidad, legalidad y transparencia en
el desempeo de los funcionarios y empleados que
laboren en la Universidad de El Salvador;b) Cumplimiento de las
obligaciones y funciones inherentes al cargo, con responsabilidad y
lealtad a la
institucin;c) Afirmacin de los intereses y valores nacionales e
institucionales, as como la defensa de los derechos
humanos;d) Respeto a la libertad de pensamiento, crtica expresin
y ctedra universitaria;e) Rechazo a todo tipo de violencia,
intolerancia, discriminacin y dependencia;f) Prctica y fomento de
la democracia interna, equidad de gnero y tolerancia entre los
miembros de la
comunidad universitaria;g) Respeto a la autonoma docente,
administrativa y econmica de la Universidad;h) Privilegiar los
aprendizajes y la experiencia adquirida en el mundo del trabajo, el
estudio y la vida
cotidiana;i) Propiciar la habilidad de aprendizaje del
estudiante;
j) Reconocimiento de la investigacin como una herramienta que
fomente el aprendizaje y el crecimientointelectual del docente y
estudiante;
k) Propiciar la comunicacin, reflexin crtica, argumentacin
fundamentada, el dilogo abierto ydemocrtico, y la socializacin de
experiencias de aprendizaje.
l) Proteger la divergencia de opiniones y las diferencias
individuales.Seccin TerceraBsqueda de la Competencia
Niveles de CompetenciaArt.15.- La Universidad de El Salvador en
su marco jurdico, define cuales son los niveles de
competenciarequeridos, y en su prctica institucional los horizontes
de trabajo y la utilizacin de instrumentos tcnico-administrativos,
que brinden un marco de referencia para todo el personal que los
consulte.
Dichos niveles de competencia, son:a) Alcanzar altos niveles en
la excelencia acadmica y ser un referente a nivel centroamericano
y
latinoamericano en la educacin superior.b) Implantar una
filosofa de trabajo hacia la bsqueda de la eficiencia, eficacia,
economa, legalidad y
transparencia de la gestin de la Universidad de El Salvador.c)
Determinar planes de desarrollo, operativos, financieros y de
organizacin que prevea una separacin
apropiada de funciones y responsabilidades.
Los instrumentos tcnico-administrativos que se implementaran
son: Manuales de Evaluacin para elDesempeo, Manual para
Determinacin de la Carga Laboral del Personal Acadmico, auditorias
de gestin,Manuales de Descripcin de Puestos y Funciones del
Personal Administrativo no Docente, y el Reglamentoque incorpore el
Rgimen Administrativo Financiero de la Institucin.
Seccin cuartaEstilo, Compromisos y Principios de Gestin
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Estilo de GestinArt.16.- El estilo de gestin de la Institucin,
estar fundamentado en una serie de principios que sern partede una
filosofa de trabajo, que permitir administrar los niveles de
riesgo, la evaluacin del desempeo y la
promocin de actitudes positivas. La filosofa y el estilo de
operacin de las autoridades universitarias, tendrun efecto
importante para influir en la estructura de control de la entidad,
estimulando la conducta, actitudesy creando las condiciones para un
ambiente de trabajo positivo en la Institucin.
De los CompromisosArt. 17.- La gestin tendr los compromisos
siguientes:a) Desarrollar las bases para la formacin cientfica, la
investigacin y la proyeccin social, orientando los
objetivos de la Universidad de El Salvador hacia su compromiso
con la sociedad salvadorea;b) Estimular y sistematizar la
creatividad de los recursos humanos de las unidades orgnicas de
la
institucin, para coadyuvar al mejoramiento cientfico y acadmico
del sector docente, estudiantil yadministrativo, utilizando los
recursos a su disposicin y los mecanismos de cooperacin
establecidos;
c) Fomentar el sentido de pertenencia de la comunidad
universitaria a travs del trabajo acadmico,cientfico, de proyeccin
social, tcnico y administrativo, tomando como base el compromiso de
servir demanera efectiva a la sociedad salvadorea;
d) Establecer relaciones de cooperacin e intercambio acadmico
con instituciones homlogas a nivelnacional e internacional;
e) Evaluar frecuentemente la estructura orgnica y el desempeo de
la Institucin, para tomar decisiones deconformidad con La Ley
Orgnica y el Reglamento General de la Ley Orgnica de la Universidad
de ElSalvador;
f) Mantener un constante dilogo con todos los sectores, para
buscar estrategias que permitan darle solucina los problemas que se
presenten.
Principios de GestinArt. 18.- Los principios de gestin son los
enunciados filosficos en los cuales se sustentar la gestin,
estosson:a) Integridad: Se refiere a la independencia de criterios,
justicia y probidad, apegada a los valores y
principios expresados en el Cdigo de tica de la Universidad, la
normativa jurdica y tcnica que orientael funcionamiento
institucional;
b) Lealtad: Representa la identificacin y compromiso con la
misin, visin, valores objetivos y metasinstitucionales; en
consecuencia, representa el nivel de profesionalismo y pertenencia
en el cumplimiento
de los fines de la Universidad.c) Solidaridad: Significa el
desempeo eficiente y eficaz, con esmero y apoyo mutuo entre los
servidores dela institucin;
d) Mstica: Los servicios se brindarn con profesionalismo,
disciplina, oportunidad, esmero y con plenaconviccin de que
contribuirn a generar una cultura organizativa de efectividad en la
gestin;
e) Responsabilidad: Representa el desempeo y rendicin de
informes, de manera transparente sobre elcumplimiento de los
compromisos institucionales;
f) Innovacin: Es la incorporacin de los elementos cientficos y
tecnolgicos de conformidad a los avancesen la docencia, la
investigacin y proyeccin social;
g) Transparencia: Se sustenta en slidas bases ticas y en la
disposicin de divulgar informacin y datosrelacionados con el
cumplimiento de los fines institucionales; asimismo, la facultad
que se otorga a lasociedad salvadorea a fin de acceder sin
restricciones a dicha informacin para evaluar su eficiente,eficaz,
econmico y legal desempeo;
h) Racionalidad: representa el desempeo institucional bajo un
estricto rgimen de economa y eficiencia,alcanzando los fines con un
mnimo de costo, actuando con sobriedad, rectitud y honradez; e
i) Compromiso Social: Mantener una actitud receptiva, reflexiva,
respetuosa y diligente en la satisfaccinde las necesidades
sociales; asimismo, ser un organismo propsitivo y proactivo de las
diferentesalternativas de solucin que se presenten en la realidad
social.
Seccin QuintaEstructura Organizativa
Base Normativa de la Estructura Organizativa
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Art. 19.- El ejercicio de la gestin de la Universidad de El
Salvador, se ejecutar conforme a lo establecidoen la Ley Orgnica de
la Universidad de El Salvador, sus Reglamentos y los Planes de
Organizacin.Asimismo, la Asamblea General Universitaria, Consejo
Superior Universitario, Rectora, VicerrectorasAcadmicas y
Administrativa, decanos, vice-decanos y juntas directivas de las
facultades, velarn porque seimplante el Plan de Organizacin
Institucional, en el que se reflejen los niveles de jerarqua,
autoridad yresponsabilidad.
La estructura orgnica de la Universidad de El Salvador, estar
integrada de la forma establecida en la LeyOrgnica y su reglamento
general.
Seccin SextaPolticas y Practicas para la Administracin de
Recursos Humanos
Administracin de Recursos HumanosArt. 20.- La Administracin de
Recursos Humanos, deber entenderse como el proceso sistemtico
ordenadoen forma secuencial y lgica que se aplica al
acrecentamiento y conservacin del esfuerzo, la experiencia,
lasalud, los conocimientos y las habilidades de los miembros que
laboren en la Universidad de El Salvador. LaAdministracin de
Recursos Humanos, se har aplicando lo establecido en el Reglamento
General del Sistemade Escalafn del Personal de la Universidad de El
Salvador y los manuales comprendidos en dichoReglamento una vez
elaborados y aprobados por los organismos competentes.
Reclutamiento de PersonalArt. 21.- El reclutamiento de personal,
es el conjunto de actividades que se dan debido a la limitante
de
personal o la vacante en un puesto de trabajo, la necesidad de
llenarlo se vuelve imperiosa a travs de laejecucin de un proceso
ordenado, concatenado y sistematizado que permita identificar y
atraer a laorganizacin a aquellos individuos que por su capacidad,
formacin acadmica, experiencia, habilidades ydestrezas resulten los
ms idneos para llenar un puesto de trabajo.
Funcin de Seleccin de PersonalArt. 22.- Seleccin del personal es
el proceso cuyas etapas debern realizarse ordenadamente para
escoger la
persona idnea para el puesto de trabajo, entre una cantidad
limitada de candidatos; por lo que, se operarsiguiendo una serie de
pasos especficos para decidir que solicitante deber ser nombrado o
contratado.
Nombramiento o ContratacinArt. 23.- Siguiendo los parmetros
institucionales, para nombrar personal Acadmico y Administrativo
ser atravs de Acuerdo emitido por la autoridad competente que
determine la Ley.
Induccin del PersonalArt. 24.- La induccin es una serie de
actividades tendientes a facilitar la integracin del nuevo empleado
dela Universidad a su puesto de trabajo, ambiente laboral y a
facilitar su desempeo; asimismo, parafamiliarizarlo con sus
funciones, polticas, tareas y el personal con quien tendr que
relacionarse.
Formacin de PersonalArt. 25.- Es toda clase de enseanza
organizada y sistematizada que se proporcionar institucionalmente
al
personal docente, investigador, de proyeccin social y
administrativo, para que puedan adquirirconocimientos tcnicos y
especializados de acuerdo a su cargo, con la finalidad de
prepararlo para undesempeo ms efectivo y eficiente. La deteccin de
las necesidades de capacitacin, le corresponderhacerla y
sistematizarla a la Unidad Organizativa que la Ley determine. La
formacin del personal implicafortalecer el proceso de crecimiento y
desarrollo cientfico, profesional y educativo.
Administracin de RemuneracionesArt. 26.- Se remunerar al
personal, de tal manera que se compensen las tareas realizadas en
el puesto detrabajo, las responsabilidades de cada cargo y los
mritos demostrados.Es importante que la entidad establezca un
sistema de remuneraciones en forma equitativa, de modo que a
lasmismas funciones y responsabilidades corresponda el mismo
salario, considerando adems, las condicionesgeogrficas donde se
presten los servicios, para lo que deber respetarse lo establecido
en la Ley.
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Seccin SptimaAuditoria Interna en el Ambiente de Control
Auditoria InternaArt. 27.- La auditoria Interna es parte
integral del control interno de la entidad, y tendr por
objetivos:Evaluar el cumplimiento y eficacia de los sistemas de
operacin, administracin, informacin y los
procedimientos de control interno incorporados en las diferentes
dependencias de la Universidad; tambinser responsable de la
determinacin de la confiabilidad de los registros y estados
financieros; asimismo delanlisis de los resultados y eficiencia,
eficacia, economa, legalidad y transparencia de las
operacionesacadmicas y administrativas de la Institucin.
La Unidad de Auditoria Interna:a) Cubrir con sus funciones todas
las reas de la Institucin, aplicando exmenes, selectivos y
exhaustivos,
segn se requieran;b) No tendr limitacin en el acceso a los
registros, documentos, actividades y operaciones de la Entidad;c)
Contara con el respaldo suficiente de la mxima autoridad ejecutiva
de la Universidad de El Salvador;d) Estar dotada de recurso humano
idneo, recursos tcnicos y materiales necesarios, para cumplir
con
eficacia sus funciones; ye) Las dems atribuciones que la Ley
determine.Independencia de Auditoria Interna.Art. 28.- Con el fin
de garantizar la independencia de la Unidad de Auditoria Interna de
la Universidad de ElSalvador, se le dotar de las siguientes
caractersticas:a) Estar ubicada como organismo asesor del nivel
jerrquico superior en materia de control gubernamental;
b) No ejercer controles previos ni concurrentes, salvo por
necesidades excepcionales o de fuerza mayor;c) No participar en
operaciones y actividades administrativas que sean de
responsabilidad de otras
dependencias de la Universidad;d) Formular y ejecutar con total
independencia el plan de trabajo en materia de evaluacin del
control
interno y la prctica de la Auditoria;e) Remitir a la Corte de
Cuentas de la Repblica su plan anual de trabajo, as como la copia
de los
informes de Auditoria que practique.
Ningn trabajador de la Unidad de Auditora Interna, podr ser
destituido o trasladado, ni suprimida la partidapresupuestaria,
sino por causas legales o demostrada inoperancia conforme al debido
proceso.
Atencin Oportuna a los Resultados del Control que Ejerza la
Auditora InternaArt. 29.- Las mximas autoridades que representan el
nivel superior de la Universidad de El Salvador,evaluarn con
prontitud los resultados y recomendaciones efectuadas por la
Auditora Interna, expresarn porescrito sus comentarios y tomarn las
medidas oportunas que se consideren pertinentes para mejorar el
nivelde eficiencia de los sistemas de administracin y control, para
eliminar las imperfecciones o deficienciasencontradas.
CAPITULO IINORMAS TCNICAS RELATIVAS A LA VALORACIN DE
RIESGOS
Seccin PrimeraObjetivos Institucionales
Fines InstitucionalesArt. 30.- Las mximas autoridades,
funcionarios y jefaturas de la Universidad de El Salvador, debern
definirla misin, visin y los objetivos institucionales; los que
formarn parte del Plan General de Desarrollo de laUniversidad que
contendr las bases en cuanto a polticas, estrategias y metas para
el cumplimiento de losfines institucionales, el cual deber
revisarse al menos una vez al ao.Los fines institucionales son los
que regula el artculo 3 de la Ley Orgnica de la Universidad de El
Salvador
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Seccin SegundaDel Sistema de Planificacin
Composicin del SistemaArt. 31.- En la Universidad de el
Salvador, el Sistema de Planificacin Institucional, estar compuesto
por laSecretara de Planificacin a nivel central y las unidades de
planificacin de las facultades, que sernresponsables de coordinar
los procesos de formulacin, seguimiento y evaluacin de planes que
respondan alcumplimiento de los fines institucionales en
concordancia con el Plan General de Desarrollo,
debiendoclasificarse en: Planes Operativos, Planes Financieros,
Planes de la Funcin Acadmica, Plan de Compras ytodos aquellos que
el Consejo Superior Universitario determine necesarios para el
desarrollo de la gestininstitucional.
Tambin formarn parte del sistema la Unidad Financiera
Institucional y la Unidad de Adquisicin yContratacin Institucional
en lo relativo a sus competencias y actuarn en coordinacin con las
instanciascorrespondientes.
Planificacin ParticipativaArt. 32.- El Consejo Superior
Universitario, deber establecer un sistema de planificacin
participativa detoda la estructura orgnica institucional, para
divulgar los planes y lograr el cumplimiento efectivo de
losmismos.
Plan General de DesarrolloArt. 33.- La Secretara de Planificacin
de la Universidad de El Salvador formular el Plan General
deDesarrollo Institucional, el cual contendr; la misin, visin,
objetivos estratgicos, polticas y estrategias.La preparacin de
dicho plan de desarrollo, se har en razn de los lineamientos
establecidos en el Art. 67de la Ley Orgnica de la Universidad de El
Salvador. Dicho Plan de Desarrollo ser aprobado, por el
ConsejoSuperior Universitario, a ms tardar en los primeros seis
meses de la gestin de las autoridades de laUniversidad de El
Salvador.
Plan Anual OperativoArt. 34.- Cada unidad integrante de la
estructura orgnica universitaria, deber formular su plan
anualoperativo, donde establezca sus objetivos y metas especficas
en concordancia con la planeacin institucional.El plan deber estar
elaborado antes de iniciar el siguiente ejercicio fiscal. La
aprobacin de los planes
corresponder a las autoridades jerrquicas inmediatas superiores
de la Unidad que lo presenta, quienes lodebern aprobar a ms tardar
la ltima semana del mes de enero del ejercicio fiscal en
vigencia.
Plan FinancieroArt. 35.- Es el instrumento mediante el cual se
determina cuantitativamente los ingresos, gastos, fuentes
definanciamiento y distribucin en las diferentes reas de gestin de
la Universidad, de las cuales se pretendenejecutar acciones en un
perodo fiscal.
Planificacin AcadmicaArt. 36.- En las Facultades cada jefatura
de las unidades acadmicas operativas, elaborarn con antelacin
laPlanificacin Acadmica para cada ciclo lectivo, tomando como base
normativa los lineamientosestablecidos por la respectiva Junta
Directiva y el Manual para la Determinacin de la Carga Laboral
del
personal acadmico. La carga laboral, ser asignada segn la Clase
y Categora en la que est nombrado eldocente en el Sistema de
Escalafn y de acuerdo a su especialidad.
Plan de ComprasArt. 37.- Cada Unidad Acadmica o Administrativa,
deber elaborar un Plan Anual de Compras para cubrirsus necesidades.
En dicho plan deber demostrar el detalle de los bienes o artculos
que se requerirn,debiendo describir cantidad, calidad y
caractersticas de lo solicitado. La ejecucin efectiva de dicho
Planser efectuada por el responsable de la Unidad de Adquisiciones
y Contrataciones Institucional (UACI), queremitir los lineamientos
para su elaboracin; tambin, verificar la obtencin en forma oportuna
y adecuadade los recursos para cada unidad organizativa.
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Seccin TerceraAnlisis de Riesgos Identificados por rea de
Gestin
Responsabilidad PrincipalArt. 38.- La responsabilidad para la
identificacin de los riesgos, para administrar bajo esas
condiciones ysuperarlos en el cumplimiento de la misin, los
objetivos y metas institucionales, en el mbito de susrespectivas
competencias son la Asamblea General Universitaria, Consejo
Superior Universitario, Rector,Vice Rectores Acadmico y
Administrativo, Juntas Directivas de Facultades, Decanos, Vice
Decanos,Comits Tcnicos Asesores de Facultades, asimismo, los
niveles gerenciales y jefaturas de las unidadesorganizativas de
Asesora, Apoyo Administrativo, Administrativas, Financieras,
Servicios Generales ydependencias del nivel operativo llmense stas
Escuelas, Departamentos, Unidades o Secciones.
REA ADMINISTRATIVA
Elaboracin de Instrumentos TcnicosArt. 39.- La Universidad de El
Salvador para una mejor gestin administrativa institucional, deber
elaborarlos instrumentos tcnicos que le permitan ser gil en todos
los procesos acadmicos, administrativos y deservicios generales
para mejorar la atencin que demanden los usuarios. Todas las
unidades organizativasdebern contar con su manual de organizacin y
su Manual de Procedimientos.
La evaluacin de actividades de la Institucin, se har conforme al
artculo 33 del Reglamento General de laLey Orgnica de la
Universidad de El Salvador.
Polticas de Administracin de RecursosArt. 40.- El Consejo
Superior Universitario a nivel general y las Juntas Directivas en
las facultades, deberndictar anualmente las correspondientes
polticas que permitan una eficiente administracin de los
recursosinstitucionales; as como el establecimiento de indicadores
que permitan evaluar la eficacia de estas polticas.
REA FINANCIERA
Elaboracin del PresupuestoArt. 41.- El Consejo Superior
Universitario deber dictar anualmente las polticas para la
elaboracin del
Anteproyecto de Presupuesto, para que con base a los Artculos
61, 226 y 227 de la Constitucin de laRepblica de El Salvador, el
Estado asigne los recursos financieros necesarios para asegurar y
acrecentar supatrimonio
Responsabilidad de la Administracin de los Recursos
FinancierosArt. 42.- La Unidad Financiera Institucional (UFI) ser
la responsable de coordinar con las AdministracionesFinancieras de
las Facultades, la formulacin, ejecucin y liquidacin
presupuestaria; registro de lasoperaciones y el control de los
recursos financieros manteniendo el equilibrio presupuestario
evitando as losriesgos que afecten la presentacin razonable de los
estados financieros institucionales.
REA DE ADMINISTRACIN DEL PATRIMONIO
De los Bienes InmueblesArt. 43.- Los bienes inmuebles, propiedad
de la Universidad de El Salvador, debern estar documentados
enescrituras pblicas, en las que se ampare su propiedad y/o posesin
y estar debidamente inscritos en el Centro
Nacional de Registros. Los documentos que amparen la seguridad
de los bienes debern estar debidamentecustodiados por la Fiscala
General de La Universidad de El Salvador; la cual deber contar con
una caja deseguridad, cuya clave solamente deber conocerla
nicamente el Rector y el Fiscal General de la Universidadde El
Salvador.
Los bienes inmuebles propiedad de la Universidad de El Salvador,
debern revaluarse oportunamente a fin depresentar su valor real en
los estados financieros, de conformidad a la plusvala y adiciones o
mejorasrealizadas a los bienes.
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Asimismo, deber ejecutarse el pronto, gil y diligente proceso de
aceptacin de herencias, legados odonaciones a favor de la
Universidad, para asegurar su registro, posesin, uso y goce con
fines institucionales.
Custodia y Salvaguarda del PatrimonioArt. 44.- Las unidades
responsables de la custodia y la salvaguarda del patrimonio
universitario, debernestablecer sistemas de seguridad para
protegerlos contra eventuales riesgos, siniestros y su perdida.
LaUniversidad contar con un reglamento que regular la funcin de
seguridad de personas y bienes.
Control del Uso de los Recursos de ComunicacinArt. 45.- Todas
las unidades organizativas y personas que administren medios de
comunicacin fijos o
porttiles como radios o celulares, debern hacerlo en forma
racional, manteniendo un uso adecuado ydecoroso de dichos recursos
y asegurando su salvaguarda. En caso de no observar esta
disposicin, se debendeducir responsabilidades por el uso indebido
de estos bienes.
REA DE MANTENIMIENTO DE BIENES
Mantenimiento de las Instalaciones FsicasArt. 46.- La Unidad de
Desarrollo Fsico Institucional, deber evaluar en forma permanente
las instalacionesfsicas de la Universidad de El Salvador, con el
objetivo de desarrollar planes y programas de mantenimiento
para crear excelentes condiciones que permitan el desarrollo de
las actividades de docencia, investigacin,
proyeccin social y de apoyo administrativo. Tambin sta unidad
ser responsable de elaborar y ejecutar enconjunto con las
facultades, los proyectos para la construccin y reconstruccin de
edificaciones que demandela Institucin. Adems, deber fomentar la
conservacin y preservacin de los recursos naturales y la
sanidadambiental.
Mantenimiento y Reparaciones de los Activos FijosArt. 47.- Se
deber contar con programas de mantenimiento preventivo y correctivo
de los activos fijos yemplear todos los medios que permitan
prolongar su vida til del bien; para el mantenimiento y reparacin
delos bienes, estos deben ser propiedad de la Universidad y estar
incorporados en el sistema de control de activofijo.
REA DE SERVICIOS ACADMICOS
Sistema Bibliotecario InstitucionalArt. 48.- El Sistema
Bibliotecario de la Universidad de El Salvador, contar con un
catlogo de textos,documentos y publicaciones peridicas, impreso o
en soporte informtico, debiendo establecer nmero deejemplares,
ediciones y estado de los mismos. Asimismo, se debern establecer un
sistema de control que los
proteja de riesgos, tales como: deterioro, robo o cualquier
siniestro.
La custodia de los bienes del Sistema Bibliotecario, es
responsabilidad del personal de la Unidad.
Todo lo relacionado al control, custodia y determinacin de
responsabilidades de los bienes del SistemaBibliotecario de la
Universidad, estar regulado en el Reglamento respectivo.
La Vicerrectora Acadmica apoyar el desarrollo de planes de
fortalecimiento del Sistema BibliotecarioInstitucional.
Docencia, Investigacin y Proyeccin SocialArt. 49.- Los planes y
programas de la Universidad garantizarn el ejercicio integrado,
multidisciplinario interdisciplinario de las funciones bsicas de
docencia, investigacin y proyeccin social.
En el desarrollo de sus funciones acadmicas la Universidad
observar una relacin de correspondencia entrelos propsitos,
objetivos y el uso de los recursos humanos, materiales y
financieros de que disponga.
La Vicerrectora Acadmica y los encargados de las diferentes
unidades acadmicas, sern los responsablesen el mbito de sus
respectivas competencias.
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Seccin CuartaGestin de Riesgos
Anlisis de Riesgos y de la Gestin para MinimizarlosArt. 50.-
Todas las unidades que integran la estructura orgnica
institucional, debern efectuar
peridicamente al menos una vez al ao, un anlisis de los riesgos
identificados en lo relacionado con losaspectos acadmicos,
administrativos, informacin financiera, recursos humanos,
tecnologa, factoresambientales, imagen institucional, marco
regulatorio y todo aquello relacionado con los fines de
laUniversidad de El Salvador.
Se debern tomar los planes de accin para minimizar los riesgos
identificados; as como, la implantacin deindicadores anuales que
permitan cuantificar la efectividad de dichos planes.
CAPITULO IIINORMAS TCNICAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE
CONTROL
Seccin PrimeraDocumentacin, Actualizacin y Divulgacin de
Polticas y Procedimientos
ResponsablesArt. 51.- La Rectora, las Vicerrectoras Acadmica y
Administrativa, los Decanos, Vice Decanos y juntasdirectivas de las
facultades, sern responsables de documentar, mantener actualizado y
divulgar internamentelas polticas y procedimientos de control que
garanticen razonablemente el cumplimiento del Sistema deControl
Interno.
Seccin SegundaActividades para Fortalecer el Control Interno
Cumplimiento de la NormativaArt. 52.-Los funcionarios y
empleados que laboren para la Universidad de El Salvador, estarn
sujetos alobligatorio cumplimiento de lo establecido en las
diferentes normas jurdicas y tcnicas que regulan elfuncionamiento
institucional.
Fortalecimiento del Sistema de Control InternoArt. 53.- el
control interno posterior se lleva a cabo mediante la auditoria
interna actividad profesional sujetaa normas de aceptacin general,
que mide la efectividad de los demas controles internos y alcanza
su mejorexpresin cuando recomienda mejoras a la administracin y
estas se concretan.
Seccin TerceraPolticas y Procedimientos de Autorizacin y
Aprobacin
Responsabilidad en la Administracin de RecursosArt. 54.- De
conformidad al marco aplicable a la Universidad de El Salvador, el
Consejo SuperiorUniversitario es el rgano colegiado con jerarqua
mxima en las funciones administrativas, financieras,docentes,
tcnicas y disciplinarias.
Adems, sern responsables en su mbito de competencia el Rector,
Vicerrectores Acadmico yAdministrativo, juntas directivas, decanos
y dems funcionarios contemplados en la estructura orgnica de
lamisma.Tambin en los mismos trminos, ser responsable el personal
que maneja fondos, valores y bienes de laInstitucin.
Instrumentos para Aprobar OperacionesArt. 55.- Las operaciones
que realice la Universidad de El Salvador, cualquiera que sea la
naturaleza de lasmismas, deber contar con la documentacin de
respaldo que justifique la eficiencia, legalidad y
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transparencia, mediante la cual resuelve, identificando la
naturaleza, finalidad y resultado de la operacin,conteniendo los
datos y elementos suficientes para facilitar su anlisis.
REA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA
Unidad Financiera Institucional.Art. 56.- La Unidad Financiera
Institucional, las administraciones financieras de las facultades
otraslegalmente autorizadas, tendrn a su cargo velar por la
efectiva administracin de los recursos financierosconforme a la
Ley, presentando informes actualizados, veraces, confiables y
oportunos sobre la gestin deingresos y gastos; supervisando el
trabajo del personal bajo su responsabilidad e informando por
escritocualquier irregularidad que se presente.
Evaluacin Previa al CompromisoArt. 57.- La Unidad Financiera
Institucional, las administraciones financieras de las facultades y
otraslegalmente autorizadas, debern efectuar en su mbito de
competencia la evaluacin previa al compromiso
para efectuar un gasto; esta comprender el examen de las
operaciones o transacciones propuestas que puedanafectar los
recursos pblicos.
El examen de cada transaccin propuesta debe incluir el anlisis
de al menos los siguientes aspectosprincipales:
a) La pertinencia de la operacin, determinando si est
relacionada directamente con los fines de laInstitucin;
b) La legalidad de la operacin, asegurndose que la Universidad
tiene competencia legal para ejecutarla yno existe restricciones o
impedimentos para realizarla; y
d) La conformidad con el presupuesto o la disponibilidad de
fondos no comprometidos en el programa oasignacin respectivos
previstos para financiar la transaccin.
Autorizacin del GastoArt. 58.- Todos los gastos que realice la
Universidad de El Salvador, sern autorizados por los jefes de
lnea
presupuestaria o funcionarios competentes e independientes de
quienes realicen funciones contables,refrenden cheques o sean
responsables del manejo de bienes; todo gasto ser sometido a la
verificacin encuanto a pertinencia, legalidad, veracidad y
conformidad con los planes institucionales.
Respaldo PresupuestarioArt. 59.- Las unidades de la estructura
orgnica de la Universidad de El Salvador, no debern realizarninguna
erogacin de fondos que no tenga respaldo presupuestario para
validar la contratacin de personal yadquisicin de bienes y
servicios. Ser condicin previa a las erogaciones la aprobacin del
DictamenTcnico Financiero, el cual servir como constancia de la
existencia de disponibilidad financiera y
presupuestaria.
El Consejo Superior Universitario mediante Acuerdo, establecer
el rango de los montos en que no serexigible el Dictamen Tcnico
Financiero.
Transferencia de Recursos FinancierosArt. 60.- Toda
transferencia de fondos ya sea interna o externa, entre la
Universidad y entidades externas ocon el sistema financiero, podrn
hacerse por medios manuales o electrnicos, asegurndose que cada una
delas transacciones debern cumplir con las obligaciones legales, y
soportadas en documentos debidamenteautorizados.
Las transferencias de fondos internas, entre partidas del
presupuesto de la Universidad de El Salvador, estarnreguladas de
conformidad con el artculo 70 de la Ley Orgnica de la
Universidad.
Autorizacin en el Control PresupuestarioArt. 61.- La Unidad
Financiera Institucional, las administraciones financieras de las
facultades y otraslegalmente autorizadas, debern establecer y
aplicar controles para administrar el presupuesto aprobado y
lasmodificaciones que ocurran, reflejando con claridad y exactitud
los movimientos relacionados con
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transferencias, autorizaciones de compromisos, validaciones para
adquisicin de bienes y servicios, ajustes, yotros movimientos de
cualquier naturaleza, a fin de asegurar no slo la disponibilidad
presupuestaria enrelacin directa con los propsitos institucionales,
sino tambin el cumplimiento con disposiciones legalesvigentes.
Requerimiento de FondosArt. 62.- Las mximas autoridades
ejecutivas de la Universidad de El Salvador, debern asegurar que
elmonto de los fondos administrados por la Tesorera, estar acorde a
las programaciones y fuentes definanciamiento establecidas en el
presupuesto aprobado para el perodo. Dichos fondos deben ser
requeridossobre la base de los compromisos u obligaciones
devengadas.
Autorizacin Previa al Desembolso de Recursos FinancierosArt.
63.- La autorizacin previa al desembolso comprende el examen de las
transacciones antes de que seefecte el pago de los bienes o
servicios adquiridos. Al examinar cada desembolso propuesto se
debedeterminar principalmente:a) La veracidad de la transaccin,
mediante el anlisis de la documentacin y autorizacin respectiva, lo
que
incluye: La factura y/o recibo que evidencie la obligacin, su
razonabilidad, exactitud aritmtica ypropiedad; Las cantidades y
calidades de los bienes y servicios recibidos, mediante la
comparacin de lafactura con el informe de recepcin, con la orden de
compra emitida, con el contrato u otro documento.
c) Que la operacin no haya variado de manera significativa con
respecto al compromiso previamenteestablecido.
d) La existencia de fondos disponibles para cancelar la
obligacin dentro del plazo establecido.REA DE RECURSOS HUMANOS
Control de Asistencia LaboralArt. 64.- Ser obligatoria la
asistencia del personal para desempear sus actividades dentro de
cada Unidad,durante el tiempo ordinario de su jornada laboral. Para
aplicar el control debern aplicarse recursosautomatizados que
ofrezcan seguridad razonable para su resguardo y verificacin
posterior. As mismo lasupervisin quedara sujeta a las excepciones
que plantea la normativa relacionadas con el otorgamiento de
laslicencias, asuetos y vacaciones aplicables a la Universidad de
El Salvador.
Supervisin de la Asistencia, Puntualidad y Efectivo Desempeo
Art. 65.- Cada Jefatura de la estructura organizativa de la
Universidad de El Salvador, deber llevar uncontrol de asistencia
del personal de sus dependencias, supervisando as su puntualidad,
permanencia ycumplimiento de tareas asignadas. Se deber
estandarizar el Sistema de Control de Asistencia para el personalde
toda la Universidad.
Cumplimiento del Horario del Personal Acadmico y
AdministrativoArt. 66.- El horario ordinario para el personal
administrativo, ser de efectivo cumplimiento de ocho horasdiarias y
semana laboral de cuarenta horas, el cual podr ajustarse de acuerdo
al desarrollo de las necesidadesde la Universidad.
El personal Acadmico nombrado o contratado a tiempo completo
cumplir con un horario de trabajo que seaflexible en razn de los
servicios prestados en cada Unidad Acadmica, siempre y cuando
cumpla con untiempo ordinario de cuarenta horas semanales.
Este horario ser modificado de acuerdo con la naturaleza de la
contratacin del servicio, ya sea a mediotiempo, cuarto de tiempo,
hora clase y tiempo integral.
Autorizacin de PermisosArt. 67.- Cada miembro del personal
administrativo o docente que necesite ausentarse de su lugar de
trabajo,deber notificarlo a su Jefe inmediato, si este fuere dentro
de recintos Universitarios. Cuando se trate de salirde los recintos
universitarios, se solicitara permiso por escrito al Jefe
inmediato, especificando el tiemposolicitado.
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El Jefe de cada Unidad tendr que enviar un reporte mensual de
permisos de los empleados bajo su mando, ala Unidad institucional
responsable de la administracin de personal y en el caso de las
facultades a la Unidadde Recursos Humanos, a mas tardar cinco deas
hbiles despus de terminado el periodo solicitado.
La autorizacin de permisos se har con base a las competencias
establecidas en el Art. 90 del Reglamento dela Ley Orgnica de la
Universidad de El Salvador.
REA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES
Sistema de SuministrosArt. 68.- La Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones Institucional (UACI) deber contar con un sistema
desuministros que este acorde a las disposiciones, que para tal
efecto prevean las regulaciones legales aplicablesa la Institucin.
Este sistema deber identificar a los responsables de la
autorizacin, adjudicacin,contratacin y recepcin de los suministros;
tambin deber incorporar los procedimientos para losrequerimientos,
trminos de referencia, y adjudicacin de bienes y servicios.
AdquisicionesArt. 69.- La Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones Institucional (UACI) en la que se centralizar el
proceso de compras de bienes y servicios, la cual atender
primordialmente lo establecido en el plan anual de
compras y adquisiciones. El Consejo Superior Universitario podr
desconcentrar las compras cuando existanlas justificaciones del
caso, con el objetivo de hacer ms gil el proceso de compras,
siempre con lacoordinacin y supervisin de la Unidad de
Adquisiciones y Contrataciones Central.
Fraccionamiento de ComprasArt. 70.- La Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones (UACI) deber evitar el fraccionamientode
compras,entendindose como tal la adquisicin de un bien o servicio
de la misma clase, con la presentacin de dos oms facturas fechadas
en intervalos menores de treinta das calendario o que reflejen
recurrencia en lasolicitud y que se haga con la intencin de evadir
la licitacin.
REA DE SISTEMAS DE INFORMACIN
Polticas y Procedimientos para Uso de los Sistemas de
Informacin
Art. 71.- El Consejo Superior Universitario, el Rector, juntas
directivas y decanos da las facultases en susrespectivas
competencias, debern establecer por medio escrito, las polticas y
procedimientos que permitanejercer un control general a todos los
sistemas comunes de informacin existentes, dichos controles
generalesdeber se aplicables en ambientes macro y micro de
computadoras, redes y usuarios finales.
Se debern establecer normas y procedimientos de planeacin,
administracin y control sobre: Lasoperaciones de centros de datos,
la adquisicin, implantacin y mantenimiento del software de
sistemas; laseguridad de acceso por medio de cambios frecuentes de
claves; el desarrollo y mantenimiento deaplicaciones tanto las
existentes como las nuevas.
Mecanismos para la Autorizacin y Registro de la Informacin
InstitucionalArt. 72.- La Universidad establecer formalmente y por
escrito los procedimientos de autorizacin, registro ycontrol
oportuno de todas las operaciones, concibindose como la secuencia
concatenada y lgica de los pasosque sigue una tarea o actividad;
asimismo, se establecer por escrito lo relativo a la administracin
de ladocumentacin generada como consecuencia de esas
operaciones.
La documentacin generada en los procesos relativos a las
actividades financieras, administrativas uoperativas, es informacin
indispensable para que cada trabajador cuente con el apoyo y las
evidenciasnecesarias para dar cuenta del cumplimiento de las
responsabilidades inherentes a su cargo.
Es necesario que los procesos para la administracin de la
informacin institucional, brinden los resultadosesperados y reunir
los requisitos siguientes:
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a) Deber existir un programa para la revisin y mejora continua o
peridica de la documentacin derespaldo;
b) Para reducir la posibilidad de fraude y error, los
procedimientos de administracin de los sistemas deinformacin debern
estar coordinados de manera que el trabajo de un empleado sea
automticamenterevisado por otro que le corresponda, independiente
de sus propias obligaciones determinadas en formaescrita;
c) Para las operaciones que no sean mecnicas, los procedimientos
escritos no debern ser excesivamentedetallados;
d) Los procedimientos no debern estar en conflicto entre s ni
duplicarse;e) Es indispensable implantar registros y formularios
adecuados por escrito, que sean lo suficientemente
simples y claros, para que quienes los utilicen se les facilite
registrar los datos pronta y correctamente;f) La informacin deber
ser diseada considerando su mxima utilidad, para tales fines, como
el registro,
el control y la impresin ordenada por un nmero mnimo y
necesario;g) Plasmar claramente los niveles de autoridad para el
acceso a la informacin; yh) Definir procesos a seguir en el caso de
la recuperacin de la informacin.
Seccin CuartaPolticas y Procedimientos Sobre los Activos
REA DE RECURSOS FINANCIEROS
Denominacin de Cuentas BancariasArt. 73.- Toda cuenta bancaria
deber estar a nombre de la Universidad de El Salvador y adems
seidentificar la naturaleza de los fondos, limitndose el nmero de
cuentas a las estrictamente necesarias.
Emisin de ChequesAr t. 74.-Todo cheque que emita el Sub-Sistema
de Tesorera de la Universidad de El Salvador, lo har a nombre del
beneficiario; las firmas en los cheques podrn estamparse
manualmente o por medio de sistemasautomatizados, toda vez que stos
ofrezcan seguridad. Todo cheque deber contar con dos firmas
autorizadasen forma mancomunada. Por ningn motivo se firmarn
cheques en blanco ni a nombre de personas oempresas diferentes a
las que han suministrado los bienes o servicios a la
Universidad.
Refrendarios de Cheques
Art. 75- La Universidad de El Salvador acreditar por escrito
ante los bancos depositarios, a las personasautorizadas titulares y
suplentes para el movimiento de sus fondos. Los refrendarios de
cuentas bancarias nodebern ejercer las funciones de autorizacin de
gastos ni de contabilidad.
Depsitos de IngresosArt. 76.- Todos los ingresos en efectivo y
cheques certificados que perciba la Universidad de El Salvador
ensus colecturas, sern debidamente registrados y depositados
intactos dentro de las veinticuatro horas hbilessiguientes a su
recepcin por la persona legalmente nombrada. En todos los casos, se
emitirn los reciboscorrespondientes y por ninguna circunstancia el
efectivo proveniente de ingresos se emplear para cambiarcheques,
efectuar desembolsos de la entidad u otros fines.
Fondo Circulante de Monto FijoArt. 77.- La Universidad de El
Salvador manejar Fondos Circulantes de Monto Fijo, con base a lo
reguladoen el correspondiente Reglamento para la Creacin y
Administracin y liquidacin de los Fondos Circulantesde Monto Fijo
en la Universidad de El Salvador. La administracin de dichos fondos
estar sujeta de arqueos
por parte de la Unidad de Auditoria Interna y por los
responsables de la administracin de las unidades deorigen.
REA DE RECURSOS MATERIALES
Bienes InmueblesArt. 78.- Los bienes inmuebles propiedad de la
Universidad de El Salvador, debern estar documentados enescrituras
pblicas, en las que se ampare su propiedad y/o posesin y estar
debidamente inscritos en el Centro
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Nacional de Registros. Los documentos que amparen la seguridad
de los bienes debern estar deb idamentecustodiados por la Fiscala
General de La Universidad de El Salvador; la cual deber contar con
una caja deseguridad, cuya clave solamente deber conocer el
representante legal y el Fiscal General de la Universidadde El
Salvador.
Los bienes inmuebles propiedad de la Universidad de El Salvador,
debern revaluarse al menos una vez por elperiodo gestin de las
autoridades universitarias; es decir, cada cuatro aos a fin de
presentar su valor real enlos estados financieros, de conformidad a
la plusvala y adiciones o mejoras realizadas a los bienes.
Control de Equipo Rodante y de la Prohibicin al Uso
PrivativoArt. 79.- Los vehculos y equipo sin excepcin, que sea
propiedad de la Universidad de El Salvador, seutilizar para el
servicio exclusivo de las actividades propias de la institucin y
llevarn en un lugar visible elemblema institucional, el cual no
deber ser removido. Los vehculos debern ser guardados al final de
cada
jornada en un lugar de estacionamiento designado por la
instancia competente.
Los vehculos que estn designados a proyectos de investigacin, su
uso estar sujeto a las condiciones quepresente cada proyecto en el
desarrollo de las actividades de campo y previa autorizacin de la
instanciacompetente.
Cualquier perdida, deterioro o uso privativo por razones de uso
no oficial, ser responsabilidad de la persona
que tenga en uso el bien, solidariamente el custodio que permita
su salida sin autorizacin y de quinautorice u ordene su salida o
mal uso.
Control de Consumo de CombustibleArt. 80.- Todas las unidades
organizativas que administren cupones de combustible para uso
institucional,debern mantener un sistema de control que registre de
manera oportuna la distribucin de los mismos,observando los
siguientes requisitos: fecha, nmero de serie de los cupones
entregados, cantidad, nombre yfirma de la persona que lo recibe,
nmero de placa del vehculo, nmero de millas o kilmetros recorridos
poractividad.
Adems, en dicho control deber anexarse la liquidacin de stos
cupones mediante la presentacin de lafactura emitida por el
suministrante.
Descargo de BienesArt. 81.- Para el descargo o baja de bienes de
consumo, maquinaria y equipo, bienes intangibles, bienes
deproduccin y otros, la unidad interesada deber solicitarlo con la
debida justificacin ante el Consejo SuperiorUniversitario para la
emisin del respectivo acuerdo.
Las actividades de control que se utilizarn cuando se trate de
subasta pblica de bienes se harn verificandoel cumplimiento de las
actividades siguientes:a) La Unidad que solicita la subasta publica
elaborara los listados del os bienes a subastar y con el visto
bueno de la Unidad de Registro y Control de Activo Fijo, los
remitir a la Junta Directiva de la Facultadpara que emita el
Acuerdo correspondiente, en el caso de oficinas centrales, ser la
Rectora quien emitael Acuerdo.
b) La Unidad solicitante enviara el Acuerdo del Consejo Superior
Universitario para que emita el Acuerdoautorizando la subasta.
c) La Unidad solicitante enviara el acuerdo del Consejo Superior
Universitario con sus respectivos listados ala Direccin General de
Presupuestos (DGP) para su ratificacin y autorizacin de precios
base de cadauno de os bienes que se van a vender en publica
subasta.
d) La Unidad solicitante mandara a publicar en uno de los
peridicos de mayor circulacin los listados delos bienes que se van
a subastar pblicamente; as como los detalles necesarios para la
realizacin de lasubasta.
Para garantizar el respectivo control intervendrn: la Unidad de
Registro y Control de Activo Fijo, la Unidadde Auditoria Interna y
la Fiscala General de la Universidad de El Salvador.
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Seccin QuintaPolticas y Procedimientos sobre Documentos y
Registros
REA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
Inventario de Recursos HumanosArt. 82.- Para la Administracin de
sus recursos humanos, la Universidad de El Salvador contar con
unadependencia a nivel institucional y con coordinadores de
recursos humanos en las diferentes facultades; stasunidades debern
establecer un Sistema de Inventarios de Recursos Humanos, en el que
se incluirn datosdel personal, sobre la educacin a nivel formal y
no formal, experiencia laboral, habilidades y destrezas,
entreotros. Para complementar la informacin del personal, se
manejar un expediente individual, fsico y/omecanizado, incorporando
en l los diferentes acuerdos y resoluciones que fueren aprobados
por lasinstancias competentes de la Universidad.
Dicho Inventario, servir para mantener control sobre las
acciones de personal y para facilitar la toma dedecisiones sobre su
conduccin, y tendr relacin con el registro escalafonario que regula
el ReglamentoGeneral del Sistema de Escalafn del Personal de la
Universidad de El Salvador.
REA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS
ContabilidadArt. 83.- La Universidad de El Salvador dispondr de
un sistema contable, dentro del marco de lasdisposiciones legales
aplicables, para satisfacer las necesidades de registro e
informacin financiera, para
proporcionar en forma oportuna los Estados Financieros que
permitan la toma de decisiones. Este sistemapodr ser modificado de
acuerdo a las necesidades institucionales.
Oportunidad en los RegistrosArt. 84.- Las operaciones debern
registrarse dentro del perodo en que ocurran, a efecto que la
informacincontable sea oportuna y til para la elaboracin de los
estados financieros institucionales y otros informes querequieran
las instancias correspondientes.
Control sobre los VencimientosArt. 85.- El control sobre los
derechos y obligaciones, deber considerar fechas de vencimiento,
para su
recuperacin o cancelacin en forma oportuna. El anlisis y
evaluacin de los valores por cobrar o por pagarse efectuar cada
tres meses, como mnimo, por las unidades generadoras de los hechos
econmicos y almenos una vez al ao a nivel general.
REA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES
Registros de Activos FijosArt. 86.- La Unidad de Activos Fijos
de la Universidad de El Salvador y la Unidad de Activos Fijos de
lasfacultades, sern responsables conjuntamente y en forma
solidaria, de levantar los inventarios de los activosfijos,
aplicando mtodos idneos reconocidos en los principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados ylos Principios determinados
por la Direccin General de Contabilidad Gubernamental del
Ministerio deHacienda; en caso de variaciones debern efectuarse las
investigaciones y ajustes en forma oportuna y veraz.
Los registros de los activos fijos permitirn la correcta
clasificacin y control oportuno del ingreso, uso,disposicin o
consumo de dichos activos, conteniendo la siguiente informacin:
a) Descripcin del activo, ubicacin y nmero de identificacin;b)
Fecha de compra y costo de adquisicinc) Depreciacin aplicada, vida
til estimada y valor residual cuando sea aplicable; yd) Monto
acumulado por las provisiones de la depreciacin.Los registros
detallados debern permitir el control de retiros, traspasos y
mejoras sobre los activos fijos deconformidad con las cuentas
contables.
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Registro y Catlogo de SuministrantesArt. 87.- Con el objeto de
disponer de informacin oportuna para realizar nuevas adquisiciones,
la Unidad deAdquisiciones y Contrataciones Institucional, deber
mantener un catlogo actualizado de proveedores consus respectivos
antecedentes, clasificados segn la naturaleza de los bienes o
servicios que ofrecen.
Seccin SextaPolticas y Procedimientos sobre Conciliacin Peridica
de Registros
Arqueos de FondosArt. 88.- Todos los ingresos y egresos que se
generen en el Sistema Financiero de la Universidad de ElSalvador,
estarn sujetos a arqueos sorpresivos por parte de la Auditora
Interna, a efecto de que se tomen lasmedidas preventivas
correspondientes.
Conciliaciones BancariasArt. 89.- La mxima autoridad ejecutiva,
velar por el funcionamiento de las instancias designadas para
laverificacin de los saldos o disponibilidades de las cuentas
bancarias de la Institucin, las que debern
presentar informes mensuales de las conciliaciones de la cuentas
bancarias existentes.
Las conciliaciones se realizarn mensualmente, dentro de los ocho
primeros das hbiles del mes siguiente,
por un empleado independiente de los responsables del registro
de los libros auxiliares de bancos.
La conciliacin de una cuenta bancaria constituye parte del
control interno contable, su propsito es compararel movimiento
registrado por el banco con el de los registros contables, a fin de
asegurar la veracidad delsaldo y revelar cualquier error o
transaccin no contabilizada, ya sea por parte del Banco o de la
Universidad.La oportunidad con que se realice la conciliacin
bancaria permitir la adopcin de decisiones a tiempo y sifuere
menester la aplicacin de acciones correctivas.
De la conciliacin se deber dejar constancia por escrito y sern
suscritas por el empleado que las elabor.
Conciliaciones de los Libros Auxiliares de Contabilidad con el
Libro MayorArt. 90.- Las conciliaciones se realizarn mensualmente,
dentro de los ocho primeros das hbiles del messiguiente, por un
empleado independiente de los responsables del registro de los
libros auxiliares en
comparacin de los resultados de las cuentas del mayor
general.
La conciliacin de los saldos de las cuentas registradas en los
libros auxiliares de contabilidad, tiene comopropsito comparar el
movimiento contable, a fin de asegurar la veracidad del saldo del
Libro Mayor yrevelar cualquier error o transaccin no contabilizada.
La oportunidad con que se realice la conciliacin
permitir la adopcin de decisiones a tiempo y si fuere necesario
la aplicacin de acciones correctivas.
De la conciliacin se deber dejar constancia por escrito y sern
suscritas por el empleado que las elabor.
Conciliaciones Peridicas de Cuentas por CobrarArt. 91.- En forma
peridica y permanente se efectuarn conciliaciones de los
compromisos de terceros afavor de la Universidad, respecto a los
valores a cobrar (Ejemplo: Cnones de arrendamiento, clientes
deLibrera, clientes de Imprenta, etc.), consistirn en verificar que
los saldos de los auxiliares de estas cuentas,respalden el saldo en
el control del Mayor General.
Las conciliaciones se realizarn mensualmente por un empleado
independiente de los responsables delregistro de los libros
auxiliares, de las cuentas del Mayor General o del Tesorero o
colectores.
De la conciliacin se deber dejar constancia por escrito y sern
suscritas por el empleado que las elabor.
Constatacin de Inventarios de los Activos FijosArt. 92. - Se
efectuaran verificaciones de los activos fijos de cada Unidad
organizativa. La responsabilidad
para la toma peridica de los inventarios de activos fijos recaer
en un servidor que no tenga ingerencia en su
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custodia ni en los registros contables, esta funcin le compete a
las Unidades de Activo Fijo Institucional encoordinacin con las
unidades de Activo Fijo de las Facultades.
Debern efectuarse verificaciones fsicas por lo menos una vez al
ao, comparando la informacin contenidaen los registros contables de
activos fijos, con los resultados de la constatacin fsica,
corroborando suexistencia y buenas condiciones de uso. La toma de
inventarios sobre una base peridica es un inventariofsico completo
de todo el activo fijo, efectuado simultneamente.
Supervisin en la Gestin de Proyectos de Desarrollo FsicoArt.
93.- Para la etapa de construccin, la Universidad de El Salvador
establecer la supervisin obligatoria y
permanente con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseo y
especificaciones, tanto en las obrascontratadas como en las que se
ejecutan por el sistema de administracin dichas funciones estarn a
cargo deuna unidad orgnica designada para tal fin.
Son responsabilidades de la supervisin:a) La vigilancia del
cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y al
costo; y
b) La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los planos,
diseos y dems documentos delproyecto.
Las labores de supervisin de una obra o parte de ella, son un
costo necesario en que se debern incurrir, paragarantizar el uso
eficiente de los recursos asignados y para lograr que la ejecucin
de la obra sea oportuna yconforme a lo previsto.
Es importante que se deje constancia escrita de las labores de
supervisin; que oportunamente se informe a lamxima autoridad de la
Universidad de El Salvador las incidencias del mismo y que, a fines
de control
posterior, accedan a dichos informes los auditores internos y
externos.
Seccin SptimaPolticas Sobre las Garantas y Cauciones
Garantas y CaucionesArt. 94.- En la Universidad de El Salvador
todo ordenador de pagos, refrendarios de cheques y funcionarios
o
empleados encargados de la recepcin, control, custodia e
inversin de valores pblicos, o que manejenbienes pblicos, debern
rendir fianza a favor de la institucin de conformidad con la
legislacin vigente.Dichas garantas debern ser razonables y
suficientes para asegurar el adecuado cumplimiento de lasfunciones
de los responsables nombrados.
Seccin OctavaPolticas Sobre la Rotacin de Personal
Rotacin de PersonalArt. 95.- Los lineamientos especficos que se
dicten por el Consejo Superior Universitario, determinaran enforma
sistemtica el periodo de la rotacin par los empleados con tareas o
funciones afines, para lo cualdebern ser previamente instruidos, a
fin de que puedan desempearse con eficiencia en los nuevos cargos.
Seexcluyen de esta poltica los cargos de confianza en el servicio,
jefaturas o aquellas personas que por su gradode experiencia y
especializacin resulte necesaria su permanencia.
Seccin novenaPolticas sobre Controles de Aplicacin
Controles de Aplicacin de la Documentacin de RespaldoArt. 96.-
Las operaciones que realicen las dependencias de la Universidad de
El Salvador, cualquiera que seala naturaleza, debern contar con la
documentacin necesaria que las respalde y demuestre que esta
justificadae identifica la naturaleza, finalidad, resultado de la
operacin y que contienen datos y elementos suficienteque facilitan
su anlisis.
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En el campo de la auditoria, la evidencia esta representada por
los elementos obtenidos durante las labores deexamen, que le
permitan al auditor la formulacin de un razonable juicio y la
emisin de su opinin
profesional sobre las operaciones financieras o administrativas
segn la naturaleza de su examen.
La evidencia comprobatoria obtenida por el auditor, se relaciona
con la autenticidad de los hechosobservados, la correccin de los
criterios contables empleados y con cualquier aspecto, que en su
examenrevista materialidad.
Niveles y Controles de Aplicacin.Art. 97.- Los sistemas
producirn reportes conteniendo informacin y datos operativos,
financiero y decumplimiento, que harn posible conducir y controlar
el funcionamiento de la Universidad.
Los sistemas de informacin tendrn distintos propsitos, a
diferentes niveles:a) Integrados a la Estructura OrganizativaSon
los entrelazados con las operaciones que debern apoyar de manera
contundente la implantacin deestrategias y servirn como elemento de
control, estrechamente ligados a los procesos de Planes
deDesarrollo.
b) Integrados a las OperacionesSon aquellos medios utilizados
para producir o generar informacin o datos en la realizacin
rutinaria de las
operaciones de la Universidad, la que variar segn la misin de
cada dependencia. Dicha informacin estarintegrada con la estructura
y los sistemas de organizacin.Estos niveles servirn como controles
de aplicacin al procesamiento de la informacin, para
asegurarrazonablemente que las operaciones de procesen en forma
completa y exacta.
CAPITULO IVNORMAS TCNICAS RELATIVAS A LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN
Seccin PrimeraAdecuacin de los Sistemas de Informacin
Documentos de Informacin InstitucionalArt. 98.- Los Documentos
de informacin institucional son los que se refieren y describen los
eventos
acontecidos en el desarrollo de las operaciones de la
Universidad, para uso interno o externo que servir en latoma de
decisiones y el seguimiento de las operaciones.
ComunicacinArt. 99.- La Universidad establecer y mantendr lneas
recprocas de comunicacin en todos los niveles dela organizacin,
donde es indispensable utilizar una terminologa clara y uniforme.
Dichas lneas, servirn
para lograr el entendimiento o intercambio de informacin entre
las diferentes dependencias y los servidoresde la Institucin a fin
de fortalecer las relaciones de trabajo y fortalecer el clima
organizacional.
Sistemas de Informacin y ComunicacinArt. 100.- Los sistemas de
informacin representan el conjunto de recursos institucionales a
nivelorganizativo, que coinciden con la funcin principal de
administrar la captacin de datos e informes relativosa las
operaciones de la Universidad de El Salvador, para analizar,
interpretar y procesar registros que estarn ala disposicin de las
instancias, dependencias o instituciones que por su naturaleza estn
autorizadas ofacultadas para requerirlos. En consecuencia la
informacin tiene que ser pertinente para ser
identificada,capturada, clasificada, procesada y comunicada en
forma oportuna, de tal manera que se cumpla con
lasresponsabilidades institucionales.
Seccin SegundaProceso de Identificacin, Registro y Recuperacin
de la Informacin
Sistemas Automatizados de Informacin
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Art. 101.- La Universidad tendr automatizada total o
parcialmente sus operaciones, sobre las cuales seejercer el
control. Entre los aspectos que el control debe tomar en cuenta,
estn:a) Establecer mecanismos de autorizacin, supervisin y prueba
de los sistemas;
b) Elaborar documentacin adecuada de los programas y sus
aplicaciones;c) Auditar los procedimientos mecanizados;d)
Restringir el acceso al equipo informtico y a los sistemas;e)
Resguardar fsicamente el equipo, programas y aplicaciones;f)
Brindar seguridad a los archivos y sistemas;g) Respaldar en forma
peridica los datos de los sistemas;h) Llevar registros de
bitcoras.El control de los sistemas automatizados de informacin,
debern estar documentados en manuales, acuerdoso instructivos
aprobados por la autoridad competente.
Seccin TerceraCaractersticas de la Informacin
Atributos que Tendr la InformacinArt. 102.- La informacin se
constituir en un activo, un medio y hasta en una ventaja para
asegurar lacompetencia institucional. La informacin actuar como un
medio efectivo de control, que requerir de lassiguientes
caractersticas:
a) Relevancia de contenido: Que los informes obtenidos muestren
datos que permitan realizar proyeccionesque sirvan como insumos
para la toma de decisiones.
b) Oportunidad: Que la informacin sea obtenida en el momento
requerido por el usuario o unidadsolicitante sea interna o
externa.
c) Actualizacin: Que la informacin contenga datos obtenidos de
ltimo momento para que sirva comoapoyo gerencial.
d) Exactitud: Que la informacin proporcionada cumpla con las
necesidades precisas para la competenciade la unidad interna o
externa solicitante.
e) Confiabilidad: Que sea verdica y verificable que sirva para
la ptima toma de decisiones.f) Accesibilidad: Que est al alcance de
los autoridades competentes para la planificacin y toma de
decisiones.
Principios para Administrar la Informacin
Art. 103.- Las unidades organizativas de la Universidad de El
Salvador, para administrar sus sistemas deinformacin, aplicarn los
siguientes principios:a) Definir procedimientos adecuados para el
responsable y uso eficiente de cada uno de los sistemas de
informacin.b) Desarrollar programas que auditen cada uno de los
sistemas existentes.c) Establecer y documentar los niveles de
seguridad de cada uno.d) Establecer procedimientos para el control
y supervisin de los resultados.e) Definir lineamientos para el
diseo, desarrollo e implantacin de sistemas de informacin
orientados a las
reas: de Nivel Superior, Operativo, Administrativa, Financiera,
Acadmica, Servicios, Soporte y Apoyode la Universidad.
f) Restringir el acceso a los equipos y diferentes sistemas de
informacin.g) Establecer procedimientos para la transferencia
confiable y oportuna de la informacin.
Seccin CuartaEfectiva Comunicacin de la Informacin
Comunicacin de InformesArt. 104.- El sistema de informacin deber
prever el nmero de copias, el destino de cada una de ellas y
lasfirmas de autorizacin necesarias, as como los procedimientos de
control adecuados para sustentar todaoperacin financiera o
administrativa.Los comprobantes, formularios y otros documentos que
registren el trmite o transferencia de recursosfinancieros y
materiales deben ser objeto de control permanente; su prdida ser
oportunamente notificada. El
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juego completo de los documentos inutilizados deber ser anulado
y archivado a fin de evitar su uso posteriory para controlar la
secuencia numrica.Tambin, todos los ingresos o egresos estarn
amparados por formularios prenumerados y contendrn lainformacin
necesaria de identificacin, clasificacin y control.Las existencia
de comprobantes, formularios y cualquier otro documento en blanco,
no deben estar al alcancede personal no autorizado.Debern
establecerse el uso permanente de registros, informes y
formularios, debiendo implantar un sistemade control sobre la
emisin, custodia y manejo de los mismos y el control sobre los
comprobantes,formularios y cualquier documento significativo que
registre operaciones financieras o materiales.
Seccin QuintaDocumentos de Respaldo para los Informes
Documentos de RespaldoArt. 105.- Los documentos de respaldo son
aquellos documentos fuente que soportan las operacionesfinancieras
y administrativas, tales como: Dictmenes, acuerdos, facturas y
recibos entre otros, de acuerdo a lanaturaleza de las
operaciones.La documentacin de respaldo que reflejen estas
transacciones, especialmente los documentos decontabilidad, debern
mantenerse durante el tiempo que las disposiciones legales
determinen, con la seguridadnecesaria que los protejan de
riesgos.
Registros de IngresosArt. 106.- La Universidad de El Salvador
tendr un registro detallado de todos los ingresos,
contabilizndolosen el menor tiempo posible posterior a su
percepcin, de acuerdo a los tipos de ingresos clasificndolos segnsu
fuente de origen.La contabilizacin deber ser efectuada por una
persona independiente del manejo efectivo, con base a lacopia o
resumen de los recibos emitidos.El sistema de registro regular los
procedimientos, especificar las responsabilidades y reunir
lascaractersticas necesarias para la elaboracin de informes y el
mantenimiento de un adecuado control interno.
Registros de GastosArt. 107.- La Universidad de El Salvador
tendr un sistema de Registro de Gastos, agrupndolos de acuerdocon
el clasificador de especficos, segn el objeto del gasto.
La consistencia en el Sistema de Registro permitir su
clasificacin y acumulacin apropiada, durante elperodo fiscal.
Registros de Recursos MaterialesArt. 108.- La Universidad de El
Salvador llevara registros que servirn para el control contable de
laexistencia de recursos materiales, clasificados por unidades de
iguales caractersticas y valores. Losinventarios estarn
constituidos por tipos de productos recibidos para el consumo
interno.Se establecer la codificacin que permita identificar los
materiales y artculos consumidos por cadadependencia de la
Universidad; asimismo, el Sistema deber facilitar la identificacin
de existenciasobsoletas, la toma fsica del inventario y la adopcin
de decisiones para la rotacin de inventarios y
elreabastecimiento.
Seccin SextaArchivo Institucional
Archivo de Documentacin de SoporteArt. 109.- La Universidad de
El Salvador deber contar con un Sistema de Archivo institucional
para
preservar la informacin y datos que sirvan de soporte a las
transacciones que desarrolle la entidad.Los sistemas de informacin
integrados a las operaciones de la Universidad, se referirn a los
datos,informacin, registros y documentacin de soporte que se
archivarn y distribuirn segn el rea de serviciode la Universidad;
esta documentacin, respaldar las operaciones financieras y
administrativas, por lo queser archivada por cada unidad
organizativa, ordenada en forma secuencial, lgica, temporal y de
fcil acceso
para su utilizacin.
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Coordinacin del Archivo InstitucionalArt. 110.- A nivel
corporativo, las reas que coordinaran los sistemas de informacin
integrados y archiven ladocumentacin de soporte, sern las
siguientes:a) En el rea de la administracin de la informacin
institucional ser la Secretaria General;
b) En el rea de la administracin financiera ser la Unidad
Financiera Institucional (UFI);c) En el rea de administracin de
recursos humanos ser la Unidad que administre las funciones de
personal;d) En el rea de administracin de recursos materiales
ser la Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones Institucional (UACI); ye) En el rea acadmica ser
la Administracin Acadmica Central y en las Facultades la
Administracin acadmica local.Tambin se podr optar por la
constitucin de un Archivo Central Institucional que integre las
reasmencionadas.La documentacin de las transacciones, especialmente
los comprobantes del Sub Sistema de Contabilidad,debern mantenerse
durante el tiempo que las disposiciones legales determinen, con la
seguridad necesariaque los protejan de los riesgos a que pueden
hallarse sometidos, tales como: Incendio, robo o cualquierotro
siniestro.La aplicacin de archivos adecuados para el manejo de la
informacin y documentos de soporte, permitir laubicacin rpida de la
documentacin y posibilitara su mejor utilizacin.
CAPTULO VNORMAS TCNICAS RELATIVAS AL MONITOREO
Responsabilidad del Monitoreo Sobre la MarchaArt. 111.- Es deber
de los funcionarios, jefaturas de todos los niveles de la
estructura organizativainstitucional y en general de todo el
personal de la Universidad, velar por el eficiente y efectivo
cumplimientode estas Normas Tcnicas y todas las actividades
ejecutadas de manera integrada.
Seccin PrimeraMonitoreo de los Recursos Humanos
Supervisin DirectaArt. 112.- La Universidad de El Salvador
establecer y mantendr en todos los niveles de mando unadecuado
mbito y lmite de supervisin directa.
El lmite de supervisin deber ser en razn al nmero de unidades
organizativas, personas, recursos,funciones o actividades que estn
bajo la direccin inmediata de las autoridades, funcionarios o
jefaturas dereas de trabajo.
Los criterios que debern considerarse para definir el lmite de
la supervisin, sern:a) La normativa aplicable al mbito de
trabajo.
b) La complejidad de la interrelacin de las funciones y el poder
de decisin de las unidades, personas oactividades.
c) El desarrollo esperado de las unidades organizativas,
personas o actividades.d) Habilidad y experiencia del responsable
del rea de trabajo.Sobre el Desempeo del PersonalArt. 113.- El
desempeo de los trabajadores de la Universidad de El Salvador ser
evaluado
permanentemente; su rendimiento deber ser igual o mayor a los
niveles de eficiencia previamenteestablecidos para cada funcin,
tarea o actividad. Los organismos que establece el Reglamento
General delSistema de Escalafn del Personal de la Universidad, sern
los responsables de la evaluacin del personalcorrespondiente.La
sola presencia fsica del personal en las horas laborables no
significa que su desempeo sea satisfactorio;es necesario el
cumplimiento efectivo de las tareas encomendadas.
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Seccin SegundaMonitoreo de las Operaciones Relacionadas con los
Recursos Financieros
Art. 114.- Los servidores responsables de la conduccin principal
de operaciones en cada una de las unidadesorganizativas de la
Universidad de El Salvador, debern ejercer el monitoreo de la
gestin de su unidad,entendindose ste, como el conjunto de mtodos y
procedimientos aplicados antes de que se autoricen oejecuten las
operaciones y actividades o de que causen efecto, con el propsito
de establecer su legalidad,veracidad, conveniencia y oportunidad,
en funcin de los fines, programas y presupuestos de la entidad.
Enningn caso, la Unidad de Auditoria Interna ejercer controles
previos, salvo aquellos que establece la ley.
Seccin TerceraEvaluaciones Separadas
Sistema de Evaluacin InstitucionalArt. 115.- La implantacin del
Sistema de Control Interno y Auditoria de la Gestin Pblica, implica
que laevaluacin del Sistema de Control Institucional de la
Universidad de El Salvador, sea un esfuerzo integradode la Unidad
de Auditoria Interna, Auditoria Externa y la Corte de Cuentas, a
travs de evaluacionesseparadas para alcanzar la legalidad,
eficiencia, economa, efectividad y transparencia de la gestin
financiera,administrativa y operativa de la Institucin.
Estas evaluaciones se efectuarn en forma separada, de acuerdo a
los mbitos de competencia, as:a) La Auditora Interna de la
Universidad de El Salvador estar bajo la dependencia directa del
Consejo
Universitario y funcionalmente de la Rectora, ejerciendo sus
evaluaciones, compulsas o monitoreosde las operaciones, programas y
proyectos acadmicos y administrativos con plena independencia,cuido
y diligencia profesional.
b) La Firma Privada de Auditora Externa que fuere contratada
estar bajo la dependencia de laAsamblea General Universitaria y
deber guardar completa independencia respecto a las
funciones,actividades e intereses de la Universidad y sus
funcionarios, como entidad sujeta a examen.
c) La Corte de Cuentas de la Repblica, de conformidad a lo
establecido en los artculos 195 a 199 de laConstitucin de la
Repblica y su Ley.
Comunicacin de Resultados
Art. 116.- Los resultados de las actividades de monitoreo y
evaluacin que se ejecute al Sistema de ControlInterno de la
Universidad de El Salvador, que efecten las instancias citadas en
el artculo anterior, debernser comunicados a las autoridades
superiores de la Universidad; asimismo, a aquellos jefes y
trabajadores paraefectos de atender todas las recomendaciones que
se hagan, para fortalecer el nivel ptimo de eficiencia,eficacia,
economa, legalidad y transparencia de la gesti
