KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIHAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT

UPT KEARSIPAN

NOMOR SOP TGL PEMBUATAN TGL REVISI TGL EFEKTIF DISAHKAN OLEH LA U PT KEARSIPAN,

jH J . S ALAM AH, S.AP

NIP. 196408301987032001NAMA SOP PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP

INAKTIF TIDAK TERATUR DI LINGKUNGAN ULM

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

3456

8

U ndang-U ndang Nomor 20 T ahun 2003 ten tan g S istem Pendidikan Nasional.U ndang-U ndang Nomor 14 T ah u n 2008 ten tan g K eterbukaan Inform asi Publik.U ndang-U ndang Nomor 25 T ah u n 2009 ten tan g Pelayanan Publik. U ndang-U ndang Nomor 43 T ahun 2009 ten tan g K earsipan. U ndang-U ndang Nomor 12 T ahun 2012 ten tan g Pendid ikan Tinggi. P e ra tu ran Pem erin tah Nomor 41 T ah u n 1960 ten tan g Pendirian U niversitas L am bung M angkurat.P e ra tu ran P em erin tah Nomor 28 T ah u n 2012 ten tan g P e laksanaan U ndang-U ndang Nomor 43 T ahun 2009 ten tan g K earsipan. P e ra tu ran P em erin tah Nomor 4 T ah u n 2014 ten tan g Penyelenggaraan Pendid ikan Tinggi d an Pengelolaan P ergu ruan Tinggi.P e ra tu ran K epala Arsip N asional Republik Indonesia Nomor 24 T ah u n 2011 ten tan g Pedom an Penyelenggaraan K earsipan di L ingkungan P e rg u ru an Tinggi._____________________________________

1 M em aham i d an m enguasa i ta ta c a ra pem eliharaan a rs ip sesua i a tu ra n

2 J u ju r d an d a p a t m enyim pan rah a s ia3 Disiplin4 Teram pil d an ceka tan4 Terdidik d an terla tih5 Rapi d an bersih

10 K epu tusan M enteri Pendidikan dan K ebudayaan Nomor 202/M PK A .4/2014 tanggal 16 Septem ber 2014 ten tang Pengangkatan Rektor U niversitas L am bung M angkurat.

11 P e ra tu ran M enteri R iset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor42 T ahun 2015 ten tan g O rganisasi d an T ata Kerja U niversitas L am bung M angkurat.

12 P e ra tu ran M enteri R iset, Teknologi, Pendidikan Tinggi Nomor 51 T ahun 2015 ten tan g T ata N askah D inas di L ingkungan K em enterian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.

13 K epu tusan M enteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor43 T ahun 2015 T entang S ta tu ta U niversitas L am bung M angkurat.

14 P e ra tu ran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 T ahun 2016 ten tan g Pedom an P enyusu tan Arsip.

15 P e ra tu ran M enteri Riset, Teknologi, D an Pendidikan Tinggi Nomor 75 T ahun 2016 ten tan g Layanan Inform asi Publik di L ingkungan K em enterian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

16 P e ra tu ran M enteri Riset, Teknologi, D an Pendidikan Tinggi Nomor 78 T ahun 2017 ten tan g Penyelenggaraan K earsipan Di L ingkungan K em enterian Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi.

17 K epu tusan Rektor U niversitas L am bung M angkurat Nomor264 /U N 8.17 /K L / 2017 tanggal 29 M aret 2017 ten tan g Pem binaan Pengelolaan Arsip F ak u lta s Di L ingkungan U niversitas Lam bung M angkurat B an ja rm asin /B an ja rb aru .

18 K epu tusan Rektor U niversitas L am bung M angkurat Nomor335 /U N 8 .17 /K L /2017 tanggal 20 April 2017 ten tan g P enetapan Jadw al R etensi Arsip (JRA) Di L ingkungan U niversitas Lam bung M angkurat B an ja rm asin /B an ja rb aru .

19 K epu tusan Rektor U niversitas L am bung M angkurat Nomor379 /U N 8 .17 /K L /2017 tanggal 03 Mei 2017 ten tan g Tim P em buatan Klasifikasi K em anan Dan Akses Arsip Di L ingkungan U niversitas L am bung M angkurat B an ja rm asin /B an ja rb aru .

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN1 R uang tem pat peny im panan arsip h a ru s cukup luas, bersih , dan

terang.2 P erala tan kearsipan seperti rak , filling cabinet, roll o ’pack, lem ari

gam bar yang berku litas baik dan m em enuhi s tan d arisa s i yang telah d iten tuka.

3 Alat pen g atu r tem p era tu r su h u dan kelem baban d isesua ikan dengan k e b u tu h a n penyim panan.

4 B ahan kim ia yang d iperlukan : lem kertas, a sam ta tra te 5%, gasoline, acceton, alkohol benzene dll. U n tuk pem eliharaan arsip .

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN1 U saha pem eliharaan agar arsip teraw at dengan baik, m encegah

kem ungkinan ad an y a k e ru sak an dan h ilangnya inform asi arsip .2 Peraw atan u n tu k m em p ertah an k an kondisi a rsip agar te tap baik

dengan m engadakan perbaikan p ad a arsip yang ru sa k h a ru s d ilakukan secara kon tinu agar inform asiny te tap te rpe lihara

D aftar jen is arsip yang diperbaiki, se rta tingkat ke ru sak an .

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP UPT KEARSIPAN TENTANG PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

KetenanganStaf Unit Kearsipan 1

Kepala Unit Kearsipan 1

Kelengkapan Waktu Output

1 Melaksanakan survei yang meliputi kegiatan identifikasi arsip, penyusunan skema penataan, penyesuaian struktur organisasi dan perhitungan volume.

Program Kerja, Permen OTK, Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan

180 menit arsip yang terindentifikasi

Melaksanakan pemilahan yang meliputi kegian pemisahan arsip dan non arsip serta rekomendasi informasi arsip berdasarkan skema yang ditetapkan

Program Kerja, Permen OTK, Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan, Pedoman Klasifikasi dan JRA

180 menit pengelompokkan arsip dan non arsip

Melaksanakan deskripsi arsip Kartu deskripsi arsip B menit deskripsi arsip

Melaksanakan manuver data meliputi kegiatan entry data, pengisian klasifikasi arsip dan pengelompokkan arsip (sortir) secara elektronik

Kartu deskripsi arsip dan arsip yang sudah di di skripsi

60 menit daftar arsip inaktif sementara

Melaksanakan manuver fisik meliputi kegiatan mengelompokkan fisik arsip berdasarkan klasifikasi arsip, menata fisik ke dalam boks dan memberi label atau kode pada folder arsip

Kartu deskripsi arsip dan arsip yang sudah di di skripsi

61 menit arsip yang sudah dimanuver

Menentukan lokasi penyimpanan arsip dan melaksanakan pengaturan boks arsip ke dalam rak

Ruang penyimpanan dan perlengkapan penyimpanan (filing cabinet, lemari, rak arsip)

5 menit arsip tersimpan dalam rak

Melaksanakan labeling arsip Kelompok arsip, label, boks arsip

10 menit boks yang diberi label

Melaksanakan penyusunan daftar arsip yang meliputi:a. Penyempurnaan daftar arsip inaktifb. Melakukan uji coba penemuan kembali arsipc. Melakukan pencetakan dan penjilidan daftar arsip

Kelompok arsip, label, boks arsip, kartu deskripsi arsip dan arsip yang sudah dideskripsi dan daftar arsip

5 hari kerja (40 jam)

daftar arsip inaktif

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

KeteranganStaf Unit Kearsipan 1

Kepala Unit Kearsipan 1

Kelengkapan Waktu Output

2 Memberi persetujuan terhadap konsep/draft daftar berkas dan daftar arsip inaktif

Konsep daftar arsip inaktif 30 menit daftar arsip aktif yang telah disetujui

3 Menyampaikan daftar arsip inaktif usul musnalh setiap tahun ke Kepala Unit Ke ari pan 1 c____ > -

daftar arsip inaktif usul musnah, JRA

20 menit daftar arsip inaktif usul musnah