Nghien Cuu Khoa Hoc Sinh Vien 2010

5/10/2018 Nghien Cuu Khoa Hoc Sinh Vien 2010 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/nghien-cuu-khoa-hoc-sinh-vien-2010 1/66

CÔNG TRÌNH DỰ THI

GIẢI THƯỞ NG NGHIÊN CỨ U KHOA HỌC SINH VIÊN

“NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010”

TÊN CÔNG TRÌNH:

THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH



BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

-----------------

CÔNG TRÌNH DỰ THI

GIẢI THƯỞ NG NGHIÊN CỨ U KHOA HỌC SINH VIÊN“NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010”

TÊN CÔNG TRÌNH:

PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ KẾ

TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ

Họ và tên Nữ Lớ p Khóa KhoaTrưở ng nhóm:- Trần Thị Thu Hồng

X Kế toán14

32 Kế toán- Kiểm toán

Ngườ i hướ ng dẫn: Th.S Bùi Quang Hùng

Là khóa luận tốt nghiệp.



TÓM TẮT ĐỀ TÀI

o Lý do chọn đề tài

- Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giớ i và nhu cầu bức thiết phải hội

nhập vớ i kinh tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mớ i để điều hành

DN. Con ngườ i là nhân tố chính dẫn tớ i thành công trong một dự án ERP. Đây

cũng là nơ i xảy ra rủi ro nhiều nhất khi quản trị dự án trong nền kinh tế phát triển

nhanh. ERP hiện nay đang là một môi trườ ng làm việc và cơ hội thách thức mớ i ở

Việt Nam.

- Công tác kế toán trong ERP và kế toán truyền thống Việt Nam có một số điểm

khác biệt mà nếu ngườ i sử dụng không nắm bắt đượ c thì quá trình triển khai và sử

dụng ERP trong Doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, gây ảnh hưở ng

tớ i cả một hệ quản trị doanh nghiệp.- Tìm hiểu và giải thích lý do tại sao hầu hết các dự án triển khai ERP ở Việt Nam

đều thất bại. Nguyên nhân và các giải pháp.

o Mục tiêu nghiên cứ u

- Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này chính là việc áp giớ i thiệu chung về ERP, cụ

thể là SAP đượ c ứng dụng trong Doanh nghiệp, so sánh kế toán truyền thống và

kế toán trong ERP. Từ đó đưa ra đượ c những đề xuất để điều chỉnh công tác kế

toán trong doanh nghiệp phù hợ p vớ i hệ thống ERP chuẩn. Để làm đượ c điều này,những nhận định đưa ra phải dựa trên:

+ Hệ thống chuẩn mực kế toán của Việt Nam.

+ Tài liệu SAP chuẩn

+ Các cơ sở lý luận đã đượ c nghiên cứu trong quá trình học tập và những kinh

nghiệm đã đượ c truyền đạt bở i những chuyên viên SAP lâu năm tại FPT.

o Phươ ng pháp nghiên cứ u

Phươ ng pháp nghiên cứu đượ c sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phươ ng phápphân tích, phươ ng pháp tổng hợ p và phươ ng pháp so sánh, bên cạnh đó cũng kết

hợ p vớ i một số phươ ng pháp khác như phỏng vấn, thống kê…

o Nội dung nghiên cứ u

Đề tài bao gồm có bốn chươ ng, bên cạnh đó phần đầu chuyên đề là lờ i mở đầu và

kết thúc là lờ i kết luận:

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP

- Giớ i thiệu chung về Hệ thống thông tin kế toán

- Giớ i thiệu chung về ERP



CHƯƠNG 2: Thực trạng triển khai và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam

- Giớ i thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam

- Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp

CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưở ng của ERP đối vớ i công tác kế toán

- Phân tích các nội dung ảnh hưở ng của ERP đối vớ i công tác kế toán

- Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng

ERP

CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quan đến việc ứng dụng ERP vào trong Doanh nghiệp và

hệ thống kế toán

- Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP

- Liên quan đến hệ thống kế toán

- Đối vớ i các đơ n vị triển khai ERP

- Đối vớ i doanh nghiệp ứng dụng ERP

o Đóng góp của đề tài

- Thông qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã

nêu ra những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, những kiến thức

nền tảng về ERP cũng như cập nhật tình hình ứng dụng ERP trên thế giớ i và

trong nướ c hiện nay. Nói riêng về phân hệ tài chính kế toán, vì đượ c xây dựng

dựa trên những chuẩn mực kế toán và quy tắc kế toán quốc tế nên giữa ERP và kế

toán truyền thống của Việt Nam còn một số khác biệt cơ bản trong quá trình hạch

toán cũng như quản lý. Những khác biệt này gây khá nhiều khó khăn trong quá

trình tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp ở Việt Nam.

- Đề tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của các dự án triển khai ERP tại

Việt Nam. Bên cạnh đó còn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mớ i, trên

cả 2 phươ ng diện là ngườ i triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp chonhà triển khai cũng như doanh nghiệp có thể hạn chế và khắc phục một số rủi ro

và nguy cơ từ dự án ERP.

o Hướ ng phát triển của đề tài

- Tìm ra giải pháp để có thể điều chỉnh phần mềm ERP phù hợ p vớ i doanh nghiệp.

- Đưa ra giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể đối vớ i từng ngành

nghề, cấu trúc và quy mô doanh nghiệp. Có thể chỉ sử dụng một số phân hệ cần

thiết của ERP vì chi phí cho một phần mềm ERP là không nhỏ.

- Liên hệ từ phân hệ kế toán- FI để nghiên cứu và phân tích sự khác biệt trong phân

hệ kế toán quản trị CO- Controlling trong ERP và trong kế toán Việt Nam.



MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG ERP ................................................................................................................................ 1

1.1 H thng thông tin k toán (HTTTKT) ............................................................. 1 1.1.1 Khái nim .................................................................................................... 1 1.1.2 Các thành phn ........................................................................................... 1 1.1.3 Chc năng .................................................................................................. 1 1.1.4 T chc h thng thông tin k toán ............................................................. 2 1.1.5 Quá trình t chc ........................................................................................ 2 1.1.6 Ni dung t chc ......................................................................................... 3 1.2 ERP ................................................................................................................ 3 1.2.1 Khái nim: ........................................................................................................ 3 1.2.2 Ý ngh ĩ a ca h thng ERP .............................................................................. 3 1.2.3. Phân loi ......................................................................................................... 5 1.2.4. Các thành phn ca ERP ................................................................................ 6 1.2.5. Quá trình trin khai ERP ti DN ...................................................................... 7 1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau: ...................................................... 10 1.2.7. Mô hình vn hành ca ERP ......................................................................... 19 1.3 nh hưng ca ERP đi vi công tác k toán .............................................. 31 CHƯƠNG 2: THỰ C TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ Ứ NG DỤNG ERP TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .................................................................................................. 32 2.1 Gii thiu các ERP ph bin ti Vit Nam .................................................... 32 2.2 Thc trng ng dng ERP ti các doanh nghip .......................................... 33 2.2.1. Tính linh hot ca ERP ................................................................................. 35 2.2.2. Cng tác gii hn .......................................................................................... 35 2.2.3. Nhng th thách ........................................................................................... 36 2.2.4. Giá tr và t sut li nhun đu tư ................................................................. 36 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ

TOÁN ......................................................................................................................................... 38 3.1 Các phân h trong phn tài chính k toán ca mt h thng ERP: .............. 38 3.1.1 Phân h S Cái ......................................................................................... 38 3.1.2 Phân h Qun lý Tin ................................................................................ 38 3.1.3 Công n Phi tr và Công n phi thu ...................................................... 38 3.1.4 Tài sn C đnh ......................................................................................... 39 3.1.5 Trung tâm Chi phí và Li nhun ................................................................ 40 3.1.6 Lp Ngân sách: ......................................................................................... 40



3.1.7 Lp Báo cáo Tài chính ................................................................................... 40 3.1.8 Kh năng Phân tích Tài chính ................................................................... 41 3.1.9 Qun lý Hàng tn kho ................................................................................ 41 3.1.10 Qun lý sn xut: ...................................................................................... 44 3.1.11 Qun lý gim giá và chit khu ................................................................. 45 3.1.12 Phân tích/qun lý doanh thu ...................................................................... 46 3.2 Nhng đim khác bit cơ bn gia k toán truyn thng và k toán s dng ERP: ............................................................................................................... 46 3.2.1 Ghi nhn bng bút toán hch toán ............................................................ 46 3.2.2 S xut hin tài khon trung gian trong các nghip v k toán ................. 47 3.2.3 Tr khi ch s dng phân h k toán tng hp (GL), không th qun lýs liu k toán theo kiu đi ng tài khon truyn thng ........................................ 50 3.2.4 Trong ba phương pháp cha s k toán Vit Nam, ch có phương

pháp ghi bút toán đo và bút toán âm là đưc thc hin trên ERP ........................ 51 3.2.5 Vic qun lý ch đt đưc tt nht khi doanh nghip s dng các quytrình tác nghip hoàn ch nh ca h thng. .............................................................. 51 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC Ứ NG DỤNG ERP VÀO

TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN ......................................................... 52 4.1 Liên quan đn quá trình ng dng ERP. Ti sao nhiu d án trin khaiERP tht bi? .......................................................................................................... 52 4.1.1. Thiu đu tư trang thit b qun lý, cam kt và h tr................................... 52 4.1.2. K hoch và ngân sách không đúng cách .................................................... 52 4.1.3. S dng công c ERP sai ............................................................................. 53 4.1.4. Thiu đào to ................................................................................................ 53 4.1.5. Văn hóa làm vic ca T chc ...................................................................... 53 4.2 Liên quan đn h thng k toán .................................................................... 54 4.3 Đi vi các đơn v trin khai ERP ................................................................. 54 4.3.1 Qui trình hóa mt cách rõ ràng các giai đon thc hin là mt yêu cuht sc cn thit đ có th đt đưc nhng kt qu như mong mun. .................. 54 4.3.2 Trong giai đon trin khai th nghim Doanh nghip nên:........................ 54 4.4 Đi vi doanh nghip ng dng ERP ........................................................... 55 4.4.1 Quan trng nht là s phù hp ................................................................. 55 4.4.2 Giá c không phi là tiêu chí quan trng nht ........................................... 55 4.4.3 Xem demo trình din sn phm ca càng nhiu gii pháp càng tt .......... 56 4.4.4 La chn các gii pháp năng đng, có th bin đi d dàng khi doanhnghip thay đi ........................................................................................................ 56 4.4.5 Tham kho các ý kin khách quan ca các khách hàng đã và đang s dng sn phm ....................................................................................................... 56 KẾT LUẬN ............................................................................................................................ 58



1

CHƯƠ NG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN VÀ HỆ THỐNG ERP

1.1 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)

1.1.1 Khái niệm

Là một hệ thống đượ c thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế

toán cho ngườ i sử dụng.

1.1.2 Các thành phần

1.1.3 Chứ c năng

Thông tin

Xử lý

• Chứng từ • Tài khoản• Đối tượ ng quản

lý

• Quy trình xử lý• Bộ máy xử lý• Phươ ng thức xử

lý

Thu thập

dữ liệu

• Báo cáo tài chính• Sổ kế toán• Báo cáo quản trị

Lưu trữ

Thủ tục

kiểmsoát



2

Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh

nghiệp

Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượ ng bên ngoài

Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp. Hoạch định chiến lượ c kinh doanh

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4 Tổ chứ c hệ thống thông tin kế toán

Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thông tin kế

toán

Việc tổ chức HTTTKT phải thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra

Việc tổ chức một HTTTKT không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế

toán mà liên quan và ảnh hưở ng đến toàn doanh nghiệp

Là 1 quá trình bao gồm các công việc đượ c thực hiện theo 1 trình tự

1.1.5

Quá trình tổ chứ c

Nhu cầu thay đổi AIS

Thiết kế hệ thống

Thực hiện hệ thống

Vận hành hệ thống

Phân tích hệ thống



3

Chu kỳ phát triển của HTTT kế toán

1.1.6 Nội dung tổ chứ c

Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các

yêu cầu, giải pháp phát triển

Thiết kế hệ thống: phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn bản các thành

phần của HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích.

Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ

thống vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mớ i

Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng và đánh giá mức độ đáp ứng của

hệ thống mớ i.

1.2 ERP

1.2.1 Khái niệm:

ERP – Enterprise Resources Planning là một khái niệm về việc hoạch định tổng

thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể là con ngườ i,

máy móc, trang thiết bị, tài sản, máy móc, các nguồn tài nguyên,… Sự ra đờ i của khái

niệm ERP xuất phát từ mong muốn liên kết thông tin từ các l ĩ nh vực hoạt động sản xuất,

bán hàng, mua hàng, kế toán,… để từ đó lập nên một bức tranh đầy đủ về tình hình hoạt

động kinh doanh, sức khỏe tài chính trong một doanh nghiệp, đưa ra những chiến lượ c

hoạt động kinh doanh hiệu quả.

1.2.2 Ý ngh ĩ a của hệ thống ERP

Phần mềm ERP là công cụ cho ngườ i dùng quản lý đượ c doanh nghiệp theo

hướ ng ERP. Một phần mềm đượ c gọi là ERP thì phải quản lý đượ c tất cả các chu trình



4

sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tích hợ p các mảng hoạt động trong doanh

nghiệp phải đượ c thực hiện một cách xuyên suốt, thông tin phải có tính kế thừa, tập

trung và qua đó các tài nguyên có thể đượ c quản lý một cách hiệu quả bở i doanh nghiệp.

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi

giao dịch có liên quan, đồng thờ i các báo cáo đượ c thực hiện vớ i tốc độ nhanh hơ n,

chính xác hơ n. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơ n các hạn mức về tồn

kho, công nợ , chi phí, doanh thu, lợ i nhuận… đồng thờ i có khả năng tối ưu hóa các

nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất,

kinh doanh.

Các thông tin của DN đượ c tập trung, đầy đủ, kịp thờ i và có khả năng chia sẻ cho

mọi đối tượ ng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ

hài lòng hơ n do việc giao hàng sẽ đượ c thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứ ng dụng

ERP cũng đồng ngh ĩ a vớ i việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình

chuyên nghiệp, phù hợ p vớ i các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượ ng sản

phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợ i nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thươ ng

hiệu của DN.

Ứ ng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng

thờ i nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơ n vớ i các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng

dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợ i là dễ triển khai và DN sớ m đi vào nề

nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợ i thế

cho đối thủ.

Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể

ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác

định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bướ c triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợ p;

lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợ p tốt vớ i đối tác triển khai trong quá trình thực



5

hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợ p lý hiện hữu trong DN (đây là việc

thườ ng xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các

quy trình mớ i; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ

chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…

1.2.3. Phân loại

o Hiện tại có thể phân loại thành 3 nhóm sản phẩm ERP:

1. High End bao gồm: SAP, Oracle

2. Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact,..

3. Local thì có rất nhiều nhưng phẩn lớ n chỉ là phần mềm kế toán hoặc có hỗ trợ sâu

chuỗi dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ

o Các nhà cung cấp phần mềm ERP phổ biến (tổng doanh thu cho toàn Công ty):

Ngườ i bán hàngDoanh thu

(tiền tệ)

Doanh thu

(Triệu $)Năm

SAP 9400000000 EUR

12401.4

12.401,4 2006

Các ứng dụng Oracle14380000000

USD

14380.0

14.380,02006

Thông tin thiếu Global Solutions 2,1 tỷ USD 2100.0 2.100,0 2006

Tập đoàn Sage 935.600.000 GBP 1832.0 1.832,0 2006

Microsoft44300000000

USD

44282.0

44.282,0 2006

Đơ n vị 4 Agresso 352.600.000 EUR 465.2 465,2 2005

CDC Software 409.100.000 USD 409.1 409,1 2008

Phần mềm Lawson 390.776.000 USD 390.8 390,8 2006

Epicor 384.100.000 USD 384.1 384,1 2006

Visma 1, 907triệu NOK 305.5 305,5 2005



6

Công nghiệp và Hệ thống tài chính

(IFS)288.000.000 USD 288.0 288,0 2005

Comarch 730.000.000 PLN 253.2 253,2 2009

QAD 225.000.000 USD 225.0 225,0 2006

Tổng công ty Consona 130.000.000 USD 130 130 2007

Giải pháp COA Ltd 50.500.000 GBP 98.47 98,47 2007

NetSuite 67.200.000 USD 67.2 67,2 2006

Phần mềm ABAS 45.000.000 EUR 62.6 62,6 2006

Hệ thống Ramco 2.648 triệu INR 60.1 60,1 2006

SIV.AG 14.200.000 EUR 18.7 18,7không

rõ

Một công nghệ 108.800.000 AUD 101 101 2008

Pronto Software 51.100.000 AUD 54.9 54,9 2008

Hệ thống Plex 22.000.000 USD 22 22 2006

1.2.4. Các thành phần của ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm

có cấu trúc phân hệ là một tập hợ p gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có

một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ

thống ERP, chúng kết nối vớ i nhau để tự động chia sẻ thông tin vớ i các phân hệ khácnhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơ n. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm

ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ

cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh

mục đầu tư, v.v... Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

• Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng)



7

• Quản lý quan hệ khách hàng , cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở

rộng)…

• Mua hàng

• Hàng tồn kho

• Quản lý nhân sự và tính lươ ng

• Sản xuất

• Bán hàng

1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN

Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai

đoạn khác nhau. Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình

huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trướ c khi giai đoạn trướ c đó kết thúc. Nhưng các giai

đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Đồng thờ i, tất cả các giai đoạn mà chúng ta bàn

luận ở đây có thể không đượ c áp dụng trong mọi trườ ng hợ p. Ví dụ, trong nhiều trườ ng

hợ p, công ty có thể đã tìm đượ c gói phần mềm phù hợ p, thì sẽ không cần thiết thực hiện

việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá giải pháp ERP.



8



9



10

1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau:

Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation

Lập kế hoạch dự án /Project Planning

Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis

Tái cấu trúc /Reengineering

Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration

ào tạo đội triển khai /Implementation Team Training

Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

Đào tạo ngườ i sử dụng /End-user Training

Chạy thật hệ thống /Going Live

Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Mặc dù những giai đoạn này dườ ng như đi theo một đườ ng thẳng và tách biệt vớ i

nhau, nhưng thật sự, trong suốt dự án triển khai thực tế, các giai đoạn này hoàn toàn linh

động. Trong nhiều trườ ng hợ p, các công ty triển khai cùng lúc nhiều đơ n vị kinh doanhkhác nhau, nhiều phân hệ khác nhau hoặc tại nhiều nhà máy sản xuất khác nhau. Vì thế



11

tại một thờ i điểm, nhiều hơ n một giai đoạn có thể đượ c tiến hành. Một số công ty lựa

chọn chiến lượ c triển khai chỉ một giai đoạn – “Big Bang”, trong khi nhiều công ty khác

lại thực hiện chiến lượ c tuần tự “cuốn chiếu” – mỗi công ty có nhu cầu khác nhau.

Nhưng vớ i phươ ng pháp triển khai “Big Bang” hay tuần tự thì các giai đoạn triển khaiERP vẫn giống nhau.

1.2.6.1. Lự a chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc tìm kiếm để có đượ c

giải pháp ERP hoàn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP vớ i nhiềuhình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có đượ c giải pháp lý

tưở ng cho bạn. Việc phân tích toàn bộ các giải pháp ERP trướ c khi đi đến quyết định

lựa chọn không phải là một giải pháp dễ dàng thực hiện đượ c. Đó là quá trình tốn rất

nhiều thờ i gian. Vì vậy tốt hơ n, bạn nên giớ i hạn bớ t số lượ ng giải pháp cần đánh giá ít

hơ n 5. Tốt nhất là luôn luôn đánh giá tỉ mỉ chi tiết một số nhỏ giải pháp hơ n là chỉ xem

xét hàng tá các giải pháp một cách chung chung. Vì thế công ty nên tiến hành đánh giá

trướ c để giớ i hạn số lượ ng giải pháp vốn phải đượ c đánh giá bở i Ban đánh giá, lựa chọngiải pháp. Không phải tất cả các giải pháp ERP đều như nhau, mỗi giải pháp đều có

những điểm mạnh và yếu điểm của nó. Quá trình tiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp

ERP không phù hợ p hoàn toàn vớ i quy trình kinh doanh của công ty. Có thể xem xét

một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp,

nhờ các chuyên gia tư vấn độc lập và quan trọng nhất là tìm ra đượ c giải pháp mà đượ c

sử dụng bở i những công ty có hoạt động tươ ng tự như công ty của bạn. Và thật sự tốt

hơ n là tìm ra các điểm khác biệt của giải pháp đó đang thể hiện trong một môi trườ ng

hoạt động tươ ng tư.

Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP giải pháp và biết đượ c mỗi giải pháp phát

triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP giải pháp phát sinh

ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm ngườ i làm việc trong một ngành kinh doanh

cụ thể, những ngườ i tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó. Điều đóđượ c nhận định chung rằng hầu hết ERP giải pháp sẽ mạnh hơ n ở các l ĩ nh vực “lợ i thế”



12

của họ hơ n là ở những l ĩ nh vực khác. Và mỗi giải pháp cố gắng hết sức thêm vào các

chức năng trong các l ĩ nh vực mà họ còn khiếm khuyết. Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về

quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì

mạnh về quản lý sản xuất hơ n là tài chính kế toán,…

Các công ty phát triển, lớ n mạnh hơ n theo thờ i gian và các ERP giải pháp cũng

vậy. Kinh nghiệm có đượ c từ việc triển khai, những phản hồi từ phía ngườ i sử dụng,

nhu cầu xâm nhập vào các thị trườ ng mớ i và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc

hầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng

sản phẩm của họ. Các khái niệm đượ c mở rộng trướ c, các chức năng mớ i đượ c giớ i

thiệu, các ý tưở ng hay đượ c sao chép lẫn nhau,.. Nhưng hơ n nữa, mỗi ERP giải pháp có

nguồn gốc đượ c xác địn từ loại hình kinh doanh phù hợ p vớ i nó nhất.

Trong khi phân tích, sẽ rất hay nếu tìm hiều nguồn gốc của các giải pháp khác

nhau. Bây giờ , hầu hết các giải pháp phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các l ĩ nh

vực dịch vụ. Sẽ sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, đượ c phát triển chỉ để

áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các l ĩ nhvực kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển phần mềm. Hệ thống sẽ đượ c sửa chữa

và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục vụ cho các nhu cầu trong các l ĩ nh vực kinh doanh

đa dạng mà nó sẽ phục vụ. Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt

trong một vài l ĩ nh vực khác thậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các l ĩ nh vực

khác.

Một khi chọn đượ c một vài giải pháp trong giai đoạn này thì có thể bắt đầu thựchiện quá trình đánh giá chi tiết.

1.2.6.2. Đánh giá giải pháp ERP /Package Evaluation

Quá trình lựa chọn/ đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi

triển khai ERP vì giải pháp đượ c chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án.Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất lớ n, thì một khi giải pháp đã đượ c



13

mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một giải pháp khác. Vì thế hãy luôn

nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu”!

Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp khác nhau làkhông có giải pháp nào hoàn hảo. Ý ngh ĩ đó cần thiết phải đượ c mọi ngườ i trong nhóm

đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để

xác định đượ c giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm đượ c một giải

pháp đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần

mềm có thể tuỳ biến để trở thành một phần mềm phù hợ p.

Khi đã xác định đượ c giải pháp nào để đánh giá, công ty cần phải xác lập các tiêu

chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải pháp vớ i quy mô như nhau. Để chọn đượ c

hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng đượ c hệ thống nào đáp ứng vớ i nhu cầu kinh

doanh, phù hợ p vớ i lịch sử công ty và vớ i thực tế kinh doanh của công ty. Khó có thể

tìm đượ c hệ thống phù hợ p hoàn toàn vớ i cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục

tiêu hướ ng tớ i là tìm một hệ thống vớ i sự khác biệt là ít nhất.

Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India

Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt đượ c lợ i thế cạnh tranh), có vài điểm mấu

chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:

- Chức năng phù hợ p vớ i quy trình kinh doanh của công ty

- Mức độ tích hợ p giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP

- Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)

- Sự phức tạp- Sự thân thiện vớ i ngườ i sử dụng

- Triển khai nhanh chóng: thờ i gian triển khai ngắn đồng ngh ĩ a vớ i rủi ro dự án thấp

và cơ hội thành công sẽ nhiều hơ n

- Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

- Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật

- Khả năng nâng cấp thườ ng xuyên

- Số lượ ng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống



14

- Cơ sở hạ tầng CNTT

- Các địa điểm tham khảo

- Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa

(customization) và các yêu cầu về phần cứng

Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình

trên. Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng),

Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp

ERP). Ban tuyển chọn sẽ đượ c tín nhiệm vớ i trọng trách chọn giải pháp cho công ty.

Khi tất cả các chức năng kinh doanh đượ c trình bày vớ i sự tham gia của Ban giám đốc

thì giải pháp đượ c chọn ra sẽ có đượ c sự chấp thuận rộng rãi. Các chuyên gia hay các

nhà tư vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích

những điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp.

1.2.6.3. Lập kế hoạch dự án /Project Planning

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết địnhchi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thờ i hạn,… để dự án đượ c hoàn tất. Xác định

vai trò và phân công trách nhiệm cho từng ngườ i. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển

khai đượ c quyết định, những ngườ i đứng đầu để triển khai dự án đượ c chỉ định. Các

thành viên trong đội triển khai đượ c lựa chọn và đượ c phân công nhiệm vụ. Giai đoạn

này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn

tất dự án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trườ ng hợ p bất ngờ ; làm

sao giám sát đượ c tiến trình triển khai; các phươ ng thức kiểm soát nào nên đượ c thiết

lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát. Kế hoạch dự án

thườ ng đượ c lập bở i một Ban gồm các đội trưở ng của các nhóm triển khai. Chỉ đạo Ban

dự án ERP thườ ng là CIO hay COO. Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu

trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn

biến tươ ng lai.



15

1.2.6.4 Phân tích sự khác biệt

1.2.6.4.1 Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis

Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình

triển khai dự án ERP. Nói một cách đơ n giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của mô

hình hoạt động hiện tai và định hướ ng mô hình trong tươ ng lai. Cái hay là thiết kế một

mô hình mà nó có thể đoán trướ c và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào. Thậm chí

một phần mềm ERP hoàn hảo nhất cũng chỉ đáp ứng đượ c 80% yêu cầu chức năng của

công ty.

20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh

của công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh). Một

trong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớ n đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh

doanh để phù hợ p vớ i giải pháp ERP. Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận

hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợ i). Còn các giải

pháp khác bao gồm:- Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)

- Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp đượ c kẽ hở (vớ i hy vọng nó cũng tích

hợ p đượ c vớ i Giải pháp ERP)

- Thiết kế chươ ng trình theo yêu cầu

- Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thườ ng dành cho việc cài đặt

sứ mạng khó khăn)

1.2.6.4.2. Tái cấ u trúc (Re-engineering)

Tái cấu trúc DN (Business Re-engineering) đượ c hiểu là việc thiết lập lại trạng

thái cân bằng trong nội bộ TC/DN nhằm duy trì tính ổn định và tạo cơ sở phát triển cho

DN trong những điều kiện luôn thay đổi.



16

Trong giai đoạn này yếu tố con ngườ i đều đượ c xem xét. Trong khi mọi việc thực

hiện là có liên quan đến một thay đổi đáng kể trong số lao động và trách nhiệm công

việc của họ, như quá trình này trở nên tự động và hiệu quả, tốt nhất là để phươ ng pháp

ERP như là một khoản đầu tư cũng như các biện pháp cắt giảm chi phí.

1.2.6.4.3 C ấ u hình hệ thố ng (configuration)

Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Ở đây có một chút bí mật

về qui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn

của triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty

vớ i ERP package hơ n là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) để phù hợ p vớ i

công ty. Để làm đượ c như vậy, các qui trình kinh doanh phải đượ c thấu hiểu và sắp đặt

(ánh xạ – map) theo giải pháp phù hợ p vớ i mục tiêu chung của công ty. Nhưng các công

ty không thể ngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ (mapping). Vì thế một

nguyên mẫu – một sự mô phỏng các qui trình hoạt động thật sự của công ty - sẽ đượ c sử

dụng. Nguyên mẫu đó cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợ i

trong một môi trườ ng đượ c kiểm soát. Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệmnguyên mẫu, họ cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề về lôgich vốn có trong BPR trướ c khi

chạy hệ thống thật.

Cấu hình hệ thống công ty không những biểu lộ điểm mạnh của qui trình kinh

doanh mà còn cả điểm yếu của nó. Điều đó vô cùng có lợ i cho hoạt động của công ty

cũng như để thành công trong triển khai ERP. Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích

và cho thấy những gì không phù hợ p trong package đó và nơ i nào xảy ra những khácbiệt trong chức năng. Ví dụ, một công ty có thể có một hoạt động kế toán mà không thể

cấu hình trong hệ thống hoặc một vài qui trình giao hàng không thích hợ p vớ i package.

Công ty rỏ ràng cần biết những qui trình nào cần phải thay đổi trong tiến trình triển khai

ERP. Công ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gì không yêu cầu trong qui

trình kinh doanh của mình, và một khả năng là những nhân viên có kỹ nắng tốt sẽ đượ c

giao công việc này. Một nguyên tắc trong phần lớ n các cuộc triển khai ERP là các chức



17

năng cấu hình hệ thống đượ c chia ra cho các bộ phận khác nhau trong công ty, ví dụ

một vài sẽ chú trong đến HR, một vài sẽ liên quan đến tài chính…

Các nhà cung cấp ERP rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệ thống. Các chiến lượ c đượ c theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình. Baan

chẳng hạn có phát triển Orgware – một công cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiền

cấu hình bằng sử dụng công nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thể

tùy chỉnh cho mỗi công ty riêng biệt (Accelerated SAP Solutions).

1.2.6.4.4 Đào t ạo đội triể n khai /Implementation Team

Training

Đào tạo cũng là một giai đoạn quan trọng trong việc thực hiện, trong đó diễn ra

cùng vớ i quá trình thực hiện. Đây là giai đoạn mà công ty đào tạo nhân viên của mình

để thực hiện và sau đó, chạy hệ thống. Vì vậy, rất quan trọng cho công ty để lựa chọn

các nhân viên phải là ngườ i có thái độ đúng đắn, những ngườ i sẵn sàng thay đổi, học hỏi

những điều mớ i và không phải sợ công nghệ về một kiến thức tốt.

1.2.6.4.5 Kiể m tra, thử nghiệm /Testing

Đây là một trong những giai đoạn cố gắng để phá vỡ hệ thống. Một đã đạt đến

một điểm mà công ty đang thử nghiệm các kịch bản trườ ng hợ p thực tế. Hệ thống này

đượ c cấu hình và bây giờ bạn phải đối mặt vớ i trườ ng hợ p như quá tải hệ thống, nhiều

ngườ i dùng đăng nhập vào cùng một lúc, ngườ i dùng nhập dữ liệu không hợ p lệ, cáchacker đang cố gắng để truy cập vào khu vực hạn chế…Giai đoạn này đượ c thực hiện để

tìm liên kết yếu và có thể đượ c sửa chữa trướ c khi thực hiện.

1.2.6.4.6 Đào t ạo ngườ i sử d ụng /End-user Training

Đây là giai đoạn mà những ngườ i sử dụng thực tế của hệ thống sẽ đượ c đào tạo

về cách sử dụng hệ thống. Giai đoạn này bắt đầu nhiều trướ c khi hệ thống đi sinh sống.



18

Các nhân viên sẽ sử dụng hệ thống mớ i đượ c xác định. kỹ năng hiện tại của họ đượ c ghi

nhận và chúng đượ c chia thành các nhóm dựa trên trình độ kỹ năng hiện hành. Sau đó,

mỗi nhóm đượ c cho đào tạo về hệ thống mớ i. Giai đoạn này rất quan trọng bở i sự thành

công của hệ thống ERP là trong tay của ngườ i dùng cuối. Vì vậy, các khóa đào tạo nêncho những ngườ i tham gia một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cách hành động của mỗi

ngườ i ảnh hưở ng đến toàn bộ hệ thống.

1.2.6.5. Chạy thật hệ thống /Going Live

Đây là giai đoạn tạo sẵn ERP cho toàn bộ tổ chức. Về mặt kỹ thuật làm việc là

gần như hoàn toàn: chuyển đổi dữ liệu đượ c thực hiện, cơ sở dữ liệu đang lên và đang

chạy và trên mặt chức năng, mẫu thử nghiệm có thể hoàn toàn cấu hình và thử nghiệm

và sẵn sàng để đi vào hoạt động. Hệ thống đượ c chính thức tuyên bố hoạt động ngay cả

khi đội ngũ thực hiện phải đượ c thử nghiệm nó và chạy nó thành công một thờ i gian.

Nhưng một khi hệ thống đượ c “chạy” hệ thống cũ đượ c lấy ra và hệ thống mớ i đượ c sử

dụng cho kinh doanh.

1.2.6.6. Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Sau khi thực hiện kết thúc, các nhà cung cấp và tư vấn đượ c thuê hoàn thành

công việc của mình. Để gặt hái những kết quả của việc thực hiện rất quan trọng là hệ

thống có chấp nhận rộng rãi hay không. Nên có đủ nhân viên đượ c đào tạo để xử lý vấnđề những loại cây trồng lên theo thờ i gian. Hệ thống này phải đượ c cập nhật vớ i những

thay đổi trong công nghệ. Việc thực hiện sẽ cần một thiết lập khác nhau về vai trò và kỹ

năng hơ n những ngườ i có loại ít hơ n của các hệ thống tích hợ p. Tối thiểu, tất cả những

ngườ i sử dụng các hệ thống này cần phải đượ c tập huấn về cách thức họ làm việc, cách

chúng liên quan đến quy trình kinh doanh và làm thế nào một gợ n sóng giao dịch thông

qua toàn bộ công ty bất cứ khi nào họ nhấn một phím.



19

Tuy nhiên, một tổ chức có thể nhận đượ c giá trị tối đa của các yếu tố đầu vào nếu

nó đượ c sử dụng thành công và có hiệu quả thông qua hệ thống

1.2.7. Mô hình vận hành của ERP

Công nghệ ERP hiện tại đang hướ ng sự phát triển vào thị trườ ng tầm trung làm

giảm chi phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớ n các công ty cảm thấy đủ khả năng triển

khai một ERP package hàng đầu. Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy

chỉnh cho một công nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạo

cho nhà sản xuất – nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ đượ c chi phí thấp.

Hy vọng rằng dạng câu hỏi “question & answer” có thể đượ c sử dụng để tìm ra các loại

thông tin qui trình kinh doanh cho đến khi triển khai thông qua qui trình cấu hình hệ

thống. Về mặt lý thuyết, những công cụ tiền cấu hình tiết kiệm đượ c thờ i gian và tiền

bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một vài cấu hình hệ thống là độc

nhất cho từng dự án.

Đồ họa này minh họa các tính năng thiết yếu của kiến trúc SAP. Những mũi tên

màu đen giữa các thành phần CO khác nhau hiển thị chi phí điển hình và chảy số lượ ng



20

hoạt động (như làm việc giờ ) xảy ra giữa các thành phần này. Mũi tên giữa CO và CO-

OM-PC cho thấy, ví dụ, chi phí có thể chảy từ không kiểm soát đến chỗ kiểm soát chi

phí sản phẩm. Sau này trong quá trình đó sẽ đượ c hiển thị rằng các chi phí này có thể

đượ c chuyển giao cho một trật tự sản xuất trong các hình thức của một phân bổ trên đầu.Tươ ng tự như vậy chúng có thể đượ c tính phí như phí để tự sản xuất giống như giờ làm

việc, có ngh ĩ a là chi phí lao động có thể đượ c tính bằng cách nhân số giờ vớ i một mức

lươ ng giờ tiêu chuẩn.

Tươ ng tự như vậy, chi ν phí từ trên cao Kiểm soát (OM) và sản phẩm Kiểm soát

Chi phí (PC) có thể chảy vào phân tích lợ i nhuận, mà cùng vớ i các dữ liệu thu nhập họ

có thể đượ c sử dụng để tính toán kết quả hoạt động làm cho nó có thể thành lập như thế

nào có lợ i nhuận khu vực khác nhau đượ c.

Bạn sẽ cũng sau đó thấy rằng R khác / 3 các ứng dụng có thể đăng bài chi phí

hoặc các khoản thu để CO Các mũi tên giữa FI và CO minh họa cho mối quan hệ giữa

Kế toán tài chính (FI) và CO Do đó, ví dụ, thông tin đăng đến chi phí tài khoản trong FI

có thể gây ra thông tin đăng chi phí trong các thành phần OM trong CO Trong cùng mộtcách FI thể đăng các khoản thu trực tiếp trong thành phần PA. Chi phí chảy cũng xảy ra

giữa FI và PC thành phần, là nơ i mà chi phí nguyên liệu phát sinh trong quá trình sản

xuất đượ c nhập Ngoài ra, có một chảy ngượ c lại FI nếu chi phí sản xuất đã đượ c kích

hoạt như là một sản phẩm cuối cùng hoặc WIP (công việc trong quá trình ). Khác R / 3

thành phần như nguồn nhân lực (HR), và Hậu cần (quản lý vật liệu, bán hàng và lập kế

hoạch sản xuất) đượ c tích hợ p vớ i CO, như có thể thấy trong dòng chảy quá trình hậu

cần (mua sắm, sản xuất, kho hàng và bán hàng) trong trên đồ họa.

Dữ liệu giao dịch từ các phần hành mua, bán, sản xuất,.. Sẽ đượ c cập nhật về

phân hệ kế toán đồng thờ i cũng cập nhật về phân hệ kế toán quản trị Electronic

Throttle Module (ETM module)



21

• Mô hình này tìm kiếm để tối đa hóa sự nhận thức của khách hàng giá trị

gia tăng thông qua việc sử dụng các tập quán kinh doanh tốt nhất và kiểm soát

thờ i gian thực.

• Quản lý cung cấp sáng tạo và hướ ng.

Điều này nói chung là tươ ng đươ ng vớ i nhu cầu khách hàng và đồng thờ i giảm

thiểu chi phí.



22

Các thành phần chính:

• Quản lý khách hàng

o Hỗ trợ bán hàng

o Giao hàng tận nơ i

o Thanh toán

o Tín dụng

• Logistics

o Mua sắm

o Sản xuất

o Vật liệu Mgt.• Nhân sự

o Biên chế

o Tổ chức

o Thuê

• Kho bạc

o Cam kết

o Đầu tư

o Đơ n vị tiền tệ



23

Điều gì tạo nên SAP khác nhau?

Hệ thống thông tin máy tính truyền thống đượ c sử dụng bở i nhiều doanh nghiệp

ngày nay đã đượ c phát triển để thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể và cung cấp các báo

cáo và phân tích các sự kiện đã diễn ra. Ví dụ như hệ thống kế toán sổ cái chung. Thỉnh

thoảng, một số hệ thống hoạt động trong một thờ i gian thực "chế độ" có ngh ĩ a là, có

thông tin ngày để ở trong họ và có thể đượ c sử dụng để thực sự kiểm soát các sự kiện.

Một công ty điển hình có nhiều hệ thống riêng biệt để quản lý proces ses khác nhau như

sản xuất, kinh doanh và kế toán. Mỗi hệ thống này có cơ sở dữ liệu riêng của mình và ít

khi đi thông tin cho các hệ thống khác một cách kịp thờ i.

Chỉ có một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, SAP. Tất cả các truy cập các

ứng dụng phổ biến dữ liệu. Sự kiện Real trong kinh doanh bắt đầu giao dịch. Kế toán

đượ c thực hiện tự động bở i các sự kiện trong kinh doanh và sản xuất. Bán hàng có thể

nhìn thấy khi sản phẩm có thể đượ c chuyển giao. Lịch trình sản xuất đượ c định hướ ng

bở i doanh số bán hàng Toàn bộ hệ thống đượ c thiết kế để thờ i gian thực và không phải

lịch sử.

SAP cấu trúc thể hiện những gì đượ c coi là "thực tiễn kinh doanh tốt nhất". Một

công ty thực hiện SAP phải thích nghi vớ i nó để đạt đượ c hiệu quả và sức mạnh của nó.

Quy trình thủ tục thích ứng vớ i mô hình SAP liên quan đến "Quy trình Kinh

doanh Re-kỹ thuật" mà là một phân tích hợ p lý của các sự kiện và các mối quan hệ mà

tồn tại trong hoạt động của một doanh nghiệp.

SAP module ứng dụng:

Hệ thống Cơ sở là trái tim của các hoạt động dữ liệu và cần đượ c không hiển

nhiên đến mức độ cao hơ n hoặc ngườ i sử dụng quản l. Các công cụ tùy biến và thực

hiện cũng tồn tại. Trung tâm của hệ thống từ quan điểm của một nhà quản lý là các

module ứng dụng. Những module này có thể không phải tất cả đượ c thực hiện tại một

công ty điển hình nhưng chúng đều liên quan và đượ c liệt kê dướ i đây:



24

• FI Kế toán - thiết kế cho các quản lý tự động và báo cáo bên ngoài của sổ

cái chung, các khoản phải thu, tài khoản phải trả và các khoản khác phụ sổ cái

vớ i một ngườ i dùng định ngh ĩ a biểu đồ của các tài khoản. Theo mục đượ c thực

hiện liên quan đến doanh số bán hàng sản xuất và thanh toán các mục tạp chí đượ c tự động đăng. kết nối này có ngh ĩ a là những cuốn sách đượ c thiết kế để

phản ánh tình hình thực tế.

• CO Kế toán quản trị - đại diện cho công ty của dòng chảy của chi phí và

doanh thu. Nó là một công cụ quản lý về các quyết định của tổ chức. Nó cũng

đượ c tự động cập nhật như các sự kiện xảy ra.

• PM quản lý tài sản - đượ c thiết kế để quản lý và giám sát các khía cạnh cá

nhân của tài sản cố định bao gồm cả mua và bán tài sản, khấu hao và quản lý đầu

tư.

• PS Hệ thống dự án- đượ c thiết kế để hỗ trợ việc lập kế hoạch, kiểm soát

và theo dõi lâu dài, các dự án phức hợ p cao vớ i các mục tiêu đượ c xác định.

• WF Workflow - liên kết các module tích hợ p ứng dụng SAP-ứng dụng

công nghệ vớ i thập tự giá, các công cụ và dịch vụ

• IS Giải pháp Công nghiệp - kết hợ p các module ứng dụng SAP và ngành

công nghiệp cụ thể chức năng bổ sung. . các kỹ thuật đặc biệt đã đượ c phát triển

cho ngành công nghiệp như ngân hàng, dầu khí, dượ c phẩm, v..v..

• HR Nhân sự - là một hệ thống tích hợ p hoàn chỉnh để hỗ trợ việc lập kế

hoạch và kiểm soát các hoạt động nhân sự.

• PM Nhà máy Maintenance - Trong một quy trình bảo trì sản xuất phức tạp

hơ n có ngh ĩ a là đang quét sàn nhà. . Thiết bị phải đượ c dịch vụ và xây dựng lại.

Những nhiệm vụ này ảnh hưở ng đến kế hoạch sản xuất.• MM Vật liệu quản lý - hỗ trợ mua sắm hàng tồn kho và chức năng xảy ra

vào ngày ngày hoạt động kinh doanh như mua hàng, quản lý hàng tồn kho, chế

biến, điểm đặt hàng, vv

• QM quản lý chất lượ ng - là một kiểm soát chất lượ ng và hệ thống thông

tin hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm tra, và kiểm soát đối vớ i sản xuất và mua sắm.

• Sản xuất PP Kế hoạch - đượ c sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát các

hoạt động sản xuất của một công ty. module này bao gồm; dự án luật của vật



25

chất, tuyến đườ ng, các trung tâm làm việc, kinh doanh và kế hoạch hoạt động, kế

hoạch sản xuất tổng thể, quy hoạch vật liệu yêu cầu, kiểm soát sàn cửa hàng, đặt

hàng sản xuất, giáthành sản phẩm, vv

• SD bán hàng và phân phối - giúp tối ưu hóa tất cả các nhiệm vụ và hoạtđộng trong bán hàng, giao hàng và thanh toán. yếu tố chính đượ c; tiền hỗ trợ bán

hàng, điều tra xử lý, chế biến báo giá, đơ n đặt hàng chế biến, phân phối chế biến,

hóa đơ n và các thông tin hệ thống bán hàng.

Mỗi module có thể có sub-mô-đun đượ c thiết kế cho các nhiệm vụ cụ thể như chi

tiết dướ i đây.



26

Tính năng System-Wide SAP sử dụng hệ thống nhất định rộng các tính năng cần

đượ c unde rstood lúc đầuChúng đượ c sử dụng để hợ p lý, an toàn và linh hoạt cho tổ

chức dữ liệu trong một doanh nghiệp kinh doanh.

Tùy biến - là cấu hình của hệ thống đại diện pháp lý của cơ cấu tổ chức của bạn,

báo cáo yêu cầu và quy trình kinh doanh. Báo cáo nội bộ là một công cụ quản lý trong

hoạt động hàng ngày. báo cáo ngoài là yêu cầu của đơ n vị chính quyền kiểm soát cơ

cấu pháp lý của công ty, chẳng hạn như, tình trạng cơ quan thuế IRS, SEC vv

• Các yếu tố tổ chức

Tài chính

Khách hàng là một đơ n vị độc lập về tổ chức và pháp lý ở

cấp cao nhất trong SAP

Công ty là một thực thể pháp lý độc lập trong một khách

hàng

l ĩ nh vực kinh doanh đượ c sử dụng để sản xuất lợ i nhuận và

mất cân bằng báo cáo và tờ qua đườ ng tiếp thị

Quản lý vật liệu:

Mua các đơ n vị

Cây cảnh

Phân phối và Bán hàng

Tổ chức bán hàng Kênh phân phối

Division

• Dữ liệu Master đượ c ghi chép những gì còn lại trong cơ sở dữ liệu qua

một khoảng thờ i gian dài.

o Khách hàng Master

o Ngườ i bán hàng Master

o Chất liệu chủ



27

o Tài khoản Master

Cơ cấu này giúp loại bỏ dữ liệu dư thừa và đượ c chia sẻ bở i tất cả các module

SAP. Đó là một khía cạnh quan trọng của sự vững mạnh của hệ thống.

• Employee Self-Dịch vụ-nhân viên của bạn có thể truy cập các hồ sơ nhân

sự của chính qua Internet.

• Phân loại là sự phân công của đối tượ ng của lớ p một. Mỗi lớ p học có

những đặc trưng tiêu chuẩn.

• Matchcodes là các công cụ truy vấn sử dụng để tìm thông tin cụ thể bằng

cách sử dụng các phươ ng pháp tìm kiếm.

• An ninh đượ c quản lý cho các đối tượ ng, hồ sơ và ủy quyền. Ngườ i sử

dụng chỉ đượ c uỷ quyền để xem hoặc thay đổi các bộ phận của hệ thống theo yêu

cầu của trách nhiệm công việc của họ.

Quá trình kinh doanh và chức năng:

Để hiểu một hệ thống như SAP một sự hiểu biết thấu đáo về các sự kiện và các

mối quan hệ đó diễn ra trong một doanh nghiệp là cần thiết. Nó là không đủ để chỉ thực

hiện bán hàng, sản xuất, Tài chính và Kế toán có công việc để làm trong một doanh

nghiệp Các chi tiết chính xác của mỗi hành động, thờ i gian của hành động đó và mối

tươ ng quan của nó vớ i tất cả các quá trình khác phải đượ c hiểu rõ. Trong nhiều hoạt

động lớ n có thể không có ngườ i đó đã nắm bắt đượ c đầy đủ tình hình. Trướ c khi một

hoạt động có thể đượ c tự động hoặc máy vi tính một nghiên cứu toàn diện của doanh

nghiệp phải đượ c thực hiện. Nhiệm vụ này đượ c gọi là Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật.



28

Thông qua tuần tự Walk

• Bán hàng

o bị hoạt động bán hàng - lập kế hoạch và hỗ trợ sẵn có cho nhân viên bán

hàng

o Bán hàng Đặt hàng - Các mục nhập thực tế của đơ n hàng vào hệ

thống thực hiện bở i các nhân viên bán hàng tại điểm bán hàng có thể sử dụng một máy PC và kết nối Internet.

o Xác định nơ i mà nguồn gốc hiệu quả nhất của sản phẩm đã ra lệnh

là hàng tồn kho và vận chuyển nó.

o Giao hàng tận nơ i

o Khách hàng Thanh toán

o Khách hàng Thanh toán

• Sản xuất



29

o Bán hàng và Kế hoạch hoạt động SOP nơ i bán hàng dự báo đượ c

sử dụng trong một mô hình lập kế hoạch sản xuất để kiểm tra tính khả thi.

o Lập kế hoạch sản xuất MPS - Các n pla thực tế cho toàn bộ quá

trình sản xuấto Quản lý kế hoạch nguyên liệu MRP - Trườ ng hợ p kế hoạch sản

xuất thực sự là chuyển đổi thành các yêu cầu đầu vào nguyên liệu.

o Kế hoạch đặt hàng - Khi vật liệu có sẵn và khả năng tồn tại kế

hoạch này đượ c tạo ra và sau đó chuyển đổi thành một

o Đặt hàng sản xuất.

o Shop Floor Control, nơ i sản xuất thực tế diễn ra và đượ c đăng ký

vào hệ thống như hàng hóa thành phẩm.

o Mua hàng

Một khi ngườ i quản lý sản xuất có kế hoạch sản xuất một cái

gì đó một trưng dụng cho các nguyên liệu cần thiết nhưng không

phải trên bàn tay phải đượ c chuẩn bị.

Lựa chọn nhà cung cấp - đượ c thực hiện bở i các bộ phận thu

mua Để mua đượ c gửi

nhận hàng tồn kho ngày càng tăng

đơ n xác minh vì nó nhận đượ c từ nhà cung cấp

Thanh toán cho nhà cung cấp.

Tài chính Kế toán

Doanh số bán hàng các sự kiện phải đượ c bắt tại thờ i đúng

vào hệ thống sổ cái

Hàng tồn kho phải đượ c điều chỉnh để phù hợ p vớ i hàng hóa

vận chuyển

Hàng tồn kho phải đượ c điều chỉnh để phù hợ p vớ i nguyên

liệu nhận đượ c

Hàng tồn kho phải đượ c điều chỉnh để di chuyển từ giá trị nguyên liệu để làm việc trong quá trình



30

Hàng tồn kho phải đượ c điều chỉnh để tăng hàng hóa thành

phẩm khi chúng đượ c sản xuất

Tài khoản yable Pa phải đượ c thiết lập để mua hàng

Tài khoản phải thu phải phản ánh đượ c lập hoá đơ n hàngnhưng chưa thanh toán cho

Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật phải không chỉ xác định tất cả các bướ c mà còn

phải tìm cách hiệu quả nhất để giảm thiểu các hành động cần thiết. Ví dụ, khi bán hàng

đượ c thực hiện, kiểm kê, kế hoạch sản xuất nên đượ c tự động cập nhật. Khi kế hoạch

sản xuất nguyên liệu đượ c cập.nhật nên đượ c tự động orde đỏ từ các nhà cung cấp. Khi

hoàn thành hàng hóa đượ c vận chuyển khách hàng nên đượ c tự động lập hoá đơ n tạicùng tức thì. Real đang có những tình huống phức tạp hơ n so vớ i lờ i giải thích đơ n giản

ở trên.



31

1.3 Ảnh hưở ng của ERP đối vớ i công tác kế toán

Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợ i ích

đối vớ i doanh nghiệp (DN) khi ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ

liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thờ i các báo

cáo đượ c thực hiện vớ i tốc độ nhanh hơ n, chính xác hơ n. DN có khả năng kiểm soát tốt

hơ n các hạn mức về tồn kho, công nợ , chi phí, doanh thu, lợ i nhuận… đồng thờ i có khả

năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa

đủ để sản xuất, kinh doanh.

• Hỗ trợ nhân viên kế toán phải trả tăng khả năng kiểm soát hóa đơ n và

quản lý quá trình thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và loại trừ sự phụ

thuộc của họ vào máy tính đối vớ i những công việc đó.

• Giảm bớ t khối lượ ng các văn bản giấy tờ thông qua việc hỗ trợ các định

dạng trực tuyến cho phép cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng.

• Nâng cao hiệu quả hoạt động mang tính quốc tế thông qua việc hỗ trợ

nhiều chính sách thuế, cơ chế về ngân hàng, các biểu mẫu chứng từ hóa đơ n, hỗ

trợ đã tiền tệ, đa kỳ kế toán.

• Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp cáccông ty giảm bớ t những sai sót .

• Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ

quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơ n nữa, một phân hệ

kế toán đượ c thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm

soát nội bộ chất lượ ng.



32

CHƯƠ NG 2: THỰ C TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ Ứ NG DỤNG ERP

TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

2.1 Giớ i thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam

Oracle: E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise

SAP: SAP R/3, mySAP ERP, Business One

Cụ thể về SAP: đã đượ c triển khai thành công ở một số công ty trên lãnh thổ Việt Nam

tính đến ngày hôm nay.

- Bảo Minh

+ Bắt đầu vận hành khoảng năm 2003

+ Phiên bản SAP R/3 4.6D

- Vtrac (hãng sản xuất máy kéo Mỹ thươ ng hiệu Catterpilar):

+ Bắt đầu vận hành khoảng năm 2003

+ Phiên bản SAP R/3 4.6C ( đã nâng cấp lên ECC6)

- Panasonic Communication Vietnam (PCV):

+ Phiên bản SAP R/3 Enterprise (4.7)

+ Bao gồm các phân hệ FI, CO, MM, SD và PP.

+ Dự án chính thức Go-Live tháng 9 năm 2006.

- Densu: Một công ty Nhật Bản

+ Bắt đầu vận hành năm 2007

- DKSH Việt Nam

+ Bắt đầu vận hành năm 2007



33

- ICP

+ Go-Live năm 2008

- Sato: Công ty Nhật Bản+ Go-Live đầu tháng 10/2008.

- Thép Việt Pomina

+ Tháng 11/2008 Go-live

- Công ty đồ gỗ nội thất AA

+ Tháng 11/2008 Gol-ive

- Công ty Bút bi Thiên Long


- Công ty Pinaco


2.2 Thự c trạng ứ ng dụng ERP tại các doanh nghiệp

Năm 2009 Hợ p đồng "Triển khai ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp

(ERP) cho Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam" giữa Petrolimex và Công ty Hệ thống

thông tin FPT (FIS) có giá trị lên tớ i 12,6 triệu USD

Trong dự án này, Petrolimex lựa chọn giải pháp ERP của SAP vốn đã đượ c triển

khai thành công tại nhiều tập đoàn dầu khí hàng đầu như Petrochina, ExxoMobil,

Gazprom, Royal Dutch Shell, Sinopec, Petrobras, BP



34

Không chỉ Petrolimex bỏ ra khoản tiền lớ n như vậy để đầu tư ERP, trong những

năm gần đây có khá nhiều doanh nghiệp lớ n hàng đầu tại Việt Nam đã đầu tư ERP như

Vinamilk, Kinh Đô, Phạm Nguyên, tập đoàn Thép Việt, ICP, REE,…

Các doanh nghiệp Việt Nam đang tìm kiếm nhiều phươ ng cách để hoạt động kinh

doanh hiệu quả hơ n. Nghiên cứu cho thấy Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP) có khả năng giảm đượ c khoảng 45% hàng tồn kho. Cho đến nay, ERP vẫn nằm

ngoài tầm vớ i của nhiều doanh nghiệp Việt Nam vì mức độ đầu tư quá lớ n đối vớ i các

doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Nhiều doanh nghiệp địa phươ ng không thừa nhận sự

tồn tại của ERP. Tuy nhiên ngày nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có quan điểmmớ i về ERP và ERP đã trở thành một chọn lựa.

Thị trườ ng ERP của Việt Nam vẫn còn tươ ng đối nhỏ, nhưng 5 năm gần đây, nó

đã phát triển mạnh và đã có những thay đổi đáng kể. Nguyễn Chí Đức, Tổng Giám đốc

một công ty phần mềm ở Việt Nam và là một chuyên gia cung cấp phần mềm ERP đã

phát biểu: “Thị trườ ng nội địa Việt Nam đang phát triển nhanh vì các công ty đã nhận ra

lợ i ích của ERP”. Ông nói thêm, Việt Nam từ khi gia nhập Tổ chức Thươ ng Mại Thế giớ i (WTO), các doanh nghiệp trong nướ c càng bị áp lực cao vì sự cạnh tranh và công

kích của thị trườ ng quốc tế. Ông Đức cho biết, các công ty ở Việt Nam cũng không khác

gì so vớ i các đối tác khác ở Mỹ và châu Âu. Họ đang tìm các nhà cung cấp có khả năng

đáp ứng tốt và có chất lượ ng phục vụ. Tìm dữ liệu để xác định đượ c tầm cỡ của thị

trườ ng có thể là một thử thách. Đa số các công ty đều rất vất vả trong việc xác định tầm

cỡ thị trườ ng và phân khúc thị trườ ng riêng lẻ

Những khái niệm sai lầm về Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

5 năm gần đây, kinh tế Việt Nam đã có nhiều chuyển biến. Tuy nhiên, quản lý chuỗi

cung ứng vẫn còn là một ngành tươ ng đối mớ i. Long Chandara, Giám đốc Quốc gia tại

Tập đoàn Tectura, một công ty cung cấp dịch vụ phần mềm ERP vớ i Văn phòng Quốc

gia Việt Nam, cho biết: “Có rất nhiều khái niệm sai lầm về chuỗi cung ứng”. Đối vớ i

các nhà cung cấp, khi quản lý các khách hàng thân thiết của mình, Chandara nêu bậtnhững điều cần thiết mà ERP có thể và không thể cung ứng đượ c. Ví dụ, một công ty



35

Việt Nam quan tâm đến l ĩ nh vực trả lươ ng và mong chờ ERP cung cấp một phần mềm

có chức năng tươ ng ứng và có những lợ i ích tốt nhất. Đây là một khái niệm sai lầm về

ERP. ERP không phải là một viên đạn thần kỳ có thể thay thế đượ c mọi phần mềm quản

lý tốt nhất trong một cơ quan. Một thử thách khác có thể đượ c đặt ra cho các nhà lãnhđạo. Ông Đức nói ngắn gọn: “Một số nhà lãnh đạo không nhận ra những lợ i ích của

ERP”. Các nhà lãnh đạo nên quan tâm đến ERP, cần đầu tư thờ i gian cần thiết để triển

khai những kiến thức rõ ràng về ERP và những tiềm năng lợ i ích to lớ n của nó cho các

doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2.2.1. Tính linh hoạt của ERP

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam ngày càng ứng dụng ERP làm điều kiện để thay

đổi tổ chức. Tuy nhiên, tính linh hoạt của ERP đượ c xem là điểm then chốt đối vớ i bất

kỳ một dự án ưu tiên thực thi nào. Chandara cho biết: “Các công ty Việt Nam không

hiểu ERP”. Ví dụ, các quy trình kinh doanh đơ n giản và chuẩn mực hóa là phần quan

trọng trong bất kỳ việc triển khai thực hiện ERP nào. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp

Việt Nam thiếu hẳn các quy trình thiết yếu này. Tươ ng tự, việc đánh giá doanh nghiệpcũng quan trọng không kém. Abesolom Abby Fidel, nhà tư vấn độc lập SAP tại Việt

Nam cho biết: “Có một định ngh ĩ a sai lầm cho rằng các quy trình kinh doanh đang hoạt

động trong hiện tại sẽ tự động nâng cấp”. Các doanh nghiệp Việt Nam cần đầu tư thêm

thờ i gian trong việc đánh giá những quy trình kinh doanh tốt, hơ n là xem xét những hoạt

động kinh doanh hiện tại. Vớ i sự hạn chế dữ liệu, việc nhận định những hoạt động kinh

doanh tốt nhất có thể là một công việc khó khăn. Các công ty Việt Nam cần thể chế hóa

việc thực thi và công khai rõ ràng cách đánh giá hoạt động kinh doanh. Có những việckhông bao giờ xảy ra.

2.2.2. Cộng tác giớ i hạn

Việc cộng tác và chia sẻ thông tin giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng chưa

đượ c phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam. Sự cộng tác độc lập giớ i hạn và nhữngmâu thuẫn có thể tác động rất lớ n đến quá trình triển khai thực hiện ERP. Sự cộng tác



36

yêu kém trong chuỗi cung ứng là tiền đề cho sự yếu kém của chuỗi cung ứng hữu quan.

Các mối quan hệ kinh doanh ở Việt Nam đôi khi còn thiếu trung thực, mỗi doanh

nghiệp đều tìm nhiều thị trườ ng phát triển, điều đó gây ra nhiều giớ i hạn trong việc chia

sẻ dữ liệu công ty. Tuy nhiên, ông Đức cho biết đã có một tín hiệu lạc quan, trong nềnkinh tế suy thoái hiện tại đồng thờ i vớ i việc gia nhập WTO, các công ty Việt Nam đã có

nhiều tiến bộ trong việc cộng tác và chia sẻ thông tin.

2.2.3. Nhữ ng thử thách

Các công ty Việt Nam đang đối diện vớ i nhiều thử thách khi thực thi hệ thống

ERP. Một trong những sai lầm lớ n của họ đó là vội vã lên lịch trình thực hiện. Việc thực

hiện ERP ở Việt Nam phải mất nhiều thờ i gian”. Nhiều công ty Việt Nam đánh giá thấp

việc thực hiện đúng thờ i hạn và việc quản lý dự án đó có thể còn rất mơ hồ. Quá trình

thực hiện sắp xếp hợ p lý doanh nghiệp có thể còn mất nhiều thờ i gian. Các công ty Việt

Nam đôi lúc thiếu tính kiên nhẫn và linh hoạt khi giải quyết công việc

Để thực hiện thành công ERP, các công ty cần phải thay đổi đườ ng lối hoạt độngvà cần nhớ rằng không có một cá nhân đơ n lẻ nào chịu trách nhiệm về các quy trình

thực hiện. Các công ty cũng cần hiểu rõ năng lực của công ty và nhận định đượ c cần

phát triển phươ ng diện nào. Ở Việt Nam, việc tìm kiếm và giữ đượ c các nhân viên tốt

cho một dự án vẫn còn là một thử thách. Các công ty không bao giờ có nguồn nhân lực

để thực hiện ERP. Trong các trung tâm thươ ng mại lớ n tại Thành phố Hồ Chí Minh và

Hà Nội, việc tìm kiếm nhân lực hợ p lý vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Các nhà tư vấn

nướ c ngoài cũng gặp nhiều thử thách. Họ không hiểu đượ c hoạt động của doanh nghiệpViệt Nam. Kỹ năng ngôn ngữ cũng là một rào chắn lớ n. Phát triển năng lực cục bộ trong

cơ quan đang đượ c tiến hành. Các công ty cần trau dồi năng lực và củng cố nhân viên. Ở

mức độ nào đó thì bộ phận nguồn nhân lực đang có lợ i từ sự suy thoái kinh tế, vì các

nhân viên ít có khả năng hoán đổi vị trí

2.2.4. Giá trị và tỷ suất lợ i nhuận đầu tư



37

Dù chi phí hiện tại thấp, các công ty Việt Nam cần phải hiểu biết rõ về chi phí

đầu tư và tỷ suất lợ i nhuận trên đầu tư. Đôi khi các công ty còn rất mơ hồ về tổng chi

phí thực hiện ERP. Một số công ty xem việc triển khai thực hiện tốt một loại ERP nổi

tiếng như là việc làm tăng giá trị của công ty

Trong hai năm gần đây, các công ty đã có nhiều thay đổi đáng kể và ngày càng

nhận biết đượ c lợ i ích của ERP. Tuy nhiên, môi trườ ng kinh doanh ở Việt Nam khác rất

nhiều so vớ i các thị trườ ng ERP ở Mỹ và châu Âu. Các công ty Việt Nam cần tiến hành

đánh giá chi tiết những rủi ro và việc đánh giá không chỉ dựa vào nghiên cứu công

nghiệp. Đối vớ i bất kỳ công ty nào, ERP là một đầu tư lớ n, việc triển khai thực hiện và

xây dựng năng lực cục bộ là điều không nên xem nhẹ. Nhất là trong thờ i kỳ kinh tế bấp

bênh này.



38

CHƯƠ NG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞ NG CỦA ERP ĐỐI VỚ I CÔNG

TÁC KẾ TOÁN

3.1 Các phân hệ trong phần tài chính kế toán của một hệ thống

ERP:

3.1.1 Phân hệ Sổ Cái

Đây là phân hệ nền tảng của phần lớ n các phần mềm kế toán/ERP

vì nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính.

Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản do Hệ thống Kế toán Việt

Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS)

nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm nên cho phép ngườ i sử dụng

thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài

đặc điểm này ra thì thườ ng không có nhiều khác biệt giữa các phần

mềm liên quan đến phân hệ sổ cái.

3.1.2 Phân hệ Quản lý Tiền

Các đặc điểm của quản lý tiền thườ ng bao gồm dự trù thu chi, đối

chiếu vớ i tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản

vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ

gốc và lãi.

3.1.3 Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu

Các chức năng thông thườ ng cần thiết cho công nợ phải trả và công

nợ phải thu là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơ n,

đối chi

ếu hoá

đơ n (ngh

ĩ a là

đối chi

ếu hoá

đơ n v

ớ i biên b

ản nh

ận

hàng/biên bản giao hàng), kiểm tra các hoá đơ n đã thanh toán và chưa



39

thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợ p giữa công nợ phải

trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thờ i là nhà cung cấp.

Nhiều phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở ngườ i sử dụng về

các khoản phải trả hoặc phải thu cần phải chú ý như các khoản đã vượ tsố ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép.

Một số phần mềm cho phép các điều khoản bán chịu cho các hàng hoá

khách nhau trên cùng một hoá đơ n trong khi các phần mềm khác

không cho phép. Tươ ng tự, các phần mềm khác nhau lập số lượ ng và

chất lượ ng các báo cáo khác nhau như báo cảo tuổi nợ do ngườ i sử

dụng tự thiết kế, sổ phụ của nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua

hàng và bán hàng, v.v.... DN nên yêu cầu cho ví dụ về các loại báo cáo

có thể lập đượ c khi đánh giá các phân hệ này.

Ở Việt Nam, một số DN có thể yêu cầu hạch toán số tiền khác nhau

giữa hoá đơ n và khoản phải trả /phải thu thực tế và thậm chí số tiền ghi

trên hoá đơ n của ngườ i bán có thể khác so vớ i số tiền thanh toán thực

tế. Một số phần mềm như MS Solomon V và SunSystems có thể thựchiện đượ c điều này vớ i chức năng tuỳ biến nhưng phần lớ n các phần

mềm khác không hỗ trợ điều này.

3.1.4 Tài sản Cố định

Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khác nhau như

khấu hao đườ ng thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho cả tài sản cố địnhvà tài sản thuê và tự động hạch toán vào sổ cái. Liên quan đến địa

điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định giữa

các địa điểm. Ngoài ra, một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản

nhưng không phải tất cả các phần mềm đều có chức năng này. Cuối

cùng, nhưng không hẳn là kém quan trọng nhất, các DN Việt Nam

thườ ng lập sổ đăng ký tài sản cố định trên Microsoft Excel để cho



40

thuận tiện và phần mềm do đó nên hỗ trợ xuất nhập dữ liệu giữa phần

mềm và Microsoft Excel.

3.1.5 Trung tâm Chi phí và Lợ i nhuận

Những DN coi các phòng ban như là trung tâm chi phí/lợ i nhuận

nên xem xét kỹ càng chức năng này, một chức năng cấp cao ở các

phần mềm nướ c ngoài, vì nó liên quan đến tất cả các phân hệ. Nhìn

chung, trung tâm chi phí/lợ i nhuận có thể đượ c coi như là các DN đơ n

lẻ và đó đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo

cáo tài chính và báo cáo quản trị và thậm chỉ cả hạch toán tài sản cố

định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu và chi phí,

v.v… theo trung tâm chi phí/lợ i nhuận.

3.1.6 Lập Ngân sách:

Các công cụ lập ngân sách cho phép các DN có thể lập ngân sáchmột cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để

từng loại chi phí thực tế và doanh thu có thể so sánh vớ i ngân sách một

cách thuận tiện. Từng loại chi phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí

bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi

phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thì việc lập

ngân sách càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc

kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý ngh ĩ a.Các phần mềm nướ c ngoài thườ ng có chức năng lập ngân sách nhưng

các phần mềm trong nướ c điển hình thườ ng không có.

3.1.7 Lập Báo cáo Tài chính

Sự sẵn có của các báo cáo thiết kế sẵn, cũng như sự sẵn có của các

công cụ để thiết kế các báo cáo theo yêu cầu của ngườ i sự dụng là rất



41

quan trọng. Một lợ i thế của các phần mềm ERP trong nướ c là có thể

tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu của VAS trong khi các phần mềm

nướ c ngoài có lợ i thế là có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo ra các báo

cáo theo yêu cầu của ngườ i sử dụng.

3.1.8 Khả năng Phân tích Tài chính

Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thườ ng

không phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính

hữu ích, mà là khả năng phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý

ngh ĩ a. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêu cầu

của ngườ i sử dụng. Các phần mềm ERP nướ c ngoài có xu hướ ng khá

tinh vi về điểm này, vớ i 3 đến 10 chiều phân tích do ngườ i sử dụng xác

định. Tuy nhiên, các phần mềm như thế đôi khi có những thuật ngữ và

khái niệm không quen thuộc đối vớ i ngườ i Việt Nam và các công cụ

chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thườ ng không thân thiện vớ i ngườ i sử dụng.

3.1.9 Quản lý Hàng tồn kho

3.1.9.1. Những chức năng cơ bản

Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo

dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sảnxuất, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng

hoặc biên bản giao hàng đơ n lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán

bị trả lại, theo dõi địa điểm của Hàng tồn kho và ở từng công đoạn/quy

trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối vớ i số lượ ng và giá trị Hàng

tồn kho.



42

Ngoài ra, có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể có ảnh

hưở ng lớ n đến quản lý Hàng tồn kho:

• Đơ n vị đo lườ ng: phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều

đơ n vị đo lườ ng. Chẳng hạn như trong l ĩ nh vực kinh doanhdượ c phẩm, công ty có thể nhập hàng theo kiện nhưng lại bán ra

theo các đơ n vị hộp hoặc chai ở các cỡ khác nhau.

• Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm cả số và

chữ. Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn như ngành sản xuất

bàn ghế gỗ, có rất nhiều thành phần nhỏ đượ c sử dụng trong quá

trình tạo nên thành phẩm. Khi một mã đã đượ c đặt cho một

thành phần nhỏ nào thì sẽ không thể đượ c sử dụng lại cho một

thành phần khác.

• Các phươ ng pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm hỗ trợ

các phươ ng pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau như Nhập

Trướ c Xuất Trướ c (FIFO), Nhập Sau Xuất Trướ c (LIFO), Giá

Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối

Kỳ. Các phần mềm nướ c ngoài thườ ng đáp ứng đượ c cácphươ ng pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp một cách hiệu quả

hơ n các phần mềm trong nướ c.

• Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc

xuất thành phẩm ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung cấp,

hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu

tặng), đổi hàng lấy hàng hoặc cho tiêu dùng nội bộ

3.1.9.2. Dự báo nhu cầu vật tư và thờ i gian Chờ hàng

Các phần mềm trong nướ c thườ ng còn yếu hoặc không có khả năng

dự báo trướ c đượ c nhu cầu vật tư và thờ i gian cần thiết cho việc mua

hàng.

3.1.9.3. Danh mục vật tư



43

Danh mục Vật tư là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một

sản phẩm. Phần mềm nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho

một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này bằng những vậttư tươ ng tự.

3.1.9.4. Theo dõi phế liệu

Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo

dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không.

3.1.9.5. Nhiều địa điểm

Các phần mềm trong nướ c hầu như có thể theo dõi các loại hàng

hoá khác nhau (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm)

nhưng lại không theo dõi đượ c những địa điểm khác nhau cất giữ các

Hàng tồn kho ấy. Đây cũng là một vấn đề cần quan tâm đối vớ i cácdoanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc kho hàng.

3.1.9.6. Theo dõi hàng tồn kho

Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên

vật liệu qua quá trình sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các

nhãn như số thùng, số lô hoặc số sêri.

3.1.9.7. Tích hợ p vớ i phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản

xuất

Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho

có thể tích hợ p hoàn toàn vớ i phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định



44

sản xuất, trong trườ ng hợ p phần mềm ERP hiện đang có những phân

hệ này.

3.1.10 Quản lý sản xuất:

3.1.10.1. Hỗ trợ các quy trình của một ngành sản xuất cụ thể

• Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP đượ c

thiết kế chỉ phù hợ p riêng cho các ngành sản xuất liên tục hoặc

riêng cho ngành sản xuất lắp ráp. Ngành sản xuất liên tục là những

ngành trong đó một khối lượ ng nguyên vật liệu đầu vào đượ c trộn

lẫn hoặc xử lý liên tục, ví dụ như sản xuất dượ c phẩm. Ngành sản

xuất lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ đượ c ráp vào

nhau để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, ví dụ như sản xuất đồ gỗ.

Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất của phần mềm MS Solomon

và Marcam đượ c thiết kế đặc biệt thích hợ p vớ i ngành chế biến

nướ c giải khát, tức là ngành sản xuất liên tục, trong khi Intuitiveđượ c thiết kế thích hợ p vớ i ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử,

là ngành sản xuất lắp ráp. Vì một trong những quy trình này là quy

trình chủ chốt của một công ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn

đề này thật kỹ lưỡ ng.

• Tính giá thành sản xuất: các l ĩ nh vực kinh doanh khác nhau

đòi hỏi các phươ ng pháp tính giá thành sản xuất khác nhau như giá

thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợ p nào

đó của cả hai phươ ng pháp này và công ty nên xem xét vấn đề này

cẩn thận. Ngoài ra, phần mềm nào theo dõi càng chi tiết giá thành

sản xuất thì càng hữu dụng. Nói chung, có thể có nhiều vấn đề vớ i

phươ ng pháp giá thành thực tế hơ n so vớ i các phươ ng pháp khác.

Chẳng hạn như một số phần mềm như Exact Globe 2000 không hỗ

trợ hạch toán xuất thành phẩm khi chưa biết giá thành thực tế và do



45

đó kế toán giá thành phải đợ i đến tận cuối tháng mớ i có chi phí

thực tế (chẳng hạn như tiền công) và sau đó mớ i có thể hạch toán

tất cả các giao dịch trong tháng.

3.1.10.2. Hoạch định sản xuất

Hoạch định sản xuất thườ ng là một trong những mục tiêu chủ chốt

của một phần mềm ERP. Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử

dụng vật tư, nhân công và máy móc cả về khối lượ ng và chất lượ ng để có

thể dễ dàng so sánh vớ i số liệu thực tế. Do đó, phần mềm nên cho phép

hoạch định:

i) Nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng yêu cầu

của khách hàng

ii) Tận dụng máy móc và nhân công; và

iii) Lên lịch sản xuất. Ngoài ra, phần mềm nên lập các báo cáo

tiến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo này

là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp thờ i. Thông thườ ng thìcác phần mềm trong nướ c không có khả năng thông báo cho ngườ i

sử dụng khi đã kịch đến một số giớ i hạn trong quá trình sản xuất

một đơ n hàng cụ thể nào đó.

3.1.11 Quản lý giảm giá và chiết khấu

Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khácnhau như chiết khấu thươ ng mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh

toán. Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý

giảm giá và chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ các cách hạch toán do ngườ i

sử dụng xác định và các phần mềm trong nướ c có khả năng đáp ứng tốt

hơ n các phần mềm nướ c ngoài đối vớ i các thay đổi này. Chẳng hạn như

một số công ty thiết kế phần mềm trong nướ c cho rằng phần mềm của họ



46

hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt hơ n các phần mềm

nướ c ngoài.

3.1.12 Phân tích/quản lý doanh thu

Phần mềm nên có khả năng lập đượ c các báo cáo bán hàng khác nhau

dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng,

doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu

theo sản phẩm, giá bán theo sản phẩm và qua các thờ i kỳ, hàng bán bị trả

lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v.... Có thể có những

thứ này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại giúp phân loại dữ liệu. Vì các

công ty khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, công cụ

phân loại nên cho phép phân loại theo tiêu chi do ngườ i sử dụng xác định.

Tích hợ p vớ i phân hệ hàng tồn kho và phân hệ công nợ phải thu

Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty đượ c hiệu quả, phânhệ bán hàng nên tích hợ p vớ i các phân hệ liên quan khác. Chẳng hạn, bằng

cách nối vớ i phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức

hàng trong kho và cho phép một đơ n đặt hàng đượ c nhập vào trong hệ

thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng. Các phần mềm

trong nướ c thườ ng không hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng tồn kho, do đó

đưa thông tin chính xác cho khách hàng bị chậm chạp. Một ví dụ khác của

việc phải tích hợ p phân hệ bán hàng vớ i các phân hệ khách là kiểm tra hạnmức bán chịu trướ c khi xử lý một đơ n hàng bằng cách tích hợ p vớ i phân

hệ công nợ phải thu.

3.2 Nhữ ng điểm khác biệt cơ bản giữ a kế toán truyền thống và kế

toán sử dụng ERP:

3.2.1 Ghi nhận bằng bút toán hạch toán



47

Trong hệ thống ERP nướ c ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt

đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong

quy trình sản xuất kinh doanh đều đượ c ghi nhận bằng một bút toán hạch toántrên hệ thống. Cùng vớ i quy trình nghiệp vụ đượ c chia thành nhiều công đoạn

khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng đượ c chia thành nhiều cặp bút toán khác

nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tươ ng ứng vớ i

việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tươ ng ứng

vớ i việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tươ ng ứng vớ i

việc chấp nhận thanh toán..

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống

ERP định ngh ĩ a các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc

hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất vớ i nhau.

3.2.2 Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế

toán

Trong ERP, hệ thống hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là

kết quả của quá trình xử lý thông tin, vì thế mỗi một thao tác nghiệp vụ trong

quy trình SXKD đều đượ c ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ

thống và cùng vớ i việc quy trình nghiệp vụ đượ c chia thành nhiều công đoạn

khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng đượ c chia thành nhiều cặp bút toán

khác nhau. Ví dụ trong quy trình mua hàng hoá, bạn sẽ có bút toán nhận hàng

tươ ng ứng vớ i việc nhận hàng hoá vào kho, bút toán ghi nhận công nợ phải

trả trả tươ ng ứng vớ i việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán thanh toán

tươ ng ứng vớ i việc chấp nhận thanh toán,…

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ kinh tế,

hệ thống ERP định ngh ĩ a các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các



48

quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất vớ i

nhau.

Mặc dù đây là một điểm khác biệt so vớ i kế toán Việt Nam, nhưng trên

góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ

trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của

doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so vớ i cách hạch toán cũ, doanh

nghiệp Việt nam có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản

chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy việc phát

sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưở ng đến các báocáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của

các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã đượ c thực hiện đầy đủ

chưa.

Demo trên hệ thống SAP phát sinh tài khoản trung gian

Chứng từ nhận hàng



49

Invoice:

Sử dụng TK trung gian: 191100

Demo trên hệ thống Sap bút toán đảo

• Chứng từ reverse (ghi đảo)Chứng từ ban đầu:



50

Chứng từ reverse:

3.2.3 Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợ p (GL),

không thể quản lý số liệu kế toán theo kiểu đối ứ ng tài

khoản truyền thống

Ngoài phân hệ kế toán (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như

các phần mềm kế toán hông thườ ng, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến

hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không đượ c đặt ra,

vì thế không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài

khoản đối ứng.

Hơ n nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo

kiểu đối ứng tài khoản là một việc làm không có ý ngh ĩ a, vì hầu hết các tài

khoản đều đượ c hạch toán đối ứng vớ i các tài khoản mà kế toán Việt nam

xem là trung gian.

Đây là một vấn đề khá quan trọng đối vớ i hầu hết những ngườ i làm kế

toán ở Việt nam vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng.

Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớ n giữa ERP và các phần mềm



51

kế toán là bút toán đượ c sinh ra một cách tự động và đượ c kiểm soát nhiều

tầng thông qua quá trình phê duyệt vì thế những sai sót về định khoản là hầu

như không xảy ra.

3.2.4 Trong ba phươ ng pháp chữ a sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ

có phươ ng pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là đượ c

thự c hiện trên ERP

Vớ i ý ngh ĩ a là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh

tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép ngườ i

dùng xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì

mà ngườ i sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm

này mà ngườ i sử dụng hệ thống có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ

đều bị kiểm soát và đều làm ảnh hưở ng đến số liệu báo cáo của họ. Tuy nhiên

cũng chính nhờ đặc điểm này mà số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung

cấp luôn có độ tin cậy cao đối vớ i các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài

doanh nghiệp

3.2.5 Việc quản lý chỉ đạt đượ c tốt nhất khi doanh nghiệp sử

dụng các quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống.

Vì hệ thống đượ c thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu cắt đứt mộttrong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ

thống sẽ không còn ý ngh ĩ a. Kéo theo đó là việc kiểm soát số liệu kế toán

cũng sẽ khó khăn.



52

CHƯƠ NG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC Ứ NG

DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ

TOÁN

4.1 Liên quan đến quá trình ứ ng dụng ERP. Tại sao nhiều dự

án triển khai ERP thất bại?

Triển khai ERP thất bại thảm hại trong các giai đoạn ban đầu hoạt động hoặc

không cung cấp những lợ i ích đã hứa. Tại sao điều này xảy ra? Dướ i đây là một số

những lý do phổ biến nhất:

- Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ

- Không đúng quy hoạch và lập ngân sách

- Sử dụng công cụ ERP sai

- Thiếu đào tạo

- Công tác văn hóa của tổ chức

4.1.1. Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ

trợ

Việc quản lý hàng đầu phải đượ c rõ ràng thuyết phục về tầm quan trọng của ERP

và làm thế nào có thể đượ c sử dụng như một vũ khí cạnh tranh và làm thế nào công

ty có thể thất bại nếu một hệ thống ERP là không có sẵn để quản lý và kiểm soát

các hoạt động kinh doanh. Nếu quản lý nhận thức đượ c lợ i ích tiềm năng của ERP

và nguy hiểm của việc không có một hệ thống ERP, sẽ có sự ủng hộ đầy đủ và các

nguồn lực cần thiết để tổ chức thực hiện hệ thống tốt nhất có thể.

4.1.2. Kế hoạch và ngân sách không đúng cách

Trướ

c khi bắtđầ

u thự

c hiện d

ựán ERP, quy ho

ạch chi ti

ết liên quan

đến t

ất cả

các bên liên quan là cần thiết cho sự thành công của dự án. Trong giai đoạn này,



53

quyết định thủ tục liên quan để đượ c theo sau, công cụ để đượ c mua, ngân sách

đượ c giao để thực hiện và bảo trì, về vấn đề đượ c quyết định. Nếu kế hoạch này

không đượ c thực hiện đúng cách, sau đó mọi cơ hội mà nhiều yếu tố sẽ đượ c bỏ

qua như lựa chọn công cụ sai, không đủ tiền, và các thành viên đội tuyển khôngđầy đủ và như vậy.

4.1.3. Sử dụng công cụ ERP sai

Chúng tôi đã thấy rằng không có hai tổ chức là như nhau và mỗi tổ chức yêu cầu

một công cụ ERP đó là môi trườ ng thích hợ p nhất cho tổ chức của mình, văn hóa

làm việc và thủ tục. Vì vậy, các đội quy hoạch ERP nên đưa vào tài khoản tất cả

những yếu tố này trướ c khi quyết định một công cụ. Họ cần nghiên cứu những

công cụ có sẵn, phù hợ p vớ i yêu cầu của tổ chức, các công ty thăm nơ i mà các

công cụ đượ c cài đặt để xem chúng trong hành động, nên thảo luận về ngườ i dùng

cuối đào tạo, cập nhật và nâng cấp công cụ và vv. Chỉ khi tất cả các thành viên của

nhóm nghiên cứu tin rằng một công cụ cụ thể là tốt nhất cho các tổ chức, quyết

định mua phải đượ c thực hiện.

4.1.4. Thiếu đào tạo

Một trong những lý do chính ERP thất bại là do sự kháng cự của ngườ i dùng.

Điều này thườ ng là kết quả của sự thiếu hiểu biết và sợ hãi vô minh, về công cụ và

sợ hãi của việc bổ sung hoặc thất nghiệp. Các yếu tố này có thể đượ c sửa chữa

bằng cách cho đào tạo thích hợ p. Đào tạo phải đượ c các cấp các khía cạnh khác

nhau của việc thực hiện ERP. Việc quản lý hàng đầu nên địa chỉ sợ hãi của nhânviên của mất việc làm của họ như là công cụ tự động hóa nhiều tác vụ.

4.1.5. Văn hóa làm việc của Tổ chứ c

Các nền văn hóa làm việc của tổ chức là rất quan trọng cho sự thành công của

ERP. Nếu tổ chức có lực lượ ng lao động là sẵn sàng học hỏi những điều mớ i và

thay đổi công nghệ mớ i, sau đó sẽ không có vấn đề vớ i hệ thống ERP thực hiện.



54

Nhưng nếu các nhân viên chống lại sự thay đổi và xem việc giớ i thiệu các phươ ng

pháp hình thức như một phươ ng tiện giao trách nhiệm, họ sẽ cảm nhận đượ c công

nghệ mớ i như là một cái gì đó tiêu cực. Vì vậy, tư duy cơ bản của lực lượ ng lao

động cần phải đượ c thay đổi. Điều này quan trọng không chỉ đối vớ i sự thành côngcủa ERP mà còn cho sự thành công của bất kỳ sáng kiến cải tiến qui trình. Trong

thay đổi suy ngh ĩ của nhân viên hai yếu tố quan trọng hàng đầu cần đượ c quản lý

hỗ trợ và đào tạo thích hợ p.

4.2 Liên quan đến hệ thống kế toán

Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao:khoảng 15

triệu USD. Nên có thể chỉ mua một số phân hệ thật sự cần thiết vớ i nhu

cầu của doanh nghiệp

Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực,

dám chấp nhận và biết cách thay đổi. Đào tạo nhân viên kế toán.

Thiết kế hệ thống kế toán và quản lý chứng từ theo quy trình chuẩn

của quốc tế. Giữa hệ thống kế toán VN và hệ thống kế toán ERP còn mộtsố khác biệt.

4.3 Đối vớ i các đơ n vị triển khai ERP

4.3.1 Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là

một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt đượ c những kết quả như mong muốn.

4.3.2 Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên:

• Chọn phươ ng án triển khai phù hợ p vớ i hiện trạng của doanh nghiệp.

• Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mớ i hệ thống máy tính, mạng và

các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.

• Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.



55

• So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ

sản xuất–kinh doanh thực tế.

• Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm

còn vướ ng mắc4.4 Đối vớ i doanh nghiệp ứ ng dụng ERP

4.4.1 Quan trọng nhất là sự phù hợ p

Đừng quá quan tâm đến việc giải pháp ERP nào là mạnh, giải pháp nào là yếu mà

hãy quan tâm đến sự phù hợ p của giải pháp vớ i doanh nghiệp của mình. Một giải pháp

dành cho công ty lớ n chưa chắc đã phù hợ p vớ i công ty nhỏ và ngượ c lại, giải pháp nhỏ

sẽ không phù hợ p vớ i quy mô doanh nghiệp lớ n. Giải pháp có thế mạnh về l ĩ nh vực sản

xuất nhưng chưa chắc đã phù hợ p cho doanh nghiệp ở l ĩ nh vực thươ ng mại. Giải pháp

giá cao chưa chắc đã phù hợ p hơ n giải pháp giá trị thấp hơ n. Giải pháp có các tính năng

mạnh nhưng doanh nghiệp có thể không có nhu cầu về các tính năng mạnh này.. Sự phù

hợ p đượ c thể hiện ở các tiêu chí về quy mô doanh nghiệp, l ĩ nh vực và ngành nghề kinh

doanh, các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ mở rộng hay

không trong tươ ng lai gần hoặc xa...

4.4.2 Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất

Giá cả là tiêu chí rất quan trọng nhưng không phải là tiêu chí quan trọng nhất.

Hãy đưa ra khoản kinh phí thấp nhất và cao nhất có thể theo khả năng tài chính của

doanh nghiệp và lựa chọn giải pháp ERP phù hợ p nhất mà giá cả nằm trong khoảng kinh

phí dự trù này. Không nên cố gắng quá mức để chạy theo các giải pháp giá cao vì giảipháp giá cao chưa chắc đã phù hợ p vớ i doanh nghiệp. Cũng không nên quá tiết kiệm mà

lựa chọn giải pháp giá càng thấp càng tốt vì giải pháp giá thấp cũng có thể không đáp

ứng đượ c yêu cầu của doanh nghiệp. Giá cả của giải pháp ERP rất có thể không tươ ng

đồng vớ i hiệu quả mà nó mang lại cho khách hàng vì nó phụ thuộc rất nhiều vào chiến

lượ c bán hàng của nhà cung cấp.



56

4.4.3 Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp

càng tốt

Việc này giúp cho DN có đượ c nhiều góc nhìn khác nhau về các giải pháp ERP.

Từ nhiều lựa chọn, DN có thể chọn ra đượ c giải pháp ERP phù hợ p hơ n vớ i doanh

nghiệp của mình. Hãy đừng tiếc thờ i gian tham khảo các giải pháp vì dự án ERP là dự

án có ảnh hưở ng rất lớ n đến tươ ng lai của doanh nghiệp. Hãy suy ngh ĩ thật thấu đáo nhu

cầu của doanh nghiệp và tìm ra những yếu tố tiên quyết mà phần mềm ERP phải thoả

mãn (ví dụ: Khả năng thay đổi nhanh của phần mềm theo thực tế doanh nghiệp...).

4.4.4 Lự a chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ

dàng khi doanh nghiệp thay đổi

Dự án ERP là dự án từ khi triển khai cho đến khi kết thúc có thể kéo dài một vài

năm. Ngay trong thờ i gian này thì doanh nghiệp cũng đã thay đổi rất nhiều. Vì vậy phần

mềm ERP cần phải "biến đổi đượ c" thì mớ i có thể đáp ứng đươ c yêu cầu thay đổi của

doanh nghiệp theo thờ i gian. Bạn có thể lựa chọn giải pháp chưa đáp ứng hoàn toàn nhu

cầu của doanh nghiệp hiện tại, nhưng trong quá trình triển khai phần mềm có thể biến

đổi đượ c dễ dàng (tính động) do các công cụ và cơ chế đượ c xây dựng sẵn trên phần

mềm thì dự án sẽ có khả năng thành công lớ n. Nếu bạn lựa chọn giải pháp tươ ng đối

phù hợ p hôm nay nhưng không có khả năng biến đổi thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn

sau này khi nâng cấp, mở rộng...Các doanh nghiệp không quá lớ n nên lựa chọn giải

pháp nội vì giải pháp nội địa dễ biến đổi hơ n các sản phẩm ngoại do nhà sản xuất phần

mềm cũng là nhà triển khai dự án. Các giải pháp ngoại có thể mạnh về các mô hìnhquản lý trên thế giớ i nhưng chưa chắc đã phù hợ p vớ i doanh nghiệp Việt nam và đặc

biệt khó biến đổi xâu vì nhà tư vấn triển khai nội địa không phải là nhà sản xuất phần

mềm.

4.4.5 Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng

đã và đang sử dụng sản phẩm



57

Đây là điều thật quan trọng nên tiến hành, không nên chỉ căn cứ vào sự trình bày

giải pháp của các nhà cung cấp mà kết luận vì khi chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ dễ tin

vào các lý luận của ngườ i demo trình diễn sản phẩm. DN có thể thấy giải pháp ERP nào

cũng hay nhưng đó chỉ là những cảm nhận chủ quan của DN và rất có thể không phải làsự thật. Đặc biệt nên tham khảo đượ c các thông tin về sự thành công của sản phẩm áp

dụng cho các khách hàng có quy mô và l ĩ nh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh

tươ ng tự như doanh nghiệp của DN. Các sản phẩm có thươ ng hiệu tốt, đã áp dụng thành

công ở nhiều khách hàng sẽ có khả năng thành công nhiều hơ n so vớ i các sản phẩm

không có thươ ng hiệu.



58

KẾT LUẬN

Trong giai đoạn nền kinh tế không ngừng phát triển cùng vớ i quá trình toàn cầu hóa và

đặc biệt vớ i việc nướ c ta gia nhập tổ chức thươ ng mại lớ n nhất thế giớ i WTO thì sự cần

thiết của ngành nghề ERP- Enterprise Resources Planning đang ngày càng trở nên quan

trọng, mở ra nhiều cơ hội và thách thức mớ i. Rất nhiều doanh nghiệp lớ n, vừa và nhỏ

trên thế giớ i và ở Việt Nam đã và đang tìm đến vớ i ERP như một chiến lượ c kinh doanhhiệu quả nhất. Trên thế giớ i ERP đã có từ khá lâu nhưng ở Việt Nam ERP đang thật sự

là một môi trườ ng công việc, một giải pháp kinh doanh mớ i mẻ và nhiều hấp dẫn cho

các doanh nghiệp cũng như các đơ n vị triển khai phát triển.

Thông qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã nêu ra

những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, những kiến thức nền tảng về

ERP cũng như cập nhật tình hình ứng dụng ERP trên thế giớ i và trong nướ c hiện nay.

Nói riêng về phân hệ tài chính kế toán, vì đượ c xây dựng dựa trên những chuẩn mực kế

toán và quy tắc kế toán quốc tế nên giữa ERP và kế toán truyền thống của Việt Nam còn

một số khác biệt cơ bản trong quá trình hạch toán cũng như quản lý. Những khác biệt

này gây khá nhiều khó khăn trong quá trình tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh

nghiệp ở Việt Nam.

Đề tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của hầu hết các dự án triển khai ERP tại

Việt Nam. Bên cạnh đó còn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mớ i, đứng trên

cả 2 phươ ng diện là ngườ i triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà triển

khai cũng như doanh nghiệp có thể hạn chế và khắc phục một số rủi ro và nguy cơ từ dự

án ERP.

Hiện tại trên thị trườ ng ERP có rất nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp có nhiều sự lựa

chọn như SAP, Oracle, Solomon…Trong quá trình thực tập tại Công ty FPT tôi đã có cơ

hội đượ c đào tạo về SAP và tham khảo tài liệu của 2 dự án SAP hiện tại của FPT đó làREE và ThuDucHouse. Thờ i gian thực tập tại đây đã giúp tôi hiểu chi tiết hơ n về ERP



59

và cụ thể là SAP, điều này đã giúp tôi rất nhiều trong việc thực hiện đề tài “Phân tích tác

động của hệ thống ERP đối vớ i nghiệp vụ kế toán tại Doanh nghiệp” trên phươ ng diện

lý thuyết cũng như ứng dụng thực tế trên hệ thống. Vì vậy trong đề tài tôi đã đưa ra một

số mô phỏng thực tế khi hạch toán nghiệp vụ kế toán cụ thể trên SAP để giải thích chomột số điểm khác nhau giữa SAP và kế toán truyền thống Việt Nam.



60

TÀI LIỆU THAM KHẢO

• http://www.erpwire.com/erp-articles/erp-implementation-life-cycle.htm

• http://www.slideshare.net/apurvogourav/erp-implementation-life-cycle

• http://en.wikipedia.org/wiki/enterprise-resource-planning

• http://www.sap.com

• SAP ERP Finacials Configuration and Design- Naeem Arif and Tauseef Sheikh

Muhammad

• Finacial Reporting with SAP- Aylin Korkmaz

• Controlling- Profitability Analysis with SAP- Sisfontes Monge

• SAP show

Documents

Nghien Cuu Khoa Hoc Sinh Vien 2010