MyHR Direct - J. D. Irvingmyhrhome.jdirving.com/uploadedFiles/Cloud MyHR Training Material... · My Pathway – My HR ... • Emergency Contacts • You have the option to select

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MyHR Direct

English Instructions

Instructions en français

MyHR &

Manager Direct Access

MyHR Direct

>

MyHR & Direct Access Goals

1. Direct secure access to personal information and easy navigation to what you need

2. Ability to view and update personal and job/career information

3. Managers can view team information

3 > <

MyHR Direct

Overview

Direct Secure Access

Step 1: Browser Support

Step 2: Navigation & Login

4 > <

MyHR Direct

• Contact Information • Biographical Information • Personal Contacts • Employment Information

• Education • Languages • Company Training • Professional Designations

You can make updates and view information as required from anywhere at any time!

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Direct Secure Access

> <

MyHR Direct

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Step 1: Know Your Browsers Each internet browser comes with its perks and difficulties

If you do not have Chrome or Firefox you can request it to be downloaded on your computer ([email protected]) or x6411.

• Google Chrome is the recommended browser to use when navigating through HCM because of it’s speed and user friendly experience

• Firefox is the second recommended browser to use when navigating through HCM because of it’s speed and user friendly experience

TOP 2 Recommended Browsers

#1

#2

Google Chrome

Mozilla Firefox

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MyHR Direct

mailto:[email protected]

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Step 1: Know Your Browsers

Default Browser: Internet Explorer

• It is not as fast or user friendly with HCM like Google Chrome and Firefox • Any photos that have been uploaded into HCM will not show • When you sign in to HCM at the beginning of the day you will ALWAYS receive a

“Compatibility Error” • You can fix this in 3 easy steps (next slide)

> <

MyHR Direct

Fixing IE Compatibility

1. Go to: Internet Tools 2. Open: Compatibility View Settings 3. Uncheck: “Display intranet sites in Compatibility View” box

> <

MyHR Direct

Step 2: Navigation

Two Ways to Access MyHR Direct

A) My Pathway – My HR

Link: http://sharepoint/portal/pathway/myhr/Pages/default.aspx

Signing in Using Your Default Browser 1. Select the “Sign In” icon

B) jdirving.com – For Employees

Link: https://jdirving.com

Signing in Using a Different Browser 1. Select “Sign In” icon2. Copy URL (Address)3. Open other browser4. Paste & Enter

> <

MyHR Direct

Note: HR Staff and Manager must sign in through the JDI Network (VPN if remote)

http://sharepoint/portal/pathway/myhr/Pages/default.aspx

https://jdirving.com/

Last Name, First Name

Main Menu

Select an icon to go directly to instructions

> <

My Wellness

Last Name, First Name About Me

> Main Menu <

My Employee Handbook

What You Can Update/View Other Important Information

• Phone numbers • Email • Address

• Work email is auto-populated • Any contact type that says “(Outlook)”

interfaces to the “Active Directory”

• Names (Last,First,Middle) • Title • Preferred Name • Previous Last Name • Marital Status

• Click the pencil to edit your information • “Previous Last Name” is used to update your

display name—you use this when you do NOT want to use your legal last name

• Emergency Contacts • You have the option to select an existing contact or create a new one

• JDI Years of Service Date • Current Company Hire Date • Years with Current Comapany • Legal Employer/Business

Unit/Department/Location • Job Title

• This information is for viewing purposes only

• Citizenships • Driver’s Licenses • Passports • Visas and Permits

• Click on the + to add a document if

applicable

13 > Main Menu <

MyHR Direct

Contact/Biographical Information and Personal Contacts

> Main Menu <

Click the Edit button in the

top right corner!

MyHR Direct

Employment Information

> Main Menu <

View Only Contact Site HR

if info is incorrect

(Assignment Name is your Job Type)

MyHR Direct

> Main Menu <

View, Edit Add Correct Dates / Update if required/ Add new languages if appropriate

MyHR Direct

JDI CAREERS

17 > Main Menu <

MyHR Direct

18

This icon will take you to the new and improved JDI Jobs site! You can search the current job openings by a number of search criteria fields. Employees can apply for JDI Career Opportunities by signing into their Internal Applicant Profile!

Next Career Step

> Main Menu <

MY HANDBOOK

19 > Main Menu <

MyHR Direct

20

This icon will provide you access to an electronic employee handbook with key policies. You will see a JDI Corporate Policy handbook and if appropriate you will see a Company specific handbook for additional company level policies.

JDI Employee Handbook


> Main Menu <

MyHR Direct

BENEFITS

21 > Main Menu <

MyHR Direct

22

This icon will take you to the links your various Canadian specific health services providers. This is a quick way to get to Blue Cross, Great West Life, or Sun Life.

My Benefits Claims (Canada)

My Benefits Claims (Canada)

> Main Menu <

MyHR Direct

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This icon will take you to the links your various US specific health services providers. This is a quick way to get to Aetna, Benefit Strategies, Blue Cross/Blue Shield, CDPHP, Delta Dental, Sun Life, or VSP.

My Benefits Claims (US)

My Benefits Claims (US)

> Main Menu <

MyHR Direct

24

This icon will take you to the links to your Retirement Services Providers. Each link takes you to your specified Retirement Services landing page.

My Retirement

My Retirement

> Main Menu <

MyHR Direct

OTHER JDI RESOURCES

25 > Main Menu <

MyHR Direct

26

This icon will take you to the links to your J.D. Irving specific Sharepoint pages. In order to access these you must be logged into the JDI network.

My Internal HR Links

Internal HR Links

> Main Menu <

MyHR Direct

27

This icon will take you to the online telephone directory. From here you are able to search up contact information for members of the JDI community—much like the Global Address list in Microsoft Outlook. In order to access these you must be logged into the JDI network.

Company Directory

Company Directory

> Main Menu <

MyHR Direct

28

This icon will take you to the Travel Sharepoint Pathway. If you plan on travelling, click here to know the policies, and reporting when it comes to your travel. As well as the auto and hotels entitlements that you may have as a JDI employee. In order to access these you must be logged into the JDI network.

Travel

Travel

> Main Menu <

MyHR Direct

29

This icon will take you to the login page for SumTotal. From here you are able to submit your expenses. In order to access you must be logged into the JDI Network.

Submit Expenses

Submit Expenses

> Main Menu <

MyHR Direct

30

This icon will take you to the Employee and Family Assistance Program for Canadian and US employees

My Wellness

My Wellness

> Main Menu <

MyHR Direct

31

EFAP (Canada)

MyHR Direct

> Main Menu <

Select Register to create a new profile or Login if you already have a profile.

EFAP (Canada) Call 1-844-880-9142 Anytime

32

EFAP (US)

MyHR Direct

> Main Menu <

Username: Password:

Go to HELP tile in MyHR and

go to this slide for

information.

EFAP US Call 1-888-267-8126 Anytime

33

This icon will take you to the support you may need when it comes to MyHRDirect. If you questions or are having difficulties you have the option to consult this training guide or prompt an email to HRSS Client Services. Contact HR Client Services at: 1-855-534-4777

HELP

MyHRDirect Support

> Main Menu <

MyHR Direct

34


Personalize Your Home Page

> <


35

• Remove icons on your home page that are not applicable to you by deselecting the checkbox

Example: A Canadian Employee may want to uncheck “My Benefit Claims (US)” • Reselect the checkbox to make the icon visible again

MyHR Direct

< >

MANAGER VIEW – MY TEAM

36 > Main Menu <

MyHR Direct

Last Name, First Name My Team

> Main Menu <


38 > Main Menu <

What You Can Update/View Other Important Information

• Gives you an overview of your employees

• See the next page for a closer look

• This view is for Managers only. Employees will not have access to this information

• If you are also a hiring manager, this icon will bring you to the hiring page in Taleo

• Takes you to the JDI Talent Acquisition website

• Takes you to your New Employees that need to be processed in HCM

• Stores any documents

39

My Team

MyHR Direct

> Main Menu <

View your direct reports into greater

detail.

40

My Team

MyHR Direct

> Main Menu <

Select For more

information about the employee

41

My Team

MyHR Direct

Main Menu <

Select The employee’s

name for further

information

Note - Assignment Name and Job Title may differ.

Assignment Name is a standard name used for recruiting and benchmarking, and the Job Title is the title assigned to the employee

MonRH et

L’accès direct des directeurs

MonRH Direct

>

MonRH et l’objectif de l’accès direct du directeur

1. Un accès direct et sécurisé à de l’information personnelle et une navigation facile pour tous vos besoins

2. Capacité d’afficher et de mettre à jour l’information personnelle et l’information reliée à votre carrière ou à votre poste de travail

3. Les directeurs peuvent afficher cette information pour leur équipe

43 > <

MonRH Direct

Aperçu

Accès direct et sécurisé

Étape 1: Navigateur

Étape 2: Navigation et connexion

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MonRH Direct

• Coordonnés • Informations biographiques • Contacts personnels • Information sur l’emploi

• Éducation • Langues • Formation de la compagnie • Désignations professionnelles

Vous pouvez faire des mises à jour et voir l’information tel que requis, de partout et en tout temps !

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Accès direct et sécurisé

> <

MonRH Direct

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Étape 1: Votre navigateur Chaque navigateur d’internet vient avec ces bénéfices et ses difficultés

Si vous n’avez pas Chrome ou Firefox, vous pouvez faire la demande de téléchargement sur votre poste ([email protected]) ou x6411.

• Google Chrome est le navigateur recommandé pour la navigation sur HCM pour sa vitesse et son expérience conviviale à utiliser

• Firefox est le deuxième navigateur recommandé pour la navigation sur HCM pour sa vitesse et son expérience conviviale à utiliser

TOP 2 des navigateurs recommandés

#1

#2

Google Chrome

Mozilla Firefox

> <

MonRH Direct

mailto:[email protected]

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Étape 1: Votre navigateur

Navigateur par défaut : Internet Explorer

• Il n’est pas aussi rapide ou conviviale à utiliser avec HCM que Google Chrome et Firefox • Les photos téléchargés dans HCM ne s’afficheront pas • Lorsque vous vous connectez à HCM au début de la journée, vous recevrez TOUJOURS

un message d’erreur relié à la compatibilité • Vous pouvez réparer ceci en 3 étapes faciles (prochaine page)

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MonRH Direct

Réparer l’erreur de compatibilité avec IE

1. Aller à : Outils internet 2. Ouvrir : Paramètres d’affichage de compatibilité 3. Décocher : la case “Afficher tous les sites Intranet dans Affichage de compatibilité”

> <

MonRH Direct

Étape 2: Navigation

Deux façons d’accéder MonRH Direct

A) Mon Pathway – MonRH

Lien : http://sharepoint/portal/pathway/MonRH/Pages/default.aspx

Se connecter à partir de votre navigateur par défaut 1. Cliquer l’icône ‘’Se connecter’’

B) jdirving.com – Pour les employés

Lien : https://jdirving.com

Se connecter à partir d’un autre navigateur 1. Cliquer l’icône ‘’Se connecter’’2. Copier l’adresse (URL)3. Ouvrir l’autre navigateur4. Coller et accéder

> <

MonRH Direct

Notez : les employés RH et les directeurs doivent se connecter via le réseau JDI (par VPN si à distance)

http://sharepoint/portal/pathway/myhr/Pages/default.aspx

https://jdirving.com/


> <


My Wellness

Changer votre langue préférée

Étape 1: cliquez sur le bouton de menu à côté du nom Étape 2: cliquez sur "Set Preferences" Étape 3: cliquez sur "Language" Étape 4: Définir la langue par défaut en français


Menu principal

Cliquer sur une icône pour aller directement aux instructions

> <


My Wellness

Last Name, First Name A mon sujet

> Menu principal < My Employee

Handbook

Ce que vous pouvez afficher/mettre à jour D’autres informations importantes

• Numéros de téléphone • Adresse courriel • Adresse

• L’adresse courriel du travail est générée automatiquement

• Tous les contacts de type “(Outlook)” s’interfacent au “Active Directory” (annuaire actif)

• Noms (de famille, prénom et second prénom) • Titre • Nom préféré • Nom de famille précédent • Statut civil

• Cliquer sur le crayon pour modifier de l’information

• “Nom de famille précédent” est utilisé pour mettre à jour le nom affiché – vous utilisez ceci lorsque vous ne voulez PAS utiliser votre nom de famille légal.

• Coordonnés d’urgence • Vous avez l’option de sélectionner un contact existant ou d’en créer un nouveau

• Date d’années de service JDI • Date d’embauche pour la compagnie • Années avec la compagnie • Employeur légal/Unité/Département/Lieu • Titre d’emploi

• Cette information peut être affiché seulement

• Citoyenneté • Permis de conduire • Passeports • Visas et Permis

• Cliquez sur le + pour ajouter un document si

applicable

54 > Menu principal <

MonRH Direct

Informations biographiques/Coordonnées

Coordonnées personnelles

> Menu principal <

MonRH Direct

Cliquez sur l’icône

Modifier dans le haut, coin droit !

Information sur l’emploi

> Menu principal <

Affichage seulement

Contactez le site RH si de l’information est incorrect (Nom

de l’assignation représente votre type

d’emploi)

MonRH Direct

Profession

Date d‘années de service JDI Date d’embauche avec la compagnie Années avec la compagnie

> Menu principal <

Affichage, Modifier Ajouter Corriger dates/mise à jour si requis/ajouter de nouvelles langues si approprié

MonRH Direct

Compétences et qualifications

CARRIÈRES JDI


MonRH Direct

59

Cette icône vous mènera vers le nouveau site amélioré pour les ouvertures de postes de travail JDI ! Vous pouvez rechercher des ouvertures de postes courantes en sélectionnant des champs de critères de recherche. Les employés peuvent appliquer sur des opportunités de carrières JDI en se connectant à leur profile d’appliquant interne !

Prochaine étape de carrière

> Menu principal <

MON MANUEL


MonRH Direct

61

Cette icône vous fournira accès à un manuel d’employé électronique et ses politiques clés. Vous y trouverez un manuel de politiques corporatives pour JDI et si approprié, un manuel spécifique de compagnie pour des politiques additionnelles au niveau de la compagnie.


Mon manuel d’employé

> Menu principal <

MonRH Direct

BÉNÉFICES


MonRH Direct

63

Cette icône vous mènera aux liens des fournisseurs de services en santé pour le Canada. Ceci est une façon rapide de vous rendre sur les sites de Blue Cross, Great West Life, ou Sun Life.

Mes réclamations de bénéfices (Canada)


> Menu principal <

MonRH Direct


64

Cette icône vous mènera aux liens des fournisseurs de services en santé pour les USA. Ceci est une façon rapide de vous rendre sur les sites de Aetna, Benefit Strategies, Blue Cross/Blue Shield, CDPHP, Delta Dental, Sun Life, ou VSP.

Mes réclamations de bénéfices (US)

Mes réclamations de bénéfices (USA)

> Menu principal <

MonRH Direct

Mes réclamations de bénéfices (US)

65

Cette icône vous mènera aux liens des fournisseurs de services de retraite. Chaque lien vous mènera vers la page d’accueil spécifique du service de retraite.

Ma retraite

Ma retraite

> Menu principal <

MonRH Direct

Ma retraite

D’AUTRES RESSOURCES JDI


MonRH Direct

67

Cette icône vous mènera vers les liens pour les pages Sharepoint spécifiques à J.D. Irving. Pour pouvoir accéder à ceux-ci, vous devez être connecté au réseau JDI.

Mes liens RH internes

Liens vers les RH internes

> Menu principal <

MonRH Direct

Mes liens RH internes

68

Cette icône vous mènera vers le bottin téléphonique en ligne. À partir d’ici, vous pourrez faire des recherches pour des coordonnées de membres de la communauté JDI – tout comme la liste d’adresse globale de Microsoft Outlook. Pour pouvoir accéder à ceux-ci, vous devez être connecté au réseau JDI.

Le bottin de la compagnie

Le bottin de la compagnie

> Menu principal <

MonRH Direct

69

Cette icône vous mènera au Sharepoint de voyages sur Pathway. Si vous planifiez voyager, cliquez ici pour connaître les politiques et les rapports reliés aux voyages, ainsi que les montants autorisés pour l’auto et les hôtels, en tant qu’employé JDI. Pour pouvoir accéder à ceci, vous devez être connecté au réseau JDI.

Voyage

Voyage

> Menu principal <

MonRH Direct

70

Cette icône vous mènera à la page de connexion pour SumTotal. À partir de là, vous pourrez soumettre votre réclamation de dépenses. Pour pouvoir accéder à ceci, vous devez être connecté au réseau JDI.

Soumettre des dépenses

Soumettre des dépenses

> Menu principal <

MonRH Direct

71

Cette icône vous mènera au programme d’assistance pour employé et famille pour les employés canadiens et américains.

Mon bien-être

Mon bien-être

> Menu principal <

MonRH Direct

Mon bien-être

72

EFAP (Canada)

MonRH Direct

> Menu principal <

Cliquez Enregistrement pour créer un nouveau profil ou Connectez-

vous si vous avez déjà votre

profil.

EFAP (Canada) Appelez 1-844-880-9142 en tout temps

73

EFAP (US)

MonRH Direct

> Menu principal <

Nom d’utilisateur : Mot de passe :

Aller à SUPPORT en MonRH et chercher cette

page pour l’information.

EFAP US Appelez 1-888-267-8126 en tout temps

74

Cette icône vous mènera vers du support qui vous pourrait être nécessaire relié à MonRH Direct. Si vous avez des questions ou de la difficulté, vous aurez l’option de consulter un guide de formation ou d’envoyer un courriel aux Services clients des RH. Contactez les Services clients RH au : 1-855-534-4777

SUPPORT

MonRH Direct - Support

> Menu principal <

MonRH Direct

SUPPORT

75


Personnalisez votre page d’accueil

> <


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• Supprimer des icônes de votre page d’accueil qui ne sont pas applicables pour vous, en décochant la case.

Exemple : Un employé canadien pourrait vouloir décocher la case ‘’Mes réclamations de bénéfices (US)’’. • Re-cochez la case pour rendre l’icône visible

MonRH Direct

< >

AFFICHAGE DU DIRECTEUR– MON ÉQUIPE


MonRH Direct

Last Name, First Name Mon équipe

> Menu principal <


Ma retraite Mes réclamations de bénéfices (Canada)

Mes réclamations de bénéfices (US) Mon bien-être Mes liens RH internes Le bottin de la

compagnie

Voyage Soumettre des dépenses

SUPPORT

Mon Carrière

Mon manuel d’employé


Ce que vous pouvez afficher/mettre à jour Autres informations importantes

• Vous donne une vue d’ensemble sur vos employés

• Voir la page suivante pour plus de détails

• Cette affichage est pour les directeurs seulement. Les employés n’auront pas accès à cette information

• Si vous êtes aussi un directeur qui embauche, cette icône vous mènera vers la page d’embauche de Taleo.

• Vous mène vers le site web d’acquisition de talents de JDI

• Vous mène vers les dossiers des nouveaux employés qui doivent être traités dans HCM

• Enregistre les documents

80

Mon équipe

MonRH Direct

> Menu principal <

Affichez vos employés en

de plus grands détails

81

Mon équipe

MonRH Direct

> Menu principal <

Cliquez Pour plus

d’information sur l’employé

82

Mon équipe

MonRH Direct

Menu principal <

Cliquez Le nom de

l’employé pour plus

d’information

Notez – Le nom de l’assignation et le titre du poste peuvent différés.

Le nom de l’assignation est un nom standard utilisé dans le recrutement et pour l’étalonnage. Le titre du poste est le titre assigné à l’employé

Profession

Documents

MyHR Direct - J. D. Irvingmyhrhome.jdirving.com/uploadedFiles/Cloud MyHR Training Material... · My Pathway – My HR ... • Emergency Contacts • You have the option to select