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Taller

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2011

Taller de Ms Project 2007

Avanzado alineado al PM~

CONSULTING GROUP

Caso

, ProjectManagementInstitute

Ms-Project Züü? Avanzado alineado al PMI

Contenido

CONSULTING GROUP

1. Información General de Ms-Project 2007 31.1. Definición 31.2. Funcionalidad 31.3. Productos 31.4. Otras PMI's 41.5. Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management .41.6. Triple restricción de los proyectos 41.7. Elementos de la Guía de Proyectos de Ms-Project 2007 5

2. Ambiente de Trabajo de Ms-Project 2007 53. Inicio del Proyecto 6

3.1. Configurar Ms·Project 2007 63.2. Definir el proyecto 83.3. Establecer el calendario laboral del proyecto 9

4. Planificación del Proyecto 104.1. Elaborar EDT 144.2. Crear una lista de tareas 154.3. Secuenciar las tareas 184.4. Estimar los recursos 194.5. Asignar los recursos a las tareas 214.6. Estimar las duraciones 244.7. Asignar recursos de trabajo adicionales a una tarea 254.8. Ajustar las relaciones de tarea 284.9. Visualizar la ruta crítica del proyecto 294.10. Organizar la información del proyecto 324.11. Imprimir el plan de proyecto a través de vistas e informes 38

5. Ejecución, Seguimiento y Control del Proyecto 425.1. Guardar una línea base del proyecto 435.2. Registrar el avance de un proyecto que se está realizando según lo planificado 445.3. Introducir el porcentaje completado de una tarea 455.4. Introducir valores reales para las tareas 465.5. Optimizar la ruta crítica 485.6. Aplicación de Fast-tracklng : 495.7. Aplicación de Crashing 505.8. Evaluar el rendimiento del proyecto con valor ganado 525.9. Fijar la fecha de estado 525.10. Generar un informe visual de valor acumulado (ganado) 56

6. Cierre del Proyecto 58

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ProjectManagementInstitute

Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI

Taller: Ms-Proiect 2007 Avanzado

CONSULTING GROUP

1. Información General de Ms-Project 2007

1.1. Definición

Ms-Project (MSP o WinProj) es una herramienta de la familia de productos deoficina de la empresa Microsoft para la gestión de proyectos en una organización.

1.2. Funcionalidad

Ms-Project permite:

e Elaborar un plan de proyecto detallado, estandarizado y fácil de controlar.e Personalizar y analizar la información que contenga el proyecto a través de un

robusto motor de planificación.e Tomar decisiones respecto al tiempo, costos o alcance, según las acciones de

seguimiento que hayan sido establecidas.e Comunicar en forma efectiva el estado de las tareas, recursos y asignaciones a

los interesados del proyecto.e Intercambiar información del proyecto con los demás componentes de

Microsoft Office.

1.3. Productos

Ms-Project 2007 cuenta con los siguientes productos:

e Microsoft Office Project Standard 2007: Es un producto para PC, basado enWindows y que funciona para el uso individual del gerente de proyecto.

e Microsoft Office Project Professional 2007: Es un producto para PC, basado enWindows, que incluye todas las características de la edición Standard y queunido a Project Server permite la gestión de proyectos empresariales.

e Microsoft Office Project Server 2007: Es un producto basado en intranet quepermite la gestión de proyectos corporativos junto con Project Professional.

e Microsoft Office Project Web Access 2007: Es un producto basado en InternetExplorer que funciona como interfaz para el trabajo con Project Server.

e Microsoft Office Project Portfolio Server 2007: Es un producto para la gestióndel portafolio de proyectos.

Los últimos cuatro productos forman parte de la solución corporativa de Microsoftpara la gestión de proyectos denominado Enterprise Project Management (EPM).

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Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GROur

1.4. Otras PMI's

Ms-Project no es la única herramienta utilizada en la gestión de proyectos.También pueden encontrarse en el mercado los siguientes productos:

• CA Clarity.• Primavera Project Planner.

• 510.• Openproj.• Planview.

1.5. Magic Quadrant for ITProject and Portfolio Management

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Fuente: Gartner (Junio 2010)Figura 1

1.6. Triple restricción de 105 proyectos

Costo

Figura 2

4 de 58

ProjectManagementlnstitute

Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GROUP

1.7. Elementos de la Guía de Proyectos de Ms-Project 2007

Ms-Project 2007 cuenta con una Guía de Proyectos que ayuda a gestionar elproyecto haciendo uso de los siguientes elementos:e Tareas.e Recursos.e Seguimiento.e Informes.

2. Ambiente de Trabajo de Ms-Project 2007

Ms-Project 2007 nos ofrece un entorno como el que se muestra a continuación:

."i

Barra devistas

Guía deproyectos

Figura3

e Barra de menúsPermite hacer uso de todas las funciones de Ms-Project.

5 de 58



• Barra de herramientasProporciona acceso directo a las tareas más comunes. Esta barra se personaliza enfunción a la frecuencia con la que se utilicen los distintos botones. la mayoría debotones de la barra de herramientas se corresponde con un comando de la barrade menús.

• Barra de vistasPermite mostrar en forma rápida las principales vistas usadas en Ms-Project.

• Guía de proyectosPermite al usuario familiarizarse con la gestión de un proyecto en formaorganizada y práctica.

• Plan de proyectoMuestra el detalle de la programación del proyecto en forma de tabla.

• Vista del proyectoMuestra en forma gráfica o matricial distintas representaciones del proyecto pararealizar una mejor gestión del mismo.

3. Inicio del Proyecto

3.1. Configurar Ms-Project 2007

Iniciar Ms-Project 2007.

Asegurar que las opciones de Vista sean como sigue:

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Figura 4

6 de 58

ProjectManagernentInstitute


las opciones de Programación serán las siguientes:

,/ Mostrar en unidades de asignación como: Porcentajes.,/ las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del proyecto.,/ Mostrar duración en: días.,/ Mostrar trabajo en: horas.,/ Tipo de tarea predeterminado: Unidades fijas.

Figura 5

las opciones de Calendario serán como se muestra:

Figura 6

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Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTlNG GROUP

3.2. Definir el proyecto

Establecer como fecha de inicio del proyecto el lunes 23 de agosto del 2010.

Figura 7

,/ Fecha de comienzo: Es la fecha en que inicia el proyecto, la fecha fin se generaautomáticamente y está desactivada predeterminadamente.

,/ Fecha de hoy: Es la fecha en la que se inicia la programación del proyecto enMS Project 2007. Toma el valor del reloj del sistema operativo.

,/ Fecha de estado: Es la fecha que se.fija pararealizar un informe de las horas, elcosto o la condición de rendimiento de un proyecto.

,/ Programar a partir de: Se puede elegir entre "Fecha de Comienzo deproyecto": el programa calcula automáticamente la fecha de finalización deproyecto o "Fecha de Fin del Proyecto": se programa las actividades teniendocomo base la fecha en que termina el proyecto (se activa la opción "Fecha deFin" y se desactiva la opción "Fecha de Comienzo").

,/ Calendario: Ms-Project 2007, presenta 3 opciones:o 24 horas: Configurado para todos los días durante las 24 horas del día.o Estándar: Configurado de lunes a Viernes, de 9:00h a 19:00h, con una

hora de intermedio, es el calendario predeterminado para el proyecto,tareas y recursos.

o Turno noche: Configurado desde las 23:00 h a 08:00 h, con una hora deintermedio, durante cinco días de la semana.

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ProjeetManagementInstitute


,¡' Prioridad: Indica el modo en que las tareas del proyecto actual se puedenfácilmente retrasar en caso de que los recursos se redistribuyan a lo largo devarios proyectos. Escriba o seleccione un número comprendido entre Oy 1000(cuanto mayor sea el numero, más alta será la prioridad de un proyecto). Si seestablece la prioridad de un proyecto en el valor 1000, los recursos de esteproyecto no se redistribuirán.

Guardar el proyecto con el nombre "Diagnóstico de control interno".

3.3. Establecer el calendario laboral del proyecto

Establecer un calendario laboral de lunes a viernes con horarios de 9:00 a.m, a1;00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. (8 horas diarias, 40 horas semanales).

Señalar como fechas no laborables del año 2010: 30 de agosto, 8 de octubre, 1 denoviembre, 24 y 31 de diciembre.

Figura 8

9 de58



Figura 9

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Figura 10

El calendario laboral del proyecto debe aplicarse en la Información del Proyectodel menú Proyecto. Asegurarse que las excepciones han sido consideradas en elPeriodo no laborable que se ubica en la Escala Temporal.

4. Planificación del Proyecto

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Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GRQUP

La planificación del proyecto en Ms-Project en términos de alcance-tiempo-costosdebería seguir la siguiente secuencia de actividades:

5. Estimarrecursos

8. Optimizar laruta crítica

Figura 11

9. Establecer líneabase del cronograma

.¡' Definir alcance.Involucra tener en cuenta lo siguiente:• Levantamiento de información con cada gerencia funcional.• La lista de entregables de gestión e ingeniería y sus criterios de aceptación de

los entregables y del proyecto debe quedar bien claro.• Tener definida la prioridad de los entregables para excluir algunos que no se

pueden realizar durante la ejecución del proyecto.• Restricciones: Fecha fin de proyecto, hitos.• Supuestos: Hay que analizar los riesgos para determinar la reserva de

contingencia de tiempo y costo.• Establecer procedimiento de control de versiones de los entregables y de los

requerimientos del proyecto .

.¡' Crear Estructura de Desglose de Trabajo (EDTI.• Elaborar un EDT que permita descentralizar el alcance.• El EDT debe permitir asignar responsables en forma directa para facilitar la

toma decisiones.• El EDT también nos ayudará a organizar el equipo del proyecto, por ejemplo

escogemos el tipo de EDT por áreas de la organización.

11 de 58



• luego se asigna un líder de equipo por cada área de la organizaciónidentificada como participante del proyecto.

• Cada líder de equipo lo descompone hasta el nivel de paquete de trabajo.• Se especifica los requisitos que debe cumplir cada paquete de trabajo.• Por cada paquete de trabajo se determina los criterios de calidad que la

gerencia funcional exige y la fecha inicio y fin aproximado para ejecutarlo.• Se analizan los riesgos de cumplimiento de tiempo de cada paquete de trabajo

del EDT y se determina la reserva de contingencia de tiempo.

.¡" Definir actividades.

• Detalle de los paquetes de trabajo.• Se analiza s í está claro la especificación para realizar cada actividad, caso

contrario se identifican riesgos y las posibles respuestas generando másactividades.

• El responsable de la actividad realiza a su vez un autocontrol de la respuesta alriesgo planificado.

.¡" Secuenciar actividades.• Formato gráfico de precedencia de actividades.• Formato recomendado: PDM (Precedence Diagram Method).• Se identifica si el orden de precedencia de las actividades es debido a una

buena práctica o a un orden obligatorio por alguna restricción de Ingeniería.• las precedencias que han sido definidas como consecuencia de buenas

prácticas podrían ser candidatas a un Fast Tracking.• Se identifican riesgos iniciales de cumplimiento de hitos y fecha fin exigida, se

asignan responsables para el análisis del impacto y se determinan algunasposibles respuestas al riesgo .

.¡" Estimar recursos.• Determinación de los recursos necesarios.

o De trabajo.o De costo.o Materiales.

• Características, costos y disponibilidades de los recursos.• Se analizan riesgos de disponibilidad de los recursos y se determinan las

reservas de tiempo para responder al riesgo.• Se identifican los calendarios de los recursos.• Se elabora un RBS (Resource Breakdown Structure), esto nos ayuda para

negociar con las gerencias funcionales .

.¡" Estimar duraciones.• Capacidad y experiencia de los recursos.

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Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICON5ULllNG GROUP

e Base de datos de referencia históricae Tiempos promedio.-e Estimación de tiempos de las actividades con participación de los recursos que

las desarrollarán.e Se analizan riesgos de cumplimiento de los estimados y se determina reserva

de duración.

v' Desarrollar cronograma.e Estructurarlo en función al EDT, es decir por entregables, paquetes de trabajo

y luego actividades.e Elaborar el plan de gestión de cronograma como un procedimiento que

contenga como se actualizará, verificará y controlará el avance del cronogramaen función a indicadores, por ejemplo el SPI, SV.

e El plan de gestión de cronograma debe contener un sistema de escalamientosegún rangos de SPI, para ello usar semáforos (verde es ok, amarillo es riesgo yrojo es problema) y un sistema de control de cambios del cronograma.

e El SPI y SV serán medidos para cada componente del EDT.e Identificar los entregables cuya elaboración se tercerizará. Con cada proveedor

se elabora el cronograma detallado.e Para el sistema de control de cambios del cronograma tener en cuenta que la

fecha fin exigida no es posible cambiarla.e Elaborar una lista de hitos, tan importante es un hito como la fecha fin exigida.e Las responsabilidades de cumplimiento de 105 hitos se les dará a la gerencia

funcional respectiva.

v' Optimizar la ruta crítica.e Fast Tracking:

Se analiza la ruta crítica. Sobre las actividades críticas que son secuenciales seidentifica sí pueden realizarse en forma paralela y 105 riesgos potenciales deretrabajo. Se realiza fast tracking sobre las actividades con el m inlmo riesgo. Seestima la reserva de contingencia en tiempo y costo como consecuencia deaplicar el fast tracking.

e

e

Crashing:Se analiza la ruta crítica. Sobre cada actividad crítica se calcula el costoadicional de acortar la duración en una unidad de tiempo. Se realiza crashing(incremento de recursos) sobre las actividades con el m ínimo costo adicional.

~.• ~'U-'=~

Cuestionar dependencmn····~

13 de 58



Se analiza la secuencia de las actividades sobre la ruta crítica y conjuntamentecon los expertos se proponen nuevas formas de dependencias de tal maneraque se acorte el tiempo. Se identifican riesgos potenciales debido a la nuevaforma de trabajo y se analiza la reserva adicional de tiempo y costo que senecesitará.

?•• Limitar el alcance:

Es lo.último que debe hacer el gerente de proyecto para cumplir con la fechafin exigida. Para ello debe revisar las prioridades de los entrega bies que sedefinieron en la declaración de alcance. Tener en cuenta restricciones deingeniería. Tener en cuenta que hay entregables "ca re" que son obligatorioshacerlo. Algunos entregables no prioritarios pasan a ser pendientes deoperaciones y podrían trabajarse como otro proyecto. Identificar los riesgossecundarios que se generan y actualizar la reserva de contingencia de tiempo ycosto.

./ Establecer línea base de cronograma.Identificados todos los elementos que componen el cronograma se crea la líneabase del cronograma, el cual será una referencia para comparar el rendimientofuturo del proyecto.

4.1. Elaborar EDT.

Es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar elproyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementosfinales.

Existen muchas maneras de organizar la presentación de este trabajo. Porejemplo, se puede organizar de acuerdo a los grupos de procesos del ciclo de vidadel proyecto o de las fases. Otra forma de organizarla es teniendo en cuenta lasresponsabilidades funcionales. la EDT documenta el alcance del proyecto, no suplan de ejecución.

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Figura 12

CONSULTING GROUP

Los códigos EDT de las actividades del proyecto pueden mostrarse insertando elcampo con ese nombre.

Figura

4.2. Crear una lista de tareas

Las tareas son los elementos básicos en la creaclan de cualquier proyecto.Describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración ynecesidades de recurso.

1.1.2Infrautructura

Figura 14

1.1.1.1 Actividad 1

1.1.2.1 Actividad 1

1.1.2.2 Actividad 2

Ingresar en el plan de proyecto la siguiente lista de tareas obtenidas a partir delEDT del proyecto.

15 de 58



Plan de gestión

Informes de avance -Actade cierre

Documentos degestiónRecopilación de Documentos normativos

información Información contable y financieraInformación de auditaria

Análisis de componentes de controlAnálisis de la internoinformación Análisis normativo

Análisis de procesosEvaluación de riesgos por objetivo

Evaluación de riesgos estratégicosestratégico 1

Evaluación de riesgos por objetivo

Evaluación deriesgosestratégico 2

Evaluación de riesgos de proceso

Evaluación de riesgos operativoscritico 1

Evaluación de riesgos de procesocrítico2

Diagnóstico Análisis de fortalezas y debilidades

Formulación del plan de Alcance de implementaciónimplementadón Plan de implementación

Elaboración de informeInformede diagnóstico

de diagnóstico

Tabla 1

Para ello debemos organizar las tareas de acuerdo a la jerarqu ía establecida en laTabla 1.

Figura 15

16de 58



Definamos las propiedades del proyecto, mostremos la tarea de resumen eintroduzcamos el hito ¡Proyecto culminado! Un hito es un punto de control delproyecto.

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Figura 17

17 de 58

ProjeclManagemenlInstitule

Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI PM&8CONSULTING GROUP

Figura 18

4.3. Secuenciar las tareas

las tareas deben ser realizadas siguiendo un orden establecido por el equipo deproyecto. Esto significa que es posible establecer tareas predecesoras y tareassucesoras. Por lo tanto, existirán cuatro posibles relaciones entre las tareas:e Fin a comienzo (FC).e Comienzo a comienzo (CC).e Fin a fin (FF).e Comienzo a fin (CF).

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Tabla 2

18 de 58



Ahora se debe establecer vínculos de fin a comienzo entre las fases, losentregables y los paquetes detraba]o, de la forma siguiente:

Figura 19

4.4. Estimar los recursos

Los recursos comprenden las personas y el equipo necesarios que realizan lastareas de un proyecto. Aestos recursos. se les denomina recursos de trabajo.

Adicionalmente, Ms-Project usa otros dos tipos de recursos especiales: materialesy de costo. Estos recursos, a diferencia del anterior no realizan ningún trabajo y notienen efecto en la planificación de una tarea.

• Recursos de trabajo: Son las personas y el equipo que realizan el trabajo delproyecto.

• Recursos materiales: Son recursos que se consumen durante el progreso delproyecto.

• Recursos de costo: Son recursos que se utilizan para representar un costofinanciero asociado a una tarea del proyecto.

Ms-Project se enfoca en dos aspectos fundamentales de los recursos: sudisponibilidad y su costo.

19 de 58



Figura 20

Ingresar en el proyecto la información establecida en el Resource BreakdownStructure (RBS).

21

En esta vista se identifican 105 siguientes atributos:

,/ Nombre del recurso: Personas, equipos o elementos consumibles usados paracompletar las tareas del proyecto. Por ejemplo: ingeniero, asistente,topógrafo, consultor, tractor, Raúl Pérez, etc.

,/ Tipo: Especifica si es un recurso de tipo Trabajo, Material o Costo.,/ Etiqueta de material: Se asigna la unidad de medida proporcionada para el

recurso material (metros cuadrados, pies cúbicos, unidades, toneladas, cajas,metros cúbicos, galones, etc.).

,/ Iniciales: Identificación breve del recurso.,/ Grupo: Agrupación del recurso que podría provenir del RBS.,/ Capacidad máxima: Capacidad del uso del recurso en porcentaje, puede variar

dependiendo del grado de participación.,/ Tasa estándar: Es el costo por unidad de tiempo trabajada.v: Tasa horas extra: Precio que se paga por unidad de tiempo extra trabajado.,/ Costo/uso: Equipo si se trata de un alquiler. Costo que se carga al recurso

material por unidad de tiempo empleado.

20de58


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GRDUP

v" Acumular: Especifica cuándo el programa cargará los costos de los recursos alproyecto, pudiendo ser el pago del proyecto al comienzo, prorrateado o al finaldel proyecto.o Comienzo: Calcula los costos de las actividades con los precios que se

ingresaron al inicio del proyecto.o Final: Calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron

al final del proyecto.o Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de

las actividades o recursos.v" Calendario base: Especifica el calendario base que usará el recurso (24 horas,

Estándar o Turno de noche). Se puede colocar el calendario personalizado sifuese necesario para cada recurso.

v" Código: Abreviación para alguna búsqueda. Identifica los recursos.

4.5. Asignar los recursos a las tareas

Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para larealización del trabajo.

No siempre es necesario asignar recursos a las tareas, aunque existen razonesimportantes por la que resulta recomendable utiliza las asignaciones:

• Saber qué personas están encargadas de las tareas y en qué momento.• Asegurar que se cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que

requiere el proyecto.• Conocer la disponibilidad de los recursos en todo momento.• Saber si un recurso se encuentra sobreasignado, es decir se ha sobrepasado su

capacidad de trabajo.

La asignación de un recurso de trabajo a una tarea permite realizar unseguimiento del progreso del trabajo del recurso en esa tarea.En los casos en los que se ingrese información de costos, Ms-Project calculará loscostos totales del recurso y la tarea.

21 de 58



Realizar las siguientes asignaciones de recursos de trabajo:

Tareas Recursos de trabajo

Acta de inicio Mariela Bolívar

Plan de gestión Mariela Bolívar

Informes de avance Mariela Bolívar

Acta de cierre Mariela Bolívar

Documentos de gestión Angélica Ríos

Documentos normativos José Castillo

Información contable y financiera Angélica Ríos

Información de auditoría Alberto Pérez

Análisis de componentes de control interno Angélica Ríos

Análisis normativo José Castillo

Análisis de procesos Alberto Pérez

Evaluación de riesgos por objetivo estratégico 1 José Castillo

Evaluación de riesgos por objetivo estratégico 2 Alberto Pérez

Evaluación de riesgos de proceso critico 1 José Castillo

Evaluación de riesgos de proceso crftico 2 Alberto Pérez

Análisis de fortalezas y debilidades Angélica Ríos

Alcance de implementación José Castillo

Plan de implementación Alberto Pérez

Informe de diagnóstico Mariela Bolívar

Tabla 3

Figura 22

22 de 58


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GROuP

Ahora asignemos los recursos materiales de la forma siguiente:

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Figura 23

Asignemos el recurso "Capacitación" a las tareas 17 y 18 con un costo de S/' SOOOpara cada una de ellas.

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Figura 24

23 de 58


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTtNG GROUP

4.6. Estimar las duraciones

los métodos más utilizados para estimar duraciones son los siguientes:

o/ Estimación paramétricalas duraciones de las tareas pueden determinarse cuantitativamentemultiplicando la cantidad de trabajo a realizar por el ratio de productividad.

Por ejemplo, los ratios de productividad podrían calcularse para:

Proyecto de diseño = (cantidad de dibujos) x (# horas de trabajo por dibujo)

Instalación de cable = (metros de cable) x (# horas de trabajo por metro)

o/ Estimación por tres valoresla precisión de la estimación de la duración de la actividad puede mejorarseteniendo en cuenta la cantidad de riesgo de la estimación original. la técnicaconsidera tres tipos de estimaciones para cada actividad:

o Más probable (MP). Se toma en cuenta los recursos que probablementeserán asignados, su productividad, las expectativas realistas dedisponibilidad para la actividad del cronograma, las dependencias de otrosparticipantes y las interrupciones.

o Optimista (O). Toma el mejor escenario posible de lo que se describe en laestimación más probable.

o Pesimista (P). Toma el peor escenario posible de lo que se describe en laestimación más probable.

Valor ponderadoTarea Optimista Más Probable Pesimista (P + 4 MP + O)

6

A 12 21 31 21.2B 15 26 38 26.2

e 23 40 55 39.7

o 14 32 50 32

Tabla 4

En Ms-Project podemos hacer esta estimación a través del Análisis PERT que seencuentra en el menú Ver, Barra de Herramientas.

24 de 58

r ProjectManagementlnstitute


11110

,/ Estimación por analogíaSignifica utilizar la duraciónreal de una actividad tomado de un cronogramaanterior y similar como base para la estimación de la duración de unaactividad. Frecuentemente, se usa para estimar la duración del proyectocuando hay una cantidad limitada de información detallada sobre el proyecto,por ejemplo, en las fases tempranas. Esta técnica usa la información histórica yel juicio de expertos.

Ingresemos las duraciones de acuerdo a como se muestra en la figura.

Recuerde que Ms-Project irá calculando las duraciones de las tareas de mayornivel en forma automática.

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4.7. Asignar recursos de trabajo adicionales a una tarea

Cuando se crea una tarea, sin que se le haya asignado recurso alguno, la tareatiene duración, pero no tiene trabajo asociado.

El trabajo representa la cantidad de esfuerzo que uno o varios recursos dedicaránpara completar la tarea:

Trabajo = Duración x Unidades de Asignación

•

d;.o U25de 58



En otras palabras, el trabajo coincidirá siempre con la duración, a menos que seasigne más de un recurso a una tarea, o que el único recurso asignado no estétrabajando a tiempo completo.

Ms-Project utiliza por defecto un método de planificación denominado"planificación condicionada por el trabajo". Esto significa que el trabajo de unatarea permanece constante independientemente del número de recursos que lesean asignados.

Este método se hace evidente cuando se asignan recursos adicionales a una tarea,la duración de esta tarea disminuye.

N~existé ninguna regla sobre cuando se debería aplicar la planificacióncondicionada por el esfuerzo. Como gerente de proyecto, se debe analizar lanaturaleza del trabajo requerido para cada tarea del proyecto y tomar la mejordecisión.

Revisando la vista "Hoja de recursos", notemos que existen algunos problemas desobreasignación de recursos.

Figura 26

Una manera de superar el inconveniente de las sobreasignaciones mostrada en laHoja de recursos es utilizando la opción "Redistribuir recursos..." que seencuentra en el menú Herramientas.

Asignemos en forma conjunta los recursos de trabajo "Francisco Oliva" y"Giovanno Solazar" a la tarea 7.

26 de 58



Figura 27

Ms-Project indica alternativas para proceder según la planificación condicionadapor el esfuerzo o sin ella. El gerente de proyecto decidirá qué es lo mejor para elplan de proyecto. En este caso, elegiremos: "Reducir la duración y mantener eltrabajo constante". Ms-Project ha realizado este ajuste, considerando que eltrabajo no ha sufrido modificaciones. Note que la duración de dicha tarea hadisminuido a 0,79 días.

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Figura 28

El resultado obtenido será como sigue:

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¡Figura 29

Como ya se asignaron todos los recursos del proyecto, ahora estamos en condicionesde conocer cuál el costo del proyecto.

27de 58



4.8. Ajustar las relaciones de tarea

Las relaciones de tarea deberán reflejar la secuencia en la que se realizará eltrabajo. Una vez establecidas las relaciones correctas, podrá refinar laplanificación especificando la superposición (adelanto) o posposición (retraso)entre las fechas de fin o comienzo de las tareas predecesoras y sucesoras.

Un adelanto (Iead) permite la aceleración dela actividad sucesora. los adelantosen Ms-Project se representan con el símbolo "." (menos). Un retraso (lag) causauna demora en la actividad sucesora. Los retrasos en Ms-Project se representancon el símbolo "+" (más).

Adelantar la tarea "Evaluación de riesgos de proceso crítico 2" en un 50%.'

Ayyds I

Figura 30

Cambiar el tipo de relación de las tareas del entregable "Evaluación de riesgosestratégicos" de "Fin a comienzo (FC)" a "Comienzo a comienzo (CC)".

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Figura 31

28 de 58



luego, del ajuste realizado en ambos ejercicios, el plan de proyecto debe mostrasecomo sigue:

figura 32

4.9. Visualizar la ruta crítica del proyecto

Una ruta crítica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de lafecha de findelproyecto.Sise deseareducir la duración .de un proyecto para querepercuta en la fecha de fin, se deberá comenzar por acortar la ruta crítica.

Una tarea pertenece a la ruta crítica cuando la cantidad de tiempo que disponepara que no retrase la fecha de fin del proyecto es cero.

Si se desea reducir la duración de un proyecto para adelantar su fecha definalización, debe empezarse por acortar la duración de la ruta crítica.

Durante la vida de un proyecto, su ruta crítica irá probablemente variando con eltiempo, a medida que las tareas sean completadas antes o después de loplanificado.

Para revisar la ruta crítica puede utilizarse el Asistente para diagramas de Gantt omostrar la vista "Gantt detallado".

29 de 58


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULllNG GROUP

En este caso, usaremos el asistente:

Ir al menú Formato, luego elegir Asistente para diagramas de Gantt....

Figura 33

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Figura 34

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OR~Ui5oS'Ifech:is

0E!.ecursnsOFeq¡asO~e

Olnl"ormllCÍÓfl pCl'SOSl~bde

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Figura 35

30de58



Figura 36

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CONStn..TING GRQUP

Marra

Figura 37

Figura 38

31de 58


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULnNG GROUP

La ruta crítica se distinguirá por tener tareas sombreadas de color rojo.

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Figura 39

4.10. Organizar la información del proyecto

Un plan de proyecto en Ms-Project es una base de datos de información, similar aun archivo de base de datos de Ms-Access.

Las vistas y los informes son las formas más comunes de visualizar o imprimir losdatos de un plan de proyecto. En ambos casos, puede modificarse el aspecto delos datos para satisfacer necesidades concretas de información, a través de laordenación, el agrupamiento y el filtrado.

Ordenación

La ordenación es la forma más sencilla de organizar los datos sobre tareas orecursos en Ms-Project.

La ordenación, al igual que el agrupamiento y el filtrado, no cambia los datos quedependen del plan de proyecto; simplemente ordena de nuevo los datosdisponibles.

32de 58


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTINGGROUP

La única excepción de lo anterior es cuando se reenumeran 105 identificadores derecurso o de tarea después de la ordenación.

Ordenemos 105 recursos por costo y por grupo.

Figura 40

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Rrimer criterio

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Tercer crlterio

L_, oAscendenteO nesceederge

DRenu¡nerarrecursos permanentemente~Ordenar recq-sos por proyecto

Figura 42

El resultado será el siguiente:

33 de 58



Figura 43

Agrupamiento

El agrupamiento permite organizar la información de recursos y tareas de acuerdocon el criterio seleccionado. El agrupamiento añade valores de resumen oacumulados en los intervalos que pueden ser personalizados.

El agrupamiento puede cambiar de manera significativa la visualización de losdatos de recursos y tareas, permitiendo un nivel de refinamiento en lapresentación y análisis de los datos.

Agrupemos los recursos por grupo de recursos.

Figura 44

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Figura 45·

34de 58



Podemos ver que Ms-Project ha sombreado de amarillo las filas correspondientesa los grupos.

Ahora podemos hacer un agrupamiento de Grupo de recurso por Costo, tomandocomo base el agrupamiento que acabamos de realizar.

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Figura 46

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Figura 47

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35de58



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Figura 49

CONSULTING GROUP


Figura 50

Deshaga el agrupamiento y vaya a la vista Diagrama de Gantt.

Filtrado

El filtrado oculta los datos de las tareas o recursos que no cumplen el criterioespecificado, visualizando únicamente aquellos datos en los que está interesado.

Existen dos formas de utilizar los filtros:

• Aplicando filtros predefinidos a una vista.• Aplicando autofiltro a una vista.

Cuando aplica un filtro en los datos de una vista, éste se aplica a todas las tablasque puedan ser visualizadas en la vista.

Filtremos todas las tareas que contengan la palabra "riesgos".

36 de 58



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Figura 51

Figura 52

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El resultado es el siguiente:

Figura 53

A continuación, desactivar el Autofiltro.

Ahora filtraremos las tareas que contengan la palabra "riesgos" y cuyo costo seamenor a S], SOO.OO.

37de 58



........ 1I &kM 11e-",~ IFigura 54

CONSUtllNG GROUP

Figura 55

El resultado será como se muestra:

Figura 56

Eliminar el filtro establecido.

4.11. Imprimir el plan de proyecto a través de vistas e informes

Una de las tareas más importantes de cualquier gerente de proyecto es comunicarla información del proyecto a los stakeholders, lo cual conlleva a menudo elaborarpresentaciones o hacer impresiones en papel.

38de 58


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULllNG·GROUP

En Ms-Project la impresión de la información se concentra en dos grandesbloques: vistas e informes. En una vista pueden introducirse, editarse, leerse eimprimirse los datos; mientras que los informes solamente permiten imprimir lainformación.

Vamos a configurar la impresión de la vista del Diagrama de Gantt.

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Figura 57

Ingresar el elemento Nombre de compañía en la cabecera a un tamaño apropiadopara que sea pueda ser visible.

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Alirleacoo: Centro Ir--···&[CorÍ'paf¡'falr

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Figura 60

Informes

Irallnforme Personalizado: Tarea.

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Figura 61

Este informe es una lista completa de las tareas del proyecto, excepto las tareasde resumen. Ahora personalizaremos este informe.

Crearemos una copia de este informe para poder personalizarlo, mostrando lastareas por meses en una tabla resumen.

41 de 58

ProjectManagement!nstitute


Definición peteses Ordenar

eel'iodo: fM~---~"---'--"'-'-----'''r;a

Nümero: ji ':::":'J#;g

Ei1IJo: Todas lastareas

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Figura 63

Finalmente, salir completamente.

S. Ejecución, Seguimiento y Control del Proyecto

La ejecución del proyecto en Ms-Project 2007 consiste en la actualización de losdetalles del proyecto tales como qué trabajo hizo alguien, cuándo se realizó el trabajoy cuál fue su costo. Estos detalles se denominan valores reales (avance del proyecto).

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Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTJNG GROUP

El seguimiento del avance del proyecto es muy importante a la hora de gestionar unproyecto de manera apropiada, frente a la planificación. El gerente de proyecto debeconocer el nivel al que está trabajando el equipo de proyecto y en qué momentodeben tomarse acciones correctivas.

Ms-Project proporciona distintos modos de registrar el avance del proyecto,dependiendo del nivel de detalle o el control requerido por el gerente de proyecto, elpatrocinador y los stakeholders. Los diferentes niveles de registro de avance incluyen:

• Registrar si el proyecto se realiza según lo planeado.• Registrar el porcentaje completado de cada tarea con valores numéricos o

porcentuales exactos: 25%, 50%, 75% o 100%.• Registrar las fechas reales de comienzo y fin, el trabajo real y la duración real y

restante de cada tarea o asignación.• Registrar el trabajo por periodo de tiempo (nivel más detallado de seguimiento l.

5.1. Guardar una línea base del proyecto

Una línea base es un conjunto de valores importantes de un plan de proyecto,como son la estimación de las fechas de comienzo y fin, y los costos de las tareas,recursos y asignaciones. Esta línea base permitirá comparar lo real con loplanificado.

Una línea base debería guardarse:• Cuando haya desarrollado el plan del proyecto lo más completo posible.• Cuando todavía no haya comenzado la introducción de los valores reales

como, por ejemplo, el porcentaje de trabajo completado.

Pueden guardarse un máximo de 11 líneas base en un UOlCO plan. Elalmacenamiento de varias líneas base puede resultar útil en aquellos proyectoscon fases de planificación excepcionalmente extensas, donde es posible que deseecomparar los diferentes conjuntos de valores de línea base.

Estableceremos la línea base del proyecto.

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Para:o PrQYeCto completo

O rareas seleccionadas

Resurnlr lineas debase:



Figura 64

CONSULTJNG GROUP

Veamos algunos efectos de esta acción en la tabla Variación de la vista Hoja detareas. Esta tabla incluye las fechas de comienzo y final de cada tarea, tantoprogramadas como pertenecientes a la línea base, situadas una junto a la otrapara una rápida comparación.

Figura 6S

5.2. Registrar el avance de un proyecto que se está realizando según lo planificado

Actualizaremos el proyecto al 30/09/2010, suponiendo que el avance hasta estafecha se ha dado de acuerdo a lo programado.

44de58



Figura 66

CONSULTING GROUP

Ms-Project ha grabado el porcentaje de trabajo realizado para todas las tareascuya fecha planificada de inicio sea anterior al 30/09/2010.

Figura 67

5.3. Introducir el porcentaje completado de una tarea

Ingresemos 100% como porcentaje de avance de las tareas 13 y 14.

45 de 56

ProjeclManagemenllnslilute


Figura 68

Quitar la división de ventanas.

5.4. Introducir valores reales para las tareas

Una forma de mantener actualizada la información de la planificación es registrarlo que realmente ocurre con cada tarea del proyecto, pues en la realidad las tareasempiezan y acaban más pronto o más tarde de lo previsto.

Al registrar estos valores reales, Ms-Project actualiza automáticamente laplanificación y calcula el porcentaje completado de la tarea. Para eso utiliza lassiguientes reglas:

• Cuando se registra una fecha de comienzo real de una tarea, Ms-Projectmodifica la fecha de comienzo planificada de forma que coincida con la fechade comienzo real.

• Cuando se registra la fecha de fin real de una tarea, Ms-Project modifica lafecha de fin planificada de forma que coincida con la fecha de finalización real,y marca la tarea como 100% completada.

• Cuando se registra el valor real del trabajo de una tarea, Ms-Project recalculael valor de trabajo restante, si lo hubiera.

• Cuando se registra la duración real de una tarea, si es menor que la duraciónplanificada, Ms-Project resta la duración real de la duración planificada paradeterminar la duración restante.

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• Cuando se registra la duración real de una tarea, si es igual a la duraciónplanificada, Ms-Project marca la tarea como 100% completada.

• Cuando se registra la duración real de una tarea, si. es mayor que la duraciónplanificada, Ms-Project ajusta la duración planificada de forma que coincidacon la duración real, y marca la tarea como 100% completada.

Veamos la Tabla: Entrada del Diagrama de Gantt. Consideremos que la tarea 17 hacomenzado en el momento previsto, pero que ha necesitado el doble del tiempoplaneado para completarse.

Figura 69

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Regresar a la Tabla: Entrada.

5.5. Optimizar la ruta crítica

El triángulo de la triple restricción representa al proyecto en términos de tiempo,costos y alcance. En cualquier proyecto, uno de estos factores será másimportante que los otros dos. El factor más importante se denomina delimitaciónprincipal ya que de su cumplimiento dependerán las actividades del gerente deproyecto.

Costo

Figura 72

La iniciativa de optimizar la ruta crítica está determinada por la necesidad dereducir la duración total del proyecto. Esto quiere decir, que en este caso, eltiempo es la variable más crítica del proyecto.Las principales técnicas para acortar la duración de los proyectos son:

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ij' Project.. Management

, .. lnstituteMs-Project 2007 Avanzado alineado al PMI

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• Fast-tracking (aceleración): Consiste en establecer tareas de la ruta crítica quepuedan realizarse en paralelo.

• Crashing (compresión): Consiste en reducir la duración de las tareas en la rutacrítica añadiendo recursos.

5.6. Aplicación de Fast-tracking

Es una técnica de reducción de la duración del cronograma. Cuando aplicamosFast-tracking al cronograma tomamos tareas que fueron programadasoriginalmente para hacerse en forma secuencial y las_reprogramamos parahacerlas en paralelo o parcialmente en paralelo.

El Fast-tracking también aumenta el costo, pero sobretodo aumenta el riesgo.Cuando tenemos un proyecto en el cual varias tareas tienen lugar al mismo tiempoy se presenta un problema, puede ser necesario parar todas las tareas enprogreso.

Revisemos las tareas 25 y 26. Notamos que ambas tareas tienen asignadosrecursos distintos, además que forma parte de la ruta crítica. Esto las convierte encandidatas a Fast-tracking.

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Figura 73

Cambiar el tipo de relación de las tareas a Comienzo o comienzo (Ce) significaaplicar Fast-tracklng debido a que las tareas secuenciales ahora se convierten entareas paralelas.

Figura 74

49 de 58



Finalmente, nuestro cronograma quedará de la siguiente forma:

Figura 75

5.7. Aplicación de Crashing

Es una técnica para reducir la duración del cronograma de un proyecto. Cuandocomprimimos un cronograma gastamos dinero o recursos para reducir el tiempoprogramado para el proyecto, por ello debemos procurar que el Crashingproduzca la mayor reducción por el menor costo.

Al aplicar Crashing se reduce la holgura de algunas de las otras tareas yeventualmente estas. tareas entrarán aformar parte de la ruta crítica. A medidaque continuamos reduciendo la duración del cronograma más y más tareas entrana la ruta crítica y se vuelve más difícil y más costoso reducir la duración deproyecto.

Revisemos el estado de la tarea 28. Es posible que podamos reducir su duración siasignamos un recurso adicional. Utilicemos la Tabla: Costo para ver el costo de latarea.

50 de 58



Figura 76

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Ahora asignemos a la tarea el recurso Angélica Ríos, cuya tasa estándar es másbaja que la Mariela Bolívar y tiene la misma capacidad máxima. Dado que eltrabajo se mantiene constante, la duración va a disminuir.

El costo de la tarea se ha reducido, pero podríamos haber incrementado el riesgode que la tarea no sea bien realizada

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Figura 77

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Vayamos a la Tabla: Entrada para revisar la duración. Hemos reducido de 15 días(3 semanas) a 7,5 días.

Ahora el cronograma del proyecto ha quedado de la siguiente forma:

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•

Figura 78

51 de 58



5.8. Evaluar el rendimiento del proyecto con valor ganado

El análisis de valor ganado (acumulado) permite obtener una idea más completadel rendimiento general del proyecto en términos de tiempo y de costo. Esteanálisis implica comparar el progreso del proyecto con lo que se hab ía previstoobtener, tal y como se había reflejado en la línea base, en un punto concreto de laplanificación o del costo del proyecto, y de predecir el futuro rendimiento delproyecto.

El análisis simple responde a la pregunta: "¿cuáles son los resultados derendimiento?", mientras que el análisis de valor ganado responde la pregunta:"dados los resultados de rendimiento, ¿estamos obteniendo el beneficioesperado?

Para que Ms-Project calcule el valor ganado de un plan de proyecto, debenrealizarse previamente las siguientes acciones:

• Grabar una línea base para que Ms-Project calcule el costo presupuestado deltrabajo planificado antes de que se empiecen a introducir los valores reales deltrabajo.

• Introducir el trabajo realmente efectuado para las tareas o asignaciones.• Fijar una fecha de estado para que Ms- Project pueda calcular el rendimiento

real del proyecto hasta un momento concreto del tiempo.Considerando que ya hemos grabado una línea base y además hemos introducidoel trabajo efectuado, únicamente nos resta fijar la fecha de estado.

5.9. Fijar la fecha de estado

Seleccione.09/11/2010 como fecha de estado, considerando que es la fecha hastadonde tenemos valores reales (ejecución) del proyecto.

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ProjeetManagementInstitute


Figura 79

CONSULTING GROUP

Los tres indicadores clave asociados con el análisis del valor ganado son:

•

•

•

El Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR), marcado en el informe visualcomo Valor Real (ACl.El Costo Presupuestado del Trabajo Planificado (CPiP), que se muestra en elinforme como Valor Presupuestado (PV).El Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), marcado en el informecomo Valor Acumulado o Valor Ganado (EV).

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Donde:

Variación del cronograma (SV) = EV - PVVariación del costo (CV) = EV - AC

Mostremos la tabla Indicadores de programación del valor acumulado (ganado)para obtener los valores relacionados con el cronograma.

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Figura 80

CONSULTJNG GROUP

El indicador IRP (índice de rendimiento de la programación) en la tarea deresumen del proyecto muestra un.valor de 0,88; esto quiere decir que por cada solque se pensaba gastar en el trabajo realizado hasta la fecha de estado se haobtenido trabajo por un valor de 88 céntimos de sol. Este. valor es tambiénconocido como SPI = EV!PV

Indicadores en TiempoSPI > 1: Indica que se está sobre lo planificado o que hay un adelanto en el tiempo.SPI < 1: Indica un retraso en el tiempo.

Ahora revisemos la tabla Indicadores de costo del valor acumulado (ganado) paraobtener los valores relacionados con el costo. El indicador IRC (índice derendimiento de costos) en la tarea de resumen del proyecto muestra un valor de0,96; esto quiere decir que por cada sol que se ha gastado en el proyecto hasta lafecha de estado se ha obtenido 96 céntimos de sol de trabajo real. Este valor estambién conocido como CPI = EV!AC

Indicadores en CostoCPI > 1: Indica que hay un ahorro en los costos.CPI < 1: Un indicador CPI menor a 1, indica que hay un sobrecosto.

Figura 81

54de 58



Varlance Al Completlon

YAC = BAC - EAC

Indica cuanto será la variación final

del presupuesto al final del proyecto

Estlmate To Completo

ETC=EAC-AC lC.?F)Actualmente. cuanto mas se espera

que pueda costar el trabajo que lallapor ejecutar

Elltlmate Al cempteuen.

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EAC = AC+{BAC-EV}

Actualmente. cuanto esperamos quesea el costo lotal del proyecto

BAC: Presupuesto hasta la

conclusión (para todo el proyecto)

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AC

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EA

BA

Asimismo, en esta tabla encontramos los valores relacionados con lasproyecciones de costo: CEF (EAC) y VAF (VAC).

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Figura 82

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Figura 83

CONSULTING GROUP

5.10. Generar un informe visual de valor acumulado (ganado)

El Informe de horas extra del valor acumulado genera el gráfico de líneas de lostres indicadores asociados al valor ganado: PV, AC y EV.

Compruebe que el elemento Semanas esté seleccionado. Hacer e1ic en Ver paraque a partir de Ms-Excel el informe sea creado.

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Figura 84

Dentro de Ms-Excel haga e1ic en la pestaña Uso de la asignación con VA. En laLista de campos de la tabla dinámica pueden verse todos los campos cuyos datosse han importado desde Ms-Project.

56de58

ProjectManagement Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMIInstitute PM&8

CONSULTING GROUP

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Figura 85

Haga die sobre el nombre de la pestaña Gráfico 1. De ser necesario indiquenuevamente que debe mostrarse por semanas.

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Figura 86

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Dado que la fecha de estado se encuentra fijada en el 09/11/2010, Ms-Projectpresentará valores nulos a partir de esa fecha.

En general, cuando la línea correspondiente al valor ganado (acumulado) cae pordebajo de la línea correspondiente al valor previsto, puede decirse que el proyectose encontraba retrasado respecto a lo planificado. Cuando la línea AC (costo real)

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se encuentra por debajo de la línea de valor planificado, eso significa que elproyecto estaba realizándose por debajo del presupuesto previsto.

Cerrar Ms-Excel sin guardar los cambios.

Dentro de Ms-Project, haga dic en Cerrar.

Finalmente, guardar y cerrar el archivo.

6. Cierre del Proyecto

ti proyecto será cerrado en cuanto se hayan completado los requisitos del proyecto ocuando se decida su cancelación.

58de 58


Avanzado alineado al PMI

CONSULTING GROUP

Tópicos Especiales

ProjectManagernentlnstitute


Contenido

CON5ULliNG GROUP

1. Ajuste de los detalles de una tarea 31.1. Usar el controlador de tareas 31.2. Introducir delimitaciones para las tareas 41.3. Interrumpir el trabajo de una tarea 71.4. Ajustar el tiempo de trabajo para tareas individuales 81.5. Cambiar el tipo de las tareas 101.6. Introducir fechas límite 131.7. Introducir costos fijos 141.8. Introducir tareas repetitivas 15

2. Ajuste de los detalles de los recursos y las asignaciones 162.1. Ingresar distintas tasas de costo para un recurso 162.2. Ingresar tasas de costo que se apliquen en momentos distintos 172.3. Ingresar diferentes disponibilidades para aplicarse en distintos momentos 182.4. Retrasar el comienzo de las asignaciones 182.5. Aplicar perfiles a las asignaciones 192.6. Aplicar distintas tasas de pago a las asignaciones 21

3. Ajuste del plan de proyecto 223.1. Revisar la asignación de recursos a lo largo del tiempo 233.2. Resolver manualmente sobreasignaciones de recurso 263.3. Redistribuir recursos sobreasignados con Ms-Project.. 283.4. Revisar los costos del proyecto 31

4. Revisión e informe del estado de un proyecto 324.1. Identificar las tareas que se han desviado del plan 324.2. Revisar los costos de las tareas 344.3. Revisar los costos de recursos 354.4. Informar la variación de costo de un proyecto en forma gráfica 37

5. Intercambio de información de Ms-Project con otros programas 395.1. Copiar y pegar con Ms-Project 395.2. Abrir otros formatos de archivo en Ms-Project 405.3. Guardar datos desde Ms-Project en otros formatos 435.4. Generar un informe de resumen del proyecto para Ms-Word 445.5. Generar informes visuales con Ms-Excel y Ms-Visio 48

6. Consolidación de recursos y proyectos 506.1. Crear un fondo de planes de proyecto 506.2. Actualizar las asignaciones en un proyecto de compartición 536.3. Actualizar la información del recurso desde el fondo de recursos 546.4. Consolidar planes de proyecto 55

7. Programación con Visual Basic en Ms-Project 587.1. Grabar macros 587.2. Editar macros 62

2 de67

ProjeclManagementInstitute


Taller: Ms-Project 2007 Avanzado

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1. Ajuste de los detalles de una tarea

1.1. Usar el controlador de tareas

Abrir el archivo "Ajuste de los detalles de una tarea.mpp".

Analizar la tarea 9, Reserva de equipo de rodaje con el Controladores de tareas.

El panel Controladores de tareas presenta un resumen de todos los factores deplanificación que afectan a la tarea seleccionada, tales como sus tareaspredecesoras, calendario de recursos o calendario de tareas.

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Figura 1

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Ajustemos esta relación, estableciendo un atraso de 50% a la tarea 9.

Figura 2

3 de 67



Los cambios realizados se muestran también en el Controlador de tareas.

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Figura 4

1.2. Introducir delimitaciones para las tareas

Una delimitación controla la fecha de inicio o de fin de la tarea, y el punto hasta elcual puede replanificarse esa tarea. Cada tarea que se ingresa en Ms-Project tienealgún tipo de delimitación. Existen tres categorías de delimitaciones:

• Delimitaciones flexibles: Se puede cambiar la fecha de inicio y de final de latarea. Estas delimitaciones no están asociadas con ninguna fecha determinada.

• Delimitaciones semiflexibles: Una tarea no tiene un límite de comienzo o definal, sin embargo, Ms-Project dispone de fa posibilidad de modificar la fechade comienzo o de final, siempre que esté comprendida entre estos limites.

4 de 67



• Delimitaciones inflexibles: Una tarea debe empezar o terminar en una fechaconcreta.

En total, existen ocho tipos de delimitaciones de tarea:

Tipo Nombre DescripciónPrograma la tarea para que comience la tarea lo antes posible. Es la

Lo antes posible (LAP)delimitación predeterminada para aquellas tareas programadas desdela fecha de comienzo del proyecto. No especifique ninguna fecha decomienzo o de fin sin esta delimitación.

Flexible Programa la tarea lo más tarde posible, de tal forma que la tarea

Lo más tarde posiblefinaliza antes de que termine el proyecto y sin retrasar las tareas

(LMTP)siguientes. Es la delimitación predeterminada para aquellas tareascuando programa desde la fecha de fin del proyecto. No especifiqueninguna fecha de comienzo o de fin sin esta delimitación.

No comenzar antesPrograma la tarea para que comience en una fecha especificada, o

de (NCAD)después de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de quela tarea no comienza antes de una fecha especificada.

No finalizar antes delPrograma la tarea para que finalice en una fecha especificada, o

(NFAD)después de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de queuna tarea no finaliza antes de una determinada fecha.

SemiflexiblePrograma la tarea para que comience en una fecha especificada, o

No comenzar despuésdel (NCDD)

antes de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que latarea no comienza después de una fecha especificada.

No finalizar despuésPrograma la tarea para que finalice en una fecha especificada, o antes

del (NFDD)de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que unatarea no finaliza después de una determinada fecha.Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada.

Debe finalizar el (DFE)Establece las fechas más próximas, programadas y últimas de lasfechas de fin que ha especificado y delimita la tarea en la

Inflexibleprogramación.Programa la tarea para que comience en una fecha especificada.

Debe comenzar el Establece las fechas más próximas, programadas y últimas de la fecha(DCE) de comienzo que ha especificado y delimita la tarea en la

programación.

Tabla 1

Apliquemos una delimitación de tipo No Comenzar antes Del a la tarea 20, Escena3: Instalación de decorados. Consideremos que esta escena debe ser rodada enun escenario que no estará disponible para el equipo de rodaje hasta el 26 demayo del 2008.

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5 de67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICQNSULllNG GROUP

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Figura 6

Revise los cambios y haga dic en el botón Cerrar del panel Controladores detareas.

Ahora veamos en la vista Gantt detallado cómo esta delimitación ha afectado laruta crítica.

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6 de 67

ProjectManagemcntInstitute

Ms-Project2üü7 Avanzado alineado al PMI

Figura 7

CONSill.TfNG GROUP

Esta demora ha sido causada por la delimitación No Comenzar Antes Delestablecida para la tarea 20. Si no se hubiera aplicado esta delimitación, todas lastareas del proyecto habrían sido críticas.

Retornar a la vista Diagrama de Gantt.

1.3. Interrumpir el trabajo de una tarea

Cuando se planifican las tareas del proyecto, puede tenerse conocimiento de queel trabajo en una tarea determinada va a ser interrumpido. En ese caso, puededividirse la tarea para indicar cuándo se suspenderá el trabajo y cuando sereanudará.

Dividiremos el trabajo de la tarea 4, Desarrollo del guión técnico durante dosdías, a partir del 17 de marzo.

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7 de 67

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Figura 10

1.4. Ajustar el tiempo de trabajo para tareas individuales

En algunos casos es necesario crear calendarios de tareas para establecer horariosde trabajo distintos del calendario del proyecto.

Supondremos que en el proyecto la Escena 2: Rodaje (tarea 34) debe ser filmadade 5:00 p.rn. a 11:00 p.m., sin embargo el calendario del proyecto no termina losuficientemente tarde como para permitir la ejecución de dicha tarea. Dado quees una excepción a la jornada laboral normal, crearemos un calendario basedenominado Rodaje nocturno para aplicarlo a esta tarea concreta.

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I Aceptar l..1 Cancelar

Figura 11

8 de 67



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CONSULTINGGROUP

Haga die sobre la casilla de verificación La programación omite los calendarios derecursos para que el calendario de tarea se imponga sobre el calendario derecurso.

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Figura 13

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9 de 67

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1.5. Cambiar el tipo de las tareasFigura 14

Ms-Project 2007 utiliza 3 tipos de tareas:

• Unidades fijas: Es una tarea en la cual las unidades asignadas son un valor fijoy cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea noafectan a las unidades de asignación de la tarea. Este es el tipo de tareapredeterminada por Project.

• Trabajo fijo: Es una tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo ycualquier cambio en la duración de la tarea o en el número de unidades deasignación asignadas a esa tarea no afectan al trabajo de la tarea.

• Duración fija: Es una tarea en la cual la duración es un valor fijo y cualquiercambio en el trabajo o en las unidades de asignación no afectan a la duraciónde la tarea.

Cada uno de los tipos de tarea afecta a la programación cuando se modifica algunode los tres factores como sigue:

En una...Si cambiamos las Si cambiamos la Si cambiamos el

unidades.i, duracién.; trabajo...Tarea de unidades la duración se

El trabajo se recalculala duración se

fijas recalcula recalcula

Tarea de trabajo fijola duración se Lasunidades se Laduración se

recalcula recalculan recalcula

Tarea de duración fija El trabajo se recalcula El trabajo se recalculaLas unidades se

recalculan

Tabla 2

El hecho de que se denomine "fijo" a un tipo de tarea no. implica que loscorrespondientes valores de duración, unidades o trabajo sean inamovibles.Puede modificarse cualquier valor en cualquier tipo de tarea.

Vamos a duplicar la duración de la tarea 2, Revisión del guión literario,manteniendo el trabajo constante.

10de 67



Mostrar la vista Uso de tareas e insertar el campo Unidades de Asignación aliadoderecho del campo Duración.

Figura lS

Observamos que la tarea 2 posee un trabajo total de 32 horas (es decir, 16 horaspara cada uno de los dos recursos asignados), unidades de asignación de 100%para cada recurso y una duración de 2 días.

En el campo Duración de la tarea 2, escriba 4.

Figura 16

La duración de la tarea se ha duplicado, como estaba previsto, pero el trabajo seha duplicado también debido a la programación condicionada por el trabajo. Apesar que la tarea está definida como "unidades fijas", vamos a elegir la segundaopción de la etiqueta inteligente: "Disminuir la capacidad máxima de losrecursos" .

11 de 67



Figura 17

-Ahora consideraremos que Mark Hasall y Scott Cooper asignados a la tarea 67,Presentación a cliente trabajarán en ella solamente durante media jornadalaboral, pero debemos mantener la duración la tarea.

Figura 18

Una forma de proceder es cambiando el tipo de tarea de Unidades fijas aDuración fija y cambiar las unidades de asignación de ambos recursos a 50%.

l",,"dowu~

C~io'

Figura 19

Seleccionar la pestaña Recursos. En la columna Unidades fijar las unidades de losrecursos mencionados en 50%. Hacer c1ie en Aceptar.

Figura 20

12 de67



El resultado obtenido será:

Figura 21

Regresar al Diagrama de Gantt.

1.6. Intmducirfechas límite

Un error frecuente es introducir delimitaciones inflexibles o semi-flexibles endemasiadas tareas del proyecto. Estas delimitaciones reducen la flexibilidad deplanificación del proyecto.

Una mejor técnica para planificar ciertas tareas es establecer una fecha límite, loque nos permite indicar la fecha más tardía permisible para que se complete latarea, sin restringir por ello su planificación.

Vamos a introducir a la tarea 11, jPreproducción completada! (hito) la fechalímite 02/06/2008.

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Figura 22

El resultado es el siguiente:

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Figura 23

13de67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI PM&8CONSULTING GROuP

1.7. Introducir costos fijos

En algunos casos, puede ser necesario asociar un costo a una tarea, sin que estérelacionado a los recursos, y que no se vaya usar en forma sistemática a lo largodel proyecto. Estos costos son denominados "costos fijos".

Un costo fijo es una cantidad determinada que se presupuesta para una tarea yque permanece constante independientemente de la cantidad de recursos que seasignen a la tarea.

Vamos a asignar un costo fijo de 500 a la tarea 8, Solicitud de permisos derodajecon una Acumulación de costos fijos igual a Comienzo.

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Figura 24

El resultado será como sigue:

Figura 2S

14de 67



1.8. Introducir tareas repetitivas

Cuando se quieren programar tareas como reuniones periódicas de seguimiento oinspecciones de control de calidad, es recomendable hacer uso de tareasrepetitivas.

Cuando se crea una tarea repetitiva, Ms-Project crea una serie de tareas con ladelimitación No Comenzar Antes Del, sin relaciones con otras tareas y con laplanificación orientada al esfuerzo desactivada.

Vamos a crear una tarea repetitiva que representará una reunión semanal decontrol asociada al proyecto. Esta tarea debe encontrarse antes de las tareas deProducción, comenzar el 10/03/2008, tener una duración de 2 horas, realizarselos lunes y repetirse 10 veces.

Figura 26

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Figura 27

15de 67



2. Ajuste de los detalles de los recursos y las asignaciones

2.1. Ingresar distintas tasas de costo para un recurso

En algunos casos puede resultar necesario que un recurso de trabajo desempeñedistintas tareas con distintas tasas de costo. Cada recurso puede tener hasta cincotablas de.costo asociadas. Cuando llegue el momento de asignar el recurso a unatarea concreta, debemos indicar a Ms-Project que tabla de costo debe aplicar.

Abrir el archivo "Ajuste de los detalles de los recursos y las asignaciones.mpp".

Ingresar una tasa estándar alternativa (B)de 14 euros/hora y una tasa de horasextra de 21 euros/hora al recurso 18, Jan Miksovsky.

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Figura 28

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Figura 29

16 de 67



Figura 30

CONSULTING GROUP

Por defecto, el recurso usará la tasa de costo A, salvo que se indique lo contrario.

2.2. Ingresar tasas de costo que se apliquen en momentos distintos

En algunos casos puede ser útil que las distintas tasas de costo de un recursoempiecen a aplicarse a partir de una fecha concreta. Pueden asignarse hasta unrnáxlmo de 25 variaciones temporales á cada una de las cinco tablas de costoque puede tener un recurso.

Ingresemos para el recurso 11, Doug Hampton una tasa estándar 20% mayor quela actual y que ésta sea utilizada a partir del 24/06/200S.

A'l'I,Ido I '-==-..J '--"=--' I C¡n:w, I

Figura 31

Esta nueva tasa estándar se mostrará cuando la fecha actual sea posterior al24/06/2008.

17 de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GROlW

2.3. Ingresar diferentes disponibilidades para aplicarse en distintos momentos

El valor Unidades máximas representa la capacidad máxima que posee un recursopara realizar tareas. El calendario de recurso determina cuándo puede realizarseel trabajo asignado al recurso.

Ms-Project puede establecer distintos valores del campo Unidades máximas paracualquier recurso, de forma que se apliquen en distintos periodos de tiempo.

Revisemos la información del recurso 13, Electricista.

Figura 32

Vamos a considerar que tendremos dos electricistas disponibles desde la fecha deinicio del proyecto hasta el 30/06/2008, tres electricistas desde el 01/07/2008hasta el 14/07/2008 y deall í hastaelJin del proyecto dispondremos de dos.

Figura 33

2.4. Retrasar el comienzo de las asignaciones

18de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GRQuP

Es posible que no se desee que todos los recursos asignados a .una tarea, trabajenen el mismo momento. Ms-Project permite retrasarla incorporación de uno o másrecurso asignados a la tarea.

Revisemos en la vista Uso de tareas, los recursos asignados a la tarea 84,Archivado de imagen y sonido finales.

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Figura 34

Vamos a retrasar la incorporación de Doug Hampton a la tarea hasta el jueves11/12/2008.

Figura 35

El resultado es como sigue:

Ms-Project ha ajustado la asignación del recurso a la tarea, de forma que notrabaje durante el martes y el miércoles, pero sí cuatro horas el jueves. El trabajototal de la tarea no se ha modificado, aunque sí su duración.

2.5. Aplicar perfiles a las asignaciones

19de 67

ProjectManagemcntInstitute


Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas permiten ver exactamente cuántotiempo se ha planificado que trabaje cada recurso en la tarea. Sí deseamoscambiar el tiempo que un recurso trabaja en una tarea en cualquier periodoconcreto, podemos hacerlo de dos formas:

• Aplicar un perfil de trabajo predeterminado a la asignación.• Modificar directamente los detalles de la asignación.

Primero aplicaremos un perfil de trabajo.

Mostrar la asignación de recursos por días de la tarea 79, Inserción banda sonorafinal.

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Como puede verse, los tres recursos asignados deben trabajar a un ritmo de 8horas diarias (100% de su capacidad máxima), excepto el primer y último día de latarea. Estas asignaciones poseen un perfil de trabajo de tipo Uniforme, que es elque Ms-Project aplica por defecto a la hora de planificar una asignación.

Vamos a cambiar la asignación de Michael Patten en la tarea de forma que,aunque el resto de recursos trabajen a tiempo completo, él comience con unaasignación de trabajo diaria breve y vaya aumentando su trabajo a medida quevaya transcurriendo el tiempo. Además, Michael Patten deberá seguir trabajandoen la tarea después de que el resto de recursos haya finalizado su labor. Pararealizar esto aplicaremos un perfil de tipo Creciente a la asignación.

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Acept..... 1.1 ClIOCeJar

Figura 38

El resultado se mostrará como sigue:

20de 67



Figura 39

Dado que la asignación de Michael Patten a la tarea termina más tarde que lasasignaciones del resto de recursos, es él quien determina la fecha final de la tarea.Esto quiere decir que Michael Patten es el recurso crítico de esta tarea.

Si no se desea que un perfil extienda la duración de la tarea, se debe cambiarantes el tipo de tarea a Duración fija. De ser así, Ms-Project recalculará el trabajodel recurso de forma que trabaje menos horas durante el mismo periodo.

Ahora modificaremos los detalles de la asignación en forma directa.

Mostrar las asignaciones de la tarea 2, Revisión del guión literario.

Incrementaremos el trabajo de Clair Hector a 8 horas durante los dos últimos díasde la asignación, de manera que dedique su tiempo completo a ella.

El resultado será como sigue:

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Figura 41

2.6. Aplicar distintas tasas de pago a las asignaciones

Ms-Project puede especificar distintas tablas de pago a cada asignación.

21 de 67



Veamos las asignaciones de la tarea 27, Escena 7: Rodaje en la Tabla: Costo.

Figura 42

Notamos que el costo actual de Jan Miskovsky para la tarea 27 es de 174 euros.Ahora cambiemos, la tasa de pago de este recurso (B), considerando que en estatarea cumplirá un rol en el que se requieren menores calificaciones. Hacemosdoble dic en el recurso y nos ubicamos en la pestaña General.

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Figura 43

El resultado nos indica que el costo asociado al recurso es ahora de 112 euros.Asimismo, el costo de la tarea es de 1808 euros.

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Figura 44

3. Ajuste del plan de proyecto

22 de67



3.1. Revisar la asignación de recursos a lo largo del tiempo

Un recurso de trabajo puede estar en uno de los siguientes tipos de asignación:

• Subasignado: Las asignaciones realizadas sobre el recurso no alcanzan sucapacidad máxima.

• Completamente asignado: Las asignaciones realizadas sobre el recursocoinciden exactamente con su capacidad máxima.

• Sobreasignado: Las asignaciones realizadas sobre el recurso exceden sucapacidad máxima.

Abrir el archivo "Ajuste del plan de proyecto.mpp",

Mostrar la vista Asignación de recursos.

Figura 45

Ahora contraeremos el árbol de la tabla para revisar el trabajo total de cadarecurso a lo largo del tiempo.



Figura 46

CONSULTING GROUP

Ahora revisaremos los recursos de trabajo: Anne L. Paper y Clair Hector, junto consus asignaciones.

Mostrar las asignaciones de Anne L. Paper en una Escala temporal de meses.

Figura 47

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Ms-Project 2007.Avanzado alineado al PMI

Figura 49

CONSULTING GROUP

Observamos que Anne L Paper está subasignada en .Ios meses de mayo, junio yjulio. Considerando que este recurso es una actriz a la que se le ha asignadoúnicamente las escenas donde aparece su personaje, esta subasignación noconstituye un problema que deba solucionarse.

Sin embargo, notamos que Clair Hector y otros recursos aparecen en rojo, lo queindica que estos recursos están sobreasignados. En ese sentido, nosconcentraremos en las asignaciones de este recurso, mostrando una escalatemporal de semanas-d ías y luego días-horas.

Mostrar las asignaciones de Clair Héctor correspondientes al lunes OS/OS/2008.

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Figura 50

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Figura 51

Esta situación supone un problema de sobreasignación, pues que se entiende queClaire Héctor va a ser incapaz de realizar ambas tareas simultáneamente.

25de67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI PM&BCONSULTING GROUP

3.2. Resolver manualmente sobreasignaciones de recurso

Editar manualmente una asignación es uno de los posibles métodos para resolveruna sobreasignación de recursos. Otros métodos a considerar pueden ser:

• Reemplazar el recurso sobreasignado por otro, utilizando el botón Reemplazardel cuadro de diálogo Asignar recursos.

• Reducir el valor del campo Unidades de los cuadros de diálogo Asignarrecursos o Información de la asignación.

• Asignar un recurso adicional a la tarea, de forma que los dos recursoscompartan el trabajo.

Ubicar las asignaciones del recurso 14 Eric lang, en una Escala temporal desemanas-d ías.

Figura 52

Este recurso se encuentra sobreasignado porque en el caso de viernes y lunes seha sobrepasado su capacidad máxima y porque el jueves y martes tiene tareasprogramadas en los mismos horarios.

Ubicarse en la primera asignación de Ertc lang: Reserva de equipo de rodaje y

modificar sus Unidades de asignación a 50%.

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Figura 53

26 de 67



Sobre la lista de acciones propuestas por la etiqueta inteligente, elegir Cambiar eltrabajo total para que coincida con la capacidad máxima y la duración. MsProject reducirá las asignaciones de Eric Lang para esta tarea y devolverá a suduración original. Esto significa que estamos intensificando el trabajo en el mismolapso de tiempo.

Figura 54

Sin embargo, Eric Lang está todavía sobreasignado. Para ello, haremos lo mismocon las unidades de asignación para la segunda tarea.

....

Figura 55

Figura 56

27de 67

ProjectManagementlnstitule


Figura 57

Hemos resuelto el problema de la sobreasignación de Eric Lang.

3.3. Redistribuir recursos sobreasignados COn Ms-Project

La redistribución automática puede realizar distintas acciones sobre un proyecto,pero no puede modificar las unidades de un recurso, ni cambiar el trabajo de unaasignación. Debe aplicarse el sentido común para determinar cuándo puede serútil aplicar redistribución automática y cuándo es necesario ajustar manualmentela planificación para resolver las sobreasignaciones.

La redistribución automática de recursos es una herramienta poderosa, perosolamente es capaz de realizar algunas acciones básicas: retrasar el inicio de lastareas, dividir tareas y retrasar asignaciones de recursos. Todo ello se realizasiguiendo un conjunto de reglas y opciones bastante complejo, que puededeterminarse en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos.

Identificar los recursos sobreasignados en la vista Hoja de Recursos.

Figura 58

28 de 67



En el menú Herramientas, hacer die en Redistribuir recursos. Asegurarse que estéseleccionado Manual. Este parámetro determinará si Ms-Project debe redistribuirlos recursos constantemente (opción Automática) o solamente cuando se leindique explícitamente (opción Manual).

Asegúrese que la configuración se encuentre establecida como se muestra en lasiguiente figura:

Figura 59

$[Qdo· eLfQ!!~.QlO geccrscs seleccionados

Figura 60

Aceptar

Cancelar

Todos los indicadores de sobreasignación han desaparecido.

29 de 67



Finalmente, revisaremos el plan de proyecto antes y después de la redistribuciónutilizando la vista Gantt de redistribución.

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Figura 62

Observar que cada tarea posee ahora dos barras asociadas. la barra superiorverde representa a la tarea antes de la redistribución, de forma que puedenobservarse las fechas de comienzo y fin y la duración de la tarea antes de laredistribución situando el cursor sobre la barra verde. la barra azul del fondorepresenta la tarea una vez redistribuida.

30 de 67



3.4. Revisar los costos del proyecto

Los tipos de costos que pueden encontrarse a lo largo de la vida de un proyectoson los siguientes:

• Costos de línea de base: Son los costos de tareas, recursos o asignacionesinicialmente previstos y guardados como parte de un plan de línea base.

• Costos actuales (o planificados): Representan los costos calculados de tareas,recursos y asignaciones dentro de un plan de proyecto. Los costos actuales sonlos que se presentan en las columnas etiquetadas como Costo o Costo total.

• Costos reales: Son los costos que se han producido realmente en las tareas,recursos o asignaciones.

• Costos restantes: Son la diferencia entre los costos actuales (planificados) y losreales.

Vamos a revisar los costos totales del proyecto y los costos de las tareasindividuales.

Seleccionar la Tabla: Costo en la vista Hoja de tareas.

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Figura 63

31 de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI PMStBCQNSm...TING GROUr

4. Revisión e informe del estado de un proyecto

Una vez de que se ha grabado la línea base de un proyecto y de que haya comenzadoel trabajo, la labor principal del gerente de proyecto es identificar, investigar, informary actuar respecto a las variaciones que pudiera haber en alcance, costo y tiempo.

4.1. Identificar las tareas que se han desviado del plan

Cuando las tareas empiezan o terminan antes o después de lo planeado, se generauna variación en la planificación como resultado.

Existen varias formas de visualizar las tareas con variación, en. función del tipo deinformación que se desee:

•

•

•

•

Aplicar la vista Gantt de seguimiento para comparar gráficamente las líneas debase de las tareas con sus fechas reales o planificadas.Aplicar la vista Gantt detallado para mostrar gráficamente la desviación decada tarea en relación a su línea base.Aplicar la tabla Variación a una vista de tareas para ver el número de días devariación para las fechas de comienzo y final de cada tarea.Filtrar las tareas retrasadas o desplazadas con los filtros Progreso retrasado opospuesto o Tareas pospuestas.

Abrir el archivo "Revisión. e informe del estado de un proyecto.mpp".

Revisar las Estadísticas del proyecto.

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Figura 64

Observamos que la fecha de fin del proyecto se ha retrasado 6 días en relación alo planificado. Cerramos el cuadro de diálogo Estadísticas.

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Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMIconstn.TING GROUP

Ir a la vista Gantt de seguimiento.

Figura 65

En el Gantt de seguimiento, la barra gris representa los valores planificados (delínea base) y las barras azules y rojas (ruta crítica) representan la planificaciónactual de la tarea, o, si ha sido completada ya, su fecha de finalización real.

Si deseamos ver la información del filtro en forma de tabla, podemos ir a la tablaVariación dentro de la vista Hoja de tareas.

Figura 66

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Ms-Projecl 2007 Avanzado alineado al PMICON5tJLTiNG GROUP

4.2. Revisar los costos de las tareas

Cuando las tareas exigen costos mayores o menores que los que se habíanplanificado, ocurrirán variaciones de costo.

Ante todo, revisaremos la variación de costos del proyecto en el cuadro de diálogoEstadísticas.

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Figura 67

En la columna Costo pueden verse los valores actuales, de línea base, reales yrestantes para el proyecto.• El costo actual se calcula como la suma de los costos reales y restantes.• El costo previsto es el costo planeado total en el momento en que se grabó la

línea base,• El costo real es el costo que se ha producido hasta el momento,• El costo restante es la diferencia entre el costo real y el costo actual.

Mostrar la tabla Costo dentro de la vista Hoja de tareas para ver las variaciones decosto.

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Figura 68

34 de 67

ProjectManagementlnstítute

Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONst.n.T1NG GRDUP

4.3. Revisar los costos de recursos

En muchos proyectos, los costos de recurso son los costos principales (enocasiones, incluso los únicos gastos), por lo que resulta importante examinarlos.

Mostrar la tabla Costo de la vista Hoja de recursos.

Figura 69

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Figura 70

35 de67

Este ordenamiento nos permite identificar los recursos más caros, sin embargo nonos permiteidentificar las variaciones de mayor magnitud.

CONSULTING GROUP

Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMIProjectManagementInstitute

Ahora ordenaremos por Variación de costo en forma Descendente.

Figura 71

Finalmente, deshacemos la ordenación (Ordenar por Identificador).

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15 h"YO"-1do

~1 ln<bKollOI.

1Il U>.~.

7.l Iobtl¡'¡""."

.~._----Figura 72

36 de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTJNG GROUP

4.4. Informar la variación de costo de un proyecto en forma gráfica

Vamos a crear un. informe gráfico con indicadores semejantes a las luces de unsemáforo. Mostrar la tabla Costo de la vista Hoja de tareas.

Para este ejercicio se ha personalizado un campo de Ms-Project con una fórmulaque evalúe la variación de costo de cada tarea.

En el menú Herramientas, Personalizar, Campos, mostrar el cuadro de diálogoCampos pers. En el cuadro combinado Tipo, seleccione Número. Dentro de lalista, hacer elle sobre el elemento Fuera de presupuesto (Número 3) que es elcampo que se ha personalizado para el ejercicio.

Figura 73

ElOl:J[D E)~GJEJ ü](jJ 8008 CD0G?JInsertar:· ·1 campo·.1 I función... I llmportar FórmJla•.. 1

I Ayyd, IFigura 74

37de 67

Aceptar I .1 Cancelar I



Esta fórmula evalúa la variación en el costo de cada tarea. Si el costo de la tareadifiere del previsto en un 10% o menos, la fórmula asignará el valor 10 a la tarea.Si el costo se encuentra entre un 10 y 20 % respecto a lo planificado, se le asignaráel valor 20. Por último, si el costo es de un 20% o más respecto al valor planificado,se le asignará el valor 30.

Revisar los Indicadores gráficos.

Crlt~I~~d.:~~F.llerll

0.~..~~,~O~dllr~

Figura 75

Insertemos la columna Fuera de presupuesto (Número 3).

38de67



S. Intercambio de información de Ms-Project con otros programas

5.1. Copiar y pegar con Ms-Project

Abrir el archivo "Intercambio de información de Ms-Project conatrosprogramas.mpp".

Mostrar el Proyecto completo con sus tareas de resumen.

I I 11 I I I 11 I,-~--.....,

DJTlOY'Oll·· Illdl:''lI3X DJ<fL V M.S !!...

Figura 77

Ahora Copiar imagen y conservarla Para pantalla.

78

Abrir el archivo "Carta a cllente.rtf" e inserte la imagen del Portapapeles.

39 de67



El resultado obtenido será:

Figura 79

Por supuesto, sien tete en perfecta libertadde comactarccnmigo o-con cualquier otromiembrodelequipo deprcduccíóupara resolverlas dudasque pudieran surgir acercadelproyecto

Muchas gracias por trabajar C{JI! n(lSolrosparaplan¡¡¡calll~llJOPIÓXiD1oB[cve proyectoCinematográflco. Creoque se trata de un proyectofabuloso,)' todomi equipe C1ilá

verdaderameure [lusionndccon él,

Estimado Chus:

16de Pebrerodel1008

Ateruamene,

Guardar y cerrar el archivo: "Carta a ctlente.rtf".

5.2. Abrir otros formatos de archivo en MscProject

Abrir el archivo "Ejemp/o de lista de tareas.xls" y revisarsu contenido.

Vamos a obtener la lista de tareas del proyecto de este archivo en Ms-Excel.

Estoi a$:<terte~iQM a.taná!lc~c losdlllllS~adll!; ..loseeees «rr~es de Projl:c1 y¡ ..[~cióo, ~

per.l!lIle tt:tlP"OOlll'o modio, m,es""•.

Figura 80

40de 67



Figura 81

Figura 82

Se"'wlTle los~os de llW:>s l¡\l'edesea irpJllerSelealOne los~~W"1red6n eeproyectoque de:se/lil\:igrw:W~de teeee, rlllr~de rec..sosoWllr~ ~br:e ~cíc:rmde {roncs.

EJ~Oaeal'SlIS

D~l!$

Figura 83

41 de 67

CONSULrnrc GROUP



Figura 84

A~ ·1

Figura 85

El resultado será:

Figura 86

42 de67

ProjeclManagementInstitule

Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMIcoxstn.rmc GROUP

5.3. Guardar datos desde Ms-Project en otros formatos

En el archivo "Intercambio de información de Ms-Project con otrosproqramas.mpp", guarde los Costos del proyecto, como un archivo Texto(delimitado por tabulaciones) (*.txt].

Figura 87

A\'\ld.l . I

Figura 88

43de67



tij"""" ~~I""oli:lslW.VI.:

~¿~.·i~d_"~~b~';',~:~.~,"~~·:_-~::;;,~.~~ ,.__ ,""'.',_.' •.-;7.;,;;",::;; ••

l~llIer","a l!e rllWr .... "EXI'owt41 t!ll:lo";Eq,jveleooa l!:l teees "E~t/ll'tl:b!.!a·.Ex¡r.ot... atm'll.......,..x,lIopL!llliloestllndol!.lrilll'l'llaO:ióo lb t4l~~S ~ed:t .. trin.ldlj IrfurrnMiállb v:l!or aclfTf.kdoInfllJme·ltleu""eclJ'l.Ol~

\lofDlIN!<\e to!>l" dn.l,*adetllJ~ac¡ Y'l'o..uo~

¡liste- de l/ll'ell$<JJfllhs de coq,odén ;n<lust..d..tist~de l/ll'ea<duwlOlSWl'ria"rebb~detcreMY!e<\lf.t»

,

'''''oFigura 89

Abrir el archivo: "Costos del proyecto.txt",14· i!' Mle·Fi gj

Figura 90

5.4. Generar un informe de resumen del proyecto para Ms-Word

En el archivoproqramos.mpp",Análisis.

"Intercambioescoger la

de información deopción Copiar imagen

44de 67

Ms-Project con otrosde las herramientas de



Figura 91

Figura 92

CO/iar¿Qué fiasde b ~l$ta act.ueldd proyWole~arill ndUi-ei:l13~?r. vas en b !Wll@rFks~enestll~a

C'Tod:Isw:Uas Illle~ll vistaEscwlempwel _

¿Qué~ lb I!estela telrf¡orelde b '~<l actUeJ m~e<la irodw enUj íwi)en1

lo 1/l1 y COlro$e rraJeStrll en l!lpanla!!dr lQdoclll'oyedo edtl b fed1.i. ehco:rreivtia b de fin)

rºe:l:r;1':f.:-;;Ei ::::J !iHta:,' !:MVJ,<;r :::::JTe:m:iiode binaoenKwl eselletreiio máxino quedeseemostrar enlahIageJ17Notb: bJnaoen puelb ser mMpe[JJe/iaQUeelIlllTl3ño queha especijcawpcrQ 1'(1

extederAesll$me:ldas.lo-Pr.edeteiffirudorM!:timDe Eetron.'k/ldo Alto: 1'2<':J(.m Antho: p::7~ en

Figura 93

45de 67


Ms-Projecl 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GROOP

Figura 94

Figura 95

~#3céinll:ierla~, hd911ck~!\tIásPara/llOOfJcMCu~ade ~l:lj.lstes~.de1Mhtentc;O Mgadie;encancelw~acerrlll~~ nlOdflciY~vistll~lldclPl(J'(et:tD~~<1 ~0ntnJ3dón,e)ooJtede nuevoelasistente, .....••.••...........•.•.........• > • ....•.........•••.•.......••.•......•.....••...••......••..••.....•......•.•..•.....•

slest6slltisFecroconlalnaoen,se!ecdonc U1d apkllción de Offkeyla OflentaCiórt depálJÍI\'l Y.econiirJ.llleión, hil\lll dieenSíguiente.

Apicedón

úi!3r fowerPD~t,..;._

Vist/l previ/l

HaQ/l dit t11 V&tllpl'1!WI para Yel' lamagenenInternetExploref entesde exPortarla VIsta previa 1en undocumento de Office. .

Figura 96

46de67



C~añí4_-"'= -'---' Fecha actu.!llT,""CorrielUO delproyectoAndel Dedo

Figura 97

er,,4~··olr:l~~~~0fflc~5YSi.~r(~I"daIio l;J~ ~"'fecteoneole lJl docunenln de orrv;e 5vstem CD"lIllH",.. !Ki6n deMomdtd~ FroJ::cl..H!;jl de en Cen", pei"el:rir Word Yv.. ell'AIeYCdon.mlllllll·

Figura 98

47de 67

CONSULTING GROUP


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GROlTP

Elresultado será el siguiente:

roéeto:

". "'10'-"'" , .. " '>1' ,',,, ¡'l!'" ,.".

Jupue!es \Xillil'iJ!OS.09-2010BlllVcPlllyectoQat.m.1mlfDt'l¡ 1203.03·:<'008 C-90000 a m

i 15·12·2DOa11,00,00 am

HI4.55LOIHi

Figura 99

5.5. Generar informes visuales con Ms-Excel y Ms-Visio

Ms-Project 2007 incluye una funcionalidad denominada Informes visuales quepermiten exportar datos a Ms-Excel o Ms-Visio y, una vez allí, representargráficamente los detalles de planificación en forma muy vistosa.

• Los informes visuales de Ms-Excel utilizan las características PivotTable yPivotChart. Los informes PivotTable son muy útiles para analizar y resumirgrandes volúmenes de información que un plan de proyecto puede contener.

• Los informes visuales de Ms-Visio utilizan una nueva característica,introducida en Ms-Vlsio 2007 y denominada PivotDiagrams. LosPivotDiagrams son muy útiles cuando se requiere presentar datos jerárquicos.

Representar el Informe de flujo de caja.

48de 67



111

Figura 100

CONSULTING GROUP

Figura 101

Guardar y cerrar el archivo,

49 de 67

Muchos gerentes de proyecto tienen la necesidad de trabajar con más de un proyectoa la vez. Ms-Project 2007 nos permitirá compartir información de recursos entredistintos proyectos y unir varios planes de proyecto para forma un proyectoconsolidado.

6. Consolidación de recursos y proyectos

CONst.n.llNG GROUPPM&8Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI


G.l. Crear un fondo de planes de proyecto

Un fondo de recursos es un plan de proyecto a partir del cual otros proyectosobtienen información sobre recursos. El fondo contiene información sobre todaslas asignaciones de tareas de todos los planes de proyectos vinculados a él. Puedecambiarse la información de recursos en el fondo de recursos, y todos los planesde proyecto vinculados, denominados "proyectos de compartición", utilizarán lainformación actualizada.

Vamos a crear un plan de proyecto que se convertirá en un fondo de recursos yvincularemos los dos proyectos de compartición a él.

Abrir los archivos "Consolidación de recursos y proyectosa.mpp" y "Consolidaciónde recursos y proyectosb.mpp", Luego, abrir un proyecto nuevo y seleccionar lavista Hoja de Recursos. Guardar este archivo con el nombre "Fondo de recursos".

Seleccionar la opción Organizar todo del menú Ventana.

Figura 102

50de67

ProjeclManagemenlInstitute

Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONstn.TING GROUP

Notamos que varios recursos son comunes a ambos planes de proyecto y ningunoestá sobreasignado en su proyecto original.

Seleccionar el proyecto "Consolidación de recursas y proyectosa.mpp" yCompartir recursos.

Figura 103

Sihayconflict()7cmla informació.nde. rE~curS()50 c~l~hdarilJs:

o El fondo de rerursns tíenepriorlded

OElproyecto ~ompartidor tiene prioridad

( Cancelar 1

Figura 104

Ms-Project ha copiado la información de recursos del proyecto "Consolidación derecursos y proyectosa.mpp" al proyecto Fondo de recursos. Hacer lo mismo con elproyecto "Consolidación de recursos y proyectosb.mpp",

51 de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSlJLTTNG GROUP

Figura 105

El fondo de recursos contiene la información de los recursos de los dos proyectosconstituyentes. Ms-Project reúne la información de los recursos basándose en elnombre del recurso.

Veamos la vista Uso de recursos del proyecto Fondo de recursos para analizar lasasignaciones de Ken Bergman que se encuentra sobreasignado.

Figura 106

52de 67



6.2. Actualizar las asignaciones en un proyecto de compartición

Vamos a modificar las asignaciones de un recurso dentro de un proyecto decompartición y veremos cómo se transmiten los cambios al fondo de recursosglobal.

Busquemos al recurso Jenny Lysaker en el proyecto Fondo de recursos. Podemosver que no se encuentra asignado a ninguna tarea en ninguno de los planesoriginales.

Seleccionar en la Ventana el proyecto "Consolidación de recursos yproyectosb.mpp", Asignemos a Jenny Lysaker a la tarea S, Añadir efectossonoros.

Ahora regresemos al proyecto Fondo de recursos.

Figura 107

53 de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI PM&8CQNSULTING GROUP

6.3. Actualizar la información del recurso desde el fondo de recursos

Supondremos que Ken Bergman no estará disponible los días 12 y 13 de mayodebido a que recibirá una capacitación.

108

II ",•••:;] I['f~,,'l

!

1I

1Qp<D"ri •.• ¡~,~ ,

Figura 109

Vamos a verificar que los periodos no laborales de Ken Bergman han sidoactualizados en los proyectos de compartición.

Ir a la vista Uso de Recursos del proyecto "Consolidación de recursos yproyectosb.mpp" para verificar ello.

Figura 110

54de67



Igualmente podemos comprobar este cambio en el calendario del recurso.

Figura 110

Cerrar los tres archivos.

6.4. Consolidar planes de proyecto

Una técnica útil para reagrupar lainformación de distintos proyectos separados esutilizar un "proyecto consolidado". Este tipo de proyecto consiste en un plan quecontiene a su vez otros planes de proyecto, llamados "proyectos insertados".

los proyectos insertados no están incluidos físicamente dentro del proyectoconsolidado, sino que están vinculados a él, de tal forma que pueden servisualizados y editados desde él. Si un plan de proyecto se modifica fuera delproyecto consolidado, la información actualizada aparecerá en el proyectoconsolidado la siguiente vez que se abra.

Crearemos un nuevo proyecto consolidado e insertaremos dos planes de proyectoen él.

55de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI PM&8CONSULTlNG GROUP

Figura 111

Guardar el proyecto con el nombre Proyecto consolidado.

Figura 112

56de 67



Podemos hacer que un proyecto sea sucesor del otro.

Asimismo, podemos obtener la ruta crítica del proyecto consolidado.

,."Figura 114

57de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTtNG GROUP

7. Programación con Visual Basic en Ms-Project

7.1. Grabar macros

Muchas de las actividades que se realizan en Ms-Project son repetitivas. Paraahorrar tiempo, puede grabarse una macro que capture las pulsaciones de teclas ylas acciones del "mouse" para ser reproducidas posteriormente. las macros segraban en Visual Basic para Aplicaciones (VBA), el lenguaje de programación demacros de todos los productos de Microsoft Office.

Capturar imágenes actualizadas del proyecto es un trabajo repetitivo que puedeautomatizarse con una macro.

Abrir el archivo "Programación con Visual Basic en Project.mpp"

"

M~FIO

Figura 115

58 de 67



Figura 116

coxsurnxc GROUP

En el menú Ver, haga elle sobre Diagrama de Gantt, así se muestre actualmentedieha vista.

En el: menú Ver, haga clic sobre Zoom y seleccionar Proyecto completo.

En el menú Informe, haga die sobre Copiar imagen. Bajo la etiqueta Representarimagen, seleccione Para archivo de imagen GIF y luego die sobre Examinar.

En el cuadro Examinar, navegar hasta la carpeta donde se guardará el archivo yluego haga elle en Aceptar.

Haga elle sobre Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Copiar imagen.

En el menú Ver, seleccionar Zoom, hacer dic en Restablecer y die en Aceptar.

Ahora interrumpiremos la grabación, haciendo dic en Detener la grabación.

59de67

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C<nlO4'tt,;c.._

Rrlot,ty.O<I.O""."

Figura 117

.VO'nks l!'ll)'«lu.".

t'fWt.t aso,NIo:>*...•

(~<~DI"oo..L.

Figura 118

60de67

PM&BCONSULTING GROUP



fllnnMc_rNrtldcnFOrlllmU:uedónR.7mato_Reslr.lenGotD~l:l'fD

Figura 119

Ya.·emteel~~'1:):\.•,~T~llSEsJleF\ResUdDS\Prllll'e=tUlWnVim.6aSl:cnPro;ect.Qif".

Puueempbzlll' ele.rd-ivo e::rlsteotc,~ dt: CIl SobJesoibi".

Pua degF IJ'"tllOlibcdsb-.to,Nga de enC~ar.

SObrescribir . l. cl-c-~-.-",-'

Figura 120

Figura 121

61 de 67


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMI PM&BCONSULTlNG GRQUP

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"'_.w..........,.. ......;;.:.;.~-,;,w,;

......~ ..... ""'.~~'p'.'

~."".... ' ....

7.2. Editar macros

Figura 122

Modificaremos la macro para que sobrescriba en forma automática las imágenesexistentes con las nuevas.

Figura 123

62de 67



Al.<:d1l.~.~.lITne'Au>::ib:y.Aólri\ec....Ertud,;TBeMAlI>:ib:.Ctnbior....$6bJu1I,>'..

CmbioYSólo l.d,u. ..-

......-...tibitk;¡l~~~l

Figura 124

Sub C.. pt.w:ar: 1....g ... car 1I~ ... Ci.;m:l.. un..-i"'~a.¡'-Ctrddlil."'I:Ii:"""'de. G~r;u._

Vluipply ·N_:··~(G..nn..C"""I;·Zoc..Tlll>1!," ...le rnu.";-Tru.[dnCopyP¡etur.. Ctl}""t'·'''l''''. forpn"ter:-Z. Sel."..e<lPo",":-O. rn:"¡'''te:·-Z4-04-00 12:00 ...10.-, T"O..t..'··n ....o~-oa 12:00 ",lO.200..11"",,,,,.. 1.. ",.. " ... :-Ten.

En<! SU!>

Figura 125

Insertamos la siguiente línea de código: Application.Alerts False. Esto suprimirá elmensaje que muestra Ms-Project al grabar la imagen.

Luego editamos las siguientes líneas de código para que tome automáticamentelas fechas de inicio y fin del proyecto, sin importar cual fuera:FromDate:=Activeproject.ProjectStart, ToDate:=ActiveProject.ProjectFinish

63 de 67



~~\l~~::~::-=:~~-~~~l~el la"Qr~ d.. G<>ntt. ;'Vt<:vApp1'i' """":·~¡(¡"ntt Ch"rt~

"'ppllc..t.1lm.U"rt:~ rola"loo",TI"",,,,,.. le Entlte:-TrueEllltCOpyP le"u"" C!>ject :-r"I"", r"ef! Inter: -Z, 5electedn:¡"", -o, fr=o.te.:-.l"tlv ..PrO)ec:t. frojeCt5t"rt, Tello""'-"'''''1''''''''''),,<:-t.P''loo..Tl"",""".!" R....""'-Te,,<'

Er.:l Sub

~""l w.:uoAf~aIPlr~1

Figura 126

;~':tdO:\ti

:13.~·id· "

...... ....,AI~alP<T~i...:1

Figura 127

64de 67

~' Project

.. Management. . Institute


Insertamos la línea de código: FilterApply Name:="Tareas i&ncompletas" paraaplicar el filtro Tareas incompletas a la vista actual.

~<.b ~a~C>I _~n_GI1Cl

,. Qu".:\Q .ur ".""""'; .(¡Ir <Id ¡;¡<>c;<_ <l<'.. (·....nu .•\I¡:".l~plv tl""""~~¡G";'tt Chtt.n~

!ppllcaUg",;,.u"tU ra¡¡'..Zo=T~.. c.. l", I".I.",.T<..:'¡Hi&2'W§í' Aé ,y?iMNIlJiM'b bS~:~~~:~~~:<;,,:~';:~; :41"", r..<P<¡"tu : -z. ~eJ".eltd~o.'" -o, 1, <>Cilla'.'-jet \Vd. "len. Ft oj,,"<5'a. t. ",..." .,"",••,,,.,••,. "

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""~l""':,~l

Figura 128

Insertamos la línea de código: FilterApp y Name:="&Todas las tareas" paraeliminar el filtro anteriormente establecido.

SU!> Cap<u."r_Ina;¡",,_CIfll, ':;u:>.da u,... I=<r. eH ele! r·l ..~t .....,. de. Cantt.

Va""FPly Il."",,,-" <G""a Ch<ln-.ppl1c..uo U ..n .. ,,,¡¡,,,%o=T1Ioe le [<><1... ,-1.....fUU<lPFU U""""."Tar"'" lu.eCll'ple.u... •IdltCDFyP1Ctuu. CI»tc.,·r .. lae, 'err.lntcc:-Z. ~.lccte<l~"'" -O, ftClCllot.t :-lctlVeP,cJ"ct. P<Cj~"t~~"n. ,",.."".,..",."".,,,,.,.'if!A4Mi", ¡abRil§! E§i gg41j"G1"""'T1=~~"¡~ ~~~et:w'rr"e

~,,~ Sub

J'1odukI f>\;'J;IJu .;,:JM~"",u;';" ...1

Figura 129

65de 67



..........1lI0b0ü:. P.. {O/ooo>'"' 1

M<>d>../ol,

Ahora realice cambios en el proyecto y ejecute la macro.

131

66 de 67



El resultado obtenido es el siguiente:

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¡-.•,.•"o' ¡~, rlp;~;;~·¡¡~ñ'¡;·"'ñ;'it~'"¡_., ~._,

--¡_ ..•

,¡:u,'·fl

Cerrar el archivo.

Figura 132

67 de 67



CONSULTING GROUP

Cuestionario de entrada



CONSULTING GROUP

Evaluación final

ProjeclManagementlnstitute


Desarrolle las siguientes acciones en Ms-Project 2007:

1. Crear el proyecto denominado "Implementación de COSO 2 - Diagnóstico".

2. Considerar el lunes 13/09/2010 como fecha de inicio del proyecto.

3. Crear un calendario laboral (denominado Calendario propio) de lunes a sábado de8:00 - 12:00 y 13:00 - 17:00 horas. Además, registre como excepciones (fechas nolaborables): 8 de octubre, 1 de noviembre, 24 y 31 de diciembre. Asignar el calendariolaboral al proyecto y a las excepciones.

4. Considere las siguientes tareas y duraciones:

Fase Entregable Paquete de trabajo

Acta de inicio (2 días)

Gestión del proyectoPlan de gestión (2 semanas)

Informes de avance (7 días)

Acta de cierre (2 días)

Documentos de gestión (1semana)

Documentos normativos (1Recopilación de semana)

información Información contable y financiera(1 semana)

Información de auditoría (1semana)

Análisis de componentes deAnálisis de la control interno (4 semanas)información Análisis normativo (2 semanas)

Análisis de procesos (4 semanas)

Evaluación de riesgos porobjetivo estratégico 1 (2

Evaluación de riesgos semanas)estratégicos Evaluación de riesgos por

Evaluación de riesgosobjetivo estratégico 2 (2

semanas)

Evaluación de riesgos de proceso

Evaluación de riesgos operativoscrítico 1 (2 semanas)

Evaluación de riesgos de procesocrítico 2 (2 semanas)

DiagnósticoAnálisis de fortalezas y

debilidades (3 semanas)

Alcance de implementación (3Formulación del plan días)de implementación Plan de implementación (1

semana)

Elaboración de informe Informe de diagnóstico (2de diagnóstico semanas)


Ms-Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTrNG GROUP

5. Añadir una tarea final (hito) denominada ¡Fin del proyecto!

6. Se asume las siguientes relaciones entre tareas:

Tareas Predecesoras SucesorasGestión del proyecto

Acta de inicio 3Plan de gestión 2 4,6Informes de avance 3Acta de cierre 28 29Recopilación de información 3 11Documentos de gestiónDocumentos normativosInformación contabley financieraInformación de auditoría

Análísis de la información 6 15Análisis de componentes de control interno 13Análisis normativo 12 14Análisis de procesos 13Evaluación de riesgos 11 22Evaluación de riesgos estratégicosEvaluación de riesgos por objetivo estratégico 1 18Evaluación de riesgos por objetivo estratégico 2 17Evaluación de riesgos operativosEvaluación de riesgos por proceso critico 1 21Evaluación de riesgos por proceso critico 2 20Diagnóstico 15 24Análisis de fortalezas y debilídadesFormulación del plan de implementación 22 27Alcance de implementación 26Plan de implementación 25Elaboración del informe de diagnóstico 24Informe de diagnóstico 5i Fin del proyecto! 5

7. Ingresar los siguientes recursos de trabajo que hagan uso del calendario creado,excepto Francisco Oliva y Giovanna Salazar que usarán un calendario estándar:

Nombre GrupoCapacidad

Tasa estándarmáximaMariela Bolívar Interno 100% 20/hora

José Castillo Interno 100% 15/horaAlberto Pérez Interno 100% 15/horaAngélica Ríos Interno 100% 15/hora

Francisco Oliva Externo 50% lO/horaGiovanna Salazar Externo 50% lO/hora

ProjectManagement¡nstitute


8. Realizar las siguientes asignaciones:

Tareas Recursos de trabajo

Acta de inicio Mariela Bolívar

Plan de gestión Mariela Bolívar

Informes de avance Marlela Bol ívar

Acta de cierre Mariela BoJ ívar

Documentos de gestión Angélica Ríos

Documentos normativos José Castillo

Información contable y financiera Angélica Ríos

Información de auditoría Alberto Pérez

Análisis de componentes de control interno Angélica Rios

Análisis normativo José Castillo

Análisis de procesos Alberto Pérez

Evaluación de riesgos por objetivo estratégico 1 José Castillo

Evaluación de riesgos por objetivo estratégico 2 Alberto Pérez

Evaluación de riesgos de proceso cr ñíco 1 José Castillo

Evaluación de riesgos de proceso crftico 2 Alberto Pérez

Análisis de fortalezas y debilidades Angélica Ríos

Alcance de implementación José Castillo

Plan de implementación Alberto Pérez

Informe de diagnóstico Mariela Bol ívar

9. Obtener la ruta crítica, mostrando los recursos del proyecto.

10. Crear la línea base del proyecto, mostrando el Diagrama Gantt e indique la fecha defin del proyecto y el costo total del mismo.

11. Ingresar valores de ejecución variables hasta la fecha de finalización de la tareaEvaluación de riesgos por objetivo estratégico 2. Muestre los valores de variación decronograma y costo respecto a la línea base.

12. Obtener la curva S de los valores relacionados con el valor ganado, utilizando comofecha de corte la fecha de finalización de la tarea Evaluación de riesgos por objetivoestratégico 2.


M8 Project 2007 Avanzado alineado al PMICONSULTING GROUP

1. DATOS GENERALES

NOMBRE

Taller de M8 Project 2007 Avanzado alineado al PMI

OBJETIVODesarrollar un curso de entrenamiento en el cuál el participante dominará laherramienta del M8 Project Professional para su aplicación en los proyectosa desarrollar siguiendo los estándares del PMI (Project ManagementInstitute).

MATERIALES

Manual impreso del participante

DURACiÓN

16 horas

2. METODOLOGíA

• Exposición de la temática programada.• Utilización de conceptos y métodos mediante ejemplos e ilustraciones.• Evaluación según los temas desarrollados a lo largo del curso.

3. CONTACTO

Carla Molina QuintanaDirectora de Educación

Correo Electrónico:[email protected]@pmbcg.com

Horario de Atención:Lunes a Viernes9:00 - 18:00 horas

Teléfono:(511) 223-2789

Página web:http://www.pmbcg.com

www.pmbcg.com

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