69
MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK Disusun Oleh: Martha Anggun Dewi S. 120412423496

MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

MODUL

PENGANTAR ADMINISTRASI

PERKANTORAN

Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Untuk SMK dan MAK

Disusun Oleh:

Martha Anggun Dewi S.

120412423496

Page 2: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat

dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini yang berjudul Pengantar

Administrasi Perkantoran, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan ( SMK).

Materi mengenai struktur organisasi dan asas-asas manajemen perkantoran ini telah

berhasil disusun dengan sederhana, walau terbatasnya waktu dan minimnya sumber informasi

yang penulis miliki namun dengan tujuan agar siswa dan penulis tidak mengalami kesulitan

dalam mendalami materi. Kajian materi disusun berdasarkan beberapa referensi.

Modul sederhana ini jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu kepada pembaca kami

mohon kritik dan saran yang sifatnya membangun dari setiap pembaca sangat penulis

harapkan demi kesempurnaan modul pegangan siswa ini. Kami akan berupaya untuk

memperbaiki dan membuatnya menjadi lebih baik.

Akhir kata penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu

hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam

memahami materi struktur organisasi dan asas-asas manajemen perkantoran.

Malang, 24 November 2014

Penulis

Page 3: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

A.DESKRIPSI

Modul Pengantar Administrasi Perkantoran ini membahas tentang

mengidentifikasikan struktur organisasi dan asas-asas manajemen perkantoran. Modul ini

terdiri dari kompetensi dasar, yaitu sebagai berikut.

1. Menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor.

2. Menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor

3. Memahami struktur organisasi kantor

4. Menguraikan tugas-tugas jabatan organisasi kantor

5. Memahami asas-asas manajemen perkantoran

Oleh sebab itu, sangatlah perlu bagi petugas atau karyawn ketatausahaan/administrasi

untuk mempelajari tentang kegiatan administrasi perkantoran. Dengan mempelajari hal

tersebut diharapkan petugas akan lebih memahami tentang struktur organisasi dan asas-asas

manajemen perkantoran.

Modul ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi peserta didik

atau siapa saja yang ingin mempelajari kegiatan administrasi perkantoran secara lebih

mendalam.

A. Prasyarat

Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus sudah menguasai/kompeten untuk

kompetensi sebagai berikut.

1. Peserta didik sudah mampu menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor

2. Peserta didik sudah mampu menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor

3. Peserta didik sudah mampu menjelaskan struktur organisasi kantor

4. Peserta didik sudah mampu menguraikan tugas dari masing-masing jabatan dalam

organisasi perkantoran

5. Peserta didik sudah mampu memahami asas-asas manajemen perkantoran

Page 4: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

B. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. PENJELASAN BAGI PESERTA DIDIK

a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahamilah dengan baik daftar pertanyaan pada

“Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin

dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru/instruktur sampai

paham.

c. Bila proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-

teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti

serta bertanggung jawab.

e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum

menguasai secara tuntas materi pada kegiatan beajar sebelumnya.

f. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik peserta didik selalu membaca dan

memahami teori yang mendukung materi prakrek.

g. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan kerja

dalam menggunakan alat-alat tersebut.

h. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka

ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

2. PERAN GURU ANTARA LAIN

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara

penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.

b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.

c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar

peserta didik.

d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat

belajar.

e. Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan dengan materi

ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan laboratorium

kantor untuk kegiatan tersebut.

Page 5: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

C. TUJUAN AKHIR

Kompetensi Inti:

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong

royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan

sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara

efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,

budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan

peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik

untuk memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar:

1. Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran

2. Memahami azas-azas manajemen perkantoran

Indicator:

KD 1: Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran

1. Siswa dapat memahami prinsip-prinsip organsasi kantor

2. Siswa dapat menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor

3. Siswa dapat membuat bagan/struktur organisasi kantor

4. Siswa dapat menguraikan tugas-tugas jabatan dalam kantor

KD2: Memahami azas-azas manajemen perkantoran

1. Siswa dapat memahami azas sentralisasi

2. Siswa dapat memahami azas desentralisasi

3. Siswa dapat memahami azas dekonsentralisasi (gabungan)

Page 6: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

D. KOMPETENSI

Standar Kompetensi :

Pengantar Administrasi Perkantoran

Kompetensi Dasar 1: Mengidentifikasikan struktur organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran

Materi :

1. Prinsip-prinsip organisasi kantor

2. Bentuk-bentuk organisasi kantor

3. Bagan/struktur organisasi kantor

4. Uraian tugas

Kompetensi Dasar 2: Memahami asas-asas manajemen perkanmtoran

Materi :

1. Asas sentralisasi

2. Asas desentralisasi

3. Asas gabungan (dekonsentralisasi)

Page 7: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

E. CEK KEMAMPUAN

Standar Kompetensi : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kompetensi Dasar 1 : Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan

di bidang administrasi perkantoran

Apakah Anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum

1. Prinsip-prinsip organisasi kantor ?

2. Bentuk-bentuk organisasi kantor ?

3. Bagan/struktur organisasi kantor ?

4. Uraian tugas jabatan dalam bidang

administrasi perkantoran ?

Tindak Lanjut

Sudah Anda harus dapat menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat

melanjutkan ke materi berikutnya.

Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif

di bawah bimbingan guru/instruktur Anda.

Kompetensi Dasar 2: Memahami asas-asas manajemen perkantoran

Apakah Anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum

1. Asas sentralisasi ?

2. Asas desentralisasi ?

3. Asas dekonsentalisasi (gabungan) ?

Tindak Lanjut

Sudah Anda harus dapat menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat

melanjutkan ke materi berikutnya.

Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif di

bawah bimbingan guru/instruktur Anda.

Page 8: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip
Page 9: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

F. PETA KEDUDUKAN MODUL

Memahami azas-azas

manajemen

perkantoran

Mengidentifikasi struktur

organisasi dan jabatan di

bidang administrasi

perkantoran

Menggunakan azas-azas

manajemen perkantoran

untuk memecahkan

masalah manajemen

Membuat Struktur

organisasi kantor

Azas-azas manajemen perkantoran

Asas sentralisasi

Asas Desentralisasi

Asas Dekonsentralisas (Gabungan)

Penggunaan Azas-azas manajemen

perkantoran dalam kehidupan sehari-hari

Organisasi kantor

Prinsip-prinsip organisasi kantor

Bentuk-bentuk Organisasi kantor

Bagan/Struktur organisasi kantor

Uraian Tugas

Page 10: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip
Page 11: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

KEGIATAN

PEMBELAJARAN

1

Kompetensi Dasar:

Memahami azas-azas manajemen perkantoran

Indicator:

1. Siswa dapat memahami azas sentralisasi

2. Siswa dapat memahami azas desentralisasi

3. Siswa dapat memahami azas dekonsentralisasi (gabungan)

Alokasi waktu:

2x45 menit

Materi :

Asas sentralisasi

Asas desentralisasi

Asas dekonsentrasi (gabungan)

Page 12: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Asas-asas Organisasi Kantor

Dalam menyusun organisasi perkantoran atau

organisasi ketatausahaan dapat digunakan dua asas,

yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas

desentralisasi atau pemencaran.

Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan

apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi

yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan

oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri

di samping satuan organisasi yang melaksanakan

pekerjaan operatif

Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang

menjalankan fungsi-fungsi operatif dibebaskan dari

kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat

menyurat, pengetikan dan lain-lain. Satuan

organisasi fungsional trsebut hanya memberikn

petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi

dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh

satuan organisasi perkantoran pusat.

Page 13: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Contoh susunan organisasi perkantoran dengan asas

sentralisasi digambarkan sebagai berikut :

Keterangan :

Garis Hierarki :

Garis Petunjuk Teknis :

Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas –

tugas induk yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin

warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan

organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi

dalam ruang lingkup tugasnya itu.

Manager

Umum

Mana

ger

Keuan

Manager

ADM.

Perkantor

Mana

ger

Prod

Teknis

Keuan

gan

T.U.

Keuan

gan

Tata

Usaha

Umu

Tata

Usaha

Produ

Teknis

Produksi

Page 14: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Keuntungan Asas Sentralisasi:

a. Pengawasan lebih mudah dilakukan

b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor

c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan

d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang

lebih lanjut

Kelemahan Asas Sentralisasi

a. Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak

pekerjaan yang ditangani

b. Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat

dipenuhi oleh pusat.

Adapun asas gabungan yang menggabungkan asas sentralisasi dan

desentralisasi yaitu asas gabungan atau dekonsentralisasi.

Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan

apabila masing-masing satuan organisasi dalam seluruh

organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok

sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan kantor.

Page 15: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Contoh susunan organisasi dengan asas desentralisasi:

Keterangan :

Garis Hierarki :

Garis Petunjuk Teknis :

Manager

Umum

Manager

Keuangan

Manager

ADM.

Perkantoran

Manager

Produksi

Teknis

Keuangan

T.U.

Keuangan

Tata

Usaha

Umum

Tata

Usaha

Produksi

Teknis

Produksi

Page 16: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan

antara lain adalah :

a. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim

b. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya

c. Penerimaan tamu

d. Penggandaan surat termasuk fotokopi

e. Penyimpanan surat dan warkat

f. Pengetikan

g. Pekerjaan menghitung

h. Perlengkapan kantor dan alat tulis

i. Pengawasan formulir

j. Pembersihan kantor

k. Daftar hadir

Keuntungan Asas Desentralisasi:

a. Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing

unit organisasi yang bersangkutan

b. Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama

lain

c. Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal

pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat,

pencarian arsip dan lain-lain.

Kelemahan Asas Desentralisasi

a. Pemborosan biaya kantor

b. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak

pusat

c. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi Kelebihan Asas

Desentralisasi

Page 17: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!

1. Azas organisasi yang pengawasannya dari pusat dan dinyatakan

dengan istruksi-instruksi secara rinci mengenai pekerjaan-

pekerjaan yang harus dilakukan disebut…

a. Asaz sentralisasi d. Asaz dekonsentralisasi

b. Asaz desentralisasi e. Asaz partisipasi

c. Azas campuran

2. Salah satu keuntungan menggunakan asaz desentralisasi adalah…

a. Dapat melayani segala keperluan dari masing-masing unit

b. Adanya keseragaman kerja di seluruh organisasi

c. Pengawasan secara terpusat

d. Instruksi langsung dari kantor pusat

e. Pekerjaan dibebankan hanya pada bagian pusat

3. Dibawah ini merupakan keuntungan asaz sentralisasi, kecuali…

a. Pengawasan lebih mudah dilakukan

b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor

c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan

d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang

lebih lanjut

e. Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak

pekerjaan yang ditangani

4. Pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan adalah,

kecuali…

a. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim

TES FORMATIF

Page 18: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

b. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya

c. Penerimaan tamu

d. Penggandaan surat termasuk fotokopi

e. Daftar agenda perjalanan dinas

5. Asaz gabungan sering disebut juga sebagai asaz…

a. Azas sentralisasi

b. Azas desentralisasi

c. Azas dekonsentralisasi

d. Azas campuran

e. Azas partisipasi

SOAL ESAI

Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!

1. Jelaskan kegunaan azas sentralisasi!

2. Jelaskan kegunaan azas desentralisasi!

3. Sebutkan kelebihan azas sentralisasi!

4. Sebutkan kelebihan azas desentralisasi!

5. Sebutkan kelemahan asas sentralisasi dan desentralisasi!

Page 19: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

KEGIATAN

PEMBELAJARAN

2

Kompetensi Dasar:

Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi

perkantoran

Indicator:

1. Siswa dapat memahami prinsip-prinsip organsasi kantor

2. Siswa dapat menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor

3. Siswa dapat membuat bagan/struktur organisasi kantor

Alokasi waktu:

3x45 menit

Materi:

Prinsip-prinsip organisasi kantor

Bentuk-bentuk organisasi kantor

Bagan/struktur organisasi kantor

Page 20: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR

Ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang

esensial meliputi:

a. Prinsip tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok

fungsi dalam organisasi perkantoran mesti

dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis.

Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi

motivasi untuk mencapainya.

b. Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas

sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk

mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu.

Organisasi perkantoran merupakan suatu system

yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling

berhubungan dengan saling mempengaruhi

dalam mencapai tujuan.

c. Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk

oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan

pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu

merupakan sebuah system, namun individu-

individulah yang menyelesaikan pekerjaannya

masing-masing.

Page 21: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

d. Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas

kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan

memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan

interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

e. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang

yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat

bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

f. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia

melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut

harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada

satu orang atasan.

g. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan

sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai.

Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam

mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun

merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan

datang.

Page 22: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

h. Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi

perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah

pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau

seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh

pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan

menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini

melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya

tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan

kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai

titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan

pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga

akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan

pengawasan).

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan

sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi

rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi.

Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya

komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan

bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur

pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi

seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong

sentralisasi mamajemen.

Page 23: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Tipe dan Bentuk Oraganisasi Kantor

Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka

pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan

sesederhana mungkin.Dalam perkembangannya sampai sekarang ini

pada pokoknya ada enam (6) macam bentuk organisasi yang masing-

masing mempunyai kebaikan dan keburukkanya. Keenam macam

bentuk itu ialah:

Organisasi Lini (Line Organization)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk

organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara

atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai

dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan

eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis

wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan

organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam

organisasi kecil.

Ciri-ciri organisasi lini :

a. Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat

langsung dengan satu garis wewenang

b. Jumlah karyawan sedikit

c. Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

d. Belum terdapat spesialisasi

e. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan

tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

f. Struktur organisasi sederhana dan stabil

g. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

h. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Page 24: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip
Page 25: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Contoh bagan organisasi lini :

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

a. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

b. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

c. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

d. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat

berjalan cepat

e. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena

pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga

semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

f. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

g. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

h. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi

pengembangan bakat-bakat pimpinan.

Page 26: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

i. Adanya penghematan biaya

j. Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis, yaitu :

a. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit

dibedakan dengan tujuan organisasi

b. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena

dipegang sendiri

c. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara

otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

d. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas

karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

e. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu

pimpinan

f. Kurang tersedianya staf ahli

Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff

Organization)

Organisasi lini dan staf adalah suatu bentuk organisasi dimana

pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dan

sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya

serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau

lebih pejabat staf yang tidak mempunyai wewenang memerintah

tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah

kearsipan, keuangan, personel, dan sebagainya.

Page 27: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Ciri-ciri organisasi Lini dan staf:

a. Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat

langsung

b. Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

c. Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

d. Jumlah karyawan banyak

e. Organisasi besar, bersifat komplek

f. Adanya spesialisasi

Contoh bagan organisasi lini dan staf :

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

a. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap

dalam satu tangan.

b. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan

pelaksana

c. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena

dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

d. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena

mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

Page 28: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

e. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang

jelas.

f. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai

dengan spesialisasinya

g. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

h. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:

a. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan

perintah dan bantuan nasihat

b. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak

saling mengenal

c. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing

menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

d. Pimpinan lini mengabaikan advis staf

e. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara

pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan

kekacauan dalam menjalankan wewenang

f. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang

besar

g. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya

sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

h. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang

lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan

sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

Page 29: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana wewenang

dan pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang

mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para

pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun

berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan,

masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi

perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain :

a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

c. Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

d. Target-target jelas dan pasti

e. Pengawasan ketat

f. Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Page 30: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Contoh bagan organisasi fungsional :

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

g. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

h. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas,

sehingga berjalan lancar dan tertib

i. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan

fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

j. Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan

b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu

bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan

bidang spesialisasi sendiri saja

c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri,

sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

Page 31: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional

Organization)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi

dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang

pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih

melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang

melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya

diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon

atau tingkatan.

Ciri-ciri organisasi lini dan Fungsional :

a. Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas

yang bersifat bantuan.

b. Terdapat spesialisasi yang maksimal

c. Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja.

Contoh bagan organisasi Lini dan Fungsional :

Page 32: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Kebaikan Organisasi Lini dan fungsional yaitu :

b. Solodaritas tinggi

c. Disiplin tinggi

d. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

e. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Keburukan dari organisasi Lini dan Fungsional adalah :

a. Kurang fleksibel dan tour of duty

b. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena

dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang

c. Spesiaisasi memberikan kejenuhan

Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional,

and Staff Organization)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi

berbentuk lini dan fungsional

Ciri-ciri organisasi lini, fungsional, dan staf :

a. Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

b. Jumlah karyawan banyak

c. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok

d. Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

e. Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

f. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

Page 33: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Organisasi Komite (Commite Organization)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya

dilaksakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari :

1. Executive Committee (Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya

mempunyai wewenang lini

2. Staff Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai

wewenang staf

Ciri-ciri organisasi komite:

a. Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

b. Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-

masing anggota dewan.

c. Asas musyawarah sangat ditonjolkan

d. Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

e. Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

Kebaikan Organisasi komite adalah :

a. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi

musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

b. Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil

c. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan dari organisasi komite :

a. Proses decision making sangat lambat

b. Biaya operasional rutin sangat tinggi

c. Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang

bertanggung jawab

Page 34: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Bentuk Organisasi Lainnya adalah :

1. Bentuk Verikal

Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi

atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah

secara vertikal.

2. Bentuk Mendatar / Horizontal

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan

sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah

disusun atau digariskan dari kiri ke arah kanan atau sebaliknya.

3. Bentuk Lingkaran

Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk

pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang

terendah disusun dari pusat lingkaran ke arah bidang lingkaran.

4. Bentuk Setengah Lingkaran

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai

dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari

pusat lingkaran ke arah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya

Page 35: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

5. Bentuk Elliptical

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari

pucuk pimpinan sampai dengan satuan

organisasi atau pejabat yang terendah

digambarkan dengan pusat Elips kearah

bidang elips

6. Bentuk Piramid terbalik

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari

pucuk pimpinan sampai dengan organisasi

atau pejabat terendah digambarkan dalam

susunan berbentuk piramid terbalik.

Struktur dan Bentuk Organisasi Lain

a. Stuktur Organisasi Bentuk Sirkular :

Page 36: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

b. Struktur Organisasi Berstaf Bentuk Piramidal

c. Struktur Organisasi Fungsional Bentuk Piramidal

d. Struktur Organisasi Garis Bentuk Piramidal

Page 37: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

e. Struktur Organisasi Horizontal

f. Struktur Organisasi Matrix

Page 38: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

g. Struktur organisasi vertikal

Page 39: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!

1. Bentuk organisasi yang menggambarkan jenjang-

jenjang dari atas ke bawah semakin luas disebut…

a. Pyramid d. Lingkaran

b. Meninggi e. Sejajar

c. Mendatar

2. Prinsip organisasi kantor adalah…

a. Prinsip tujuan

b. Prinsip kesatuan fungsi

c. Prinsip wewenang dan tanggungjawab

d. Prisip etika

e. Prinsip kepegawaian dan kepemimpinan

3. Ciri organisasi adalah hubungan antara atasan dan

bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis

wewenang, adalah ciri organisasi…

a. Lini d. Matriks

b. Fungsional e. Campuran

c. Divisional

4. Dibawah ini merupakan bentuk organisasi, kecuali…

a. Vertikal d. Lingkaran

b. Persegi e. Elliptical

c. Horizontal

5. Ciri-ciri organisasi fungsional adalah…

a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

TAS FORMATIF

Page 40: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

c. Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

d. Target-target jelas dan pasti

e. Atasan dan bawahan masih bersifat langsung

dengan satu garis wewenang

SOAL ESAI

Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!

1. Jelaskan prisip wewenang sepadan dengan

tanggungjawab!

2. Jelaskan pengertian organisasi lini (line organization)!

3. Sebutkan ciri organisasi fungsional!

4. Sebutkan kelemahan organisasi komite!

5. Gambarkan struktur organisasi fungsional bentuk

pyramidal!

Page 41: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

KEGIATAN

PEMBELAJARAN

3

Kompetensi Dasar:

Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi

perkantoran

Indicator:

1. Siswa dapat menguraikan tugas-tugas jabatan dalam kantor

Alokasi waktu:

2x45 menit

Materi:

Tugas pemimpin

Tugas manajer

Tugas sekretaris

Page 42: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

KEPEMIMPINAN

Pemimpin adalah seorang yang mempengaruhi orang-orang lain dalam kelompok formal dan informasl untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemanfaatan berbagai metode dan pendekatan.

Kepemimpinan adalah pengaruh antar-pribadi yang dilakukan dalam situasi dan menuju, melalui proses komunikasi pencapai tujuan. Proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya (Ibid dlm Handoko). Ada 3 implikasi dari definisi di atas:

1) Kepemimpinan menyangkut orang lain 2) Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian

kekuasaan yang tidak seimbang 3) Pemberian pengarahan dan pengaruh kepada bawahan

a) KEPEMIMPINAN SEBAGAI PROSES DAN SEBAGAI ATRIBUT

Sebagai atribut, berfokus pada ciri yang dimiliki pemimpin.

Kepemimpinan adalah sekelompok karakteristik yang dimiliki oleh indivdu yang dipandang sebagai pemimpin.

Sebagai proses berfokus pada apa yang sebetulnya dilakukan pemimpin.

Page 43: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Kepemimpinan adalah penggunaan pengaruh tanpa paksaan untuk membentuk tujuan-tujuan kelompok atau organiasi, kemudian memotivasi perilaku ke arah pencapaian tujuan-tujuan tersebut dan membantu mendefinisikan budaya kelompok atau organisasi. b) HAL-HAL YANG HARUS DIMILIKI SEORANG PEMIMPIN

Memotivasi diri Kemampuan berbicara dimuka umum Pemahaman teknik/alat kendali mutu Kemampuan memecahkan masalah dengan system Transfer pengetahuan kepada bawahan Memotivasi bawahan Mengenali karakteristik bawahan Keinginan mengetahui bawahan Keinginan melakukan perubahan/perbaikan Sikap mental Citra diri

c) MODEL ATAU GAYA KEPEMIMPINAN OTORITER

Adalah gaya pemimpin yang “otokritik” artinya sangat memaksakan dan mendesak kekuasaannya kepada bawahan.

LAISSEZ FAIRE Adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada bawahan.

Page 44: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

DEMOKRATIS Adalah pemimpin pepmimpin yang bersikap tengah antara memaksakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan.

SITUASIONAL Adalah pemimpin yang bersikap lebih melihat pada situasinya. Kapan harus bersikap memaksa dan kapan harus moderat, serta pada situasi apa pemimpin harus memberi kebebasan kepada bawahan.

Manajer

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi

a) Tingkatan manajer

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur

tradisional, berdasarkan tingkatannya. Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Page 45: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

o Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

o Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

o Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan permintaan pekerjaan.

Page 46: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

b) Peran manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok yang pertama adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

c) Keterampilan manajer

Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.

` Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

Page 47: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill) Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan teknis (technical skill) Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Page 48: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1. Keterampilan manajemen waktu Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2. Keterampilan membuat keputusan Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer

Page 49: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

d) Fungsi-fungsi yang Dilaksanakan Manajer 1) Perencanaan

Perencanaan (planning), adalah a) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan b) penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran dan standard yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.

2) Pengorganisasian Pengorganisasian (organizing) adalah a) penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, b) perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “membawa” hal-hal tersebut ke arah tujuan, c) penugasan tanggungjawab tertentu dan kemudian, d) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.

3) Penyusunan Personalia Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.

Page 50: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

4) Pengarahan Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi dan disiplin. Fungsi leading sering disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing, motivating, actuating atau lainnya.

5) Pengawasan Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai denagn yang ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negative. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negative mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencangkup empat unsur, yaitu a) penetapan standard pelaksanaan, b) penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan, c) pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standard yang telah ditetapkan, dan d) pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standard.

e) Kegiatan-kegiatan Manajer 1) Manajer bekerja dengan melalui orang lain. Istilah

“orang” mencangkup tidak hanya para bawahan dan

Page 51: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

atasan, tetapi juga manajer-manajer lainnya dalam organisasi. Disamping itu, “orang” juga termasuk individu-individu dari luar organisasi langganan, pengurus serikat karyawan, pejabat dan karyawan kantor-kantor pemerintah, dan sebagainya.

2) Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas. Setiap manajer akan menghadapi sejumlah tujuan, masalah dan kebutuhan organisasional yang semuanya ini bersaing untuk memperebutkan sumber daya-sumber daya organisasi (manusia, material, atau bahkan waktu manajer). Karena berbagai sumber daya tersebut selalu terbatas, manajer harus menjaga keseimbangan di antara berbagai tujuan dan kebutuhan organisasional.

3) Manajer bertanggungjawab danmempertanggungjawabkannya. Para manajer ditugaskan untuk mengelola pekerjaan-pekerjaan tertentu secara sukses. Maka biasanya mereka dievaluasi atas dasar seberapa baik mereka mengatur tugas-tugas yang harus diselesaikan. Lebih lanjut, manajer juga bertanggungjawab atas kegiatan-kegiatan para bawahannya. Sukses atau kegagalan bawahan adlah cerminan langsung sukses atau kegagalan manajer.

4) Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual. Untuk menjadi pemikir yang analitis, manajer harus mampu merinci dan memisah-misahkan suatu masalah menjadi komponen-komponen masalah, menanalisa komponen-komponen trersebut, dan kemudian mencari penyelesaian yang layak (feasible) dengan akurat. Dan

Page 52: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

yang lebih penting bagi manajer adalah menjadi pemikir konseptual, yang mampu memandang keseluruhan tugas dan mengaitkan suatu tugas dengan tugas-tugas lain.

5) Manajer adalah seorang mediator. Organisasi terdiri dari orang-orang, dan kadang-kadang mereka saling tidak bersetuju atau saling bertentangan. Bial hal itu terjadi dalam suatu unit kerja atau organisasi, maka bisa menurunkan semangat kerja dan produktifitas, atau bisa merusak suasana kerja, atau bahkan para karyawan yang cakap bisa meninggalkan organisasi. Kejadian-kejadian seperti itu menuntut para manajer sebagai mediator (penengah).

6) Manajer adalah seorang politisi. Seperti apa yang dilakukan politisi dalam mengkapanyekan program-programnya, manajer harus mengembangkan hubungan-hubungan baik untuk mendapatkan dukungan atas kegiatan-kegiatan usulan-usulan atau keputusan-keputusannya. Setiap manajer yang efektif “memainkan politik” dengan mengembangkan jaringan kerjasama timbal balik dengan para manajer lain dalam organisasi.

7) Manajer adalah seorang diplomat. Manajer mungkin harus berperan sebagi wakil (representative) resmi kelompok kerjanya pada pertemuan-pertemuan organisasional. Manajer juga mungkin mewakili organisasi dalam berurusan dengan kontraktor, langganan, pejabat pemerintah, atau personalia organisasi lain

Page 53: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

8) Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit. Organisasi selalu menghadapi banyak masalah (missal, kesulitan finansial. Masalah personalia, dan sebagainya). Manajer adalah orang yang diharapkan dapat menemukan pemecahan berbahgai masalah sulit dan mengambil keputusan yang akurat.

SEKRETARIS o Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang

bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

o Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

o Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia

Page 54: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

o Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.

Page 55: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!

1.Proses atau kegiatan yang meliputi perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan

sumberdaya untuk mencapai tujuan disebut…

a. Administrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Pengarahan

e. Perencanaan

2.Memastikan bahwa sasaran dan tujuan yang

direncanakan berjalan sesuai dengan harapan adalah

bagian dari kegiatan…

a. Perencanaan

b. Pengorganisasian

c. Pengamanan

d. Pengarahan

e. Pengawasan

3.Sumber daya manajemen yang berupa alat atau mesin

yang digunakan untuk memperlancar kegiatan organisasi

dalam mencapai tujuan disebut…

a. Men d. Market

b. Methods e. Machines

c. Materials

TES FORMATIF

Page 56: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

4.Istilah directing memiliki arti…

a. Mengendalikan d. Mengawasi

b. Memimpin e. Mendorong

c. Mengarahkan

5.Yang termasuk manajemen tingkat bawah pada

perusahaan swasta adalah…

a. Presiden direktur d. General manager

b. Office manager e. Direktur

c. Kepala bagian

SOAL ESAI

Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!

1. Jelaskan pengertian pemimpin!

2. Sebut dan jelaskan model/gaya kepemimpinan!

3. Sebut dan jelaskan tingkatan seorang manajer!

4. Jelaskan yang dimaksud manajer sebagai seorang

politisi!

5. Jelaskan pengertian sekretaris!

Page 57: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Soal Pilihan Ganda

Skor= B x 1

Keterangan :

B = jumlah jawaban benar

PENILAIAN

Page 58: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Soal Esai

No. Kriteria Penilaian Skor

1. Siswa menyebutkan dengan benar dan sesuai

jawaban ideal.

20

Siswa menyebutkan kurang lengkap 15

Siswa menjawab namun tidak sesuai jawaban ideal. 10

Siswa tidak menjawab. 0

2. Siswa menyebutkan dengan lengkap sesuai dengan

jawaban ideal

20

Siswa menyebutkan kurang lengkap 15

Siswa menyebutkan namun tidak sesuai jawaban

ideal

10

Siswa tidak menjawab 0

3. Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau

menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai

dengan jawaban ideal

20

Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci

jawaban

15

Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10

Siswa tidak menjawab 0

4. Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau

menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai

dengan jawaban ideal

20

Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci

jawaban

15

Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10

Siswa tidak menjawab 0

5. Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau

menjawab dengan bahasa lain namun intinya sesuai

dengan jawaban ideal

15

Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci

jawaban

10

Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 5

Siswa tidak menjawab 0

Jumlah skor 95

Nilai: Jumlah benar soal pilihan ganda + jumlah perolehan skor esai

Page 59: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

LEMBAR PENGAMATAN SIKAP PESERTA DIDIK

(Penilaian Individual Peserta Didik)

Petunjuk :

Lembaran ini diisi oleh guru selama proses belajar mengajar berlangsung.

Lembaran ini mencatat perilaku peserta didik secara perseorangan baik saat

mengerjakan tugas individu maupun berkelompok. Tulislah angka-angka

yang tepat di kolom sesuai peserta didik dengan kriteria sebagai berikut.

5 = sangat baik

4 = baik

3 = cukup

2 = kurang

Kelas : .....................................

Topik : .....................................

No Nama

Peserta

Didik

Aspek Penilaian Jumlah

Nilai Mandiri Partisipasi Kerjasama Santun

Page 60: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Keterangan :

Aspek Penilaian Indikator

Mandiri

Tidak menyontek saat mengerjakan tugas mandiri

dan soal latihan

Jujur dan percaya diri saat mengerjakan soal

ulangan

Partisipasi

Aktif dalam proses belajar mengajar

Tanggung jawab dalam melaksanakan tugas dari

guru

Kerjasama Bekerja dengan aktif dan baik dalam tim

Toleransi dan menghargai pendapat teman

Santun Bersikap sopan terhadap guru

Bersikap ramah terhadap teman

LEMBAR PENGAMATAN KETERAMPILAN PESERTA DIDIK

(Penilaian Individual Peserta Didik)

Petunjuk :

Lembaran ini diisi oleh guru saat siswa praktek mengerjakan unjuk kerja

dalam modul pembelajaran ini. Lembaran ini merekam keterampilan

peserta didik secara perseorangan. Tulislah angka-angka yang tepat di

kolom sesuai peserta didik, dengan kriteria sebagai berikut :

5 = sangat baik

4 = baik

3 = cukup

2 = kurang

Kelas : .....................................

Kegiatan : Mengklasifikasikan produk sesuai dengan jenisnya

Tema : Klasifikasi Produk

No Nama Peserta

Didik

Aspek Penilaian Jumlah

skor Kerapian Kreativitas Presentasi

Page 61: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Keterangan :

Aspek Penilaian Indikator

Kerapian Kolom yang digambar di kertas

manila rapi

Potongan gambar produk yang

didapat rapi

Kreativitas Kolom yang digambar di kertas

manila di kreasikan oleh siswa

Penataan gambar pada kolom-kolom

menarik dan tidak monoton

Presentasi Kecepatan dalam mengklasifikasi

gambar

Pemahaman materi

Kecakapan dalam menyampaikan

materi

Tepat dan meyakinkan saat

menjawab pertanyaan dari kelompok

lain

KRITERIA NILAI PESERTA DIDIK

Nilai kuantitatif dengan skala 1-4 (berlaku kelipatan 0,33) digunakan

untuk nilai pengetahuan (KI 3) dan nilai keterampilan (KI 4). Sedangkan

nilai kualitatif digunakan untuk nilai sikap spiritual (KI 1), sikap social (KI 2),

dan kegiatan ekstra kulikuler, dengan kualifikasi SB (Sangat Baik), B (Baik),

C (Cukup), dan K (Kurang).

Page 62: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

PREDIKAT NILAI KOMPETENSI

PENGETAHUAN KETERAMPILAN SIKAP

A 4.00 4.00 SB

(Sangat Baik) A- 3.66 3.66

B+ 3.33 3.33 B

(Baik) B 3.00 3.00

B- 2.66 2.66

C+ 2.33 2.33 C

(Cukup) C 2.00 2.00

C- 1.66 1.66

D+ 1.33 1.33 K

(Kurang) D 1.00 1.00

Page 63: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Lembar Kegiatan Pembelajran 1

Jawaban Pilihan Ganda:

1. A

2. A

3. E

4. E

5. C

Jawaban Soal Esai:

1. Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua

pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan

dibebankan dan dilaksanalan oleh sebuah satuan organisasi

yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang

melaksanakan pekerjaan operatif

2. Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-masing

satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan

tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua

pekerjaan kantor.

3. Kelebihan asas sentralisasi adalah:

Pengawasan lebih mudah dilakukan

Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor

Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan

Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih

lanjut

4. Kelebihan asas desentralisasi adalah

Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing

unit organisasi yang bersangkutan

Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain

KUNCI JAWABAN

Page 64: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan

perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip

dan lain-lain.

5. Kelemahan asas sentralisasi adalah

Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak

pekerjaan yang ditangani

Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat

dipenuhi oleh pusat.

Kelemahan asas desentralisasi adalah

Pemborosan biaya kantor

Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat

Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi

Page 65: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Lembar Kegiatan Pembelajran 2

Jawaban Pilihan Ganda:

1. A

2. D

3. A

4. B

5. E

Jawaban Soal Esai:

1. Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang

sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung

jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut

2. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan

langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari

pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara

eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan

garis wewenang atau komando.

3. Ciri organisasi fungsional adalah

a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

b. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

c. Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

d. Target-target jelas dan pasti

e. Pengawasan ketat

f. Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

g. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

h. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas,

sehingga berjalan lancar dan tertib

i. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan

fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

j. Pembidangan tugas menjadi jelas

4. Kelemahan organisasi komite adalah

Proses decision making sangat lambat

Biaya operasional rutin sangat tinggi

Page 66: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang

bertanggung jawab

5. Struktur organisasi fungsional bentuk pyramidal

Page 67: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Lembar Kegiatan Pembelajran 3

Jawaban Pilihan Ganda:

1. C

2. E

3. E

4. C

5. C

Jawaban Soal Esai:

1. Pemimpin adalah seorang yang mempengaruhi orang-orang lain dalam

kelompok formal dan informasl untuk mencapai tujuan organisasi melalui

pemanfaatan berbagai metode dan pendekatan.

2. Model atau gaya kepemimpinan yaitu:

OTORITER

Adalah gaya pemimpin yang “otokritik” artinya sangat

memaksakan dan mendesak kekuasaannya kepada bawahan.

LAISSEZ FAIRE

Adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada bawahan.

DEMOKRATIS

Adalah pemimpin pepmimpin yang bersikap tengah antara

memaksakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada

bawahan.

SITUASIONAL

Adalah pemimpin yang bersikap lebih melihat pada situasinya.

Kapan harus bersikap memaksa dan kapan harus moderat, serta

pada situasi apa pemimpin harus memberi kebebasan kepada

bawahan.

3. Tingkatan seorang manajer adalah

Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula

dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen

tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi

karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi.

Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift,

manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor

(foreman).

Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup

semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan

manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara

Page 68: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya

kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer

divisi.

Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah

executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi

perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan.

Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO

(Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

4. Manajer sebagai seorang politisi yaitu manajer harus mengembangkan

hubungan-hubungan baik untuk mendapatkan dukungan atas kegiatan-

kegiatan usulan-usulan atau keputusan-keputusannya. Setiap manajer yang

efektif “memainkan politik” dengan mengembangkan jaringan kerjasama

timbal balik dengan para manajer lain dalam organisasi.

5. Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau

mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang

tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif,

atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.

Page 69: MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · PDF fileBidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK ... Siswa dapat memahami prinsip-prinsip

Sapir. 2004. Pengantar Studi Manajemen Perkantoran. Malang:

Departemen Pendidikan Nasional Universitas Negeri Malang Fakultas Ekonomi

The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Liberty

Endang, Sri R, dkk. 2009. Modul Melakukan Prosedur Administrasi

untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga

____________. 2009. Modul Panduan Belajar dan Berlatih. Jakarta:

Magistra Utama

DAFTAR PUSTAKA