BAB I

OPERATION RESEARCH AND SYSTEM ANALYSIS RS

(Kode: MARS 1223)

I. DESKRIPSI SINGKATMata ajar ini membahas tentang metode atau alat-alat manajemen yang kemungkinan bisa digunakan oleh manajemen rumah sakit guna mengelola rumah sakit, sehingga pengelolaan sumber daya rumah sakit dapat efisien dan efektif. Mata ajaran ini meliputi alat manajemen berupa analisis sistem antara lain adalah Blackboks model, Tree Diagram, Oval Diagram, SMF dan SMO. Alat manajemen lainnya berupa analisis ABC, EOQ, Antrian, dan Analisis trend.

II. TUJUAN

1. Umum

Melakukan beberapa metode ORSA, baik secara manual maupun dengan menggunakan komputer dalam implementasi di manajemen RS.

2. Khusus

Setelah mempelajari materi ini peserta mampu:

a. Melakukan analisis sistem terhadap permasalahan yang dihadapi.

b. Melakukan analisis manajemen operasi terhadap permasalahan yang dihadapi yang terkait dengan efisiensi dan efektifitas

. III. KEGIATAN BELAJAR1. Kegiatan Belajar 1: Ruang Lingkup sejarah ORSA

Berpikir sistem, atau berpikir menurut konsep sistem, diharapkan menjadi pasangan dari berpikir ilmiah. Dengan demikian maka cara berpikir ilmiah yang cenderung sektoral dan atomistik akan dilengkapi dengan berpikir sistem yang bersifat multi disipliner dan sistemik.

Berpikir menurut konsep sistem, atau berpikir sistem (sistemik), secara historis mempunyai sejarah yang tua sekali. Menurut Van Court Hare sudah dimulai dengan pembangunan piramida Cheop dalam zaman Mesir Kuno yang mempergunakan sistem pengukuran untuk konstruksinya. Penelaahan para ahli astronomi Phunicia dalam menyusun sistem bintang-bintang di langit, dan Plato bahkan berfilsafat tentang sistem kemasyarakatan. Demikian juga Hegel, Ibnu Khaldun dan Goethe telah mempergunakan konsep sistem dalam bidangnya masing-masing.

Pada sekitar Perang Dunia II konsep berpikir sistem yang modern seperti yang dikenal saat ini mulai dikembangkan. Dewasa ini berpikir sistem tidak saja dianggap sebagai suatu tehnik berpikir melainkan juga sebagai paradigma berpikir kontemporer, yang mempunyai landasan kefilsafatan yang bersifat mandiri. Konsep berpikir sistem ini berbeda dengan cara bepikir non-sistem, misalnya cara berpikir intuitif.

Penerapan metode berpikir sistem dengan pendekatan operational research dikenal pada tahun 1939 di Inggris, kemudian pada tahun 1940 masuk ke Amerika Serikat melalui James Bryant Conant yang menjadi Chairman of the National Defense Committee, dan namanya diganti menjadi Operations Research. Kemudian pada tahun 1950 the RAND Corporation melakukan modifikasi Operations Research menjadi Systems Analysis.

Menurut Jujun S.Suriasumantri secara garis besar ada perbedaan antara Operations Research (Riset Operasi) dengan Systems Analysis (Analisis Sistem), perbedaan tersebut meliputi:

1) Riset Operasi diterapkan pada suatu masalah yang dapat dirumuskan secara jelas dalam sebuah model matematis. Perumusan seperti ini terkadang sulit dilakukan dalam beberapa hal, misalnya dalam bidang sosial yang pada umumnya tidak bersifat eksak dan bertujuan serbamuka (multi-purposive).

2) Tujuan Riset Operasi adalah mencari pemecahan optimal, suatu hal yang tidak mungkin dilakukan dalam bidang-bidang sosial. Sedangkan Sistem Analisis cukup puas dengan alternatif pemecahan terbaik meskipun tidak optimal.

3) Riset Operasi menganggap bahwa variabel-variabel adalah berlanjut (continuous), sedangkan Analisis Sistem adalah terputus (discreet).

4) Riset Operasi menganggap bahwa kombinasi dari variabel-variabel adalah tidak terbatas dan tujuannya adalah mencari kombinasi yang optimal. Sementara Analisis Sistem menganggap bahwa kombinasi-kombinasi tersebut adalah terbatas, dan tujuannya adalah mencari alternatif-alternatif yang terbatas tersebut.

Karena fungsinya berbeda maka Riset Operasi dan Analisis Sistem mempergunakan tehnik-tehnik yang berbeda pula. Tehnik-tehnik yang digunakan dalam Riset Operasi antara lain adalah Linier Programming, Queueing (antrian), Analisis ABC, Analisis Peresediaan/EOQ (Economic Order Quantity), Gaming dan sebagainya. Sedangkan dalam Analisis Sistem tehnik yang digunakan antara lain Venn Diagram, Oval Diagram, SMF dan SMO Diagram, CEA (Cost Effectiveness Analysis) dan CBA (Cost Benefit Analysis).

a. Pengertian ORSA

ORSA (Operation Research and System Analysis) adalah suatu pendekatan atau metode ilmiah yang terdiri atas Operation Research (Riset Operasi) dan System Analysis (Analisa Sistem) untuk memecahkan suatu persoalan manajemen.

1) Menurut Operational Research Society of Great BritainOperational Research adalah penerapan metode-metode ilmiah terhadap masalah-masalah rumit yang muncul dalam pengarahan dan pengelolaan dari suatu sistem besar manusia, mesin, bahan dan uang dalam industri, bisnis, pemerintahan dan pertahanan, dengan membentuk suatu model ilmiah dari sistem, menggabungkan ukuran-ukuran faktor-faktor seperti kesempatan dan risiko, untuk meramalkan dan membandingkan hasil-hasil dari beberapa keputusan, strategi atau pengawasan.

2) Menurut Operations Research of AmericaOperations Research berkaitan dengan memutuskan secara ilmiah bagaimana merancang dan menjalankan sistem manusia-mesin dengan terbaik, biasanya membutuhkan alokasi sumber daya yang langka.

3) Menurut Churchman, Ackoff dan Arnoff (1957)

Operations Research adalah pendekatan dalam pengambilan keputusan yang ditandai dengan penggunaan pengetahuan ilmiah melalui usaha kelompok antar disiplin yang bertujuan menentukan penggunaan terbaik dari sumber daya yang terbatas.

4) Menurut Subagyo, Asri dan Handoko (1989)

Riset Operasi berkenaan dengan pengambilan keputusan optimal dalam, dan penyusunan model dari sistem-sistem baik deterministik maupun probabilistik yang berasal dari kehidupan nyata.

5) Menurut Supranto (1988)

Riset Operasi adalah riset dengan penerapan metode ilmiah melalui suatu tim secara terpadu untuk memecahkan permasalahan yang timbul dalam kegiatan operasi suatu sistem organisasi agar diperoleh pemecahan masalah yang optimum.

Dari kelima pengertian atau definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa ORSA adalah suatu alat atau pendekatan ilmiah untuk pemecahan masalah atau persoalan pencapaian output secara optimal dengan memanfaatkan sumber daya yang terbatas, sehingga diperoleh keputusan yang optimal. Tujuan dari ORSA adalah membantu manajemen untuk menentukan kebijakan dan tindakannya secara ilmiah. Dan pendekatan ORSA merupakan pendekatan sistem, pendekatan yang terpadu dari antar disiplin ilmu.

b. Model

Di dalam ORSA untuk mempelajari dan memecahkan permasalahan suatu sistem secara menyeluruh dengan mempergunakan analisis yang bersifat multi-disiplin. Maka untuk memudahkan analisis yang bersifat multi-disiplin diperlukan sebuah alat yang memungkinkan ilmuwan dari berbagai disiplin yang berbeda dapat berbicara dengan bahasa yang sama, bahasa ini disebut dengan model. Model adalah abstraksi atau penyederhanaan realitas sistem yang kompleks di mana hanya komponen-komponen yang relevan atau faktor-faktor yang dominan dari masalah yang dianalisis yang diikutsertakan.

Salah satu definisi model yang cukup lengkap dikemukakan oleh Horton, yaitu sebagai berikut: Sebuah model adalah pencerminan atau abstraksi dari sebuah objek, proses, peristiwa, situasi atau sistem. Secara lebih luas, sebuah model adalah sesuatu yang mengungkap dan menjelaskan tentang hubungan dari berbagai komponen, aksi dan reaksi, serta sebab dan akibat.

Fungsi utama dari suatu model adalah kemampuannya untuk menjelaskan (explanatory) dan bukan hanya menguraikan (descriptive).

1) Klasifikasi Model

Model dapat diklasifikasikan dalam banyak cara, yaitu menurut jenis, dimensi, fungsi, tujuan dan subjeknya. Menurut jenisnya model terdiri atas :

a) Iconic (Physical) ModelModel Iconic adalah suatu penyajian fisik yang tampak seperti aslinya dari suatu sistem nyata dengan skala yang berbeda. Contoh model ini adalah mainan anak-anak, potret, maket dll. Model iconic dikatakan diperkecil (scale down) atau diperbesar (scale up) sesuai dengan ukuran model apakah lebih kecil atau lebih besar dibanding dengan yang aslinya.

Model iconic mudah untuk diamati, membangun dan menjelaskan, tetapi sulit untuk memanipulasi dan tak berguna untuk tujuan peramalan. Biasanya model ini menunjukan peristiwa statik.

b) Analogue ModelModel ini lebih abstrak dari model iconic, hal ini karena tidak sama dengan bentuk aslinya. Model ini menggunakan atau memanfaatkan sifat-sifat atau ciri-ciri suatu sistem untuk mewakili sifat atau ciri sistem lainnya yang dipelajari.

Contohnya jaringan pipa tempat air mengalir dapat digunakan dengan pengertian yang sama sebagai distribusi aliran listrik. Peta dengan bermacam-macam warna merupakan model analog untuk menunjukan perbedaan ciri, misalnya biru menunjukan air, kuning menunjukan pegunungan, hijau sebagai dataran rendah, dan lain lain.

Kurva permintaan dan kurva frekuensi dalam statistik adalah contoh model analog dengan tingkah laku peristiwa-peristiwa. Model analog lebih mudah untuk memanipulasi dan dapat menunjukan situasi dinamis.

c) Mathematical (Simbolic) ModelModel ini merupakan model yang paling abstrak. Model ini menggunakan seperangkat simbol matematik untuk menunjukan komponen-komponen (dan hubungan antar mereka) dari sistem nyata. Biasanya terdiri dari satu set persamaan matematik.

2) Pengelompokkan Model

Model ini dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua) kelompok :

a) Model Deterministik

Model deterministik dibentuk dalam situasi penuh kepastian (certainty). Model ini memerlukan penyederhanaan-penyederhanaan dari realitas, karena kepastian jarang terjadi. Keuntungan model ini adalah dapat dimanipulasi dan diselesaikan lebih murah.

b) Model Probabilistik

Model ini meliputi kasus-kasus dimana diasumsikan ketidakpastian (uncertainty). Meskipun penggabungan ketidakpastian dalam model dapat menghasilkan suatu penyajian sistem nyata yang lebih realistis, model ini umumnya lebih sulit untuk dianalisis.

3) Penyusunan Model

Dalam penyusunan model objek realitas yang kita modelkan, datanya kita tangkap lewat pancaindera, atau dengan kata lain melalui pengumpulan data; atau lewat rasio, yaitu pengetahuan teoritis yang relevan dengan objek empiris yang sedang kita hadapi.

Beberapa cara untuk membuat model lebih sederhana, yaitu :

a) Melinierkan hubungan yang tidak linier

b) Mengurangi banyaknya variabel atau kendala

c) Merubah sifat variabel, misalnya dari diskrit menjadi kontinu

d) Mengganti tujuan ganda menjadi tujuan tunggal

e) Mengeluarkan unsur dinamik (membuat model menjadi statik)

f) Mengasumsikan variabel random menjadi suatu nilai tunggal (deterministik)

Di dalam pendekatan ORSA pembentukan model merupakan esensinya, karena solusi dari pendekatan ini tergantung pada ketepatan model yang dibuat. Menurut Philip, Revindra dan Solberg (1976), ada 10 (sepuluh) prinsip dalam penyusunan model, yaitu :

a) Jangan membuat model yang rumit jika yang sederhana akan cukup.

b) Hati-hati dalam perumusan masalah, agar disesuaikan dengan tehnik penyelesaian.

c) Hati-hati dalam memecahkan model, jangan membuat kesalahan matematik.

d) Pastikan kecocokan model sebelum diputuskan untuk diterapkan.

e) Model jangan sampai keliru dengan sistem nyata.

f) Jangan membuat model yang tidak diharapkan.

g) Hati-hati dengan model yang terlalu banyak.

h) Pembentukan model itu sendiri hendaknya memberikan beberapa keuntungan.

i) Sampah masuk, sampah keluar artinya nilai suatu model tidak lebih baik dari pada datanya.

j) Model ini tidak dapat menggantikan pengambilan keputusan.

c. Tahap-tahap dalam ORSA

Ada 5 (lima) tahap dalam penerapan ORSA untuk memecahkan masalah, yaitu :

1) Merumuskan masalah

Merumuskan atau menganalisis masalah sehingga jelas tujuan apa yang akan dicapai (objectives). Dalam tahap pertama ini masalah yang akan dipecahkan harus dirumuskan dan didefinisikan dengan jelas, dan harus sesuai dengan tujuan yang akan dicapai berdasarkan keadaan objektif. Untuk itu harus memperhatikan 3 (tiga) hal, yaitu :

a) Uraian yang tepat mengenai tujuan yang akan dicapai.

b) Identifikasi daripada adanya alternatif dalam keputusan yang menyangkut suatu sistem.

c) Mengenai adanya pembatasan-pembatasan (limitation, restriction dan persyaratan-persyaratan) yang diperlukan sistem yang yang bersangkutan dengan pemecahan masalah.

2) Pembentukan Model

Pembentukan model matematika untuk mencerminkan masalah yang akan dipecahkan. Biasanya model dinyatakan dalam bentuk persamaan yang menggambarkan hubungan antara input dan output serta tujuan yang akan dicapai dalam bentuk fungsi objektif (objective function). Model harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat mewakili kenyataan yang sebenarnya dari sistem yang akan dipecahkan. Sehingga hal ini sangat tergantung pada keadaan sistem yang akan dipecahkan.

3) Mencari Pemecahan Masalah

Pada tahap ini bermacam-macam tehnik dan metode solusi kuantitatif yang merupakan bagian utama dari ORSA memasuki proses. Penyelesaian masalah sesungguhnya merupakan aplikasi satu atau lebih tehnik-tehnik terhadap model. Seringkali solusi terhadap model berarti nilai-nilai variabel keputusan yang mengoptimumkan salah satu fungsi tujuan dengan nilai fungsi tujuan lain yang dapat diterima.

4) Validasi Model

Menguji model dan hasil pemecahan dari penggunaan model. Suatu model dikatakan sah (valid), apabila dapat memberikan prediksi yang dapat dipercaya dari hasil proses suatu sistem, disamping diakui adanya ketidaktepatan dari model tersebut untuk mewakili keadaan yang sebenarnya terjadi.

Caranya adalah dengan membandingkan hasil proses dari sistem dengan data yang menggambarkan kejadian sejenis yang sudah terjadi.

Model akan dianggap sah apabila dengan input yang sama diperoleh output yang tidak jauh berbeda, kalau perlu dengan menggunakan test kriteria tertentu seperti t-test atau Z-test. Mungkin bisa juga dipergunakan model simulasi untuk melakukan perbandingan.

5) Penerapan Hasil Pemecahan

Tahap ini merupakan tahap terakhir yaitu tahap untuk menerapkan hasil pemecahan model yang telah diuji validitasnya. Hal ini membutuhkan suatu penjelasan yang hati-hati tentang solusi yang digunakan dan hubungannya dengan realitas.

Suatu tahap krisis pada tahap ini adalah mempertemukan akhli ORSA dengan mereka yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan sistem.

d. Penggunaan dan Pelaksanaan Penyusunan ModelSuatu model dapat menghasilkan keputusan yang terbaik, tetapi hanya dalam konteks yang terbatas dari modelnya sendiri. Tidak ada satu modelpun yang mencakup dunia nyata secara menyeluruh. Oleh karena tidak ada satu modelpun yang dijamin dapat menghasilkan suatu keputusan dunia nyata yang terbaik, model bukanlah merupakan substansi untuk intuisi dan pertimbangan eksekutif. Tetapi model memberikan data yang menarik untuk dievaluasi bagi eksekutif.

Gambar 1.1

Interaksi antara manajemen dengan model

Situasi dunia nyata

(identifikasi masalah)

Formulasi dari penyusunan model

(termasuk asumsi, penyederhanaan

dan pencarian data input).

Model output (keputusan, prediksi,

dan data lain yang berguna).

Dibandingkan output dengan pengalaman Apakah perubahan ya

pertimbangan dan intuisi manajemen. diperlukan

tidak

Model dilaksanakan

Bandingkan hasil pelaksanaan

dengan pertimbangan manajemen

Sumber : Quantitative Concepts for Management, Eppen, Gould, Schimdt.

Pada gambar 1.1 dapat dilihat bagaimana interaksi antara manajer dengan model.

Hubungannya dengan penggunaan model, pada tingkat atas, model umumnya menyediakan data dan informasi, bukan keputusan. Pada tingkat yang lebih rendah, model dipergunakan untuk memberikan keputusan. Dengan demikian model mempunyai kegunaan yang berbeda pada tingkat yang berbeda dari suatu perusahaan.

Terlepas dari penggunaan model yang berbeda untuk berbagai tingkat yang berbeda dari suatu perusahaan, beberapa hal yang sama dapat diterapkan untuk semua model keputusan kuantitatif.

Semua model memberikan kerangka logika dan analisis yang konsisten yang mencakup :

1) Model memaksa manajer untuk menentukan tujuan dan asumsi dengan tegas.

2) Model memaksa manajer untuk mengidentifikasi dan mencatat macam-macam keputusan (variabel keputusan) yang mempengaruhi tujuan.

3) Model memaksa manajer untuk mengidentifikasi dan mencatat interaksi yang relevan antara variabel-variabel keputusan.

4) Model memaksa manajer untuk mencatat kendala-kendala dari nilai-nilai variabel yang diasumsikan.

e. Ciri-ciri ORSA

Ada beberapa ciri dari pendekatan ORSA, yaitu sebagai berikut :

1) ORSA/Riset Operasi merupakan pendekatan kelompok antar disiplin untuk mencari hasil optimum.

2) ORSA/Riset Operasi menggunakan tehnik penelitian ilmiah untuk mendapatkan solusi optimum.

3) ORSA/Riset Operasi hanya memberikan jawaban yang jelek terhadap masalah jika tersedia jawaban yang lebih pendek. Ia tidak memberikan jawaban sempurna terhadap suatu masalah, sehingga ORSA hanya memperbaiki kualitas solusi.

f. Kelemahan ORSA

Seperti juga metode-metode lain, tehnik ORSA atau Riset Operasi juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu sebagai berikut :

1) Perumusan masalah dalam suatu program ORSA adalah suatu tugas yang sulit.

2) Jika suatu organisasi mempunyai beberapa tujuan yang bertentangan, maka akan mengakibatkan terjadinya sub optimum yaitu suatu kondisi yang tak dapat menolong seluruh organisasi mencapai yang terbaik secara serentak.

3) Suatu hubungan non linier yang diubah menjadi linier untuk disesuaikan dengan program linier dapat mengganggu solusi yang disarankan.

g. Prinsip-prinsip Manajemen Rumah SakitRumah Sakit merupakan suatu badan usaha (laba atau nir laba) yang sudah tentu mempunyai misi tersendiri seperti badan-badan usaha lainnya. Di dalam dunia ekonomi atau bisnis istilah badan usaha itu lebih dikenal dengan istilah perusahaan.

Perusahaan didefinisikan sebagi suatu organisasi produksi yang menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi untuk memuaskan kebutuhan dengan cara yang menguntungkan.Di dalam dunia ekonomi ada 2 (dua) macam jenis produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan yaitu produk berupa barang yaitu produk yang bersifat tangible dan produk yang berupa jasa atau service yang bersifat intangible. Jenis produk yang dihasilkan oleh rumah sakit adalah berupa jasa pelayanan atau service.

Sebagai produk utama suatu rumah sakit adalah :

1) Pelayanan medis

2) Pembedahan, dan

3) Pelayanan perawatan orang sakit.

Sebagai sasaran utamanya adalah perawatan dan pengobatan jiwa dan kesehatan para penderita sakit. (Silalahi)

Namun untuk kelangsungan hidup dan perkembangannya setiap rumah sakit harus mampu menghasilkan surplus (bukan keuntungan) setiap tahunnya. Upaya ke arah ini menambah sasaran sekunder rumah sakit, yaitu : (a) stabilitas organisasi, (b) pertumbuhan, (c) kemampuan membayar, (d) penelitian dan pelatihan medis dan perawatan, dan (e) kesejahteraan pegawai.

Dan salah satu untuk mencapai sasaran inilah maka tehnik ORSA banyak digunakan di dunia rumah sakit. Untuk mengetahui kapan tehnik ORSA dalam hal ini manajemen operasional digunakan oleh suatu perusahaan demikian juga oleh rumah sakit dapat dilihat pada teori pertumbuhan perusahaan menurut Alan J. Zakon. Zakon menggambarkan bahwa perkembangan suatu perusahaan ada 4 (empat) tahap, yaitu tahap Perintisan, tahap Pertumbuhan, tahap Keunggulan, dan tahap Efisiensi (lihat gambar 1.2).

Tahap PerintisanTahap PertumbuhanTahap KeunggulanTahap Efisiensi

ArahUmum Pasar Persaingan Internal

Sasaran Mencari PeluangMempertahankan peluang sebagai usahaMengembangan keunggulan bersaingMemperkuat struktur operasi

Kecakapan yang DibutuhkanKewirausahaan investorPemasaran Ahli strategiAdministratur

Kriteria KeberhasilanBisnis baruPertumbuhan Posisi relatifReturn on Investment

Kemampuan Transisi Pengembangan Strategi Manajemen Operasi

Gb. 1.2. Tahap-tahap perkembangan perusahaan

Menurut Zakon, keempat tahap perkembangan ini dibedakan atas dasar beberapa faktor yaitu Arah, Sasaran, Kecakapan yang Dibutuhkan, Kriteria Keberhasilan, dan Kemampuan Transisi. Selanjutnya dalam gambar terlihat bahwa untuk melakukan transisi dari tahap Perintisan ke tahap Pertumbuhan, diperlukan kemampuan pengembangan; untuk tahap Pertumbuhan ke tahap Keunggulan, diperlukan kemampuan strategi; dan dari tahap Keunggulan ke tahap Efisiensi, diperlukan kemampuan manajemen operasi. Dengan demikian ORSA atau Manajemen Operasi diperlukan pada saat suatu perusahaan berkembang dari tahap Keunggulan ke tahap Efisiensi, demikian juga di rumah sakit.

2. Kegiatan Belajar 2: Sistem Analisis

a. Konsep SistemSecara sederhana sistem dapat diartikan sebagai sebuah ujud keseluruhan dari suatu objek penelaahan di mana unsur dari objek tersebut berhubungan satu sama lain dalam suatu jalinan yang teratur. Atau dengan perkataan lain suatu objek penelaahan selalu kita lihat dalam hubungannya dengan objek-objek dan bagian-bagian lain dan bagian-bagian yang terdapat dalam objek penelaahan tersebut.

Terdapat dua jenis sistem yaitu sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem yang tertutup yaitu sebuah sistem yang dalam proses kegiatannya tidak berhubungan dengan sistem-sistem yang ada di luarnya. Sedangkan sistem yang terbuka adalah sebuah sistem yang dalam proses kegiatannya berhubungan atau dipengaruhi oleh sistem-sistem lain yang ada di luarnya. Sistem yang terbuka ini mengambil input dari luar sistemnya dan mengeluarkan output ke luar sistemnya.

Sistem yang terbuka (yang selanjutnya akan disebut sistem) dapat dianggap sebagai suatu proses yang mengubah input mentah menjadi output. Untuk melakukan transformasi dari input mentah menjadi output ini diperlukan suatu proses yang memerlukan pengorbanan dalam bentuk benda-benda ekonomi yang terdiri atas manusia, metode dan material, di mana hal ini disebut juga dengan input instrumental. Secara visual lihat gambar berikut.

Input Instrumental

Manusia Metode Material

INPUT P R O S E S OUTPUT

(Mentah)

Gambar 2.1 Model Umum Sistem terbukab. Pendekatan SistemPendekatan sistem (System Approach) dapat diartikan sebagai suatu cara berpikir dengan mempergunakan konsep sistem dalam konteks objek yang ditelaah dideskripsikan secara sistematik dan sistemik (menyeluruh). Pendekatan sistem hanyalah suatu metode untuk mendeskripsikan suatu objek penelaahan secara sistematik dan sistemik, dan sekali-kali tidak dapat memberikan jawaban mengenai pengalokasian sumber-sumber daya seperti yang dibutuhkan dalam Operations Research dan Systems Analysis. Meskipun demikian pendekatan sistem dapat menganalisis permasalahan dan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan pemecahannya. Karakteristik lain dari pendekatan sistem adalah orientasi terhadap output dalam pemecahan masalah.

1) Dasar pendekatan sistem

Ada dua dasar pendekatan yang melandasi konsepsi sistem dalam bidang manajemen yaitu:

a) Pendekatan Deskriptif

Suatu pendekatan di mana fokus tujuan ditujukan untuk dapat memformulasikan problema dengan tepat, mengenai bagian-bagian yang perlu diselidiki dan kaitannya dengan bagian lainnya, sehingga jelas ruang lingkup dan luasnya problema.

b) Pendekatan Preskriptif

Suatu pendekatan di mana fokus ditujukan untuk dapat membantu memecahkan problema dengan tepat, melalui analisis, perencanaan, perbaikan dan pengendalian yang benar berdasarkan pengetahuan akan kerjanya sistem yang bersangkutan.

2) Ciri-ciri Pendekatan Sistem

Ada beberapa ciri yang menunjukkan suatu pendekatan sistem, yaitu:

a) Memandang suatu masalah secara keseluruhan (totalitas), bukan bagian demi bagian (sektoral).

b) Mengaitkan dan menghubungkan suatu masalah dengan aspek-aspek dari luar lingkungannya.

c) Memberikan perhatian pada bagian-bagian dari suatu masalah yang berpengaruh.

d) Menaruh perhatian pada proses yang berkaitannya dengan output (produk) secara keseluruhan.

3) Tujuan dan Sasaran Pendekatan Sistem

a) Tujuan digunakannya pendekatan sistem adalah:

Simplicity.

Flexibility

Reliability

Economy

Acceptability

b) Sasaran Pendekatan Sistem

Mencapai efektivitas keseluruhan (overall effectiveness), bukan hanya kepentingan bagian-bagian tertentu saja.

Apa yang terbaik bagi sistem belum tentu yang terbaik dari tiap-tiap bagiannya.

Mementingkan kebaikan dari yang lebih besar bukan hanya kebaikan sektoral.

4) Model-model Pendekatan SistemDalam menggambarkan sebuah sistem yang begitu kompleks, kita menggunakan visualisasi yang secara sederhana dapat kita lihat bagaimana suatu sistem digambarkan, yaitu dalam bentuk model.

Bagaimana suatu model digunakan untuk menggambarkan suatu sistem, yaitu:

Fungsinya: Preskriptif atau Deskripstif

Kompleksitasnya: Linier atau Non-linier

Karakteristiknya: Statis atau Dinamis

Sifat Perubahannya: Kontinyu atau Diskrit

Prediksinya: Deterministik atau Probabilistik

Tehnik Pelaksanaannya: Numerik atau Analitis

Ada beberapa macam model yang dapat digunakan untuk menggambarkan suatu sistem, yaitu:

a) Venn Diagram

b) Black Box Model

c) Tree Diagram (Infulence Tree, Objective Tree, Relevance Tree)

d) Oval Diagram

e) Matrix

f) Flow Diagram

g) Causal Loops Diagram

a) Venn Diagram

Venn diagram merupakan model yang menggambarkan suatu sistem, terdiri atas supra sistem, sistem dan sub sistem, dalam bentuk bulatan-bulatan. Lihat gambar 2.2 berikut ini.

S

Gambar 2.2 Venn DiagramMisalnya kita akan menganalisis satu unit pelayanan di rumah sakit, sebut saja misalnya instalasi gawat darurat (IGD). Tetapkan instalasi gawat darurat (IGD) sebagai suatu system berada dalam suatu supra system rumah sakit dimana unit itu berada. Tentunya instalasi gawat darurat sebagai bagian dari supra system rumah sakit sangat dipengaruhi oleh apa yang terjadi dan dibuat oleh manajemen rumah sakit sebagai supra system. Disisi lain instalasi gawat darurat sebagai suatu system tentu di dalamnya terdapat sub system sub system yang membentuk system IGD. Antara lain adalah sub system triase, sub system pelayanan ambulans. Karena sub system sub system tersebut secara mandiri ada tatanan pengelolaannya. Tentunya di dalam melakukan analisis harus diuraikan secara gamblang apa yang terjadi atau apa yang dilakukan oleh unit yang dianalisis dan bagaimana pengaruhnya supra system rumah sakit terhadap system IGD, demikian juga bagaimana mekanisme kerjanya sub system sub system yang ada yang merupakan bagian dari system IGD.

b) Tree Diagram

Tree diagram yaitu alat analisis manajemen dengan cara melakukan analisis dalam bentuk gambar menyerupai pohon. Dalam hal ini isu atau masalah utama dianalisis menjadi unsure-unsur (berupa dahan), kemudia setiap unsure dianalisis lagi menjadi sub unsure (berupa cabang), kemudian setiap sub unsure dianalisis lagi menjadi sub-sub unsure (berupa ranting) dan seterusnya.

Ada 3 (tiga) jenis Tree Diagram, yaitu Relevance Tree Diagram, Objective Tree Diagram, dan Influence Tree Diagram.

(1) Relevance Tree Diagram

Relevance Tree Diagram yaitu alat analisis diagram pohon dimana dalam melakukan analisis terhadap suatu isu atau suatu masalah caranya adalah kita mengembangkan unsure-unsur atau hal-hal yang terkait atau relevance dengan isu atau masalah utrama tersebut. Demikian seterusnya setiap unsurnya dianalisis, yang pada akhirnya akan diperoleh hal-hal yang berupa solusi yang terkait untuk menyelesaikan isu atau masalah utama tersebut. Alat ini utamanya digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah yang terjadi misalnya, tingginya angka nosokomial, rendahnya tingkat kepuasan pelayanan, tingginya angka phlebitis dsb.

Di dalam melakukan analisis selain ada gambar juga harus ada uraian analisisnya yang menguraikan keterkaitan setiap unsure atau hal-hal tersebut. Contoh gambar relevance tree diagram lihat gambar 2.3.

Reduce energy Transportation

consuming Appliances

activities Space heating and cooling

Reduce

demand for Less energy Mass transportation

energy intensive Renewable products

progress Substitute labor for capital

Eliminate Tuned auto engines

waste Unused light and heat

Hot water leaks

Energy

Independence

By 1985

Increased More industrial uses

use of wind More consumer uses

Increase

supply of Increased More efficient plants

energy supply of

nuclear energy More plants

Increased Find new reserves

supply of

oil and gas Develop new resources

Gambar 2.3 Relevance Tree Diagram(2) Objective Tree Diagram

Objective Tree Diagram yaitu alat analisis diagram pohon dimana dalam melakukan analisis terhadap suatu isu atau suatu program caranya adalah kita mengembangkan unsure-unsur atau hal-hal yang terkait dengan tujuan dari isu atau program tersebut, termasuk siapa sasaranannya. Demikian seterusnya setiap sasaran dianalisis, yang pada akhirnya akan diperoleh hal-hal yang berupa apa yang akan dilakukan dalam menerapkan program tersebut.

Langkah-langkah dalam melakukan analisis ini adalah:

(a) Buatlah format analisis objective tree diagram ini ada kolom missions, goals, objective, target dan instrument.(b) Tetapkan di kolom mission adalah program apa atau kegiatan atau isu apa yang akan dianalisis sebelum diterapkan. Misalnya isu: patient safety, PONEK dan seterusnya.

(c) Identifikasi apa yang ingin dicapai (goals) dari isu atau program tersebut.

(d) Identifikasi apa objective atau tujuan dari tiap-tiap keinginan (goals) tersebut.

(e) Identifikasi siapa yang menjadi sasaran (target) dari tiap-tiap objective tersebut.

(f) Selanjutnya identifikasi kegiatan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Mission Goals Objectives Targets instruments

Condoms

Males Abstinence

Prevent

Pregnancies Pills

Control Females IUD

Pregnancies Abstinence

Terminate

Pregnancies Expectant Abortion services

Family mothers Morning after pills

Planning

Program Control Reduce child Males Vasectomy

Family size bearing years Tubal ligation

Females Hysterectomy

Educate and Families Delay in marriage

Communicate

Family Planning Families Counseling

Film

Population Testimonials

Media campaign Gambar 2.4 Objective Tree Diagram

Dalam melakukan analisis ini selain ada gambar juga harus ada uraian analisisnya yang menguraikan justifikasi dari tiap-tiap unsure atau hal-hal tersebut. Contoh gambar objective tree diagram lihat gambar 2.4.

Alat ini lebih tepat digunakan untuk menganalisis terhadap suatu program baru atau kegiatan baru sebelum diterapkan di rumah sakit.

(3) Influence Tree Diagram

Influence Tree Diagram yaitu alat analisis diagram pohon dimana dalam melakukan analisis terhadap suatu isu atau suatu masalah caranya adalah kita mengembangkan unsure-unsur atau hal-hal yang dipengaruhi oleh isu atau masalah utama tersebut.

Gambar 2.5 Influence Tree Diagram for

Nomad Pastoralism Eco-System

Seasonal

Rainfall

Water Herd size Desertification

Available

Deep wells Rate of pasture recovery

Available Range limitations

Pasture

Range

Feed Available pasture

Grazing

Herd pasture Herd size

Size

Yield of Herd size

Income herd

Social values Yield

On consumption Social

Food values

Demand Population supply

Desire for food on nomads Population

Herd size

Western Cultural Food Population

medicine Norms aids of nomads

Demikian seterusnya setiap unsurnya dianalisis, yang pada akhirnya akan diperoleh hal-hal yang akan diintervensi untuk menyelesaikan isu atau masalah utama tersebut. Alat ini utamanya digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah yang terjadi misalnya, tingginya angka nosokomial, rendahnya tingkat kepuasan pelayanan, tingginya angka phlebitis dsb.

Di dalam melakukan analisis selain ada gambar juga harus ada uraian analisisnya yang menguraikan pengaruh apa yang ada atau kemungkinan terjadi dari setiap unsure atau hal-hal tersebut. Contoh gambar influence tree diagram lihat gambar 2.5.

c) Oval Diagram

Oval diagram dinamakan oval diagram karena tiap-tiap hasil analisis digambarkan dalam bentuk oval. Oval diagram yaitu alat analisis manajemen yang menggambarkan tentang kompleksitas dari suatu isu atau permasalahan. Dalam analisis ini isu atau masalah dianalisis dengan cara mengidentifikasi factor-fraktor apa saja yang dipengaruhi oleh isu masalah tersebut, dan factor-faktor yang mempengaruhi terhadap isu /masalah tersebut. Dan selanjutnya dianalisis lagi bagaimana masing-masing factor saling pengaruh mempengaruhi.

Gambar 2.6 Oval Diagram Depicting Causal Loops

In Nomad Pastoralism Eco-System Water

Available +

Desired + + - Seasonal

Herdsize rainfall

Herd size

+

+ Grazing

+ - Pasture

- + +

- Range -

Feed Rate of

Yield pasture

+ recovery

+ -

+ Available Deserticication

Income pasture -

Sehingga akan terlihat factor apa saja yang sangat sentral atau dominan. Yaitu factor yang tingkat keterpengaruhannya banyak, itulah factor utama untuk menyelesaikan isu atau masalah tersebut.

Dalam melakukan analisis ini, juga selain ada gambar harus ada uraian analisisnya yang menguraikan tentang keterpengaruhannya dari tiap-tiap factor yang teridentifikasi. Contoh gambar oval diagram lihat gambar 2.6.

d) Black Box Model

Black Box Model adalah bentuk analisis system yang biasa banyak digunakan. Dalam model ini system dibagi ke dalam 3 (tiga) komponen yaitu input, proses dan output.

Input adalah hal-hal yang menjadi persyaratan agar sxuatu proses dapat berjalan atau beroperasi. Biasanya dalam komponen input meliputi unsure-unsur manusia (man) yaitu SDM nya; metode (method) yaitu prosedur, juklak, juknis, otata organisasi dsb; alat dan bahan (machine dan material) yang digunakan dalam proses produksi; dana (uang) yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan proses produksi.

Proses adalah bagaimana mekanisme dan pelaksana kerja dalam proses produksi.

Output adalah ketentuan hasil apa atau yang bagaimana yang ingin kita peroleh dari proses produksi sesuai dengan input yang telah ditetapkan.

(1) Beberapa ketentuan dari Black box model, yaitu:

(a) Sistem menerima input untuk menghasilkan output.

(b) Input dapat lebih dari satu, Output juga dapat lebih dari satu.

(c) Input dan Output dari sistem, merupakan bagian dari sistem, bukan bagian dari environment.(d) Input adalah elemen yang diambil dari environment dan dapat dikendalikan.

(e) Elemen-elemen input yang kita pilih disebut: Decision parameters.

(f) Elemen-elemen yang tidak dapat dikendalikan disebut: Environment constraints.

(g) Identitas sistem bergantung pada output.Dalam menggambarkan sistem dengan Black Box Model ada beberapa Parameter sistem yang harus ada yaitu Sources, yaitu sumber darimana input berasal; Inputs, yaitu masukan atau bahan mentah dari suatu system; Process and Transformations, yaitu proses di mana input diolah; Outputs, yaitu keluaran atau hasil dari proses di mana input diolah; Receiver Utilities (Users), yaitu pengguna dari output; dan Feed Back, yaitu umpan balik.

(2) Model-model Black Box

(a) Bentuk sistem menurut August W.Smith, yang disebut dengan The Basic Systems Framework (lihat gambar 2.7).

Environment

Economy Social and demographic factors

Technology Government and public factors

Politics Corporate policy and perceptions

Ecology Consumer and market factors

Laws Resource availability

Resources and Output and

Inputs Processes and Receivers Utilities

Transformations

Resources Products

Materials Services

Energy Human satisfaction

Funds Objective realization

People Growth & development

Equipment Stability & survival

Information Internal Feedback

Organization

External Feedback

Gambar 2.7 Model August W.Smith

(b) Bentuk system menurut model Sistem Input-Output

Input Output

Uang Produk

Personil Perusahaan

Peralatan

Material Jasa

Uang

Personil Lembaga Hasil tin-

Peralatan Pelayanan kesehatan dakan

Material

Gambar 2.8 Model Input-Output

(c) Bentuk sistem model Input-Proses-Output

INPUT PROS OUTPUT

MATERIALS OPERASI PRODUK

PERUSH/RS

Administrasi USERS

SOURCE Pasien Pemasaran Tindakan: Pemerintah

Obat-obatan Pelayanan: - Operasi Masyarakat

Suppliers Alkes - Medis - Pengobatan Perusahaan

dlsb - Non medis - Askep

Keuangan dll

MSDM

UANG PERALATAN

FASILITAS PEGAWAI

INFORMASI

RESOURCE

Gambar 2.9 Model Input-Proses-OutputGambar 2.8 dan 2.9 menunjukkan bentuk dari suatu system dengan pendekatan model IPO (input proses output). Gambar 2.8 bentuk analisis system yang paling sederhana, sedangkan gambar 2.9 bentuk analisis system yang lebih kompleks, yaitu selain ada unsure input, proses dan output, ditambah lagi ada unsure resource atau sumber daya yang dimiliki organisasi. Dan pada gambar 2.9 yang masuk ke dalam kategori input adalah raw material yang akan diolah melalui proses. Sedangkan pada gambar 2.8 yang dimasukkan ke dalam kategotri input adalah raw material dan sumber daya yang dimiliki..

(d) Model Kaufman-OEM (The Organizational Elements Model)

INPUTS PROCESSES PRODUCT OUTPUTS OUTCOMES

Gambar 2.10 Model Kaufman

Model Kaufman seperti terlihat pada gambar 2.10 terdiri atas, input, proses, produk, output, dan outcome.

Inputs:

Contoh yang termasuk kedalam komponen input adalah: Invested capital; Budget; Existing workers (assemblers, engineers, managers); Available workers; Facilities and equipment; Jigs, dies, fixtures, tools, materials; Laws and regulations; Policies; dan Customers specs.

Processes:

Contoh byang termasuk kedalam komponen proses adalah: Designing; Developing; Fabricating; Testing; Procedures; Personal training and management; Acquiring components from vendors; Monitoring, controlling, and marketing.

Products:

Contoh yang termasuk kedalam komponen produk yaitu: Wings; Fuselage; Power plants; Training manuals; Training employees; Training customers; Airplane (a product composed of smaller products); Certification or airworthy airplane.

Outputs:

Contoh dari output adalah: Airplane sold; Airplane delivered; Support systems sold; Support systems delivered.

Outcomes:

Contoh dari outcome adalah: Customer satisfaction; Repeat orders; New orders based on performance; Distribution of earnings to stockholders; High airplane safety; High airplane reliability; Low environments pollution.

(e) Model SMF (Struktur-Metoda-Fungsi)

Model SMF yaitu model analisis sistem dimana suatu sistem dibagi ke dalam komponen Struktur, Metode dan Fungsi.

Komponen Struktur yaitu elemen-elemen atau unsur-unsur yang ada dalam suatu sistem atau organisasi yang membentuk suatu tatanan organisasi, yaitu siapa saja yang terlibat dalam sistem tersebut, agar proses pelayanan dapat berjalan.

Komponen Metode yaitu metode atau cara tindakan apa saja yang digunakan dalam memberikan pelayanan pada sistem atau organisasi tersebut.

Komponen Fungsi yaitu fungsi apa yang diemban oleh sistem atau organisasi tersebut berkaitan dengan customer atau pelanggan.

Secara visual model SMF dapat digambarkan sebagai berikut:

INSTRUMENTAL

INPUT

Proses

TRUKTUR METODA FUNGSI

S P

U E

M RAW N

B INPUT OUTPUT G

E G

R U

N

A

ENVIRONMENTRAL

INPUT

Gambar 2.11 Model SMF

Contoh:

Gambar 2.12 Model SMF Sistem STM X

INSTRUMENTAL INPUT

PP, UU, DEPDIKNAS, dll

Sumber Raw Proses Output Pengguna

Input

STRUKTUR METODE FUNGSI

Pemrth Pengajaran Pmrth

Swasta Siswa - BIN Lit/Kajian Lulusan Swasta

Msyrkt P.Kajian Kep.STM - Seminar Kmhswn Kajian2 Masyrkt

Yayasan P.Bant Ket.Jurusan - Pengajaran Kekaryaan Yayasan

Puket - Penilaian Keuangan ybs

Bagian2 - dll Personil

Adm

Dll

ENVIRONMENTAL INPUT

Politik, Sosial-Budaya, Ekonomi

Teknologi, Keamanan, Demografi,

Geologi, dll

(f) Model SMO (Subyek-Metoda-Obyek)

INSTRUMENTAL

INPUT

Proses

RAW

INPUT SUBYEK METODA OBYEK OUTPUT

ENVIRONMENTAL

INPUT

Gambar 2.11 Model SMO

Contoh:

Gambar 2.12 Model SMO pada Upaya Pemantapan RS X

INSTRUMENTAL INPUT

PP, UU, Depkes atau Instansi

Pemerintah terkait

INPUT PROSES OUTPUT

SUBYEK METODA OBYEK

Kondisi Yayasan Pelatihan Ten. Kes Kondisi

RS X Dir. RS Pembenahan SOP RS X

Saat ini Pok Tap Restrukturisasi Organisasi diharapkan

ENVIRONMENTAL INPUT

Politik, Sos-bud, Teknologi,

Ekonomi, dll

Perbedaan model SMF dengan model SMO dapat dilihat pada matriks berikut.

Gambar 2.13 Perbedaan antara model SMF dengan SMO

MODEL SMFMODEL SMO

KEGUNAANMendiskripsikan komponen dari suatu sistemMendeskripsikan upaya pemantapan atau perubahan yg akan dilakukan thd sistem.

SOURCESSumber atau institusi dari mana input diperolehTidak divisualisasikan

INPUTSumber daya yg akan ditransfor-masikan Termasuk sumberdaya pendukung yg diperlukan utk mentransformasikan atau memproses input menjadi output.Kondisi awal sesuatu yang mau dirubah (dimantapkan, diperbaiki, direduksi, dll)

PROCESSSTRUKTUR: Adalah semua lembaga/ bagian/pelaku yg mempunyai wewe-nang dan fungsi tertentu yg terlibat dlm proses merubah input output.

METODA: Cara atau tehnik yg digunakan dlm melaksanakan fungsi-2 teknis tertentu.

FUNGSI: Semua fungsi teknis yg diperlukan utk dapat memproses input menjadi output.SUBYEK: Adalah semua lembaga/bagian /pelaku yg mempunyai tanggungjawab dan wewenang tertentu yg terlibat dlm upaya pemantapan.

METODA: Upaya-2 yg akan dilakukan utk merubah kondisi awal menjadi kondisi yg diinginkan.

OBYEK: Komponen-2 utama dari input yg difokuskan akan dirubah/dimantapkan.

OUTPUTProduk atau Jasa yg dihasilkan dari proses mentransformasikan input.Kondisi akhir/kondisi yg diinginkan akan dicapai dari upaya pemantapan/ perubahan yg dilakukan oleh para Subyek thd Obyek melalui Metoda yg ada.

USERSPengguna dari outputs.Tidak divisualisasikan

INSTR.INPUTKebijakan, UU, Peraturan yg mempengaruhi sistemKebijakan, UU, Peraturan yg mempengaruhi

ENV.INPUTKondisi lingk.IPOLEKSOSBUDKondisi lingk.IPOLEKSOSBUD

(g) Model Matriks

Gambar 2.14 Matriks Struktur-Fungsi STM X

STRUKTURFUNGSI

JARLIT/JIANBIN ORGADMKEMHSWHUMASKEU

YayasanCC

Ket. STMCCP,CCCCP,C

Ket.JurP,CCACCAC

Puket AkadP,CP,C

Puket MahsAP,C

Puket Adm&

HumasAP,CP,CA

Pok. JarAAC

Bag-2 terkaitAAAAAAA

Keterangan: P = Perencanaan A = Pelaksanaan C = Pengawasan & Pengendalian

(h) Model Causal Loops

Dalam menyusun model Causal loops, ada 12 (dua belas) aturan yang harus diperhatikan, yaitu:

Ketahui batasan masalahnya

Mulai dari sesuatu yang menarik

Pertanyakan pengaruh apa yang diberikan, dan apa yang mempengaruhinya

Jangan menjadi kacau atau bingung

Gunakan kata benda, jangan kata kerja

Jangan gunakan kata seperti meningkatkan atau mengurangi

Jangan takut terhadap ungkapan yang asing

Bubuhi tanda S dan O dari loop yang dibuat

Terus bekerja

Diagram yang baik harus realistis

Jangan kaku terhadap diagram yang dibuat awal

Tidak ada diagram yang dianggap tuntas

Pada dasarnya dalam causal loops terdapat hubungan sebab akibat atau cause effect, jika hubungannya positip diberi tanda S (simillar) dan jika hubungannya negatif diberi tanda O (opposite).

Cause Effect Cause Effect (Increase) (Increase) (Increase) (Decrease)

Contoh:

S Honor dokter

Relevansi dengan

Kebutuhan

S S

Kualitas Kualitas dokter

SOP

KSD staf

S S

Pelayanan staf RS

Kondisi

S Fasilitas

O S S

Kondisi proses

Pelayanan/Tindakan

O S S

Keuangan O S

RS Kualitas

S Pelayanan RS S Kondisi mantan pasien

S

S Promosi oleh

Jumlah pasien baru mantan pasien

O S

Jmlh RS S Kampanye

Pesaing advertensi

Gambar 2. 15 Model causal loops sistem Pelayanan RS

Kegiatan 4. MENGENAL PROGRAM QSB

Program QSB (singkatan dari Quantitative System for Business) adalah sebuah program, computer yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah dalam bidang manajemen, terutama yang menyangkut manajemen kuantitatif. Program yang disebut oleh Yih-Liong Chang (dari University of Arizona, USA) dan Robert S. Sullivan (University of Texas, USA) ini sudah muncul dalam beberapa versi, dimulai dari QSB versi 1, 2 dan 3, dan terakhir adalah QSB+ versi 1.0. Versi terakhir ini beredar tahun 1989.Masalah-masalah yang dapat dipecahkan dengan program ini adalah masalah-masalah yang berakitan dengan manajemen, yang dapat diselesaikan dengan metode:

1. Linier Programming (LP)

2. Interger Linier Programming (ILP)

3. Transportation and transhipment (TRP)

4. Assignment and traveling salesman problem (ASTS)

5. Network modeling (NET)

6. Critical Path Method (CPM)

7. Program Evaluation and Review Technique (PERT)

8. Dynamic Programming (DP)

9. Inventory Theory (INVT)

10. Queuing Theory (QUEUE)

11. Queuing System Simulation (QSIM)

12. Decision and Probability Theory (DSPB)

13. Markov Process (MKV)

14. Time Series Forecasting (TSFC)

Program ini menjadi pelengkap dalam mata kuliah ORSA, karena bila masalah-masalah ini diselesaikan secara manual memerlukan waktu, sedangkan dengan program QSB yang menggunakan komputer masalah-masalah akan cepat diselesaikan.1. FASILITAS YANG DIMILIKI

Setiap modul dalam QSB memepunyai beberapa menu pilihan, diantaranya adalah:

a. Overview, memberi penjelasan ringkas mengenai suatu modul. Misalnya anda memilih modul Linier Programming, maka menu Overview ini akan menjelaskan secara ringkas tentang modul tersebut.

b. Enter new problem, menu ini digunakan untuk memasukkan data baru.

c. Read existing problem from disk(ette), digunakan untuk membaca (atau mengambil) data yang sudah disimpan ke dalam suatu disket.

d. Show input data, digunakan untuk menampilkan data yang sudah diinput (melalui nomor 2) atau diambil dari disket (melalui nomor 3).

e. Solve problem, digunakan untuk memecahkan masalah yang sudah diinput atau diambil dari disket.

f. Solve problem on disk(ette), digunakan untuk menyimpan data (atau masalah) ke dalam disket.

g. Modify problem, digunakan untuk mengubah data atau problem.

h. Show final solution, digunakan untuk menampilkan hasil analisis.i. Return to the program menu, digunakan untuk keluar dari modul ini dan menuju ke menu utama program QSB.

j. Exit from QSB, digunakan untuk keluar dari modul yang sedang dipakai dan langsung mengakhiri penggunaan QSB.

2. LANGKAH-LANGKAH MENGGUNAKAN QSBLangkah-langkah bagaimana menggunakan program QSB adalah sebagai berikut:

a. Siapkan formula masalahnya. Misalnya anda akan memecahkan masalah linier programming, tentukan apakah masalah maksimisasi atau minimisasi, tentukan variabel dan batasan-batasannya. Enter program LP, selanjutnya ikuti perintah-perintahnya.b. Masukan masalah tersebut ke dalam komputer, dengan cara mengetik enter new problem.

c. Tampilkan data yang telah diinput (atau dapat juga diambil dari disket kalau sudah pernah memasukkannya). Langkah ini hanya optional, bukan merupakan keharusan. Enter show input data.d. Lakukan modifikasi atas formula atau data (bila perlu). Enter modify problem bila ada kekeliruan atau kesalahan memasukan data.e. Hitung dan carilah hasilnya (dengan menu Solve the problem). Langkah ini belum menunjukkan hasil hitungan, karena memang hanya menghitung saja.

f. Tampilkan hasil hitungan (dengan menu Show the final solution).

g. Simpan formuasi masalah atau datanya.

Secara skematis dapat digambarkan sebagai berikut:

Siapkan

Masalah

Masukkan Tampilkan Ambil masalah

Masalah Masalah dari disket

Ubah masalah

Simpan masalah Pecahkan

Ke disket Masalah

Tampilkan/Cetak

Hasil akhir

Gambar 3.1 Skema penggunaan program QSBKegiatan 5. ANALISIS ABCA. ANALISIS ABC

Salah satu langkah terpenting dalam inventory control adalah melakukan suatu pendekatan secara selektif di dalam menentukan tingkat inventori dan sekaligus perluasan pelaksanaan pengawasan atau kontrol dalam pemecahan masalah praktis. Alat yang digunakan untuk melakukan hal tersebut adalah analisis ABC atau proportionate analysis.

Analisis ABC (Always Better Control) adalah suatu analisis yang digunakan untuk mengurutkan dan kemudian mengelompokan jenis barang dalam suatu upaya pengendalian persediaan sejumlah barang kebutuhan. Pengurutan dan pengelompokan ini diperlukan untuk memberikan prioritas perhatian dalam pengendalian persediaan, terutama pada pengendalian barang yang meliputi banyak jenis, yang mempunyai harga satuan dan pola kebutuhan yang berbeda-beda.

Menurut Heizer dan Render (1981), analisis ABC mengelompokan masalah persediaan menjadi 3 klasifikasi yang berbasis volume besaran uang tahunan. Analisis ABC adalah aplikasi teori persediaan yang dikenal dengan Pareto Principle, yaitu yang menyatakan bahwa ada beberapa barang yang merupakan kategori barang yang kritis dan barang yang tidak perlu terlalu diperhatikan. Prinsip Pareto dikemukakan oleh seorang ekonom Italia yang bernama Vilfredo Pareto, beliau menemukan di dalam suatu gudang ada barang yang jumlahnya sebagian kecil (sekitar 20 %) namun memiliki nilai investasi besar yaitu 80 %, sedangkan ada sebagian lagi adalah barang-barang yang jumlahnya besar ( sekitar 80 %) namun nilai investasinya kecil yaitu 20 %. Sehingga Pareto mengeluarkan prinsip lebih baik mengawasi atau mengendalikan secara ketat terhadap barang-barang yang jumlahnya sedikit namun memiliki nilai investasi yang besar, dengan harapan barang-barang yang lainnya akan terkena imbasnya. Secara visual dapat dilihat pada gambar berikut:Gambar 4.1 Gambar temuan Pareto

Investasi80 %20 % 20 % 80 % Jumlah barangGeneral Electric Company di Amerika Serikat beberapa tahun yang lampau telah menemukan bahwa kurang lebih 10% dari inventori merupakan 70% sampai dengan 80% dari nilai inventori yang dipergunakan secara tahunan, sedangkan sekitar 70% dari inventori hanya merupakan 5% dari nilai inventori yang dipergunakan secara tahunan. Gambaran tersebut dapat dilihat pada gambar 4.1 tentang tipe penggunaan inventori.

Gambar 4.2 Klasifikasi barang menurut analisis ABC

Peresentase nilai penggunaan tahunan

100 C

90

80 B

70

60

50 A

40

30

20

10

0 102030405060708090100

Persentase barang (inventori)

Dapat dilihat pada gambar 4.2 tersebut menunjukan beberapa hal sebagai berikut :

a. Tipe barang kategori A banyaknya sekitar 10%, tetapi mempunyai nilai penggunaan atau nilai inventori tahunan 75%.

b. Tipe barang kategori B banyaknya sekitar 20%, tetapi mempunyai nilai penggunanan atau nilai inventori tahunan hanya 15%.

c. Tipe barang kategori C banyaknya 70%, tetapi mempunyai nilai penggunaan atau nilai inventori tahunan hanya 10% saja.

Menurut Heizer dan Render (1991) :

a. Kelompok barang A adalah kelompok barang yang mempunyai volume keuangan persediaan yang tinggi. Jenis barang tersebut hanya sekitar 15% dari jumlah barang persediaan, tetapi mempunyai nilai persediaan sekitar 70% - 80%.

b. Kelompok barang B adalah barang-barang persediaan dengan besarnya uang tahunan sedang. Jenis barang ini sekitar 30% dari jumlah barang-barang perdesiaan, yang mempunyai nilai persediaan sekitar 15% - 25%.

c. Kelompok barang C adalah kelompok barang yang mempunyai nilai volume keuangan yang rendah. Jenis barang ini hanya memiliki nilai persediaan sekitar 5%, tetapi jumlahnya cukup banyak yaitu sekutar 55% dari total barang persediaan.

Menurut Calhoun dan Campbell (1985) yaitu sebagai berikut :

a. Kelompok barang A meliputi 60% - 70% dari total nilai persediaan (inventori), namun jumlahnya hanya 15% dari jumlah barang persediaan.

b. Kelompok barang B meliputi 15% - 30% dari total nilai persediaan (inventori), dan jumlahnya sekitar 10% - 15% dari jumlah barang persediaan.

c. Kelompok barang C meliputi 10% - 15% dari total nilai persediaan (inventori), namun meliputi sebagian besar barang persediaan yaitu sekitar 70% - 75% dari jumlah barang persediaan.

Untuk barang-barang persediaan rumah tangga, penggolongan barang tersebut adalah sebagai berikut : (F.X.Soedjadi, 1994)

a. Golongan A, adalah barang-barang yang senantiasa secara terus menerus diperlukan untuk kegiatan dinas. Barang-barang tersebut harus selalu tersedia setiap saat. Karena itu disebut pula sebagai barang-barang penting, dalam arti barang-barang yang nilai penggunaannya mencapai 60% nilai pemakaian total pertahun. Barang-barang tersebut umumnya terdiri dari 10% jenis barang persediaan. Termasuk barang golongan ini antara lain adalah : bahan bakar, minyak pelumas, bahan baku untuk kegiatan produksi, kertas untuk kegiatan administratif, isi stappler, clips (penjepit), disket. Barang-barang tersebut pada hakikatnya secara terus menerus diperlukan sepanjang tahun.

b. Golongan B, adalah barang-barang yang diperlukannya pada saat tertentu atau pada saat (moment) ada urgensi kegiatan. Karena itu disebut sebagai barang agak penting, yaitu barang-barang yang nilai penggunaannya mencapai 30% nilai pemakaian total pertahun. Barang-barang golongan ini umumnya terdiri dari 30% jenis barang persediaan. Termasuk dalam golongan barang ini antara lain adalah : suku cadang, baut-baut, accu, busi, map, ordner, folder untuk kegiatan administratif.

c. Golongan C, adalah mencakup barang-barang yang kurang penting, dalam artian bahwa barang-barang tersebut mempunyai nilai pengunnan hanya mencapai nilai 10% nilai pemakaian pertahun. Pada umumnya golongan ini mencakup sekitar 60% dari jumlah barang persediaan. Termasuk disini antara lain adalah : kabel-kabel, cat, karton, lem dan alat penghapus.

Ciri-ciri masing-masing kelompok barang tersebut adalah sebagai berikut :

a. Kelompok barang A :

Memerlukan pemantauan yang ketat, evaluasi dilakukan setiap bulan.

Memerlukan sistem pencatatan (records) yang lengkap dan akurat.

Memerlukan peninjauan secara tetap oleh pengambil keputusan.

b. Kelompok barang B :

Memerlukan pemantauan/pengendalian yang tidak terlalu ketat, evaluasi dilakukan antara 3 - 6 bulan sekali.

Memerlukan sisten pencatatan yang cukup baik.

Peninjauan dilakukan secara berkala.

c. Kelompok barang C :

Pemantauan/pengendalian bisa dilakukan sangat longgar, evaluasi dilakukan 6 bl - 1 tahun sekali.

Sistem pencatatan cukup sederhana atau bahkan tidak menggunakan sistem pencatatan.

Pencatatan dilakukan secara berkala dan dapat dilakukan pemesanan kem,bali (re-ordering).Dalam pengambilan keputusan dengan model analisis ABC perlu diperhatikan 4 (empat) hal penting, sebagai berikut :

a. Untuk barang-barang golongan A (penting) yang harga satuan hitungnya sangat tinggi, mempunyai sifat khusus (seperti mudah terbakar, cepat menguap, mengandung racun dsb), dan yang nilai frekuensi pemakaiannya pertahun sangat tinggi, maka perlu diperlakukan (handling) secara khusus, diawasi serta dikendalikan persediaannya seketat mungkin. Juga perlu direview setiap saat dan secara terus menerus pengamanannya, perkembangan statusnya, mutasi persediaannya baik kuantitatif maupun kualitatif dsb. Harus dijaga jangan sampai terlambat dalam penyediaannya.

b. Untuk barang-barang golongan B (agak penting), dengan nilai frekuensi pemakaiannya pertahun sedang, maka untuk pengendaliannya perlu dilakukan review secara periodik. Persediaan sebaiknya secukupnya saja.

c. Untuk barang-barang golongan C (kurang penting) dengan nilai pemakaiannya pertahun rendah, umumnya merupakan barang-barang yang paling banyak jenis atau items-nya. Untuk golongan ini maka pengendaliannya dilakukan melalui tingkat dan siklus persediaan, pewnggunaan sampai dengan pemesanan kembali. Mengenai jumlah maupun jenis pengisiannya dapat dilakukan untuk jangka waktu 1 (tahun) sekaligus dalam jumlah yang tidak terlalu banyak, serta perlu direview barang kali untuk tahun berikutnya hanya pesan sebagian saja.

d. Dengan demikian untuk kesemuanya harus dijaga jangan sampai barang-barang yang frekuensi pemakaiannya sangat tinggi, tetapi persediaannya sangat kurang atau terlambat. Sebaliknya jangan sampai terjadi pula bahwa barang-barang yang nilai frekuensi penggunaannya sangat rendah, tetapi disediakan sangat banyak.

Langkah-langkah analisis ABC, yaitu sebagai berikut :

a. Cari biaya per unit atau harga satuan untuk setiap barang untuk keperluan persediaan (inventory).

b. Cari penggunaan/pemakaian dalam unit untuk setiap barang (selama 1 bulanan, triwulanan atau tahunan) atau ramalkan penggunaan barang untuk waktu yang akan datang.

c. Kalikan biaya per unit dengan penggunaan/pemakaian, untuk memperoleh nilai investasi netto selama waktu tertentu.

d. Urutkan barang-barang tersebut mulai dari nilai investasi yang terbesar hingga terkecil, untuk selama periode tertentu.

e. Kumulatifkan nilai investasi barang tersebut, selanjutnya hitung persentasi kumulatifnya.

f. Secara kasar bagi daftar nilai persentasi tersebut menjadi 3 kelompok (A, B dan C).

Contoh hasil perhitungan :

Sebuah Unit Pelayanan Mata di Rumah Sakit memiliki 27 jenis obat, nilai investasi obat tersebut adalah Rp.8.619.000,-. Tabel 4.1 menunjukan hasil perhitungan ana;lisis ABC terhadap keadaan penggunaan obat selama kurun waktu tersebut berikut dan harga per jenis obat, yang sudah diurutkan berdasarkan nilai investasinya.

Tabel 4.1 Hasil Perhitungan analisis ABC

No.Item ObatHarga satuanPemakaian

(dalam unit)Nilai InvestasiKumulatif%Kelompok

1.Cendomycos28,000711,988,0001,988,00023.06A

2Augentonic23,00042 966,0002,954,00034.27A

3Mycetis EO16,30052 847,6003,801,60044.10A

4Cenfres24,50028 686,0004,487,60052.07A

5Asthenof22,00020 440,0004,927,60057.16A

6Vitrolenta21,00020420,0005,347,60062.04A

7Tobroson ED15,90024381,6005,729,20066.46A

8Flaxa19,80017336,6006,065,80070.37A

9Gentamycin EO23,70014331,8006,397,60074.22A

10Tymol27,00011297,0006,694,60077.66B

11Albuvit16,00015240,0006,934,60080.45B

12Xytrol19,70012236,4007,171,00083.19B

13Catarlen16,30013211,9007,382,90085.65B

14Conver17,00012204,0007,586,90088.02B

15Carpin21,0009189,0007,775,90090.21B

16Eyefresh18,70010187,0007,962,90092.38B

17Cendofencol ED18,40010184,0008,146,90094.51B

18Polygran ED14,3008114,4008,261,30095.84C

19Tobroson EO23,700494,8008,356,10096.94C

20Polygran EO15,300461,2008,417,30097.65C

21Solnazole26,700253,4008,470,70098.27C

22Polidex25,700251,4008,522,10098.86C

23Vasacon15,700231,4008,553,50099.23C

24Siloxan18,400118,4008,571,90099.44C

25Cendrid17,400117,4008,589,30099.64C

26Noncort17,300117,3008,606,60099.85C

27Cendofencol EO13,300113,3008,619,900100.00C

Jumlah8,619,900

Pada kolom 2 menunjukan urutan jenis obat berdasarkan nilai penggunaannya selama 1 tahun, tanpa memperhatikan berapa unit banyaknya pemakaian. Pada kolom 6 merupakan persentase kumulatif dari nilai investasi obat.

Contoh: lihat baris 1 ada 1 unit jenis obat Cendomycos yang mempunyai nilai investasi sebesar 1,988,000 (hasil kali dari harga satuan x pemakaian = 28,000 x 71 = 1,988,000), Pada kolom 7 dapat dilihat persentase kumulatifnya adalah 1,988,000/8,619,000 x 100 = 23.065, dan seterusnya.

Selanjutnya dari tabel 2.1 dapat diidentifikasikan hal-hal sebagai berikut (lihat pada kolom 7)., yaitu sebagai berikut :

Yang termasuk ke dalam kelompok A adalah obat yang ada di gudang yang memiliki nilai penggunaannya sekitar 75%.

Yang termasuk ke dalam kelompok B adalah obat yang ada di gudang yang memiliki nilai penggunaannya bernilai 20% (95,25% dikurangi 75%).

Yang termasuk ke dalam kelompok C adalah sisanya dari obat yang ada di gudang yang nilai penggunaannya bernilai 5% (100% dikurangi 95%).

Manfaat dari analisis ABC terletak pada kemampuannya untuk mengontrol secara selektif terhadap barang-barang dan sangat membantu dalam usaha mengkonsentrasikan perhatian pada barang-barang yang memang paling tinggi nilai penggunaannya.

B. ANALISIS ABC INDEKS KRITIS

Sebetulnya untuk Rumah Sakit analisis ABC tidak dapat dilaksanakan secara memadai, karena barang-barang di Rumah Sakit terutama obat-obatan dan alat-alat kesehatan mempunyai sifat dan karakteristik yang spesifik dalam pemakaiannya.

Rumah Sakit Universitas Michigan Amerika Serikat telah mengembangkan suatu analisis ABC tersebut menjadi Analisis ABC Indeks Kritis, yaitu pengembangan dari analisis ABC dengan mempertimbangkan karakteristik barang dan kritis tidaknya terhadap pelayanan pasien.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Langkah pertama adalah mengumpulkan data logistik/barang berikut biaya per unit atau harga satuan untuk setiap barang untuk keperluan persediaan (inventory), dan penggunaan/pemakaiannya dalam unit untuk setiap barang (selama 1 bulanan, triwulanan atau tahunan) atau ramalkan penggunaan barang untuk waktu yang akan datang.

Langkah kedua yang harus dilakukan adalah kelompokkan barang tersebut berdasarkan sifat barang atau sifat pemakaiannya. Menurut Calhoun dan Campbell (1985) barang-barang persediaan dikelompokan ke dalam 4 (empat) golongan :

a. Kelompok X, yaitu kelompok barang-barang yang tidak dapat digantikan pemakaiannya dengan barang lain. Sehingga kekurangan atau kekosongan barang tersebut akan berakibat fatal dan tidak dapat ditolerir.

b. Kelompok Y, yaitu kelompok barang yang masih dapat digantikan oleh barang lain walaupun tidak memuaskan. Kemudian masih ada toleransi bila terjadi kekosongan barang tersebut selama tidak lebih dari 48 jam.

c. Kelompok Z, adalah kelompok barang-barang yang boleh digantikan dengan barang lain, dan kekosongan lebih dari 48 jam masih ditolerir.

d. Kelompok O, adalah kelompok barang-barang yang tidak dapat diklasifikasikan ke dalam kelompok X, Y dan Z.

Informasi pengelompokan barang dapat diperoleh melalui wawancara atau dengan menggunakan kuesioner yang disebarkan.

Langkah ketiga, adalah pemberian bobot kepada masing-masing kelompok barang, yaitu :

Kelompok barang X diberi bobot 3.

Kelompok barang Y diberi bobot 2.

Kelompok barang Z diberi bobot 1.

Langkah keempat, adalah menghitung nilai kritis rata-rata dari masing-masing barang persediaan, dengan formula sebagai berikut :

Nilai Kritis Rata-rata = Jumlah Pembobotan : Jumlah Informasi yang masuk

Contoh :

Untuk dapat menentukan atau mengelompokan barang ke dalam kelompok X, Y dan Z pada langkah 1 dan salah satu caranya adalah dengan menanyakan kepada beberapa informan, dalam hal ini user atau pemakai obat seperti terlihat pada tabel 4.2.

Hasil pendapat pengelompokan dari para informan diberi bobot sesuai dengan langkah 2. Selanjutnya nilai bobot tersebut dijumlahkan dan kemudian dibagi dengan jumlah atau banyaknya informan yang diminta pendapatnya, maka dari sini diperoleh Nilai Kritis (NK) Rata-Rata tiap jenis obat.

Tabel 4.2 Proses perhitungan Nilai Kritis Rata-Rata

INFORMANOBAT 1OBAT 2OBAT 3OBAT 4

Dokter A

Dokter B

Apoteker C

Apoteker D

Dokter EX = 3

X = 3

Y = 2

X = 3

Y = 2Z = 1

Z = 1

Z = 1

Z = 1

Z = 1Z = 1

Y = 2

Z = 1

Z = 1

Y = 2Y = 2

X = 3

Y = 2

Y = 2

Y = 2

TOTAL

NILAI KRITIS RATA-RATA13

2,65

17

1,411

2,2

Sumber : Calhoun dan Campbell, 1985

Langkah kelima, melakukan analisis ABC berdasarkan pertimbangan jumlah nilai investasi yang diperlukan bagi setiap barang, dan melakukan analisis ABC berdasarkan pertimbangan jumlah pemakaian setiap barang. Dari kedua pengelompokan hasil analisis ABC tersebut dihasilkan kelompok barang A, B dan C berdasarkan investasi dan berdasarkan pemakaian.

Langkah keenam, memberikan bobot kepada kedua kelompok barang A, B dan C masing, dengan cara sebagai berikut :

Kelompok barang A diberi bobot 3.

Kelompok barang B diberi bobot 2.

Kelompok barang C diberi bobot 1Dari hasil analisis ABC berdasarkan nilai investasi, akan diperoleh NI untuk setiap barang/obat. Dan dari hasil analisis ABC berdasarkan pemakaian akan diperoleh NP untuksetiap barang/obat. .

Langkah ketujuh, adalah menghitung Indeks Kritis masing-masing barang dengan formula, sebagai berikut : IK = (2 x NK) + (1 x NI) + (1 x NP)

Keterangan :

IK = Indeks Kritis

NK= Nilai Kritis Rata-Rata

NI= Nilai bobot hasil analisis ABC berdasarkan nilai investasi barang.

NP= Nilai bobot hasil analisis ABC berdasarkan jumlah pemakaian.

Langkah kedelapan, adalah mengelompokan barang ke dalam kelompok A, B dan C atas dasar besarngya nilai Indeks Kritis (IK) dari masing-masing barang. Sebagai dasar untuk menentukan kelompok atau kategori barang dengan menggunakan daftar standar pengelompokan barang berdasarkan nilai Indeks Kritis barang, seperti terlihat pada tabel 4.3 berikut ini.

Tabel 4.3 Standar pengelompokan barang berdasarkan nilai indeks kritis

KATEGORI/KELOMPOK BARANGRANGE NILAI INDEKS KRITIS BARANG% JUMLAH

PERSEDIAAN

A

B

C12,0 - 9,5

9,4 - 6,5

6,4 - 4,018

54

28

Sumber : Calhoun dan Campbell, 1985Keuntungan Analisis ABC Indeks Kritis, yaitu :

Pada proses pengelompokan persediaan dilibatkan berbagai pemakai. Sehingga mereka merasa dihargai untuk mendapat kesempatan menyumbangkan pengetahuan khusus dan keahlian mereka dalam suatu proses yang akan meningkatkan mutu pelayanan pasien dan meningkatkan efisiensi biaya operasional. Proses ini merupakan suatu langkah aktif dalam menekan kekosongan persediaan. Sebagai tambahan, proses ini memudahkan komunikasi antara pemakai dan departemen material.

Sistem ini memberikan baik pada administrator maupun manajer logistik, suatu evaluasi dari pelaksanaan di departemen logistik. Setelah standar kekosongan persediaan setiap kelompok ditetapkan maka dapat ditentukan sasaran yang diharapkan.

Diperlukan penyesuaian secara periodik setelah dibuat pengelompokan persediaan Rumah Sakit dengan menggunakan indeks kritis. Penambahan jenis persediaan harus mendapat persetujuan dari komite standarisasi dan langsung ditentukan nilai indeksnya.

Mutu pelayanan terhadap pasien meningkat dengan meningkatnya kontrol manajemen terhadap persediaan yang kritis. Dengan demikian analisis ABC indeks kritis memberikan kesempatan kepada rumah sakit untuk meningkatkan murtu pelayanan terhadap pasien disamping dapat menekan biaya.

Kelemahan Analisis ABC-Indeks Kritis, yaitu :

Waktu yang dibutuhkan para pemakai dalam proses pengelompokan persediaan berdasarkan kritisnya terhadap pelayanan pasien cukup lama oleh karena mengelompokan persediaan Rumah Sakit dalam jumlah besar, merupakan tugas yang membosankan dan membutuhkan waktu. Setelah data dari pemakai dikumpulkan, dihitung nilai indeksnya dari masing-masing jenis persediaan, maka baru disusun pengelompokannya.

Terjadi bias dalam menentukan pengelompokan persediaan yang kritis oleh para pemakainya. Untuk menghindari hal demikian perlu dipilih pemakai yang benar-benar mengetahui jenis persediaan tersebut.

Contoh perhitungan :

Diketahui dari hasil audit terhadap penggunaan obat di Unit IGD RS X tahun 2006 diperoleh daftar obat yang terdiri dari 164 jenis obat yang banyak digunakan, yang tersusun berdasarkan harga pembelian dan jumlah pemakaian.

Coba susun pengelompokan obat-obat tersebut ke dalam kelompok A, B dan C.

Ikutilah langkah-langkah seperti yang telah diuraikan.

Berikut tabel daftar 164 jenis obat yang digunakan di IGD RS X tersebut.

Tabel 4.4 Daftar 46 jenis obat yang digunakan di suatu RS

NoNama BarangJumlah Pema-kaianHarga BeliTotal Harga beliHarga JualTotal Harga Jual

1Acran inj 2 ml1914.008266.14318.630353.970

2Adalat 5 mg tab21.5593.1182.0744.147

3Adalat 10 mg tab12.3282.3283.0963.096

4Adrenalin/Epinephrine inj191.44927.5251.92736.609

5Alkohol 70% 1000 ml1.0001515.0002020.000

6Alkohol swab plastik2.000269537.500357714.875

7Aminophyllin 24 mg inj73.77326.4095.01835.123

8Aquabidest 500 ml IKA57.64538.22510.16850.389

9Armsling dewasa572.000360.00095.760478.000

10Ascardia 160 mg tab25451.0907251.450

11Asering 500 ml9411.3461.056.50615.0901.418.453

12Aspilets chewable tab2275549365731