MODUL KEARSIPAN SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN …€¦ · Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, sehingga saya dapat menyelesaikan sebuah Modul Kearsipan tentang

MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 1

PENYUSUN : IFFA ROSYADAH (150412602210)

“DOKUMEN DAN DOKUMENTASI”

SMK ADMINISTRASI

PERKANTORAN

MODUL

KEARSIPAN

KELAS XI NAMA :

KELAS :

NO ABSEN :


PERANGKAT MODUL SMK

KEARSIPAN

KELAS XI / SEMESTER I

DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran

yang dibina oleh Drs. H. Mohammad Arief, M.Si

DISUSUN OLEH:

IFFA ROSYADAH (150412602210)

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

DESEMBER 2017


KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, sehingga saya dapat

menyelesaikan sebuah Modul Kearsipan tentang “Dokumen dan Dokumentasi” untuk SMK

Administrasi Perkantoran Kelas XI semester I ini tepat pada waktunya.

Modul yang berisi tentang teori dan pngertian Dokumen dan Dokumentasi ini disusun

berorientasi pada struktur kurikulum 2013 SMK untuk bidang keahlian Bisnis dan Manajemen

program keahlian Administrasi perkantoran dan bertujuan agar siswa mampu menjelaskan

tentang perbedaan mendasar antara dokumen dan dokumentasi.

Modul ini diharapkan dapat memberikan bekal kemampuan minimal yang harus dikuasai

siswa tentang perbedaan antara dokumen dan dokumentasi yang dapat menambah pengetahuan

setiap siswa.

Perlu disadari juga tujuan akhir pendidikan tidak hanya menciptakan siswa yang cerdas

tetapi juga siswa yang jujur, bertanggung jawab, dan peduli terhadap sesama. Akhir kata, semoga

modul ini dapat bermanfaat bagi para pengguna dalam belajar dan hasilnya dapat diterapkan

dalam kehidupan sehari-hari. Kritik dan saran dari pengguna, kami harapkan demi kesempurnaan

modul ini.

Malang, Desemeber 2017

Penyusun


DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL........................................................................................... 2

KATA PENGANTAR ............................................................................................ 3

DAFTAR ISI........................................................................................................... 4

PETA KEDUDUKAN MODUL ........................................................................... 5

GLOSARIUM ........................................................................................................ 5

BAB 1 PENDAHULUAN................................................................................ 6

A. Latar Belakang ................................................................................................... 6

B. Diskripsi……………………. ............................................... ……………..…...6

C. Prasyarat ............................................................................................................. 7

D. Petunjuk Penggunanaan Bahan Ajar .................................................................. 7

E. Tujuan Akhir Pembelajaran. .............................................................................. 8

F. Kompetensi Inti. ................................................................................................. 8

G. Kompetensi Dasar. ............................................................................................. 9

H. Indikator…. ......................................................................................... ………...9

BAB II PEMBELAJARAN ........................................................................... 10

A. Tujuan Pembelajaran ....................................................................................... 10

B. Materi Pembelajaran ........................................................................................ 10

C. Informasi Pendukung. ...................................................................................... 11

D. Paparan Isi Materi. ........................................................................................... 12

E. Rangkuman. ..................................................................................................... 18

F. Tugas ................................................................................................................ 20

G. Tes Formatif. .................................................................................................... 20

H. Kunci Jawaban Tes Formatif ........................................................................... 20

BAB III EVALUASI. ....................................................................................... 23

A. Soal Pilihan Ganda ........................................................................................... 23

B. Soal Uraian....................................................................................................... 24

C. Batasan Waktu Yang Ditetapkan ..................................................................... 25

D. Penilaian ........................................................................................................... 25

BAB IV PENUTUP .......................................................................................... 27

DAFTAR PUSTAKA. .......................................................................................... 28


Bahan ajar ini merupakan bagian dari kearsipan yang mana membahas mengenai

Dokumen dan juga Dokumentasi dalm suatu perusahaan manapun. Di harapkan setelah

memperlajari modul ini siswa dan guru dapat membedakan pengertian mengenai dokumen dan

juga dokumentasi secara baik dan benar.

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga, termasuk rekaman yang dapat

dijadikan sebagai alat bukti untuk pendukung keterangan supaya lebih meyakinkan

Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, melihat dan

mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

DOKUMEN

DAN

DOKUMENTASI

Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Jenis-Jenis

Dokumen

Ruang Lingkup

Dokumentasi

PETA KEDUDUKAN

MODUL

GLOSARIUM


BAB 1

PENDAHULUAN

Menjadi seorang Arsiparis atau pun pegawai dalam suatu instansi memang memiliki

tugas yang berat dan selalu berkaitan dengan dokumen. Kegiatan ini perlu di perhatikan secara

khsusus di karenakan Dokumen sendiri adalah bagian yang tak dapat terpisahkan dalam

perusahaan manapun. Oleh karena itu pentingnya perusahaan mencari seseorang yang mampu

mengurus segala dokumen agar segala kegiatan berjalan lancar, kegiatan mengurus dokumen-

dokumen ini sendiri biasa di sebut dengan Dokementasi.

Selain itu, banyaknya jenis dokumen juga perlu di ketahui oleh seorang Administrator

untuk dapat membedakan setiap surat masuk dan keluar di dalam perusahaan agar tidak terjadi

kesalahan yang tidak di inginkan. Dengan begini kegiatan dokumentasi dapat berjalan

sebagaimana mestinya dan berjalan Optimum.

Bahan ajar ini membahas tentang mata pelajaran kearsipan dengan ruang lingkup dokumen

dan dokumentasi dimana hasil akhir yang diharapkan dari pembelajaran bahan ajar ini adalah

peserta mampu mengidentifikasi kegiatan dokumen dan dokumentasi.

A. LATAR BELAKANG

B. DISKRIPSI


Sebelum mempelajari bahan ajar ini, peserta didik harus sudah menguasai materi

Kearsipan dengan Kompetensi Dasar dokumen dan dokumentasi

Bacalah dan pahami bahan ajar ini untuk memudahkan dalam proses kegiatan pembelajaran.

Peserta didik:

1. Bacalah bahan ajar yang diberikan oleh pendidik dengan seksama.

2. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan

yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan

pemahaman yang baik tentang tujuan belajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan

dan waktu yang ditargetkan.

4. Bila proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-

teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur/pendidik.

5. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya baik secara individu maupun

kelompok dengan jujur dan bertanggung jawab tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda

mengerjakannya.

6. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum

menguasai secara tuntas materi pada kegiatan pembelajaran sebelumnya.

7. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar

selanjutnya.

D. PETUNJUK

PENGGUNAAN BAHAN

AJAR

C. PRASYARAT


8. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahami teori yang

mendukung materi praktik.

9. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan kerja

dalam penggunaan alat-alat praktik.

10. Mintalah saran-saran dari pendidik apabila menemui kesulitan dalam melakukan praktik.

11. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke

bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

CC

Adapun hasil yang di harapkan setelah menggunakan modul ini adalah siswa mampu untuk :

1. Siswa mampu memahami pengertian Dokumen dan Dokumentasi

2. Siswa mampu mengidentifikasikan jenis-jenis Dokumen

3. Siswa mampu mengetahui konsep mengenai Ruang Lingkup Dokumentasi

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan

sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara

efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan

bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,

kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan

E. TUJUAN AKHIR

PEMBELAJARAN

F. KOMPETENSI INTI


pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya

untuk memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

3.1 Menjelaskan pengertian dokumen dan dokumentasi

1. Memahami tentang pengertian dokumen dan dokumentasi

2. Mengidentifikasikan jenis-jenis dokumen

3. Mengidentifikasikan ruamg lingkup dokumentasi

G. KOMPETENSI DASAR

H. INDIKATOR


BAB II

PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi yang diberikan oleh pendidik, siswa diharapkan mampu untuk:

1. Mengetahui dan memahami pengertian dokumen dan dokumentasi

2. Mengetahui dan memahami jenis-jenis doumen

3. Mengetahui dan memahami ruang lingkup dokumentasi

Adapun dalam modul ini yang akan di bahas mengenai Materi Dokumen dan

Dokumentasi antara lain sebagai berikut :

1. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

2. Jenis-jenis Dokumen

a) Berdasarkan Kepentingan

1. Dokumen Pribadi

2. Dokumen Niaga

3. Dokumen Sejarah

4. Dokumen Pemerintah

b) Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Dokumen Literer

2. Dokumen Korporil

3. Dokumen Privat

3. Ruang Lingkup Dokumentasi

1. Dokumen Literer

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

B. MATERI PEMBELAJARAN


2. Dokumen Korporil

3. Dokumen Privat

Di dalam dunia kerja saat ini semua hal selalu berhubungan dengan yang namanya

dokumen. Karena dokumen adalah sebuah objek yang tidak dapat di lepaskan dalam kehidupan

manusia apalagi khususnya dalam kehidupan berorganisasi baik organisasi yang sifatnya formal

maupun non formalitas.

Organisasi formal adalah organisasi yang lebih ketat tata cara realisasinya dalam

kehidupan sehari-hari. Banyak aturan yang melekat dalam organisasi yang berbau formal ini

sendiri karena memang yang di tujukan dalam organisasi formal ini memiliki banyak kontribusi

dan relevansi terhadap banyak objek-objek lainnya. Salah satu organisasi yang bersifat Formal

adalah organisasi pemerintahan, organisasi swastwa, rapat antar perusahaan, rapat antar negara,

delegasi, forum, dan masih banyak lagi contohnya. Biasanya pada kegiatan organisasi ini

terdapat notulen yang bertugas menulis semua ini pembicaraan dalam sebuah kertas dan

sewaktu-waktu kertas hasil penulisan ini akan di sebut sebagai Dokumen Tertulis.

Sedangkan organisasi non formal sendiri adalah sebuah kebalikan dari makna organisasi

formal ini sendiri karena tidak memiliki aturan yang mengikat di dalamnya. Selain itu di dalam

organisasi non formal juga tidak perlu di adakan notulen untuk menuliskan isi dari pembicaraan

yang tengah di bicarakan karena sifatnya adalah semi penting dimana organisasi ini terkadang

cenderung hanya membahas beberapa hal yang sifatnya kecil. Salah satu contohnya adalah rapat

organisasi extra kampus dan lain sebagainya.

Dengan begini baik secara langsung maupun tidak. Entah itu secara harfiah ataupun tidak

dokumen ini sendiri cenderung sangat penting dalam realisasinya dalam kehidupan

bermasyarakat dan juga bernegara.

C. INFORMASI PENDUKUNG


1. Pengertian Dokumen

Kata dokumen menurut Bahasa Inggris berasal dari kata “document”, yaitu semua

informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian

kegiatan-kegiatan dimasa lampau. Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat

penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu

instansi,organisasi, atau Negara. Tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang

diperlukan untuk kegiatan kantor/ organisasi masa yang akan datang.

Dalam Bahasa latin “Dokumentum” umumnya merupakan bukti yang tertulis,

surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya pengumpulan barangbarang, surat yang

mengantarkan barang-barang yang dikirim. Dokumen adalah surat yang tertulis atau

tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod. Berikut adalah

pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain:

a. Kamus Umum Bahasa Indonesia menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis

atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

b. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut:

. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak

Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk

dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

c. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut:

Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan

dengan fakta-fakta.

Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan,

pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

d. Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surt resmi, dan bahan

rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan

ilmiah dalam arti luas.

Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suara atau

gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.

D. PAPARAN ISI MATERI


Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan

untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri. surat,

akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak

yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas

termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal.

Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian

dengan dokumen.naskahnaskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-

ketentuan dalam suatu peraturan.

Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah surat-surat

atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti

untuk mendukung keterangan supaya lebih menyakinkan.

2. Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional. Dalam bahasa inggris

disebut documentation.Dalam bahasa Belandadisebut “documentatie” dalam bahasa Latin

disebut “documentum” yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan,

pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan

penerapan-penerapan dan bukti. Di indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi

telah diatur dalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.

Sama halnya dengan pengertian dokumen, pengertian dokumentasi berbeda bagi

setiap ahlinya. Sebagai bahan perbandingan pengertian dokumentasi dapat pula kita lihat

sebagai berikut:

Menurut Ensiklopedia Indonesia, dokumentasi adalah perincian, pengumpulan, serta

peraturannya.

Menurut Kepustakaan Indonesia, dokumentasi adalah penerapan ilmu pengetahuan

seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa

perpustakaan.

Menurut Kepustakaan Khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan

bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan kepustakaan khusus.

Menurut Mikro Reproduksi, dokumentasi adalah sebagai reproduksi dokumen dalam

bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk mikro film.


Menurut hasil Seminar Dokumentasi (Seminar Kementerian-kementerian tanggal 28

Pebruari 1957), dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani

badan tadi dengan menyampaikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang

bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi.

Menurt FID (Federation Internationale Documentation), dokumentasi adalah

pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala

macam jenis lapangan aktivitas manusia.

Menurut NIDER (Nederlanse Institu voor Documentatie Registratur), dokumentasi

adalah tugas memberi keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan

yang ada di perpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

Dokumentasi adalah Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan

penyimpanan photo. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam

bidang pengetahuan.kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas

bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. Arsip kliping surat, photo-photo dan

bahan referensinya yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau

karangan dalam pers. penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program

komputer. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan

penyimpanan informasi.

Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dokumentasi adalah suatu

pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan

mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang

bermanfaat.

3. Jenis-Jenis Dokumen

Dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi:

a) Dokumen ditinjau dari segi pemakaiaannya, Bila ditinjau dari segi pemakainya,

dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis:

Dokumen pribadi adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai

alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang atau dalam


memberikan informasi kepada masyarakat. Contoh: Akte kelahiran, STTB,

piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll.

Dokumen niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi / dunia

perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll.

Dokumen sejarah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: Naskah

proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll.

Dokumen pemerintahan surat – surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara.

Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll.

b) Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Nilai penerangan adalah surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai

alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.

Nilai perdagangan adalah surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian dalam transaksi jual beli / dalam dunia perdagangan.

Nilai yuridis adalah surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat

pembuktian secara hukum dimuka pengadilan.

Nilai historis adalah surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat

pembuktian peristiwa yang penting yang terjadi pada masa lalu

c) Dilihat dari sumbernya

Dokumen yang bersumber dari pemerintah

Contoh: UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan

pemerintah, dll.

Dokumen yang bersumber dari swasta

Contoh: Akte notaris, visum dokter, dll.

Dokumen bersumber dari kontrak – kontrkan dagang

Contoh: surat perjanjian, surat kontrak, dll.

Aktivitas lembaga persuratan

Contoh: kliping, kaledeoskop, dll.

Perseorangan


Contoh: koleksi keramik milik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll.

d) Dokumen ditinjau dari fungsinya

Dokumen dinamis adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam

proses penyelesaiaan pekerjaan kantor

1. Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus

menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan

2. Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya

sudah menurun

3. Dokumen pasif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

4. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara

langsung dalam pekerjaan kantor

e) Ditinjau dari segi penelitian

Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung

dari sumbernya Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll.

Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai

literatur primer Contoh: bibliografi, dll.

Dokumen tersier adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur

sekunder Contoh: buku teks, buku panduan literature dan bibliografi dari

bibliografi.

f) Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya

Dokumen literal adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar

atau direkam

Contoh: buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal

adalah informasi yang terdapat pada benda

Dokumen kolporal adalah dokumen berwujud benda bersejarah

Contoh: benda- benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi: keris, arca,

batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan

dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman


Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/ arsip.

4. Ruang Lingkup Dokumentasi

Dokumentasi juga merupakan bagian yang memiliki ruang Lingkup di dalamnya.

Oleh karena itu dalam ruang lingkup ini terdapat 3 Jenis Dokumentasi yang sangat

penting dan dapat di temukan dalam kehidupan sehari-hari. Di antaranya adalah sebagai

berikut :

a. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya

yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan

yang diinginkan serta diperlukan. Hasil dari dokumentasi Literer ini juga akan

menghasilkan barang-barang yang dapat di gunakan sebagai ilmu pengetahuan

ataupun barang-barang yang memiliki manfaat di kemudian hari bila di baca dan di

kaji terus menerus. Adanya peningkatan dan pengembangan ilmu pengetahuan akan

mengakibatkan dokumen-dokumen terbaru sifatnya lebih lengkap dan lebih

kompleks dari pada sebelumnya karena dari sifatna juga memiliki keterkaitan

dengan bidang perpustakaan. Baik perpustakaan milik pemerintahan maupun

perpustakaan yang di miliki oleh perorangan.

b. Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini

merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-

arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu. Jadi dapat di

katakan bahwasanya dalam Dokumentasi Korporil adalah kegiayan yang lebih

berbau sejarah karena penggunaan dari konsep dokumentasi Korporil ini sendiri erat

kaitannya dengan kegiatan-kegiatan untuk mencari informasi dan menemukan

informasi yang telah hilang beberapa tahun hingga beribu-riu tahun yang lalu oleh

peradaban. Di yakini bahwa peninggalan-peninggalan tersebut dapat di temukan dari

bukti-bukti yang kuat dan di anggap memiliki peluang oleh para peneliti.

c. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya


yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah

ditemukan. Dokumentasi privat juga merupakan kegiatan yag hanya boleh di ketahui

oleh orang-orang tertentu di dalam perusahaan karena memiliki pengaruh langsung

terhadap rahasia-rahasia perusahaan. Karena dalam dokumen privat juga terdapat

hal-hal yang tidak boleh di ketahui oleh banyak orang.

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat

dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih menyakinkan.

Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun,

menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi

dokumen baru yang bermanfaat.

Dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang

disimpan dalam memori computer. Dengan pengolahan kode (kode sandi) akan dapat ditemukan

dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen bisa berwujud lembaran, film, pita, atau rekaman.

Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan

atau filling. Berbeda dengan dokumen yang terjilid, penyimpanan, penataan, dan

pengamanannya dipergunakan system perpustakaan, Pembagian klasifikasi dimulai dari

pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecah lagi menjadi seksi, dan seksi

dipecah menjadi subseksi.

Dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi:

1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiaannya

Dokumen pribadi

Dokumen niaga

Dokumen sejarah

Dokumen pemerintahan

2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya.

E. RANGKUMAN


Nilai penerangan

Nilai perdagangan

Nilai yuridis

Nilai historis

3. Dilihat dari sumbernya

Dokumen yang bersumber dari pemerintah

Dokumen yang bersumber dari swasta

Dokumen bersumber dari kontrak – kontrkan dagang

Aktivitas lembaga persuratan

Perseorangan

4. Dokumen ditinjau dari fungsinya

a. Dokumen dinamis

Dokumen aktif

Dokumen semi aktif

Dokumen pasif

b. Dokumen statis

5. Ditinjau dari segi penelitian

Dokumen primer

Dokumen sekunder

Dokumen tersier

6. Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya

Dokumen literal

Dokumen kolporal

Dokumen privat


“Lakukanlah pengamatan terhadap Kantor Desamu dan carilah semua jenis dokumen dan

kegiatan dokumentasi yang ada di Kantor Desamu. Catatlah jenis dokumen dan kegiatan

dokumentasi yang ada di Kantor tersebut dan jelaskanlah secara rinci terhadap pengamatan

yang telah kamu lakukan”

Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar dan juga tepat:

1. Apa yang di maksud dengan Dokumen dan Dokumentasi!

2. Sebutkan jenis-jenis dokumentasi!

3. Ruang Lingkup Dokumentasi dibagi menjadi berapa sebutkan dan jelaskan!

1. Pengertian dokumen dan dokumentasi :

a. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga, termasuk rekaman yang

dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk pendukung keterangan supaya lebih

meyakinkan

b. Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki,

melihat dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga

lebih bermanfaat

F. TUGAS

G. TES FORMATIF

H. KUNCI JAWABAN TES

FORMATIF


2. Jenis – jenis dokumen :

a. Dokumen pribadi adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang atau dalam

memberikan informasi kepada masyarakat. Contoh: Akte kelahiran, STTB, piagam,

KTP, SIM, surat nikah, dll.

b. Dokumen niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi / dunia perdagangan.

Contoh: cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll.

c. Dokumen sejarah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: Naskah

proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll.

d. Dokumen pemerintahan surat – surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh

: UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll.

3. Ruang lingkup dokumentasi ada 3 :

a. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya

yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan

yang diinginkan serta diperlukan. Hasil dari dokumentasi Literer ini juga akan

menghasilkan barang-barang yang dapat di gunakan sebagai ilmu pengetahuan

ataupun barang-barang yang memiliki manfaat di kemudian hari bila di baca dan di

kaji terus menerus. Adanya peningkatan dan pengembangan ilmu pengetahuan akan

mengakibatkan dokumen-dokumen terbaru sifatnya lebih lengkap dan lebih

kompleks dari pada sebelumnya karena dari sifatna juga memiliki keterkaitan

dengan bidang perpustakaan. Baik perpustakaan milik pemerintahan maupun

perpustakaan yang di miliki oleh perorangan.

b. Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini

merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-

arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu. Jadi dapat di


katakan bahwasanya dalam Dokumentasi Korporil adalah kegiayan yang lebih

berbau sejarah karena penggunaan dari konsep dokumentasi Korporil ini sendiri erat

kaitannya dengan kegiatan-kegiatan untuk mencari informasi dan menemukan

informasi yang telah hilang beberapa tahun hingga beribu-riu tahun yang lalu oleh

peradaban. Di yakini bahwa peninggalan-peninggalan tersebut dapat di temukan dari

bukti-bukti yang kuat dan di anggap memiliki peluang oleh para peneliti.

c. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya

yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah

ditemukan. Dokumentasi privat juga merupakan kegiatan yag hanya boleh di ketahui

oleh orang-orang tertentu di dalam perusahaan karena memiliki pengaruh langsung

terhadap rahasia-rahasia perusahaan. Karena dalam dokumen privat juga terdapat

hal-hal yang tidak boleh di ketahui oleh banyak orang.


BAB III

EVALUASI

A. Soal Pilihan Ganda

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang di anggap paling benar dengan

memberikan tanda Silang (X) pada salah satu pilihan jawaban A, B, C, D atau E.

1. Apa yang di maksud dengan dokumentasi?

a. kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah

serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat

b. kegiatan dalam mengurus dokumen dengan baik dan benar

c. kegiatan yang menggunakan arsiparis untuk mengatur dan memelihara dokumen agar

dapat di temukan sewaktu-waktu

d. kegiatan yang ada di dalam perusahaan dan tidak dapat di pisahkan pada perusahaan

e. kegiatan yang merupakan tugas dari seorang administrator

2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari dokumen pribadi yaitu ...

a. Buku tamu

b. KTP

c. Id Card

d. Buku Pinjaman Perpustakaan

e. Laporan keuangan

A. SOAL PILIHAN GANDA

DAN ESAY

Mata Pelajaran : Kearsipan Nama :...............................

Jurusan : Administrasi Perkantoran No.Abs :...............................

Waktu : 60 menit Kelas :...............................

Sifat : Close Book


3. Di bawah ini manakah pernyataan yang tepat mengenai Dokumen Pemerintahan?

a. Dokumen yang di jalankan oleh perusahaan

b. Dokumen yang isisnya mencakup banyak hal

c. Dokumen yang dimiliki dan di keluarkan oleh pemerintahan suatu negara dan

mencakup banyak aspek penting terkait dengan aturan-aturan maupun bagian dari

Suatu Negara

d. Dokumen yang di tanda tangai oleh presiden dan wakil presiden

e. Dokumen yang mutlak dan tak dapat di ganti oleh siapapun kecuali MPR

4. Di bawah ini manakah urutan yang tepat dan benar dalam jenis-jenis dokumen

berdasarkan bentuk fisiknya ?

a. Dokumen Literer – Dokumen Pribadi – Dokumen Pemerintahan

b. Dokumen Literer – Dokumen Korporil – Dokumen Sejarah

c. Dokumen Korporil – Dokumen Privat – Dokumen Pribadi

d. Dokumen Korporil – Dokumen Liteter – Dokumen Privat

e. Dokumen Pemerintahan – Dokumen Sejarah – Dokumen Niaga

5. Kenapa suatu dokumen di katakan sebagai Dokumen Privat?

a. Karena sifatnya memiliki kaitan dengan perpustakaan

b. Karena ada keterkaitannya dengan masa lalu

c. Karena memiliki nilai guna yang tinggi

d. Adanya keterkaitan dengan keuangan atau niaga

e. Adanya hubungan dengan perusahaan dan mencakup bagian terpenting perusahaan

B. Soal Uraian

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan tepat dan benar!

1. Jelaskan pengertian dokumen dan dokumentasi menggunakan Bahasa anda sendiri!

2. Sebutkan dan jelaskan ruang lingkup dokumentasi !

3. Sebutkan dan jelaskan jenis – jenis dokumen !


Adapun batas waktu yang di tetapkan untuk pembahasan mengenai materi Dokumen dan

Dokumentasi adalah selama kurang lebih :

3 x 50 Menit Jam Mata Pelajaran

A. Pilihan Ganda

Adapun penilaian yang di tetapkan dalam ketepatan menjawab setiap soal Pilihan Ganda

yang ada di atas adalah :

a) Setiap soal yang di jawab benar akan bernilai = 10

b) Setiap soal yang di jawab salah akan bernilai = 0

c) Total maksimal skor yang akan di dapatkan adalah sebesar = 50

B. Soal Uraian

Adapun penilaian yang di tetapkan dalam menjawab soal uraian yang benar yakni sebagai

berikut :

Soal nomor 1 :

1. Soal maksimal akan bernilai = 25

2. Soal di jawab kurang maksimal bernilai = 15

3. Tidak menjawab = 0

Soal nomor 2 :

1. Soal maksimal akan bernilai = 25

2. Soal di jawab kurang maksimal bernilai = 15

B. BATASAN WAKTU YANG

DITETAPKAN

C. PENILAIAN


3. Tidak menjawab = 0

Total maksimal Nilai yang akan di dapatkan adalah 5 = 50


BAB IV

PENUTUP

Setelah menyelesaikan bahan ajar ini , peserta didik diharapkan dapat memahami cara

membuat komunikasi tertulis. Apabila peserta didik dinyatakan memenuhi syarat syarat

kelulusan dari hasil evaluasi dalam bahan ajar ini, maka peserta didik dapat melanjutkan

pembelajaran materi selanjutnya. Dan peserta didik dapat melakukan uji kompetensi dengan

penilaiannya dilakukan dari pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten. Apabila

peserta didik telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap bahan ajar, maka hasil yang berupa

nilai dari instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai penentu standar pemenuhan

kompetensi tertentu dan bila memenuhi syarat, peserta didik berhak mendapatkan sertifikat

kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia industri atau lembaga sertifikasi profesi.

KESIMPULAN


Mursiati. 2015. Pengertian Dan 3 Jenis Dokumen. (Online)

https://portal-ilmu.com/pengertian-danjenis-jenis-dokumen/, Diakses pada 23 November

2017.

Ina.2013. Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi. (Online).

http://inamayladin.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dokumen-dokumentasi.html?m=1,

Diakses pada 23 November 2017.

Sora N.2014. Mengetahui Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi. (Online).

http://www.pengertianku.net/2014/09/mengetahi-pengertian-dokumen-dan-

dokumentasi.html, Diakses pada 23 November 2017.

Ridwan. 2011. Ruang Lingkup Dokumentasi. (Online).

http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/08/ruang-lingkup-dokumentasi.html?m=1, Diakses

pada 24 November 2017.

DAFTAR RUJUKAN

https://portal-ilmu.com/pengertian-danjenis-jenis-dokumen/

http://inamayladin.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dokumen-dokumentasi.html?m=1

http://www.pengertianku.net/2014/09/mengetahi-pengertian-dokumen-dan-dokumentasi.html

http://www.pengertianku.net/2014/09/mengetahi-pengertian-dokumen-dan-dokumentasi.html

http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/08/ruang-lingkup-dokumentasi.html?m=1

Documents

MODUL KEARSIPAN SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN …€¦ · Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, sehingga saya dapat menyelesaikan sebuah Modul Kearsipan tentang