Modeliranje IS

IS280 - Analiza i projektovanje sistema

Lekcija 03

I N I C I R A N J E P R O J E K TA

Svetlana Cvetanović

PRIRUČNIK ZA STUDENTE

1

www.princexml.com

Prince - Non-commercial License

This document was created with Prince, a great way of getting web content onto paper.

Copyright © 2010 – UNIVERZITET METROPOLITAN, Beograd. Sva prava

zadržana. Bez prethodne pismene dozvole od strane Univerziteta

METROPOLITAN zabranjena je reprodukcija, transfer, distribucija ili memorisanje

nekog dela ili čitavih sadržaja ovog dokumenta., kopiranjem, snimanjem,

elektronskim putem, skeniranjem ili na bilo koji drugi način.

Copyright © 2010 BELGRADE METROPOLITAN UNIVERSITY. All rights reserved.

No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system or

transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying,

recording, scanning or otherwise, without the prior written permission of Belgrade

Metropolitan University.

IS280 - Analiza i projektovanje sistema

Lekcija 03

INICIRANJE PROJEKTA

Svetlana Cvetanović

Poglavlje 1 Iniciranje projekta

UVOD

U ovoj lekciji načućemo sledeće:

U prvom koraku razvoja novog projekta, poznatom kao iniciranje projekta,

menadžeri, osoblje, prodavci i sistem analitičari treba da sagledaju mogućnost

unapređenja postojećeg poslovanja. Ideja za izgradnju novog sistema ili

unapređenje postojećih često proizilazi iz potrebe za primenu novih tehnologija, ali

razumevanje novih tehnologija ima sekundarni značaj u odnosu na razumevanje

njegovih poslovanja ciljeva.

Iniciranje projekta počinje kada neko u organizaciji (sponsor projekta)

identifikuje neku poslovnu korist koja se može steći korišćenjem informacionih

tehnologija. Najvažnija aktivnost tokom iniciranja projekta je izrada studija

izvodljivosti koje mogu biti tehničke, organizacione i ekonomske.

Lekcija 03: Iniciranje projekta

4

Poglavlje 2 Iniciranje projekta

KADA SE VRŠI INICIRANJE PROJEKTA?

Kada neko u organizaciji identifikuje neku poslovnu korist koja

se može steći korišćenjem informacionih tehnologija.

U prvom koraku razvoja novog projekta, menadžeri, osoblje, prodavci i sistem

analitičari treba da sagledaju mogućnost unapređenja postojećeg poslovanja .

Ideja za izgradnju novog sistema ili unapređenje postojećih proizilazi iz primene

novih tehnologija, ali razumevanje novih tehnologija ima sekundarni značaj u

odnosu na razumevanje njegovih poslovanja ciljeva.

Ova ideja može da služi kao opšte mesto, ali na nesreću mnogi projekti su započeti

bez jasnog razumevanja kako informacioni sistem može da unapredi poslovanje.

Problem leži u ranoj fazi SCLD-a, ukoliko se malo pažnje posveti identifikovanju

poslovnih vrednosti i razumevanju rizika koje mogu nastati uvođenjem sistema.

To ne znači da tehnički orijetisani stručnjaci ne treba da iniciraju nove projekte.

Idealna situacija i za inženjere i za poslovne ljude je da rade zajedno kako bi

pronašli način da tehnologija podrži poslovne potrebe.

Na taj način organizacija može da iskoristi postojeće raspoložive tehnologije

obezbeđujući da se projekti baziraju na realnim poslovnim ciljevima kao što su

povećanje prodaje, unapređenje servisa korisnicima, smanjenje operativnih

troškova.

Generalno, projekat je skup aktivnosti sa tačkom početka i završetka koje imaju

zadatak da kreiraju sistem koji će firmi doneti neku vrednost. Iniciranje projekta

počinje kada sponsor projekta identifikuje poslovnu korist koja se može steći

korišćenjem informacionih tehnologija

Predloženi projekat se opisuje tehnikom koja se zove zahtev sistema koji se

podnosi komitetu za odobrenje projekta na razmatranje. Komitet odobrava

zahtev projekta i na bazi dobijenih informacija donosi odluku o tome da li će

u taj prelog investirati ili ne. Ako je odluka pozitivna, sledeći korak je analiza

izvodljivosti.

Poglavlje 2: Iniciranje projekta

5

ZA ŠTA SE KORISTI STUDIJAIZVODLJIVOSTI?

Za dobijanje vise detalja o rizicima uvođenja novog sistema;

Uključuje tehničku, ekonomsku i organizacionu izvodljivost.

Tehnička izvodljivost je fokusirana na pitanje da li sistem može biti izgrađen imajući

u vidu rizike koje postoje vezano za familijarnost korisnika i analitičara sa

funkcionalnim oblasima koje se dešavaju u organizaciji, poznavanju tehnologija i

veličinu projekta.

Ekonomska izvodljivost daje odgovor na pitanje da li sistem treba graditi. Ona

uključuje cost-benefit analizu troškova razvoja, operativnih troškova, vidljivih i

nevidljivih troškova i dobiti.

Organizaciona izvodljivost ocenjuje koliko će dobro sistem biti prihvaćen od strane

korisnika i moći da se inkorporira u buduće operacije organizacije.

Kada se završi studija izvodljivosti, ona se predaje komitetu na odobrenje

zajedno sa prerađenim zahtevom sistema. Komitet odlučuje da li će odobriti

projekat, odbaciti ga ili odložiti do pojave nekih novih tehnoloških

mogućnosti.

U procesu izbora projekta, izimaju se u obzir svi projekti i komitet za odobravanje

projekta na bazi više faktora donosi odluku o projektima koji će biti realizovani.


6

Poglavlje 3 Identifikacija projekta

POSLOVNI ZAHTEVI SISTEMA

Pretstavljaju funkcionalnost koju informacioni sistem treba da

obezbedi

Prilikom Identifikacije projekta se na bazi poslovnih potreba generišu poslovni

zahtevi sistema. Zahtevi pretstavljaju ono što informacioni sistem treba da

radi, ili funkcionalnost koju treba da sadrži. U ovoj fazi, oni se objašnjavaju

na vrlo viskom nivou tako da komitet za odobrenje i projektni tim razumeju šta

firma može da očekuje od finalnog sistema. Poslovni zahtevi su karakteristike ili

mogućnosti koje treba obuhvatiti informacionim sistemom kao što su skupljanje

porudžbina kupaca, ili mogućnost dobavljača da prime facture. Sponzor projekta

treba da na osnovu toga ima ideju o poslovnim vrednostima koje će sistem

proizvesti, na vidljiv ili nevidljiv način.

U ovoj fazi mogu učestvovati: različite organizacione jedinice ili njeni članovi

uključujući i top menadžment, komitet za odobrenje projekta, menadžeri zaduženi

za vođenje pojedinih funkcija poslovanja, razvojne grupe, najiskusniji informatičari.

Karakteristike projekata zavise od njihovih potencijalnih predlagača. Tako je kod

projekata koje identifikuju top menadžeri, najčešće naglašen strateški aspekt

organizacije

Projekti koje identifikuju upravni komiteti imaju funkcionalni aspekt, dok projekti

identifikovani od strane individualnih odeljenja ili poslovnih jedinica – imaju

narativni, taktički aspekt. Dominantna karakteristika projekata koje identifikuju

razvojne grupe je mogućnost integracije postojećeg hardevera sa predloženim

projektom.

Drugi aspekti, kao što su cena projekta, trajanje, složenost, rizici, takođe zavise

od predlagača projekta. Projekti koje identifikuje top menadžment i različiti upravni

komiteti se nazivaju top-down projekti dok se ostali nazivaju bottom-up projekti.

U ovoj fazi, zahtevi sistema se objašnjavaju na vrlo viskom nivou tako da

komitet za odobrenje i projektni tim razumeju šta firma može da očekuje od

finalnog sistema.

U generisanju zahteva sistema učestvuju različite organizacione jedinice ili njeni

članovi uključujući i top menadžment, komitet za odobrenje projekta, menadžeri

Poglavlje 3: Identifikacija projekta

7

zaduženi za vođenje pojedinih funkcija poslovanja, razvojne grupe, najiskusniji

informatičari

3.1 ZAHTEV SISTEMA

ŠTA OPISUJE ZAHTEV SISTEMA?

Poslovne razloge za izgradnju novog sistema i vrednost koju

treba ostvariti njegovim uvođenjem.

Zahtev sistema uključuju pet elemenata:

• sponsora projekta,

• poslovne potrebe,

• poslovne zahteve,

• poslovnu vrednost i

• specifična pitanja

što je prikazano na slici 3.1.1.

Sponzor pretstavlja osobu koja će služiti za kontakt a poslovne potrebe

pretstavljaju razlog za uvođenje projekta. Poslovni zahtevi se odnose na poslovne

mogućnosti koje sistem treba da ima a poslovna vrednost opisuje koristi koje

organizacija može da očekuje od sistema. Specifična pitanja su uključena u

document kako bi se obuhvatile i druge informacije koje treba razmatrati u sklopu

projekta. Na primer, projekat treba završiti do utvrđenog datuma.

Kompletirani zahtev sistema se daje komitetu na odobrenje. Komitet pregledava

document i na bazi dobijenih informacija donosi inicijalnu odluku o tome da li će

projekat ići u dalju razradu ili ne. Sledeći korak je analiza izvodljivosti.


8

Slika 3.1.1: Zahtev sistema

3.2 ANALIZA IZVODLJIVOSTI

FAKTORI ANALIZE IZVODLJIVOSTI

Tehnička, ekonomska i organizaciona izvodljivost

Na osnovu analize izvodljivosti organizacija odlučuje da li ide ili ne u realizaciju

projekta. Analiza izvodljivosti takođe identifikuje značajne rizike koje projekat nosi

a koji moraju biti rešeni ukoliko se projekat odobri. U najvećem broju slučajeva

analiza izvodljivosti uključuje: tehničku izvodljivost, ekonomsku izvodljivost i

organizacionu izvodljivosti.

Rezultati ove tri tehnike se kombinuju u document koji se naziva studija izvodljivosti

koji se na kraju inicijalizacije projekta daje na odobrenje komitetu za odobrenje slika

1.


9

Slika1: Faktori analize

izvodljivosti

3.3 TEHNIČKA IZVODLJIVOST

FAKTORI TEHNIČKE IZVODLJIVOSTI

Proces ocenjivanja mogućnosti organizacije da konstruiše

predloženi sistem

Ova analiza uključuje ocenu o tome koliko razvojni tim razume hardver, softver

i operativno okruženja koje će se koristiti kao i ocenu veličine i kompleksnosti

sistema i iskustva projektantskog tima sa sličnim sistemima. Važno je napomenuti

da su svi projekti skopčani sa rizikom i da rizik nije nešto što obavezno treba

izbeći. Kako organizacije obično očekuju veći povraćaj investicija od projekata

sa većim rizikom, precizno sagledavanje izvora i tipova tehničkih rizika je veoma

važno sredstvo za ocenjivanje projekta . Količina tehničkog rizika koja se vezuje za

projekte se sastoji od četiri primarna faktora:

• veličine projekta,

• strukture projekta,

• iskustva razvojnog tima u oblasti aplikacija i tehnologije i

• iskustva razvojnog tima u razvojnim projektima sistema.

U zavisnosti od ovih faktora, primenjuju se četiri opšta pravila:

1. Veliki projekti su riskantniji od malih projekata

2. Sistemi u kojima je zahteve moguće lakše dobiti i potpuno struktuirati biće

manje riskantni od onih gde su zahtevi neuredjeni, pogrešno struktuirani,

pogrešno definisani ili su predmet ocene jedne individue.

3. Razvoj sistema u kojem se koriste poznate, standardne tehnologije biće

manje riskantan od onih koji upošljavaju nove nestandardne tehnologije.

4. Projekat je manje riskantan ukoliko je razvojni tim blizak sa procesom

razvoja sistema, nego ako to nije.


10

3.4 EKONOMSKA IZVODLJIVOST

EKONOMSKA ANALIZA-ODREDJIVANJE KORISTI

Određivanje korusti pretstavlja jednu od tehnika za

izračunavanje ekonomske analize

Svrha ekonomske izvodljivosti (koja se često spominje kao cost-benefit analiza) je

identifikovati finansijsku korist i cenu razvojnog projekta.

Ovde su predstavljene dve tehnika za izračunavanje cost-benefit analize:

• Odredjivanje koristi projekta

• Odredjivanje troškova projekta

Odredjivanje koristi (project benefit) koje se postižu projektom: IS-om se mogu

proizvesti mnoge koristi za organizaciju; npr novi ili renovirani IS može da

automatizuje monotone poslove, smanji greške, omogući inovativne servise za

korisnike i dobavljače, unapredi organizacionu efikasnost, brzinu, fleksibilnost i

moral. Generalno, koristi se mogu sagledati kao: vidljive i nevidljive.

Vidljive koristi se odnose na stavke koje mogu biti merljive novcem ili na neki

drugi način. Primeri merljivih koristi su smanjenje troškova personala, niži troškovi

transakcija ili veće granice profita. Većina merljivih aktivnosti se može podvesti pod

jednu od sledećih kategorija:

• smanjenje troškova,

• smanjenje grešaka,

• povećanje fleksibilnosti,

• povećanje brzine izvršenja aktivnosti,

• unapredjenje procesa planiranja i kontrole,

• otvaranje novih tržišta i povećanje mogućnosti prodaje.

Nevidljive koristi se odnose na stavke koje se ne mogu lako meriti novcem. One

mogu imati direktne organizacione koristi, kao što su podizanje morala zaposlenih,

ili mogu imati šire socijalne implikacije kao što je smanjenje resursa.

EKONOMSKA ANALIZA-ODREDJIVANJE TROŠKOVA

Pretstavlja drugu tehniku za za izračunavanje ekonomske

analize.

IS može takodje imati vidljive i nevidljive troškove.

• Vidljivi troškovi se odnose na stavke koje se mogu lako meriti novcem ili na

neki drugi način. Iz perspektive razoja IS-a, vidljivi troškovi mogu biti troškovi

hardevera, rada i operacioni troškovi koji uključuju obuku zaposlenih.

• Nevidljivi troškovi se ne mogu lako meriti i njime može biti obuhvaćen gubitak

morala ili zadovoljstva radnika ili operativna neefikasnost.

Svi troškovi i koristi se mogu podeliti u troškove razvoja i operativne troškove.


11

• Troškovi razvoja su oni merljivi troškovi koji se javljaju za vreme konstrukcije

sistema, kao što su plate projektnog tima, troškovi hardevera i softera, obuka,

oprema za kancelarije itd. Razvojni troškovi se javljaju samo jedanput.

• Operativni troškovi su oni merljivi troškovi koji se javljaju za vreme rada

sistema kao što su plate operativnog tima, nadoknade za softverske licence,

dogradnju opreme. Operativni troškovi se tretiraju kao dolazeći troškovi.

KORACI U VRŠENJU COST BENEFIT ANALIZE

Postoji pet osnovnih koraka

Najvažniji koraci u vršenju cost benefit analize su:

1. Identifikovati koristi i troškove: Izlistati vidljive troškove i korsiti projekta

2. Odrediti vrednosti koristi i troškova: Zajedno sa poslovnim korisnicima i

IT profesionalcima ustanoviti vrednost svakog troška ili koristi. Ukoliko je

moguće, vrednovati i nevidljive troškove

3. Odrediti Cash Flow: Projektovati troškove i koristi koji će biti ostvareni za

određeni period vremena, najčešće tri do pet godina.

4. Utvrditi povraćaj sretstava: Izračunati koliko će novca organizacija dobiti

kao povraćaj investicija u novi projekat.

5. Odrediti Break-Even tačku: Naći prvu godinu u kojoj će sistem ostvariti

veće koristi od troškova. To će pomoći u razumevanju koliko je dugo

vremena potrebno pre nego što sistem kreira realnu vrednost za

organizaciju

Formalna cost benefit analiza obično sadrži troškove i dobiti za određeni period

vremena (tri do pet) i pokazuje tokove novca (cash flow) za taj period (vidi sliku

3.4.1.)Slika 3.4.1: Ekonomska analiza

izvodljivosti


12

3.5 ORGANIZACIONA IZVODLJIVOST

DVA NAČINA ZA PPROCENU ORGANIZACIONEIZVODLJIVOSTI

Utvrditi koliko će se dobro ciljevi projekta uklopiti sa poslovnim

ciljevima; Sprovesti analizu sejkholdera.

Zadnja tehnika koja se koristi u studiji izvodljivosti je organizaciona izvodljivost

sistema koja treba da pokaže kako će sistem biti prihvaćen od strane korisnika

i inkorporiran u buduće poslovanje organizacije. Postoji mnogo organizacionih

faktora koji mogu imati uticaja na projekat, i programeri znaju da organizaciona

izvodljivost može biti najteža dimenzija izvodljivosti koju treba uraditi.

Jedan od načina da se proceni organizaciona izvodljivost projekta je razumeti

koliko će se dobro ciljevi projekta uklopiti sa poslovnim ciljevima. Dostizanje

strateških ciljeva (Strategic alignment) je poređenje između strategije projekta i

strategije organizacije – što se bolje mogu postići straeški ciljevi, manji je rizik da

projekat ne zadovolji organizacionu izvodljivost.

Drugi način da se postigne organizaciona izvodljivost jeste da se sprovede analiza

sejkholdera. Stejholder je osoba, grupa ili organizacija na koje novi informacioni

sistem ima uticaja. Generalno, najvažniji srejkholder novog sistema su

sponzori projekta, korisnici sistema i menadžment organizacije. Ali ponekad

sistem utiče takođe i na druge sejkholdere.

Kada sponzori projekta podrže sistem na dnevnoj osnovi, menadžment sistema

treba da takođe podrži projekat. Podrška od strane menadžmenta će naterati i

ostatak organizacije da veruje da će se sistemom postići vrednost koja će doprineti

da neophodni resursi postanu raspoloživi. Menadžment treba da ohrabruje ljude

u organizaciji da koriste sistem i da prihvate promene koje će nastati uvođenjem

sistema.

Treća važna grupa sejkholdera su korisnici sistema koji će koristiti sistema kada

se on instalira u organizaciji. Vrlo često korisnici se sa projektnim timom susreću

na početku projekta i kasnije nestaju sve dok se sistem ne kreira. U tavoj situaciji,

finalni projekta vrlo retko zadovoljava očekivanja i potrebe onih koji treba da ga

koriste jer se potrebe menjaju. Kako bi bili sigurni da da će finalni sistem biti

prihvaćen i korišćen, korisnici treba da budu prisutni za vreme trajanja čitavog

projekta.


13

Poglavlje 4 Izbor projekta

KAKO SE VRŠI IZBOR PROJEKTA?

Komitet razmatra vrednost projekta ispitujući poslovne potrebe

i rizike. Tokom izbora se prave kompromisi tj. organizacija neke

projekte odbacuje da bi mogla da prihvati druge.

• Pošto se završi analiza izvodljivosti, komitet za odobrenje projekta odlučuje

da li će dozvoliti dalji rad na projektu ili ga ugasiti. Komitet razmatra vrednost

projekta ispitujući poslovne potrebe i rizike izgradnje sistema (prikazane u

studiji izvodljivosti).

• Pre izbora projekta, komitet razmatra projekat i iz poslovne perspective –

uzima u obzir portfolio svih projekata u organizaciji. Takav način upravljanja

projektima se zove upravljanje portfolijom. Upravljanje portfolijom uzima u

obzir različite vrste projekta koje postoje u organizaciji – velike i male, visokog

i niskog rizika, strateške i taktičke.

• Postoje različiti načini za klasifikaciju projekta kao što su: veličina projekta,

troškovi, svrha, dužina, rizik, povraćaj investicija itd.

Dobar portfolio može sačinjavati skup različitih projekata koji zadovoljavaju potrebe

organizacije. Komitet deluje kao menadžer portfolija koji ima za cilj da maksimizira

cost/benefit performance i druge važne faktore projekta u svom portfoliju.

Komitet za odobravanje projekata mora da bude selektivan i pri dodeljivanju

resursa, jer organizacija ima ograničeni budžet. To podrazumeva pravljenje

kompromisa što znači da organizacija od nekih projekata mora da odustane da bi

mogla da prihvati druge i omogući da njen portfolio bude dobro balansiran. Ukoliko

postoje npr, tri skupa projekta, koji su pri tom vrlo rizični, verovatno da će od njih

biti izabran samo jedan.

Takođe, mogu postajati sistemi koji na nivou projekata imaju dobru poslovnu

perspektivu, ali ne pokazuju iste rezultate na organizacionom nivou. Projekti mogu

podržavati važne poslovne potrebe samo jednog dela kompanije: oni takođe neće

biti izabrani. To se može desiti iz vise razloga – kompanija nema dovoljno novca

u svom budžetu, u organizaciji se dešavaju određene vrste promena (npr.

implementira se sistem na nivou čitave organizacije, sličan ERP-u), sistem se ne

podudara sa sadašnjom ili budućom strategijom kompanije itd.


14

Poglavlje 5 Vežba: Slučaj izučavanja

IDENTIFIKACIJA PROJEKTA I ZAHTEVSISTEMA

U okviru slučaja izučavanja će koncepti identifikacije projekata,

zahteva sistama i studije izvodljivosti biti primenjeni na

kompaniju CD Selections

Identifikacija projekta i zahtev sistema

U CD Selections-u, svi potencijalni IT projekti se pregledaju i odobravaju od strane

komiteta za vođenje projekata koji se sastaje kvartalno. Ovaj komitet ima

predstavnike kako iz IT-a, tako i iz ostalih poslovnih jedinica. Za Margaret prvi

korak predstavlja izrada zahteva sistema koji prezentira komitetu. Margaret ga

priprema koristeći template za pravljenje zahteva sistema. Margaret je i sponzor

ovog zahteva, dok se poslovne potrebe mogu definisati kao povećanje prodaje i

pružanje bolje usluge kupcima u maloprodaji. Obratite pažnju na to da se potrebe

ne odnose na tehnologiju ( na primer potreba nije “unapređenje web strane” ).

Fokus se stavlja na poslovne aspekte: prodaju i usluge korisnika.

Primer template-a dat je u nastavku:

ZAHTEV SISTEMA

Sponzor projekta, poslovne potrebe, poslovni zahtevi, poslovna

vrednost, specijalne stavke i ograničenja

Sponzor projekta: Margaret Mooney, potpredsednik marketina

Poslovne potrebe: Projekat se započinje kako bi se došlo do novih internet

kupaca i kako bi se kroz internet podršku poboljšale usluge postojećim kupcima.

Poslovni zahtevi: Koristeći Web, kupci treba da budu u stanju da pretražuju

proizvode i da pronađu maloprodajne objekte u kojima se ovi proizvodi nalaze.

Poglavlje 5: Vežba: Slučaj izučavanja

15

Takođe, trebalo bi im omogućiti da rezervišu proizvode koji se nalaze u radnjama ili

da budu u mogućnosi da naruče proizvode koji se ne nalaze u radnjama.

Funkcionalnosti koje sistem treba da ima su: pretraga celokupnog inventara za

prodaju kompanije CD Selections, identifikovanje maloprodajnih objekata koji imaju

proizvode na stanju, rezervisanje proizvoda u maloprodajnom objektu i određivanje

vremena kada se proizvodi mogu isporučiti, naručivanje proizvoda koji se ne nalaze

u radnjama, potvrđivanje da se narudžbina može primiti I određivanje datuma kada

će proizvod biti na zalihama

Poslovne vrednosti: Očekuje se da CD Selections povećati prodaju tako što

će smanjiti takozvane “izgubljene” prodaje koje se dešavaju usled nedostatka

proizvoda na zalihama i tako što će se kroz prisustvo na internet, pridobiti novi

kupci. Očekuje se da će poboljšane usluge smanjiti broj žalbi primljenih od kupaca,

jer se 50% ukupnih žalbi odnosi na nedostatak proizvoda na zalihama. Takođe

CD Selections bi trebalo da ostvari korist I od povećanog zadovoljstva kupaca i

veće prepoznatljivosti Brenda, što će uslediti usled stalnog prisustva kompanije na

internetu.

Procena je da će kompanija dobiti: 750.000$ od prodaje ostvare od novih mušterija,

1.875.000$ od prodaje od strane postojećih mušterija, 50.000$ od strane prodaje

proizvoda kupcima koji naručuju proizvode koji se ne nalaze na zalihama.

Specijalne stavke i ograničenja: Marketing odeljenje ovaj system vidi kao

strateški. Njime će se ostvariti dodatna vrednost i služiće kao proof-of-concept za

sledeće internet vezane projekte. Primera radi, u budućnosti CD Selections će

svoje proizvode prodavati I direktno putem interneta. Sistem bi trebao da bude

potpuno funkcionalan do praznične sezone sledeće godine

KOMENTARI VEZANI ZA ZAHTEV SISTEMA

Zahtevi sistema se mogu prokomterisati na sledeći način:

Za sada su poslovni zahtevi opisani na veoma visokom nivou detalja. U ovom

slučaju vizija zahteva koju ima Margaret uključuje mogućnost da maloprodajni

objekti pronađu nove kupce. Konkretno, mušterija treba da bude u mogućnosti da

pretražuju proizvode preko interneta, da pronađe maloprodajni objekat u kojem se

proizvod nalazi, da rezerviše proizvod i da naruči proizvod koji nije na zalihama.

Poslovne vrednosti opisuju kako će zahtevi uticati na poslovanje. Internet je “vruća”

tema, tako da Margaret očekuje da će internet poboljšati prepoznatljivost

kompanije među kupcima. Procenjivanje konkretnih ostvarenih vrednosti

uvođenjem novog sistema je mnogo teže. Ona definitivno očekuje da će internet

naručivanje poboljšati promet u radnjama, međutim koliko?

Margaret je odlučila da svojim zaposlenima da da urade istraživanje tržišta kako

bi saznali koliko kupaca ne obavi kupovinu zato što u prodavnici nema proizvoda


16

koji oni žele. Saznali su da radnje gube oko 5% ukupne prodaje zbog nedostatka

određenih proizvoda. Ove cifre su Margaret dali informaciju o tome koliko će se

prodaja povećati od strane postojećih kupaca, ali ne I koliko će novih mušterija

privući ovaj sistem.

Procenjivanje ostvarenog prihoda od novih internet mušterija nije bio jednostavan

posao. Jedan od načina je bio korišćenje nekog od standardnih modela za

predviđanje prodaje novih proizvoda koji se koriste u CD Selections-u.

Maloprodajni objekti imaju prosešno milion dolara prihoda godišnje, zavisno od

lokacije i od ostalih faktora koji utiču na lokaciju ( blizina univerziteta, prosečan

prihod okruga, populacija…. ). Margaret je procenila da će efekat kreiranja novog

web site-a imati sličan efekat kao i otvaranje nove prodavnice. Ovo bi značilo da bi

mogao da se ostvari prihod od oko milion dolara, nakon određenog vremena rada

web site-a.

Zajedno sa prihodima od postojećih mušterija i uz prihode ostvarene od novih

mušteria prodaja bi iznosila oko 3.5 miliona dolara. Margaret je napravila

pesimistične i optimistične procene tako što je ovu cifru smanjila i povećala za

25%. Na osnovu ovoga, vrednost prodaje bi mogla da iznosi od 2.625.000$ do

4.375.000$. Pošto je Margaret pesimistična, odlučila je da u svoj zahtev za

sistemom uključi pesimistične procene.

STUDIJA IZVODLJIVOSTI

Radjena je na osnovu zahtev sistema koji je prethodno

odobren od strane komiteta

Kada su Margaret i njen tim završili sa zahtevom sistema prosledili su ga komitetu

za upravljanje projektima kako bi se o njemu diskutovalo na sledećem sastanku.

Kada se komitet sastao ovaj zahtev je prošao i projekat naručivanja preko interneta

je postavljen na listu projekata. Stariji sistem analitičar Alek Adams je određen da

pomogne Margaret u sprovođenju studije izvodljivosti. Alek ima značajno iskustvo

sa sistemima koje CD Colections koristi za prodaju i distribuciju, i iskusan je

korisnik Web-a i često je donosio korisne sugestije za unapređenje web site-a

kompanije.

Alek i Margaret su naporno radili tokom sledećih nedelja na kreiranje studije

izvodjlivosti. Studija izvodljivosti je bila na 10 strana i imala je prateću

dokumentaciju. U nastavku je data kratak zaključak iz studije izvodljivosti koji su

kreirali Margaret i Alek.


17

TEHNIČKA IZVODLJIVOST

Sistem internet naručivanja je izvodljiv sa tehničke strane,

mada postoje rizici

Rizik CD Selections-a, vezan za stepen familijarnosti sa aplikacijama za online

naručivanje je veliki:a.

• Marketing odeljenje ima malo iskustva sa internet marketingom i prodajom;

• IT odeljenje je odlično upoznato sa postojećim sistemima za naručivanje u

kompaniji, međutim nije radilo sa Web baziranim sistemima za naručivanje

• Na tržištu postoje stotine kompanija koje imaju aplikacije za onlajn naručivanje

Rizik kompanije vezan za familijarnost sa tehnologijama je srednji:

• IT odeljenje se do sada, za razvijanje Web okruženja oslanjalo na

konsultantske firme i ISP.

• IT odeljenje je postepeno učilo Web tehnologije kroz održavanje web site-a.

• Razvojni alati i proizvodi vezani za razvoj komercijalnih web aplikacija su

dostupni na tržištu, mada IT odeljenje nema iskustva sa njima.

d. Postoji veliki broj konsultanata koji su spremni da rade na ovom projektu

Veličina projekta se smatra srednje rizičnom:

• Projektni tim će uklučivati manje od 10 ljudi

• Neophodno je učešće poslovnih korisnika

• Vreme rada na projektnu ne sme premašiti jednu godinu, zbog roka koji je dat

za prazničnu sezonu, a po mogućstvu bi trebao biti značajno manje

Kompatibilnost sa postojećom infrastrukturom bi trebala biti dobra. Trenutni sistem

za naručivanje je klijent-server sistem kreiran na Open standardima. Moguće je

kreiranje web interfejsa.

• Maloprodajni objekti već naručuju proizvode onlajn

• Internet infrastruktura je već postavljena u svim maloprodajnim objektima i u

sedištu kompanije

• c.ISP bi trebalo da promeni svoje usluge kako bi se uključio i novi sistem za

naručivanje

EKONOMSKA IZVODLJIVOST

Pokazala da sistem internet naručivanja ima dobre izglede da

doprinese poslovanju kompanije

Urađena je Cost-benefit analiza. Konzervativni pristup pokazuje da sistem internet

naručivanja ima dobre izglede da doprinese poslovanju kompanije:

• Povećanje prihoda kroz 3 godine – 229 %

• Totalni benefit od sistema nakon tri godine: 3.5 miiona $

• Sistem će se isplatiti nakon 1.32 godine


18

Nemerljive prednosti i troškovi

• Poboljšanje u zadovoljstvu korisnika

• Bolje prepoznavanje brenda

Izveštaj iz ekonomske analize izvodljovisti je dat na sledećoj slici 5.1:Slika 5.1. Ekonomska analiza

izvodljivosti

ORGANIZACIONA IZVODLJIVOST IDODATNI KOMENTARI

Sa organizacione strane ovaj projekat ne predstavlja veliki rizik

Organizaciona izvodljivost: Sa organizacione strane ovaj projekat ne predstavlja

veliki rizik. Cilj sistema, povećanje prodaje, je dobro usklađen sa ciljem

menadžmenta o povećanju prodaje. Pomeranje ka internetu takođe se slaže sa

ciljevima marketinga.


19

Dodatni komentari:

• Marketing odeljenje vidi ovaj sistem kao strateški sistem. Internet sistem će

dodati vrednost postojećem poslovnom modelu i služiće kao proof-of-concept

za sledeće internet projekte.

• Trebalo bi uzeti u obzir angažovanje konsultanta sa iskustvom u sličnim

projektima

• Trebalo bi angažovati nove ljude koji će raditi na novom sistemu.

IZBOR PROJEKTA

Projekat internet naručivanja se najviše poklapao sa ciljevima

menadžmenta, a ispunjavao je sve uslove vezane za ciljeve

poslovanja

Komitet za upravljanje projektima se sastao i razmatrao je projekat internet

naručivanja zajedno sa još dva druga projekta, jedan koji je predlagao uvođenje

intraneta u kompaniju, i drugi koji je predlagao uvođenje elektronskih info kioska u

prodavnice kako bi se kupci lakše upoznali sa ponudom u određenoj prodavnici.

Na žalost budžet je omogućavao odabir samo jednog projekta i kako se projekat

internet naručivanja najviše poklapao sa ciljevima menadžmenta, a ispunjavao sve

uslove vezane za ciljeve poslovanja, troškove, itd., ovaj projekat je izabran za dalji

razvoj.


20

Poglavlje 6 Zakljucak

REZIME

Šta smo naučili?

Danas IT imaju mnogo značajniju ulogu u poslovanju od one koju su imale pre

nekoliko godina jer pretstavljaju nove izazove i mogućnosti za poslovanje

organizacija i njihov menadžment.

Vrednost informacionog sistema za neki biznis, kao i odluka da se investira u

novi informacioni sistem je velikim delom definisana nivoom do kojeg će sistem

biti u stanju da poboljša donošenje poslovnih odluka, omogući finansije za

vođenje poslovnih procesa ili dovede do veće profitabilnosti firme. Veza između

informacionog sistema i organizacije za koju se projektujuje je veoma važna pa

je ovoj temi posvećena posebna pažnja.

Proučavanje informacionih sistema predstvlja multidiscuiplinarno područje koje

se bazira na tehničkim I bihevioralnim naukama. Iako informacioni sistemi

stvaraju nove mogućnosti i za firme i za pojedince oni su i izvor novih problema

i predstavljaju izazove za mnoge menadžere.

Da bi neko bio u stanju da efikasno koristi informacione sisteme treba da zna

i njihove mogućnosti kao i eventualne probleme koji mogu nastati njihovom

primenom a o kojima je bilo reči u ovom predavanju.

Poglavlje 6: Zakljucak

21

Documents

Modeliranje IS