MODEL ORGANIZIRANJA SESTANKOVdiplome.fov.uni-mb.si/spec/12928Pensek.pdfUniverza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Specialisti čno delo Darja Penšek: Model organiziranja

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo specialističnega študija Smer: Organizacija in management delovnih sistemov

MODEL ORGANIZIRANJA SESTANKOV

Mentor: izred. prof. dr. Marko Ferjan Kandidat:Darja Penšek Somentor: dr. Jože Florjančič Kranj, November 2007

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Specialistično delo

Darja Penšek: Model organiziranja sestankov

2

ZAHVALA Na začetku svoje specialistične naloge bi se najprej zahvalila svojemu mentorju izrednemu profesorju dr. Marku Ferjanu in somentorju dr. Jožetu Florjančiču za svetovanje in pomoč pri izdelovanju naloge. Prav tako pa se zahvaljujem še podjetju Esotech,d.d. in podjetju RTC Krvavec,d.d., ki sta mi omogočila izvedbo ankete med zaposlenimi. Zahvaljujem pa se tudi svojim domačim, ki so mi v času študija vedno stali ob strani.



3

POVZETEK Pojem komunikacija izhaja iz latinske besede communicare, kar pomeni posvetovati se, razpravljati, sporočiti, deliti kaj s kom, vprašati za nasvet. To pomeni, da udeleženci s komuniciranjem izmenjujejo informacije, znanje in izkušnje. Med udeleženci učinkovitega in uspešnega sestanka so pomembni učinki složnega delovanja. Specialistična naloga z naslovom »Model organiziranja sestankov« ima dve sestavni enoti, teoretično in praktično. Naloga s svojimi vsebinskimi sklepi posega na različna sodobnejša teoretična izhodišča, ki v praksi lahko prispevajo h kvalitetni pripravi sestankov. Tako raziskovalni kot teoretični del naloge v svojih obrazložitvah dajeta poudarek pomembnosti uspešnega organiziranja sestankov. Ker je sestanek zelo razširjena oblika komunikacij znotraj določene skupine ljudi, je prav gotovo potrebno upoštevati vse teoretične podlage, ki so nakazane v nalogi in se kot pomanjkljivosti potrjujejo tudi v praktičnem delu moje naloge. KLJUČNE BESEDE: komunikacija, sestanek, usklajevanje, naloga, realizacija, kontrola.

SUMMARY Meeting as a way of work is based on communication. The concept of communication comes from the Latin word “communicare”, which means “to consult, to debate, to notify, to share something with someone, to ask for advice”. This means that participants exchange information, knowledge and experience with communicating. The effects of harmonising work are important among the participants of effective and successful meeting. Diploma work with the title “MODEL OF ORGANIZING METTINGS” has two structure parts, the theoretical and practical. With its contents it reaches for different contemporary theoretical starting points, which can contribute to the quality of the preparation of a meeting in practise. Both investigative and theoretical part of the diploma work put an emphasis on the importance of successful organization of the meeting. Because a meeting is very widened form of the communication in a group of people, it is certainly necessary to consider all theoretical grounds which are indicated in my diploma work and are confirmed as disadvantages also in the practical part of it. KEY WORDS: communication, meeting, adjusting, task, execution, control.



4

KAZALO ZAHVALA ................................................................................................................... 2

POVZETEK.................................................................................................................. 3

SUMMARY.................................................................................................................. 3

1 UVOD...................................................................................................................... 10

1.1 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA .................................... 10

1.2 NAMEN, CILJI IN OSNOVNE TRDITVE .................................................... 11

1.3 PREDPOSTAVKE RAZISKAVE................................................................... 12

2 SESTANKI KOT OBLIKA DELA ........................................................................ 13

2.1 SPLOŠNE ZNAČILNOSTI TEORIJE SESTANKOV ................................... 13

2.2 VRSTE KOMUNICIRANJA............................................................................ 15

2.2.1 Besedno komuniciranje............................................................................. 15

2.2.2 Nebesedno komuniciranje.......................................................................... 16

2.2.2.1 Proksemika.......................................................................................... 17

2.2.2.2 Gestika ................................................................................................ 17

2.2.2.3 Mimika................................................................................................ 18

2.2.3 Elektronsko komuniciranje ........................................................................ 18

2.3 VRSTE SESTANKOV ..................................................................................... 19

2.3.2 Razvrstitev sestankov glede na število udeležencev.................................. 20

2.3.3 Glede na pogostost in rednost ločimo:....................................................... 20

2.3.4 Glede na pristojnosti skupine ločimo:........................................................ 21

2.3.5 Sestanki se delijo glede na namen: ............................................................ 22

2.3.6 Glede na sestavo udeležencev ločimo: ...................................................... 23

2.3.7 Glede na sklicatelja sestanka: .................................................................... 23



5

2.3.8 Posebne oblike sestankov .......................................................................... 23

2.4 ODLOČITEV ZA SESTANEK........................................................................ 25

2.5 CILJI SESTANKOV ....................................................................................... 26

3 MODEL ORGANIZIRANJA SESTANKA ............................................................ 27

3.1 POSTAVITEV TEME IN DNEVNEGA REDA.............................................. 27

3.2 PRIPRAVA IN POSREDOVANJE GRADIVA .............................................. 27

3.2.1 Vsebina strokovnega gradiva..................................................................... 29

3.3 POVABILO NA POSLOVNI SESTANEK ..................................................... 30

3.4 PRIPRAVA PROSTORA IN DRUGIH MATERIALNIH MOŽNOSTI...... 30

3.5 RAZPORED SEDEŽEV NA SESTANKU...................................................... 31

3.5.1 Oblika črke U............................................................................................. 31

3.5.2 Slog sejne sobe........................................................................................... 31

3.5.3 Gledališki slog ........................................................................................... 32

3.5.4 Kabaretni slog ............................................................................................ 32

3.5.5 Slog učilnice............................................................................................... 33

4 POTEK POSLOVNEGA SESTANKA ................................................................... 34

4.1 OTVORITEV SESTANKA.............................................................................. 35

4.2 TEHNIKE VODENJA SESTANKA................................................................ 35

4.3 VODENJE, SPODBUJANJE IN USMERJANJE RAZPRAVE...................... 36

4.4 VODENJE UDELEŽENCEV SESTANKA..................................................... 37

4.4.1 Obvladovanje težav.................................................................................... 38

4.4.2 Delitev dela in naloge ................................................................................ 38

4.4.2.1 Naloge vodje ....................................................................................... 38

4.4.2.2 Naloge udeležencev ............................................................................ 39



6

4.5 OBLIKOVANJE SKLEPOV IN PISANJE ZAPISNIKA................................ 40

4.5.1 Poznamo več vrst oblik pisanja zapisnika, in sicer:................................... 40

4.6 ZAKLJUČEK SESTANKA.............................................................................. 42

4.7 ANALIZA SESTANKA................................................................................... 43

4.7.1 Presojanje uspešnosti sestanka................................................................... 43

5 ANALIZA SESTANKOV V PODJETJU ESOTECH d.d in RTC KRVAVEC d.d.

..................................................................................................................................... 44

5.1 NAMEN IN IZVEDBA RAZISKAVE ............................................................ 44

5.2 METODOLOGIJA RAZISKAVE.................................................................... 45

5.3 KRATKA PREDSTAVITEV PODJETIJ......................................................... 46

5.3.1 RTC Krvavec d.d. ...................................................................................... 46

5.3.2 Esotech d.d. ................................................................................................ 49

5.4 REZULTATI IN INTERPRETACIJA ANKETE ............................................ 51

6 ZAKLJUČEK .......................................................................................................... 67

6.1 KRITIČNA ANALIZA......................................................................................... 70

6.2 PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVE............................................................................ 71

7 LITERATURA ........................................................................................................ 72

8 VIRI ......................................................................................................................... 73

9 PRILOGE................................................................................................................. 74



7

KAZALO SLIK

Slika 1: Vrsta komuniciranja ...................................................................................... 15

Slika 2: Informativni in urejevalni sestanki ................................................................ 22

Slika 4: Razpored sedežev na sestanku - Oblika črke U............................................. 31

Slika 5: Razpored sedežev na sestanku – slog sejne sobe........................................... 31

Slika 6: Razpored sedežev na sestanku – gledališki slog............................................ 32

Slika 7: Razpored sedežev na sestanku – kabaretni slog............................................ 32

Slika 8: Razpored sedežev na sestanku – slog učilnice............................................... 33

Slika 9: Potek poslovnega sestanka ............................................................................ 34

Slika 11: Planina Jezerca ........................................................................................... 46

Slika12: Krvavška koča............................................................................................... 46



8

KAZALO GRAFOV

Graf 1: Stopnja izobrazbe........................................................................................... 51

Graf 2: Udeležba na sestankih.................................................................................... 52

Graf 3: Ali ste radi navzoči na sestankih.................................................................... 52

Graf 4: Obveščenost o sestanku.................................................................................. 53

Graf 5: Pravočasnost gradiva .................................................................................... 54

Graf 6: Ustreznost gradiva ......................................................................................... 54

Graf 7: Čas trajanja sestanka..................................................................................... 55

Graf 8: Udeležba vabljenih......................................................................................... 55

Graf 9 Vzrok neudeležbe: Nezainteresiranost ......................................................... 56

Graf 10 Vzrok neudeležbe : Preobremenjenost z delom............................................ 56

Graf 11 Vzrok neudeležbe: Nepravočasna obveščenost ............................................. 57

Graf 12: Komunikacija na zadnjem sestanku ............................................................. 59

Graf 13: Oglašanje na sestankih ................................................................................ 60

Graf 14: Zakaj se ljudje ne oglašajo na sestankih...................................................... 60

Graf 15: Upoštevanje predlogov ................................................................................ 61

Graf 16: Neupoštevanje predlogov............................................................................. 61

Graf 18: Zakaj sklepov ne zagovarjate....................................................................... 63

Graf 19: Izvedba sklepov ............................................................................................ 64

Graf 20: Zakaj sklepi niso izvedeni ............................................................................ 64

Graf 21: Izguba časa na sestankih............................................................................. 65

Graf 22: Opravičilo za čas na zadnjem sestanku ....................................................... 65



9

KAZALO TABEL Tabela 1: Elementi zadnjega sestanka........................................................................ 58

Tabela 2: Komunikacija na zadnjem sestanku............................................................ 59

Tabela 3: Kaj bi bilo potrebno spremeniti na sestankih............................................. 62



10

1 UVOD

Pred desetimi leti smo si pri organizaciji poslovnega sestanka ali srečanja morda še lahko privoščili improvizacijo. Danes na kaj takega seveda ne smemo niti pomisliti, saj so postali sestanki temeljni dejavnik uspešnosti podjetja. Brez prave priprave in izvedbe sestanka vodilni delavci izgubljajo dragocen čas, čas pa, kot pravi star ljudski pregovor, je denar. In v svetu kapitalizma je denar dejavnik, ki kaže uspešnost podjetja. Tudi če si po končanem srečanju lahko upravičeno čestitamo, nikoli ne moremo biti povsem zadovoljni. Spreminjajo se potrebe in zahteve tako sklicateljev kot udeležencev, zato so poslovni sekretarji tisti, ki morajo s svojo dejavnostjo in usposobljenostjo razbremeniti vodstvo pri pripravi le-teh. Poskrbeti morajo ne le za učinkovit in nemoten potek sestanka, ampak tudi za dobro počutje udeležencev. 1.1 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA V sedanjem družbenem življenju v organizacijah in tudi drugje si ne moremo zamišljati uspešnega dela in življenja brez medsebojnega sodelovanja. Danes pomeni ena sama oseba le člen v verigi komuniciranja, to pa pomeni, da je potrebno katerikoli problem ali vprašanje obravnavati v širšem krogu ljudi. Le tako smo lahko prepričani, da bomo misli, predloge, mnenja izpolnili in jim dali obliko, v kakršni jih lahko sprejmemo kot sklep za uresničitev. Sestanek lahko definiramo kot sodelovanje večjega števila ljudi, lahko tudi samo dveh oseb, pri sprejemanju odločitve, s katero naj bi dosegli določen organizacijski cilj. Sestanek je lahko tudi prenašanje vrste informacij med različnimi udeleženci, prav tako pa se razdeljujejo odgovornosti in zadolžitve. Vsak dobro organiziran in vsebinsko pripravljen sestanek nam daje široke možnosti vključevanja slehernega udeleženca. S tem, da ima udeleženec možnost izražanja in primerjanja svojih stališč, vpliva na druge in nase. Zato je sestanek tudi metoda in oblika dela, ki omogoča razširjati in pridobivati osebne in skupinske izkušnje, metode dela, ki izpolnjuje, razvija in bogati slehernega udeleženca z novimi spoznanji in možnostmi za reševanje posameznih problemov. Res je, da je sestankov veliko, res pa je tudi, da jih bo v prihodnje še več in da je tudi to nujno. Zato moramo iskati odgovor na vprašanje, zakaj toliko sestankov, v pomembnosti skupnega dela tako pri reševanju skupnih problemov kot pri iskanju skupnih ciljev. Pri tem ne smemo pozabiti na dejavnike, ki slabo vplivajo na uspešnost sestankov. Vsebina, ki jo obravnavamo, udeleženci na sestanku in vodje sestanka so dejavniki, na katere poslovni sekretar nima neposrednega vpliva in ki velikokrat kratijo uspešnost sestanka. Nepravilna organizacija, ki je prav tako negativni dejavnik izvedbe sestanka, pa je dejavnik, na katerega ima poslovni sekretar precejšen vpliv.



11

1.2 NAMEN, CILJI IN OSNOVNE TRDITVE Namen specialističnega dela je ugotoviti kakšna je komunikacija, priprava in izvedba sestanka v dveh slovenskih podjetjih. Cilji specialističnega dela: preučiti literaturo in oblikovati elemente sestanka, ugotoviti stanje poteka sestanka v podjetju RTC Krvavec in Esotech, predlagati izboljšave. Sestanek je nezamenljiva osnovna oblika dela. Veliko je število sestankov, ki jih je treba planirati, ugotoviti probleme za obravnavo, določiti cilje, sestanke tehnično in organizacijsko pripraviti, učinkovito in hitro voditi in sprejeti tehnološko najučinkovitejše odločitve. Jasno je, da je vodja poglavitni člen pri vodenju sestanka, poslovni sekretar pa je tisti, ki poskrbi za vse ostalo. Priprava, organizacija, izvedba so členi, katere vodi in upravlja dober poslovni sekretar. Naj bodo sestanki formalni ali neformalni, vsi so uspešnejši, če se prisotni držijo nekaterih jasnih pravil glede postopkov in tudi poslovnega bontona. Mnogi sestanki so predolgi, udeleženci se ne držijo dnevnega reda ali pa so nesklepčni, poglavitni vzrok pa se kaže v tem, da eden ali več udeležencev ne upošteva teh pravil. S sestankom dosežemo istočasno več različnih ciljev. Predvsem zagotovimo koordinacijo delovanja več posameznikov, s tem pa tudi koncentracijo različnih znanj in raznih specialnosti, katerih nosilci so udeleženci sestankov. Ob enem tudi analiziramo in rešujemo probleme, s čimer skrajšamo potrebni čas. Pri sami pripravi in izvedbi sestanka je odločilnega pomena, da si zastavimo in razčistimo nekatera vprašanja: - kako so sestanki definirani kot oblika dela, - kakšne so značilnosti, - čemu se odločimo za sestanek, - kateri so dejavniki, ki vplivajo na izvedbo, - kakšni so cilji sestanka, - kaj moramo storiti pri sami pripravi, - kako postavimo dnevni red in pripravimo vso potrebno dokumentacijo, - kakšne imamo materialne možnosti, - kakšne so komunikacije, - kakšno je vodenje, - ali se delo razdeli in ali se sklepi izvajajo, - vsekakor pa je pomembna tudi končna analiza, presojanje uspešnosti.



12

Vse to in še več bom opisala v nadaljevanju specialistične naloge. Menim, da bo naloga v pomoč vsem, ki se bodo v prihodnje znašli v situaciji, ko bo potrebno organizirati sestanek, pa naj bo interne ali zunanje narave. Bralci bodo izvedeli, katere so potrebe in cilji sestankov, katera so pomembna opravila, kakšni so ustrezni prostori, kako načrtovati časovne okvire, kako komunicirati z govorniki in drugimi udeleženci. 1.3 PREDPOSTAVKE RAZISKAVE Nekateri sestanki trajajo pet do šest ur, pa na njih še sploh niso točno določeni problemi, še manj pa je opredeljena odločitev, ki bi jo bilo potrebno sprejeti. Sestanki kot oblika dela so postali predmet resnega znanstvenega proučevanja. Za delo modernih organizacij je sestanek nezamenljiva oblika dela in osnovno orodje za skupno ustvarjanje in prenašanje čimbolj celovitih informacij. To opozarja na potrebo, da zelo skrbno preučimo probleme sestankov v organizaciji in skušamo čim uspešneje organizirati sestanke, od katerih je močno odvisna tudi učinkovitost dela v katerem koli družbenem okolju. Pomemben dejavnik priprave sestankov je ustrezno usposobljen kader, katerih v večini podjetij primanjkuje. Z neupoštevanjem jasnih pravil v postopku za pripravo poslovnega sestanka delamo nepopravljivo škodo ugledu in javni podobi podjetja. Različni dejavniki fizičnega okolja, njegove značilnosti in kakovost vzbujajo v udeležencih sestankov različne čustvene odzive, vplivajo na njihovo vedenje. Tako lahko z ustreznimi elementi priprave sestanka pomagamo doseči zastavljene cilje, delujemo spodbudno, lahko pa tudi narobe, vplivamo zaviralno. Atmosfero prostorov oblikujejo ustvarjalni ljudje, ki vedo, kako raznolike ambientalne elemente povezati v celoto prijetnega in spodbujajočega okolja. Vse skupaj pripomore k živahnemu in ustvarjalnemu delovnemu vzdušju celotne skupine udeležencev. Poslovni sekretar je tisti, ki s svojim občutkom, posluhom, okusom in znanjem pripravi sestanek najbolj podrobno in pretanjeno, da se bo uspešno razvil in končal. Z namenom izboljšanja konstruktivnosti sestankov sem se odločila za raziskavo, v kateri bom ugotovila dejansko stanje konstruktivnosti sestankov v podjetju Esotech.d.d in RTC Krvavec d.d.. Na podlagi ankete in njene analize bom lahko podala nekaj smernic, kaj lahko podjetja oziroma organizatorji sestankov storijo, da bodo bolj učinkoviti in uspešni. Zanimivo bo ugotavljati, ali so zgoraj navedene trditve dejansko podkrepljene tudi z rezultati analize ali pa so neutemeljene in neuporabne.



13

2 SESTANKI KOT OBLIKA DELA 2.1 SPLOŠNE ZNAČILNOSTI TEORIJE SESTANKOV Stare opredelitve pravijo, da je sestanek srečanje ljudi, namenjeno razpravljanju ali da je sestanek srečanje, javni zbor ljudi za določen namen. Sodobnejše opredelitve pa pravijo, da je sestanek srečanje skupine ljudi, navadno večje , na katerem o čem razpravljajo, se pogovarjajo, sklepajo.1 Našemu pojmovanju je še najbližja opredelitev, da je sestanek zbor dveh ali več ljudi, ki imajo skupne cilje in kjer je govorno komuniciranje temeljni način za doseganje teh ciljev. 2 Velikokrat upravičeno trdimo, da je sestankov preveč, da hodimo samo še na sestanke, da se na sestanku srečujemo vedno isti obrazi, da nič drugega ne delamo, kot sestankujemo in podobno. Sestanki velikokrat niso uspešni zaradi neustrezne obveščenosti sodelujočih o problemih, zaradi česar ne morejo sodelovati. Lahko pa je vzrok neuspešnosti v nepravilnem organiziranju, kar je posledica nepoznavanja tehnike vodenja sestankov. Vsak sestanek, ki je vsebinsko dobro organiziran, mora vsebovati tudi vzgojno-izobraževalne elemente, saj nam dajejo sestanki široke možnosti vključevanja vsakega udeleženca in s tem možnost, da vsak posameznik tudi svobodno in neposredno izraža svoje mnenje, misli, predloge za rešitev določenega problema. Za sestanek bi lahko rekli, da je tudi metoda in oblika dela, ki omogoča razširjati in pridobivati osebne in skupinske izkušnje, katere bogatijo slehernega udeleženca z novimi spoznanji. Človek sam zmore le malo, ljudje v složnem delovanju mnogo. Sestanki naj bodo pot, ki vodi do takšnega delovanja. Zato so nepogrešljiva sestavina delovanja menedžerjev in sodelavcev v organizacijah.3 Odločitve za sestanek lahko delimo v tri skupine, ki so povezane z obravnavanimi problemi: - Prva skupina zajema probleme, pri katerih je kvaliteta odločitve pomembnejša od splošnega sprejemanja odločitve s strani vseh članov (pomembna je vloga vodje sestanka). - Druga skupina vključuje probleme, pri katerih je sprejemanje odločitve ob soglasnosti vseh sodelujočih pomembnejše kot njena kvaliteta (pomembna je vloga skupinskih metod odločanja, vodja samo vodi razpravo ).

1 Možina S., Tavčar M., Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, Univerzitetna knjižnica

Maribor 1995, str. 150

2 Haynes, Marion E.; Effective Meeting Skills., London 1998: Kogan Page

3 Možina S., Tavčar M., Zupan, Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, Univerzitetna

knjižnica Maribor 2004



14

- Tretja skupina združuje probleme, pri katerih sta enako pomembna kvaliteta in splošno soglasje (vodja sestanka mora imeti posebne sposobnosti, sestanek je treba dobro pripraviti in ugotoviti toleranco pri razpravljanju). Posebno pozornost je potrebno posvetiti sestankom, ki imajo specializiran oziroma določen namen. Glavni dejavnik naj bo razmerje, koliko je sestanek namenjen samo informiranju in koliko odločanju. Kot zanimivost naj povem, da se danes sestanki lahko izvajajo tudi prek računalniških sistemov. Cilj teh sestankov je anonimnost podajanja idej, skrajševanje časa, povečevanje predlogov in predvsem ukinjanje moči posameznih avtoritet. Komunikacija ima v življenju posameznika pomembno vlogo. Je edini način, da ugotovimo, kdo smo. S komunikacijo vzpostavimo stik z drugimi ljudmi. 4

4 Adler B. Ronald, G.; Rodman; Understanding human Communication, Fort Worth;

Harcount Brace College Publishers, 1994, str.11



15

2.2 VRSTE KOMUNICIRANJA

Slika 1: Vrsta komuniciranja

Vir: S. Možina: Poslovno komuniciranje. 1995

2.2.1 Besedno komuniciranje Besedno komuniciranje je lahko pisno ali ustno. Priljubljene oblike ustne komunikacije so govorjenje, formalne diskusije dveh oseb ali skupine ter neformalne govorice. Prednost ustnih komunikacije je hitrost in običajno vsebovano povratno informiranje, pa tudi možnost sočasnega komuniciranje z več ljudmi. Ustno sporočilo je lahko oddano v minimalnem času. Če sprejemnik ni prepričan v pravilnosti sporočila, s povratnim informiranjem hitro odkrije napako in če je potrebno, sporočilo popravi. Velika slabost ustne komunikacije pa se pokaže takrat, kadar se sporočilo prenaša preko večjega števila ljudi. Čim več ljudi sodeluje v prenašanju sporočila, tem več je možnosti, da se bo pojavila entropija v procesu

GOVORNO

PISNO

BESEDNO

KOMUNICIRANJE

ELEKTRONSKO

GOVORICA TELESA

NEBESEDNO

OSEBNI PREDMETI OBLEKA

PROSTOR ČAS

VONJ OTIP



16

komuniciranja. V takšnih primerih je vsebina sporočila v trenutku, ko doseže cilj, često zelo različna od prvotnega sporočila.5 Komunikacija se ukvarja s komunikacijskimi procesi in zvezami v okviru enega oziroma več sistemov. Glede na odnos med partnerji delimo komunikacijo na: - znotrajosebno - intrapersonalno, - medosebno - interpersonalno in - nadosebno - množično6 Pisno komuniciranje poteka največkrat preko pisem, časopisov, revij, oglasnih plošč, v zadnjem času preko elektronske pošte itd. Prednosti pisnega sporočanja so nazornost, jasnost, trajnost, možno ga je v kasnejšem času tudi preverjati. Pisne komunikacije so ponavadi bolj dodelane, premišljene, logične in jasne, saj pošiljatelj praviloma premisli, kaj bo napisal, ker ve, da bo zapis sporočila pričal o vsebini. Pisno sporočilo pa ima tudi svoje pomanjkljivosti oziroma slabosti. Zanj potrebujemo več časa, pisanje je počasnejše od govorjenja, nimamo takojšnjih povratnih komunikacij, prejemnik pisnega sporočila si lahko vsebino razlaga drugače - napačno. Pisno sporočilo je uspešno samo, kadar ni bilo le sprejeto, temveč tudi pravilno razumljeno.7 2.2.2 Nebesedno komuniciranje Pogled in izraz na obrazu sta najbolj vidni, fleksibilni in močni orodji neverbalnega komuniciranja.8 Nebesedno oz. neverbalno komuniciranje ne poteka v pisni ali govorni obliki. Ta vrsta komunikacije obsega vsa nebesedna sporočila, namenjena kateremu koli človeškemu čutu, temu pa lahko rečemo tudi govorica telesa. Govorica telesa obsega proksemiko (položaj in gibanje ljudi v prostoru), držo in hojo ljudi, gestiko (kretnje rok, nog, glave) in mimiko (izraz obraza in oči). Znano je, da znamo besedno sporočanje dobro obvladovati in le redkokdaj se nam zgodi, da napišemo nekaj, česar ne bi želeli. Drugače je pri nebesednem komuniciranju, saj ga je mnogo težje obvladovati, kar pomeni, da manj spreten udeleženec izda marsikaj, česar ne bi želel. V nasprotnem primeru pa udeleženec, ki je dovolj vešč nebesednega komuniciranja, lahko izve mnogo več kot iz izrečenih in pisanih besed. Pravijo, da obsega govorica telesa okrog 700.000 »izrazov«, se pravi vsaj 100-krat več, kot je obseg besednjaka, kakršnega zmore zelo izobražen človek. K nebesednemu komuniciranju spada tudi zvočni vtis govora. Tu lahko napravimo najboljši preizkus, če gledamo kakšno oddajo v tujem, nam neznanem jeziku. Če vidimo sliko brez zvoka, razumemo mnogo manj, kot če slišimo zvok nam sicer tuje govorice. Raziskave kažejo, da smislu govorjenja dobro sledimo, čeprav ne razumemo četrtine besed. Torej rečemo lahko, da zvočna 5 Damjan J., Možina S.; Poslovno komuniciranje, Ekonomska Fakulteta, Ljubljana 1993

6 Blažič, M.; Osnove komunikacije: Visoka šola za upravljanje in poslovanje, Novo mesto

2000, str.17

7 Heliodor, C.; Koncepti in veščine komuniciranja, Doba, Maribor 2001, str.26

8 Becker D., Barkum Besker P.; Skeaking skills for business careers, Irwin Mirrir Press,

Boston 1993, str.83



17

podoba govorjenja nadomesti marsikatero praznino v razumevanju, zlasti pri komuniciranju s tujci je posluh izredno dragocen.9 2.2.2.1 Proksemika

Govorica telesa obsega tudi proksemiko, za katero bi lahko rekli, da poleg spremljajočega govora zajema še položaj in gibanje ljudi po prostoru. Primer: Ljudje, ki so napeti in imajo tremo, s težavo obvladujejo svoje telo. Neprestano tekajo po prostoru, so nemirni, udarjajo z nogami ob tla - močneje kot običajno, se prekomerno naslanjajo na kakšno stvar in podobno. Nekaj značilnosti, ki spremljajo proksemiko, kot so: - neslišna hoja, - kriljenje z rokami, - neprestana majavost, - večje ali manjše razdalje med ljudmi, - prekrižane noge, - stisnjena ali razprta kolena, - roke za vratom, - nemirne roke, - stisnjene pesti, - toga drža in zibanje.10 2.2.2.2 Gestika

Pri gestiki gre predvsem za gibe z roko. Dejanje je pogosto preračunano na zunanji učinek. Primer: spremljanje govorjenja, izražanje česa z gibi rok ali nog. Pri ramenih je opazno naslednje: - dvigovanje in spuščanje ramen, - kroženje (sproščanje napetosti). Pri rokah opazimo: - prekrižane na hrbtu ali v žepu, - rokovanje, - mahanje po zraku, - pretegovanje mišic, - oprte ob boke, - krčevit prijem, - dotik sogovornika. S prsti in dlanjo ljudje počnejo naslednje: - iztegnjen kazalec ali žuganje s prstom, - dviganje brade, vrtanje po nosu, praskanje, - bobnanje po mizi, udarjanje z dlanjo po prsih, - prst na ustih, trepljanje po ramenih11

9 Možina S., Tavčar M., Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, Založba obzorja, Maribor

2004, str.49

10 Heliodor, C.;Koncepti in veščine komuniciranja, Doba, Maribor 2001, str.28



18

2.2.2.3 Mimika

Mimika zajema proučevanje izrazov obraza in oči. Značilnosti, ki izražajo mimiko ljudi glede na počutje oziroma duševno stanje posameznika. Pri mimiki oči opazimo naslednje: - širjenje in oženje zenic, - širok pogled ali stiskanje vek, - pogled v oči sogovornika, mimo ali skozi njega, - mežikanje, - umikanje pogleda, - dviganje obrvi. Usta lahko ponazarjajo sledeča stanja: - stisnjene čeljusti, škrtanje z zobmi, govor skozi stisnjene čeljusti in ustnice, - povešena brada, - široko odprta usta, - cmokanje z jezikom, - dviganje enega kota ustnic, grizenje ustnic, - kazanje jezika. Ti izrazi niso ločeni, temveč se neprestano prepletajo in dopolnjujejo. (Primer: Znanca, ki ga nismo videli že nekaj let, lahko že na daleč prepoznamo po zanj značilni hoji ali drži telesa). Največ odgovorov se skriva v pogledu. Pravimo, da lahko skozi oči sogovorniku pogledamo v dušo.12 2.2.3 Elektronsko komuniciranje Danes obstaja mnogo elektronskih naprav (telefon, osebni računalnik, televizija, telefaks, terminal), ki jih lahko uporabljamo v povezavi z govorom ali pisanjem, da bi dosegli bolj učinkovito komunikacijo. Tako kot drugi načini komuniciranja, pa imajo tudi elektronski medijo prednosti in slabosti. Prednost je v hitrem posredovanju informacije, ki je tudi točna in natančna, poleg tega pa računalniki in video trakovi hranijo veliko informacij na zelo majhnem prostoru. Največja slabost skoraj vseh elektronskih medijev je njihova relativno visoka cena ter dejstvo, da nekatere priprave, kot na primer video trakovi ali televizija, ne omogočijo povratnega informiranja.13

11 Heliodor C.; Koncepti in veščine komuniciranja, Doba, Maribor 2001, str.29

12 Heliodor C.; Koncepti in veščine komuniciranja, Doba, Maribor 2001, str.29

13 Damjan J., Možina S.; Poslovno komuniciranje, Ekonomska Fakulteta, Ljubljana 1993



19

2.3 VRSTE SESTANKOV V sodobnem poslovnem svetu je sporazumevanje pomemben sestavni del vsakodnevnega dogajanja. Če hočemo, da bi imelo poslovno komuniciranje koristne in dolgotrajne posledice s pozitivnim povratnim delovanjem, moramo za vse vrste poslovnega komuniciranja poznati določena pravila in se znati primerno obnašati. Sestanek je srečanje oziroma sodelovanje dveh ali več ljudi, na katerem se o nečem razpravlja, dogovarja, sklepa, izmenjujejo se informacije, ideje in sprejemajo odločitve. Namenjen je lahko izključno informiranju, lahko pa tudi odločanju. V vsaki organizaciji je potrebno neko vezivo, ki ljudi znotraj organizacije povezuje v celoto in to vezivo so komunikacije na sestankih. Z zgodovinskega zornega kota, so se poglobljeni odnosi managementa z zaposlenimi začeli nekje med prvo in drugo svetovno vojno z raznimi publikacijami za zaposlene. Odnosi z zaposlenimi so nenadoma organizaciji postali drugi najpomembnejši program.14 Gruning pravi, da sistem internega komuniciranja v organizaciji funkcionira kot nujen pogoj za odlične odnose z javnostmi. Interno komuniciranje je močno prepleteno s procesi organiziranja in z organizacijsko, okoljem, močjo in kulturo. Na podlagi tega mnogi teoretiki organizacijskega komuniciranja, menijo, da organizacija brez komuniciranja ne bi mogla obstajati.15

14 Gruning J.; Managign Public Relation, Harcount Brace Jovanovich College,

Philadelphija 1984, str.240

15 Gruning J.; Excellence in public relation and communication management, Lawrence

Erlbaum Associates, London 1992, str.531



20

2.3.1 Formalni in neformalni sestanki Formalni sestanki so tisti, na katerih vemo vnaprej, kakšni problemi bodo obravnavani, kakšen je njihov cilj, kdaj in zakaj so sklicani, kakšne pristojnosti imamo in podobno. Potekali naj bi po vnaprej pripravljenih pravilih, ki se lahko nanašajo na: - vsebino sestanka (vsebina vabila, dnevni red, vsebina zapisnika), - procedure (vabljenje na sestanek, sedežni red, način ugotavljanja sklepčnosti, dajanje besede, glasovanje, način pisanja zapisnika ipd.). Pri neformalnih sestankih pa gre za skupine, ki nastajajo spontano in nekontrolirano, npr. neformalni odnosi prijateljev, medsebojno sodelovanje, solidarnost ipd. Glede na različne avtorje obstajajo različne razvrstitve sestankov, ki se razlikujejo tako po številu udeležencev, pogostosti in kontinuiteti sestajanja, po namenu, pristojnosti, udeležencih, sklicateljih in še bi lahko naštevala.16 2.3.2 Razvrstitev sestankov glede na število udeležencev MAJHNE SKUPINE, ki ne vključujejo več kot deset ljudi (delovni tim, komite, komisije, ipd.). Ponavadi udeleženci sodelujejo enakopravno, kljub temu pa se ve, kdo sestanek vodi oz. usmerja. SREDNJE SKUPINE, ki vključujejo od 40 do 50 ljudi. Sem sodijo: svet, konferenca, zbor. Te skupine ponavadi poslušajo vnaprej določene govornike. Posamezniki pa sodelujejo in se vključujejo le z vprašanji ali komentarji. VEČJE SKUPINE LJUDI, od 100 ali več ljudi, tako imenovani množični sestanki. Zberejo se, da bi poslušali govornike. Sem sodijo: skupščine, miting, kongres. Pri teh srečanjih udeleženci sodelujejo praviloma v točno določenem in omejenem času.17 2.3.3 Glede na pogostost in rednost ločimo: DNEVNE SESTANKE To so sestanki, na katerih se udeleženci vsakodnevno sestajajo z namenom razdelitve nalog, informiranja, predvsem kadar gre za delo v projektih. TEDENSKE, 14-DNEVNE IN MESEČNE SESTANKE

16 Kafol L.; Kratek priročnik za učinkovito vodenje sestankov, samozaložba, Ljubljana 1993,

str.6

17 Florjančič, J., Vukovič, G.; Kadrovska funkcija management, Moderna organizacija,

Kranj 1999, str.153



21

Namenjeni so tistim, ki sodelujejo pri vzporednih projektih. Npr.: gradnja določenega objekta, kjer se sestajajo različni izvajalci z investitorjem, kjer tedensko koordinirajo svoje delo. IZREDNE ALI PRILOŽNOSTNE SESTANKE Za ljudi, ki jih redno, vsakodnevno delo ne združuje (kupec, prodajalec, koordinacija nabave). 2.3.4 Glede na pristojnosti skupine ločimo: - sestanke, na katerih potekata samo razprava in iskanje ustreznih rešitev, ni pa dana možnost odločanja in sprejemanja sklepov. - sestanke, na katerih potekata razprava in iskanje ustreznih rešitev, sprejemajo pa se tudi ustrezni sklepi za rešitev obravnavnih problemov.



22

2.3.5 Sestanki se delijo glede na namen: INFORMATIVNI SESTANKI Bistvo informativnega sestanka je, da se skliče zato, da bi udeležence seznanili oz. obvestili z odločitvijo, ki je bila sprejeta. Ti sestanki imajo tudi namen posredovati nove podatke, informacije in s tem izpopolnjevati znanje udeležencev. Običajno se na teh sestankih dajo pojasnila, zakaj je bil ukrep sprejet, pojasnijo okoliščine odločitve ali ukrepa in razlogi, zakaj sestanka ni bilo mogoče pravočasno sklicati. UREJEVALNI SESTANKI Namen urejevalnih sestankov je: usklajevanje stališč, obvladovanje nasprotij, pogajanja. Opredeljujejo in urejajo se zadeve. Odloča se skupinsko, sprejemajo se skupne odločitve, možno je ustvarjalno snovanje novih možnosti, pristopov, snovanje možnih rešitev za urejanje zadev, delitev dela. Urejevalni sestanki vzpodbujajo sodelovanje, razpravo, skrb za rdečo nit sestanka, zagotavlja primeren potek za dosego ciljev in skrbno izbira udeležence, ki bodo ustvarjalno in prizadevno sodelovali na sestanku.18

- sporočila

- informacije o stanju

- informacije o načrtih

- posredovanje znanj

USMERJANJE

OBVLADOVANJE

INFORMATIVNI

SKLEPIOBLIKOVANJE

SPODBUJANJE

USMERJANJE

OBVLADOVANJE

UREJEVALNI SESTANKI

SKLEPI

OBLIKOVANJE

SPODBUJANJE

- opredeljev anje zadev e

- urejev anje zadev e

- snov anje možnosti- skupinsko odločanje

Slika 2: Informativni in urejevalni sestanki

Vir: Možina S., Tavčar M., Kneževič N.: Poslovno komuniciranje, Založba Obzorja,

Maribor, 1995

18 Možina S., Tavčar M., Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, Založba obzorja Maribor

1995, str.150 -151



23

POSVETOVALNI SESTANKI Posvetovalni sestanki so namenjeni predvsem izmenjavi mnenj in iskanju novih možnosti, rešitev za dosego določenih ciljev. DELOVNI SESTANKI Pri teh sestankih gre za reševanje konkretnih problemov. DRUGE OBLIKE SESTANKOV, kot so študijski sestanki ipd.19 2.3.6 Glede na sestavo udeležencev ločimo: - sestanke, na katerih sodelujejo vedno iste osebe (npr. člani komisij ipd.) - sestanke, na katerih sodelujejo iste in druge osebe (delovne skupine, strokovni posveti ipd.). 2.3.7 Glede na sklicatelja sestanka: - sestanke strokovnih organov ( poslovodni organ, strokovne komisije), - sestanki organizacij in društev (športno društvo), - sestanki komisij (delovna razmerja).20 2.3.8 Posebne oblike sestankov 1. Skupščina Skupščina je sestanek, ki se odvija v gospodarskih družbah in zadrugah. (V zadrugah se pogosto imenuje občni zbor). Skupščino je treba sklicati v primerih, ki jih določa zakon, kadar je to v korist družbe ali kadar to zahteva ustrezen delež lastnikov. Redno skupščino je treba sklicati vsaj enkrat v poslovnem letu, po potrebi. Sklic pa je potrebno opraviti v zakonsko določenem roku in objaviti na način, kot ga določata zakon oziroma akt družbe. Pripraviti in na predpisan način objaviti je treba predloge sklepov in gradivo za posamezen sklep. Pristojnosti skupščine določa zakon, sklepčnost skupščine pa določa akt družbe oziroma zakon. Glasovalno pravico imajo delničarji: obstajajo tudi delnice brez glasovalne pravice. Da bi skupščina v redu potekala, pred pomembnimi skupščinami uprave pogosto izvedejo celo generalko. Javni zavodi (npr. šole, zdravstveni domovi itd.) imajo svet.

19 Florjančič J., Ferjan M.; Management poslovnega komuniciranja, Moderna organizacija,

Kranj 2000, str. 125

20 Možina S., Florjančič J.; Ustvarjalno komuniciranje in informiranje v organizaciji

združenega dela, Moderna organizacija Kranj 1986, str.166



24

2. Kolegij Posebna oblika sestankov v organizacijah so kolegiji. Kolegij je: - skupina vodilnih uslužbencev ali strokovnjakov, ki ima posvetovalno ali odločitveno funkcijo; - skupina ljudi, ki so v organizaciji povezani z istim poklicem. Praviloma je kolegij posvetovalni organ. Obravnavajo se tekoče zadeve poslovanja organizacije. Poznamo: - kolegij v ožji sestavi, - kolegij v širši sestavi. V manjših organizacijah se kolegij sestaja po potrebi. Lahko se sestane samo nekajkrat letno. Obstajajo pa tudi organizacije, kjer se kolegij sestane večkrat tedensko. V zvezi s samo pripravo kolegija je v organizaciji treba postaviti pravila, ki omogočajo nemoteno in učinkovito delo kolegija. Tu gre zlasti za vprašanja: - kdo koordinira delo kolegija; - kdo sklicuje kolegij; - kakšen je način vabljenja; - kdo, kdaj in kako določa dnevni red; - kako se pripravijo gradiva za posamezne točke seje kolegija; - kako se pošiljajo gradiva za kolegij; - kdo in kako je lahko pooblaščen za udeležbo na kolegiju ob odsotnosti stalnega člana; - kakšna je obveznost udeležbe na kolegiju ( obvezna/neobvezna); - drugo. Navedena vprašanja nikakor niso povezana niti s stilom vodenja organizacije niti s stilom sestankov. Tudi ko postavljamo pravila za delo kolegija, ne gre za to, da bi že obstoj in vsebino pravil povezovali s stilom vodenja. V uspešnih organizacijah se vnaprej dogovorijo o načinu dela. Dogovorjeni red služi zgolj temu, da bi bili sestanki kratki in učinkoviti.21

21 Florjančič J., Ferjan M. ;Management poslovnega komuniciranja, Moderna organizacija,

Kranj 2000, str. 126 - 127



25

2.4 ODLOČITEV ZA SESTANEK Vsaka odločitev, ne glede na to, kako pomembna oziroma preprosta se zdi v določenem trenutku, ima lahko posledice. Včasih so lahko veliko bolj daljnosežne, kot bi sklepali na osnovi prvotne izbire, torej je izredno pomembno misliti vnaprej, ko se odločamo. Sestanki so pomemben člen v poslovodni dejavnosti in kot vsaka druga dejavnost terjajo tudi sestanki organiziranje, načrtovanje, usmerjanje, nadzorovanje, informiranje in posvetovanje. Na njih sodelujejo različni sodelavci organizacije in tudi zunanji udeleženci. Slabo pripravljeni sestanki največkrat niso uspešni, saj so udeleženci in vodje sestankov nezadovoljni. Hitro lahko dobijo etiketo neugodnega slovesa, ki seže tudi izven delovne organizacije. Menim, da je sestanke potrebno sklicevati le, če je to res potrebno. Zato dobra priprava in izvedba sestanka terjata napor, čas in denar, zato je smotrno organizirati le sestanke, ki bodo dosegli svoj namen in cilj. Organizator se mora vprašati: - ali je vsebina, ki naj bi jo obravnavali na sestanku, dovolj pomembna? - ali je dovolj možnosti, da bo sestanek uspel in zadovoljil organizatorja? - ali bi bil primernejši drug način organiziranja zadeve? - ali je število udeležencev primerno – denimo med 10 in 100? - kako pomembno je, da vsakdo izmed udeležencev dobro razume informacijo? 22

PROBLEMPRIZADENE

VEČ KOTENO OSEBO

DRUGEOBVESTITITREBA JE

POMEMBNAZADEVA JE ZADEVA JE

NUJNA

POTRDITISKUPINA

REŠITEVMORA

IDEJEPOTREBNE

SOZA REŠITEV

POGOVORI SPRIZADETIMI

ČAS JEPORABLJEN

OPRAVIČITIMOGOČE

LJUDMIZ VEČ

POGOVORI

SESTANEK

ne

da

ne

da

da

ne

ne

da

ne

da

da

Slika 3: Kdaj imeti sestanek

Vir: Ferjan M.: Poslovno komuniciranje, Moderna organizacija Kranj, 1998

22 Možina S., Tavčar M., Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, Založba obzorja Maribor

1995, str.153



26

2.5 CILJI SESTANKOV Vsak sestanek lahko definiramo kot sodelovanje večjega števila ljudi pri sprejemanju odločitve, s katero naj bi dosegli določen cilj. S sestankom lahko dosežemo istočasno več različnih ciljev. Na njih zagotovimo koordinacijo več posameznikov in tudi večjo koncentracijo različnih znanj in raznih specialnosti, katerih nosilci so različni udeleženci sestankov. Temelj vsakega množičnega srečanja so natančno določeni cilji in smotri, ki so lahko: - usposabljanje, informiranje, izobraževanje, - proučevanje različnih konceptov, sprejemanje odločitev, - motivirane, razvijanje, - uvajanje izdelka ali ljudi, - izboljšanje postopkov, - predstavitev javnosti, - reševanje problemov, - ustvarjanje dobička itd.. Za delo v današnjih organizacijah je sestanek odločilnega pomena za uresničitev demokratične učinkovitosti, ker omogoča: - uresničitev optimalnega števila komunikacijskih povezav med udeleženci in - izpostavljanje posameznih mnenj in predlogov takojšnji kritiki in oceni cele vrste drugih udeležencev tega sestanka Udeleženci sestanka so običajno tudi potencialni izvajalci odločitve, ki je na sestanku tudi sprejeta. Od njihovega čustvenega angažiranja in dejstva, da so se resnično opredelili za odločitev, pa je odvisen uspeh pri realizaciji sprejete odločitve. Kvaliteta izvedbe sprejete odločitve je odvisna od: - strokovnih sposobnosti izvajalca, - kvalitete same odločitve, - kvalitete notranje organizacije dela, - motivacije udeležencev. Sestanke naj ne bi sklicevali brez resnične potrebe, ker ta ne pripomore k učinkovitemu uresničevanju ciljev in nalog. Sestanek mora biti kratek in nastopi jedrnati. Velja načelo: »Če svojega mnenja, ocene ali stališča ne morete razložiti v petih minutah, potem verjetno ne veste, kaj v resnici hočete.« 23

23 Možina S. , Tavčar M., Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, Založba obzorja Maribor

1995, str.154



27

3 MODEL ORGANIZIRANJA SESTANKA 3.1 POSTAVITEV TEME IN DNEVNEGA REDA Preden začnemo z organizacijo sestanka, moramo določiti temo srečanja, ter zasnovati okvirni razpored vprašanj, ki jih nameravamo obravnavati na sestanku.24 Dnevni red pripravimo na podlagi problemov, ki jih hočemo rešiti. Točke dnevnega reda morajo poleg navedbe teme navajati tudi poročevalca, ki bo na sestanku podal pojasnilo in nakazal problem, ki ga je potrebno rešiti. Dnevni red mora biti pripravljen tako, da imajo prednost točke, ki so pomembnejše za vodjo in za celotno skupino. Število točk mora biti omejeno, saj naj bi vsak sestanek trajal največ dve do tri ure. Znano je, da koncentracija in interes za ustvarjalno sodelovanje po treh urah občutno padeta. Krajši sestanki so učinkovitejši. Če se zaradi obsežnosti teme ne moremo držati teh omejitev oziroma kriterijev, je nujno, da ima sestanek odmore.25 3.2 PRIPRAVA IN POSREDOVANJE GRADIVA Dobra priprava sestanka je že pol uspeha, vendar ji navadno posvečamo premalo pozornosti. Moramo se zavedati, da je priprava temelj za uspešno in racionalno vodenje. Najbolj skrbno pripravljeni sestanki so tisti, na katerih se sestajajo člani uprave, kjer se ponavadi odločajo o bistvenih zadevah podjetja. Sprejemajo razne pravilnike in načrte, plane, prebirajo poročila ipd., zato morajo udeleženci obvezno pred sestankom prejeti celotno gradivo , ki se bo obravnavalo na sestanku, da se lahko pripravijo na posamezno točko dnevnega reda. Če ste organizator sestanka si je smiselno zastaviti nekaj vprašanj, preden začnete z organizacijo : - Ali je vsebina, ki naj bi jo obravnavali, dovolj pomembna? - Kdaj bo srečanje potekalo in koliko časa naj bi sestanek trajal? - Kakšen naj bi bil slog ali oblika srečanja? - Koliko prostora naj bi zavzemalo? - Kdo je ciljna publika? - Kolikšna so finančna sredstva? - Kakšna naj bo kakovost prostorov, v katerih bo potekalo srečanje? - Kako vzpostaviti stik z udeleženci? - Kdo bo izdelal vabila? - Ali bo potrebno pripraviti tiskano gradivo? - Kakšna avdio vizualna oprema bo potrebna? - Koliko obrokov bo potrebno naročiti in koliko pijače?

24 Damjan J.,. Možina S., Poslovno komuniciranje, Ekonomska Fakulteta, Ljubljana 1993,

str.130

25 Florjančič J., Možina S.; Ustvarjalno komuniciranje in informiranje v organizaciji

združenega dela, Moderna organizacija, Kranj 1990, str.172



28

- Ali bo za udeležbo zaračunana kotizacija?26 Strokovni sestanki so navadno zelo zahtevni in vsebinsko obsežni, zato je zelo praktično, da pripravimo dobro delovno gradivo, s katerim si udeleženci pomagajo še kasneje.27 Pri pripravi strokovnega gradiva je potrebno odgovoriti predvsem na dve vprašanji: Ali je strokovno gradivo iztočnica za sestanek? Če je tako, potem moramo s pripravo gradiva pohiteti, saj ga morajo vsi udeleženci prejeti nekaj dni pred sestankom, da ga lahko v miru preberejo in se na sestanek tudi ustrezno pripravijo. Od udeležencev se pričakuje aktivno sodelovanje prek izražanj svojih mnenj in ne zgolj pasivno poslušanje. Ali naj bi strokovno gradivo zgolj olajšalo spremljanje strokovnega sestanka? Če je tako, potem se bo strokovno gradivo delilo tik pred sestankom. Osnovni namen gradiva je, da lažje osvežiš spomin na vsebino sestanka.

26 Možina S., Tavčar M., Zupan, Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, Univerzitetna

knjižnica Maribor 2004

27 Vodnik za poslovna srečanja 2002



29

3.2.1 Vsebina strokovnega gradiva Strokovno gradivo mora vsebovati naslednje komponente: Naslovnica - oblikovno se pripravi skladno s celotno podobo sestanka. Bistvenega pomena je naslov, ki mu je treba nameniti osrednji prostor. Drugi pomembni elementi naslovnice so še: navedba organizatorja (lahko uporabimo tudi logotip), kraj in datum sestanka. Kolofon - lahko ga postavimo takoj za naslovnico ali pa na koncu strokovnega gradiva. V kolofonu se navede, kdo in kdaj je gradivo izdal, opombe, da je gradivo v takšni obliki, kot ga je oddal avtor, ali kdo ga je lektoriral, uredil, oblikoval, tiskal,…. Kazalo - z njim se prihrani trud in iskanje po gradivu udeležencem poslovnih sestankov. Vsebinski del - ponavadi je to najobsežnejši del, kjer je potrebno biti pozoren na naslove poglavij, med naslove in podnaslove. Že vnaprej se določi sistem velikosti črk, ki se ga je treba držati do konca. Predstavitev - kakovosten vsebinski del je dobra osnova za uspešno predstavitev. Danes si predavatelji pri predstavitvi najraje pomagajo z računalnikom ali grafoskopom. Tako strokovno gradivo dobiva končno podobo. Pri organizaciji poslovnega sestanka se je potrebno zavedati, da bo strokovno gradivo ponujeno širši javnosti, zato ni vseeno, kako je napisano.28

28 Florjančič, Vukovič G.;Kadrovska funkcija - management, Moderna organizacija, Kranj

1999, str.174



30

3.3 POVABILO NA POSLOVNI SESTANEK Za poslovne sestanke se ponavadi uporablja uradno vabilo. To vabilo udeležencem največkrat pošljemo po pošti, faksu ali elektronski pošti. Značilnosti uradnega vabila so: - desnem zgornjem kotu se napiše datum pisanja, - napiše se naslov npr. Vabilo, - z vljudnostnimi besedami (npr. vljudno ste vabljeni) se povabi naslovnika na poslovni sestanek; pri tem se poudari čas, kraj in predvidoma trajanje sestanka, - zapiše ali priloži se dnevni red, - zaključi se z navedbo funkcije pisca vabila in njegovim podpisom. Pri vabilu je prav tako pomemben videz, ki mora ugoditi dvema osnovnima zahtevama: - prejemniku mora vzbuditi pozitiven estetski učinek, - sporočiti mu mora osnovne podatke kot: kdaj, kje in vrsta sestanka. Pri uradnih vabilih pride do izraza celotna podoba nekega podjetja, zato je tudi zelo pomemben videz, zlasti kadar so namenjena potencialnim kupcem ali poslovnim partnerjem.29 3.4 PRIPRAVA PROSTORA IN DRUGIH MATERIALNIH

MOŽNOSTI Primernost prostora ima velik vpliv na potek sestanka in razpravo. Prostor mora biti opremljen tako, da si udeleženci lahko zapisujejo in da imajo možnost razgrniti gradivo. Pri obsežnejšem gradivu je primerno omogočiti tudi uporabo računalnika vsakemu posamezniku. Prostorski ureditvi še vedno posvečamo premalo pozornosti. Prostor naj bi bil takšen, da ustreza številu udeležencev, ne premajhen in ne prevelik. Poleg velikosti prostora moramo posvetiti pozornost tudi primerni toploti v prostoru, osvetlitvi, zračenju, ozvočenju govornika ter zagotoviti čim manjši vpliv zunanjega ropota in ostalih zunanjih vplivov. V ospredju prostora so podij za govornike in morebitni zasloni ali platna za projiciranje vizualnega gradiva. Pri pripravi prostora menim, da je zelo pomembna postavitev sedežev v prostoru. Najpogosteje sedeže razporejamo na pet načinov. Vsak od navedenih načinov oziroma slogov pa je primeren za določeno vrsto sestanka in določeno število udeležencev.30

29 Priloge revije Tajnica, Vodnik za poslovna srečanja, Gospodarski vestnik, Ljubljana 2000,

str.7

30 Priloge revije Tajnica, Vodnik za poslovna srečanja, Gospodarski vestnik, Ljubljana 2002,

str.28



31

3.5 RAZPORED SEDEŽEV NA SESTANKU 3.5.1 Oblika črke U Mize razporedimo v obliki črke U ( podkve). Udeleženci sedijo samo na zunanji strani miz. Ta razporeditev zahteva veliko prostora in ni priporočljiva za veliko število udeležencev. Primerna je za izobraževanje ali srečanja, pri katerih se udeleženci med seboj veliko dogovarjajo in razpravljajo.31 Slika 4: Razpored sedežev na sestanku - Oblika črke U

Vir: Vodnik za poslovna srečanja, 2002

3.5.2 Slog sejne sobe Ob pravokotni ali ovalni mizi razporedimo stole na vseh štirih straneh. Razporeditev je uporabna za srečanja do trideset udeležencev. Takšna razporeditev omogoča živahno razpravo. Pomanjkljivost tega sloga je, da ni mogoče enostavno uporabiti avdiovizualnih pripomočkov, saj gledajo udeleženci v različne smeri.32

Slika 5: Razpored sedežev na sestanku – slog sejne sobe


31 Priloge revije Tajnica, Vodnik za poslovna srečanja, Gospodarski vestnik, Ljubljana 2002




32

3.5.3 Gledališki slog Stole razporedimo v vzporednih vrstah, tako da udeleženci gledajo v isto smer. Ta razporeditev omogoča maksimalno izkoriščenost prostora in jo najpogosteje uporabimo za predstavitve. Pomanjkljivost tega sloga je, da udeleženci nimajo kam postaviti gradiva in si tudi ne morejo zapisovati, ker nimajo miz.33

Slika 6: Razpored sedežev na sestanku – gledališki slog


3.5.4 Kabaretni slog Ob več okroglih mizah sedeže razporedimo samo na eni polovici vsake mize, tako da lahko udeleženci gledajo v isto smer. Če je na vrsti razprava ali je potrebno izdelati pisne izdelke, se udeleženci razporedijo okoli mize. Takšen način je najboljši za več majhnih delovnih skupin.34 Slika 7: Razpored sedežev na sestanku – kabaretni slog






33

3.5.5 Slog učilnice Mize in stole razporedimo v vzporedne vrste tako, da udeleženci gledajo v isto smer. Med vrste postavimo mize, ki omogočajo pisanje zapiskov in razgrnitve gradiv. Razporeditev je primerna za izobraževanje ali sestanke, pri katerih je potrebno zapisovati.35 Slika 8: Razpored sedežev na sestanku – slog učilnice





34

4 POTEK POSLOVNEGA SESTANKA

Slika 9: Potek poslovnega sestanka

Vir: Možina S., Tavčar M; Poslovno komuniciranje, založba Kapital, Maribor 2004



35

4.1 OTVORITEV SESTANKA Vodja poda izhodiščno informacijo o vsebini in razlogih za obravnavanje zadeve ter opredeli način obravnavanja.36 Začetek sestanka naj bo kratek, zelo jasen in pozitivno naravnan. Vodja sestanka naj vse udeležence spomni na cilje, razpoložljivi čas sestanka in opredelitev prispevkov, ki naj jih dajo udeleženci. Vodja naj poudari tudi pomen skupnega dela. Sodelavec sestanka naj pride na sestanek dobro pripravljen, razmišlja naj kot vodja in ravna kot udeleženec. Sodelavec mora že v začetku prevzeti aktivno vlogo in spomniti, da je čas za začetek; predlaga podrobnejša pojasnila o vsebini.37 4.2 TEHNIKE VODENJA SESTANKA Avtokratska tehnika vodenja sestanka ima sledeče karakteristike: o vsem odloča posameznik oziroma ožja skupina ljudi, vodja si prilašča pristojnosti, od katerih ne odstopa, vodja je prepričan, da je najsposobnejši, vodja se ne zanima za mnenja ostalih. Demokratična tehnika vodenja sestanka ima karakteristiko, da vodja nastopa v vlogi enega od udeležencev sestanka. Neurejena (konfuzna) tehnika vodenja sestanka ima sledeče karakteristike: vodja je izrazito nesistematičen, problemi se nikoli ne rešijo do konca, sestanki so zelo dolgi, sklepe vsiljujejo najbolj agresivni udeleženci.38

36 Možina S., Tavčar M.; Poslovno komuniciranje, Kapital 2004

37 Heliodor C.,Koncepti in veščine komuniciranja, Doba, Maribor 2001, str.117

38 Ferjan M., Poslovno komuniciranje, Založba Moderna organizacija Kranj, 1998, str.54



36

4.3 VODENJE, SPODBUJANJE IN USMERJANJE RAZPRAVE Razpravljanje mnogokrat ne steče samo od sebe, začetne pobude ga sprožijo in mu določijo temeljno smer. Razpravljanje pomeni predstavljanje, soočanje in usklajevanje stališč udeležencev.39 Razprava je temelj vsakega dobrega sestanka, saj dobra razprava odpira dostop do novih zamisli in nepričakovanih rešitev. Eden od osnovnih problemov sestanka je tudi točno določanje njegovih ciljev, uspeh pa je odvisen od načina vodenja. Obenem je to ena najtežjih dolžnosti vodje sestankov. Sestanek ostaja učinkovit in uspešen, če se držimo rdeče niti. Vodja mora iskati pravo pot med idejami, ki se pojavljajo med razpravo. Paziti mora tudi, da ne zatre novih idej. Od vsebinsko bogate razprave lahko pričakujemo dobre sklepe in uspešnost sestanka.40 Najmanj težav se bo pojavilo na sestanku in do najboljših rezultatov bomo prišli takrat, kadar si udeleženci delijo odgovornost za njegov rezultat in za akcije, ki jih je potrebno izvesti. Vsak vodja sestanka oz. razprave naj spodbuja udeležence sestankov, naj povedo svoje mnenje, ideje, predloge za rešitev določenih zamisli. Pri podajanju različnih informacij vodja sproti rešuje, česar ne razume, potrjuje, kar mu je jasno, daje dodatne informacije, če je to potrebno, ne sme pa nič zahtevati ali vsiljevati svojih mnenj. Sodelavec naj jasno izraža zamisli, posreduje izkušnje, naj bo domiseln, prosi za odziv in s svojim znanjem spodbuja udeležence. Vprašanja so velikokrat boljša od razlag, predlogov, dokazovanj, navodil itd. Vodja naj se zlasti izogiba zaprtih vprašanj, ki dovoljujejo le omejen odgovor (da/ne ipd.), vprašanj, na katera ni odgovora, ohlapnih, dvoumnih - skratka slabo zastavljenih vprašanj, zasliševanj, saj sestanek ni sodna dvorana. Za razprave je zelo dobro, da vodja v naprej določi zapisnikarja in zapise sproti tudi preverja. Pri usmerjanju razprave ni dobro, da prihaja do napak, kot so: žaljenje udeležencev, prevzemanje vloge vodja razprave, destruktivnost sodelavcev pri vsaki novi ideji, nasprotovanje vodji razprave itd.

39 Možina S., Tavčar M., Poslovno komuniciranje, Kapital 2004

40 Možina S., Tavčar M., Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, založba Maribor 1995, str.

172



37

4.4 VODENJE UDELEŽENCEV SESTANKA Praviloma je delo z ljudmi najtežje. Ta trditev je osnovana predvsem na tem, da pogosto enostransko opazujemo samo napake in pomanjkljivosti drugih, ne pa tudi pozitivnih lastnosti. Ni človeka, ki ne bi imel določenih pomanjkljivosti. Največkrat vidimo negativne lastnosti značaja le pri drugih, medtem ko se svojih napak niti ne zavedamo in jih zelo težko priznamo.41 Uspeh sestanka je najbolj odvisen od načina vodenja razprave, obenem je to tudi ena najtežjih nalog oz. dolžnosti vodje sestanka. Kot sem že večkrat poudarila, je glavna dolžnost vodje sestanka njegova uspešna priprava. Čim več časa porabi za pripravo sestanka, tem večja je verjetnost, da bo sestanek uspešen. Seveda pa tudi najboljša priprava ne bo dala želenih rezultatov, če vodja sestanka ne pozna tehnike vodenja. To pomeni, da mora vodja sestanka poznati problematiko, ki jo zajema tehnika: udeležence sestanka, vodjo sestanka, pripravo sestanka, vodenje sestanka, vrsto vprašanj, pisanje zapisnika, vrsto vodenja zapisnikov. Sestanek načeloma vodi sklicatelj, voditelj ali predsedujoči. Ne glede na to, kakšen je sestanek, je za uspešno vodenje pomembno še naslednje: Voditeljeva avtoriteta mora biti nesporna. Če člani poskušajo njegovo avtoriteto načeti, jim voditelj tega ne sme dovoliti. Voditelj daje »ton« sestanku. Zagotoviti mora sproščeno obnašanje udeležencev. Če se ne poznajo, jih drug drugemu predstavi. Na začetku sestanka voditelj s kratkim govorom povzame namen in potek sestanka, ne glede na to, da so bili vabila in dnevni red poslani vsem. Voditelj mora zagotoviti, da so prispevki udeležencev koristni in nedvoumni ter v zvezi z zadevo, o kateri se razpravlja. Razpravo mora držati v okviru določene teme. Udeleženci bodo izgubili zanimanje, če bo voditelj dovolil, da se govori o irelevantnih argumentih ali izven teme. Izgubljen interes udeležencev pa pomeni neuspešen sestanek. Koristna razprava lahko poteka le v prijetni in sproščeni klimi. Zato mora voditelj skrbeti, da se ne razvijeta slaba volja in nestrpnost. Način, kako bo to naredil, je v

41 Možina S., Florjančič J., Ustvarjalno komuniciranje in informiranje v organizaciji

združenega dela, Moderna organizacija, Kranj 1986, str.168



38

precejšnji meri odvisen od njegovega temperamenta in osebnosti, če pa do nestrpnosti že pride, potem mora biti popolnoma nevtralen. Sestanek mora potekati gladko in mirno ves čas. Od teme do teme. Ne sme biti posvečeno preveč časa enemu vidiku na račun drugega in že obravnavani vidik se ne sme ponovno obravnavati. Ena izmed pomembnih veščin voditelja je ta, da zmore voditi razpravo tekoče, logično in mirno, v času, predvidenem za sestanek. 4.4.1 Obvladovanje težav Običajno se na sestanku pojavijo težave, saj so sestanki namenjeni ravno usklajevanju stališč in s tem premagovanju konfliktov različnih interesov. Tako se na sestankih ne pojavljajo samo razprave, temveč tudi spori. Splošno mnenje je, da se da 70 % sporov rešiti z ustrezno komunikacijo, 20 % s pogajanji 10 % s popuščanjem enega ali s presojo avtoritete.42 4.4.2 Delitev dela in naloge Za sestanek lahko rečemo, da je delo. Za delovno organizacijo pa je to zelo draga, vendar učinkovita oblika dela. Delovanje sestanka vodi vodja, delo opravijo udeleženci, oboje pa podpira poslovni tajnik ali tajnica ali pa nekdo izmed udeležencev. Vsak vodja mora poskrbeti, da predstavi nove udeležence, sporoči, če se je kdo opravičil. Udeležencem na sestanku naj bo vzor lepega vedenja, pozitivne naravnanosti, ustvarjalen, lahko tudi malo zabaven in poskrbi za primeren slog pogajanj. 4.4.2.1 Naloge vodje

Vodja ima naslednje naloge: - postavi jasne cilje, - določa usmeritev in slog delovanja, - zagotavlja, da se udeleženci držijo pravil sestanka, - pazi na časovni potek sestanka, - obvladuje težave udeležencev, - zagotavlja red na sestanku, - skrbi, da imajo udeleženci primerno udobje in možnost za delo.43

42 Možina S., Tavčar M., Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, založba Maribor 1995, str.

178

43 Možina S., Tavčar M., Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, založba Maribor 1995,

str.167



39

4.4.2.2 Naloge udeležencev

Sestanek so udeleženci - tako uspešen je, kot ga napravijo. Prav je, da na sestanku sodelujemo, sicer je bolje, da se ga ne udeležimo. Najpomembnejše naloge udeležencev: - da skrbijo za vsebino sestanka, sodelujejo pri snovanju sestanka in uresničitvi sklepov, vsak udeleženec naj usklajuje svoje interese z interesi ostalih udeležencev, udeleženci naj govorijo le vodji in ne ostalim udeležencem, da se izognejo medsebojnim razpravam, dober udeleženec spoštuje časovni spored sestanka, spoštuje in izvaja naloge vodje sestanka, vsak udeleženec se drži obravnavane teme, saj je uhajanje od glavne teme oziroma s smeri sestanka v najboljšem primeru nedisciplina, dober udeleženec drži samega sebe na vajetih. Vljudnostne napake ali nemoralno vedenje se vselej maščuje tistemu, ki jih zagreši, na sestanek ne sodijo občutljivost, obrekljivost, nestrpnost, bes, prikimavanje, agresivno vedenje, blokiranje, vzkipljivost in še razne druge nečednosti. Na vsakem sestanku je dobro upoštevati moralne norme in etiko lepega vedenja.44


str.169



40

4.5 OBLIKOVANJE SKLEPOV IN PISANJE ZAPISNIKA Nekateri sklepi in predlogi, ki jih skupina posreduje, so si podobni, včasih so tudi vsebinsko enaki, zato jih je treba združevati in jih oblikovati. To nalogo vodja opravi skupaj s sodelavci. Vse predloge je potrebno zapisovati, saj so istočasno že sklepi, katerim dodamo še datum, do kdaj jih je potrebno realizirati, in določimo osebo, ki bo nalogo realizirala. Če hočemo, da so predlogi čimbolj nazorni, jih napišemo na tablo ali pa uporabimo grafoskop. Tabla je priporočljiva pri obravnavanju problemov, katerih narava terja, da so predlogi vidni med potekom razprave. Pri takem načinu dela udeleženci lažje razmišljajo in oblikujejo svoja stališča. Poudariti moram, da mora biti sklep oblikovan tako, da je vsebinsko smiseln. To pomeni, da mora biti tako jasen, da ni treba brati razprave. Iz sklepa mora biti razvidno, kateri organ ga je sprejel, koga zavezuje za izvedbo ter rok, do katerega mora biti naloga opravljena. To je pomembno predvsem takrat, kadar je treba sklep posredovati zunanji javnosti ali pa službi v podjetju, ki je celoten zapisnik ne zanima. Pomembne točke, ki jih mora zajemati vsak zapisnik: kraj, čas in trajanje seje oz. sestanka, število navzočih in poimenska navedba prisotnih, dnevni red, povzetek razprave, pri čemer se na zahtevo udeleženca posebej poudari njegovo stališče, vsebina sklepov, po potrebi potrditev zapisnika prejšnje seje oz. sestanka in stališča udeležencev glede na poročilo o izvajanju sklepov.45 4.5.1 Poznamo več vrst oblik pisanja zapisnika, in sicer: STENOGRAFSKI ZAPISNIK; glavna značilnost takšnega zapisnika je v dobesednem prenosu razprave na zapis, SMISELNO ZAPISOVANJE VSEBINE; to je skrajšana oblika stenografskega zapisa, katerega značilnost smiselnega zapisovanja je v tem, da je vsebina smiselno zajeta v krajši obliki, OŽJI ZAPISNIK; ta se največkrat uporablja v praksi. Oblikujemo vsebino glede na stališča vsebin kot celote, ZAPISNIK V OBLIKI SKLEPOV, ki je najpreglednejši. Iz njega je razvidno, katera stališča oziroma sklepe je sprejela skupina na sestanku. Sklepi morajo biti jasno zapisani in točno oblikovani.

45 Florjančič F., Vukovič G.; Kadrovska funkcija Manegement, Moderna organizacija,

Kranj 1999, str.187



41

Na koncu morata zapisnik podpisati zapisnikar in vodja sestanka. Tako oba odgovarjata za verodostojnost podatkov oz. pravilnost oblikovanja sklepov in dolžnosti, ki iz sklepov izhajajo. Če realizacija sklepov ni bila mogoča, je dolžnost vodje sestanka, da na prvem prihodnjem sestanku pove vzroke, ki so vplivali na to. Tako dobijo udeleženci sestankov povratno informacijo, ki je lahko tudi podlaga za nadaljnje delo.46

46 Florjančič F., Vukovič G.; Kadrovska funkcija Manegement, Moderna

organizacija, Kranj 1999, str.188



42

4.6 ZAKLJUČEK SESTANKA Vsak poslovni sestanek se konča z zaključkom. Kdaj je pravi čas za zaključek, je odvisno od poteka sestanka. Splošno pravilo je, da kaže sestanek zaključiti, kadar to najbolj ustreza vsem udeležencem. To je mogoče ugotoviti bodisi iz verbalnih ali neverbalnih znakov. Eden od udeležencev lahko z besedami ugotovi, da je dogovorjena vsebina izčrpana, sporazum dosežen in podobno, zato predlaga zaključek. Navadno je to tisti, ki je sestanek predlagal, ni pa nujno. Udeleženci iz neverbalnega vedenja drugega ali drugih udeležencev lahko sklepajo, da je potek sestanka dozorel za zaključek (nekdo zapre beležnico, pospravi papirje, pogleduje na uro itd.). V vsak zaključek sodi tudi povzetek dogovorjenega v obliki sklepov. Če povem na kratko: Prezgoden zaključek onemogoči dokončno razčiščevanje in oblikovanje stališč ter sproži pri sogovorniku zamero. Prepozen zaključek povzroča nejevoljo in sum, da skušamo na vso silo doseči svoje cilje, pa čeprav z utrujanjem sogovornika. Pravi trenutek kaže obnašanje sogovornika: če daje vedeti, da je zadovoljen in da se strinja s pričakovanimi cilji, je pravi čas za zaključek, če pa nemirno lista po papirjih, sprašuje, čas še ni primeren oz. dozorel za zaključek. Konec sestanka v duhu soglasja udeležencev o odločitvah in dejavnostih lahko pomeni uspešen sestanek in s tem ovrednoti srečanje. Udeleženci morajo sklepe sprejeti za svoje, to pa zahteva od vodje, da vsakemu udeležencu prizna njegov prispevek, da zna prispevke primerno povzeti, povezati in hkrati pokazati pot do izvajanja.47

47 Heliodor C.Koncepti in veščine komuniciranja, Doba, Maribor 2001, str.120



43

4.7 ANALIZA SESTANKA 4.7.1 Presojanje uspešnosti sestanka Presojanje oziroma ocenjevanje sestanka je pogoj v vsakem podjetju, saj lahko s takšnim načinom izboljšamo sestanke. Presojo lahko opravi vodja sam zase, ocenjujejo se lahko udeleženci sami ali pa jih ocenjuje nevtralni opazovalec. Najboljši pokazatelj pomanjkljivosti pri izvedbi sestankov je vprašalnik ali analiza uspešnosti. Pri tej analizi vidimo vzroke, zakaj sestanek ni dosegel želenega cilja. Analiza nam tudi pokaže smernice, kako vnaprej uspešno voditi sestanke, kje so pomanjkljivosti, na kaj moramo biti pozorni pri vodenju prihodnjih sestankov. Analiza uspešnosti vodenja sestanka zajema predvsem vprašanje, kot so: Ali je bil sestanek potreben? Ali sem točke dnevnega reda primerno izbral? Ali sem dobro opredelil temo? Ali je bil dober stik s temo? Ali je bila skupina zelo zainteresirana? Ali je bila priprava na sestanek dobra? Ali sem dal dovolj obširna uvodna pojasnila? Ali je bil skupini dovolj jasen namen sestanka? Ali so bile materialne možnosti zadovoljive? Ali sem dovolj upošteval udeležence? Ali sem dovolj upošteval predloge? Ali sem dovolj spodbujal skupino? Ali je potekal sestanek sistematično? Ali sem dovolj uporabljal razna vprašanja? Ali sem pravilno oblikoval sklepe?48 Dobro je, da analizo opravijo tudi udeleženci sestanka, saj opazijo in občutijo tisto kar vodja spregleda. Dober je neformalni razgovor z udeleženci po sestanku ali naslednji dan z vsemi ali nekaterimi udeleženci. Udeleženci razkrijejo številne pomanjkljivosti in možne izboljšave, seveda pa je tudi njihova ocena subjektivna. Najboljše je, da ocenjevanje uspešnosti sestanka opravi nepristranski opazovalec. Ta je lahko najbolj objektiven in koristen. Seveda pa je tak opazovalec za udeležence vselej tujec in jih moti, ne morejo se obnašati sproščeno, zato se takšnega načina presojanja le redko poslužujemo.49

48 Možina S., Florjančič J.; Ustvarjalno komuniciranje in informiranje v organizaciji

združenega dela, Moderna organizacija Kranj 1986, str.185


str.183



44

5 ANALIZA SESTANKOV V PODJETJU ESOTECH d.d in RTC KRVAVEC d.d. 5.1 NAMEN IN IZVEDBA RAZISKAVE V raziskovalnem delu naloge želim ugotoviti mnenja o stanju na področju poslovnih sestankov in iz njih poskušala izluščiti zaključke, ki bi pripomogli k izboljšanju učinkovitosti. Cilj ankete je bil proučiti stališča udeležencev in vodij sestankov v zvezi z vodenjem in pripravljenostjo. Vzorec je bil naključno izbran pri delavcih, ki so bili pripravljeni obravnavati anketo in v njej sodelovati. Anketo sem izvajala v obeh podjetjih hkrati in sicer v mesecu novembru in decembru. V podjetju RTC Krvavec sem sodelavcem anketo izročala osebno naključnim delavcem, ki so prišli v pisarno. V podjetju Esotech pa sem anketo dala v pisarno, kjer se razvršča pošta in vnašajo ure, in so potem naključni delavci, ki so prišli v pisarno rešili še mojo anketo, katero jim je delavka v pisarni priporočila. V podjetju Esotech je zaposlenih 170 delavcev in jaz sem jih anketirala 45, kar je 26 odstotkov zaposlenih. V podjetju RTC Krvavec pa je redno zaposlenih 36 delavcev in sezonsko zaposlenih 30 delavcev, torej 66 zaposlenih od tega sem jih anketirala 40, kar je 60 odstotkov zaposlenih v zimski sezoni. Pri sami raziskavi sem se opredelila na posamezne hipoteze, ki se nanašajo na obravnavani podjetji in sicer: V obeh podjetjih več kot polovica sestankov traja predolgo. Gradivo za sestanek je neustrezno temi sestanka. Vabljeni na sestanek niso pravočasno obveščeni o sestanku. Velikokrat se vabljeni na sestanek vabilu ne odzovejo in se sestanka ne udeležijo, ker so preobremenjeni z delom. Udeleženci se na sestankih ne oglašajo, ker jih sodelavci ne podpirajo. Sklepe , ki so sprejeti na sestankih, ljudje ne zagovarjajo pred sodelavci, ker so objavljeni v glasilu. Sestanki so v podjetju večkrat tedensko. Prostor in oprema nista primerna za izvedbo sestanka. Sprejeti sklepi na sestankih se ne izvedejo. Čas na sestankih se izgublja pri pripravi sestanka.



45

5.2 METODOLOGIJA RAZISKAVE Med metodami za zbiranje podatkov za analizo sem izbrala anketo. Pred sestavljanjem vprašalnika sem preučila literaturo s področja komuniciranja. Izbrano literaturo sem uporabila v teoretičnem delu specialističnega dela. Da bi anketiranje potekalo čim hitreje in da bi bila vprašanja razumljiva, sem pri oblikovanju vprašalnika sledila naslednjim zahtevam: -ustrezen obseg vprašalnika;vprašalnik ne sme biti predolg, kajti vemo da imajo zaposleni veliko dela in jih dolga anketa odvrne od sodelovanja, ker bi jim to vzelo preveč časa. -jasnost vprašanj; skušala sem sestaviti takšna vprašanja, ki bi bila lahko razumljiva in nikakor dvoumna. Najlažji način za pravilnost odgovorov je , da na anketi uporabiš zaprti tip vprašanj, kajti ima anketiranec že ponujen odgovor. Zaprti tip vprašanj na anketi pa je tudi lažji pri obdelavi raziskave. Vzorec je bil naključno izbran med delavci. Sodelovalo je 85 anketirancev. Med njimi jih je 40 zaposlenih v podjetju RTC Krvavec d.d., ostalih 45 anketirancev je zaposlenih v podjetju Esotech d.d..V anketi je sodelovalo 39 odstotkov žensk in 61 odstotkov moških.



46

5.3 KRATKA PREDSTAVITEV PODJETIJ Trenutno sem zaposlena v podjetju RTC Krvavec d.d, kjer opravljam delo v informacijski pisarni. Vsakodnevno se srečujemo s problemi in iz tega sledi, da je treba nekatere probleme rešiti na sestankih oziroma kolegijih. Raziskavo za svojo specialistično nalogo sem opravljala v podjetju RTC Krvavec d.d., kjer mi je delo poznano in v podjetju Esotech d.d iz Velenje, kjer so mi dovolili, da opravljam anketo za raziskavo. V obeh podjetjih se srečujejo z sestanki in sicer večkrat tedensko. Na kratko bom predstavila oba podjetja. 5.3.1 RTC Krvavec d.d. Rekreacijsko turistični center Krvavec, ki se nahaja v občini Cerklje na Gorenjskem, je od glavnega mesta, Ljubljane, oddaljen le 25 km, od Kranja 17 km in od Bleda le 35 km. Skiing in Ljubljana, Skiing in Kranj ter Skiing in Bled so produkti, ki ponujajo razgibane počitnice v Sloveniji, s smučanjem na Krvavcu in nastanitvijo v Ljubljani, Kranju ali Bledu. Krvavec je najbližje smučišče mednarodnemu letališču (Brnik, 8 km) v Evropi. Krvavec nudi 26 km odlično urejenih smučarskih prog, na nadmorski višina od 1450m – 1971m. Ta nadmorska višina omogoča čudovite pogoje za smučanje na naravnem in kompaktnem snegu. Smučarska sezona se zaradi ugodne lege ponavadi začne že konec meseca novembra in ponavadi traja več kot 150 dni, vse tja do prvih dni meseca maja. Proge so razgibane in primerne za smučarje rekreativce in tekmovalce.

Krvavec je bil pred začetkom razvoja žičničarstva in smučišč visokogorska planina, katera je služila v poletnih mesecih paši živine. To so omogočale naravne »luže«, v katerih se je zadrževala voda: to je bila voda za napajanje živine – te luže so vidne še danes, ena najlepših je prav gotovo na planini jezerca.

Slika 11: Planina Jezerca

Vir: RTC Krvavec

Krvavška koča: na tem mestu danes stoji Dom na Krvavcu. Plečnikova kapelica že stoji, o žičnicah še ni ne duha ne sluha.

Slika12: Krvavška koča

Vir: RTC Krvavec



47

2. Leto 1958 - začetek Leta 1958 je začela obratovati prva dostopna dvosedežnica iz doline do Gospince – brez jasne predstave, kaj naj smučarji počno na Krvavcu, saj na planini ni bilo žičnic. Gradnjo te žičnice je financiralo avtobusno podjetje SAP iz Ljubljane. Leto 1960: smučarji so dobili svojo prvo smučarsko vlečnico. Ta improvizirana naprava iz Gospince do doma na Krvavcu, ki je bila predelana tovorna žičnica, je služila za izgradnjo TV stolpa in Doma na Krvavcu. Kapaciteta naprave je bila vsega 120 smučarjev na uro. Naslednji mejnik predstavlja leto 1966: tega leta je bila postavljena enosedežnica, ki je bila tedaj prva prava smučarska naprava na Krvavcu. Istega leta je bila postavljena tudi vlečnica iz Tihe doline na Njivice. Tretja žičnica na Krvavcu je bila postavljena leta 1970: to je dvosedežnica Tiha dolina, ki je smučarje pripeljala iz Gospince do tedanje brunarice v Tihi dolini. Že leta 1968 je na Krvavec zapeljal prvi teptalni stroj: to je pomenilo začetek strojnega teptanja prog. Spodnja postaja prve dostopne žičnice na Krvavec v Zanjivcu. Prva dostopna žičnice na Krvavec je bila dvosedežnica z vzdolžno postavljenimi sedeži, nekaj pa je bilo tudi kabin. V prvih razvojnih časih so Krvavec obiskovali najvišji voditelji – Krvavec je obiskal tudi Tito. Prvi teptalni stroj na Krvavcu. 3. Leto 1973 – »velika pomlad« na Krvavcu Leto 1973 predstavlja za Krvavec mejnik v njegovem razvoju: ustanovljen je bil konzorcij, ki je zbral za takratne čase lepe denarje: 40 miljonov dinarjev, še dvakrat več pa je na ta zbrani denar dobil posojil. Dogodki so se zavrteli z neverjetno naglico: Še istega leta je smučarje na Krvavec zapeljala nova dostopna žičnica s kapaciteto 900 oseb na uro. Še isto zimo je januarja 1974 začela obratovati dvosedežnica Vrh Krvavca Nadaljevalo se je z gradnjo : še tri vlečnice, gradnja infrastrukture ( vodovod, cesta do Gospince, nova transformatorska postaja ) Začeli so se nakupi teptalnih strojev. V območju spodnje postaje kabinske žičnice so uredili parkirni prostor za 1000 osebnih avtomobilov. leta 1978 je bila postavljena dvosedežnica Kriška planina in vlečnici na Kržišče: to je pomenilo pridobitev novih smučarskih površin in hkrati osnovo za turistični razvoj Kriške planine.



48

Zgornja postaja krožno-kabinske žičnice Poma. Tiha dolina: iz Tihe doline sta na Njivice peljali 2 vlečnici, Tiha dolina je postala zelo obiskana točka za počitek med smučanjem. Kriška planina in smučišče Kržišče iz zraka. 4. Osemdeseta leta Žičniške naprave, katere so bile zgrajene na začetku, so se že postarale. Najprej je bila izvedena rekonstrukcija enosedežnice: bila je obnovljena v taki meri, da se je kapaciteta povečala na 900 smučarjev na uro, kar pomeni enako zmogljivost kot dvosedežnica vrh Krvavca ! Razvoj Krvavca v osemdesetih letih se je v primerjavi s sedemdesetimi upočasnil: leta 1982 je bila zgrajena dvosedežnica Zvoh, ki je krvavška smučišča približala nadmorski višini skoraj 2000 metrov. Krvavec je s tem postal za Kaninom drugo najvišje ležeče smučišče v Sloveniji. Potem pa so smučarji čakali do leta 1989: tega leta je bila postavljena 1. faza dvojne dvosedežnice Njivice, ki je zamenjala močno dotrajano vlečnico. Druga faza te naprave je bila dograjena leta 1992. Konec osemdesetih in začetek devedesetih pa je slovensko smučanje močno udaril pojav: zelene zime ! Dvosedežnica Zvoh: - Dvojna dvosedežnica Njivice in smučišče Njivice – pogled iz zraka. 5. Devetdeseta leta in prehod v novo tisočletje Razvoj smučarskega turizma devetdesetih let je zaznamovalo zasneževanje smučarskih prog s tehničnim snegom: smučarski centri so si začeli med seboj konkurirati z dejstvom: ali boš imel sneg ( tehničnega, seveda – če ne bo naravnega ) ali pa te ne bo več. Suhih zim si center danes niti ne more niti ne sme privoščiti. Krvavec je bil prvi v Sloveniji, kateri je uspešno zagnal sistem izdelave kompaktnega snega z namenom zagotavljanja urejenih smučarskih prog : to se je zgodilo v sezoni 1996/1997. Od tedaj kljub skopim padavinam na Krvavcu ni bilo več zelene zime. Sistem dodatnega zasneževanja se je gradil postopoma, svojo popolno operativnost pa je dosegel leta 1999, ko je na Zvoh pritekla voda iz reke Kokre: takrat sta bili dokončani črpališči v Kokri in na Gospincu ter tlačni cevovod Kokra – Gospinca. Devetdeseta leta so bila zaznamovana še z nečem: Kabinska žičnica iz leta 1973 se je postarala, postala je ozko grlo. Dolge čakalne vrste zjutraj v dolini in popoldne na Gospincu so začele odvračati goste, ki so začeli obiskovati smučišča s sodobnejšimi napravami, nemalokrat tudi v tujini. Zato se je novo vodstvo ( dolgoletni direktor g. Kreačič je po 40 letih graditve Krvavca odšel v zaslužen pokoj ) odločilo zamenjati dostopno krožno-kabinsko žičnico. Leta 1999 so se smučarji prvič popeljali na Krvavec z novo žičnico s šest sedežnimi kabinami z zmogljivostjo 2000 oseb na uro ter zavijugali po »Kokri v prahu« - ta izraz se nemalokrat uporablja za kompaktni sneg, ki ga snežni topovi izdelajo iz vode, ki se na Krvavec črpa iz reke Kokre.50

50 http://www.rtc-krvavec.si/sl/pot-zgodovine/zgodovina-in-razvoj



49

5.3.2 Esotech d.d. Esotech je podjetje z dolgoletno tradicijo, ki se je v zadnjih desetih letih usmerilo v obvladovanje visokih tehnologij na področje energetike in ekologije. Kot vodilno podjetje v slovenskem ekološkem grozdu imajo vire znanj pri 2000 strokovnjakih na področju okoljskih tehnologij iz univerz, institutov in podjetij, kar jim omogoča globalno povezovanje in zagotavljanje najboljših dosegljivih tehnologij. Poleg Slovenije so aktivni na trgih Jugovzhodne Evrope in Kitajske. Njihovo poslanstvo je »ustvarjamo boljši svet«, za vse nas. Z obvladovanjem najsodobnejših rešitev, internacionalizacijo in strokovnim delovanjem na lokalni ravni omogočajo našim kupcem izboljšanje delovanja njihovih procesov in istočasno minimalen vpliv na okolje. Njihov glavni vir so ljudje in s tem postavljajo človeka v središče poslovnega procesa. Njihov način poslovanja je zasnovan na skupnih vrednotah in usmerjen k učinkovitosti dela posameznika in skupine.51 1952 Nastanek podjetja Elektrostrojna Oprema. 1989 - 1952 Razvoj in proizvodnja rudarske in transportne opreme. 1990 Organizacijske spremembe. 1991 Osamosvojitev Slovenije in začetek tranzicije v podjetju. 1995 Prvi izvajalci projektov v energetiki na domačem trgu. Statusno, lastninsko in programsko prestrukturiranje. 1996 Sprememba imena in pravne oblike v Esotech d.d.. ISO 9001. 2000 Evropski varilni certifikat. Registracija raziskovalne skupine pri Ministrstvu za znanost in tehnologijo. Otvoritev Centra za razvoj in Učno prezentacijskega centra Esotech 2000. Odkup lastniškega deleža od državnih skladov. Prvi skupni projekt z Institutom Jožef Stefan na področju ekologije. 2001 Pogodba o dolgoročnem sodelovanju s Kemijskim inštitutom.

51 www.esotech.si



50

2002 Projekt 20 ključev. Izdaja knjige Ljudje in Esotech. Praznovanje 50-letnice poslovanja ISO 14 000. 2003 Ustanovitev gospodarskega združenja "Slovenski ekološki grozd". Zlato priznanje za inovacijo termične izrabe odpadkov. 2004 Ustanovitev hčerinskega podjetja na Kitajskem. Promocija referenčnih tehnologij na ciljnih trgih. 2005 Dogodki: Obisk Ministra za okolje, Ministra za finance, Ministra za zunanje zadeve v družbi. Organizacija mednarodne konference Ekonomija in okolje z udeleženci iz Azije. Organizacija konference Tehnološke platforme za vode v Belih vodah. Pridobitev certifikat OHSAS 18001. Projekti: Projekti na področju hidroenergetike Vuhred in Ožbalt na Dravi, Boštanj na Savi. Toplarna Maribor prva kogeneracija. Acroni - zaprti tokokrog voda. Tuzla - projektiranje postrojenja za obvladovanje žlindre in pepela - idejni projekt. 2006 Dogodki: Priznanje RS edinemu finalistu za poslovno odličnost v zasebnem sektorju. Zofija Mazej Kukovič - Delova osebnost leta na področju gospodarstva. Slovenski ekološki dan v Beogradu. Gradnja kulture mednarodnega trženja. Mednarodna konferenca TP za vode. Odprtje Esotech Solutions v Beogradu. Projekti Rekonstrukcija na RDP naprave v Mežici. Izgradnja parnega kotla v Toplarni Šiška. Industrijska čistilna naprava Javor Pivka. Elektro tehnološke instalacije Gorenje Valjevo. Acroni - največja čistilna naprava Blooming in Scteckel v Sloveniji.52

52 http://www.esotech.si/index.php?option=com_content&task=view&id=21&Itemid=22



51

5.4 REZULTATI IN INTERPRETACIJA ANKETE Izobrazba naj bi bila zelo pomembna pri vodenju in zato si v grafikonu poglejmo kakšno izobrazbo so dosegli anketiranci. Dosežena stopnja izobrazbe kaže, da je v anketi sodelovalo 42 % anketirancev z višješolsko izobrazbo, 19% z visokošolsko izobrazbo, 14 % z srednjo šolo in prav tako 14 % z univerzitetno izobrazbo, preostalih 11 % pa so anketiranci z drugo izobrazbo. Zanimivo je predvsem to, da nihče od anketirancev ni imel končanega doktorata. Tukaj se pokaže predvsem to, da so to starejši kader, ki so si svoj položaj pridobili z izkušnjami, kar pa je seveda škoda za mlad kader, ki ima visoko izobrazbo in nima priložnosti, da bi se praktično usposobil in pokazal svoje znanje. Graf 1: Stopnja izobrazbe

1% 2%

14%

42%

19%14%

2%1%0%

4%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

OD

ST

OT

EK

1

STOPNJA IZOBRAZBE

STOPNJA IZOBRAZBE

OSNOVNA ŠOLA POKLICNA ŠOLASREDNJA ŠOLA VIŠJA ŠOLAVISOKOSTROKOVNA IZOBRAZBA UNIVERZITETNA IZOBRAZBASPECIALIZACIJA MAGISTERIJDOKTORAT MBA ŠTUDIJ



52

Iz spodnjega grafa je razvidno da sestanki potekajo večinoma enkrat tedensko kajti je kar 71% vprašanih odgovorilo da so na sestanku udeleženi enkrat tedensko, kar 15% vprašanih je odgovorilo, da so na sestankih prisotni večkrat tedensko, med tem ko je nekaj ljudi, ki se sestankov udeležijo enkrat na štirinajst dni in samo dva odstotka je takšnih, ki gredo na sestanek enkrat na mesec. Iz tega je razvidno, da ljudje veliko sestankujejo in rešujejo probleme. Graf 2: Udeležba na sestankih

UDELEŽBA NA SESTANKIH

15%

71%

12%2%

VEČKRAT TEDENSKODO ENKRAT TEDENSKODO ENKRAT NA 14 DNIDO ENKRAT NA MESEC

Če so ljudje zaposleni v vodstvu ali njihovi upravi so velikokrat prisotni na sestankih, čeprav jim to ni ravno po godu. Zanimalo me je, če se radi udeležijo sestanka. Kot lahko vidimo na grafu spodaj, da se ljudje pravzaprav neradi udeležujejo sestankov, kar odgovarja 35% vprašanih, oziroma sestanka se radi udeležijo takrat ko zadeva njih same in njihovo delo. Samo 14% vprašanih se radi udeleži sestanka, ker želijo rešiti nesoglasja v podjetju in najti pravo poslovno rešitev. Graf 3: Ali ste radi navzoči na sestankih

ALI STE RADI NA SESTANKIH

14%

35%

51%

DANEVČASIH

Ker imajo vodilni delavci veliko obveznosti in si ne morejo vsega zapomniti za nekaj tednov naprej, sem jih spraševala za obveščenost o sestanku. Da si lahko delovni čas porazdeliš je zelo pomembno kdaj si obveščen o sestanku. Izjemoma se zgodi , da je



53

potrebno sklicati izredni sestanek in seveda potem ne moremo biti obveščeni prej kot tisti dan oziroma uro. Drugače pa lahko iz grafa 5 vidimo, da je večina ljudi seznanjenih o sestanku, do tri dni pred sestankom. Graf 4: Obveščenost o sestanku

OBVEŠČENOST O SESTANKU

75%

16%

9%

DO 3 DNI PRED SESTANKOM

4 DO 7 DNI PRED SESTANKOM

VEČ KOT 7 DNI PRED SESTANKOM



54

Če je gradivo iztočnica za sestanek, bi ga morali prejeti nekaj dni pred sestankom. Ker sem anketirane spraševala prav po tem gradivu ( ki jim je iztočnica za sestanke) sem dobila naslednje rezultate: Pravočasno prejme gradivo za sestanek samo 27 % vprašanih, kar 16 % vprašanih pa gradiva ne prejme pravočasno, kar posledično pomeni, da na sestanek niso ustrezno pripravljeni. Graf 5: Pravočasnost gradiva

PRAVOČASNOST GRADIVA

27%

16%

57% DA

NE

VČASIH

Graf 6: Ustreznost gradiva

USTREZNOST GRADIVA

13%

35%

52%

DA

NE

VČASIH

Če smo povabljeni na sestanek in dobimo v roke gradivo, ki naj bi bilo pomembno na sestanku, potem ga preberemo in preučimo. S tem ko gradivo pregledujemo in preučujemo ugotovimo, če je ustrezno temi, ki se bo obravnavala na sestanku. Iz grafa 6 lahko razberemo, da je kar 35 % vprašanih mnenja, da gradivo, ki ga prejmejo za sestanek ne ustreza temi sestanka,kar posledično pomeni, da so ljudje na sestanek neustrezno pripravljeni. Komaj 13 %ljudi meni, da je gradivo vsebinsko ustrezno za sestanek in 52 % meni, da včasih gradivo ustreza temi sestanka.



55

Če sestanki trajajo predolgo ljudje niso več skoncentrirani in je čas , ki ga porabimo za nadaljnji sestanek nepravilno izkoriščen. Zanimalo me je koliko časa traja sestanek v njihovih podjetjih. Dobila sem zanimive rezultate vprašanja. V teh dveh podjetjih, kjer sem izvajala anketo nimajo nobenega sestanka daljšega od štirih ur, pri njih traja sestanek 32 % do dveh ur in kar 68 odstotkov več kot dve ure, kar pomeni da so sestanki predolgi in je koncentracija prisotnih na sestanku že padla na nižji nivo. Graf 7: Čas trajanja sestanka

ČAS TRAJANJA SESTANKOV

32%

68%

0%

DO 2 URIOD 2 DO 4 UREVEČ KOT 4 URE

Vsi vemo, da se včasih namerno ne odzovemo vabilu na sestanek. In kakšen delež vprašanih se odzove vabilu na sestanek v podjetjih, ki sem jih uporabila za anketo. Graf 8: Udeležba vabljenih

UDELEŽBA VABLJENIH

0%

6%

7%

58%

24%

5%

OD 10% DO 40%

OD 50% DO 60%

OD 60% DO 70%

OD 70% DO 80%

OD 80% DO 90%

OD 90% DO 100%

Iz grafa 8 razberemo da je kar 58 % vprašanih odgovorilo z odgovorom »od 80 do 90%«. 24 % je odgovorilo da se sestanka udeleži »od 50 do 60 % ». Ostalih osemnajst odstotkov mnenj se porazdeli. Rezultat tega vprašanja je, da se večina ljudi sestankov udeležuje.



56

Vzrok neudeležbe na sestankih ponazarjajo grafi 9, 10 in 11 . Ker sem pri tem vprašanju uporabila stopnjo ocene od 1 do 5, kar je pomenilo 1 najmanj in 5 največjo vrednost odgovora. Iz grafa 9 je razvidno, da so ljudje zainteresirani za sestanek, kajti kar 72% vprašanih je odgovorilo z najmanjšo vrednostjo odgovora. Graf 10 pa ponazarja poglavitni vzrok zakaj se ljudje ne udeležijo sestankov in sicer zaradi preobremenjenosti z delom. Graf 9,10,11 Vzrok neudeležbe - vrednost ocene (1 pomeni najmanjšo vrednost, torej najslabši možni odgovor, 5 pomeni največjo vrednost odgovora, torej najboljši možni odgovor) Graf 9 Vzrok neudeležbe: Nezainteresiranost

72%

13% 11%5%

0%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

ODSTOTEK

OCENA 1 OCENA 2 OCENA 3 OCENA 4 OCENA 5

VREDNOST OCENE ODGOVORA

NEZAINTERESIRANOST

Graf 10 Vzrok neudeležbe : Preobremenjenost z delom

0% 0% 0%7%

78%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%

ODSTOTEK

1 2 3 4 5


PREOBREMENJENOST Z DELOM



57

Nepravočasna obveščenost včasih vpliva, da se ljudje ne udeležijo sestanka, ampak iz grafa 11 je razvidno, da vprašani niso tega mnenja, kajti je 77% odgovorilo z majhno vrednostjo odgovora, kar pomeni, da so pravočasno obveščeni o sestankih, kar lahko vidimo tudi v grafu 4, kjer je 75% vprašanih dejalo da so o sestanku obveščeni do tri dni pred sestankom. Graf 11 Vzrok neudeležbe: Nepravočasna obveščenost

29%

48%

13%2%

7%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

ODSTOTEK

OCENA 1 OCENA 2 OCENA 3 OCENA 4 OCENA 5


NEPRAVOČASNA OBVEŠČENOST



58

Kakšen je bil zadnji sestanek vprašanih lahko razberete v tabeli 1. V tabeli sem si pomagala z vrednostno oceno in sicer je 1 pomenila najmanjšo vrednost odgovora in 5 največjo vrednost odgovora.Prikazano je, da se sestanek ni začel točno, kajti je dobil največ negativnih odgovorov, kar 58 vprašanih od 85 anketiranih je odgovorilo z oceno 1, ki pomeni najmanjšo vrednost odgovora. Iz tabele 1 je razvidno tudi,da se na zadnjem sestanku ni preverjalo realizacije sklepov prejšnjega sestanka in da se udeleženci niso držali dnevnega reda. Kot je bilo pričakovano je tudi tukaj največ vprašanih odgovorilo z srednjo vrednostjo odgovora, ker tako se izognejo dejanskemu odgovoru. Tukaj lahko ugotovimo, da je bil vodja dokaj dobro pripravljen na sestanek in da so se sklepi na zadnjem sestanku sprejemali, ter da je bilo gradivo ustrezno temi, ki so jo obravnavali za sestanku, tudi sprejemanje sklepov ni bilo problematično na zadnjem sestanku. Prostor v katerem je potekal zadnji sestanek, po mnenju anketirancev ni bil ravno primeren za sestanek. Tabela 1: Elementi zadnjega sestanka

VREDNOST OCENE (1 pomeni najmanjšo vrednost, torej najslabši možni odgovor, 5 pomeni največjo vrednost odgovora, torej najboljši možni odgovor)

ELEMENT ŠTEVILO ODGOVOROV

1 2 3 4 5

PRIPRAVA VODJE SESTANKA 0 0 54 21 10

USTREZNOST GRADIVA 0 0 38 41 6

PRIMERNOST PROSTORA 26 16 29 14 0

TOČNOST ZAČETKA 58 13 4 7 3

NAČIN VODENJA 7 30 15 16 17 UPOŠTEVANJE DNEVNEGA REDA 3 33 11 26 12

KONSTRUKTIVNOST RAZPRAV 12 14 34 20 5

NAČIN OBLIKOVANJA SKLEPOV 12 16 18 17 22

SPREJEMANJE SKLEPOV 0 23 54 6 2

PISANJE ZAPISNIKA 0 18 32 27 8 PREVERJANJE REALIZACIJE SKLEPOV 24 33 7 17 4

JASNOST CILJA SESTANKA 6 26 34 18 1



59

Komunikacija je pomembna za dobro sodelovanje in seveda nadaljnje za reševanje problemov. In kakšno je bilo komunikacijsko udobje na zadnjem sestanku? Kot je razvidno iz grafa 12 je bila komunikacija na zadnjem sestanku zelo dobra, kajti vprašani so imeli možnost, da so posredovali svoje predloge, imeli so možnost govoriti iskreno, tudi kraj jim je ustrezal in tudi njihovim menjam so prisluhnili, edino čas jim ni ustrezal, kar ponazarja tudi tabela 2. Graf 12: Komunikacija na zadnjem sestanku

KOMUNIKACIJA NA ZADNJEM SESTANKU

0 20 40 60 80

DA

DELNO

NE

NE VEM

VRSTA ODGOVORA

ŠTEVILO ODGOVOROV

MOJIM MNENJAM SOPRISLUHNILI

IMEL SEM MOŽNOSTGOVORITI ISKRENO

KRAJ MI JE USTREZAL

IMEL SEM MOŽNOSTPOSREDOVATIPREDLOGEČAS MI JE USTREZAL

Tabela 2: Komunikacija na zadnjem sestanku

DEJAVNIK ŠTEVILO ODGOVOROV GLEDE NA VRSTO ODGOVORA

DA DELNO NE NE VEM

ČAS MI JE USTREZAL 6 56 15 8

IMEL SEM MOŽNOST POSREDOVATI PREDLOGE 70 11 4 0

KRAJ MI JE USTREZAL 37 30 18 0

IMEL SEM MOŽNOST GOVORITI ISKRENO 63 12 10 0

MOJIM MNENJAM SO PRISLUHNILI 57 20 8 0



60

Če se na sestankih ne oglašaš potem ne moreš komentirati svojih predlogov in mnenj, ki jih imaš in zato sem anketirance spraševala, če se kdaj oglasijo na sestanku in če se ne zakaj tega ne počnejo. Na sestanku se 74 % vprašanih redno oglaša in podaja svoja menja in predloge, 12 % se jih oglasi včasih in 14 % nikoli. Graf 13: Oglašanje na sestankih

OGLAŠANJE NA SESTANKIH

74%

14%

12%

DA

NE

VČASIH

Graf 14: Zakaj se ljudje ne oglašajo na sestankih

VZROKI NEOGLAŠANJA NA SESTANKIH

0 2 4 6 8 10

SE NE ŽELITEIZPOSTAVITI

VČASIH PREDLOGOV NEUPOŠTEVAJO

NISTE DOVOLJSEZNANJENI Z TEMO

VZROK

ŠTEVILO ODGOVOROV

NE

VČASIH

DA

Na grafu 13, je razvidno, da se 14 % vprašanih nikoli ne oglaša na sestanku. Teh 14 % se na sestankih ne oglaša zaradi tega, ker ne bi bili seznanjeni o temi, ampak zaradi tega, ker predlogov ne upoštevajo oziroma se ne želijo izpostaviti, to si lahko ogledamo na grafu 14.



61

Na sestankih podamo predloge, ki potem naletijo na gluha ušesa in zato me je zanimalo koliko predlogov, ki jih podlagajo vprašani je upoštevanih. Rezultat je zanimiv, kajti le 14 % predlogov je upoštevanih v celoti, drugi predlogi pa so včasih upoštevani ne pa zmeraj. Graf 15: Upoštevanje predlogov

UPOŠTEVANJE PREDLOGOV

14%

82%

4%VEDNOVČASIHNIKOLI

Graf 16: Neupoštevanje predlogov

VZOKI NEUPOŠTEVANJA PREDLOGOV

0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5

NI SOGLASJA VODJE

NI SOGLASJA SODELAVCEV

NI SOGLASJA VODILNIH DELAVCEV

VZROK

ŠTEVILO ODGOVOROV

NE

VČASIH

DA

Zakaj se predlogi ne upoštevajo na sestanku nam ponazarja graf 16. Ti štirje odstotki vprašanih, ki so odgovorili da njihovi predlogi niso upoštevani, kateri so navedeni v tabeli 2, pa menijo, da nimajo soglasja sodelavcev, da bi bili njihovi predlogi upoštevani.



62

Tabela 3: Kaj bi bilo potrebno spremeniti na sestankih

VZROK

ŠTEVILO ODGOVOROV GLEDE NA VRSTO ODGOVORA

DA MOGOČE NE

DA UDELEŽENCI PRIHAJAJO TOČNO NA SESTANEK 77 6 2

DA UDELEŽENCI NE ZAVLAČUJEJO SESTANKA 80 5 0

DA SE SESTANEK TOČNO ZAČNE IN ZAKLJUČI 78 4 3 DA JE ČAS TAKO DOLOČEN DA USTREZA ČIM VEČJEMU ŠTEVILU UDELEŽENCEV 60 20 5

DA SESTANEK NE TRAJA DLJE KOT DVE URI 83 2 0

DA JE PROSTOR DOVOLJ VELIK 66 8 11 DA NI ROPOTA, DA STA UREJENI RAZSVETLJAVA IN KLIMA 58 20 7 DA IMAJO UDELEŽENCI MOŽNOST, DA SEDIJO IN SI ZAPISUJEJO 20 12 53

DA JE PROSTOR RAČUNALNIŠKO PODPRT 69 8 8 V tabeli 2 imamo ponazorjeno, kaj bi bilo potrebno spremeniti na sestankih in sicer so vprašani bili nekako kar enakega mnenja. Po njihovem mnenju bi bil sestanek bolj uspešen, če bi udeleženci sestanka prihajali na sestanek točno, da sestanka nebi zavlačevali, ter da ne bi trajal sestanek dlje kot dve uri. Spraševala sem jih tudi ali jim je pomembno da lahko sedijo in si zapisujejo in na mojo presenečenost, so odgovorili, da jim to ni pomembno. Bol pomembno jim je da je prostor velik in da ima računalniško podporo.



63

Graf 17: Zagovarjanje sprejetih sklepov

ZAGOVARJANJE SPREJETIH SKLEPOV

84%

16%DA

NE

Sklepi se na vseh sestankih sprejemajo in zato bi bilo potrebno sklepe upoštevati in jih realizirati, kajti večina je sklep sprejela in iz tega sledi realizacija. Sklepi , ki se sprejmejo na sestankih 16 % ne sprejema in kar 84 odstotkov vprašanih sklepe sprejema in jih zagovarja, pred sodelavci. Graf 18: Zakaj sklepov ne zagovarjate

NEZAGOVARJANJE SKLEPOV

0

5

10

15

DA NE DELNO NE VEM

VRSTA ODGOVORA

ŠT

. O

DG

OV

OR

OV

KER SO OBJAVLJENI V GLASILU, OGLASNI DESKI

KER SE S SKLEPI NE STRINJATE

KER SKLEPOV NE BI ZNALI DOVOLJ TOČNO



64

Tisti, ki sklepe ne zagovarjajo pred sodelavci pa tega ne počnejo zaradi tega, ker se ne strinjajo z sprejetimi sklepi in delno zaradi tega, ker so sklepi objavljeni v glasilu. Menijo da znajo sklepe zagovarjati pred sodelavci, samo jih nočejo, ker se z sklepi ne strinjajo. Graf 19: Izvedba sklepov

REALIZACIJA SKLEPOV

71%

29%

DA

NE

Če smo določene sklepe sprejeli na sestankih se pričakuje, da se bodo v bližnji prihodnosti ti sklepi realizirali. Na grafu 19 imamo prikazano realizacijo sklepov, ki so sprejeti na sestankih. 71 % sklepov je izvedenih, preostalih 29 % sklepov, pa ni realiziranih zaradi tega, ker strokovne službe niso dovolj delovne in ker so sklepi preveč posplošeni, kar vidimo na grafu 20. Glavni vzrok ne realizacije , po mnenju vprašanih, je to, da ljudje, ki morajo sklepe realizirati niso zainteresirani. Graf 20: Zakaj sklepi niso izvedeni

VZROK NEREALIZACIJE SPREJETIH SKLEPOV

0

10

20

30

NIKOLI VČASIH POGOSTO VEDNOVRSTA ODGOVORA

ŠT.

ODGOVOROV

STROKOVNE SLUŽBE NISO DOVOLJ DELAVNE

OSEBE, KI MORAJO SKLEP REALIZIRATI, NISOZAINTERESIRANENISO POSTAVLJENI ROKI REALIZACIJE



65

Čas na sestankih se izgublja v marsikaterem pogledu in zato me je zanimalo, kaj bodo odgovorili vprašani. Zanimiva je rešitev ankete oziroma vprašanja, vsi se zavedajo, da se čas zapravlja prav na samem sestanku med razpravami, kar nam ponazarja graf 21, da bi ukrepali k rešitvi problema, pa nima nihče interesa. Graf 21: Izguba časa na sestankih

IZGUBA ČASA NA SESTANKIH

0

10

20

30

40

50

60

70

NIKOLI VČASIH POGOSTO VEDNO

VRSTA ODGOVORA

ŠT

. O

DG

OV

OR

OV

PRI PRIPRAVI SESTANKA PRI VODENJU SESTANKA MED RAZPRAVAMI NA SESTANKU

Na grafu 22 je prikazano ali je bil čas pravilno izkoriščen na zadnjem sestanku ali ne. 51 % meni, da je bil čas za zadnji sestanek dobro opravičljiv, 29 % meni da je bil čas delno opravičljiv in 20 % vprašanih meni, da so na zadnjem sestanku samo izgubljali čas in niso ničesar dorekli oziroma rešili. Graf 22: Opravičilo za čas na zadnjem sestanku

OPRAVIČILO ČASA ZA ZADNJI SESTANEK

51%

20%

29%

DA NE DELNO



66

V zadnjem vprašanju v anketi sem sodelujoče spraševala, kaj pogrešajo na samem sestanku. Nekateri mi na to vprašanje enostavno niso odgovorili, drugi pa na sestanku pogrešajo sodelovanje, kolegijalnost, odločnost, pravičnost, povezanost med zaposlenimi, sklepčnost, odmore in pregriske na sestanku.



67

6 ZAKLJUČEK V petem poglavju sem testirala navedene delovne hipoteze. V nadaljevanju bom na kratko prikazala zbir glavnih ugotovitev. Hipoteza 1- V obravnavanih podjetjih več kot polovica sestankov traja predolgo Delovna hipoteza H1 se je preverjala z anketnim vprašanjem številka 8 (»Koliko časa povprečno traja sestanek?«). 68% anketiranih je odgovorilo, da sestanek traja od 2 do 4 ure , kar pomeni, da se hipoteza potrdi. Sestanek naj bi trajal največ do dve uri, kar sem navedla tudi v teoretičnem delu specialistične naloge. Hipoteza 2 - Gradivo za sestanek velikokrat ne ustreza temi sestanka Delovna hipoteza H2 se je preverjala z anketnim vprašanjem številka 7 (»Ali običajno prejmete ustrezno gradivo za sestanek?«). Tudi ta hipoteza je pravilna, torej drži, kajti le 13% vprašanih je mnenja da je gradivo primerno temi sestanka. Hipoteza 3- Vabljeni na sestanek niso pravočasno obveščeni o sestanku Delovna hipoteza H3 se je preverjala z anketnim vprašanjem številka 5 (» Kdaj ste običajno obveščeni o sestanku?«) in anketnim vprašanjem 10 (» Ocenite od 1 do 5 – če ena pomeni najmanjšo vrednost in 5 največja vrednost ocene, pomen razlogov za neudeležbo na sestankih?«). 75 % vprašanih je odgovorilo, da so o sestanku obveščeni do tri dni pred sestankom in tudi vzrok neudeležbe ( nepravočasna obveščenost) je dobila najmanjše vrednosti ocene. Hipoteza tri ne drži, saj so vprašani menja, da so pravočasno povabljeni na sestanek. Hipoteza 4 - Velikokrat se vabljeni vabilu na sestanek ne odzovejo in se sestanka ne udeležijo, ker so preobremenjeni z delom Delovna hipoteza H4 se je preverjala z anketnim vprašanjem števila 9 (» Kolikšen delež vabljenih običajno pride na sestanek?«) in anketnim vprašanjem 10(» Ocenite od 1 do 5 – če ena pomeni najmanjšo vrednost in 5 največja vrednost ocene, pomen razlogov za neudeležbo na sestankih?«). Na grafu 8 lahko vidimo da so vprašani 58% mnenja, da se sestanka udeleži od 70% do 80% vabljenih. Hipoteza 4 drži, kar lahko vidimo na grafu 10, ker je kar 78 % mnenja, da so preobremenjeni z delom in se zaradi tega ne udeležijo sestanka.



68

Hipoteza 5 - Udeleženci se na sestankih ne oglašajo, ker jih sodelavci ne podpirajo Delovna hipoteza H5 se je preverjala z anketnim vprašanjem številka 13 (» Ali se na sestankih redno oglašate in poveste svoje predloge, mnenje in ideje?«) Sicer se vprašani načeloma kar oglašajo na sestankih – 74 % ( kar ponazarja graf številka 13), tisti ki pa se ne oglašajo, pa so odgovorili, da se ne oglašajo zaradi tega ( graf številka 14 ) , ker nimajo podpore sodelavcev in zato hipoteza 5 drži. Hipoteza 6 - Sklepe , ki so sprejeti na sestankih ljudje ne zagovarjajo pred sodelavci, ker si jih lahko preberejo v glasilu Delovno hipotezo H6 smo preverjali z anketnim vprašanjem številka 16 (» Ali sklepe, ki so sprejeti na sestankih, vzamete za svoje, jih tolmačite in zagovarjate pred sodelavci?«). Hipoteza 6 ne drži, kajti vprašani ne zagovarjajo sklepov pred sodelavci zaradi tega, ker se z sklepi ne strinjajo in ne zaradi tega, ker bi bili sklepi objavljeni v glasilu. Hipoteza 7 - Sestanki so v podjetju večkrat tedensko Delovno hipotezo H7 smo preverjali z anketnim vprašanjem številka 3 (» Kako pogosto ste na sestankih?«) 71% vprašanih je na sestanku do enkrat na teden, kar pomeni, da hipoteza 7 ne drži. Hipoteza 8 - Prostor in oprema velikokrat nista primerna za izvedbo sestanka Delovno hipotezo H8 smo preverjali z anketnim vprašanjem številka 11 (» Ocenite z oceno od 1 do 5 – če 1 pomeni najmanjšo vrednost ocene in 5 največjo vrednost ocene, elemente zadnjega sestanka na katerem ste bili«). Primernost prostora je dobilo najslabšo oceno odgovora ( kar je razvidno v tabeli številka 1). Prav tako pa smo to hipotezo preverjali z anketnim vprašanjem številka 15 (» Sestanki bi lahko bili bolj uspešni, kaj bi bilo potrebno po vašem mnenju spremeniti?«). V tabeli 2 imamo razvidno, kaj bi bilo potrebno spremeniti, da bi bili sestanki bolj uspešni in prav tukaj vprašani navajajo, da bi jim ustrezal boljši prostor in boljša oprema, zato hipotezo 8 sprejmemo. Hipoteza 9 - Sprejeti sklepi na sestankih se velikokrat ne izvedejo Delovno hipotezo H9 smo preverjali z anketnim vprašanjem 17 (»Ali se sprejeti sklepi vedno izvedejo?«) Kar 71% sprejetih sklepov se realizira, zato hipoteza 9 ne drži.



69

Hipoteza 10 - Čas na sestankih se izgublja pri pripravi sestanka Delovno hipotezo H10 smo preverjali z anketnim vprašanjem številka 18 (» Kje se po vašem mnenju izgublja čas na sestankih?«). Hipoteza 10 ne drži, kajti čas se izgublja pri razpravah na sestankih, kar ponazarja graf številka 21. UGOTOVITVE Pri obdelavi pridobljenih podatkov sem prišla do nekaj zanimivih ugotovitev in sicer, da v podjetju ni problem sklicati sestanek in obvestit udeležence, problem je predvsem o sodelovanju na samem sestanku. Zanimiva je tudi ugotovitev, da ljudje uporabljajo za reševanje anketnih vprašalnikov srednjo možnost – seveda, če je ta možna, kajti veliko odstotkov sodelujočih je uporabljalo odgovore včasih, mogoče in delno. Če odgovarjaš z temi odgovori si nekako v dilemi in najboljša varianta je takšen odgovor. Ugotovila sem tudi, da se sestanki pri nas ne začnejo ob dogovorjenih urah in posledica tega je, da se na začetku sestanka potem ne preverja ali se sklepi prejšnjega sestanka realizirajo ali ne. Kot je razvidno iz moje raziskave je na sestankih problem rdeče niti, saj se čas na sestanku izgublja pri razpravah.



70

6.1 KRITIČNA ANALIZA Človek se velikokrat vpraša zakaj je pravzaprav toliko sestankov, ki v končni fazi nikoli ne dosežejo svojega namena. Če ljudje med sabo ne bi sodelovali, potem ne bi ustvarjali takšnih poslov in tudi dobička za podjetje bi bilo manj. Toda, če se mora sestankovati, potem, bi bilo bolje, da bi bili sestanki krajši in za udeleženca zanimivejši. Udeleženec na sestanku bi moral vedno sodelovati, imeti možnost povedati svoje mnenje in se konec koncev tudi strinjati z sklepi ki jih sprejmejo sodelavci. Vodstvo podjetja včasih pomisli samo dobro podjetja, ne pa tudi v dobro sodelavcev, ki podjetje krojijo. Zakaj je potreben sestanek dolg tri ali štiri ure, ker udeleženci nimajo več energije za razpravljanje teme in si želijo odmora, počitka. Tukaj je slabo predvsem to, da je vodja skrenil iz začrtane poti. Zanimivo je predvsem to, da se v podjetjih zavedajo, kje delajo napake, da bi te napake spremenili, pa nima nihče volje. Gradivo za sestanek bi morali prejeti pravočasno in moralo bi ustrezati temi sestanka, kar v moji raziskavi ni razvidno, kajti so se sodelujoči posluževali odgovora včasih. Ljudje na sestankih sodelujejo in podajajo predloge, kar je zelo pohvalno, toda na žalost se ti predlogi premalokrat upoštevajo. Sklepi, ki se na sestanku sprejmejo bi morali biti izvedeni, toda velikokrat se ti sklepi ne izvedejo ali pa se preložijo na drugi datum.



71

6.2 PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVE V vsakem podjetju bi moral biti sposoben poslovni tajnik, ki bi pripravil gradivo za sestanek in bi udeležence povabil na sestanek. Gradivo za sestanek mora poslovnemu tajniku posredovati sklicatelj sestanka, kajti drugače se lahko zgodi, da gradivo ne ustreza temi sestanka. Vodja sestanka naj bi bil nekdo ki temo res pozna in ki zna voditi ljudi, ker se lahko hitro zgodi da se skrene iz poti in potem udeleženci razpravljajo v vsem mogočem , le o temi sestanka ne. Sklepe ki so bili sprejeti na prejšnjih sestankih, bi bilo potrebno vedno preverjati na naslednjem sestanku, da vodilni vedo kako daleč so nekateri projekti. Sestanki naj bodo kratki in jedrnati, kajti dolgi sestanki so zelo utrujajoči in deloma neučinkoviti. Ker se nekateri ne udeležijo sestanka zaradi tega, ker so preobremenjeni z delom, bi morali sestanek prilagoditi udeležencem. Sestanek naj bi se začel točno in tudi udeleženci bi morali na sestanek hoditi točno, da bi lahko potekal sestanek brez nepotrebnih prekinitev. Računalnik je v današnjem svetu nepogrešljiv pripomoček in tudi na sestanku bi lahko računalnik uporabili za določene stvari, kot so pisanje zapisnika, predstavitve projektov in drugo.



72

7 LITERATURA 1. Adler B. Ronald, G. Rodman; Understanding human Communication, Fort Worth; Harcount Brace College Publishers, 1994 2. Becker D., Barkum Besker P.; Skeaking skills for business careers, Irwin Mirrir Press, Boston 3. Blažič M.; Osnove komunikacije, Visoka šola za upravljanje in poslovanje, Novo mesto 2000 4. Damjan J., Možina S., Poslovno komuniciranje, Ekonomska Fakulteta, Ljubljana 1993 5. Ferjan M.; Poslovno komuniciranje, Moderna organizacija Kranj, 1998 6. Florjančič J., Možina S.; Ustvarjalno komuniciranje in informiranje v organizaciji združenega dela, Moderna organizacija, Kranj 1990 7. Kafol L.; Kratek priročnik za učinkovito vodenje sestankov, samozaložba, Ljubljana 1993, str.6 8. Možina S., Florjančič J.; Ustvarjalno komuniciranje in informiranje v organizaciji združenega dela, Moderna organizacija, Kranj 1986 9. Florjančič J., Vukovič G.; Kadrovska funkcija - management, Moderna organizacija, Kranj 1999 10. Gruning J.; Managign Public Relation, Harcount Brace Jovanovich College, Philadelphija 1984 11. Gruning J.; Excellence in public relation and communication management, Lawrence Erlbaum Associates, London 1992 12. Haynes, Marion E.; Effective Meeting Skills., London 1998: Kogan Page 13. Heliodor, C.; Koncepti in veščine komuniciranja, Doba, Maribor 2001 14. Možina S., Tavčar M., Zupan, Kneževič A.; Poslovno komuniciranje, Univerzitetna knjižnica Maribor 2004 15. Možina S., Damjan J.; Poslovno komuniciranje, založba Maribor 1995 16. Priloge revije Tajnica, Vodnik za poslovna srečanja, Gospodarski vestnik, Ljubljana 2002 17. Priloge revije Tajnica, Vodnik za poslovna srečanja, Gospodarski vestnik, Ljubljana 2000



73

8 VIRI http://www.rtc-krvavec.si/sl/pot-zgodovine/zgodovina-in-razvoj http://www.esotech.si/index.php?option=com_content&task=view&id=1&Itemid=3



74

9 PRILOGE Priloga 1 – Anketni vprašalnik Sem študentka podiplomskega študija na Fakulteti za Organizacijske vede v Kranju. Za zaključno nalogo sem si izbrala naslov MODEL ORGANIZIRANJA SESTANKA. Pri izvedbi naloge potrebujem določene podatke, ki jih lahko pridobim preko ankete, zato se z to anketo obračam na vas s prošnjo, da mi posredujete vaše izkušnje na sestankih. Sestanek je nezamenljiva osnovna oblika dela. Veliko je število sestankov, ki jih je treba planirati, ugotoviti probleme za obravnavo, določiti cilje, sestanke tehnično in organizacijsko pripraviti, učinkovito in hitro voditi in sprejeti tehnološko najučinkovitejše odločitve. Naj bodo sestanki formalni ali neformalni, vsi so uspešnejši, če se prisotni držijo nekaterih jasnih pravil glede postopkov in tudi poslovnega bontona. Toda v praksi vemo, da je na sestankih veliko pomanjkljivosti, ki potem negativno vplivajo na udeležence in na sam zaključek oziroma cilj sestanka. Mnogi sestanki so predolgi, udeleženci se ne držijo dnevnega reda ali pa so nesklepčni, poglavitni vzrok pa se kaže v tem, da eden ali več udeležencev ne upošteva teh pravil. Namen raziskave je ugotoviti, kje se pojavljajo pomanjkljivosti pri pripravi in izvedbi samega sestanka. Cilj naloge je ugotoviti: čemu se odločimo za sestanek, kateri so dejavniki, ki vplivajo na izvedbo, kakšni so cilji sestanka kaj moramo storiti pri sami pripravi, kako postavimo dnevni red in pripravimo vso potrebno dokumentacijo, kakšne imamo materialne možnosti kakšne so komunikacije, kakšno je vodenje, ali se delo razdeli in ali se sklepi izvajajo. kakšna je končna analiza, presojanje uspešnosti. ugotoviti, kje prihaja do napak pri izvedbi sestanka kako se pomanjkljivostim izogniti in kako problem rešiti Hvala za vaš čas, ki ste si ga vzeli za reševanje ankete



75

ANKETA

1. Spol

Ž M

2. Stopnja izobrazbe ......................................................

3. Kako pogosto ste na sestankih? a) večkrat tedensko b) do enkrat tedensko c) do enkrat na 14 dni d) do enkrat na mesec 4. Ali ste radi navzoči na sestankih Da Ne Včasih 5. Kdaj ste običajno pravočasno obveščeni o sestanku?

a) do 3 dni pred sestankom b) 4 do 7 dni pred sestankom c) Več kot 7 dni pred sestankom

6. Ali običajno gradivo za sestanek prejmete pravočasno ? Da Ne Včasih 7. Ali običajno prejmete ustrezno gradivo za sestanek?

Da Ne Včasih 8. Koliko časa povprečno traja sestanek?

a) do 2 uri b) od 2 do 4 ure c) več kot 4 ure

9. Kolikšen delež vabljenih običajno pride na sestanek?



76

V % ................................

10. Ocenite z oceno od 1 do 5 ( če 1 pomeni najmaša in 5 največja vrednost ocene ) pomen razlogov za neudeležbo ljudi na sestankih

VZROK 1 2 3 4 5 Nezaiteresiranost Preobremenjenost z delom Nepravočasna obveščenost

11. Ocenite z oceno od 1 do 5 ( če 1 pomeni najmaša in 5 največja vrednost ocene ) elementov zadnjega sestanka na katerem ste bili

12. Ocenite komunikacijsko udobje na zadnjem sestanku na katerem ste bili

DA DELNO NE NE VEM

Čas mi je ustrezal Imel sem možnost posredovati predloge

Kraj mi je ustrezal Imel sem možnost govoriti iskreno Mojim mnenjam so prisluhnili

Element 1 2 3 4 5 Priprava vodje sestanka Ustreznost gradiva Primernost prostora Točnost začetka Način vodenja Upoštevanje dnevnega reda Konstruktivnost razprav Način oblikovanja sklepov Sprejemanje sklepov Pisanje zapisnika Preverjanje realizacije sklepov Jasnost cilja sestanka



77

13. Ali se na sestankih redno oglašate in poveste svoje predloge, mnenja in ideje?

Da Ne Včasih Če NE , zakaj ne?

14. Ali so vaši predlogi, ki jih posredujete, upoštevani?

Vedno Včasih Nikoli Če niso, zakaj ne?

15. Sestanki bi lahko bili bolj uspešni, kaj bi bilo potrebno po vašem mnenju

spremeniti?

VZROKI Da Mogoče Ne UDELEŽENCI Da prihajajo točno na sestanek Da ne zavlačujejo sestanka ČAS Da se sestanek točno začne in

zaključi

Da je čas tako določen, da ustreza čim večjemu številu udeležencev

Da sestanek ne traja dlje kot dve uri

PROSTOR Da je prostor dovolj velik Da ni ropota, da sta urejeni

razsvetljava in klima

OPREMA Da imajo udeleženci možnost, da sedijo in si zapisujejo

Računalniško podprt prostor

VZROKI Da Včasih Ne Se ne želite izpostaviti Vaših predlogov ne upoštevajo Niste dovolj seznanjeni s temo

VZROKI Da Včasih Ne Ni soglasja vodje Ni soglasja skupine (sodelavcev Ni soglasja vodilnih delavcev



78

16. Ali sklepe, ki so sprejeti na sestankih, vzamete za svoje, jih tolmačite in zagovarjate pred sodelavci?

DA NE

Če NE , zakaj ne?

17. Ali se sprejeti sklepi vedno izvedejo?

DA NE Če NE, zakaj ne?

18. Kje se po vašem mnenju izgublja čas na sestankih?

19. Ali je bilo porabljen čas na zadnjem sestanku, kjer ste bili, možno opravičiti? Da Ne Delno 20. Kaj pogrešate na samem sestanku?

………………………………………………………………….

VZROKI Da Ne Delno Ne vem Ker so objavljeni v glasilu, oglasni deski Ker se s sklepi ne strinjate

Ne bi jih znali dovolj točno zagovarjati

VZROKI Nikoli Včasih Pogosto Vedno Strokovne službe niso dovolj delavne

Osebe, ki morajo sklep realizirati, niso zainteresirane

Niso postavljeni roki realizacije Sklepi so preveč posplošeni

VZROKI Nikoli Včasih Pogosto Vedno Pri pripravi sestanka Pri vodenju sestanka Med razpravami na sestanku

Documents

MODEL ORGANIZIRANJA SESTANKOVdiplome.fov.uni-mb.si/spec/12928Pensek.pdfUniverza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Specialisti čno delo Darja Penšek: Model organiziranja