UNIVERSITATEA GEORGE BARITIU BRASOV PROGRAMUL DE MASTER: CONTABILITATE, AUDIT SI CONSULTANTA

MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN: RESURSE UMANE

1

CONTRACT DE AUDIT INTERN Nr. 1867 Din 01.07.2009

I. Partile contractanteINTRE

Societatea Comerciala Consulting R Group SRL, cu sediul in Bucuresti, strada Ion Neculce, nr 3, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J26/502/2009, avand codul unic de inregistrare 25540677, inscrisa in Camera Auditorilor Financiari din Romania cu atestatul numarul 3425, cont nr. R034BCRL5403154089333221 deschis la Banca BCR, reprezentata de d-na Rotari Mihaela din Romania, denumita in prezentul contract auditor intern,SI

Societatea comerciala SC Boromir Prod SA , cu sediul in Buzau, str. Santierului, nr. 37 inregistrata la Registrul Comertului sub nr J10/184/1991, codul unic de inregistrare fiind 1145077, avand cont nr. R067BCRI4536236499021222, deschis la BCR Bucuresti., reprezentata de Sava Constantin, in calitate de director general , denumita in prezentul contract societate, au convenit incheierea prezentului contract.

II. Obiectul contractuluiArt.1. Obiectul prezentului contract consta in exercitarea activitatii profesionale de audit intern. Auditul intern reprezinta activitatea de examinare obiectiva a ansamblului activitatilor entitatii economice in scopul furnizarii unei evaluari independente a managementului riscului, controlului si proceselor de conducere a acestuia in conformitate cu OUG 75/1999 privind activitatea de audit financiar si Legii 133/2002 pentru aprobarea OUG 75/1999.

III. ResponsabilitatiArt.2. Conducerii societatii ii revine responsabilitatea intocmirii situatiilor financiare, incluzand prezentarea adecvata a acestora conform Legii 82/1991 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. Ca parte a procesului de audit intern vom cere din partea conducerii confirmarea scrisa privind declaratiile facute noua in legatura cu auditul. Art.3. Responsabilitatea auditorului intern consta in:2

a) verificarea conformitatii activitatilor din entitatea auditata cu politicile, programele si managementul acestuia, in conformitate cu prevederile legale b) evaluarea gradului de adecvare si aplicare a controalelor financiare si nefinanciare dispuse si efectuate de catre conducerea unitatii in scopul cresterii eficientei activitatii entitatii c) evaluarea gradului de adecvare a datelor/informatiilor financiare si nefinanciare destinate conducerii pentru cunoasterea realitatii in entitate d) protejarea elementelor patrimoniale bilantiere si extrabilantiere si identificarea metodelor de prevenire a fraudelor si pierderilor de orice fel. e) Intocmirea unui raport trimestrial catre managementul societatii

IV. Aria de aplicare a auditului internArt.4. Auditul intern se desfasora in conformitate cu legislatia aplicabila in vigoare. Art.5. Auditul intern cuprinde evaluare principiilor fundamentale si a estimarilor semnificative facute de catre conducerea societatii, precum si evaluarea prezentarii in ansamblu a situatiilor financiare.

V. Raportul de audit internArt.6. Raportul de audit intern va exprima o opinie cu privire la situatiile financiare trimestriale Art.7. Datorita naturii testelor si a altor limitari inerente a procesului de auditare, precum si a limitarilor inerente a oricarui sistem de contabilitate si control intern, exista un risc inevitabil ca erori semnificative sa nu fie descoperite.

VI. Obligatia partilorArt.8. Prestatorul se obliga: Sa execute obiectul contractului asa cum este convenit de parti in cap.II; Sa respecte fata de terti, pe perioada contractului si dupa incetarea acestuia, caracterul confidential al informatiilor in legatura cu beneficiarul. Obligatia de confidentialitate revine deopotriva asistentilor sau colaboratorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul societatii. Art.9. Beneficiarul se obliga:

3

Sa ateste exactitatea si sinceritatea informatiilor pe care le furnizeaza prestatorului si sa-si exprime acordul ca demersurile efectuate de prestator sa fie conforme informatiilor pe care le-a furnizat; Sa puna la dispozitia prestatorului documentele si datele necesare acestuia pentru indeplinirea obligatiilor asumate prin prezentul contract; Sa plateasca pretul contractului. Conducerea societatii auditate va asigura accesul nerestrictionat la orice inregistrari, documente sau alta informatie ceruta pentru desfasurarea auditului.

VII. Onorariul contractuluiArt.10. Onorariul contractului este de 6500 euro, fara TVA. Onorariul contractului se calculeaza in lei la cursul de referinta BNR la data emiterii facturii. Art.11. Plata onorariului se va efectua de societate astfel in contul SC Consulting R Group SRL. Pentru intarzierea platii se va percepe o penalizare de 3% pe zi. Art.12. Semnarea facturii fiscale de catre societate atesta receptia serviciului solicitat.

VIII. Termen de realizareArt.13. Estimam ca perioada de realizare a obiectivelor stabilite este de 60 zile lucratoare de la punerea la dispozitie a situatiilor financiare statutare intocmite si semnate de catre management.

IX. Incetarea contractuluiArt.14. Prezentul contract inceteaza: in caz de forta majora neimputabila nici uneia dintre parti.

X. Modificarea contractuluiArt.15. Prezentul contract poate fi completat sau modificat prin acte aditionale semnate de ambele parti. Art.16. Raporturile dintre parti nu pot fi dovedite decat cu prezentul contract.

XI. LitigiiArt.17. Toate litigiile ivite in modul de interpretare si de respectare a prevederilor din prezentul contract se solutioneaza prin acord amiabil. In situatiile cand acest lucru nu este posibil competenta revine instantei de judecata competente.

4

XII. Legea aplicabilaArt.18. Prezentul contract se completeaza cu prevederile legislatiei romane civile si comerciale.

XIII. Dispozitii finaleArt.19. Prezentul contract intra in vigoare la data semnarii azi 01.07.2009 si a fost incheiat in doua exemplare originale, cate unul pentru fiecare parte contractanta

AUDITOR INTERN, Rotari Mihaela.

SOCIETATE, Sava Constantin

5

PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU

Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel incit acestia sa poata demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern si se intocmeste de catre seful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern. Procedura: Seful Compartimentului de audit public 1. Repartizeaza sarcinile de serviciu pe intern baza fiecarui auditor in parte 2. Intocmeste Ordinul de serviciu pe baza fiecare auditor in parte; Personalul de secretariat 3.Aloca un numar Ordinului de Serviciu 4.Asigura copii ale Ordinului de Serviciu fiecarui membru al echipei de audit 5.Iau la cunostinta de Ordinul de Serviciu si sarcinile repartizate

Auditorii

6

ORDIN DE SERVICIU Nr. 15 din 02.07.2009

n conformitate cu prevederile Contractului de audit intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern si cu Planul anual de audit intern pentru anul 2008, SC. Consulting R Group SRL va efectua o misiune de audit intern la SC Boromir Prod SA , n perioada 01.07.2009 22.09.2009 . Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea economica domenii auditabile:

i a

conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele

Organizarea recrutrii personalului cuprinznd: - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului;

Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale;

Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinznd: evaluarea sistemului informatic; sigurana n exploatare a sistemului informatic; securitatea bazelor de date.7

Arhivarea documentelor. .

Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public

Echipa de auditori interni este format din urmtorii: Rotari Mihaela si Popescu Silvia. Misiunea de audit intern se va derula n conformitate legislatia nationala privind auditul intern si cu Manualul de proceduri scrise al Directiei Audit.

Auditor, Rotari Mihaela

8

PROCEDURA P 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI

Scopul: De a demonstra independena auditorilor fata de entitatea/structura auditata Premise: In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului Compartimentului de audit public intern. Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate, real sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta conducerea. Procedura: Auditorii eful de serviciu 1 .Completeaza Declaratia de Independenta 2. Verifica Declaraia de Independen 3. Identifica incompatibilitate semnalat de catre auditori i stabileste modalitatea in care aceasta poate fi atenuata; 4. Aprob Declaraiile de Independen; Auditorii 5. ndosariaz Declaratia de Independenta in dosarul de audit; 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate real sau presupusa, informeaza de urgenta conducerea.

9

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Rotari Mihaela Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Data: 02.07.2009

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai coordonatorul Compartimentului Audit Intern de urgen?10

Nu X

X X X X

X

X

X X X

X

Auditor, Rotari Mihaela

1. Incompatibiliti personale: Nu. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul.

Semntura:

Data: 02.07.2009

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Popescu Silvia

11

Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Data: 02.07.2009

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai coordonatorul Compartimentului Audit Intern de urgen? Expert contabil, Popescu Silvia X X X Nu

X X X X

X

X X X

12

1. Incompatibiliti personale: Nu. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul.

Semntura:

Data: 02.07.2009

PROCEDURA P 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul: S informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public intern. Premise: Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit.13

Procedura: Auditorii 1.Pregatesc adresa de notificare ctre prile interesate in vederea transmiterii acesteia cu 15 zile inainte de declansarea Conducatorul Compartimentului de audit Personalul de secretariat Auditorii misiunii de audit public intern; 2. Verifica adresa de notificare; 3. Semneaza adresa de notificare; 4. Aloca un numar adresei de notificare si o transmite entitatii/structurii auditate; 5. Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit; 6. ndosarieaza copia adresei de notificare in dosarul permanent

Catre: SC.Boromir Prod SA. De la: SC. Condulting R Group SRL Referitor: misiunea de audit intern in ceea ce priveste gestiunea resurselor umane

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Stimate: Domnule Director General Sava Constantin ,

14

In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaza ca in perioada 01.07.2009 22.09.2009 sa efectuam o misiune de audit intern avand ca tema gestiunea resurselor umane. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea economica domenii auditabile:

i a

conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele

Organizarea recrutrii personalului cuprinznd: - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului;

Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale;

Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinznd: evaluarea sistemului informatic; sigurana n exploatare a sistemului informatic; securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Perioada supusa evaluarii este 01.01.2008- 31.12.2008. Va rugam, de asemenea, sa desemnati o persoana de contact pentru a ne ajuta in timpul derularii misiunii de audit intern, urmand a stabili de comun acord data sedintei de deschidere. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:15

prezentarea auditorilor; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interveniei la faa locului; scopul misiunii de audit intern; alte aspecte. Pentru o mai buna documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea

departamentului, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:

legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr; organigrama societatii: SC Boromir Prod SA;

regulamentul de organizare si functionare; fisele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul departamentuluii;

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refera la aceasta tema. Pentru eventualele intrebari privind aceasta actiune, va rugam sa contactati pe

doamna Rotari Mihaela, auditor intern sau cu doamna Popescu Silvia , expert contabil.

Cu deosebita consideratie, Conducerea SC Consulting R Group SRL

PROCEDURA P 0-4 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDITScopul: Asigura conducatorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern si asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatiilor, de catre supervizor. Premise: Programul de audit este un docum ent intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.16

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza Programului de audit public intern si prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului. Procedura: 1.Pregatesc programul de audit, incluzand urmatoarele elemente: - obiectivele auditului; - testarile care se vor efectua; - alte proceduri de audit si teste, dupa caz. 2.Pregatesc o Nota cu urmatoarele anexe: - colectarea si prelucrarea datelor; - tabelul Puncte tari si puncte slabe; - programul preliminar al interventiilor la Conducatorul Compartimentului de audit fata locului 3.Organizeaza sedinta de analiza. 4.Verifica Nota si anexele acesteia. 5.Analizeaza si modifica dupa caz documentele prezentate 6. Aproba Nota si anexele Auditorii 7. Indosariaza programul de audit 8. Utilizeaza programul de audit in efectuarea misiunii.

Auditorii

17

Programul de audit intern

Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari MihaelaETAPELE MISIUNII Tema general: 1. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT DOMENIUL Gestiunea resurselor umane 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Chestionarului de control intern 6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8. ntocmirea Programului de audit intern 9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului ACTIVITI

Data: 04.07.2009 Data: 04.07.2009DURATA (H) 580 145 4 4 4 40 10 40 16 5 5PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII

Rotari Mihaela Rotari Mihaela

SAI SAI SAI SAI AUDITAT SAI SAI SAI SAI SAI

Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela /

Popescu SilviaRotari Mihaela /

Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela

Popescu Silvia

18

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITI 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia Resurse Umane 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

DURATA (H) 6 6 5 340

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII

Popescu Silvia Popescu Silvia Popescu Silvia

SAI SAI AUDITAT AUDITAT

II.INTERVENIA LA FAA OBIECTIVUL 1. LOCULUI ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENIERE A PREZENEI, NVOIRILOR,

1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2.4. Colectarea dovezilor 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 3.4. Colectarea dovezilor19

16 2 10 8 10 16 4 4 2 4 10 4 6 4

Rotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI SAI AUDITAT

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

Popescu Silvia

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL CONCEDIILOR, RECUPERRILOR OBIECTIVUL 4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

ACTIVITI 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4.4. Colectarea dovezilor 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 5.4. Colectarea dovezilor 5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 6.4. Colectarea dovezilor 6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 7.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 7.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu20

DURATA (H) 2 8 2 4 4 8 8 2 8 16 8 8 2 8 8 8 10 2

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII

Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

AUDITAT AUDITAT

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

AUDITAT AUDITAT AUDITAT

OBIECTIVUL 5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT

OBIECTIVUL 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela

OBIECTIVUL 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL MUNC

ACTIVITI 7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 7.4. Colectarea dovezilor 7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 8.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 8.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8.4. Colectarea dovezilor 8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 9.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 9.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 9.4. Colectarea dovezilor 9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 13. Planificarea i organizarea edinei de nchidere 14. Discutarea constatrilor cu structura auditat 15. Concluzii 16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 18. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern21

DURATA PERSOANELE IMPLICATE (H) 8 Rotari Mihaela 8 Popescu Silvia 8 4 2 16 8 8 4 4 8 8 8 16 8 8 90 34 10 8

LOCUL DESFURRII

AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT

Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

OBIECTIVUL 8.FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

OBIECTIVUL 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

Popescu SilviaRotari Mihaela

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITI 19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile 20. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 21. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului 22. Finalizarea Raportului de audit intern 23. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 24. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat

DURATA (H) 2 8 8 10 8 2 9 9

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela Rotari Mihaela AUDITAT

Popescu Silvia Popescu SilviaRotari Mihaela AUDITAT

IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 25. Iniierea procesului de urmrire

22

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUIMisiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 06.07.2009 Data: 06.07.2009

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUINr. crt. 2. 3. 4. 5. 6. OBIECTE AUDITABILE Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Susinerea probei scrise Susinerea probei interviu TIPUL TESTRII - Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor; - Analiza respectrii modului de organizare al concursurilor; - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004, reprezentnd 100% - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004 - Verificarea deciziilor de numire - Eantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidailor admii n anul 200423

Locul

Durata (h)

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori

DRU

4

T2

LV 2

Popescu Silvia

DRU

2

T3

LV 3

Popescu Silvia

7. 8.

Emiterea deciziei de numire Comunicarea deciziei de numire

DRU

2

T4

LV 4

Popescu Silvia

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUINr. crt. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. OBIECTE AUDITABILE Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz Indemnizaii de conducere Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte TIPUL TESTRII - Chestionarea managementului - CCI Locul DRU Durata (h) 2 Nr. testLista verificare

Auditori Rotari Mihaela Rotari Mihaela

16.

17. 18.

- Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n carnetul de munc, dosarele profesionale i statele de plat - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004 Salariul de merit - Verificarea legalitii acordrii salariului de merit - Eantionul va fi constituit din documentele celor 4 candidai admii n anul 2008 Sistemul de premiere - Verificarea i analiza dosarelor profesionale - Eantionul va fi constituit din documentele celor 4 candidai admii n anul 2008 Decizia de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminurilor salariale - Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurilor salariale ca Comunicarea deciziei de modificare a urmare a sanciunilor - Eantionul va fi constituit din drepturilor salariale documentele celor 3 salariai sancionai n anul 200824

DRU

10

DRU

2

Popescu Silvia

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUINr. crt. 19. OBIECTE AUDITABILE Fundamentarea timpului programul normal de lucru lucrat peste TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. testLista verificare

Auditori

20.

- Verificarea aprobrii efecturii muncii peste programul normal de lucru - Existena Registrului special de eviden a timpului prestat peste Evidena timpului lucrat peste programul programul normal de lucru normal de lucru i recuperarea acestuia - Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile iunie i decembrie pentru 4 departamente din cele 10 ale entitii, respectiv 40%

DRU

2

Popescu Silvia

Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILORNr. crt. 21. 22. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul DRU DRU Durata (h) 1 8 Nr. test-

Lista verificare-

Auditori Rotari Mihaela Rotari Mihaela

Norme i proceduri referitoare la modul de - Examinarea procedurilor scrise eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor privind completarea i transmiterea foilor de prezen colectiv Utilizarea foilor colective de prezen - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile iunie i decembrie pentru 4 departamente din cele 10 ale entitii, respectiv 40% - Verificarea modului de evideniere al prezenei n foile colective

25

Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILORNr. crt. 23. 24. 25. OBIECTE AUDITABILE Evidena concediilor de odihn Evidena concediilor medicale Evidena concediilor de studii TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. testLista verificare

Auditori

- Verificarea modului de evideniere al concediilor de odihn - Verificarea modului de evideniere al concediilor medicale - Verificarea modului de evideniere al DRU concediilor de studii TIPUL TESTRII Locul

1 Durata (h)Lista verificare

Rotari Mihaela Nr. test Auditori

Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUINr. Crt. 26. OBIECTE AUDITABILE Concordana obiectivelor entitii evoluia carierei personalului cu - Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu DRU atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate

8

Popescu Silvia

26

Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUINr. Crt. 26. OBIECTE AUDITABILE Concordana obiectivelor entitii evoluia carierei personalului TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. testLista verificare

Auditori

cu - Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu DRU atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate

8

Popescu Silvia

Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUINr. Crt. 26. OBIECTE AUDITABILE Concordana obiectivelor entitii evoluia carierei personalului TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. testLista verificare

Auditori

cu - Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu DRU atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate

8

Popescu Silvia

27

Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCNr. crt. 30. 31. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata (h) 2 Nr. testLista verificare

Auditori

Norme i proceduri privind administrarea - Verificarea procedurilor scrise carnetelor de munc pentru completarea carnetelor de SAPI munc Actualizarea carnetelor de munc - Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n carnetele de munc - Verificarea certificrii carnetelor de munc - Verificarea actualizrii sistematice a DRU carnetelor de munc - Eantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul carnetelor de munc - Interviu adresat persoanelor care opereaz n carnetele de munc

Rotari Mihaela 8

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr. crt. 32. OBIECTE AUDITABILE Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic TIPUL TESTRII Locul - Examinarea manualului de utilizare DRU a sistemului informatic - Analiza instruciunilor de utilizare a sistemului informatic - Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile utilizatorilor - Verificarea existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii Durata (h) 8 Nr. testLista verificare

Auditori Rotari Mihaela

33.

Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor

28

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr. crt. 34. OBIECTE AUDITABILE Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. testLista verificare

Auditori

35.

Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic Instruciunile privind programelor informatice ntreinerea

36.

37.

datelor introduse n sistemul informatic - Eantionul va fi constituit din informaiile privind 3 salariai din cadrul compartimentului - Interviu adresat persoanelor responsa-bile cu operarea i controlul operaiunilor de gestiune a resurselor umane - Verificarea fielor de post i deciziile de numire ale personalului responsabil DRU cu utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date - Analiza documentelor privind programele de pregtire profesional a DRU personalului implicat n operarea n sistemul informatic - Examinarea procedurilor privind SAPI ntreinerea programelor informatice

2

-

-

Rotari Mihaela

2 2

-

-

Popescu Silvia Popescu Silvia

29

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr. crt. 38. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. testLista verificare

Auditori

39. 40.

41. 42.

Utilizarea echipamentelor de prevenire a - Analiza instruciunilor privind fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului utilizarea echipamentelor i electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) instalaiilor pentru realizarea exploatrii n siguran a sistemului informatic - Inspecia fizic pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor DRU curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune) - Intervievarea privind examinarea manu-alului de utilizare i dotarea sistemului cu echipamente auxiliare, adresat salariailor care utilizeaz sistemul informatic Instruirea utilizatorilor i informarea Analiza sistemului de instruire i sistematic asupra modificrilor operate n informare sistematic asupra modifi- DRU sistemul informatic crilor operate n sistemul informatic Existena unui sistem de prevenire/detectare - Verificarea sistemului i a DRU a accesrilor i modificrilor neautorizate procedurilor pentru asigurarea ale bazelor de date (parole, programe securitii bazelor de date antivirus .a.) - Analiza sistemului de parole de acces n sistemul informatic Sistemul modificrii periodice a parolelor de - Observarea fizic a sistemului acces de prevenire i detectare a Actualizarea programelor antivirus, accesrilor i modificrilor n antispyware, firewall

4

Popescu Silvia

2 8

-

-

Rotari Mihaela Rotari Mihaela

30

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr. crt. 43. OBIECTE AUDITABILE nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor TIPUL TESTRII sistem sau a transmiterilor neautorizate ale bazelor de date - Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall - Eantionul se va constitui din administrator i utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au n dotare 5 calculatoare - Intervievarea salariailor din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic Locul Durata (h) Nr. testLista verificare

Auditori

Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELORNr. crt. 44. 45. 46. OBIECTE AUDITABILE Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor Predarea dosarelor la arhiva instituiei TIPUL TESTRII - Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare - Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor Locul Durata (h) Nr. testLista verificare

Auditori

DRU

4

Rotari Mihaela

Auditorii, Rotari Mihaela Popescu Silvia

31

PROCEDURA P05 COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR

Scopul: Cunoasterea domeniului auditabil il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea/structura auditata. Colectarea informatiilor faciliteaza procedurile de analiza de risc si cele de verificare. Premise: Colectarea este, in fapt, pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern. Colectarea informatiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socioeconomic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea; -analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate si activitatiile sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor, procedurile scrise); - analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit public intern; - identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe; - sa identifice constatarile semnificative si recomandarile din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa; - sa identifice surse potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului si sa considere validitatea si credibilitatea acestor informatii.

32

Procedura: Auditorii 1. Identifica legile si regulamentele aplicabile entitatii/structurii auditate 2. Obtin organigrama, regulamentele de functionare, fise ale posturilor, proceduri scrise ale entitatii 3. Identifica personalul responsabil; 4. Identifica circuitul documentelor; 5. Aduna date statistice asupra performantei pentru a-i sprijini in faza de analiza a riscului; 6. Se familiarizeaza cu activitatea entitatii/ structurii auditate; Conducatorul Compartimentului de audit 7. Revede documentatia; public 8. Organizeaza o sedinta pentru identificarea obiectivelor auditabile si a criteriilor de analiza de risc. 9. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului si a metodologiei, dupa caz.

33

COLECTAREA INFORMAIILOR

Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 10.07.2009

COLECTAREA INFORMAIILORDIRECIA RESURSE UMANE DA X X NU X X Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern Exist doar parial Observaii

Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior de organizare i

X X X -

34

PROCEDURA P 06 ANALIZA RISCURILOR

Scopul: Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, daca controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evolutiei controlului intern al entitatii/structurii auditate. Premise: Reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului puncte tari si puncte slabe. Aprecierea unui risc are la baza doua estimari: -gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al consecintelor directe si indirecte); -probabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal). Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, aceastea depinzand de rezultatele de la controalele, testarile si verificarile anterioare. Punctele forte si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in functie de rezultatele asteptate si de conditiile de obtinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a entitatii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat. Procedura: Auditorii 1. Din activitatea desfasurata in timpul colectarii auditabile; 2. Identifica amenintarile asociate acestor operatiuni 3. Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;35

si

prelucrarii

informatiilor,

pregatesc o lista centralizatoare a obiectelor

4. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; 5. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat; 6. Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obtinute; 7. Ierarhizeaza operatiunile activitatiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaboreaza Tabelul puncte tari si puncte slabe; 8. Transmit tabelul puncte tari si puncte slabe si contatarile facute catre conducatorului compartimentului de audit public intern; Conducatorul Compartimentului de audit 9. intern Organizeaza o sedinta pentru

identificarea obiectivelor de audit si a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului si a metodologiei, dupa caz; 10. Avizeaza tabelul puncte tari si puncte slabe si Fisele de Constatare si Analiza problemelor initiate pentru fiecare control potential

Auditorii

11.I ndosariaza Tabelul puncte tari si puncte slabe in dosarul permanent, sectiunea C.

36

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari MihaelaNr. crt. I. DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Organizarea concursurilor OBIECTE AUDITABILE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.9.

Data: 04.07.2009 Data: 04.07.2009OBS.

Statul de funcii Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Constituirea comisiilor de concurs Anunul de concurs Publicarea anunului de concurs Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Procesul verbal privind analiza dosarelor Contestaii privind respingerea dosarelor Stabilirea subiectelor Susinerea probei scrise Susinerea probei interviu Verificarea i notarea lucrrilor i interviului Procesul verbal privind rezultatele concursurilor Comunicarea rezultatelor Contestaii privitoare la rezultatele concursului Emiterea deciziei de numire Comunicarea deciziei de numire Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz37

Susinerea concursurilor

II.

STABILIREA DREPTURILOR

10. 11. 12. 13. 14. 15. Deciziile de numire 16. 17. Stabilirea elementelor de 19. natur salarial 20.

Nr. crt.

DOMENIUL SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. Indemnizaii de conducere Sporul pentru titlul tiinific de doctor Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte Salariul de merit Sistemul de premiere Decizia de modificare a drepturilor salariale Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Utilizarea foilor colective de prezen Evidena concediilor de odihn Evidena concediilor de medicale Evidena concediilor de studii Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii Planurile strategice i anuale de pregtire profesional Planurile individuale de pregtire profesional Realizarea programelor de pregtire profesional Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Constituirea dosarelor profesionale Accesarea dosarelor profesionale Actualizarea dosarelor profesionale38

OBS.

Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

III.

IV. V.

VI.

33. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR 34. I CONCEDIILOR 35. 36. 37. 38. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 39. 40. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A 41. PERSONALULUI 42. 43. 44. GESTIONAREA DOSARELOR 45. PROFESIONALE 46. 47. 48.

Nr. crt. VII.

DOMENIUL GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

OBIECTE AUDITABILE Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc Constituirea carnetelor de munc Accesarea carnetelor de munc Actualizarea carnetelor de munc Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor

OBS.

VIII.

49. 50. 51. 52. FUNCIONALITATEA Evaluarea sistemului 53. SISTEMULUI informatic 54. INFORMATIC UTILIZAT PENTRU 56. GESTIUNEA 57. RESURSELOR UMANE 58.

IX.

Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 59. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic 60.Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice Sigurana n 61.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor exploatare a curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) sistemului 62.Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate informatic n sistemul informatic Securitatea bazelor 63.Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor de date neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 64.Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 65.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 66.nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor ARHIVAREA DOCUMENTELOR 67. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 68. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 69. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 70. Predarea dosarelor la arhiva instituiei

39

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 04.07.2009 Data: 04.07.2009

Nr. crt. I.

DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Organizarea concursurilor

OBIECTE AUDITABILE 1. Statul de funcii

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS.

Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare

2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 3. Constituirea comisiilor de concurs

Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate

5. Anunul concurs40

de

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS.

7. Publicarea anunului concurs

de

8. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor 10. Procesul verbal privind analiza dosarelor 11. Contestaii privind respingerea dosarelor

Susinerea concursurilor

12. Stabilirea subiectelor41

Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea/acceptarea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS.

13. Susinerea probei scrise 14. Susinerea probei interviu

16. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

18. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului

Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scrisa nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob Procesul verbal nu s-a transmis la Departamentul Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai in termen despre rezultatul contestaiei

42

Nr. crt.

DOMENIUL Deciziile de numire

OBIECTE AUDITABILE 17. Emiterea numire deciziei

RISCURI SEMNIFICATIVE de

OBS.

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natur salarial

18. Comunicarea deciziei de numire 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale

Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

43

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii

OBS.

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

III.

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

35. Utilizarea foilor colective de prezen44

Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor nu au fost desemnai Evidenta prezentei nu se ncadreaz in principiile de conformitate

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 36. Evidena concediilor de odihn 37. Evidena concediilor de medicale 38. Evidena concediilor de studii 39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului 41. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS.

IV.

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

V.

PREGTIREA PROFESIONAL 44. Planurile strategice i CONTINU A PERSONALULUI anuale de pregtire profesional

46. Planurile individuale de pregtire profesional 47. Realizarea programelor de pregtire profesional45

Evidenta concediilor de odihna nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor medicale nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor de studii nu se ncadreaz in principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelata Perioada de stagiu nu a fost respectata Vechimea minima n munc nu a fost respectata Calificativele anuale acordate nu au fost respectate Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 48. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional

RISCURI SEMNIFICATIVE Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesionala Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munca nu au fost desemnai Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munca Carnetele de munc nu au fost actualizate

OBS.

VI.

GESTIONAREA PROFESIONALE

DOSARELOR

50. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

VII.

GESTIONAREA MUNC

CARNETELOR

DE

51. Constituirea dosarelor profesionale 52. Accesarea dosarelor profesionale 53. Actualizarea dosarelor profesionale 54. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc

56. Constituirea carnetelor de munc 57. Accesarea carnetelor de munc 52. Actualizarea carnetelor de munc46

Nr. crt. VIII.

DOMENIUL FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Evaluarea sistemului informatic

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Insuficienta manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msura a procedurilor manuale Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet

OBS.

53. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic

Discontinuitate in pregtirea personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta 60. Instruciunile privind Instruciunile privind ntreinerea programelor ntreinerea programelor informatice nu se aplica informatice

47

Nr. crt.

DOMENIUL Sigurana n exploatare a sistemului informatic

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu sunt utilizate

OBS.

Securitatea sistemului informatic

61. Utilizarea echipamente- lor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 62. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 63. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 64. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 65. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 66. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor

Disfuncionalitate in instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)

Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic

Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

48

Nr. crt. IX.

DOMENIUL ARHIVAREA DOCUMENTELOR

OBIECTE AUDITABILE 67. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 68. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 69. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 70. Predarea dosarelor arhiva instituiei la

RISCURI SEMNIFICATIVE ndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor i procedurilor ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor i procedurilor Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor i procedurilor Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

OBS.

Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii documentaiei Existena unei umiditi ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de conformitate

49

PROCEDURA P 06 ANALIZA RISCURILOR

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008-01.04.2009 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 05.07.2009 Data: 05.07.2009

Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

Ponderea factorilor de risc (Pi)P1 50%

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1Exist proceduri i se aplic

N2Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar mediu

N3Nu exist proceduri

P2 30%

Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic

Impact financiar ridicat

P3 20%

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac se dorete evidenierea i altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s rmn 100.

50

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUIMisiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 08.07.2009 Data: 08.07.2009

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

I.

ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

Organizarea concursurilor

19. Statul funcii

de

Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs 51

0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

2 1 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2

1 1 2 1

1,8 1,5 2,0 1,5

20. Coresponde na pentru solicitarea organizrii concursurilo r 21. Constituirea comisiilor de concurs

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

1 1

1,5 1,5

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

22. Anunul de concurs

23. Publicarea anunului de concurs

24. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 2 1 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 1 2 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 2 2 2 2

1,3 1,7 1,5 1,7 1,7 1,7

Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei

0,5 0,5 0,5 0,5

3 3 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 2 2

2,5 2,3 1,7 1,7

52

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

26. Procesul verbal privind analiza dosarelor 27. Contestaii privind respingerea dosarelor

Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal

0,5

1

0,3

1

0,2

2

1,2

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 1 1 3 3 3 3 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 3 2 2 2 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 1 2 2 3 2 2 2

1,5 1,5 1,3 2,8 2,5 2,7 2,5 2,0 2,0

Susinerea concursurilor

28. Stabilirea subiectelor

29. Susinerea probei scrise 30. Susinerea probei interviu

53

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

33. Verificarea Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor i notarea acordate de membri comisiei lucrrilor Spaiile libere din lucrri nu au fost i barate de membrii comisiei interviului Declararea ca promovat a unorcandidai care nu au obinut punctaj final de cel puin 100 puncte cumulat i cel puin 50 puncte la fiecare prob Procesul verbal nu s-a transmis Direcia Resurse Umane un de de

0,5 0,5 0,5

2 2 2

0,3 0,3 0,3

1 1 1

0,2 0,2 0,2

2 1 2

1,7 1,5 1,7

35. Procesul verbal privind rezultatele concursurilo r 36. Comunicarea rezultatelor

la

0,5 Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect

1

0,3

2

0,2

2

1,5

0,5 0,5 0,5 0,5

1 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 1 3

1,2 1,7 1,5 2,2

37. Contestaii privitoare la rezultatele concursului

Deciziile de numire

38. Emiterea deciziei de numire

54

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

39. Comunicare a deciziei de numire 40. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 41. Salariul de baz 42. Indemnizaii de conducere 43. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 44. Sporul pentru complexitate a n munc 45. Sporul de vechime n munc

Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor neactualizate privind drepturilor salariale proceduri acordarea

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

2 1

1,7 1,8

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natur salarial

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii conducere necuvenite de

0,5 0,5 0,5

3 3 2

0,3 0,3 0,3

2 2 2

0,2 0,2 0,2

2 2 1

2,5 2,5 1,8

Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor

Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

1 1

1,8 1,8

55

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

Modificarea drepturilor salariale

46. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 47. Salariul de merit 48. Sistemul de premiere 49. Decizia de modificare a drepturilor salariale 50. Comunicar ea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

Acordarea necuvenite

de

salarii

de

merit

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 3 2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 2 1 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

3 2 2 2 2 1 1

1,9 2,0 2,5 2,0 1,7 1,5 1,8

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor

56

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

51. Fundamenta rea timpului lucrat peste programul normal de lucru 52. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 53. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia

Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizat de eful structurii

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

III .

54. Salarizarea Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste timpului programul normal de lucru lucrat peste programul normal de lucru 55. Norme i Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, procedurinvoirilor i concediilor 57

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR

referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 56. Utilizarea foilor colective de prezen 57. Evidena concediilor de odihn 58. Evidena concediilor de medicale59. Evidena concediilor de studii 60. Concordan a obiectivelor entitii cu

Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate

0,5 Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate ncadreaz conformitate n principiile de

3

0,3

2

0,2

2

2,5

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

Evidena concediilor medicale nu se 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

IV .

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

1 3

1,8 2,7

58

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

evoluia carierei personalului 62. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii 65. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional

Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelat Perioada de stagiu nu a fost respectat Vechimea minim n munc nu a fost respectat fost respectate

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 2 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 1 2 1

1,7 2,5 1,5 1,5 1,8

Calificativele anuale acordate nu au Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual i cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor nu au fost corelate Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate

V.

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

0,5

1

0,3

2

0,2

2

1,5

67. Planurile individuale de pregtire profesional 68. Realizarea programelor de pregtire profesional 69. Sistemul indicatorilor de

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

2 1

1,7 1,5

Sistemul indicatorilor de performannu caracterizeaz activitatea pregtire profesional

de

59

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

performan privind pregtirea profesional VI . GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

2 1

1,7 1,8

Insuficiena procedurilor i 71. Norme i normelor referitoare la gestionarea proceduri dosarelor profesionale referitoare Responsabilii pentru actualizarea la normelor i procedurilor referitoare gestionarea la gestionarea dosarelor profesionale dosarelor nu au fost desemnai profesional e 72. Constituire Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite a dosarelor profesional e 73. Accesarea dosarelor profesionale 74. Actualizarea dosarelor profesionale Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

1

0,3

2

0,2

2

1,5

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

2 3

1,7 2,2

60

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

VI I.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

75. Norme i proceduri privind administrar ea carnetelor de munc

Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

76. Constituire a carnetelor de munca 77. Accesarea Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munca carnetelor de munca 52. Actualizarea Carnetele de munca nu au fost actualizate carnetelor de muncaVI IIFUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munc nu au fost desemnai Carnetele de munc pentru fiecare salariat nu au fost constituite

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

1

0,3

2

0,2

2

1,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 3 2 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

3 2 1 1 2

2,2 2,3 1,8 1,8 2,0

Evaluarea sistemului informatic

53. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic

Insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor manuale

61

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic

Comunicare insuficient ntre utilizatori i informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

3 2

0,2 0,2

2 2

2,3 2,0

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficient Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se aplic

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

Discontinuitate

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

1 1

1,8 1,8

59. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice

62

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

Sigurana n exploatare a sistemului informatic

Securitatea bazelor de date

60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune .a.) 61. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 62. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 63. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces

Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeazDisfuncionalitate n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 1 2

2,0 1,8 1,8 2,0

64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 65. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor

63

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

IX .

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor

0,5 0,5

2 1

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

2 2

1,7 1,5

67. Desemnarea Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de personalului gestiune a resurselor umane nu au fost responsabil privind nominalizate arhivarea documentelor 68. Stabilirea locaiei Alocarea unui spaiu pentru dosarele insuficient arhivrii profesionale i documentaiei celelalte documente Existena unei umiditi arhivate ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale

0,5

2

0,3

3

0,2

2

2,3

0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 2 1

1,7 1,7 2,0 1,8

64

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctaj total

69. Predarea dosarelor la Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de arhiva instituieiconformitate

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

65

CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 10.07.2009 Data: 10.07.2009 Punct aj total

Nr crt I.

DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare

Clasare

OBS.

Organizarea concursurilor

78. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs79. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor

1,8

Mediu

80. Constituirea comisiilor de concurs

81. Anunul de concurs

Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate

1,5 2,0 1,5 1,5 1,5 1,3

Mic Mediu Mic Mic Mic Mic

Nu

Nu Nu Nu Nu

66

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDI