Misiune de Audit Intern Model

MISIUNE DE AUDIT INTERN

1

PREZENTAREA INSTITUIEIcoala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este situat n zona central a cartierului Cuza Vod, pe str. Baladei nr. 4A i a fost nfiinat din 1 septembrie 1981. coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este unul din centrele de execuie bugetar subordonate Primrie Municipiului Suceava Nu exist uniti bugetare n subordinea centrului bugetar. Principala surs de finanare a centrului bugetar este bugetul local , alturi de finanarea din veniturile proprii realizate de instituie ( sponsorizri, donaii etc.), dar i bugetul de stat. coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava i organizeaz i conduce contabilitatea proprie n conformitate cu normele legale n vigoare n ceea ce privete contabilitatea instituiilor publice. Normele contabile n vigoare atribuie rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii la instituiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii organizaiei respective. Conductorul instituiei coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este ordonator teriar de credite, ordonatorii superiori fiind Primria Municipiului Suceava (ordonator principal) i Inspectoratul colar Judeean Suceava (ordonator secundar). n sensul prevederilor Legii finanelor publice nr.500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezint o structur organizatoric n cadrul instituiei publice, n care este organizat execuia bugetar. eful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocup funcia de conducere a compartimentului financiar-contabil i care rspunde de activitatea de ncasare a veniturilor i de plat a cheltuielilor. Conform legii contabilitii, contabilitatea se ine n limba romn i n moned naional. Finalizarea exerciiului bugetar i a trimestrelor se concretizeaz contabil n situaii financiare care prezint situaia patrimoniului statului aflat n administrarea instituiei publice. Acestea se ntocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanelor Publice i se raporteaz la ordonatorul superior de credite : Primria Municipiului Suceava pentru creditele de la bugetul local i Inspectoratul colar Judeean Suceava pentru creditele de la bugetul de stat, la termenele stabilite de acesta, care la rndul su le raporteaz la Ministerul Educaiei Cercetrii i Tineretului. Bilanul contabil al instituiei este supus verificrii i certificrii de ctre Trezoreria Municipiului Suceava, unde instituia i are deschise conturile, dar i de organul de audit intern din cadrul Inspectoratului colar Judeean Suceava. Principalele registre contabile utilizate de instituia public sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul numerelor de inventar i Registrul Cartea Mare. 2

Contabilitatea sintetic se ine pe Fie de cont pentru operaii diverse, deschise pentru fiecare cont sintetic. Evidena analitic a creditelor bugetare, plilor de cas i cheltuielilor efective se ine cu ajutorul Fiei pentru operaii bugetare. De asemenea instituia public utilizeaz sisteme de prelucrare automat a informaiilor contabile, care sunt stocate pe supori magnetici i permit n orice moment reconstituirea elementelor i coninuturilor conturilor, a listelor i a coninuturilor supuse verificrii. Instituia utilizeaz un program de prelucrare automat a datelor din contabilitatea sintetic, un program de eviden a stocurilor i unul de eviden a obiectelor de inventar i mijloacelor fixe i de calcul al amortizrii. Inventarierea patrimoniului se efectueaz, n conformitate cu legea contabilitii nr.82/1991 i Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr.1753/2004, de ctre comisiile de inventariere numite prin decizie scris, emis de ordonatorul de credite. Aceste comisii rspund de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere potrivit prevederilor legale. n procesul execuiei bugetare cheltuielile bugetare parcurg cele 4 faze: angajare; lichidare; ordonanare; plata.

Contabilitatea analitic a cheltuielilor se realizeaz pe subdiviziunile clasificaiei bugetare. Astfel structura simbolului contului de cheltuieli va fi urmtoarea: simbolul contului sintetic din planul de conturi; capitolul; sursa de finanare (01 buget de stat); subcapitol; titlu; articol; alineat.

La instituia public balana de verificare sintetic se ntocmete lunar, iar situaiile financiare trimestrial i se compun din bilan, contul de rezultat patrimonial, situaia fluxurilor de trezorerie, situaia modificrilor n structura activelor/ capitalurilor, anexe la situaiile financiare i contul de execuie bugetar. Principalele cheltuieli ale instituiei sunt: cheltuieli privind stocurile; 3

-

cheltuieli cu lucrrile i serviciile executate de teri; cheltuieli cu personalul; alte cheltuieli operaionale; cheltuieli financiare; alte cheltuieli finanate de la buget prin programe sociale (programul social 100 euro pentru profesori etc.). cheltuieli de capital, amortizri; cheltuieli extraordinare.

Instituia public ntocmete pentru activitatea proprie Contul de execuie bugetar care are ca indicatori cheltuielile pltite i veniturile ncasate cuprinse n capitolele i subcapitolele bugetului aprobat.

4

Procedura P01: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 208 /15.09.2010

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 20.09.2010 30.11.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Organizarea registrelor de contabilitate.2. 3.

Conducerea contabilitii. Conducerea activitii financiare.

Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil.

Auditor, Ivanovici Gheorghe

5

Procedura P02: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDENNume i prenume: Ivanovici Gheorghe Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Data: 15.09.2010

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, Ivanovici Gheorghe 6

DA X

NU X X X X X X X X X X -

Procedura P03: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 213 / 15.09.2010

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

coala cu cl.I-VIII nr. 10 Suceava Inspectoratul colar Judeean Suceava Compartimentul de Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil

Stimate: domnule Popescu Ioan

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 20.09.2010 30.11.2010 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2010 31.12.2010 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: 7

cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama instituiei coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava; regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe domnul Ivanovici Gheorghe, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebit consideraie,

Auditor, Ivanovici Gheorghe

8

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILORMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: Ivanovici Gheorghe

Data: 09.10.2010

COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii DA X X X X X X NU X X OBSERVATII

Exista doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

9

Procedura P05: Analiza riscului

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILEMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabilntocmit: Ivanovici Gheorghe Data: 09.10.2010

Nr. crt.1.

ObiectiveORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE CONDUCEREA CONTABILITII

Obiecte auditabile1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare 4. Contabilitatea imobilizrilor i a investiiilor 5. Contabilitatea materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor i creanelor 7. Contabilitatea trezoreriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea subveniilor 10. Contabilitatea transferurilor 11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 12. ntocmirea balanelor de verificare 13. Evidena tehnic-operativ

Cadrul legislativ- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004; - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1851/2004; - OMFP nr. 1850/2004; - H.G. nr. 1553/2003; - Legea nr. 493/2003; - OMFP nr. 1753/2004; - Decret nr. 167/1958; - Legea nr. 511/2004; - Legea nr. 512/2004; - Decret nr. 209/1976; - Legea nr. 500/2002 - OMFP nr. 1917/2005

Observa

2.

10

Nr. crt.3.

ObiectiveCONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Obiecte auditabile14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor 15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Cadrul legislativ- Legea nr. 469/2002; - Legea nr. 571/2003; - O.M.F.P nr. 1577/2003; - H.G. nr. 2185/2004; - Legea nr. 500/2002 - Legea nr. 19/2000 - Legea nr. 76/2002 - OMFP nr. 1917/2005

Observa

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 16 de obiecte auditabile, structurate pe 3 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern

11

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILORMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Nr. crt. 1.

Data: 09.10.2010

Obiective ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Obiecte auditabile 1.Registrul-jurnal

Riscuri semnificative (identificate) 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registruluiinventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Observai

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena investiiilor contabil a imobilizrilor i investiiilor 12

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate) 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 13

Observai

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 7. Contabilitatea trezoreriei

Riscuri semnificative (identificate) 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor de personal 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 14

Observai

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

9. Contabilitatea subveniilor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 10. Contabilitatea transferurilor

Riscuri semnificative (identificate) 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 15

Observai

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

12. ntocmirea balanelor de verificare

13. Evidena tehnic-operativ

Nr. crt. 3.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate) 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

Observai

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare : NOT:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 16 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 71 de riscuri.

16


STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUIMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Data: 09.10.2010

Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 N3

P2 30%

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

17


CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLCMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe ACTIVITATEA DE AUDIT 1. Organizarea registrelor de contabilitate - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea registrelor de contabilitate? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate de personalul compartimentului? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind modul de ntocmire a registrelor de contabilitate? - avei personal specializat responsabil cu ntocmirea registrelor de contabilitate? - jurnalele, centralizeaz i nregistreaz operaiunile consemnate n documente justificative? - sunt prezentate registrele sub forma unor listri informatice? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar - listrile informatice respect prevederile legale d.p.d.v. al formatului? 2. Organizarea contabilitii - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea contabilitii? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor? - avei desemnat o persoan responsabil cu evidena contabil a materiilor prime, materialelor consumabile, i a obiectelor de natura obiectelor de inventar? - exist un responsabil cu urmrirea creanelor i datoriilor entitii? - pentru activitatea de trezorerie, avei desemnai responsabili cu evidena contabil a acestor operaiuni? - exist elaborat planul general de paz? - exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea 18

Data: 09.10.2010 DA NU OBS

ACTIVITATEA DE AUDIT de paz? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - exist un sistem de proceduri care s previn lipsurilor n gestiune? - procedurile existente sunt scrise i formalizate? - avei monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul? - suntei informat despre modalitile de nregistrare n contabilitate a diferenelor rezultate din inventariere? - avei procedur privind ntocmirea balanei de verificare? - dac da, aceasta este formalizat? - exist persoane responsabile cu organizarea evidenei tehnicoperative? - exist elaborat i aprobat de conducerea entitii documentul Circuitul documentelor? - exist formalizat acest document? - sunt cuprinse n documentul Circuitul documentelor toate modelele de registre i formulare financiar-contabile comune pe economie? - exist un program anual de formare profesional? - dac da, acest program acoper toate domeniile? 3. Conducerea activitii financiare - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea activitii financiare? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - la nivelul entitii exist un responsabil cu urmrirea debitorilor i creditorilor? - la nivelul entitii exist un responsabil privind activitatea de constituire i reglementare a impozitelor i taxelor datorate statului - la nivelul entitii exist o persoan responsabil cu activitatea de constituire a veniturilor extrabugetare? - exist un program anual de formare profesional? - acest program acoper toate domeniile?

DA

NU

OBS

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.

19

20


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUIMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Data: 09.10.2010Nr. crt. 1. Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% Punctajul total

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

1. Registrul-jurnal


3. Cartea Mare

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor

2.


4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

21

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile


Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctajul total



7. Contabilitatea trezoreriei

12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei

22

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile



Punctajul total

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul


10. Contabilitatea transferurilor

26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor

23

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile



Punctajul total



13. Evidena tehnicoperativ

43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative

24

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile



Punctajul total

3.




16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnicoperativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

NOT: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul: 25

Pt = N i Pii =1

n

unde: P = punctajul total; t N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; P = ponderea criteriilor de risc i

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.

26


CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUIMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe 09.10.2010 Nr. Obiective crt. 1. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Punctaj total

Data:

Obiecte auditabile 1. Registrul-jurnal

Riscuri semnificative 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 27

Clasare

OBS.


3. Cartea Mare

Nr. Obiective crt. 2. CONDUCEREA CONTABILITII

Obiecte auditabile 4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

Riscuri semnificative 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor

Punctaj total

Clasare

OBS.



28

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile


Punctaj total

Clasare

OBS.

21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 7. Contabilitatea 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii trezoreriei privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 8. Contabilitatea 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii cheltuielilor cu personalul privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 29

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 30

Punctaj total

Clasare

OBS.


10. Contabilitatea transferurilor


Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnicoperativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 31

Punctaj total

Clasare

OBS.


13.Evidena tehnicoperativ

3.



Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

Punctaj total

Clasare

OBS.


16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 71 de riscuri, grupate pe cele 16 de obiecte auditabile i 3 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 30, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

32


TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABEMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern Data: 09.10.2010 Grad de ncredere al auditorului OBS intern n controlul intern

Nr. crt. 1.

Obiective

Obiecte auditabile


Puncte T/S

ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

33

Nr. crt. 2.

Obiective

Obiecte auditabile


Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern

OBS

34

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile


Puncte T/S



OBS

35

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile


Puncte T/S



OBS

3.


Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 2 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern

36


TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERNMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Nr. crt. 1. Obiective Obiecte auditabile selectate ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Data: 09.10.2010 Poziia n RAI II. 1.1.1. II.1.1.2. II.1.2.1. II.1.2.2. II.1.3.1. II.1.3.2. II.2.4. II.2.4. II.2.5. II.2.5. II.2.5. II.2.6.1. II.2.7.1. II.7.2. II.7.3. II.2.7.4. II.2.8. II.2.8. 37

2.


Nr. crt.

Obiective Obiecte auditabile selectate

Poziia n RAI II.2.8.1. II.2.8.2. II.2.9. II.2.9.1. II.2.10 II.2.11.1 II.2.11.1 II.2.11.1 II.3.12.1. II.3.13.1.

3.


Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 3 obiective structurate pe 16 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 71 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 3 obiective, 13 de obiecte auditabile i 26 de riscuri asociate acestora. n continuare, cele 30 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

38

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERNMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe 09.10.2010 DURATA (H) 616 88 2 2 4 8 8 8 8 8 10 2

Data:

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

PERSOANELE IMPLICATE Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe

LOCUL DESFURRII DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT

Tema general: Activitatea financiar-contabil 1. Pregtirea misiunii de audit

39



DURATA (H) 2 352 16 2 16 6 4

PERSOANELE IMPLICATE Ivanovici Gheorghe

LOCUL DESFURRII AUDITAT

2. Intervenia la faa locului Obiectivul I Organizarea registrelor de contabilitate

Ivanovici Gheorghe AUDITAT DAPI

Obiectivul II Conducerea contabilitii

16 2 16 6 4


Obiectivul III Conducerea activitii financiare

16 2 16 6 4 4 160 48 48 8 40


3. Raportul de audit intern

Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe

DAPI DAPI DAPI DAPI



DURATA (H) 8 8 8 16 8

PERSOANELE IMPLICATE Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe

LOCUL DESFURRII DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI

4. Urmrirea recomandrilor

8 16

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern 41

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL

Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Data: 09.10.2010Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul crt. 1. PC 2. 3. Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt. 4. 5. PC PC

Durata (h) 20 20 4

Nr. test Interviu nr. 1.1.1 Test 1.2.1 Interviu nr. 1.1.1 Test 1.3.1 Interviu nr. 1.1.1

Nr. lista verificare LV 1 LV 1 LV 1

Auditori Toma Elena Toma Elena Toma Elena

Locul PC

Durata (h) 2

Nr. test Interviu nr. 2.2.1

Nr. lista verificare LV2

Auditori Vasilache Mariana

PC 2 Not de relaii nr. 2.3.1 LV2 Vasilache Mariana

6. 7.

PC 6 PC 8 Test 2.4.1 C.C.I.2.5.1 Test 2.5.1 Test 2.5.2 LV2 LV 2 Vasilache Mariana Toma Elena Vasilache Mariana

42

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt.

Locul

Durata (h)

Nr. test Test 2.5.3 Test 2.5.4

Nr. lista verificare

Auditori

8. 9.

PC 8 PC 8

Test 2.6.1 Test 2.6.2 Interviu nr. 2.7.1 Interviu nr. 2.7.1 Not de relaii nr. 2.7.1 Test 2.8.1 Test 2.9.1

LV2

Vasilache Mariana

LV2

Vasilache Mariana

10. 11. Obiectivul III. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt. 12.

PC PC

2 8

LV 2 LV2

Vasilache Mariana Vasilache Mariana

Locul

Durata (h) 20

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori

PC 13. PC

Test 3.2.1

LV 3

Toma Elena

20

Test 3.3.1

LV 3

Toma Elena

Auditor intern Ivanovici Gheorghe 43

44

Procedura P07: edina de deschidere INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDEREMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe A. Lista participanilor: Numele Ivanovici Gheorghe Igntescu Dana Musat Ioana Popescu Ioan Munteanu Vasile Funcia auditor Contabil ef secretar director Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Nr. telefon Email Semntur a

Data: 09.10.2010

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, 45 Auditai,

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. crt. 1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; 46

DA X

NU X X X

OBS.

Interviu nr. 1.1.1. Observare direct

1.2.

X

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare.

DA

NU X

OBS. TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1 TEST nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1. FIAP nr. 1.3.1.

X

X 1.3. Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate: a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n toate cazurile, prin stornare.

X X X

1.4.

X X X X X X X

Observare direct Observare direct Problematic abordat pentru fiecare registru de contabilitate

1.5.

Data: 1.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

47

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 1.1.1.privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat doamnei Igntescu Dana, contabil ef Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Pentru activitatea de completare a registrelor de contabilitate exist proceduri? Procedurile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? Avei monografii contabile pe domenii? Monografiile contabile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu completarea i actualizarea monografiilor? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de nregistrare n contabilitate? Exist propuneri de perfecionare a procedurii? Nu mai avei nimic de adugat? DA NU Obs.

Data: 02.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Not:

Intervievat, Igntescu Dana

Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern. Procedura P08: Colectarea dovezilor 48


TESTUL NR. 1.2.1.Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: ntocmirea i inerea Registrului-jurnal DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint listrile informatice ale Registruluijurnal pentru cele 12 luni calendaristice ale perioadei auditate; Eantionul pentru verificarea modului de completare a Registrului- jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la 33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 4 luni, conform Foii de lucru nr. 1.2.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume: Registrul jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate astfel: - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Data: Auditor intern, 05.10.2010 Ivanovici Gheorghe INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA 49

Compartimentul de Audit Public Intern

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1.Obiectivul I: ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Eantionul pentru testarea modului de completare a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de documentul Registrul-jurnal completat pentru perioada ianuarie 2010 decembrie 2010, respectiv din 12 liste informatice lunare ale acestuia; Eantionul a fost stabilit la 33% din populaia total, respectiv 4 liste informatice, aferente lunilor martie, iunie, septembrie, decembrie 2010 Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1.

Data: 05.10.2010


n prezena, Igntescu Dana

50

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1.privind Completarea Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Elemente testate Elemente Eantionate

Data: 05.10.2010


n prezena, Igntescu Dana

51


FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1.Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 PROBLEMA: Completarea incorect a Registrului-jurnal (cod 1-14-1) cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor CONSTATARE: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiarcontabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CAUZE: CONSECINE: RECOMANDRI: 52

-

Data: 05.10.2010


53

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.3.1Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului-inventar DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la entitatea public n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la unitile subordonate, pentru anul 2010. Populaia va fi constituit din documentul Registrul-inventar completat la unitatea central i la unitile subordonate, precum i din toate documentele care au stat la baza ntocmirii acestui registru, respectiv liste de inventariere, procese verbale privind rezultatele inventarierii .a. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual. Testarea a urmrit analiza modului de completarea Registrului-inventar, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.3. astfel:

Registrul inventar: a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.1 privind completarea Registrului- inventar. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2010, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Data: 06.10.2010 54 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

LISTA DE CONTROL NR. 1.3.1privind Completarea Registrului - inventar Elemente testate Nr. crt. Populaia 1.

Data, 06.10.2010


Intervievat, Igntescu Dana

55


FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010- 31,12.2010 PROBLEMA: Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2) CONSTATARE: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2010, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CAUZE: CONSECINE: RECOMANDRI: -

Data: 06.10.2010


56

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 2Obiectivul 2. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. crt. 2.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza contabilitii imobilizrilor i investiiilor: a. activele imobilizate sunt nregistrate cronologic i pe grupe de active imobilizate n Registrul numerelor de inventar; b. fiele mijloacelor fixe sunt completate pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau a modificrii valorii de inventar a acestora, ca urmare a modernizrii sau reevalurii lor; 57 DA NU OBS.

-

-

2.2.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. recepia activelor imobilizate; d. predarea-primirea activelor imobilizate ntre dou locuri de folosin ale entitii publice; e. constatarea ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a activelor imobilizate; f. recepiile pariale i finale ale obiectivelor de investiii; g. activele imobilizate aflate n custodie la teri; h. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza contabilitii materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura i a materialelor de natura obiectelor de inventar a. existena evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor b. predarea-primirea bunurilor de natura stocurilor ntre dou locuri de folosin ale entitii; c. constatarea ndeplinirii condiiilor de casare a bunurilor de natura stocurilor; d. recepia bunurilor de natura stocurilor; e. bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri; f. examinarea nregistrrilor n contabilitate. g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Contabilitatea trezoreriei Analiza organizrii activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; d. urmrirea ntocmirii monetarului 58

DA X -

NU

OBS. Interviu nr. 2.2.1.

-

2.3.

X X X Not de relaii nr. 2.3.1

2.4.

X X X X X X X X X X X C.C.I. nr. 2.5.1. TEST nr. 2.5.1. Lista de control nr. 2.5.1. TEST nr. 2.4.1. Lista de control nr. 2.4.1. FIAP nr. 2.4.1.

2.5.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii casierie entitii Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat; c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative; Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale Analiza utilizrii Registrului de cas a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Analiza respectrii de ctre conductorul compartimentului financiar contabil a cadrului normativ privind efectuarea plilor: a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului; b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a conturilor; 59

DA X X X

NU

OBS.

Observare direct CCI nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.2. Foaie de lucru nr. 2.5.2 List de control nr. 2.5.2. FIAP nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.3 Foaie de lucru nr. 2.5.3 Lista de control nr. 2.5.3 FIAP nr. 2.5.3

X X X X

X X

X X X X X X X X TEST nr. 2.5.4 Foaie de lucru nr. 2.5.4 Lista de control nr. 2.5.4 FIAP nr. 2.5.4

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii cheltuielilor pltite; d. Examinarea existenei creditelor bugetare deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de disponibil; e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura cheltuielilor respective; f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative care s justifice plata; g. Compararea semnturilor de pe documentele justificative cu specimenele de semnturi aparinnd ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare; h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului; j. Urmrirea existenei vizei de control financiar preventiv pe documentele de angajare i ordonanare; Contabilitatea cheltuielilor de personal Analiza cheltuielilor cu salariile personalului a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; 60

DA -

NU -

OBS.

X X X X X

TEST nr. 2.6.1. Foaie de lucru nr. 2.6.1. Lista de control nr. 2.6.1. FIAP nr. 2.6.1.

2.6.

X X X X

X X X X X TEST nr. 2.6.2. Foaie de lucru nr. 2.6.2. Lista de control nr. 2.6.2. FIAP nr. 2.6.2.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului; b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii; c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru diferenele constatate la inventariere; d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii. Analiza ntocmirii balanelor de verificare a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; Analiza evidenei tehnic-operative a. examinarea modului de completare a formularelor tipizate; b. urmrirea utilizrii formularelor pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c. urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor atribuite prin registrul stocurilor; d. urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat f. confirmarea nregistrrilor zilnice a intrrilor de ctre gestionar sau persoana desemnat, pe baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii - not de recepie i constatare de diferene etc., poziie cu poziie g. examinarea nregistrrilor ieirilor pe baza bonurilor de consum individual i colectiv, fiei limit - individual i colectiv, avizelor de nsoire a mrfii, facturilor etc., poziie cu poziie

DA X X X

NU

OBS.

2.7.

X X X X

Interviul nr. 2.7.1. Not de relaii nr. 2.7.1. Interviul nr. 2.7.2 FIAP nr. 2.7.1. FCRI nr. 2.7.1.

2.8.

X X X X X X X X X X Observarea direct Observarea direct TEST nr. 2.9.1 Foaie de lucru nr. 2.9.1 Lista de control nr. 2.9.1. FIAP nr. 2.9.1 TEST nr. 2.8.1. Lista de control nr. 2.8.1.

2.9.

X

61

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT a. garantarea prelurii la sfritul fiecrei luni a stocurilor cantitative din fiele de magazie, pe feluri de stocuri, grupate pe magazii/depozite, conturi, grupe, eventual subgrupe; b. recalcularea valoric a cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare; c. recalcularea valoric a acestor stocuri pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii/depozite. Preluarea documentelor de ctre persoana desemnat se face dup verificarea: a. modului de emitere i completare corect a documentelor de intrare i de ieire a valorilor materiale; b. nregistrrii corecte a acestora n fiele de magazie; c. stabilirea exact a stocului scriptic n aceste fie. Confirmarea corectrii erorilor constatate n evidena gestiunilor n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie Urmrirea modului n care abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor sunt aduse la cunotina conductorului instituiei sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Confirmarea verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor se face prin semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie. Examinarea dac preluarea documentelor privind micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor. Garantarea faptului c n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz.

DA -

NU -

OBS.

-

-

-

-

-

-

-

-

62


INTERVIU NR. 2.2.1privind activitatea de recepie a activelor imobilizate adresat domnului Munteanu Vasile, administrator Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 Nr. ntrebare crt. 1. Pentru anul 2010 ai semnat fia postului? 2. Avei atribuii n fia postului privind recepia activelor imobilizate? Pentru activitatea de recepie a imobilizrilor avei un sistem de 3. proceduri? ntre responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i prevederile 4. procedurilor exist coresponden? Exist stabilit o persoan responsabil cu realizarea procedurilor 5. de lucru? 6. Sistemul de proceduri este scris i formalizat? Recepia imobilizrilor corporale se face pe baza proceselor verbale 7. de recepie, completat n trei exemplare? Recepia activelor imobilizate este realizat de o comisie de 8. recepie, stabilit prin Ordin al conductorului entitii? 9. Referitor la acest subiect mai avei ceva de adugat? Data: 16.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Not: Activitatea de recepie a activelor imobilizate se realizeaz n conformitate cu cadrul normativ, dar nu exist proceduri scrise i formalizate. Totui, deoarece aceast disfunciune este una generalizat la nivelul ntregului sistem financiar-contabil, nu se va elabora FIAP, dar va fi abordat n mod special n Raportul de audit intern n Capitolul III - Concluzii. Intervievat, Musat Ioana

DA

NU

Obs.

63


NOT DE RELAII NR. 2.3.1.privind Analiza evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor Adresat domnului Munteanu Vasile, administrator ntrebare 1: La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura stocurilor? Rspuns 1: Nu, dar exist instruciuni de aplicare, dar neformalizate . ntrebare 2: Exist n entitate un responsabil care s analizeze lunar micarea stocurilor organizate pe grupe n funcie de natura acestora ? Rspuns 2: Da, la nivelul Centrului Bugetar exist o persoan responsabil cu eviden analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar aflate n magazie i folosin, iar la nivelul magaziei centrale este organizat o eviden tehnicoperativ a acestor bunuri. Persoana responsabil cu gestionarea materiilor prime i materialelor are concretizate atribuiile n fia postului, care cuprinde i activitatea de analiz lunar a micrii de stocuri. ntrebare 3: Exist un control periodic asupra bunurilor de natura stocurilor aflate n magazie i/sau n folosin? Rspuns 3: Da, lunar se realizeaz o comparaie ntre situaia analitic, elaborat n cadrul instituiei, i situaia stocurilor din Magazia central reflectat, n Fia de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc. De asemenea, periodic aceasta se completeaz cu efectuarea unui inventar inopinat pentru fiecare categorie de stocuri, inclusiv pentru cele aflate n folosin. ntrebare 4: Exist un sistem informatizat implementat privind contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar? Rspuns 4: Nu, dar exist un sistem informatizat, privind realizarea codificrii modelelor de formulare i preluarea informaiilor n contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i a materialelor de natura obiectelor de inventar, sistem care se afl n faza de testare. ntrebare 5: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 5: Nu. Data: 17.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Not: Avnd n vedere informaiile rezultate din acest document, echipa de auditori nu consider necesar elaborarea unui FIAP, dar unele probleme rezultate din aceast Not de relaii vor fi preluate n Raportul de audit intern. 64 Consilier, Bandas Felicia

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Avnd n vedere ponderea valoric a contractelor de leasing financiar n totalul datoriilor, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a contabilitii datoriilor, s analizeze modul de reflectare n contabilitate a principalelor operaiilor aferente leasingului financiar. Populaia pentru realiza

Documents

Misiune de Audit Intern Model