MISE EN ŒUVRE DU TUTORAT DANS LE CADRE D UNE …

Bilan du tutorat 2009-2010 dans le cadre d’une démarche IAE-SAP – octobre 2010 1

MISE EN ŒUVRE DU TUTORAT

DANS LE CADRE D ’UNE DEMARCHE

D ’ACCOMPAGNEMENT A LA MOBIL ITE PROFESSIONNELLE DES PERSONNELS

DES STRUCTURES D ’ INSERTION PAR L ’ACTIVITE

ECONOMIQUE ( IAE)

VERS LES ASSOCIATIONS DU SECTEUR SOCIAL

ET MEDICO -SOCIAL (SMS)

Action expérimentale 2009 / 2010

Bilan – octobre 2010.

Auteur : Louise Wiart, conseillère technique Gestion Uriopss Picardie. Contact : [email protected] - tél : 03 22 71 74 72 Avec la collaboration de Romain Guerry, conseiller technique Economie des politiques sociales et de l’emploi, Uniopss. Contact : [email protected] – tél : 01-53-36-35-66


A l'initiative de l'URIOPSS Picardie et du comité de pilotage du projet « Pour le rapprochement des services à la personne de l’Insertion par l’Activité Economique (IAE) et du social et médico-social (SMS) en Picardie » (cf. document Dossier de présentation), six structures associatives du département de l’Oise, trois structures de l'IAE (RCM – PBS et AITPP) et trois structures d'aide à domicile (A domicile 60 – ANAD – Centre social de Froissy) se sont engagées à construire et à expérimenter une démarche de professionnalisation des personnes de l'insertion sur les métiers de l'aide à domicile. La construction et l'expérimentation de cette démarche reposent sur un engagement des parties à mettre en œuvre un processus de transition professionnelle défini en commun et à intégrer durablement dans les structures d'aide à domicile les personnels qui auront réussi ce passage. En clôture de cette action, en février 2011, les enseignements et la méthodologie tirés de l’expérience seront retranscrits plus précisément dans un guide et des outils diffusés sur un support numérique (site Internet dédié).


S O M M A I R E

1ère PARTIE – CONTEXTE I Origine du Projet de tutorat II Présentation synthétique II Résultats attendus et exploitation

2ème PARTIE – METHODOLOGIE I Définition du projet de tutorat II Les acteurs du tutorat

• Du côté des SIAE • Du côté des associations médico-sociales

III Coordination • Rôle du Cabinet Brigitte Croff Conseil • Rôle de l’Uriopss

IV Les Partenaires du tutorat

3ème PARTIE – MISE EN ŒUVRE I Calendrier de l’action II Déroulement

• Axe formation • Axe temps de tutorat • Axe évaluation ∞ Evaluation qualitative ∞ Evaluation méthodologique ∞ Evaluation du montage financier

4ème PARTIE – DIFFUSION ET PERENNISATION DE L ACTION I Diffusion II Pérennisation Glossaire et partenaires


1 è r e PART I E - CONTEXTE

I- ORIGINE DU PROJET DE TUTORAT Dans le cadre de sa démarche de rapprochement des structures associatives du secteur de l'insertion par l’activité économique (IAE) et des structures associatives de l'aide à domicile du secteur social et médico-social, l'URIOPSS Picardie et l’Union des Associations Intermédiaires de l'Oise (UDAIO) ont piloté dans le département de l'Oise une démarche innovante d’intégration des personnels de l'IAE vers des structures d'aide à domicile. Cette démarche répondait à une double préoccupation :

• offrir des perspectives d'emplois durables pour les personnels issus de l'insertion sur des opportunités d'emplois identifiées dans le bassin d'emploi ;

• permettre à des structures de l'aide à domicile de sécuriser leurs recrutements. L'URIOPSS a confié la mise en œuvre technique de cette mission au Cabinet Brigitte Croff & associés. La démarche s’est déroulée en quatre temps (cf. document Cahier des charges tutorat 60)

1°) Rencontre des structures volontaires / définition des profils des tuteurs / analyse du cadre financier et juridique 2°) Repérage des salariés de l’IAE et choix des tuteurs 3°) Préparation à la constitution de binôme salarié/tuteur opérationnels 4) Evaluation de la première expérimentation 3 binômes de structures ont été constitués pour participer à cette expérimentation :

- L’association A domicile 60 / l’Entreprise d’insertion PBS - L’association ANAD / l’association intermédiaire RCM - L’association Centre social rural de Froissy / l’Association intermédiaire Travail Transitoire

(AITT)

II- PRESENTATION SYNTHETIQUE DU PROJET L’action de tutorat est incontournable dans la définition d’un processus complet de professionnalisation et d’intégration des salariés de l’IAE vers les structures d’aide à domicile. Il serait ainsi basiquement possible de scinder ce processus en 2 principaux temps :

1) Identifier les profils « transférables » et corriger le décalage entre les compétences du salarié et les attendus de la structure médico-sociale par un processus de professionnalisation.

Cette phase est l’objet d’une étude-action « formalisation d’un processus d’accompagnement à la mobilité professionnelle des personnels des associations du secteur de l’IAE vers les associations du secteur SMS » menée dans le département de l’Aisne.

2) Accompagner la transition professionnelle des salariés identifiés dans la phase précédente vers les associations d’aide à domicile du secteur SMS. Ce second temps est l'objet de l'action présentée à travers ce bilan.

Remarque sur la constitution des binômes : 1) les emplois de l’aide à domicile sont principalement des emplois de proximité 2) les salariées de l’insertion ne sont pas toutes détentrices du permis de conduire. � La constitution de binôme ne peut se faire qu’entre structures géographiquement

proches


III. RESULTATS ATTENDUS ET EXPLOITATION

• un développement considérable de l’offre de personnels compétents en corrélation avec l’augmentation de la demande des associations de services à domicile ;

• des services mieux structurés intégrant une gestion prévisionnelle des emplois et des

compétences et privilégiant les partenariats de proximité

• l'existence d'un réel partenariat entre le secteur de l’IAE et le secteur SMS visant à mettre en place l’échange de compétences et de moyens portant sur la professionnalisation des équipes, le partage de salariés, la valorisation du métier, les plans de formation etc…

• le développement de solutions innovantes et transférables créatrices d’emplois durables pour

les personnes en insertion

• la promotion des organisations de services aux personnes associatives et de leurs métiers.


2 è m e PART I E - METHODOLOG I E I- DEFINITION DU PROJET DE TUTORAT La transition professionnelle des salariés de l’IAE vers des structures d’aide à domicile comporte deux dimensions :

� une dimension relative à l’identité professionnelle et aux compétences : il s’agit de l’intégration à un nouveau métier. Les salariés des associations intermédiaires (Ai) et entreprises d’insertions (Ei) doivent en effet passer d’un métier d’accomplissement des travaux d’entretien courant de la maison auprès de personnes en capacité d’exercer un contrôle et un suivi de ceux-ci, à un métier « d’accompagnement social et de soutien auprès de publics fragiles, dans leur vie quotidienne », comportant certes des travaux d’entretien courant de la maison (compétences aisément transférables à partir de leur ancien métier) mais aussi « l’aide aux personnes dans les actes essentiels de la vie quotidienne (aide à la mobilité, aide à la toilette, aide à l'alimentation...) et dans les activités de la vie sociale et relationnelle, ainsi que la participation à l’évaluation de la situation et l’adaptation de son intervention en conséquence ». Ceci suppose la mise en œuvre de compétences nouvelles sur les plans techniques, organisationnels et relationnels, ainsi que le développement d’une posture professionnelle différente.

Cette transition professionnelle à réussir n‘est pas spécifique des seuls salariés issus des structures de l’IAE : elle peut concerner également au sein des organismes de services à la personne (OASP) les personnels initialement positionnés sur l’emploi d’agent à domicile (catégorie A de l’accord de branche) et progressivement amenés à intervenir auprès de personnes dépendantes. De nombreux OASP inscrits dans le champ de l’action SMS et intervenant en assistance aux personnes fragilisées sont en effet confrontés aujourd’hui à la nécessité de faire évoluer ces personnels, notamment lorsque l’organisme doit mettre en œuvre la continuité de service les weekends et jours fériés. De ce fait, l’action expérimentale de tutorat des salariés issus des SIAE pourrait aussi par ricochet permettre aux OASP de travailler sur l’évolution de leurs métiers et personnels.

� une dimension relative à l’intégration d’un nouvel employeur et d’un nouveau secteur

: l’activité, les usagers, les modes de management, la culture (histoire, codes de langage, codes vestimentaires éventuellement), les relations de travail sont différents et doivent être appropriés par le nouveau salarié. Le cadre de travail présente également une rupture avec la situation antérieure : le nouvel emploi s’inscrit dans une convention collective et des accords de branche, c’est généralement un contrat dit de droit commun, le « rapport salarial » classique avec ses droits et devoirs peut constituer une nouveauté pour la personne.

Ici encore, les enjeux de l’intégration peuvent dépasser largement les seuls salariés issus des SIAE : tout nouveau recrutement peut (on pourrait même dire devrait) donner lieu à une phase organisée d’intégration. De nombreuses expériences du secteur des Services à la Personne montrent à cet égard des pratiques très diverses selon les organismes. Les meilleurs taux de réussite des recrutements (mesuré par le turn-over pendant les 6 premiers mois) sont toujours liés à la mise en œuvre d’actions d’intégration bien identifiées, généralement organisées et pilotées par les responsables de secteur.

Ainsi, la « boîte à outils du tutorat et de l’intégration » adaptée lors de cette action expérimentale, pourra nourrir les pratiques de recrutement et d’intégration des associations médico-sociales.


II– LES ACTEURS DU TUTORAT L’accompagnement de la transition professionnelle des salariés des AI vers les associations du secteur SMS suppose d’impliquer tous les acteurs concernés dans une démarche globale :

Du côté des SIAE :

� la direction et l’encadrement intermédiaire : il s’agit de leur permettre d’organiser et d’accompagner les étapes de la transition professionnelle avec les salariés concernés, selon une « logique compétences »

- mise en mouvement des salariés vers la transition professionnelle - organisation et suivi des phases de validation de projet par mise en situation dans les

associations du secteur SMS

� le salarié en parcours d’insertion professionnelle : il s’agit de l’aider à valider son projet, dans une logique d’engagement successif dans des situations concrètes et de retour d’expérience sur ces mises en situation. Ceci doit permettre de :

- lui faire connaître la réalité de son éventuel nouveau métier à partir de mises en situation et en doublon avec des tuteurs auxiliaires de vie sociale expérimentées

- lui faire identifier les compétences clefs de celui-ci, puis repérer ses propres compétences transférables, ainsi que celles restant à acquérir

- si possible lui permettre d’identifier sa future appartenance à un collectif de travail (fût-il dispersé) et la dimension collective de son futur emploi (si réduite soit-elle) par la participation à des temps collectifs tels que des réunions de planning

- lui faire identifier l’impact de son éventuel nouvel emploi sur ses conditions de vie (mobilité, horaires de travail, salaires et avantages annexes, perspectives d’évolution professionnelle) pour mieux l’anticiper si besoin avec le conseiller en insertion professionnelle de la SIAE

Du côté des associations du secteur SMS :

� la direction et des responsables de secteur : il s’agit de les accompagner dans la mise

en œuvre du processus de recrutement et d’intégration avec notamment les dimensions suivantes :

- organiser et accompagner les temps de validation de projet par immersion des salariés des SIAE,

- identifier les tuteurs et les préparer à leur rôle ; penser l’articulation des rôles entre les tuteurs de proximité (collègues) et les tuteurs hiérarchiques (responsables de secteur)

- organiser la période d’adaptation avec notamment : définition d’objectifs opérationnels, mise en place d’outils et protocoles de bilan professionnel

- organiser les parcours d’intégration au métier des nouveaux salariés avec notamment : progressivité des tâches confiées, identification et valorisation par l’apprentissage des situations de travail professionnalisantes

� les tuteurs : - les préparer à leur rôle, - les accompagner et organiser des temps de régulations si le besoin s’en fait sentir - les associer à l’organisation du parcours d’intégration et de la période d’adaptation

qu’ils auront à accompagner.


III- COORDINATION Le Cabinet Brigitte Croff Conseil a été retenu pour mener techniquement cet accompagnement et opérer les formations au repérage des compétences et de tuteurs. (cf. document Proposition d'accompagnement BBC)

Rôle du Cabinet Brigitte Croff Conseil : L'expertise du cabinet BC Conseil permet d'accompagner les structures participantes dans l'appropriation des outils et leur mise en œuvre. Ses missions : - Récolter et analyser les informations relatives au déroulement de l'action - En tirer les conclusions relatives à la pertinence, la cohérence, l’efficacité et l’efficience de l'action - Identifier sur cette base les pistes d’actions correctives et en particulier les ajustements nécessaires d'objectifs et de moyens - Identifier les conditions de démultiplication et faire des préconisations - Partager l’évaluation avec les acteurs parties prenantes et les commanditaires de l’action.

Rôle de l'URIOPSS Picardie :

L'Uriopss pilote le projet. À travers ce rôle, - elle coordonne l'action, - fait le lien avec les autres actions issues du projet global "Pour le rapprochement des services à la personne de l'IAE et du secteur SMS en Picardie" - rend compte auprès du comité de pilotage, du comité de suivi et des différents financeurs de l'avancée des travaux - met en œuvre les axes de travail dessinés par le comité de pilotage IV- LES PARTENAIRES INSTITUTIONNELS DU TUTORAT Plusieurs acteurs incontournables de l'intégration professionnelle et de l'aide à domicile seront associés / sollicités / consultés pour la bonne mise en œuvre de cette action. Citons entre autres : * la DIRECCTE * Pôle emploi * Conseil régional de Picardie * le Conseil général de l'Oise et notamment la Direction de l’autonomie et la mission économie solidaire * l'UDAIO en tant que coordonnateur des associations intermédiaires de l'Oise * Uniformation * Agefos PME


Le repérage des candidats dans la structure de l’IAE

Il convient de valider la maîtrise, par le salarié en insertion, de compétences clefs à partir desquelles la passerelle

vers l’aide à domicile peut être envisagée.

Cette décision est laissée à la libre appréciation du conseiller en insertion.

Ce choix pourra se faire à l’aide d’outils utilisés dans le cadre du projet. (cf diffusion du projet)

Il est par ailleurs envisageable de mobiliser des outils portés par Pôle emploi tels que :

La Méthode de recrutement par simulation (MRS)

Ce dispositif permet d'élargir les recherches de candidats en privilégiant le repérage des capacités nécessaires au

poste de travail proposé. Elle sort des critères habituels de recrutement que sont l'expérience et le diplôme. Cette

méthode de recrutement est utilisée sur une centaine de plates-formes de vocation sur tout le territoire

et/ou L'évaluation des compétences et des capacités professionnelles (ECCP). Cette prestation d'évaluation vous

permet de valider les compétences et capacités correspondant à un métier, et d'identifier d'autres

emplois/métiers sur lesquels la personne peut se positionner.

3 è m e PART I E – M I S E EN ŒUVRE

I – CALENDRIER DE L’ACTION L'action a débuté en novembre 2009 et s’est déroulée comme suit :

Période Contenu Commentaires

1ère partie Novembre 2009 / mars 2010

Rencontre entres structures Identification des postes et des personnels transférables Création des binômes tuteurs / tutorés

2 postes ont été visés par structures-binômes et ont fait l’objet de cette expérimentation. Cette partie a également permis d’évaluer les contraintes liées à la mise en place du tutorat : gestion des plannings, choix des usagers etc…+ recherche de financement

2ème partie Avril 2010

Préparation des salariés et tuteurs Formations à la reconnaissance des compétences et formation au tutorat

Axe formation développé ci-dessous

3ème partie Juin-septembre 2010 Temps de tutorat

70 heures de binôme tuteur/tutoré sont estimés nécessaires à une mise en œuvre convenable d’un processus via un système de tutorat

4ème partie Septembre – octobre 2010

Evaluation de l’action Diffusion des outils


II - DEROULEMENT

Axe : Formations

Intitulés de la

formation Durée Public Remarques

Découverte des outils

et appropriation de la

démarche de tutorat

1 jour

Encadrants des

EI/Ai et

encadrant asso

SMS

Dans le cadre de la généralisation de cette action, ce temps peut être réduit à une ½ journée.

Formation à la

reconnaissance des

compétences

2 jours Tuteurs et

tutorés

Dans le cadre de la généralisation de cette action, ce temps peut être réduit à 1,5 journées.

Formation au tutorat 0,5 jour Tuteur

Découverte des outils et appropriation de la démarche de tutorat

- Finalisation de la mise en place du tutorat - les encadrants des EI/AI et du secteur SMS, - Journée où ont été transmis les divers outils, guide d'évaluation du tutorat, les compétences génériques et spécifiques, - a été abordée la technique d'entretien qui permet d'amener le salarié au récit d'expérience - utile pour l'évaluation du tutorat, mais aussi pour tout entretien d'évaluation des compétences (recrutement), - temps pour les derniers réglages et précisions à se donner entre binôme pour un suivi optimisé. Reconnaissance des compétences Temps de travail autour de l’outil québécois, "Nos compétences fortes". Celui-ci permet à partir d'un collage et du récit d'expériences réussies d'identifier en groupe, des compétences génériques. Il s’agit alors de faire connaissance d'une manière conviviale, et surtout d'apprendre à se reconnaître des compétences et à les reconnaître chez l'autre. Ensuite, à partir des attentes des salariées en insertion et des situations de travail des salariées tutrices, les compétences techniques spécifiques intéressantes à transmettre ou consolider sont mise en avant. Un temps court est pris à la fin pour les divers aspects logistiques à finaliser pour chaque binôme (horaires et déplacements). Tutorat Objectifs : � préparer les salariées à la fonction de tutorat � les former aux méthodes de transmission savoir � leur permettre d’évaluer et rendre compte de son évaluation

Lors de l’action expérimentale nous avons sollicité l’OPCA Uniformation pour financer ces actions via le « les Fonds d’intervention de l’Economie sociale » - FIES.

Les structures devront envisager le financement de cet axe via leur plan de formation. Nous préconisons le recours au Cabinet Brigitte Croff pour dispenser ces formations Dans l’évaluation du coût de la formation ne pas oublier la rémunération

des salariées + les temps de déplacement et restauration

Temps indispensable à la cohésion du groupe – largement positivé par toutes les parties prenantes


Axe : Temps de tutorat

Le groupe de travail a identifié 70h de tutorat comme pertinent pour une transition professionnelle convenable. Pendant cette période, le tuteur et le tutoré opèrent en binôme chez les usagers dont s’occupe habituellement seul le tutoré. Une grille d’évaluation permet à la fin de la période d’évaluer les capacités du tutoré.

Les hypothèses financières de l’expérimentation :

1 heure de salarié IAE Taxe sur les salaires

incluse Valorisation du tuteur

Forfait encadrement/ organisation

administrative / logistique

Total pour 70 heures

12,5 € + 2 € / heure 300 € 1315 €

Axe : Evaluation

∞ EVALUATION QUALITATIVE

4 propositions d’embauche ont suivi ce projet. 3 ont découlé sur un CDD (6 mois et 12 mois), La 4ème personne a enchainé sur une formation, et a reçu une proposition d’embauche par la

structure SMS à la suite de la validation de son DEAVS. Les 2 autres salariées : 1 a trouvé un emploi dans une autre structure SMS 1 a souhaité continué son parcours d’insertion / chacun s’accorde à dire que cette expérience à été très positive pour cette personne en lui donnant une confiance en elle qu’elle n’avait pas auparavant et lui a permis de confirmer son projet professionnel.

� Les objectifs attendus ont donc été atteints avec succès.

∞ EVALUATION METHODOLOGIQUE La durée du tutorat 70 h est un nombre d’heures maximal – pour certains binômes un nombre inférieur sera suffisant. (pour des raisons organisationnelles ou parce que le transfert se réalise plus rapidement.)

L’évaluation de l’action par les tuteurs et les tutorés a fait ressortir l’importance du temps

de rencontre de 2 jours lors de la formation au repérage des compétences, préalable au

temps de tutorat.

L’aspect collectif de ces 2 jours a également été mis en avant comme facteur de réussite.

Ce temps est également source d’apprentissage pour le tuteur, qui y développe

son sens de l’observation.

Détailler et présenter les tâches faites habituellement « machinalement » lui

permet d’auto-analyser également ses pratiques et sa méthode de travail.


Le nombre de tuteurs Il est pertinent qu’au sein d’une même structure, le tutoré réalise sont temps de tutorat auprès de 2 tuteurs différents :

1) Cela facilite l’organisation de la structure SMS, 2) Le tuteur est moins fatigué (le tutorat est très éprouvante pour les tuteurs), 3) Le double regard permet de confirmer (ou pas) les impressions des tuteurs.

∞ EVALUATION DU MONTAGE FINANCIER

La mise en place du tutorat impacte fortement la structure de l’IAE dans son organisation quotidienne. Elle doit en effet organiser le remplacement de la salariée en tutorat. Il est donc indispensable de valoriser ce temps. Pour cela il convient de tenir compte du coût de revient d’1 heure de mise à disposition plutôt qu’uniquement le coût horaire brut du salarié. (coûts variables selon les structures) Financement 2010 Le Conseil Régional de Picardie a financé l’expérimentation des 6 tutorats à travers une convention « Sécuriser les trajectoires et faciliter les transitions professionnelles »

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Montage financier indicatif proposé

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IAE


4ème PARTIE - DIFFUSION ET PERENNISATION DE L ACTION

Cette expérimentation a pour ambition initiale d’être transférée à un maximum de structures à but non lucratif d’aide à domicile de Picardie et d’ailleurs. Ainsi les enseignements et la méthodologie seront retranscrits plus précisément dans un guide et les outils diffusés sur un support numérique attaché au guide. I - DIFFUSION 26 novembre 2010 : ½ journée de présentation de l’expérimentation menée en 2010 par les 3 binômes de structures SIAE/SMS : témoignages des salariés, des tuteurs, de l’encadrement intermédiaires, des directeurs… 10 février 2011 : journée bilan du projet global « Pour le rapprochement des services à la personne de l’IAE et du SMS en Picardie » + diffusion de « la boîte à outil de l’intégration et du tutorat ». Les autres temps de diffusion sont à définir avec les différents partenaires. II - PERENNISATION En parallèle, le comité de pilotage continue son travail prospectif de pérennisation de l’action, et ce notamment en lien avec : Pôle emploi pour intégrer à ce processus certains de leurs dispositifs tels que : La méthode de recrutement par simulation : permet d’évaluer les compétences du salariés en insertion en amont de la date d’embauche afin d’évaluer les compétences supplémentaires à développer afin d’être embauché par l’association médico-sociale. L’action de formation préalable au recrutement (AFPR) : Intérêt : intégration d’un volume d’heure permettant de corriger le décalage entre les compétences du salarié et les attendus de la structure médico-social par un processus de professionnalisation. + le financement d’une partie du dispositif en tant que formation du salarié.

Le Conseil régional de Picardie notamment à travers le Programme de sécurisation des parcours professionnels 2011. La DIRECCTE, sur le thème de la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, de l’insertion et des Services à la personne. Les Conseils généraux sur les lignes insertion et/ou autonomie des personnes.


Glossaire : AI : Association intermédiaire ANAD : Association nogentaise d’aide à domicile EI : Entreprise d’insertion SMS : Social et médico-social IAE : Insertion par l’activité économique OASP : Organisme agréé de service à la personne PBS : Pays de Bray service RCM : Réseau coup de main UDAIO : Union département des associations intermédiaires de l’Oise URIOPSS : Union régionale interfédérale des œuvres privés Ce projet est cofinancé par :

Conseil régional de Picardie

CNAR Social, médico-social et santé

C2RA Picardie L’Uriopss Picardie et l’UDAIO, Remercient grandement :

et le Centre Social Rural Froissy-Crevecoeur pour leur participation et leur disponibilité.

Document rédigé le 28 octobre 2010

Documents

MISE EN ŒUVRE DU TUTORAT DANS LE CADRE D UNE …