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Microsoft Word - Apostila - Microsoft Office Excel …Curso_Tecnico/Instrutor Rodrigo... · Web viewAgora, você deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a média, colocando

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Microsoft Word - Apostila - Microsoft Office Excel Vista 2007

Microsoft Excel

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

Efetue clculos, analise informaes e visualize dados em planilhas usando o Microsoft Office Excel 2007.

Para executar o Microsoft Office Excel 2007, clique em Iniciar Todos os programas Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007.

Iniciando o Documento

Quando voc cria uma planilha nova, a tela do computador dividida em linhas e colunas, formando uma grade. A interseo de uma linha e de uma coluna chamada de clula. As linhas so numeradas seqencialmente, as colunas so identificadas por letras tambm seqenciais e cada clula pela linha e coluna que a forma.

Uma clula pode conter nmeros, texto ou frmulas. Por exemplo, a clula A4 (na tela abaixo) contm o valor 10 e a clula D2 contm o texto Valor total.

Em geral, informaes da mesma categoria so digitadas em uma coluna (no exemplo, a coluna B a descrio do produto vendido; a coluna C o valor unitrio), mas essa estrutura no rgida: voc pode agrupar as informaes por linha ou por outras formas mais convenientes para o seu caso.

A possibilidade de usar frmulas o que diferencia um programa de planilha de uma calculadora. Quando colocamos uma frmula em uma clula, dizemos que o contedo dessa clula deve ser calculado em funo dos valores contidos em outras clulas.

Na planilha abaixo, o preo total de uma venda calculado multiplican-do-se o preo unitrio pela quantidade vendida de produtos do mesmo tipo. Em nosso exemplo, a coluna A registra a quantidade de produtos e a coluna C traz

o preo unitrio do produto. A coluna D mostra o preo total. O contedo de cada clula calculado multiplicando-se os valores da coluna A pelos valores da coluna C. Para que esse clculo seja feito automaticamente, devemos digitar a frmula =A4*C4 na clula D4.

Quando modificamos o valor de A4, o valor de D4 recalculado automaticamente de acordo com a frmula registrada na clula.

Normalmente, uma planilha criada em duas etapas. Primeiro voc determina os itens que deseja calcular e as frmulas a serem usadas para fazer esse clculo. Depois, na fase de utilizao da planilha, preciso digitar os valores correspondentes a cada item; os resultados sero calculados automaticamente.

Aqui mostraremos como criar uma planilha, usando o programa Microsoft Office Excel 2007, mas o procedimento descrito aplica-se a qualquer programa de planilha. Como exemplo, vamos fazer uma planilha para controlar o faturamento de uma empresa que vende apenas quatro produtos. Embora as frmulas sejam diferentes para cada planilha, o procedimento ser sempre o mesmo.

Quando a frmula for muito grande, usaremos a funo SOMA do Microsoft Office Excel 2007, que facilita o clculo, somando todas as clulas especificadas. Na clula B17, a frmula ser:

A notao B4:B15 indica que devem ser utilizadas todas as clulas no intervalo de B4 at B15. Assim, essa frmula ir somar os valores em todas essas clulas e exibir o resultado na clula B17.

Agora, precisamos copiar essa frmula para as clulas de C17, D17 e E17. Podemos usar o mesmo procedimento que foi descrito acima. O programa perceber que elas foram colocadas em outra coluna e ajustar as referncias das colunas automaticamente. Assim, aps copiar a frmula para a coluna C17, teremos =Soma(C4:C15); na clula D17 aparecer =Soma(D4:D15), e assim por diante.

Agora, nossa planilha est completa e basta digitar os valores unitrios relativos a cada ms e a cada tipo de produto, das linhas 4 a 15, das colunas B a E. O programa nos dar, automaticamente, os valores da linha 17 e da coluna F.

A rapidez uma das grandes vantagens dos programas de planilha. Se voc cometer um erro ou quiser modificar o valor de uma clula, basta digitar o valor correto e todos os outros valores sero atualizados automaticamente.

Funes de uma planilha so comandos mais compactos e rpidos para se executar frmulas. Com elas possvel fazer operaes complexas com uma nica frmula. As funes so agrupadas em categorias, para ficar mais fcil a sua localizao. As funes tambm facilitam o trabalho com planilhas especializadas.

Um engenheiro pode utilizar funes matemticas para calcular a resistncia de um material. Um contador usar funes financeiras para elaborar o balano de uma empresa. Entre as diversas funes, destacam-se:

Funes financeiras -Para calcular juros, rendimento de aplicaes, depreciao de ativos etc.

Funes matemticas e trigonomtricas -Permite calcular raiz quadrada, fatorial, seno, tangente etc.

Funes estatsticas -Para calcular a mdia de valores, valores mximos e mnimos de uma lista, desvio padro, distribuies etc.

Funes lgicas -Possibilitam comparar clulas e apresentar valores que no podem ser calculados com frmulas tradicionais.

A escolha de um ou outro tipo de funo depende do objetivo da planilha. Por isso, a Ajuda do programa de planilha um valioso aliado. Ela contm a lista de todas as funes do programa, normalmente com exemplo.

Para ilustrar, usaremos a funo estatstica MDIA e a funo lgica SE em uma planilha que controla a nota dos alunos de uma escola. Se a mdia for superior a 5, o aluno aprovado; caso contrrio, reprovado.

Na tela abaixo, as notas foram digitadas nas colunas de B at E e suas mdias colocadas na coluna F, com o auxlio da funo MDIA. Essa funo calcula a mdia das clulas indicadas. Para aplic-la:

Para que o programa indique se um aluno foi aprovado ou no, a mdia obtida por esse aluno deve ser comparada com 5. Isso feito digitando-se a frmula =Se(F3

MAIOR QUE

-

SUBTRAO

pMENOR QUE /p

p*/ppMULTIPLICAO /pp/pp/ppDIFERENTE QUE /p

p//ppDIVISO /pp/pp>=

MAIOR E IGUAL A

%

PORCENTAGEM

A

B

C

1

ALUNO

MDIA

SITUAO

2

Mrcio

7

=SE(B2>=7;Aprovado;Reprovado)

3

Onde:

B2 refere-se ao endereo da mdia do aluno. Sendo ela que determinar se o aluno passar ou no.

>=7 refere-se a condio para o aluno passar, ou seja, para est Aprovado ele deve atingir uma mdia maior ou igual a 7.

; - quer dizer ento faa

Aprovado- refere-se a resposta verdadeiro, ou seja, se a condio for verdadeira(a nota for maior ou igual a7) ento ele escrever aprovado. Por isso voc deve colocar entre aspas, j que se refere a Texto.

; este outro ponto e vrgula subentende-se seno faa, ou seja, caso contrrio, far outra coisa. Em outras quer dizer se no for verdadeiro ento faa isso...

Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele no tenha mdia maior ou igual a 7, ento escreva Reprovado.

Siga esta sintaxe, substituindo somente, o endereo, a condio, as respostas para verdadeiro e para falso. No esquecendo que deve iniciar a frmula sempre com: =SE e escrever dentro dos parnteses.

Veja agora mais um exemplo do SE com mais de uma condio.

Agora, voc deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a mdia, colocando timo para uma mdia maior ou igual a 9, Bom para uma mdia maior ou igual a 8, Regular para uma mdia maior ou igual a 7 e Insuficiente para uma mdia menor que 7.

Veja a frmula:

A

B

C

1

ALUNO

MDIA

SITUAO

2

Mrcio

7

=SE(B2>=9;Otimo;se(b2>=8;Bom;se(b2>=7;Regular;Insuficiente)))

3

Onde:

B2 refere-se ao endereo da mdia

>=9 refere-se a condio para timo

Otimo - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9

As demais tem o mesmo sentindo s mudam as condies e as respostas.

Voc s precisar ir escrevendo um SE, dentro de outro Se aps o ponto e vrgula. Voc ir perceber que para parntese que voc abrir, ser de uma cor diferente e ao final voc dever fechar todos eles.

Neste exemplo de agora, faremos um clculo utilizando a condio SE, ou seja, em vez de escrevermos algo para uma resposta verdadeira ou falsa, faremos um clculo. Veja o exemplo:

Voc tem um certa planilha de pagamento e agora voc calcular o Imposto de Renda para os seus funcionrios. Mas, o clculo s ser efetuado para aqueles funcionrios que ganham mais de R$ 650,00, ou seja, se o salrio do funcionrio for maior que R$ 650,00, ento dever se multiplicado uma taxa de 5% em cima do Salrio Bruto, mas somente se ele ganhar mais de R$ 650,00, caso contrrio dever ficar 0 (zero). Veja a frmula.

F

G

H

10

FUNC

SLBRT

IRRF

11

Ivan Rocha

1.500,00

=SE(G11>650;G11*5%;0)

12

Onde:

G11 refere-se ao endereo do Salrio Bruto

>650 refere-se a condio para que seja feito o clculo

G11*5% - refere-se a resposta se for verdadeira, ou seja, se no endereo G11 conter um valor maior que 650, ento ele multiplicar o Valor do Salrio Bruto(G11) por 5% (taxa do Imposto de Renda)

0(zero) refere-se a resposta se for falso, ou seja, caso no endereo G11 no tenha um valor maior que 650, ento no haver clculo, ele colocar 0(zero).

Lembrete: Sempre coloque primeiro a resposta Verdadeira.

12. FRMULA DA CONDIO SE e E

Agora voc tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haver uma competio e somente aqueles que tem Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que 1,70 participaram da competio. Neste caso voc utilizar a condio SE e a condio E. Porque?

Respondo: simples, porque para o aluno participar ele dever possuir a idade maior que 15 e altura maior ou igual 1,70. As duas condies devem ser verdadeiras, caso uma seja falsa, ele no participar. Entendeu menino(a)!. Veja o exemplo:

A

B

C

D

1

ALUNO

IDADE

ALTURA

SITUAO

2

Mrcio

22

1,72

=SE(E(B2>15;C2>=1,70);Competir;No Competir)

3

Joo

14

1,68

Onde:

B2 refere-se ao endereo da idade

>15 refere-se a condio, ou seja, se a idade for maior que 15

C2 refere-se ao endereo da altura

>=1,70 refere-se a condio, ou seja, se a altura for maior ou igual a 1,70

Competir resposta se as duas condies forem verdadeiras.

No Competir- resposta se caso as duas respostas no forem verdadeiras.

Siga a sintaxe abaixo para os outros exemplos, substituindo apenas os endereos, as condies e as respostas, o resto deve ser seguido como est!

13. FRMULA DA CONDIO SE e OU

Neste exemplo basta que uma condio seja verdadeira para que o aluno participe da condio.

Veja o exemplo:

A

B

C

D

1

ALUNO

IDADE

ALTURA

SITUAO

2

Mrcio

22

1,72

=SE(OU(B2>15;C2>=1,70);Competir;No Competir)

3

Joo

14

1,68

14. FRMULA DO CONT.SE

Agora voc possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas mdias. E voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual a 9. Veja o exemplo:

A

B

1

ALUNO

MDIAS

2

Joo

7

3

Maria

10

4

Mrcio

6

5

Dborah

8

=CONT.SE(B2:B5;>=9)

Onde:

(B2:B5) refere-se ao endereo das clulas onde voc desejar contar.

; utiliza-se como parte da sintaxe para separar

>=9 refere-se a condio, ou seja, esta frmula s ir contar as clulas que contm valores maiores ou igual a 9.

Siga a sintaxe, substituindo apenas os endereos e a condio para contar.

Depois das aspas voc digita a condio. Pode ser tambm texto, independente de texto ou valor, deve-se colocar entre as aspas.

Exemplo:

=CONT.SE(C2:C5;APROVADO)

Neste exemplo ele contar apenas as clulas que contm a palavra Aprovado.

15. FRMULA DO CONTAR.VAZIO

Contar as clulas que esto vazias.

Exemplo:

Voc gostaria de saber quantos alunos esto sem a mdia

A

B

1

ALUNO

MDIAS

2

Joo

3

Maria

10

4

Mrcio

5

Dborah

8

6

Marta

10

7

Andrea

=CONTAR.VAZIO(B2:B7)

Onde:

=CONTAR.VAZIO o nome da frmula

(B2:B7) refere-se ao endereo das clulas

16. FRMULA DO SOMASE

Soma um intervalo de clulas mediante a condio estabelecida

Exemplo:

Voc gostaria de soma as faturas que foram pagas.

Ento voc tem uma planilha onde na coluna A voc coloca o nome do cliente, na coluna B o valor da fatura e na coluna C, a situao se foi paga ou no.

Voc gostaria de somar somente as faturas que estivessem pagas, assim voc saberia o quanto j recebeu. Logo a frmula seria a seguinte:

A

B

C

1

CLIENTE

VALOR

SITUAO

2

Bemol

150

PG

3

TV Lar

250

4

MS Casa

350

PG

5

Otica Avenida

180

6

Marta

250

PG

7

Andrea

190

PG

Valor Recebido

=SOMASE(C2:C7;PG;B2:B7)

Onde:

=SOMASE- o nome da frmula

(C2:C7 refere-se ao endereo inicial e final de clulas onde voc digita a palavra PG, especificando se est paga ou no.

PG o critrio para somar, ou seja, s somar se neste intervalo de clulas de C2 at C7, conter alguma palavra PG. O critrio dever sempre ser colocado entre aspas.

B2:B7 refere-se ao intervalo de clulas onde ser somado, mediante a condio, ou seja, ele somar somente aqueles valores que na coluna C voc digitou PG.

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