PRESENTED BY : CHATCHAI SAI. PRESENTED ON : Jul 04, 2017 & Jul 26, 2017

การใชงานโปรแกรมเบองตน Microsoft Excel 2013

Microsoft Excel 2013

• โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมหนง ทอยในชด Microsoft Office มจดเดนในดาน การคานวณเกยวกบตวเลข โดยการทางานของโปรแกรมจะใชตารางตามแนวนอน (Row) และแนวตง (Column) เปนหลก ซงเรยกโปรแกรมในลกษณะนวาตารางทาการ (Spread Sheet)

สงใหมใน โปรแกรม Microsoft Excel 2013 • เมอเปด Excel ขนมา จะเหนภาพลกษณใหมทดสะอาดตาขน

ถกออกแบบมาเพอชวยใหไดรบผลลพธทดเปนมออาชพได อยางรวดเรว มฟเจอรใหมๆ ทชวยใหขอมล ภาพของขอมลทนาสนใจ ซงชวยนาไปสการตดสนใจทดและมขอมลมากขน

ทาไมตองใช Program Excel 2013

เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2013 1. คลกป ม Start บนแถบ Task bar 2. เลอก All Programs 3. เลอก Microsoft Office 2013 4. เลอก Excel 2013 5. เลอกรปแบบเอกสารเชน Blank workbook

Microsoft Excel 2013

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel

ชดเครองมอของ Microsoft Excel ประกอบไปดวยกลมเครองมอหรอคาสงตาง ๆ ทเรยกวา“รบบอน”(Ribbon) ทไดจดรวบรวมไวเปนกลมๆ ตามประเภทของการใชงาน โดยจะมการแยกออกเปนแตละเมนอกทเพอใหสามารถคนหาเครองมอไดสะดวกขน ซงแตละเมนนนกมรายละเอยดของเครองมอตางๆ ดงน

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel

1. เมนหนาแรก (Home) จะเปนทรวบรวมชดเครองมอพนฐานทผใชงานสวนมากตองใชบอยๆ เชน การจดการแบบตวอกษร รปแบบตารางหรอเซล เปนตน โดยจะแสดงขนมาเปนเมนแรกเสมอ

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel

2. เมนแทรก (Insert) เปนเมนทใชสาหรบแทรกออบเจกตหรอองคประกอบตางๆ ลงไปบนแผนงานเพอใชอางองประกอบขอมลใหสมบรณยงขน รวมถงการเพมความสวยงาม เชน กราฟ รปภาพ หรอไดอะแกรมเปนตน

6) F ค×Í ÇÔàคÃÒÐË�¢ŒÍÁÙÅ (Spark lines) 㪌ÊÒËÃѺ¡ÒÃÇÔàคÃÒÐË�¢ŒÍÁÙÅ ã¹ÅѡɳÐá¼¹ÀÙÁÔ

7) G ค×Í µÑÇ¡Ãͧ (Filters) 㪌ÊÒËÃѺÊÌҧµÑÇ¡ÃͧÊÒËÃѺ¡Ãͧ¢ŒÍÁÙÅ

8) H ค×Í ¡ÒÃàª×èÍÁ⧠(Link) 㪌ÊÒËÃѺÊÌҧ Ø´àª×èÍâ§ä»ÂѧàÇçºä«µ� ÍÕàÁÅ� ËÃ×Í

â»Ãá¡ÃÁµ‹Ò§æ

9) I ค×Í ¢ŒÍคÇÒÁ (Text) 㪌ÊÒËÃѺÊÌҧ¢ŒÍคÇÒÁÈÔÅ»Š ãÊ‹ËÑÇËÃ×ÍทŒÒ¡ÃдÒÉ áÅÐãÊ‹

ÊÑÞÅѡɳ�

1) A ค×Í µÒÃÒ§ (Tables) 㪌ÊÒËÃѺÊÌҧàÊŒ¹¢ÍºµÒÃÒ§ ¡Òà Ѵ¡ÒâŒÍÁÙÅÁÒ¡æ

´ŒÇ PivotTable áÅÐ PivotChart

2) B ค×Í ÀÒ¾»ÃСͺ (Illustrations) 㪌ÊÒËÃѺÊÌҧ¡ÒÃÊÌҧ¼Ñ§§Ò¹ ËÃ×Íä´ÍÐá¡ÃÁ

3) C ค×Í á;¾ÅÔàคªÑ¹ (Apps) 㪌ÊÒËÃѺàª×èÍÁµ‹Í¡Ñºá;¾ÅÔàคªÑ¹¢Í§äÁâคëͿท�

4) D ค×Í á¼¹ÀÙÁÔ(Charts) 㪌ÊÌҧἹÀÙÁÔËÃ×Í¡ÃҿẺµ‹Ò§æ

5) E ค×Í ÃÒ§ҹ (Reports) 㪌ÊÒËÃѺÊÌҧÃÒ§ҹµ‹Ò§ æ

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel

3. เมนเคาโครงหนากระดาษ (Page Layout) เปนเมนทใชสาหรบปรบแตง กาหนดขนาด หรอมมมองตางๆ บนหนาแผนงานใหเปนไปตามความตองการ

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel

4. เมนสตร (Formula) เปนเมนทใชสาหรบใสสตรคานวณและฟงกชนสาเรจรปตางๆ ลงในเซลโดยแยกประเภทตามการใชงาน เชนฟงกชนการเงน ฟงกชนเกยวกบขอความ ฟงกชนทางคณตศาสตร เปนตน

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel 5. เมนขอมล (Data) เปนเมนทใชสาหรบตดตอขอมลกบภายนอกโปรแกรม และทางานกบขอมลทมจานวนมาก เพอใหมความคลองตวในการใชงานและมประสทธภาพเพมขน

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel

6. เมนตรวจทาน (Review) เปนเมนทรวบรวมประโยชนหลายๆ อยางเขาดวยกนซงประกอบดวยการตรวจสอบความถกตองของตวสะกด การแทรกขอคดเหน และการปองกนความปลอดภยของแผนงาน

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel

6. เมนตรวจทาน (Review) เปนเมนทรวบรวมประโยชนหลายๆ อยางเขาดวยกนซงประกอบดวยการตรวจสอบความถกตองของตวสะกด การแทรกขอคดเหน และการปองกนความปลอดภยของแผนงาน

ชดเครองมอของโปรแกรม Microsoft Excel

7. เมนมมมอง (View) เปนเมนทใชปรบเปลยนมมมองของแผนงานแบบตางๆ ใหเหมาะสมกบลกษณะการทางานในขณะนน

การทางานกบแผนงาน (Worksheet) ขอมลตางๆ ทปอนเขาไปภายในแผนงานนน บางครงอาจมจานวนมากและมประเภทของขอมลทแตกตางกนจนทาใหแผนงานไมเปนระเบยบและไมสวยงาม ดงนนจงมการจดการแผนงานทเหมาะสม เพอความสะดวกในการใชงาน เชน การยายแผนงาน การเพมแผนงานเปลาและการตงชอใหแผนงาน เปนตน 1. วธเลอกแผนงาน แผนงานทอยภายใน (Workbook) บางครงอาจมจานวนหลายแผนงาน วางเรยงรายซอนกนอย และสามารถเปดดขอมลตางๆ ของแตละแผนงานได ดงน 1) นาเมาสไปคลกแผนงานทตองการบรเวณดานลางของหนาตางโปรแกรม 2) แผนงานทเลอกไวกจะเกดการแอคทฟ หรอทางานขนมา โดยจะเหนแทบสไดชดเจนกวาแทบอนๆ

การทางานกบแผนงาน (Worksheet) 2. การจดการแผนงาน ปกตแฟมงานของ Microsoft Excel จะแสดงแผนงานเพยง 1 แผนงาน แตถาตองการเพม คดลอกหรอ ตงชอแผนงานฯลฯ มขนตอนดงน 1) คลกขวาชอ sheet ทตองการ จะปรากฎคาสงใหเลอกใช 2) เลอกคาสง

การคานวณ การใสสตรคานวณปกตนนสามารถใสลงในเซลทตองการแสดงผลลพธ โดยพมพเครองหมาย = แลว ตามดวยรปแบบการคานวณลงในเซลนน จากตวอยางน ตาแหนงเซลอยท D4 1. พมพเครองหมาย = แลวตามดวยตาแหนงเซล เชน =C2*B2 เสรจแลวกดป ม Enter 2. ทเซล D2 จะแสดงผลลพธ และท Formula bar จะแสดงสตรคานวณทกาหนดไว

การคานวณโดยการหาผลรวม (Summation) สาหรบการคานวณเพอหาผลรวมของกลมตวเลขทตองการ สามารถนาเครองหมาย บวก มาใชรวมกบการอางถงชอเซลทตองการนามาหาผลรวม คดเหมอนการตงสมการผลบวกของตวแปรนนเอง เชน หาผลรวมของกลมเซล D2, D3, D4 และ D5 แสดงผลลพธทเซล D6 มขนตอนดงน 1. คลกเซลทตองการใหแสดงผลลพธ 2. ปอนสตร =D2+D3+D4+D5 ลงไปในเซล D6 3. เมอปอนสตรเสรจแลว ใหกดป ม enter เพอจบการปอนขอมล ลกษณะดงรป

ชนดของการคานวณ 1. สตรในการคานวณทางคณตศาสตร (Arithmetic Formula)

2. สตรในการเปรยบเทยบ (Comparision Formula)

การสรางสตรดวยฟงกชนทใชงานบอยๆ โปรแกรม Excel จะทาการแบงชดของสตรคานวณตามประเภทการใชงาน ถาผใชโปรแกรมตองการใช สตรคานวณประเภทใด คลกเลอกป มนนไดเลย หรอคลกป ม Insert Function กได สตรคานวณทนามายกตวอยางจะเปนสตรทใชงานบอย ๆ เชน Sum = ฟงกชนหาผมรวม Average = ฟงกชนหาคาเฉลย, Count Numbers =ฟงกชนนบจานวนขอมล, Max = ฟงกชนหาคาสงสด, Min = ฟงกชนหาคาตาสด มขนตอนดงน

การสรางสตรดวยฟงกชนทใชงานบอยๆ

การสรางสตรดวยฟงกชนทใชงานบอยๆ

การสรางสตรดวยฟงกชนทใชงานบอยๆ

การเรยงลาดบขอมล

การกรองขอมล

การทางานกบกราฟแสดงผล การสรางกราฟในโปรแกรม Excel สวนใหญจะเปนขอมลเกยวกบตวเลขสามารถนาเขากราฟไดจากเมน Home -> charts ถาผใชโปรแกรมนาตวเลขเหลานนมาแสดงเปนกราฟจะทาใหขอมลของผใชโปรแกรมดงายขน มวธดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการนามาสรางกราฟ ในทนเลอกชวงเซล A1-E5 หรอเลอกเปนชวงขอมลแบบไม ตอเนองไดเชน เลอกเซล A1-E2 แลวกดป ม Ctrl ทคยบอรดคางไว และเลอกเซล A4-E5

การทางานกบกราฟแสดงผล

การเปลยนชนดของกราฟ หลงจากสรางกราฟเสรจแลว ตองการเปลยนแบบกราฟใหม ผใชโปรแกรมสามารถทาได มขนตอนดงน 1. เลอกกราฟทตองการเปลยนรปแบบ 2. เลอกแถบเมน Chart Tools -> Design 3. หวขอ Type คลกป ม Change Chart type 4. จะปรากฎไดอะลอกบอกซ Change Chart Type ใหคลกเลอกแบบทตองการ 5. เสรจแลวกดป ม OK

การใชฟงกชน Find and Replace 1. Find เปนการคนหาขอมลในฟลดทกาหนดใน excel 2. Replace เปนการแทนทขอมล เชน แทนท 2015 ดวย 2558

การใชฟงกชน Remove Duplication ใชสาหรบการลบเรคคอรดทซาซอนตามฟลดทกาหนดในตาราง 1. คลมพนททตองการ เลอก Menu Data Remove Duplication 2. สามารถเลอกไดมากกวาหนง Field : ถามขอมลทซาจะลบบรรทดทสองเปนตนไป

การใชฟงกชน Pivot Table & Chart Pivot Table การสรางรายงานในรปแบบของตาราง: 1.คลมขอมลทงหมด 2.Menu Insert 3.PivotTable เลอกพนทวางตารางรายงาน PivotChart การสราง Graph จากตาราง Pivot : คลกตารางPivot 4.Pivot Tools 5.PivotChart 6. เลอก chart type

7 Pivot list เลอกขอมลทตองการแสดงในตาราง

การใชฟงกชนทเกยวกบขอความ Formula: LEN & LEFT LEN : การหาจานวนของอกขระทอยในขอความ โดยจะรวมทงอกขระ วรรณยกต สญลกษณตางๆและรวมถงชองวางดวย LEFT : ใชในการตดขอความทอยตวแรกนบจากซาย ตามจานวนทกาหนด

ตวอยางการเขยนสตร LEN ตวอยางการเขยนสตร LEFT

การใชฟงกชนทเกยวกบขอความ Formula: RIGHT & MID RIGHT : ใชในการตดขอความทอยตวแรกนบจากขวา ตามจานวนทกาหนด MID : ใชสาหรบแยกขอความจากตาแหนงทระบ

ตวอยางการเขยนสตร RIGHT ตวอยางการเขยนสตร MID

การคานวณคาออกมา เมอถกทดสอบดวยเงอนไข รปแบบดงน IF( เซลลทตองการ = “คาทตองการ” ,”YES”,”NO”) IF(And ( เซลลทตองการท1 = “คาทตองการ” , เซลลทตองการท2 = “คาทตองการ” ),”YES”,”NO”) IF(OR ( เซลลทตองการท3 = “คาทตองการ” , เซลลทตองการท4 = “คาทตองการ”),”YES”,”NO”)

NAME PRODUCT SALE IF IF(AND( IF(OR( A A1 1 0-9 YES YES

A A1 30 >=20 NO YES

A B1 5 0-9 YES YES

A B1 7 0-9 YES YES

B A1 9 0-9 NO YES

B A1 9 0-9 NO YES

B B1 13 10-19 NO NO

B B1 15 10-19 NO NO

C A1 17 10-19 NO NO

C A1 19 10-19 NO NO

C B1 9 0-9 NO YES

C B1 23 >=20 NO NO

=IF(OR(Name="A",Sale<10),"YES","NO")

=IF(AND(Name="A", Sale<10),"YES","NO")

=IF(Sale<10,"0-9",IF(Sale<20,"10-19",">=20"))

การใชงาน Formula : IF คกบ And/OR

การเตมขอมลดวยสตร Lookup

1. การคนหาคาในชดขอมล 2. ตวอยางการเขยนสตร Lookup

ITEM NAME PRODUCT SALE NAME Count

1 A A1 1 A 4

2 A A1 30 B 4

3 A B1 5 C 4

4 A B1 7 12

5 B A1 9 =COUNTIF($C$4:$C$15,G8)

6 B A1 9

7 B B1 13 NAME Sum

8 B B1 15 A 43

9 C A1 17 B 46

10 C A1 19 C 68

11 C B1 9 157

12 C B1 23 =SUMIF($C$4:$C$15,G7,$E$4:$E$15)

157

การบวกและนบขอมลแบบมเงอนไข

Formula : SUM IF/Count IF

การกาหนดพนทการพมพเอกสารเฉพาะสวน ปกตเวลาพมพเอกสารกจะพมพเซลทงหมดในหนานน และถาเกนหนากจะพมพในแผนกระดาษหน ตอไป ในการพมพเอกสารมวธสงพมพเฉพาะเซลทเลอกไว มวธดงน 1 .เลอกเซลบรเวณทตองการพมพ 2. คลกทเมน Page Layout 3. คลกทป ม Print Area 4. คลกทเมน Set Print Area 5. ถาตองการยกเลกการพมพเฉพาะบรเวณใหคลกท Clear Print Area

การกาหนดปองกนเอกสารแบบใสรหสผาน Functions: Protect workbook/Share, Security password การแบงปนและปองกนขอมลของคณกบคนอน เพอใหคนอนสามารถเปดดและปรนทออกมาได

1. ทาโปรแกรมบญชรายรบ รายจาย แบบงาย

2. ตวอยางโปรแกรมบญชรายรบ รายจายของ

3. ตวอยางการทา Sales Operations Dashboard

WORKSHOP ใชงานจรง