I PENDAHULUAN

I.1 Pengenalan MS Excel

Microsoft Excel merupakan salah satu program aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft yang tergabung dalam Microsoft Office. Anda dapat menggunakan Excel didalam pembuatan tabel, input dan analisa data serta dapat ditampilkan menjadi bagan berupa grafik. Juga dapat digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.Didalam Excel dikenal beberapa bagian yaitu :1. Kolom yang diwakilkan oleh huruf.

Didalam Excel jumlah kolom sebanyak 256 kolom.2. Baris yang diwakilkan oleh angka.

Didalam Excel jumlah baris sebanyak 65536 baris.3. Formula bar digunakan untuk menuliskan isi yang terdapat didalam sel.4. Kotak nama menunjukkan nama sel yang sedang dipilih.5. Sheet adalah Lembaran kerja yang terdiri dari baris dan kolom untuk mengisi data.6. Sel adalah perpotongan antara baris dan kolom.

Contoh sel A1 berarti perpotongan antara baris 1 dan kolom A.7. Range adalah kumpulan dari beberapa sel

Contoh sel A1 sd. D10

I.2 Elemen Dasar Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan. Beberapa istilah-istilah umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.

Elemen dasar yang perlu diketahui antara lain: Icon control menu (Control Menu Icon), digunakan untuk mengontrol window

yang sedang aktif. Baris judul (Title Bar) berisi nama program aplikasi dan nama file yang sedang

aktif, baris judul ini dapat juga digunakan untuk memindahkan window ke posisi lain yang diinginkan.

Baris menu (menu bar) berisi barisan perintah menu seperti menu File, Edit, View, Insert, Format, Records,Tools, Windows, dan help.

Microsoft Excel 1

I.3 Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat tabel dibawah. Tombol Keterangan

Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah

Enter Pindah satu sel ke bawah

Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif

Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

PgUp Pindah satu layer ke atas PgDn Pindah satu layer ke bawah Alt + PgUp Pindah satu layer ke kiri Alt + PgDn Pindah satu layer ke kanan

Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya

Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

I.4 Membuka dan menyimpan file

Cara untuk menyimpan file adalah :a. Pada menu File > Save As dan akan muncul menu Save As.b. Pada Save In cari folder My Documents.

Microsoft Excel 2

Formula BarKolom

Baris

Sel

Sheet

c. Pada File name ketikkan nama file lalu klik Save.

Cara untuk membuka file adalah :a. Pada Menu File > Open kemudian muncul dialogbox Open.b. Pada Open with cari folder My Documents dan namafile yang disimpan lalu klik open

I.5 Mengakhiri Excel 2003

Untuk mengakhiri Excel 2003, langkahnya adalah sebagai berikut :1. Simpan seluruh hasil pekerjaan Anda, dengan mengklik tombol Save yang berada di icon

toolbar.2. Pilih dan klik menu File, Exit (Alt+F4) atau klik tombol Close (X) yang berada dipojok

kanan atas window.

II TABEL, RUMUS SEDERHANA dan FUNCTION

II.1 Memasukkan dan mengubah data

1. Cara untuk memasukkan / insert data adalah :a. Pilih sel A1 hingga muncul kotak hitam. b. Isi dengan kalimat SMP Negeri 5 Parepare lalu tekan Enter.

2. Cara untuk mengubah / edit data adalah :a. Pilih sel A1 hingga muncul kotak hitam. b. Klik 2X mouse (F2) dan ubah tulisan menjadi SMP Negeri 5 Parepare lalu tekan

Enter.

II.2 Merubah ukuran kolom dan baris

a. Pilih sel A1 hingga muncul kotak hitam. b. Pilih menu Format > Column/Row > Widthc. Isi dengan nilai lalu tekan Enter.* Untuk cara cepat tarik garis pinggir kolom/baris

II.3 Menambah, menghapus kolom dan baris

1. Cara untuk menambah kolom dan baris adalah :a. Pilih sel A1 hingga muncul kotak hitam. b. Pilih menu Insert > Column (untuk menambah kolom) dan Insert > Rows (untuk

menambah baris).* Cara cepat:a. Block salah satu kolom atau baris

Microsoft Excel 3

b. Klik kanan pada bidang yang terblok, pilih Insert (kolom akan bertambah di sebelah kiri kolom yang diblok dan jika yang ditambah adalah baris maka baris akan bertambah di bagian atas baris yang terblok)

2. Cara untuk menghapus kolom adalah :a. Block kolom atau baris yang akan dihapusb. Klik kanan pada bidang yang terblok kemudian pilih Delete

II.4 Mengkopi dan memindahkan isi sel

1. Cara untuk mengkopi sel adalah :a. Pilih sel A1 hingga muncul kotak hitam. b. Pilih menu Edit > Copy. c. Pilih sel A5 hingga muncul kotak hitam. d. Pilih menu Edit > Paste.

2. Cara untuk memindahkan isi sel adalah :a. Pilih sel A1 hingga muncul kotak hitam. b. Pilih menu Edit > Cut. c. Pilih sel A6 hingga muncul kotak hitam. d. Pilih menu Edit > Paste.

II.5 Menggunakan Rumus Sederhana

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), - (pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).

II.6 Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5).b. Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).

II.7 Menulis Rumus dengan Referensi Sel

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 & (atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.

II.8 Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Dengan menggunakan keyboard atau mouse : a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) b. Ketik “=” pada kolom baris rumus c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*” d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

II.9 Latihan

DAFTAR PENGADAAN ALAT LABORATORIUM KOMPUTERSMP NEGERI 5 PAREPARE

No Nama Peralatan Laboratorium Spesifikasi Jumla

hHarga Satuan

Jumlah Harga

1 Komputer Intel P4 3,0 GHz 30 Rp

5.500.000,-

Rp

165.000.000,-

2 Laptop Toshiba Intel P4 2,7 1 Rp Rp

Microsoft Excel 4

GHz 15.000.000,- 15.000.000,-3 Screen Buah 1 Rp 500.000,- Rp 500.000,-4 Switch D-Link 24

Port Unit 1 Rp 750.000,- Rp 750.000,-

II.10 Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel

B2. 2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks Januari 3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda

inginkan. Misalnya di B3 ketik Februari4. Sorot/bloklah B2:B3.

5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam.

6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B14. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan.

II.11 Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata-rata (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum). Cara menggunakannya adalah sebagai berikut : 1. Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range D5:D8 dari data seperti dibawah

ini.

Microsoft Excel 5

2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan.

Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata-rata data. 3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

II.12 Penggunaan Fungsi (Function)

Nilai SiswaA B C D

1 No Nama Siswa Nilai Keterangan2 1 Adi 653 2 Ani 664 3 Andi 645 4 Dian 706 5 Amay 60

Cara penggunaan function adalah Item keterangan diisi dengan aturan sebagai berikut :

Jika nilai siswa 65 maka siswa tersebut LULUS dan jika < 65 maka siswa tersebut remedial.

Pilih sel D2 hingga muncul kotak hitam.

Pada toolbar pilih icon . Pilih kategori function Logical dan nama function IF lalu klik OK. (Gambar 1)

Microsoft Excel 6

Hasil

Muncul lagi dialogbox seperti gambar (Gambar 2) Isi logical test dengan D2 >=65 Isi Value_if_true dengan “LULUS” Isi Value_if_false dengan “REMEDIAL” Untuk pengisian sel berikutnya hanya tinggal mengkopi dari sel D4. Hasil dari keseluruhannya adalah

Nilai SiswaA B C D

1 No Nama Siswa Nilai Keterangan2 1 Adi 65 LULUS3 2 Ani 66 LULUS4 3 Andi 64 REMEDIAL5 4 Dian 70 LULUS6 5 Amay 60 REMEDIAL

Microsoft Excel 7

Gambar 1 Gambar 2

III PEMBUATAN GRAFIK

Grafik merupakan bentuk tampilan yang terdiri dari angka dan huruf membentuk kesatuan sehingga mudah di mengerti.

III.1 Bagian dari Grafik

Grafik pada Excel dibagi menjadi 2 bagian :1. Data Points

Data angka yang terdapat didalam tabel yang Anda buat. Data points dapat diaplikasikan dalam bentuk simbol berupa garis, titik, column, batang dan lain-lain.

2. Data SeriesSimbol berupa arsiran yang menyatakan besaran dari variabel yang berasal dari tabel yang Anda buat.

Contoh gambar grafik :

Tabel Nilai Siswa

0

20

40

60

80100

Adi Ani Andi Dian Amay

Nama

Nila

i

Matematika

IPA

III.2 Pembuatan Grafik

Grafik di Excel bentuknya bermacam-macam diantaranya :Column ChartBar ChartLine ChartPie Chart

Pertama kali harus ada tabel yang nantinya akan Anda buat kedalam grafik.

Pilih semua tabel dengan cara : Pilih sel A2 kemudian drag sampai D7 hingga muncul kotak hitam.

Pada menu Insert > Chart maka muncul dialogbox pembuatan grafik.

Microsoft Excel 8

Judul Grafik

Data seriesY Axis

X Axis

Pada menu standar type pilih tipe grafik Column untuk tipe grafik lalu klik next.Langkah selanjutnya pada menu Data Range pilih columns di series in lalu klik next.

Pada dialogbox selanjutnya pilih menu Titles Isi Judul Grafik dengan Grafik Nilai Isi Category (X) axis dengan Nama Siswa Isi Values (Y) axis dengan Nilai

Microsoft Excel 9

Lalu klik nextPada Dialogbox selanjutnya pilih as object in Sheet 2 lalu klik finish.

Microsoft Excel 10

IV LIST,FILTER DAN PIVOT TABLE

IV.1 List dan Penyaringan

Feature List biasanya digunakan untuk memfilter, mengurutkan ataupun memilih item data yang diinginkan untuk ditampilkan.Sebagai latihan buatlah tabel seperti dibawah ini :

No Nama Alamat1 Andi Lumpue2 Budi Bojo 13 Cica Lumpue4 Dadu Bojo 1

ContohMisalkan kita hendak mengurutkan data tersebut berdasarkan no urut dimulai dari yang terbesar (dalam kasus ini adalah no.4) dengan menggunakan feature List, maka yang perlu dilakukan adalah:1. Sorotlah semua tabel diatas2. Klik, Data pada menu bar3. Pilih List4. Pilih Create ListMaka akan muncul tampilan seperti ini:

5. Klik OKSehingga tabel diatas akan mempunyai tampilan seperti dibawah ini:

6. Dengan meletakkan kursor mouse didaerah table tersebut, Klik tanda panah pada label No, Anda akan menjumpai tampilan seperti ini:

7. Pilihlah salah satu alamat misalnya Lumpue, maka hasilnya seperti berikut (hanya menampilkan data yang beralamat di Lumpue

Microsoft Excel 11