Metodologia projektowa

Urząd Marszałkowski w ŁodziDepartament ds. PO Kapitał Ludzki

Instytucja Pośrednicząca

Plan prezentacjiCzym jest projekt w ramach PO KL?

Jak dobrze zacząć pracę?

Fazy tworzenia projektu – cykl życia projektu

Techniki planowania i analizy

Analiza sytuacyjna – weryfikacja dostępnych danych

Identyfikacja i diagnoza problemów

Konstruowanie celu głównego i celów szczegółowych

Ścieżka wniosku

1

2

Czym jest projekt?

Każdy projekt zaczyna się od pomysłu

Projekt dobrze przemyślany i umotywowany ma większe szanse powodzenia

Konieczne jest sprecyzowanie celu, jaki chcemy osiągnąć poprzez nasze działanie

Cele projektu muszą być zbieżne z założeniami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i ściśle związane z jego celami

Tworzenie projektu

3

Czym jest projekt?

4

PROJEKT

Zorganizowany, ułożony w czasie ciąg

wielu działań

Wynik musi być konkretny i mierzalny

Musi mieć określony początek i koniec

Adresowany do wybranych grup

odbiorców

Wymagający zaangażowania

środków rzeczowych, ludzkich i finansowych

Zmierzający do osiągnięcia konkretnego

wyniku/celu

W toku realizacji projektu wyodrębnić można 4 fazy życia projektu:

Cykl życia projektu

FazaIdentyfikacji

FazaPlanowania

FazaRealizacji

FazaEwaluacji

5

Cykl życia projektu

Faza identyfikacji

6

Fazaidentyfikacji

Rozpoznanie „rzeczywistej potrzeby” –

problemu, dla którego rozwiązania przyczyni się projekt

Identyfikacja odbiorców

i uczestnikówprojektu

Wskazanie odpowiedzi na

istniejące problemy i środki

prowadzące do pożądanych

zmian

Problem społeczny opisany

szczegółowo, z użyciem

konkretnych danych i źródeł ich

pochodzenia

Definiowanie problemuOdpowiadamy na kluczowe pytania:

Na czym polega problem?Co jest przyczyną problemu?Ilu i jakich osób dotyczy zaistniały problem?Na jakim terenie występuje niepożądana sytuacja?Dlaczego problem należy usunąć?

Po odpowiedzi na te pytania wiemy:Dlaczego staramy się o dofinansowanie?

Warto rozważyć posłużenie się narzędziami wspomagającymi porządkowanie informacji np. analiza SWOT

Faza Identyfikacji

7

Definiowanie problemuPrzykładowe odpowiedzi na kluczowe pytania:

Słabe wyniki w nauce uczniów z terenu małej gminy wiejskiejDysproporcje w poziomie edukacji szkolnej pomiędzy obszarem wiejskim a miejskim oraz brak oferty zajęć pozalekcyjnych w gminnych szkołach, brak środków finansowych oraz rozwiniętej infrastruktury oświatowejProblemem dotknięta jest duża część uczniów szkół Niepożądana sytuacja występuje na terenie jednej, małej gminy wiejskiejRozwiązanie problemu jest konieczne, aby uczniowie osiągali lepsze wyniki w nauce i dzięki temu zdobywali lepsze wykształcenie, co pomoże zwiększyć dochody, zmniejszyć poziom bezrobocia w gminie

Faza Identyfikacji

8

Analiza SWOT to jedna z najczęściej stosowanych technik planowania i analizy. Służy do porządkowania informacji.

Analiza SWOT

9

S (Strengths) – mocne strony

wszystko to co stanowi atutanalizowanego obiektu

W (Weaknesses) – słabe strony

wszystko to co stanowi słabość, wadę analizowanego obiektu

T (Threats) – zagrożenia

wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu niebezpieczeństwo zmiany niekorzystnej

O (Opportunities) – szanse

wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu szansę korzystnej zmiany

Faza Identyfikacji

Definiowanie problemuĆWICZENIE I

10

Podział na 4 grupy po 5 osóbCzas trwania 20 minut

Opis ćwiczenia:Dokonaj analizy i zdefiniuj problem na postawie przedstawionego poniżej opisu.

Na terenie małej gminy wiejskiej znajdują się 4 szkoły podstawowe oraz gimnazjum. Przez gminę nie przebiegają żadne ważne szlaki komunikacyjne, turystyczne. W gminie nie funkcjonuje ośrodek kultury, brak jest również innej instytucji o charakterze kulturalnym lub edukacyjnym. Funkcjonuje jedna, słabo wyposażona biblioteka publiczna. W gminie nie ma również klubu sportowego. Mieszkańcy gminy to wielodzietne rodziny, o niskim dochodzie na osobę, zajmujący się rolnictwem. Młodzież z gminy po ukończeniu gimnazjum wybiera najczęściej szkoły zawodowe, nieliczni dostają do szkół średnich oraz na studia. Na terenie gminy bardzo trudno jest uzyskać dostęp do Internetu.Dzieci i młodzież poświęcają wakacje oraz wolny od nauki czas na pomoc w gospodarstwach. Nieliczni mają możliwość wyjazdu poza teren powiatu.

Faza planowania

11

Problemy

Cele

Rezultaty / efekty

Działania

Cele PO KL

Cele powinny wynikać z problemów i być na nie odpowiedzią

Cele powinny się bezpośrednio przekładać na działania, a te na rezultaty

Zgodność rezultatów z działaniami i celamijest jednym z najważniejszych etapów oceny projektów

Rezultaty związane są bezpośrednio z efektami projektu, np. liczbą osób, które nabyły nowe kwalifikacje. Powinny zostać przedstawionew podziale na twarde

i miękkie

Faza planowania

12

Faza planowania

Ma zapewnić spójne

skonstruowaniecelu

Ma określić koszty konieczne dla zrealizowania

zadań

Ma zaowocować jasno

sprecyzowanymi zadaniami

Efekty fazy planowania

Harmonogram realizacji projektu

Opis działań podejmowanych

w projekcie

Sporządzony budżet projektu

Wniosek

PO KL

Faza Planowania

Faza planowania

13

Przykłady

CEL

Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu języka angielskiego wśród 200 uczniów Szkoły Podstawowej nr 1 w Nepomucenowie przez okres 24 miesięcy.

Dobry przykład

REZULTAT200 uczniów poprawi wyniki w nauce języka obcego o 1 punkt. 190 uczniów, którzy zdadzą egzamin z j. angielskiego na poziomie A2.

Faza planowania

14

Przykłady

Zły przykład

CEL

Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu języka angielskiego wśród 200 uczniów Szkoły Podstawowej nr 1 w Nepomucenowie przez okres 24 miesięcy.

REZULTAT450 godzin lekcyjnych z j. angielskiego200 uczniów wzięło udział w zajęciach z j. angielskiego

Rama logiczna projektuPodstawowym narzędziem używanym do planowania projektów i zarządzania nimi jest RAMA LOGICZNA.Rama logiczna to efektywna technika umożliwiająca identyfikowanie i analizowanie problemu, a także definiowanie celów oraz działań, które należy podjąć, by te problemy rozwiązać.

FAZA I FAZA II

Analiza obecnej sytuacji, by stworzyć wizję pożądanej

sytuacji oraz wybrać strategię osiągnięcia tej wizji

Idea projektu jest rozwijana w szczegółach operacyjnych

Faza Planowania

15

Rama logiczna projektuFAZA ANALIZY FAZA PLANOWANIA

ANALIZA PROBLEMUIdentyfikacja uczestników, ich kluczowych

problemów, przeszkód i możliwości, określenie związków przyczynowo-skutkowych.

RAMY PROJEKTUDefiniowanie struktury projektu, test jego

wewnętrznej logiki, formułowanie mierzalnych celów, definiowanie środków i kosztów

ogólnych.

ANALIZA CELÓWUstalenie celów na podstawie

zidentyfikowanych problemów, określenie środków do zakończenia związków.

PLAN DZIAŁANIAOkreślanie kolejności i współzależności działań, określanie czasu ich trwania,

ustalenie kamieni milowych i przydzielenie odpowiedzialności.

ANALIZA STRATEGICZNAOkreślenie różnych strategii do osiągnięcia celów, definiowanie głównych celów (cele

ogólne i cele projektu).

PLANOWANIE ZASOBÓWOd planu działań, rozwijanie planów wkładu

oraz budżetu.

Faza Planowania

16

Analiza problemuIstota projektu

Projekt tworzy się po to, aby odpowiadał na problemy beneficjentów. Prawidłowo zaplanowany projekt odpowiada na rzeczywiste potrzeby odbiorców.

Istota problemuPrzedstawiamy zwięzły opis sytuacji, który jak najlepiej zobrazuje specyfikę problemu.Wskazujemy i opisujemy obszar oraz ludzi, których problem dotyczyTworzymy drzewo problemów - prezentujemy negatywne aspekty istniejącej sytuacji

Faza Planowania

17

Analiza celówTechnika służąca:

Opisowi przyszłego stanu rzeczy, który zaistnieje po rozwiązaniu problemówIdentyfikacja potencjalnych rozwiązańPrzekształceniu aspektów negatywnych w pozytywne

Analiza celów przedstawia pozytywne aspekty pożądanej przyszłej sytuacji w postaci drzewa celów.

Drzewo celów to pozytywne lustrzane odbicie drzewa problemów i polega na przeformułowaniu problemów na cele.

Faza Planowania

18

Analiza celówPROBLEM CEL

Niskie oceny uczniów z egzaminów końcowych

w szkole podstawowej

Poprawa wyników z egzaminów końcowych

uczniów szkoły podstawowej

Niski wskaźnik aktywności zawodowej osób do 25.

roku życia

Wzrost wskaźnika aktywności zawodowej osób do 25. roku życia

Faza Planowania

19

20

Kryteria SMART

S(Simple)

konkretne i proste

A(Assesable) mierzalne

jakościowo

M(Measurable)

mierzalne ilościowo

R(Realistic) realne do

osiągnięcia

Cele projektu powinny spełniać kryteria S M A R T

T(Time-bound)

określone w czasie

Analiza celówFaza Planowania

Analiza celówPrawidłowo sformułowany cel ogólny projektu:

Podniesienie posiadanych kompetencji informatycznych w ramach obsługi oprogramowań graficznych do poziomu zaawansowanego użytkownika u 100 uczestników projektu do końca 2009 r.

Prawidłowo sformułowane cele szczegółowe projektu:

Faza Planowania

21

1. Podniesienie umiejętności obsługi oprogramowania graficznego "XXX" o co najmniej 80% u 100 uczestników projektu,

2. Podniesienie o co najmniej 70% wiedzy u 100 uczestników projektu z zakresu umiejętności wykorzystywania innowacyjnych przyrządów informatycznych do projektowania wirtualnego,

3. Podniesienie o co najmniej 80% umiejętności u 100 uczestników z zakresu obróbki i korekty zdjęć przy użyciu programu "XXX".

Analiza strategiiAnaliza strategii polega na:

selekcji strategii, które będą używane do osiągnięcia pożądanych celówpodjęciu decyzji, które z celów zostaną ujęte w projekcie, a które z nich nie będą osiągane poprzez realizację projektuustaleniu i sformułowaniu celu ogólnego projektu

Faza Planowania

22

Problem i cel projektuĆWICZENIE II

23

Podział na 4 grupy po 5 osóbCzas trwania 20 minut

Opis ćwiczenia:Na podstawie dokonanej w Ćwiczeniu I analizy problemu dokonaj analizy celów, strategii i wskaż cel ogólny i cele szczegółowe projektu.

W wyniku przeprowadzonych analiz otrzymujemy wstępną koncepcję projektu, która określa uwarunkowania społeczne i gospodarcze, definiuje wszystkie podmioty, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na projekt, identyfikuje potencjalną grupę docelową projektu, przedstawia propozycje rozwiązań po dokonaniu weryfikacji i wyboru strategii działania.

Wstępna koncepcja projektu przekładana jest na matrycę logiczną projektu, która jest jednym z najważniejszych narzędzi stosowanych na etapie przygotowania wniosku projektowego.

Faza Planowania Matryca logiczna

24

Faza Planowania

Opis projektu Wskaźniki Źródła

weryfikacji Założenia

Cel ogólny

Cele projektu (szczegółowe)

Rezultaty

Działania

Matryca logiczna

25

Logika pionowa określa, co projekt ma realizować, wyjaśnia związki przyczynowe oraz określa założenia i potencjalne problemy mające wpływ na projekt, ale od niego niezależne

Matryca logicznaFaza Planowania

26

Logika pozioma dotyczy pomiaru efektów projektu oraz zasobów wykorzystanych do jego realizacji poprzez określenie wskaźników pomiaru oraz źródeł, dzięki którym pomiar będzie weryfikowalny

Faza Planowania Matryca logiczna

Cel ogólny

Cele projektu

Rezultaty

Działania

Szersze cele sektorowego lub narodowego programu, do którego projekt ma wnosić wkład przyczyniając się do realizacji priorytetów programu operacyjnego

Trwałe korzyści dostarczane adresatom w wyniku realizacji projektu

Mierzalne, bezpośrednie korzyści dostarczane przez projekt dla jego odbiorców

W jaki sposób korzyści projektu będą dostarczane adresatom projektu

27

Opis projektu Wskaźniki Źródła

weryfikacji Założenia

Matryca logicznaFaza Planowania

Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki opisują cele projektu w mierzalnych kategoriach i zapewniają podstawy dla mierzenia wydajności. Określony wskaźnik powinien uwzględniać ilość, jakość, czas oraz lokalizację. Stanowią podstawę oceny wykonania zakładanychw projekcie celów.

Kiedy wskaźniki są sformułowane, powinno zostać określone źródło informacji i sposób zbierania danych. Należy określić:format, w którym informacja

powinna być udostępniona (np. raporty, statystyki z projektu)kto powinien dostarczać

informacjeczęstotliwość sporządzania

informacji

Czynniki zewnętrzne, jakie muszą zaistnieć w odniesieniu do celów projektu, aby możliwe było osiągnięcie celu ogólnego. Należy uwzględnić jakie czynniki zewnętrzne mogą to utrudnić lub uniemożliwić.

28

29

Faza realizacji

Uruchomienie i realizacja projektuzgodnie

z założeniami i złożonym wnioskiem

Najczęściej to tutaj przyznane

zostaje dofinansowanie

Zarządzanie finansoweprojektem –konieczność utworzenia rachunku

bankowego i zabezpieczenia

realizacji umowy

Zaczynasz działać!

Kontrola finansowa –

może ją przeprowadzić

instytucja, która

przyznała dotację albo

inna instytucja uprawniona

Faza realizacji

Konieczność prowadzenia

działań sprawozdawczych

dotyczących realizowanego

projektu

30

Faza ewaluacji

Ewaluacjapolega na badaniu

i monitorowaniu rezultatów projektu

Wymaga cofnięcia się do etapu identyfikacji

i sprawdzenia czy skutki naszego

działania (rezultaty projektu) są zgodne

z tym co identyfikowaliśmy na początku pracy

z projektem

Faza ewaluacji

31

Rodzaje ewaluacjiFaza Ewaluacji

Rodzaje ewaluacji:

ex-ante – dokonywana przed rozpoczęciem projektuon-going – przeprowadzana w trakcie realizacji projektuex-post – dokonywana po zakończeniu projektu

Narzędzia ewaluacji:ankietaanaliza dokumentacjiwywiad obserwacja

32

Ścieżka wniosku

Złożenie wniosku w Punkcie Informacyjnym PO KL

Przekazanie wniosku do Wydziału Obsługi Projektów

Ocena formalna wnioskuPoinformowanie beneficjenta listownie

Ocena merytoryczna wnioskuPoinformowanie beneficjenta listownie

Przygotowanie umowyPrzesłanie PRAWIDŁOWYCH załączników

Podpisanie umowy

Wniesienie zabezpieczeniaWypłata środków

Ścieżka wniosku

33

Podsumowanie

34

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

1. Nie rozpoczynamy pracy od wypełniania Generatora Wniosków Aplikacyjnych.

2. Pracę zaczynami od opracowania projektu, który jest punktem wyjściowym do wypełnienia GWA.

3. Dobry projekt musi opierać się na dobrze zidentyfikowanym problemie oraz na poprawnie sformułowanych celach.

4. Twój projekt musi zakończyć się konkretnym, mierzalnym efektem, który rozwiąże problem – przyczynę powstania projektu.

Źródła informacjiPodręcznik zarządzania cyklem projektu

Podręcznik zarządzania projektami miękkimi

Poradnik projektodawcy. Praktyczne aspekty realizacji projektów EFS

www.pokl.lodzkie.pl

www.efs.gov.pl

35

Dziękuję za uwagę