PERENCANAAN

2.1 KONSEP

Perencanaan merupakan salah satu fungsi utama (POEM / C) dari proses manajemen; itu adalah kegiatan utama manajer proyek. perencanaan adalah memilih tujuan dan kemudian menetapkan program dan prosedur untuk mencapai tujuan. itu adalah pengambilan keputusan untuk masa depan; itu melihat ke depan. Keputusan diperlukan karena pilihan harus dibuat dari antara alternatif yang tersedia. mungkin menjadi pilihan sistem, peralatan, atau strategi kontrak untuk menyebutkan beberapa. akhirnya rencana tersebut dilakukan melalui urutan terstruktur peristiwa yang akan menyebabkan diinginkan set tujuan.

gaya manajemen proaktif menetapkan rencana dan membuat hal itu terjadi. ini adalah kebalikan dari manajemen reaktif, yang hasil dari kurangnya perencanaan. manajemen reaktif sering dirujuk sebagai manajemen krisis atau sebagai api - modus pertempuran. perencanaan memungkinkan kepemimpinan untuk kontrol, di mana manajemen reaktif adalah kurangnya kepemimpinan untuk mengontrol.

seorang insinyur yang sedang mencari pekerjaan yang menantang akan segera menemukan dirinya bertanggung jawab untuk sebuah proyek yang menuntut keterampilan perencanaan maksimal. pada kenyataannya, mungkin perlu untuk insinyur untuk melaksanakan semua perencanaan: untuk memvisualisasikan semua operasi proyek; untuk mengatur operasi ini dalam urutan yang tepat; untuk mencapai convidence bahwa setiap operasi dipahami; untuk memperoleh know - how dan sarana yang diperlukan untuk melakukan setiap operasi adalah yang paling ekonomis. keyakinan hanya akan tercapai melalui perencanaan yang sistematis

sayangnya, karena lebih percaya diri banyak orang tidak melakukan upaya yang diperlukan untuk mengembangkan rencana; mereka resor untuk "kursi dari celana" managemeent yang menghasilkan satu panik demi satu dan di bawah kinerja par. target mereka terus bergeser dari hari ke hari. untuk tujuan kita gambar ini menyajikan contoh nyata tentang bagaimana proyek tidak harus dilakukan.

Jika, bagaimanapun, salah satu yakin bahwa yang tahu proyek extremly baik dan itu sangat kecil sehingga kemajuan dapat diplot mental tanpa perlu perencanaan apapun, individu yang dibenarkan dalam menghemat waktu perencanaan dan menggunakannya untuk usaha lain seperti organisasi dan koordinasi. tapi berapa banyak proyek yang sederhana?

perencanaan tidak hanya penjadwalan, yang hanyalah salah satu dari banyak rencana yang dapat diletakkan di tempat. perencanaan hasil dalam menetapkan jadwal tonggak, yang merupakan tujuan waktu. jelas menetapkan pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai ruang lingkup kontrak dan biaya tujuan tertentu.

tujuan utama perencanaan adalah bahwa hal itu mengurangi ketidakpastian yang ada sebelum proyek atau bagian dari proyek diluncurkan. selain menghindari manajemen krisis sebelumnya, perencanaan meningkatkan efisiensi pelaksanaan; itu menjelaskan tujuan. produk lain yang penting dari perencanaan adalah bahwa ia menyediakan dasar untuk

melaksanakan, memantau, dan mengendalikan. sehingga selama perencanaan keseluruhan awal PM harus menjadi peserta kunci dalam proses perencanaan. perencanaan responsibillity ini tidak boleh didelegasikan; untuk melakukannya akan berarti bahwa PM mempunyai tanggung jawab untuk merencanakan, membutuhkan bahwa orang lain membawa beban ini. orang ini pun menjadi manajer proyek yang benar.

2.2. PENGEMBANGAN SISTEM PENDEKATAN

Sebuah sistem didefinisikan sebagai kumpulan or'combination hal atau bagian yang membentuk keseluruhan yang kompleks atau kesatuan (PMI, I986). Masa depan akan menuntut sistem pengiriman baru dan lebih baik. Dengan pemikiran ini, hal ini berguna untuk meninjau perkembangan pendekatan sistem, yang merupakan perspektif tentang bagaimana untuk memecahkan masalah teknik yang rumit.

Keberadaan masalah dianggap kurang dalam lingkungan, kebutuhan. Sebuah solusi untuk menghapus kekurangan ini dipandang sebagai sebuah sistem yang akan menerima masukan dari lingkungan dan mengubah mereka menjadi output maksimum yang diinginkan. Sebagai contoh, salah satu solusi untuk adack sarana transportasi adalah mobil. Karena kurangnya pengendalian biaya proyek, solusinya adalah sistem manajemen proyek. Untuk kurangnya kepercayaan dalam mengkoordinasikan operasi proyek, solusinya adalah rencana, dan sebagainya.

Dengan konsep kurangnya-solusi dalam pikiran, itu segera jelas bahwa untuk setiap kekurangan yang diberikan mungkin ada lebih dari satu solusi. Misalnya, dalam menanggapi kurangnya pengendalian biaya, sistem akuntansi proyek menyajikan solusi yang masuk akal, tapi tidak jika kita memperkenalkan kendala yang sistem harus memberikan perkiraan mingguan biaya. Pengetahuan tentang kendala ini.

mensyaratkan bahwa sistem biaya dikembangkan yang memanfaatkan biaya komitmen dan kemampuan peramalan.

Untuk mencapai solusi ini, sistem dapat dibuat dengan menggunakan teknik pemecahan masalah dan / atau kumpulan komponen.

Prosedur pemecahan masalah yang berikut ini mirip dengan urutan tindakan digunakan dalam sistem Kepeer-Tregoe (Kepner-Tregoe, 1981). Prosedur berikut harus ditaati:

1. Menganalisis kebutuhan atau masalah karena beberapa kekurangan.

2. Tentukan, menjelaskan, atau menentukan masalah. Itu adalah wajib bahwa pernyataan dan tujuan masalah secara jelas dibilang sebelum melanjutkan lebih jauh.

3. Mengembangkan kriteria desain yang jelas mengarah ke solusi.

4. Menghasilkan alternatif, yaitu, solusi untuk masalah ini.

5. Periksa kelayakan fisik, ekonomi, dan keuangan.

6. Optimalkan alternatif yang layak.

7. Mengevaluasi alternatif dioptimalkan dan pilih solusi terbaik. Langkah ini membutuhkan pertimbangan potensi masalah yang bisa timbul dari penerapan sistem ini.

8. Menerapkan solusi thr.

9. Gunakan umpan balik dan kontrol untuk terus meningkatkan.

Ketika kurangnya sebuah berpengalaman, sistem mungkin sudah ada. Status quo dari sistem harus dipertanyakan karena evolusi tidak dapat dihindari dalam kebutuhan kita yang selalu berubah. Misalnya, pesawat ruang angkasa berevolusi dari non dapat digunakan kembali roket pendorong. Ini adalah fasilitas ini untuk desain yang inovatif dan implementasi yang membuat sistem desain proses yang berkelanjutan. Dalam contoh lain, proses tahapan penanganan data dalam akuntansi dan biaya sistem berkembang menjadi sistem manajemen database relasional di mana sepotong data ditangani hanya sekali, mengurangi jumlah kesalahan pengolahan dan meningkatkan efisiensi sistem.

Sistem atau "kurang-solusi" Metode desain didasarkan pada konsep bahwa komponen logika terkait secara kolektif membentuk subsistem, dan subsistem terkait bergabung untuk menciptakan sistem. Dengan cara ini, sistem dapat dianggap sebagai struktur piramida. Komponen dasar disintesis menjadi bagian dari sistem atau solusi. Gambar 2.1 menggambarkan struktur piramida atau cascading.

Langkah 1-4 dari proses desain sistem yang digunakan dalam sintesis sistem. Langkah 5 dan 6 adalah langkah-langkah untuk analisis. Langkah 7 dan 8 adalah untuk seleksi, implementasi, dan modifikasi sistem.

Ide umum dari pendekatan sistem telah dikenal selama bertahun-tahun. Manajer konstruksi yang sukses telah intuitif dipahami dan berkonsentrasi pada keseluruhan sistem di mana ia telah beroperasi. Apa yang baru hari ini adalah sangat

metodologi untuk desain dan implementasi sistem. Hanya ada satu batasan utama yang terkait dengan penggunaan pendekatan sistem dalam proyek perencanaan: ukuran dan kompleksitas proyek harus memvalidasi biaya menggunakan teknik perencanaan yang ketat ini.

GAMBAR 2.1 Piramid Struktur System

peningkatan kesadaran oleh para profesional di semua tingkat manajemen konstruksi dari nilai sistem berpikir. Juga, dengan seperti alat baru dirancang sebagai jaringan, simulasi, pemrograman dinamis, dan pemanfaatan komputer, pendekatan sistem telah menjadi metode terbaik (1) mengembangkan rencana yang optimal untuk besar, proyek-proyek yang kompleks, (2) mengendalikan ruang lingkup, dan (3) administrasi proyek.

Pendekatan sistem mengharuskan penerapan metodologi rasional desain sistem. Ini menuntut pertimbangan sistem yang cukup besar untuk mengevaluasi interaksi dan melibatkan penggunaan berbagai alat yang ditentukan oleh metodologi rekayasa sistem.

Oleh karena itu tiga atribut ciri pendekatan sistem:

1. Menekankan pentingnya hubungan timbal balik yang mengikat komponen sistem menjadi sebuah entitas yang diakui.

2. Pemanfaatan metodologi desain sistem untuk mengembangkan sistem manajemen proyek.

3. Penerapan alat dan teknik desain sistem yang cocok untuk tahap proyek dan kebutuhan ditentukan oleh ukuran dan kompleksitas proyek. Hal ini terbukti dari perbandingan bahwa metodologi untuk pengembangan dan pelaksanaan rencana proyek ini tidak berbeda dengan Meskipun harus melalui prosedur yang sama untuk mengembangkan dan memilih rencana manajemen proyek yang dapat diterima untuk desain sistem, pada proyek-proyek tertentu yang tidak perlu pergi melalui semua langkah secara eksplisit. Beberapa pemeriksaan dapat dilakukan secara intuitif. Namun demikian, seseorang tidak dapat memastikan bahwa rencana adalah yang terbaik, bahwa ruang lingkup yang memadai

dikendalikan, dan bahwa proyek monitor manajemen dan mengontrol tugas memadai kecuali semua langkah telah diambil dan selamat tes. Ad hoc dan keputusan terputus-putus tidak mencukupi ketika tingkat kemungkinan terbesar efisiensi dalam penggunaan sumber daya harus dicapai. Pendekatan sistem harus dilihat sebagai rangkaian logis, langkah yang saling terkait yang dapat mengintegrasikan semua fungsi untuk mencapai kinerja yang optimal. Namun, pada proyek-proyek yang sangat kecil yang terdiri dari operasi standar, penggunaan pendekatan sistem dapat menimbulkan biaya yang tidak perlu; keputusan tentang seberapa jauh menggunakan pendekatan sistem pada sebuah proyek tertentu tergantung pada penilaian yang baik dari manajemen.

2.3 SISTEM

Apa yang kita maksud ketika kita berbicara tentang sistem untuk proyek konstruksi? Ini adalah melalui sistem, yang merupakan kumpulan dari hal-hal atau bagian, bahwa manajer proyek mampu berkomunikasi lintas fungsional, seperti yang akan kita lihat nanti dalam bagian ini. Sebuah sistem manajemen proyek konstruksi terdiri dari sejumlah subsistem yang diletakkan di tempat untuk memfasilitasi pelaksanaan pekerjaan. Sistem kunci organisasi, perencanaan, manajemen informasi, pengendalian proyek, dan teknik dan metodologi. Sistem ini mendukung tim proyek dalam lingkungan proyek.

Suatu organisasi adalah suatu sistem prosedur personil dan individu-sembled untuk melakukan pekerjaan. Struktur Organisasi adalah sistem untuk mengatur upaya manusia dan menetapkan tanggung jawab. Prosedur mencakup kebijakan personil dan semua dokumen yang diperlukan untuk perekrutan, evaluasi, dan destaffing yang, jika mereka tidak ada sebagai bagian dari sistem perusahaan, perlu dibuat untuk proyek tertentu: Sebagian besar proyek yang diselenggarakan dalam format matriks dan sangat penting bahwa fungsi dan tanggung jawab masing-masing peserta didefinisikan dengan jelas.

Sistem perencanaan terdiri dari semua rencana, strategi, tujuan, dan jadwal. Perencanaan mengalokasikan sumber daya yang langka.

Sistem informasi manajemen berkaitan dengan komunikasi dan pengambilan informasi, yang menyediakan sistem dukungan intelijen untuk pengambilan keputusan.

Sistem pengendalian proyek mengumpulkan dan menyebarkan data dan informasi mengenai biaya, jadwal, dan kinerja teknis.

Lingkungan proyek meliputi sistem ini, beberapa alat dan tech¬niques, dan orang-orang. Semakin selama beberapa tahun terakhir dan tentu untuk masa depan, make-up rakyat merupakan komponen yang paling penting dari setiap proyek. PM modern harus mempertimbangkan masyarakat 'nilai-nilai, sikap, emosi, persepsi, dan prasangka. Ini adalah sisi manusia dari manajemen proyek.

Dengan array ini sistem yang tersedia karena itu perlu hati-hati merencanakan sejauh mana sistem yang akan digunakan pada proyek, yaitu, yang dan berapa banyak sistem.

Sejauh ini kita telah dijelaskan sistem generik, yang merupakan sumber dari sistem proyek yang lebih spesifik. Sebuah proyek menggunakan sistem perusahaan jika mereka berada di tempat atau sistem tailor-made ditetapkan untuk proyek tersebut. Gambar 2.2 menggambarkan berbagai sistem yang berlaku untuk sebagian besar proyek. Masing-masing adalah jelas dan biasanya berbasis komputer. Subsistem tambahan dapat ditambahkan, seperti kontrol kualitas dan program peningkatan kualitas.

Juga pada cakrawala untuk proyek-proyek konstruksi lain alat pemecahan masalah yang disebut Jaringan Syaraf tiruan (NN) yang merupakan perpanjangan dari sistem pakar. Teknik ini memiliki kapasitas belajar untuk mengoptimalkan solusi. Kecerdasan buatan (Al) akan menyediakan lebih banyak sistem pengiriman maju daripada yang lazim digunakan dalam manajemen proyek.

Dua kekuatan dari EPC yang paling menonjol, A / E (Arsitek / Engineer) perusahaan adalah orang-orang mereka dan sistem mereka. Pemilik berharap bahwa kontraktor dapat beroperasi dengan segera karena sistem terbukti ada dan dapat dimanfaatkan untuk proyek

mereka. Jarang ada kebutuhan untuk menciptakan sistem baru, meskipun beberapa modifikasi mungkin diperlukan untuk proyek atau pemilik tuntutan spesifik. Komputerisasi telah memfasilitasi penciptaan sistem dan masa depan akan membawa lebih banyak sistem database relasional. Ini adalah. dibahas lebih lanjut dalam Bab 24.

2.4. JENIS RENCANA

Perencanaan adalah yang paling efektif sebagai awal proyek mungkin. Perencanaan adalah proses pengambilan keputusan, dan perencanaan awal selama tahap C dan D menetapkan nada proyek. Gambar 2.3 menggambarkan efek dari waktu tentang dampak keputusan. Dampak dari keputusan yang dibuat lebih awal biasanya lebih besar daripada yang dilakukan selama tahap-tahap selanjutnya. Hal ini diperlukan untuk membuat keputusan seluruh proyek, tetapi keputusan sebelumnya memiliki pengaruh terbesar. Misalnya, keputusan untuk menggunakan CAD harus dilakukan lebih awal dan keputusan yang memiliki implikasi sepanjang hidup proyek. Jika keputusan ini dibuat terlambat, mungkin tidak efektif biaya.

Ada beberapa jenis rencana. Dalam tahap perencanaan C dan D menentukan sistem yang akan digunakan, jenis rencana yang akan dikembangkan kemudian, dan ruang lingkup proyek fisik. Rencana rinci yang mengikuti digunakan terutama selama pelaksanaan dan finish tahapan (E dan F).

Jadwal rencana waktu tradisional dikaitkan dengan pro¬cess perencanaan. Rencana lainnya adalah organisasi dan kepegawaian, pengadaan, con¬tracting, keamanan, manajemen material, manajemen kualitas total (TQM), komunikasi, dan informasi. Daftar ini dapat diperluas sesuai dengan sifat proyek. Rencana yang lebih spesifik commissioning, omset, penyelesaian, manufaktur, fabrikasi, promosi dan publikasi, dan sebagainya. Beberapa rencana ini akan dibahas lebih lengkap dalam bagian selanjutnya dari buku ini.

GAMBAR 23 Kemampuan Sehubungan dengan Mempengaruhi Biaya. Dari CII Publikasi 3-1, Con-structability: A Primer, Juli 1986

2.5. MENGAPA PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERLU?

Konstruksi saat ini adalah industri berorientasi proyek. Kebanyakan pekerjaan dilakukan sebagai proyek, yang berarti bahwa fasilitas yang akan dibangun atau tujuan yang akan dicapai didefinisikan dan bahwa upaya kemudian dilakukan untuk mencapai ini dalam waktu dan biaya parameter tertentu.

Salah satu ciri dari proyek adalah pertumbuhan yang berkelanjutan dalam ukuran dan kompleksiti sebagai kemajuan teknologi. Kompleksitas menghasilkan kebutuhan untuk spesialisasi, dan karena masing-masing spesialis memiliki jargon sendiri, spesialisasi dapat menyebabkan gangguan komunikasi. Sebagai contoh, dalam sebuah proyek untuk pembangunan pabrik tertentu, banyak spesialis-struktural, konstruksi, mekanik, listrik, pemanasan dan ventilasi * insinyur-mungkin sanitasi, produksi, dan sistem terlibat. Masing-masing bertanggung jawab untuk teknologi khusus. Masing-masing memiliki sudut pandang dan berpikir secara berbeda tentang proyek. Beberapa metode harus ditemukan untuk memfasilitasi komunikasi sehingga setiap orang bekerja demi set yang sama tujuan proyek: waktu, biaya, kualitas, dan niat baik. Penekanan bahwa manajer proyek menempatkan pada tujuan proyek mungkin berbeda dari tim proyek. Hanya dengan menggunakan rencana proyek yang manajer proyek secara efektif dapat berkomunikasi dengan timnya atau penekanan nya pada berbagai tujuan proyek.

Karakteristik lain dari proyek ini adalah semakin pentingnya penyelesaian-waktu Jika sebuah perusahaan mencoba untuk mengembangkan produk tertentu sebelum pesaing dapat memperkenalkan produk serupa ke pasar, perusahaan harus memenuhi jadwal sendiri atau mungkin kehilangan bahkan pangsa pasarnya saat ini . Hari ini desain rekayasa dapat diselesaikan dengan modem komputer jauh lebih cepat daripada yang dapat dilakukan hanya satu dekade lalu. Oleh karena itu organisasi yang lebih cepat dapat menempatkan lebih desain di pasar, mengurangi kehidupan desain dan meningkatkan kebutuhan untuk merencanakan dan jadwal. Kebutuhan debut awal untuk meningkatkan potensi desain untuk menangkap pasar membuat rencana suara penting.

Mengingat keterbatasan sumber daya masa kini, pemanfaatan optimal sumber daya sangat penting. Sebuah proyek harus efisien direncanakan untuk memanfaatkan secara optimal sumber daya yang terbatas. Dengan demikian mungkin untuk menghemat pada proyek ini dan pergi yang lebih jauh dengan proyek-proyek lain dalam suatu organisasi.

Biaya modal adalah faktor lain yang menempatkan penekanan yang tinggi pada es-tablishing jadwal dan bekerja untuk mencapai target. Tidak ada yang mampu untuk kehilangan minat pada investasi uang dalam proyek sementara itu tidak produktif. Hal ini penting untuk membuat investasi produktif sedini mungkin.

Karena meningkatnya pengeluaran, kompleksitas teknis, eskalasi harga, dan rentang waktu yang lebih lama, unsur risiko dalam proyek konstruksi telah meningkat. Pemodal dari

proyek-proyek besar permintaan tidak hanya laporan teknis kelayakan tetapi juga jadwal didokumentasikan dan estimasi yang dapat diandalkan untuk mendukung kemampuan manajemen untuk melaksanakan dan mengendalikan operasi ekonomis. Akibatnya, pemodal membutuhkan sebuah rencana yang bisa diterapkan.

Gambar toko harus diserahkan dan disetujui. Pengiriman bahan harus diatur. Banyak jenis tes materi oleh lembaga luas dan inspeksi pengerjaan oleh berbagai spesialis yang diperlukan, sementara proyek teknis yang kompleks sedang berlangsung. Awal banyak operasi tergantung pada persetujuan dari gambar toko, pengiriman bahan, dan penyelesaian tes tertentu dan inspecrins. Perencanaan yang matang dari peristiwa ini bisa dijadwalkan sehingga tidak durasi proyek atau proyek kenaikan biaya.

Lingkungan mempengaruhi rencana. Misalnya, cuaca buruk dapat menghambat kemajuan proyek. Demikian pula, keterlambatan dalam pengiriman bahan mungkin melemparkan sebuah proyek dari jadwal. Perencanaan terus menerus diperlukan dalam rencana ini Contingency situations- harus dikembangkan dan solusi harus dipikirkan untuk memprediksi konsekuensi dari tuntutan tak terduga. Ini adalah perencanaan yang dinamis, yang berarti bahwa rencana awal diubah untuk incorpo¬rate perubahan dan digunakan untuk mencari jawaban untuk memenuhi setiap situasi. Hal ini hanya bila ada rencana bahwa modifikasi dapat dibuat dan konsekuensi diprediksi.

Manajemen harus menyerap informasi dan membuat keputusan. Dengan pertumbuhan dalam kompleksitas dan ukuran proyek, volume informasi telah meningkat pesat; akibatnya, dalam prakteknya perlu untuk mengelola