Menadžment informacioni sistemi

Beogradska akademija poslovnih i umetničkih

strukovnih studija

Menadžment informacioni sistemi

dr Rade Matić1

Organizacioni sistemi

Celokupno poslovanje nekog organizacionog sistema (npr. firme) se obavlja kroz poslovne procese

Poslovni proces je skup povezanih aktivnosti kojima se ostvaruju neki ciljevi ili zahtevi korisnika

Ciljevi organizacionog sistema se ostvaruju kroz poslovne procese

Povećanje profita

Povećanje prodaje

Smanjenje troškova proizvodnje

Povećanje kvaliteta proizvoda/usluge

Povećanje učešća na tržištu

... 2


Ključni elementi jedne organizaciju su zapravo njeni

ljudi, struktura, poslovni procesi, politika i kultura

Organizacija ima strukturu koja je sačinjena od

različitih nivoa i specijalnosti.

3


Svaka organizacija ima svoju jedinstvenu kulturu tj.

osnovni skup pretpostavki, vrednosti i načina na koji

obavljaju posao i da je opšte prihvaćen od strane

njenih članova.

Organizaciona kultura se najbolje može videti u

školama i na fakultetima (student ide na predavanja,

profesor treba da zna uvek više od studenta itd.)

4


Kultura je društveno konstruisani atribut organizacije,

“društveni lepak” koji organizaciju čini jedinstvenom

celinom. Kultura se odnosi na vrednosti koje se

podrazumevaju, bazične pretpostavke i očekivanja.

Kultura odgovara na pitanje KAKO SE OVDE RADE

STVARI i kao takva utiče na to kako članovi/ce

organizacije misle, osećaju i kako se ponašaju.

Kultura je osnovni obrazac pretpostavki... koje su

dovoljno dobre da se mogu smatrati tačnim i kao

takve se predstavljaju novim članovima kao ispravan

način za razumevanje i osećanje problema.5


U kontekstu analize organizacione kulture najčešća

pojava je da same organizacije iz vida gube sve

atribute, kvalitete ili probleme u radu organizacije koji

nisu na samoj površini i koji nisu lako uočljivi.

6

Funkcije i poslovni procesi

7

Frojdov model

“Ledenog

Brega”

organizacione

kulture u

organizaciji.

9/10 ledenog

brega se

nalazi ispod

površine


8

Frojdov model

“Ledenog

Brega”

organizacione

kulture u

organizaciji.

9/10 ledenog

brega se

nalazi ispod

površine


Poslovne firme moraju da se uključe u globalnu konkurenciju, smanjenjem troškova poslovnog procesa, ubrzanim razvojem novih servisa i proizvoda.

Firme moraju konstantno da razmatraju i optimizuju način na koji obavljaju posao i da menjaju svoj informacioni sistem i aplikacije za podršku novih poslovni procesa.

Razvoj upravljanja kvalitetom, organizacione promene kroz reinženjering poslovnih procesa, kao i korišćenje računarske tehnologije prilikom obavljanja poslova, predstavljaju moguće načine za povećanje konkurentnosti.

9


Zahtevi (potrebe) korisnika se ostvaruju kroz

poslovne procese

Korisnici predstavljaju okruženje sistema

Poslovni partneri: kupci, dobavljači, banke, ...

Državne institucije (npr. poreska uprava)

Vlasnici (akcionari)

Rukovodioci

...10


Postoje različite vrste poslovnih procesa:

Osnovna delatnost

proizvodnja, prodaja, nabavka, prenošenjeznanja...

Procesi podrške

Održavanje mašina, Obuka radnika, ...

Upravljački procesi

Planiranje, Odlučivanje, Kontrola, ...

11

Klasifikacija procesa sa aspekta odlučivanja

12


Poslovni proces može biti:

Ručni (manuelni)

Automaski

Polu automatski (uz neku automatsku pomoć)

13


Organizacija koordinira rad kroz čitavu njenu

hijerarhiju i njene poslovne procese

Glavne poslovne funkcije

14

Funkcionalna oblast

(Funkcija)

Svrha

Marketing i prodaja Prodaja proizvoda i usluga

Izrada i proizvodnja Proizvodnja i distribucija proizvoda i

usluga

Finansije i računovodstvo Upravljanje finansijskim sredstvima

organizacije i održavanje finansijske

evidencije

Ljudski resursi Privlačenje, razvoj, praćenje i

održavanje evidencije zaposlenih u

organizaciji


Funkcija je sastavljena od logičkog skupa poslovnih

procesa ili tekućih aktivnosti koja održava poslovni

cilj organizacije (proizvodnja, servis).

Funkcijom može da se upravlja ali ona ne može da

se izvršava.

Kad se identifikuju poslovne funkcije, onda treba da

definišemo poslovne procese koji čine poslovnu

funkciju.

Funkcije i procesi su nezavisni od organizacije tj.

organizacione strukture.15


Poslovni proces je sekvenca aktivnosti kojima se

ostvaruje neki cilj sistema ili zadovoljava zahtev

korisnika usluga ili rukovodstva sistema.

Poslovni proces je jasna, očigledna, vidljiva aktivnost

opisana sa svojim ulazima i izlazima.

Proces opisuje jedinstveno ponašanje koje ima svoj

početak i kraj.

Proces se stalno izvršava i ponavlja.

16


Razlika između funkcije i poslovnog procesa

Funkcije opisuju šta jedna organizacija radi i mogu

da se dekomponuje na procese koji opisuju kako je

posao ispunjen, završen, ostvaren.

Ako se neka aktivnost može izvršiti, onda je to

proces. U suprotnom to je funkcija.

Funkcija može da se dekomponuje na druge

funkcije i poslovne procese a poslovni procesi

mogu samo da se dekomponuju na druge poslovne

procese.

Na primer, ne možete da izvršite funkciju

MARKETINGA ali možete da izvršite poslovni

proces KONTAKTIRANJE KUPCA. 17


Funkcija govori o konačnom rezultatu i daje odgovare

na pitanje "Šta?".

Funkcionalni pristup se fokusira na krajnje stanje

definisanjem zavisnosti i ciljeva. Ljudi koji vole

funkcionalni pristup mogu biti dobri lideri.

Proces govori o metodologiji i odgovara na pitanje

"Kako?".

Proceduralni pristup se fokusira na algoritme

definisanjem radnih tokova i ograničenja. Ljudi koji

razmišljaju u smislu procesa mogu biti dobri

menadžeri projekta. 18


Po definiciji, "funkcija" je organizacioni entitet, obično

se karakteriše posebnim područjem znanja ili iskustva.

Primeri: tim koji upravlja SAP okruženjem, odeljenje

za razvoj softvera, ili odeljenje ljudskih resursa

(Kadrovska služba).

"Procesi", za razliku od njih, predstavljaju klastere

aktivnosti koje proizvode definisan ishod ili cilj, kao što

je proces upravljanja incidentima, prijava ispita.

Nekoliko funkcija može imati ulogu u jednom procesu

(Kadrovska služba i Arhiva mogu obavljati aktivnosti u

okviru procesa zapošljavanja asistenta).

19


Velika konfuzija proističe iz činjenice da u stvarnom

svetu često postoje "funkcije" i "procesi" sa identičnim

nazivima: Na primer, Marketing ("Funkcija") obavljaće

skup povezanih aktivnosti marketinga, što se kao

celina naziva procesi marketinga.

20


Razlika između funkcije i poslovnog procesa

Funkcije se označavaju se (glagolskom) imenicom npr.

prodaja, proizvodnja itd.

Poslovni procesi se označavaju se glagolskim izrazom

oblika infinitiv+objekat. Evo primera odgovarajućih izraza

(glagola) za imenovanje poslovnih procesa: Kupovanje,

Sticanje, Dobijanje, Ocenjivanje, Procenivanje, Izvršavanje,

Praćenje, Izgrađivanje, Kreiranje, Pravljenje, Proveravanje,

Proveravanje, Definisanje, Izračunavanje, Sprovođenje,

Upravljanje, Vođenje, Određivanje, Podnošenje, Razvijanje,

Ispitivanje, Kontrolisanje, Pregledanje, Identifikovanje,

Održavanje, Trgovanje, Dobijanje, Nabavljanje, Planiranje,

Snimanje, Pamćenje, Pomeranje, Sklanjanje, Izveštavanje,

Biranje, Uzimanje, Specificiranje, Ažuriranje, Evidentiranje itd.21

Funkcije i primeri poslovnih procesi

Funkcionalna

oblast

(Funkcija)

Podfunkcije Poslovni procesi

Marketing i

prodaja

reklamiranje proizvoda,

podrška klijentima, CRM,

Predviđanje prodaje

Identifikovanje klijenata,

prodaja proizvoda,

Izrada i

proizvodnja

Nabavka sirovina, Transport i

logistika, Prozvodnja dobara

Sastavljanje proizvoda,

provera kvaliteta, kreiranje

narudžbenice

Finansije i

računovodstvo

Računovodstvo za klijente i

dobavaljače, Planiranje i

budžetiranje, Upravljanje

kešom

Plaćanje kredita, generisanje

finansijskih izveštaja,

upravljanje računima,

obračun plate radnika

Ljudski resursi Regrutovanje i zapošljavanje,

obučavanje, usklađivanje sa

zakonima

Konkurisanje, Intervjuisanje,

Zapošljavanje, procena

performansi radnika

22

Primer poslovnog procesa

23

Ekspedicija Prodaja Računovodstvo

Prijem porudžbine

Pakovanje robeFormiranje

i slanje fakture

Evidentiranje uplate

Zatvaranje porudžbine

Otpremanje robe

No

vi S

adB

eogr

adB

eogr

ad

Ekspresna

isporuka

Regularna

isporuka

[ ostale vrste ][ ekspresna porudžbina ]

Otpremanje robe

Modelovanje poslovnih procesa

Modeli su uprošćena predstava realnog sveta

Maketa grada, plan zgrade, ...

Šema baze podataka

Modeli se iskazuju u nekom jeziku (jezik modelovanja)

Tekstualna notacija (modeli u tekstualnom obliku)

Grafička notacija (modeli u vidu dijagrama)

Neformalni i formalni modeli

Ako su sintaksa i semantika jezika formalno definisani, onda su modeli iskazani na tom jeziku formalni

24


Model poslovnih procesa predstavlja opis poslovnih procesa u

nekom poslovnom sistemu, što podrazumeva sledeće:

definisanje skupa aktivnosti nekog posla, njihov redosled i

uslove pod kojima se odvijaju

definisanje resursa potrebnih za odvijanje pojedine

aktivnosti poslovnog procesa

Metodologija modelovanja poslovnih procesa sadrži skup

metoda i alata pomoću kojih se na formalan način mogu

opisati poslovni procesi u nekom poslovnom sistemu.

Formalizam omogućava potpun i jasan opis modela i ujedno

automatizaciju obavljanja i upravljanja opisanim procesima.

25


Modelovanje PP je aktivnost u kojoj se predstavljaju (specificiraju) poslovni procesi nekog preduzeća

Mogu se odnositi na postojeće ili buduće (poboljšane) poslovne procese

Modeli tipično definišu:

Ko su korisnici (spoljni akteri)

Šta su ulazi i izlazi

Način odvijanja poslova (tok izvršavanja)

Ko ih obavlja (unutrašnji akteri)

26

Značaj modelovanje poslovnih procesa

Modeli poslovnih procesa omogućavaju da se poslovni procesi formalno (jasno, precizno i nedvosmisleno) definišu

Jasno identifikovani svi poslovi preduzeća

Formalno zapisano znanje o načinu obavljanja poslova u preduzeću

Formalno definisani modeli poslovnih procesa imaju brojne prednosti

27

Značaj modelovanje poslovnih procesa

Moguć transfer znanja

Obuka radnika za obavljanje poslova

Transfer znanja između pojedinih organizacionih entiteta

Standardizacija obavljanja poslova

Moguća analiza poslovnih procesa

Otkrivanje nekonzistentnosti i redudansi

Poređenje različitih alternativa

Moguće poboljašanje poslovnih procesa

Pojednostavljivanje i ušteda, povećavanje efikasnosti poslovanja

Povećanje kvaliteta proizvoda i usluga

Moguća automatizacija

Formalni modeli se kasnije mogu prevesti u izvršne na računaru

Prva faza razvoja informacionog sistema

28

Modelovanje poslovnih procesa – logička

arhitektura

Kao rezultat analize razvoja IS nastaje Logička arhitektura.

Logička arhitektura IS nastaje iz odnosa suštinskih poslova (procesa) i podataka koje ovi poslovi generišu, odnosno koriste.

Pod suštinskim poslovnim procesima podrazumevaju se oni procesi koje je neophodno obaviti u svakoj (pa i idealnoj) tehnologiji, da bi se obezbedilo funkcionisanje i ostvarivanje ciljeva sistema.

Osnovni cilj logičke arhitekture je da se precizno definišu pojedini podsistemi odnosno poslovni procesi koje IS treba da podrži.

Podsistemi su prikazani preko hijerarhijskih dijagrama dekompozicije poslovnih procesa.

29

Primer - hijerarhijski dijagram dekompozicije

poslovnih procesa agencija za promociju

30

IS Agencije za promociju

1. Konkurisanje promotera

2. Obuka promotera

1.2 Intervjuisanje

1.3 Analiza kandidata

1.1 Prijava na konkurs

2.2 Ocenjivanje promotera

2.1 Slanje promotera na obuku

3. Angažovanje

3.1 Angažovanje klijenata

3.2 Angažovanje promotera

Primer - hijerarhijski dijagram dekompozicije

poslovnih procesa agencija za promociju

31

Fakultet

Tehnicki servis

Administracija

Kadrovska

evidencija

Uprava

Finansijsko

poslovanje

Biblioteka

Studentska

evidencija

Materijalno

poslovanje

Blagajna

Magacinsko

poslovanje

Duznicko

poverilacki

odnosi

Obracun plata

Plan i analiza

Racunovodstvo

Potrosnja

Nabavka

Potrosni materijal

Rashodi

Troskovi

Prihodi

Nastavno osoblje

Ostali zaposleni

Zvanja

Izbori

Sistematizacija

radnih mesta

Tehnicka podrska

Tehnicko

odrzavanje

Obezbedjenje

Tuzbe

Zalbe

Pravna pitanja

Katedre

Podrska vecu

Sednice


Modeli (poslovnih) procesa se mogu iskoristiti za simuliranje i analizu funkcionisanja realnog poslovnog sistema i otkrivanje „uskih grla“ poslovanja.

Na taj način modeli funkcija sistema igraju značajnu ulogu u procesu (re)inženjeringa poslovanja, odnosno poslovnih procesa u organizaciji.

32

Upravljanje poslovnim procesima – BPM

Sveobuhvatni koncept menadžmenta poslovnih procesa predstavlja pristup za strategijsko planiranje, upravljanje, izvršavanje i kontrolu poslovnih procesa uz podršku informacionih tehnologija.

Podrška IT se sastoji, s jedne strane, od softverskih alata za modelovanje poslovnih procesa, a sa druge strane, od informacionih sistema koji vrše automatizaciju poslovnih procesa.

33


Upravljanje poslovnim procesima (Business Process

Management –BPM) je prilaz upravljanju promenama

kroz unapređenje poslovnih procesa, pri čemu je

obuhvaćen celokupni životni ciklus procesa od

analize i dizajna do implementacije, automatizacije i

izvođenja poslovnih procesa (Smith i Finger, 2003).

34


BPM obezbeđuje alate za analizu, implementaciju,

izvršavanje i praćenje svakodnevnih poslovnih

procesa u kojima se sadržaj koristi za donošenje

odluka i u kojima ljudi donose odluke.

BPM često uključuje interakciju sa drugim poslovnim

aplikacijama, kao što su SAP® i Oracle®.

Osnovna prednost BPM sistema u odnosu na

standardni workflow mehanizam jeste mogućnost da

se u procesima definišu sve potrebne akcije, bez

nepoznatih ili nepovezanih segmenata, na nivou

čitavog preduzeća. 35


Upravljanje poslovnim procesima predstavlja skup metoda,

tehnika i alata za identifikovanje, otkrivanje, analizu,

redizajniranje, izvršavanje i nadgledanje procesa za potrebe

optimizacije njihovih performansi. Iz ove definicije se jasno vidi

da je poslovni procesi centralna tačka BPM-a.

BPM je menadžerski prilaz koji je usmeren na ostvarenje ciljeva

organizacije kroz poboljšanje, upravljanje i kontrolu glavnih

poslovnih procesa

Na sledećem slajdu se prikazuju faze upravljanja poslovnih

procesa kroz svoj životni ciklus, koji prolazi kroz ciklične

iteracije jer procesi moraju ustalno da se adaptiraju i

unapređuju.36


37

Životni ciklus upravljanja poslovnih procesa


U prvoj fazi potrebno je identifikovati celokupnu sliku procesa i

njihovih veza. A zatim uraditi selekciju prioritetnih procesa za

dalje BPM Faze.

U fazi otkrivanje procesa se modeluju i dokumentuju samo

relevantni procesi onako kako trenutno funkcionišu.

U fazi analize se daje registar svih problema koji su

identifikovani kroz modelovanje procesa.

U fazi redizajniranja se identifikuju promene koji mogu da reše

probleme u skladu sa mogućnostima i svim ograničenjima

projekta (budući model procesa).

Faza implementacije podrazumeva upravljanje organizacionim

promenama (drugačije funkcionisanje) i automatizacija procesa

(razvoj softvera).

U fazi monitoringa se prate i analiziraju relevantni podaci da bi

se ustanovilo koliko dobro se proces izvršava u skladu sa

merljivim efektima. 38

Jezici i notacije za modelovanje poslovnih procesa

Jezici za modelovanje poslovnih procesa moraju biti jednostavni i orijentisani s jedne strane ka poslovnim korisnicima, neinformatičarima i analitičarima, a s druge strane dovoljno detaljni za opis kompleksnih procesa i formalni u cilju njihove implementacije pomoću IS.

Postoji veći broj pristupa koji definišu jezike za modelovanje poslovnih procesa u okviru opšteg koncepta menadžmenta poslovnih procesa.

39


BPMN (Business Process Modeling Notation)je najnoviji i najznačajniji jezik za modelovanje poslovnih procesa u vidu standarda u oblasti menadžmenta poslovnih procesa. BPMN je inicijalno razvijen u okviru BPMI (Business Process Management Initiative) a standardizovan je u okviru OMG-a, neprofitnog tela za specifikaciju standarda u oblasti informatike.

40


BPMN = BPM + N

BPM – Buisness Process Modelling

Understand Process, Document Process, Analysis

Process

N – Notation

Language

BPMN je jezik za BPM za:

Visualize, Document, Communicate, Analysis, Improve,

Simulate, Execute

41

BPMN primer – normalan tok

42

BPMN primer B2B modelovanja

43

Osnovni koncepti modelovanja poslovnih procesa

Kaže se da poslovni proces u svom odvijanju prolazi kroz stanja ili faze. Faze posla mogu biti aktivna i pasivna. U aktivnim fazama odvija se neka aktivnost.

Prelazak iz stanja u stanje naziva se tranzicija i prouzrokovana je nekim događajem.

Događaj predstavlja stimulaciju koju okolina šalje sistemu ili jedna aktivnost drugoj ili jedan proces drugom. Događaj može biti okinut i završetkom neke aktivnosti što prouzrokuje prelazak iz jedne u drugu fazu

44


Definisani postupak se sastoji iz aktivnosti koje predstavljaju osnovne gradivne blokove procesa. Aktivnost predstavlja atomsku jedinicu posla, što znači da se izvršava u potpunosti ili se ne izvršava uopšte.

Aktivnosti nekog posla mogu biti složene ili osnovne. Osnovne aktivnosti, sa tačke gledišta posla kao celine, su nedeljiva celina koju u potpunosti obavlja jedan procesor. Složene aktivnosti mogu biti podposao.

45


Osnovna aktivnost je kolekcija zadataka (akcija) čijim se obavljanjem dodaje neka merljiva promena u posmatranom poslovnom procesu.

Osnovnu aktivnost obavlja neki procesor, koji imaju odgovarajuću ulogu (tj. pravo da obavljaju datu aktivnost) u procesu, ručno ili kroz aplikaciju

46

Nivo definicija i instanci PP

Definicije su nivo opisa – nivo modela

Opis aktivnosti i njihovog mogućeg toka

Opis tipova događaja

Definicije tipova ulaza i izlaza

Opis izvršilaca (radna mesta)

Instance su na nivou izvršavanja

Konkretna nit (tok) izvršavanja aktivnosti

Konkretne pojave ulaza i izlaza

Konkretni izvršioci (radnici)47


48

Poslovni proces

Manuelne

aktivnosti (nisu

deo WF)

Aktivnosti

Instanca aktivnosti proces

Instanca procesa (šta se stvarno

dešava)

WFMS-kontroliše automatizovane aspekte

poslovnog procesa

Definicijom procesa – predstava

o tome šta treba da se desi

Automatizovane

aktivnosti

Dodeljen zadatak participantu

(engl. work item) Pozvane

aplikacije

i / ili

ili

Podproces

Za vreme

izvršavanja

predstavlja se

kao

Obavlja se u

skladu sa

Definiše se sa Upravlja se sa

Sastoji se od

ima

Konkretan

Izvršilac

obavljaIzvršilac

obavlja

je instanca

Reinženjering

Reinžinjering je:

temeljno promišljanje (»rethinking«) i

radikalno redizajniranje poslovnih procesa

kako bi se postigla dramatična poboljšanja

u kritičnim savremenim merilima uspeha kao

što su:

• troškovi, kvalitet, usluga i brzina.

Reinženjering

Reinženjering je fundamentalno razmatranje i

radikalno redizajniranje poslovnih procesa u cilju

postizanja dramatičnih poboljšanja u kritičnim,

savremenim merama performansi (kvalitet, troškovi,

usluga i brzina)

Osnovni zadatak je da odredimo šta da radimo, a

potom kako da to uradimo, što efikasnije.

Pri tome treba ignorisati ono što jeste, a koncentrisati

se na ono što treba da bude.

Radikalan redizajn znači:

– ne obraćajte pažnju na sve postojeće strukture i

procedure, već pronalaženje kompletno novih načina za

izvršenje poslova.

Reinženjering

Reinženjering nije:

– automatizacija

– smanjenje neaktivnih delova organizacije

– smanjenje obima organizacije

– reorganizacija

– pravljenje marginalnih promena.

Reinženjering Neke karakteristike procesa kod uspešno

implementiranog reinženjeringa

– Nekoliko poslova je povezano u jedan

– Zaposleni samostalno donose odluke

– Koraci u procesu izvedeni su prirodnim redosledom

– Procesi imaju višestruke verzije

– Posao se obavlja tamo gde to ima najviše smisla

– Provere i kontrole su smanjene

– Menadžer procesa obezbeđuje jedinstven kontakt

– Centralizovano-decentralizovane operacije

preovladavaju

Reinženjering

Reinženjering redizajnira:

– jučerašnje procese,

– koristeći današnje tehnologije,

– da bi kompanije uspešno dočekale sutrašnje zahteve tržišta.

Informacione tehnologije su sastavni deo reinženjeringa

Samo puko gomilanje servera, računara i komunikacione

opreme nije garancija da će doći do reinženjeringa poslovnih

procesa i rešenja problema

Neadekvatna primena tehnologije može:

– potpuno da blokira reinženjering i

– još više naglasi stare načine razmišljanja i obrasce ponašanja

Reinženjering

Živimo u doba interneta

Bez pravog redizajna procesa, elektronsko poslovanje koje je

doneo internet, može da postane noćna mora za kompanije.

Elektronska trgovina i internet doveli su do toga da se procesi

ne zaustavljaju na pragu korporacije.

– dolazi do razmene informacija izvan granica kompanije i

– interakcije sa kupcima u toku razvoja i planiranja proizvoda,

– a ne kao u tradicionalnom slučaju kada je interakcija sa kupcima

počinjala predstavljanjem gotovog proizvoda na tržištu.

Reinženjering

Ključna reč: PROCESI je najvažnija u definiciji

reinženjeringa, a istovremeno je reč koju najteže razumeju

menadžeri kompanija. Većina zaposlenih nisu "procesno

orijentisani"; oni su fokusirani

– na zadatak,

– na posao,

– na ljude,

– na organizacionu strukturu,

– ali ne na proces.

Svaki individualni zadatak u procesu je važan, ali nijedan od

njih nije ni najmanje značajan za kupca, ako se celi proces

ne realizuje – ako se proizvod, koji je rezultat procesa ne

isporuči kupcu.

Primer reinženjering procesa

57

Beogradska akademija poslovnih i umetničkih

strukovnih studija

Menadžment informacioni sistemi

Hvala!

Pitanja?

dr Rade Matić

Documents

Menadžment informacioni sistemi