MÓDULO:

“ELABORACIÓN, TRATAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS DE

TRABAJO”

CURSO: ASISTENCIA DOCUMENTAL Y DE GESTION EN

DESPACHOS”

Unidades 1. Recopilación y tratamiento de la información con

procesadores de textos

2. Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica en documentos

3. Elaboración y edición de presentaciones con aplicaciones informáticas

“ELABORACIÓN, TRATAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO”

Unidad Didáctica 1. Recopilación de la información con procesadores de texto.

Unidad Didáctica 2. Mecanografía. Técnicas

específicas para el asistente a la dirección. Unidad Didáctica 3. Tratamiento de la información

con procesadores de texto.

UNIDAD 1: RECOPILACIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

CON PROCESADORES DE TEXTO

OBJETIVOS: • Conocer la metodología de búsqueda de información.

• Presentación de información con tablas.

• Gestión de archivos y bancos de datos.

UNIDAD DIDÁCTICA 1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO.

1. Metodología de búsqueda de información 2. Identificación de fuentes de información especializada 3. La recuperación de la información 4. Selección, discriminación y valoración de la información 5. Búsqueda de documentos 6. Ética y legalidad 7. Presentación de la información con tablas 8. Gestión de archivos y bancos de datos 9. Grabación de archivos en distintos formatos 10. Protección de archivos 11. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

UNIDAD DIDÁCTICA 1 .

Según el nivel de información que proporcionan las fuentes de información pueden ser primarias o secundarias. Las fuentes primarias contienen información nueva y original,

resultado de un trabajo intelectual. libros, revistas científicas y de entretenimiento, periódicos, diarios, documentos oficiales de instituciones públicas, informes técnicos y de investigación de instituciones públicas o privadas, patentes, normas técnicas.

Las fuentes secundarias contienen información organizada, elaborada, producto de análisis, extracción o reorganización que refiere a documentos primarios originales. enciclopedias, antologías, directorios, libros o artículos que interpretan otros trabajos o investigaciones.

1 . METODOLOGÍA DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

INFORMACIÓN

Información

i

1. METODOLOGÍA DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

Crisis de sobreinformación - Perdida de tiempo • Búsqueda • Examinar • Cribar

La capacidad de retener información es limitada, por lo que debemos encontrar la información útil

Aunque hay cuestiones que no se resuelven o Que nos interesa? o Cómo util izarla?

1 . METODOLOGÍA DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

¿Cómo administrarla? Cual? Dónde? Cómo?

Navegadores de WWW (facil itan la tarea de localización y obtención)

Buscadores ó Motores de Búsqueda

Podemos empezar a discriminar la información por la fuente de la que proceda. Podemos distinguir: Sitio Web. mercadovictoria.com

Web Institucional. cordoba.es ; www.ceco-cordoba.es

Páginas personales. www.vodafone.es

Foros o Chat. www.gamespot.com ; www.enfemenino.com

Grupos de noticias. Boletín CECO; RSS Marca

2. IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA

Utilizamos los Buscadores. Hay dos tipos: Índices o directorios. La información se clasifica por

temáticas. Motores de búsqueda. Utilizan programas de rastreo llamados

arañas o robot. Estos programas visitan las páginas y van creando una base de datos en la que se relaciona la URL con las palabras encontradas. El acceso a esta base de datos se hace por palabras clave.

3. LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

3. LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Motores de búsqueda generales

Buscan en B.D. de páginas accesibles a través de Internet, recogidas por los robot a partir de los índices (título, encabezamiento, dirección, etc…)

Se obtienen páginas con enlaces a los documentos que cumplen el perfil de búsqueda

Es importante conocer que se busca y con detalle. Reducir la perdida de tiempo Limitar la búsqueda (región, país, etc…) Buscar páginas del tema y allí hacer una segunda búsqueda Conocer el buscador: Sintaxis que utiliza, búsqueda avanzada, ayuda,

etc… AND, OR, NOT, XOR, “ “.

Motores de búsqueda especializados

Buscadores especializados en temas como blogs, búsquedas geográficas, viajes, vuelos, seguros, etc… www.vtourist.com www.europages.com www.kayak.es www.trivago.es www.rastreator.es

3. LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Pasarelas y bibliotecas virtuales Son colecciones de objetos digitales organizados, que sirven a una comunidad de usuarios definida, que disponen de mecanismos de preservación y conservación. Algunos de los recursos que conforman una biblioteca digital pueden ser: libros, periódicos, revistas, manuscritos, archivos sonoros, cartas, dibujos, mapas, fotografías y otros archivos.

www.bne.es

3. LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Directorios y catálogos temáticos La información está organizada por categorías o temas. El mas conocido es Yahoo! Otros: www.hegoa.ehu.es www.uv.es/macas/tematicos.htm (Universidad de Valencia)

3. LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para medir la calidad de la información en Internet vamos a considerar 5 criterios:

a. Exactitud

b. Autoría

c. Objetividad

d. Actualidad

e. Cobertura

4. SELECCIÓN, DISCRIMINACIÓN Y VALORACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Podemos buscar ficheros en nuestro ordenador o en una red local. Para ello utilizamos el buscador de Windows:

5. BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS

Para buscar en una ubicación determinada, debemos tenerla abierta en la ventana del explorador de windows

ASPECTOS A TENER EN CUENTA 1. Especificación de una vía de búsqueda (Unidad o carpeta) 2. Uso de comodines para especificar parte de un nombre

“*” sustituye a una cadena de caracteres “?” sustituye a un carácter

3. Especificación de criterios de búsqueda avanzada 4. Búsqueda de archivos en base a la información del resumen 5. Visualización de otra información 6. Trabajo con múltiples archivos

5. BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS

1. Normas sobre propiedad intelectual. Evolución histórica Siglo XV : Invención de la imprenta 1710 : Estatuto de la Reina Ana reconoce los derechos de los autores

frente a los editores (14 años respecto a la obra creada) 1787 : La Constitución americana reconoce los derechos de los

creadores 1791 : La Revolución francesa reconoce los derechos de los autores

sobre sus obras 1847 : Aparece la Ley de Propiedad Literaria que protegía a

escritores, traductores, compositores, pintores y escultores hasta 50 años después de su muerte.

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

2. Conceptos de propiedad intelectual y de derechos de autor

Propiedad intelectual es aquella propiedad de carácter especial que recae sobre obras literarias, artísticas o científicas. Hay que tener en cuenta: la duración, el nacimiento y la titularidad. Derecho de autor es aquel que la ley reconoce al autor de una obra para participar en los beneficios que produzca la publicación, ejecución o reproducción de la misma.

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

3. La obra protegida y derechos otorgados a sus t i tulares

A r t . 10 d e la LE Y: “ So n o b je to de p ro p ie d ad in te lec t ua l to da s la s c r ea c io n e s o r ig in a le s l i te r a r ia s , a r t í s t i ca s o c ient í f i c a s ex p re s a d as p o r cu a lq u ie r m e d io o s op o r te , t a ng ib le o in tan g ib le , a c t u a lm e n te c o n o c id o o q u e s e inve n te e n e l f u t u ro . ”

a ) L o s l i b ro s , fo l l e tos , im pr e s o s , e p i s to la r io s , e sc r i to s , d i s cu r s o s y a lo cuc io n e s , c o nfe r en c ia s , i n fo r m e s fo r e n ses , ex p l ic ac io ne s d e c áte dr a y c ua le s qu ie r a o t r a s o b ra s d e la m is m a n a t u r a le za .

b ) L a s c o m p o s ic io ne s m u s ic a le s , c o n o s in l e t r a .

c ) L a s o b r a s d ra m á t ic a s y d ra m á t i co - mu s ica le s , l a s co r eo g r af ía s , l a s p a n to m im a s y, e n g ene r a l , l a s o b r a s te a t r a le s .

d ) L a s o b r a s c in e m a to g rá f i ca s y c u a le s q u ie r a o t r a s o b r a s a u d iov i s u a le s .

e ) L a s e s cu l tu r a s y la s ob r a s de p in t u r a , d ibu jo , g r a ba do , l i tog r a f ía y l a s h i s to r ie t a s g rá f ica s , te be o s o c o mic s , a s í co m o s u s e n sayo s o bo c eto s y l a s d e má s o b ra s p lá s t i ca s , s e an o n o a p l i c a d a s .

f ) L o s p roye c to s , p la n o s , m a q u et a s y d i s e ñ o s d e o b r a s a r q u i te c tó n ic as y d e in g e n ie r ía .

g ) L o s g rá f ic o s , m apa s y d i s e ño s r e la t i vo s a la top og raf ía , l a ge og r af ía y, e n ge ne r a l , a l a c ie n c ia .

h ) L a s o b r a s fo to g r á f i ca s y l a s ex p r e s a d a s p o r p ro c e d im ie nto a n á lo g o a la fo to g r a f ía .

i ) L o s p ro g r a m a s d e o r d e n a d o r

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

También existen las obras “DERIVADAS”, cuando una obra original se transforma para dar lugar a otra distinta. Por ejemplo la adaptación de una novela al cine. Las traducciones y adaptaciones Las revisiones, actualizaciones y anotaciones Los compendios, resúmenes y extractos Los arreglos musicales

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

La propiedad intelectual engloba: Derechos Morales: Son intransferibles y son la unión del autor con su obra. Como: Derecho de divulgación Derecho de paternidad Derecho a la integridad de la obra Derecho de modificación Derecho de retirada Derechos de acceso a ejemplar único.

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

Derechos Patrimoniales: ofrecen al autor un amplio abanico de posibilidades para, explotar la obra comercialmente y sacarle rendimiento económico mediante la cesión de estos derechos. Como: Derecho de reproducción Derecho de distribución Derecho de comunicación pública Derecho de transformación Derecho de colección

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

TIPOS DE LICENCIAS “La decisión sobre los derechos de autor es algo que compete al propio autor” A par t i r de los años 80 con la apar ic ión de In ternet se produce una evoluc ión en los derechos de autor. Aparece e l conoc imiento l ib re , que propugna e l derecho de los autores a dec id i r e l g rado de protecc ión de la obra, o la l iberac ión para que cualquiera pueda usar la o modi f i car la , sa l iendo fuera de l copyr ight © , por e l cua l t ienen los derec hos en exc lus iv idad . Copyr ight©: declaración que advier te de la posesión de derechos en materia de propiedad intelectual . No t iene valor jurídico y lo pone el interesado para que un tercero no pueda a legar que no conocía que la obra estaba protegida. Copylef t : es un grupo de l icencias cuyo objetivo es garantizar que cada persona que recibe una copia de una obra pueda a su vez usar, modi ficar y redistr ibui r e l propio t rabajo y las versiones. : e l autor decide cual va a ser la protección que desea sobre su obra. Informando al usuario del alcance. Pasamos de reservado todos los derechos al reservados a lgunos derechos

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

La licencia tiene el derecho de copiar, distribuir, exhibir y representar la obra y hacer obras derivadas siempre y cuando reconozca y cite el autor o el licenciante

La licencia tiene el derecho de copiar, distribuir, exhibir y representar la obra y hacer obras derivadas para fines no comerciales

La licencia solamente tiene el derecho de copiar, distribuir, exhibir y representar copias literales de la obra y no tiene el derecho de producir obras derivadas

La licencia tiene el derecho de distribuir obras derivadas bajo una licencia idéntica a la licencia que regula la obra original

El autor de esta obra ha renunciado a sus derechos de autor, pasando a formar parte del dominio público, de modo que el beneficiario puede usar la obra libremente para cualquier fin sin necesidad de solicitar permiso al autor

Se trata de una etiqueta, la cual resalta que el trabajo ya se encuentra bajo el dominio público y que el beneficiario puede usar la obra libremente para cualquier fin sin necesidad de solicitar permiso al autor de tal obra.

Protección de Datos (L.O.P.D.) Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de

Datos de Carácter Personal tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

Datos de carácter personal: cualquier información

concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

Marco Normativo - La Constitución Española de 1978, en su art. 18.4 - La Directiva Europea 95/46/CE de 24 de octubre - La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre (LOPD) - El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, de desarrollo

de la LOPD.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad estatal de control independiente encargada de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos. Garantiza y tutela el derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal de los ciudadanos.

www.agpd.es

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

¿A qué ámbito se aplica la normativa de Protección de Datos y que está excluido? El ámbito de aplicación son los datos de carácter personal que están en soporte físico y que son susceptibles de tratamiento y toda modalidad de uso posterior, por los sectores público y privado. No es aplicable en los siguientes casos: - Al tratamiento de datos de personas jurídicas - Datos relativos a empresarios individuales - Personas fallecidas

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

A r t í c u l o 3 . D e f i n i c i o n e s . a ) D a t o s d e c a r á c t e r p e r s o n a l : c u a l q u i e r i n f o r m a c i ó n c o n c e r n i e n t e a p e r s o n a s f í s i c a s i d e n t i f i c a d a s o

i d e n t i f i c a b l e s . b ) F i c h e r o : t o d o c o n j u n t o o r g a n i z a d o d e d a t o s d e c a r á c t e r p e r s o n a l , c u a l q u i e r a q u e f u e r e l a f o r m a o

m o d a l i da d d e s u c r e a c i ó n , a l m a c e n a m i e n t o , o r g a n i z a c i ó n y a c c e s o . c ) T r a t a m i e n t o d e d a t o s : o p e r a c i o n e s y p r o c e d i m i e n t o s t é c n i c o s d e c a r á c t e r a u t o m a t i z a d o o n o , q u e

p e r m i t a n l a r e c o g i d a , g r a b a c i ó n , c o n s e r v a c i ó n , e l a b o r a c i ó n , m o d i f i c a c i ó n , b l o q u e o y c a n c e l a c i ó n , a s í c o m o l a s c e s i o n e s d e d a t o s q u e r e s u l t e n d e c o m u n i c a c i o n e s , c o n s u l t a s , i n t e r c o n e x i o n e s y t r a n s f e r e n c i a s .

d ) R e s p o n s a b l e d e l f i c h e r o o t r a t a m i e n t o : p e r s o n a f í s i c a o j u r í d i c a , d e n a t u ra l e z a p ú b l i c a o p r i v a d a , u ó r g a n o a d m i n i s t r a t i v o , q u e d e c i d a s o b r e l a f i n a l i d a d , c o n t e n i d o y u s o d e l t r a t a m i e n t o .

e ) A f e c t a d o o i n t e r e s a d o : p e r s o n a f í s i c a t i t u l a r d e l o s d a t o s q u e s e a n o b j e t o d e l t r a t a m i e n t o a q u e s e r e f i e r e e l a p a r t a d o c ) d e l p r e s e n t e a r t í c u l o .

f ) P r o c e d i m i e n t o d e d i s o c i a c i ó n : t o d o t r a t a m i e n t o d e d a t o s p e r s o n a l e s d e m o d o q u e l a i n f o r m a c i ó n q u e s e o b t e n g a n o p u e d a a s o c i a r s e a p e r s o n a i d e n t i f i c a d a o i d e n t i f i c a b l e .

g ) E n c a r g a d o d e l t r a t a m i e n t o : l a p e r s o n a f í s i c a o j u r í d i c a , a u t o r i d a d p ú b l i c a , s e r v i c i o o c u a l q u i e r o t r o o r g a n i s m o q u e , s ó l o o c o n j u n t a m e n t e c o n o t r o s , t r a t e d a t o s p e r s o n a l e s p o r c u e n t a d e l r e s p o n s a b l e d e l t r a t a m i e n t o .

h ) C o n s e n t i m i e n t o d e l i n t e r e s a d o : t o d a m a n i f e s t a c i ó n d e v o l u n t a d , l i b r e , i n e q u í v o c a , e s p e c í f i c a e i n f o r m a d a , m e d i a n t e l a q u e e l i n t e r e s a d o c o n s i e n t a e l t r a t a m i e n t o d e d a t o s p e r s o n a l e s q u e l e c o n c i e r n e n .

i ) C e s i ó n o c o m u n i c a c i ó n d e d a t o s : t o d a r e v e l a c i ó n d e d a t o s r e a l i z a d a a u n a p e r s o n a d i s t i n t a d e l i n t e r e s a d o .

j ) F u e n t e s a c c e s i b l e s a l p ú b l i c o : a q u e l l o s f i c h e r o s c u y a c o n s u l t a p u e d e s e r r e a l i z a d a , p o r c u a l q u i e r p e r s o n a , n o i m p e d i d a p o r u n a n o r m a l i m i t a t i v a o s i n m á s e x i g e n c i a q u e , e n s u c a s o , e l a b o n o d e u n a c o n t r a pr e s ta c i ó n .

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

Datos especialmente protegidos son: Según la Constitución (apartado 2, art. 16)”nadie podrá ser

obligado a declarar sobre su ideología, religión o creencias. Sólo con el consentimiento expreso y por escrito del afectado se

puede recabar datos de ideología, afi l iación sindical, religión y creencias.

Quedan prohibidos los ficheros creados para almacenar datos de ideología, afi l iación sindical, religión, creencias, origen racial o étnico, o vida sexual.

Los datos de salud sólo se recabaran por un profesional sanitario sujeto a secreto profesional y cuando resulte necesario para la asistencia sanitaria o tratamiento médico.

Datos relativos a infracciones penales o administrativas sólo pueden ser incluidos en ficheros de las Administraciones públicas competentes.

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

Derechos del afectado.

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

ACCESO Conocer que datos tiene la empresa de él y para que

finalidad

RECTIFICACIÓN El derecho del afectado a

que se modifiquen los datos inexactos o incompletos

CANCELACIÓN Derecho a suprimir los

datos que resulten inadecuados o excesivos

OPOSICIÓN Derecho a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus

datos o se cese en el mismo

El ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante una comunicación dirigida al responsable del fichero, que llevará los siguientes datos: a. Nombre y apellidos del interesado, y documento

identificativo b. Petición de la solicitud c. Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma d. Documentos acreditativos de la petición que formula.

6. ÉTICA Y LEGALIDAD

Nombre Apellidos Edad

José Sánchez Ruiz 23

Clara López García 22

Raúl Valenzuela Ros 19

7. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CON TABLAS

Columnas ó Títulos

Filas ó Registros

La creación de tablas la podemos hacer con diferentes programas, dependiendo de nuestras necesidades: Presentación de datos ………. Tratamiento de texto o presentaciones (MS Word o Power Point) Cálculos o filtros ……………….. Hoja de cálculos (MS Excel) Relacionar tablas y datos ….. Bases de Datos (MS Access)

Creación de una Tabla. 1. Tener claro las dimensiones (nº filas y columnas) 2. Objetivo ó para qué? (elegir el programa) En nuestro caso vamos a utilizar el MICROSFT WORD.

7. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CON TABLAS

Si no tenemos instalado el Microsoft Word, hay varias posibilidades para utilizarlo de forma legal: comprar la licencia, utilizar la versión gratuita de OneDrive o utilizar software alternativo gratuito como OpenOffice y GoogleDrive.

Bordes y sombras

7. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CON TABLAS

Trabajemos con tablas: Bordes y sombras Combinar y dividir celdas Importación, vinculación y exportación de tablas Con hojas de Cálculo Copiar y pegado especial Insertar fichero

Con Bases de Datos Edición de Tablas Edición Movimiento dentro de una tabla Buscar y reemplazar

7. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CON TABLAS

Relaciones entre las Tablas Se da en BD para relacionar la información Exigir integridad referencial Actualizar y eliminar en cascada los campos relacionados

Los Índices. Cuando creamos datos podemos añadir un índice, que nos servirá para poder ordenar por este campo, y para que la BD organice los datos por dicho campo. La BD viene ordenada por defecto por la clave principal.

Formato y fórmulas; conversiones de texto y tablas. Personalización de la vista Hoja de datos. Impresión de una hoja.

7. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CON TABLAS

Creación de una Base de Datos (Microsoft Access).

Apertura, cierre, compactación y reparación de una BD.

Cifrado y descifrado de una BD.

Conversión d una BD.

8. GESTIÓN DE ARCHIVOS Y BANCOS DE DATOS

Vamos a ver los formatos más comunes, y como asociarlos a un programa determinado. Documentos: Sólo texto Texto enriquecido HTML

Multimedia: Imagen: JPG, TIFF, BMP, GIF…. Sonido: WAV y MP3 Video: AVI, DIVX, MOV….

9. GRABACIÓN DE ARCHIVOS EN DISTINTOS FORMATOS

Para asociar una extensión o fichero a un programa iremos a: Panel de control\Todos los elementos de Panel de control\Programas predeterminados\Establecer asociaciones

9. GRABACIÓN DE ARCHIVOS EN DISTINTOS FORMATOS

10. PROTECCIÓN DE ARCHIVOS

MACRO: consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan en un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automáticamente.

11. CREACIÓN, UTILIZACIÓN Y ASIGNACIÓN DE TAREAS AUTOMATIZADAS

Debido a la gran cantidad de información que se maneja hoy en día hay que tener en cuenta la fuente: Página Institucional, personal, foros, grupos de noticias, etc…

RESUMEN

Las herramientas para buscar información son los índices o directorios y motores de búsqueda

Para discriminar la información hay que tener en cuenta: exactitud, autoría, objetividad, actualidad y cobertura

En cuanto a ética y legalidad hay que tener en cuenta la Ley de Propiedad Intelectual, que protege obras l iterarias, ar tísticas y científicas

Derechos de Autor, son los que la ley le concede al autor para participar de los beneficios.

L.O.P.D. 15/1999 obliga a todo el que trabaje con datos de carácter personal a cumplir unas estrictas normas y aplicar medidas de seguridad

La gestión de archivos y bancos de datos se puede llevar a cabo a través de programas específicos que son las Bases de Datos (como Access).

RESUMEN

Dependiendo de la información y el uso que estemos dando deberemos guardar los ficheros en un determinado formato, que a su vez estará relacionado con el programa que util icemos

Dependiendo de la información y el uso que estemos dando deberemos guardar los ficheros en un determinado formato, que a su vez estará relacionado con el programa que util icemos

Una manera cómoda y ágil de presentar datos es mediante el uso de tablas

Si necesitamos realizar cálculos con los datos, utilizaremos las hojas de cálculo (como Excel)