25
MATERI SOSIALISASI REVISI DOKUMEN MUTU SNI ISO/IEC17020 :2012 Lembaga Inspeksi Balai KIPM Kelas I Surabaya II LI-066-IDN Surabaya, 19 Oktober 2015

Materi Sosialisasi Revisi Dok Mutu 17020

Embed Size (px)

DESCRIPTION

iso_17020, revisi dokumen mutu, sosialisasi, persyaratan umum, struktur, sumberdaya, proses dan sistem manajemen

Citation preview

MATERI SOSIALISASI REVISI DOKUMEN

MUTUSNI

ISO/IEC17020 :2012

Lembaga Inspeksi Balai KIPM Kelas I Surabaya II

LI-066-IDNSurabaya, 19 Oktober 2015

AKREDITASI LEMBAGA INSPEKSI* Pengakuan formal oleh badan yang berwenang melakukan akreditasi lembaga inspeksi bahwa lembaga inspeksi tersebut dapat melakukan inspeksi dengan hasil yang dapat dipertanggungjawabkan

* Akreditasi di Indonesia dilakukan oleh KAN-BSN

* Akreditasi dilakukan terhadap standar yang diakui (SNI ISO/IEC 17020:2012)

4.1 KETIDAKBERPIHAKAN DAN KEMANDIRIAN Inspeksi harus dilakukan dg tidak memihak LI harus bertanggung jawab atas

ketidakberpihakan kegiatan inspeksinya LI harus mengidentifikasi risikorisiko terhadap

ketidakberpihakan. Jika risiko ketidakberpihakan diidentifikasi, LI

harus dapat menunjukkan bagaimana menghilangkan/meminimalkan risiko tsb

LI harus mempunyai komitmen manajemen puncak untuk ketidakberpihakan.

LI harus independen

4.2 KERAHASIAAN LI bertanggung jawab untuk

pengelolaan semua informasi yang diperoleh selama melaksanakan kegiatan inspeksi.

Informasi mengenai klien yang diperoleh dari sumber selain klien (misalnya pengadu, regulator) harus diperlakukan sebagai rahasia.

5.1. PERSYARATAN ADMINISTRASI Legalitas hukum Struktur organisasi LI sbg dasar sistem

manajemen mencakup seluruh unit kerja , dengan fungsi – fungsi mutu , administratif dan teknis yang diperlukan untuk mengoperasikan Lembaga Inspeksi yang dipimpin oleh manajemen puncak yang memiliki kewenangan untuk menetapkan kebijakan dan sumberdaya yang diperlukan sesuai SNI ISO/IEC 17020:2012

5.2. ORGANISASI & MANAJEMEN Memiliki pengaturan agar bebas tekanan Kebijakan dan prosedur perlindungan

kerahasiaan informasi Menentukan tanggung jawab dan

wewenang personil Menjamin bahwa personel dapat

berkontribusi dalam pencapaian tujuan sistim mutu

Manajemen Puncak dapat menjamin komunikasi untuk efektivitas sistem manajemen

6.1PERSONEL

Memastikan kompetensi semua personel

Merumuskan sasaran dan program pendidikan , pelatihan dan ketrampilan

Menggunakan personel yang dikaryakan atau dikontrak

Memelihara uraian tugas Memberikan kewenangan kepada

personel dan memelihara rekaman personel

6.2 FASILITAS DAN PERALATAN

Fasilitas dan peralatan sesuai dan memadai

Mempunyai aturan untuk akses dan penggunaan fasilitas dan peralatan

Peralatan ditetapkan dan diidentifikasi secara unik, dirawat sesuai prosedur dan instruksi serta dikalibrasi

Mempunyai prosedur untuk penanganan peralatan yang rusak.

6.3 SUBKONTRAK

LI hrs mendokumentasi kebijakan dan prosedur utk mengikat subkontraktor

LI memberitahu kepada pelanggan Bertanggung jawab atas pekerjaan yang

disubkontrakkan Memelihara daftar subkontraktor dan

bukti kesesuaian Catt: LI Balai KIPM Kelas I Surabaya II

tidak mensubkontrakkan kegiatan inspeksi.

7.1 METODE & PROSEDUR INSPEKSI LI menggunakan metode dan prosedur

untuk inspeksi yang ditetapkan dalam persyaratan

Memiliki dan menggunakan instruksi terdokumentasi yang memadai

Bila menggunakan metode/prosedur inspeksi non-standar, maka harus didokumentasikan secara lengkap.

7.2 PENANGANAN BARANG & SAMPEL INSPEKSI Mempunyai prosedur dan rencana

pengambilan sample Penyimpangan prosedur pengambilan

sample direkam Rekaman pengambilan sample

7.3 REKAMAN INSPEKSI

Memelihara sistem rekaman secara efektif prosedur dan evaluasi terhadap inspeksi.

Laporan inspeksi harus tertelusur secara internal sampai ke inspektur yang melakukan inspeksi.

7.4 LAPORAN INSPEKSI DAN SERTIFIKAT INSPEKSI

LI melaporkan hasil secara harus dilaporkan dengan benar, akurat, dan jelas.

Bila sertifikat memberikan pendapat dan interprestasi , LI menetapkan acuan dan menetapkan personel yang kompeten utk memberikan interprestasi

Format laporan dan sertifikat harus dirancang identifikasi dari lembaga yang menerbitkan; identifikasi unik dan tanggal penerbitan; tanggal inspeksi; identifikasi barang yang diinspeksi; tanda tangan atau indikasi persetujuan lain oleh personel yang berwenang; suatu pernyataan kesesuaian bila dapat diterapkan; dan hasil inspeksi

Koreksi atau penambahan pada laporan inspeksi atau sertifikat inspeksi setelah penerbitan harus dicatat

7.5 KELUHAN DAN BANDING LI memiliki proses terdokumentasi untuk

menerima, mengevaluasi dan membuat keputusan tentang keluhan dan banding.

Lembaga inspeksi harus bertanggung jawab atas semua keputusan di semua tingkat proses penanganan keluhan dan banding.

Penyelidikan dan keputusan banding harus menghasilkan tindakan yang tidak diskriminatif.

7.6 PROSEDUR KELUHAN DAN BANDING Lembaga menerima keluhan/banding

bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memverifikasi semua informasi yang diperlukan untuk memvalidasi keluhan atau banding.

LI harus mengakui penerimaan pengaduan atau banding, dan memberikan kepada pelapor atau pemohon banding dengan laporan kemajuan dan hasilnya.

LI menyampaikan pemberitahuan resmi dari akhir pengaduan dan banding proses penanganan pengaduan.

8.1 UMUM LI harus menetapkan dan memelihara

sistem manajemen yang mampu mencapai konsistensi pemenuhan persyaratan standar.

Sistem manajemen lembaga inspeksi harus mencakup : dokumentasi sistem manajemen, pengendalian dokumen; pengendalian rekaman; tinjauan manajemen;audit internal; tindakan korektif; tindakan pencegahan; keluhan dan banding

8.2. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN Menetapkan kebijakan dan sasaran mutu yang

dikaji ulang dalam kaji ulang manajemen Sasaran mutu harus terukur dan ditetapkan

dengan mempertimbangkan ( kebutuhan saat ini dan masa depan organisasi dan pasar yang dilayani, tingkat kepuasan pelanggan, dipantau dan diukur efektifitasnya )

Manajemen puncak harus menjamin integritas sistim manajemen dipelihara, apabila ada perubahan direncanakan dan diimplementasikan

Tanggung jawab manajemen teknis dan manajer mutu ditetapkan dalam panduan mutu

DOKUMEN SISTEM MUTU

Formulir

Instruksi kerja

Prosedur

Panduan

mutu

Pernyataan

Cara melakukan

Bagaimana caramelakukan

Bukti

melakukan

Level I

Level II

Level III

Level IV

8.3. PENGENDALIAN DOKUMEN Hirarki Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

a. Panduan Mutu menjelaskan sistem manajemen mutu sesuai dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu

b. Prosedur menjelaskan proses dan kegiatan yang saling berkaitan yang diperlukan untuk implementasi sistem manajemen mutu

c. Instruksi Kerja dokumen kerja yang rinci tentang bagaimana melakukan pekerjaan

d. Form dokumen yang digunakan untuk merekam data yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu

Menetapkan dan memelihara prosedur pengendalian dokumen

Pengesahan dan penerbitan dokumen Perubahan dokumen

8.4 PENGENDALIAN REKAMAN

LI menetapkan prosedur pengendalian, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, waktu retensi dan pemusnahan rekaman

Akses ke rekaman ini harus konsisten dengan pengaturan kerahasiaan.

8.6 AUDIT INTERNAL Secara periodik melakukan audit

internal oleh personel yang kompeten (seluruh elemen sistem manajemen mutu dlm waktu 12 bulan)

Melakukan tindakan perbaikan Hasil audit internal direkam Melakukan verifikasi tindak lanjut

8.7 TINDAKAN PERBAIKAN LI menetapkan kebijakan dan prosedur tindakan

perbaikan secara sistematis sbb : Menetapkan penyebab ketidaksesuaian Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian Mengusulkan tindakan perbaikan Mengidentifikasi tindakan perbaikan Melakukan tindakan perbaikan Peninjauan efektivitas tindakan perbaikan.

Tindakan perbaikan sebagai piranti peningkatan bersumber pada :

- Rekaman pekerjaan yang tidak sesuai , - Pengaduan pelanggan , - Laporan audit, - Usulan dari personel didalam organisasi

REVISI PK / 8.7/ LISB2DIAGRAM ALIR TINDAKAN PERBAIKAN

Menetapkan penyebab ketidaksesuaian

Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian

Mengidentifikasi tindakan perbaikan

Melakukan tindakan perbaikan

Kaji ulang efektivitas tindakan perbaikan

Manajer/Deputi Teknis

Manajer/Deputi Teknis

Manajer/Deputi Teknis

Manajer/Deputi Teknis & Mutu

Manajer/Deputi Teknis & Mutu

8.8 TINDAKAN PENCEGAHAN LI mempunyai kebijakan dan prosedur tindakan

pencegahan Tindakan pencegahan adalah proses proaktif

untuk mengindentifikasi peningkatan , bukan merupakan reaksi terhadap permasalahan atau pengaduan yang telah terjadi

Tindakan pencegahan harus mencakup : - Penentuan potensi ketidak sesuaian dan

penyebabnya, - Evaluasi untuk tindakan mencegah terulangnya

ketidaksesuaian , - Penentuan dan implementasi tindakan yang

diperlukan, - Rekaman hasil tindakan yang dilakukan

Terima kasihatas perhatiannya…

-Imad-