Materi Audit Mutu (Bhs Ind)

LA Issue 9.2Sec1 Slide No: 1

Selamat datang di pelatihanSelamat datang di pelatihanISO 9000 : 2000 Series ISO 9000 : 2000 Series Auditor / Lead Auditor Auditor / Lead Auditor


Certification No. A17047Certification No. A17047


PERKENALANPERKENALANNote: Halaman ini ada di bab 1 buku manual anda dengan Note: Halaman ini ada di bab 1 buku manual anda dengan

lembar kosong untuk menulis catatanlembar kosong untuk menulis catatanLatihan 1Latihan 1

PERKENALANPERKENALANNote: Halaman ini ada di bab 1 buku manual anda dengan Note: Halaman ini ada di bab 1 buku manual anda dengan

lembar kosong untuk menulis catatanlembar kosong untuk menulis catatanLatihan 1Latihan 1

•Silakan berkenalan dengan teman di samping anda selama 5 menit (bila memungkinkan rekan yang belum anda kenal)

•Tanyakan

– Siapakah mereka

– Darimana mereka berasal

– Apa harapan mereka dalam mengikuti pelatihan

– Apa yang mereka ketahui mengenai standar ISO seri 9000

– Berapa banyak audit yang telah dilakukan

– Hal menarik lainnya – olah raga, hobi, keluarga, (claim to fame), etc.

•Perkenalkan rekan di samping anda kepada kelas

NB Please also fill out your name card in felt pen – only need first name

•Silakan berkenalan dengan teman di samping anda selama 5 menit (bila memungkinkan rekan yang belum anda kenal)

•Tanyakan

– Siapakah mereka

– Darimana mereka berasal

– Apa harapan mereka dalam mengikuti pelatihan

– Apa yang mereka ketahui mengenai standar ISO seri 9000

– Berapa banyak audit yang telah dilakukan

– Hal menarik lainnya – olah raga, hobi, keluarga, (claim to fame), etc.

•Perkenalkan rekan di samping anda kepada kelas

NB Please also fill out your name card in felt pen – only need first name




Certification No. A17047Certification No. A17047


TUJUAN PELATIHANTUJUAN PELATIHANTUJUAN PELATIHANTUJUAN PELATIHAN

Di akhir pelatihan peserta diharapkan dapat :

• Menjelaskan tujuan sistem manajemen mutu

• menjelaskan 8 prinsip manajemen mutu

• Memahami:

– ISO 9000

– ISO 9001

– ISO 9004

– ISO 19011

• Menjelaskan peran/ tanggung jawab seorang auditor dan lead auditor

• Merencanakan, melaksanakan dan melaporkan audit dengan efektif

• melaksanakan aktifitas tindak-lanjut

Di akhir pelatihan peserta diharapkan dapat :

• Menjelaskan tujuan sistem manajemen mutu

• menjelaskan 8 prinsip manajemen mutu

• Memahami:

– ISO 9000

– ISO 9001

– ISO 9004

– ISO 19011

• Menjelaskan peran/ tanggung jawab seorang auditor dan lead auditor

• Merencanakan, melaksanakan dan melaporkan audit dengan efektif

• melaksanakan aktifitas tindak-lanjut


STRUKTUR PELATIHANSTRUKTUR PELATIHAN• 5 hari pelatihan

• Metodenya adalah Teori – latihan tertulis – dan

praktek

• Minimum 70% adalah praktek

• Fokus pelatihan terletak pada Live Audit

• Pelatihan mengikuti siklus audit

• Menggunakan metode belajar cepat :

– Peserta ikut mengalami sesuatu yang telah diajarkan

– Peserta merefleksikan apa yang telah dilakukan

– Peserta mengidentifikasi kelemahan pada setiap area

• Tersedia lembar evaluasi pelatihan di akhir bab

untuk menuliskan pendapat anda.

• Peserta dipersilahkan untuk mengajukan pendapat.

• 5 hari pelatihan

• Metodenya adalah Teori – latihan tertulis – dan

praktek

• Minimum 70% adalah praktek

• Fokus pelatihan terletak pada Live Audit

• Pelatihan mengikuti siklus audit

• Menggunakan metode belajar cepat :

– Peserta ikut mengalami sesuatu yang telah diajarkan

– Peserta merefleksikan apa yang telah dilakukan

– Peserta mengidentifikasi kelemahan pada setiap area

• Tersedia lembar evaluasi pelatihan di akhir bab

untuk menuliskan pendapat anda.

• Peserta dipersilahkan untuk mengajukan pendapat.


KRITERIA KELULUSAN PELATIHANKRITERIA KELULUSAN PELATIHAN

Untuk lulus dalam pelatihan ini, peserta harus :

• Peserta harus mengikuti pelatihan secara

utuh

• Lulus penilaian selama interaksi dalam kelas

(berdasarkan prinsip-prinsip yang tercantum

pada halaman 3)

• Lulus ujian pada hari ke-5

(pedoman dan contoh ujian akan

didiskusikan pada hari ke-2)

Untuk lulus dalam pelatihan ini, peserta harus :

• Peserta harus mengikuti pelatihan secara

utuh

• Lulus penilaian selama interaksi dalam kelas

(berdasarkan prinsip-prinsip yang tercantum

pada halaman 3)

• Lulus ujian pada hari ke-5

(pedoman dan contoh ujian akan

didiskusikan pada hari ke-2)

Successful Completion of Course

Pera Neville Clarke


SEKILAS MENGENAI AUDIT MUTU SEKILAS MENGENAI AUDIT MUTU DAN KEGIATAN AUDITDAN KEGIATAN AUDIT

SEKILAS MENGENAI AUDIT MUTU SEKILAS MENGENAI AUDIT MUTU DAN KEGIATAN AUDITDAN KEGIATAN AUDIT

Bab 2Bab 2


Apakah audit mutu itu ?Apakah audit mutu itu ?Apakah audit mutu itu ?Apakah audit mutu itu ?

• „Suatu proses yang sistematis,

independen dan

terdokumentasi untuk

memperoleh bukti audit dan

mengevaluasinya secara

obyektif untuk menentukan

sejauh mana kriteria audit

dipenuhi‟

Definisi dari ISO 9000 : 2000

• „Suatu proses yang sistematis,

independen dan

terdokumentasi untuk

memperoleh bukti audit dan

mengevaluasinya secara

obyektif untuk menentukan

sejauh mana kriteria audit

dipenuhi‟

Definisi dari ISO 9000 : 2000


Organisasi andaOrganisasi andaOrganisasi andaOrganisasi anda

Badan sertifikasiBadan sertifikasiBadan sertifikasiBadan sertifikasi

SubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractor

atau pemasokatau pemasok

1st Party1st Party1st Party1st Party

2nd 2nd

PartyParty

2nd 2nd

PartyParty

3rd Party3rd Party3rd Party3rd Party

TipeTipe--tipe audit dan alasantipe audit dan alasan--alasan alasan melakukan auditmelakukan audit

TipeTipe--tipe audit dan alasantipe audit dan alasan--alasan alasan melakukan auditmelakukan audit


STANDARSTANDAR--STANDAR MUTUSTANDAR MUTUSTANDARSTANDAR--STANDAR MUTUSTANDAR MUTU

Bab 3Bab 3


Apakah ISO 9000 itu?Apakah ISO 9000 itu?Apakah ISO 9000 itu?Apakah ISO 9000 itu?

• Konsensus internasional mengenai

praktek manajemen yang baik

• Mampu secara berulang memenuhi

persyaratan pelanggan

• Disarikan menjadi persyaratan

standar

• Meliputi organisasi apapun- baik

ukuran, industri ataupun budaya

• Konsensus internasional mengenai

praktek manajemen yang baik

• Mampu secara berulang memenuhi

persyaratan pelanggan

• Disarikan menjadi persyaratan

standar

• Meliputi organisasi apapun- baik

ukuran, industri ataupun budaya


Seri ISO 9000Seri ISO 9000

• ISO 9000 Sistem Manajemen Mutu:Dasar/ Konsep dan Kosa-kata

• ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu:Persyaratan

• ISO 9004 Sistem Manajemen Mutu:Pedoman untuk peningkatan kinerja

• ISO 19011 Pedoman untuk audit sistem mutu dan lingkungan

• ISO 9000 Sistem Manajemen Mutu:Dasar/ Konsep dan Kosa-kata

• ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu:Persyaratan

• ISO 9004 Sistem Manajemen Mutu:Pedoman untuk peningkatan kinerja

• ISO 19011 Pedoman untuk audit sistem mutu dan lingkungan


Sekilas mengenai ISO 9000Sekilas mengenai ISO 9000Sekilas mengenai ISO 9000Sekilas mengenai ISO 9000

• Meliputi konsep-konsep dan kosakata

• Secara garis besar berisi pendekatan dalam implementasi,

perawatan, pengembangan dan peningkatan sebuah sistem

manajemen mutu

• Memuat 8 pendekatan implementasi SMM

• Memuat 8 prinsip SMM untuk sukses

• Mempertimbangkan pihak terkait ( interested parties )

• Berhubungan dengan Excellence Models Criteria

• Meliputi konsep-konsep dan kosakata

• Secara garis besar berisi pendekatan dalam implementasi,

perawatan, pengembangan dan peningkatan sebuah sistem

manajemen mutu

• Memuat 8 pendekatan implementasi SMM

• Memuat 8 prinsip SMM untuk sukses

• Mempertimbangkan pihak terkait ( interested parties )

• Berhubungan dengan Excellence Models Criteria


Sekilas mengenai ISO 9001 Sekilas mengenai ISO 9001 Sekilas mengenai ISO 9001 Sekilas mengenai ISO 9001

• Menjelaskan persyaratan-persyaratan untuk

sistem manajemen mutu

• Tujuannya untuk „meningkatkan kepuasan

pelanggan melalui penerapan sistem yang

efektif‟

• Memuat „Peningkatan yang berkesinambungan‟

• Menggunakan kerangka logika dari sekumpulan

proses yang saling terhubung

• Berkonsentrasi pada „apa‟ dan „mengapa‟

bukannya „bagaimana‟

• Menunjukkan model proses untuk sebuah sistem

manajemen mutu

• Menjelaskan persyaratan-persyaratan untuk

sistem manajemen mutu

• Tujuannya untuk „meningkatkan kepuasan

pelanggan melalui penerapan sistem yang

efektif‟

• Memuat „Peningkatan yang berkesinambungan‟

• Menggunakan kerangka logika dari sekumpulan

proses yang saling terhubung

• Berkonsentrasi pada „apa‟ dan „mengapa‟

bukannya „bagaimana‟

• Menunjukkan model proses untuk sebuah sistem

manajemen mutu


Sekilas mengenai ISO 9004Sekilas mengenai ISO 9004Sekilas mengenai ISO 9004Sekilas mengenai ISO 9004

• Adalah sebuah pedoman standar („sebaiknya‟ bukan

„harus‟)

• ISO 9001 & ISO 9004 dikenal sebagai „sebuah pasangan

yang konsisten‟

• Memiliki struktur klausul yang sama dengan ISO 9001

• Dirancang untuk mendukung peningkatan sistem

• Mencakup kebutuhan-kebutuhan pihak terkait

• ISO 9001 text in frames

• Adalah sebuah pedoman standar („sebaiknya‟ bukan

„harus‟)

• ISO 9001 & ISO 9004 dikenal sebagai „sebuah pasangan

yang konsisten‟

• Memiliki struktur klausul yang sama dengan ISO 9001

• Dirancang untuk mendukung peningkatan sistem

• Mencakup kebutuhan-kebutuhan pihak terkait

• ISO 9001 text in frames


ISO 19011ISO 19011ISO 19011ISO 19011

• Standar audit mutu dan lingkungan digabungkan dalam

ISO 19011

• Mencakup prinsip-prinsip dalam kegiatan audit

• Mencakup manajemen perencanaan audit

• Mencakup pedoman kompetensi auditor

• Meliputi audit internal maupun eksternal

• Merupakan pedoman standar yang menyatakan

„sebaiknya‟ bukan „harus‟

• Pelatihan audit Neville Clarke dirancang dengan

menggunakan prinsip ini

• Standar audit mutu dan lingkungan digabungkan dalam

ISO 19011

• Mencakup prinsip-prinsip dalam kegiatan audit

• Mencakup manajemen perencanaan audit

• Mencakup pedoman kompetensi auditor

• Meliputi audit internal maupun eksternal

• Merupakan pedoman standar yang menyatakan

„sebaiknya‟ bukan „harus‟

• Pelatihan audit Neville Clarke dirancang dengan

menggunakan prinsip ini


Model ISO 9001 : 2000 Berlandaskan ProsesModel ISO 9001 : 2000 Berlandaskan ProsesModel ISO 9001 : 2000 Berlandaskan ProsesModel ISO 9001 : 2000 Berlandaskan Proses

Fig. 1 Model of a Process-Based Management System

Management

responsibility

Measurement,analysis,

improvement

Resource

management

CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Input OutputProduct

Product

realization

Requirements

Satisfaction

CustomersCustomers

KeyKeyValue adding activities

Information flow


Apakah mutu itu ?Apakah mutu itu ?Apakah mutu itu ?Apakah mutu itu ?

Arti klasik

‘Tingkatan yang sangat

baik’

Arti yang akrab ke pemakai

‘Keserasian terhadap tujuan’

atau

‘memenuhi kepuasan

pelanggan’

Definisi menurut

ISO 9000 : 2000

Derajat dimana seperangkat

karakteristik memenuhi

persyaratan

Untuk kualitas tinggi ?


Mengapa Sistem Manajemen Mutu Mengapa Sistem Manajemen Mutu dianggap penting?dianggap penting?

Mengapa Sistem Manajemen Mutu Mengapa Sistem Manajemen Mutu dianggap penting?dianggap penting?

• Kepuasan pelanggan

• Biaya karena kinerja yang buruk

• Mengulang bisnis

• Meningkatkan profit

• Meningkatkan efektifitas

• Konsisten

• Kepuasan pelanggan

• Biaya karena kinerja yang buruk

• Mengulang bisnis

• Meningkatkan profit

• Meningkatkan efektifitas

• Konsisten


SertifikasiSertifikasiSertifikasiSertifikasi

• Pihak ketiga memastikan organisasi-

• Mempunyai sistem yang direncanakan untuk

memenuhi persyaratan ISO 9001

• Mengikuti apa yang sudah direncanakan

• Memungkinkan pelanggan untuk percaya diri

dalam organisasi tanpa perlu pemeriksaan lagi

• Pihak ketiga memastikan organisasi-

• Mempunyai sistem yang direncanakan untuk

memenuhi persyaratan ISO 9001

• Mengikuti apa yang sudah direncanakan

• Memungkinkan pelanggan untuk percaya diri

dalam organisasi tanpa perlu pemeriksaan lagi

Certificatedto

ISO 9001


HirarkiHirarki

AkreditasiAkreditasiAkreditasiAkreditasi

Badan AkreditasiBadan Akreditasi

Badan SertifikasiBadan Sertifikasi

Perusahaan ISO 9001Perusahaan ISO 9001

e.g. UKASe.g. UKAS

e.g. BSI, DNV or BVQIe.g. BSI, DNV or BVQI

e.g. Bloggs and Co.e.g. Bloggs and Co.

AkreditasiAkreditasiAkreditasiAkreditasi

SertifikasiSertifikasiSertifikasiSertifikasi


8 Prinsip manajemen Mutu8 Prinsip manajemen Mutu8 Prinsip manajemen Mutu8 Prinsip manajemen Mutu

• Berfokus pada pelanggan

• Kepemimpinan

• Keterlibatan karyawan

• Pendekatan proses

• Pendekatan sistem ke manajemen

• Peningkatan berkelanjutan

• Pendekatan berdasarkan fakta untuk pengambilan

keputusan

• Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

• Berfokus pada pelanggan

• Kepemimpinan

• Keterlibatan karyawan

• Pendekatan proses

• Pendekatan sistem ke manajemen

• Peningkatan berkelanjutan

• Pendekatan berdasarkan fakta untuk pengambilan

keputusan

• Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok


PERSIAPAN AUDITPERSIAPAN AUDITPERSIAPAN AUDITPERSIAPAN AUDIT

Bab 4Bab 4


Bisa salah satu di bawah ini :

• Kunjungan Pre-Audit (pilihan yang lebih disukai)

• Surat

• Telpon atau fax

• Email

• Video-conferencing

Bisa salah satu di bawah ini :

• Kunjungan Pre-Audit (pilihan yang lebih disukai)

• Surat

• Telpon atau fax

• Email

• Video-conferencing

Komunikasi sebelum auditKomunikasi sebelum auditKomunikasi sebelum auditKomunikasi sebelum audit


• Bertemu dengan para peran kunci

• Menjelaskan proses

• Menjawab pertanyaan

• Konfirmasi ruang lingkup

• Konfirmasi tanggal / rincian / kompetensi yang dibutuhkan

• Lakukan tur di area kerja

• Membuat garis besar rencana

• Memeriksa dengan daftar perencanaan (copy daftar ini di akhir sesi)

• Bertemu dengan para peran kunci


• Menjawab pertanyaan

• Konfirmasi ruang lingkup

• Konfirmasi tanggal / rincian / kompetensi yang dibutuhkan

• Lakukan tur di area kerja

• Membuat garis besar rencana

• Memeriksa dengan daftar perencanaan (copy daftar ini di akhir sesi)

Agenda umum kunjungan preAgenda umum kunjungan pre--auditauditAgenda umum kunjungan preAgenda umum kunjungan pre--auditaudit


Ukuran Tim dan Durasi

tergantung pada:

1. Ukuran, kompleksitas

perusahaan

2. Pedoman yang diterbitkan

untuk jumlah hari kerja

3. Waktu yang tersedia

4. Tujuan audit

Ukuran Tim dan Durasi

tergantung pada:

1. Ukuran, kompleksitas

perusahaan

2. Pedoman yang diterbitkan

untuk jumlah hari kerja

3. Waktu yang tersedia

4. Tujuan audit

Menetapkan Ukuran tim, Durasi, tanggal dan Menetapkan Ukuran tim, Durasi, tanggal dan StandarStandar--standar yang terlibatstandar yang terlibat

Menetapkan Ukuran tim, Durasi, tanggal dan Menetapkan Ukuran tim, Durasi, tanggal dan StandarStandar--standar yang terlibatstandar yang terlibat


Ruang Lingkup AuditRuang Lingkup AuditRuang Lingkup AuditRuang Lingkup Audit

• Ruang lingkup audit adalah

„jendela toko‟ dari organisasi

dan digunakan baik oleh auditor

maupun auditee seperti yang

terdefinisi dan dicakup dalam

sertifikat

(Menjelaskan tingkat dan

batasan-batasan audit seperti

lokasi fisik, unit organisasi,

aktivitas dan proses yang akan

diaudit).

• Ruang lingkup audit adalah

„jendela toko‟ dari organisasi

dan digunakan baik oleh auditor

maupun auditee seperti yang

terdefinisi dan dicakup dalam

sertifikat

(Menjelaskan tingkat dan

batasan-batasan audit seperti

lokasi fisik, unit organisasi,

aktivitas dan proses yang akan

diaudit).


Ruang Lingkup Audit V Ruang Lingkup 9001Ruang Lingkup Audit V Ruang Lingkup 9001Ruang Lingkup Audit V Ruang Lingkup 9001Ruang Lingkup Audit V Ruang Lingkup 9001

• Ruang lingkup audit bisa lebih besar

daripada ruang lingkup 9001

• Keamanan

• Kesehatan dan Keselamatan

• Lingkungan

• Peraturan dan persyaratan sektoral

• Etika

• Ruang Lingkup Audit bisa lebih kecil

- Lihat keterangan pada „pengecualian‟

di halaman berikutnya

• Ruang lingkup audit bisa lebih besar

daripada ruang lingkup 9001

• Keamanan

• Kesehatan dan Keselamatan

• Lingkungan

• Peraturan dan persyaratan sektoral

• Etika

• Ruang Lingkup Audit bisa lebih kecil

- Lihat keterangan pada „pengecualian‟

di halaman berikutnya

Audit Scope

Security H & S Ethical


Pengecualian (Klausul 1.2 ISO 9001)Pengecualian (Klausul 1.2 ISO 9001)Pengecualian (Klausul 1.2 ISO 9001)Pengecualian (Klausul 1.2 ISO 9001)

• Tidak boleh mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk memenuhi persyaratan

• Hanya berlaku untuk klausul ke- 7 dari standar ISO 9001(realisasi produk)–bukan klausul 4,5,6 & 8

• Contoh umum yang dikecualikan adalah desain dimana organisasi tidak melakukan kegiatan desain

• Tidak boleh mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk memenuhi persyaratan

• Hanya berlaku untuk klausul ke- 7 dari standar ISO 9001(realisasi produk)–bukan klausul 4,5,6 & 8

• Contoh umum yang dikecualikan adalah desain dimana organisasi tidak melakukan kegiatan desain

NO ENTRY


Sistem Mutu terdokumentasi danSistem Mutu terdokumentasi danTinjauan dokumentasiTinjauan dokumentasi

Sistem Mutu terdokumentasi danSistem Mutu terdokumentasi danTinjauan dokumentasiTinjauan dokumentasi

Bab 5Bab 5


• Harus membantu perusahaan

• Dokumen-dokumen yang harus digunakan

• Harus mencerminkan apa yang dilakukan perusahaan, bukan

apa yang ingin dilihat oleh auditor

• Harus diingat

• Tingkat dokumentasi yang berkaitan dengan keahlian/

pelatihan

• Lebih sulit menulis prosedur yang pendek

daripada yang panjang

• Dapat menggunakan diagram alur

• Sistem harus koheren dan kohesif

• Harus membantu perusahaan

• Dokumen-dokumen yang harus digunakan

• Harus mencerminkan apa yang dilakukan perusahaan, bukan

apa yang ingin dilihat oleh auditor

• Harus diingat

• Tingkat dokumentasi yang berkaitan dengan keahlian/

pelatihan

• Lebih sulit menulis prosedur yang pendek

daripada yang panjang

• Dapat menggunakan diagram alur

• Sistem harus koheren dan kohesif

Sistem Mutu TerdokumentasiSistem Mutu TerdokumentasiSistem Mutu TerdokumentasiSistem Mutu Terdokumentasi


Fleksibilitas dokumentasi dalamFleksibilitas dokumentasi dalamISO 9001 ISO 9001

Fleksibilitas dokumentasi dalamFleksibilitas dokumentasi dalamISO 9001 ISO 9001

• Mengetahui bahwa kompleksitas dokumentasi

bergantung pada kompleksitas bisnis (klausul 4.2.1 ISO

9001)

• Penulisan prosedur / dokumen bisa dalam bentuk media

apapun

• Dokumentasi bertujuan untuk

• „Menggerakkkan‟ model proses

• Memastikan kepuasan pelanggan

• Ditingkatkan terus-menerus

• Mengijinkan pengecualian

• Hanya ada 6 prosedur wajib

• Mengetahui bahwa kompleksitas dokumentasi

bergantung pada kompleksitas bisnis (klausul 4.2.1 ISO

9001)

• Penulisan prosedur / dokumen bisa dalam bentuk media

apapun

• Dokumentasi bertujuan untuk

• „Menggerakkkan‟ model proses

• Memastikan kepuasan pelanggan

• Ditingkatkan terus-menerus

• Mengijinkan pengecualian

• Hanya ada 6 prosedur wajib


Dapat berupa:

• Sebuah Manual Mutu

• Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja

• Sistem yang terdiri dari banyak lapisan, e.g. QM Corporate, QM National dan QM Plant

• Elektronik, e.g. Intranet

• Sistem dokumen yang tersebar namun koheren

• Proses berdasarkan sistem yang mengalir dan terencana. Jumlah prosedur, instruksi yang sedikit

Dapat berupa:

• Sebuah Manual Mutu

• Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja

• Sistem yang terdiri dari banyak lapisan, e.g. QM Corporate, QM National dan QM Plant

• Elektronik, e.g. Intranet

• Sistem dokumen yang tersebar namun koheren

• Proses berdasarkan sistem yang mengalir dan terencana. Jumlah prosedur, instruksi yang sedikit

Sistem Mutu TerdokumentasiSistem Mutu TerdokumentasiSistem Mutu TerdokumentasiSistem Mutu Terdokumentasi


Dokumen versus RekamanDokumen versus RekamanDokumen versus RekamanDokumen versus RekamanDokumen

• Berisi keterangan mengenai bagaimana melakukan sesuatu

• Bisa dalam bentuk media apapun e.g. kertas, magnetik,

elektronik atau optis

• Contoh, bisa berupa drawing, prosedur atau standar

Rekaman

• Pernyataan mengenai hasil yang dicapai

• Bukti bahwa kegiatan telah dilakukan

• Contoh-contoh yang dapat menunjukkan bukti kemampuan

telusur, verifikasi atau tindakan perbaikan

• Berisi informasi mengenai sesuatu yang telah dilakukan.

Dokumen

• Berisi keterangan mengenai bagaimana melakukan sesuatu

• Bisa dalam bentuk media apapun e.g. kertas, magnetik,

elektronik atau optis

• Contoh, bisa berupa drawing, prosedur atau standar

Rekaman

• Pernyataan mengenai hasil yang dicapai

• Bukti bahwa kegiatan telah dilakukan

• Contoh-contoh yang dapat menunjukkan bukti kemampuan

telusur, verifikasi atau tindakan perbaikan

• Berisi informasi mengenai sesuatu yang telah dilakukan.


Contoh Dokumentasi Sistem MutuContoh Dokumentasi Sistem MutuContoh Dokumentasi Sistem MutuContoh Dokumentasi Sistem Mutu

Manual MutuManual Mutu

Prosedur OperasiProsedur Operasi

Dokumen PendukungDokumen Pendukung

e.g. Instruksi Kerjae.g. Instruksi Kerja

Daftar PeriksaDaftar Periksa

GambarGambar

Petunjuk PelaksanaanPetunjuk Pelaksanaan

Kebijakan / Peta Kebijakan / Peta

ProsesProses

“Apa yang dilakukan, “Apa yang dilakukan,

Siapa melakukan dan Siapa melakukan dan

Kapan"Kapan"

“Bagaimana “Bagaimana

dilakukan"dilakukan"

NB: Tingkat keNB: Tingkat ke--4 bisa berupa „Rekaman Mutu‟4 bisa berupa „Rekaman Mutu‟NB: Tingkat keNB: Tingkat ke--4 bisa berupa „Rekaman Mutu‟4 bisa berupa „Rekaman Mutu‟


• Untuk memastikan kesesuaian dengan standar

• Untuk membantu melakukan audit berdasarkan proses

dengan mengidentifikasi

– Proses Bisnis

– Interface dan jejak audit

– Sistem pengukuran dan kendali

• Untuk mendeteksi ketidaksesuaian potensial

• Untuk membantu perencanaan audit

• Untuk menghemat waktu audit, (sebaiknya),dan

merupakan salah satu persyaratan dalam ISO 19011

• Untuk memastikan kesesuaian dengan standar

• Untuk membantu melakukan audit berdasarkan proses

dengan mengidentifikasi

– Proses Bisnis

– Interface dan jejak audit

– Sistem pengukuran dan kendali

• Untuk mendeteksi ketidaksesuaian potensial

• Untuk membantu perencanaan audit

• Untuk menghemat waktu audit, (sebaiknya),dan

merupakan salah satu persyaratan dalam ISO 19011

Mengapa melakukan tinjauan Mengapa melakukan tinjauan dokumen?dokumen?

Mengapa melakukan tinjauan Mengapa melakukan tinjauan dokumen?dokumen?

ISO ISO ClauseClause

..........................

..................................................

ManualManualPage No.Page No.

..........................

..........................

..........................


• Mengumpulkan seluruh sistem mutu yang terdokumentasi untuk level atas

• Jika mungkin dapatkan Peta Bisnis Proses

• Periksa apakah persyaratan dokumentasi yang diminta oleh standar telah terpenuhi

• Membuat laporan resmi, jika diperlukan

• Mengumpulkan seluruh sistem mutu yang terdokumentasi untuk level atas

• Jika mungkin dapatkan Peta Bisnis Proses

• Periksa apakah persyaratan dokumentasi yang diminta oleh standar telah terpenuhi

• Membuat laporan resmi, jika diperlukan

Bagaimana Melakukan Tinjauan DokumenBagaimana Melakukan Tinjauan DokumenBagaimana Melakukan Tinjauan DokumenBagaimana Melakukan Tinjauan Dokumen


Selamat datang di hari ke-2Selamat datang di hari ke-2

Tinjauan hari pertama

• Apa perbedaan antara Audit pihak pertama, kedua

dan ketiga ?

• Apa karakteristik dari seorang auditor yang ideal ?

• Standar apa saja yang merupakan seri ISO 9000 ?

• Sebutkan definisi yang baik untuk “Mutu”?

• Apa yang dicakup dalam ruang lingkup audit?

• Mengapa kita melakukan pre-audit, dan apa

agendanya ?

Tinjauan hari pertama

• Apa perbedaan antara Audit pihak pertama, kedua

dan ketiga ?

• Apa karakteristik dari seorang auditor yang ideal ?

• Standar apa saja yang merupakan seri ISO 9000 ?

• Sebutkan definisi yang baik untuk “Mutu”?

• Apa yang dicakup dalam ruang lingkup audit?

• Mengapa kita melakukan pre-audit, dan apa

agendanya ?

Tinjauan hasil kerja Live Auditor Tinjauan hasil kerja Live Auditor –– Sore 1Sore 1

•• Rencana Audit, Bab 6Rencana Audit, Bab 6


• Rincian mengenai siapa melihat apa dan kapan

• Harus „mengikuti alur proses‟

• Mengijinkan perusahaan untuk mengetahui

apa yang direncanakan, (harus disetujui

terlebih dahulu oleh perusahaan)

• Efisien dalam penggunaan waktu

• Harus fleksibel

• Jangan membatasi audit

• Persyaratan pada ISO 19011

• Harus mengikuti „proses‟ dan „peta proses‟

• Rincian mengenai siapa melihat apa dan kapan

• Harus „mengikuti alur proses‟

• Mengijinkan perusahaan untuk mengetahui

apa yang direncanakan, (harus disetujui

terlebih dahulu oleh perusahaan)

• Efisien dalam penggunaan waktu

• Harus fleksibel

• Jangan membatasi audit

• Persyaratan pada ISO 19011

• Harus mengikuti „proses‟ dan „peta proses‟

Rencana AuditRencana AuditRencana AuditRencana Audit

Audit Audit

PlanPlan


• „Peta Proses Bisnis‟

• Hasil tinjauan DQS

• Ukuran Tim dan Keahlian

• Denah Area Kerja

• Persyaratan dalam standar

• Waktu yang tersedia

• Rencana audit sebelumnya

• Alur audit

• „Peta Proses Bisnis‟

• Hasil tinjauan DQS

• Ukuran Tim dan Keahlian

• Denah Area Kerja

• Persyaratan dalam standar

• Waktu yang tersedia

• Rencana audit sebelumnya

• Alur audit

MasukanMasukan--masukan dalam membuat masukan dalam membuat rencana auditrencana audit

MasukanMasukan--masukan dalam membuat masukan dalam membuat rencana auditrencana audit


• Evaluasi Pemasok

• Penerbitan order

pembelian

• Penerimaan barang

• Penyimpanan

• Pengelompokkan

barang

• Evaluasi Pemasok

• Penerbitan order

pembelian

• Penerimaan barang

• Penyimpanan

• Pengelompokkan

barang

Alur Audit umum ( Material )Alur Audit umum ( Material )Alur Audit umum ( Material )Alur Audit umum ( Material )

Contoh AlurContoh AlurContoh AlurContoh Alur


DAFTAR PERIKSADAFTAR PERIKSADAFTAR PERIKSADAFTAR PERIKSA

Bab 7Bab 7


Daftar PeriksaDaftar PeriksaDaftar PeriksaDaftar Periksa

• Memuat catatan penting

• Ringkas

• Harus mengikuti „Alur Proses‟

• Hindari lembaran yang tebal

• Jangan mengambil alih audit

• Pisahkan daftar periksa berdasarkan area

• Berguna untuk auditor baru

• Dapat disesuaikan terus menerus

• Membantu dalam pengaturan waktu

• Memuat catatan penting

• Ringkas

• Harus mengikuti „Alur Proses‟

• Hindari lembaran yang tebal

• Jangan mengambil alih audit

• Pisahkan daftar periksa berdasarkan area

• Berguna untuk auditor baru

• Dapat disesuaikan terus menerus

• Membantu dalam pengaturan waktu

Check-list

What?

Where?

When?

Why?

How?

Who?


Apa Kebutuhannya ?Apa Kebutuhannya ?Apa Kebutuhannya ?Apa Kebutuhannya ?

• Memastikan kedalaman

dan kesinambungan audit

• Meliputi semua aspek-

aspek terkait

• Memberikan kerangka

interview

• Membantu jika menemui

jalan buntu

• Lebih profesional

• Memastikan kedalaman

dan kesinambungan audit

• Meliputi semua aspek-

aspek terkait

• Memberikan kerangka

interview

• Membantu jika menemui

jalan buntu

• Lebih profesional


SumberSumber--sumber untuk daftar periksasumber untuk daftar periksaSumberSumber--sumber untuk daftar periksasumber untuk daftar periksa

• ISO 9001

• DQS perusahaan

• Masalah klasik atau yang umum diketahui

• Kumpulan ide dari auditor yang lain

• Pengetahuan tentang industri

• Daftar periksa sebelumnya

• ISO 9001

• DQS perusahaan

• Masalah klasik atau yang umum diketahui

• Kumpulan ide dari auditor yang lain

• Pengetahuan tentang industri

• Daftar periksa sebelumnya


MEETING PEMBUKAANMEETING PEMBUKAANMEETING PEMBUKAANMEETING PEMBUKAAN

Bab 8Bab 8


Meeting PembukaanMeeting PembukaanMeeting PembukaanMeeting Pembukaan

• Mendapatkan wewenang dari pimpinan puncak untuk

pelaksanaan audit

• Should help to obtain top management “buy in”

• Memperlihatkan keterbukaan

• Auditor dapat


• Menyatakan harapannya

• Mengkonfirmasi rencana

• Menjawab pertanyaaan

• Mendapatkan kerja sama

• Mendapatkan wewenang dari pimpinan puncak untuk

pelaksanaan audit

• Should help to obtain top management “buy in”

• Memperlihatkan keterbukaan

• Auditor dapat


• Menyatakan harapannya

• Mengkonfirmasi rencana

• Menjawab pertanyaaan

• Mendapatkan kerja sama


Peran PendampingPeran PendampingPeran PendampingPeran Pendamping

• Menuntun Auditor ke mana dia akan pergi

• Memperkenalkan auditor ke auditee

• Bertindak sebagai saksi

• Menyelesaikan permasalahan

• Meluruskan jawaban

• Memastikan persyaratan keselamatan dan keamanan

telah diketahui

• Menuntun Auditor ke mana dia akan pergi

• Memperkenalkan auditor ke auditee

• Bertindak sebagai saksi

• Menyelesaikan permasalahan

• Meluruskan jawaban

• Memastikan persyaratan keselamatan dan keamanan

telah diketahui


Audit Berdasarkan ProsesAudit Berdasarkan ProsesAudit Berdasarkan ProsesAudit Berdasarkan Proses

Bab 9Bab 9


Apakah proses itu ?Apakah proses itu ?Apakah proses itu ?Apakah proses itu ?

• Suatu aktivitas yang menerima masukan dan mengubahnya menjadi keluaran

• Sebuah SMM akan mempunyai jaringan dengan proses-proses yang saling terhubung

• Keluaran dari satu proses dapat menjadi masukan untuk proses yang lain

• Pengukuran dapat dilakukan di semua bagian, contoh : input & output

• Membutuhkan sasaran dan pengukuran proses

• Suatu aktivitas yang menerima masukan dan mengubahnya menjadi keluaran

• Sebuah SMM akan mempunyai jaringan dengan proses-proses yang saling terhubung

• Keluaran dari satu proses dapat menjadi masukan untuk proses yang lain

• Pengukuran dapat dilakukan di semua bagian, contoh : input & output

• Membutuhkan sasaran dan pengukuran proses

Sebuah proses

sederhana

Proses

• Setiap tahapan dapat dilihat sebagai „Transisi nilai tambah‟

• Semua proses, dengan alirannya, membentuk sebuah peta proses bisnis

• Setiap tahapan dapat dilihat sebagai „Transisi nilai tambah‟

• Semua proses, dengan alirannya, membentuk sebuah peta proses bisnis

InputInput

OutputOutput

Umpan BalikUmpan Balik

PengukuranPengukuran


Sekilas mengenai pendekatan prosesSekilas mengenai pendekatan proses& dan bagaimana penerapannya dalam audit& dan bagaimana penerapannya dalam audit

Sekilas mengenai pendekatan prosesSekilas mengenai pendekatan proses& dan bagaimana penerapannya dalam audit& dan bagaimana penerapannya dalam audit

Auditor perlu untuk :

• Melihat sistem manajemen sebagai proses secara

keseluruhan

• Melihat bagaimana permintaan pelanggan dipenuhi

• Melihat sistem

• Masukan

• Keluaran (& pengukuran kinerja)

• Hubungan

• Melihat kebutuhan bisnis, kebijakan mutu dan mutu

• Melihat adanya peningkatan yang berkesinambungan

Auditor perlu untuk :

• Melihat sistem manajemen sebagai proses secara

keseluruhan

• Melihat bagaimana permintaan pelanggan dipenuhi

• Melihat sistem

• Masukan

• Keluaran (& pengukuran kinerja)

• Hubungan

• Melihat kebutuhan bisnis, kebijakan mutu dan mutu

• Melihat adanya peningkatan yang berkesinambungan


Organisasi manufaktur sederhana Organisasi manufaktur sederhana ––Contoh „Peta Proses Bisnis‟Contoh „Peta Proses Bisnis‟

(QMS Principle (e) )(QMS Principle (e) )

Organisasi manufaktur sederhana Organisasi manufaktur sederhana ––Contoh „Peta Proses Bisnis‟Contoh „Peta Proses Bisnis‟

(QMS Principle (e) )(QMS Principle (e) )

Production

Planning

Inspection &

Testing

Calibration

Customer Order

SalesMarketing

Design

Manufacturing

Dispatch

After Sales

Service

Stores Purchasing

Sub-Contractor

Assessment

Training

Human

Resources

Functions

Document

Control

QualityReview &

Improvement

Customer

Satisfaction


Penjabaran Sasaran & PengukuranPenjabaran Sasaran & PengukuranPenjabaran Sasaran & PengukuranPenjabaran Sasaran & Pengukuran

Quality PolicyQuality Policy

Quality ObjectivesQuality Objectives

Divisional ObjectivesDivisional Objectives

Department ObjectivesDepartment Objectives

Individual ObjectivesIndividual Objectives

Process ObjectivesProcess Objectives

Tertinggi, dan jangka panjang, tujuan bisnisTertinggi, dan jangka panjang, tujuan bisnis

Keseluruhan target dan strategi bisnisKeseluruhan target dan strategi bisnis

Sasaran ditetapkan dan dapat diukur untuk bisnisSasaran ditetapkan dan dapat diukur untuk bisnis

Ob

jectiv

es

Ob

jectiv

es

Mea

su

res

Mea

su

res

Product ObjectivesProduct Objectives


Model ISO 9000:2000 berdasarkan prosesModel ISO 9000:2000 berdasarkan prosesModel ISO 9000:2000 berdasarkan prosesModel ISO 9000:2000 berdasarkan proses

Gbr.. 1 Model dari sebuah sistem manajemen berdasarkan proses

Management

responsibility

Measurement,analysis,

improvement

Resource

management

CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Input OutputProduct

Product

realization

Requirements

Satisfaction

CustomersCustomers

KeyKeyValue adding activities

Information flow


Selamat Datang di hari keSelamat Datang di hari ke--33Selamat Datang di hari keSelamat Datang di hari ke--33

Tinjauan tugas Live Audit, Sore 2

• Tinjauan hari ke-2

• Mengapa kita melakukan audit sistem/ dokumen ?

• Untuk apa rencana audit itu dibuat ?

• Apa tujuan membuat daftar periksa ?

• Apa tujuan dari meeting pembukaan, dan apa saja

yang musti dicakup ?

• Apa yang dimaksud dengan sistem berdasarkan

proses ?

Bab 10, Melakukan Audit

Tinjauan tugas Live Audit, Sore 2

• Tinjauan hari ke-2

• Mengapa kita melakukan audit sistem/ dokumen ?

• Untuk apa rencana audit itu dibuat ?

• Apa tujuan membuat daftar periksa ?

• Apa tujuan dari meeting pembukaan, dan apa saja

yang musti dicakup ?

• Apa yang dimaksud dengan sistem berdasarkan

proses ?

Bab 10, Melakukan Audit


Harus dapat :

• Merencanakan audit & menggunakan sumber daya yang ada

secara efektif

• Mewakili tim audit – dalam berkomunikasi dengan auditee

• mengatur & mengarahkan tim audit

• Memberikan arahan / petunjuk kepada auditor yang masih dalam

masa latihan

• Membimbing tim untuk mencapai kesimpulan

• Mencegah / menyelesaikan masalah

• Mempersiapkan laporan audit

Harus dapat :

• Merencanakan audit & menggunakan sumber daya yang ada

secara efektif

• Mewakili tim audit – dalam berkomunikasi dengan auditee

• mengatur & mengarahkan tim audit

• Memberikan arahan / petunjuk kepada auditor yang masih dalam

masa latihan

• Membimbing tim untuk mencapai kesimpulan

• Mencegah / menyelesaikan masalah

• Mempersiapkan laporan audit

Ringkasan tugas team leaderRingkasan tugas team leader


Harus mempunyai pengetahuan & keahlian dalam

• Peristilahan mutu

• Prinsip manajemen Mutu

• Alat bantu manajemen mutu

• Istilah-istilah khusus pada

sektor industri yang diaudit

• Karakteristik teknis pada proses/ produk / jasa

Harus mempunyai pengetahuan & keahlian dalam

• Peristilahan mutu

• Prinsip manajemen Mutu

• Alat bantu manajemen mutu

• Istilah-istilah khusus pada

sektor industri yang diaudit

• Karakteristik teknis pada proses/ produk / jasa

Ringkasan Auditor Sistem Manajemen MutuRingkasan Auditor Sistem Manajemen Mutu


•Clipboard

•Log Book

•Salinan dari standar

•Daftar Periksa

•Formulir Laporan

•Rencana Audit

•Catat

• Kemungkinan ketidaksesuaian

• Observasi

• Informasi yang disajikan kemudian

• Hal-hal yang perlu ditindak lanjuti

• Ide-ide peningkatan

•Clipboard

•Log Book

•Salinan dari standar

•Daftar Periksa

•Formulir Laporan

•Rencana Audit

•Catat

• Kemungkinan ketidaksesuaian

• Observasi

• Informasi yang disajikan kemudian

• Hal-hal yang perlu ditindak lanjuti

• Ide-ide peningkatan

Seperangkat alat bantu AuditorSeperangkat alat bantu AuditorSeperangkat alat bantu AuditorSeperangkat alat bantu Auditor


• Hanya dilaksanakan bila diperlukan

• Auditor dapat menangkap gambaran dari perusahaan / sistem

• Ketidaksesuaian yang terlihat bisa ditangkap

• Auditor dapat melihat apakah rencana audit realistis

• Hanya dilaksanakan bila diperlukan

• Auditor dapat menangkap gambaran dari perusahaan / sistem

• Ketidaksesuaian yang terlihat bisa ditangkap

• Auditor dapat melihat apakah rencana audit realistis

Tur keliling area kerjaTur keliling area kerjaTur keliling area kerjaTur keliling area kerja


SumberSumber--sumber Informasisumber InformasiSumberSumber--sumber Informasisumber Informasi

• Wawancara

• Mengamati aktivitas

• Dokumen

• Catatan

• Ringkasan / analisa data

• Laporan, contoh : umpan balik pelanggan

• Database dan / atau website

• Wawancara

• Mengamati aktivitas

• Dokumen

• Catatan

• Ringkasan / analisa data

• Laporan, contoh : umpan balik pelanggan

• Database dan / atau website


Proses WawancaraProses WawancaraProses WawancaraProses Wawancara

1. Menentukan individu yang akan diaudit

2. Memperkenalkan diri anda sendiri

3. Menjelaskan mengapa anda berada di situ

4. Tanyakan pertanyaan terbuka

5. Tanyakan pertanyaan secara rinci

6. Lakukan „mohon tunjukkan ke saya‟

7. Periksa fakta yang ada dan buat catatan

8. Berterima kasih kepada auditee

9. Tentukan auditee berikutnya sesuai dengan alur audit

1. Menentukan individu yang akan diaudit

2. Memperkenalkan diri anda sendiri

3. Menjelaskan mengapa anda berada di situ

4. Tanyakan pertanyaan terbuka

5. Tanyakan pertanyaan secara rinci

6. Lakukan „mohon tunjukkan ke saya‟

7. Periksa fakta yang ada dan buat catatan

8. Berterima kasih kepada auditee

9. Tentukan auditee berikutnya sesuai dengan alur audit


Segitiga AuditSegitiga AuditSegitiga AuditSegitiga Audit

Pertanyaan Pertanyaan (Tanyakan apa yang meraka lakukan)(Tanyakan apa yang meraka lakukan)

PengamatanPengamatan(Lihat apa yang sebenarnya (Lihat apa yang sebenarnya

mereka lakukan)mereka lakukan)

PeriksaPeriksa(Apa yang diminta prosedur untuk mereka lakukan)(Apa yang diminta prosedur untuk mereka lakukan)


Bertanya Bertanya -- „Corong Penyaring‟„Corong Penyaring‟Bertanya Bertanya -- „Corong Penyaring‟„Corong Penyaring‟

• Pertanyaan terbuka

• Membuat auditee berbicara

dengan bebas

• Gunakan Apa, Dimana,

Kapan, Mengapa, bagaimana

dan siapa?

• Pertanyaan periksa

• Menindak lanjuti atau fokus

terhadap sesuatu yang lebih

rinci

• Pertanyaan tertutup

• Gunakan bila kita

menginginkan jawaban „ya‟

atau „tidak‟

• Pertanyaan terbuka

• Membuat auditee berbicara

dengan bebas

• Gunakan Apa, Dimana,

Kapan, Mengapa, bagaimana

dan siapa?

• Pertanyaan periksa

• Menindak lanjuti atau fokus

terhadap sesuatu yang lebih

rinci

• Pertanyaan tertutup

• Gunakan bila kita

menginginkan jawaban „ya‟

atau „tidak‟

Apa yang anda

lakukan ?

Apa yang anda

lakukan ?

Bagaimana

dengan ini ?

Bagaimana

dengan ini ?

Apakah benar

bahwa ...?

Apakah benar

bahwa ...?


Pengambilan contoh untuk auditorPengambilan contoh untuk auditorPengambilan contoh untuk auditorPengambilan contoh untuk auditor

• Pengambilan contoh tidak

penting secara statistik

• Pilih contoh, seperti:

– Order pembelian

– Desain kemasan produk

• Ikuti alur audit, gunakan contoh

untuk memberikan anda bukti

dari kesesuaian terhadap

standar

• Pengambilan contoh tidak

penting secara statistik

• Pilih contoh, seperti:

– Order pembelian

– Desain kemasan produk

• Ikuti alur audit, gunakan contoh

untuk memberikan anda bukti

dari kesesuaian terhadap

standar


Auditor SeharusnyaAuditor SeharusnyaAuditor SeharusnyaAuditor Seharusnya

• Hindari mencari-cari kesalahan

• Perhatikan juga poin-poin positif

• Tepat waktu

• Melaksanakan seluruh tugas

• Hindari perdebatan

• Mengaudit berdasarkan spesifikasi

• Hargai kerahasiaan di semua tingkatan

• Mengaudit sistem bukan individu

• Peka terhadap kebiasaan setempat

• Patuhi aturan/ regulasi dari auditee

• Lihat prosesnya

• Hindari mencari-cari kesalahan

• Perhatikan juga poin-poin positif

• Tepat waktu

• Melaksanakan seluruh tugas

• Hindari perdebatan

• Mengaudit berdasarkan spesifikasi

• Hargai kerahasiaan di semua tingkatan

• Mengaudit sistem bukan individu

• Peka terhadap kebiasaan setempat

• Patuhi aturan/ regulasi dari auditee

• Lihat prosesnya


Sikap InterpersonalSikap InterpersonalSikap InterpersonalSikap Interpersonal

• Pasif

• Tegas

• Agresif

• Express your needs, wants,

views and feelings

• Stand up for your rights

• Direct and honest

• Respect rights of others

• Work towards satisfying all parties

• Pasif

• Tegas

• Agresif

• Express your needs, wants,

views and feelings

• Stand up for your rights

• Direct and honest

• Respect rights of others

• Work towards satisfying all parties


Berikan kemudahanBerikan kemudahanBerikan kemudahanBerikan kemudahan

• Cari tempat terbaik untuk melakukan wawancara

• Senyum bila diperlukan

• Hindari penghalang, contoh : berseberangan meja

• Usahakan posisi fisik sama tinggi dengan auditee

• Tegas

• Jangan melanggar area pribadi

• Berbicara dengan jelas dan santun

• Selingi dengan humor pada saat yang tepat

• Berperilaku kalem, tenang dan obyektif

• Cari tempat terbaik untuk melakukan wawancara

• Senyum bila diperlukan

• Hindari penghalang, contoh : berseberangan meja

• Usahakan posisi fisik sama tinggi dengan auditee

• Tegas

• Jangan melanggar area pribadi

• Berbicara dengan jelas dan santun

• Selingi dengan humor pada saat yang tepat

• Berperilaku kalem, tenang dan obyektif


Umpan Balik dari AuditorUmpan Balik dari AuditorUmpan Balik dari AuditorUmpan Balik dari Auditor

• Mengangguk bila perlu

• Menunjukkan perhatian

• Sekali-kali mengulang apa yang mereka katakan

• Secara halus mengarahkan mereka

• Ciptakan pertanyaan dari apa yang mereka ceritakan

• Mengangguk bila perlu

• Menunjukkan perhatian

• Sekali-kali mengulang apa yang mereka katakan

• Secara halus mengarahkan mereka

• Ciptakan pertanyaan dari apa yang mereka ceritakan


Menyepakati KetidaksesuaianMenyepakati KetidaksesuaianMenyepakati KetidaksesuaianMenyepakati Ketidaksesuaian

Bisa dilakukan dalam 2 tahap :

1) Diakui bersama guide sebagai fakta

2) Menyepakati fakta sebagai ketidak-sesuaian

Bisa dilakukan:

• Saat ditemukan

• Di akhir audit

• Di tinjauan reguler tim audit (disarankan)

Bisa dilakukan dalam 2 tahap :

1) Diakui bersama guide sebagai fakta

2) Menyepakati fakta sebagai ketidak-sesuaian

Bisa dilakukan:

• Saat ditemukan

• Di akhir audit

• Di tinjauan reguler tim audit (disarankan)


• Memantau/ merevisi rencana audit

• Memastikan semua area perusahaan telah tercakup

• Memastikan semua aspek standar telah di-identifikasi

• Tukar informasi

• Fokuskan pada area-area yang bermasalah

• Utarakan permasalahan

• Mencapai kesepakatan dalam temuan audit beserta kesimpulannya

• Diskusikan tindakan audit selanjutnya

• Memantau/ merevisi rencana audit

• Memastikan semua area perusahaan telah tercakup

• Memastikan semua aspek standar telah di-identifikasi

• Tukar informasi

• Fokuskan pada area-area yang bermasalah

• Utarakan permasalahan

• Mencapai kesepakatan dalam temuan audit beserta kesimpulannya

• Diskusikan tindakan audit selanjutnya

Tinjauan TimTinjauan TimTinjauan TimTinjauan Tim


• Dilaksanakan bila audit lebih dari 1 hari

• Informasikan ke organisasi mengenai:

• Ketidaksesuaian

• Perkembangan audit ( kesesuaian

dengan rencana audit )

• Area yang berpotensi untuk

bermasalah

• Kendala-kendala teknis yang

dihadapi

• Informasi-informasi lain yang

dibutuhkan

• Organisasi bisa mulai memikirkan

rencana tindakan perbaikan

• Dilaksanakan bila audit lebih dari 1 hari

• Informasikan ke organisasi mengenai:

• Ketidaksesuaian

• Perkembangan audit ( kesesuaian

dengan rencana audit )

• Area yang berpotensi untuk

bermasalah

• Kendala-kendala teknis yang

dihadapi

• Informasi-informasi lain yang

dibutuhkan

• Organisasi bisa mulai memikirkan

rencana tindakan perbaikan

Rapat umpan balik klienRapat umpan balik klienRapat umpan balik klienRapat umpan balik klien


Pelaporan dan Penentuan Tingkat TemuanPelaporan dan Penentuan Tingkat TemuanPelaporan dan Penentuan Tingkat TemuanPelaporan dan Penentuan Tingkat Temuan

Bab 11Bab 11


• Berdasarkan fakta/ obyektif

• Jelas dan ringkas

• Memberikan nomor klausul dari Standard Mutu /

Dokumen perusahaan

• Dapat ditemukan oleh auditor yang lain

• Mendefinisikan contoh nyata – Bukti obyektif

• Diberi identitas unik

• Dikategorikan (contoh : minor/major) jika audit dilakukan

sebagai pihak ketiga

• Diketahui/ ditandatangani oleh perusahaan

• Berdasarkan fakta/ obyektif

• Jelas dan ringkas

• Memberikan nomor klausul dari Standard Mutu /

Dokumen perusahaan

• Dapat ditemukan oleh auditor yang lain

• Mendefinisikan contoh nyata – Bukti obyektif

• Diberi identitas unik

• Dikategorikan (contoh : minor/major) jika audit dilakukan

sebagai pihak ketiga

• Diketahui/ ditandatangani oleh perusahaan

Ketidaksesuaian HarusKetidaksesuaian HarusKetidaksesuaian HarusKetidaksesuaian Harus


Minor

Suatu kegagalan untuk memenuhi salah satu

persyaratan dari sub-klausul ISO 9001 atau

suatu penyelewengan yang terjadi dalam

implementasi satu persyaratan dari prosedur

sistem manajemen mutu perusahaan

Minor

Suatu kegagalan untuk memenuhi salah satu

persyaratan dari sub-klausul ISO 9001 atau

suatu penyelewengan yang terjadi dalam

implementasi satu persyaratan dari prosedur

sistem manajemen mutu perusahaan

Kategori KetidaksesuaianKategori KetidaksesuaianKategori KetidaksesuaianKategori Ketidaksesuaian


Mayor

Tidak ada atau kegagalan total suatu proses untuk

memenuhi persyaratan dari sub-klausul ISO 9001

secara lengkap, menyebabkan kerugian atau

berpotensi merugikan bagi kepuasan pelanggan

atas produk. Beberapa ketidaksesuaian minor atas

sub-klausul ISO 9001 yang terjadi pada saat

bersamaan mengurangi efektivitas proses secara

luas sehingga menyebabkan kerugian atau


dapat menjadi ketidaksesuaian mayor.

Mayor

Tidak ada atau kegagalan total suatu proses untuk

memenuhi persyaratan dari sub-klausul ISO 9001

secara lengkap, menyebabkan kerugian atau


atas produk. Beberapa ketidaksesuaian minor atas

sub-klausul ISO 9001 yang terjadi pada saat

bersamaan mengurangi efektivitas proses secara

luas sehingga menyebabkan kerugian atau


dapat menjadi ketidaksesuaian mayor.

Kategori KetidaksesuaianKategori KetidaksesuaianKategori KetidaksesuaianKategori Ketidaksesuaian


Menurut ISO 19011 mencakup :

• Identifikasi klien dan organisasi yang diaudit

• Sasaran, ruang lingkup dan rencana audit

• Kriteria audit

• Tanggal dan tempat audit

• Temuan-temuan audit

• Identifikasi auditee / pendamping

• Identifikasi tim audit

• Kesimpulan proses audit

• Kerahasiaan pernyataan

• Distribusi laporan

• Bukti obyektif yang ditemukan selama audit

• Rencana tindakan yang disepakati

• Opini-opini yang belum terselesaikan

Menurut ISO 19011 mencakup :

• Identifikasi klien dan organisasi yang diaudit

• Sasaran, ruang lingkup dan rencana audit

• Kriteria audit

• Tanggal dan tempat audit

• Temuan-temuan audit

• Identifikasi auditee / pendamping

• Identifikasi tim audit

• Kesimpulan proses audit

• Kerahasiaan pernyataan

• Distribusi laporan

• Bukti obyektif yang ditemukan selama audit

• Rencana tindakan yang disepakati

• Opini-opini yang belum terselesaikan

Laporan AuditLaporan AuditLaporan AuditLaporan Audit


• Dapat menuju ke arah ketidaksesuaian

• Persyaratan kesehatan/ keselamatan kerja

• Jika diperbolehkan, rekomendasi

• Merupakan kesempatan istimewa untuk menginformasikan aspek-aspek positif

• Peluang untuk peningkatan

• Tindakan pencegahan

• Dapat menuju ke arah ketidaksesuaian

• Persyaratan kesehatan/ keselamatan kerja

• Jika diperbolehkan, rekomendasi

• Merupakan kesempatan istimewa untuk menginformasikan aspek-aspek positif

• Peluang untuk peningkatan

• Tindakan pencegahan

ObservasiObservasiObservasiObservasi


Jika diperbolehkan, lakukan juga

Auditor pihak ketiga jangan pernah

menyarankan bagaimana mengatasi

ketidak-sesuaian dimana bila tidak bisa

menyebabkan :

• Kerahasiaan (dari perusahaan lain)

bocor

–Dapat mengakibatkan konflik

kepentingan

–Jika salah, dapat mengakibatkan

pelanggaran hukum

Jika diperbolehkan, lakukan juga

Auditor pihak ketiga jangan pernah

menyarankan bagaimana mengatasi

ketidak-sesuaian dimana bila tidak bisa

menyebabkan :

• Kerahasiaan (dari perusahaan lain)

bocor

–Dapat mengakibatkan konflik

kepentingan

–Jika salah, dapat mengakibatkan

pelanggaran hukum

Memberikan SaranMemberikan SaranMemberikan SaranMemberikan Saran


Rapat PenutupanRapat PenutupanRapat PenutupanRapat Penutupan

Bab 12Bab 12


Tujuan Rapat PenutupanTujuan Rapat PenutupanTujuan Rapat PenutupanTujuan Rapat Penutupan

• Untuk memberikan ringkasan dan kesimpulan secara berimbang

• Untuk menyatakan ketidaksesuaian dan observasi

• Untuk menyelesaikan kesalahan teknis / kesalahpahaman

• Rekomendasi

• Rencana pengawasan

• Menyepakati tindak lanjut dan kegiatan yang akan datang

• Untuk memberikan ringkasan dan kesimpulan secara berimbang

• Untuk menyatakan ketidaksesuaian dan observasi

• Untuk menyelesaikan kesalahan teknis / kesalahpahaman

• Rekomendasi

• Rencana pengawasan

• Menyepakati tindak lanjut dan kegiatan yang akan datang


TINDAK LANJUT DAN PEMANTAUAN TINDAK LANJUT DAN PEMANTAUAN TINDAK LANJUT DAN PEMANTAUAN TINDAK LANJUT DAN PEMANTAUAN

Bab 13Bab 13


Pengawasan dan verifikasi terus

menerus terhadap status dari

prosedur, metode, kondisi, proses,

produk dan layanan, serta analisis

terhadap data dalam kaitannya untuk

menetapkan acuan guna meyakinkan

bahwa persyaratan mutu yang telah

ditetapkan sedang dipenuhi

Pengawasan dan verifikasi terus

menerus terhadap status dari

prosedur, metode, kondisi, proses,

produk dan layanan, serta analisis

terhadap data dalam kaitannya untuk

menetapkan acuan guna meyakinkan

bahwa persyaratan mutu yang telah

ditetapkan sedang dipenuhi

Pemantauan MutuPemantauan MutuPemantauan MutuPemantauan Mutu


• Auditee adalah orang yang tepat untuk

merencanakan tindakan perbaikan

• Harus menjelaskan ketidaksesuaian

• Harus menjelaskan akar permasalahan

• Harus mencegah permasalahan terulang kembali

• Harus mampu membantu meningkatkan sistem mutu

• Harus mempunyai target waktu untuk perbaikan

• Auditee adalah orang yang tepat untuk

merencanakan tindakan perbaikan

• Harus menjelaskan ketidaksesuaian

• Harus menjelaskan akar permasalahan

• Harus mencegah permasalahan terulang kembali

• Harus mampu membantu meningkatkan sistem mutu

• Harus mempunyai target waktu untuk perbaikan

Tindakan PerbaikanTindakan PerbaikanTindakan PerbaikanTindakan Perbaikan


Memeriksa Tindakan PerbaikanMemeriksa Tindakan PerbaikanMemeriksa Tindakan PerbaikanMemeriksa Tindakan Perbaikan

• Auditor pada awalnya akan mengevaluasi usulan untuk

memeriksa apakah tindakan tersebut cocok / efektif.

• Diperbaiki sesuai dengan waktu yang ditentukan (tidak terlalu

lama dan tidak terlalu singkat)

• Tindakan perbaikan harus dapat memastikan bahwa akar

permasalahan dapat diatasi

• Ketidaksesuaian minor dapat diperiksa melalui pos / email,

dsb atau pada kunjungan rutin berikutnya.

• Ketidaksesuaian mayor bisa memerlukan kunjungan khusus

untuk kejelasan

• Bukti obyektif akan selalu dibutuhkan untuk menutup sebuah

ketidaksesuaian

• Auditor pada awalnya akan mengevaluasi usulan untuk

memeriksa apakah tindakan tersebut cocok / efektif.

• Diperbaiki sesuai dengan waktu yang ditentukan (tidak terlalu

lama dan tidak terlalu singkat)

• Tindakan perbaikan harus dapat memastikan bahwa akar

permasalahan dapat diatasi

• Ketidaksesuaian minor dapat diperiksa melalui pos / email,

dsb atau pada kunjungan rutin berikutnya.

• Ketidaksesuaian mayor bisa memerlukan kunjungan khusus

untuk kejelasan

• Bukti obyektif akan selalu dibutuhkan untuk menutup sebuah

ketidaksesuaian


• Menjalankan audit ulang untuk rencana yang telah ditetapkan

sebelumnya

• Analisa terhadap perubahan sistem mutu

• Memastikan ketidaksesuaian sebelumnya telah diatasi

• Hanya mengaudit elemen yang terkait dengan peningkatan /

perawatan sistem mutu

• Mengevaluasi efektifitas dari tindakan perbaikan

• Meninjau pengukuran terhadap kepuasan pelanggan

• Peningkatan berkesinambungan

• Menjalankan audit ulang untuk rencana yang telah ditetapkan

sebelumnya

• Analisa terhadap perubahan sistem mutu

• Memastikan ketidaksesuaian sebelumnya telah diatasi

• Hanya mengaudit elemen yang terkait dengan peningkatan /

perawatan sistem mutu

• Mengevaluasi efektifitas dari tindakan perbaikan

• Meninjau pengukuran terhadap kepuasan pelanggan

• Peningkatan berkesinambungan

Surveillance bisa mengSurveillance bisa meng--agendakanagendakanSurveillance bisa mengSurveillance bisa meng--agendakanagendakan


• Membangun kepercayaan

• Kapan anda menarik kembali

persetujuan ?

• Tindakan apa yang dilakukan

jika ada masalah ?

• Membangun kepercayaan

• Kapan anda menarik kembali

persetujuan ?

• Tindakan apa yang dilakukan

jika ada masalah ?

AspekAspek--aspek lainaspek lainAspekAspek--aspek lainaspek lain


• Seberapa kritikal supplier kita (Pihak ke-2)

• Keterbatasan finansial dan logistik (Pihak ke-2)

• Kinerja mutu sebelumnya

• Dimana pelaksanaan audit ulang

• Temuan dari audit yang sesungguhnya

• Kunjungan surveillance yang direncanakan –(Pihak ke-3)

Hal ini dapat diumumkan ataupun tidak

• Seberapa kritikal supplier kita (Pihak ke-2)

• Keterbatasan finansial dan logistik (Pihak ke-2)

• Kinerja mutu sebelumnya

• Dimana pelaksanaan audit ulang

• Temuan dari audit yang sesungguhnya

• Kunjungan surveillance yang direncanakan –(Pihak ke-3)

Hal ini dapat diumumkan ataupun tidak

Frekuensi Surveillance Bergantung PadaFrekuensi Surveillance Bergantung PadaFrekuensi Surveillance Bergantung PadaFrekuensi Surveillance Bergantung Pada


Buang waktu oleh Auditee The 'Cook's Tour'

Provokasi Fixed Ballot

Kasus khusus Unjuk kekuatan

Tidak Jujur Rasa iba

Ketidak-hadiran Lupa

Halangan bahasa Sogok

Buang waktu oleh Auditee The 'Cook's Tour'

Provokasi Fixed Ballot

Kasus khusus Unjuk kekuatan

Tidak Jujur Rasa iba

Ketidak-hadiran Lupa

Halangan bahasa Sogok

Teknik Sabotase AuditTeknik Sabotase AuditTeknik Sabotase AuditTeknik Sabotase Audit


IRCAIRCAIRCAIRCA

Bab 14Bab 14


Penyedia jasa sertifikasi auditor internasional Penyedia jasa sertifikasi auditor internasional dan Program pelatihan sertifikasi auditordan Program pelatihan sertifikasi auditor

Penyedia jasa sertifikasi auditor internasional Penyedia jasa sertifikasi auditor internasional dan Program pelatihan sertifikasi auditordan Program pelatihan sertifikasi auditor


Kegiatan mendunia…Kegiatan mendunia…Kegiatan mendunia…Kegiatan mendunia…

• 60,000 setiap tahun

• 24,000 sejak 1984

• 100 negara

• 100 penyedia

• London, UK

• IQA

• 60,000 setiap tahun

• 24,000 sejak 1984

• 100 negara

• 100 penyedia

• London, UK

• IQA

• QMS 2000 & 1994

• EMS

• OH&S

• FSMS

• ISMS

• Program sektoral

• QMS 2000 & 1994

• EMS

• OH&S

• FSMS

• ISMS

• Program sektoral


Mengapa menjadi seorang auditor yang Mengapa menjadi seorang auditor yang tersertifikasi IRCA?tersertifikasi IRCA?

Mengapa menjadi seorang auditor yang Mengapa menjadi seorang auditor yang tersertifikasi IRCA?tersertifikasi IRCA?

Kenali kompetensi anda

Tingkatkan kepercayaan

Pengakuan Internasional

Meningkatkan pendapatan potensial

Meningkatkan CV / resume

Kenali kompetensi anda

Tingkatkan kepercayaan

Pengakuan Internasional

Meningkatkan pendapatan potensial

Meningkatkan CV / resume


Tahap yang mana ?Tahap yang mana ?Tahap yang mana ?Tahap yang mana ?

Internal Auditor

Provisional Auditor

Auditor

Lead Auditor

Principal Auditor

Internal Auditor

Provisional Auditor

Auditor

Lead Auditor

Principal Auditor


Apa saja persyaratannya ?Apa saja persyaratannya ?Apa saja persyaratannya ?Apa saja persyaratannya ?

Kursus Pelatihan Auditor

Pendidikan & Kualifikasi

Pengalaman kerja (umum dan spesifik)

Pengalaman mengaudit

Kursus Pelatihan Auditor

Pendidikan & Kualifikasi

Pengalaman kerja (umum dan spesifik)

Pengalaman mengaudit


Bagaimana dengan sekarang ?Bagaimana dengan sekarang ?Bagaimana dengan sekarang ?Bagaimana dengan sekarang ?

Hubungi IRCA untuk mengajukan sertifikasi auditor:

www.irca.org atau email ke [email protected]

atau

telephone +44 (0)20 72456833

Hubungi IRCA untuk mengajukan sertifikasi auditor:

www.irca.org atau email ke [email protected]

atau

telephone +44 (0)20 72456833

http://www.irca.org/

http://www.irca.org/


• Bersikap dapat diandalkan dan tidak memihak

ke salah satu pihak

• Memperlihatkan semua konflik kepentingan

• Tidak menerima suap

• Menjaga kerahasiaan

• Tidak bersifat menghakimi

• Bekerja sama atas semua permintaan

• Bersikap dapat diandalkan dan tidak memihak

ke salah satu pihak

• Memperlihatkan semua konflik kepentingan

• Tidak menerima suap

• Menjaga kerahasiaan

• Tidak bersifat menghakimi

• Bekerja sama atas semua permintaan

Ringkasan Code of ConductRingkasan Code of ConductRingkasan Code of ConductRingkasan Code of Conduct

Materi Audit Mutu (Bhs Ind)

Text of Materi Audit Mutu (Bhs Ind)

Pmslahan Bhs Ind

Bhs Brewing Ind Shier

BHS IND A UCUN 2

Bhs ind 2 b

BHS IND 2B(1)

Bahan kuliah Bhs Ind

BHS IND 2A (1)

BHS IND 2A.pdf

Paragraf Bhs Ind

MORFOLOGI BHS IND Per 8,9,10x

S1 Pend. Bhs. Sastra Ind. & Daerah

Kls 5 bhs ind

Bhs Ind Jendela Ilmu Pengetahuan Romiyatun

Presentasi Bhs Ind 4.ppt

BHS IND 2B

BHS IND 2B.pdf

Presentasi bhs. ind

BHS IND PAKET I+PEMBAHASAN

Kls 6 bhs ind a

3. PAKET III BHS IND

PPT Bhs Ind

Kls 6 bhs ind

Presentasi Bhs Ind 3

Bhs ind kls 5

Makalah Bhs Ind

RPP BHS IND KLS V

COMPANY PROFILE - BHS IND

BHS IND 2A(1)

Ptk Bhs Ind 1 Terstruktur vs Ina

Bhs Ind (8) Menulis Karya Ilmiah

Documents

Materi Audit Mutu (Bhs Ind)

Text of Materi Audit Mutu (Bhs Ind)