Manuel des Procédures d’Exécution Nationale

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TABLE DES MATIERES

TABLE DES MATIERES ...............................................................................ii Listes des acronymes.....................................................................iv Introduction .......................................................................................... 6

I.1 Cadre général d’intervention ................................................................................................. 6 I.2 Processus de gestion opérationnelle du projet : .................................................................... 16

II Procédures d’acquisition........................................................... 19

2-1. Procédures d’achats :........................................................................................................ 19 2-2. Sous-traitance : ................................................................................................................ 23 2-3. Gestion du Matériel. .......................................................................................................... 24

III. Gestion et renforcement des capacités des Ressources......... 25 Humaines...................................................................................... 25

3-1. Structure Catégorielle du Personnel des Projets. ................................................................ 25 3.1.1 Le Directeur National du Projet et les fonctionnaires affectés au projet............................. 25 3.1.2 Experts auprès du projet ............................................................................................. 25 3.1.3 Le Personnel du Projet (PP) ........................................................................................ 25 3.1.4 Le Personnel recruté sur une base temporaire (PBT) .................................................... 26

3-2. Le recrutement. ................................................................................................................ 27 3.2.1 Etapes de sélection des candidats ................................................................................ 27 3.2.2. Mobilisation des candidats .......................................................................................... 28 3.2.3 Recrutement des fonctionnaires du Gouvernement. ...................................................... 29

3-3. Les salaires et indemnités.................................................................................................. 29 3.3.1 Détermination du salaire .............................................................................................. 29 3.3.2 Gestion des présences et mode de paiement................................................................. 30

3-4. La sécurité sociale ............................................................................................................ 30 3-5. Les congés....................................................................................................................... 31 3-6. La Gestion des voyages et des formations .................................................................. 32 3-7. L’Evaluation des performances et le renouvellement de contrat ............................................ 34

3.7.1 Evaluation de la performance et renouvellement de contrat............................................. 34 3-8. Mesures à prendre en cas de fraude................................................................................... 34 3-9. Séparation........................................................................................................................ 34

3.9.1. Démission.................................................................................................................. 34 3.9.2. Séparation ................................................................................................................. 34

IV- Gestion Financière et les rapports............................................................. 36

4.1 Principes de base .............................................................................................................. 36 4-2. Ouverture et clôture d’un compte bancaire : ........................................................................ 36 4-3. Plan de Gestion des ressources financières. ....................................................................... 37 4-4. Remise directe des espèces: Avances de fonds .................................................................. 39 4-5. Paiements directs ............................................................................................................. 41 4-6. Etablissement du rapport financier: FACE ........................................................................... 41 4-7. Engagement des fonds et Procédures Comptables : ............................................................ 42 4-8. Gestion des fonds ............................................................................................................. 43

4-8-1. Gestion de la caisse du Projet : .................................................................................. 43 4-8-2. Gestion des avances de fonds exceptionnelles : ........................................................... 44

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4-8-3. Gestion du compte bancaire :...................................................................................... 45 4-9 Procédures de décaissement des fonds des projets NEX ...................................................... 46

4-9.1 Requête de paiement et certification de service rendu .................................................... 46 4-9.2 Les opérations de récupération des coûts par le PNUD. ................................................. 47 4-9.3 Autorité de certification et d’approbation des titres de paiement....................................... 48 4.9.4 Remise du titre de paiement au bénéficiaire :................................................................. 49 4-9.5 Gestion des Fonds Opérationnels : .............................................................................. 49 4-9.6 Archivage des documents comptables : ........................................................................ 49

V- Organisation et exécution des programmes et des projets....... 50

5-1 Les arrangements institutionnels minimaux exigés pour la gestion de projet. ........................ 50 5-2 Structure opérationnelle du projet : ..................................................................................... 53 5-3. Suivi des programmes et projets ........................................................................................ 53 5-4. Evaluation des projets ....................................................................................................... 55 5-5. Audit des projets ............................................................................................................... 56 5-6. Clôture du programme ou du projet. ................................................................................... 57

VI REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES (versions électroniques.. 59 incluses) ....................................................................................... 59 VII Définitions des concepts clefs............................................... 60 VII I ANNEXES............................................Erreur ! Signet non défini. A Formulaire Face .............................................................................. 63 B- Tableau de Suivi du Plan de Travail Annuel ................................................. 67 C- Cadre du Plan de Communication .......................................................... 69 D- Fiche d’Inventaire ............................................................................ 70 E- Fiche de Suivi du Personnel ................................................................. 71 F- Tableau de Calcul de la taxe professionnelle................................................ 72 G- Tableau de calcul des Cotisations Sociales ................................................. 73 H- UN_EXP_DETAILS............................................................................ 74 I- Example d’un Contrat de Travaux ........................................................... 75 J- Principaux codes comptables d’Atlas utilisés dans les projets ........................... 81 K- Les domaines de Pratique du PNUD ......................................................... 84 L Rapport Annuel de Projet ou Annual Project Report (APR) ................................. 85 M Listes de contrôle ( A&B).................................................................... 86

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Listes des acronymes

ACP Advisory Committee on Procurement (Comité Consultatif sur les Achats) (à New York)

Agences Ex COM

Agencies Executive Committee Board (Agences des Nations Unies de développement ayant le même Comité Exécutif : UNICEF, UNFPA, PAM, PNUD)

AGEX Agency Execution : Exécution par Agence des Nations Unies Atlas

Système informatique intégré de gestion des Ressources Humaines, Financières, des Approvisionnements et des Projets utilisé par le PNUD depuis le 1er Janvier 2004

CDR Combined Delivery Report (Rapport Combiné de décaissement) CLAP Comité Local d’Approbation des Projets CPAP Country Programme Action Plan (Plans d’Action des Programmes de Pays) DEX Direct Execution (Exécution Directe) DSA Daily Substance Allocation (allocation de substance journalière ou Perdiem) ERBM Enhanced Results-Based Management (Gestion axée sur les résultats renforcés) FACE Funding Authorization and Certificate of Expenditures (Autorisation de financement et certification

des dépenses) GAR Gestion Axée sur les Résultats HACT Harmonized Approach for Cash Transfers ( Approche Harmonisée pour le transfert des fonds) MYFF Multi-Year Funding Framework (Cadre pluriannuel de financement) NEX National Execution (Exécution Nationale) NGOEX Non Governmental Organisation Execution OMD Objectifs du Millénaire de Développement PAM Programme Alimentaire Mondial PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement SSA Special Services Agreement (Contrat de louage de services entre le PNUD et des

indépendants) TRAC Target for Resources Assignement from the Core: Montants cibles à prélever sur les

Ressources de Base UNDG United Nations Development Group (Groupe des Nations Unies pour le développement) UNFPA United Nations Fund Population Activities (Fonds des Nations Unies en matière des activités de

Population) UNICEF Fonds des Nations Unies pour l’Enfance

Introduction

Dans les Etats fragiles, à l’occasion de nos actions d’appui au renforcement des institutions et à la fourniture des services essentiels, nous veillerons à ce que les principes d’harmonisation, d’alignement et de gestion axée sur les résultats soient adaptés aux environnements caractérisés par la déficience des structures de gouvernance et le manque de capacités. De manière générale, nous accorderons une attention accrue à ces situations complexes dans nos efforts d’amélioration de l’efficacité de l’aide (extrait de la Déclaration de Paris : Forum à haut niveau, Paris : 28 février- 2 mars 2005).

I.1 Cadre général d’intervention

La gestion des projets de coopération recourt à des procédures et des règles bien définies mais qui sont complexes et nombreuses. Elles émanent des différentes recommandations du Conseil d’Administration elles-mêmes basées sur les résolutions de l’Assemblée Générale des Nations Unies. Elles exigent une certaine organisation et une rigueur à chaque étape du processus de mise en œuvre. Plusieurs résolutions (dont par exemple la résolution no 44/211 de l’Assemblée Générale des Nations Unies en date du 18/12/1989) ont recommandé que les pays puissent progressivement s’approprier de la mise en œuvre des programmes de coopération par l’exécution nationale des projets. Ce faisant, elles encouragent les pays à s’approprier de l’exécution des programmes de coopération. Les Unités de gestion des projets financés par le PNUD ont l’obligation de recourir aux règles et processus édictés par l’autorité nationale dans le respect du cadre de coopération entre le Gouvernement et le PNUD. Elles doivent aussi suivre des processus et des règles émanant des politiques, procédures et opérations internes au PNUD et des autres bailleurs–partenaires jusqu’à un certain degré. Donc, ces Unités de Gestion ont besoin d’un manuel unique de référence officielle, pratique permettant de trouver et de comprendre rapidement les dispositions obligatoires à appliquer à la gestion des projets émanant des diverses parties prenantes et ce, de façon quotidienne. Par ailleurs les changements intervenus au sein du système des Nations Unies, et plus particulièrement l’esprit de la Déclaration de Paris ont rendu nécessaire l’adoption des nouveaux outils de gestion axée sur les résultats. Ces outils doivent en même temps faciliter l’appropriation des programmes de coopération par les Etats bénéficiaires pour leur simplicité et par leur application partagée au moins entre les 4 Agences qui partagent le même Comité Exécutif (communément appelées Agences Excom ) et tous les partenaires d’exécution. C’est dans ce cadre qu’en 2006, le PNUD s’est doté d’un nouveau manuel de gestion du programme, disponible sur son intranet. Ce manuel de gestion repose, entre autres, sur les principes de la gestion axée sur les résultats. Il est donc devenu nécessaire de revoir complètement le manuel d’exécution nationale qui était en cours pour prendre compte des changements dus aux réformes et les nouveaux outils qu’ils ont engendrés : la Gestion Axée sur les Résultats (GAR), la gestion intégrée complètement automatisée et utilisant le

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nouvel outil : un progiciel central et accessible de par le monde (Atlas)1 mais aussi le cadre pour les remises d’espèces aux partenaires d’exécution (HACT). Cette réforme des Nations Unies, l’adoption par le PNUD de la gestion axée sur les résultats (GAR) et l’introduction subséquente des nouveaux outils de gestion stratégique découlant de la GAR, la simplification et l’harmonisation des procédures du système des Nations Unies et particulièrement pour les Agences Excom ont rendu obsolètes beaucoup d’aspects du précédent manuel qui était en vigueur. Par ailleurs la modalité NEX sous l’approche harmonisée participe à la concrétisation de la Déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide au développement, en vertu de laquelle l'aide au développement doit mieux correspondre aux priorités et besoins nationaux. Ainsi dans cette perspective, les interventions des organismes de coopération doivent participer au renforcement des capacités nationales de gestion et l'obligation de rendre compte en vue de progresser graduellement vers l'utilisation des systèmes nationaux. Aussi les nouvelles modalités de remises d’espèces résultant de l’évaluation et le suivi de très près des risques et les autres problèmes qu’engendre cette nouvelle approche. Le présent manuel non seulement s’inscrit dans l’esprit de l’obligation redditionnelle mais aussi contribue à sa concrétisation: le devoir pour chaque acteur institutionnel de rendre compte de ses actes aux autres parties prenantes comme moyen de gestion axée sur les résultats et moyen de vérification de la satisfaction. Il a puisé dans les procédures du PNUD, d’autres manuels élaborés par différents pays y compris le Manuel NEX qui était en vigueur en Guinée depuis 2001. C’est un outil de travail permettant aux responsables chargés de la réalisation des projets et programmes appuyés par le PNUD de répondre aux exigences d’une gestion à la fois efficiente et conforme aux pratiques internationales. Il s’inspire aussi des expériences diverses de la pratique de NEX d’autres pays. Le présent document se subdivise en cinq chapitres. Il comporte également la liste des acronymes des annexes et références bibliographiques. Le chapitre d’introduction explique brièvement le cadre général d’intervention, brosse les réformes intervenues au sein du système des Nations Unies et justifie la nécessité d’avoir un nouveau manuel NEX qui correspond au nouveau cadre de coopération internationale résultant de la Déclaration de Paris. Il définit le concept de d’exécution nationale. Il décrit l’ébauche du cadre opérationnel de cycle de gestion des projets qui est fondé sur l’approche des résultats et les conditions requises de passage d’une étape à une autre du cycle par le biais des processus. Le chapitre deux concerne les procédures d’acquisition des biens, services et des travaux tandis que le chapitre trois explique le processus de gestion et du renforcement des ressources humaines. Le chapitre quatre fournit les principes et les procédures de gestion des ressources financières et le rapportage subséquent. Enfin le dernier chapitre discute des processus d’organisation institutionnelle, de suivi et évaluation, de l’audit et de la clôture des projets.

1 ATLAS : c’est le nom du progiciel utilisé par le PNUD à partir du 1er janvier 2004

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Définition du de l’exécution nationale On entend par exécution nationale le mode opérationnel concerté par lequel le pays bénéficiaire (gouvernement ou autres entités nationales) assume la responsabilité de la gestion et de la réalisation des programmes et projets appuyés par le PNUD (Décision 92/22 du Conseil d’administration en date du 26 mai 1992). On entend par gestion et réalisation, l’achat et la fourniture de tout apport nécessaire à un programme ou un projet, ainsi que leur transformation en « produits ». Différentes modalités d’exécution nationale

a) Exécution entièrement nationale : b) Exécution nationale avec support du bureau du PNUD c) Exécution nationale avec support des agences de spécialisées des Nations Unies d) Exécution nationale sous traitée à une institution extérieure. a) Exécution entièrement nationale : les partenaires de réalisation gouvernementaux ont la capacité

de mettre en œuvre les projets de coopération sans l’appui externe au gouvernement. Et pour ce faire, les pays qui le pratiquent (peu nombreux), ont mis en place une unité centrale d’appui aux projets pour les projets de coopération. Toute la responsabilité incombe alors aux partenaires gouvernementaux.

b) Exécution nationale avec support du bureau du PNUD : pour parvenir aux objectifs du projet, les

partenaires de réalisation gouvernementaux estiment (par inexpérience ou avantage compétitif) qu’ils ont besoin d’un appui administratif et logistique du PNUD et concluent un accord à cet effet.

c) Exécution nationale avec support des agences spécialisées des Nations Unies : le partenaire

gouvernemental est responsable de la réalisation des produits attendus du projet mais bénéficie par le biais d’un accord de coopération (entre le gouvernement et l’agence en question) de l’assistance technique de l’agence qui est spécialisée dans ce domaine d’intervention. Exemple : IAPSO (Inter-agences Procurement Services Organisation) : dans le domaine des achats complexes ou importants.

Outre le domaine de spécialisation, la gestion des projets complexes peut exiger des compétences rares. Dans bien des cas l’UNOPS est une agence qui apporte ce type d’appui dans la mise en oeuvre des projets.

d) Exécution nationale sous traitée à une institution extérieure: une composante ou tout le projet

peut être sous traité à une entité extérieure au gouvernement, qui est nationale ou non (une ONG, une firme privée, une université (ex : Constella Futures dans le domaine de la santé publique et VIH/SIDA) et ce, pour diverses raisons (d’expertise, de coût ou de renforcement d’alliances stratégiques, …).

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Dans sa résolution 47/199 du 22 décembre 1992, l’Assemblée Générale a réaffirmé que « l’exécution nationale devrait être la norme pour les programmes et projets appuyés par le système des Nations Unies, compte tenu des besoins et des capacités des pays bénéficiaires ». La qualité des résultats du PNUD en termes de développement de capacités doit être exprimée à travers six leviers de l'efficacité du développement à savoir:

� Développer les capacités nationales,

� Améliorer l'appropriation nationale,

� Promouvoir un environnement politique favorable,

� Rechercher des solutions Sud-Sud,

� Promouvoir l'égalité des sexes et

� Créer des partenariats pour obtenir des résultats.

Ces leviers de l'efficacité du développement relient les résultats substantifs du PNUD aux effets de développement nationaux recherchés lorsqu'ils sont mis ensemble. Les résultats de développement doivent être clairs, significatifs et contrôlables et découler de l’approche fondée sur les résultats. Si l’objectif fondamental de l’exécution nationale demeure le renforcement des capacités nationales, la durabilité et l’appropriation nationale des acquis reposent sur les « principes » fondamentaux qui sont :

� Intérêt du gouvernement et son engagement ferme ;

� Application des règles et procédures du gouvernement, lorsqu’elles sont compatibles avec les

pratiques internationales reconnues, le but étant de faire en sorte qu’elles soient intégrées aux programmes et structures nationaux et conformes à ceux-ci ;

� Responsabilité incombant au gouvernement de veiller à ce que les ressources du PNUD soient

utilisées efficacement en établissant des rapports appropriés tant narratifs que financiers et en réalisant les objectifs du programme ou du projet.

� Respect des règles et procédures du PNUD, lorsque le bureau du pays du PNUD fournit des

services d’appui. L’exécution nationale d’un programme ou d’un projet appuyé par le PNUD, suppose que le Gouvernement fasse preuve d’un intérêt et d’une volonté d’assumer la responsabilité de la gestion du programme ou du projet et qu’il existe des capacités nationales appropriées.

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1.2 Processus d’harmonisation, de simplification et d’alignement ( HACT)

Au niveau national, sous l’approche harmonisée, les réformes des Nations Unies impliquent que les processus de planification, de réalisation, de suivi et d’évaluation des Plans des Programmes de Pays sont menés ensemble sous la coordination du Résident Coordinateur du système des Nations Unies. Plus spécifiquement, les Agences des Nations Unies en Guinée ont adopté l’harmonisation de leurs cycles de programmation à partir de 2007. Ces cycles se reflètent dans un enchaînement de résultats commençant avec l’atteinte des Objectifs du Millénaire de Développement (OMD) comme cible. Les priorités nationales de développement à travers la Stratégie de Réduction de la Pauvreté (SRP) traduisent aussi la volonté nationale d’atteindre ces 8 objectifs en 2015.

Le système des Nations Unies prépare le Bilan Commun de Pays (CCA) ou l’Analyse de Situation de Pays qui fait l’état des lieux en présentant la situation socio-économique du pays (dans une perspective du Développement Humain basée sur les Droits Humains), les principaux défis auxquels le pays fait face. Cet exercice est conduit de façon participative en associant l’Administration Publique et ses démembrements, la société civile et le secteur privé.

Le Cadre d’Assistance au Développement des Nations (UNDAF) est un programme de réponse proposé par les NU au regard de la SRP et qui est agréé conjointement par le système des NU et le gouvernement. Partant de l’UNDAF, chaque Agence des NU élabore son propre programme de pays mais toujours en large consultation. Ce Programme de Pays doit être de même cycle (début et fin, accord de revues conjointes,… ) pour les quatres Agences excom . Le Programme de Pays doit être autorisé par le Conseil d’Administration .Il sert de base au Plans d’Action des Programmes de Pays (CPAP) qui sont traduits à leur tour en Plans Annuels de Travail (Annual Work Plans, en Anglais)

regroupant un ou plusieurs projets et les autres partenaires impliqués.

Conformément à la résolution 56/201 de l'Assemblée générale des Nations Unies sur l'examen triennal des activités opérationnelles de développement du système des Nations Unies, le PNUD, l'UNICEF, l’UNFPA et le PAM qui sont membres du Comité Exécutif du Groupe des Nations Unies pour le développement (UNDG) ont adopté un cadre opérationnel commun pour la remise d’espèces aux partenaires d’exécution gouvernementaux et non gouvernementaux. Ci-dessous, voici le schéma de la vision globale des processus du début de la planification nationale à la clôture d’un projet.

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Vision globale des processus

Cycle de projet PNUD

Justification du projet

Cycle de programmation du PNUD

Cycle de programmation des Nations Unies

Définition du projet

Clôture du projet

Exécution du projet

Lancement du projet

Définition duprogramme

Evaluation du programme

Lancement du programme

Exécution duProgramme

Analyse dela situation du pays

Définition du cadre

d’assistance des NU

MYFF

PrioritésNationales

Exécution du cadre

d’assistance des NU

Evaluation du cadre

d’assistance des NU

Source : Aurélie Boukobza et Samer Hachem : CEDAR Mauritanie, Septembre 2007

Par ailleurs, dans le cadre d’harmonisation et simplification des programmes des Agences des Nations Unies (HACT), il est prescrit de procéder à une macro et micro évaluation préalablement à l’exécution de programme ou projet (une fois par cycle de programmation) pour sélectionner le partenaire de réalisation. La raison de cet exercice est d’anticiper les risques majeurs et prévoir les solutions et alternatives en termes de renforcement de capacités pour résoudre ces problèmes lors de la mise en œuvre du programme ou projet. Il existe une grille d’évaluation composée des fiches A et B à cet effet (voir les annexes M& N), pour les Agences Excom dans le cadre du HACT. Les Agences des NU doivent élaborer le plan de microévaluation et de vérifications des comptes en consultation avec le ministère en charge de la coordination pour les partenaires gouvernementaux. Si l'institution supérieure de contrôle des finances publiques en a la capacité, elle peut entreprendre ces microévaluations et vérifications des comptes. Si elle ne le fait pas ou le fait mais sans la capacité requise, les Agences des NU s'en chargent. Et si la microévaluation identifie le degré de risque global jugé élevé en appliquant la liste de contrôle A aux partenaires de réalisation potentiels ou réels, il en résulte automatiquement l’administration de la liste

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de contrôle B à ces partenaires pour déterminer les modalités de remise d’espèces et du plan de redressement à mettre en place pour enrayer le risque ou sinon le minimiser. Garantir la sélection de toute candidature sur base d’un processus formel, documenté ayant requis la participation

de toutes les parties concernées : le gouvernement, bailleur ainsi que le bénéficiaire.

Parmi les critères essentiels et déterminants dans le choix de la modalité d’exécution il faut au niveau des structures gouvernementales vérifier leurs capacités :

� Existence des capacités considérées aussi comme essentielles et déterminantes : � Capacité Technique ; � Capacité de Gestion ; � Capacité Administrative ; � Capacité Financière.

i. Capacités Techniques :

Capacité de contrôler les aspects techniques du programme ou projet. 1. Effectuer des visites régulières du programme ou projet, et contrôler les indicateurs de progrès. 2. Assurer la réception et l’interprétation des rapports techniques périodiques et des rapports sur les

progrès. 3. Assurer des consultations régulières avec les bénéficiaires, les entrepreneurs et les bailleurs. ii. Capacités de Gestion

Capacité de planifier, contrôler et coordonner les activités. 1. Assurer la tenue d’une réunion annuelle de revue du programme ou du projet. 2. Être capable de développer et de réviser un plan de travail annuel. 3. Posséder une infrastructure logistique appropriée : équipements et espaces de bureaux, matériel de

base, installations, communications. iii. Capacités Administratives :

Capacité de fournir des produits, services et travaux sur une base de transparence et de compétitivité.

1. Évaluer la capacité des fournisseurs à fournir la qualité, la quantité et la compétitivité exigées de marchandises, services et travaux.

2. Avoir l’autorité pour établir des contacts. 3. Posséder des contrats standard ou avoir accès à des conseils juridiques pour s’assurer que les

contrats établissent des normes de performance, qu’ils protègent les intérêts du PNUD et de l’institution, et qu’ils sont réalisables. Capacité de préparer, autoriser et adapter les engagements et dépenses.

4. Posséder des procédures par écrit pour identifier le fournisseur approprié, pour obtenir le meilleur prix, et pour prendre des engagements.

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5. Avoir un système de suivi des engagements par rapport au budget, afin d’éviter les dépassements et pour suivre des engagements en cours. Capacité de gérer et d’entretenir les équipements.

6. Entretenir un registre des biens (inventaire) pour suivre tous les détails important sur les biens et leur coût annuel.

Capacité de recruter et de gérer le personnel le plus qualifié sur une base de transparence et de compétitivité. 7. Être capable de mettre en place le personnel du programme ou du projet et d’établir des contrats

avec ce personnel. 8. Utiliser des descriptions de poste écrites pour les consultants ou experts. 9. Posséder des contrats standard ou avoir accès à des conseils juridiques pour s’assurer que les

contrats établissent des normes de performance, et qu’ils protègent les intérêts du PNUD et de l’institution.

iv. Capacités Financières

Capacité de produire des budgets de programme et de projet. 1. Suivre les engagements, dépenses et prévisions de dépenses par rapport au budget sur une base

consolidée. 2. Entretenir un budget de programme ou de projet montrant le calendrier des prévisions de dépenses

pour chaque année, par trimestre. Capacité d’assurer la sécurité physique des avances, liquidités et registres.

3. Disposer d’un compte courant dans une banque de renommée et d’un coffre-fort sûr pour les espèces.

4. Avoir des procédures claires sur l’autorité, la responsabilité, le suivi et la justification en ce qui concerne la manipulation des fonds. Capacité de débourser les fonds d’une manière opportune et efficace.

5. Disposer de procédures écrites pour effectuer les paiements afin de minimiser les risques au moyen d’une séparation des pouvoirs, ainsi que pour l’enregistrement des transactions et l’établissement des rapports.

6. Disposer de moyens de contrôle, tels que les rapprochements bancaires indépendants mensuels au moins.

7. Disposer d’un système permettant de vérifier les marchandises reçues ou les services rendus, et les autorisations requises.

8. Être en mesure de gérer la situation des dépenses par rapport au budget ainsi que le budget restant disponible.

9. Avoir une politique d’effectuer les paiements à la date mentionnée sur la facture ou dans le contrat et pouvoir en donner la preuve. Capacité d’assurer la tenue des livres comptables et l’établissement des rapports financiers.

10. Disposer d’un système de communication des informations financières permettant de comptabiliser tous les engagements et dépenses par rapport au budget, pour chaque rubrique budgétaires.

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11. Disposer d’un système permettant de communiquer au PNUD des rapports trimestriels sur les dépenses du programme ou du projet.

� L’application des procédures gouvernementales dans la gestion et la réalisation des projets à

condition qu’elles soient compatibles avec les pratiques internationales reconnues ;

� Le respect des règles et des procédures du PNUD lorsqu’ une activité est confiée au PNUD.

Le niveau de développement et la pertinence des procédures gouvernementales varient d’un pays à un autre où le PNUD apporte son appui. Dans les pays considérés comme étant dans une situation particulière (pays en crise, post-conflit, etc..), les responsables directs de la gestion et de la réalisation des projets, se heurtent souvent à des problèmes administratifs, juridiques et financiers dans l’interprétation ou l’application des procédures nationales. Afin de garantir toutes les conditions de succès des programmes et projets, il existe différentes modalités auxquelles l’on se réfère pour le choix le plus pertinent et qui prennent en compte les contextes nationaux. Ces modalités sont : Direct Execution (DEX), Agency Execution (AGEX), NEX/NGOEX. L’on peut choisir une organisation non gouvernementale (ONG) pour la réalisation des activités sur terrain. Dans ce cas l’on doit identifier la meilleure ONG pour ce type de projet/programme dans un processus compétitif mené par le PNUD en collaboration du Gouvernement.

Tableau des critères de base d’évaluation des capacités d’une ONG. Le tableau ci-dessous décrit le cadre d’analyse et de comparaison de la qualité des informations sur les capacités d’une ONG, lorsque l’exécution par une ONG est considérée. Il aide le partenaire à utiliser les capacités disponibles, d’après la liste des considérations clés de gestion. Aussi, peut-il également être utilisé lorsque l’ONG fait office d’entrepreneur. Les ONG sont aussi soumises à la micro-évaluation pour déterminer la modalité de remise d’espèces à utiliser .

Ce qu’il faut évaluer Ce qu’il faut chercher/trouver

1. Rôles et fonctions • Descriptif de mission ou charte Mandat et politiques

• Enregistrement avec un gouvernement ou ONG cadre. • Charte • Rapport annuel • Documents de politique • Documents de constitution légale

• Compatibilité entre les objectifs de l’ONG et le but du projet

2. Cadres et systèmes • Comité gouvernemental ou de surveillance • Cadre de gestion • Cadre de prise de décision • Système financier et budgétaire

• Base de données ou profil de l’ONG • Rapports sur l’assemblée annuelle de l’organe directeur • Système comptable • Un compte bancaire ou un relevé de compte • Finances vérifiées • Des documents de projet et de programme ainsi que les

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Ce qu’il faut évaluer Ce qu’il faut chercher/trouver

• Système comptable • Systèmes d’information et de suivi • Systèmes d’évaluation et de rapportage • Système d’acquisition

• Capacité d’absorption

• Approche de l’organisation

• Parties prenantes

• Capacité de collecte de fonds

évaluations et rapports bien conçus • Copies des règles et procédures, et exemples de conformité • Exemple du mode opératoire des acquisitions • Évaluation et suivi des rapports et bulletins d'information • Compte-rendu des réunions de gestion ou de prise de décision

• Organigramme de l’ONG

• Bilan : entrées / sorties de trésorerie

3. Compétences • Organisation • Spécialisation • Expertise individuelle

• Expérience pertinente

• Performance antérieure dans la réalisation de résultats

• Rapports et évaluations des projets entrepris • Évaluation du rendement par les bénéficiaires, parties

prenantes et clients de l’ONG • Catalogue décrivant la spécialisation, le genre et la durée de

l’expérience à ce jour • Profil du personnel, comprenant la formation et l’expérience

professionnelle antérieure.

• Renouvellement du personnel

• Rapports sur la participation aux réunions internationales ou régionales

• Dépendance du personnel : si l’ONG dépend d’une seule personne

• Rapports sur le rendement

• Utilisation d’indicateurs et de données de références

4. Ressources • Budget de fonctionnement • Installations et équipement

• Capacité de voyager et de travailler sur les sites du projet • Équipement approprié au domaine de spécialisation • Conditions de travail appropriées et légales et règles de travail • Rapport annuel de budget de fonctionnement

• Capacité informatique

• Matériels de référence

• Droits de propriété des biens : individu ou organisation

5. Appui externe Partenariats supplémentaires :

• Gouvernement

• Autres organisations

• Partenariats avec des ONG nationales et externes • Rapports sur des appuis techniques externes d’agences

nationales ou internationales pour les opérations et de développement de potentiel

6. Divers • Évaluations indépendantes

• Rapports médiatiques • Instituts de recherche et études de cas sur l’expérience de

l’ONG • Évaluations de la capacité conduites par d’autres entités des

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Ce qu’il faut évaluer Ce qu’il faut chercher/trouver

• Origine de l’ONG Nations Unies ou par des donateurs bilatéraux ayant travaillé avec l’ONG

• Documents de création / base des membres

I.2 Processus de gestion opérationnelle du projet : Tout cycle de projet est composé de 5 étapes successives : la justification, la définition, lancement l’exécution et la clôture. Ci-dessous, la vision globale schématique des processus et les points critiques de décisions essentielles qui marquent les 5 étapes dans le cycle de gestion de projet : la justification du projet, sa définition, son lancement , son exécution et sa clôture du projet.

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Utilisationd’Atlas

• Approbation de la proposition (Atlas)

• Génération Award (Atlas)• Budget de lancement (si

besoin)

• AWP signé• Budget première

année validé• Narratif AWP

(prodoc)

• Décision de clôture, arrêt, suspension

Produits de la gestion de projets

Cycle de projet PNUD

Justification du projet

Cycle de programmation du PNUD

Définition du projet

Clôture du projet

Exécution du projet

Lancement du projet

Définition duprogramme

Evaluation du programme

Lancement du programme

Exécution duProgrammeMYFF

CLAP CLAP

• Prodoc (draft)• Journal des

risques• Plan de

lancement (si besoin)

• Proposition (Atlas)• Revue annuelle

• Rapports trimestriels

• Revue de la qualité

• AWP actualisé• CDR certifié

• Rapport de revue finale de projet

• Plan de suivi et évaluation

• CDR final certifié• Journal des

enseignements• Formulaire de

transfert des biens

• Descriptions activités / produits

• Critères de qualité

• AWP• Plan de com.

et suivi• Arrangements

financiers

Source : Aurélie Boukobza et Samer Hachem :CEDAR Mauritanie, Septembre 2007

Les parties hachurées sont celles qui exigent l’enregistrement/traitement par Atlas et sont donc des activités finalisées à l’interieur du PNUD par le Chargé de .

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Quels outils faut-il préparer pour lancer le proj et ? Les éléments suivants doivent être disponibles, dans l’hypothèse de l’existence des CP AP:

√ Document de Projet ou encore dénommé (Prodoc) ( ou CPAP/AWP) : √ Autorisation par le Comité Local d’Approbation du Projet (CLAP) √ Accord de subvention : √ Plan Annuel de Travail ( Annual Work Plan) défini et approuvé ( signé) √ Journal de problèmes initial √ Journal de Risques initial √ Plan de Communication et de Suivi √ Plan d’achat (biens, services (tous les contrats SSA : recrutements des consultants,…) et travaux)

o A l’étape de réalisation d’un Projet, il faut produire les résultats. Produire les résultats du projet à travers les activités aboutit aux produits suivants :

√ Plans Opérationnels trimestriels : obligatoire chaque trimestre √ Termes de Référence du personnel √ Rapport trimestriel de suivi des progrès : Rapport (substantif (narratif) et combiné des Finances ) : obligatoire chaque trimestre √ Révisions Budgétaires : √ Journal de Leçons apprises à jour trimestriellement

√ Journal de problèmes à jour au moins trimestriellement √ Journal de Risques à jour au moins trimestriellement √ Plan de Communication et de Suivi à jour

√ Rapports de réunions du Comité de Pilotage signés par les membres √ Rapports de visite de terrain standardisés : obligatoire pour chaque visite

√ Revue annuelle du projet √ Rapport annuel d’avancement

o Que faut-il pour clôturer un Projet ? La clôture d’un projet se passe en 2 étapes : 1ère étape : la clôture opérationnelle ; 2ème étape : la clôture financière. La clôture opérationnelle est l’achèvement des activités du projet. La clôture financière consiste à toutes les activités comptables et financières du projet. Elle intervient au plus tard une année après la clôture opérationnelle. Clôturer un projet de façon formelle, aussi bien opérationnellement que financièrement requiert les activités ci-dessous: √ Rapport Final de Projet √ Rapport Final Combiné (CDR) certifié (c’est-à-dire signé par le PNUD et le Directeur National) √ Statuer au sein du comité de Pilotage sur le transfert des actifs immobiliers du projet √ Page de Suivi & Evaluation mise à jour

o Qui est responsable de la clôture du projet ?

La responsabilité de clôturer le projet incombe au PNUD.

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Le projet clôture le compte bancaire après avoir réglé tout paiement attendu du projet et ce, en moins d’une année après la fin/arrêt d’activités. Toutes avances doivent être justifiées. Les avances non justifiées sont considérées comme solde disponible dans le compte bancaire. Le solde du compte est reversé au compte du PNUD à la fin des activités. Il n y aura plus de paiement. Le PNUD doit collecter et classer tous les quatre documents requis cités, ci-haut, et procéder à la clôture dans Atlas en moins d’une année après la fin/arrêt d’activités.

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II Procédures d’acquisition 2-1. Procédures d’achats : Les achats représentent le processus général de l’acquisition de marchandises, des travaux de génie civil et services, qui comprennent toutes les fonctions allant de l’identification des besoins, etc…à l’attribution de marchés, et toutes les phases d’administration des marchés, jusqu’au terme des contrats de services ou la durée de vie d’un bien (cfr Manuel des Procédures du PNUD).

Conformément aux Règlements financiers du PNUD, les principes généraux suivants doivent être pris en considération pendant l’exécution d’achats au nom du projet:

L’optimisation des ressources

L’équité, l’intégrité et la transparence

Une compétition efficace

L’intérêt de toutes les parties (bénéficiaires, bailleurs, la partie nationale).

Si les projets NEX demandent l’assistance du PNUD en matière d’acquisition de biens et services, les procédures et règles internes du PNUD s’appliquent. Pour ce faire, la partie gouvernementale doit saisir officiellement le bureau et solliciter les services des achats en son nom. A ce titre, c’est le Représentant Résident qui signe les documents, les procédures et règlements du PNUD prévalant. Si le service des approvisionnements le juge nécessaire et pour des raisons de transfert de connaissance et de transparence et est sûr que les décisions du comité ne seraient pas divulguées, la personne désignée pour représenter la partie gouvernementale peut siéger au comité de sélection mais aura à signer un document sous forme de serment de confidentialité. Si dans la demande le projet veut utiliser les canaux du PNUD pour atteindre certains fournisseurs et veut entreprendre son processus lui même, le contrat n’est pas signé par le PNUD. Tous les contrats et les achats libellés en une autre monnaie sont convertis au taux interne des Nations Unies en cours un jour avant l’ouverture des offres. Il est essentiel de s’assurer, avant toute opération d’acquisition de biens et services, du temps requis pour mener à bien les différentes étapes nécessaires depuis la publication des offres d’achat jusqu’à la livraison. A ce effet, il faut tenir compte de ce qui suit :

a. Méthode d’acquisition; b. Disponibilité de la liste des sources d’approvisionnement potentielles; c. Confirmation de la disponibilité des fonds et l’autorisation de les utiliser; d. Préparation et présentation des descriptions des acquisitions; e. Durée nécessaire pour la livraison et tenir compte de la période de l’année et de la saison

(surtout pour les travaux);

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f. Etablissement des critères d’évaluation; g. En cas d’impossibilité d’organiser ou d’obtenir les offres compétitives, justifier par écrit, étant

entendu que l’urgence résultant du manque de planification ou d’anticipation n’est pas recevable.

Principes à observer pendant le processus d’acquisition des biens, services ou travaux de génie civil:

a. Tirer le meilleur de l’argent (Best Value for Money): La sélection est basée sur la combinaison de plusieurs facteurs: importance de la qualité technique, organisationnelle, et du prix,…Il est désormais obligatoire de prendre en compte, lors des sélections, de l’impact environnemental possible des biens, services ou travaux. Les impacts doivent être minimisés autant que faire se peut. Il faut qu’ils soient pris en considération pour ne pas dépasser les standards reconnus. L’adhésion au cadre de la réglementation existante est impérative. Autrement dit, les coûts de l’impact environnemental doivent être reconnus et intégrés dans le calcul des coûts.

b. Impartialité, intégrité et transparence : Les règles et les procédures doivent s’appliquer

clairement sans ambiguïté pour tous, et garantir le traitement identique sans distinction aucune des fournisseurs de biens et services ou travaux pour assurer les mêmes chances de sélection.

Le projet est tenu d’archiver tous les documents qui montrent que l’application de ces procédures a été rigoureusement suivie pour les vérifications qui s’avéreraient nécessaires par le biais des audits ou pour toute demande d’information de la part du bureau du PNUD. Pour tout achat, l’expression des besoins doit être exprimée par le service utilisateur par le biais d’une requête dûment approuvée par la direction nationale du projet. Cette dernière doit s’assurer que la demande formulée cadre avec le programme de travail, et contribue directement ou indirectement à la réalisation des objectifs du projet.

� Les achats à être imputés sur la Petite Caisse peuvent être autorisés par le Coordinateur National. Le montant de la Petite Caisse ne devrait pas dépasser 500 US$ par mois. Le coordonnateur du projet devrait autoriser à concurrence de US$ 100 par achat. Toute la documentation doit être conforme et tenue disponible pour soumettre aux finances avant le renflouement de la petite caisse (replenishment).

� Les achats dont la valeur est entre 100 US$ et 1000 US$ peuvent être approuvés par le

Directeur National et ce, sur simple bordereau de paiement. Un processus limité de comparaison est nécessaire dans cet achat selon le montant et la qualité recherchée.

� Tout achat supérieur à 1000 US$ mais inférieur 10 000$ doit être constaté par un bon de

commande, selon la règle générale du processus compétitif d’obtention d’au moins 3 factures pro-forma revues et signées par le Directeur National. La même demande de prix doit être adressée à tous les autres fournisseurs et toutes les informations nécessaires doivent y être mentionnées : Quantité, nature, prix, performance, délai de livraison, garanties, modalités de paiement, etc.

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� Pour toute acquisition supérieure à 5.000US$, une liste renouvelable des fournisseurs pour les fournisseurs locaux sélectionnés sur des critères reconnus à laquelle il faut absolument recourir sera partagée entre le PNUD et les projets.

� Le projet doit s’assurer que toute proposition d’offre supérieure à 5000 $ soit publiée sur le site

web du PNUD et du gouvernement (pour ce dernier dans la mesure du possible). Durées de publication suivant la nature des biens et services :

o Equipement informatique (achat Local : 7 jours) ou international : 14 jours ;Véhicule/Moyens

roulants (local/international : 2 semaines) ;Travaux de génie civil (1 semaine à un mois selon la complexité) ;La durée des achats d’une certaine complexité et de plus de $30,000 sera déterminée de commun accord avec le service des approvisionnements du PNUD.

� Tout achat supérieur à 10.000 US$ et inférieur à 30.000 US$ doit être constaté par un bon de

commande, selon la règle générale d’activation d’un appel d’offre publique et faire l’objet de l’approbation par le PNUD.

� Tout achat de bien, de service ou travaux dont le montant est supérieur à 10.000 US$ doit

nécessairement faire l’objet d’une consultation la plus large possible. � Tout achat qui est entre 30.000 US$ et inférieur à 100.000 US$ doit être constaté par un bon de

commande, selon la règle générale d’activation d’un appel d’offre publique et faire l’objet de l’analyse des offres de la part du Comité Local de Passation des Marchés du PNUD incluant le Directeur National ou son remplaçant si la confidentialité peut être garantie.

Au-delà de 100.000 US$ les achats doivent suivre les procédures d’achat internes du PNUD et les dossiers sont envoyés au siège du PNUD (New York) où ils sont soumis à l’examen du comité des marchés du siège (ACP). Les dossiers sont revus/ constitués au préalable par le Comité Local avec la participation du Directeur National ou son remplaçant.

� Le PNUD se réserve le droit de joindre au dossier de requête de fonds des factures proforma intégrant des coûts compétitifs par rapport à des dépenses similaires devant être menées par le projet pour tout achat supérieur à 5000 $. Le projet devra en tenir compte et s’y conformer à défaut d’une offre plus intéressante.

A la réception des offres, le projet doit les examiner dans les meilleurs délais. Le prix n’est pas l’unique critère de sélection. Les demandes de prix peuvent être adressées par courrier ou déposées chez le fournisseur contre décharge qui sera versée aux dossiers du projet. Une date limite d’acceptation des offres des prix doit être mentionnée sur la demande. Les offres reçues doivent être fermées et porter la mention « Ne pas Ouvrir : Offre de prix pour…. ». Toute offre de prix reçue après la date limite mentionnée dans la demande de prix est automatiquement rejetée. Le fournisseur doit être informé par écrit que son offre n’a pas été examinée en raison du retard dans le dépôt du dossier par rapport à la date limite indiquée.

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Toutes les propositions doivent être évaluées et faire l’objet de rapport. Seules celles qui présentent toutes les conditions générales et spécifiques sont retenues. Chaque fois qu’il y a dépouillement et l’analyse des offres devant être effectués par le Comité d’achat, le Coordonnateur du projet concerné par cette acquisition, ne doit pas en faire partie. Le Comité d’achat ouvre les offres, les examine selon des critères pré-établis. Chaque page de l’offre doit porter les paraphes de l’ensemble des membres du Comité. Les Offres doivent être classées par ordre de pertinence. Le Comité doit soumettre un rapport de dépouillement et des recommandations au Représentant Résident. Si ce dernier n’approuve pas la recommandation du Comité, il doit justifier et documenter sa décision par écrit. L’évaluation des offres techniques aura la pondération de 70% dans toute l’évaluation. Et toute offre technique qui n’atteint pas 70% selon les critères d’évaluation technique n’est pas qualifiée. L’évaluation globale est la somme des évaluations technique et financière dans le strict respect de leur pondération correspondante. Chacun des critères d’évaluation comporte un poids relatif. Ces critères sont notamment: Performances techniques comparées aux standards exigés dans le domaine ;

Garanties de fiabilité par rapport aux normes standard et capacités financières du fournisseur ; Disponibilité des pièces de rechanges et leur conformité ; Service après vente et sa conformité à l’expertise technique recherchée ; Délais de livraison.

Ces critères sont très déterminants si la différence entre les offres de prix demeure inférieure à 15%. Le choix retenu doit être approuvé par au moins deux personnes (excepté le/la coordonnateur/rice du projet) et une note écrite justifiant ce choix signée par le Directeur National du projet, doit être versée dans les dossiers du projet. Un bon de commande, signé par le Directeur National du projet, doit être transmis au fournisseur. Ce bon de commande doit faire référence à la demande et à l’offre de prix. Il doit également mentionner la quantité, le prix unitaire et le prix total et éventuellement la remise accordée par le fournisseur. Le bon de commande doit également mentionner l’adresse à laquelle les biens commandés doivent être livrés. En même temps que s’effectue la livraison des biens, le fournisseur doit faire signer le Bon de Livraison qui mentionne l’ensemble des biens livrés. Une commande peut faire l’objet de deux ou plusieurs Bons de livraison si cette livraison est étalée dans le temps. Le Directeur National du projet ou toute autre personne concernée par cette acquisition doit signer le bon de livraison suivi de la mention « Conforme au Bon de Commande N°… du …. ». La copie du bon de livraison signée doit être versée dans les dossiers du projet et l’original du bon de livraison signé doit être remis au fournisseur. L’agent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison. L’original du bon de livraison signée doit être attaché à la facture finale transmise pour paiement. Les prix mentionnés sur la facture doivent être identiques à ceux mentionnés dans l’offre de prix et sur le bon de commande. Toute modification doit faire l’objet de l’accord préalable et justifié du projet.

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Le service financier du projet procède au paiement de la facture après vérification de la conformité avec le bon de commande, et le bon de livraison. Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnées du fournisseur, la date d’envoi, le N° du compte bancaire, le N° du registre du commerce et le cachet de fournisseur. Les articles et les prix ne doivent être ni rayés ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est strictement interdite. Le responsable administratif du projet doit ouvrir un dossier spécial pour les achats dont le montant est supérieur à cinq mille dollars. La demande de consultation, la liste des fournisseurs contactés, la lettre d’accompagnement à l’offre de prix des fournisseurs et toute autre pièce jugée importante doivent être classées dans ce dossier. Les procédures de commande, de réception et de paiement demeurent les mêmes que celles d’un achat de plus de cinq cent dollars (500 US$). Cependant, il est envisageable d’accorder des avances au fournisseur lui permettant de livrer la commande dans les circonstances extrêmement rares. Ces avances ne doivent jamais être effectuées en espèces et ne doivent en aucun cas dépasser 25% du montant total des achats. Cependant elles sont subordonnées à une caution bancaire du même montant remis au PNUD. 2-2. Sous-traitance :

Par sous-traitant on entend toute personne morale qui fournit des services ou des biens ou travaux contre paiement. Un contrat de sous-traitance est un accord conclu entre deux entités en vue de la réalisation d’activités spécifiques ou de la fourniture de biens ou de services spécifiques. La sous-traitance est utilisée lorsque les parties décident que cela constitue le moyen le plus économique et le plus efficace d’obtenir les résultats souhaités. Lorsqu’elle est retenue comme ressource pour l’exécution d’un programme, la sous-traitance est une catégorie budgétaire importante qui obéit aux mêmes règles que toutes les autres ressources à savoir :

i. La compétitivité ; ii. La transparence, iii. La neutralité et la diversité.

L’institution désignée peut retenir les services d’entreprises du secteur privé, d’ONG ou de toute autre institution, y compris les institutions gouvernementales. Lorsque le PNUD sous-traite des services dans le contexte de l’appui apporté à une exécution nationale, les procédures applicables au PNUD doivent être suivies. Le recours à l’appel d’offres est une règle obligatoire pour conclure des contrats de sous-traitance sauf lorsqu’il s’agit d’une institution nationale ou d’une agence du système des Nations Unies. Les procédures retenues pour les achats des biens et des services pour un montant supérieur à dix mille dollars sont applicables en matière de sous-traitance. Si l’enveloppe financière dépasse dix mille dollars, l’accord préalable du PNUD est nécessaire avant de conclure le contrat comme pour tout achat de biens et/ou de services : à partir de 30 000USD se référer au Comité Local des Marchés ; à partir de 100 000USD c’est au CAP à New York.

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L’institution désignée est responsable des contrats de sous-traitance conclus même si le PNUD est retenu pour effectuer les paiements. Les demandes de paiement direct ne signifient nullement l’engagement de la responsabilité du PNUD. Des avances de fonds peuvent être accordées à la demande du sous-traitant. Le paiement étalé doit généralement être de 15% à la signature du contrat, 35% à la remise du rapport provisoire ou la réalisation d’au moins 70% des travaux et 50% à l’acceptation définitive des travaux. Aucune avance en espèce ne peut avoir lieu dans le cadre d’un contrat de sous-traitance et le montant global ne peut être modifié sans une justification approuvée par le Comité d’achat, et doit faire l’objet d’un avenant au contrat initial dûment signé par les parties concernées. Le projet doit mettre en place un mécanisme de suivi des travaux conformément aux termes de référence et à l’offre retenue. L’acception finale des travaux doit être approuvée et signée par le Directeur National du projet. En cas de litige entre le projet et le sous-traitant, le paiement doit se faire au prorata des travaux effectués. Si le désaccord persiste les deux parties s’engagent au recours à l’amiable et en dernier ressort, au tribunal du Siège du PNUD. 2-3. Gestion du Matériel.

Le matériel financé par le PNUD demeure la propriété du PNUD jusqu’à son transfert ou cession. Cette règle s’applique quel que soit le responsable de l’achat du matériel concerné. Le matériel peut être transféré à la fin d’un programme ou projet, ou à toute autre période du programme ou projet. Il incombe au partenaire de réalisation de veiller à ce que le matériel et les fournitures achetés grâce à des fonds du PNUD soient rigoureusement utilisés aux fins du programme ou projet et qu’ils soient bien entretenus. Le partenaire de réalisation doit dresser l’inventaire de tout le matériel durable financé par le PNUD dont le coût unitaire est supérieur à 1000$ et l’envoyer certifié au PNUD au plus tard le 15 janvier de chaque année. Une copie des polices d’assurance des véhicules non encore transférées doit être envoyée au PNUD pour contrôle. En cas de dommages, de vol ou de perte de véhicules ou d’autres types de matériel, l’institution désignée doit soumettre au PNUD un rapport, notamment un rapport de police, expliquant en détails les évènements qui ont provoqué la perte ou destruction du matériel. Ce rapport sera utilisé aux fins de l’assurance et, le cas échéant, de mesures disciplinaires. Une fiche d’entretien et d’utilisation doit être maintenue à jour pour tout le matériel roulant et la liste des utilisateurs doit être chaque année communiquée au PNUD. A la fin des activités du projet, le comité de pilotage du projet doit statuer sur la destination finale des immobiliers du projet en visant la pérennité des acquis du projet. Le matériel peut être transféré à un autre programme ou projet ou au gouvernement ou peut être vendu. En cas de transfert, un document translatif de propriété doit être établi et versé au dossier. Si le matériel est vendu, la vente doit être réalisée conformément aux procédures du PNUD. Les mêmes règles s’appliquent en cas d’exécution par une ONG.

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III. Gestion et renforcement des capacités des Ressources Humaines 3-1. Structure Catégorielle du Personnel des Projets. A titre indicatif, quatre catégories de personnel constituent la structure type des projets sous modalité NEX. Cette structuration est prévue dans le document de projet/CPAP. 3.1.1 Le Directeur National du Projet et les fonctionnaires affectés au projet Le Directeur National est désigné par le Gouvernement pour assurer la mise en œuvre globale du projet en termes d’activités à mener, de gestion et de supervision globale du projet. Il est et demeure un fonctionnaire du Gouvernement nommé par décret ou arrêté suivant les cas et ne peut être salarié du projet. De même, le gouvernement peut désigner en fonction de leur expertise, certains fonctionnaires pour des missions bien précises au sein du projet. Ces fonctionnaires ne font pas partie des effectifs du personnel du projet et ne doivent par conséquent, être rétribués par le budget du projet. Les responsabilités du Directeur National figurent au point 5.1. 3.1.2 Experts auprès du projet Le recours à l’expertise tant nationale qu’internationale n’est pas systématique. Selon la nature et la complexité des objectifs à atteindre certains projets peuvent avoir besoin de recruter des experts nationaux pour renforcer la structure de mise en œuvre du projet. C’est seulement en cas d’absence des capacités nationales dans un domaine spécifié et d’un profile recherché pour le projet, qu’il faut recourir au recrutement d’un expert international. En cas de besoin de recrutement international, le profil recherché doit correspondre à celui d’un expert et qui devrait faire partie de l’équipe dirigeante du projet suivant les termes de référence préalablement définis. Il apporte son appui technique au projet .Dans ce cas, il sera demandé au bureau du PNUD de procéder au recrutement selon les procédures propres du PNUD. Cette même règle s’appliquera pour tous les recrutements du personnel international quelque soit le statut ou le niveau de responsabilités de la personne à recruter. Pour le fonctionnaire international le contrat doit être aussi de durée déterminée dénommé ALD (Activity Limited Duration : contrat à durée déterminée), tandis que pour le personnel national deux types de contrat pour une longue durée coexistent à savoir : ALD et le service contract (SC). 3.1.3 Le Personnel du Projet (PP) Le personnel de projet est constitué pour l’essentiel des nationaux recrutés à divers niveaux de la hiérarchie en conformité avec l’organigramme du projet résultant des besoins en ressources humaines définis dans le document du projet. Cette catégorie de personnel doit être recruté conformément aux procédures de recrutement retenues dans le présent manuel. Les fonctionnaires du gouvernement peuvent postuler à ces postes à la condition qu’ils se libèrent de leurs obligations précédentes durant la durée du contrat (preuve de mise en disponibilité). Ils font partie des effectifs et sont intégralement rémunérés par le projet suivant le type de contrat en vigueur au sein de l’institution gouvernementale

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sinon les types des contrats de projet internes au PNUD peuvent être utilisés. En conséquence, ils sont tenus d’être entièrement disponibles pour s’acquitter de leurs tâches dans le projet. La durée du contrat ne peut excéder la durée du projet. Le personnel local de projet peut être classifié professionnel ou d’appui suivant le niveau de responsabilités défini dans les termes de référence de chaque poste. 3.1.4 Le Personnel recruté sur une base temporaire (PBT) En fonction des besoins ponctuels exprimés du projet, la direction peut recourir à des compétences nationales ou extérieures sur une base temporaire n’excédant pas une durée estimée à 3 mois. Cette durée peut être prolongée une seule fois sans dépasser six mois cumulatifs. La prolongation au delà des 3 mois nécessite une évaluation du contrat précédent et doit être concluante. Le type de contrat proposé est celui de louage des services (Special Services Agreement : SSA). Le recours à cette catégorie de personnel s’avère indispensable:

a. en vue de fournir une expertise et/ou des compétences/connaissances particulières, non disponibles au sein du personnel du projet, et dont ce dernier éprouve le besoin pour une période déterminée.

b. en vue de remplacer et d’assurer les fonctions normalement menées à bien par le personnel

d’appui, fonctions pour lesquelles aucun autre membre du personnel existant n’est disponible ou pour lesquelles il n’existe pas de besoin continu.

c. Le titulaire d’un contrat temporaire n’a pas le statut d’un membre du personnel du projet. Il n’a

pas droit au congé payé, ni celui de maladie ou de circonstance. Il n’a droit qu’à son salaire proportionné au travail.

En accord avec les autres partenaires, le gouvernement peut affecter à titre gratuit pour une durée variable un ou plusieurs cadres nationaux ayant des compétences recherchées dans l’exécution de certaines tâches du projet. Dans tous les cas ci-dessus évoqués :

Aucun recrutement ne peut s’effectuer sur une base rétroactive.Une autorisation médicale doit être délivrée par un Médecin agréé du Gouvernement pour tout contrat de plus de trois mois. Le bureau ne garantit aucune exonération, ni remboursement des impôts. Par contre, le bureau doit s’impliquer pour s’assurer de la régularité dans l’application des dispositions sociales et fiscales en vigueur dans le pays. Le personnel recruté sur une base temporaire ne perçoit pas d’heures supplémentaires alors que les membres du personnel d’appui, et non professionnel peuvent être payés pour leurs heures supplémentaires, sur une stricte base horaire conformément à la réglementation nationale en vigueur, et une majoration de la rémunération à raison de 100% pour chacune des heures supplémentaires effectuées pendant le jour de repos hebdomadaire. Cependant l’autorisation de faire les heures supplémentaires est requise et sans rétroactivité.

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3-2. Le recrutement. 3.2.1 Etapes de sélection des candidats a. Les Termes de Référence En matière de recrutement à des postes gérés par le gouvernement, le PNUD n’agit que sur la base d’une sollicitation ou d’une demande directe provenant du gouvernement. Pour tout recrutement à un poste de projet, les termes de référence doivent être définis par le service demandeur, approuvés par la direction nationale du projet. Le PNUD sera associé au processus par participation au panel de recrutement. Lorsque le personnel est recruté par le PNUD, une demande est adressée au PNUD par le Directeur National, et communiquée au service d’administration et du personnel pour action. b. la classification Tout poste crée doit être immédiatement classifié en considération du niveau de responsabilités et des exigences de ce poste contenus dans les termes de référence de celui-ci. De même, la classification doit être approuvée par la direction du projet. c. Publication Au terme de la définition des termes de référence et de la classification du poste, le service administratif se doit de procéder à la publication la plus large possible du poste à pourvoir, par le biais des affiches, de publications dans les journaux les plus lus de la place, sur le site du système des Nations Unies en Guinée, et même à la radio et à la télévision si possible. Cette publication doit répondre aux principes de transparence dans les recrutements du personnel des projets. De même, la durée de la publication ne peut être inférieure à une semaine. Enfin, les dossiers doivent être reçus sous pli fermé à l’adresse indiquée dans les termes de référence, et ne peuvent être ouverts que par un comité au moins ad hoc désigné par la direction nationale du projet conjointement avec le PNUD, dont la composition et le rôle doivent être en conformité avec les procédures nationales de recrutement. d. Présélection, Test et Interview Le comité ad hoc de présélection cité au point c, procède à une analyse des dossiers de candidatures reçues, et dresse une liste de candidats les plus méritants afin de les convoquer à des tests écrits et/ou des interviews. Au terme de la sélection, un procès verbal doit être établi et disponible dans les dossiers du projet. Ce procès verbal qui doit être signé par tous les membres du comité doit refléter la synthèse des étapes suivantes :

� La présélection � Les résultats des tests écrits si nécessaire, � Le compte rendu des interviews.

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e. Approbation du recrutement Le procès verbal doit être approuvé par la direction du projet, sur la base des recommandations du comité de sélection. La direction peut aussi, en fonction des informations à sa disposition, ne pas respecter le classement suggéré par le Comité lors du choix final. Dans ce cas, il doit justifier par écrit et documenter sur le choix opéré. 3.2.2. Mobilisation des candidats

a- L’expert et le Personnel d’Appui au projet Une fois la sélection faite, une offre d’engagement détaillée avec le niveau du salaire et les documents pertinents (conditions d’emploi, règlement du personnel) est signée de la direction du projet et envoyée au candidat sélectionné qui doit l’accepter par écrit. Attestation médicale d’aptitude : Dès son acceptation de l’offre, le candidat doit se faire examiner par un Médecin agréé du Gouvernement dans son lieu de résidence et envoyer les résultats (attestation médicale) à la direction du projet. A la réception de l’attestation médicale, un contrat est établi, reprenant les conditions définies dans l’offre dûment signée du candidat sélectionné et envoyé pour signature à la direction du projet. Le candidat doit au préalable fournir une copie de la pièce d’identité, et éventuellement une copie de son acte de naissance ainsi qu’une copie certifiée conforme de tous ses diplômes et attestations/certificats de travail. De même, l’administration du projet doit procéder aux arrangements nécessaires afin d’inscrire le nouveau membre du personnel à la caisse nationale de la sécurité sociale et à l’assurance maladie si elle existe et est obligatoire pour les fonctionnaires de l’Etat et ce, dans les mêmes conditions d’accès et d’équité. Le type de contrat peut dépendre de l’expertise recherchée, des ressources, des conditions locales du marché d’emploi ainsi que de la demande du gouvernement en ce sens. Le Service du Personnel doit les intégrer dans le système de paie. Au terme d’un recrutement transparent et concurrentiel, le candidat sélectionné devra, conformément à la pratique, être recruté en premier lieu sur une base temporaire pour une période probatoire de 3 mois. Sur la base d’une évaluation favorable du superviseur au terme de la période de 3 mois, le candidat peut prétendre obtenir un contrat d’une durée supérieure, conformément au document du projet ( ou CPAP/AWP) et au terme de référence du poste. La durée du contrat ne doit jamais dépasser la durée du projet.

b. Le personnel recruté sur base temporaire Consultant international : Une offre de service doit être établie et le contractant doit approuver et signer avant sa mobilisation. Le projet fournit le billet d’avion (Aller/Retour) du lieu de résidence vers le lieu d’affectation. Le projet doit également faciliter le voyage du consultant dans la mise à disposition de toute documentation jugée utile pour l’obtention de son visa. Des indemnités journalières peuvent être

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accordées conformément à l’offre et auquel cas elles se réfèrent aux conditions internes au PNUD ou alternativement, le contrat peut inclure implicitement toutes les charges en donnant la liberté au concerné de se prendre en charge sans autres indemnités aucunes. Type de contrat à proposer : SSA. Consultant national – niveau professionnel: Une offre de service doit être établie et le contractant doit approuver et signer avant sa mobilisation. Le Projet prend en charge le voyage en cas de mission à l’intérieur du pays et le paiement des frais de mission, référence faite aux conditions internes du PNUD. Une grille de références pour les frais de consultation existe pour tout le système des Nations Unies. Type de contrat à proposer : SSA. Cas du personnel d’appui : Une offre de service doit être établie et le contractant doit approuver et signer avant sa mobilisation. Les mêmes facilités de déplacement et de séjour dont bénéficient les autres catégories sont offertes au personnel d’appui en mission. Type de contrat à proposer : SSA. Se référer à la grille de référence des frais de consultation pour le système des Nations Unies car elle change dans le temps. c. Pour le personnel recruté hors du lieu d’affectation, Le Projet prend en charge le voyage jusqu’au lieu d’affection, ainsi que le voyage de retour au terme du contrat. Dans tous les cas, toutes les modalités (fréquence de paiement, frais de mission, avance sur honoraires…) doivent être contenues dans le contrat. Aucun avantage/facilité ne pourra être accordé, hormis ce qui est clairement indiqué dans le contrat. 3.2.3 Recrutement des fonctionnaires du Gouvernement. Les fonctionnaires du gouvernement peuvent de plein droit concourir aux postes à pourvoir initiés par les projets. Toutefois, si la candidature d’un fonctionnaire est retenue, ce dernier doit impérativement obtenir une mise en disponibilité au moins et se mettre à la disposition du projet à plein temps. 3-3. Les salaires et indemnités 3.3.1 Détermination du salaire Une grille salariale résultant d’une enquête comparative entre les différents projets de développement ou d’assistance technique financés par les différents bailleurs de fonds doit permettre d’établir les différents niveaux de rémunération du personnel des projets en fonction de la classification de chaque poste. Toutefois, cette grille ne pourra en aucun cas être supérieure à la grille des salaires des fonctionnaires des Nations Unies ayant le même type de contrats, et assumant le même niveau de responsabilités. Pour chaque catégorie de personnel, la rémunération à retenir sur la grille salariale est un forfait qui résulte de la somme du salaire de base de la catégorie, de l’échelon et de l’indemnité de transport et de tout autre avantage prévu par la législation nationale à l’exclusion du logement.

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3.3.2 Gestion des présences et mode de paiement Une fiche mensuelle (voir un modèle dans les annexes) doit être établie pour chaque membre du personnel du projet. Cette fiche mentionne les présences et les absences pour différentes raisons. Elle doit être signée à la fin de chaque mois par la personne concernée et son supérieur hiérarchique. Cette fiche servira de base dans le calcul du salaire. Le paiement des salaires doit être effectué par chèque/transfert bancaire et une copie du chèque/transfert bancaire doit être classée dans le dossier de la personne concernée. Des avances sur salaire peuvent être accordées en cas de besoin urgent justifié. Cette avance mensuelle ne peut être accordée qu’après la fin de la première quinzaine du mois et doit être totalement imputée sur le mois en cours. Pour les contrats des consultants/prestataires de services recrutés sur une base temporaire : Durant la réalisation de ses activités, le projet peut faire appel aux services de consultants ou de personnel d’appui local. Toute personne apportant son concours au projet contre paiement doit impérativement signer un contrat de louage de services. Ce contrat doit définir la nature du travail à effectuer, la durée convenue, le produit escompté, les arrangements en matière d’assurance, le niveau de rémunération et les modalités de paiement. Les modalités de paiement retenues pour les consultants doivent faire partie du contrat établi entre le consultant et le projet. Une des deux modalités suivantes doit être retenue : Le paiement intégral des honoraires à la fin des travaux sur la base d’un certificat de paiement signé par le superviseur direct attestant que les travaux ont été effectués à son entière satisfaction. Le paiement par tranches, généralement trois tranches, à raison de 20% à la signature du contrat, 30% à la réception provisoire des travaux et 50% à la réception et acceptation des travaux 3-4. La sécurité sociale La couverture sociale des catégories de personnels des projets recrutés sur le plan international est fonction du type de contrat et aussi de la structure contractante (PNUD ou Partenaire de réalisation). La couverture sociale et fiscale du personnel national des projets, doit répondre aux exigences de la législation locale du travail en la matière. Des mécanismes appropriés doivent être mise en œuvre par le projet pour s’assurer du respect de cette législation. Les versements des cotisations doivent être effectués à temps pour éviter les pénalités. Toutes les dispositions doivent être prises pour que le projet, tout au long de son exécution et après sa clôture, ne soit pénalisé pour retard ou mauvaise application de la législation en la matière. Il ne doit, en aucune façon, avoir une dette envers la sécurité sociale et/ou l’autorité fiscale. Si tel était le cas, le gouvernement seul en assumerait l’entière responsabilité, et devra payer, en lieu et place du projet, tous les frais encourus ainsi que prescrit par la législation nationale.

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Le PNUD s’assure que les personnes recrutées sont affiliées à un plan d’assurance, à la couverture sociale et à l’assurance groupée vie et invalidité. Selon les procédures en vigueur, le projet prendra en charge la cotisation pour la couverture médicale qui s’élève à 32 $ par mois. Alternativement, les détenteurs d’un contrat type contrat de service (appelé en anglais Service Contract) peuvent rester affiliés à un plan médical précédent, que ce soit par un précédent employeur, par l’épouse ou par toute autre source. Dans de tels cas, l’individu doit fournir au bureau du PNUD la preuve de paiement et de couverture au début de SC sur la base de laquelle, un montant mensuel ne dépassant pas les 32$ lui sera payé.

Toutes les personnes engagées sous SC doivent être couvertes pour blessures/incapacité/décès encourus pendant le service, sans frais pour le détenteur de SC. La prime actuelle pour le plan Van Breda2 est de USD 8.00.Les bureaux peuvent arranger un plan local pourvu qu’il soit inférieur au plan global de Van Breda. Le bureau du PNUD doit s’assurer qu’aucun détenteur du contrat SC ne parte en mission à l’extérieur du pays de résidence sans couverture médicale sous VAN Breda ou une autre compagnie d’assurance locale pour la durée de la mission et ce, aux frais de l’employeur.

3-5. Les congés

a. Le congé annuel Le congé annuel est accordé aux titulaires des contrats 2,5 jours ouvrables par mois pour les contrats ALD et 1,5 jour pour service contract . Le congé de circonstance n’est pas autorisé. Toutes raisons de circonstance sont couvertes par les congés annuels. Les congés annuels doivent être pris pendant la durée du contrat. Ils ne sont pas remboursables en aucun cas. La demande doit être déposée une semaine au moins avant la date prévue pour le départ en congé. b. Le congé de maladie Le congé de maladie doit obligatoirement être étayé par un certificat de repos médical délivré par un médecin agrée du Gouvernement. Durant la période de congé de maladie au maximum de 24 jours, le fonctionnaire perçoit intégralement son salaire. A partir du 25ème jours, chaque jour de congé de maladie sera automatiquement déduit des congés annuels. A l’épuisement des congés annuels, le fonctionnaire perçoit le tiers de son salaire jusqu’au terme de son contrat conformément à l’application de la législation nationale en cas d’absence prolongée due à la maladie. Le renouvellement du contrat ne peut être envisagé en absence d’un certificat médical attestant que le fonctionnaire est apte à réintégrer son poste.

2 Van Breda : C’est une compagnie d’Assurance basée à Anvers en Belgique qui a des accords avec certaines Agences des NU dont le PNUD (couverture assurance maladie pour les contrats ALD, entre autres).

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c. Le congé de maternité

Il est accordé aux titulaires de contrats à durée déterminée pour une durée maximale de 16 semaines dont quatre semaines avant l’accouchement. Si la fonctionnaire manifeste son envie de continuer à travailler au delà de cette période, elle peut y être autorisée à condition qu’elle présente un certificat médical émanant de son médecin attestant que ceci ne présente pas de risque pour sa santé et celle de l’enfant. Toutefois, elle ne pourra en aucun cas être autorisée à travailler au-delà de deux semaines avant la date prévue pour l’accouchement. A la reprise du travail après son accouchement et jusqu’au deuxième mois de l’enfant, tout fonctionnaire a droit à une heure par jour, pouvant être prise en 2 temps, pour l’allaitement de son bébé. Une durée raisonnable de déplacement d’une heure peut aussi être autorisée pour les enfants de moins de 5 mois. Un personnel choisissant de ne pas exercer son droit au congé de maternité ne peut pas en demander le paiement, ni demander le changement en congé annuel. d. Le congé de paternité Conditions de base : Congé de paternité : il faut avoir une ancienneté d’au moins 6 mois dans l’organisation au moment de la naissance de l’enfant et il doit être pris au cours de la période contractuelle. Le congé de paternité est autorisé pour une période de 4 semaines, et prend fin au plus tard dans les trois mois qui suivent la naissance de l’enfant. Le congé de paternité peut être combiné avec des périodes de congé annuel. Le congé de paternité est comptabilisé comme congé spécial avec solde dans les fiches mensuelles de présence dont une proposition figure en annexe 2. Le nombre des demandes de congé de paternité cumulées autorisées par an ne peut pas dépasser le nombre de deux par an. Les certificats de naissance doivent être versés dans le dossier du personnel concerné. Les titulaires de contrat sur base temporaire n’ont droit à aucun type de congé. 3-6. La Gestion des voyages et des formations

A travers les projets de développement, le PNUD finance les activités de formation tendant à promouvoir la réalisation des objectifs et des résultats attendus. Les participants aux activités de formation sont les bénéficiaires des programmes et projets et les fonctionnaires du gouvernement. Les consultants ne peuvent suivre une formation académique ou de longue durée dans le cadre d’un programme ou d’un projet étant donné qu’ils sont recrutés pour s’acquitter de tâches spécifiques pour lesquelles ils doivent déjà être qualifiés. Le projet peut prendre à sa charge les frais de voyage des fonctionnaires du gouvernement devant se rendre à des conférences, réunions ou autres manifestations non prévues au stade de la formulation du document de projet, à condition que leur participation soit nécessaire à la réalisation des résultats du programme ou du projet.

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Le projet peut prendre à sa charge les frais de voyage et les indemnités de subsistance de participants qui résident dans une région du pays autre que celle où a lieu la formation. La ressource Formation et plus particulièrement celle prévue à l’étranger, peut être sous-traitée ou confiée à un partenaire de réalisation. Le partenaire de réalisation doit informer le PNUD du processus de sélection des candidats appuyé par le PNUD, des propositions de prise en charge et du choix des instituts de formation. Les coûts de prise en charge de la formation (DSA et autres indemnités financées par le PNUD) ne devraient pas être supérieurs au montant mensuel maximum applicable en la matière au sein du système des Nations Unies. Les voyages d’étude sont organisés conformément au plan annuel de travail du projet. Le partenaire de réalisation doit veiller à ce que l’itinéraire le plus économique soit retenu et que les indemnités versées ne soient pas supérieurs aux taux applicables par le système des Nations Unies. La formation dans le pays (séminaires, ateliers et autres) est organisée conformément au plan de travail et au budget convenus. Le personnel du projet peut être appelé à effectuer des missions de suivi ou d’évaluation des activités à l’intérieur du pays. Ces missions sont normalement prévues dans le plan de travail trimestriel du projet. La raison de la mission et les résultats attendus doivent faire l’objet de termes de référence spécifiques à chaque mission. Ces termes de référence doivent être approuvés par le Directeur National du projet qui désigne par ordre de mission les fonctionnaires retenus. A la fin de la mission, le ou les fonctionnaire(s) ayant effectué cette mission doivent soumettre un rapport écrit qui mentionne le déroulement de la mission et les résultats obtenus. Ce rapport doit être soumis au Directeur National du projet au plus tard une semaine après la fin de la mission. Les frais de mission auxquels le fonctionnaire a droit doivent lui permettre d’être logé et nourri dans des conditions jugées acceptables. Le montant de ces frais doit être mentionné dans l’ordre de mission et calculé sur la base des indemnités accordées par le Gouvernement au minimum sans pour autant dépasser le montant accordé aux fonctionnaires du PNUD. Le projet peut être appelé à prendre en charge les frais de mission des fonctionnaires du Gouvernement qui se déplacent dans le cadre des activités du projet. Le montant de l’allocation accordée à ce titre doit être égal à celui accordé par le Gouvernement au minimum sans pour autant dépasser celui accordé aux fonctionnaires du PNUD. Cette même règle s’applique aux déplacements et aux missions du Directeur National du projet. Tous les frais autres que les indemnités journalières de subsistance et qui sont liés au bon déroulement de la mission, peuvent être remboursés sur la base de justification et après accord du Directeur National du projet. Les frais de mission calculés sur la base du nombre de jours retenus pour la mission doivent être payés à concurrence de 80% avant le départ et 20% après soumission du rapport de mission.

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3-7. L’Evaluation des performances et le renouvellement de contrat 3.7.1 Evaluation de la performance et renouvellement de contrat

Toutes les catégories de Personnel des Projets sont évaluées au moins une fois par an. Les titulaires de contrats à durée déterminée sont évalués en deux temps: en fin de la période probatoire et en fin de la période contractuelle. Au terme de l’évaluation, le superviseur formule son appréciation concernant les prestations du fonctionnaire pendant la période évaluée selon le modèle suivant :

• Satisfaisant et recommande la prolongation du contrat ; • Non satisfaisant et recommande la séparation ou la fin du contrat.

Cette décision doit être matérialisée par un acte administratif. Pour tout fonctionnaire dont la direction recommande la séparation, le projet devra engager la procédure de séparation prévue à cet effet. Les annexes au contrat mentionnent tous les avantages et obligations de l’employeur, les changements prévus de rémunération à la suite de l’évaluation. Renouvellement de contrat : Le renouvellement du contrat est subordonné aux recommandations des évaluations, à la disponibilité des fonds, et surtout à la durée du projet. 3-8. Mesures à prendre en cas de fraude

En cas de fraude ou malversation prouvée et documentée, le Directeur National du projet et / ou le PNUD soumet le dossier à un comité ad hoc de discipline. Ce Comité examine le dossier et formule des recommandations au Directeur National du projet et / ou au PNUD.

3-9. Séparation.

3.9.1. Démission. C’est une séparation initiée par le staff. Le préavis est payé tel que mentionné dans le contrat. Le crédit de congé continue à courir et le staff doit prendre son congé dans la période du contrat. La durée du préavis est fonction du type de contrat .

3.9.2. Séparation

La séparation pour fin de projet arrive à expiration à la fin du projet, le staff doit être prévenu au moins un mois avant et bénéficient des congés pendant que court le projet.

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Si c’est pour indisponibilité du budget, la durée de préavis dépend du type de contrat. Le service contrat prévoit une durée de préavis de 30 jours. Le crédit de congé s’arrête au début du préavis s’il n’est pas épuisé, le solde restant est alors compensé financièrement. Séparation pour faute lourde. Pour toute faute considérée comme lourde, le cas doit être soumis au comité mentionné au point 3-7. Dans le cas où la responsabilité du fonctionnaire est confirmée, et après approbation du Directeur du projet, le contrat doit être immédiatement rompu et aucune indemnité de licenciement ne doit être payée.

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IV- Gestion Financière et les rapports 4.1 Principes de base La gestion des ressources des projets repose sur le principe de base de l’obligation de rendre compte de l’utilisation des fonds alloués aux projets conformément aux objectifs et aux normes convenus de commun accord. Il en découle une exigence de respect des plans prévisionnels et des procédures des normes et standards comptables admis. L’exécution des opérations financières doit se faire sur base des requêtes approuvées par l’autorité compétente, conserver et prévoir l’accès à tous les supports qui ont permis chaque payement et ce, dans l’ordre qui facilitera la vérification à posteriori par les institutions indépendantes requises à cet effet. Ces principes généraux de transparence, fiabilité, traçabilité, reddition, contrôle à posteriori doivent garantir la protection, l’utilisation efficace, efficiente et responsable des ressources du projet. Dès sa signature par les différentes parties concernées, le document de projet ou l’AWP devient un cadre juridique valable qui sous tend la « Lettre d’Accord » et qui confirme :

1. La disponibilité des ressources. 2. La satisfaction de toutes les conditions et facteurs essentiels à son exécution. 3. La volonté commune des parties à réaliser les résultats et objectifs retenus.

4-2. Ouverture et clôture d’un compte bancaire : La responsabilité d’ouvrir et de clôturer un compte bancaire au nom du projet incombe au gouvernement. Il est recommandé de domicilier le compte bancaire dans la Banque Centrale du pays pour éviter les risques potentiels non garantis par l’autorité publique. Le gouvernement doit communiquer officiellement au PNUD le N° du compte, les noms et les qualités des personnes chargées de gérer ce compte ainsi que les spécimens de leurs signatures. Les titres de paiements (chèques, ordre de virement ou de paiement) doivent porter impérativement une double signature. Il est fortement recommandé d’avoir au moins trois signataires (dont forcément le Directeur National du projet) des ordres de paiements afin de palier aux éventuels retards dans les opérations de paiement dus à l’absence ou à l’indisponibilité de l’un des deux signataires. Les spécimens de signatures doivent être déposés à la banque, au PNUD et auprès du gouvernement. Seul le Gouvernement est habilité à clôturer le compte bancaire du projet. Il doit informer la banque et le PNUD par écrit et demander que le solde disponible soit transféré au compte du PNUD à la clôture du projet pour n’importe quelle raison.

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4-3. Plan de Gestion des ressources financières. La première action de mise en œuvre du projet au niveau financier est l’élaboration d’un Plan Opérationnel de Trésorerie. L’objectif de ce plan est de préparer une stratégie de répartition des fonds alloués entre les différentes activités clés du projet. Cette répartition devrait permettre aux responsables du projet et aux autres partenaires d’apprécier la cohérence globale des projets, le cheminement logique dans la réalisation des produits et l’interrelation entre les activités clés du projet, les produits et les effets escomptés. C’est à partir du Plan Annuel de Travail qui spécifie pour toute l’année considérée, les produits escomptés, les activités clés, le cadre temporel, qu’on élabore le budget prévisionnel. L’avantage de ce plan de travail est d’établir un lien direct entre le budget du projet et les produits et activités envisagées. Ci-après un exemple du Plan Annuel de Travail tel qu’il est recommandé par la gestion axée sur les résultats et tel que présenté dans Atlas qui est le système intégré de gestion adopté par le PNUD.

Le Plan Annuel de Travail

Programme des Nations Uniespour le développementPanamaAnnée : 2004No du projet : 00001255 (AWID)Titre du projet : Gouvernance démocratique

T1 T2 T3 T4 Fonds Donateur Montant10001234 Parlement 30000 UK 71200 Consultants internationaux 100,000

Parlement 30000 UK 71300 Consultants locaux 100,000Parlement 30000 UK 71500 VNU 50,000Parlement 30000 UK 72500 Fournitures 10,000Parlement 30000 UK 75100 SGG 26,000Parlement 30000 UK 71200 Consultants internationaux 100,000Parlement 30000 SWE 71300 Consultants locaux 200,000Parlement 30000 SWE 72200 Matériel/Mobilier 20,000Parlement 30000 UK 75100 SGG 10,000Parlement 30000 SWE 75100 SGG 22,000

Total partiel 638,00010001300 Parlement 4000 UNDP 71200 Consultants internationaux 100,000

Parlement 4000 UNDP 71300 Consultants locaux 50,000Parlement 30000 UK 72100 Contractual Services 50,000Parlement 30000 UK 72500 Miscellaneous Expenses 10,000Parlement 30000 UK 75100 SGG 6,000Parlement 30000 UK 71300 Consultants locaux 200,000Parlement 30000 UK 72500 Fournitures 10,000Parlement 30000 UK 72500 Frais divers 10,000Parlement 30000 UK 75100 SGG 22,000

Total partiel 458,000TOTAL 1,096,000

ID proj.

X

Conception de la stratégie de communication

Cadre temp.Produit escompté

Réforme législative approuvée pour accroître la transparence du processus législatif

Instruments de communication, notamment site web du Parlement et réseau médias, établis

X

Campagne d'information

X X

X

Budget prévisionnelDescription

Entrevues avec les partis politiques

Conception de la législation

X

Activités clésPartenaire resp.

Le Plan annuel de travail permet également de concevoir une programmation réaliste des activités en fonction des capacités matérielles et humaines du projet et une prévision des besoins en ressources tout en gardant les liens entre les produits et les activités escomptés. Le Plan annuel de travail est le tableau de bord principal du projet durant l’année considérée. A partir du Plan annuel de travail, le projet doit établir son Programme trimestriel de travail ou le plan opérationnel trimestriel. Le trimestre étant considéré comme la période retenue pour la préparation des

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rapports financier et narratif qui englobent à la fois l’état des décaissements et les besoins en avance de fonds. Le rapport narratif rend compte de l’exécution du plan trimestriel de travail : les activités exécutées, les ressources utilisées, les obstacles rencontrés, les opportunités et les recommandations. Le Programme de travail trimestriel ne porte que sur les activités clés, le budget prévisionnel subséquent et les partenariats. Cet instrument permet à la fois d’identifier clairement les activités au début de chaque trimestre et d’évaluer le niveau de réalisation au terme du trimestre considéré à travers des indicateurs. Le Plan opérationnel trimestriel peut (optionnel) se construire à partir du Plan Annuel de Travail du PNUD et comporte plus de détails au niveau mensuel tout en intégrant les indicateurs.

Plan opérationnel trimestriel du projet (optionnel)

C’est à partir de ce programme d’activités du projet que le Directeur National prépare le rapport financier et la demande d’avance des fonds et éventuellement des demandes de payement direct. En Guinée, les Plans d’Action des Programmes de Pays des Agences Excom ont été harmonisés à partir du 1er Janvier 2007. En conséquence le PNUD utilisera le formulaire FACE (Funding Authorization and Certificate of Expenditures :Autorisation de financement et certification des dépenses) pour les

Cadre Temporel Budget Prévision-

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Activités Pa

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1. Activité A 1.1sous activitéA1 1.1.1 tâche A11 …/… 1.2 sous activité A2 1.2.1 tâche A21

2.Activité B …/…

3 .Activité C …/…

…/… TOTAL durée durée durée BUDGET

CUMUL Durée1 Durée1

+ durée2

Durée 1 +

durée2 +

durée3

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remises directes d’espèces (les avances), les remboursements aux partenaires d’exécution et les paiements directs. Dans le cadre du NEX toutes les modalités de remise des fonds entre le PNUD et le projet se font sur base du formulaire FACE.

Le formulaire FACE doit être utilisé pour les cas suivants : � Les remises directes d’espèces ou plus précédemment appelées Avances � Les remboursements � Les paiements directs

4-4. Remise directe des espèces: Avances de fonds L’utilisation de l’approche harmonisée des transferts de cash (Harmonized Approach for Cash Transfers : HACT) est obligatoire pour tous les bureaux du FNUAP, PNUD, UNICEF et PAM (qui sont les agences Ex Com, c’est-à-dire ayant le même Conseil d’Administration) une fois que leurs cycles de programmation sont harmonisés. Le formulaire FACE identifie la liste des transactions spécifiques, fournisseur, compte bancaire pour paiement, mais pas des factures et autres documents supportant la demande des fonds. Comme par le passé, les documents originaux restent disponibles dans le projet pour permettre les activités d’assurance qualité (audit, suivi, évaluation et archivage). Le formulaire FACE est aligné sur le Plan de Travail Annuel et est centré sur l’enregistrement des demandes/ dépenses au niveau de chaque activité. Ces activités sont par ailleurs spécifiées dans le Plan de Travail Annuel. Généralement, l’instance qui signe le Plan Annuel de Travail est la même que celle qui signe le formulaire FACE. C’est là que le niveau de “délégation” pour la signature du formulaire FACE doit faire l’objet d’un accord entre toutes les parties. Quels documents soumettre au PNUD pour obtenir une avance de fonds ? Toute demande de payement se fait sur base du formulaire FACE y compris la demande d’avance de fonds. Pour les avances, le formulaire FACE (qui remplace l’ancien rapport financier) doit s’accompagner de:

o Le plan prévisionnel (opérationnel) trimestriel des activités qui donne l’estimation détaillée des coûts reflétant la demande d’avance des fonds;

o de l’extrait bancaire permettant de calculer les soldes d’ouverture et de clôture trimestrielles ;

o la réconciliation bancaire ; o et des supports qui ont permis d’effectuer les estimations de coûts. o rapport trimestriel de suivi des progrès : le rapport narratif et financier du

trimestre écoulé.

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La périodicité normale des décaissements des avances est trimestrielle. Cependant elle peut se faire plus d’une fois dans le même trimestre (ex : mensuelle si la monnaie nationale s’effritait beaucoup pour limiter les pertes de change). Fonctions et interprétation du formulaire FACE ? Les programmes et projets sont normalement financés par des avances trimestrielles que le bureau du PNUD consent à l’agent de réalisation. Pour assurer une utilisation optimale des ressources du PNUD, les avances sont consenties sur la base d’une prévision trimestrielle des dépenses, conformément au plan de travail. Les avances ne peuvent pas être supérieures au montant nécessaire pour le trimestre suivant.

a. Chaque trimestre, le partenaire de réalisation établira le FACE. Le but étant de comptabiliser

les dépenses courantes effectuées avec les avances précédentes, de calculer le solde des avances et de demander l’avance pour le trimestre suivant en fonction du budget du programme ou projet.

b. Le partenaire de réalisation soumet au PNUD le rapport financier/FACE signé du Directeur

National (le cachet du gouvernement faisant foi) dans un délai de 15 jours après la fin du trimestre. Le PNUD ne consent des avances de fonds que sur la base du rapport financier (FACE) complet et signé par les deux parties contenant les détails des dépenses acceptées qui ont été effectuées grâce à l’avance du trimestre précédent.

c. Le PNUD doit, dès réception du rapport financier (FACE), vérifier si des ressources sont

disponibles au titre du budget et veiller à ce que le montant demandé ne soit pas supérieur au montant qui serait raisonnablement nécessaire pour les décaissements des trois prochains mois.

d. Au moins 80% de la dernière avance et 100% des avances précédentes doivent être

liquidées avant d’approuver la nouvelle avance. Toute déviation à cette règle exige l’autorisation par signature du rapport financier/FACE par le Représentant Résident.

e. A l’exception des organismes des Nations Unies, le PNUD ne consent pas d’avances aux

tierces institutions partenaires dans l’exécution du projet. Les fonds dont ces derniers ont besoin leur sont directement fournis par l’agent de réalisation par prélèvement sur ses propres avances ou sous forme d’une Demande de paiement direct.

Le formulaire FACE appuie plusieurs fonctions importantes : • La demande d'autorisation de financement : La partie « Demandes/Autorisations » sera remplie

par le partenaire d’exécution qui y inscrit le montant des fonds demandés qui seront utilisés au cours de la nouvelle période comptable. Par rapport à cette demande, l'organisme peut accepter, refuser ou modifier le montant approuvé.

• Rapport sur les dépenses : La partie « Rapport » sera remplie par le partenaire d’exécution pour faire rapport à l'organisme sur les dépenses encourues au cours de la période comptable

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considérée. L'organisme peut accepter, refuser ou demander un amendement aux dépenses faisant l’objet de rapports.

• Confirmation des dépenses : La partie « Confirmation » sera remplie par le responsable désigné du partenaire d’exécution pour confirmer l'exactitude des données et des informations fournies.

Lors du processus de confirmation, le responsable désigné fait l'une des déclarations suivantes ou les deux :

• La demande de financement présentée représente les estimations des dépenses programmées

conformément au CPAP/AWP, et les estimations détaillées de coûts sont jointes en annexe. • Les dépenses effectives pour la période considérée ont été effectuées conformément au CPAP/

AWP et aux estimations détaillées des coûts précédemment approuvées. En outre le responsable désigné atteste que les justificatifs financiers seront disponibles sur demande pendant une période minimale de cinq ans.

4-5. Paiements directs

Au titre des facilités diverses que PNUD peut offrir au Gouvernement dans l’exécution d’un projet, y compris dans la mise en œuvre de volets spécifiques pour lesquels le PNUD peut apporter une valeur ajoutée, des demandes d’appui ou de paiement direct peuvent être adressées au PNUD qui les réalisent pour le compte du Gouvernement. S’il gère tout le processus d’acquisition du bien ou du service, l’objectif étant d’améliorer la performance et la capacité d’exécution du projet, il engage, par conséquent, sa responsabilité. Il est audité sur ces transactions dans le cadre de l’audit général de ses comptes. Le partenaire de réalisation peut demander au PNUD d’effectuer des paiements au profit de tiers pour des biens et services fournis à un programme ou projet. Lorsque le PNUD effectue un paiement au nom du partenaire de réalisation, ce dernier doit soumettre le formulaire type « FACE », dûment rempli et signé par le Directeur National du projet, qui en conserve une copie. Une fois le paiement effectué, le PNUD doit en informer le partenaire de réalisation et lui transmettre les copies des pièces justificatives tout en gardant les originaux. Lorsque le PNUD effectue des paiements directs à la demande du partenaire de réalisation, sa responsabilité financière n’est nullement engagée. Il n’est que l’agent payeur qui exécute une transaction financière à la demande du partenaire de réalisation. Comment remplir le formulaire Face ?

1. Décrire les activités concernées dans la colonne (Description de l’Activité d’après AWP et durée) ;

2. Remplir les colonnes de codage selon Atlas, no du compte, code fonds, code donateur, 3. Remplir les colonnes (E) et (F) (pour F : hypothèse d’un accord préalable avec le Bureau).

4-6. Etablissement du rapport financier: FACE

Le partenaire de réalisation doit soumettre le rapport financier au PNUD au plus tard 15 jours après la fin du trimestre. Le rapport financier présente la situation résultant des avances obtenues et les dépenses

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trimestrielles conformément au formulaire type (FACE). Tous les fonds que le partenaire de réalisation vire à un agent sous-traitant sont considérés comme des dépenses et imputées aux comptes budgétaires appropriés. Le partenaire de réalisation est responsable de l’exécution de tous les contrats et accords conclus avec les agents impliqués dans l’exécution du projet au titre de sous traitance. Dans le cadre de l’harmonisation des cycles de programmation des 4 Agences excom, le format du rapport financier est identique ; le support utilisé est connu sous l’appellation FACE. Le formulaire FACE est décrit en annexe. Le partenaire de réalisation doit obligatoirement soumettre le rapport financier sur le format FACE à la fin de chaque trimestre qu’il y ait eu dépenses ou non. Si le bureau du PNUD ne reçoit pas de rapport financier au plus tard 15 jours après la fin du trimestre, il doit prendre officiellement contact avec le partenaire de réalisation. Lorsqu’une avance n’est pas réglée depuis plus de deux trimestres et que le rapport financier n’est pas reçu ou qu’il n’indique pas de dépenses imputées à cette avance, le Représentant Résident doit s’enquérir de la situation auprès du partenaire de réalisation. La stratégie de mise en œuvre du projet doit être révisée en vue de prendre des mesures pour surmonter toutes difficultés liées à l’exécution. Comment remplir le formulaire Face en cas de demande d’avance ? Se reporter à l’annexe A. 4-7. Engagement des fonds et Procédures Comptables :

Dès la vérification et l’approbation du rapport financier –FACE et de la demande d’avance de fonds, sur la base d’un plan de travail détaillé, le PNUD est tenu de procéder à l’avance des fonds. Cette avance doit être effectuée par virement direct au compte bancaire du projet conformément à la demande d’avance formulée, en monnaie locale conformément aux réglementations monétaires en vigueur dans le pays. Le PNUD doit informer l’agent de réalisation dès que l’ordre de paiement est transmis à la banque. L’avance accordée par le PNUD doit être inscrite sur les livres comptables du projet dès que la banque confirme la disponibilité des fonds sur le compte du projet. Un extrait bancaire portant sur cette confirmation doit être classé comme pièce justificative attachée à la pièce comptable. Le projet inscrit sur ses comptes l’avance effectuée et éventuellement les charges retenues par la banque. Le projet doit disposer de deux livres comptables. Un livre pour les opérations bancaires et un livre pour la gestion de la caisse. Le Directeur National doit parapher chaque page et mentionner à la première page, le nombre total des pages dans chaque livre comptable. Aussi, un classeur pour chacune des principales composantes du projet doit être tenu. A titre d’exemple un classeur pour le matériel acquis par le projet, un ou plusieurs classeurs pour le personnel du projet, un autre pour différentes activités (formation, rapports techniques, …). Les livres comptables doivent être numérotés et ces numéros doivent concorder avec ceux figurant sur toutes les pièces comptables classées dans des classeurs. Chaque facture/reçu, liquidé (e) doit porter un cachet avec la mention « paid » ou « payé ». Conformément au plan de travail et aux activités envisagées, les engagements financiers du projet doivent être planifiés. Avant chaque engagement le Directeur National du projet doit s’assurer que les procédures ont été respectées durant tout le processus. Sa responsabilité, comme représentant du

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Gouvernement dans la mise en œuvre des activités du projet, est entièrement engagée. Une ségrégation des tâches est impérative pour éviter des incompatibilités de responsabilités. 4-8. Gestion des fonds 4-8-1. Gestion de la caisse du Projet : Le recours à des paiements à travers la caisse doit être limité au strict minimum et ne peut être justifié que :

� S’il s’agit d’un paiement courant dont le montant est inférieur à l’équivalent de cinquante dollars des E.U;

� Si les conditions locales ne permettent pas de faire appel aux services bancaires. Les processus de gestion de la petite caisse doivent être clairement établis et assurer une continuité des opérations pour des raisons de traçabilité et si possible rester stables.

Une des possibles ségrégations des tâches dans la gestion de la petite caisse. Profils ou responsabilités Activités

A B C D E F

Sollicite un bien ou un service aaaa Prépare le Voucher (bordereau) aaaa

Approuve le Voucher (bordereau) donc la dépense aaaa Décaisse les fonds nécessaires aaaa

Reçois les fonds pour utilisation (achats, paiement) aaaa aaaa Veille à ce que l’on ramène la facture aaaa

Annule les factures après paiement (sceau payé) aaaa Enregistre les transactions dans le Sommaire aaaa

Prépare le rapport de la Petite Caisse aaaa Vérifie le rapport de la Petite Caisse aaaa aaaa

Approuve le rapport de la Petite Caisse aaaa aaaa Prépare le chèque de renflouement aaaa aaaa Reçois le chèque de renflouement aaaa

A :Responsable de la Petite Caisse B :Directeur National et le Coordonnateur du projet ou Directeur National et Conseiller Technique Principal /Expert Chaque fois 2 personnes à la fois pour signer le chèque. C :Employé qui reçoit les fonds du Responsable de la Petite Caisse D :Comptable du Projet E :Staff du projet F :PNUD

La gestion de la « petite caisse » obéit ainsi aux règles suivantes : o La gestion des fonds de la caisse ne doit pas être confiée à celui ou celle qui est chargé(e) du

contrôle des dépenses. o Les fonds ainsi que toutes les pièces justifiant les dépenses doivent être placés dans un coffre

spécial. L’accès au coffre doit être strictement limité à une personne dont l’accès est individuel soit par clef ou par code ou les deux combinés, et ce, confidentiellement.

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o Chaque projet doit avoir une caisse particulière et le contrôle de la clôture des comptes de la caisse doit être journalier. Le Journal de Caisse doit être numéroté et daté. Le Directeur National doit parapher chaque page et mentionner le nombre total des pages du livre de caisse.

o Les billets de banque disponibles en caisse en fin de journée doivent être répertoriés en nombre et en valeur sur une fiche appropriée.

Pour faire face aux paiements courants du projet (petites réparations, achat urgent de fourniture de bureau, remboursement de petites dépenses, etc.) le montant maximum des fonds qui peuvent être gérés en liquide est limité à 500 US$ et chaque opération doit être inférieure à 50 US$. Dès l’ouverture d’une caisse pour le projet, le Directeur National du projet doit désigner par écrit la personne qui sera chargée de la gestion de cette caisse. Le PNUD doit être informé de cette désignation. Le Coordonnateur du projet et le personnel chargé des finances ne doivent en aucun cas être désignés comme chargés de la gestion de la caisse. Le Directeur National du projet ou toute autre personne désignée par ce dernier, doit de temps à autre effectuer des contrôles afin de s’assurer de la bonne gestion des fonds déposés. Chaque opération de contrôle doit être mentionnée sur le Journal de la caisse avec les commentaires et les observations du Directeur National du projet. A la fin de chaque mois, un état détaillé de la caisse doit être signé et approuvé par le Directeur National du projet et aucun paiement en espèces ne peut être effectué sans l’approbation et sa signature ou celle du coordonnateur. En règle générale, le paiement en espèces doit être perçu comme une exception imposée par des considérations qui dépassent le champ d’action du projet. Les procédures découragent fortement le recours au paiement en espèces car cette pratique ne peut garantir une gestion efficiente, sécurisée et contrôlable des fonds. 4-8-2. Gestion des avances de fonds exceptionnelles : Dans des cas particuliers et afin de permettre aux projets d’évoluer dans un contexte socio-économique particulier, le PNUD autorise l’utilisation des avances de fonds exceptionnelles afin d’effectuer certains paiements. Cette possibilité demeure toutefois conditionnée à un certain nombre de règles de gestion que les responsables des projets doivent respecter. Dans le cas où le contexte local exige des paiements importants en liquide, le projet est tenu de s’assurer que les conditions de sécurité permettent une telle opération. Les fonds retirés doivent être déposés dans le coffre du projet placé en lieu sûr au plutôt 48 heures avant la date des paiements et toutes les précautions doivent être prises afin d’assurer les conditions de sécurité lors du retrait des fonds et des paiements. Le recours à des paiements en espèces doit être strictement limité et ne peut être justifié par le refus des fournisseurs d’accepter les chèques ou les virements bancaires. Ces modalités sont des pratiques internationalement reconnues. Afin d’éviter toute controverse, le mode de paiement doit être mentionné sur la demande des prix et les bons de commande du projet.

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Il est fortement recommandé de faire appel au PNUD pour effectuer des paiements directs si cette procédure facilite les activités des projets et évite la gestion et les paiements en espèces. Lors des retraits pour les avances exceptionnelles, le chèque doit être libellé au nom de la personne chargée de la gestion de ce fonds exceptionnel. Si les montants retirés dépassent Cinq mille dollars, le transfert des fonds de la banque au projet doit être confié à des professionnels en matière de transfert de fonds ou, si les pratiques locales le permettent, à travers les services de la banque. Le Directeur National du projet demeure pleinement responsable vis à vis du PNUD pour toute avance de fonds en espèces jusqu’à la justification des dépenses effectuées. Les avances de fonds exceptionnelles doivent être clôturées dès la fin de l’activité qui a nécessité ces avances. Un état détaillé des dépenses doit être établi, certifié et approuvé par le Directeur National du projet. Le solde doit être déposé à la banque au compte du PNUD au plus tard 48h après la clôture des états financiers de ces avances. La copie du bordereau de versement du reliquat au compte du PNUD est transmise au PNUD pour procéder à l’entrée des fonds au titre du compte à recevoir (receivable accounts) en faveur du même projet. Ce reliquat ne doit pas être versé dans la petite caisse ni dans le compte bancaire sous prétexte que de toute façon son usage sera pleinement justifié. Un reliquat des fonds exceptionnels non retourné conduit à une erreur comptable dans la justification du compte des avances et/ou de la petite caisse. 4-8-3. Gestion du compte bancaire :

Dès l’ouverture d’un compte bancaire, le Directeur National du projet doit désigner par écrit les personnes habilitées à signer les titres de paiement émis sur ce compte. Le PNUD doit en être informé. Outre les approbations au niveau des titres de paiement, le Directeur National du projet approuve ou délègue l’approbation aussi bien des charges imputées pour la gestion du compte que toute opération d’alimentation du compte. Le compte du projet ne peut en aucun cas recevoir des fonds autres que ceux transférés par le PNUD (même d’un autre projet du PNUD). Le Directeur National du projet doit informer la banque de cette mesure. Seuls les chèques remis par la banque au projet et répertoriés dans les livres comptables du projet (Numéro du chèque et numéro de la série) peuvent être utilisés lors des paiements ou le retrait des fonds. La pratique des chèques de guichet est formellement interdite. Si les fonds disponibles sur le compte du projet ne permettent pas d’effectuer un paiement ou de retirer des fonds, le projet ne peut en aucun cas négocier un découvert auprès de la Banque même si les circonstances permettent d’envisager une alimentation du compte dans le très court terme. Les charges et les agios pour découvert ne peuvent être acceptés lors de l’approbation des rapports financiers. Le PNUD ne peut être tenu responsable vis-à-vis de la banque ou du gouvernement pour des engagements pris à titre personnel par le Directeur National du projet. Chaque projet dispose d’un compte bancaire distinct. Le transfert entre les comptes des projets est formellement contraire aux procédures financières. Aussi, les fonds disponibles, étant destinés au

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financement d’activités prévues par le projet et approuvés par le PNUD, ne peuvent en aucun cas servir au financement d’autres activités sauf accord préalable du PNUD. A la fin de chaque mois, le projet est tenu d’effectuer des rapprochements entre les paiements effectués et les états soumis par la banque. Cette pratique, appelée « Réconciliation bancaire » doit être basée sur les livres comptables du projet et sur les relevés mensuels soumis par la banque et arrêtés à la même date. Toute différence doit faire l’objet d’une investigation et apurée lors de la prochaine réconciliation. Toute réconciliation finalisée doit être certifiée et approuvée par le Directeur National du projet. 4-9 Procédures de décaissement des fonds des projets NEX

Le Service Financier du projet procède à tout paiement après vérification de la conformité des documents qui y sont attachés (bon de commande, contrat, bon de livraison ou certification de service rendu, ordre/rapport de mission…). Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnées du fournisseur, la date d’émission, l’identité bancaire, fiscale, le numéro du registre de commerce, et le cachet du fournisseur et le numéro d’immatriculation à la Taxe à la Valeur Ajoutée (TVA) si elle est appliquée. La quantité, la nature, et les prix doivent clairement apparaître et ne doivent être ni rayés, ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est strictement interdite. Tout chèque annulé doit être aussi classé avec une note explicative et les documents de support qui ont conduit à cette préparation de ce chèque annulé.

4-9.1 Requête de paiement et certification de service rendu

Les factures ou toute autre demande de paiement doivent parvenir au service administratif du projet qui doit soit certifier, soit soumettre pour certification. Une fois certifiées, les factures ou demandes de paiement doivent être transmises au service des finances pour préparation des règlements après les vérifications et les contrôles d’usage. Effectivité de paiement Le service des finances doit procéder aux paiements suivant les procédures ci-après :

• Vérification scrupuleuse pour chaque transaction de la nomenclature du compte concerné (Chart of accounts en anglais) : le numéro d’activité, le numéro du compte, le code du fonds (fund code), le code du bailleur (donor code), le numéro du partenaire de réalisation (implementing agent), le numéro du bordereau (no du voucher), description du bien ou service, …. ;

• Contrôle de la disponibilité budgétaire (ressources par activité et par comptes dans le Plan Annuel d’Activités (AWP);

• Contrôle arithmétique, établissement de la pièce comptable, et imputation du compte et de l’activité à débiter ;

• Vérification de la validité des pièces jointes, et des signatures autorisées ; • Comptabilisation de la pièce comptable dans le grand livre électronique qui a le format

d’un rapport des dépenses généré par ATLAS appelé « UN_EXP_DETAILS » immédiatement dans le fichier électronique.

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• Mise à jour du grand livre des comptes par une écriture manuelle. Le grand livre doit avoir la même structure d’ UN_EXP_DETAILS tant en Ressources qu’en Emplois mais bien séparés en même temps pour servir de double du fichier électronique (back up) afin d’éviter les oublis et les décalages dans les enregistrements comptables.

• Etablissement du chèque ou du virement bancaire. Le fichier « UN_EXP_DETAILS » doit enregistrer les mêmes opérations que le grand livre comptable manuel : les écritures sont impérativement synchronisées pour être correctes.

4-9.2 Les opérations de récupération des coûts par le PNUD.

Le PNUD procède aux opérations de récupération de coûts au titre des services rendus pour le compte du projet lorsque la source de financement du projet est autre que les ressources propres du (TRAC). Les frais d’administration des Accords de Financement provenant des autres bailleurs partenaires. C’est un pourcentage prélevé avant programmation (actuellement à 7%) mais négocié entre le Bailleur et le PNUD. Les autres frais pour services rendus et récupérés sur base des coûts unitaires de recouvrement. Les références sont répertoriés et actualisées périodiquement par le PNUD et s’appliquent universellement à tous les bureaux pour ne pas dépasser les coûts jugés raisonnables dans la même catégorie des bureaux du PNUD sur terrain. Cette liste des prix unitaires appelée « Universal price list » est disponible au PNUD. Pour constater ces coûts récupérés par le PNUD sur le projet et pour avoir les mêmes chiffres dans le rapport combiné de décaissement (combined delivery report) tant à l’Unité de Gestion du projet qu’au bureau du PNUD, il faut périodiquement procéder aux rapprochements des opérations menées à l’intérieur du projet et celles enregistrés comme paiements directs par le PNUD pour le compte du projet mais aussi tenir compte des pertes ou gains de change. Les pertes ou gains de change : Ce sont des différentiels de change entre la monnaie locale (Franc Guinéen) et le Dollar entre les dates de réception d’avance et les dates de justification des rapports d’utilisation de ces mêmes avances. Si les pertes sont importantes, il est recommandé de raccourcir le période d’utilisation d’avance qui est normalement de trois mois. Le projet doit réclamer au PNUD les copies des paiements directs et les rapports des dépenses des projets générés par ATLAS « UN_EXP_DETAILS » et le CDR pour constater le recouvrement des coûts. Périodicité des demandes des rapports générés par Atlas.

o Le rapport combiné de décaissement (CDR) est un rapport cumulatif et doit être signé pour tous les trimestres par le Directeur National et le Représentant du PNUD et ce, trimestriellement. Il est disponible et affiche les données du trimestre précédent celui de sa signature. Le CDR annuel est disponible au courant du 1er trimestre de l’année suivante.

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o L’UN_EXP_DETAILS : C’est le grand livre du projet tel que tenu au PNUD dans Atlas. C’est le document comptable qui retrace en détails toutes les écritures comptables du projet. Il est définitivement le plus complet et détaillé car il montre tant les ressources que les emplois. Il est généré sur n’importe quelle période d’activités et ce n’importe quand.

o Le Project budget Balance (PBB) : Ce rapport est simplement un outil de suivi budgétaire et n’est

pas officiel. Il montre l’état d’exécution du budget selon les dates demandées par activités. o L’Annual Work Plan (AWP) est automatiquement généré comme une révision budgétaire. Il est

signé par le Partenaire de réalisation, le Représentant du Ministère en charge de la Coopération et le PNUD au tout début de l’année.

o Les révisions budgétaires sans changement de budget ni d’activités sont signées par le PNUD

seulement.

o Les révisions budgétaires substantives : celles qui impliquent le changement budgétaire (augmentation ou diminution) ou la réorientation de résultats sont signées par la partie nationale et le PNUD et sont faites selon que de besoin mais rarement. Le coordonnateur prépare ce type de révision après accord signé du comité de pilotage.

o Projects Delivery Report (PDR) : C’est un rapport reflétant l’état d’exécution des projets par les

Agences des Nations Unies. En cas de sous-traitance à une Agence des NU l’agence en question produit le PDR pour justifier les ressources reçues. Le PDR est produit trimestriellement avec décalage d’au moins un trimestre. Ce rapport est encore centralisé et mais accessible via Atlas mais après annonce par le siège aux bureaux du PNUD.

4-9.3 Autorité de certification et d’approbation des titres de paiement Le Directeur National du projet signe conjointement avec une des autres personnes habilitées à signer sur les titres de paiement. En cas d’absence ou d’indisponibilité du Directeur National du projet les deux autres personnes sont habilitées à signer les titres de paiement. En principe, la personne qui certifie les dépenses doit être différente de celle qui approuve les paiements. En d’autres termes, la même personne ne peut à la fois certifier les dépenses et approuver les paiements. • Officier de certification (gestionnaire comptable, responsable financier) : La partie qui certifie les dépenses atteste de par sa signature que : 1- Les dépenses sont correctes, c’est- à -dire en accord avec le document de projet/AWP ; et 2- Les fonds sont disponibles pour couvrir la dépense au niveau des comptes budgétaires et que la nomenclature des comptes est appropriée. •Officier d’approbation (Directeur National) : La partie qui autorise le paiement atteste de par sa signature que : 1- Les dépenses sont certifiées par le comptable ;

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2- La présence des documents de support indiquant que les marchandises ou services pour lesquels le paiement est demandé ont été reçus ou rendus conformément aux termes du contrat, de la description de tâches ou des spécifications. L’officier d’approbation est placé dans l’hiérarchie à un plus haut niveau que l’officier de certification. 4.9.4 Remise du titre de paiement au bénéficiaire :

• S’il s’agit d’un chèque, le service des finances doit le remettre en mains propres au fournisseur ou à toute autre personne porteuse d’une délégation formelle contre signature sur la pièce comptable à la quelle une copie de la pièce d’identité doit être attachée.

• S’il s’agit d’un virement, le cachet de la banque sur une copie de l’ordre du virement fait

foi. Sur demande du fournisseur, une copie de l’ordre du virement peut lui être délivrée.

4-9.5 Gestion des Fonds Opérationnels : Les fonds opérationnels constituent un mode de paiement exceptionnel utilisé dans les zones à risques majeurs, où l’inexistence du système bancaire ou de transfert de fonds adéquat et fiable rend improbable l’exécution des activités du projet. Des garanties de sécurités doivent être fournies au PNUD pour obtenir son avis de non objection après s’être assuré qu’aucune autre solution ne peut être envisageable. C’est un système très peu recommandable en considération du niveau de risques jugés très élevés. Dès acceptation par le PNUD, utiliser la procédure applicable aux avances de fonds exceptionnels, le montant maximum des fonds opérationnels est limité à cinq mille dollars. 4-9.6 Archivage des documents comptables :

• Les titres de paiements (chèque/ virement) doivent être conservés dans le coffre fort (ou en endroit inaccessible et sécurisé) du projet avec les pièces afférentes ;

• Une fois les titres de paiement remis au bénéficiaires, les pièces comptables doivent être classées par ordre chronologique suivant les numéros qui leurs sont attribués. Il est vivement recommandé pour des raisons de sécurité, qu’il y ait un double classement des pièces comptables : les originaux dans un premier dossier, et les copies dans un second.

• Les pièces comptables sont exigibles pendant 10 ans selon la réglementation nationale en cours.

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V- Organisation et exécution des programmes et des projets Un Programme diffère d’un projet en ce que le programme comprend deux ou plusieurs projets mais qui sont en étroite relation d’interdépendance soit d’exécution ou de résultats ou autres et qui créent des synergies dans plusieurs dimensions.

• Principes généraux qui guident l’organisation et l’exécution d’un projet: – Appropriation nationale – Clarté des rôles décisionnels – Gestion par exception et concentration sur les résultats – Délégation contrôlée – Mécanismes de suivi et de revue en place – Besoins en matière de support identifiés – Représentativité au niveau des comités (toutes les parties prenantes doivent être

représentées) 5-1 Les arrangements institutionnels minimaux exigés pour la gestion de projet.

Afin de favoriser l’appropriation nationale, la transparence, la fiabilité et la gestion appropriées ainsi que le suivi des activités et l’utilisation des ressources mises à la disposition par le PNUD, des arrangements de gestion et de suivi du projet comprennent les organes et fonctions comme suivant :

Le Comité de Pilotage, l’Unité de Gestion de projet et le chargé de contrôle d’assurance qualité du projet.

A- Le Comité de Pilotage : C’est un comité comparable au conseil d’administration du projet. Il est responsable de la prise des décisions sur l’orientation du projet. Il assume les responsabilités de financement des changements y compris l’approbation des révisions substantives du projet.

Il assure les examens d‘assurance qualité du projet qui sont effectués à des points de décision déterminés pendant la durée du projet ou lorsque le coordonnateur national de projet les juge nécessaires. Le coordonnateur national de projet consulte ce groupe pour les décisions concernant tout dépassement des seuils de tolérance admise du projet (exemple de non respect exagéré du calendrier d’exécution des activités, …). Il surveille les risques externes potentiels.

� Qui sont membres du comité de pilotage et qui les choisit ?

Le Comité de pilotage est composé des personnes désignées qui représentent les trois parties prenantes à savoir : le groupe bénéficiaire, l’entité qui représente la partie nationale (le Ministère qui a la charge de la Coopération) et le groupe des bailleurs.

o Le bénéficiaire du projet peut être un/des département(s) ministériel(s), un/des démembrement(s) territorial/aux ou la société civile. C’est le bénéficiaire du projet qui désigne officiellement le/la Directeur/trice National(e) du projet. Le(s) Ministre(s), le(s) chef(s) du/des territoire(s) ou le représentant de l’organisation de la société civile concerné(s) nomment en plus d’autres membres devant siéger au Comité de Pilotage du projet pour la partie des bénéficiaires.

o Le gouvernement se fait représenter par le Ministère en charge de la Coopération (l’autorité gouvernementale de coordination) qui choisit une personne investie d’autorité d’engager son Ministère.

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o Le bailleur ou groupe des bailleurs désigne son ou ses représentants et qui a/ont la capacité d’engager son/leurs organisation(s).

Le poste de Président du Comité de Pilotage revient au représentant du bénéficiaire. Le Directeur National du projet ne cumule pas ses fonctions avec celles de Président du comité de Pilotage.

� Rôles des membres du comité de Pilotage

Le partenaire de réalisation : Il est responsable et redevable de la gestion d’un projet, de la réalisation des produits d’un projet et de l’utilisation efficace des ressources du PNUD. Un seul partenaire de réalisation est désigné pour gérer chaque projet soutenu par le PNUD. Le partenaire de réalisation peut conclure des accords avec d’autres organisations ou entités pour l’aider à obtenir des résultats positifs pour le projet. Les partenaires possibles sont les organisations gouvernementales, les autres agences des Nations Unies et les ONG éligibles. Les ONG éligibles sont celles légalement enregistrées dans le pays où elles opèreront ou opèrent déjà. Dans tous les cas tous les partenaires proposés pour la mise en œuvre du projet doivent être identifiés sur la base d’une évaluation de leurs capacités techniques, financières, administratives et de gestion et à travers le processus de micro-évaluation pour ce qui concerne leurs capacités financières .

Le Directeur National, représentant de la structure bénéficiaire (Ministère(s) de tutelle, le démembrement territorial, la société civile (ONG,…)) garantit la réalisation de produits du projet, du point de vue des bénéficiaires à partir des différentes ressources reçues (ressources financières, humaines,…).

Le(s) partenaire(s)-bailleur(s)): principaux pourvoyeurs des ressources selon les modalités convenues. Ils donnent les conseils sur la faisabilité technique du projet. Ils peuvent aussi fournir des services de support au projet – tel que spécifié dans le document de projet ou AWP afin de mettre en œuvre certaines activités du projet (élaboration de contrats, recrutement de personnel, formations, achats d’équipement, paiements, organisation d’ateliers).

Ils participent au suivi de façon constante en vue de mesurer la portée du projet, son déroulement par rapport au calendrier prévu, ses coûts, bénéfices et sa qualité en collaboration des autres partenaires et plus particulièrement avec les partenaires de réalisation.

Ils initient et conduisent la revue de la performance ou de l’avancement du programme/projet pour assurer la réalisation des produits attendus. C’est aussi une opportunité de résoudre les problèmes éventuels et d’assurer la conformité avec les politiques et procédures du PNUD.

L’autorité gouvernementale de coordination : En tant que signataire des CPAP, après avoir participé à la définition des résultats, elle participe au suivi et à l’évaluation des résultats des projets aux cotés du PNUD pour le compte du gouvernement.

Rôle du Président du comité de Pilotage :

Le président du comité de Pilotage convoque, préside et s’assure du suivi de la mise en œuvre des recommandations du comité de Pilotage.

� Quand choisit-on les membres du comité de Pilotage?

Les propositions de membres du Comité de Pilotage du projet sont examinées et approuvées pendant les réunions du Comité Local d’examen/Approbation des Projets et programmes (phase CLAP voir schéma produits de la gestion de projet (page 16) juste avant la phase de lancement du projet.

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B- L’Unité de Gestion de projet :

L’Unité de gestion comprend le Coordonnateur de projet, les professionnels de divers profils opérant dans le projet et le personnel d’appui (de type administratif et financier). Le Coordonnateur de projet : Ses attributs et rôles :

• Est responsable de définir quand, où et comment les activités seront mises en œuvre ;

• Veille à ce que le projet soit réalisé conformément à son AWP (fonction de suivi) ;

• Initie la sélection des apports/ressources nécessaires aux activités en fonction du plan opérationnel;

• Informe toutes les parties prenantes de l’avancement des activités ;

• Résout les blocages et conflits éventuels entre les parties prenantes ;

• Gère le changement par le biais de révisions à effectuer pendant l’année ou à la fin de l’année pour accéder aux nouvelles ressources annuelles ;

• Clôture le projet quand il a atteint ses objectifs ou s’il n’est plus en mesure d’atteindre ses objectifs ;

• Responsable et redevable pour la gestion du projet au quotidien.

Les professionnels : Il s’agit des fonctionnaires détachés par le gouvernement non payés par le projet qui participeront aux travaux du projet pour une durée variable ou des cadres nationaux recrutés par le projet pour accomplir certains travaux exigeant des compétences spécifiques nécessaires à l’atteinte des objectifs du projet.

Le personnel d’appui : C’est le personnel qui est recruté par le projet pour assister le coordonnateur dans les tâches opérationnelles (administration et finances). C- Le rôle de contrôle d’assurance qualité du projet :

• Pendant le processus de gestion d’un projet, la fonction d’assurance qualité doit garantir la gestion et l’achèvement des étapes importantes de la gestion du projet.

• Fonction objective et indépendante de contrôle et de suivi. Le PNUD nomme une personne pour effectuer ce suivi, obligatoire pour tous les projets. La fonction peut aussi être déléguée mais à l’extérieur de l’Unité de gestion. Les fonctions de Coordonnateur de projet et d’Assurance du projet sont incompatibles. Un Chargé de programme du PNUD tient, en général, le rôle d’Assurance du projet. Chaque membre du Comité de projet est tenu de s’assurer que le responsable de l’assurance qualité assume la fonction comme attendu.

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5-2 Structure opérationnelle du projet :

e. Coordonnateur National du projet: Il est responsable de la gestion quotidienne et de la prise de décisions pour le projet. Le partenaire de réalisation nomme ou recourt au recrutement d’un coordonnateur national du projet, qui doit être différent de son représentant au comité des résultats.

e. Chargé d’appui au projet : Le rôle d’appui administratif et de gestion du projet en suppléant le coordonnateur national dans l’exécution des opérations du projet : C’est le poste de gestionnaire comptable, d’assistant administratif et/ou financier et de secrétaire.

e. Les professionnels : voir ci-haut.

e. Chargé de contrôle d’assurance qualité du projet : Le rôle d’assurance qualité du projet soutient le comité de pilotage du projet et le comité des résultats en exécutant des fonctions indépendantes de surveillance et de suivi.

La responsabilité de l’assurance qualité de chaque projet incombe au PNUD qui doit nommer une personne pour en assurer le suivi. Ce rôle est confié au chargé de programme du PNUD.

5-3. Suivi des programmes et projets Dès l’approbation du projet ou programme, un plan détaillé du suivi doit être établi. Ce plan doit mentionner spécifiquement la stratégie de suivi retenu, les rapports à produire, les consultations envisagées et la nature des décisions à prendre et les ressources subséquentes. Le suivi du projet est une activité continue qui incombe tant à l’Unité de gestion du projet qu’au bureau du PNUD. Pour l’Unité de gestion, il commence avec le lancement des activités et finit avec la clôture financière. Pour bien mener cette activité il faut le plan de communication et de suivi (Annexe C), journal des risques et problèmes, les rapports des réunions de Comité de Pilotage, les rapports de visites sur terrain, entre autres. Le suivi régulier des activités du projet permet d’apporter les ajustements nécessaires en vue de réaliser les résultats et les objectifs initialement retenus. Les outils de suivi : -a Le Plan de communication et de suivi : Le Plan de communication et de suivi est un outil de gestion important tant à l’interne de l’unité de gestion que pour le chargé de programme responsable de l’assurance qualité. Le suivi n’est efficace que si le plan de suivi et de communication est soutenu par les journaux des risques et problèmes (édités d’Atlas). Qui élabore le plan de suivi et communication ? Il est élaboré conjointement par le chargé de Programme et le coordonnateur du projet. Il pose les jalons (‘Milestones)’ / événements marquants (visites sur le terrain, ateliers, revues annuelles, réunions de comité de pilotage, évaluation, etc.), impliquant toutes parties. Ce plan soutient le suivi des

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activités de façon concertée et facilite la communication entre différents partenaires tout au long du projet en désignant qui est responsable de quoi. C’est dans ce cadre qu’il faut aussi gérer le journal des risques et problèmes par sa mise à jour trimestrielle en étroite collaboration des Chargé(s) de Programme et du suivi qui actualisent les informations en Atlas au moins trimestriellement Le plan de communication sera examiné dans le cadre de l’exercice de l’audit. Le suivi de l’exécution des activités et des ressources en cas des projets à plusieurs bailleurs ou financés uniquement par un autre bailleur que le PNUD : La surveillance et le suivi préventifs sur les paiements dus au projet par les bailleurs (accord de financement) est, entre autres, dans certains cas, une des tâches que la gestion du projet doit aussi effectuer. C’est le cas lorsque la lettre d’accord entre le(s) bailleur(s) et le PNUD prévoit des versements par tranches selon une certaine périodicité. Le coordonnateur national du projet devra suivre de près les contributions reçues et à recevoir de la part des donateurs par rapport au calendrier des échéances (chronologie et sommes dues) et effectuer un suivi préventif sur les paiements futurs en collaboration avec les responsables concernés au bureau du PNUD en se référant au responsable de l’assurance du projet (chargé de programme). Avant de finaliser le plan prévisionnel trimestriel, il doit s’assurer à temps que les ressources sont disponibles et/ou les versements à échéance sont reçus et enregistrés dans Atlas et ce, selon la lettre d’Accord entre le bailleur et le PNUD. Tenir compte des coûts récupérés par le PNUD pour programmer. -b Rapport trimestriel de suivi des progrès :

Tous les programmes et les projets, quels que soient leur durée et leur budget, doivent faire l’objet d’un suivi et d’un rapportage systématique. Avant le 15 du mois suivant le trimestre écoulé, le coordonnateur prépare le Rapport trimestriel de suivi des progrès qui est à la fois narratif (substantifs (narratifs) et financier similaire à l’annexe B. C’est un des documents requis pour accéder à l’avance des fonds. Le rapport de suivi doit être succinct et précis. L’accent doit être mis sur les difficultés rencontrées et sur les moyens suggérés pour surmonter ces difficultés. -c Les réunions du Comité de Pilotage : Elles sont semestrielles et les rapports qui en sont issus sont signés par les membres. -d Les visites de terrain : Lorsque le projet est implanté sur terrain, le coordinateur doit effectuer des visites lui permettant de se rendre compte de l’avancement des activités en rencontrant toutes les parties concernées et dans les conditions qui garantissent l’obtention de bonnes informations. Il doit autant que faire se peut, susciter et organiser les visites conjointes (les membres du comité de pilotage si possible) Les rapports de visite de

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terrain sont de la responsabilité du coordinateur pour chaque visite qu’il effectue et le paiement du solde des perdiem y relatifs est subordonné au dépôt desdits rapports. -e Revue annuelle du projet : La revue annuelle du projet rentre dans le cadre de la revue annuelle du programme (se référer à la revue du programme du PNUD). -f Rapport annuel d’avancement : Il doit être fait au plus tard le 30 janvier de l’année suivante. Il est cumulatif et tire des leçons pour l’année suivante ( cfr Annexe L). Les rapports de suivi sont des instruments de base pour la réalisation d’une évaluation ou d’un audit du projet. La mise en œuvre des décisions retenues suite aux recommandations formulées dans les rapports de suivi doit être planifiée dans le temps et toute implication budgétaire doit être approuvée par le(s) bailleur(s) de fonds. 5-4. Evaluation des projets Tous les projets doivent faire l’objet d’au moins une évaluation. Il incombe à l’institution chargée de la réalisation du projet de s’assurer que le projet soit évalué. L’évaluation des résultats porte sur les résultats à court, moyen et long terme d’un programme, ou d’un groupe de projets. Elle doit déterminer l’efficacité, la rationalité, la viabilité et la pertinence du programme, mesurées par rapport aux objectifs du programme. Quelles sont les contributions respectives de chacun des facteurs tant internes qu’externes et quel est l’impact de leur combinaison ? Le PNUD privilégie les évaluations d’effets et d’impact plutôt que l’évaluation traditionnelle d’un projet pris séparément. L’évaluation de résultats est également l’occasion d’examiner les effets non prévus des programmes ou des projets. Elle doit prendre en compte les accords passés avec le gouvernement et les principales parties prenantes, ainsi que les exigences découlant des accords de partenariat, et l’utilité de l’évaluation. Les évaluateurs ne doivent avoir aucun conflit d’intérêt avec ce qu’ils évaluent. Dans le cadre de l’harmonisation et de l’alignement des Plans d’Action des Programmes de Pays, en concertation avec les autres partenaires, les projets et le programmes seront évalués conformément aux plan de suivi et d’évaluation d’UNDAF, aux plans de suivi et d’évaluation conjoints prévus dans les CPAP, et aux prévisions d’évaluation d’effets que les accords auront spécifiquement prévus. Aussi un des partenaires peut demander une évaluation si c’est dans l’intérêt de la cohérence des activités des agences des Nations Unies. Le principe directeur étant l’évaluation du programme ou d’un groupe de projets qui participent à l’atteinte du ou des même(s) résultat(s) ou effet(s). L’évaluation doit être entreprise par une structure externe et indépendante avec la collaboration étroite du projet et des autres partenaires et principalement le gouvernement.

a. En collaboration avec le PNUD, et les autres partenaires, le Directeur National du projet doit faire

préparer les termes de référence de l’évaluation et définir le champ / l’étendue de celle-ci de concert avec les autres projets concernés,s’il y en a.

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b. L’évaluation doit faire ressortir les enseignements ou leçons tirés et les précautions à prendre lors des prochaines interventions. La pertinence de la modalité d’exécution retenue doit également être évaluée et des recommandations précises et objectives doivent être formulées.

c. Le rapport d’évaluation doit être examiné lors d’une réunion du comité de pilotage qui regroupe

l’ensemble des partenaires à un niveau élevé. Le but de cette réunion est de permettre aux participants d’apprécier les acquis, en terme de réalisation des produits, et de progrès vers les effets, de prendre conscience des difficultés rencontrées, et de prendre les décisions qui s’imposent à tous les niveaux.

5-5. Audit des projets

a. Au moins un audit doit être réalisé pendant la durée de tout programme ou projet faisant l’objet d’une exécution nationale. Tout projet ayant un niveau de dépenses d’au moins $100,000 (CENT MILLE DOLLARS US) doit être audité.

b. Dans le cadre des CPAP harmonisés, lorsque un partenaire de réalisation a totalisé (une contribution d’au moins 100.000 dollars américains d’interventions, elle doit être auditée. Par ailleurs, le PNUD ou le Gouvernement peuvent à tout moment demander l’audit d’un projet donné si les conditions l’exigent. Le plan annuel d’audit doit être établi en étroite consultation entre les différents partenaires.

c. L’objectif de l’audit est de donner l’assurance au PNUD que les ressources ont été gérées

conformément :

i. (Aux règlements financiers et procédures prescrits pour les programmes ou projets ;

ii. Au descriptif de projet, aux plans de travail, y compris les activités, les dispositions en matière de gestion et de réalisation, le suivi, l’évaluation et les dispositions applicables à l’établissement de rapports ;

iii. Aux conditions applicables à l’exécution dans les domaines de la gestion, de l’administration et des finances.

d. L’audit des programmes et projets dans le cadre de l’exécution nationale doit porter sur les

éléments suivants, sans que cette liste soit limitative :

1. Evaluation du taux d’exécution ; 2. Comptabilité, suivi de la situation comptable et rapports financiers ; 3. Système de gestion pour la comptabilisation, la documentation et

l’établissement de rapports sur l’utilisation des ressources ; 4. Utilisation et gestion du matériel ; 5. Structure de gestion, y compris l’efficacité des mécanismes de contrôle

interne et de tenue de dossiers.

L’audit est réalisé normalement au niveau où les documents originaux sont maintenus. Il porte sur les fonds fournis au gouvernement sous forme de remises directes des espèces. Les dépenses engagées pour le compte du programme ou projet par des organismes des Nations Unies en tant

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qu’agents/structure de réalisation ou par le PNUD dans le cadre de l’appui à l’exécution nationale (paiements directs) sont couvertes par les auditeurs des comptes de ces organismes. Le suivi, l’audit et l’évaluation sont des outils de gestion essentiels qui sont interdépendants et qui se complètent mutuellement. Ces instruments aident le projet à s’acquitter de ses obligations de rendre compte de l’utilisation des ressources qui lui sont confiées. Ils offrent une base solide pour la prise de décisions et permettent de tirer des enseignements pratiques de l’expérience acquise et conduisent à une clôture sans accroc du projet s’ils ont été bien menés.

• Conditions requises pour auditer un projet NEX

1. Tout projet NEX doit être audité au moins une fois durant sa vie au minimum; 2. Tout projet NEX ayant effectué des dépenses de plus de 100.000$. Cependant si une

composante importante est salariale ce n’est plus obligatoire; 3. Tout projet qui n’a pas encore été audité et qui a déjà cumulé des dépenses égalent à plus de

70% de son budget total sur plus d’une année doit être audité; 4. Tout projet dont le rapport audit de l’année précédente était qualifié (opinion défavorable) doit

être audité indépendamment de la catégorisation du risque pays et du montant des dépenses. ; 5. Le PNUD peut soumettre à l’audit NEX n’importe quel projet considéré comme risqué sur base

de sa propre évaluation et autres considérations; 6. Le plan d’audit est établi par le coordonnateur national du projet et le PNUD en decembre-

Janvier de chaque année et envoyé au siège: NY. 5-6. Clôture du programme ou du projet.

Durée de vie du projet : le gouvernement est tenu de respecter la durée indiquée sur le document de projet/CPAP pour l’arrêt des activités. Un délai supplémentaire peut être accordé par le PNUD sur base des recommandations du comité de pilotage.

Rapport final : il est obligatoire et doit être préparé par le coordonnateur national et établi par le Directeur national du projet pour décrire les acquis du projet et tirer des leçons

Transfert des équipements : les équipements acquis dans le cadre du projet sont la propriété du PNUD. Un inventaire final doit être effectué au préalable et soumis au PNUD qui décidera ou non du transfert définitif de ces équipements à l’Agent de réalisation, ou au Gouvernement. Dans ce cas, ce dernier devient légalement propriétaire et responsable du matériel transféré.

b. Clôture du compte du projet : Dès l’approbation du rapport final, le Directeur National du

projet doit procéder à la clôture du compte du projet et au transfert du solde au compte du PNUD. Le dernier rapport financier/FACE permettra de préparer la révision finale du budget. Le projet est définitivement clôturé dès que la révision finale du budget est approuvée et le dernier CDR doit aussi être signé et attaché au rapport final.

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c. Le comité de Pilotage en décidant la clôture du projet doit garantir les acquis du projet de la façon la plus optimale possible en tenant compte des nouveaux projets et des ressources internes aux structures bénéficiaires.

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VI REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES (versions électroniques incluses) La Déclaration de Paris: Forum à haut niveau: 28 Février- 2mars 2005 Manuel NEX Burundi, Manuel NEX Guinée : Sokhna Diop Keita, Septembre 2001 Manuel NEX Madagascar, Manuel NEX inconnue Manuel NEX Djibouti Manuel NEX République Démocratique du Congo (version provisoire), Manuel NEX Vietnam (version anglaise) Guide de l’utilisateur des Finances et du Budget du Pnud : Relatif aux Finances de l’Exécution Nationale (NEX) et aux Finances de l’Exécution par ONG ; Rosina Novoa, Septembre 2006 PNUD : Manuel Opérationnel sur l’exécution des projets par les autorités Nationales, 1999 Projet CEDAR, mise en œuvre par le PNUD Mauritanie, 2007 RBM user guide 2007, PNUD

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VII Définitions des concepts clefs 1. Assurance qualité : a) Établir des normes pour la planification, la réalisation et l’utilisation des évaluations, élaborer et diffuser une méthodologie et mettre en place les mécanismes institutionnels nécessaires pour que ces normes soient appliquées; b) Appuyer l’établissement de cadres et de normes pour le suivi, qui soient adaptés au système de gestion axé sur les résultats du PNUD, afin de faciliter l’évaluation de ses programmes et activités; c) Effectuer les évaluations décentralisées obligatoires et encourager les projets et programmes associés à mener des évaluations de qualité; 2. Contribution : On la mesure sur la base des changements qui aboutissent à un progrès en matière de développement et qui peuvent être liés de façon crédible à une intervention. La contribution implique un lien de cause à effet logique qui atteste qu’une intervention a contribué de façon significative à un ou plusieurs résultats en matière de développement. Par exemple, il se peut que l’amélioration de la Procédure Judiciaire résulte des interventions de plusieurs parties prenantes qui forment les juges, améliorent les procédures administratives ou apportent des changements en matière de politique législative. 3. Efficacité des activités de développement : Elle correspond à la mesure dans laquelle les objectifs de départ en matière de développement d’un pays seront atteints grâce aux efforts du Gouvernement, de la société civile et des partenaires de développement. L’évaluation permet de déterminer l’efficacité de la contribution des partenaires à la valorisation des facteurs et des conditions qui permettent aux pays d’atteindre leurs objectifs de développement. 4. Efficacité de l’organisation : Elle est déterminée à l’aide des mesures les plus directes et les plus transparentes de l’exécution des programmes, qui permettent d’imputer le plus sûrement les résultats obtenus à telle ou telle intervention, et sur lesquelles l’organisation exerce un contrôle relativement plus important ou qui sont le plus facilement gérables. 5. Exécution : c’est l’appropriation et la responsabilité générales pour les activités de programme du PNUD au niveau du pays. Le gouvernement, à travers l’Agence de coordination gouvernementale, exerce son appropriation et responsabilité pour les activités de programme du PNUD en approuvant et en signant le Plan d'action pour la mise en oeuvre des programmes de pays (CPAP) avec le PNUD. 5. Imputabilité : Le fait que des changements touchant au développement résultent directement d’une intervention donnée. Par exemple, on peut imputer directement le nombre de juges formés à une intervention spécifique. 6. Partenaire de réalisation est l’entité responsable et redevable de la gestion d’un projet, y compris le suivi et l’évaluation d’interventions au projet, de la réalisation des résultats d’un projet et de l’utilisation efficace des ressources du PNUD.

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7. Réalisation : c’ étant la gestion et la réalisation d’activités de programme pour atteindre des résultats spécifiques, y compris l’acquisition et l’exécution des activités du PNUD, des contributions et de leur utilisation dans la production de résultats, tel qu’indiqué dans les Plans de travail annuels (AWP).

8. Résultats en matière de développement a) Produit : Produit tangible (y compris les services) d’une intervention qui est directement imputable à l’initiative. Les produits se rattachent à l’accomplissement (plutôt qu’à la conduite) des activités entreprises. C’est sur ce type de résultats que les responsables ont le plus d’influence. Un exemple de produit, s’agissant d’un projet axé sur la réforme judiciaire, serait le nombre de juges formés et qualifiés. b) Résultat : Il s’agit des changements réels ou souhaités sur le plan du développement que l’on cherche à obtenir en intervenant. La contribution de plusieurs partenaires est généralement requise pour parvenir à un résultat. Si l’on reprend le même exemple que plus haut, un résultat serait l’amélioration des procédures judiciaires attestée par une réduction de l’arriéré judiciaire. c) Impact : Il s’agit des changements réels ou souhaités sur le plan du développement humain, mesurés à l’aune du bien-être de la population. Dans l’exemple que nous avons choisi, un impact serait le fait que davantage de personnes peuvent saisir la justice et sont mieux à même d’exercer leurs droits.

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VII I ANNEXES

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A Formulaire Face

Agence de l'ONU : PNUD Date : 07-juil-07Face: No

Pays : GIN10 compte du projet:

Code et titre du programme : GIN_OUTCOME43Code et titre du projet : 00038971

Responsable(s) : Ismael Camara / Directeur National de la Protection de l'Environnement

Partenaire d'exécution : Ministère de l'Environnement

Devise : ___________________________GNF

Montant autoriséDépenses effectives au titre

du projet

Dépenses acceptées par

l'agenceSolde

Nouvelle période comptable et

montant autoriséMontant autorisé Montant autorisé non versé

Avril - Juin 2007 Juillet - Septembre 2007

Compte Fonds Donateur A B C D=A-C E F G = D + F

71400 4000 12 17 796 884 16 475 884 16 475 884 1 321 000 16 590 243 15 269 243 16 590 243

71600 4000 12 73 387 592 73 387 592 73 387 592 0 51 705 324 51 705 324 51 705 324

72200 4000 12 82 603 300 82 603 300 82 603 300 0 44 945 500 44 945 500 44 945 500

74500 4000 12 22 209 225 20 950 276 20 950 276 1 258 949 4 216 000 2 957 051 4 216 000

72100 4000 12 10 485 000 5 865 000 5 865 000 4 620 000 12 405 000 7 785 000 12 405 000

Total 206 482 001 199 282 052 199 282 052 7 199 949 129 862 067 122 662 118 129 862 067

JUSTIFICATION

Je, soussigné, responsable autorisé du partenaire d'exécution susmentionné, confirme que :

◙

◙

Nom : Titre :

A NOTER : *

A L'USAGE DE L'AGENCE UNIQUEMENT

Approuvé par : Frais à imputer sur le compte Informations sur le règlement

Activité 1 0

500 Montant DCT 0

Frais de voyages(762020) 0 Activité 2 0

Nom : Mbaranga Gasarabwe Réunions et Confs.(762030) 1 000 Moins :

Sal.et Déps.d'appui761030 1 000

Titre : Rep Resident Const. - Loc.Proj.(761040) 0 Montant du règlement 0

Autres CAG (761010) 0

Date : xx/xx/xxxx Total 2 500 Solde 0 Total 0

Nouveau décaissement de fonds

Réf.CAG, Réf.CRQ, Réf. Bordereau Réf.CAG, Réf.CRQ, Réf.JV

Les zones colorées sont à remplir par l'agence de l'ONU et les autres par l'homologue.

POUR TOUTES LES AGENCES A L'USAGE DE L'UNICEF UNIQUEMENT A L'USAGE DU FNUAP UNIQUEMENT

fonctionnement

Protection de la foret classée

Les dépenses effectives pour la période mentionnée ici ont été effectuées conformément à l'AWP et aux estimations détaillées des coûts précédemment approuvées. Si nécessaire, les documents comptables détaillés concernant ces dépenses sont disponibles sur demande pour la période de cinq ans suivant la date de

mise à disposition des fonds.

Date de présentation de la demande : ___________________________ Ismael Camara Directeur National de l'Environnement

La demande de financement ci-dessus représente des estimations de dépenses conformes à l'AWP et aux estimations détaillées de coûts jointes en annexe

Codage pour le PNUD, le FNUAP et le

PAM

Contracts des services de cartographie GIS

Formations

Equipment et Furnitures

CRQ CAG GL :

Formation (762010)

Autorisation de financement et justification des dépenses

Type de demande :

□ Remise directe d'espèces (DCT)

◙ Remboursement

◙ Paiement direct

RAPPORT DEMANDES/ AUTORISATIONS

Description de l'activité d'après l'AWP et durée

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En-tête

L'en-tête du formulaire FACE permet au partenaire d'exécution de faire rapport sur la raison et l'objectif de la demande de financement/du rapport. Ces données sont généralement nécessaires pour un codage correct dans les systèmes de gestion financière et de comptabilité. Les données spécifiques sont les suivantes : • Le nom de l'organisme • La date de la demande • Le type de demande (remise directe d’espèces, paiement direct, remboursement) • Le pays où le programme est exécuté • Le titre et le code (le cas échéant) du programme ( : mettre le code pays_OUTCOME # ( pour le numéro d’OUTCOME cfr ERBM) • Le titre et le code de l'AWP • Le(s) responsable(s) • Le partenaire d'exécution • La devise dans laquelle la demande/le décaissement est effectué. Corps du formulaire Description de l'activité : C'est un champ contenant une courte description de l'activité telle qu'elle figure dans l'AWP correspondant, ainsi que sa durée. Ces données sont normalement nécessaires pour les systèmes de gestion des programmes ou projets de l'organisme. Colonne de codes : Cette deuxième colonne permettra à l'organisme d'entrer ses propres codes de comptabilité. Ces données sont nécessaires pour le système de comptabilité financière de l'organisme. L'organisme peut entrer ces données lui-même ou demander au partenaire d'exécution de le faire. Dans ce dernier cas, il faudra former le personnel de contrepartie. Rapport Le formulaire FACE est un formulaire dynamique qui doit s'équilibrer et rapprocher la période comptable considérée avec la suivante. La première colonne du nouveau formulaire (colonne A) reprend donc les données de la dernière colonne (colonne G) du formulaire FACE précédemment

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présenté et autorisé. Veuillez noter que les colonnes C, D, F et G sont en jaune. Elles sont vides lorsque le formulaire FACE est présenté à l'organisme. Elles seront remplies par celui-ci avant le traitement financier du formulaire. Toutes les autres colonnes doivent être remplies par le partenaire d'exécution. Colonne A - Montant autorisé : La colonne A sera vide lors de la première demande d'un partenaire d'exécution. Elle doit comprendre la date de l'autorisation précédente la plus récente. Colonne B - Dépenses effectives : La colonne B indique les dépenses effectives par le partenaire d'exécution pour la période considérée. Les dépenses faisant l’objet d’un rapport du partenaire d'exécution sont, à ce stade, encore soumises à l'examen et à l'approbation de l'organisme. Le responsable désigné du partenaire d'exécution atteste que ces dépenses font l’objet de rapports conformément aux stipulations de l'AWP, du CPAP et/ou d'autres accords liés avec l'organisme. Colonne C - Dépenses acceptées par l'organisme : La colonne C est utilisée par l'organisme pour examiner et approuver, refuser ou demander une modification des dépenses signalées par le partenaire d'exécution. Si les montants tels qu'ils sont inscrits sont acceptés, aucune modification à cette partie du formulaire ni aucune communication avec le partenaire d'exécution concernant ces dépenses ne sont nécessaires. Cependant si des changements sont apportés (par exemple pour mettre en question ou refuser une dépense signalée), le montant inscrit par l'organisme dans la colonne C sera différent de celui inscrit dans la colonne B. En ce cas, il faut faire connaître ce changement au partenaire d'exécution. Colonne D – Solde: La colonne D indique le solde des fonds autorisés qui peuvent être utilisés au cours de la période comptable considérée et qui ne sont pas encore dépensés à la date du formulaire. L'expression « non dépensé » peut également désigner des dépenses qui sont soit connues soit en cours à la date du formulaire FACE mais qui ne peuvent être confirmées par le partenaire d'exécution pour des raisons de calendrier ou de retard dans les rapports internes. Le solde restant des fonds autorisés par activité peut être reporté, reprogrammé ou remboursé, selon les procédures internes de chaque organisme. Demandes/Autorisations Colonne E - Nouvelle période comptable et montant demandé : La colonne E définit la période comptable sur laquelle porte la nouvelle demande et qui normalement suit immédiatement la dernière période comptable considérée. Cette colonne contient les demandes d'autorisation de dépenses ou de réception (remboursement) des fonds, par activité, pour cette période. Chaque fois qu'une demande de fonds nouveaux ou supplémentaires est présentée, elle sera accompagnée d'une liste détaillée des dépenses conformément à l'AWP. Cette colonne peut également indiquer tout solde figurant dans la colonne D, qui est demandé pour reprogrammation. Ceci réduira en conséquence le montant total de la nouvelle demande de

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décaissement. Colonne F - Montant autorisé : La colonne F est utilisée par l'organisme pour établir les montants des fonds, par activité, qui seront décaissés pour la nouvelle période comptable considérée. Cette colonne est remplie par l'organisme (PNUD). Elle peut être utilisée pour accepter, refuser ou modifier les montants demandés dans la colonne E. Tout crédit aux fins de reprogrammation sera indiqué dans cette colonne pour rapprocher les montants. Colonne G - Montant autorisé non versé : La colonne G est la somme des colonnes D et F, et elle indique le montant total autorisé qui est non versé. Dans les rapports ultérieurs, le montant de cette colonne sera reporté dans la colonne A du nouveau formulaire FACE. Confirmation Cette partie est utilisée par le responsable désigné du partenaire d'exécution pour demander des fonds et/ou confirmer les dépenses. La date, la signature du/de la responsable et son titre doivent figurer dans cette partie.

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67

B- Tableau de Suivi du Plan de Travail Annuel Composante du Programme _______________________________________ Partenaire de réalisation: ________________________________________________________ Année: _______

PPrroodduuiittss dduu PPrrooggrraammmmee ddee PPaayyss aatttteenndduuss eett iinnddiiccaatteeuurrss,, yy ccoommpprriiss lleess oobbjjeeccttiiffss aannnnuueellss

AAccttiivviittééss PPllaanniiffiiééeess DDrreesssseerr llaa lliissttee ddee ttoouutteess lleess aaccttiivviittééss,, yy ccoommpprriiss ddee ssuuiivvii eett éévvaalluuaattiioonn,, qquuii sseerroonntt eennttrreepprriisseess dduurraanntt ll’’aannnnééee ppoouurr rrééaalliisseerr lleess pprroodduuiittss dduu CCPP éénnoonnccééss

DDééppeennsseess DDrreesssseerr llaa lliissttee ddeess ddééppeennsseess eeffffeeccttiivveess ppoouurr cchhaaccuunnee ddeess aaccttiivviittééss aacchheevvééeess

RRééssuullttaattss ddeess AAccttiivviittééss

PPrrooggrrèèss vveerrss llaa rrééaalliissaattiioonn ddeess pprroodduuiittss dduu pprrooggrraammmmee ddee ppaayyss EEnn uuttilisant les données relatives aux cibles annuelles de chaque indicateur, énoncer le progrès effectué vers la réalisation des produits du CP. S’il y a lieu, faire des observations concernant les facteurs qui ont facilité et/ou contrarié l’obtention des résultats, à savoir, notamment sur les points suivants : - Les risques et hypothèses identifiés dans le S1E du CP se sont-ils matérialisés ou de nouveaux risques ont-ils surgis ? Des facteurs internes, tels que le choix du moment ou sont apparus les produits et activités, la qualité des produits et services, la coordination et/ou d’autres problèmes de gestion

Produit1: indicateur1.1 avec objectif pour l’année Indicateur1.2 avec objectif pour l’année …/…

Produit2:

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Indicateur2.1 avec objectif pour l’année Indicateur2.2 avec objectif pour l’année

Produit3 Indicateur3.1 avec objectif pour l’année Indicateur3.2 avec objectif pour l’année …/…

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C- Cadre du Plan de Communication

Type d’action de suivi /

Communication

Provenant de

Audience Type de rapport exigé et calendrier

Auteur de la communication

Demandé par

70

70

D- Fiche d’Inventaire

TITRE DU PROJET……………………………………………………………………………………………….

NUMERO DU PROJET…………………………………………

DATE……………………………..

PRÉPARÉ PAR ………………………………………………… POSITION……………………….. SIGNATURE …………………………….

Statut # d’inventaire

Description

# de

Sér

ie

Dat

e d’

acha

t Coût d’achat (en US $) taux

PNUD

Four

niss

eur

Loca

lisat

ion En

Service (b

) et état

Hors

Service (b

)

Nom

Assureur

Assurance (période couverte)

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E- Fiche de Suivi du Personnel

No

Nom et Prénom Sexe Date de

prise de fonction

Date prévue de fin contrat

Date de renouvellement du

contrat

Type de contrat* observations

* se référer à la grille du système des NU (type, bande,…) en cas d’absence de la législation nationale uniformisée convenue.

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F- Tableau de Calcul de la taxe professionnelle

No Nom et Prénom Nombre de

dépendants Salaire brut Allocations

déductibles Taxe

professionnelle Salaire net observations

Mentionner le compte bancaire bénéficiaire des taxes sur la même page

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G- Tableau de calcul des Cotisations Sociales

No immatriculation

Nom et Prénom Nombre de dépendants

Salaire brut Cotisation employé

( ?/%)

Cotisation employeur

( ?/%)

Salaire net observations

Mentionner le compte bancaire bénéficiaire des cotisations sociales sur la même page

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H- UN_EXP_DETAILS

Business Unit = SVK10,Budget Department (%)=%,Project=00014764,From Acctg Date=2004-01-01,To Acctg Date=2004-12-31Business Unit = SVK10,Budget Department (%)=%,Project=00014764,From Acctg Date=2004-01-01,To Acctg Date=2004-12-31Business Unit = SVK10,Budget Department (%)=%,Project=00014764,From Acctg Date=2004-01-01,To Acctg Date=2004-12-31Business Unit = SVK10,Budget Department (%)=%,Project=00014764,From Acctg Date=2004-01-01,To Acctg Date=2004-12-31

Award IDAward IDAward IDAward ID PC UnitPC UnitPC UnitPC UnitBudget Budget Budget Budget DeptDeptDeptDept

DeptIDDeptIDDeptIDDeptID ProjectProjectProjectProject ActivityActivityActivityActivityLC LC LC LC

AmountAmountAmountAmountCurrencyCurrencyCurrencyCurrency

USD USD USD USD AmountAmountAmountAmount

Exchange Exchange Exchange Exchange RateRateRateRate

VendorVendorVendorVendor NameNameNameName UN IdUN IdUN IdUN Id AP UnitAP UnitAP UnitAP Unit VoucherVoucherVoucherVoucher LineLineLineLine DescrDescrDescrDescr Req IDReq IDReq IDReq ID

00014764 SVK10 57404 57404 00014764ACTIVITY01 -120000 USD -120000 1 0

00014764 SVK10 57404 57404 00014764ACTIVITY23 -30000 USD -30000 1 0

00014764 SVK10 57404 57404 00014764ACTIVITY24 -230000 USD -230000 1 0

00014764 SVK10 B0574 57401 00014764ACTIVITY01 74.02 USD 74.02 1

0000000418

Igor Rekunov SVK10 00000489 1

PT8 + F10 KALININGRAD+BCHGS

00014764 SVK10 B0574 57401 00014764ACTIVITY01 -74.02 USD -74.02 1

0000000418

Igor Rekunov SVK10 00001560 1

JV 489, correction

Expenditure DetailExpenditure DetailExpenditure DetailExpenditure Detail

Programme des Nations Unies pour le développement

I- Example d’un Contrat de Travaux OBJET : Construction d’un centre de collecte et de stockage et de conditionnement de légumes et de fruits d’une association féminine rurale à Kindia …….. BENEFICIAIRE : Le Programme des Nations Unies pour le Développement ( PNUD) EXECUTANT : … Bureau d’Etudes SOMEGUI MONTANT : 89.365.000,00FG :Quatre-vingt neuf millions trois cent soixante cinq mille

Francs Guinéens DELAI : 6mois à compter du 15 Juillet 2007 SUIVI : Ingénieur chargé du suivi : Cabinet ARCHTOP

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CONTRAT DE TRAVAUX Entre le Programme des Nation Unie pour le Développement (PNUD), représenté au présent contrat par, Représentant Résident, désigné dans ce qui suit sous le vocable (Le PNUD) D’une part, Et l’Etablissement ABCD, représenté par son Directeur Général Monsieur, désigné dans ce qui suit par le vocable (L’Entrepreneur). D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

CHAPITRE I – DISPOSITIONS GENERALES Article 1 : OBJET DU CONTRAT Le présent contrat a pour objet : Article 2 : LOCALISATION DES TRAVAUX Les travaux seront exécutés sur la place publique située à l’ouest du siége du PNUD. Article 3 : TYPE DE CONTRAT Le présent contrat est un contrat à prix global, forfaitaire et non révisable, il est décomposé suivant le cadre du devis estimatif ci-joint. Article 4 : DOCUMENTS CONTRACTUELS

- Conditions générales applicables aux contrats d'entreprise conclus par le PNUD - Le devis N° 004/EXE/06, devis quantitatif estimatif (soumission de l’Entrepreneur) ; - Le présent contrat ; - Le descriptif de l’aménagement du parking ; - Le plan du parking ;

CHAPITRE II – EXECUTION DES TRAVAUX Article 5 : DEMARRAGE DES TRAVAUX La signature du contrat vaut ordre de commencer les travaux. Article 6 : DELAI D’EXECUTION DES TRAVAUX Le délai contractuel est fixé à 30 jours calendaires à compter de la date de signature du présent contrat (Samedi, Dimanche et jours fériés non comptés). Dans les deux jours qui suivent la signature du contrat l’Entreprise devra livrer à l’ingénieur chargé du suivi un planning détaillé des travaux.

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Article 7 : QUALITE DES TRAVAUX Les travaux objet du présent contrat doivent être d’excellente qualité, conformes en tous points de vue aux règles de l’art, exempts de toute malfaçon. S’ils ne satisfont pas à ces conditions, ils sont refusés, démolis et remplacés au frais de l’Entreprise. Il est expressément convenu que le juge de la qualité est l’Ingénieur chargé du suivi des travaux désigné par le PNUD. Article 8 : SUPERVISION ET CONTROLE DES TRAVAUX Les travaux sont placés sous le contrôle du maître d’œuvre, dénommé ci-après indistinctement ¨ Maître d’œuvre¨ ou ¨l’Ingénieur chargé du suivi¨, désigné par le PNUD. L’Entreprise doit se soumettre à tous les ordres écrits ou verbaux du Maître d’œuvre, à charge pour elle de formuler éventuellement ses réserves dans un délais de cinq (5) jours au maître d’œuvre. Article 9 : REUNIONS DE CHANTIER Des réunions hebdomadaires entre l’Entreprise, l’Ingénieur chargé du suivi et éventuellement le PNUD seront programmées, ils se teindront sur le chantier et feront l’objet d’un procès-verbal. Ces réunions n’excluent pas la tenue de réunions sur demande du Maître d’ouvrage ou l’Ingénieur chargé du suivi et ce à n’importe quel moment, s’ils le juge utile. Article 10 : RECEPTION PROVISOIRE L’Entrepreneur devra aviser le PNUD et l’Ingénieur chargé du suivi au moins cinq (5) jours ouvrable avant de la date prévue de fin des travaux. Le PNUD fixe le jour de réception provisoire et en informe l’Entrepreneur et Ingénieur chargé du suivi. Une commission de réception composée de :

1 Le Représentant du PNUD 2 L’Ingénieur chargé du suivi 3 Le Représentant de l’Entreprise

se rendra sur les lieux en vu de faire le constat de fin des travaux et établir un procès-verbal. Le constat porte sur :

1 L’achèvement ou non des travaux 2 Les imperfections ou malfaçons 3 La qualité des travaux

La commission pourra si elle le juge utile prononcer une réception provisoire avec réserves, elle devra dans ce cas énumérer dans le P.V. toutes les réserves et fixer un délai à l’Entreprise pour les lever. Passé ce délai sans que l’Entreprise ne lève ces réserves, le PNUD est en droit de faire exécuter les travaux objet des réserves par une entreprise de son choix aux frais et risques de l’Entreprise titulaire du contrat. Article 11 : DELAI DE GARANTIE ET RECEPTION DEFINITIVE Le délai de garantie est de 6mois et commence à courir à partir de la date de réception provisoire. Passer ces quatre mois le PNUD convoquera la commission de réception cite à l’article 10 à une date qu’il jugera raisonnable pour procéder à la réception définitive. La commission après constat, établira un PV de réception définitive, ce PV pourra décharger l’Entreprise ou lui demander de réparer les dégâts constatés et occasionnés par un usage normale du parking, le cas échéant la commission fixera à l’entreprise un délai pour constater les réparations. Passé ce délai sans que l’Entreprise ne lève ces réserves, le PNUD est en droit de faire exécuter les travaux objet des réserves par une entreprise de son choix aux frais et risques de l’Entreprise titulaire du contrat.

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CHAPITRE III – DISPOSITIONS FINANCIERES Article 12 : MONTANT DU CONTRAT Le montant du contrat est fixé à la somme non révisable et non actualisable tout compris de : Dix million trois cent soixante cinq mille Francs Guinéens (10.365.000 FG). Article 13 : AVANCE DE DEMARRAGE DES TRAVAUX Il n’est pas prévu d’avance de démarrage des travaux. Article 14 : ACOMPTES MENSUELS Un seul acompte est prévu à la fin des travaux. Cet acompte ne pourra dépasser 90% du montant global du marché. Cet acompte sera versé sur la base du PV de réception provisoire dûment signé par les parties et devra être visé (bon à payer) par l’Ingénieur chargé du suivi. Article 15 : RETENUE DE GARANTIE La retenue de garantie est fixée à XX% (example10%) du montant global du marché elle ne sera libérée que sur la base du PV de réception définitive, la lettre de demande de libération devra être visée (bon à lever) par l’Ingénieur chargé du suivi. Article 16 : MODE DE PAIEMENT Les payements se feront par cheques au nom de l’Entreprise, ces chèques seront dûment déchargés par elle à la comptabilité du PNUD.

CHAPITRE IV – DISPOSITION DIVERSES Article 17 : RETARD En cas de retard dans l’exécution des travaux par rapport aux délais fixés dans le contrat, l’Entreprise est passible d’une pénalité de 1/1000 ème du montant du contrat par jour de retard. Le montant de ces pénalités est plafonné à 8% du montant global du marché. Article 18 : MODIFICATION DE LA CONSISTANCE DES TRAVAUX Le PNUD peut ordonner une variation de 20% en plus ou en moins de la masse globale des travaux sans qu’il soit nécessaire de passer un avenant et sans que l’Entreprise puisse faire une réclamation. Dans ce cas, le montant du contrat est révisé en conséquence par application aux quantités en plus ou en moins des prix correspondants au cadre du devis estimatif. Le délai contractuel sera à son tour révisé. Article 19 : CAS D’URGENCE Le PNUD se réserve le droit d’interrompre le contrat des travaux chaque fois qu’à son avis une telle interruption est nécessaire pour la protection des travaux ou des propriétés avoisinantes.

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Article 20 : RESPONSABILITE L’Entreprise sera seule responsable lors des travaux de tous les dégâts, dommages et accidents de quelque nature que ce soit causé par son personnel, son matériel ou du fait des travaux. Article 21 : CONTESTATIONS ET LITIGES Règlement Amiable Les Parties font de leur mieux pour régler à l'amiable tout différend, litige ou réclamation découlant du Contrat, de sa résiliation, sa nullité ou sa violation. Si les Parties souhaitent rechercher un règlement amiable par voie de conciliation, la conciliation doit être conduite conformément aux règles de conciliation de la Commission des Nations Unies pour le droit commercial international (CNUDCI) alors en vigueur, ou à telle autre procédure dont les Parties pourront convenir. Arbitrage Si un différend, litige ou réclamation découlant du Contrat, de sa résiliation, sa nullité ou sa violation, ou qui y est relatif, n'est pas réglé à l'amiable selon le paragraphe 1 du présent article dans les soixante (60) jours de la réception par l'une des Parties de la demande de règlement amiable faite par l'autre Partie, le différend, litige ou réclamation doit être soumis par l'une ou l'autre Partie à arbitrage, conformément au Règlement d'arbitrage de la Commission des Nations Unies pour le droit commercial international alors en vigueur, y compris les dispositions sur la loi applicable. Le tribunal arbitral n'a pas le pouvoir d'accorder de dommages-intérêts à titre de sanction. Les Parties sont liées par la sentence arbitrale rendue au terme dudit arbitrage comme valant règlement final et définitif du différend, litige ou réclamation. Article 22 : PRIVILEGES ET IMMUNITES: Aucune disposition du Contrat ne peut être interprétée comme une renonciation, expresse ou tacite, aux privilèges et immunités de l'Organisation des Nations Unies, y compris ses organes subsidiaires. EXONERATION D'IMPOTS La section 7 de la Convention sur les privilèges et immunités de l'Organisation des Nations Unies dispose que l'Organisation des Nations Unies (y compris ses organes subsidiaires) est exonérée de tout impôt direct, à l'exception de la rémunération de services d'utilité publique, et de tous droits de douane ou redevances de nature similaire à l'égard des objets importés ou exportés pour son usage officiel. En cas de refus des autorités fiscales de reconnaître l'exonération dont bénéficie le PNUD en ce qui concerne de tels impôts, droits ou redevances, l'Entrepreneur consulte sans délai le PNUD afin de déterminer une procédure mutuellement acceptable. En conséquence, l'Entrepreneur autorise le PNUD à déduire des ses factures les montants correspondant à de tels impôts, droits ou redevances, à moins que l'Entrepreneur n'ait consulté au préalable le PNUD à ce sujet et que le PNUD ne l'ait, dans chaque cas, expressément autorisé à payer sous réserve de tels droits, impôts ou redevances. Dans un tel cas, l'Entrepreneur remettra au PNUD une preuve écrite attestant que ces impôts ou droits ont été payés et que leur paiement a été dûment autorisé.

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Article 22 : DOMICILE DE L’ENTREPRISE L’Entreprise est tenu d’élire domicile en Guinée (précisément à CONAKRY (BOULBINET Avenue 3, N0 45) et de faire connaître le lieu de ce domicile au PNUD. Conakry le 15/9/2007 Pour l’Entreprise Pour le PNUD Le Président Directeur Général Le Représentant Résident

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J- Principaux codes comptables d’Atlas utilisés dans les projets Le tableau suivant permet de catégoriser les types des dépenses selon la nomenclature utilisée par ATLAS:

RESSOURCES EMPLOIS

Code Budgétaire

Description sous-account

(dépenses)

Description

71200 International Consultants 71205 Technical staff

71210 Support staff

71300 National Consultants 71305 Technical staff

71310 Support staff

71400 Service Contracts (Individual)

71405 Service Contracts (Individual)

71600 Travel 71605 International tickets

71610 Domestic tickets

71615 International travel per diem

71620 Domestic travel per diem

71625 Per diem for activity participants

71635 Other travelling expenses

72100 Service Contracts (Companies, NGOs)

72105 Construction and engineering

72110 Agricultural Management

72115 Natural Resources and Environmental Services

72120 Commercial and Business Services

72125 Research and studies

72130 Transportation Services

72135 Communications Services

72140 IT Services

72145 Educational and Training Services

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72150 Manufacturing Services

72155 Public Administration and Political Services

72160 Education and Health Services

72165 Social Services and Social Sciences

72170 Humanitarian Aid Services

72175 Urban, rural and regional development services

72200 Equipment 72205 Office equipment

72210 Machines

72215 Transportation equipment – Vehicles

72220 Furniture

72300 Goods and materials 72325 Chemicals, non-metal and glass products

72330 Medical products

72335 Pharmaceutical products

72399 Other goods and materials

72400 Communications and audio-visual equipment

72405 Purchase of communications equipment

72410 Purchase of audio-visual equipment

72415 Courier fares

72420 Fixed telephone rates

72425 Mobile telephone rates

72430 Postage and diplomatic pouch expenses

72440 Connectivity expenses

72500 Supplies 72505 Office stationery

72510 Publications

72800 IT equipment 72805 Hardware

72810 Software programmes

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72815 Computer supplies

73100 Office maintenance and rental

73105 Office rental

73110 Security and cleaning services

73115 Moving expenses

73120 Services

73300 IT equipment rental and maintenance

73305 Equipment maintenance and licenses

73310 Programme maintenance and licenses

73315 Equipment leasing

73400 Rental and maintenance of other equipment

73405 Rental and maintenance of other office equipment

73410 Maintenance of transportation equipment

74100 Professional services 74110 Cost of Audits

74115 Legal costs

74120 Capacity assessment

74200 Cost of audio-visual and printing production

74205 Audio-visual production

74210 Printing and publications

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K- Les domaines de Pratique du PNUD

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L Rapport Annuel de Projet ou Annual Project Report (APR) Numéro et titre du projet: Période couverte : 1) Performance du projet:

• Contribution aux progrès vers la réalisation de l’effet auquel le projet est rattaché

• Contribution aux progrès vers la réalisation d’autres effets le cas échéant

• Réalisation des produits et raisons des non réalisations

• Partenariats réalisés et perspectives de partenariats (Bailleurs, GVT, OSC,

PP, Populations…) 2) Performance du projet: Aspect de mise en oeuvre: 1) les 3 défis majeurs auxquels le projet a du faire face durant l’année ; 2) les réponses apportées et les enseignements qui en découlent 3) Appréciation de la performance du projet

• en fonction des indicateurs du projet • en fonction des cibles annuelles retenues par le AWP (annual work plan) • en fonction des leviers retenus par le PNUD au niveau global: 1)

développement / renforcement des capacités ; 2) appropriation nationale ; 3) promotion du genre ; 4) coopération sud – sud ou avec d’autres pays d’Afrique ; 5) contribution à un environnement favorable au développement humain durable ; 6) partenariats pour les résultats

4) Principaux enseignements tirés de l’expérience du projet et bonnes pratiques replicables à plus grande échelle Fait par le Coordonnateur du projet Date : Mme / M.

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M Listes de contrôle ( A&B) Liste de contrôle A Questionnaire sur la capacité de gestion financière des partenaires d’exécution ayant une expérience

de travail avec l’UNCT

Évaluation sommaire Nom du partenaire d’exécution (PE): _______________________________________ Date: _____________________________ Nombre d’années pendant lesquelles l’organisme a travaillé avec le PE: ___________________ (si moins de deux ans, le questionnaire de la liste de contrôleB doit être rempli) 1. Le volume des dépenses prévues est-il sensiblement différent de celui des dépenses dans le passé ?

Oui/Non Si la réponse est oui, n’allez pas plus loin et remplissez la liste de contrôle B.

2. Y a-t-il eu des changements importants dans l’administration ces deux dernières années ?

Oui/Non Si la réponse est oui, n’allez pas plus loin et remplissez la liste de contrôle B.

3. Des incidents se sont-ils produits qui indiquent que les rapports financiers ont été inexacts ou sujets à caution ?

Oui/Non Si la réponse est oui, n’allez pas plus loin et remplissez la liste de contrôle B. Si la réponse est non, veuillez joindre les justificatifs (p.ex. confirmation et rapports sur la vérification NEX, états de règlements précédents)

4. Les organismes ont-ils constaté des problèmes qui pourraient aboutir à une utilisation impropre des fonds :

• Manque de séparation entre les fonctions

• Manque de supervision du personnel • Suivi insuffisant • Personnel inapproprié /mal formé • Opérations importantes en espèces

Oui/Non Oui/Non Oui/Non Oui/Non Oui/Non Oui/Non

Si l’une quelconque des réponses est oui, n’allez pas plus loin et remplissez la liste de contrôle B.

5. Est-il arrivé que des rapports financiers aient été indûment retardés ?

Oui/Non Si la réponse est oui, l’UNCT doit en examiner les raisons. Si c’est un motif grave de préoccupation, veuillez utiliser la liste de contrôle B. Si ce point n’est pas un motif grave de préoccupation, veuillez en

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donner l’explication.

6. Y a-t-il des éléments, outre les problèmes susmentionnés, qui indiquent qu’il y a des lacunes dans les mécanismes de contrôle interne et/ou la gestion financière qui nécessiteraient une évaluation spécifique de la capacité de gestion financière ?

Oui/Non Si la réponse est oui, remplissez la liste de contrôle B. Si la réponse est non, veuillez conclure l’évaluation.

Résultat de l’évaluation Si toutes les réponses sont négatives, le risque global est considéré comme faible. Si l’une quelconque des réponses est affirmative, l’UNCT doit remplir la liste de contrôle B.

Liste de contrôle B: Questionnaire sur la gestion financière11 Partenaire d’exécution: _______________________________________ Date: _____________________________

Résumé des risques liés à la capacité de gestion financière du partenaire d’exécution Domaines analysés (voir pages suivantes pour les questions sur chaque domaine auxquelles il faut répondre et qui sont résumées dans les sections ci-après))

Évaluation du risque E S M F Observations

1. Partenaire d’exécution 2. Flux monétaires 3. Dotation en personnel 4. Politiques et procédures de comptabilité 5. Vérification interne des comptes 6. Vérification externe des comptes 7. Établissement de rapports et suivi 8. Systèmes d’information

Risque inhérent Énumérer les risques spécifiques constatés dans l’évaluation du

système de gestion des finances publiques (macroévaluation) ou les risques spécifiques liés à la nature ou au fonctionnement du

partenaire d’exécution

Évaluation du risque global E S M F E – Élevé S – Significatif M – Modéré F –Faible

11 Ce questionnaire est inspiré d’un questionnaire utilisé par la Banque mondiale.

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Questionnaire sur la gestion financière

Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

1. Partenaire d’exécution 1.1 Le partenaire d’exécution est-il légalement enregistré? Veuillez noter le statut juridique/ l’enregistrement de l’entité.

1.2 Le partenaire d’exécution a-t-il reçu des ressources des Nations Unies dans le passé?

1.3 Le partenaire d’exécution est-il soumis à des obligations légales en matière d’établissement de rapports ? Veuillez préciser.

1.4 L’organe directeur du partenaire d’exécution est-il indépendant ?

1.5 La structure organisationnelle se prête-t-elle à des activités à mener en coopération avec les Nations Unies ?

Évaluation du risque (Partenaire d’exécution) E S M F Entourez d’un cercle la lettre correspondant au risque évalué pour le domaine 1

2. Flux monétaires 2.1 L’entité peut-elle recevoir et transférer des fonds ? 2.2 Les mécanismes de transfert de fonds à l’enttité sont-ils satisfaisants ?

2.3 Y a-t-il eu dans le passé des problèmes graves dans la réception des fonds par l’entité, en particulier lorsque les fonds proviennent du ministère des finances ?

2.4 L’entité a-t-elle eu dans le passé des problèmes dans la gestion des fonds fournis par un membre de l’équipe de pays des Nations Unies ? Veuillez préciser.

90

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

2.5 L’entité a-t-elle la capacité ou a-t-elle besoin de capacités lui permettant de gérer les risques liés au change ? (s’il est prévu que l’entité utilisera les fonds en dehors du pays)

2.6 Quelles sont les modalités d’accès aux fonds de contrepartie ?

2.7 Comment les paiements sont-ils effectués à partir des fonds de contrepartie ?

2.8 Si certaines activités sont exécutées par les communautés ou les ONG, l’entité dispose-t-elle des mécanismes d’établissement de rapports et de suivi qui permettent de suivre l’utilisation des fonds ?

Évaluation du risque (Flux monétaires) E S M F Entourez d’un cercle la lettre correspondant au risque évalué pour le domaine 2

3. Dotation en personnel 3.1 La structure organisationnelle du service comptabilité est-elle adaptée au volume financier ? Veuillez joindre un organigramme.

3.2 Le niveau et les compétences du personnel sont-ils adaptés au volume financier ? Identifiez les effectifs du service comptabilité, y compris leurs intitulés de poste, responsabilités, formation et expérience professionnelle. Veuillez joindre les descriptions de poste et C.V. des responsables du service comptabilité.

3.3 Les services des finances et de comptabilité du partenaire d’exécution sont-ils dotés de personnel suffisant ?

3.4 Le personnel des services des finances et de comptabilité a-t-il les qualifications et l’expérience voulues ?

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

3.5 Le personnel des services des finances et de comptabilité connaît-il bien les procédures des Nations Unies concernant les remises d’espèces ?

3.6 Quelle est la durée du contrat d’emploi du personnel des services des finances et de comptabilité ?

3.7 Veuillez indiquer dans la partie Remarques/Observations les postes clés qui ne sont pas encore pourvus et la date estimative de nomination des titulaires.

3.8 Le personnel est-il souvent muté ? A quelle fréquence ?

3.9 Y a-t-il une politique de formation du personnel des services des finances et de comptabilité ? Veuillez préciser.

Évaluation du risque (Dotation en personnel) E S M F Entourez d’un cercle la lettre correspondant au risque évalué pour le domaine 3

4. Politiques et procédures de comptabilité 4.1 L’entité dispose-t-elle d’un système comptable qui permet d’enregistrer convenablement les opérations financières avec les organismes des Nations Unies, y compris l’allocation des dépenses conformément aux composantes correspondantes, aux catégories de décaissement et aux sources de financement ?

4.2 Des contrôles sont-ils en place pour la préparation et l’approbation des opérations pour veiller à ce que toutes les opérations soient correctement effectuées et justifiées de façon satisfaisante ?

4.3 Le plan comptable permet-il de comptabiliser les activités et catégories de décaissements et de faire rapport à ce sujet ?

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

4.4 La répartition des coûts compte tenu des diverses sources de financement est-elle effectuée dans les règles et conformément aux accords conclus ?

4.5 Le grand livre et les registres subsidiaires sont-ils rapprochés et équilibrés ?

4.6 Tous les documents comptables et justificatifs sont-ils conservés de façon permanente dans un système déterminé qui permet aux utillisateurs autorisés d’y accéder facilement ?

Séparation des fonctions 4.7 Les responsabilités suivantes sont-elles assumées par différents services ou personnes : a) autorisation d’effectuer une opération ; b) enregistrement de l’opération ; c) conservation de l’actif lié à l’opération ?

4.8 Les fonctions de commande, de réception, de comptabilisation et de paiement des biens et services sont-elles séparées de façon appropriée ?

4.9 Les rapprochements bancaires sont-ils effectués par une personne autre que celle qui effectue ou approuve les paiements ?

Système d’établissement du budget 4.10 Les budgets fixent-ils des cibles financières et concrètes ?

4.11 Des budgets sont-ils établis pour toutes les activités importantes de façon suffisamment détaillée pour constituer des outils qui permettent d’en suivre l’exécution ?

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

4.12 Les dépenses effectives sont-elles comparées au budget à une fréquence raisonnable, et des explications sont-elles requises en cas de différence sensible par rapport au budget ?

4.13 Les approbations des différences par rapport au budget sont-elles requises à l’avance ou a posteriori ?

4.14 Qui est chargé de l’établissement et de l’approbation des budgets ?

4.15 Des procédures sont-elles en place pour planifier les activités, recueillir des informations auprès des services responsables des différentes composantes et établir les budgets ?

4.16 Les plans et budgets relatifs aux activités sont-ils réalistes, fondés sur des suppositions valides et élaborés par des personnes compétentes ?

Paiements 4.17 Les procédures de traitement des factures prévoient-elles : • Que des copies des ordres d’achat et des

récépissés doivent être obtenues directement auprès des services demandeurs ?

• La comparaison des quantités, prix et conditions indiqués dans les ordres d’achat avec ceux indiqués dans les récépissés des biens effectivement reçus ?

• La comparaison des quantités indiquées dans les factures avec celles figurant sur les récépissés ?

• La vérification de l’exactitude des calculs ?

4.18 Toutes les factures sont-elles estampillées PAYÉ, datées, examinées et approuvées et clairement marquées aux fins d’attribution d’un code de comptabilité ?

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

4.19 Des contrôles existent-ils pour la préparation des états de paie, et les changements qui y sont apportés sont-ils dûment autorisés ?

Politiques et procédures 4.20 Veuillez décrire la méthode de comptabilité (p.ex. de caisse, d’exercice)

4.21 Les normes de comptabilité internationalement acceptées sont-elles appliquées ? Si c’est le cas, lesquelles ?

4.22 L’entité a-t-elle un manuel adéquat de politiques et procédures qui guide les activités et veille à responsabiliser le personnel ?

4.23 Des procédures existent-elles pour veiller à ce que seules les personnes autorisées puissent modifier ou établir de nouveaux principes, politiques ou procédures comptables à utiliser par l’entité ?

4.24 Y a-t-il des politiques et procédures par écrit portant sur toutes les activités de gestion financière et activités de routine liées ? Sont-elles accessibles ?

4.25 Les politiques et procédures définissent-elles clairement les conflits d’intérêts et les opérations avec une partie intéressée (réelle ou apparente) et prévoient-elles des mesures visant à protéger l’organisation contre ceux-ci ?

4.26 Des manuels sont-ils distribués au personnel concerné ?

Trésorerie et activité bancaire 4.27 Veuillez indiquer dans la partie Remarques/ Observations les noms et titres des signataires autorisés des comptes bancaires.

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

4.28 Le partenaire d’exécution tient-il un livre de caisse adéquat et à jour, où sont consignés les recettes et les paiements ?

4.29 Des contrôles existent-ils pour la collecte, le dépôt sans délai et l’enregistrement des recettes dans chaque lieu de collecte ?

4.30 Les relevés bancaires et l’encaisse font-ils l’objet d’un rapprochement tous les mois ?

4.31 Toutes les données inhabituelles dans les états de rapprochement bancaire sont-elles revues et approuvées par un responsable habilité ?

4.32 Les recettes sont-elles déposées sans délai ? Protection de l’actif

4.33 Y a-t-il un système de protection adéquat pour éviter que l’actif ne fasse l’objet de fraude, de gaspillage ou d’abus ?

4.34 Les registres auxiliaires des immobilisations et valeurs mobilières sont-ils à jour et font-ils l’objet de rapprochements avec le compte collectif ?

4.35 Des inventaires physiques des immobilisations et valeurs mobilières sont-ils effectués périodiquement ?

4.36 L’actif est-il suffisamment assuré par des contrats d’assurance ?

Autres bureaux ou entités2 4.37 Y a-t-il d’autres bureaux régionaux qui participent à l’exécution ?

2 L’expression « Autres bureaux ou entités » désigne les bureaux subsidiaires des partenaires d’exécution et/ou des parties.

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

4.38 Le partenaire d’exécution a-t-il mis en place des contrôles et procédures pour les flux monétaires, les informations financières, la responsabilité et les vérifications par rapport aux autres bureaux ou entités ? Veuillez décrire le processus d’approbation.

4.39 L’information circule-t-elle entre les différents bureaux/organismes correctement et sans retard ?

4.40 Y a-t-il des rapprochements périodiques entre les différents bureaux/organismes ?

Divers 4.41 Le partenaire d’exécution a-t-il fait connaître aux employés, bénéficiaires et autres parties les noms des responsables à contacter s’ils soupçonnent une fraude, du gaspillage ou le mauvais emploi des ressources ou biens appartenant à l’organisme ?

Évaluation du risque (Politiques et procédures comptables)

E S M F Entourez d’un cercle la lettre correspondant au risque évalué pour le domaine 4

5. Vérification interne des comptes 5.1 Y a-t-il un service de vérification interne des comptes au sein de l’entité ?

5.2 Quelles sont les qualifications et l’expérience du personnel du service de vérification interne des comptes ?

5.3 Le vérificateur interne des comptes est-il suffisamment indépendant pour faire des évaluations critiques ? A qui fait-il rapport ?

5.4 Le service de vérification interne des comptes inclura-t-il des activités financées par les organismes dans son programme de travail ?

5.5 Des mesures sont-elles prises pour donner suite aux conclusions de la vérification interne des comptes ?

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

Évaluation du risque (Vérification interne des comptes) E S M F Entourez d’un cercle la lettre correspondant au risque évalué pour le domaine 5

6. Vérification externe des comptes 6.1 Les états financiers de l’entité sont-ils régulièrement vérifiés par un vérificateur des comptes indépendant ? Qui est-il ?

6.2 Y a-t-il des retards dans la vérification des comptes de l’entité ? Quand les rapports sur la vérification des comptes sont-ils publiés ?

6.3 La vérification des comptes de l’entité est-elle effectuée conformément aux normes internationales d’audit ?

6.4 Des problèmes graves de responsabilité financière ont-ils été mis en évidence dans le rapport sur la vérification des comptes des trois dernières années ?

6.5 Le vérificateur des comptes de l’entité vérifiera-t-il les comptes de l’AWP ou un autre vérificateur sera-t-il désigné pour vérifier les états financiers de l’AWP ?

6.6 Y a-t-il des recommandations faites par les vérificateurs des comptes dans les rapports précédents ou dans les lettres de recommandations qui n’ont pas encore été mises en oeuvre ?

6.7 Le partenaire d’exécution a-t-il élaboré des plans de vérfication des comptes ?

Évaluation du risque (Évaluation externe des comptes)) E S M F Entourez d’un cercle la lettre correspondant au risque évalué pour le domaine 6

7. Établissement de rapports et suivi 7.1 Des états financiers sont-ils préparés pour l’entité ?

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Domaine Oui Non Sans objet

Examen

Remarques/Observations

7.2 Quelle est la fréquence de la préparation des états financiers ? Les rapports sont-ils établis en temps opportun pour pouvoir être utiles aux membres de la direction lors de la prise de décisions ?

7.3 Le système d’établissement de rapports doit-il être adapté pour rendre compte des dépenses liées à l’AWP ?

7.4 Le système d’établissement de rapports est-il capable de lier les informations financières aux progrès effectivement réalisés dans l’AWP ? Si des systèmes distincts sont employés pour recueillir et compiler des données, quels contrôles sont en place pour réduire le risque que les données concrètes ne sont pas synchronisées avec les données financières ?

7.5 Le partenaire d’exécution a-t-il des responsabilités en matière de rapports de gestion financière lesquelles précisent les rapports qui doivent être établis, leur contenu et leur utilisation ?

7.6 Les rapports financiers sont-il utilisés par les membres de la direction ?

7.7 Les rapports financiers comparent-ils les dépenses effectivement engagées avec les allocations budgétaires et programmées ?

7.8 Les rapports financiers sont-ils établis directement par un système de comptabilité automatisé ou par des tableurs ou par d’autres moyens ?

Évaluation du risque (Suivi et établissement de rapports) E S M F Entourez d’un cercle la lettre correspondant au risque évalué pour le domaine 7

8. Systèmes d’information

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8.1 Le système de gestion financière est-il informatisé ? 8.2 Ce système peut-il produire les rapports financiers requis ?

8.3 Le personnel est-il suffisamment bien formé pour assurer l’entretien du système ?

8.4 Le système d’organisation de la gestion et de traitement garantit-il le caractère confidentiel, l’intégrité et la disponibilité des données ?

Évaluation du risque (Systèmes d’information) E S M F Entourez d’un cercle la lettre correspondant au risque évalué pour le domaine 8