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MANUEL DE PROCÉDURE DU SYSTÈME D'INFORMATION SUR LA RECHERCHE UNIVERSITAIRE (SIRU) 2005-2006 Direction de la recherche des statistiques et des indicateurs Ministère de l’Éducation du Loisir et du Sport

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MANUEL DE PROCÉDURE

DU

SYSTÈME D'INFORMATION SUR LA

RECHERCHE UNIVERSITAIRE

(SIRU)

2005-2006

Direction de la recherche des statistiques et des indicateurs

Ministère de l’Éducation du Loisir et du Sport

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AVANT-PROPOS La Direction de la recherche des statistiques et des indicateurs présente le Manuel de procédure du système d’information sur la recherche universitaire (SIRU). Ce Manuel est un instrument de travail qui vient concrétiser la volonté du Ministère et des universités de se doter de données fiables sur la recherche universitaire afin de permettre aux personnes intéressées par ce type d’information de disposer d’une source de renseignements de première qualité. Tous les commentaires pouvant contribuer à améliorer le contenu du Manuel sont les bienvenus. La Direction de la recherche des statistiques et des indicateurs qui est chargée d’assurer la gestion du système, se fera un plaisir de modifier le Manuel, s’il y a lieu.

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AVANT-PROPOS 1. PRÉSENTATION DU MANUEL

1.1 Généralités ................................................................................................................3

1.2 Présentation du Manuel de procédure et ses modalités de mise à jour ..............4 1.2.1 Mises à jour du Manuel...............................................................................4 1.2.2 Mises à jour des tables ................................................................................5 1.2.3 Formulaires de demande de code ...............................................................5 1.3 Les personnes-ressources ........................................................................................6

2. DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME

2.1 Objectifs du système ................................................................................................3

2.2 Définition des principaux termes utilisés dans SIRU ...........................................3

2.2.1 Projet de recherche ......................................................................................3 2.2.2 Contrat et subvention de recherche .............................................................3 2.2.3 Subventions et contrats de recherche recensés par le SIRU .......................4 2.2.4 Professeur-chercheur universitaire ou assimilé ..........................................6 2.3 Les informations recueillies par le système ...........................................................6 2.3.1 Année budgétaire (élément no 005) ............................................................6 2.3.2 Les unités et les sous-unités administratives (éléments nos 045 et 050) .....6 2.3.3 Les regroupements de recherche (élément no 055) .....................................7

2.3.4 Codes CLARDER et domaines de recherche (éléments nos 060 et 065) .........................................................................................................7

2.3.5 Classification de la recherche universitaire (CRU) (éléments nos070 et 075) .............................................................................................................7

2.3.6 Lieu où est effectuée la recherche et lieu où est administré la subvention ou le contrat (éléments nos 080 et 085) .....................................7

2.3.7 Programme de financement (élément no 100) .............................................8 2.3.8 Projets de recherche interuniversitaires (éléments nos 115, 120, 125, 130,

140) ........................................................................................................... 8

TABLE DES MATIÈRES

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2.3.9 Réseaux de recherche (centres d’excellence et réseaux thématiques du

FRSQ, etc.) élément no135..........................................................................12 2.3.10 Les organismes pourvoyeurs de fonds (élément no 090) ............................12 2.3.10.1 Fonds de la recherche en santé du Québec (FRSQ) ..................12 2.3.10.2 Valorisation recherche Québec .................................................12 2.3.11 Type d’octroi (élément no 150) ...................................................................13 2.3.11.1 Subventions de partenariat ........................................................13

2.3.11.2 Subventions de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) ............................................................................................................14

2.3.11.3 Fonds internes de recherche ......................................................15 2.3.12 Montant de la subvention ou du contrat de Recherche (octroi) (élément no 165) ..........................................................................................15

2.3.13 Responsable et chercheurs participants au projet de recherche (éléments nos 040 et 145) ............................................................................15 2.3.14 Intention du pourvoyeur de fonds (élément no 160) ..................................16 2.3.14.1 Frais directs de recherche ..........................................................16 2.3.14.2 Gros équipements (plus de 7 000 $) .........................................16 2.3.14.3 Frais indirects de recherche (fonctionnement) .........................16 2.3.14.4 Rémunération des chercheurs principaux .................................17 2.3.14.5 Bourses salariales nominatives aux chercheurs principaux ......17 2.3.14.6 Sous-traitance à l’extérieur (au delà de 25 000 $) ....................18 2.3.14.7 Valorisation et commercialisation ............................................18 2.3.14.8 Soins aux patients .....................................................................19 2.3.14.9 Frais indirects (infrastructure et immobilisation) ....................19

2.4 Programme des frais indirects ................................................................................19

2.4.1 Distinction entre organisme pourvoyeur de fonds agréé et non agréé ........19 2.4.2 Vérification des données .............................................................................20 3. MODALITÉS DE TRANSMISSION ET DE CORRECTION DES DONNÉES

3.1 Transmission des données du système SIRU au Ministère ...................................3 3.1.1 La demande d’accès au serveur FTP ...........................................................3 3.1.2 L’accès au serveur FTP ............................................................................ .3 3.1.3 La sécurité par le chiffrement des données ................................................ .3 3.1.4 Le transfert des données au Ministère ....................................................... .4 3.1.5 La récupération des listes ........................................................................... .4

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3.2 Fichier de transmission des universités ...................................................................5

3.2.1 Structure du fichier de transmission SIRU ..................................................6 3.2.2 Description des éléments du fichier de transmission ...................................7

3.3 Échéancier de transmission des données .................................................................. .8 3.4 Messages d’erreurs ...................................................................................................9 3.4.1 Présentation des messages d’erreurs ............................................................9 3.4.2 Liste des messages d’erreurs (Échangeur) ...................................................9 3.4.3 Liste des messages d’erreurs (SIRU) ..........................................................11 3.5 Modalités de correction des données ..................................................................... 16

4. DESCRIPTION DES ÉLÉMENTS

Index des éléments Description de chaque élément

INDEX Liste alphabétique des sujets

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CHAPITRE PREMIER

PRÉSENTATION DU MANUEL

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Chapitre 1er — Présentation du manuel Page 3 sur 5

1.1 GÉNÉRALITÉS

Le Système d’information sur la recherche universitaire (SIRU) permet de dresser annuellement un inventaire des subventions et contrats de recherche accordés aux professeurs-chercheurs1 des universités du Québec. À l’instar d’autres systèmes, il est géré conformément aux dispositions du Protocole d’entente relatif à la réalisation du schéma de développement des systèmes de données sur les établissements d’enseignement universitaire. Le Ministère de l’Éducation et la CREPUQ ont signé, le 30 mars 1984, une entente qui a pour objet le partage des responsabilités dans la mise en oeuvre des méthodes de développement et la coordination de la gestion courante des systèmes de données sur les établissements d’enseignement universitaire.

Le comité conjoint de gestion du système d’information sur la recherche universitaire a pour mandat de concevoir, d’exploiter et de superviser la gestion courante du système, soit les fonctions de collecte, de validation et de diffusion des données ainsi que de réviser et mettre à jour le système. Il est composé de représentantes et de représentants de la CREPUQ et du ministère de l’Éducation du Loisir et du Sport. Tant les universités que le Ministère ont un rôle à jouer dans le fonctionnement du système : Les universités doivent :

- transmettre au Ministère toutes les données concernant les projets de

recherche de leur établissement (y compris celles des établissements affiliés), conformément aux spécifications administratives et techniques stipulées dans le présent manuel;

- corriger les données sur réception des listes d’erreurs de validation et de

cohérence produites par le Ministère;

- communiquer au Ministère les données d’un projet interuniversitaire, si elles sont fiduciaires du projet;

- communiquer avec le Ministère afin d’obtenir le code d’un établissement

affilié, d’un organisme pourvoyeur de fonds ou d’un réseau de centres d’excellence, le matricule d’un chercheur ou d’une chercheuse ou bien le code d’un regroupement de recherche qui ne figure pas sur les listes du Ministère;

- informer le Ministère, de la création, de la correction ou de l’annulation

d’une unité ou d’une sous-unité administrative.

1 Dans le présent document, pour ce terme et pour sa définition, le masculin est utilisé sans aucune

discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

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Page 4 sur 5 Chapitre 1er — Présentation du manuel

Le Ministère doit :

- tenir à jour le présent manuel et transmettre annuellement aux universités les nouvelles modalités de collecte de renseignements du système SIRU;

- assurer le suivi des transmissions des données sur la recherche faites par les

universités en effectuant les opérations de regroupement, de validation et de mise à jour des données;

- procéder à l’exploitation et à la diffusion des données sur la recherche

universitaire subventionnée et contractuelle, notamment en réalisant une publication sur les données annuelles et en produisant, sur demande écrite des utilisatrices et utilisateurs, des extrants systématiques (tableaux statistiques) afin de répondre à leurs besoins;

- assumer la gestion de la table des organismes pourvoyeurs de fonds, celle

des chercheurs et des chercheuses et celle des regroupements de recherche et tenir à jour la table CLARDER et la table des unités et des sous-unités administratives;

- tenir à jour et transmettre aux universités les listes d’établissements affiliés,

des réseaux de centres d’excellence et des organismes pourvoyeurs accrédités.

Le présent document contient tous les renseignements nécessaires à la bonne marche de la collecte annuelle des données du système SIRU. Il s’adresse principalement aux services de la recherche, de l’informatique et des finances des universités. Il a pour objet d’éclairer les personnes concernées sur leur rôle respectif ainsi que sur la démarche à suivre, les contraintes et les limites à respecter dans la préparation de l’information à transmettre au Ministère.

1.2 PRÉSENTATION DU MANUEL DE PROCÉDURE ET

SES MODALITÉS DE MISE À JOUR

1.2.1 Mise à jour du Manuel

Étant donnée que le Manuel peut désormais être consulté sur le site Internet du ministère de l’Éducation du Loisir et du Sport, des modifications importantes sont apportées aux procédures de mise à jour.

Les mises à jour successives sont intégrées au Manuel au fur et à mesure de leur approbation par le comité conjoint si les changements qu’elles comportent s’appliquent à l’exercice financier en cours. Si les modifications concernent l’exercice suivant, le manuel est mis à jour au mois d’avril. Cette façon de procéder élimine l’impression des mises à jour de même que les anciens bulletins de procédure.

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Chapitre 1er — Présentation du manuel Page 5 sur 5

Une section du site Internet est réservée aux mises à jour afin que les utilisatrices et les utilisateurs puissent prendre connaissance des modifications apportées. Une synthèse de la mise à jour est aussi disponible pour permettre la constitution d’un historique des modifications. Enfin, chaque fois qu’une mise à jour est effectuée, que ce soit dans le texte du Manuel ou dans les tables du système, un avis de modification est adressé aux responsables de la transmission des données dans les universités par Internet.

Les modifications effectuées dans le Manuel sont mises en relief en surlignant en jaune à l’écran.

1.2.2 Mise à jour des tables

Les tables du système sont mises à jour aussi souvent que nécessaire et placées sur le site Internet du SIRU. À chaque mise à jour un avis de modification est envoyé aux responsables de la transmission des données dans les universités.

1.2.3 Formulaires de demande de code pour un organisme pourvoyeur de fonds, pour un établissement affilié, pour un matricule de chercheur ou pour un regroupements de recherche

C’est le Ministère qui attribue des codes aux regroupements de recherche, aux établissements affiliés et aux organismes pourvoyeurs de fonds ainsi qu’un matricule aux professeurs-chercheurs. Avant de s’adresser au Ministère pour obtenir un nouveau code, l'université doit s'assurer que l’organisme, l’établissement, le regroupement de recherche ou le chercheur ne figurent pas déjà sur la liste appropriée en consultant les tables sur le site Internet du SIRU. Si l’organisme, le chercheur, l’établissement ou le regroupement n'y sont pas inscrits, il faut soit remplir le formulaire que l’on retrouve à la fin du Manuel et sur le site Internet du Ministère, soit faire la demande de création de l’organisme par courriel, en fournissant tous les renseignements demandés.

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Page 6 sur 5 Chapitre 1er — Présentation du manuel

1.3 LES PERSONNES-RESSOURCES

Les personnes-ressources avec lesquelles il y a lieu de communiquer sont : pour tout besoin d’ordre administratif ou d’interprétation du Manuel :

Monsieur Serge Lavallée Direction des statistiques et études quantitatives Ministère de l’Éducation du Loisir et du Sport Édifice Marie-Guyart 1035, rue De La Chevrotière, 26e étage Québec (Québec) G1R 5A5 Téléphone : (418) 646-4800 Internet : serge.lavallee @ mels.gouv.qc.ca Télécopieur : (418) 646-5503

pour la transmission de données, de même que pour la correspondance qui

l’accompagne ou pour tout besoin d’ordre informatique :

Monsieur Pierre Demers Direction des statistiques et études quantitatives Ministère de l’Éducation du Loisir et du Sport Édifice Marie-Guyart 1035, rue De La Chevrotière, 26e étage Québec (Québec) GlR 5A5 Téléphone : (418) 646-4777 Internet : pierre.demers @ mels.gouv.qc.ca Télécopieur : (418) 646-5503 Madame Huguette Légaré Direction des statistiques et études quantitatives Ministère de l’Éducation du Loisir et du Sport Édifice Marie-Guyart 1035, rue De La Chevrotière, 26e étage Québec (Québec) G1R 5A5 Téléphone : (418) 646-4784 Internet : huguette.legare@ mels.gouv.qc.ca Télécopieur : (418) 646-5503

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CHAPITRE 2

DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 3 sur 19

2.1 OBJECTIFS DU SYSTÈME

Objectif général

Le système a été conçu pour colliger des données sur la recherche en s'adressant aux universités du Québec et pour les diffuser dans les organismes intéressés afin de donner soit pour l’ensemble des universités soit pour chacune d’elles, un aperçu des activités de recherche qui y sont poursuivies.

Objectifs particuliers

1o Colliger des statistiques relatives à la recherche universitaire : montants des

subventions et des contrats de recherche pour l’ensemble des universités et pour chacune d’elles, par domaine de recherche, par source et par type d’octroi, etc.

2o Diffuser l’information recueillie dans les organismes intéressés : le

ministère de l’Éducation du Loisir et du Sport, d’autres ministères et organismes du secteur public, les universités, les organismes pourvoyeurs de fonds, les chercheuses et les chercheurs, etc.

3o Recueillir, valider et faire vérifier les données nécessaires au calcul et à la

distribution entre les universités de l’enveloppe budgétaire allouée au Programme de subventions générales pour le financement des frais indirects de la recherche universitaire.

2.2 DÉFINITION DES PRINCIPAUX TERMES UTILISÉS DANS SIRU

Afin d’assurer la bonne compréhension des principaux termes utilisés dans le présent manuel, il est utile de les définir dès à présent.

2.2.1 Projet de recherche

Est considéré comme projet de recherche, toute recherche subventionnée ou contractuelle qui bénéficie d’un financement direct, soit par le moyen d’une subvention, soit en raison d’une commandite ou en vertu d’un contrat accordés à un professeur-chercheur par un ou des organismes privés, publics ou parapublics. L’organisme pourvoyeur peut être l’université d’appartenance du professeur-chercheur.

2.2.2 Contrat et subvention de recherche

Le SIRU permet de recenser les contrats et les subventions alloués pour financer les projets de recherche réalisés sous la responsabilité des professeurs-chercheurs des universités du Québec.

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Page 4 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

À moins d’exceptions négociées en comité de gestion, un contrat et une subvention de recherche se définissent ainsi : Un contrat de recherche est une entente conclue entre des parties juridiques afin de financer des travaux effectués à l’intérieur d’un projet de recherche. Cette entente comporte une ou certaines des caractéristiques suivantes (liste non exhaustive) :

exigence de biens livrables; versements conditionnels répartis selon un échéancier prédéterminé; contraintes en matière de communication et de confidentialité en ce

qui a trait à la transmission des résultats; contraintes relativement à la propriété intellectuelle que possède le

bailleur de fonds sur les résultats des travaux de recherche.

Une subvention de recherche est une somme versée en vue de la réalisation de travaux effectués à l’intérieur d’un projet de recherche et qui ne comporte habituellement pas les caractéristiques d’un contrat.

2.2.3 Subventions et contrats de recherche recensés par le SIRU

Qu'ils soient administrés par l'université ou par des établissements affiliés, les subventions et contrats de recherche à inclure dans l’inventaire sont les suivants :

a) les subventions et les contrats de recherche administrés par

l'université ou par un établissement affilié, quand la personne responsable du projet de recherche est un professeur-chercheur de l'université ou un professeur-chercheur assimilé (voir 2.2.4);

b) les subventions accordées sous forme de bourse salariale pour les

professeurs-chercheurs;

c) les subventions pour frais de voyages et autres frais semblables (colloques, congrès, conférences, etc.) liés à un projet de recherche déterminé;

d) les subventions attribuées pour payer les frais d'informatique liés à

un projet de recherche déterminé;

e) les subventions ou contrats alloués par des organismes pourvoyeurs de fonds extérieurs à l'université pour acquitter les frais indirects occasionnés par les projets de recherche réalisés par les professeurs-chercheurs des universités;

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 5 sur 19

f) les dons d'équipement dont la valeur marchande est certifiée par un reçu officiel d'impôt remis par l'université à l'organisme pourvoyeur de fonds, en conformité avec les directives fiscales prévues à cet effet;

g) les contributions en nature des projets reliées à la Fondation Canadienne d’Innovation (FCI).

h) les essais cliniques ainsi que les essais en agriculture et en foresterie

comportant un élément de dissipation d'incertitude scientifique ou technique;

i) les subventions allouées par des organismes pourvoyeurs de fonds

extérieurs à l'université ou encore à même les fonds internes de recherche (FIR) de l'université pour payer, de façon ponctuelle, les frais directs occasionnés par un centre de recherche à l'exclusion des salaires du personnel permanent de l'établissement.

Il faut cependant exclure de l'inventaire les subventions et contrats suivants :

j) les subventions et les contrats alloués en vue de la réalisation d’un

projet de recherche dont le ou la responsable du projet n'est pas un professeur-chercheur d’une université ou assimilé;

k) toutes les bourses de formation à la recherche : les bourses accordées

aux étudiantes ou étudiants des 1er, 2e et 3e cycles ainsi que les bourses d’études postdoctorales, quelles qu'elles soient;

l) les subventions allouées pour la réalisation des projets d'assistance

technique de tout organisme, notamment de l’ACDI; où on utilise généralement l'expertise déjà acquise par la professeure ou le professeur pour en faire bénéficier d'autres pays ou des organismes d'accueil, incluant l'entreprise privée;

m) les frais indirects de la recherche lorsqu'ils ne sont pas

spécifiquement financés par un organisme pourvoyeur de fonds extérieur à l'université, mais plutôt assumés à même le budget général de l'université;

n) tout don en nature, sauf ceux qui sont précisés au paragraphe f) et g)

du présent article;

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Page 6 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

2.2.4 Professeur-chercheur universitaire ou assimilé

Les professeurs-chercheurs sont les personnes membres du corps professoral détenant un statut académique décerné par l'établissement où elles travaillent; à titre d'exemple, mentionnons les rangs d'adjoint, d'agrégé et de titulaire. Aux fins du SIRU, est aussi considérée «professeur-chercheur universitaire», toute personne dont les fonctions correspondent à celles d’un professeur-chercheur et sont reconnues comme telles par l’établissement où elle travaille et ce, conformément à un document officiel signé par une administratrice ou un administrateur dûment mandaté à cette fin.

2.3 LES INFORMATIONS RECUEILLIES PAR LE SYSTÈME

On trouvera au chapitre 4 une description détaillée des éléments recensés par le système. Il est toutefois utile, à ce stade-ci, d’apporter des précisions sur certains des éléments d’information recueillis. 2.3.1 Année budgétaire (élément no 005)

En ce qui concerne les montants des subventions ou des contrats de recherche (octrois) recensés dans SIRU (voir 2.3.12), les règles suivantes s'appliquent : rattacher le montant (élément no 165) à l'année budgétaire qui est

indiqué par l'organisme pourvoyeur de fonds dans le document annonçant officiellement l'attribution du contrat ou de la subvention;

à défaut d'une telle précision, rattacher le montant à la période allant

du 1er avril au 31 mars et englobant la date qui figure dans le document qui officialise l’annonce du contrat ou de la subvention;

dans le cas d'un montant dont les versements s'étalent sur plus d'un

année budgétaire sans que l'organisme pourvoyeur en précise la répartition par année budgétaire, il faut répartir également le montant total sur chacun des exercices financiers pendant lesquels les travaux de recherche doivent se dérouler.

2.3.2 Les unités et les sous-unités administratives (éléments nos 045 et 050)

Le code d'une unité administrative et celui d’une sous-unité administrative déterminent une entité fonctionnelle ou hiérarchique de la structure administrative de l'université. Habituellement, l'unité représente la faculté; quant à la sous-unité, elle désigne le département responsable du projet de recherche. L'unité et la sous-unité qui doivent être inscrites dans chaque projet de recherche sont celles auxquelles est rattaché le professeur-chercheur responsable de ce projet.

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 7 sur 19

2.3.3 Les regroupements de recherche (élément no 055)

Lorsqu’une subvention ou un contrat est obtenue pour un projet mené à l’intérieur d’un regroupement de recherche, l’université doit inscrire le code de ce regroupement. Le regroupement de recherche, ou unité d’activité, se distingue de l’unité et de la sous-unité administratives (éléments nos 045 et 050) qui sont les unités de rattachement du professeur-chercheur.

2.3.4 Codes CLARDER et domaines de recherche (éléments nos 060 et 065 )

L’année 2005-2006 est sans doute la dernière année d’utilisation de ce code. Les codes CLARDER principal et secondaire servent à déterminer le domaine correspondant au projet de recherche. Ils doivent être assignés par le professeur-chercheur responsable du projet à partir de la table CLARDER 283. On peut consulter cette table sur le site Internet du SIRU. Ces codes permettent de regrouper les projets selon les onze domaines de recherche déterminés par le Ministère.

2.3.5 Classification de la recherche universitaire (CRU éléments nos 070 et

075)

Pour l’année 2005-2006, le SIRU adopte une nouvelle classification de recherche : la classification de la recherche universitaire (CRU) disciplinaire. Cette classification fait partie d’un système de classification de la recherche cohérent et complet qui comporte trois dimensions, soit une classification qui distingue les disciplines de recherche, les objets de recherche et les champs d’application de la recherche. Pour l’année 2005-2006, seule la dimension disciplinaire sera inscrite au SIRU. La discipline est considérée comme un domaine du savoir qui fait l’objet d’une offre de formation au niveau universitaire et qui est institutionnalisé dans les structures de l’université (département, faculté). Elle peut caractériser tant la formation du chercheur que les projets de recherche.

2.3.6. Lieu où est effectuée la recherche et lieu où est administré la

subvention ou le contrat (élément nos 080 et 085)

La recherche peut être effectuée dans les locaux de l’université ou dans ceux d’un établissement affilié à une université. La subvention ou le contrat peut être administré soit par l’université même soit par un établissement affilié à une université. Les contrats et les subventions administrés par les hôpitaux et les centres affiliés ne doivent être déclarés que s’ils concernent des travaux de recherche dont la ou le responsable est un professeur-chercheur d’université ou une personne assimilée.

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Page 8 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

2.3.7 Programme de financement (élément no 100) Certains organismes opèrent plusieurs programme de financement de la

recherche. C’est le cas notamment des Conseils fédéraux et des Fonds québécois. Une table des programmes de financement de la recherche a été réalisée afin de pouvoir spécifier de quel programme émane la subvention ou le contrat de recherche. Pour l’année 2005-2006, la table sera limitée aux trois Fonds de recherche du Québec.

2.3.8 Projet de recherche interuniversitaire (élément nos 025, 115, 120, 125,

130 et 140)

Toutes les subventions et tous les contrats de recherche qui regroupent des chercheurs et des chercheuses d’au moins deux universités doivent être déclarés comme des projets de recherche interuniversitaires, qu’ils soient financés par un organisme agréé ou non. L'organisme pourvoyeur fait généralement parvenir le montant total de la subvention ou du contrat à l’université fiduciaire qui l'administre ou le redistribue à l'ensemble des établissements signataires.

Chaque université doit faire parvenir au Ministère pour le 30 septembre suivant la fin de l’année budgétaire SIRU, les informations qui concernent les projets interuniversitaires pour lesquels elle est la fiduciaire. Les éléments d’information qui doivent être obligatoirement transmis sont les suivants : éléments nos 005 (année budgétaire), 010 (code de l’université), 015 (numéro de dossier), 035 (titre du projet), 040 (professeur-chercheur responsable du projet), 060 (CLARDER principal), 070 (CRU principal) 090 (organisme pourvoyeur de fonds) , 140 (projet interuniversitaire), 145 (professeurs-chercheurs participant au projet), 150 (type d’octroi), 155 (numéro de la fiche), 160 (intention du pourvoyeur de fonds) et 165 (montant* de la subvention ou du contrat (octroi)). La transmission des autres éléments d’information est facultative.

Sauf exception, la répartition de la somme allouée à la recherche (octroi)

se fait au prorata du nombre et de l’université d’appartenance des professeurs-chercheurs. Par exemple, si trois participants sur cinq proviennent de la même université, celle-ci se verra accorder les trois cinquièmes de l’octroi.

Les exceptions au partage au prorata du montant de la subvention des projets interuniversitaires sont les suivantes : lorsqu’un montant est octroyé pour de l’équipement installé dans l’université fiduciaire seulement, ou encore que le montant est accordé pour la préparation du dépôt d’un projet après l’acceptation d’une lettre d’intention, les subventions doivent être entièrement attribuées à l’université fiduciaire. Dans ces deux cas

* Le montant total de la subvention et non la part qui revient à l’université.

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 9 sur 19

l’université doit inscrire O pour oui à l’élément no 130 (indicateur P.I. non partagé). Lorsque des ententes spécifiques entre universités ont été conclues afin de partager les subventions d’infrastructure (y compris l’équipement) des centres de recherche interuniversitaires, celles-ci ont préséances sur le partage au prorata. Les universités participantes doivent transmettent ces projets en inscrivant O pour oui à l’élément no 125 (indicateur P.I. partageable selon une entente spécifique), lors de la transmission finale de ces projets de recherche. L’université fiduciaire doit cependant s’assurer d’inscrire tous les participants au projet. Il existe des situations où le partage doit être effectué selon les transferts effectués et reçus. C’est notamment le cas pour la plupart des projets financés par les réseaux de recherche (voir 2.3.9) ou par la Fondation canadienne d’innovation (FCI). C’est aussi le cas des subventions des programmes de regroupements stratégiques des fonds de recherche sur la nature et les technologies (FQRNT) et sur la société et la culture (FQRSC) et enfin lorsque le projet de recherche interuniversitaire est un contrat. L’établissement fiduciaire déclare le projet avec tous les chercheurs impliqués et le montant qu’il déclare est constitué du solde du montant global versé moins les transferts de fonds effectués. L’institution participante, quant à elle, déclare le montant obtenu via le transfert de fonds. Dans le premier cas (réseaux) les universités doivent inscrire le numéro de réseau à l’élément no 135 et dans les autres cas (FCI, FQRNT ou FQRSC et contrat), elles doivent transmettent ces projets en inscrivant O pour oui à l’élément no 125 (indicateur P.I. partageable selon une entente spécifique). Pour les projets ou interviennent des chercheuses et des chercheurs hors-Québec ou hors réseau universitaire, différentes situations s’appliquent. Lorsque l’institution fiduciaire est située hors-Québec, l’université doit déclarer les transferts réels de fonds qu’elle reçoit, tels qu'ils sont attestés dans des documents comptables et inscrire O pour oui à l’élément no 120 (indicateur P.I. non partageable hors QC Fid. Ext., HQFE). S’il advient que l’université qui reçoit ces fonds en redistribue une partie à d’autres universités québécoises, elle devient alors la fiduciaire québécoise et elle doit utiliser la procédure habituelle de partage au prorata du montant de la subvention et inscrire le code de projet interuniversitaire à l’élément no 140, ou encore la procédure habituelle de partage d’un contrat. Par ailleurs, si une université québécoise est la fiduciaire d’un projet de recherche et que des participants au projet n’appartiennent pas à une université québécoise, elle doit inscrire la part du montant de la subvention ou du contrat qui reste aux chercheurs universitaires québécois. Elle doit donc soustraire tous les transferts de fonds effectués à des chercheurs hors du Québec ou hors du réseau universitaire.

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Page 10 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

Si tous les co-chercheurs externes sont localisés hors du Québec ou n’appartiennent pas au réseau universitaire québécois, elle doit inscrire O pour oui à l’élément no 115 (indicateur P.I. non partageable hors QC Fid. Int., HQFI. Afin de valider les données transmises au SIRU, le Ministère fait parvenir à chaque université, au plus tard le 15 octobre, un sommaire des déclarations SIRU pour les projets interuniversitaires dans lesquels elle est impliquée. S’il y a lieu, celle-ci informe le Ministère des corrections à apporter aux déclarations transmises. Le tableau suivant précise la façon de déclarer les projets interuniversitaires :

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 11 sur 19

Tableau synthèse de la déclaration des projets interuniversitaires dans le SIRU

Type de projet Traitement No d’article

SIRU Élément

SIRU La majorité des projets interuniversitaires sauf les exceptions suivantes :

Prorata 2.3.8 140

Exceptions :

Subvention d’équipement (sauf s’il y a entente)

Non partagé 2.3.8 130

Préparation d’un projet après le dépôt d’une lettre d’intention

Non partagé 2.3.8 130

Ententes spécifiques dans les dossiers d’infrastructure

Selon l’entente* 2.3.8 125

Réseaux Transfert ou prorata 2.3.9 135 FCI** Transfert 2.3.8 150

Subventions stratégiques FQRNT ou FQRSC

Transfert 2.3.8 150

Contrat Transfert 2.3.8 150 Fiduciaire québécoise et co-chercheurs hors réseau

Octroi global moins les transferts effectués

2.3.8 150

Fiduciaire extérieur au Québec ou hors réseau

Transfert 2.3.8 120

* Il arrive parfois que l’entente se résume aux transferts effectués et reçus. ** Dans le cas où les équipements financés par la FCI sont partagés entre les universités participantes.

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Page 12 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

2.3.9 Réseaux de recherche (centres d'excellence et réseaux thématiques du FRSQ, etc., élément no 135)

Les subventions allouées aux professeurs-chercheurs d'une université en vertu du programme fédéral des réseaux de centres d'excellence ou des réseaux thématiques du FRSQ doivent être considérés comme des projets de recherche interuniversitaires et traités comme tels. Certains réseaux peuvent aussi être supportés par des organismes autres, notamment, Santé Canada, Environnement Canada, le Conseil de recherche en science naturelle et génie (CRSNG) ou encore des OBNL comme le Consortium de recherche en aérospatiale (CRIAQ) et Prompt Québec. De tous ces réseaux, seuls ceux supportés par le CRIAQ, PROMPT Québec, NanoQuébec, Hexagram et Ouranos peuvent être déclarés au prorata du montant de la subvention (octroi) lorsqu’ils deviennent des partenariats avec le CRSNG. Dans tous les autres cas, le transfert effectif de fonds détermine la répartition. L'université doit inscrire le code du réseau de centres d’excellence, du réseau thématique ou de tout autre réseau à l’élément no 135. La liste des réseaux est présentée dans la table des réseaux de recherche sur le site Internet du SIRU. À l'élément no 090 (code de l'organisme pourvoyeur de fonds), l’université doit inscrire le code du secrétariat inter conseil (04568) pour les réseaux de centre d’excellence, du FRSQ (04285) pour les réseaux thématiques ou de l’organisme qui supporte le réseau dans les autres cas.

2.3.10 Les organismes pourvoyeurs de fonds (élément no 090)

L'organisme pourvoyeur de fonds (élément no 090) est la source privée, publique ou parapublique qui finance un projet de recherche. Il est nécessaire d’apporter des précisions pour certains programmes du Fonds de recherche en santé du Québec (FRSQ), et de Valorisation recherche Québec (VRQ). 2.3.10.1 Fonds de la recherche en santé du Québec (FRSQ)

Les sommes accordées par le programme Centres et instituts de recherche doivent être inscrites avec le code 005 à l’élément no 150 (type d’octroi) et avec le code 040 a l’élément no 160 (intention du pourvoyeur de fonds) et ce, quelque soit le volet pour lequel les sommes sont attribuées.

2.3.9.2 Valorisation Recherche Québec

Valorisation Recherche Québec (VRQ) est un organisme créé par le gouvernent du Québec pour financer la commercialisation des résultats de la recherche et la recherche elle-même. Avant 2005-2006, le volet commercialisation de VRQ n’était pas éligible au SIRU. Les universités peuvent désormais déclarer ces subventions en utilisant l'intention no 30 (voir 2.3.14.7). Le volet recherche est évidemment éligible, et le financement doit être déclaré au nom du

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 13 sur 19

professeur-chercheur qui l’a obtenu et inscrit sous le type d’octroi 005 (subvention). S’il s’agit d’un projet de recherche interuniversitaire, il doit être déclaré par l’université fiduciaire lors de la déclaration de ce type de projets en septembre de chaque année (voir 2.3.8). Des partenaires peuvent à l’occasion compléter le financement offert par VRQ. Le volet recherche de VRQ n’est cependant pas considéré comme un programme de partenariat. Les financements obtenus de la part de partenaires doivent donc être inscrits sous le type d’octroi 001 (contrat) ou 005 (subvention), le cas échéant. Par contre, l’université doit quand même inscrire le code de VRQ à l’élément no 095 (organisme pourvoyeur de fonds partenaire). À compter de 2005-2006, VRQ ne sera plus identifié que par un seul code d’organisme pourvoyeur de fonds , le 10358.

2.3.11 Type d’octroi (élément no 150)

L’ancien type de financement utilisé dans le SIRU est dorénavant transformé en une matrice qui fait intervenir deux éléments nouveaux : le type d’octroi, élément no 150 et l’intention du pourvoyeur de fonds, élément no 160 (voir 2.3.14) Le type d’octroi sert à déterminer si le montant a été accordé dans le cadre d’un contrat (001), d’une subvention (005) ou encore plus spécifiquement d’une subvention de partenariat (010) ou d’une subvention reliée à la fondation canadienne d’innovation (FCI) (015). L’argent peut également provenir des fonds internes de recherche de l’université (020). Les définitions d’un contrat ou d’une subvention apparaissent à la section 2.2.2. du Manuel. On peut définir ainsi les subventions spécifiques de partenariat et de la FCI ainsi que les fonds internes de recherche.

2.3.11.1 Subventions de partenariat

Certains organismes publics accordent à un projet de recherche une subvention conditionnelle à la contribution d'un partenaire. Le partenaire peut être une entreprise, un organisme à but non lucratif (OBNL) ou encore un organisme public ou parapublic. Pour inscrire un projet en partenariat, l’université utilise le code 010 à l’élément no150 (type d’octroi), pour le dossier de l’organisme public responsable du programme de partenariat et pour celui du partenaire. Elle devra ensuite préciser l’intention du pourvoyeur en utilisant l’élément no 160 (voir 2.3.14). De plus, l’université doit inscrire un numéro de référence (voir élément no 110 au chapitre 4) dans le dossier du partenaire. Pour la déclaration d’un projet financé par le partenaire d’un organisme public, l'université doit également inscrire le code de cet organisme partenaire public à l'élément no 095 (code de l'organisme pourvoyeur de fonds partenaire).

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Page 14 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

On retrouve, ci-dessous, une liste non exhaustive de programmes de partenariat qui peuvent être inclus dans le SIRU, pourvu que les projets de recherche subventionnés soient également inscrits au SIRU.

Organismes Programmes de partenariat FRSQ

— Programme conjoint FRSQ-CCP de commandites en recherche

évaluative, pharmacothérapie et pharmacoéconomique.

— Programme conjoint FRSQ-MSSS en collaboration avec la Fondation canadienne de recherche sur les services de santé

Instituts de recherche en santé du Canada

— Programme université-industrie; — Essais cliniques université-industrie; — Chaires université-industrie de recherche; — Programme de la santé IRSC-ACIM; — Bourses de recherches industrielles; — Programme de partenariats technologiques (PPT).

CRSH

— Les subventions de recherche stratégique; — Les subventions d'ateliers de recherche stratégique; — Programme de partenariats technologiques (PPT).

— Chaires de gestion du changement technologique (CGCT); CRSNG

— Subventions de projets stratégiques (SPS) — Subventions de réseaux de recherche (SRR) — Subventions de recherche et développement coopérative (RDC); — Programme de partenariats technologiques (PPT); — Entente de partenariats de recherche (EPR); — Professeurs-chercheurs industriels (PCI); — Chaire en génie de la conception (CGC);

— Programme d’aide aux nouveaux professeurs (PANP) CORPAQ

— Appui à la recherche en partenariat.

Environnement Canada

— Fonds de rétablissement des espèces en péril (FREP), un partenariat entre le Fonds mondial pour la nature et le Service canadien de la faune d’Environnement Canada

2.3.11.2 Subventions de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) Depuis 1998-1999, la Fondation canadienne pour l’innovation

(FCI) accorde aux universités des subventions pour financer de l’équipement ou des immobilisations de recherche. Les subventions de la FCI comportent toujours des contreparties financées par le gouvernement du Québec et souvent d’autres financées par l’université elle-même ou par des partenaires privés ou publics.

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 15 sur 19

Pour déclarer un projet de la FCI et ses contreparties, l’université doit indiquer le code 115 à l’élément no 150 (type d’octroi). Elle devra ensuite préciser l’intention du pourvoyeur en utilisant l’élément no 160 (voir 2.3.14). De plus, l’université doit inscrire un numéro de référence (voir élément no 110 au chapitre 4)

2.3.11.3 Fonds internes de recherche

Les universités financent parfois des projets de recherche à même leurs fonds internes. Elles reçoivent également des subventions générales de la part de certains organismes et redistribuent ensuite ces fonds à leurs chercheurs en les considérant comme des fonds interne. Dans ce cas, elles doivent utiliser le code de pourvoyeur 07278 et la procédure du numéro de référence décrite à l’élément no 110, au chapitre 4. Ces subventions doivent désormais être déclarées en utilisant le code 020 à l’élément no 150.

2.3.12 Montant de la subvention ou du contrat de recherche (octroi) (élément no 165)

Il s’agit du montant qu’un organisme s’engage officiellement à verser pour la réalisation d’un projet de recherche. Ces montants doivent être corrigés, le cas échéant, par chaque université en fonction des changements qui ont cours durant la réalisation du projet : projet qui ne s’est pas concrétisé, transfert du professeur-chercheur, modification du financement, etc.

2.3.13 Responsable et chercheurs participant au projet de recherche

(éléments nos 040 et 145)

Une description détaillée du terme professeur-chercheur est donnée à la section 2.2.4. On entend par responsable du projet de recherche (élément no 040), le professeur-chercheur dont le nom apparaît sur la demande de subvention ou sur la proposition de contrat de recherche ou encore celui qui autorise les dépenses des activités de recherche.

Les professeurs-chercheurs participant au projet (élément no 145) sont les personnes cosignataires du document de demande de subvention ou de la proposition de contrat et qui ont inclus un C.V. dans ces documents

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Page 16 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

2.3.14 Intention du pourvoyeur de fonds (élément no 160)

L'intention du pourvoyeur de fonds correspond aux ententes sur les règles d’allocation des fonds conclues entre les organismes qui subventionnent ou commanditent la recherche et les chercheuses et les chercheurs. Voici les intentions du pourvoyeur répertoriées dans le SIRU :

001 Frais directs de recherche

005 Gros équipements (plus de 7 000 $)

010 Frais indirects de recherche (fonctionnement)

015 Rémunération des chercheurs principaux

020 Bourses salariales nominatives aux chercheurs principaux

025 Sous-traitance à l’extérieur (au-delà de 25 000 $)

030 Valorisation et commercialisation

035 Soins aux patients

040 Frais indirects de recherche (infrastructure et immobilisation)

2.3.14.1 Frais directs de recherche

Les frais directs de recherche sont assimilables aux dépenses courantes dans les anciens types de financement. Ils sont rattachés directement à la réalisation d’un projet de recherche et ils servent principalement à défrayer les salaires du personnel de recherche, des équipements de moins de 7 000 $, du matériel et des services facturés de même que des frais de déplacements liés au projet.

2.3.14.2 Gros équipements (plus de 7 000$)

Il s’agit des appareils, des instruments scientifiques, des logiciels, des bases de données, etc. qui servent à un projet spécifique de recherche.

2.3.14.3 Frais indirects de recherche (fonctionnement)

Les frais indirects de recherche sont engagés de manière générale pour permettre aux établissements d’accomplir leur mission de recherche. Il s’agit de frais généraux communs à un ensemble d’activités de recherche. Les frais indirects comprennent les frais liés aux services administratifs de même que les frais reliés aux espaces de recherche (voir F.I. infrastructure et immobilisations). Les frais administratifs concernent les bibliothèques, l’administration et les services décentralisés fournis par les

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 17 sur 19

départements ou les différentes formes de regroupement de recherche (groupes centres, instituts, réseaux, etc.), les coûts d’opération des espaces, les coûts de fonctionnement communs à plusieurs projets de recherche, etc.

2.3.14.4 Rémunération des chercheurs principaux

Au Québec, les subventions de recherche ne couvrent pas la rémunération des chercheurs principaux qui est la plupart du temps, assumée par le budget général de chaque établissement. Par contre, certaines subventions prévoient une compensation pour l’allègement de la tâche des chercheurs et des chercheuses et des contrats de recherche couvrent souvent les honoraires des chercheurs principaux. Ce sont ces montant qui doivent être déclarés à ce poste.

2.3.14.5 Bourses salariales nominatives aux chercheurs principaux

On entend par bourses salariales nominatives toute subvention ou bourse de recherche qui provient d'une source extérieure à l'université et qui permet d'accorder une contribution salariale à une personne possédant un doctorat ou l’équivalent pour accomplir, de façon autonome, des tâches liées surtout à la recherche. Cette subvention ou bourse salariale peut, de plus, servir à payer les autres dépenses nécessaires à la réalisation du projet de recherche. Le tableau suivant présente, à titre d'exemples, des programmes de bourses salariales nominatives qui peuvent être incluses dans l'inventaire de la recherche.

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Page 18 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

Nom de l'organisme Nom du programme de bourse

Français Anglais Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) / Canadian Institutes of Health Research (CIHR)

— Chercheurs-boursiers — Scientifiques du IRSC — Chercheurs associés — Chercheurs de carrière

— Scholarships — CIHR Scientists — Research Associates — Career Investigators

(Associateship) Conseil de recherche en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) / Natural Sciences and Engineering Research Council of Canada (NSERC)

— Bourses commémoratives E.W.R. Steacie Chercheurs-boursiers en milieu industriel

— EWR Steacie Memorial Fellowships

— Industrial Research Fellowships

Conseil des Arts du Canada / The Canada Council

— Bourses de recherche Killam

— Killam Research Fellowships

Programme national de recherche et de développement en matière de santé (PNRDS) / National Health Research and Development Program (NHRDP)

— Bourses de carrière — Career Award

Fonds de recherche en santé du Québec (FRSQ)

— Chercheurs-boursiers — Chercheurs-boursiers

cliniciens

— Research Scientist

Institut national du cancer du Canada / National Cancer Institute of Canada

— Chercheur-boursier

— Research Scientist

Fondation des maladies du coeur du Canada / Heart and Stroke Foundations of Canada

— Bourse de recherche — Research Scholarship

Fondation canadienne de la fibrose kystique / Canadian Cystic fibrosis Foundation

— Chercheurs-boursiers — Scholarships for Research

2.3.14.6 Sous-traitance à l’extérieur (au-delà de 25 000 $)

Il s’agit de tout montant supérieur à 25 000 $ accordé à l’extérieur du milieu universitaire québécois pour effectuer une partie de la recherche subventionné ou commandité.

2.3.14.7 Valorisation et commercialisation

Ces frais de étaient auparavant exclus du SIRU. Par valorisation, on entend les services se rapportant à la protection de la propriété intellectuelle (P.I.) des résultats de la recherche.

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Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système Page 19 sur 19

On entend par commercialisation, les biens et services se rapportant aux études de marché, à la conclusion d’ententes de commercialisation, à l’incubation d’entreprise, aux montages financiers, au démarchage et à toute activité de transfert.

2.3.14.8 Soins aux patients

Les frais liés aux soins de base qu’un sujet de recherche auraient reçus en temps normal, c’est-à-dire même s’il n’avait pas participé à un protocole de recherche, ne sont pas des frais de recherche. Seuls les soins, tests ou traitements supplémentaires requis dans le cadre du protocole de recherche font partie des frais de recherche.

2.3.14.9 Frais indirects (infrastructure et immobilisation)

Les frais reliés aux espaces de recherche concernent l’acquisition et l’opération des laboratoires de recherche, bureaux, autres espaces, installations et équipement généraux dédiés à la recherche.

2.4 PROGRAMME DES FRAIS INDIRECTS

Le Ministère utilise les données de l'inventaire de la recherche pour le calcul et la distribution entre les universités de l'enveloppe budgétaire allouée au financement du programme des frais indirects de la recherche universitaire. Seules les subventions et les contrats qu’offrent les organismes du gouvernement du Québec (catégorie 23) et les subventions des organismes agréés par un comité mixte CREPUQ-MEQ peuvent faire l’objet d’un calcul de frais indirects. De plus, les données transmises par chaque établissement font l'objet d'un processus annuel de vérification externe (voir 2.4.2).

2.4.1 Distinction entre organisme pourvoyeur de fonds agréé et non agréé

Pour être agréé aux fins du programme des frais indirects de la recherche, un organisme pourvoyeur de fonds doit satisfaire aux deux exigences suivantes : publier une brochure descriptive de ses programmes de subventions, programmes qui sont ouverts à toutes les chercheures et à tous les chercheurs du Québec (appel d'offres) et attribuer ses subventions à la suite d’une sélection effectuée par un jury majoritairement composé de pairs. La liste des organismes agréés est présentée sur le site internet du SIRU dans la table des organismes agréés.

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Page 20 sur 19 Chapitre 2 — Description et fonctionnement du système

2.4.2 Vérification des données Cette procédure de vérification est en révision

Cette section n’est incluse dans le Manuel de procédure qu’à titre indicatif. La vérification des données du SIRU est sous la responsabilité exclusive du Ministère et les procédés de vérification établis peuvent être modifiés par la Direction du financement et de l’équipement qui est mandatée à cette fin. La Direction précise également quelles sont les données qui doivent être vérifiées.

L'objectif du Ministère est de s'assurer de l'exactitude des données transmises par les universités, compte tenu des paramètres exigés pour que ces données soient inscrites dans le système d'information sur la recherche universitaire (SIRU). Les données qui font l'objet d'une vérification sont celles qui peuvent être prises en compte dans le calcul des subventions pour le financement des frais indirects de la recherche, c’est-à-dire les contrats et les subventions accordées par des organismes du gouvernement du Québec et les subventions des organismes agréés (voir 2.4.1).

Le mandat de vérification est acheminé à la vice-rectrice ou au vice-recteur aux finances de chaque université et celle-ci ou celui-ci demande à sa firme de vérification externe de s’en acquitter. Le Ministère expédie également un avis aux responsables des subventions et des contrats de recherche des universités afin de les prévenir du début de la période de vérification. Les documents nécessaires à la vérification (liste des dossiers échantillonnés, liste des projets interuniversitaires, etc.) sont acheminés directement aux vérificateurs externes des universités. Aucune demande de correction ne sera considérée pendant que se déroule le processus de vérification des données, depuis la sélection par le Ministère des dossiers servant à établir l'échantillon, jusqu’à la transmission au Ministère du rapport du vérificateur externe de l'établissement d’enseignement (voir 3.5).

Le vérificateur transmet son rapport à l’université sur les formulaires conçus à cette fin par le Ministère. L’université doit transmettre le rapport au Ministère dans les délais prescrits et transmettre également, selon la formule prescrite, les changements que les rapports de vérification entraînent au SIRU.

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CHAPITRE 3

MODALITÉS DE TRANSMISSION ET DE CORRECTION DES DONNÉES

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Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données Page 3 sur 16

3. MODALITÉ DE TRANSMISSION ET DE CORRECTION DES DONNÉES

Ce guide s’adresse aux établissements d’enseignement universitaire qui doivent transmettre au ministère de l'Éducation du Loisir et du Sport les données du système SIRU par Internet.

Pour être autorisé à transmettre ses données au Ministère par Internet, l’établissement doit en faire la demande en complétant le formulaire «Demande d’accès au serveur FTP».

3.1 TRANSMISSION DES DONNÉES DU SYSTÈME SIRU AU MINISTÈRE

3.1.1 La demande d’accès au serveur FTP

Ce formulaire désigne les personnes ressources qui seront autorisées à utiliser le serveur FTP du Ministère et indique leurs coordonnées (nom, numéros de téléphone et de télécopieurs, adresse de courriel). Il fournit également la clé de chiffrement qui sera utilisée par l’établissement.

Le formulaire complété doit être transmis à M. Daniel Beaumier, administrateur de la structure d’accueil au Ministère. Lorsque le formulaire aura été validé par le Ministère, l’établissement autorisé se verra remettre :

un code d’identification et un mot de passe pour accéder au serveur FTP; le nom de la zone de travail (répertoire) qui lui est assigné sur le serveur FTP.

3.1.2 L’accès au serveur FTP

Le serveur FTP du Ministère porte le nom ftp2.mels.gouv.qc.ca. Pour s’y brancher on doit utiliser un logiciel client FTP, du genre de WS-FTP.

3.1.3 La sécurité par le chiffrement des données

Afin d’assurer la confidentialité des données transitant par le réseau Internet, le Ministère et les établissements doivent utiliser un système cryptographique à clé publique et clé privée. Le chiffrement des données est réalisé à l’aide du logiciel PGP de la compagnie Pretty Good Privacy Inc. (pour plus d’informations sur l’installation du logiciel, communiquer avec M. Daniel Beaumier du Ministère). Ce logiciel permet le chiffrement des données et l’utilisation d’une signature électronique essentielle à l’authentification de l’expéditeur. Chaque établissement qui transmet des données doit posséder sa licence du logiciel.

Chaque établissement génère sa paire de clés (privée et publique). Il doit ensuite transmettre sa clé publique au Ministère en la plaçant sur le réseau FTP dans son répertoire privé :

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Page 4 sur 16 Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données

C : \RMT238\INTERNET\UN999999\LECTEUR\ - « Un » représente un établissement universitaire - - « 99999 » est le code de l’établissement sur le serveur FTP.

Le fichier qui contient la clé publique de l’établissement doit avoir l’extension «.CLE». La clé est alors certifiée (signée) par le Ministère et rendue opérationnelle dans les 24 heures.

La clé publique du Ministère est quant à elle placée dans le répertoire public du serveur FTP :

C : \pub\meq_pub.cle

La convention de nomenclature des clés publiques est : Nom de l’établissement <Adresse de courrier électronique pour l’envoi des messages du Ministère> Exemple : HEC <[email protected]>

Le Ministère change sa clé périodiquement. Un message préviendra les établissements du changement. Il est conseillé aux établissements de changer de clé à tous les douze mois.

Les fichiers chiffrés et signés doivent être convertis en une page code universelle : LATIN-1 (synonyme d’ISO 8859-1). Il s’agit donc de configurer le logiciel de chiffrement pour que la transposition soit effectuée correctement entre la page de code ISO8859-1 et la page de code utilisée par l’établissement. Il faut également s’assurer que l’option «ASCI Armor» est désactivée.

3.1.4 Le transfert des données au Ministère

Lors d’une transmission, l’établissement doit chiffrer le fichier en utilisant la clé publique du Ministère et signer le fichier en utilisant sa clé privée. Le transfert des données se fait par l’utilisation du protocole de transfert de fichiers FTP (File Transfer Protocol). Le transfert doit être effectué en mode binaire.

3.1.5 La récupération des listes

Le Ministère informe l’établissement par un message électronique dès qu’une liste (sous forme de fichier) est disponible sur le serveur FTP.

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Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données Page 5 sur 16

Exemple de message : BARR/RJE MEQFTI01 Travail C : \RMT238\INTERNET\UN999999\LISTE\P047P203.5A5, daté du 2000-10-16 14 :51

L’établissement a la responsabilité de venir récupérer le fichier et dispose d’un délai de 25 jours pour le faire. Après cette période, le fichier est détruit.

Lors de la réception, l’établissement doit déchiffrer le fichier en utilisant sa clé privée. Il peut vérifier la signature de l’expéditeur en utilisant la clé publique du Ministère, ce qui lui permet d’authentifier la source du document.

3.2 FICHIER DE TRANSMISSION DES UNIVERSITÉS

Le fichier de transmission des universités doit être un fichier de type TXT. Le fichier doit avoir pour nom xxxxxxxx.IRU où xxxxxxxx (maximum 8 caractères) représente des caractères alpha-numériques. Le premier enregistrement transmis est constitué par une carte de communication (carte COM), le deuxième enregistrement une carte de transmission (carte TRA) et les enregistrements suivants des cartes de données (carte 010). Les tableaux de la page suivante décrivent la carte COM et la carte TRA et les tableaux de la section 3.2.2, les cartes de transmission des données (carte 010).

No de l’élément

Description

Type Longueur Position début

Position fin

Enregistrement 1 - Carte COM (1 seule occurrence par fichier transmis)

Code transaction commande (Toujours inscrire COM)

CHAR 3 1 3

Sigle du système client (Toujours inscrire SIRU)

CHAR 10 4 13

Code organisme transmetteur (Inscrire votre code d’établissement)

CHAR 6 14 19

Format de diffusion électronique rapports (P pour recevoir rapports en PDF ou A pour ASCII)

CHAR 1 20 20

Libre CHAR 980 21 1000

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Page 6 sur 16 Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données

Enregistrement 2 - Carte TRA (1

seule occurrence par fichier transmis)

Type Longueur Position début

Position fin

Code transaction demande service (Demande de transmission, inscrire TRA)

CHAR 3 1 3

Code organisme transmis (Code établissement transmis obligatoire)

CHAR 6 4 9

Période CHAR 16 10 25 Type de transaction (Recherche

universitaire, inscrire RU) CHAR 2 26 27

Mode traitement mise à jour (Production, inscrire P)

CHAR 1 28 28

Nombre de transactions (Champ obligatoire (nombre de cartes 010 suivantes))

CHAR 6 29 34

Libre CHAR 966 35 1000

3.2.1 Structure du fichier de transmission SIRU

Les 27 premiers éléments du tableau suivant doivent être séparés par le caractère « | » Le 28e élément est entré de la façon suivante : tous les chercheurs sont inscrits séparés par le caractère « # » qui doit également apparaître à la fin du dernier matricule. Le caractère « | » doit être inscrit à la fin de la liste des chercheurs. Les éléments 155, 160, 165 et 170 constituent une fiche qui peut être répétée plus d’une fois. Chacun de ces éléments doit être séparé par le caractère « # » qui doit également apparaître à la fin de l’élément 170. Si une deuxième fiche est transmise elle doit débuter après le caractère « # » du premier élément 170 et ainsi de suite pour d’autres fiches. Il faut s’assurer de terminer le fichier par le caractère « | ». Lorsqu’il y a absence de valeurs, ne rien inscrire et faire suivre par un autre caractère« | ».

Par exemple, si le code de lieu où est effectuée la recherche est celui de l’établissement du projet de recherche, ne rien inscrire à l’élément 080 (on aura donc deux « | » de suite). Le traitement de SIRU déduira que c’est à l’établissement de l’élément 010 que s’effectue la recherche.

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Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données Page 7 sur 16

3.2.2 Description des éléments du fichier de transmission.

Enregistrement 3 et suivants – Carte 010 - Transmission des données de SIRU

Type Longueur PositionDébut

Position fin

Code de transaction SIRU (Toujours inscrire 010)

CHAR 3 1 3

Code organisme transmis (Code établissement transmis obligatoire)

CHAR 6 4 9

Période (ne rien inscrire ici) CHAR 16 10 25 No de l’élément

Description

Type Longueur Position Début

Données SIRU * CHAR 975

001 Type de transaction (A - ajout, M – maj, D – destruction )

CHAR 1 26

005 L’année budgétaire pour laquelle la subvention est accordée

NUM 4 28*

010 Code de l’établissement NUM 6 * 015 Numéro du dossier NUM 6 * 020 Durée du projet CHAR 5

025 Indicateur de projet interuniversitaire partageable

CHAR 4 *

030 Numéro discrétionnaire de l’établissement CHAR 12 * 035 Titre du projet CHAR 255 * 040 Responsable du projet NUM 11 * 045 Code de l’unité administrative NUM 3 * 050 Code de la sous-unité administrative NUM 3 * 055 Code de regroupement de recherche NUM 4 * 060 Code CLARDER principal NUM 4 * 065 Code CLARDER secondaire NUM 4 * 070 Classification de la recherche universitaire

(CRU principal) CHAR 8 *

075 Classification de la recherche universitaire (CRU secondaire)

CHAR 8 *

080 Code du lieu où est effectuée la recherche NUM 3 * 085 Code du lieu où est administrée la recherche NUM 3 * 090 Code de l’organisme pourvoyeur de fonds NUM 5 *

095 Code de l’organisme pourvoyeur de fonds partenaire

NUM 5 *

100 Programme de financement CHAR 8 105 Numéro du compte de l’établissement CHAR 12 * 110 Numéro de référence NUM 13 *

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Page 8 sur 16 Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données

No de l’élément

Description

Type Longueur Position Début

115 Indicateur P.I. non partageable hors QC Fid. Int. (HQFI)

CHAR 1 *

120 Indicateur P.I. non partageable hors QC Fid. Ext (HQFE).

CHAR 1 *

125 Indicateur P.I. partageable selon une entente spécifique

CHAR 1 *

130 Indicateur P.I. non partagé CHAR 1 * 135 Réseau de recherche (P.I. non partageable) NUM 3 * 140 Code de projet interuniversitaire partageable NUM 12 *

145 Chercheurs (inscrire les codes de chercheurs requis sans limite)

NUM 11 *

150 Type d’octroi NUM 3 155 Numéro de la fiche NUM 3 * 160 Intention du pourvoyeur de fonds NUM 3 * 165 Montant de la subvention NUM 9 * 170 Montant de la recette NUM 9 *

(Les 4 derniers champs sont répétés autant de fois qu’il y a de fiches pour un projet de recherche ou pour un projet interuniversitaire partageable)

* On doit placer la première barre verticale qui délimite les champs d'information entre l'élément 1 et l'élément 2. La position de début et de fin de chaque élément devient par la suite variable.

3.3 ÉCHEANCIER DE TRANSMISSION DES DONNEES

Les universités acheminent au Ministère les projets de recherche interuniversitaire pour lesquels elles sont la fiduciaire pour le 30 septembre de chaque année.

Le Ministère retourne aux universités fiduciaires et participantes le partage au prorata de l’octroi pour le 15 octobre. Cependant, jusqu’au 1 décembre, il demeure possible pour les universités fiduciaires de transmettre de nouveaux projets de recherche interuniversitaire ou de modifier des projets déjà transmis. Il est même loisible aux universités fiduciaires de détruire des projets préalablement transmis. Durant cette période, le Ministère maintient une interaction afin de faire parvenir à chaque université participante les modifications aux projets inters qui la concernent. Aucun changement aux projets inters ne sera accepté après cette date.

Les universités doivent réaliser la transmission finale des projets de recherche au Ministère pour le 15 décembre de chaque année. Elles ont cependant jusqu’à la date où le Ministère procède à la sélection de l’échantillon de vérification, vers le 1 mars de chaque année, pour modifier leur transmission.

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Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données Page 9 sur 16

3.4. MESSAGES D’ERREURS

3.4.1 Présentation des messages d’erreurs

Après une validation de données, le système produit des listes de messages d'erreurs pour chacun des projets de recherche. Ces listes contiennent différents types de messages d'erreurs et sont destinées à la ou au responsable du système au Ministère ainsi qu'à l’interlocutrice ou à l'interlocuteur responsable de la transmission des données pour chaque université.

La codification numérique des messages d'erreurs est uniforme pour l'ensemble du système et est structurée de la façon suivante :

XXX : indique la provenance du message : ECH pour échangeur, IRU pour SIRU;

999999 : indique le numéro séquentiel du message;

De À Description ECH-

201001

ECH-

800009

Erreurs détectés par l’échangeur avant que les données soient traitées par SIRU

IRU-200000

IRU-299999

Validation unitaire, format des éléments et de présence.

IRU-300000

IRU-399999

Validations de contexte et de cohérence entre les éléments.

IRU-400000

IRU-499999

Erreur de lecture du fichier de transmission.

Tous les messages comportent les informations suivantes : code du message : code du message tel qu’il est décrit plus haut et qu’il apparaît sur les listes informatiques;

message (M) : énoncé du message;

3.4.2 Liste des messages d’erreurs (Échangeur)

NUMÉRO LIBELLÉ

ECH-201001 M : Code de l'organisme transmetteur invalide

ECH-201002 M : Code de l'organisme transmetteur inactif

ECH-201003 M : Code de l'organisme transmetteur non autorisé pour le code de l'organisme transmis

ECH-201004 M : Code de système obligatoire

ECH-201005 M : Code de système obligatoire

ECH-202001 M : Code de l'organisme transmis invalide

ECH-202002 M : Code de l'organisme transmis inexistant

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Page 10 sur 16 Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données

NUMÉRO LIBELLÉ

ECH-202003 M : Code de l'organisme transmis absent

ECH-202004 M : Code de l'organisme transmis non requis

ECH-202005 M : Code de l'organisme transmis incohérent avec le type d'organisme {0}

ECH-202006 M : Code de l'organisme transmis inscrit sur la transaction de système incohérent avec celui fourni sur la transaction de demande de service

ECH-203001 M : Code de transaction de commande invalide

ECH-203101 M : Code de transaction de demande de service invalide

ECH-203103 M : Code de transaction de demande de service non opérationnel (tel que planifié)

ECH-203104 M : Code de transaction de demande de service {0} non opérationnel (fermeture provisoire)

ECH-204001 M : Code de transaction de système inexistant

ECH-204002 M : Code de transaction de système incohérent avec le type de transaction

ECH-204003 M : Code de transaction de système non autorisé pour le code de l'organisme transmis

ECH-204004 M : Code de transaction de système non autorisé pour le code de l'organisme transmetteur

ECH-205001 M : Type de transaction inexistant

ECH-205002 M : Type de transaction non opérationnel (tel que planifié)

ECH-205003 M : Type de transaction {0} non opérationnel (fermeture provisoire) pour le code de transaction de demande de service {1}

ECH-206001 M : Mode de traitement de mise à jour invalide

ECH-206501 M : Format de diffusion électronique des rapports invalide

ECH-207001 M : Nombre de transactions de système transmises invalide

ECH-207002 M : Nombre de transactions de système transmises différent du nombre de transactions effectivement présentes {0}

ECH-209001 M : Sigle de système invalide

ECH-209002 M : Sigle de système inexistant

ECH-209003 M : Système non opérationnel (tel que planifié)

ECH-209004 M : Système non opérationnel (fermeture provisoire)

ECH-800007 M : Usager non autorisé

ECH-800009 M : Code de transaction de demande de service obligatoire

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Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données Page 11 sur 16

3.4.3 Liste des messages d’erreurs (SIRU)

NUMÉRO LIBELLÉ

IRU-200001 M : L'exercice financier est absent.

IRU-200002 M : L'exercice financier doit être numérique.

IRU-200003 M : Le nom du projet doit être indiqué.

IRU-200004 M : Le code de l'établissement est absent.

IRU-200005 M : Le code de l’établissement est inconnu.

IRU-200006 M : Le code de l'établissement doit être numérique.

IRU-200007 M : Le numéro de dossier du projet est absent.

IRU-200008 M : Le numéro de dossier du projet doit être numérique.

IRU-200009 M : Le numéro de dossier du projet doit être unique.

IRU-200010 M : Le code de l'organisme pourvoyeur de fonds est absent.

IRU-200011 M : Le code de l'organisme pourvoyeur de fonds doit être numérique.

IRU-200012 M : Le code de l'organisme pourvoyeur de fonds est inconnu ou inactif.

IRU-200013 M : Le numéro de la fiche est absent.

IRU-200014 M : Le code de l'organisme pourvoyeur de fonds doit être numérique.

IRU-200015 M : Le code de l'organisme pourvoyeur de fonds partenaire est inconnu ou inactif.

IRU-200016 M : Le code du projet interuniversitaire partageable ne peut être utilisé pour ce type de projet.

IRU-200017 M : L’indicateur de projet interuniversitaire partageable est invalide. Les valeurs possibles sont ‘O’ – Oui, ‘N’ – Non.

IRU-200018 M : Le numéro du compte de l’établissement est inconnu.

IRU-200019 M : Le code de l'unité administrative est absent.

IRU-200020 M : Le code de l'unité administrative doit être numérique.

IRU-200021 M : Le code de l’unité administrative est inconnu ou inactif.

IRU-200022 M : Le code de la sous-unité administrative est absent.

IRU-200023 M : Le code de la sous-unité administrative doit être numérique.

IRU-200024 M : Le code de la sous-unité administrative est inconnu ou inactif.

IRU-200025 M : Le code CLARDER principal est absent.

IRU-200026 M : Le code CLARDER principal doit être numérique.

IRU-200027 M : Le code CLARDER principal est inconnu.

IRU-200028 M : Le code CLARDER secondaire est absent.

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Page 12 sur 16 Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données

NUMÉRO LIBELLÉ

IRU-200029 M : Le code CLARDER secondaire doit être numérique.

IRU-200030 M: Le code CLARDER secondaire est inconnu.

IRU-200031 M: Le code du chercheur responsable est absent.

IRU-200032 M: Le code du chercheur responsable doit être numérique.

IRU-200033 M: Le code du chercheur responsable est inconnu ou inactif.

IRU-200034 M: Le code d’au moins un chercheur participant est obligatoire.

IRU-200035 M: Le code du chercheur participant doit être numérique.

IRU-200036 M: Le code du chercheur participant est inconnu ou inactif.

IRU-200037 M: Le type de transaction est invalide. Les valeurs possibles sont A (ajouter), M (modifier) ou D (détruire).

IRU-200038 M: Le numéro de référence au dossier doit être un champ numérique de 13 chiffres.

IRU-200039 M: Le numéro de référence au dossier est inconnu.

IRU-200040 M: Le type de transaction est obligatoire.

IRU-200041 M: Le code du lieu où est effectuée la recherche doit être numérique.

IRU-200042 M: Le code du lieu où est effectuée la recherche la recherche est inconnu ou inactif.

IRU-200043 M: Le numéro de dossier est inexistant.

IRU-200044 M: Le code du lieu administratif de recherche doit numérique.

IRU-200045 M: Le code de lieu administratif de recherche est inconnu ou inactif.

IRU-200046 M: Le code du réseau de recherche doit être numérique.

IRU-200047 M: Le code du réseau de recherche est inconnu ou inactif.

IRU-200048 M: L'indicateur de PI hors Québec fiduciaire interne est invalide.

IRU-200049 M: L'indicateur de PI hors Québec fiduciaire externe est invalide.

IRU-200050 M: L'indicateur de PI avec entente est invalide.

IRU-200051 M: L'indicateur de PI non partagé est invalide.

IRU-200052 M : Le code du regroupement de recherche doit être numérique..

IRU-200053 M: Le code de regroupement de recherche est inconnu ou inactif.

IRU-200054 M: Le numéro de fiche doit être numérique.

IRU-200055 M: Le code d'intention du pourvoyeur de fonds doit être numérique.

IRU-200056 M: Le code d'intention du pourvoyeur de fonds doit être différent des autres fiches.

IRU-200057 M: Le montant de la subvention est absent.

IRU-200058 M: Le montant de la subvention doit être numérique, sans point ni virgule.

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Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données Page 13 sur 16

NUMÉRO LIBELLÉ

IRU-200059 M: Le numéro de la fiche est absent

IRU-200060 M: Le montant de la recette est absent.

IRU-200061 M: Le montant de la recette doit être numérique, sans point ni virgule.

IRU-200062 M: Les numéros de fiches doivent être uniques par projet.

IRU-200063 M: Le code d'intention du pourvoyeur de fonds est inconnu ou inactif.

IRU-200064 M: Le code du projet interuniversitaire partageable doit numérique.

IRU-200065 M: Le code du projet interuniversitaire partageable est inexistant.

IRU-200066 M: Le code du projet interuniversitaire partageable est obligatoire.

IRU-200067 M: Le code du projet interuniversitaire partageable doit être unique.

IRU-200068 M: Le code d'intention du pourvoyeur de fonds est obligatoire.

IRU-200069 M: Le numéro de compte est composé d’un maximum de douze caractères.

IRU-200070 M. La durée du projet n’est pas indiquée.

IRU-200071 M. Le code de la CRU principale est obligatoire

IRU-200072 M. Le code de la CRU principal est inconnu ou inactif

IRU-200073 M. Le code de la CRU secondaire est inconnu ou inactif

IRU-200074 M. Le code du programme de financement est inconnu ou inactif

IRU-200075 M. Le code du type d’octroi est obligatoire.

IRU-200076 M. Le code du type d’octroi est inconnu ou inactif.

IRU-200077 M. Le code du type d’octroi doit être numérique.

IRU-300000 M: Le lieu de recherche doit être associé à l’établissement.

IRU-300001 M: Le numéro de référence au dossier est obligatoire si le code de financement est 005 et que ce n’est pas la FCI qui est l’organisme pourvoyeur de fonds.

IRU-300002 M: Le code d’organisme pourvoyeur est invalide pour une subvention associée à un réseau de recherche.

IRU-300003 M: Le numéro du compte est obligatoire pour chaque subvention accordée par un organisme pourvoyeur accrédité aux fins du financement des frais indirects de la recherche.

IRU-300004 M: Lorsque le type de financement est rattaché aux frais indirects de la recherche (10), les codes d’unité et de sous-unité doivent avoir les valeurs 000 et 001.

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Page 14 sur 16 Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données

NUMÉRO LIBELLÉ

IRU-300005 M: Si les codes d'unité administrative et de sous-unité administrative prennent les valeurs 000 et 001 (administration générale – frais indirects), le type de financement doit prendre la valeur 10 (subvention pour frais indirects), et les codes CLARDER (principal et secondaire) doivent être absents du projet de recherche ou prendre la valeur 0000.

IRU-300006 M: Les codes unité administrative et/ou sous-unité administrative diffèrent des codes unité et/ou sous-unité du chercheur responsable.

IRU-300007 M: Le lieu de recherche administratif doit être associé à l’établissement.

IRU-300008 M: Incohérence – Il y a plus d’un choix sélectionné parmi le Centre d’excellence, les indicateurs de projet interuniversitaire partageable HQFI, HQFE, ENTENTE, NON PARTAGÉ et PARTAGEABLE.

IRU-300009 M: Le chercheur responsable n’est pas rattaché à l’université responsable du projet.

IRU-300010 M: Le code du chercheur participant ne fait pas parti de l’université responsable du projet.

IRU-300011 M: Le numéro de référence au dossier est obligatoire si le code de financement est 004 (partenariat) et que l’organisme pourvoyeur de fonds n’est pas un organisme gouvernemental québécois ou canadien ou un organisme agréé.

IRU-300012 M: Il y a plus d’un choix sélectionné parmi le Centre d’excellence, les indicateurs HQFI, HQFE, ENTENTE, NON PARTAGÉ et le code de projet interuniversitaire partageable. Un seul choix est possible.

IRU-300013 M: Le code du regroupement doit appartenir à l’établissement responsable ou à un établissement participant au projet de recherche.

IRU-300014 M: Dans le cas d’un projet interuniversitaire partageable, le code de financement attribué pour les équipements (03) n’est pas autorisé.

IRU-300015 M: Pour le type de financement 004 (Subvention de partenariat), le code de l'organisme pourvoyeur de fonds partenaire est obligatoire sauf si l’organisme pourvoyeur est un organisme gouvernemental québécois ou canadien ou un organisme agréé.

IRU-300016 M: Incohérence – Code de projet interuniversitaire partageable par opposition au code de l’établissement responsable.

IRU-300017 M: Les codes CLARDER principal et secondaire sont identiques.

IRU-300018 M: Le type de financement du détail L’intention du pourvoyeur de fonds du projet de recherche associé doit être identique au type de financement à l’intention du pourvoyeur de fonds de la fiche correspondante du projet interuniversitaire partageable.

IRU-300019 M: Le code CLARDER du projet de recherche doit être identique au code CLARDER du projet interuniversitaire partageable.

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Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données Page 15 sur 16

NUMÉRO LIBELLÉ

IRU-300020 M: Le code d’organisme pourvoyeur de fonds du projet de recherche associé doit être identique au code pourvoyeur de fonds du projet interuniversitaire partageable.

IRU-300021 M: Le code d’unité et de sous-unité du projet de recherche associé doit être identique au code d’unité et de sous-unité du projet interuniversitaire partageable pour le fiduciaire du projet de recherche interuniversitaire.

IRU-300022 M: Les fiches déclarées du projet de recherche associé diffèrent des fiches déclarées du projet interuniversitaire.

IRU-300023 M: Les types de financement intentions du pourvoyeur de fonds entre les fiches sont incompatibles.

IRU-300024 M: Les codes des chercheurs participants sont différents des codes de chercheurs associés participants au projet interuniversitaire partageable.

IRU-300025 M: Des chercheurs d’au moins deux établissements différents doivent exister.

IRU-300026 M: Le montant de subvention du projet de recherche associé est différent du montant de subvention calculé au niveau du au projet interuniversitaire partageable.

IRU-300027 M: Le montant de recette du projet de recherche est différent du montant de recette calculé au niveau du projet interuniversitaire partageable.

IRU-300028 M: L’établissement doit être fiduciaire (responsable) du projet interuniversitaire.

IRU-300029 M: Le projet de recherche interuniversitaire ne peut être détruit puisque des projets de recherche lui sont associés.

IRU-300031 M: Lorsque l’organisme pourvoyeur de fond est accrédité et le type de financement est 60, les codes CLARDER (principal et secondaire) doivent prendre la valeur 0000 ou être absents.

IRU-300032 M: Dans le cas d’une association à un projet interuniversitaire partageable, seul l’établissement fiduciaire (responsable) peut déclarer une fiche supplémentaire pour le type de financement 003 (équipements).

IRU-300033 M: Le code du chercheur est déjà sélectionné à titre de participant ou de responsable de ce projet.

IRU-400001 M: Le fichier de transmission ne peut être lu correctement.

IRU-400002 M : La transaction ne peut être traitée car le statut de l’enregistrement est déjà à analyser.

IRU-400003 M : La transaction ne peut être traitée car la date de traitement est supérieure à la date d’échantillonnage

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Page 16 sur 16 Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données

Règle générale

Le Ministère accepte de corriger les données transmises au SIRU après la période habituelle de transmission et de validation des données, lorsque des erreurs systématiques sont découvertes dans ces données. Les erreurs peuvent être relevées soit par le Ministère, soit par l’université qui transmet les données ou encore par les vérificateurs externes des établissements en cause.

Cependant, une exception à cette règle est prévue pour garantir l'étanchéité du processus de vérification des données. Aucune demande de correction ne sera considérée pendant que se déroule le processus externe de vérification des données, depuis la sélection par le Ministère des dossiers servant à établir l'échantillon, jusqu’à la transmission au Ministère du rapport de la vérificatrice ou du vérificateur externe de l'établissement d’enseignement.

Décision de corriger les données

La décision de corriger les données transmises au Ministère est prise par le Sous-ministre adjoint à l’information et à la communication, sur la recommandation du président du comité conjoint du SIRU. Toute la correspondance à ce sujet doit être adressée au responsable administratif ou à la responsable administrative du SIRU dont les coordonnées sont indiquées à la page 1-5 du présent Manuel. Il incombe également au Secteur de l’information et de la communication d'assurer le suivi des décisions.

Transmission des données corrigées

La transmission des données corrigées se fait selon la procédure habituelle, c'est-à-dire via le serveur FTP du Ministère. La transmission des données doit respecter les normes du Manuel et contenir des dossiers complets.

Toute correction souhaitée par les universités elles-mêmes, après que le vérificateur externe aura certifié, dans son rapport, la qualité satisfaisante du fichier, est sujette à des exigences complémentaires. L’université doit, en premier lieu, communiquer avec le Ministère pour lui faire part de la correction souhaitée. Par la suite, elle doit fournir une attestation signée par son vérificateur externe, certifiant que les enregistrements qui se trouvent sur les supports informatiques sont bien ceux de la correction même et qu'ils satisfont aux exigences du mandat de vérification particulier au SIRU pour ce qui est de cet exercice financier précis.

Dans d'autres cas, il peut arriver, pour des raisons d’efficacité, que le Ministère corrige lui-même, sans exiger une nouvelle transmission de données, certains renseignements transmis par l’université, et ce, après entente avec celle-ci.

3.5 MODALITÉS DE CORRECTION DES DONNÉES

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Chapitre 3 — Modalités de transmission et de correction des données Page 17 sur 16

L’université reçoit toujours par la suite une copie des modifications qui ont été apportées par le Ministère.

Afin de faciliter les échanges de renseignements et le processus de correction des données, le cas échéant, l’université est priée de conserver une copie de la dernière version des données transmises chaque année. Les données du SIRU ne peuvent être corrigées qu'à partir de l'année 1984-1985.

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CHAPITRE 4

DESCRIPTION DES ÉLÉMENTS

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4. DESCRIPTION DES ÉLÉMENTS

4.1. Index des éléments

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Élément No

d’élément Date de la mise à

jour Type de transaction (A - ajout, M – maj, D – destruction )

001 2001/02/01

L’année budgétaire pour laquelle la subvention est accordée

005 2001/02/01

Code de l’établissement 010 2000/02/01 Numéro du dossier 015 2001/02/01 Durée du projet 020 2005-11-07 Indicateur de projet interuniversitaire partageable 025 2001/02/01 Numéro discrétionnaire de l’établissement 030 2001/10/01 Titre du projet 035 2001/02/01 Responsable du projet 040 2001/02/01 Code de l’unité administrative 045 2001/02/01 Code de la sous-unité administrative 050 2001/02/01 Code de regroupement de recherche 055 2001/02/01 Code CLARDER principal 060 2001/02/01 Code CLARDER secondaire 065 2001/02/01 Classification de la recherche universitaire (CRU principal)

070 2005-11-07

Classification de la recherche universitaire (CRU secondaire)

075 2005-11-07

Code du lieu où est effectuée la recherche 080 2001/02/01 Code du lieu où est administrée la recherche 085 2001/02/01 Code de l’organisme pourvoyeur de fonds 090 2001/02/01 Code de l’organisme pourvoyeur de fonds partenaire 095 2001/02/01 Programme de financement 100 2005-11-07 Numéro du compte de l’établissement 105 2001/02/01 Numéro de référence 110 2001/02/01 Indicateur P.I. non partageable hors QC Fid. int. 115 2001/02/01 Indicateur P.I. non partageable hors QC Fid. Ext. 120 2001/02/01 Indicateur P.I. non partageable entente spécifique 125 2001/02/01 Indicateur P.I. non partagé 130 2001/02/01 Code du réseau de recherche (P.I. non partageable) 135 2001/02/01 Code de projet interuniversitaire partageable 140 2001/02/01 Chercheurs (inscrire les codes de chercheurs requis sans limite)

145 2001/02/01

Code du type d’octroi 150 2005/11/07 Numéro de la fiche 155 2001/02/01 Code d’intention du pourvoyeur de fonds 160 2005/11/07 Montant de la subvention 165 2001/02/01 Montant de la recette 170 2001/02/01

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4. DESCRIPTION DES ÉLÉMENTS 4.2 Description des éléments

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ÉLÉMENT No 001 : Type de transaction PAGE : 001

Date d’approbation : 2001-06-13 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1999-2000

Format : 1-ALPHA Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200037, 200040

Définition :

Ce champ permet de préciser le type de transaction à appliquer pour le dossier lors de transmission au Ministère. Description :

Les valeurs possibles sont : A – ajouter, M – modifier et D – détruire. Précision : Un dossier qui n’a jamais été transmis au Ministère doit contenir la valeur A. Un dossier transmis et refusé lors de la validation doit également contenir la valeur A lorsqu’il est transmis de nouveau. Seules les valeurs M ou D peuvent être utilisées lors de la retransmission d’un dossier déjà soumis et accepté à la validation.

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ÉLÉMENT No 005 : L’année budgétaire pour laquelle la subvention est accordée

PAGE : 002

Date d’approbation : 1995-04-10 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1994-1995

Format : 4-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1991-09-02

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200001, 200002

Définition : L’année budgétaire SIRU couvre la période allant du 1er avril au 31 mars. Cet élément est utilisé pour rattacher le contrat ou la subvention à l’exercice financier SIRU approprié. Les règles stipulant l’année à laquelle doit être attribué le contrat ou la subvention sont précisées à la section 2.3.1. Description : Ce champ est constitué de quatre positions et il est numérique. Puisqu’une année budgétaire SIRU chevauche deux années civiles, il faut choisir l’une des deux années pour la saisie de l’information. Le choix s’est arrêté sur l’année supérieure. Ainsi, l’exercice financier 1999-2000 prend la valeur 2000.

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ÉLÉMENT No 010 : Code de l’établissement PAGE : 003

Date d’approbation : 1996-04-25 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1994-1995

Format : 6-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1991-12-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200004, 200005,

200006

Définition : Il s’agit du code des universités québécoises telles qu’elles sont définies dans la Loi sur les établissements d’enseignement de niveau universitaire. La table des codes et des noms des universités est présentée dans la section des tables du système sur le site Internet du SIRU. Description : Chaque université a un code exclusif comportant six caractères numériques. Ces codes sont attribués par le Ministère:

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ÉLÉMENT No 015 : Numéro du dossier PAGE : 004

Date d’approbation : 1995-04-10 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1994-1995

Format : 6- NUMÉRIQUE Émission précédente : 1991-09-02

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200007, 200008,

200009, 200043

Définition : Il s’agit du numéro que l’université assigne à chaque enregistrement (subvention ou contrat de recherche) qu’elle transmet au Ministère. Précisions : Pour chaque établissement et pour chaque année budgétaire le numéro de dossier doit être unique.

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ÉLÉMENT No 020 : Durée du projet PAGE : 005

Date d’approbation : À venir Date d’émission : 2005-04-22

En vigueur à compter de : 2005-2006

Format : 5-CHAR Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200070

Définition :

Ce champ permet de préciser le nombre d’années pour lesquelles la subvention ou le contrat est accordé et à quelle année se réfère cette subvention ou ce contrat lors de la transmission. Description :

Il s’agit de deux chiffres séparés par un trait d’union. Le premier chiffre indique l’année de référence et le second le nombre d’années du contrat ou de la subvention.

Exemple : 1-3, signifie que c’est la première année d’une subvention ou d’un contrat prévu pour trois ans. Précision : L’absence de valeur dans le champ signifie qu’il s’agit de la première année d’une subvention ou d’un contrat prévu pour une seule année.

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ÉLÉMENT No 025: Indicateur de projet interuniversitaire

partageable PAGE : 006

Date d’approbation : 2001-06-13 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1999-2000

Format : 1-ALPHA Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200017

Définition : Ce champ permet d’identifier un projet interuniversitaire partageable au prorata des chercheurs inscrits au projet de recherche. Description : L’indicateur doit prendre la valeur «O» pour oui, lorsqu’il s’agit d’un projet interuniversitaire partageable au prorata des chercheurs inscrits à ce projet. Autrement, il prend la valeur «N» pour non. Précision : Cet indicateur ne doit être utilisé que lors de la transmission des projets de recherche interuniversitaire à la fin du mois d’août de chaque année (voir la section 2.3.6). Lors de la transmission finale des projets de recherche, il doit prendre la valeur «N». L’absence de valeur équivaut par défaut à la valeur «N».

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ÉLÉMENT No 030 : Numéro discrétionnaire de l’établissement PAGE : 007

Date d’approbation : Date d’émission : 2001-12-15

En vigueur à compter de : 2000-2001

Format : 12-ALPHANUMÉRIQUE Émission précédente :

Validation et cohérence :

Description : L’élément a été ajouté à la demande d’universités qui souhaitaient disposer d’un champ qu’elles pourraient utiliser à leur discrétion. Précision : L’information transmise dans ce champ n’est pas validée par le Ministère. Cependant, elle est retransmise aux universités lors des communications du Ministère avec elles.

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ÉLÉMENT No 035 : Titre du projet PAGE : 008

Date d’approbation : 1992-06-20 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1992-1993

Format : 255-ALPHANUMÉRIQUE Émission précédente : 1992-04-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200003

Description : L’élément indique le libellé du projet de recherche de l'établissement tel qu'il apparaît dans le répertoire officiel. - Le titre du projet doit être composé d'au moins 12 caractères et être significatif. Précision : Dans le cas d'une subvention pour frais indirects accordée en vue de la réalisation de nombreux projets de recherche, écrire le titre «Frais indirects».

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ÉLÉMENT No 040 : Responsable du projet de recherche PAGE : 009

Date d’approbation : 1993-05-14 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1997-1998

Format : 11-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1997-12-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200031, 200032,

200033, 300009, 300033

Définition : On entend par responsable du projet, le «professeur-chercheur désigné comme responsable sur le formulaire de la subvention ou du contrat ou la personne qui autorise les dépenses relatives à la réalisation d’un projet de recherche». Une définition plus précise du terme professeur-chercheur est donnée à la section 2.2.4. La table des matricules des chercheurs est présentée dans la section des tables du système sur le site Internet du SIRU. Description : Sous cet élément, l’université doit inscrire pour chaque subvention ou contrat accordé, le numéro matricule SIRU attribué au professeur-chercheur. Le numéro est composé de :

numéro du professeur-chercheur (5 positions);

numéro de l'établissement d’appartenance (6 positions)

Exemple :12345976000 Précision : Cet élément doit absolument être complété. Si un professeur-chercheur n’est pas inscrit dans la table des matricules des chercheurs, il faut communiquer avec la personne responsable du SIRU afin d’obtenir un numéro matricule pour cette personne.

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ÉLÉMENT No 045 : Unité administrative PAGE : 010

Date d’approbation : 1992-06-20 Date d’émission : 2001-02-01

Symbole : En vigueur à compter de : 1992-1993

Format : 3-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1992-04-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200019, 2000020,

2000021, 300004, 300006, 3000021

Définition : L'unité administrative correspond à une entité fonctionnelle ou hiérarchique de la structure administrative de l'université. Il s’agit généralement de la faculté dont relève le professeur-chercheur qui a obtenu une subvention ou un contrat. Précision : Ce champ est obligatoire, car chaque projet de recherche doit être rattaché à l'unité administrative qui en est responsable. Dans le cas où la subvention ou le contrat est administré dans un hôpital ou dans un établissement affilié, l'unité à laquelle est rattaché le projet est celle à laquelle est rattaché le professeur/chercheur responsable de ce projet. Le code de l’unité administrative doit apparaître dans la table du système. Le Ministère doit donc être informé de tout changement apporté à la structure administrative de l’université nécessitant l'ajout ou le retrait d'une unité et de son code de la table des unités et sous-unités que l’on retrouve sur le site Internet du SIRU. Dans le cas d’une subvention attribuée pour couvrir les frais indirects occasionnés par un grand nombre de projets de recherche menés de front, et dans ce cas seulement, inscrire le code 000. Ce code se réfère à l'administration générale de l'établissement en cause.

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ÉLÉMENT No 050 : Sous-unité administrative PAGE : 011

Date d’approbation : 1992-06-20 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1992-1993

Format : 3-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1992-04-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200022, 200023,

200024, 300004, 300006, 300021

Définition : La sous-unité administrative correspond à la plus petite unité constituant une entité fonctionnelle ou hiérarchique de la structure administrative de l'université. Habituellement, elle représente le département chargé des activités de recherche. Précision : Dans le cas où la subvention ou le contrat est administré dans un établissement affilié, la sous-unité administrative à laquelle est rattaché le projet est celle à laquelle est rattaché le professeur/chercheur qui en a la responsabilité. Chaque projet doit être rattaché à sa sous-unité administrative. Cependant, dans certains cas, la structure fonctionnelle prévoit, notamment, un code d'unité pour une faculté ou une école, sans définir de sous-unités. Dans ces cas, le code de chaque sous-unité doit être constitué de zéros (000). Les sous-unités ainsi que leur code doivent apparaître dans la table du système. Ainsi, tout changement apporté aux sous-unités administratives doit être signalé à la personne responsable du dossier au Ministère afin qu’elle puisse maintenir à jour cette table qui est présentée sur le site Internet du SIRU. Dans le cas d’une subvention attribuée pour couvrir les frais indirects occasionnés par un grand nombre de projets de recherche menés de front, et dans ce cas seulement, inscrire le code 001. Ce code se réfère aux frais indirects versés à l'administration générale de l'établissement.

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ÉLÉMENT No 055 : Regroupement de recherche PAGE : 012

Date d’approbation : 2001-06-13 Date d’émission : 2001-02-01

Effectif à compter de : 1998-1999

Format: 4-NUMÉRIQUE Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200052, 200053,

300013

Définition : Sous cet élément, l’université doit inscrire pour chaque subvention ou chaque contrat accordé, le code du regroupement de recherche à l’intérieur duquel le projet est réalisé. Précision : Si la subvention ou le contrat n’est pas accordé pour mener un projet à l’intérieur d’un regroupement de recherche, l’université doit inscrire un ou des zéros ou encore ne rien inscrire dans les quatre positions de ce champ. Le code du regroupement de recherche doit apparaître dans la table du système. Le Ministère doit donc être informé de tout changement apporté aux regroupements de recherche nécessitant l’ajout ou le retrait d’un regroupement dans la table présentée sur le site Internet du SIRU.

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ÉLÉMENT No 060 : CLARDER principal PAGE : 013

Date d’approbation : 1992-06-20 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1992-1993

Format: 4-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1991-09-16

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200025, 200026,

200027, 300005, 300017, 300019, 300030, 300031

Définition : Il s’agit du code de la discipline à laquelle s’applique la subvention ou le contrat de recherche. Sous cet élément, le professeur-chercheur attribue un code à la discipline principale à laquelle se rattache un projet de recherche. Description : Le code de la discipline doit être choisi dans la table des codes CLARDER, présentée sur le site Internet du SIRU. Précision : Les codes représentant une : - catégorie générale du secteur...; - spécialité de...; - pluricatégorie du secteur (1) ne doivent être utilisés que dans les cas où l’information fournie ne permet pas d'attribuer un code particulier à une discipline. L’inscription du code CLARDER principal est obligatoire. Dans le cas d'une subvention allouée pour couvrir les frais indirects occasionnés par un grand nombre de projets de recherche menés de front, et dans ce cas seulement, compléter ce code CLARDER principal avec des zéros.

(1) Les codes CLARDER intitulés Pluricatégorie du secteur devraient être utilisés uniquement comme codes CLARDER secondaires

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ÉLÉMENT No 065 : CLARDER secondaire PAGE : 014

Date d’approbation : 1991-09-16 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1990-1991

Format: 4-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1991-09-02

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU- 200028, 200029,

200030, 300005, 300017, 300030, 300031

Définition : Il s’agit d’un code secondaire servant à indiquer la discipline à laquelle se rattache la subvention ou le contrat de recherche. Le professeur-chercheur attribue un code CLARDER secondaire uniquement à des projets de recherche pluridisciplinaires, en respectant les consignes suivantes : - attribuer d’abord le code CLARDER principal à la discipline principale à laquelle se

rattache le projet; - attribuer ensuite le code CLARDER secondaire à la discipline secondaire à laquelle se

rattache le projet, ou à la plus importante des disciplines secondaires. Description : Le code attribué à une discipline doit être choisi dans la table des codes CLARDER, présentée sur le site Internet du SIRU. Précision : Si un code CLARDER secondaire ne peut être attribué à un projet de recherche, ce champ doit être complété en ajoutant des zéros (0000); c'est le cas, notamment, lorsqu’une subvention est allouée pour couvrir les frais indirects occasionnés par plusieurs projets de recherche menés de front.

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ÉLÉMENT No 070 : Code de la classification de la recherche

universitaire (CRU) disciplinaire principal PAGE : 015

Date d’approbation : À venir Date d’émission : 2005-11-07

En vigueur à compter de : 2005-2006

Format : 8-CHAR Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200071, 200072

Définition :

Il s’agit du code de la classification de la recherche universitaire (CRU) disciplinaire à laquelle s’applique la subvention ou le contrat de recherche. Sous cet élément, le professeur-chercheur attribue un code à la discipline principale à laquelle se rattache un projet de recherche. Description :

Le code attribué à une discipline doit être choisi dans la table des codes CRU, présentée sur le site Internet du SIRU. Pour les projets soumis au FQRNT et au FQRSC, le code de classification disciplinaire apparaît dans les demandes de subventions.

Précision :

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ÉLÉMENT No 075 : Code de la classification de la recherche universitaire (CRU) disciplinaire secondaire

PAGE : 016

Date d’approbation : À venir Date d’émission : 2005-11-07

En vigueur à compter de :

Format : 8- CHAR Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200073

Définition :

Il s’agit d’un code secondaire servant à indiquer la discipline à laquelle se rattache la subvention ou le contrat de recherche. Le professeur-chercheur attribue un code CRU secondaire uniquement à des projets de recherche pluridisciplinaires, en respectant les consignes suivantes : - attribuer d’abord le code CRU principal à la discipline principale à laquelle se rattache le

projet; - attribuer ensuite le code CRU secondaire à la discipline secondaire à laquelle se rattache le projet, ou à la plus importante des disciplines secondaires. Description :

Le code attribué à une discipline doit être choisi dans la table des codes CRU, présentée sur le site Internet du SIRU.

Précision :

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ÉLÉMENT No 080 : Lieu où est effectuée la recherche PAGE : 017

Date d’approbation : 1995-04-10 Date d’émission : 2001-02-01

Effectif à compter de : 1994-1995

Format : 3-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1999-07-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200041, 200042,

300001

Définition : Cet élément désigne le lieu physique principal où le projet de recherche est réalisé. Description : Voir la liste des lieux de recherche sur le site Internet du SIRU. Précision : Si le projet de recherche est réalisé dans l'université, ne rien inscrire pour cet élément. Lorsque le lieu physique où s’effectue la réalisation du projet est situé à l’extérieur de l’université, il faut utiliser la liste de codes des établissements affiliés que l’on retrouve sur le site Internet du SIRU. Si un établissement affilié n'est pas sur la liste, il faut communiquer avec la personne responsable du dossier au Ministère pour obtenir un code.

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ÉLÉMENT No 085 : Lieu où est administré la subvention ou le contrat PAGE : 018

Date d’approbation : 1992-06-20 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1992-1993

Format : 3-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1992-04-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200044, 200045,

300007

Définition : Cet élément désigne l’établissement affilié à l’université qui administre la subvention ou le contrat quand ce n'est pas l’université qui le fait. Description : Voir la liste des lieux de recherche sur le site Internet du SIRU. Précisions : Si le budget du projet de recherche est administré à l'université, ne rien inscrire pour cet élément. Les subventions et les contrats administrés par les établissements affiliés ne doivent être déclarés que pour les projets de recherche dont le responsable est professeur-chercheur d’université ou assimilé (voir section 2.2.4). Si le nom d’un établissement affilié à une université ne figure pas sur la liste des lieux de recherche fournie sur le site Internet du SIRU, il faut communiquer avec la personne responsable au Ministère pour obtenir un code.

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ÉLÉMENT No 090 : Code de l’organisme pourvoyeur de fonds PAGE : 019

Date d’approbation : 1996-04-25 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1993-1994

Format : 5-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1999-07-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200010, 200011,

200012, 300002, 300021

Définition : Sous cet élément, l’université doit inscrire pour chaque subvention ou pour chaque contrat accordé, le code de l’organisme pourvoyeur de fonds. Cet organisme est la source privée, publique ou parapublique qui finance le projet de recherche. Description : Voir sur le site Internet du SIRU, la table des organismes pourvoyeurs de fonds, la table des organismes pourvoyeurs de fonds accrédités et la table des réseaux de centre d’excellence. Précision : Cet élément doit absolument être complété. Si un organisme pourvoyeur n'est pas inscrit dans la table des organismes, il faut communiquer avec la personne responsable du SIRU au Ministère afin d’obtenir un nouveau code (voir la section 2.3.8). Dans le cas des organismes non accrédités en vertu du programme de subventions allouées pour le financement des frais indirects de la recherche, l’université peut regrouper les montants inférieurs à 2 000 $ en utilisant les codes de regroupement d’organismes suivants :

Regroupement de compagnies, de corporations (Canada) : 9510

Regroupement de fondations, d’associations, de sociétés (Canada) : 9520

Regroupement de particuliers (Canada) : 9530

Regroupement de compagnies, de corporations (hors Canada) : 9540

Regroupement de fondations, d’associations, de sociétés (hors Canada) : 9550

Regroupement de particuliers (hors Canada) : 9560

Regroupements de compagnies, de fondations et de particuliers (Canada) : 9950

Regroupements de compagnies, de fondations et de particuliers (hors Canada) : 9960

Dans le cas d'une subvention ou d'un contrat accordé en vertu du programme fédéral des réseaux de centres d'excellence, référez-vous aux codes qui doivent être attribués dans la liste des réseaux de recherche sur le site Internet.

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ÉLÉMENT No 095: Code de l’organisme pourvoyeur de fonds partenaire

PAGE : 020

Date d’approbation : 1996-04-25 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1994-1995

Format : 5-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1997-12-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200004, 200015,

300015

Définition : Dans le cas d'une subvention de partenariat, pour chaque contribution effectuée par un partenaire privé, l’université doit inscrire le code permettant de connaître l’organisme public ou agréé partenaire.

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ÉLÉMENT No 100 : Code du programme de financement PAGE : 021

Date d’approbation : À venir Date d’émission : 2005-11-07

En vigueur à compter de : 2005-2006

Format : 8-CHAR Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200074

Définition :

Certains organismes opèrent plusieurs programme de financement de la recherche. C’est le cas notamment des Conseils fédéraux et des Fonds québécois. Une table des programmes de financement de la recherche a été réalisée afin de pouvoir spécifier de quel programme émane la subvention ou le contrat de recherche. Pour l’année 2005-2006, la table sera limitée aux Fonds de recherche du Québec. Description :

À venir

Précision :

À venir

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ÉLÉMENT No 105 : Numéro du compte de l’établissement PAGE : 022

Date d’approbation : 1995-04-10 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1993-1994

Format : 12-ALPHANUMÉRIQUE Émission précédente : 1993-05-14

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200018, 200069,

300003

Définition : Cet élément indique le numéro de compte du dossier de la subvention au service des finances (ou de la comptabilité) de l’établissement qui administre la subvention ou le contrat. L’établissement est soit une université, soit un hôpital, un institut ou un centre affilié à une université. Précision : Ce numéro de compte n'est exigé que pour les subventions provenant des organismes accrédités aux fins du programme de financement des frais indirects de la recherche. Il est nécessaire pour que le vérificateur externe puisse s’acquitter de son mandat de vérifier les subventions qui seront prises en compte par le Ministère dans le calcul des frais indirects de la recherche.

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ÉLÉMENT No 110 : Numéro de référence du dossier PAGE : 023

Date d’approbation : 1994-09-21 Date d’émission : 2001-12-05

En vigueur à compter de : 1993-1994

Format : 13-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1998-07-29

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200038, 200039,

300001. 300011

Définition : Sous cet élément, l'université inscrit l’information permettant de retracer le dossier correspondant à celui qui est en traitement. Ce dossier peut faire partie de l'exercice financier en cours ou de celui de l’exercice financier d’une année précédente ou même de l’exercice financier de l’année suivante. Il est utilisé lorsqu'on doit traiter un projet du type partenariat (Type d’octroi 010) ou pour un projet de la Fondation canadienne pour l’innovation (Type d’octroi 015). Il sert alors à indiquer quel projet est financé par l'organisme accrédité partenaire ou pour retracer un projet de la FCI dans son ensemble. Il doit aussi être utilisé pour inscrire le numéro du dossier d’une subvention générale, afin de pouvoir repérer l’organisme pourvoyeur de fonds d’origine. . Si une subvention de partenariat ou de la FCI s’échelonne sur plus d’une année budgétaire, le numéro de dossier à inscrire dans le numéro de référence est celui du dossier de l’organisme public ou de la FCI de l’année de démarrage du projet. Description : Cet élément est en fait le regroupement séquentiel des champs suivants : - l’année de la subvention ou du contrat (4-numérique) pos. 1-4 - le numéro du dossier (6-numérique) pos. 5-10 - le numéro de la fiche (3-numérique) pos. 11-13

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ÉLÉMENT No 115 : Indicateur de projet interuniversitaire non partageable hors Québec dont le fiduciaire est à l’interne (HQFI). PAGE : 024

Date d’approbation : 2001-06-13 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1999-2000

Format : 1-ALPHA Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200048, 300008

Définition : Cet indicateur (HQFI) désigne un projet de recherche interuniversitaire non partageable dont l’institution fiduciaire est l’université déclarante et tous les co-chercheurs participants au projet appartiennent à des universités non québécoises, ou encore à des institutions situées en dehors du réseau universitaire québécois. Description : Valeurs permises - « O » (Oui) : pour un projet correspondant à ce type. - « N » (Non) : valeur par défaut (champ non obligatoire). Précision : Dans sa déclaration SIRU, l’université doit s’assurer de diminuer son octroi et sa recette, le cas échéant, de tous les transferts de fonds qui auront été effectués dans ces projets.

Ce type de projet n’a pas à être transmis au Ministère avec les projets interuniversitaires partageables au prorata des chercheurs participants au projet.

Les indicateurs HQFI, HQFE, ENTENTE, NON PARTAGÉ, centre d’excellence réseau de recherche et l’indicateur de projet interuniversitaire partageable sont mutuellement exclusifs.

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ÉLÉMENT No 120 : Indicateur de projet interuniversitaire non partageable hors Québec dont le fiduciaire est externe (HQFE). PAGE : 025

Date d’approbation : 2001-06-13 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1999-2000

Format : 1-ALPHA Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200049, 300008

Définition : Cet indicateur (HQFE) désigne un projet de recherche interuniversitaire non partageable dont l’institution fiduciaire est à l’extérieur du Québec ou encore à l’extérieur du réseau universitaire québécois et auquel participent un ou des chercheurs de l’université déclarante. Description : Valeurs permises - « O » (Oui) : pour un projet correspondant à ce type. - « N » (Non) : valeur par défaut (champ non obligatoire). Précision : Ce type de projet n’a pas à être transmis au Ministère avec les projets interuniversitaires partageables au prorata des chercheurs participants au projet.

Les indicateurs HQFI, HQFE, ENTENTE, NON PARTAGÉ, centre d’excellence réseau de recherche et l’indicateur de projet interuniversitaire partageable sont mutuellement exclusifs.

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ÉLÉMENT No 125 : Indicateur de projet interuniversitaire avec entente. PAGE : 026

Date d’approbation : 2001-06-13 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1999-2000

Format : 1-ALPHA Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200050, 300008

Définition : Cet indicateur (ENTENTE) désigne un projet de recherche interuniversitaire partageable selon une entente spécifique plutôt que selon un partage au prorata du nombre de chercheurs participants. Description : Valeurs permises - « O » (Oui) : pour un projet correspondant à ce type. - « N » (Non) : valeur par défaut (champ non obligatoire). Précision : Ce type de projet n’a pas à être transmis au Ministère avec les projets interuniversitaires partageables au prorata des chercheurs participants au projet. Les indicateurs HQFI, HQFE, ENTENTE, NON PARTAGÉ, centre d’excellence réseau de recherche et l’indicateur de projet interuniversitaire partageable sont mutuellement exclusifs.

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ÉLÉMENT No 130 : Indicateur de projet interuniversitaire non partagé. PAGE : 027

Date d’approbation : 2001-06-13 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1999-2000

Format : 1-ALPHA Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200051, 300008

Définition : Cet indicateur (NON PARTAGÉ) désigne un projet de recherche interuniversitaire dont le montant n'est pas partagé entre les universités participantes. Il s’agit généralement d’une subvention d’équipement ( code d'intention du pourvoyeur de fonds 005). Description : Valeurs permises - « O » (Oui) : pour un projet correspondant à ce type. - « N » (Non) : valeur par défaut (champ non obligatoire). Précision : Ce type de projet n’a pas à être transmis au Ministère avec les projets interuniversitaires partageables au prorata des chercheurs participants au projet. Les indicateurs HQFI, HQFE, ENTENTE, NON PARTAGÉ, centre d’excellence réseau de recherche et l’indicateur de projet interuniversitaire partageable sont mutuellement exclusifs.

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ÉLÉMENT No 135 : Code du réseau de recherche (P.I. non partageable) PAGE : 028

Date d’approbation : 1996-04-25 Date d’émission : 2001-02-01

Symbole : En vigueur à compter de : 1990-1991

Caractères : 3-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1997-12-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200046, 200047,

300008

Définition : Cet élément définit le projet de recherche comme étant un de projet interuniversitaire non partageable financé par un réseau de centre d’excellence ou encore un réseau thématique du Fonds de recherche en santé du Québec (FRSQ). Pour cette raison, le code de réseau inscrit dans ce champ constitue également un indicateur de projet interuniversitaire. Description : Voir la table des réseaux sur le site Internet du SIRU. Précision : Ne rien inscrire pour cet élément si le projet ne correspond pas à ce type.

Ce type de projet n’a pas à être transmis au Ministère avec les projets interuniversitaires partageables au prorata des chercheurs participants au projet.

Les indicateurs HQFI, HQFE, ENTENTE, NON PARTAGÉ, centre d’excellence réseau de recherche et l’indicateur de projet interuniversitaire partageable sont mutuellement exclusifs.

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ÉLÉMENT No 140 : Code de projet interuniversitaire partageable PAGE : 029

Date d’approbation : 1996-04-25 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1990-1991

Format : 12-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1997-12-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200016, 200064,

200065

Définition : Cet élément désigne un projet interuniversitaire partageable au prorata des chercheurs participants au projet de recherche. Description : La composition du code de projet interuniversitaire partageable : - code de l’établissement fiduciaire du projet de recherche (6-numérique); - code du projet interuniversitaire partageable déclaré par l’université fiduciaire du projet (6-

numérique). Exemple : 976000000001 Pour déclarer un projet de recherche associé au projet interuniversitaire partageable #0001 de l’établissement #976000 ou pour déclarer un nouveau projet de recherche de ce type dont le fiduciaire est l’établissement #976000. Précision : Chaque établissement fiduciaire doit faire parvenir au Ministère tous ses projets de recherche interuniversitaire partageables pour le 15 août suivant la fin de l’année budgétaire SIRU (voir section 2.3.8) Les indicateurs HQFI, HQFE, ENTENTE, NON PARTAGÉ, centre d’excellence réseau de recherche et l’indicateur de projet interuniversitaire partageable sont mutuellement exclusifs. Ceci implique que si l’un de ces indicateurs est à «Oui», tous les autres doivent être à «Non» ou les champs doivent être vides.

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ÉLÉMENT No 145 : Professeur-chercheur participant au projet de recherche

PAGE : 030

Date d’approbation : 2000-01-01 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1997-1998

Format : 11-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1997-12-15

Validation et cohérence : Se référer au code d’erreurs suivant : IRU-200034. 200035,

200036, 300024, 300025, 300033

Définition : Les professeurs-chercheurs participant au projet sont les personnes cosignataires du document de demande de subvention, autres que le professeur-chercheur responsable du projet (voir l’élément no 040). Ces participants doivent avoir soumis un C.V. dans la demande de subvention ou dans la proposition de contrat. Description : Sous cet élément l’université doit inscrire pour chaque subvention ou contrat accordé, les numéros matricules SIRU attribués aux professeurs-chercheurs participants au projet de recherche. Ce numéro matricule est composé du :

numéro du professeur-chercheur (5 positions);

et du

numéro de l'établissement d’appartenance (6 positions)

Exemple :12345976000 Précision : Cet élément doit absolument être complété. Si un professeur-chercheur n’est pas inscrit dans la table présentée sur le site Internet du SIRU, il faut communiquer avec la personne responsable du SIRU afin d’obtenir un numéro matricule pour ce professeur-chercheur.

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ÉLÉMENT No 150 : Type d’octroi PAGE : 031

Date d’approbation : À venir Date d’émission : 2005-11-07

En vigueur à compter de : 2005-2006

Format : 3-NUMÉRIQUE Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200085, 200086,

200087

Définition :

Le type d’octroi détermine la nature de l’octroi obtenu. Description :

Les types d’octrois sont au nombre de cinq :

Code Description

001 Contrat

005 Subvention

010 Subvention de partenariat

015 Subvention reliée à la FCI

020 Fonds internes de recherche

Précision :

À venir

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ÉLÉMENT No 155 Numéro de la fiche PAGE : 032

Date d’approbation : 1999-10-12 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : 1998-1999

Format : 3-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1997-12-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200013, 200054,

200019, 200062, 300022

Définition : Le numéro de la fiche fournit un complément au numéro du dossier. Il permet de distinguer les différents usages d’une même subvention ou d’un même contrat (voir 2.3.9). Précision : Un numéro de fiche différent doit être utilisé pour déclarer chacun des types de financement différents chaque intention des pourvoyeurs de fonds du même projet de recherche. Lorsqu’une université déclare un projet de recherche interuniversitaire auquel elle participe, il doit y avoir une correspondance parfaite entre le numéro de la fiche et l’intention du pourvoyeur de fonds le type de financement qu’elle déclare et le numéro de la fiche et l’intention du pourvoyeur de fonds le type de financement qu’a utilisé l’université fiduciaire lors de la déclaration des projets de recherche interuniversitaire. Seul le fiduciaire du projet de recherche interuniversitaire partageable peut déclarer une fiche supplémentaire pour le type de financement associé aux équipements (03).

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ÉLÉMENT No 160 : Code d’intention du pourvoyeur de fonds PAGE : 033

Date d’approbation : À venir Date d’émission : 2005-04-22

En vigueur à compter de : 2005-2006

Format : 3-NUMÉRIQUE Émission précédente :

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200055, 200056,

200063, 200068, 300018, 300023

Définition :

L'intention du pourvoyeur de fonds correspond aux ententes sur les règles d'allocation des fonds conclues par les organismes pourvoyeurs et les chercheuses et les chercheurs (voir la section 2.3.13.). Description :

Code Description

001 Frais directs de recherche

005 Gros équipements (plus de 7 000 $)

010 Frais indirects de recherche (fonctionnement)

015 Rémunération des chercheurs principaux

020 Bourses salariales nominatives aux chercheurs principaux

025 Sous-traitance à l’extérieur (au-delà de 25 000 $)

030 Valorisation et commercialisation

035 Soins aux patients

040 Frais indirects de recherche (infrastructure et immobilisation)

Précision :

À venir

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ÉLÉMENT No 165 : Montant de la subvention ou du contrat (octroi) PAGE : 034

Date d’approbation : 1996-04-25 Date d’émission : 2001-02-01

Symbole : En vigueur à compter de : 1993-1994

Caractères : 9-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1995-04-10

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200057, 200058,

300026

Définition : Sous cet élément, l'université inscrit le montant (octroi) qui lui est accordé par l'organisme pourvoyeur de fonds en vue de la réalisation du projet de recherche décrite à la rubrique «Titre du projet» (élément no 006). Une définition plus précise du terme montant de la subvention ou du contrat est fournie à la section 2.3.10. Description : Ne sont admis comme valeurs que les nombres composés des chiffres allant de 0 à 9, précédés du signe « - », s'il y a lieu. Précision : Dans le cas d'un projet interuniversitaire (y compris les projets financés par un réseau de centres d’excellence recherche), l’université indique ici le montant de la subvention ou du contrat (octroi) qui lui revient conformément aux règles précisées à la section 2.3.8. Les règles de répartition des subventions ou des contrats selon l’année budgétaire sont stipulées à la section 2.3.1. Dans le cas précis des subventions générales, consulter la section 2.3.9.5. Il est possible de regrouper les montants inférieurs à 2 000 $ en utilisant les codes de regroupement appropriés (voir l’élément no 090) lorsqu’il s’agit de subventions ou de contrats accordés par des organismes non accrédités aux fins du programme de financement des frais indirects de la recherche.

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ÉLÉMENT No 170 : Montant de la recette PAGE : 035

Date d’approbation : 1997-04-10 Date d’émission : 2001-02-01

En vigueur à compter de : Caractères : 9-NUMÉRIQUE Émission précédente : 1997-12-15

Validation et cohérence : Se référer aux messages d’erreurs suivants : IRU-200060, 200061,

300027

Définition : Sous cet élément, l’université inscrit le montant effectivement reçu en vue de la réalisation d’un projet de recherche décrit à l’élément no 006 «Titre du projet». Une définition plus précise du terme recette est fournie à la section 2.3.11. Description : Ne sont admis comme valeurs que les nombres composés des chiffres allant de 0 à 9, précédés du signe « - », s’il y a lieu. Précision : Cet élément n’est désormais utilisé que pour déclarer les subventions générales allouées par le CRSH ou le CRSNG ou par les fonds internes de recherche d’une université.

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INDEX Année budgétaire 2-6, chap. 4 élément 005 Bourses salariales 2-17 Chiffrement des données 3-3 CLARDER 2-7, chap. 4 éléments 060 et 065 Classification de la recherche universitaire 2-7, chap. 4 éléments 070 et 075 Contrat 2-3 Correction des données transmises 3-15 Description des éléments du fichier de transmission 3-7 Domaine de recherche 2-7 Durée du projet chap4 .élément 020 - Fichier de transmission des données 3-4 Fonds de la recherche en santé du Québec 2-12 Indicateurs de recherche interuniversitaire chap.4 éléments 115, 120, 125, 130, 135 et 140 Intention du pourvoyeur de fonds 2-16, chap. 4 élément 160 Lieu où est effectuée ou administrée la recherche 2-7, chap. 4 éléments 080 et 085 Messages d’erreurs échangeur 3-9 Messages d’erreurs Siru 3-11 Mise à jour des Tables 1-5 Mise à jour du Manuel 1-4 Montant de la subvention ou du contrat de recherche 2-15, chap. 4 élément 165 Numéro de référence du dossier chap. 4 élément 110 Objectifs du système 2-3

Organisme pourvoyeur de fonds 2-12, chap. 4 éléments 090 et 095

- agréé 2-16 Personnes-ressources 1-6 Professeur/chercheur universitaire 2-6, chap. 4 éléments 040 et 145 Programme de financement, 2-8, chap.4 élément 100 Programme des frais indirects 2-19 Projet de recherche interuniversitaire 2-8, chap. 4 éléments 025, 115, 120, 125, 130, 135 et 140 Recette chap. 4 élément 170 Regroupements de recherche 2-7, chap. 4 élément 055 Réseaux de recherche 2-12, chap. 4 élément 135 Responsable et chercheurs participant au projet de recherche 2-15, chap. 4 éléments 040 et 145 Subvention 2-4 - de partenariat 2-13 - de la Fondation canadienne d’innovation 2-14 - pour les frais indirects 2-16 - sous forme de bourse salariale 2-16 Subvention et contrat de recherche recensés par le système 2-4 Transmission des données 3-3 Type d’octroi 2-13, chap. 4 élément 150 Unité et sous-unité administrative 2-6 chap. 4 éléments 045 et 050 Valorisation Recherche Québec.. 2-12 Vérification des données 2-20