Manualul beneficiarului reprezint un material de informare tehnic a beneficiarilor Programului Operaional Capital Uman, ce se constituie ca un suport informativ pentru implementarea proiectelor finanate prin intermediul acestui program. Acest document are un caracter strict orientativ i nu derog de la prevederile contractului de finanare, legislaiei naionale i comunitare.

MANUALUL BENEFICIARULUI

PROGRAMUL OPERAIONAL CAPITAL UMAN 2014-2020

Axele Prioritare 1-6

-Versiunea august 2017-

2Manualul beneficiarului POCU

-Versiunea august 2017-

Cuprins

1. INTRODUCERE.......................................................................................... 5

1.1. Glosar de termeni ............................................................................... 5

1.2. Abrevieri .......................................................................................... 8

1.3. Scopul Manualului Beneficiarului.............................................................. 9

1.4. Sistemul de implementare POCU 2014-2020................................................ 10

1.5. Website-ul POCU i comunicarea cu beneficiarii........................................... 12

1.6. Cofinanarea public i privat............................................................... 12

2. DEMARAREA PROIECTULUI .......................................................................... 13

2.1. Semnarea contractului de finanare ......................................................... 13

2.2. Obligaiile contractuale ale beneficiarului ................................................. 16

2.3. Precizri cu privire la semnificaia unor termeni.......................................... 20

2.4. Precizri suplimentare cu privire la implementarea proiectelor n parteneriat ...... 20

2.5. Echipa de proiect ............................................................................... 21

2.6. Eligibilitatea cheltuielilor ..................................................................... 23

3. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI ..................................................................... 25

3.1. Cererea de Prefinanare....................................................................... 26

3.1.1 Condiii pentru acordarea prefinanrii ............................................... 26

3.1.2 Modelul cererii de prefinanare ...................................................... 27

3.1.3 Documente necesare depunerii cererii de prefinanare............................. 28

3.1.4 Verificarea cererii de prefinanare i solicitarea de clarificri .................... 28

3.1.5 Notificarea beneficiarului privind autorizarea Cererii de prefinanare ........... 28

3.2. Cererea de rambursare aferent cererii de prefinanare................................. 29

3.2.1 Modelul cererii de rambursare aferente cererii de prefinanare................... 29

3.2.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare aferente cererii de prefinanare .......................................................................................... 29

3.2.3 Verificarea cererii de rambursare aferente cererii de prefinanare i solicitarea de clarificri .......................................................................................... 31

3.2.4 Autorizarea cererii de rambursare aferent cererii de prefinanare .............. 32

3.3. Cererea de plat................................................................................ 32

3.3.1 Modelul cererii de plat.................................................................. 33

3.3.2 Documente necesare depunerii cererii de plat...................................... 33

3Manualul beneficiarului POCU

-Versiunea august 2017-

3.3.3 Verificarea cererii de plat i solicitarea de clarificri ............................. 34

3.3.4 Notificarea beneficiarului/partenerilor privind autorizarea cererii de plat .... 35

3.4. Cererea de rambursare aferent cererii de plat ......................................... 36

3.4.1 Modelul cererii de rambursare aferente cererii de plat ........................... 37

3.4.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare aferente cererii de plat37

3.4.3 Verificarea cererii de rambursare aferente cererii de plat i solicitarea de clarificri.............................................................................................. 38

3.4.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare aferente cererii de plat .......... 39

3.4.5. Recuperarea sumelor acordate prin mecanismul cererilor de plat i nejustificate corespunztor ........................................................................................ 39

3.5. Cererea de rambursare ........................................................................ 39

3.5.1 Modelul cererii de rambursare .......................................................... 40

3.5.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare .............................. 40

3.5.3 Verificarea cererii de rambursare i solicitarea Solicitarea de clarificri ........ 41

3.5.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare......................................... 42

3.6. Vizite la faa locului ........................................................................... 42

3.7. TVA ............................................................................................... 43

3.8. Contabilitate .................................................................................... 43

3.9. Derularea procesului de achiziii n cadrul proiectelor finanate prin POCU .......... 44

3.9.1 Achiziii publice efectuate de ctre solicitani/beneficiari care au calitatea de autoritate contractant ............................................................................. 44

3.9.1.1. Dosarul achiziiei publice pentru procedurile de achiziie public desfurate n conformitate cu prevederile Legii 98/2016 privind achiziiile publice .. 45

3.9.2 Achiziii publice efectuate de ctre solicitani/beneficiari care nu au calitatea de autoritate contractant ......................................................................... 47

3.9.2.1. Dosarul achiziiei pentru procedurile de atribuire a contractelor de furnizare, servicii sau lucrari desfurate n conformitate cu prevederile Ordinului nr. 1284/2016....................................................................................................... 47

3.9.3 Aplicatia MySMIS2014 - Modulul Achiziii.............................................. 48

3.9.4 Verificarea achiziiilor de ctre OI responsabil ....................................... 48

3.10. Conflictul de interese.......................................................................... 49

3.11. Informarea i publicitatea proiectului....................................................... 50

3.12. Teme orizontale ................................................................................ 50

4. MONITORIZAREA I RAPORTAREA PROIECTULUI.................................................. 51

4.1. Monitorizarea proiectului...................................................................... 51

4Manualul beneficiarului POCU

-Versiunea august 2017-

4.2. Rapoarte de monitorizare ..................................................................... 51

4.3. Furnizarea informaiilor privind atingerea indicatorilor .................................. 53

4.4. Vizite de monitorizare n perioada de implementare ..................................... 54

4.5. Monitorizarea sustenabilitii proiectului................................................... 55

5. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANARE.................................................... 57

5.1. Acte adiionale.................................................................................. 57

5.2. Notificri......................................................................................... 61

6. PSTRAREA I ARHIVAREA DOCUMENTELOR ...................................................... 63

7. ANEXE.................................................................................................. 65

5Manualul beneficiarului POCU

-Versiunea august 2017-

1. INTRODUCERE

1.1. Glosar de termeni

Aplicaie = Cererea de finanare mpreun cu copiile documentelor suplimentare solicitate i declaraiile pe propria rspundere;

Autoritate de management = Structur n cadrul MDRAPFE, desemnat pentru gestionarea programului operaional, care ndeplinete funciile prevzute la art. 125 din Regulamentul UE nr. 1303/2013;

Beneficiar = Organism public sau privat, responsabil pentru iniierea sau care iniiaz i implementeaz o operaiune, n nelesul art.2 pct.9 din Regulamentul UE nr.1303/2013. Organism care primete ajutor de stat, aa cum e definit la pct. 13, art. 2 din Regulamentul UE nr.1303/2013. Organism care implementeaz un instrument financiar sau un fond de fonduri (aa cum e definit la pct.27, art.2 din Regulamentul nr.1303/2013), dup caz (partea a doua, titlul IV din Regulamentul UE nr. 1303/2013);

Cerere de finanare = Formularul completat de ctre solicitant n vederea obinerii finanrii din POCU 2014-2020;

Cheltuieli eligibile = Cheltuieli realizate de ctre un beneficiar, aferente proiectelor finanate n cadrul programelor Operaionale care pot fi finanate att din FESI ct i din bugetul de stat i/sau contribuia proprie a beneficiarului. A se vedea Hotrrea nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune 2014 2020;

Cheltuieli neeligibile = Or