ManualeRapidoAdA1 3 · Via Vincenzo Verrastro, 8 85100 Potenza Tel 0971/668088 - fax 0971/668085 [email protected] Lucana Sistemi srl Via Cicerone, 13 – 75100 Matera

Dipartimento Formazione, Lavoro, Cultura e Sport

Via Vincenzo Verrastro, 8 85100 Potenza

Tel 0971/668088 - fax 0971/668085 [email protected]

REGIONE BASILICATA DIP. FORMAZIONE LAVORO CULTURA E SPORT

SIRFO-2007

SISTEMA INFORMATIVO REGIONALE DELLA FORMAZIONE

MANUALE RAPIDO FUNZIONARI ADA

VERS.1.3

elaborato da Lucana Sistemi srl


Via Vincenzo Verrastro, 8 85100 Potenza Tel 0971/668088 - fax 0971/668085

[email protected]

Lucana Sistemi srl Via Cicerone, 13 – 75100 Matera

Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937

www.lucanasistemi.com - email : [email protected]

REGIONE BASILICATA ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Tipo Doc Titolo Id Data/Revisione Stato Diffusione Documentazione Manuale Rapido AdA 01/03/12 vers. 1.3 Interna Regione

──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── File Ref: ManualeRapidoAdA1_3 1. Informazioni Introduttive – pag. i / 34

Indice

i. Autori ............................................................................................................................. ii ii. Principali Revisioni ..................................................................................................... ii

1. Informazioni Introduttive .................................................................................................. 3

1.1 Requisiti per l’accesso ............................................................................................ 3

1.2 Come si accede al sistema ..................................................................................... 3

1.3 Come si cambia la password predefinita ............................................................ 6

1.4 Struttura della applicazione e della interfaccia .................................................. 6

1.5 Accesso ai dati e alle funzioni del programma .................................................. 7

1.6 Uscita dal programma ........................................................................................... 7

1.7 Spegnimento Sistema per manutenzione non programmata ........................... 7

1.8 Alcune codifiche convenzionali............................................................................ 8

1.8.1 Codifica interna della procedura di attivazione ........................................................ 8

1.8.2 Codifica interna di progetto ......................................................................................... 8

1.9 Menù Area Utente .................................................................................................. 8

1.10 Menù Procedure di Attivazione ......................................................................... 9

1.11 Menù Gestione Soggetti Correlati .................................................................... 12

1.11.1 Anagrafica Soggetti.................................................................................................... 13

1.11.2 Anagrafica Destinatari .............................................................................................. 13

1.12 Menù Gestione Attività AdA ............................................................................ 13

1.12.1 Ricerca Progetti .......................................................................................................... 14

1.12.2 Visualizza Controlli I Livello .................................................................................... 15

1.12.3 Campionamento Progetti .......................................................................................... 18

1.12.4 Gestione Controlli II Livello ..................................................................................... 20

1.13 Menù Gestione Irregolarità ............................................................................... 23

1.13.1 Segnalazioni ................................................................................................................ 24

1.13.2 Registro Irregolarità (BIS) ......................................................................................... 28

1.13.3 Stampa Registro ......................................................................................................... 32



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937




──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── File Ref: ManualeRapidoAdA1_3 1. Informazioni Introduttive – pag. ii / 34

i. Autori

Nome e-mail Organizzazione Telefono

Francesco D’Ercole [email protected] Lucana Sistemi srl 0835-381935

ii. Principali Revisioni

Data Versione Autore Paragrafi Modificati Descrizione

28/11/09 preliminare Francesco D’Ercole Prima stesura 07/05/2010 vers. 1.0 bozza Francesco D’Ercole Introduzione Modulo

Campionamento Integrazioni funzionali

18/05/2010 Vers.1.1 Francesco D’Ercole Modulo Campionamento Inserito Importo Campionato 01/03/2012 Vers. 1.2 Francesco D’Ercole Come si Accede al Sistema Nuovo Accesso attraverso il portale

FSE Inserito Cruscotto Utente Sezione Irregolarità



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937




──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── File Ref: ManualeRapidoAdA1_3 1. Informazioni Introduttive – pag. 3 / 34

1. Informazioni Introduttive

Questo documento descrive con un taglio pratico e sintetico le modalità di utilizzo del sistema Sirfo2007 per gli operatori AdA. Essendo il Sirfo2007 in fase di completamento ed ampliamento, alcuni contenuti (testi ed immagini) potranno subire variazioni evolutive.

Il sistema Sirfo2007 è l’evoluzione del sistema Sirfo adoperato per gestire i dati POR FSE per il periodo 2000-2006. Si è conservato parte del vecchio titolo per ragioni di familiarità di nome: in realtà si tratta di un sistema molto diverso dal precedente sia in termini di architettura ( ossia la organizzazione delle funzioni) che per tecnologia adoperata. Per cercare di mantenere una continuità nella terminologia si è cercato in diverse parti dello sviluppo del sistema di riutilizzare alcuni termini e concetti del precedente sistema adattandoli ad una situazione in realtà molto diversa.

1.1 Requisiti per l’accesso

Per l’uso del software occorre un browser web ( es. Firefox o Internet Explorer) ed una connessione in rete (Applicazione web based).

Le maschere dell’applicazione richiedono un monitor con una risoluzione grafica minima di 1024x768.

Poiché il sistema prevede l’accesso autenticato, ogni utente per collegarsi al sistema deve essere dotato di un Nome Utente ( o ID utente) ed una Password. Il referente informatico del sistema fornirà tale informazioni agli utenti che devono accedere al sistema. Tipicamente il nome utente è nella forma : nome.cognome e la password predefinita è sirfo2007 ( in minuscolo!). Successivamente è possibile cambiare la password predefinita.

1.2 Come si accede al sistema

Attualmente è possibile accedere all’applicazione attraverso il portale del fondo : http://fse.basilicata.it/, di cui viene mostrata a seguire la pagina iniziale.



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Dal menù a sinistra si accede all’applicazione Sirfo2007, che attiva la seguente scheda di autenticazione.

E’ anche possibile l’accesso diretto digitando l’indirizzo: http://sirfo.regione.basilicata.it.

Si accederà così ad una pagina intermedia di presentazione, mostrata nella successiva immagine.

Sezione di Accesso a Sirfo



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Facendo click sul pulsante “Accedi al SIRFO”. Sarà visualizzata la immagine per l’autenticazione al sistema.

Per accedere al sistema inserire Id utente ( nome utente) e password e quindi fare click sulla voce “Accesso”.

Sezione di Accesso



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.3 Come si cambia la password predefinita

Dalla precedente scheda è possibile attivare la funzione “Modifica Password”. Si accede alla seguente maschera: dopo aver specificato i dati richiesti occorre fare click su “Modifica”.

1.4 Struttura della applicazione e della interfaccia

Una volta avuto l’accesso alla applicazione si accede ad una scheda simile a quella della successiva immagine.

Si riconosce un’area menù ed un’area di visualizzazione.

Pulsante di Uscita

Utente Connesso

Area Menu

Area di visualizzazione



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.5 Accesso ai dati e alle funzioni del programma

Il software visualizza le funzioni ed i dati dipendentemente dall’utente che si collega.

Ogni utente vedrà a sinistra solo i menù a cui è abilitato. Per ciascun menù saranno mostrati solo i dati per i quali si ha il permesso di accesso in sola lettura o lettura e scrittura. I menu abilitati solitamente per i funzionari AdA sono riportati nella seguente immagine .

Ogni menù può avere al disotto uno o più sottomenù, ciascuno attiva una scheda distinta.

Occorre fare click sul sottomenù per attivarne la corrispondente scheda di visualizzazione.

1.6 Uscita dal programma

E’ possibile uscire dal programma attraverso il pulsante in alto “Uscita”. Nei momenti di non utilizzo della procedura è opportuno uscire dal programma. Se la procedura riscontra una inattività per oltre mezz’ora l’utente viene disconnesso in automatico. In questo caso comparirà la seguente videata.

Per ricollegarsi ripetere i passi prima descritti.

1.7 Spegnimento Sistema per manutenzione non programmata

E’ stata predisposta una infrastruttura per gestire lo spegnimento del sistema per attività di manutenzione non programmata. Impostando la modalità di scollegamento degli utenti per manutenzione e specificando il tempo per la disconnessione, il sistema informa che tra X minuti il sistema si scollegherà per



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





attività di manutenzione straordinaria. L’utente viene invitato a salvare e a scollegarsi dal sistema. Fino a quando il sistema è fuori linea gli utenti non potranno connettesi al sistema.

1.8 Alcune codifiche convenzionali

Nello strutturare il sistema sono state adottate alcune convenzioni sulle modalità di codifica:

• degli avvisi;

• delle graduatorie ( formato excel standard);

• delle operazioni.

Brevemente si ricordano alcune di queste codifiche.

La codifica viene attribuita in automatico a cura del sistema.

1.8.1 Codifica interna della procedura di attivazione

La codifica codice della procedura di attivazione = tipo procedura di attivazione ( es. A.P.) / numero progressivo nell'anno/ ANNO / codice ente che attiva la procedura ( regione, prov, O.Intermedio) es. AP/01/08/REG

1.8.2 Codifica interna di progetto

Per rispondere a questa esigenza si adotta la seguente soluzione:

XXXX/codice della procedura di attivazione

dove XXXX è un numero progressivo unico per ogni procedura di attivazione, assegnato dal sistema alla fine della procedura che elabora la graduatoria definitiva ( a fine istruttoria).

1.9 Menù Area Utente

Dalla barra dei menù a sinistra:

Si accede alla pagina principale dell’applicazione denominata “Cruscotto dell’Utente”, visibile nella successiva immagine:



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Nella precedente immagine si evidenziano tre aspetti:

• l’area progetti preferiti;

• l’area messaggi;

• la funzione di help in linea, attivabile dalla icona ( ).

L’area progetti preferiti, se presente, mostra l’elenco dei progetti con cui si sta lavorando. Rappresenta una scorciatoia per accedere direttamente ai progetti senza doverli prima ricercare.

L’area messaggi mostra la presenza di messaggi diretti al funzionario che è correntemente collegato al sistema. Il sistema genera automaticamente dei messaggi diretti ai diversi attori per informarli del verificarsi di particolari eventi. Ad esempio i progetti campionati di II livello producono avvisi, sotto forma di messaggi ai funzionari responsabili dei progetti.

L’help in linea permettere di accedere ai materiali di aiuto presenti nelle diverse sezioni da un unico punto.

1.10 Menù Procedure di Attivazione

Dalla barra dei menù a sinistra:

Aiuto in Linea

Area di visualizzazione progetti preferiti

Area di visualizzazione messaggi



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Si avrà la seguente scheda:

Da questa maschera è possibile ricercare tutte le procedure di attivazione che sono state inserite nel sistema.

E’ possibile ricercare utilizzando come chiave di ricerca l’anno, il codice o una

descrizione dell’avviso. La ricerca si avvia dal pulsante .

Il risultato è un elenco di valori.

Dall’elenco è possibile accedere alla scheda di dettaglio facendo doppio click sulla riga prescelta.

Nella scheda sono riportate le informazioni di dettaglio dell’avviso selezionato. Le informazioni sull’avviso sono state già compilate da un collega abilitato ad inserire le procedure di attivazione.

Le informazioni riportate sono in sola consultazione (lettura).



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Le informazioni sull’avviso sono organizzate in pagine (Tab) : Info Generali, Altre Info, CUP, QSN, ITER, Graduatorie. Tali pagine sono riportate di seguito.

Figura 1-Altre Info



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Figura 2-Tab CUP

Figura 3-Tab QSN

Si ritorna al precedente elenco dal pulsante “Esci” in basso.

1.11 Menù Gestione Soggetti Correlati

La voce di menu Gestione Soggetti Correlati contiene i seguenti 2 sottomenu:



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.11.1 Anagrafica Soggetti

L’Anagrafica Soggetti permette di visualizzare una griglia contenente i vari Soggetti Correlati alle operazioni e per ciascuno di essi i progetti relativi distinti per anno. La ricerca dei soggetti può essere effettuata inserendo almeno un valore tra denominazione ( anche solo una parte) e partita iva/codice fiscale:

1.11.2 Anagrafica Destinatari

L’Anagrafica Destinatari mi permette di visualizzare una griglia contenente i vari Destinatari delle operazioni e per ciascuno di essi i progetti relativi in cui è stato avviato, distinti per anno. La ricerca dei destinatari può essere effettuata inserendo almeno un valore tra cognome e codice fiscale:

1.12 Menù Gestione Attività AdA

La voce di menu Gestione Attività AdA contiene i seguenti sottomenu:



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.12.1 Ricerca Progetti

Attraverso questa scheda è possibile ricercare i progetti ( Operazioni), secondo diversi criteri comuni:

• identificatore Sirfo

• titolo

• Asse

• Responsabile

• Tipologia (provincia, regione).

Attraverso la icona si attiva la ricerca

Il risultato della ricerca è sotto forma di elenco

Si osservino le diverse icone per rappresentare lo stato di ciascun progetto. Facendo doppio click su una riga si accede alle informazioni di dettaglio della operazione.



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.12.2 Visualizza Controlli I Livello

Attraverso questa scheda è possibile ricercare i controlli di I livello eseguiti sui progetti ( Operazioni).

Diversi i criteri possibili per “filtrare” la ricerca

Dall’elenco è possibile accedere alla scheda di controllo ( doppio click)



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





La scheda del controllo ha tre sezioni principali(Tab):

• Dati del controllo ( data, esecutore, esito,…)

• Giustificativi

• CheckList Applicata.

La Sezione Giustificativi viene mostrata nella successiva immagine



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Dalla icona si accede al dettaglio del giustificativo, come nella seguente immagine

Nella sezione CheckList , si visualizzano i dati relativi alla checklist applicata



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.12.3 Campionamento Progetti

Attraverso questa scheda è possibile registrare i progetti campionati per il controllo di II Livello

E’ possibile ricercare i Campioni già inseriti per anno. Attraverso la icona è possibile esportare l’elenco in formato excel. E’ possibile creare una nuova

registrazione di campione attraverso la icona . Si noti lo stato (icona lucchetto o cartella) per distinguere lo stato bozza(cartella) da quello finale (lucchetto). Scegliendo di inserire una nuova scheda si avrà la seguente maschera:



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Occorre specificare l’anno a cui si riferisce il campione, il tipo di campione, la data e la descrizione dell’atto ed eventuali note.

Dopo aver inserito questi dati si attiva la icona che serve per il salvataggio della scheda di campionamento. Per completare la operazione bisogna altresì specificare i progetti campionati mediante il loro identificativo Sirfo.

Quindi attraverso la icona si specificano i progetti campionati, mediante la seguente scheda

In questa scheda inserire ID Sirfo campionato e poi con la solita icona ricercare il progetto



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Se i dati visualizzati sono quelli attesi si può aggiungere il progetto alla lista di

campionamento, mediante la icona .

Dalla icona si torna all’elenco ( precedente visualizzazione).

La scheda del campione resta nello stato bozza fino a quando non si attiva l’icona

che porta la registrazione nello stato concluso. Una volta che la scheda di campionamento risulta conclusa, per ciascun progetto campionato viene inviato un messaggio al referente di progetto, per informarlo che il progetto è risultato campionato. Come evidenza grafica, nel progetto compare il simbolo di una coccarda che è di colore rosso per l’ultimo campionamento e rosa per i periodi precedenti.

1.12.4 Gestione Controlli II Livello

Attraverso questa scheda è possibile inserire i dati per i controlli di II Livello. Una volta ricercato il progetto oggetto del controllo, applicando i diversi criteri di ricerca permessi dalla scheda, si ottiene l’elenco dei progetti, come nella seguente immagine:



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Andando nel dettaglio della riga prescelta ( doppio click sulla riga), vedrò eventuali controlli già presenti, per il progetto selezionato oppure avrò la possibilità di

aggiungerne di nuovi, attraverso la icona

Inserendo un nuovo controllo avrò la seguente scheda, organizzata in due pagine:

• Controllo

• Attività di Verifica

Nella seguente immagine la scheda di “Controllo”.



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Una volta inseriti i dati è possibile registrarli attraverso la icona . La lista degli esecutori del controllo è prefissata, così come stabilito con l’ufficio. Esiste poi la sezione Attività di Verifica per registrare eventi e documenti successivi, come visibile nella successiva immagine:



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Attraverso la funzione attivabile dal pulsante , è possibile inviare un messaggio al funzionario regionale, referente di progetto per segnalare rilievi e/o criticità.

1.13 Menù Gestione Irregolarità

La voce di menu Gestione Irregolarità permette di consultare il registro delle irregolarità e le relative funzioni accessorie.

La voce di menu relativa a tale gestione è la seguente:

La voce Segnalazioni è visibile al gruppo dei funzionari regionali, dei funzionari provinciali, al gruppo Monitoraggio e alle autorità AdC e AdA.



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.13.1 Segnalazioni

Cliccando sul link delle Segnalazioni si accede alla maschera per la ricerca dei progetti:

Si possono cercare i progetti che hanno delle segnalazioni o inserire qualche criterio per individuare il progetto su cui effettuare la segnalazione.

tale icona indica la presenza di segnalazioni per il determinato progetto

Una segnalazione potrà essere in uno dei seguenti stati:

1. Bozza

2. Inviata

3. In esame

4. Chiusa

5. Archiviata

Le segnalazioni vengono create come bozza.

Ciascun gruppo vede le segnalazioni sui progetti che gli appartengono.

Il gruppo Monitoraggio vede le sue segnalazioni più quelle con stato superiore allo stato bozza e nella maschera di ricerca vede la combo Tipo che gli permette di cercare i progetti di competenza regionale o di competenza delle province.

Individuato il progetto dalla ricerca, con un doppio click si accede all’elenco delle eventuali segnalazioni già presenti con la possibilità di inserirne delle nuove.



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Cliccando sul pulsante “Nuova Segnalazione” si accede alla maschera seguente in cui viene riportato in automatico il registrante:

Inseriti i dati obbligatori e salvata la segnalazione è possibile allegare un documento in formato pdf.



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Inoltra nella parte inferiore della finestra è possibile visualizzare l’elenco delle eventuali schede di FollowUp con la possibilità di aggiungerne delle nuove cliccando sul pulsante “Nuova scheda di Follow Up”come mostrato di seguito:

Anche per le schede di follow up è possibile allegare della documentazione. Completato l’inserimento dei dati, la segnalazione può essere inviata all’Ufficio Competente che riceverà un messaggio automatico dal sistema.

Naturalmente la segnalazione da questo momento non potrà più essere modificata dal funzionario che l’ha generata.

Quando l’ufficio competente entrerà nel dettaglio della segnalazione inviata, questa passerà automaticamente nello stato “In Esame”.



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





L’ufficio competente valuterà a questo punto se archiviare la segnalazione o generare una irregolarità determinandone la tipologia:

1. Soggetta a segnalazione OLAF

2. Dichiarata ma sotto soglia OLAF

3. Non ancora dichiarata

La nuova irregolarità, a seconda del tipo sarà automaticamente inserita nel Registro

delle Irregolarità standard o in quello BIS riguardante gli importi non dichiarati.



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.13.2 Registro Irregolarità (BIS)

I due registri contengono rispettivamente le irregolarità “Soggette a segnalazione

OLAF” e “Dichiarate ma sotto soglia OLAF” il primo e “Non ancora dichiarate” il

secondo.

La maschera di ricerca a cui si accede è la seguente:

In questa maschera è possibile cercare le irregolarità inserite e una volta trovate con

un doppio click si accede al dettaglio costituito da ben sette schede:



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937







[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937







[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937







[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





1.13.3 Stampa Registro

La voce di menu “Stampa Registro” permette di accedere alla seguente maschera di ricerca:



[email protected]


Tel. 0835.381935 PBX – Fax 0835.381937





Tale maschera permette di cercare le irregolarità riferite ad un ben determinato periodo e relative ad un certo Asse.

Il risultato della ricerca può essere stampato.

Nella stampa saranno riportati per ogni irregolarità i totali relativi alle sette schede sopra evidenziate.

Documents

ManualeRapidoAdA1 3 · Via Vincenzo Verrastro, 8 85100 Potenza Tel 0971/668088 - fax 0971/668085 [email protected] Lucana Sistemi srl Via Cicerone, 13 – 75100 Matera