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MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
DEL COMUNE DI RAVENNA
CONFORME AL DPCM 31 OTTOBRE 2000
INDICE
PRESENTAZIONE .......................................................................................................................................................... 7
NOZIONI PRELIMINARI ............................................................................................................................................. 8
SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO D’APPLICAZIONE ............................................................................. 14
ARTICOLO 1 - AMBITO D’APPLICAZIONE.......................................................................................................... 14
ARTICOLO 2 - DEFINIZIONI..................................................................................................................................... 14
SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI ................................................................................................................. 21
ARTICOLO 3 - AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE ....................................................................................... 21
ARTICOLO 4 - SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, LA GESTIONE DEI
FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (SERVIZIO ARCHIVISTICO COMUNALE).......................... 21
ARTICOLO 5 - UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO........................................................................ 22
ARTICOLO 6 - ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNI.......................................................................... 22
ARTICOLO 7 - MODELLO ORGANIZZATIVO ADOTTATO DALL’AMMINISTRAZIONE PER LA
GESTIONE DEI DOCUMENTI ................................................................................................................................... 22
SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI..................................................................................................... 23
ARTICOLO 8 - REGOLE GENERALI E CONTENUTI MINIMI .......................................................................... 23
ARTICOLO 9 - FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ................................................................... 24
SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI ......................................................................................................... 25
ARTICOLO 10 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO............................................... 25
ARTICOLO 11 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ...................................................................... 26
ARTICOLO 12 - RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI SU
SUPPORTO CARTACEO............................................................................................................................................. 26
ARTICOLO 13 - RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI
INFORMATICI .............................................................................................................................................................. 26
SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI................................................................................................. 27
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ARTICOLO 14 - DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO................................... 27
ARTICOLO 15 - DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA DI
PROTOCOLLO.............................................................................................................................................................. 27
ARTICOLO 16 - REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO . 29
ARTICOLO 17 - REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI......................... 30
ARTICOLO 18 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO ................................................................................................ 31
ARTICOLO 19 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO.......... 31
ARTICOLO 20 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI ................................. 31
ARTICOLO 21 - ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO....................................... 32
ARTICOLO 22 - REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO ...................................................................... 32
ARTICOLO 23 - REGISTRO GIORNALIERO INFORMATICO DI PROTOCOLLO........................................ 33
ARTICOLO 24 - REGISTRO DI EMERGENZA....................................................................................................... 33
ARTICOLO 25 - DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI REGISTRAZIONE.......................................................... 34
ARTICOLO 26 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO DI DETERMINATE TIPOLOGIE DI DOCUMENTI .... 34
SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI............................................................................................ 34
ARTICOLO 27 - PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO .................................................................... 34
ARTICOLO 28 - MODALITÀ DI ESECUZIONE DELL’OPERAZIONE DI CLASSIFICAZIONE DEI
DOCUMENTI................................................................................................................................................................. 35
SEZIONE VII - SMISTAMENTO, RECAPITO, PRESA IN CARICO E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI.... 35
ARTICOLO 29 - IL PROCESSO DI SMISTAMENTO DEI DOCUMENTI IN ENTRATA................................. 35
ARTICOLO 30 - RECAPITO, PRESA IN CARICO E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI IN ENTRATA SU
SUPPORTO CARTACEO............................................................................................................................................. 35
ARTICOLO 31 - RECAPITO, PRESA IN CARICO E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI IN ENTRATA SU
SUPPORTO INFORMATICO...................................................................................................................................... 36
ARTICOLO 32 - MODIFICA DEI DATI RELATIVI ALLO SMISTAMENTO E ASSEGNAZIONE DEI
DOCUMENTI IN ENTRATA ....................................................................................................................................... 36
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SEZIONE VIII - SCANSIONE DEI DOCUMENTI ..................................................................................................... 37
ARTICOLO 33 - DOCUMENTI SOGGETTI A SCANSIONE ED UFFICI ABILITATI...................................... 37
ARTICOLO 34 - MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL PROCESSO DI SCANSIONE.................................... 37
SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ............................................................................................ 37
ARTICOLO 35 - FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI ..................................................... 37
SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI......................................................................................................... 38
ARTICOLO 36 - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO ............................................. 38
ARTICOLO 37 - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI..................................................................... 38
SEZIONE XI - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI...................... 39
ARTICOLO 38 - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI (IN ENTRATA) ........................... 39
ARTICOLO 39 - FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI SPEDITI (IN USCITA) ............................. 39
ARTICOLO 40 - FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI INTERNI DI PREMINENTE
CARATTERE GIURIDICO-PROBATORIO ............................................................................................................. 40
SEZIONE XII - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI ..................................................................................... 40
ARTICOLO 41 - COMUNICAZIONI UFFICIALI TRA UFFICI UTENTE........................................................... 40
SEZIONE XIII - GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI............................................................... 40
ARTICOLO 42 - AVVIO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI E REGISTRAZIONE DEI LORO
STATI DI AVANZAMENTO........................................................................................................................................ 40
SEZIONE XIV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI........................................................................ 41
ARTICOLO 43 - TENUTA E CONSERVAZIONE DEI FASCICOLI DELL’ARCHIVIO CORRENTE............ 41
ARTICOLO 44 - VERSAMENTO DEI FASCICOLI NELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO.................................... 41
ARTICOLO 45 - GESTIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO, SELEZIONE PERIODICA DEI
DOCUMENTI E FORMAZIONE DELL’ARCHIVIO STORICO DELL’AMMINISTRAZIONE....................... 42
SEZIONE XV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI .................................................................. 42
ARTICOLO 46 - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E DELLE RAPPRESENTAZIONI
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DIGITALI DEI DOCUMENTI CARTACEI............................................................................................................... 42
ARTICOLO 47 - CONSERVAZIONE DIGITALE .................................................................................................... 42
SEZIONE XVI - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI ............... 42
ARTICOLO 48 - ACCESSIBILITÀ DA PARTE DEGLI UFFICI UTENTE .......................................................... 42
ARTICOLO 49 - ACCESSO DA PARTE DI UTENTI ESTERNI ALL’AMMINISTRAZIONE .......................... 43
ARTICOLO 50 - ACCESSO DA PARTE DI ALTRE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE, O ALTRE
PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI ........................................................................................................................... 43
SEZIONE XVII - PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA FORMAZIONE, GESTIONE,
TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO, ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ..... 43
SEZIONE XVIII - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI ......... 51
IRIDE............................................................................................................................................................................... 51
IRIDE............................................................................................................................................................................... 52
IRIDE............................................................................................................................................................................... 53
SEZIONE XIX - NORME TRANSITORIE.................................................................................................................... 57
ALLEGATO N° 1 - DATI IDENTIFICATIVI DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE...................... 57
ALLEGATO N° 2 - ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI..................................................................................................... 57
ALLEGATO N° 3 - DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
DELL’AMMINISTRAZIONE ...................................................................................................................................... 58
ALLEGATO N° 4 - PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO................................................................ 58
ALLEGATO N° 5 - CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI............................................................... 58
ALLEGATO N° 6 - LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E DEI
DOCUMENTI................................................................................................................................................................. 58
ALLEGATO N° 7 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO DI DETERMINATE TIPOLOGIE DI DOCUMENTI 59
ALLEGATO N° 8 - TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DA DIGITALIZZARE CON L’AUSILIO DI SCANNER 59
ALLEGATO N° 9 - COMUNICAZIONI UFFICIALI TRA UFFICI UTENTE (DOCUMENTI INTERNI DI
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PREMINENTE CARATTERE GIURIDICO-PROBATORIO) ................................................................................ 59
PRESENTAZIONE
Il DPR 28/12/2000 n° 445, recante il T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa, impone alle pubbliche amministrazioni di attivare entro il 1° gennaio 2004
sistemi informativi automatizzati, finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti
amministrativi.
Il DPCM 31/10/2000, contenente le regole tecniche sul protocollo informatico, prevede, altresì, che
le pubbliche amministrazioni redigano un “manuale” per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e
degli archivi.
Si tratta di uno strumento operativo indispensabile per eseguire correttamente le procedure.
E’ rivolto ai dirigenti, ai quadri e agli operatori di protocollo per la gestione dei documenti, degli
affari e dei procedimenti amministrativi che sono chiamati a trattare e dei quali sono individuati come
responsabili.
Il manuale, infatti, descrive le varie fasi operative del sistema per la gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli
di esecuzione, responsabilità e controllo in una visione d’insieme che va dal protocollo, all’archivio storico.
Il manuale è stato redatto a cura del responsabile dell’Ufficio Archivio e Protocollo, Dott.ssa Chiara
Melandri e del Dirigente della U.O. Affari Generali ed Istituzionali, Dott. Rosano Saponelli, sulla base di
uno schema predisposto dal consulente della Amministrazione, Prof. Ing. Stefano Pigliapoco, docente di
archivistica informatica presso l’Università degli Studi di Macerata.
Il testo definitivo che qui si presenta è il prodotto finale di un lavoro di revisione, approfondimenti e
riordino condotto da un gruppo di lavoro appositamente nominato dal Direttore Generale e composto oltre
che dai predetti funzionari da Bellavista Morena, Frisoni Manuela, Ortolani Graziella, Puritani Anna,
Ravaioli Giorgio, Rossi Laura, Savioli Annalisa e Strocchi Serena a cui va il più sentito ringraziamento per
l’importante e qualificato contributo che hanno saputo dare per la stesura finale di un regolamento
assolutamente fondamentale per l’avvio del sistema di gestione elettronica dei documenti.
Il Vice Segretario
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NOZIONI PRELIMINARI 1 L’archivio nell’organizzazione del Comune
Chi lavora nella pubblica amministrazione sa benissimo che cos’è un documento e a che cosa serve nel
contesto giuridico in cui si trova ad operare quotidianamente.
È però utile precisare che l’archivio non è una semplice somma di documenti, ma è piuttosto un complesso di
documenti tra loro interrelati. L’archivio si configura come strumento e residuo dell’attività istituzionale di
un soggetto giuridico; è il risultato di un sedimentarsi progressivo di documenti connessi tra loro e con il
soggetto produttore. Perciò il sistema documentario comprende, oltre ai documenti, anche l’insieme delle
relazioni, che sono stabili e non arbitrarie, in quanto stabilite dal soggetto produttore per ragioni
organizzative e funzionali nel momento in cui i documenti sono prodotti.
La gestione archivistica deve organizzare le aggregazioni dei documenti in modo rispondente alle esigenze
del produttore di strutturare la propria memoria in modo efficiente ed efficace, in grado cioè di conservare
nel tempo il valore probatorio e conoscitivo del complesso documentale.
Secondo la tradizione teorica e normativa italiana, l’archivio è tale dal momento in cui viene formato il
singolo documento e costituisce quindi un insieme unitario, anche se si distinguono tre fasi organizzative:
l’archivio corrente (in formazione) che comprende i documenti necessari allo svolgimento delle attività
correnti, l’archivio di deposito che comprende documenti relativi ad affari conclusi ma ancora recenti,
l’archivio storico (sezione separata) comprendente documenti selezionati per la conservazione permanente.
Anche la normativa recente (DPR 445/2000) riconferma le tradizionali posizioni italiane in tema di archivi e
detta regole per la gestione di ciascuna delle tre fasi di vita dei complessi documentali.
La prima fase gestisce la formazione dei documenti, operazione che le nuove tecnologie hanno rivoluzionato
più di altre, rendendo necessario un massiccio intervento normativo circa il riconoscimento della validità
giuridica dei nuovi supporti, i sistemi di attestazione della provenienza e della inalterabilità del documento,
la conservazione delle interrelazioni reciproche tra documenti e la semplificazione delle forme di
documentazione di fatti e situazioni giuridiche. La materia trova ampia trattazione nel testo unico sulla
documentazione amministrativa (il già citato DPR 445/2000). Anche il testo unico per i beni culturali
impone agli enti pubblici l’ordinamento dei loro archivi. Restano fermi per la gestione dell’archivio in
formazione alcuni capisaldi metodologici, recepiti anche dalla normativa, dei quali si parlerà più avanti.
La seconda fase gestisce i processi di selezione dei documenti, operazione valutativa che può condurre a due
esiti tra di loro contrastanti: la conservazione permanente dei documenti che rivestono rilevante valore di
1 Vedi relazione prodotta dal gruppo di lavoro costituito il 18 luglio 2002 con decreto del Direttore generale per gli
archivi e incaricato di formulare «proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, in attuazione
delle disposizioni normative in materia e per l’elaborazione dei temi legati alla formazione del titolario, del massimario
di scarto e del manuale di gestione».
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testimonianza storica, oltre che rilevanza giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l’eliminazione fisica
irreversibile dei documenti ritenuti di valore transitorio e strumentale. Il testo unico sulla documentazione
amministrativa (DPR 445/2000, art. 68, comma 1) prevede infatti che il responsabile del servizio per la
gestione dei flussi documentali e degli archivi elabori ed aggiorni il piano di conservazione degli archivi per
la selezione periodica e la conservazione permanente dei documenti, da effettuare con l’autorizzazione del
soprintendente archivistico competente per territorio (D. lgs. 42/2004, art. 21, comma 1).
La terza fase gestisce la conservazione permanente dei documenti selezionati, mantenendo e rendendo
comprensibili i legami originari tra i documenti, approntando gli opportuni strumenti che consentano la
ricerca di uno specifico documento.
L’importante è ribadire, una volta di più, che l’archivio non è un magazzino, ma è un servizio e come tale va
organizzato e gestito fin dal suo nascere.
L’art. 61 del DPR 445/2000 difatti impone a ciascuna amministrazione pubblica di istituire «un servizio per
la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi». Al servizio deve
essere preposto «un dirigente ovvero funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione».
Gli strumenti per gestire l’archivio in formazione
Anche la normativa recente prevede che l’introduzione di sistemi di gestione informatica degli archivi
consenta di effettuare alcune operazioni e di utilizzare determinati strumenti volti a fornire elementi di
garanzia e a consentire una gestione archivistica efficiente.
Accenniamo a queste operazioni, citando i relativi strumenti, per inquadrare in modo corretto l’uso del
titolario o piano di classificazione nel contesto più generale della gestione dell’archivio in formazione.
L’art. 56 del DPR 445/2000 impone come necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione
informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni le operazioni di:
1. registrazione
2. segnatura
3. classificazione
La registrazione a protocollo dei documenti consente di individuare in modo univoco il singolo documento
all’interno dell’archivio e a certificare in modo inoppugnabile la data nella quale esso è entrato a far parte
dell’archivio del soggetto produttore, funzione quest’ultima indispensabile alla luce delle disposizioni
legislative sulla durata dei procedimenti amministrativi. Lo strumento, che in Italia si usa da circa due secoli
per realizzare l’operazione della registrazione, è il registro di protocollo, che si configura come atto pubblico
di fede privilegiata e va di conseguenza compilato con le avvertenze e le procedure prescritte dalla legge. La
registrazione a protocollo, se eseguita secondo i dettami dell’art. 53 del DPR 445/2000, soddisfa le esigenze
di attestazione giuridico-probatoria. Con l’aggiunta di altre informazioni (quali, ad esempio, lo smistamento
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all’Unità Organizzativa Responsabile e l’assegnazione al Responsabile del Procedimento Amministrativo, la
classificazione e l’indicazione del fascicolo di appartenenza) la registrazione a protocollo può esplicare una
potente funzione gestionale tesa a organizzare la corretta stratificazione dei documenti e a controllare i flussi
documentali.
La segnatura è – come recita l’art. 55 del DPR 445/2000 – l’apposizione o associazione all’originale del
documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso,
cioè di quelle che vengono registrate a protocollo.
La classificazione è operazione logica in base alla quale ciascun documento, che riguarda una singola e
specifica questione concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta, a grandi raggruppamenti di
ordine generale e di carattere astratto, indicati nel titolario o piano di classificazione.
Il titolario o piano di classificazione è il sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate
(dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la
molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.
Il titolario si sviluppa su più livelli, denominati dalla dottrina: titolo, classe, sottoclasse, categoria,
sottocategoria.
Va preliminarmente richiamata la distinzione tra funzione e competenza: la funzione è il compito
istituzionale che la legge attribuisce a un determinato ente (nel nostro caso, ai Comuni); la competenza è
l’attribuzione di una funzione a un determinato ufficio del medesimo ente. Quindi le funzioni attribuite ai
Comuni sono uguali per tutti i Comuni, grandi o piccoli che essi siano (nel senso che tutti i Comuni sono
chiamati ad esercitare le medesime funzioni); mentre all’interno di due diversi Comuni la medesima
funzione può essere attribuita a uffici diversi e perfino all’interno dello stesso Comune la distribuzione delle
funzioni agli uffici può cambiare radicalmente da un anno all’altro. Il titolario di classificazione, che serve
per suddividere i documenti in base alla materia di cui trattano, deve essere determinato nella sua
articolazione tramite l’analisi delle funzioni. In tal caso è possibile stabilire un sistema di classificazione dei
documenti omogeneo per tutti i Comuni, il che consente la comunicazione e, in ambiente digitale,
l’interoperabilità dei sistemi, richiesta dalla legge.
Il titolario serve a organizzare i documenti prodotti da una certa data in poi; non può in nessun caso essere
utilizzato come strumento di riordino dell’archivio già prodotto, che deve essere conservato nella sua
struttura e organizzazione originaria.
Il titolario ha carattere generale (ma non generico): il che significa che nel decidere la dicitura dei gradi
divisionali si è scelto un lessico preciso, di derivazione normativa, in grado di descrivere puntualmente la
funzione, senza però cadere in determinazioni analitiche; i termini indicano funzioni di carattere generale e
omnicomprensivo delle possibili casistiche prevedibili allo stato attuale dell’ordinamento dei Comuni.
Ha carattere astratto, nel senso che prevede il “può esserci”, non quello che effettivamente “c’è stato”: ad
esempio, nella classe “opere pubbliche” (lessico che rinvia a una ben precisa tipologia di attività esercitate
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dai Comuni, soggetta, tra l’altro, a normative specifiche) può trovare collocazione qualsiasi manufatto per
quanto impensabile e stravagante.
Poiché l’operazione della classificazione è in sostanza un processo di riconduzione ad unità logiche di una
molteplicità di casistiche, ne consegue che il titolario deve essere omnicomprensivo in modo da prevedere
quanto il singolo Comune potrà mettere in atto nell’ambito delle funzioni ad esso attribuite.
Un’ultima precisazione: il titolario deve essere stabile, nel senso che, una volta adottato con provvedimento
formale esso deve essere sempre utilizzato nella forma in cui è stato adottato; nel contempo deve essere
anche dinamico, nel senso che – essendo stato determinato con riferimento alle funzioni esercitate dal
Comune – va aggiornato ogni volta che esse cambiano, con le modalità cui si è già accennato.
È frequente la domanda circa l’obbligatorietà dell’uso del titolario. La normativa, in particolare l’art. 50 del
DPR 445/2000, stabilisce che «Ciascuna amministrazione deve stabilire un piano di classificazione»:
pertanto l’uso del titolario è obbligatorio, soprattutto in ambiente informatico, dove le necessità di
organizzazione sono maggiori e più stringenti rispetto al tradizionale sistema cartaceo.
L’art. 67 del DPR 445/2000 cita esplicitamente i fascicoli e le serie, raccomandando di mantenerne
l’ordinamento originario nel trasferimento dall’archivio corrente a quello di deposito; non accenna però né
alla realizzazione di repertori, in particolare quello dei fascicoli né ai criteri di costituzione e organizzazione
delle serie, forse proprio perché si tratta di questioni legate alla natura di ciascun ente produttore, alle sue
funzioni e, quindi, al piano di classificazione di cui si dota e perché si tratta di concetti che dovrebbe essere
consolidati nella professionalità degli archivisti. In proposito va ricordato che il fascicolo è l’aggregazione
organizzata di documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un
affare: ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. In effetti mentre il titolario di
classificazione prevede quello che può esserci, il fascicolo contiene i documenti relativi ad un preciso e
concreto fatto, quello che si è svolto. Esistono, oltre ai fascicoli per affare appena descritti, i fascicoli per
persona (fisica o giuridica), ognuno dei quali comprende ed è costituito dai documenti relativi alla medesima
persona fisica (ad esempio, i fascicoli dei dipendenti oppure quelli delle persone assistite dai servizi sociali,
etc.) oppure giuridica (ad esempio, i fascicoli delle associazioni di volontariato oppure quelli intestati agli
esercenti delle attività economiche). Spesso i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni e
hanno come elemento classificatorio unificante il numero attribuito alla persona all’interno
dell’organizzazione (ad esempio, numero di matricola, etc.) oppure il nome dell’intestatario.
Il fascicolo per affare si individua con:
- anno di apertura
- numero del fascicolo che è sequenziale all’interno del grado divisionale più basso del titolario di
classificazione
- oggetto, che è un testo che descrive l’affare cui si riferisce
Il repertorio dei fascicoli è lo strumento sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli
secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario.
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Non sempre i documenti vengono aggregati in base alla materia e quindi utilizzando il titolario di
classificazione; talvolta essi vengono riuniti in base all’identità di forma o di provenienza, nel senso che sono
prodotti dal medesimo ufficio od organo (ad esempio, le deliberazioni del Consiglio). Si costituiscono così i
repertori, cioè quei registri su cui si trascrivono e nei quali si inseriscono in sequenza determinata (in genere
cronologica) documenti ai quali si attribuisce un numero identificativo progressivo con valenza probatoria. Il
repertorio è una forma di aggregazione dei documenti citata dal DPR 445/2000 solo in modo indiretto ed
implicito (art. 53, comma 5), quando elenca i documenti soggetti a registrazione obbligatoria e tra quelli
esclusi annovera «tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dall’amministrazione». Quando
alcuni fascicoli si riferiscono a oggetti omogenei (ad esempio, i fascicoli personali dei dipendenti), essi
costituiscono una serie. Si definisce serie ogni raggruppamento, costituito dal produttore, di documenti con
caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla
materia o in relazione alle funzioni del produttore. La serie può essere costituita a livello di titolo, oppure a
livello di classe.
Si precisa che nel momento del versamento periodico dei documenti dall’archivio corrente all’archivio di
deposito deve essere conservato – come precisa anche la normativa (art. 67 del DPR 445/2000) – l’ordine
con il quale i documenti sono stati organizzati. Tradizionalmente la prassi archivistica, in presenza di archivi
cartacei, ha seguito alcune procedure per collocare il materiale nell’archivio di deposito, che si configura
come archivio di prima concentrazione dei documenti. Il carteggio (cioè i documenti classificati con
l’indicazione di titolo e classe) viene conservato unitariamente (titolo I, titolo II, etc.), mentre i repertori e le
serie, anche se concettualmente ricondotti nella fase corrente a differenti titoli e classi, vengono fisicamente
collocati in testa o in coda al carteggio, soprattutto perché molte serie (ad esempio, quella dei fascicoli del
personale dipendente) comprendono fascicoli che restano correnti per molti anni e non vanno versati
annualmente all’archivio di deposito. Le unità archivistiche (fascicoli, registri, volumi) che costituiscono le
serie e i repertori devono essere collocati in sequenza cronologica.
Il manuale di gestione dei documenti
Lo sviluppo delle reti e dei sistemi informativi, unito all’esigenza di dare attuazione alle leggi sulla
trasparenza e sulla semplificazione amministrativa, ha influenzato positivamente le modalità di esecuzione
delle attività di gestione dei documenti. Da un modello organizzativo di tipo centralizzato si è passati,
gradualmente, ad uno di tipo distribuito, dove tutte le unità organizzative dell’ente partecipano attivamente
alla formazione dell’archivio, registrando su un’unica base documentale i dati di loro competenza. I vantaggi
di questo modello rispetto a quello centralizzato sono evidenti. In primo luogo, vi è una forte riduzione dei
flussi interni perché i documenti possono essere trattati laddove sono ricevuti o prodotti. In secondo luogo, la
formazione dei fascicoli avviene in modo più accurato perché è eseguita dalle strutture che sviluppano le
relative pratiche. In ultimo, i Responsabili dei Procedimenti Amministrativi possono svolgere le loro attività
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in modo autonomo rispetto all’ufficio di protocollo centrale, contribuendo a formare una base informativa
unitaria, utilizzabile anche per il controllo dello stato di avanzamento dell’azione amministrativa.
Il coinvolgimento di tutte le unità organizzative dell’ente nella gestione dei documenti richiede una
preliminare e dettagliata regolamentazione delle attività; ogni operatore deve avere le istruzioni necessarie
per svolgere correttamente, per qualsiasi tipo di documento, le operazioni di registrazione, fascicolazione e
archiviazione. Solo così la formazione dell’archivio potrà avvenire in modo uniforme. Il legislatore,
consapevole di questa necessità, con il DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo
informatico, ha attribuito al responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico il compito di
predisporre un manuale di gestione dei documenti. Si tratta di un documento piuttosto complesso che
descrive il modello organizzativo scelto dall’Ente e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del
servizio archivistico. In sintesi, il manuale di gestione è l’insieme delle regole e delle procedure da seguire
per la formazione, gestione, conservazione e consultabilità dei documenti; esso permette non solo di
garantire la memoria documentaria, ma anche di promuovere il miglioramento dell’azione amministrativa e
garantire l’accesso alla documentazione.
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SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO D’APPLICAZIONE
Articolo 1 - Ambito d’applicazione
1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre
2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.
2. Esso disciplina le attività di formazione, ricezione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed
archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi
del Comune di Ravenna
3. La definizione del manuale di gestione dei documenti, i suoi contenuti e gli obiettivi che con esso si
vogliono raggiungere sono riportate nel paragrafo iniziale relativo alle “nozioni preliminari”.
Articolo 2 - Definizioni
1. Ai fini del presente manuale:
con il temine: s’intende:
Affare l’insieme della attività svolte dall’Amministrazione per raggiungere un
obiettivo concreto e circoscritto: può o non può coincidere con il procedimento
amministrativo
Allegato il documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o per
memoria: l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e
riportare la stessa segnatura di protocollo
Amministrazione il Comune di Ravenna
Archiviazione digitale il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti
digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di
riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione
Archivio il complesso di documenti prodotti dall’Amministrazione nel corso della sua
attività istituzionale. L’archivio si configura quindi come strumento e residuo
autentico dell’attività istituzionale di un soggetto giuridico
Archivio corrente la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso
istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse
corrente [S. Guiati, La gestione di un archivio di deposito di ente locale, San
Miniato (Pisa), Archilab 2000]
Archivio di deposito la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi
alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente
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alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico [P.
Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS,
1996]
Archivio storico il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe
operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma
adeguata la consultazione al pubblico [P. Carucci, Le fonti archivistiche:
ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1996]
Area Organizzativa
Omogenea (AOO)
un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’Amministrazione che
opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della
documentazione in modo unitario e coordinato [cfr. art. 2, comma 1, lettera n),
del DPCM 31 ottobre 2000]
Assegnazione l’operazione volta alla individuazione, da parte del dirigente dell’unità
organizzativa di competenza, della persona fisica responsabile della trattazione
dell’affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella
fase corrente
Casella istituzionale di
posta elettronica
la casella di posta elettronica certificata, istituita da una AOO, per la ricezione
dall’esterno e la spedizione all’esterno dei messaggi da registrare a protocollo
Certificato elettronico l’attestato elettronico che collega i dati utilizzati per verificare le firme
elettroniche ai titolari e confermano l’identità dei titolari stessi
Certificato elettronico
qualificato
il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva
europea n. 1999/93/CE, recante un quadro comunitario delle firme elettroniche,
rilasciato da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all'allegato II della
medesima direttiva
Certificatore il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che
fornisce altri servizi connessi con queste ultime
Certificatore accreditato il certificatore accreditato in Italia ovvero in altri Stati membri dell'Unione
europea ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 2, della direttiva europea n.
1999/93/CE, nonché ai sensi del testo unico
Certificatore qualificato il certificatore che rilascia al pubblico certificati elettronici conformi ai requisiti
indicati nel testo unico e nelle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2, del
DPR 445/2000
Conservazione digitale il processo effettuato con le modalità degli articoli 3 e 4 della Deliberazione
AIPA 13 dicembre 2001, n° 42
Copia la riproduzione con sistemi manuali o fotografici o elettronici di un documento
Copia conforme la copia dichiarata conforme all’originale da autorità abilitata, dotata quindi di
uno specifico valore probatorio
16
Copia semplice la copia che riproduce un documento senza la pretesa di sostituirsi ad esso con
analogo valore probatorio
Dispositivo per la
creazione della firma
il programma informatico adeguatamente configurato (software) o l'apparato
strumentale (hardware) usati per la creazione della firma elettronica
Dispositivo sicuro per la
creazione della firma
l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica, rispondente
ai requisiti di cui all'articolo 10 del decreto legislativo n. 10/2002, nonché del
testo unico
Documento amministrativo
ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni,
delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività
amministrativa [cfr. art. 1, comma 1, lettera a), del testo unico]
Documento archivistico ogni documento che fa parte dell’archivio
Documento digitale testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una
grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di
elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l’origine.[cfr.art.1, comma 1,
lettera d]
Documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti [cfr.
art. 1, comma 1, lettera b), del testo unico]. Il documento informatico,
sottoscritto con firma elettronica soddisfa il requisito legale della forma scritta.
Sul piano probatorio il documento stesso è liberamente valutabile, tenuto conto
delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza. Il documento
informatico, quando è sottoscritto con una firma digitale o con altro tipo di
firma elettronica avanzata, e la firma è basata su di un certificato qualificato ed
è generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, fa
inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni
da chi l’ha sottoscritto [cfr. art. 10 del testo unico]
Fascicolo l’unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi ad
un procedimento amministrativo o ad un affare; insieme organico di documenti
relativi alla medesima persona fisica o giuridica; aggregazione organizzata di
documenti prodotti o ricevuti dalle unità organizzative dell’Amministrazione
Firma un elemento fondamentale del documento che prova, fino a querela di falso, la
provenienza certa dei contenuti da chi l’ha apposta (art. 2702 CC - efficacia
della scrittura privata - «la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di
falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui
contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se
questa è legalmente considerata come riconosciuta)
Firma autografa la firma apposta a mano sul documento redatto su supporto cartaceo
17
Firma digitale un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi
asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità
di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici [cfr. art.
1, comma 1, lettera n), del testo unico]
Firma elettronica l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite
associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di
autenticazione informatica [cfr. art. 2, comma 1, lettera e), d. lgs. 23 gennaio
2002, n. 10]
Firma elettronica avanzata la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce
la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con
mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai
dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano
stati successivamente modificati [cfr. art, 2, comma 1, lettera g) d. lgs. 10/2002]
Firma elettronica
qualificata
la firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata
mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma
Flusso documentale il movimento dei documenti sia all’interno dell’archivio (dalla fase formativa
dell’archivio corrente a quella conservativa dell’archivio di deposito e
dell’archivio storico), sia all’interno dell’AOO da un’unità organizzativa ad
un’altra
Gestione dei documenti l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di
protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento
dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione,
nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata
mediante sistemi informativi automatizzati [cfr. art. 1, comma 1, lettera q), del
testo unico]
Impronta del documento
informatico
una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante
l’applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura
l’univocità del risultato [cfr. art. 1, comma 1, lettere b) e c), del DPCM 8
febbraio 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche
temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art.3, comma 1, del DPR
513/97]
Indice alfabetico di
classificazione
lo strumento, associato necessariamente al titolario di classificazione, che
indica in ordine alfabetico le voci dalle quali si rinvia alle ripartizioni del
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titolario (ad esempio: la voce “asilo nido” rinvia al titolo VIII, classe 2)
Indice alfabetico di
selezione
lo strumento, componente del piano di conservazione, che elenca per le
differenti tipologie documentarie, riportate in ordine alfabetico, i tempi di
conservazione (illimitata o limitata a un certo periodo)
Inserto la partizione, comprendente uno o più documenti, di un sottofascicolo a sua
volta appartenente a un fascicolo
Interoperabilità la possibilità di trattamento automatico, da parte del sistema di protocollo
ricevente, delle informazioni trasmesse dal sistema di protocollo mittente, allo
scopo di automatizzare le attività ed i procedimenti amministrativi conseguenti
[art. 55, c. 4, testo unico e art. 15, DPCM 31 ottobre 2000]. Il DPCM 31 ottobre
2000 ha stabilito che, perché questo possa accadere, è necessario che:
- esista una comune modalità di comunicazione per mezzo della posta
elettronica, con l’impiego del protocollo SMTP e del formato MIME
per la codifica dei messaggi
- ogni messaggio di posta elettronica contenga alcune informazioni
archivistiche fondamentali, incluse nella segnatura elettronica di
ciascun messaggio protocollato e codificate in formato XML
Massimario di selezione il componente del piano di conservazione che definisce le disposizioni e i criteri
di massima per attuare la selezione ed elenca le serie e i documenti la cui
conservazione deve essere illimitata
Minuta l’esemplare del documento che viene trattenuto nell’archivio del soggetto
giuridico autore del documento
Originale Il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi
sostanziali e formali (carta intestata, firma ecc.) comprendente tutti gli elementi
di garanzia e di informazione
Piano di classificazione vedi titolario di classificazione
Piano di conservazione di
un archivio
il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di
organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione
permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di
tutela dei beni culturali [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico]. Il piano di
conservazione è composto dal massimario di selezione, dal prontuario di
selezione e dall’indice alfabetico di selezione
Procedimento
amministrativo
il complesso di atti e operazioni susseguenti, eterogenei ed autonomi, necessari
per produrre un atto amministrativo perfetto ed efficace
Prontuario di selezione lo strumento, componente del piano di conservazione, che elenca in modo
sistematico, sulla scorta del sistema di classificazione adottato, per le differenti
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tipologie documentarie, suddivise per titolo, classe e sottoclasse, i tempi di
conservazione (illimitata o limitata a un certo periodo)
Registrazione di protocollo l’operazione di registrazione quotidiana dei documenti ricevuti e spediti
dall’amministrazione, assegnando contestualmente a ciascuno di essi un
numero progressivo, che comincia da 1 all’inizio di ogni anno solare. La
registrazione a protocollo attesta in modo inoppugnabile l’esistenza all’interno
dell’archivio e la data archivistica del singolo documento, che viene identificato
in modo univoco dal numero progressivo assegnatogli
Registro il supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e
conservazione, sul quale vengono trascritti e memorizzati per esteso o per sunto
documenti o dati che da tale memorizzazione acquistano valenza probatoria
Registro di protocollo il registro su cui si annotano quotidianamente i documenti ricevuti o spediti
dall’Amministrazione; è un atto pubblico di fede privilegiata
Repertorio il registro su cui si trascrivono e nel quale si inseriscono in sequenza
determinata (in genere cronologica) documenti ai quali si attribuisce un numero
identificativo progressivo con valenza probatoria
Repertorio dei fascicoli il registro sul quale si annotano con un numero identificativo progressivo i
fascicoli secondo l’ordine cronologico con cui si costituiscono all’interno delle
suddivisioni del titolario
Responsabile del
procedimento
amministrativo
la persona fisica dell’AOO incaricata della trattazione di un affare o di un
procedimento amministrativo
Scarto la eliminazione fisica e irreversibile di documenti
Segnatura di protocollo l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma
permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di
identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso [cfr. art. 1,
comma 1, lettera s), del testo unico]
Selezione l’operazione intellettuale di vaglio dei documenti tendente a individuare quelli
da destinare alla conservazione permanente e quelli di destinare allo scarto
Serie ciascun raggruppamento, operato dall’Amministrazione stessa, di documenti o
fascicoli con caratteristiche omogenee in relativa alla natura e alla forma dei
documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni
dell’Amministrazione
Servizio archivistico
comunale
l’ambito organizzativo preposto alla tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi [cfr. art. 61, comma 1, del testo
unico]
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Sistema di gestione
informatica dei documenti
l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e
delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei
documenti [cfr. art. 1, comma 1, lettera r), del testo unico]
Smistamento l’operazione volta alla individuazione dell’unità organizzativa di competenza
cui trasmettere il documento per la trattazione dell’affare o procedimento
amministrativo cui si riferisce
Sottofascicolo una partizione del fascicolo, al quale deve comunque rimanere unito: può a sua
volta contenere inserti
Supporto ottico di
memorizzazione
il mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante
l’impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici,
DVD)
Testo unico
il DPR 28 dicembre 2000, n° 445, recante il testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
Titolario di classificazione un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate,
individuato sulla base dell’analisi delle funzioni dell’Amministrazione, al quale
deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la
sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo
sviluppo dell’attività svolta [P. Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e
conservazione, Roma, NIS, 1996]
Ufficio utente
un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a
disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti [cfr. art. 2,
lettera o), del DPCM 31 ottobre 2000]
Unità archivistica un documento o un insieme di documenti, rilegati o aggregati secondo un nesso
logico di collegamento organico, che li individua come unità indivisibile:
fascicolo, registro, repertorio
Unità di condizionamento un’aggregazione di unità archivistiche determinata da esigenze di
conservazione fisica: busta con più fascicoli, scatola, pacco, scatolone
Versamento l’operazione con cui ciascuna unità organizzativa responsabile trasferisce
periodicamente alla struttura deputata alla conservazione permanente la parte di
archivio non più occorrente alla trattazione degli affari
Vincolo archivistico il nesso che collega in maniera logica e necessaria la documentazione che
compone l’archivio prodotto da un ente, nella fattispecie l’amministrazione
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SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 3 - Aree Organizzative Omogenee
1. Ai fini della gestione dei documenti l’Amministrazione individua una sola area organizzativa omogenea
(AOO) denominata AMMINISTRAZIONE COMUNALE DI RAVENNA, che viene istituita con l’adozione
del presente manuale, composta dall’insieme di tutte le sue strutture comprese le Istituzioni e le
Circoscrizioni. A tale AOO viene assegnato il codice identificativo AMC.RA.A01 [cfr. artt. 3 e 12, DPCM
31 ottobre 2000].
(2. Nell’allegato n° 1 sono riportati l’insieme degli uffici utente che la compongono con la loro articolazione
gerarchica [cfr. art. 3, comma 1, lettera a), del DPCM 31 ottobre 2000].)
Articolo 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (Servizio archivistico comunale)
1. L’Amministrazione Comunale di Ravenna, istituisce nell’ambito della U.O. Affari Generali ed
Istituzionali, un Ufficio denominato ”Servizio Archivistico Comunale” – (S.A.C.), a cui fanno capo le
funzioni di cui all’art. 61 commi 1 e 2 del testo unico, che sono riassunte nei seguenti punti:
a) predispone il manuale di gestione dei documenti e ne cura il costante aggiornamento
b) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo
informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla
modifica delle informazioni;
c) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto
della normativa vigente;
d) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;
e) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in
luoghi sicuri e differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione
dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico;
g) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente manuale da parte del personale autorizzato e
degli incaricati.
2. Nell'allegato n° 1 sono individuati il Responsabile dell’ufficio di cui al comma 1, il Vicario nei casi di
22
vacanza, assenza o impedimento di questi nonché gli uffici utenti. [ cfr art. 3 comma 1 lettera b ), DPCM 31
ottobre 2000].
3. Le attività di cui comma 1 sono svolte di concerto e in collaborazione con le strutture interne
dell’Amministrazione competenti in materia di organizzazione del lavoro, definizione e gestione dei
procedimenti amministrativi e in materia di informatica.
Articolo 5 - Unicità del protocollo informatico
1. Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea AMC.RA la numerazione delle registrazioni di protocollo è
unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio
dell’anno successivo.
2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57 del testo
unico.
Articolo 6 - Eliminazione dei protocolli interni
1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di
registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico.[cfr. art. 3, comma 1, lettera d), DPCM 31
ottobre 2000]
Articolo 7 - Modello organizzativo adottato dall’Amministrazione per la gestione dei documenti
1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazione attiva di
più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria
competenza2.
2. Le abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero
l’identificazione degli uffici utente e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione
di protocollo, classificazione, smistamento, assegnazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti
dell’area organizzativa omogenea, sono indicati nell'allegato 2.[cfr. art. 5, comma 2, lettera f), del DPCM 31
ottobre 2000]
2 Ulteriori indicazioni di dettaglio sono riportate nelle successive sezioni del manuale
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SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 8 - Regole generali e contenuti minimi
1. I documenti dell’Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’articolo 3
del D. L.vo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dalla dirigenza,
ai sensi dell’articolo 4, comma 2, del D. L.gs 165/01.[cfr. art. 3, comma 4, della Deliberazione AIPA
51/2000, recante le regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del DPR 513/97]
3. I documenti si distinguono in:
a) documenti in arrivo (= entrata): documenti prodotti da altri soggetti e acquisiti dall’Amministrazione
nell’esercizio delle sue funzioni
b) documenti in partenza (= in uscita): documenti prodotti dagli uffici utente nell’esercizio delle loro
funzioni e spediti a soggetti esterni all’Amministrazione
c) documenti interni: documenti scambiati tra i diversi uffici utente. Questi si distinguono in:
- documenti di preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi comunicazioni
di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici)
- documenti di preminente carattere giuridico-probatorio (quelli redatti dal personale
dell’Amministrazione al fine di documentare fatti inerenti l’attività svolta e alla regolarità dell’azione
amministrativa, oppure quelli dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative da parte
di terzi)
4. I documenti in entrata, in uscita e quelli interni possono essere redatti su supporto cartaceo oppure
informatico. I fax sono considerati a tutti gli effetti dei documenti cartacei; per legge soddisfano il requisito
della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
5. I documenti prodotti dall’Amministrazione, in uscita ed interni tranne quelli per cui è previsto uno schema
predefinito, esempio: Determine, Delibere, Provvedimenti Dirigenziali, ecc. devono riportare le seguenti
informazioni:
a) individuazione dell’autore del documento
- sigillo ufficiale del Comune (stemma) e dicitura “Comune di Ravenna”
- ufficio utente produttore
- indirizzo completo: via/piazza, numero civico, cap, città
- Codice fiscale e partita IVA
- Numero di telefono e fax
- Indirizzo istituzionale di posta elettronica
b) individuazione e descrizione del documento
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- data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso
- numero di protocollo
- eventuale numero di repertorio
- eventuale indice di classificazione: titolo/classe, numero di fascicolo
- numero ed eventuale descrizione degli allegati
- numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente
- numero e data del documento a cui si risponde
- oggetto del documento
c) individuazione del destinatario del documento
- nome e cognome (per le persone)/ ragione sociale o denominazione (per gli enti e le imprese)
- indirizzo completo: via/piazza, numero civico, cap, città
d) individuazione del responsabile del procedimento
- sigla del responsabile del procedimento con la relativa firma autografa o elettronica
- sigla del responsabile della composizione del testo (o immissione dati)
6. Ogni documento in uscita deve essere redatto in due esemplari: l’originale e la minuta (nel significato
indicato nelle definizioni). L’originale va spedito al destinatario, la minuta va trattenuta “agli atti”, cioè nel
fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo trattato. Sia l’originale che la minuta vanno
corredati di firma. Sulla minuta dei documenti cartacei va apposta la dicitura “minuta”. Nell’esemplare
conservato agli atti (minuta) va stampato il numero di P.G., mentre in quello spedito il numero di P.G. va
riportato a penna.
7. Gli elementi e le modalità di redazione e gestione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-
probatorio sono gli stessi dei documenti in uscita
Articolo 9 - Formazione dei documenti informatici
1. I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione soddisfano, oltre alle condizioni di cui al
precedente articolo, i seguenti requisiti fondamentali:
- identificabilità del soggetto che forma il documento; - sottoscrizione, quando prescritta, tramite firma elettronica; - accessibilità tramite sistemi informativi automatizzati; - leggibilità; - interscambiabilità.
2. La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma
elettronica qualificata, basata su un certificato rilasciato da un certificatore accreditato, generata mediante un
dispositivo per la creazione di una firma sicura, conforme alle disposizioni contenute nel testo unico e alle
regole tecniche emanate dagli organi competenti.
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3. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, si utilizzano i
servizi di identificazione ed autenticazione disponibili sulla rete dell’Amministrazione.
4. Il formato dei documenti informatici prodotti dall’Amministrazione è tale da garantire:
- l’archiviazione, la leggibilità, l’interoperabilità e l’interscambio del documento; - la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione; - la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite indici di classificazione o di archiviazione,
nonché sui contenuti del documento; - l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. A tale fine i documenti informatici non
devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto;
- la possibilità di integrare il documento informatico con immagini, suoni e video, purché incorporati in modo irreversibile e nel rispetto dei requisiti di cui ai punti precedenti.
SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 10 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:
il servizio postale;
la consegna diretta agli uffici utente;
gli apparecchi telefax.
2. I documenti che transitano attraverso il servizio postale sono recapitati o ritirati, ogni giorno dagli
incaricati del Servizio Postale stesso o dagli incaricati dell’Amministrazione i quali li consegnano all’ufficio
di protocollo generale.Qui tali documenti sono trattenuti per la registrazione e classificazione, se non
appartengono ad una tipologia di documenti la cui protocollazione compete agli uffici di protocollo
generale decentrato a ciò abilitati.
Nell’allegato n° 5 sono allegati i criteri di assegnazione dei documenti in arrivo.
3. I documenti consegnati direttamente agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono
fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della stessa giornata, ai più vicini uffici abilitati
alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.
4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax sono trattati come documenti cartacei; qualora ne venga
accertata la fonte di provenienza, soddisfano il requisito legale della forma scritta e la loro trasmissione non
deve essere seguita dall’originale.
5. La corrispondenza viene regolarmente aperta dagli uffici abilitati alla registrazione di protocollo dei
documenti in entrata. I casi particolari, come la posta riservata, i documenti inerenti a gare d’appalto,
concorsi, etc., sono descritti nell’allegato n° 7.
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Articolo 11 - Ricezione dei documenti informatici
1. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella istituzionale di posta elettronica
riservata a questa funzione. [cfr. art. 15, comma 3, DPCM 31 ottobre 2000]
2. L’indirizzo della casella istituzionale di posta elettronica istituzionale dell’Amministrazione è riportato
nell’allegato n. 1.
3. Il Responsabile del servizio archivistico comunale provvede a renderlo pubblico utilizzando ogni possibile
mezzo di comunicazione e a trasmetterlo agli organi competenti ai sensi dell’articolo 12, comma 2, lettera c),
del DPCM 31 ottobre 2000, per l’inserimento nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
4. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi valutati, ai sensi
dell’articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo o ad altra
forma di registrazione, immediatamente inoltrati all’indirizzo elettronico istituzionale dell’AOO.
5. L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle disposizioni
contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28, recante standard, modalità di trasmissione, formato e
definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche
amministrazioni e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica
dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità dei documenti informatici ricevuti.
Articolo 12 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo
1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e
venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’ufficio che lo riceve è autorizzato
a fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora
d’arrivo e la sigla dell’operatore.
2. In alternativa, l'ufficio che riceve il documento se abilitato, esegue la registrazione di protocollo in arrivo e
rilascia la ricevuta prodotta dal sistema informatico. Se richiesta, rilascia anche la fotocopia del primo foglio
del documento con gli estremi della segnatura.
Articolo 13 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell’avvenuto
recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall’Amministrazione.
2. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in conformità alle disposizioni contenute nella Circolare
AIPA 7 maggio 2001, n° 28, provvede alla formazione e all’invio ai mittenti dei seguenti messaggi:
messaggio di aggiornamento di conferma: un messaggio che contiene una comunicazione di
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aggiornamento, riguardante un documento protocollato ricevuto in precedenza;
messaggio di annullamento di protocollazione: un messaggio che contiene una comunicazione di
annullamento di una protocollazione in ingresso di un documento ricevuto in precedenza;
messaggio di conferma di ricezione: un messaggio che contiene la conferma dell’avvenuta protocollazione
in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre forme di ricevute di recapito generate dal
servizio di posta elettronica dell’Amministrazione in quanto segnala l’avvenuta protocollazione del
documento, e quindi l’effettiva presa in carico;
messaggio di notifica di eccezione: un messaggio che notifica la rilevazione di una anomalia in un
messaggio ricevuto.
SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 14 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo
1. I documenti ricevuti (in entrata), quelli spediti (in uscita) e quelli prodotti dagli uffici utente (interni a
carattere preminentemente giuridico-probatorio), ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo,
indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di
protocollo. Tale operazione è eseguita dagli uffici utente abilitati elencati nell’allegato n° 2.
2. La registrazione a protocollo attesta in modo inoppugnabile l’esistenza all’interno dell’archivio e la data
archivistica del singolo documento, che viene identificato in modo univoco dal numero progressivo
assegnatogli.
3. Il registro di protocollo è un supporto munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione, sul
quale vengono annotati quotidianamente i documenti di cui al comma 1. Esso è un atto pubblico di fede
privilegiata.
Articolo 15 - Documenti non soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo
1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
- atti interni che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili di procedimenti
amministrativi.
- gli atti preparatori interni che assumono rilevanza procedurale; essi debbono essere registrati nel
sistema di gestione dei documenti, classificati ed associati ad un fascicolo.
- bollettini ufficiali
- documenti di interesse effimero (partecipazioni, condoglianze, ringraziamenti, auguri, richieste di
28
appuntamento)
- documenti interni di preminente carattere informativo
- gazzette ufficiali
- inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi
- materiali pubblicitari
- materiali statistici
- note di ricezione delle circolari e altre disposizioni
- notiziari della pubblica amministrazione
- riviste
- giornali e periodici
- libri
- certificazioni anagrafiche e di stato civile
- certificazioni varie
- estratti conto bancari e postali
2. Possono essere altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione
particolare dall’Amministrazione3 indicati nell’allegato n° 3 [cfr. art. 53, comma 5, del testo unico]. Al
riguardo si sottolinea che l’attivazione di un sistema di gestione informatica dei documenti non è finalizzata
solamente alla registrazione, con valenza giuridica, dei documenti dell’Amministrazione, ma anche alla
predisposizione di uno strumento tecnologicamente avanzato per ricercare e riprodurre documenti e fascicoli
senza prendere in mano i carteggi. Per raggiungere questo risultato però è necessario formare su computer
fascicoli completi, ovvero contenenti tutti i documenti relativi all’affare o procedimento amministrativo cui
si riferiscono. Nel caso di utilizzo di sistemi diversi per la gestione dei documenti soggetti a registrazione
particolare dell’Amministrazione, questi dovranno gradualmente e progressivamente essere in grado di
interoperare tra di loro, possibilmente mediante i meccanismi standard di interoperabilità e cooperazione
applicativa proposti nel piano nazionale di e-government, con il sistema di gestione informatica dei
documenti al fine di costituire un archivio informatico unico.
Il sistema di gestione informatica dei documenti prevede la produzione automatica dei repertori riportando le
seguenti informazioni:
- dati identificativi di ciascun atto;
- dati di classificazione e fascicolazione;
- numero di repertorio progressivo annuale.
3 Per registrazione particolare dell’Amministrazione s’intende la costituzione, obbligatoria per espressa disposizione di legge, di registri/repertori (vedi art. 2 – definizioni).
29
Articolo 16 - Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
1. L’operazione di registrazione di protocollo è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per
l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo
unico.
2. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. I dati obbligatori sono [cfr.
articolo 53, comma 1, del testo unico]:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti,
registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili.
Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico,
gestionale ed archivistico. Essi sono:
f) data di arrivo;
g) luogo di provenienza, o di destinazione, del documento;
h) numero degli allegati;
i) descrizione sintetica degli allegati;
j) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;
k) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;
l) ufficio utente di competenza;
m) copie per conoscenza;
n) tipo di documento.
3. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo
che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente
correlati tra loro. La registrazione a protocollo riguarda il singolo documento; non può riguardare per alcun
motivo il fascicolo, in quanto è vietata la cosiddetta registrazione “sintetica”. Quindi il numero di protocollo
individua un singolo documento.
4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax sono trattati come documenti cartacei; qualora ne venga
accertata la fonte di provenienza, soddisfano il requisito legale della forma scritta e la loro trasmissione non
deve essere seguita dall’originale. Qualora pervengano, successivamente per posta, gli originali, ad essi
devono essere attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax. L’addetto alla
registrazione di protocollo è tenuto a verificare che l’originale e il fax coincidono; se ci sono differenze,
30
l’originale deve essere trattato come un nuovo documento in entrata.
5. Ogni documento, anche se in più esemplari, deve essere individuato da un solo ed unico numero di
protocollo, indipendentemente dal fatto che sia indirizzato, per competenza o per conoscenza, a una o più
strutture amministrative e/o organi politici all’interno dell’amministrazione. Di conseguenza, qualora
pervenga un documento dal quale risultano evidenti più destinatari, l’addetto alla registrazione deve
verificare attraverso il sistema di protocollo informatico che esso non sia già stato registrato da altri uffici
dell’Amministrazione. Qualora ciò sia avvenuto si deve riportare sul documento la stessa segnatura.
6. Qualora un documento in entrata tratti più oggetti/argomenti afferenti a procedimenti diversi e –
conseguentemente – a fascicoli diversi, l’addetto alla registrazione deve creare copie per gli altri destinatari
ai quali smistare il documento per competenza o per conoscenza. L’originale sarà smistato al responsabile
dell’oggetto principale e le copie agli altri responsabili che nel caso di ricevimento per competenza,
dovranno inserirli in fascicoli relativi.
7. L’operatore che effettua la registrazione e lo smistamento dell’originale e delle copie, riporta nel registro
di protocollo a chi sono andate le copie specificando quelle trasmesse per competenza o per conoscenza.
8. Qualora un documento sia spedito a più di tre destinatari è autorizzata la spedizione di copie dell’originale.
Nella registrazione di protocollo va riportato il nominativo del primo destinatario con la seguente indicazione
“ed altri - vedi elenco allegato alla minuta”. In questo caso alla registrazione di protocollo può essere
associata una lista, in formato elettronico (file) contenente l’elenco dei destinatari. Tale elenco in formato
cartaceo va allegato alla minuta.
Articolo 17 - Registrazione di protocollo dei documenti informatici
1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l’operatore addetto ne ha
verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa
verifica è estesa alla validità amministrativa della firma [cfr. Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28].
2. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su
supporto cartaceo con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documento informatico, generata
impiegando la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile [cfr. articolo 53, comma 1,
lettera f), del testo unico].
3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo
da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e
sia ad uno o più file ad esso allegati [cfr. articolo 15, commi 1 e 2, DPCM 31 ottobre 2000].
4. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file
allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto [cfr. art. 17, comma 1, DPCM 31 ottobre 2000].
5. La registrazione di protocollo dei documenti informatici, provenienti da altre pubbliche amministrazioni e
pervenuti alla casella istituzionale di posta elettronica in conformità alle disposizioni di cui alla Circolare
31
AIPA 7 maggio 2001, n° 28, è generata dal sistema in modo automatico utilizzando i dati contenuti nella
segnatura XML ad essi associata.
Articolo 18 - Segnatura di protocollo
1.L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di
protocollo [cfr. art. 55, comma 2, del testo unico].
Articolo 19 - Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
1. La segnatura di protocollo di un documento su supporto cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione su di
esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni [cfr. art. 55, comma 1, del
testo unico e art. 9 del DPCM 31 ottobre 2000]:
a) denominazione dell’Amministrazione – COMUNE DI RAVENNA;
b) codice identificativo dell’Amministrazione – AMC.RA[cfr. art. 13 del DPCM 31 ottobre 2000];
c) codice identificativo dell’AOO – AMC.RA.A01[cfr. art. 12 del DPCM 31 ottobre 2000];
d) data e numero di protocollo del documento;
e) indice di classificazione;
f) ufficio utente di competenza;
g) copie per conoscenza.
Articolo 20 - Segnatura di protocollo dei documenti informatici
1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica volta
nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language
(XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso disponibile a livello nazionale dagli
organi competenti [cfr. art. 18, del DPCM 31 ottobre 2000 e Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28].
2. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli articoli 9 e 19 del DPCM 31
ottobre 2000, e precisamente:
a)codice identificativo e denominazione dell’Amministrazione – AMC.RA – COMUNE DI RAVENNA
b)codice identificativo dell’AOO – AMC.RA.A01
c) data di protocollo
d) numero di protocollo
e) indice di classificazione
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f) oggetto del documento
g) mittente
h) destinatario o destinatari
3. Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare opzionalmente anche le seguenti
informazioni [cfr. art. 19, DPCM 31 ottobre 2000]:
i) persona o ufficio destinatario
j) identificazione degli allegati
k) informazioni sul procedimento e sul trattamento.
4. La struttura ed i contenuti del file contenente la segnatura di protocollo di un documento informatico sono
conformi alle disposizioni tecniche di cui alla Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28.
Articolo 21 - Annullamento delle registrazioni di protocollo
1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, dagli uffici utente abilitati di cui all’allegato n° 2,
con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, previa autorizzazione scritta
del Responsabile del servizio archivistico comunale.
2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un
simbolo o una dicitura [cfr. art. 54, del testo unico].
3. L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di
cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:
a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non
modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestuale
annullamento dell’intera registrazione di protocollo;
b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solo campo,
che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve
comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in
modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della
modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato.
c) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità
specificate nell’art. 54, del testo unico.
Articolo 22 - Registro giornaliero di protocollo
1. Il Responsabile del servizio archivistico comunale provvede alla produzione del registro giornaliero di
protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo
33
nell’arco di uno stesso giorno [cfr. art. 53, comma 2, del testo unico].
2. Entro il mese di marzo il Responsabile del servizio archivistico comunale provvede alla stampa del
registro di protocollo dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto dei registri
giornalieri di protocollo dell’anno precedente.
Articolo 23 - Registro giornaliero informatico di protocollo
1. Il registro giornaliero di protocollo è prodotto su supporto informatico. Al fine di garantire la non
modificabilità delle operazioni di registrazione, il suo contenuto è riversato, al termine della giornata
lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati a cura del soggetto
individuato dall’Amministrazione (allegato n. 2) [cfr. art. 7, comma 5, DPCM 31 ottobre 2000].
Articolo 24 - Registro di emergenza
1. Il Responsabile del servizio archivistico comunale autorizza lo svolgimento delle operazioni di
registrazione di protocollo su registro di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile
utilizzare il sistema.
2. L’elenco delle unità di personale abilitate alla registrazione dei documenti su registri di emergenza è
riportato nell'allegato n° 2.
3. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte
nell’articolo 63 del testo unico, e precisamente:
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e
l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.
Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause
di eccezionale gravità, il Responsabile del servizio archivistico comunale può autorizzare l’uso del
registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno
riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di
operazioni registrate.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni,
deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema
documentario dell’area organizzativa omogenea.
Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico,
utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del
34
sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un
numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la
correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Articolo 25 - Differimento dei termini di registrazione
1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le
quarantotto ore dal ricevimento degli atti.
2. Eccezionalmente, il Responsabile del servizio archivistico comunale può differire con apposito
provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e
conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo abbinato alla firma del
Responsabile.
Articolo 26 - Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti
1. Le scelte del Responsabile del servizio archivistico comunale in merito alla registrazione di protocollo dei
documenti anonimi, documenti non firmati, fatture, documenti di competenza di altre Amministrazioni, altri
documenti per i quali si ritiene opportuno fissare esplicitamente le modalità di trattamento, sono elencate
nell'allegato n. 7.
SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 27 - Piano di conservazione dell’archivio
1. Il piano di conservazione dell’archivio, comprendente il titolario di classificazione, corredato da un indice
alfabetico e da un Indice sistematico di classificazione, ed il massimario di selezione, è riportato nell’allegato
n° 4 [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico].
2. L’aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al Responsabile del servizio
archivistico comunale ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, osservando quanto disposto dalla
normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici [cfr. art. 40,
comma 1, del D. Lgs. 42/2004].
3. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del servizio archivistico comunale
provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le
istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. Le eventuali modifiche ed integrazioni entrano in
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vigore il 1 gennaio dell’anno seguente alla loro approvazione.
Articolo 28 - Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti
1. La classificazione è un’operazione logica in base alla quale ciascun documento, che riguarda una singola e
specifica questione concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta, a grandi raggruppamenti di
ordine generale e di carattere astratto, indicati nel titolario o piano di classificazione.
2. Tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentario del Comune, sono soggetti a
classificazione, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o informatico) e dallo stato di trasmissione
(documenti ricevuti, spediti, interni).
3. La classificazione dei documenti è eseguita all’atto della loro registrazione ad opera degli uffici utenti
abilitati i quali sono specificati nell’allegato n° 2.
SEZIONE VII - SMISTAMENTO, RECAPITO, PRESA IN CARICO E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 29 - Il processo di smistamento dei documenti in entrata
1. Per smistamento di un documento si intende, come già indicato nelle definizioni, l’operazione volta alla
individuazione dell’unità organizzativa di competenza cui trasmettere il documento per la trattazione
dell’affare o procedimento amministrativo cui si riferisce. Tale unità organizzativa nel seguito sarà
denominata “ufficio utente di competenza”.
2. Il processo di smistamento dei documenti può coinvolgere più unità, una di seguito all’altra, a partire da
quella che effettua la registrazione del documento, fino ad arrivare all’ufficio utente di competenza.
3. Nell'allegato n. 2 sono indicati gli uffici utente le unità di personale abilitate allo smistamento dei
documenti, mentre nell’allegato n° 5, sono specificati i criteri di assegnazione dei documenti trattati.[cfr. art.
5, comma 2, lettera e), DPCM 31 ottobre 2000].
Articolo 30 - Recapito, presa in carico e assegnazione dei documenti in entrata su supporto cartaceo
1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, anche se acquisiti in formato immagine
con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e
smistamento, sono fatti pervenire in originale agli uffici utente di competenza.
2. Nell’ambito degli uffici utente di competenza il personale abilitato alla ricezione dei documenti in arrivo,
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al momento della loro effettiva acquisizione, con una funzione del sistema informatico, esegue l’operazione
di “presa in carico” che determina la data d’ingresso dei documenti nelle strutture preposte alla loro
trattazione.
3. Dopo la presa in carico, nell’ambito dell’ufficio utente di competenza, si deve effettuare l’operazione di
assegnazione dei documenti che è volta alla individuazione, con l’ausilio del dirigente e/o del responsabile
della posizione organizzativa di competenza, del titolare del procedimento amministrativo o della trattazione
dei relativi affari e della fascicolazione dei documenti connessi.
4. Nell'allegato n. 2 sono elencati gli uffici ed il personale abilitati alle operazioni di presa in carico ed
assegnazione dei documenti in arrivo.
Articolo 31 - Recapito, presa in carico e assegnazione dei documenti in entrata su supporto informatico
1. I documenti ricevuti dall’area organizzativa omogenea per via telematica, o comunque su supporto
informatico, sono trasmessi agli uffici utente di competenza attraverso la rete interna dell’Amministrazione,
al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici
in modo non modificabile, classificazione e smistamento.
2. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automatico e la data di
ingresso dei documenti negli uffici utente di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.
3. L’operazione di assegnazione avviene con le stesse modalità indicate per i documenti su supporto
cartaceo.
Articolo 32 - Modifica dei dati relativi allo smistamento e assegnazione dei documenti in entrata
1. Nel caso di uno smistamento errato, l’ufficio utente che riceve il documento, se è abilitato all’operazione
di smistamento, provvede a modificare i dati sul sistema informatico e a trasmettere l’atto all’ufficio di
competenza, altrimenti lo rinvia all’ufficio che lo ha erroneamente assegnato, il quale apporterà le modifiche
necessarie e poi lo invierà all’unità di competenza, entro le 48 ore lavorative successive.
2. La modifica dei dati relativi all’assegnazione di un documento avviene nell’ambito dell’ufficio utente di
competenza, a cura delle unità abilitate all’operazione di assegnazione.
3. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi, memorizzando, per
ciascuno di essi, il codice identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione.
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SEZIONE VIII - SCANSIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 33 - Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati
1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura protocollo,
possono essere acquisiti in formato immagine mediante il processo di scansione.
2. L’operazione di scansione non è obbligatoria e non deve essere eseguita per tutti i documenti su supporto
cartaceo registrati nel sistema.
3. Le tipologie dei documenti da digitalizzare con lo scanner, le modalità ed i tempi di esecuzione del
processo di scansione, gli uffici utente abilitati a questa operazione, sono riportati nell'allegato n. 8.
Articolo 34 - Modalità di svolgimento del processo di scansione
1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine,
corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;
verifica della leggibilità, accessibilità e qualità delle immagini acquisite;
collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non modificabile;
memorizzazione delle immagini su supporti informatici, in modo non modificabile.
SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 35 - Formazione ed identificazione dei fascicoli
1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico, dopo essere stati classificati, indipendentemente dal
supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli con l’operazione di “fascicolazione”.
2. Il fascicolo è l’unità archivistica di base indivisibile di un archivio. Si distinguono due tipologie di
fascicolo: i fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi e i fascicoli relativi a persone fisiche o
giuridiche. I primi raccolgono i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare; i
secondi i documenti relativi alla medesima persona fisica o giuridica
3. La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l’operazione di “apertura” che comporta, al minimo, la
registrazione sulla copertina delle seguenti informazioni:
anno di istruzione (data di apertura)
titolo e classe di appartenenza ricavati dal titolario di classificazione
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numero del fascicolo (numero di repertorio) che è un numero sequenziale progressivo all’interno del titolo
e classe di appartenenza;
oggetto del fascicolo, cioè un stringa descrittiva del suo contenuto
area organizzativa omogenea ed ufficio utente produttore.
4. Per esigenze pratiche, un fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono esser
distinti in inserti. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto,
secondo l’ordine cronologico di registrazione, in base cioè al numero di protocollo ad essi attribuito.
5. La formazione dei fascicoli avviene nell’ambito degli uffici utente di competenza, a cura dei responsabili
dei procedimenti amministrativi, o loro delegati. Essi sono anche responsabili della corretta tenuta dei
carteggi dell’archivio corrente.
6. Gli uffici utente e le unità di personale abilitate all’operazione di fascicolazione dei documenti sono
elencati nell'allegato n. 2.
SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 36 - Spedizione dei documenti su supporto cartaceo
1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’Ufficio Archivio/Protocollo abilitato alla
operazione di spedizione, dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura
di protocollo, classificazione e fascicolazione.
2. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, o altro mezzo che
richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, questa modulistica viene compilata a cura degli
uffici utente.
Articolo 37 - Spedizione dei documenti informatici
1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi
conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche
pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni ed integrazioni [cfr. art. 15, comma 1,
del DPCM 31 ottobre 2000]
2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza,
sono conformi alle disposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28.
3. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica [cfr. art. 14, del testo unico].
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4. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un servizio di “posta elettronica certificata” conforme alle specifiche tecniche fissate dal Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione 5. L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le
operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazione di protocollo, segnatura di
protocollo, classificazione e fascicolazione.
6. Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anche l’archiviazione delle
ricevute e dei messaggi elettronici di ritorno.
SEZIONE XI - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI
Articolo 38 - Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti (in entrata)
Le fasi della gestione dei documenti ricevuti da un’area organizzativa omogenea, esattamente nell’ordine in
cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:
a) ricezione (cfr. sezione IV)
b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)
c) classificazione (cfr. sezione VI)
d) smistamento (cfr. sezione VII)
e) scansione – opzionale (cfr. sezione VIII)
f) recapito, presa in carico e assegnazione (cfr. sezione VII)
g) fascicolazione (cfr. sezione IX)
Articolo 39 - Flusso di lavorazione dei documenti spediti (in uscita)
Le fasi della gestione dei documenti spediti dall'area organizzativa omogenea, esattamente nell’ordine in cui
devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:
a) produzione (cfr. sezione III)
b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)
c) classificazione (cfr. sezione VI)
d) fascicolazione (cfr. sezione IX)
e) spedizione (cfr. sezione X)
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Articolo 40 - Flusso di lavorazione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio
Le fasi della gestione dei documenti prodotti dagli uffici utente di un’area organizzativa omogenea e
ammessi alla registrazione di protocollo, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate
nei seguenti punti:
a) produzione (cfr. sezione III)
b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)
c) classificazione (cfr. sezione VI)
d) fascicolazione (cfr. sezione IX)
SEZIONE XII - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 41 - Comunicazioni ufficiali tra uffici utente
1. Per comunicazione ufficiale tra uffici utente si intende una comunicazione, con o senza documenti allegati,
di natura giuridica probatoria, o comunque di rilevanza ai fini dell’azione amministrativa.
2. Questo genere di comunicazioni sono gestite con un’apposita funzione del sistema di protocollo
informatico, applicando la logica procedurale descritta nell'allegato n. 9.
SEZIONE XIII - GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
Articolo 42 - Avvio dei procedimenti amministrativi e registrazione dei loro stati di avanzamento
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, al minimo, consente di registrare per ogni procedimento
amministrativo avviato, i seguenti dati:
il Responsabile del procedimento;
il termine di scadenza;
l’Istruttore incaricato.
2. L’aggiornamento dello stato di avanzamento dei procedimenti amministrativi avviene a cura degli
Istruttori incaricati del loro svolgimento.
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SEZIONE XIV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
Articolo 43 - Tenuta e conservazione dei fascicoli dell’archivio corrente
1. I fascicoli cartacei dell’archivio corrente sono conservati negli uffici utente di competenza a cura dei
Responsabili dei procedimenti amministrativi.
Articolo 44 - Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito
1. All’inizio di ogni anno, gli uffici utente individuano i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi, o
comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti [cfr. art. 67, comma 1, del testo unico].
2. I fascicoli così individuati devono essere preventivamente sfoltiti e successivamente trasmessi all’archivio
di deposito con un’apposita funzione del sistema di protocollo informatico (versamento).
3. L’operazione di sfoltimento consiste nell’eliminazione (estrazione e invio al macero) del materiale non
archivistico (documentazione non classificabile come documentazione amministrativa e che non è più utile
per lo svolgimento dell’attività amministrativa come ad esempio: vecchi moduli e stampati; bozze, copie di
lavoro già collazionate; fotocopie; pubblicazioni e riviste di scarso interesse scientifico e amministrativo;
pubblicità, depliants, inviti, manifesti e materiali simili)
4. Il trasferimento dei fascicoli chiusi nell’archivio di deposito deve essere effettuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente [cfr. art. 67, comma 2, del testo unico]
e producendo un apposito elenco di versamento.
5. Lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli è il Repertorio dei fascicoli. La sua struttura
rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi varierà in concomitanza con l’aggiornamento di
quest’ultimo. Gli elementi costitutivi del repertorio sono:
- anno di istruzione del fascicolo (con specificazione anche della data)
- classificazione completa (titolo, classe)
- numero di fascicolo (es: altre eventuali partizioni in sottofascicoli e inserti)
- anno di chiusura (con specificazione anche della data)
- oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto dei sottofascicoli e degli inserti)
- annotazioni dello status relativo all’età: corrente, deposito, storico
- annotazioni del versamento all’archivio di deposito
- annotazioni del versamento all’archivio storico o, in alternativa, dello scarto
6. Il Responsabile del servizio archivistico comunale cura la formazione e la conservazione del Repertorio
dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito [cfr. art. 67, comma 3, del testo unico].
42
Articolo 45 - Gestione dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione
dell’archivio storico dell’Amministrazione
1. La gestione dell’archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti (scarto archivistico), la
formazione e gestione dell’archivio storico dell’Amministrazione avviene con le modalità descritte nel piano
di conservazione dell’archivio riportato nell'allegato n° 4.
SEZIONE XV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Articolo 46 - Archiviazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti
cartacei
1. I documenti informatici sono archiviati su supporti ottici di memorizzazione, in modo non modificabile,
contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
2. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con l’ausilio di scanner, sono memorizzate
nel sistema, in modo non modificabile, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo e al
termine del processo di scansione.
Articolo 47 - Conservazione digitale
1. La conservazione dei documenti archiviati in formato digitale avviene con le tecnologie e le procedure di
cui alla Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n. 42.
2. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema
di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione
sostitutiva [cfr. art. 62, comma 4, del testo unico].
SEZIONE XVI - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 48 - Accessibilità da parte degli uffici utente
1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema
attraverso l’uso di profili utente e password.
43
2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inserisce preventivamente il livello
di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.
3. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne fissa anche il
livello di riservatezza.
4. Al minimo, sono da considerarsi riservati i documenti contenenti dati personali sensibili, come definiti
dalla legge 675/96 e s.m.i. (privacy).
5. I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente e le relative
abilitazioni all’accesso alle informazioni documentali da parte degli uffici utente sono riportati nell'allegato
n° 6.
Articolo 49 - Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione
1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni all'Amministrazione è
realizzato mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazione stabiliti dall'Amministrazione
con apposito regolamento.
2. Agli utenti riconosciuti ed abilitati per via telematica sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie
e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.[cfr. art. 59, del testo unico]
Articolo 50 - Accesso da parte di altre aree organizzative omogenee, o altre pubbliche amministrazioni
1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre aree organizzative omogenee,
od altre pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la
realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni [cfr. art. 60 del testo unico].
2. In questi casi, sono rese disponibili le seguenti informazioni [cfr. art. 60, comma 2, del testo unico]:
- il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto,
della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
- il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso il numero e data di
protocollo attribuiti dall’amministrazione al documento spedito.
SEZIONE XVII - PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA FORMAZIONE,
GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO, ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI INFORMATICI
1. PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
44
Il piano della sicurezza garantisce che le informazioni siano disponibili, integre, riservate e che per i
documenti informatici sia assicurata l’autenticità, la non ripudiabilità, la validità temporale, l’estensione della
validità temporale. I dati, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura
e alle specifiche caratteristiche del trattamento, vengono custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante
l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di
accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.
Questo capitolo riporta le misure tecniche ed organizzative adottate dall'Amministrazione del Comune di
Ravenna per rendere sicuro il sistema informatico comunale con particolare riferimento al protocollo
informatico.
Esse sono raggruppate all'interno di tre aree principali:
1. Sicurezza Fisica
2. Sicurezza Logica
3. Sicurezza Organizzativa
1.1. Sicurezza Fisica
Il ruolo della sicurezza fisica è quello di proteggere le persone che operano sui sistemi, le aree e le
componenti del sistema informativo; essa è stata suddivisa in due parti:
1.1.1. Sicurezza di area
Il sistema informatico del Comune di Ravenna è distribuito in più siti, a cui fanno capo le reti di
telecomunicazioni privata e pubblica. Tredici sedi sono collegate tra loro a 100 Mb tramite una rete in fibra
ottica di proprietà comunale. Questo consente di migliorare le prestazioni e la sicurezza dei collegamenti.
La rete geografica del Comune che garantisce l’iterconnessione di circa 40 sedi e 1700 nodi UTP è protetta
da intrusioni provenienti dall’esterno tramite un firewall CISCO – PIX.
Il server contenente i dati e i programmi riferiti al sistema informativo per la gestione del protocollo,
determine e delibere (denominato IRIDE), è posto presso il CED della Residenza municipale che possiede un
unico accesso, controllato dal personale adibito alla sorveglianza, da porte di sicurezza, da un sistema di
video sorveglianza e allarme collegato con il Comando della Polizia Municipale.
45
Le chiavi di accesso ai locali sono distribuite ai soli dipendenti ed al personale esterno che assicura la
manutenzione del centralino comunale.
I principali servizi di sicurezza fisica in esercizio sono i seguenti:
• vigilanza delle sedi che contengono CED;
• telecamera e segnalazione della temperatura via Intranet e invio SMS ai GSM dei tecnici comunali;
• invio SMS in caso di caduta di tensione dei server principali;
• invio SMS in caso di errore ad interrogazione ad applicazioni rivolte al Web;
• controllo della temperatura dei CED della Residenza e Anagrafe e Invio SMS in caso di temperatura
maggiore a + 30° e/o malfunzionamento del sistema di rinfrescamento;
• ingresso controllato nei locali CED;
• sistemi di allarme e/o antintrusione delle sedi;
• custodia in armadi, classificatori non accessibili;
• casseforti ignifughe;
• continuità dell’alimentazione elettrica;
• controllo operato dagli addetti alla manutenzione;
• verifica di leggibilità dei supporti;
1.1.2. Sicurezza delle apparecchiature hardware,
L'isolamento della sala CED della Residenza municipale garantisce la protezione delle apparecchiature da
danneggiamenti accidentali o intenzionali.
L’impianto di alimentazione del Server IRIDE, è protetto da un gruppo di continuità con dispositivo di
allarme in grado di comunicare il proprio stato ai sistemi collegati sulla rete telematica.
Tutti i dispositivi classificati "di sistema" sono coperti da un servizio di manutenzione triennale che
garantisce tempi di intervento per diagnostica inferiori alle otto ore lavorative.
Sono ancora da realizzare
1) un gruppo di continuità centralizzato per il CED della Residenza comunale in grado di dare continuità
elettrica a tutti i sistemi presenti in detti locali, per il tempo necessario alla chiusura degli archvi.
2) sistema antincendio per i 3 CED principali del Comune: Residenza municipale, CED Anagrafe di via R.
46
Gessi 11 e CED di piazzale Farini 21;
3) installazione di portoncino rinforzato di accesso al locale che contiene lo switch core della rete geografica.
1.2. Sicurezza Logica
Per sistema di sicurezza Logica si intende il sottosistema finalizzato alla implementazione dei requisiti di
sicurezza nelle architetture informatiche, dotato quindi di meccanismi opportuni e di specifiche funzioni di
gestione e controllo.
L'architettura si basa sulla realizzazione di servizi di sicurezza, ovvero su funzioni garantite dal sistema
utilizzato su tutte le piattaforme del sistema informatico comunale.
I servizi attivi sono i seguenti:
• Controllo Accessi
• Autenticazione
• Confidenzialità
• Integrità
I Meccanismi di Sicurezza utilizzati, ovvero le modalità tecniche attraverso le quali è possibile realizzare i
servizi di sicurezza sono i seguenti:
• Meccanismi per il controllo degli accessi
• Meccanismi per l' autenticazione
• Controllo Instradamento
• Codici identificativi
• Meccanismi di salvataggio dati
• Antivirus
• Firewall CISCO – PIX
Nel seguito vengono descritti i principali servizi e strumenti utilizzati.
1.2.1. Controllo degli accessi
Il controllo degli accessi consiste nel garantire che tutti gli accessi agli oggetti del sistema informatico
avvengano esclusivamente secondo modalità prestabilite.
47
Il controllo accessi viene visto come un sistema caratterizzato da soggetti (utenti, processi) che accedono a
oggetti (applicazioni, dati, programmi) mediante operazioni (lettura, aggiornamento, esecuzione).
Funzionalmente è costituito da:
• un insieme di politiche e di regole di accesso che stabiliscono le modalità (lettura, modifica,
cancellazione, esecuzione) secondo le quali i vari soggetti possono accedere agli oggetti;
• un insieme di procedure di controllo (meccanismi di sicurezza) che controllano se la richiesta di accesso
è consentita o negata, in base alle suddette regole (validazione della richiesta)
1.2.2. Autenticazione
Per garantire quanto sopra esposto, il sistema informatico comunale è basato su un meccanismo che
costringe ogni utente ad autenticarsi (cioè dimostrare la propria identità) prima di poter accedere alla rete.
Ogni nome utente è associato ad una ed una sola password, disabilitata dagli amministratori di sistema
qualora non sia più autorizzata.
Il sistema utilizzato prevede il cambio periodico della password, impedendo il riuso di password utilizzate in
precedenza.
Al fine di proteggere il sistema da accessi illegali esso è in grado di registrare i tentativi di accesso falliti.
Alcuni nomi utente sono autorizzati ad utilizzare solo alcune stazioni di lavoro.
L'autenticazione viene ripetuta durante l'accesso al sistema informativo del protocollo.
1.2.3. Confidenzialità
Ogni utente autorizzato può accedere ad un'area di lavoro contenente dati riservati a cui hanno diritto di
accesso il personale appositamente autorizzato.
1.2.4. Integrità fisica
L'integrità fisica dei dati viene garantita con un duplice meccanismo.
48
Tutti i dati dei sistemi informativi ed i file utente presenti sui server centralizzati sono residenti su
architetture di dischi mantenute in configurazione RAID 5.
La garanzia viene estesa da una politica di backup periodico su base giornaliera con controllo dell'avvenuto
salvataggio. Il controllo viene effettuato da personale preposto allo scopo.
E’ stato approntato e messo in funzione una stampa, su una seconda stampante posta presso il CED della
Residenza, dei protocolli assegnati giornalmente dalle diverse postazioni abilitate. Questo garantisce che
anche a fronte di una caduta perdurante del sistema, tale da richiedere l’attivazione del registro provvisorio,
sia immediatamente recuperabile l’ultimo numero assegnato.
Analogamente è stato attivato una procedura su IRIDE che provvede al salvataggio giornaliero, su supporto
non riscrivibile, del registro di protocollo.
Le letture dei supporti di backup avvengono in occasione delle richieste di ripristino di dati.
I nastri vengono conservati in un armadio ignifugo ed una parte viene mantenuta in un locale separato.
1.2.5. Integrità logica
L'integrità logica si ottiene con il meccanismo di verifica dei privilegi di accesso ai file, garantito dal sistema
operativo e con il sistema antivirus.
Ogni utente, superata la fase di autenticazione, a seconda del proprio profilo ha accesso ai dati con
limitazioni e non può accedere ad applicativi per i quali non è stato abilitato.
Il sistema antivirus risiede sia sui server principali, in ambiente windows, sia sulle stazioni di lavoro utente.
Esso controlla tutti i file in entrata ed in uscita da ciascuna macchina.
Un abbonamento fornisce il diritto di scaricare, via internet, gli aggiornamenti del sistema antivirus. Essi
vengono distribuiti sulla rete ad ogni stazione di lavoro in modo trasparente all'utente.
1.3. Sicurezza Organizzativa
Gli aspetti organizzativi riguardano principalmente la definizione di ruoli, compiti e responsabilità per la
gestione di tutte le fasi del processo Sicurezza e l'adozione di specifiche procedure che vadano a completare
e rafforzare le contromisure tecnologiche adottate.
49
All'interno dell’U.O. Sistema Informativo e Automazione, sono stati definiti gli uffici preposti alla gestione
della rete, della sicurezza e delle banche dati.
Il Comune di Ravenna ha inoltre provveduto ad appaltare servizi informatici di gestione e manutenzione
delle sei principali procedure che prevede tra l’altro servizi di assistenza sistemistica, applicativa e di
manutenzione evolutiva implementativa del software applicativo nonché tempi prestabiliti d’intervento in
caso di guasto dei sistemi. Il contratto ha durata quadriennale e scade nel 2006. Anche IRIDE software per la
gestione del protocollo informatico è coperto da contratto di manutenzione adattativa correttiva ed
implementativa evolutiva col produttore dell’applicativo che assicura anche interventi sistemistici non
risolvibili internamente.
Un ulteriore aspetto inerente la Sicurezza Organizzativa è quello concernente i controlli sulla consistenza e
sulla affidabilità degli apparati.
E' stata creata una banca dati, interrogabile via Intranet, di tutte le dotazioni HW, SW e di
trasmissione dati.
Questo archivio viene tenuto aggiornato con le sostituzioni, riparazioni e con i consumi delle
apparecchiature.
Questa banca dati fornisce una visione precisa del patrimonio arricchita di informazioni sul grado di
affidabilità e uso dei sistemi; è di aiuto nei processi di acquisto ed in quelli di pianificazione degli
investimenti e delle scorte e materiali di consumo.
In sintesi le misure organizzative sono le seguenti:
• analisi dei rischi;
• assegnazione degli incarichi di sorveglianza di verifica e sostituzione nastri affidati a più
servizi;
• linee guida per la sicurezza;
• altre istruzioni interne;
• formazione
• verifica periodica dei dati;
• distribuzione controllata dei supporti;
2. MODALITÀ PER LO SCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
50
Nella fase attuale, lo scambio di documenti informatici può avvenire in quattro diverse modalità:
1. Attraverso la posta elettronica, come più specificamente descritto nei capitoli e paragrafi precedenti;
2. Attraverso supporti informatici non riscrivibili: in questo caso, il documento informatico è un
allegato di un documento analogico regolarmente protocollato;
3. Attraverso sistemi dedicati alla consultazione o allo scambio dei dati: SAIA (Sistema automatizzato
per l'interscambio anagrafico), ACI-PRA (Automobile Club Italiano - Pubblico registro
automobilistico), MCTC (motorizzazione civile). In questo caso, i documenti scambiati sono
soggetti a forme particolari di registrazione e di norma non vengono protocollati.
4. attraverso l’accesso in sola visualizzazione da parte di utenti Internet appositamente abilitati a copie
di dati riferiti all’anagrafe della popolazione, alle pratiche edilizie e ai mandati di pagamento e a
informazioni territoriali.
3. CRITERI E MODALITÀ PER IL RILASCIO DELLE ABILITAZIONI PER L'ACCESSO
AI DOCUMENTI
3.1. Accesso al protocollo informatico
Sono previsti tre tipi di utenti, differenziati a seconda del ruolo ricoperto internamente all’Amministrazione:
Funzione Utente tipo 1 Utente tipo 2 Utente tipo 3
Assegnazione PG Tutti i documenti Nessuno Nessuno
Visibilità Tutti i documenti esclusi i
riservati ad altri utenti
Tutti i documenti esclusi i
riservati ad altri utenti
Tutti i documenti esclusi i
riservati
Inserimento Tutti i documenti di settore
esclusi riservati ad altri utenti
Tutti i documenti di settore
esclusi riservati ad altri utenti
Nessuno
Modifica Tutti i documenti di settore
esclusi i riservati ad altri utenti
Tutti i documenti di settore
esclusi riservati ad altri utenti
Nessuno
Annullamento Tutti i documenti di settore
esclusi i riservati ad altri utenti
Nessuno Nessuno
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L’utente n.1 opera presso la sede dell’Archivio generale e le Aree organizzative che assegnano il protocollo
generale decentrato. L’utente tipo 2 è ascrivibile alle attuali scrivanie di Iride operanti nei servizi e U.O. con
soli poteri di movimentazione dei documenti di pertinenza dell’ufficio. L’utente tipo 3 ha infine solo poteri
di visualizzazione delle pratiche.
L'accesso al Protocollo Informatico è autorizzato dal responsabile del servizio Archivio, su richiesta dei
singoli Dirigenti.
In casi particolari e documentati il responsabile del servizio Archivio può estendere il numero di
abilitazioni alle funzioni del protocollo informatico.
SEZIONE XVIII - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI
DOCUMENTI
Questa sezione del manuale riporta la descrizione funzionale e tecnica del sistema di gestione informatica dei
documenti, IRIDE, utilizzato dall’Amministrazione.
1. La generalità delle funzioni del sistema Iride
Sono le funzioni riportate nel manuale utente del prodotto allegato al manuale di gestione informatica dei
documenti. Sono quelle riconducibili ai vari moduli di IRIDE:
1. gestione protocollo informatico;
2. iter pratiche e procedimenti amministrativi;
3. gestione segreteria
2. Sistema operativo utilizzato per la gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 7,
commi 1 e 6 del DPCM 31 Ottobre 2003
Requisiti minimi di sicurezza del sistema operativo dell’elaboratore [DPCM311000/7/1]
Iride
a. La gestione degli accessi avviene tramite la dichiarazione di “Utenti/Ruoli” dotati di password cui fa
riscontro una univoca identificazione ed autenticazione da parte del sistema.
b. La protezione delle informazioni relative a ciascun utente/ruolo nei confronti degli altri avviene
tramite la dichiarazione di specifiche “Regole” abilitabili per ciascun ruolo.
52
c. La garanzia di accesso alle risorse esclusivamente per gli utenti/ruoli abilitati si ottiene combinando
opportune “Regole” per i ruoli ed attivando per gli stessi ruoli la visibilità di appositi “Livelli di
sicurezza” registrati sui documenti sui quali si vogliono apporre particolari criteri di sicurezza o
riservatezza.
d. La registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo da
garantirne la identificazione viene assicurata in quanto l’applicativo garantisce la registrazione
cronologica degli eventi e ne segnala l’autore in fase di registrazione del documento di protocollo.
e. La garanzia delle conformità alle specifiche indicate nella circolare Aipa n.31 del 21 giugno 2001
sono affidate al sistema operativo (AIX 4.3) e del Database relazionale (Oracle vers. 7.3) che
completano il sistema di gestione del protocollo dell’Ente.
3. le misure di sicurezza di cui all’articolo 7, commi 2,3, 4 del DPCM 31 Ottobre 2000
a. Sono garantite dalla disponibilità dei meccanismi che consentano il controllo differenziato dell’accesso
alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti in condizioni di sicurezza nel rispetto delle
disposizioni in materia di tutela delle persone e degli atri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.
[DPCM311000/7/2]
Iride
Il sistema consente la definizione e la attribuzione di differenti diritti di accesso ai singoli utenti/ruoli
abilitati al sistema e permette il controllo selettivo sull’accesso alle risorse oltre ad inibire o meno l’accesso
ad alcune funzionalità, anche mediante la creazione di profili di utente. A questo scopo:
1. si attivano per il singolo ruolo opportune “regole”;
2. si dà visibilità dei documenti abilitando il ruolo ad opportuni “livelli di sicurezza”;
3. si inibiscono al ruolo le “abilitazioni” all’uso di alcune funzionalità e/o strumenti.
b. tracciamento da parte del sistema di protocollo informatico di qualsiasi evento di modifica delle
informazioni trattate e individuazione del suo autore. [DPCM311000/7/3]
Iride
Il sistema Iride effettua la registrazione cronologica degli eventi (ne segnala l’autore, la data e l’ora sia in
fase di registrazione del documento di protocollo, che in fase di modifica dandone visibilità) . In questo
ultimo caso (modifica) è in grado di produrre anche un Registro (report) delle modifiche dei documenti di
protocollo. Nota: gli eventi di modifica sono “catturati” da appositi triggers installati nel DB.
53
c. Protezione delle registrazioni di tracciamento da modifiche non autorizzate. [DPCM311000/7/4]
Iride
Le registrazioni inerenti agli eventi di modifica delle informazioni e relativi autori sono memorizzate in un
archivio cronologico (log) che viene reso immodificabile da parte di utenti non autorizzati tramite la corretta
gestione di permissioni/accessi sulla Tabella LOG_IRIDE del DB relazionale Oracle dell’applicativo.
4. Le misure tecniche atte a garantire la non modificabilità delle registrazioni di protocollo e
del registro giornaliero di protocollo
Iride
- La non modificabilità viene garantita:
a. dalla definizione di specifiche “regole” per gli utenti/ruoli;
b. dalla attivazione di specifici “trigger” atti a registrare ovvero tenere traccia dei possibili eventi di
modifica effettuati sui documenti di protocollo.
- La tenuta della copia giornaliera del registro di protocollo prevede:
a. La produzione della stampa giornaliera del registro (report di Access);
b. L’esportazione e conversione della stessa stampa in un file in formato PDF;
c. L’archiviazione della stampa giornaliera su supporto magnetico non riscrivibile (CD).
5. Le misure tecniche atte ad assicurare la contemporaneità delle operazioni di registrazione e
segnatura di protocollo
Iride
- Al momento della conferma della registrazione del protocollo corrente, viene reso disponibile
l’utilizzo di un tasto funzionale “Timbro” che consente la produzione/apposizione della segnatura sul
documento cartaceo. L’apposizione avviene a cura dell’operatore.
6. Le modalità di trattamento delle informazioni annullate o modificate
a. Esistenza di una funzione di annullamento delle informazioni non modificabili delle registrazioni e/o
dell’intera registrazione [TU4452000/54/1] e [DPCM311000/8]
54
b. Memorizzazione delle informazioni annullate nella base di dati [TU4452000/54/1] e
[DPCM311000/8]
Iride
4. E’ sufficiente dichiarare gli utenti/ruoli per i quali abilitare la “regola” che consente agli stessi di
annullare una registrazione di protocollo.
5. L’annullo si ottiene richiedendo la cancellazione dalla form del protocollo. Occorre
obbligatoriamente indicare il motivo dell’annullamento (estremi del provvedimento di
autorizzazione). Dopo la conferma non è più possibile modificare tale protocollo che risulterà
comunque visibile con l'indicazione di protocollo annullato.
6. Nel Report REGISTRO di PROTOCOLLO viene aggiunta l’evidenza dei protocolli annullati.
7. Le funzioni per la gestione del registro di emergenza ed il conseguente recupero
automatico dei dati
Iride
E’ stata implementata la nuova gestione del registro di emergenza di protocollo. Nel caso uno o più uffici
di protocollo siano impossibilitati a protocollare a causa di un guasto tecnico possono continuare il loro
lavoro utilizzando la seguente procedura:
a. L'ufficio apre un registro cartaceo in cui annota gli estremi di protocollo assegnando nel contempo
un numero progressivo a partire da 1 e la data.
b. L'ufficio annota sul documento cartaceo il numero e la data specificando chiaramente la dicitura
"REGISTRO DI EMERGENZA"
c. Quando il guasto viene riparato l'utente inserisce tutti i protocolli presenti nel registro cartaceo
seguendo la normale procedura di protocollazione.
d. Attraverso il bottone "R.Emer." imputa i dati UFFICIO,NUMERO e DATA corrispondenti al
registro di emergenza.
e. Un protocollo di emergenza assume quindi 2 numeri: uno fittizio che segue la normale numerazione
di protocollo e uno invece con validità giuridica assegnato manualmente in emergenza.
f. La procedura IRIDE indica chiaramente quando un protocollo è di emergenza attraverso opportune
scritte di colore rosso.
g. La procedura inoltre permette la ricerca dei protocolli di emergenza (sia dalla pagina di ricerca che
da quella di protocollo) e la stampa di un particolare registro
h. All'atto dell'inserimento di un protocollo di emergenza la procedura controlla unicamente che non
esistano altri protocolli di emergenza con stesso Ufficio, Numero, Data.
55
8. le modalità di trasmissione, ricezione, verifica, registrazione ed archiviazione dei
documenti informatici
Iride
- Riguarda principalmente aspetti della “Interoperabilità”.
9. il calcolo della impronta dei documenti informatici
Rif. normativa [DPCM311000/17/2] - Registrazione in forma non modificabile dell’impronta.. e
[TU4452000/53/1/f] – L’impronta è generata utilizzando al funzione di hash….
Iride
E’ stato inserito il calcolo dell’impronta di un documento in pagina Testi/Note P090. L'impronta di un
documento è una stringa a lunghezza fissa (memorizzata nel campo DOC_TESTI.DAT_IMPRONTA)
ottenuta attraverso l'applicazione di un algoritmo detto di "hash" ad una sequenza di byte. Lo scopo è
quello di assicurare una corrispondenza certa tra la sequenza di byte e la stringa ottenuta. In IRIDE viene
applicata ai campi BLOB allo scopo di certificare la non modificabilità dell'oggetto contenuto nel blob.
Per ulteriore sicurezza quando la firma è stata apposta il documento non risulta modificabile. Due bottoni
"Impronta" e "Verifica" permettono la gestione di questa nuova funzionalità. Attualmente non è prevista
la cancellazione di una impronta.
10. la segnatura di protocollo dei documenti di cui agli articoli 9, 18 e 19 del DPCM 31
ottobre 2000
Iride
a. Presenza nella segnatura di protocollo delle informazioni minime per l’identificazione univoca di
ciascun documento: codice identificativo dell’Amministrazione, codice identificativo della AOO,
progressivo di protocollo, data di protocollo. [DPCM311000/9/1]
La segnatura/timbratura riproduce i dati essenziali del protocollo corrente :
- Denominazione dell’Ente
- Numero progressivo unico per l’Ente;
- Data: giorno mese anno;
56
- Classifica
b. I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una AOO sono contenuti,
un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file, conforme alle specifiche XML 1.0
(raccomandazione W3C 10 febbraio 1998), conforme con un file DTD (Documento Type
Definition) di cui alla circolare Aipa n. 28 del 7/5/2001, ovvero alla sua versione più recente.
[DPCM311000/18/1]
- La segnatura XML viene generata dalle funzionalità di trasmissione dei documenti fra AOO che
riguardano gli aspetti della “Interoperabilità”.
c. Il sistema deve supportare e/o integrare strumenti di firma elettronica ai fini della sottoscrizione
dei documenti informatici e alla loro gestione (visualizzazione, verifica della firma).
[DPCM311000/18/3]
- Iride integra strumenti di firma elettronica e ne consente la gestione sia in termini di apposizione della
firma, sia di verifica che di visualizzazione.
d. Requisito di completezza della segnatura informatica [DPCM311000/19/1] - [DPCM311000/19/2]
- La segnatura XML risponde ai requisiti di completezza; riguarda aspetti della “Interoperabilità”.
11. le funzionalità per lo scambio di documenti informatici tra uffici utente e tra aree
organizzative omogenee
Iride
- Lo scambio dei documenti informatici tra uffici viene effettuato tramite l’utilizzo dello strumento
scrivania (virtuale) associata ad uno o più utenti/ruoli. La movimentazione e la visibilità dei documenti
scambiati fra scrivanie viene assicurata dalla associazione delle varie tipologie di documenti ad un “Iter”.
I movimenti vengono espletati dal motore esecutore dei passi operativi di ciascun specifico iter.
Il manuale utente contenente la descrizione particolareggiata di tutte le funzioni di Iride è descritto in un
apposito documento.
57
SEZIONE XIX - NORME TRANSITORIE
1. Le operazioni di formazione, ricezione, trasmissione, gestione ed archiviazione dei documenti informatici
presuppongono la disponibilità di una piattaforma tecnologica di firma digitale a norma di legge, di un
servizio di posta elettronica certificata e, in generale, di un impianto informatico che al momento della
stesura del manuale di gestione non è completato. Pertanto, le disposizioni contenute negli articoli 9, 11, 13,
17, 20, 31, 33, 34, 37, 42, 46 e 47 del presente manuale entreranno in vigore con appositi provvedimenti
adottati congiuntamente dal Responsabile del servizio archivistico comunale e dal Responsabile del servizio
Informatica dell’Amministrazione.
In tale provvedimento, ove sarà riportata la descrizione funzionale e tecnica del sistema di gestione
informatica dei documenti utilizzata dall’Amministrazione, saranno altresì specificati i tempi e le modalità
tecniche ed operative di attuazione delle disposizioni contenute negli articoli citati.
ALLEGATO N° 1 - DATI IDENTIFICATIVI DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE
In questo allegato si devono elencare le aree organizzative omogenee istituite dall’Amministrazione per la
gestione dei documenti. Per ognuna di esse si devono specificare le seguenti informazioni:
la denominazione dell’area;
il codice identificativo dell’area [cfr. art. 12, comma 2, lettera b), del DPCM 31 ottobre 2000];
la data di istituzione;
l’indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’area [cfr. art. 15, comma 3, del DPCM 31 ottobre 2000];
l’insieme degli uffici utente che la compongono con la loro articolazione gerarchica [cfr. art. 3, comma 1,
lettera a), del DPCM 31 ottobre 2000];
la denominazione del servizio istituito nell’ambito dell’area;
il nominativo del Responsabile del servizio archivistico comunale [cfr. art. 61, comma 2, del testo unico];
il nominativo del vicario del Responsabile del servizio archivistico comunale nei casi di vacanza, assenza
o impedimento di questi [cfr. art. 3, comma 1, lettera b), DPCM 31ottobre 2000].
ALLEGATO N° 2 - ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
In questo allegato, per ciascuna unità di personale assegnata ad un ufficio utente dell’area organizzativa
omogenea AMC.RA, si devono riportare le abilitazioni allo svolgimento delle operazioni di gestione dei
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documenti. Al minimo, per ciascun utente del sistema informatico occorre specificare le abilitazioni alla:
♦ registrazione di protocollo dei documenti in arrivo;
♦ registrazione di protocollo dei documenti in partenza;
♦ classificazione dei documenti;
♦ assegnazione e presa in carico dei documenti;
♦ fascicolazione dei documenti;
♦ protocollazione dei documenti nel registro di emergenza;
♦ consultazione della banca dati documentale.
ALLEGATO N° 3 - DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
DELL’AMMINISTRAZIONE
In questo allegato sono elencati i documenti soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione [cfr.
art. 53, comma 5, del testo unico], ad esempio:
Deliberazione di Giunta e di Consiglio, Determinazioni Dirigenziali, Provvedimenti Dirigenziali, Ordinanze,
Contratti.
ALLEGATO N° 4 - PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO
In questo allegato si deve riportare il piano di conservazione dell’archivio [cfr. art. 68, comma 1, del testo
unico], che comprende:
Titolario di classificazione
Massimario di selezione
Modulistica per il prelievo delle pratiche giacenti in archivio (Parte A, B, C)
ALLEGATO N° 5 - CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
In questo allegato, per ogni unità di personale abilitata all’operazione di assegnazione dei documenti, si
devono specificare le principali tipologie di documenti trattati ed i relativi criteri di assegnazione [cfr. art. 5,
comma 2, lettera e), DPCM 31 ottobre 2000].
Inoltre, per ogni ufficio utente abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo, si devono
specificare le tipologie di atti ricevuti che dovrà trattare.
ALLEGATO N° 6 - LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E
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DEI DOCUMENTI
In questo allegato si devono descrivere i livelli di riservatezza applicabili con il sistema di protocollo
informatico ai documenti e ai fascicoli, con le relative logiche di abilitazione all’accesso. Inoltre, si deve
evidenziare il livello di riservatezza standard automaticamente dal sistema informatico all’atto della
registrazione di protocollo, o dell’apertura di un fascicolo.
ALLEGATO N° 7 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO DI DETERMINATE TIPOLOGIE DI
DOCUMENTI
In questo allegato sono riportate le scelte del responsabile del servizio in merito alla registrazione di
protocollo dei documenti anonimi, documenti non firmati, fatture senza lettere di trasmissione, documenti di
competenza di altre amministrazioni, altri documenti per i quali si ritiene opportuno fissare in modo esplicito
le modalità di trattamento.
ALLEGATO N° 8 - TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DA DIGITALIZZARE CON L’AUSILIO DI
SCANNER
In questo allegato si devono elencare le tipologie di documenti da digitalizzare con lo scanner; le modalità ed
i tempi di esecuzione del processo di scansione; gli uffici utente abilitati a questa operazione.
ALLEGATO N° 9 - COMUNICAZIONI UFFICIALI TRA UFFICI UTENTE (DOCUMENTI
INTERNI DI PREMINENTE CARATTERE GIURIDICO-PROBATORIO)
In questo allegato si devono descrivere le modalità con cui gli uffici utente comunicano ufficialmente tra
loro. Tale descrizione deve riguardare sia le comunicazioni basate su documenti cartacei e sia le
comunicazioni basate su documenti informatici. Per ogni tipo di comunicazione, si devono riportare l’esatta
sequenza delle operazioni che l’ufficio utente mittente e l’ufficio utente destinatario debbono eseguire.
