Manuale Concessionario Integrato - V1.1 - PartsPartner · 7 Gestione Clienti Nuovi Clienti Nella pagina iniziale del sito, alla sezione “Nuovi Clienti” puoi visualizzare tutti

Concessionari PartsPartnercon Integrazione DMS

Manuale Operativo

Release 1.1

2

Indice Manuale

Gestione Dati Personali

Gestione Clienti

Gestione Ordini

Monitoraggio Performance Clienti

Gestione Comunicazioni e Offerte

Traguardi di Vendita

Approfondimenti

Supporto

3

Gestione Dati PersonaliControllo e Modifica

A B

C

A: Dati MagazzinoB: Recapito MagazziniereC: Recapito Responsabile

vendite PartsPartner

Premendo sul bottone “Modifica” è possibile modificare il proprio Codice d’accesso.Premi poi su “Conferma” per salvare le modifiche

Controlla i tuoi dati e, se necessario, modificali. Dopo averli modificati, cliccare su “Conferma”.

N.B. Il codice d’accesso deve avere da 8 a 12 caratteri (lettere, numeri e maiuscole)

Dalla pagina iniziale del sito è possibile accedere all’area di controllo/modifica dei propri dati, semplicemente premendo sul bottone

4

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Supporto

5

Processo di Attivazione Clienti PartsPartner

Registrazione e scelta dei Concessionari iniziali

Abilitazione da parte dei Concessionari scelti

Verifica completamento formazione da parte del Contact Center

Attivato

Registrato

Abilitato

Utente e Codice d’Accesso per i accedere al sitomodifica Dati Personali

scelta di nuovi Concessionari

accesso ai Cataloghi Elettroniciformazione (accesso a materiale e corsi)

possibilità di effettuare ordinipresso i Concessionari abilitatipossibilità di utilizzo del servizio logistico integrato PartsPartner

Per tutti gli Utenti * è disponibile un Numero Verde gratuito

Codice di Registrazione

Servizi Disponibili1

2

3

* anche non registrati

Di seguito i tre passi che un riparatore deve seguire per utilizzare PartsPartner:

6

Possono ordinare

Nuovi Clienti

Clienti da Confermare

Clienti Attuali

Clienti PartsPartner che non hanno ancora richiesto di

lavorare con la vostra Concessionaria

Clienti PartsPartner che hanno richiesto di lavorare con la Concessionaria “in

attesa di abilitazione”

Clienti PartsPartner attivati che possono ordinare

presso la Concessionaria

Non possonoordinare

Operazioni da farsi sul sito PartsPartner

Liste di Clienti disponibili su PartsPartner

Funzionalità rese disponibili da PartsPartner ai Concessionari per la gestione dei clienti:

Abilitazione (da parte della

Concessionaria)

Richiesta legame con Concessionaria

(da parte del Cliente)

Contattare Cliente(condizioni commerciali,

sconti, pagamenti)

Gestione ClientiListe Clienti

7

Gestione ClientiNuovi Clienti

Nella pagina iniziale del sito, alla sezione “Nuovi Clienti”puoi visualizzare tutti i clienti registrati in PartsPartner non

ancora legati a te o a un Concessionario della tua stessa Marca

La segnalazione anche della persona di riferimento, del suo numero di telefono, fax e dell’indirizzo e-mail consente al Rivenditore di contattare i Riparatori

E’ anche indicato lo stato del cliente, con i significati visti precedentemente

Premendo sul nome del cliente èpossibile visualizzare il dettaglio dei suoi dati (nome, P.IVA, telefono,...)

8

Gestione ClientiClienti da confermare

Dopo aver abilitato un cliente, perchépossa fare ordini, è necessario abbinarlo al codice cliente sul DMS!

Dalla pagina iniziale di PartsPartner è anche possibile visualizzare i clienti che hanno fatto

richiesta di abilitazione presso la tua Concessionaria e sono ancora in attesa di risposta

1

2

Il cliente che ti ha scelto come Concessionario Preferenziale ti sarà

segnalato in verde; in rosso ti verrà indicato chi ti ha invece scelto

come Concessionario Secondario.

Da ricordarsi sempre …

Premere sul pulsante “Conferma” per confermare la scelta

Accettare/Rifiutare con una selezione tipo “spunta”

9

Gestione ClientiClienti Attuali

Premendo su “Clienti Attuali” verranno visualizzati tutti i clienti già abilitati

dalla tua Concessionaria

Puoi scegliere di visualizzarli per provincia oppure puoi visualizzarli tutti, selezionando “Tutte le province”

10

Gestione ClientiCancellazione Clienti

Dalla sezione Clienti Attuali è anche possibile “cancellare” un cliente e interrompere il rapporto di lavoro

stabilito in precedenza. Il riparatore “eliminato” non potrà più effettuare ordini presso la tua

Concessionaria. Ecco come cancellare un cliente:

Cliccare sul bottone “X” in corrispondenza del cliente da cancellare

Il Portale ti conduce ai dati principali e alle performance del candidato all’eliminazione, ciò permette di effettuare un ultimo controllo sull’esattezza del cliente da eliminare

Dopo aver controllato, confermare l’eliminazione cliccando sul tasto “Rimuovi”

(Altrimenti sul tasto “Indietro” per annullare l’eliminazione)

Ultimo passo: il Portale ti comunica che una e-mail di avviso sarà inviata al cliente eliminato. Confermare definitivamente cliccando su “OK”

4

1 2 3

11

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Supporto

12

Processo evasione ordine con PartsPartner

Invio nuovo ordine

Conferma

ordine officina (automatica e immediata su PartsPartner)

Regolarizzazione ordine nel sistema DMS (già presente)Verifica

disponibilitàeffettiva

(a magazzino)Preparazione colli e

stampa DDT

(triplice copia)

Notifica nuovo ordine

ConcessionariaPartsPartner +

DMS

Raccolta materiale e consegna al

riparatore

Attivazione del servizio logistico

(PartsPartner o proprio)

corriereOfficina

PartsPartner

Cosa rimane da fare al magazziniere integrato?

- Verificare l’effettiva disponibilità dei pezzi richiesti a magazzino

- Confermare la proposta d’ordine sul DMS

- Completare i passi successivi per la consegna del materiale richiesto (non è richiesto alcun tipo di risposta tramite

portale, solo contatto telefonico del riparatore in casi particolari, vedere pag. 15: “Quando avvisare il riparatore”)

1 2 3

1

2

3

L’ integrazione del DMS con il sistema PartsPartner consente al riparatore di venire a conoscenza in tempo reale della disponibilità e/o dei prezzi netti (così come indicati sul DMS) dei ricambi ordinati.

La notifica del nuovo ordine arriverà al concessionario direttamente sul portale nella sezione “Storico Vendite” e, a scelta, anche via fax/e-mail/sms; lo stato dell’ordine sarà automaticamente in “CONFERMATO”.

13

Avvertenze

In caso di inattività del DMS, il riparatore può scegliere se interrompere la procedura di ordine o proseguire in modalità“semi-integrata”; nel secondo caso, il concessionario procederà con l’evasione dell’ordine seguendo i passi previsti per il caso semi-integrato e descritti sul “Manuale Concessionario” (disponibile nella sezione “Scarica” di PartsPartner).

Nell’ ordine che arriva sul portale sono presenti delle informazioni molto importanti da leggere sempre e che non sono riportate sul DMS:

• messaggio dal riparatore “Se il materiale non è disponibile”, su cosa fare in caso di materiale non disponibile in magazzino (ordina normale, urgente, non ordinare o telefonami, es : )

• “messaggio allegato”, da parte del riparatore, come ulteriore indicazioni a supporto (es: indicazione del numero di telaio o particolari richieste sulla consegna, es : )

• numero ordine DMS (consente al magazziniere di individuare in maniera univoca l’ordine sul DMS)

Da tenere sempre presente che:

Bisogna abbinare il codice PartsPartner del cliente (ITIXXXXXX) al corrispondente codice cliente sul DMSIn caso contrario il sistema non riconosce l’utente e il riparatore non può procedere con l’ordine.

A

B

C

La notifica del nuovo ordine avviene sempre sul Portale PartsPartner (oltre che sul DMS della concessionaria); a scelta, resta valido l’avviso anche via fax, e-mail e sms.

Bisogna segnalare eventuali inesattezze nell’indicazione delle quantità disponibili o dei prezzi netti indicati; il concessionario avvertirà il riparatore della discordanza delle informazioni erogate dalla situazione reale del magazzino.

D

E

14

Notifica nuovo ordineCome lo ricevo e con quali informazioni

Fax / E-Mail

Nuovo ordine in arrivo nel sistema DMS

C

E F

Modulo nuovo ordine

PartsPartner - sezione “Storico Vendite ”

Campi compilati da PartsPartner dopo interrogazione del DMS

AB

CD E

FGH I L M N

A: Nome officina B: Numero Ordine DMS C: Data e ora di invio dell’ordine D: Indicazioni del riparatore per materiale dell’ordine non disponibileE: Eventuale messaggio allegato dal riparatoreF: Ordine Speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte)G: Numero telaio H: Codice ricambioI: Descrizione ricambioL: Prezzo di listinoM : Informazioni sui prezzi netti e gli scontiN : Quantità ordinata

15

Ricambi disponibili

Ricambi non disponibili

Inviare ricambi

Verifica disponibilità effettiva a magazzinoCome procedere

Non ordinare

Ordinare urgentemente

Ordinare normalmente

Telefonare riparatoreScelta riparatore su ordine

16

Quando…..

disponibilità vista dal cliente diversa da quella riscontrata in magazzino

scelta del riparatore per materiale non disponibile “Telefonami ”

non riesco a trovare il ricambio richiesto

tempi di consegna, ricambio non disponibile a magazzino, molto lunghi

Telefonata al cliente per finalizzare l’ordine

Quando è opportuno chiamare il riparatore

17

Regolarizzazione Ordine DMSStampa documenti di trasporto

Concessionaria

Corriere

Officina (cliente)

1

2

3

Regolarizzazione ordine nel sistema DMS

Stampa bolla di accompagnamento in triplice copia

Prelievo materiale dal magazzino

18



(quello PartsPartner o il proprio; nel primo caso, per la procedura, seguire le modalità concordate col corriere)

19

Timbrare e firmare fax ricevuto

ApprofondimentiGestione dei Resi

Ricevimento fax / e-mail di reso dal cliente PartsPartner

Rispedire il fax

timbrato e firmato

al Cliente

SI

Autorizzare reso?

Spedire il fax

timbrato e firmato

al corriere

Entro 24h dalla

consegna

20

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Supporto

21

Monitoraggio Performance ClientiReport

All’interno del Report sono presenti 6 sezioni distinte:

1) Dati Cliente (Anagrafica dei clienti abilitati)2) Trend Ordinato (valori a listino)3) Valor medio ordini (valori a listino)4) Trend Numero Ordini5) Trend Numero Accessi6) Indice di Finalizzazione (n° ordini/n° accessi)

Ogni Concessionario PartsPartner ha la possibilità di accedere ad una serie di informazioni, relative ai propri clienti abilitati, che consentono di avere una fotografia chiara delle loro performance; è sufficiente cliccare sul bottone

22

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Supporto

23

Comunicazioni e OffertePublishing

Ogni Concessionario PartsPartner ha la possibilità di pubblicare per i propri clienti promozioni, campagne, condizioni commerciali o semplici comunicazioni attraverso il caricamento di documenti elettronici che i clienti potranno consultare e visualizzare attraverso il portale PartsPartner; è sufficiente cliccare sul bottone

All’interno di questa sezione sono presenti 3 sottosezioni distinte:

Categorie (per visualizzare le comunicazioni esistenti e crearne nuove)

Categoria-Cliente (per inserire un cliente in una categoria creata o eliminarlo dalla stessa)

Inserisci promozione (per rimuovere, inserire e rendere visibili le comunicazioni)

12

3

1

2

3

24

Comunicazioni e Offerte Categorie

Per creare una Categoria occorre considerare due tabelle, nella prima sono elencate le Categorie già esistenti, nella seconda viene richiesto il nome della nuova Categoria da creare. L’utente deve seguire i passi indicati:

1

A questo punto è possibile associare un Cliente ad una Categoria …

Cliccare sulla freccia del bottone “Conferma” per creare la Categoria

2

Inserire il nome della Categoria che si desidera creare3

Top 10 Clienti

Al primo accesso verranno visualizzate solo le Categorie predefinite consigliate dal sistema per la segmentazione dei clienti. Inizialmente tutti i clienti appartengono alla Categoria Non Assegnati.

25

Comunicazioni e Offerte Legame Categorie/Cliente

Per associare dei Clienti ad una Categoria è necessario premere sul pulsante Categoria-Cliente; compariranno nella pagina due tabelle:

Nella prima tabella vengono rappresentati i Clienti e le Categorie a cui essi appartengono

Nella seconda tabella sono rappresentati tutti i Clienti non ancora associati ad alcuna Categoria (quindi appartenenti alla Categoria Default)

1

2 Selezionare i Clienti da inserire in una Classe premendo sulla casella della colonna “Seleziona”(selezione tipo “spunta”)

Premere sul bottone “Aggiungi” relativo alla Categoria in cui si vogliono inserire i clienti

3

Compariranno, associati alla categoria prescelta, i clienti selezionati

Per rimuovere un Cliente da una Categoria occorre premere sul bottone “Rimuovi” relativo al Cliente; Il Cliente non compariràpiù nella tabella delle Categorie e, non essendo più associato ad alcuna Categoria, comparirà nuovamente nella tabella relativa ai Clienti non inseriti in alcuna Categoria

26

Comunicazioni e Offerte Promozioni e Condizioni Commerciali (1/3)

Per inserire o rimuovere documenti per comunicazioni commerciali, l’utente deve premere sul pulsante Inserisci Promozione

1

Selezionare la Categoria clienti dalla “tendina”

2

3

Scegliere i marchi a cui si riferisce la pubblicazione (“spuntando la casella corrispondente”)

27


4

Gli ulteriori passi da seguire per il completamento della procedura riguardano l’inserimento del documento contenente la comunicazione:

5

7

8

N.B. Le comunicazioni non più visibili al riparatore (oltrepassata la “data finale” indicata) saranno evidenziate in giallo

Per visualizzare il documento inserito occorre cliccare sul bottone in corrispondenza della comunicazione d’interesse

9

6

Completare la procedura cliccando

sulla freccetta del bottone “Conferma”

Dare un titolo alla pubblicazione

Scegliere il tipo di pubblicazione:“Comunicazione generica” o “Condizione Commerciale/Promozione”

Inserire il codice pubblicazione che identificherà la promozione anche nella fase di creazione dell’ordine

Selezionare il documento da caricare sul Portale: cliccare su “Sfoglia” (formati di documenti caricabili: .doc, .xls, .pdf, .jpg non eccedenti i 500 KB di dimensione)

Selezionare la data di inizio e di fine visibilità della comunicazione per il riparatore sul Portale

28


Possibilità di modificare per ogni singola comunicazione il periodo di visibilità al riparatore

Possibilità di ordinare l’elenco delle comunicazioni create per: Data Iniziale / Data Finale

N.B. Per informare i propri clienti delle nuove promozioni offerte tramite Portale, selezionare, nella colonna “Seleziona”, quelle per le quali si vuole inviare la notifica e cliccare su “Invia Notifica”. In automatico, i clienti per i quali è attiva la promozione, riceveranno una mail o un fax informativo con cui si indica la data di inizio promozione e il marchio per il quale èvalida.E’ possibile allegare alla comunicazione informativa inviata tramite fax/e-mail anche il documento caricato.

Possibilità di eliminare ogni singola comunicazione premendo sull’immagine

29

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Supporto

30

Traguardi VenditaVisualizzazione dei propri traguardi di vendita

Nel caso in cui sia stata avviata una gara a premi, i Concessionari hanno la possibilità di controllare, in qualsiasi momento, la situazione relativa al raggiungimento dei loro traguardi di vendita.

Per farlo, è sufficiente cliccare sul pulsante:

31

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Supporto

32

Approfondimenti Storico Vendite (1/5)

A: Nome Officina (cliente)

B: Indirizzo dell’officina

C: Città

D: Numero di telefono

E: Data e ora di invio dell’ordine

F: Stato dell’ordine: CONFERMATO o ECCEZIONATO(fissato dalla Concessionaria nella sezione “Ordini in Arrivo”)

Nello Storico Ordini sono riportate informazioni sull’ordine come:

Attraverso il pulsante nella pagina iniziale del sito PartsPartner, la Concessionaria accede alla

sezione che permette di visionare tutti gli ordini ricevuti dalle Officine e il relativo stato

A B C D E F

33

Filtraggio Ordini per:

• ID Ordine: è il numero identificativo dell’ordine

PartsPartner, costituito da 10 numeri e attribuito in

automatico dal sistema

• Nome Ordine: è un nome inserito dal Riparatore nel

momento in cui ha effettuato l’ordine

• Data di Arrivo: l’utente può decidere di visualizzare gli

ordini con le seguenti opzioni: ultimi 7 giorni / ultimi 14

giorni / ultimi 21 giorni / compresi in un periodo da

selezionare

• Nome cliente: campo libero in cui indicare la ragione

sociale del cliente oppure selezione del cliente dal menu

a tendina

• Marca: menu a tendina in cui selezionare la marca

dell’ordine da ricercare

Impostati i criteri di ricerca premere sul pulsante

ApprofondimentiStorico Vendite (2/5)

Vediamo come effettuare la ricerca degli ordini presenti nello Storico Vendite e la loro visualizzazione:

Ordinamento:L’Utente può decidere di ordinare l’elenco degli ordini per:

• Cliente

• Nome Ordine

• Marca

• Data e Ora (Invio Ordini)

• Stato: Confermato / Eccezionato

34

Premendo sul collegamento ID Ordine la Concessionaria visualizza il dettaglio dell’ordine selezionato.


A: Codice RicambioB: Descrizione RicambioC: Prezzo di listino (colonna già compilata da PartsPartner)D: Quantità ordinataE: Data di consegnaF: Eventuale messaggio aggiunto all’ordine dalla

Concessionaria

A B C D E F

Informazioni principali sull’ordine selezionato:ID OrdineNO. Ordine DMSNome ordineIndicazioni officina per materiale dell’ordinenon disponibileStato dell’ordineNome clienteMarcaData Invio OrdineEventuale messaggio allegato dall’OfficinaOrdine speciale (Es. Compagnie di noleggio; gestione flotte)Numero telaio

N.B. Nel caso in cui il Riparatore inserisca un codice pezzo non ancora caricato sul DMS, nella casella Messaggio (F) si visualizzerà la seguente comunicazione: “Codice parte non presente sul DMS, inserire il codice manualmente”

35

Cliccare su “STORICO VENDITE”

E’ possibile anche modificare lo stato di un ordine già confermato:

Cliccare sull’identificativo dell’ordine:


1

2

36

Cliccare sul tasto “MODIFICA”

Effettuare le modifiche necessarie nella colonna “messaggio” e “stato”

Cliccare sul tasto ”AGGIORNA”per confermare le modifiche

4

5


3

6Cliccare infine su “Invio Comunicazione” per inviare il nuovo messaggio al cliente

37

ApprofondimentiCome scaricare un nuovo ordine in arrivo

Premere sul pulsante “Salva”per salvare gli ordini sotto forma di file di testo

1

2

3

4

Selezionare uno o più ordini premendo sulla casella della riga corrispondente

Premere sul pulsanteper scaricare tutti gli ordini selezionati

Scegliere dove salvare i file e poi premere “Salva”

Nella sezione “Ordini in arrivo” la Concessionaria può visualizzare tutti i nuovi ordini inviati dalle Officine tramite PartsPartner e scaricarli.

38

ApprofondimentiLato Riparatore

Attraverso il pulsante nella pagina iniziale di PartsPartner la Concessionaria può accedere anche alla sezione del sito che permette di acquistare Ricambi originali delle cinque Case Costruttrici coinvolte nel progetto.

È come se il Rivenditore accedesse al sito in qualità di riparatore.Alla stessa pagina si arriva, infatti, anche premendo sul collegamento

nella barra dei menù in alto a destra.

39

Indice Manuale


Gestione Clienti

Gestione Ordini




Approfondimenti

Supporto

40

Per qualsiasi informazione o problema riguardante PartsPartner poteterivolgervi al Contact Center:

SupportoPartsPartner

Attivo dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 18.00

[email protected]

Numero Verde Numero Verde gratuitogratuito

EE--MailMail

011 0511559FaxFax

Documents

Manuale Concessionario Integrato - V1.1 - PartsPartner · 7 Gestione Clienti Nuovi Clienti Nella pagina iniziale del sito, alla sezione “Nuovi Clienti” puoi visualizzare tutti