Manual SIOP

MANUAL

DEL

USUARIO

SISTEMA INTEGRADO

DE

OPERACIONES

SIOP

Sistema Integrado de Operaciones – SIOP

MÓDULO I

ACTUALIZACIÓN DE PADRONES

Y REGISTRO DE LA PROGRAMACIÓN DE

DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS

USUARIO: PROGRAMAS Y PROYECTOS

Versión 1.0


PRESENTACIÓN El presente manual del usuario tiene por objetivo orientar a las personas responsables del Registro de la programación de Distribución de Alimentos e el Sistema SIOP. Esta etapa del proceso de registro de información en el sistema SIOP, es de suma importancia por las implicancias que tiene en posfuturos procesos de interacción con el sistema SIOP; como son: el Registro de movimientos de Entradas y Salidas de Almacén (Neas y Pecosas), la determinación de la ejecución de los Programas de Nutrición y Complementación Alimentaría de PRONAA y el proceso de seguimiento propio de la actividad de gestión, tanto en la Sede Central como en las Gerencias Locales). En el caso de Pronaa, el principal usuario del sistema SIOP, en esta etapa, es el personal de Programas y Proyectos. Esta guía, presenta el proceso de interacción con el sistema SIOP en esta primera etapa de manera práctica, y siguiendo un orden lógico de trabajo. Específicamente, trata aspectos sobre mantenimiento de información, sobre centros de atención, asignación de centros de atención a CDA, y el proceso de registro y aprobación de la programación de distribución de Alimentos. Esta guía representa una generosa contribución del área de Informática de la Gerencia Local Ica, quien por iniciativa propia propuso el proyecto, ejecuto el mismo y plasmó los resultados a través de este Manual del Usuario Módulo I “Actualización de Padrones y Registro de la Programación de Distribución de Alimentos”, razón por la cual, merece nuestro reconocimiento y más sincero agradecimiento. Lima, julio de 2005.

UAD/Jefatura de Sistemas


ÍNDICE Nº Pág. 1. Ingreso al Sistema Integrado de Operaciones – SIOP 5

2. Descripción de las Opciones de Actualización de Centros

de Atención 7

3. Ingreso de Nuevos Centro de Atención 12

4. Actualización y Asignación de CDA 17

5. Distribución Secundaria de Alimentos – Registro de Nuevas

Programaciones 27

6. Aprobación de la Programación 43


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1. Ingreso al Sistema Integrado de Operaciones – SIOP

Para ingresar al sistema SIOP se deben digitar el nombre de Usuario y la contraseña, ambas claves serán habilitadas por el Área de Informática, click en Aceptar

Una vez ingresados correctamente el nombre de usuario y contraseña, se accede a la ventana Escenario del sistema SIOP, donde se selecciona el Escenario (meta presupuestal) con el cual, se desea trabajar. Seleccionado el Escenario con el cursor del Mouse se debe dar click en Aceptar

Área de Informática – Gerencia Local Ica 2005 Versión 1.0 JSO/ksc


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Ahora nos encontramos en la ventana principal del sistema SIOP. En la parte superior con fondo color azul se puede visualizar el nombre del Sistema, seguido por la Gerencia Local activa y entre paréntesis el Escenario con el cual se está trabajando. Al lado derecho tenemos 3 íconos de ventana: Minimizar, Restaurar y Cerrar.

Inmediatamente debajo se encuentra la barra del menú principal del Sistema en el siguiente orden: - Plan de Trabajo Institucional - Compra de Alimentos - Centros de Atención - Distribución Secundaria - Almacén - Reportes y Estadísticas - Salir Debajo de la barra de menú tenemos 8 íconos que forman parte de la pantalla principal del sistema SIOP: Definir programas y proyectos, Definir proyectos y/o componentes, Definir gastos administrativos, Nota de Entrada Almacén, Pecosas y Salir (del Sistema).

Iconos

Barra del Menú



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Para el caso del Area de Programas y Proyectos se trabaja con las opciones del menú Centros de Atención, Distribución Secundaria y opcionalmente Reportes y Estadísticas. A continuación vamos a describir brevemente las dos (02) primeras, y posteriormente detallaremos cada una de sus opciones: Centros de Atención.- Esta opción del menú permite ejecutar diversas tareas relativas a modificación, actualización, comparación, etc. de los padrones de los Centros de Atención (CA) de la Gerencia Local activa. Cuenta con 3 sub opciones Actualización de Centros de Atención, Centros de Atención vs Centros de Distribución y Aprobación de Centros de Atención. Distribución Secundaria.- Este menú permite realizar la Programación de la Distribución Secundaria de Alimentos por determinados periodos (de tiempo) para los Centros de Atención seleccionados; adicionalmente permite aprobar la programación y realizar el cierre mensual de la distribución. Cuenta con 3 sub menús: Distribución Secundaria de Alimentos, Aprobar Programación y Cierre de Distribución Secundaria.

2. Descripción de las Opciones de Actualización de Centros de Atención

Antes de realizar la Programación de la Distribución Secundaria de Alimentos, el Area de Proyectos debe actualizar los padrones de los diferentes programas (Finalidades), sea añadiendo nuevos Centros de Atención, suspendiendo aquellos que los motivos ameriten, aumentando o disminuyendo la cantidad de beneficiarios del Centro de Atención, etc. De manera similar en el sistema SIOP, antes de realizar la Programación, debe actualizarse el padrón, esta labor se realiza a través de la opción Actualización de Centros de Atención.



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La opción Centros de Atención/Actualización de Centros de Atención nos muestra la siguiente pantalla, en la cual adicionalmente aparece una barra con 13 íconos, agrupados en tres (03) grupos. En el primer grupo tenemos dos (02) íconos Salir (salir de la pantalla actual) y Refrescar.

Refrescar. Cuando se realiza alguna modificación en el sistema SIOP esta no se percibe inmediatamente, es necesario hacer que los datos se actualicen,

para ello debemos refrescar los datos del sistema para poder visualizar los cambios realizados.

En el segundo grupo se ubican íconos cuya función es similar a otras opciones del sistema SIOP, variando su aplicación, según la opción que se haya seleccionado; así por ejemplo, si se selecciona Nuevo dentro de la opción de Centros de Atención, se creará un Nuevo Centro de Atención; si se selecciona Nuevo dentro de la opción de Pecosas, se creará una nueva pecosa, y en el caso de Notas de Entrada de Almacén, se creará una nueva Nea.

Nuevo.- Este ícono permite crear nuevo Centro de Atención, Pecosa, Nea, etc. Editar.- Con este ícono se editan o modifican los datos de un Centro de Atención ya creado o existente.



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Grabar.- Permite grabar los nuevos datos del Centro de Atención o las modificaciones realizadas. Solamente se activa cuando se realiza alguna

modificación. Restablecer.- Se dejan los datos tal como se encontraban antes de realizar la modificación. Una vez grabados los datos no es posible revertir el proceso.

Imprimir.- Permite la impresión de diversos reportes. Anular.- Anula los registros seleccionados.

En el tercer grupo se encuentra los íconos que permiten desplazarse entre los registros de la base de datos:

Primero.- Este ícono (flecha a la izquierda) nos permite regresar al primer registro, desde cualquier registro en que nos encontremos.

Anterior.- (Flecha hacia arriba) permite retroceder al registro inmediatamente anterior (de uno en uno) Siguiente.- (Flecha hacia abajo) permite avanzar al registro inmediatamente siguiente (de uno en uno). Último.- (Flecha hacia la derecha) permite desplazarse al último registro de la base de datos.

Salir.- Sale de la pantalla actual, permiten regresar a la pantalla y menú principales del Sistema.

Debajo de los íconos tenemos 5 pestañas u hojas.

Datos Generales.- Dentro de esta hoja podemos visualizar el Código del Centro de Atención (asignado por el sistema SIOP), el Código Pronaa (código que el CA tenía anteriormente en el SCA), Nombre del Centro de Atención, Dirección, Número de Beneficiarios, Número de Raciones, Estado (en el que se encuentra actualmente: Activo, Suspendido Definitivamente, Suspendido Temporalmente, etc.), Tipo (Autogestionario, etc.) y Monto de Subsidio (si es que recibe). Detalle del Centro de Atención.- En esta hoja podemos ver los datos detallados del Centro de Atención, previamente seleccionado en la hoja de Datos Generales. Es aquí donde se podrán realizar las adiciones o modificaciones del Centro de Atención y sus datos. Esta hoja cuenta a su vez con 5 sub hojas o pestañas:



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General.- Aquí se registran los Datos Generales del Centro de Atención tales como:

− Código del Centro de Atención (asignado por el sistema SIOP). − Código Pronaa (código del SCA). − Gerencia Local. − Oficina de Coordinación: Válido sólo en caso el Centro de Atención

pertenezca al ámbito de alguna Oficina; caso contrario, se puede seleccionar Sede de Unidad.

− Programa/Convenio. La Finalidad por la cual el Centro de Atención recibe atención.

− Tipo de Ración: La ración que corresponde recibir al Centro de Atención conforme a la Finalidad por la que recibe atención.

− Distrito. El Distrito al que pertenece el Centro de Atención. − Centro Poblado: El Centro Poblado en el que se encuentra ubicado el

Centro de Atención. − Zona. Si se encuentra en una zona rural o urbana. − Nombre. Del Centro de Atención. − Dirección. Dirección exacta del Centro de Atención. − Dirección Referencia: La referencia que facilite la ubicación del

Centro de Atención, por ejemplo “Ubicado al costado del local comunal”.

− Estado. Si se encuentra Activo, Suspendido, etc. − Tipo: El tipo de Centro de Atención, por ejemplo si se trata de un

Comedor Infantil, Comedor Popular, Colegio, Posta Médica, Centro de Salud, CEI, Pronoei, Emergencia, etc.

− Creación. La fecha en la que fue creado el Centro de Atención. − Resolución y Número de Resolución: La fecha en la cual se expidió

la resolución de aceptación del Centro de Atención y su Número correspondiente.

− Subsidiado: Si el Centro de Atención cuenta con subsidio o no. − Es CDA? Responder Si en caso se trate el Centro de Atención de un

Centro de Distribución de Alimentos, que a su vez, agrupa a varios Centro de Atención.

− CDA: Especifica a qué CDA se encuentra asignado el CA (a qué CDA pertenece).

Organización.- Aquí se especifican los miembros que integran la Junta Directiva, Comité de Alimentación Escolar, Miembros del Establecimiento de Salud, etc. según corresponda, se indican nombres, apellidos y documentos de identidad. Padrón.- Se registra la cantidad de beneficiarios con los que cuenta el Centro de Atención, casos sociales, cuántas socias tiene, cuántos son hombres y cuántas son mujeres, cantidad de niños y niñas. Estado.- En que situación se encuentra el Centro de Atención, Activo, Suspendido temporalmente, Suspendido definitivamente, etc.



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Motivo vs. Estado.- Si en la hoja de Estado se selecciona que el Centro de Atención ha sido suspendido, en la hoja de Motivo vs Estado debe indicarse la causa de la suspensión, por ejemplo renuncia del Centro de Atención, no preparar los alimentos, problemas de organización, etc. Beneficiarios.- En esta hoja se registran la relación de Beneficiarios del Centro

de Atención 3. Ingreso de Nuevos Centros de Atención

Para ingresar un nuevo Centro de Atención, presionamos el ícono Nuevo Una vez seleccionado el ícono Nuevo, el Sistema se autodirecciona a la pantalla Detalle del Centro de Atención / General, con todos los campos en blanco. Nótese que sólo quedan activos los íconos Salir, Grabar y Restablecer. Ahora podrá ingresar los datos del nuevo Centro de Atención. Dar un click en aquellos recuadros que poseen una flecha al lado derecho, esto activará un menú desplegable con las opciones que podemos necesitar.



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En los recuadros que tienen una barra de color amarillo al lado derecho, podemos presionar F1, esto activará una pantalla de Búsqueda, que facilite la localización de los datos de los Distritos y Centros Poblados.



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Para iniciar la búsqueda del Distrito podemos escribir sobre las líneas amarillas las primeras letras del nombre del distrito o el nombre completo y, presionar el botón Abrir. También podemos presionar directamente este botón, al hacerlo, se mostrará la lista de Distritos, luego se deberá dar un click sobre el nombre del distrito y presionar el botón Seleccionar.



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Después de llenar todos los campos se debe digitar el Nombre del Centro de Atención, la dirección del Centro de Atención y de su Referencia, elegir si va a ser CDA o no. Si el Centro de Atención no es un CDA, el CDA al que pertenece el Centro de Atención se asignara automáticamente en otro proceso.



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Una vez registrada la información General, se pasa a registrar la información correspondiente a Organización (Junta Directiva) y Padrón (cantidad de beneficiarios).

Luego que ha quedado registrada en el Padrón la cantidad de beneficiarios, se debe dar click en el ícono de Grabar (1) y luego click en el icono de Aprobar Padrón (2) a fin que el Sistema pueda actualizar los datos.

(2)

(1)



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Seguidamente el Sistema preguntará si esta seguro de actualizar el padrón del mes. Se debe presionar el botón SI para grabar y actualizar definitivamente los datos. Una vez grabado, podemos regresar a la hoja de Datos Generales y refrescar los datos para visualizar el padrón modificado. Nota.- La creación de un CDA es idéntica a la creación del Centro de Atención, con la única diferencia que en la parte final, donde aparece la pregunta, se debe seleccionar SI para especificar que es un CDA. Hasta este punto hemos aprendido a agregar un nuevo Centro de Atención al padrón, ahora veremos como asignarlo a un CDA.



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4. Actualización y asignación de CDA Para actualizar y asignar los CDA seleccionamos la opción Centros de Atención/Centros de Distribución vs. Centro de Atención en el menú.



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5. Actualización y asignación de CDA Para actualizar y asignar los CDA seleccionamos la opción Centros de Atención/Centros de Distribución vs. Centro de Atención en el menú.

Inmediatamente se accederá a la pantalla siguiente, donde se pueden identificar claramente seis (06) componentes: 1) Parámetros de Búsqueda, 2) Ícono de Aprobar Padrón, 3) Centros de Distribución, 4) Centros de Atención (sin asignar), 5) Botones y 6) Centros de Atención (Asignados).

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En Parámetros de Búsqueda (1) debemos seleccionar la Finalidad con la que vamos a trabajar, dando click en la flecha que se encuentra al dado derecho de la barra Proyectos y Convenios, que hará desplegar una lista con las Finalidades. Al seleccionar la Finalidad, automáticamente se activan los demás paneles de la pantalla. En el componente de Centros de Distribución (3) podemos observar la lista de Centros de Distribución (CDA´s) existentes. Sólo aparecen en esta lista aquellos que han sido seleccionados como CDA durante la creación del Nuevo Centro de Atención. En la lista (3) podemos ver información general referente al CDA, tal como Descripción, Dirección, Total Beneficiarios, Provincia. El Total Beneficiarios esta compuesto por la suma de todos los Centro de Atención asignados al CDA. Si al momento de ingresar los datos para el CDA, se ingresa una cantidad de beneficiarios diferentes, a cero (0), ésta se sumará a la cantidad total de beneficiarios de todos los Centro de Atención que pertenecen al CDA.



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En la parte correspondiente a Centros de Atención (Sin Asignar) (4) podremos observar aquellos Centro de Atención que pertenecen al mismo Distrito que el CDA, pero que aún no han sido asignados al CDA Para asignar un Centro de Atención a un CDA debemos trasladarlo haciendo uso de los botones (5) ubicados en la parte central inferior de la pantalla. Podemos asignar todos a la vez, de uno en uno o, dejarlos sin asignar. Al asignar un Centro de Atencion seleccionado, éste se trasladará a la ventana Centros de Atención Asignados (6).

Asignar todos

Asignar uno, solo el

seleccionado

Sin asignar uno, solo el seleccionad Todos Sin

asignar



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Después de asignar el Centro de Atención a un CDA se debe presionar el botón Grabar, el Sistema mostrará un mensaje indicando que debe aprobar el Padrón; luego de Aprobar el Padrón, el Sistema mostrará otros mensajes, los cuales deben ser aceptados. Automáticamente se incrementará el Total Beneficiarios del CDA en la cantidad de Beneficiarios que posee el nuevo Centro de Atención A asignado.



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Después de haber aprobado el padrón y realizados los cambios, podemos Salir de la pantalla de Asignación de CDA Finalmente debemos Seleccionar la opción Aprobación de Centros de Atención para actualizar el Padrón del mes, también se nos pedirá confirmación, lo cual aceptaremos.



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Hasta este punto hemos explicado cómo añadir nuevos Centros de Atención y cómo asignarlo a un CDA.

Modificación de Datos del Centro de Atención Para modificar algún Dato de un Centro de Atención ya creado, sólo es necesario seleccionar en la hoja de Datos Generales la Finalidad a la cual pertenece el Centro de Atención.



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A continuación seleccionar el Distrito en el cual se encuentra ubicado el Centro de Atención y cuyos datos vamos a modificar, presionar la tecla F1 dentro del cuadro de Distrito para que aparezca la ventana de selección.



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Refrescar los datos y pasar a la hoja Detalle del Centro de Atención. A partir de aquí, sólo queda seleccionar el campo que se desea modificar y realizar el cambio. Presionar el botón de Grabar, aprobar el padrón y actualizarlo para que los cambios queden registrados en el sistema SIOP.



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6. Distribución Secundaria de Alimentos – Registro de Nuevas Programaciones

Una vez concluida la actualización del Padrón de Beneficiarios (descrita en el punto anterior), podemos iniciar el proceso de registro de la Distribución Secundaria. Para realizar el registro de la Distribución Secundaria de alimentos, es necesario, previamente, elaborar la Programación de los Beneficiarios a los que se va a atender y, definir las raciones a entregar. La programación puede ser realizada seleccionando a los beneficiarios por Centro de Distribución (CDA), Centro de Atención (Centro de Atención), Cono o Distrito. Primero debemos seleccionar la opción Distribución Secundaria/Distribución Secundaria de Alimentos.


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El Sistema inmediatamente mostrará una nueva pantalla, en la cual, existen 3 hojas o pestañas: Programación de Alimentos, Beneficiarios Programados y Ración Planificada vs. Ración Operativa.

Programación de Alimentos.- En esta hoja se ingresan los datos iniciales de la Programación de Alimentos para la Distribución Secundaria, tales como: Gerencia Local, Finalidad, Tipo de ración, número de informe que motiva la programación, Centro de Atención que han de ser atendidos y total de días. Esta hoja se encuentra esta dividida en 4 partes: Datos Generales, Datos de los Beneficiarios, Centros de Atención y Distribución de días.

Datos Generales.- En esta parte de la pantalla se seleccionan (con un click en las flechas) los datos de la GL, la Oficina de Coordinación, la Finalidad, Tipo de Ración, mes al que corresponde la programación. También se selecciona el Tipo de Programación, el cual puede ser de tres (03) clases: Inicial, Adicional y de Regularización.



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Programación Inicial.- Es la programación base, y se realiza normalmente al inicio de cada distribución; viene a ser la programación principal, generalmente conformada por todos los Centro de Atención y la canasta o ración completa. Se puede tener una o más Programaciones Iniciales para la misma Finalidad, en el mismo periodo (de tiempo); pero teniendo en cuenta, que cada una de ellas deberá poseer alguna diferencia respecto de las demás; sobre todo, no pueden ser los mismos Centros de Atención o beneficiarios para ambas. Así por ejemplo, una programación inicial puede ser para el Distrito A que tiene 30 CA, 400 beneficiarios e incluir Aceite en Botellas; la segunda Programación Inicial puede ser para el Distrito B con 5 Centros de Atención, 100 beneficiarios y se entrega Aceite en bidones. Al momento de la consolidación de las ejecuciones por Finalidad y Distrito, se van a sumar todas las Programaciones Iniciales que correspondan a un determinado periodo de tiempo y para la misma Finalidad; vale decir, en el ejemplo anterior se sumarán los 400 beneficiarios del Distrito A más los 100 beneficiarios del Distrito B, al igual que los productos y monto en soles atendidos.

Programación de Regularización.- Es la que se realiza a partir de una Programación Inicial (referencial) en la cual no se ha registrado una canasta completa, situación, que transcurrido algunos días, se regulariza distribuyendo el producto faltante, a fin de completar la canasta o la ración escogida (en la Programación Inicial). En esta Programación se consideran los mismos Centros de Atención y beneficiarios que la Programación Inicial de referencia, razón por la cual, estos Beneficiarios no se suman a los efectos de consolidar la Ejecución; pero en cambio, sí se suma, lo que corresponde a volumen de alimentos y valor monetario distribuido.

Programación Adicional.- También se realiza sobre la base de una Programación Inicial de referencia; pero, en ésta se pueden incluir productos que no están contemplados en la canasta normal de una determinada Finalidad (por ejemplo: Mezcla Fortificada para Almuerzos Escolares). En este caso se trata de entregas que han sido autorizadas por la Sede Central, debido a circunstancias previamente evaluadas. Se Consideran los mismos Centros de Atención que la Programación Inicial de referencia, por lo cual, la cantidad de beneficiarios no se suman en el consolidado de la Ejecución.

Datos de los Beneficiarios.- Aquí se seleccionan los Centro de Atención que serán programados, los cuales pueden ser filtrados o agrupados según el criterio de CDA al que pertenecen, Distrito, Cono o invidualmente.

Centros de Atención (Preliminar).- Aquí aparece la lista de Centros de Atención seleccionados en el párrafo anterior; en esta parte también se pueden “desmarcar” aquellos Centros de Atención que no deben ser atendidos, antes de pasar a la lista definitiva de los que se atenderá.



Distribución de Días.- En esta ventana se digita, para cada mes, el número de días que cubrirá la atención a los CA seleccionados. Beneficiarios Programados.- En esta ventana aparece la relación definitiva de los CA’s que serán atendidos con la Programación registrada.

Ración Planificada vs. Ración Operativa.- En esta hoja se seleccionan los productos y las raciones que conforman la canasta programada para los beneficiarios o CA seleccionados.

Para crear una nueva programación, dar un click en el botón Nuevo, aparecerán todos los campos en blanco, debiendo seleccionarse cada una de las opciones para el respectivo llenado de datos.


- La Sede de Unidad u Oficina de Coordinación según corresponda.

- La Finalidad


- El Tipo de Programación (Inicial, Regularización o Adicional)


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- Seleccionar el mes al cual corresponde la programación. No se puede realizar una programación para un mes pasado (anterior al actual), por ello, la ventana Distribución de días aparece, en este caso, con los meses anteriores deshabilitados (fondo color azul). Si se pueden realizar programaciones para meses posteriores, lo que se deberá indicar en el campo Duración (meses).

- Por cada mes se debe ingresar el número de días para el cual, se está programando distribución de alimentos. El número de días ingresados en la ventana Distribución de Días, debe coincidir con el indicado en el campo Número de Días.



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- También es necesario digitar el número del Informe de Programas y Proyectos que motiva la programación. En el caso de productos con distribución directa por parte del Proveedor (Papilla de PACFO, Mezcla, leche, galleta o pan de Desayunos Escolares, etc.) se debe habilitar el check de Distribución Directa.

Check Distribución Directa

- Luego de completar cada uno de los campos de la ventana Datos Generales, se debe posicionar el cursor en alguno de los campos de la ventana Datos de los Beneficiarios y presionar la tecla F1 para ubicar los registros a seleccionar, según como se desee hacer el filtrado (CDA, Centros de Atención, Cono o Distrito). Si se desea modificar la opción de filtrado, es necesario primero presionar el botón Limpiar, ubicado en la parte inferior.



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- Se digita la palabra completa o algunas letras del nombre del Distrito, CDA, Centro de Atención o Cono a ubicar y, presionar Abrir.

El Sistema mostrará aquellas opciones que coinciden con la cadena ingresada. Si se presiona directamente el botón Abrir el Sistema mostrará la lista completa. Se selecciona el Distrito, CDA, Cono o Centro de Atención (con click sobre el registro hasta que aparezca un fondo azul) y, presionar Seleccionar.



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- Presionar el botón Grabar para que el Sistema grabe los Datos hasta aquí

seleccionados. - Se debe presionar el botón Refrescar Beneficiarios (ícono de bandera color verde).

En la parte Centros de Atención (Preliminar) aparecerá la lista de Centros de Atención o, aquellos CA que correspondan al Distrito, Cono o CDA seleccionado. En esta ventana aparece un check en la columna Sel. Si se desactiva el check, el Centro de Atención queda excluido de la programación



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- Presionar el botón Asignar Beneficiarios a fin de que los Centros de Atención seleccionados se registren definitivamente en la Programación. El Sistema entonces mostrará un mensaje, solicitando confirmación.



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El Sistema al aceptar nuestra confirmación, mostrará la hoja Lista de Beneficiarios Programados, la cual muestra la relación definitiva de Centros de Atención programados, los días de atención, Cantidad de Beneficiarios, Peso en Kg. y Monto en Soles (esto último se completará automáticamente, conforme se registre más adelante la ración).

- Para ingresar la Ración que se entregará a cada CA, seleccionar la hoja Ración

Planificada vs. Ración Operativa. Para ello, posicionar el cursor en alguna de las familias de productos que conforman la ración (Cereales, Menestras, Oleaginosas, etc.) y dar click en el botón Nuevo.



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- Al presionar el botón Nuevo, se esta creando la ración que será distribuida por CA y por Beneficiario. La ración se expresa en gramos. Por ejemplo, si vamos a distribuir solamente Arroz, posicionar el cursor sobre la Familia Cereales de la columna Descripción, en la ventana Listado Ración Planificada del PTI, presionar Nuevo, y en Listado Ración Operativa se activará una Línea con la familia del producto.

- Completar cada uno de los campos. Primero, seleccionar la Fuente de Financiamiento (previamente, el área de Almacenes debe haber confirmado los niveles de stock).



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- Seleccionar el Producto, en el campo Código Producto presionar la tecla F1 y

aparecerá una ventana de Búsqueda, escribir el nombre del producto y presionar el botón Abrir.

- Seleccionar el producto requerido.



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- De manera similar que con el Producto, proceder con el Código de Envase.



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- Seleccionar el Envase que corresponde al producto.

- Luego ingresar el peso en gramos a distribuir, seleccionar los decimales que debe contener el peso y, definir si se va a entregar bultos enteros (Sí o No). Finalmente, presionar el botón Grabar y repetir el procedimiento para con cada una de las familias de productos que conforman la ración. Los productos seleccionados serán los que se deberán distribuir; por tanto, son los que deben aparecer en las actas y pecosas, de acuerdo a la cantidad de días y beneficiarios seleccionados.



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En la hoja Lista de Beneficiarios Programados se mostrarán los pesos totales programados para cada Centro de Atención y su equivalente en soles.

Si se da un click sobre el botón de Impresión, se podrán imprimir las correspondientes Órdenes de Despacho, Actas de Entrega, etc.



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7. Aprobación de la Programación Se pueden registrar varias programaciones dentro el mismo mes, para la misma Finalidad, pero, solamente podrán ejecutarse (emitir pecosas) aquellas que se encuentren aprobadas por las personas autorizadas. El Flujo de aprobación de la Programación (responsables) debe ser coordinada con el Area de Informática de la Gerencia Local para que ésta realice los cambios necesarios. Toda programación puede ser modificada, borrada o editada hasta antes de su aprobación. Una vez aprobada, no se puede realizar ningún cambio. Para aprobar una Programación seleccionar la opción Distribución Secundaria / Aprobar Programación de Alimentos.



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El Sistema nos muestra ahora la siguiente pantalla con cuatro (04) hojas: 1) Programación, 2) Beneficiarios, 3) Ración y 4) Flujo de Aprobación. En la hoja Programación aparece el Listado de Programaciones de Alimentos registrado, para ello se debe dar click en la flecha situada a la derecha del campo Programa/Convenio, el cual desplegará una lista en la que se debe seleccionar la Finalidad correspondiente. Asimismo, se debe seleccionar el mes de programación (por defecto se asume el activo). En la parte Estado seleccionar la situación en la que se encuentra la Programación: Pendiente de aprobación, Aprobado o Todos, seleccionar esta última opción si se desea mostrar todas las programaciones (pendientes y aprobadas). Por ahora, a modo de ejemplo, seleccionar las programaciones que se encuentran pendientes.



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Según las opciones seleccionadas aparecerán en la lista las programaciones que cumplan los criterios especificados. En la lista se pueden observar dos (02) recuadros de check: Aprobado y Atendido, los cuales se activarán según las programaciones sean aprobadas y atendidas (almacén registre la Pecosa) respectivamente. Se debe dar click en la programación para seleccionarla.

En las hojas Beneficiarios y Ración se pueden apreciar los beneficiarios y las raciones registrados en la programación seleccionada. En la hoja Raciones, parte inferior, además se puede visualizar, ‘de ser el caso’ la relación de aquellos productos que no han sido programados.

Productos programados

Productos No programados



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En la hoja Flujo de Aprobación se muestra la lista del personal responsable de realizar la aprobación de la programación. Para esto es necesario que el personal designado, sea registrado en el sistema por el Área de Informática, para lo cual, será registrado como usuario del sistema y poseerá una contraseña de acceso para validarse. Esta función conlleva responsabilidad en cada uno de los procesos aprobados. Por ello, antes de aprobar una programación es necesario realizar la verificación respectiva; si alguna información debe ser modificada, aún es posible presionar el botón Editar y realizar los cambios requeridos. Una vez que se ha revisado la programación, beneficiarios y raciones se procederá a aprobar la programación; para ello, basta con seleccionar nuestro nombre de usuario y presionar el botón Aprobar Programación; el Sistema solicitará una confirmación, la cual debemos aceptar. De ser más de uno los responsables de aprobar las programaciones, cada uno deberá repetir el mismo procedimiento.



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En la hoja Flujo de Aprobación se muestra la lista de personal responsable de realizar la aprobación de la programación. Para esto es necesario que el personal designado, sea registrado en el sistema por el Área de Informática y; a su vez, será usuario del sistema y poseerá una contraseña de acceso para validarse, lo cual conlleva responsabilidad en cada uno de los procesos aprobados. Por ello, antes de aprobar una programación es necesario realizar la verificación respectiva; si alguna información debe ser modificada, aún es posible presionar el botón Editar y realizar los cambios requeridos. Una vez que se ha revisado la programación, beneficiarios y raciones se procederá a aprobar la programación; para ello, basta con seleccionar nuestro nombre de usuario y presionar el botón Aprobar Programación; el Sistema solicitará una confirmación, la cual debemos aceptar. De ser más de uno, los responsables de aprobar las programaciones, cada uno deberá repetir el mismo procedimiento.



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Si regresamos a la hoja Programación, y seleccionamos en la parte Estado, la opción Todos, obtendremos el listado de las programaciones Pendientes y Aprobadas; así podremos ver cuáles encuentran atendidas, y cuáles no. Para salir de esta pantalla damos click en salir y retornamos a la pantalla principal. Ahora se pueden imprimir definitivamente las Órdenes de Despacho, Actas de Entrega, Consolidados y Padrones de Distribución.

Finalmente, es necesario seleccionar la opción Distribución Secundaria / Cierre Distribución Secundaria, ya que mientras no se realice el Cierre de la Distribución Secundaria, no podremos volver a realizar modificaciones en el padrón, ni actualizar los Centros de Atención.



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El Sistema mostrará un mensaje solicitando la confirmación para efectuar el Cierre, damos click en Sí. El cierre de la Distribución Secundaria se puede ejecutar en cualquier etapa del proceso, no es necesario llegar a aprobar la programación, un caso muy distinto es el Cierre Mensual de Almacén, que se realiza una sola vez al mes y únicamente puede ser realizado por el Área de Almacén.

Cumplido hasta aquí el proceso descrito, de interacción con el sistema SIOP por parte del Área de Programas y Proyectos de una Gerencia Local; queda a partir de ahora, la ejecución por parte del Área de Almacenes de las programaciones aprobadas. El Área de Almacenes es responsable de la emisión de las PECOSAS de distribución secundaria, correspondientes.


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