2011

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALUniversidad de CuencaManual de Usuario, del sistema de gestin documental de la Universidad de Cuenca.

Oscar Alvear A. Direccin de Desarrollo Informtico 15/09/2011

DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONES

Tabla de contenidoIntroduccin. ................................................................................................................................. 4 Proceso de envo. .......................................................................................................................... 4 Proceso de Envo Detallado........................................................................................................... 5 1) a) b) c) d) e) 2) a) b) 3) a) b) 4) a) b) c) d) 5) a) b) Crear Documento.................................................................................................... 5 Nuevo ...................................................................................................................... 5 Buscar Destinatario y Emisor ......................................................................... 5 Tipos de Documento .............................................................................................. 6 Llenar Datos.......................................................................................................... 6 Bandeja de En Elaboracin. ........................................................................ 7 Editar Documento ................................................................................................... 7 Seleccionar Documento. .................................................................................. 7 Modificar datos .................................................................................................... 7 Reasignar ................................................................................................................... 8 Seleccionar Documento .................................................................................... 8 Reasignar Documento ....................................................................................... 8 Firmar y Enviar ........................................................................................................ 9 Seleccionar Documento .................................................................................... 9 Seleccionar Firmar/Enviar ............................................................................... 9 Firmar y Enviar ...................................................................................................... 10 Bandeja de Enviados ....................................................................................... 10 Imprimir ................................................................................................................... 10 Bandeja Por Imprimir ...................................................................................... 10 Imprimir ............................................................................................................... 11

Proceso de Recepcin ................................................................................................................. 11 6) a) 7) a) b) c) 8) Bandeja de recibidos ........................................................................................... 11 Verificacin en la Bandeja de Recibidos .................................................. 11 Reasignar ................................................................................................................. 11 Seleccionar Documento .................................................................................. 11 Seleccionar Opcin Reasignar...................................................................... 12 Reasignar ................................................................................................................. 12 Responder................................................................................................................ 13

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONES a) b) c) Seleccionar Archivo .......................................................................................... 13 Seleccionar Opcin Responder .................................................................... 13 Responder................................................................................................................ 13

Varios........................................................................................................................................... 14 9) 10) 11) 12) Archivar .................................................................................................................... 14 Restaurar ................................................................................................................. 15 Informar ................................................................................................................... 15 Comentar ................................................................................................................. 16

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONES

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD DE CUENCA Introduccin.En un entorno donde la informacin digital se ha vuelto extremadamente importante, y donde una empresa sea esta de mediano o de gran tamao necesita tener un control de los oficios manejados por cada uno de sus empleados, para ello es necesario un sistema que tenga los requisitos bsicos para todo el manejo documental, como son la entrada, reenvo, despacho, recepcin y almacenamiento de documentos dentro de la empresa. En los actuales das la informtica ha cambiado el mundo, y mucho ms en empresas o instituciones de gran prestigio, donde todo se basa en informacin digital. Es por esta razn que la Universidad de Cuenca, por medio de la Direccin de Desarrollo Informtico ha iniciado un proyecto que cambiar radicalmente la eficiencia en el manejo de la documentacin interna, implementando un sistema en web que permita a los funcionarios de la Universidad, poderse comunicar por medio de oficios, memos, circulares digitales, permitiendo la eliminacin de tiempos muertos como son la impresin, envo de informacin, y sobretodo conservando el medio ambiente ya que al ser todo digital se realiza un gran ahorro tanto en papel como en tinta.

Proceso de envo.Para enviar un documento (oficio, memorando, circular, etc.), se debe seguir los siguientes pasos.

El jefe o asistente crea el documento. Se pude modificar el documento mientras no sea enviado. Se puede reasignar el documento si el que crea no es el jefe de la dependencia. El jefe firma y enva el documento. El asistente imprime el documento (En este instante el documento es enviado al destinatario).

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Proceso de Envo Detallado1) Crear Documento

Para crear un documento, se debe tener permisos para esta accin, solo algunos usuarios como jefes o asistentes tiene esta opcin.a) Nuevo

Se escoge la opcin Nuevo de la barra lateral izquierda del Sistema como se muestra en la figura Fig. 1-a.

Fig. 1-a.

b) Buscar Destinatario y Emisor

Para especificar quien es el destinatario y quien es el emisor se escoge la opcin Buscar de/para, como se muestra en la figura Fig. 1-b1. Luego en la ventana emergente que aparece se busca a emisor y destinatarios por diferentes campos como tipo de usuario, cdula, institucin o rea, como se muestra en la figura Fig. 1-b2.

Fig. 1-b1.

Fig. 1-b2.

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONESc) Tipos de Documento

Existen 4 tipos de documentos que se pueden crear: Oficio Memorando Circular Acuerdo

El tipo Oficio solo se puede escoger cuando es un documento externo. Para trmites internos se debe escoger cualquiera de las otras opciones.

Fig. 1-c.d) Llenar Datos

Luego se llenan los datos de nmero de referencia, asunto y cuerpo del documento. El nmero de referencia se debe llenar solo cuando el documento es creado a partir de otro documento existente.

Fig. 1-d.

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONESe) Bandeja de En Elaboracin.

Cuando se ha terminado de se acepta y documento va a la bandeja de En Elaboracin.

Fig. 1-e.

2) Editar Documento

Cuando un documento queda en la bandeja de en elaboracin. Se puede seguir editndolo hasta que est aprobado.a) Seleccionar Documento.

Para editar un documento se debe seleccionar, para esto se sigue el enlace de la fecha del documento, de la lista de documentos en la bandeja en elaboracin.

Fig. 2-a.b) Modificar datos

Luego se selecciona Editar del men superior y se editan cualquiera de los datos del documento.

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Fig. 2-b.3) Reasignar

Si se est creando un documento en nombre de otro, como por ejemplo que una asistente cree un documento en nombre del jefe, para poder enviarlo se debe reasignar al usuario emisor.a) Seleccionar Documento

Se selecciona el documento, con el enlace de la fecha del documento.

Fig. 3-a.b) Reasignar Documento

Luego se selecciona Reasignar del men superior y se busca al usuario al que se desea reasignar.

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Fig. 3-b.4) Firmar y Enviar

Para enviar el documento se debe firmar y enviar el documento.a) Seleccionar Documento

Se selecciona el documento, con el enlace de la fecha del documento.

Fig. 4-a.b) Seleccionar Firmar/Enviar

Se selecciona la opcin firmar y enviar en el men superior.

Fig. 4-b.

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONESc) Firmar y Enviar

Se puede ingresar algn comentario y se acepta la firma y el envo.

Fig. 4-c.d) Bandeja de Enviados

Una vez firmado y enviado el documento pasa a la bandeja de enviados y a la cola de impresin.

Fig. 4-d.5) Imprimir

Para finalizar el envo, hay que imprimir el documento si es necesario, por esto queda en archivos por imprimir.a) Bandeja Por Imprimir

Se escoge el documento del la bandeja Por Imprimir.

Fig. 5-a.

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONESb) Imprimir

Se escoge la opcin Enviar del men superior.

Fig. 5-b.

Proceso de Recepcin6) Bandeja de recibidos a) Verificacin en la Bandeja de Recibidos

Cuando llega un documento aparece en la bandeja de Recibidos.

Fig. 6-a.7) Reasignar a) Seleccionar Documento

Se selecciona el documento, con el enlace de la fecha del documento.

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Fig. 7-a.b) Seleccionar Opcin Reasignar

Se escoge la opcin reasignar del men superior, de la vista del documento.

Fig. 7-b.c) Reasignar

Se busca el usuario al que deseamos reasignar, este proceso se puede hacer por rea y por usuario. Se puede hacer un comentario y se acepta la reasignacin.

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONES Fig. 7-c.8) Responder a) Seleccionar Archivo

Se selecciona el documento, con el enlace de la fecha del documento.

Fig. 8-a.b) Seleccionar Opcin Responder

Se escoge la opcin Responder del men superior del la vista del documento.

Fig. 8-b.c) Responder

Se llena los datos con la respuesta al documento, por defecto se crea un documento con nmero de referencia al documento original, y seleccionado la opcin De / Para.

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Fig. 8-c.

Varios9) Archivar

Se pude archivar los documentos recibidos o enviados.

Fig. 9.

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONES10) Restaurar

Una vez archivados, si es necesario, se pueden restaurarlos, para poder reenviar, reasignar o responder.

Fig. 10.11) Informar

Se puede informar sobre un documento a cualquier usuario del sistema.

Fig. 11.

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DIRECCION DE DESARROLLO INFORMATICOAREA DE REDES Y COMUNICACIONES12) Comentar

Se puede dejar un comentario del documento en cualquier momento.

Fig. 12.

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