Sistem Aplikasi eProcurement

Registrasi (Penyedia Barang/Jasa)

2014

Powered by ProMISE

Panduan Aplikasi e-Procurement

i

KATA PENGANTAR

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi eProcurement ini dibuat sebagai pedoman dalam

mengoperasikan aplikasi eProcurement.

eProcurement dikembangkan berdasarkan prosedur dan proses bisnis yang disesuaikan dalam lingkup

PT. PEGADAIAN (Persero). Implementasi eProcurement dibuat dengan tujuan agar proses pengadaan

dapat lebih cepat, efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta

meningkatkan daya saing perusahaan.

Ruang lingkup implementasi eProcurement saat ini mencakup proses pelaksanaan pengadaan dimana

akan terus dikembangkan seiring dengan terjadinya perubahan kebijakan perusahaan.

Demikian panduan ini disusun dengan harapan dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya sesuai dengan

kebutuhan.

Jakarta, September 2014

Bagian e-Procurement

Panduan Aplikasi e-Procurement

ii

Daftar Isi

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... i

Daftar Gambar ....................................................................................................................................iii

Daftar Tabel ........................................................................................................................................ iv

I. Registrasi Penyedia Barang/Jasa ............................................................................................ 1

II. Penutup ..................................................................................................................................... 11

Panduan Aplikasi e-Procurement

iii

Daftar Gambar

Gambar 1 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa ..................................................................................................... 1

Gambar 2 : Form Data Perusahaan .................................................................................................................... 2

Gambar 3 : Tampilan Pop-up Pilih Daftar Unit ................................................................................................... 4

Gambar 4 : Form Data Pokok Perusahaan ......................................................................................................... 5

Gambar 5 : Tambah Bidang Subbidang ........................................................................................................... 5

Gambar 6 : Form Tambah Master Bank ............................................................................................................. 6

Gambar 7 : Form Data Pengalaman ................................................................................................................... 7

Gambar 8 : Form Konfirmasi Data Tersimpan .................................................................................................... 8

Panduan Aplikasi e-Procurement

iv

Daftar Tabel

Tabel 1 : Data Input Form Data Perusahaan ...................................................................................................... 3

Tabel 2 : Data Input Pop-up Pilih Daftar Unit ..................................................................................................... 5

Tabel 3 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan ........................................................................................... 5

Tabel 4 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang .............................................................................................. 5

Tabel 5 : Data Input Form Tambah Master Bank ............................................................................................... 6

Tabel 6 : Data Input Form Data Pengalaman ..................................................................................................... 7

Panduan Aplikasi e-Procurement

1

I. Registrasi Penyedia Barang/Jasa

Calon mitra kerja yang ingin mendapatkan id login dan password dan mengikuti pengadaan yang

diadakan oleh PT. PEGADAIAN (Persero) harus mendaftarkan diri terlebih dahulu dengan klik tombol

pendaftaran seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1 : Registrasi Penyedia Barang/Jasa

Dengan menu ini, aplikasi akan menampilkan formulir data perusahaan seperti yang terdapat

pada Gambar 2

Panduan Aplikasi e-Procurement

2

Gambar 2 : Form Data Perusahaan

Panduan Aplikasi e-Procurement

3

Tabel 1 : Data Input Form Data Perusahaan

Nama Isian Keterangan

User ID

Nama Pengguna Isi nama dari yang bersangkutan

Nama Login Isi Id Login yang diinginkan untuk digunakan mengakses aplikasi eProcurement

Tombol Check Login Mencek login ke database

Password Isi kata kunci yang digunakan sebagai verifikasi pengguna pada saat ingin mengakses aplikasi eProcuremennt

Retype Password Isi Konfirmasi kata kunci

Data Perusahaan

Kualifikasi Pilih Kualifikasi perusahaan

Asosiasi (optional) Pilih Asosiasi yang dimiliki perusahaan (dapat dikosongkan)

Mendaftar di Unit Pilih Unit tempat pendaftaran penyedia barang/jasa

Nama Perusahaan Isi nama perusahaan

Alamat & Kota Isi alamat dan kota perusahaan

Propinsi Pilih propinsi perusahaan

Kode Pos Isi Kode pos perusahaan

Telepon Isi Telepon perusahaan

Fax Isi Fax perusahaan

Penanggung Jawab Isi Penanggung jawab perusahaan

Nomor KTP Isi Nomor KTP Penanggung jawab perusahaan

Email Isi Email perusahaan

Nama Pimpinan Isi Nama pimpinan perusahaan

Homepage Alamat situs perusahaan

Data Lainnya

No NPWP Isi nomor NPWP perusahaan

Tombol Check NPWP Mencek NPWP ke database

Upload Dokumen Upload dokumen NPWP

No SP PKP Isi Nomor SP PKP

Dokumen SP PKP Upload dokumen SP PKP

No SIUJK Isi Nomor Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi

Tanggal Berakhir SIUJK Pilih Tanggal berakhir Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi

Dokumen SIUJK Upload dokumen SIUJK

No SIUP Isi Nomor Surat Ijin Usaha Perorangan

Tanggal Berakhir SIUP Pilih Tanggal berakhir Surat Ijin Usaha Perorangan

Dokumen SIUP Upload dokumen SIUP

No Surat Ijin Usaha Lainnya Isi nomor Surat Ijin Usaha Lainnya

Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lainnya

Pilih Tanggal Terbit Surat Ijin Usaha Lainnya

Dokumen Surat Izin Usaha Lainnya Upload dokumen surat izin usaha lainnya

No Akta Pendirian perusahaan Isi nomor Akta Pendirian perusahaan

Tanggal Akta Pilih Tanggal Akta Pendirian perusahaan

Dokumen Akta Upload dokumen Akta Pendirian/Perubahan terakhir perusahaan

No Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

Isi No Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

Tanggal Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

Pilih tanggal Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

Dokumen Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

Upload dokumen Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

No Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir

Isi No Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir

Panduan Aplikasi e-Procurement

4

Tanggal Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir

Pilih tanggal Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir

Dokumen Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir

Upload dokumen Akta Perubahan Pendirian Perusahaan terakhir

No Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

Isi No Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

Tanggal Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan Terakhir dari Kementrian Hukum & HAM

Pilih tanggal Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan Terakhir dari Kementrian Hukum & HAM

Dokumen Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan Terakhir dari Kementrian Hukum & HAM

Upload dokumen Surat Pendaftaran Akta Pendirian Perusahaan dari Kementrian Hukum & HAM

No Sertifikat Badan Usaha Isi nomor Sertifikat Badan Usaha

Tanggal Berakhir Sertifikat Badan Usaha (SBU)

Pilih Tanggal Berakhir SBU

Dokumen Sertifikat Badan Usaha (SBU)

Upload dokumen SBU

No Surat Domisili Perusahaan (SDP) Isi nomor Surat Domisili Perusahaan (SDP)

Tanggal berakhir Surat Domisili Perusahaan (SDP)

Pilih Tanggal berakhir Surat Domisili Perusahaan (SDP)

Dokumen Surat Domisili Perusahaan (SDP)

Upload dokumen Surat Domisili Perusahaan (SDP)

No Copy Laporan Keuangan tahun terakhir (audited)

Isi nomor Copy Laporan Keuangan tahun terakhir (audited)

Dokumen Upload dokumen Copy laporan keuangan tahun terakhir (Audited)

Tombol Batal Membatalkan registrasi

Tombol Lanjut Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya

Gambar 3 : Tampilan Pop-up Pilih Daftar Unit

Panduan Aplikasi e-Procurement

5

Tabel 2 : Data Input Pop-up Pilih Daftar Unit

Nama Isian Keterangan

Isian keyword Isi dengan nama Unit

Combo 1 Pilih sesuai katagori pencarian

Tombol Cari Untuk mencari nama wilayah, sesuai dengan keyword Tombol Pilih Untuk memilih nama wilayah

Setelah pengguna menekan tombol lanjut, maka aplikasi akan menampilkan formulir data pokok

perusahaan seperti pada Gambar 4.

Gambar 4 : Form Data Pokok Perusahaan

Tabel 3 : Data Input Form Data Pokok Perusahaan

Nama Isian Keterangan

Tombol Tambah Untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan

Tombol Aksi (Delete) Untuk menghapus bidang-subbidang usaha

Tombol Lanjut Untuk melanjutkan ke proses berikutnya

Pengguna dapat menekan tombol tambah untuk menambah data bidang-subbidang perusahaan.

Setelah pengguna menekan tombol tambah, aplikasi akan menampilkan formulir tambah bidang-

subbidang seperti pada Gambar 5.

Gambar 5 : Tambah Bidang Subbidang

Tabel 4 : Data Input Tambah Bidang - Subbidang

Nama Isian Keterangan

Dropdown bidang usaha Untuk menampilkan daftar subbidang usaha yang sesuai dengan bidang usaha yang dikehendaki

Checkbox subbidang usaha Untuk memilih subbidang usaha yang dikehendaki

Tombol Pilih Untuk menambahkan bidang-subbidang usaha yang telah dipilih ke dalam data pokok perusahaan

Panduan Aplikasi e-Procurement

6

Setelah pengguna menekan tombol pilih, maka aplikasi akan menampilkan daftar bidang-subbidang

yang telah dipilih sebelumnya. Untuk melanjutkan ke proses berikutnya, pengguna dapat menekan

tombol lanjut dan aplikasi akan menampilkan formulir tambah master bank seperti pada Gambar 6 .

Gambar 6 : Form Tambah Master Bank

Tabel 5 : Data Input Form Tambah Master Bank

Nama Isian Keterangan

Nama Bank Pilih Nama bank yang digunakan

Cabang Bank Cabang bank tempat akun bank terdaftar

Alamat Alamat bank terdaftar

Kota Kota tempat akun bank terdaftar

Nomor Account Nomor akun bank perusahaan

Nama Pemegang Account Nama pemegang akun bank perusahaan

Tombol Lanjut Untuk melanjutkan ke proses berikutnya

Tombol Lewat Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan tidak menyimpan data master bank.

Setelah pengguna menekan tombol lanjut, aplikasi akan menampilkan formulir data pengalaman

seperti pada Gambar 7.

Panduan Aplikasi e-Procurement

7

Gambar 7 : Form Data Pengalaman

Tabel 6 : Data Input Form Data Pengalaman

Nama Isian Keterangan

Nama Paket Pekerjaan Nama Paket Pekerjaan dari pengalaman terakhir

Tambah (Bidang-subbidang)

Pop-up untuk menambah data bidang-subbidang pengalaman perusahaan

Lokasi Lokasi pekerjaan

Nama Nama pemberi tugas pada pekerjaan ini

Alamat Alamat pemberi tugas pada pekerjaan ini

Telepon Telepon pemberi tugas pada pekerjaan ini

Nomor Nomor kontrak pekerjaan

Tanggal Tanggal mulai kontrak pekerjaan

Nilai Kontrak Nilai kontrak pekerjaan

Kontrak Tanggal berakhir kontrak pekerjaan

BA Serah Terima Tanggal berita acara serah terima pekerjaan

Keterangan Pekerjaan Keterangan pekerjaan

Upload File Kontrak Upload file kontrak pekerjaan

Tombol Lanjut Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya dengan menyimpan data pengalaman

Tombol Lewat Untuk melanjutkan ke proses selanjutnya tanpa menyimpan data pengalaman

Setelah pengguna menekan tombol lanjut atau skip, aplikasi akan menampilkan konfirmasi penyimpan

data registrasi seperti pada Gambar 8.

Panduan Aplikasi e-Procurement

8

Gambar 8 : Form Konfirmasi Data Tersimpan

Panduan Aplikasi e-Procurement

9

Pengguna dapat mencetak data registrasi dengan menekan tombol Cetak Data pada halaman

konfirmasi penyimpanan ini sedangkan untuk kembali kehalaman home tekan tombol Kembali.

II. Approval Vendor Setelah vendor melakukan registrasi, maka admistrator wilayah bertugas untuk melihat, dan

menyetujui atau tidak calon vendor yang telah melakukan registrasi.

Lakukan login pada sistem (Gambar 9) kemudian tekan tombol Masuk maka sistem akan

melakukan verifikasi pengguna, jika diterima sistem akan memberikan tampilan sesuai dengan hak

akses pengguna.

Gambar 9 : Login & Kata Kunci

Tabel 7 : Data Input Login

Nama Isian Keterangan

Pengguna Nama pengguna

Kata Kunci Kata Kunci pengguna

Tombol Masuk Untuk masuk ke dalam aplikasi eProcurement

Tombol Lupa Password Untuk mengakses form lupa password

Gambar 10 : Form Lupa Password

Panduan Aplikasi e-Procurement

10

Tabel 8 : Data Isian Form Lupa Password

Nama Isian Keterangan

Masukkan email anda Isi dengan email pengguna

Tombol Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

Tombol Simpan Untuk menyimpan data lupa password

Panduan Aplikasi e-Procurement

11

III. Penutup

Dengan adanya buku panduan penggunaan aplikasi eProcurement, diharapkan

mempermudah pengguna dalam mengoperasikan aplikasi eProcurement sesuai dengan pedoman

yang terdapat dalam buku ini.

Dengan kemudahan pengoperasian sistem, diharapkan proses pengadaan dapat lebih cepat,

efisien, transparan, dan terintegasi sehingga dapat memberikan nilai tambah serta meningkatkan daya

saing perusahaan.