Manual Redacao Oficial2012

MANUAL DE REDAÇÃOOFICIAL

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS - 2012

2

GovernadorAntonio Augusto Junho Anastasia

Vice-GovernadorAlberto Pinto Coelho

Secretário-Geral da GovernadoriaGustavo de Castro Magalhães

Secretário-Geral Adjunto da GovernadoriaThiago Henrique Barouch Bregunci

Equipe Técnica

Coordenação e ElaboraçãoLuciana Reis de Melo

RevisãoP. S. Lozar

ApoioAssessoria de Apoio Administrativo e Redação Oficial

Subsecretaria de Comunicação Social (Subsecom)

3

PARTE 1 – APRESENTAÇÃO ......................................5

Apresentação ............................................................................... 6

PARTE 2 – LINGUAGEM ............................................7

2.1 Características da Redação Oficial ......................................... 8

Impessoalidade ...............................................................................9

Clareza ............................................................................................9

Concisão .........................................................................................9

Formalidade ....................................................................................10

Padronização ...................................................................................10

Correção .........................................................................................10

2.2 Adequação ao contexto .......................................................... 10

2.3 Dicas para a estruturação de textos ...................................... 11

2.4 Dicas para a elaboração de textos oficiais ............................. 12

2.5 Trechos reescritos ................................................................... 13

• Guia de Consulta Rápida ........................................................... 15

PARTE 3 – MODELOS DOS DOCUMENTOS ................17

3.1 Introdução ..............................................................................18

3.2 Normas da Correspondência Oficial .......................................19

3.2.1 Pronomes de tratamento .......................................................19

Emprego dos pronomes de tratamento ..................................20

Concordância com os pronomes de tratamento .....................23

3.2.2 Fechos para comunicações .....................................................23

3.2.3 Identificação do signatário .....................................................24

4

3.3 Formatação e diagramação dos documentos ....................... 25

3.4 Endereçamento nos envelopes .............................................. 26

3.5 Modelos dos documentos ..................................................... 28

Ofício ............................................................................................. 29

Ofício-circular ................................................................................. 40

Memorando ................................................................................... 42

Memorando-circular ....................................................................... 45

Fax ................................................................................................. 47

Telegrama ...................................................................................... 48

Correio eletrônico .......................................................................... 49

Relatório ........................................................................................ 51

Ata ................................................................................................. 54

3.6 Composição do Governo do Estado de Minas Gerais ........... 57

Secretarias de Estado ..................................................................... 57

Autarquias ..................................................................................... 58

Órgãos Autônomos ........................................................................ 59

Fundações ...................................................................................... 60

Empresas Públicas .......................................................................... 61

• Guia de Consulta Rápida ........................................................... 62

PARTE 4 – GRAMÁTICA ..............................75

REFERÊNCIAS .............................................98

5

PARTE 1APRESENTAÇÃO

6

MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL DO GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS

PARTE 1 APRESENTAÇÃO

É com grande satisfação que entregamos o Manual de Redação Oficial do Governo do Estado de Minas Gerais, elaborado para uniformizar a comunicação dos órgãos do Poder Executivo.

O Manual foi organizado para atender tanto a quem já tem certo domínio da redação oficial quanto àquele que precisa de informações mais básicas para se orientar na escrita dos textos oficiais.

Cada parte apresenta seu conteúdo de forma mais detalhada, seguida de um guia de consulta rápida, que destaca os pontos mais importantes, onde se poderá buscar, com agilidade, a solução de alguma dúvida.

Com esta estrutura, objetivamos torná-lo não apenas um projeto que determina padrões na comunicação oficial do Estado, mas também fonte de consulta permanente.

O Manual compreende orientações para um texto claro e conciso, destacando o uso de termos adequados, modelos de documentos e sua formatação, com observações sobre linguagem e dúvidas mais comuns entre os que precisam redigir.

Adotamos nos textos oficiais do Estado as regras instituídas pelo acordo ortográfico da língua portuguesa, promulgado pelo Decreto nº 6.583, de 29 de setembro de 2008.

A adoção de um padrão comunicacional, com servidores públicos capacitados para se expressarem de forma objetiva e correta, reflete um governo organizado e integrado, com gestão transparente e eficaz perante a sociedade.

Esperamos, com este Manual de Redação, facilitar o labor da escrita oficial e consolidar a uniformidade dos textos com a colaboração de todos os servidores.

Assessoria de Apoio Administrativo e Redação Oficial

7

PARTE 2LINGUAGEM

8


PARTE 2 LINGUAGEM

2.1 – Características da Redação Oficial

Redação Oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações, que tanto podem ser dirigidos ao poder público como aos particulares.

Os textos oficiais devem ser compreendidos por todos os cidadãos e adotam como referência algumas características decorrentes dos princípios constitucionais que orientam a própria Administração Pública, conforme disposto no artigo 37 da Constituição Federal: “A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”

Sendo assim, para informar com a máxima clareza e objetividade, a redação oficial deve apresentar as seguintes características:

• IMPESSOALIDADE

• CLAREZA

• CONCISÃO

• FORMALIDADE

• PADRONIZAÇÃO

• CORREÇÃO

9

1 . IMPESSOALIDADEOs textos oficiais tratam de assuntos que correspondem à atuação da Administração Pública. Quem comunica é sempre o Serviço Público, por meio de servidor que tenha competência legal para falar em nome do órgão que representa; o que se comunica é assunto relativo às atribuições do órgão emissor ou a questões que dizem respeito ao interesse público; o destinatário dessa comunicação ou é um cidadão, sempre concebido como público, como conjunto dos cidadãos, ou é órgão público do Executivo ou dos outros Poderes. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal.

Todo o processo envolvido na comunicação oficial do Estado (quem comunica, o que se comunica e quem recebe a informação) é uma manifestação da Administração Pública dirigida à coletividade, ou seja, assunto de caráter público.

Por isso, é essencial a ausência de impressões individuais do emissor da informação. Não cabe no texto oficial tom pessoal ou particular. Um texto impessoal evita a manifestação de opiniões sobre o assunto tratado.

2. CLAREZAÉ a qualidade básica e essencial. A informação transmitida com clareza permite a transparência dos atos administrativos e atende o princípio da publicidade, possibilitando a imediata compreensão pelo leitor e por todos os cidadãos.

Para se obter clareza no texto, é necessária a presença de várias outras características como concisão, objetividade, ideias ordenadas, correção, aplicação da norma culta, coesão e coerência.

3. CONCISÃOÉ a transmissão de informações com um mínimo de palavras. É a precisão na escolha das palavras, a objetividade para tratar do assunto, com foco na intenção do texto, evitando-se informações supérfluas que dispersam o leitor e dificultam a inteligibilidade.

Um texto claro alcança-se pela reflexão no ato da elaboração da escrita. Não perder o objetivo principal, sabendo-se exatamente o que e como escrever.

O grande segredo para se obter o máximo de clareza vem da releitura da escrita. É o momento em que são percebidos os excessos do texto, possibilitando a retirada de redundâncias, de informações adicionais desnecessárias e de palavras e expressões que em nada alteram ou acrescentam ao sentido da frase.

10

4. FORMALIDADE A linguagem utilizada obedece à formalidade da escrita, ao uso da norma culta e ao respeito à hierarquia das autoridades. Como exemplo disso, podemos citar a utilização dos pronomes de tratamento e fechos das correspondências, que refletem o atendimento e respeito à hierarquia entre as autoridades que se comunicam.

Há que ressaltar aqui também a polidez e a civilidade com relação ao assunto tratado e ao destinatário. Os textos oficiais são o reflexo do processo de interação entre as pessoas registrado pela escrita. Ou seja, a mesma cortesia que se utiliza no trato com um superior ou um particular deve ser adotada nos documentos.

5. PADRONIZAÇÃOOs documentos oficiais obedecem a normas de padronização, regras de forma, tanto na sua elaboração textual quanto visual, pois facilitam a consulta, a leitura e o acesso à informação por qualquer pessoa, além de refletir unidade e integração entre órgãos e entidades que compõem a Administração Pública.

6. CORREÇÃOÉ o respeito às normas e aos princípios do idioma, às regras gramaticais e ortográficas da língua portuguesa, assim como o uso do padrão culto da linguagem.

2.2 – Adequação ao contexto

Compete ao redator a sensibilidade e o conhecimento do assunto tratado para adequar as características da redação oficial à situação específica da elaboração do documento.

De acordo com fatores concretos, de ordem técnica, política ou administrativa, irá preparar o texto e modular a sua linguagem (a estrutura, a sintaxe, o vocabulário, o grau de formalidade), considerando especificamente a finalidade do documento e o seu destinatário.

Mediante tal visão, pode-se, por exemplo, definir o tratamento utilizado, o tipo de linguagem e o grau de formalidade necessário em respeito à hierarquia existente entre o emissor e o receptor da mensagem.

11

2.3 – Dicas para a estruturação de textos

Para se escrever um texto com clareza, mantendo a coerência e a coesão, é preciso, antes de tudo, organizar as ideias e ter em mente exatamente o que precisa ser dito.

Para facilitar o processo da escrita, apresentamos abaixo um passo a passo que ajudará na estruturação, mantendo a lógica e a coerência no texto a ser elaborado.

1) Defina o assunto, o que precisa ser comunicado. Ele será o foco central do seu texto, que norteará todo o processo de elaboração e estruturação.

2) Saiba quem irá assinar o documento. Além de definir a linguagem utilizada, você saberá se escreverá em nome de uma pessoa (autoridade específica) ou em nome do órgão que ela representa.

3) Saiba quem é o destinatário da mensagem. É o fator que mais determina a linguagem e o grau de formalidade que deverão ser utilizados.

4) Tenha em mente qual é a finalidade do texto (solicitar, comunicar, explicar...).

5) Sabendo o que se pretende com o texto, bem como o emissor e o destinatário, você poderá definir qual modelo de documento é o mais adequado (ofício, memorando, nota técnica...).

6) Faça um pequeno esquema do texto antes de escrever. Isso irá ajudá-lo a não perder o foco e a distinguir as informações principais das secundárias. Muitas informações secundárias são desnecessárias, não acrescentam nada ao texto e entediam o leitor, dificultando a imediata compreensão.

7) Se for tratar de mais de um assunto no mesmo texto, use parágrafos diferentes para cada um.

8) Após o término, o ideal é deixar de lado a composição por algum tempo antes de revisá-la. Faça outras atividades e depois releia. Esse intervalo ajudará a perceber com maior facilidade se o que você pensou está escrito de forma clara, se suas ideias foram transcritas dentro da lógica e com a clareza que você deseja.

9) Faça uma primeira releitura, verificando a ordenação das ideias e a compreensão geral do texto. Veja se há coerência no todo. Neste momento você também identificará se há algum trecho obscuro que possa gerar ambiguidade.

10) Releia novamente, com olhar mais crítico e atendo-se aos detalhes. Na segunda releitura, busque erros de vocabulário, concordância, redundâncias, repetições de palavras e excessos que podem ser cortados.

11) Para terminar, peça que outra pessoa leia o texto. A compreensão dela lhe mostrará se o que você escreveu está realmente claro e compatível com a sua intenção.

12

2.4 – Dicas para a elaboração de textos oficiais

Segundo o autor A. Oliveira Lima, “os principais requisitos que se impõem na redação oficial são a simplicidade na estrutura da frase e no vocabulário, a objetividade e a clareza.”

Para ajudar a alcançar essa simplicidade na escrita oficial, que deve ainda ser impessoal, clara, concisa, formal, padronizada e de acordo com a norma culta da língua, apresentamos abaixo algumas dicas.

• Apresente no início do texto a ideia principal para que o leitor, de imediato, conheça o assunto tratado no documento.

• Utilize, preferencialmente, a ordem direta na construção das frases (sujeito, verbo e complemento). A inversão dos termos, em exagero, pode comprometer a compreensão e gerar ambiguidade. Utilize esse recurso apenas quando quiser dar ênfase a alguma expressão.

• Cuidado com a pontuação. A simples mudança do local de uma vírgula pode alterar completamente o sentido da frase.

• Não use metáforas, analogias e outras figuras de estilo. Trata-se de texto oficial e não literário.

• Evite períodos muito longos.

• Evite o uso de palavras e expressões que dificultam a compreensão do leitor. Estrangeirismos, termos técnicos, arcaísmos, jargões e regionalismos vocabulares que são de compreensão limitada, restrita a apenas um grupo de pessoas, dentro do possível devem ser substituídos por expressões equivalentes. Dê preferência ao vocabulário de entendimento geral.

• Cuidado com o excesso de adjetivos. Use-os sem abuso.

• Utilize os elementos de coesão que estabelecem uma relação lógica entre as frases e parágrafos para manter a coerência. Ex.: mas, entretanto, porém, conforme, etc.

• Redija com precisão vocabular. Para melhor concisão, deve-se eliminar:

- o uso excessivo dos indefinidos “um” e “uma”;- o uso abusivo da palavra “que” (corrige-se fazendo a substituição com orações reduzidas

ou períodos simples);- os pormenores desnecessários e informações supérfluas, evitando a redundância.

13

• Evite as locuções verbais e elimine palavras ou expressões desnecessárias. Exemplos:

venho solicitar = solicito;havia proporcionado = proporcionou;venho por meio desta registrar = registro;neste momento nós acreditamos = acreditamos;decisão tomada no âmbito da diretoria = decisão da diretoria;com o objetivo de = para;ato de natureza administrativa = ato administrativo.

• Mantenha a harmonia do texto evitando a cacofonia (palavras obscenas ou inconvenientes resultantes do encontro de sílabas finais com sílabas iniciais), a assonância (semelhança ou igualdade de sons na frase ou no período) e os ecos (repetição sucessiva de finais idênticos).

• Mantenha o paralelismo (apresentação de ideias similares numa forma gramatical idêntica) na estruturação de um período.

Exemplo:Errado: Recomendou-se às unidades economizar energia e que elaborassem planos de

redução de despesas.Certo: Recomendou-se às unidades economizar energia e elaborar planos para redução de

despesas.

• Cuidado com o uso dos pronomes possessivos “seu” e “sua”. Se não forem muito bem colocados na estrutura do texto, geram ambiguidade.

• Consulte o dicionário.

2.5 – Trechos reescritos

Para melhor exemplificar, apresentamos abaixo alguns trechos reescritos, segundo as normas da redação oficial e as dicas apresentadas.

1) O planejamento estratégico, que é um instrumento valioso para a gestão da empresa pública, e esta, uma alavanca indispensável ao desenvolvimento econômico-social, deve periodicamente passar por um processo de revisão, que o atualiza perante as velozes mudanças do mundo moderno.

Reescrito:O planejamento estratégico deve periodicamente passar por revisão.

14

2) Entende-se por greve política, em sentido amplo, a que é dirigida contra os poderes públicos para que se consigam determinadas reivindicações que não são suscetíveis de negociação coletiva.

Reescrito: Entende-se por greve política, em sentido amplo, a dirigida contra os poderes públicos para reivindicações não suscetíveis de negociação coletiva.

3) O alcoolismo, que é o uso continuado de bebidas alcoólicas, é uma figura típica e característica de falta grave do empregado de uma firma ou empresa, ensejadora e causadora da demissão por justa causa para que seja feita a rescisão do contrato de trabalho.

Reescrito: O alcoolismo é uma figura típica de falta grave do empregado, ensejadora da justa causa para a rescisão do contrato de trabalho.

4) Ao contrário disso, pensamos diferente, pois o alcoolismo é um problema da alçada do Estado que tem de enfrentá-lo de frente, assumindo o cidadão doente.

Reescrito: Pensamos diferente, pois o alcoolismo é um problema da alçada do Estado, que deve assumir o cidadão doente.

5) O Deputado saudou o Presidente da República, em seu discurso, e solicitou sua intervenção no seu Estado, mas isso não o supreendeu.

(Discurso de quem? Estado de quem? Quem não se surpreendeu?)

Reescrito: Em seu discurso, o Deputado saudou o Presidente da República. Solicitou a intervenção federal em seu Estado, o que não surpreendeu o Presidente.

15

GUIA DE CONSULTA RÁPIDA - LINGUAGEM

Redação Oficial

Conceito:

Maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações que tanto podem ser dirigidos ao poder público como aos particulares.

Características:

• impessoalidade• clareza• concisão• formalidade • padronização• correção

Principais requisitos:

• simplicidade na estrutura da frase e no vocabulário• objetividade• clareza

Dicas para a estruturação de textos:

• Defina o objetivo do texto.• Saiba quem emite e quem receberá o documento para determinar a linguagem e o grau de

formalidade do texto.• Tenha em mente qual é a finalidade do texto (solicitar, comunicar, encaminhar...).• Defina o modelo de documento (ofício, memorando...).• Faça um esquema do texto antes de escrevê-lo para distinguir, com clareza, quais são as

informações principais.

16

• Assuntos diferentes exigem parágrafos diferentes.• Descanse o texto por algum tempo antes de revisá-lo. Faça outras atividades e depois

releia. • Primeira releitura: verifique a ordenação das ideias e a compreensão geral do texto. • Segunda releitura: atenção aos detalhes, buscando erros de vocabulário, concordância,

redundâncias, repetições de palavras e excessos que podem ser cortados.• Peça para outra pessoa ler o seu texto. Assim verificará se a compreensão dela é compatível

com a intenção da comunicação.

Dicas para a redação de textos oficiais:

• Apresente a ideia principal no início do texto.• Utilize a ordem direta na construção das frases (sujeito, verbo e complemento). • Cuidado com a pontuação. • Não use metáforas, analogias e outras figuras de estilo. • Empregue frases curtas, evitando os períodos muito longos.• Evite o uso de palavras e expressões que dificultam a compreensão do leitor, dando

preferência ao vocabulário de entendimento geral.• Evite o excesso de adjetivos. • Utilize os elementos de coesão que estabelecem uma relação lógica entre as frases e

parágrafos para manter a coerência. • Redija com precisão vocabular. • Elimine o excesso de pronomes indefinidos “um” e “uma” e da palavra “que”.• Elimine palavras ou expressões desnecessárias. • Mantenha a harmonia do texto evitando a cacofonia, a assonância e os ecos.• Mantenha o paralelismo na estruturação de um período.• Cuidado com a ambiguidade facilmente gerada pelo uso dos pronomes possessivos “seu”

e “sua”. • Consulte o dicionário sempre que necessário.

17

PARTE 3MODELOS DOSDOCUMENTOS

18


PARTE 3 MODELOS DOS DOCUMENTOS

3.1 – Introdução

Ato oficial é toda manifestação de vontade exarada pelo Poder Público no intuito de transmitir, interna ou externamente, assunto relativo às suas competências.

Os modelos de documentos da redação oficial são a forma pela qual os atos administrativos são expressos e formalizados.

Para os propósitos deste Manual, e levando em consideração os atos oficiais utilizados com maior frequência no âmbito do Poder Executivo estadual, vamos examinar os modelos da correspondência oficial e alguns que registram a atuação da Administração Pública, sendo eles: ofício, ofício-circular, memorando, memorando-circular, fax, telegrama, correio eletrônico, relatório e ata.

Apresentaremos também, nesta parte, normas de padronização gerais e específicas de cada expediente.

As normas para elaboração, redação, alteração e consolidação de projetos de atos normativos, tais como decretos, leis, resoluções, deliberações e portarias, estão dispostas na Lei Complementar nº 78, de 9 de julho de 2004, posteriormente regulamentada pelo Decreto nº 45.786, de 30 de novembro de 2011.

Indicamos ainda, para a elaboração dos atos normativos, consulta ao Manual de Redação Parlamentar da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais (ALMG), que apresenta valioso estudo sobre as proposições do processo legislativo.

19

3.2 – Normas da correspondência oficial

A elaboração das comunicações deve, antes de tudo, seguir as características da redação oficial: impessoalidade, clareza, concisão, formalidade, padronização e correção.

Além disso, há características específicas de cada tipo de expediente, que serão detalhadas neste capítulo. Antes de passarmos à sua análise, vejamos outros aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: os pronomes de tratamento, os fechos e a identificação do signatário.

3.2.1 – Pronomes de tratamento

O emprego dos pronomes de tratamento na redação oficial obedece a secular tradição, de uso consagrado; são formas de distinção e respeito com que nos dirigimos a autoridades civis, militares e eclesiásticas.

Apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal.

20

• EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO

A determinação do pronome de tratamento utilizado se dá em razão do cargo do destinatário, conforme descrito a seguir:

1) VOSSA EXCELÊNCIA

Para as seguintes autoridades:

Poder Executivo:

Presidente e Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Chefe da Casa Civil da Presidência da República; Chefe do Gabinete de Segurança Institucional; Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República; Advogado-Geral da União; Chefe da Corregedoria-Geral da União; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais e Prefeitos Municipais.

Poder Legislativo:

Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais e Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

Poder Judiciário:

Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes e Auditores da Justiça Militar.

Vocativo

O vocativo em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo(a) Senhor(a), por extenso, seguido do cargo respectivo:

• Excelentíssimo Senhor Presidente da República• Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional• Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal

21

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

• Senhor Senador• Senhor Juiz• Senhor Ministro• Senhor Secretário

2) VOSSA SENHORIA

Empregado para as demais autoridades e para particulares.

Vocativo

O vocativo adequado é Senhor....

Quando o documento é dirigido a alguma autoridade ou chefia, do governo ou de empresas particulares, menciona-se o cargo após a palavra Senhor :

• Senhor Presidente• Senhor Diretor• Senhora Coordenadora

Quando o destinatário é um cidadão, um particular, aplica-se a palavra Senhor ou Senhora seguido do nome da pessoa:

• Senhor João Rabelo• Senhora Silvana Mendes Costa

3) VOSSA MAGNIFICÊNCIA

A forma Vossa Magnificência é empregada em comunicações dirigidas a reitores de universidade.

Corresponde-lhe o vocativo Magnífico Reitor.

22

4) PRONOMES DE TRATAMENTO PARA RELIGIOSOS,

de acordo com a hierarquia eclesiástica:

Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao papa. Vocativo: Santíssimo Padre.

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos cardeais. Vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a arcebispos e bispos.

Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para monsenhores, cônegos e superiores religiosos.

Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, padres, clérigos e demais religiosos.

Observações importantes• Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento Digníssimo (DD). A dignidade

é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

• É também dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

• Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

• No texto do expediente, apenas para os Chefes de Poder (Presidente da República, do Congresso Nacional e do Supremo Tribunal Federal), o pronome de tratamento é usado por extenso. Para as demais autoridades, sempre abreviado (V. Exa. / V. Sa.).

23

• CONCORDÂNCIA COM OS PRONOMES DE TRATAMENTO

Os pronomes de tratamento, embora se refiram à segunda pessoa gramatical (com quem se fala), levam a concordância para a terceira pessoa. O verbo concorda com o substantivo que integra a locução: “Vossa Senhoria designará o substituto”; “Vossa Excelência esclareceu o assunto”.

Da mesma forma, os possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria encaminhará seu pedido” (e não “vosso pedido”).

Quando se dirige à pessoa com quem se fala, são usados Vossa Excelência, Vossa Senhoria; quando a ela se faz referência, usam-se Sua Excelência, Sua Senhoria.

Quanto aos adjetivos que se referem a esses pronomes, a concordância é feita com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se o interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.

3.2.2 – Fechos para comunicações

O fecho das comunicações oficiais arremata o texto e saúda o destinatário.

Deve-se evitar os fechos longos e rebuscados. Hoje, empregam-se apenas dois tipos de fechos para todas as modalidades de comunicação, centralizados e seguidos de vírgula:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.

24

3.2.3 - Identificação do signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)NOME

Secretário-Geral da Governadoria (cargo)


Secretário de Estado de Saúde (cargo)

O signatário é o responsável pelo conteúdo do documento. Quem o assina é o titular do órgão ou alguém com competência legal para falar em nome da instituição.

Se o signatário estiver emitindo o documento que trata de assunto da competência de outra autoridade, a situação deve ser esclarecida no começo do texto:

“Por determinação do Governador...”

Importante:

Expediente assinado por mais de uma pessoa:

A ordem de assinaturas segue a hierarquia dos cargos, começando do de nível inferior (é como se o ocupante do cargo mais alto desse seu aval às informações prestadas).

No caso de signatários de mesma hierarquia, as assinaturas devem vir lado a lado.

25

3.3 – Formatação e diagramação dos documentos

Um dos objetivos deste Manual é a adoção de um padrão de apresentação dos documentos oficiais, com a finalidade de facilitar a elaboração dos atos, a clareza das informações e a consulta aos documentos.

Os modelos da correspondência oficial (Ofício; Ofício-Circular; Memorando e Memorando- -Circular) seguem um padrão, denominado Padrão Ofício, que apresenta forma similar, diferenciando-se pela finalidade.

As peculiaridades de cada expediente serão tratadas adiante. No momento, tratamos das semelhanças de forma.

Para alcançar esse objetivo, sugere-se a diagramação a seguir:

1) Papel branco, tamanho A4 (29,7 cm x 21 cm)

2) Cabeçalho: brasão oficial do Governo do Estado de Minas Gerais, acompanhado do nome da Secretaria ou instituição (órgão/entidade)

3) Alinhamento do corpo do texto: justificado

4) Texto: fonte Calibri, tamanho 13, cor preta

5) Espaçamento entre as linhas: 1

6) Espaçamento entre os parágrafos: 1 linha em branco

7) Margem superior: 4 cm

8) Margem inferior: 2 cm

9) Margem direita: 2 cm

10) Margem esquerda: 3 cm

11) Recuo do parágrafo (tabulação): 2 cm da margem esquerda

26

Importante:

Para preservação do arquivo digital do documento, após assinado pelo signatário, recomenda--se salvar o arquivo gerado no programa editor de textos com a extensão “PDF”. Assim, o registro documental ficará protegido, pois o PDF não aceita alteração em seu conteúdo.

Como fazer:

Com o arquivo do texto aberto na tela do computador, clique na opção “Salvar como”. Uma janela será aberta, na qual, abaixo do campo “Nome do arquivo”, consta um campo chamado “Tipo”. Selecione a opção “PDF” e clique em “Salvar”.

3.4 – Endereçamento nos envelopes

No caso de correspondências postadas, deve-se seguir as regras estabelecidas pela Agência Brasileira de Correios e Telégrafos (www.correios.com.br).

O endereçamento adequado apresenta, nesta ordem, forma de tratamento, nome do destinatário, cargo do destinatário e endereço completo conforme modelo abaixo.

Forma de tratamento

Nome do destinatário

Cargo do destinatário

Rua, número e complementos

Bairro

CEP, localidade e sigla da unidade federativa

27

Exemplos:

Comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência:

Exma. Sra.(nome)Secretária de Estado de Casa Civil e de Relações Institucionais (SECCRI) CAMG – Palácio Tiradentes – 3º andar Belo Horizonte – MG

Exmo. Sr.Deputado (nome)Presidente da Assembleia Legislativa do Estado de Minas GeraisRua Rodrigues Caldas, 30 (Santo Agostinho)30190-921 Belo Horizonte – MG

Exmo. Sr.Deputado (nome)Presidente da Câmara dos DeputadosCâmara dos Deputados, Edifício Principal, Praça dos Três Poderes 70160-900 Brasília – DF

Comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Senhoria:

Ao Senhor (À Senhora)Fulano(a) de TalRua ABC, nº 12312345-000 Curitiba – PR

Ao Senhor (nome)Presidente do SICEPOT MGRua Santos Barreto, 4530170-070 Belo Horizonte – MG

28

3.5 – Modelos dos documentos

Nos textos oficiais, devido ao caráter impessoal e à finalidade de informar com o máximo de clareza e objetividade, deve-se usar o padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que se observam as regras da gramática formal e em que se emprega vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.

É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.

29

OFÍCIO

Correspondência oficial expedida por qualquer autoridade pública ou chefia, nos limites de sua competência e hierarquia. Tem como finalidade o trato de assuntos oficiais da Administração Pública e é destinada às demais autoridades de outras instituições, sejam elas públicas ou privadas, e aos particulares.

PARTES DO OFÍCIO

a) Timbre.

b) Tipo, sigla do órgão que o expede, número do expediente e ano, com apenas seus dois últimos algarismos.

Exemplos:

OF.GAB.GOV. nº 154/11MEM.SEC.GERAL nº 79/11CT.GAB.GOV. 498/11

Importante: a numeração é sequencial e deve ser reiniciada a cada ano.

c) Local e data em que foi expedido, por extenso, com alinhamento à direita e ponto final após o ano.

Exemplo:

Belo Horizonte, 19 de novembro de 2011.

Importante: não usar zero antes de algarismo. Ex.: dia 5 e não dia 05.

30

d) Assunto ou ementa: resumo do teor do documento, só justificável quando o documento é muito extenso.

Exemplos:

Assunto: Pedido de autorização para compra de veículos.Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

e) Vocativo: invoca o destinatário e é seguido de vírgula. Deve observar o mesmo recuo de entrada dos parágrafos. É formado pelo pronome de tratamento adequado, por extenso, e cargo do destinatário.

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da RepúblicaSenhora MinistraSenhor SecretárioSenhor Chefe de Gabinete

f) Texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

– Introdução: parágrafo de abertura, no qual é apresentado de forma objetiva o assunto que motiva a comunicação.

Evitar o uso de frases feitas e expressões como:“Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, “Venho por meio desta”.

Empregar a forma direta:“Informo a V. Exa.”, “Solicito a V. Sa.”.

– Desenvolvimento: deve-se detalhar o assunto. Se o texto contiver mais de uma ideia sobre o tema, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que irá dar fluência e clareza ao documento.

– Conclusão: reafirma-se ou simplesmente reapresenta-se o assunto ou a proposição que motivou o ato.

31

Quando se tratar de simples encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:

– Introdução: deve-se iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve-se iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que se trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, conforme sugestões abaixo:

“Em atendimento ao OF.SEC.GERAL nº 164, de 1º de julho de 2011, encaminho, anexa, cópia do ofício nº 347, de 3 de abril de 2011, da Secretaria de Estado de Fazenda, sobre a requisição do servidor Fulano de Tal.”

ou

“Encaminho, anexo, para conhecimento e análise, o ofício nº 273/2011, de 23 de outubro de 2011, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”

Observação:

Nos ofícios de mero encaminhamento, basta apenas um parágrafo com a descrição do documento enviado e a razão de seu envio. Se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do assunto tratado, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento.

g) Fecho: “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”, seguido de vírgula, centralizado e posicionado acima da assinatura.

h) Assinatura: nome e cargo do autor da comunicação, centralizados.

32

i) Destinatário: é o endereçamento alinhado à esquerda e no final da primeira página, mesmo que o expediente apresente várias páginas.

Este campo indica, com a devida deferência, a quem é dirigida a comunicação e compõe--se dos seguintes elementos:

a) forma de tratamento adequada ao destinatário; b) nome da autoridade; c) cargo ou função do destinatário, seguido do órgão ao qual pertence;d) localidade de destino (município e sigla do Estado), sublinhada.

Exemplo:

Exmo. Sr.Desembargador (nome)Segundo Vice-Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais Belo Horizonte – MG

Observações:

• Para assegurar a eficiência da comunicação, cada ofício deverá tratar de um assunto. Discorrer sobre assuntos variados e, às vezes, até desconexos, possibilita a dispersão do objeto e o risco de que um deles fique sem o devido encaminhamento.

• Como padrão, não adotamos a numeração dos parágrafos, que só é utilizada em documentos com texto mais extenso, para facilitar a remissão, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

• Se o texto ocupar mais de uma folha, repete-se o tipo e número do expediente na primeira linha da folha de continuação, devidamente numerada. Esses elementos devem constar alinhados à esquerda e o texto prossegue após dois espaços simples.

Exemplo:

OF.GAB.GOV. nº 154/11 – fl.2

33

• Se o ofício for acompanhado de outros documentos, pode-se indicá-los à esquerda e a duas linhas da assinatura do emitente, com o termo Anexo e a indicação de seu conteúdo.

Observação:

A palavra “anexo”, adjetivo, concorda em gênero e número com o substantivo a que se refere.

Exemplos:

Anexos: Ficha de inscrição e Conteúdo programático.

Anexa: cópia do OF. SEC.GERAL nº 79/11.

• A critério do setor emitente, pode-se inserir as iniciais do nome do redator e do digitador responsáveis pela elaboração do expediente, no final do documento, alinhado à direita, com fonte em tamanho menor que o restante do texto.

Exemplo:

LR/JS (iniciais do redator e do digitador em caixa-alta e corpo reduzido)

34

LR/JA

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS PALÁCIO TIRADENTES

OF.GAB.GOV. n. 227/11


Senhor Comandante, Comunico, com grande satisfação, que V. Exa. será agraciado pelo Governo

do Estado de Minas Gerais com a Medalha de Mérito de Defesa Civil, em conformidade com o Decreto nº 23.658, de 4 de julho de 1984, alterado pelo Decreto nº 45.711, de 29 de agosto de 2011, tendo em vista os relevantes serviços prestados à comunidade mineira.

A solenidade de agraciamento ocorrerá no dia 2 de dezembro, às 10 horas,

no 1º andar do Palácio Tiradentes, localizado na Cidade Administrativa Presidente Tancredo Neves, Rodovia Prefeito Americo Giannetti, s/nº, Bairro Serra Verde.

Convido ainda V. Exa. para ser o orador oficial da cerimônia, o que muito

honrará este Governo.

Atenciosamente,

Antonio Augusto Junho Anastasia Governador do Estado de Minas Gerais

Exmo. Sr. General de Divisão Ilídio Gaspar Filho Comandante da 4ª Região Militar Belo Horizonte – MG

35

LR/PG



Belo Horizonte, 20 de dezembro de 2011.

Senhor Embaixador, Em resposta à sua carta de 14 de dezembro, agradeço o gentil convite para

a exposição de fotografias do patrimônio natural, cultural e histórico do Estado de Minas Gerais por ocasião da comemoração do cinquentenário da Casa do Brasil, em Madri.

Certo de que a iniciativa é valiosa para a divulgação de Minas Gerais e para

a aproximação entre a Espanha e o Brasil, encaminho os contatos da Chefe da Assessoria de Relações Internacionais da Governadoria do Estado, Chyara Sales Pereira, para as providências necessárias.

Endereço eletrônico: [email protected] Telefone: 3915-3022 Celular: 9382-9368

Atenciosamente,


Exmo. Sr. Paulo C. de Oliveira Campos Embaixador do Brasil na Espanha Madri – Espanha

36

LR/JA



Belo Horizonte, 7 de outubro de 2011.

Senhora Ministra, Em atendimento ao ofício-circular n° 31/2011 – GM/SDH/PR, de 12 de

setembro, encaminho a V. Exa. informações sobre a situação dos Direitos Humanos no Estado de Minas Gerais, principais avanços e desafios no período de 2008 a 2011, para subsidiar a elaboração do “Relatório de Revisão Periódica Universal do Conselho de Direitos Humanos das Nações Unidas”.

O Governo de Minas, na busca do aperfeiçoamento da gestão pública, vem

adotando, desde 2003, propostas, estruturas, arranjos, modelos, programas e ações que reafirmam a promoção de uma governança efetivamente cidadã, compartilhada e horizontalizada.

No processo de aprimoramento das boas práticas de gestão, o Governo, a

partir de 2011, adotou o Programa “Estado em Rede” – Modelo de Administração Transversal de Desenvolvimento, que se orienta, sobretudo, pelas diretrizes da melhoria de indicadores sociais e humanos e pela intersetorialidade, objetivando fomentar a ampla participação da sociedade civil e dos agentes públicos envolvidos na ação governamental.

Exma. Sra. Maria do Rosário Nunes Ministra de Estado Chefe da Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República Brasília – DF

37

LR/JA


OF.GAB.GOV. n. 206/11 – fl. 2

O relatório anexo, anteriormente enviado a V. Exa. em versão digital, expõe sucintamente as inovações e estratégias adotadas pelo Governo de Minas, com vistas à promoção e à defesa dos direitos humanos e constitucionais dos cidadãos mineiros, salientando a articulação de esforços para implementar avanços normativos e institucionais e atenuar os percalços encontrados, em prol da efetivação de direitos e estruturação das políticas públicas para a humanização das relações em sociedade.

Atenciosamente,


38

LR/PG

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria-Geral da Governadoria

OF. SEC.GERAL n. 1397/11


Senhora Secretária, Encaminho a V. Exa., anexas, para análise e emissão de nota técnica, as

minutas dos decretos que dispõem sobre a organização da Governadoria e da Vice-Governadoria do Estado de Minas Gerais.

Solicito ainda a gentileza de encaminhá-las, oportunamente, à Secretaria

de Estado de Casa Civil e de Relações Institucionais (SECCRI) para análise, providências e publicação.

Atenciosamente,

Gustavo de Castro Magalhães Secretário-Geral da Governadoria

Exma. Sra. Renata Maria Paes Vilhena Secretária de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG) Belo Horizonte – MG

39

LR/JA


OF. SEC.GERAL n. 96/11

Belo Horizonte, 6 de junho de 2011.

Senhor Presidente, O inciso XIV do artigo 1º da Lei n. 10.628, de 16 de janeiro de 1992, que regulamenta o art. 231 da Constituição Estadual de 1989, estabelece que o Centro Industrial e Empresarial de Minas Gerais (CIEMG) poderá indicar dois representantes (inciso e da alínea XIV do art. 1º) para compor o Conselho de Desenvolvimento Econômico e Social, que tem como objetivo a proposição do Plano Mineiro de Desenvolvimento Integrado e a coordenação da Política de Desenvolvimento Econômico-Social do Estado. A participação do CIEMG no Conselho, órgão consultivo e deliberativo diretamente subordinado ao Governador de Minas Gerais, será de fundamental importância para o alinhamento das perspectivas de desenvolvimento integrado com os desafios da realidade social, mediante acompanhamento e proposição do Plano Mineiro de Desenvolvimento Integrado (PMDI), instrumento de planejamento estatal de longo prazo, que vigorará até 2023. Assim, solicito-lhe, no prazo de cinco dias úteis, a gentileza de indicar os dois representantes para posterior publicação.

Atenciosamente,

Thiago Henrique Barouch Bregunci Secretário-Geral Adjunto da Governadoria

Ao Senhor José Agostinho da Silveira Neto Presidente do Centro Industrial e Empresarial de Minas Gerais (CIEMG) Contagem – MG

40

OFÍCIO-CIRCULAR

Correspondência oficial destinada a formalizar a comunicação das chefias e autoridades públicas com diversas autoridades de outras instituições, públicas ou privadas, e com particulares.

É igual ao ofício; entretanto, o ofício-circular é endereçado a mais de um destinatário.

O conteúdo e o número de controle são os mesmos; no entanto, cada via expedida recebe o vocativo e o endereçamento do destinatário específico.

Se necessário, o pronome de tratamento também deve ser adequado.

Exemplo:

Substitui-se “V. Exa.” por “V. Sa.”

41

LR/PG


OF. CIRC. SEC.GERAL n. 645/11

Belo Horizonte, 24 de agosto de 2011. Senhora Ouvidora-Geral, A Secretaria-Geral da Governadoria (SGG) está elaborando, por meio da

Redação Oficial, e dentro das diretrizes do Acordo de Resultados, um novo Manual de Redação e Estilo a ser adotado pelos órgãos e entidades do Governo de Minas Gerais.

Solicitamos a V. Sa. que a Assessoria de Comunicação desse Órgão

participe, enviando-nos opiniões e/ou propostas que serão analisadas e, possivelmente, aproveitadas.

Solicitamos ainda, caso queiram colaborar, a gentileza de encaminhar as

propostas à Redação Oficial do Governador, por meio de correio eletrônico, no endereço [email protected], até o dia 13 de setembro de 2011.

A Redação Oficial coloca-se à disposição para quaisquer esclarecimentos.

Atenciosamente,


À Senhora Célia Pimenta Barroso Pitchon Ouvidora-Geral do Estado (OGE) Belo Horizonte – MG

42

MEMORANDO

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente no mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias e diretrizes a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos.

Quanto à sua forma e estrutura, o memorando segue o modelo padrão do ofício, com as seguintes diferenças:

• Após a data apresentam-se dois campos:a) Para: nome do destinatário (em negrito), seguido do cargo; b) Assunto: resumo do assunto abordado.

• Não há registro do endereçamento interno no expediente.

Observação: as palavras ”Para” e “Assunto” são grafadas em negrito e alinhadas à esquerda, acompanhando o recuo do parágrafo.

Importante:

Fala-se de comunicação oficial, neste caso, quando o memorando parte de unidade administrativa para outra unidade ou para servidor. Não é memorando, por sua vez, a comunicação que parte do servidor para unidade administrativa.

43

LR/JA


MEMO.SEC.GERAL n. 9/11

Belo Horizonte, 16 de maio de 2011. Para: Denyse Rabelo Costa Chefe de Gabinete do Vice-Governador

Assunto: Obrigatoriedade do uso do crachá de identificação.

Senhora Chefe de Gabinete, Solicito a gentileza de informar a todos os servidores sob sua

responsabilidade que o crachá de identificação do servidor é de uso obrigatório nas dependências do Palácio Tiradentes, sem exceção, devendo ser portado sempre de modo visível.

Atenciosamente,


44

LR/JA


MEMO.SEC.GERAL n. 27/11

Belo Horizonte, 29 de setembro de 2011. Para: Maria Regina Soares Moreira Diretora de Planejamento, Orçamento e Finanças

Assunto: Programação Orçamentária

Senhora Diretora, Encaminho cópia do OF. CIRCULAR CCGPGF nº 167/11, de 1º de junho, da

Secretária de Estado de Planejamento e Gestão, Renata Paes Vilhena, e solicito a V. Sa. informar a este Gabinete a programação orçamentária atual da Secretaria-Geral.

Atenciosamente,


45

MEMORANDO-CIRCULAR

Memorando-circular é o de mesmo conteúdo – e mesmo número de controle – endereçado a diversos destinatários, que devem ser indicados de forma específica.

Com a mesma estrutura e finalidade do memorando, difere por apresentar no campo “Para” a listagem de todos os destinatários. Dessa forma, todos ficarão cientes dos setores e chefias envolvidos no trato do assunto.

Pode ser emitido por Dirigentes e Assessores, nos limites de sua competência e hierarquia.

46

LR/JA


MEMO.CIRC.SEC.GERAL n. 34/11

Belo Horizonte, 3 de novembro de 2011. Para: Fabiano Marx, Diretor de Recursos Humanos; Paula Miranda Moreira, Diretora de Contratos e Processos; Aline Meira Assis, Assessora.

Assunto: Recomendação para elaboração de documentos oficiais.

Recomendo que os servidores da Secretaria-Geral da Governadoria, ao elaborarem documentos oficiais, sigam as regras da redação oficial, que se encontram no “Manual de Padronização dos Documentos de Comunicação Interna e Externa do Governo do Estado de Minas Gerais”, ainda vigente, disponível na intranet, no endereço eletrônico http://200.198.21.3/intranet_segov. O novo Manual de Redação Oficial está sendo elaborado, devendo vigorar a partir do próximo ano, e compreenderá diversos temas: técnicas para se construir um texto claro e conciso, uso da linguagem adequada, características específicas da redação oficial, modelos de documentos não normativos, orientações sobre padrões de apresentação das comunicações e algumas observações sobre textos oficiais que, normalmente, geram mais dúvidas entre os que precisam redigir.

Atenciosamente,


47

FAX

O fax (forma abreviada já consagrada de fac-símile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há urgência, quando não há condições de remessa por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

Ao optar pelo envio da documentação por este meio, tenha em mente que o baixo custo e a velocidade só são possíveis quando o documento a ser transmitido apresenta pequena quantidade de páginas. Caso contrário, o fac-símile torna-se oneroso, além de ocorrerem frequentes quedas de linha e má recepção da mensagem. Quanto maior for o número de páginas do documento a ser transmitido, maior será a probabilidade de interrupções ou defeitos durante a transmissão.

Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes.

É conveniente o envio, antes da documentação, de folha de rosto, que é um pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada, conforme modelo apresentado a seguir.

BrasãoÓrgão expedidor

Setor do órgão expedidor

Destinatário: Nº do fax: Data:

Remetente: Dados para contato:Telefone: Correio eletrônico:

Nº de páginas: esta +Nº do documento: Observações:

48

TELEGRAMA

Mensagem telegráfica empregada em casos urgentes, cuja transmissão é efetuada, atualmente, por meio de sistema informatizado e criptografado, pelo site dos Correios, e enviada eletronicamente, em âmbito nacional e internacional, ao endereço do destinatário.

O custo do telegrama depende da quantidade de páginas enviadas e não mais ao número de palavras. Além disso, há a possibilidade de acentuar as palavras e pontuar o texto, o que torna mais eficaz a comunicação.

A sua estrutura é preestabelecida pelos Correios no formulário Transmissão de Telegrama. Assim, não há como definir um modelo de estruturação.

Por se tratar de forma de comunicação dispendiosa para os cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o telegrama apenas àquelas situações em que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e quando a urgência justificar sua utilização.

49

CORREIO ELETRÔNICO

O correio eletrônico (e-mail ), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se em uma das principais formas de comunicação para transmissão de mensagens e documentos.

Um dos atrativos da comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.

O campo assunto do formulário de mensagem por correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental, tanto do destinatário quanto do remetente.

Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura. Caso não seja possível, registrar na mensagem um pedido de confirmação do recebimento.

Valor documental

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental e para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

RECOMENDAÇÕES PARA A REDAÇÃO DE MENSAGENS ELETRÔNICAS

Estrutura

O modo como um correio eletrônico é estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto.

Mensagens curtas podem conter uma única palavra (“aprovo”, “concordo”). Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, o conteúdo deverá apresentar, como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão.

Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura.

Utilize também caixa-alta e caixa-baixa; ou seja, não escreva textos só em letras maiúsculas ou só em letras minúsculas.

50

Símbolos

Cuidado ao utilizar caracteres de controle ou símbolos, pois eles podem aparecer de maneira diferente no sistema do destinatário. Se o formato e a diagramação do documento são importantes, é recomendável processá-lo em um programa editor de textos e enviá-lo como anexo na mensagem eletrônica.

Dicas:

• Planeje a informação. O planejamento pode ser útil mesmo para mensagens curtas. Para mensagens longas, faça um resumo breve dos pontos importantes. Assim, a mensagem apresentará uma sequência lógica. Pergunte-se ao planejar:

– para quem será enviada a mensagem e qual o seu objetivo?

– qual o retorno esperado?

– estou informando, persuadindo ou solicitando?

• Os endereços de correio eletrônico não podem conter erros. Se o endereço não estiver correto, o destinatário não receberá a mensagem ou, talvez pior, a mensagem será enviada para outra pessoa. Verifique sempre se o endereço eletrônico está correto.

• Se responder a uma mensagem que foi enviada a mais de uma pessoa, mande sua resposta para todo o grupo somente se for necessário. Caso contrário, responda somente ao emissor.

• Os computadores permitem “copiar e colar” textos entre diferentes aplicativos. Isso pode ser útil quando se escreve uma mensagem que inclui informação precisa como, por exemplo: o conteúdo de relatórios, palavras complexas ou em outro idioma, combinações de letras, números extensos, etc.

• Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poderá apresentar sua titularidade, seu cargo, seu número de telefone e o endereço da instituição, entre outros dados. Entretanto, mantenha essa assinatura curta, com, no máximo, quatro linhas.

51

RELATÓRIO

Documento oficial no qual uma autoridade ou servidor expõe a atividade de uma repartição, ou presta conta de seus atos a uma autoridade de nível superior, com o objetivo de informá--lo ou orientá-lo para determinada ação.

O relatório não é um ofício desenvolvido; é exposição ou narração de atividades ou fatos, com a discriminação de todos os seus aspectos ou elementos.

É recomendável a numeração dos parágrafos, principalmente em relatórios mais extensos, pois facilitará eventuais referências e remissões ao texto.

SUA ESTRUTURA É FORMADA POR:

a) Título: denominação do documento (relatório).

b) Vocativo: tratamento e cargo ou função da autoridade a quem é dirigido, seguido de vírgula.

c) Texto: exposição do assunto, que deve obedecer à seguinte sequência:

• Introdução: referência à disposição legal ou à ordem superior que motivou ou determinou a apresentação do relatório e breve menção ao assunto ou objeto. A introdução serve para dizer por que o relatório foi feito e indicar os fatos examinados.

• Análise: apreciação do assunto, com informações e esclarecimentos que se façam necessários. A análise deve ser objetiva e imparcial. O relator deve registrar apenas os fatos de que tenha conhecimento direto, ou por meio de fontes seguras, abstendo-se de divagações ou apreciações de natureza subjetiva.

Quando necessário, o relatório poderá ser acompanhado de tabelas, gráficos, fotografias e outros elementos que contribuam para o esclarecimento dos fatos e melhor compreensão por parte da autoridade a quem se destina o documento.

Esses elementos podem ser colocados no corpo do relatório ou, se muito extensos, juntados a ele em forma de anexos.

• Conclusão: dedução lógica da argumentação apresentada.

52

• Sugestões ou recomendações: muitas vezes, além de tirar conclusões, o relator também apresenta sugestões ou recomendações sobre medidas a serem tomadas, a respeito do que constatou e concluiu. As sugestões ou recomendações devem ser precisas, práticas e concretas, devendo relacionar-se com a análise anteriormente feita.

d) Fecho.

e) Local e data.

f) Assinatura: nome e cargo da(s) autoridade(s) ou servidor(es) que apresenta(m) o relatório.

53

LR/JS


RELATÓRIO

Senhor Secretário,

Participamos, de 3 a 12 de abril de 2011, do XII Seminário Nacional de Gestão Pública, realizado no ......................................, em Brasília/DF. O programa, anexo, permite avaliar a qualidade do evento e a atualidade do conteúdo desenvolvido pelo corpo docente.

Em palestra proferida pelo Sr. ...................................., consultor da Escola de Administração Fazendária – ESAF, destacou-se a importância de se capacitarem Recursos Humanos na elaboração de pareceres e relatórios técnicos, principalmente diante da necessidade de adequar o desempenho de profissionais às especificações da Lei de Responsabilidade Fiscal.

No exercício de nossas atividades nesta Secretaria verificamos que, para muitos servidores, a tarefa de redigir documentos oficiais representa dificuldade, o que tem causado transtornos, inclusive de ordem jurídica. Ocorrem, com frequência, distorções e fragilidade de argumentação que comprometem o acompanhamento e a avaliação na área administrativa.

Com a capacitação dos servidores, haverá mudança significativa no desempenho das atividades dos diversos órgãos, melhorando a qualidade dos nossos serviços e, consequentemente, o atendimento ao cidadão.

Diante dos benefícios apresentados, sugerimos a inclusão, no Orçamento de 2011, de recursos para treinamento na área de Elaboração de Pareceres e Relatórios, com fundamentação técnica e linguística.

Belo Horizonte, 18 de abril de 2011.

NOME Cargo ou Função

54

ATA

Documento em que se registram, de forma sucinta e metódica, os acontecimentos e as decisões que ocorreram em uma reunião, sessão, assembleia, etc. Deve-se manter a máxima fidelidade aos fatos.

A ata é um documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser redigida de maneira que não possa ser modificada posteriormente.

Em seu texto, não há parágrafos ou alíneas; escreve-se tudo seguidamente para evitar que nos espaços em branco se façam acréscimos. Os numerais devem ser escritos por extenso, evitando-se as abreviaturas.

A ata deve ser elaborada sem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra “digo”, depois da qual se escreve a palavra ou a expressão corretas.

Ex.: Aos vinte e três dias do mês de setembro, digo, do mês de novembro de dois mil e onze, reuniu-se o... .

Quando se verifica erro ou omissão após a redação, usa-se a expressão “em tempo”, que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou o acréscimo.

Ex.: Em tempo: na linha onde se lê abono, leia-se abandono.

Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de aprovadas as correções. Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes na reunião. Às vezes, ela é assinada somente pelos que presidiram a sessão (presidente e secretário), e seu conteúdo é dado à publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalização.

As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões. Elas não se encontram subdivididas no documento, mas apresentam-se sequenciadas, acompanhando o fluxo da informação.

As partes mais importantes e que aparecem com mais frequência, além do título e das assinaturas, são as seguintes:

a) abertura;

b) relação nominal;

c) texto;

d) fecho.

55

Título

Em negrito e centralizados no papel, constam nome e número do ato, seguidos do nome e da sigla da unidade responsável pela elaboração do documento.

Exemplo: ATA nº 73 – Secretaria-Geral da Governadoria (SGG)

Abertura

A abertura da ata se faz com a indicação, por extenso, do dia, mês, ano e hora da reunião, local em que está sendo realizada, nome da unidade ou órgão que está reunido, nome do presidente e do secretário, bem como a finalidade da reunião.

Relação nominal

Faz-se em seguida a indicação nominal dos participantes. Em reuniões com muitos participantes, indica-se apenas o número de presentes de cada cargo.

Exemplo: Estiveram presentes na reunião os seguintes membros do conselho: (...); ou Estiveram presentes sete coordenadores e treze chefes de seção, conforme lista de presença.

Texto

É o registro em si dos acontecimentos. Deve ser sintético e fiel aos fatos.

Fecho

Sugerimos o seguinte padrão:

“Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião. E, para constar, eu, Secretário, lavrei a presente ata, que vai assinada por mim e pelo Presidente.”

Assinatura

É o campo formado pela assinatura da autoridade que presidiu o evento e a do secretário da reunião, dando o aval ao registro das ocorrências. Podem constar ainda as assinaturas dos outros participantes.

56

LR/JS


ATA Nº 73 – Secretaria-Geral da Governadoria (SGG)

Aos vinte e quatro dias do mês de junho de dois mil e onze, às dez horas e trinta minutos, na Sala de Reuniões .................., do Edifício ............. da Cidade Administrativa Presidente Tancredo Neves, em Belo Horizonte, Estado de Minas Gerais, realizou-se a terceira Reunião da Comissão ........................................., constituída com a finalidade de proceder a um levantamento das condições e irregularidades existentes no Programa ................., sob a Presidência do ....................., onde estiveram presentes os Senhores .............., .........., ......... e .......... . O Presidente, ................., declarou abertos os trabalhos e concedeu a palavra inicialmente ao ......... (cargo e nome) ............., que fez uma explanação sobre o programa ................., suas falhas e problemas, e sobre a busca de soluções. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião. E, para constar, eu, ..............., Secretário da Comissão, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Presidente, por mim e pelos presentes.

Assinaturas

Obs.: as assinaturas serão na sequência: 1° secretário, presidente e demais presentes.

57

3.6 – Composição do Governo do Estado de Minas Gerais

Secretarias de Estado

Secretaria de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento SEAPA

Secretaria de Estado de Casa Civil e de Relações Institucionais SECCRI

Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior SECTES

Secretaria de Estado de Cultura SEC

Secretaria de Estado de Defesa Social SEDS

Secretaria de Estado de Desenvolvimento dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri e do

Norte de Minas Gerais SEDVAN

Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico SEDE

Secretaria de Estado de Desenvolvimento Regional e Política Urbana SEDRU

Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social SEDESE

Secretaria de Estado de Educação SEE

Secretaria de Estado de Esportes e da Juventude SEEJ

Secretaria de Estado de Fazenda SEF

Secretaria de Estado de Governo SEGOV

Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável SEMAD

Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão SEPLAG

Secretaria de Estado de Saúde SES

Secretaria de Estado de Trabalho e Emprego SETE

Secretaria de Estado de Transportes e Obras Públicas SETOP

Secretaria de Estado de Turismo SETUR

Gabinete do Secretário de Estado Extraordinário da Copa do Mundo SECOPA

Gabinete do Secretário de Estado Extraordinário de Gestão Metropolitana SEGEM

Gabinete do Secretário de Estado Extraordinário de Regularização Fundiária SEERF

58

AutarquiasAUTARQUIAS

Administração de Estádios do Estado de Minas Gerais ADEMG

Agência de Desenvolvimento da Região Metropolitana de Belo Horizonte ARMBH

Agência de Desenvolvimento da Região Metropolitana do Vale do Aço ARMVA

Agência Reguladora de Serviços de Abastecimento de Água e Esgotamento

Sanitário do Estado de Minas GeraisARSAE

Departamento de Estradas de Rodagem do Estado de Minas Gerais DER/MG

Departamento de Obras Públicas do Estado de Minas Gerais DEOP

Departamento Estadual de Telecomunicações DETEL

Imprensa Oficial do Estado de Minas Gerais IOMG

Instituto de Desenvolvimento do Norte e Nordeste de Minas Gerais IDENE

Instituto de Geociências Aplicadas IGA

Instituto de Metrologia e Qualidade do Estado de Minas Gerais IPEM

Instituto de Previdência dos Servidores do Estado de Minas Gerais IPSEMG

Instituto de Previdência dos Servidores Militares do Estado de Minas Gerais IPSM

Instituto de Terras do Estado de Minas Gerais ITER

Instituto Estadual de Florestas IEF

Instituto Mineiro de Agropecuária IMA

Instituto Mineiro de Gestão das Águas IGAM

Junta Comercial do Estado de Minas Gerais JUCEMG

Loteria do Estado de Minas Gerais LEMG

Universidade do Estado de Minas Gerais UEMG

Universidade Estadual de Montes Claros UNIMONTES

59

Órgãos Autônomos

Advocacia-Geral do Estado AGE

Controladoria-Geral do Estado CGE

Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Minas Gerais CBMMG

Defensoria Pública do Estado de Minas Gerais DPMG

Escola de Saúde Pública do Estado de Minas Gerais ESPMG

Escritório de Prioridades Estratégicas -

Escritório de Representação do Governo do Estado de Minas Gerais em Brasília -

Escritório de Representação do Governo do Estado de Minas Gerais em São Paulo -

Escritório de Representação do Governo do Estado de Minas Gerais no Rio de Janeiro -

Gabinete Militar do Governador do Estado de Minas Gerais GMG

Ouvidoria-Geral do Estado de Minas Gerais OGE

Polícia Civil do Estado de Minas Gerais PCMG

Polícia Militar do Estado de Minas Gerais PMMG

Secretaria-Geral da Governadoria SGG

60

Fundações

Fundação Centro de Hematologia e Hemoterapia do Estado de Minas Gerais HEMOMINAS

Fundação Centro Internacional de Educação, Capacitação e Pesquisa Aplicada em

ÁguasHIDROEX

Fundação Centro Tecnológico de Minas Gerais CETEC

Fundação Clóvis Salgado FCS

Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais FAPEMIG

Fundação de Arte de Ouro Preto FAOP

Fundação de Educação para o Trabalho de Minas Gerais UTRAMIG

Fundação Educacional Caio Martins FUCAM

Fundação Estadual do Meio Ambiente FEAM

Fundação Ezequiel Dias FUNED

Fundação Helena Antipoff FHA

Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais FHEMIG

Fundação João Pinheiro FJP

Fundação Rural Mineira RURALMINAS

Fundação TV Minas – Cultural e Educativa REDE MINAS

Instituto Estadual do Patrimônio Histórico e Artístico de Minas Gerais IEPHA

61

Empresas Públicas

Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais BDMG

Companhia de Desenvolvimento Econômico de Minas Gerais CODEMIG

Companhia de Gás de Minas Gerais GASMIG

Companhia de Habitação do Estado de Minas Gerais COHAB

Companhia de Saneamento de Minas Gerais COPASA

Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais PRODEMGE

Companhia Energética de Minas Gerais CEMIG

Companhia Mineira de Promoções PROMINAS

Empresa de Assistência Técnica e Extensão Rural do Estado de Minas Gerais EMATER

Empresa de Pesquisa Agropecuária de Minas Gerais EPAMIG

Instituto de Desenvolvimento Integrado de Minas Gerais INDI

Minas Gerais Administração e Serviços S.A. MGS

Minas Gerais Participações S.A. MGI

Rádio Inconfidência Ltda. -

Trem Metropolitano de Belo Horizonte S.A. METROMINAS

62

GUIA DE CONSULTA RÁPIDA

Modelos dos documentos

Modelos apresentados:

Ofício, ofício-circular, memorando, memorando-circular, fax, telegrama, correio eletrônico, relatório e ata.

Atos normativos:

Para elaboração, redação, alteração e consolidação de projetos de atos normativos, tais como decretos, leis, resoluções, deliberações e portarias, consultar as normas dispostas na Lei Complementar nº 78, de 9 de julho de 2004, posteriormente regulamentada pelo Decreto nº 45.786, de 30 de novembro de 2011.

63

Pronomes de tratamento

Emprego dos pronomes de tratamento:

A determinação do pronome de tratamento se dá em razão do cargo do destinatário.

DestinatárioForma de

tratamentoAbreviatura Vocativo

Endereçamento interno

Presidente da República, Presidente do CongressoNacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal

VossaExcelência

Não se usaExcelentíssimo(a) Senhor(a) (cargo)

Excelentíssimo(a) Senhor(a) Presidente(nome)(cargo completo)EndereçoCEP Cidade – UF

Vice-Presidente da República, Presidente do Senado Federal, Presidente da Câmara dos Deputados ePresidentes dos Tribunais Federais

VossaExcelência

V. Exa.Senhor(a) (cargo)

Exmo.(a) Sr. (Sra.) (nome)(cargo completo)EndereçoCEP Cidade – UF

Governadores,Vice-Governadores e Presidentes dos Tribunais Estaduais

VossaExcelência


Exmo.(a) Sr. (Sra.)(nome)(cargo completo)EndereçoCEP Cidade – UF

Ministros de Estado,Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas eChefe do Gabinete Militar da Presidência da República

VossaExcelência



64




Secretários da Presidência da República, Procurador-Geral daRepública, Chefes do Estado-Maior das Três Armas, Oficiais-Generais das Forças Armadas, Coronéis da Polícia Militar, Embaixadores, Secretários Executivos de Ministérios e Secretários Nacionais de Ministérios

VossaExcelência



Membros do CongressoNacional (Senadores eDeputados Federais),Deputados Estaduais,Presidente de AssembleiasLegislativas e Presidente de Câmaras Municipais

VossaExcelência



Prefeitos Municipais,Secretários de Estado, Comandante-Geral do Corpo de Bombeiros Militar e Comandante- -Geral da Polícia Militar

VossaExcelência



Ministros, Desembargadores,Juízes, Auditores da Justiça Militar e Membros do Ministério Público (Promotores e Procuradores)

VossaExcelência



Demais autoridades (Diretores, Chefes de seção, militares até Coronel)

VossaSenhoria

V. Sa.Senhor(a) (cargo)

Ao Senhor / À Senhora(nome)(cargo completo)EndereçoCEP Cidade – UF


65





Reitor de UniversidadeVossa

MagnificênciaNão se usa

Magnífico Reitor,

A Sua Magnificência o SenhorProf. (nome)Reitor da CEP Cidade – UF

PapaVossa

SantidadeNão se usa

Santíssimo Padre,

A Sua Santidade o SenhorPapa (nome)CEP – VATICANO

CardealVossa

EminênciaV. Ema.

Eminentíssimo SenhorCardeal,

A Sua Eminência o SenhorDom (nome)CEP Cidade – UF

Arcebispos e BisposVossa

ExcelênciaReverendíssima

V. Exa. Revma.Senhor Arcebispo,Senhor Bispo,

Exmo. e Revmo. Sr.(nome)(cargo completo)EndereçoCEP Cidade – UF

Monsenhores, Cônegos,Padres, Madres e outrasautoridades religiosas

VossaReverendíssima

V. Revma.

Senhor Monsenhor,Senhora Madre,

Revmo. Sr.(nome)(cargo completo)EndereçoCEP Cidade – UF

66

Observações:

• Não se usa o tratamento Digníssimo (DD) nem Ilustríssimo (ILMO.).

• Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico para pessoas que concluíram curso universitário de doutorado. Entretanto, é costume designar por doutor os bacharéis em Direito e em Medicina.

Concordância com os pronomes de tratamento

• Concordam na terceira pessoa, com o substantivo que integra a locução.

Ex.: “Vossa Senhoria designará o substituto” (e não “designarás”).

• Os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.

Ex.: “Vossa Senhoria encaminhará seu pedido” (e não “vosso pedido”).

• Quando a palavra é dirigida à pessoa com quem se fala, usa-se: Vossa Excelência, Vossa Senhoria.

Quando a ela se faz referência: Sua Excelência, Sua Senhoria.

• Quanto ao adjetivo, a concordância é feita com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução.

Ex.: “Vossa Excelência está atarefado” (se for homem).

“Vossa Excelência está atarefada” (se for mulher).

67

Fechos para comunicações

Empregam-se apenas dois tipos de fechos, centralizados e seguidos de vírgula:

• para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

• para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

Identificação do signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:


Secretário de Estado de Fazenda (cargo)

Expediente assinado por mais de uma pessoa

A ordem de assinaturas segue a hierarquia dos cargos, começando do de nível inferior (é como se o ocupante do cargo mais alto desse seu aval às informações prestadas).

No caso de signatários de mesma hierarquia, as assinaturas devem vir lado a lado.

68

Formatação e diagramação dos documentos

Adota-se um padrão nos documentos oficiais para facilitar a elaboração dos atos, a clareza das informações e a consulta aos documentos.

Para os expedientes que seguem o Padrão Ofício (Ofício; Ofício-Circular; Memorando e Memorando-Circular), sugere-se a diagramação:

1) Papel branco, tamanho A4 (29,7 cm x 21 cm)

2) Cabeçalho: brasão oficial do Governo do Estado de Minas Gerais, acompanhado do nome da Secretaria ou instituição (órgão/entidade)

3) Alinhamento do corpo do texto: justificado

4) Texto: fonte Calibri, tamanho 13, cor preta

5) Espaçamento entre as linhas: 1

6) Espaçamento entre os parágrafos: 1 linha em branco

7) Margem superior: 4 cm

8) Margem inferior: 2 cm

9) Margem direita: 2 cm

10) Margem esquerda: 3 cm

11) Recuo do parágrafo (tabulação): 2 cm da margem esquerda

Importante:

Para preservação do arquivo digital do documento, após assinado pelo signatário, recomenda--se salvar o arquivo gerado no programa editor de textos com a extensão “PDF”. Assim, o registro documental ficará protegido, pois o PDF não aceita alteração em seu conteúdo.

69

Endereçamento nos envelopes

O endereçamento adequado apresenta, nesta ordem, forma de tratamento, nome do destinatário, cargo do destinatário e endereço completo conforme modelo abaixo.

Forma de tratamento

Nome do destinatário

Cargo do destinatário

Rua, número e complementos

Bairro

CEP, localidade e sigla da unidade federativa

70

Modelos dos documentos

1. Ofício

Correspondência oficial expedida por qualquer autoridade pública ou chefia, nos limites de sua competência e hierarquia. Tem como finalidade o trato de assuntos oficiais da Administração Pública e é destinado às demais autoridades de outras instituições, sejam elas públicas ou privadas, e aos particulares.

Observações:

• Cada ofício deve tratar de um assunto.

• Como padrão, não adotamos a numeração dos parágrafos, que só é utilizada em documentos com o texto mais extenso, para facilitar a remissão, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

• Se o texto ocupar mais de uma folha, repete-se o tipo e número do expediente na primeira linha da folha de continuação, devidamente numerada.

• Se o ofício for acompanhado de outros documentos, pode-se indicá-los à esquerda e a duas linhas da assinatura do emitente, com o termo Anexo(s) e a indicação de seu conteúdo.

• A critério do setor emitente, pode-se inserir as iniciais do nome do redator e do digitador responsáveis pela elaboração do expediente, no final do documento, alinhado à direita, com fonte em tamanho menor que o restante do texto.

71

2. Ofício-circular

É igual ao ofício, entretanto o ofício-circular é endereçado a mais de um destinatário.

O conteúdo e o número de controle são os mesmos, no entanto, cada via expedida recebe o vocativo e o endereçamento do destinatário específico.

3. Memorando

Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente no mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Quanto a sua forma e estrutura, o memorando segue o modelo padrão do ofício, com as seguintes diferenças:

• Após a data, apresentam-se dois campos:

a) Para: nome do destinatário (em negrito), seguido do cargo;

b) Assunto: resumo do assunto abordado.

• Não há registro do endereçamento interno no expediente.

72

4. Memorando-circular

Memorando-circular é o de mesmo conteúdo – e mesmo número de controle – endereçado a diversos destinatários, que devem ser indicados de forma específica.

Com a mesma estrutura e finalidade do memorando, difere-se por apresentar no campo “Para” a listagem de todos os destinatários. Dessa forma, todos ficarão cientes dos setores e chefias envolvidos no trato do assunto.

Observação:

No ofício-circular, em cada via expedida constam o nome e endereçamento específico do destinatário.

No memorando-circular, as vias são idênticas, ou seja, o campo “para” é preenchido com todos os destinatários que receberão o expediente.

5. Fax

Forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, quando não há condições de envio por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

É conveniente o envio, antes da documentação, de folha de rosto, que é um pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.

73

6. Telegrama

Mensagem telegráfica empregada em casos urgentes, cuja transmissão é efetuada, atualmente, por meio de sistema informatizado e criptografado, a partir do site dos Correios, e enviada eletronicamente, em âmbito nacional e internacional, à localidade do destinatário.

Por se tratar de forma de comunicação dispendiosa e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações em que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização.

7. Correio eletrônico

O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se em uma das principais formas de comunicação para transmissão de mensagens e documentos.

Um dos atrativos da comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.

Sempre que disponível, utilizar o recurso de confirmação de leitura.

Valor documental

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental e para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

74

8. Relatório

Documento oficial no qual uma autoridade ou servidor expõe a atividade de uma repartição, ou presta conta de seus atos a uma autoridade de nível superior, com o objetivo de informá--lo ou orientá-lo para determinada ação.

O relatório não é um ofício desenvolvido, é uma exposição ou narração de atividades ou fatos, com a discriminação de todos os seus aspectos ou elementos.

É recomendável a numeração dos parágrafos, principalmente em relatórios mais extensos, pois isso facilitará eventuais referências e remissões ao texto.

9. Ata

Documento em que se registram, de forma sucinta e metódica, os acontecimentos e as decisões que ocorreram em uma reunião, sessão, assembleia, etc. Deve-se manter a máxima fidelidade aos fatos ocorridos.

A ata é um documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser redigida de maneira que não possa ser modificada posteriormente.

Em seu texto, não há parágrafos ou alíneas; escreve-se tudo seguidamente para evitar que nos espaços em branco se façam acréscimos.

Os numerais devem ser escritos por extenso.

A ata deve ser elaborada sem rasuras. Para ressalvar erro verificado durante a redação, usa-se a palavra “digo”, depois da qual se escreve a palavra ou a expressão correta.

Quando se constata erro ou omissão após a redação, usa-se a expressão “em tempo”, que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou acréscimo.

75

PARTE 4GRAMÁTICA

Por P. S. Lozar

76


PARTE 4 GRAMÁTICA

A redação de qualquer documento deverá obedecer ao padrão culto do idioma nacional, com clareza e objetividade, evitando-se palavras ou expressões confusas, rebuscadas, ambíguas.

Pela Constituição da República Federativa do Brasil o português é o nosso idioma oficial. Não se usam estrangeirismos, cujo emprego abusivo, mesmo em textos oficiais, vem descaracterizando a língua pátria. É inadmissível que um órgão de governo, e de modo geral que quem escreve/fala no Brasil, adote vocábulos de fora em detrimento dos nossos legítimos.

A correção ortográfica é requisito elementar de qualquer escrito e torna-se ainda mais importante quando se trata de documentos oficiais. Uma simples troca de letras ou a pontuação inexata podem alterar não só o sentido da palavra, como também desvirtuar o objetivo da comunicação. Portanto, todo texto deve ser revisado atentamente para retificação de eventuais erros.

Nunca é demais lembrar que a gramática, o dicionário e os bons autores são sempre os melhores mestres.

A seguir, algumas questões que suscitam dúvidas mais frequentes.

A NÍVEL DE

Não é de boa linguagem; usar em nível de.

A PRINCÍPIO

Significa no começo, inicialmente. A princípio, a máquina não funcionou, quer dizer, inicialmente. Ver em princípio.

77

A PARTIR DE

A expressão aparece muito frequentemente, e nem sempre bem empregada. Podemos, em lugar de A partir de verba liberada pela Secretaria..., dizer/escrever – e melhor – Com verba liberada... ou em vez de O espetáculo faz sucesso a partir da estreia, usar O espetáculo faz sucesso desde a estreia.

ADEQUAR(-SE)

Ver Verbos defectivos.

AGUARDAR

O verbo esperar está caindo em desuso, quiçá por o sentirem menos polido do que aguardar. Nada impede, todavia, o emprego de esperar, em frases como O Sr. espera na linha? – Estamos esperando confirmação. – Pode esperar na sala. Varia-se, evitando o desgaste da outra palavra.

ANEXO

É adjetivo, concordando portanto com o substantivo. Enviamos, anexo, as faturas... é frase errada, como também Enviamos em anexo... Correto: Enviamos, anexas, as faturas... – Os documentos estão anexos. Anexa à carta veio uma foto.

AO INVÉS DE

Dá ideia de contrário, como na frase Ficou em casa ao invés de sair. Ver em vez de.

78

ARTIGO INDEFINIDO

Evitar, quando desnecessário. Em vez de Cidade com uma população de 30.000 habitantes, escrever Cidade com população de 30.000 habitantes. A frase O índice de aprovação alcançou uma média de 70% ganha com a supressão de uma: O índice de aprovação alcançou a média de 70%. Quase sempre, sem necessidade, os comparativos maior, melhor, menor vêm acompanhados de um(a): Para um melhor aproveitamento...; Procuram uma maior aproximação entre... O artigo indefinido é aí supérfluo: Para melhor aproveitamento... Procuram maior aproximação entre...

ATRAVÉS

Vem assumindo o lugar de outras palavras como por meio de, mediante, com, por via de, por intermédio de, por. Qualquer repetição constante empobrece o idioma e a expressividade. Não custa variar: Comunicamos por meio do ofício... em vez de Comunicamos através do ofício... Em lugar de Através de providências urgentes pode ser evitado... usar Mediante providências urgentes pode ser evitado... – Fomos informados por telefonema... e não através de telefonema... – Com medidas adequadas e não Através de medidas adequadas... Vamos usar os recursos do idioma.

CAMPOS DAS VERTENTES

Aparece quase sempre com Campo no singular, mas o correto é Campos das Vertentes. Ver São João del-Rei.

COMO UM TODO

Mais um cacoete que se tem difundido e que é quase sempre fora de propósito. O projeto beneficia a sociedade como um todo, etc. Desnecessário.

79

COMUNICADO

É errado dizer/escrever O secretário foi comunicado do fato. Comunicado só se aplica a assunto, não a pessoa a quem se comunicou alguma coisa. Certo: A questão foi comunicada ao secretário, ou Comunicou-se a questão ao secretário.

CONTINUAÇÃO – CONTINUIDADE

Não confundir: continuação é seguimento; continuidade é qualidade do que é contínuo. A continuação dos trabalhos vai garantir a sua conclusão (ou seja, o prosseguimento dos trabalhos, não a sua continuidade). – As cenas do filme não apresentam boa continuidade (quer dizer, não têm boa concatenação, não se ligam bem; não se trata aqui de continuação).

DATAS

Embora se venha generalizando, não se usa o zero antes dos algarismos que indicam dia e mês; escrever 5 de julho, 8 de setembro, e não 05, 08. Se abreviado, 5/7, 8/9. O zero nesses casos não tem função e nada justifica a sua presença.

O primeiro dia de cada mês é sempre indicado pelo ordinal: 1º de março, 1º de dezembro (não 1). O símbolo de número ordinal não leva ponto; não escrever 3ª. , 17º.

DE–EM

Tratando-se do material de que é feita alguma coisa, usa-se de, não em, que é francesismo. Portanto, blusa de malha, não blusa em malha; anel de ouro, não em ouro; objeto de madeira, de ferro, de mármore...

80

DEMONSTRATIVOS

Nota-se tendência para abusar dos demonstrativos: Vai ser construído um edifício no local. Esse edifício terá 10 andares. A frase fica muito melhor assim: Vai ser construído no local um edifício, que terá 10 andares. Outra: Dentro desse contexto, esse estudo foi realizado... que deve mudar, substituindo-se esse pelo artigo: Dentro desse contexto, o estudo foi realizado...

DEPUTADO À

Não há razão para esse à, pois não se trata de movimento ou de condução, transporte; simplesmente: Deputado da Assembleia tal, da Câmara. Ninguém se lembraria de afirmar que Os deputados à Câmara federal concordam com os às Assembleias estaduais. Do mesmo modo, Vereador da Câmara tal.

EM FUNÇÃO – EM RAZÃO

Em função indica finalidade, destinação. Não vamos dizer Cheguei atrasado em função do trânsito, quando foi ele a razão, a causa do atraso. Portanto, Cheguei atrasado em razão do trânsito.

Diferente é A ponte será alargada em função da melhoria do tráfego, ou seja, com a finalidade de se melhorar o fluxo de veículos.

Em razão é em consequência, por causa de: O espetáculo foi interrompido em razão (por causa, em decorrência) da falta de energia elétrica (não em função).

EM PRINCÍPIO

Significa em tese: Em princípio, concordo com você. Ver a princípio.

81

EM VEZ DE

Quer dizer no lugar de: Ela pediu cerveja em vez de (em lugar de) vinho. Ver ao invés de.

ENTÃO

Palavra indevidamente empregada quando se refere a pessoa que ocupou cargo ou teve certa atividade no passado, se não há possibilidade de engano. Em 1923 o então presidente Artur Bernardes... Ora, em 1923 o único presidente possível no Brasil era Artur Bernardes; esse então não tem razão de ser. O então rei da França Luís XIV, em 1671... Não havia, na época, rei na França senão Luís XIV; desnecessário o então.

Outro é o caso: Rui Barbosa, então ministro das Finanças..., quer dizer, quando Rui Barbosa, entre outros cargos que exerceu, era ministro das Finanças...

ENVOLVENDO

Frases estereotipadas pela imprensa, como Acidente envolvendo 5 veículos, devem mudar para Acidente com 5 veículos, mais simples e vernáculas (aquela construção é galicismo).

Assim também, Envelope com documentos e não Envelope contendo documentos.

ESTRANGEIRISMOS

Evitar. Vocábulos, todavia, que já fazem parte do idioma devem ser aportuguesados: estande, bifê, estresse, uísque, crochê, tricô, escarpim, vodca. Quando não, usar itálico: gourmet, marchand, paparazzo, Bunker, Führer (as duas últimas com inicial maiúscula, como todos os substantivos em alemão), marketing, shopping, show. Ver Letras itálicas.

82

FAZER

Quando se refere a tempo, não varia no plural (assim como haver ): Faz (há) dois meses que ela chegou. – Eles estavam na cidade fazia (havia) três dias.

GERUNDISMO

Vício de linguagem que tem substituído o infinitivo verbal, com complicação sintática e perda da expressividade. São injustificáveis as construções Vou estar remetendo. – O senhor pode estar telefonando. – Vamos estar comunicando, cuja frequência é irritante. Vou remeter, o senhor pode telefonar, vamos comunicar são frases corretas, simples e objetivas, com uso normal do infinitivo.

A forma com gerúndio é válida quando destaca o aspecto iterativo do verbo, como, por exemplo, Não vejo motivo para estar indo à casa dela, ou seja, ir com frequência, repetidamente.

GRATUITO

A pronúncia da sílaba ui é como em circuito, fluido, fortuito, intuito, com acento tônico no u: gratúito; o i não é acentuado como em ruído.

HÍFEN EM NOMES DE ÓRGÃOS E CARGOS

As denominações de órgãos e cargos com palavras compostas levam hífen, mesmo que algumas não constem do Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa (VOLP).

Assim, Secretaria-Geral, Secretário-Geral, Gerente-Geral, Sócio-Gerente, Diretor-Geral, Diretor-Adjunto, Diretor-Presidente.

(Quanto ao uso do hífen, ver pág. 94.)

83

HÍFEN E TRAVESSÃO

É constante a confusão entre ambos; quase só se usa o hífen (-) em todos os casos. Este sinal, todavia, serve para unir elementos de palavras compostas e pronomes ao verbo: beija-flor; chamaram-me; navio-escola; falar-lhe-emos. (Quanto ao uso do hífen, ver pág. 94.)

O travessão (–) destaca palavras ou expressões, ou desempenha a função de parênteses menos marcantes: Não o faremos – e isso já estava decidido. / Os funcionários – exceto José – participaram da manifestação. No programa de computador Word, obtemos o travessão digitando Alt 0150.

IMPLICAR

Significando acarretar, ter como consequência, não se usa com a preposição em. Frases como A execução do projeto implica em grandes gastos são incorretas; deve eliminar-se em: A execução do projeto implica grandes gastos.

Implicar em significa comprometer, envolver; por exemplo, O depoimento do colega implicou-o na fraude.

INICIAIS MAIÚSCULAS (VER TAMBÉM INICIAIS MINÚSCULAS)

Além do uso em nomes próprios, títulos de obras, filmes, peças teatrais, eventos, adota-se letra inicial maiúscula nos seguintes casos:

· conceitos políticos: Constituição, Federação, União, República, Poder Executivo, Legislativo, Judiciário, Justiça, Estado (quando se refere a nação).

· instituições e órgãos: Câmara dos Deputados, Câmara dos Vereadores, Senado Federal, Supremo Tribunal Federal, Ministério da Justiça, Secretaria de Estado de Saúde, Congresso Nacional, Igreja Ortodoxa (instituição), mas igreja (o edifício, o templo) de São José, Museu de Arte da Pampulha. Passou no vestibular da Faculdade Ártemis. Quando aparecem sem o nome e se referem a órgãos ou entidades em geral, ficam em caixa-baixa: O prédio vai abrigar uma secretaria; Algum ministério deverá examinar o assunto; O senado é instituição muito antiga; A cidade tem um museu; Elas fazem faculdade à noite.

84

· datas, períodos e eventos históricos e religiosos: Natal, Semana Santa, Páscoa (mas ano- -novo [oficialmente com hífen] e carnaval são com inicial minúscula); Idade Média, Era Cristã, Revolução Francesa, Segunda Guerra Mundial.

· regiões: Norte, Centro-Oeste, Sul (divisões geográficas do Brasil), Triângulo Mineiro, Serra Gaúcha. Também Oriente, Ocidente (regiões geográficas/culturais do mundo). Tratando-se, porém, de pontos cardeais, emprega-se inicial minúscula: Foi morar no sul de Minas; Localiza-se na zona leste da cidade; A oriente o céu estava nublado.

· No começo de citação. – Napoleão Bonaparte disse: Do sublime ao ridículo não há senão um passo.

INICIAIS MINÚSCULAS (VER TAMBÉM INICIAIS MAIÚSCULAS)

Grafam-se com inicial minúscula:

· as palavras país, governo, nação e estado, esta última quando se referir a unidade da federação: Nasceu no estado de Minas Gerais; Haverá reunião de governadores de estados. A maiúscula cabe se se tratar de nação ou conceito afim: O Brasil é um Estado sul-americano; Foi nomeado ministro de Estado.

· órgãos, entidades, instituições quando não acompanhados do nome: No local será instalada uma secretaria; Os edifícios dos ministérios são muito bonitos; Pediu transferência para outra universidade.

· designação de tipos de logradouros (rua, avenida, praça, etc.), bairros, zona tal, região tal: situado na rua Mariposa, na avenida Uirapuru; bairro Coqueiros, zona oeste, região comercial, centro da cidade. Tipos de acidentes geográficos grafam-se igualmente com inicial minúscula: rio São Francisco, lagoa da Pampulha, pico das Agulhas Negras.

· cargos públicos, políticos, eclesiásticos ou empresariais: senador, presidente, governador, deputado, ministro, rei, cardeal, papa, diretor, gerente, etc.

· denominações de raças de animais: nelore, santa-inês (carneiros), manga-larga, siamês, pastor-alemão.

· substantivos comuns compostos, mesmo que algum elemento seja originalmente substantivo próprio: pedra de são tomé, pinho-do-paraná, louva-a-deus (inseto), joão-de-barro, galinha- -d‘angola.

85

· a tendência atual é usar iniciais minúsculas em títulos de livros, nomes de obras de arte em geral, salvo quando obrigatória a maiúscula: O romance Um trem corre para o oeste, de Fernando Azevedo...; Você viu o filme O último tango em Paris? No concerto apresentaram Prelúdio à tarde de um fauno, de Debussy, e a abertura da ópera Os mestres-cantores de Nurembergue, de Wagner.

· nomes de profissões, disciplinas, matérias escolares: Há trinta anos ele pratica a medicina. Ela fez mestrado em psicologia. Estão no quarto período de jornalismo. Curso de culinária. Quando não acompanhadas do nome, as palavras que designam instituições grafam-se com inicial minúscula: Estudamos naquela faculdade de direito.

O uso indiscriminado e excessivo de iniciais maiúsculas desvirtua sua finalidade.

INTERVIR

É derivado de vir e se conjuga como este: eu intervenho, ela interveio, eles intervieram, elas intervinham.

LETRAS ITÁLICAS

Empregam-se em:

· palavras e expressões estrangeiras;

· palavras e expressões do idioma nacional inusitadas, extravagantes ou que mereçam destaque;

· títulos de livros, obras de arte em geral, filmes, espetáculos, peças teatrais, novelas: romance A Moreninha; quadro O Grito do Ipiranga; sonata Ao Luar; filme As minas de prata; programa radiofônico Histórias de fantasmas;

· nomes de aeronaves, embarcações: avião Flecha Ligeira, rebocador Golfinho;

· nomes de veículos impressos de comunicação: revista Ecologia, jornal Diário de Minas, Jornal do Povo, revista Época, Revista do Rádio (verificar se as palavras jornal, revista ou outras pertencem ao nome da publicação, como nos casos de Jornal do Povo e Revista do Rádio).

Título de artigo, de matéria de jornal ou revista coloca-se entre aspas: A respeito do artigo “Em defesa da água”, publicado na revista Ecologia...; O 12º capítulo do livro O Conde de Monte Cristo, de Alexandre Dumas, é “O pai e o filho”.

86

MÉDIA

O vocábulo contém a ideia de meio, que só pode ser um; é ilógico dizer/escrever Temperatura média entre 21 e 23 graus. – Preço médio de 40 a 50 reais.

Apenas uma grandeza pode ser a média: Preço médio 40 reais. – Temperatura média 21 graus. Se figura mais de uma, usar construções como Temperatura de 21 a 23 graus. – Preço entre 40 e 50 reais.

NA RUA

Mora-se em um lugar, não a um lugar; portanto, Moro na rua Tal. – Firma estabelecida na avenida Tal.

NESSE SENTIDO

Abusa-se da expressão no começo de parágrafos.

NUMERAIS

Não é preceito gramatical a grafia por extenso de números até 9, e em algarismos a partir de 10, nem tal prática favorece a clareza ou a estética; ao contrário, fica incoerente, por exemplo, Crianças de oito a 12 anos. Portanto, quando não obrigatório o extenso, usar sempre algarismos: Colhiam de 5 a 11 sacas de laranjas. – Entre 9 e 13 metros de profundidade. Idêntico critério para os ordinais: Alunos da 4ª série. – Moradores do 6º, do 8º e do 15º andar(es).

Vale para números em geral a orientação de não grafar zero antes da unidade, o que não tem razão de ser: Rua Tal, nº 7 (não 07); Melancia de 3 quilos (não 03).

No caso de rodovias, observar: BR–040, BR–101; MG–010, MG–338: sigla em maiúsculas, travessão (não hífen), zero (oficial).

Números que designam séculos, reis, imperadores, papas escrevem-se com algarismos romanos: século IX, século XXI, D. Pedro II, Luís XVII, papa Alexandre VI.

87

ONDE

Aplica-se unicamente a lugar : O bairro onde moro. – Este é o lugar onde ela perdeu o relógio. São erradas frases como Foi onde ele reclamou do barulho; corretamente, Foi aí, ou então, que ele reclamou do barulho, ou Foi quando ele reclamou... Em alguns casos pode usar-se em que: Cite o trecho do livro em que o autor descreve a cena.

PAÍS

Substantivo comum, escreve-se com inicial minúscula, embora apareça frequentemente com maiúscula.

POR CONTA DE

Vem substituindo insistentemente por causa de, em razão de; graças a ; atenção ao redigir evita o uso indevido.

PORCENTAGENS

O verbo concorda com o número percentual:1% (um por cento) da colheita é do lavrador. – Nesta classe, 90% dos alunos passaram. – 35% das mulheres da cidade são casadas.

POSSESSIVOS

Não usar, quando dispensáveis; em nada beneficia a expressão o emprego supérfluo. O homenageado compareceu com sua família deve mudar para O homenageado compareceu com a família, com ganho para a objetividade e para o estilo. Mantém em casa um pequeno museu, melhor do que Mantém em sua casa...

88

POSSUIR

Significa ter a posse de, ter a propriedade de. Vem ocupando o lugar de ter, sentido como menos elegante. Usemos, porém, os recursos do idioma e digamos/escrevamos As salas têm oito metros quadrados, não possuem oito metros. – O menino tinha boa letra, não possuía boa letra. – O livro tem duzentas páginas, não possui duzentas páginas.

PRECAVER(-SE)

Ver Verbos defectivos.

QUALQUER

Erro dos mais generalizados é o emprego de qualquer em lugar de nenhum, algum. Por exemplo: O secretário não fez qualquer declaração.

Deve-se dizer/escrever nestes casos: O secretário não fez nenhuma declaração, ou declaração alguma. Qualquer tem a significação de qualquer que seja, como em Não leio qualquer livro, que quer dizer que não leio um livro qualquer, indiscriminadamente, sem escolher. Se quero declarar que não costumo ler, cabe a frase Não leio nenhum livro, ou livro algum. Também: Não se deve tomar qualquer remédio, ou seja, um remédio qualquer, o que é diferente de Não se deve tomar nenhum remédio, ou remédio algum.

REAVER

Verbo defectivo; só se conjuga nas formas em que há a letra v: reavemos, reaveis, reouve, reaverias, reavíamos, etc.

RECORDE

A grafia/pronúncia desta palavra é paroxítona, com a sílaba tônica cór : recórde, rimando com acorde, não récorde, como se ouve constantemente.

89

SÃO JOÃO DEL-REI

Grafia oficial do nome da cidade: São João del-Rei. Ver Campos das Vertentes.

SENÃO – SE NÃO

Senão – Assim junto significa: 1) de outro modo, caso contrário: Ande depressa, senão (caso contrário) chega

atrasada. 2) mas, mas sim: Não quis contestar, senão (mas sim) observar. 3) a não ser: Não encontraram senão (a não ser) os restos. 4) mas também: É não apenas bonita, senão (mas também) inteligente.

Se não – Em duas palavras, em que o se é conjunção, pode a expressão ser substituída por caso não, como nos exemplos: Se não quiser, não venha (caso não queira, na hipótese de não querer, não venha). – Não participem, se não tiverem vontade (caso não tenham vontade).

SIGLAS

Empregam-se nos textos oficiais sempre com letras maiúsculas (caixa-alta), formem ou não palavras. São mencionadas após o nome por extenso, separadas por parênteses. Assim, Companhia Energética de Minas Gerais (CEMIG) / Universidade Federal de Lavras (UFLA) Secretaria-Geral da Governadoria (SGG) / Fundação João Pinheiro (FJP).

SOB – SOBRE

Sob quer dizer em baixo: O gato está sob a cama (ou seja, debaixo dela). – Sob esse aspecto, a questão é simples. Dá ideia também de subordinação: A orquestra estará sob a regência do maestro titular.

Sobre é em cima : Sobre a (em cima da) mesa havia uma pasta. Significa também a respeito de: Nunca falamos sobre isso.

90

SUBSÍDIO

A pronúncia é subssídio (ou subcídio); o S não soa como Z. Ninguém diz subZíndico, subZistema...

TODO – TODO O

Todo país aplaude a competição é diferente de Todo o país aplaude a competição. No primeiro exemplo, a intenção é referir-se a todos os países, cada país; no segundo, afirma-se que o país inteiro aplaude. Também: Toda casa deve ser limpa (cada casa); Toda a casa deve ser limpa (a casa inteira).

TRATAR-SE DE

No sentido de ser, não varia em número. São incorretas formas como Tratam-se de bons funcionários. – Tratavam-se de papéis velhos. Usar trata-se, tratava-se.

UM(A) DO(A)S QUE

A concordância neste caso é no plural: Ela é uma das que foram convidadas, em vez de Ela é uma das que foi convidada. – Um dos que participaram foi ele. – Esse é um dos rios que atravessam o estado. Quando o sujeito é plural, elimina-se o artigo indefinido: João e Maria são dos que mais sobressaem (não são um dos que...).

UNIDADES DE MEDIDA

Quando abreviadas, usar sempre letras minúsculas, sem ponto: cm, m², kg, l, km, g etc.

91

VERBOS DEFECTIVOS

Atenção para os verbos adequar(-se) e precaver(-se): são defectivos, ou seja, faltam-lhes algumas formas. No presente do indicativo, só possuem a 1ª e a 2ª pessoas do plural: nós (nos) adequamos, vós (vos) adequais; nós (nos) precavemos, vós (vos) precaveis. Consequentemente, não têm o presente do subjuntivo, sendo regulares em todos os demais tempos: adequei, precaveram, adequavam, precavíamos, adequarão, precaveriam.

Não existem formas como eu (me) precavenho, isto (se) adéqua, que (se) precavenham, que (nos) adequemos, etc. No lugar desses verbos, usar acautelar(-se), precatar(-se), prevenir(se), ajustar(-se), adaptar(-se).

VEREADOR À

Ver deputado à.

VETOR

Vetor norte, vetor sul... Invenção recente, sem cabimento. Vetor, desde o mais remoto étimo latino, em nenhum momento significou lugar, região ou semelhante.

Usar região, setor, zona. A palavra vetor significa transmissor, veículo: O mosquito Aedes aegypti é o vetor da dengue.

ZERO ANTES DE OUTRO ALGARISMO

Difunde-se o uso indevido do zero antes de outro algarismo: dia 07 de julho, 03/05 (três de maio), folha 04, 09 quilos, 08 metros... Se pensarmos, veremos que nada justifica esse uso; não existe motivo para o zero nesses casos. É mais simples, agradável à vista e, sobretudo, correto não escrever o zero se não há necessidade – 7 de julho, folha 4, 9 quilos.

92

MUDANÇAS NA ORTOGRAFIA

Decreto n. 6.583, de 29 de setembro de 2008.

Síntese do que mudou (apenas do que mudou) a partir de 1º/1/2009 na ortografia do português.

As normas anteriores ao decreto serão admitidas durante o período de transição, que vai até 31/12/2012. Nos documentos oficiais, contudo, observam-se as novas regras.

ACENTUAÇÃO

PALAVRAS PROPAROXÍTONAS – Continuam obrigatoriamente acentuadas: lâmpada, cânion, crítico, médico, série, úmido, bólido, efêmero, dúbio, cômodo, tíbia; Rondônia, Cristália, América, Colômbia, Prússia. (No caso de nomes de pessoas ou empresas, obedece-se à grafia por elas usada.)

ACENTO AGUDO

Não mais se usará nos ditongos abertos EI e OI quando no meio da palavra.

assembléia assembleia

idéia ideia

heróico heroico

jibóia jiboia

(Continua nos ditongos ÉI, ÉU e ÓI no final de palavra ou em monossílabos: anéis, chapéu, herói, Pompéu; dói, céu.)

O acento agudo deixa de ser usado em palavras que apresentam sequência de três vogais, em que a sílaba tônica é U:

feiúra feiura

baiúca baiuca

boiúna boiuna

(Permanece o acento no I ou no U quando formam hiato com a vogal precedente: baú, saída, miúdo, manteúdo, Fiúza, multiúso, ruído, Piauí, saí.)

93

Os verbos arguir e redarguir não mais levarão acento agudo nas formas antes acentuadas:

argúi argui

argúem arguem

redargúis redarguis

redargúem redarguem

ACENTO CIRCUNFLEXO

Desaparece nas palavras terminadas em OO.

abençôo abençoo

vôo voo

perdôo perdoo

enjôo enjoo

Não mais são acentuadas formas do presente do indicativo e do subjuntivo dos verbos crer, ler, ver e dar e derivados.

crêem creem

lêem leem

vêem veem

dêem deem

(Permanece o acento circunflexo na 3ª pessoa do plural do presente dos verbos ter e vir e derivados: eles têm, vêm, retêm, intervêm, detêm, convêm.)

ACENTOS DIFERENCIAIS

Ficam suprimidos os acentos diferenciais nos grupos de palavras: pela, pelo; pero, pera; polo, antes pêlo, péla, pélo, Pêro, pêra, pólo.

Foi eliminado o acento agudo na forma verbal pára (verbo parar), que a diferençava da preposição para ; ambas serão escritas sem acento: para.

É facultativo o acento agudo na 1ª pessoa do plural do pretérito perfeito do indicativo dos verbos da 1ª conjugação (que terminam no infinitivo em –AR), para distingui-la do presente do indicativo: falamos (presente), falámos (passado); comunicamos (presente), comunicámos (passado); apresentamos (presente), apresentámos (passado).

94

É facultativo o acento circunflexo na 1ª pessoa do plural do presente do subjuntivo do verbo dar – dêmos – para diferençá-la da mesma pessoa do pretérito perfeito – demos: Dêmos-lhe um voto de confiança (ou seja, vamos dar-lhe); Demos-lhe um voto de confiança (concedemos-lhe, passado).

É igualmente facultativo no substantivo fôrma, diverso da 3ª pessoa do singular do presente do indicativo do verbo formar: forma (ó).

TREMA

Este sinal é abolido da ortografia, ficando somente em nomes estrangeiros (Argüedas, Müller, Bär, Göring, Händel), ou nos seus derivados (mülleriano, bärismo).

seqüestro sequestro

tranqüilo tranquilo

agüentar aguentar

lingüiça linguiça

freqüente frequente

HÍFEN

Questão nunca bem definida em português e que o recente “acordo ortográfico” complicou ainda mais. Apresentamos normas gerais; para os demais casos, é necessária consulta ao Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa (VOLP), da Academia Brasileira de Letras, ou a algum guia ou índice que o tenha por base. Encontrar-se-ão algumas omissões e divergências entre o próprio VOLP e o Decreto n. 6.583, que unicamente o bom-senso poderá dirimir.

Quando o “prefixo” acaba em vogal e o segundo elemento começa com R ou S, juntam-se as duas partes, duplicando-se o R ou o S:

ante-sala antessala

ante-socrático antessocrático

anti-revolucionário antirrevolucionário

anti-roubo antirroubo

95

anti-rugas antirrugas

anti-séptico antisséptico

anti-social antissocial

anti-sofista antissofista

auto-retrato autorretrato

auto-serviço autosserviço

auto-sugestão autossugestão

contra-reforma contrarreforma

contra-regra contrarregra

contra-senha contrassenha

extra-regulamentar extrarregulamentar

extra-sensorial extrassensorial

ultra-revolucionário ultrarrevolucionário

ultra-som ultrassom

Se o “prefixo” finda em vogal e em vogal diferente começa a outra palavra, escrevem-se ligadas, sem hífen:

auto-escola autoescola

auto-estrada autoestrada

extra-escolar extraescolar

extra-oficial extraoficial

infra-estrutura infraestrutura

supra-esofágico supraesofágico

supra-excitação supraexcitação

96

Se termina em vogal e a palavra seguinte começa pela mesma vogal, usa-se hífen:

................... ante-estrela

antiimperialista anti-imperialista

antiinflamatório anti-inflamatório

................... proto-organismo

sobreestar sobre-estar

sobreexceder sobre-exceder

Emprega-se igualmente quando a palavra seguinte começa com H: ante-histórico, auto- -hipnose, mega-hertz, sub-humano, super-hidratação.

Como exceção, os vocábulos com o prefixo co- continuam sem hífen, mesmo que se iniciem com O ou H, que neste caso é eliminado: coabitar, coautor, coerdeiro coexistência, coipnose, cointeressado, coobrigado, coonestar, cooperação, counívoco.

O hífen continua sendo usado quando o primeiro elemento termina em R: hiper-, inter- e super-, e a palavra seguinte começa com essa letra: hiper-racional, hiper-reacionário, hiper- -requintado; inter-racial, inter-relação; super-reação, super-realista, super-resistente.

Não mais se emprega o hífen em compostos com o advérbio não:

não-agressão não agressão

não-alinhado não alinhado

não-cumprimento não cumprimento

não-fumante não fumante

não-governamental não governamental

não-pagamento não pagamento

Atenção: os antigos pára-quedas, pára-quedismo e pára-quedista passam a grafar-se paraquedas, paraquedismo e paraquedista, sem acento e sem hífen.

97

Nos compostos de duas ou mais palavras sem elemento de ligação, o uso do hífen não sofreu alteração: beija-flor, ipê-amarelo, arara-vermelha-pequena, navio-escola, tenente-coronel, guarda-roupa. Se houver elemento de ligação (preposição ou conjunção) só se usa o hífen em nomes de animais ou de plantas: boca-de-lobo (planta), bico-de-papagaio (planta), camisa-de-meia (ave e peixe), dama-da-noite, louva-a-deus, coco-da-baía, araticum-da- -beira-do-rio. Com elemento de ligação, mas não se tratando de animal ou planta, escreve--se sem hífen: boca de lobo (bueiro), bico de papagaio (doença óssea), camisa de meia (roupa), maria vai com as outras, esmeralda do brasil (b minúsculo), chove não molha.

LETRAS K, W, Y

Embora já fossem obrigatoriamente empregadas em nomes próprios ou deles derivados, e em símbolos, passam oficialmente a fazer parte do alfabeto português: Kafka, kafkiano; Wagner, wagnerismo; Byron, byroniano; km, w, yb.

98

REFERÊNCIAS

ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS. Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa. 5. ed. São Paulo: Global, 2009.

ALMEIDA, Napoleão Mendes de. Gramática Metódica da Língua Portuguesa. 44. ed. São Paulo: Saraiva, 1999.

BLIKSTEIN, Izidoro. Técnicas de Comunicação Escrita. 8. ed. São Paulo: Ática, 1990.

BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. 2. ed. rev. e atual. Brasília: Presidência da República, 2002.

CEGALLA, Domingos Paschoal. Novíssima gramática da língua portuguesa. 29. ed. São Paulo: Nacional, 1985.

COSTA VAL, Maria da Graça. Redação e textualidade. São Paulo: Martins Fontes, 1993.

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Aurélio século XXI: o dicionário da língua portuguesa. 3. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1999.

HOUAISS, Antônio; VILLAR, Mauro de Salles; FRANCO, Francisco Manoel de Mello. Dicionário Houaiss da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004.

LIMA, A. Oliveira. Manual de Redação Oficial – teoria, modelos e exercícios. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

LOZAR, Pedro Sérgio. Fale sem receio, escreva com prazer. Belo Horizonte: Armazém de Idéias, 2001.

LUFT, Celso Pedro. Dicionário prático de regência nominal. 5. ed. São Paulo: Ática, 2010.

LUFT, Celso Pedro. Dicionário prático de regência verbal. 9. ed. São Paulo: Ática, 2010.

MAGALHÃES, Diógenes. Redação com base na linguística (e não na Gramática). 8. ed. Rio de Janeiro: Coisa Nossa, 2007.

99

MINAS GERAIS. Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais. Manual de Redação Parlamentar. Coordenação: Marcílio França Castro. 2. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, 2008.

MINAS GERAIS. Tribunal Regional Eleitoral de Minas Gerais. Manual de padronização de atos oficiais administrativos. Belo Horizonte: TRE-MG, 2008.

PLATÃO & FIORIN. Para entender o texto – leitura e redação. 8. ed. São Paulo: Ática, 1994.

PRETI, Dino. Sociolinguística: os níveis de fala. São Paulo: Edusp, 2000.

SENA, Décio. Português Cespe/UNB. 2. ed. Rio de Janeiro: Ferreira, 2008.

100

Documents

Manual Redacao Oficial2012