MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU No Terbit I Revisi Penanggung jawab · 2017. 3. 24. · Penanggung jawab Kaprodi S1 Sastra Inggris 1. Petugas BAAK melayani pengambilan formulir

MANUAL PROSEDURPENERIMAAN MAHASISWA BARU

No BAAK/MUTU/MP/01/XII/09

Terbit I 12 Desember 2009

Revisi 0

Penanggung jawab Ka BAAK

Tujuan : memberikan kejelasan tata laksana penerimaan mahasiswa baru khususbagian BAAK

Mekanisme :

1. Calon mahasiswa mendapatkan informasitentang persyaratan & biaya masuk baik yangdatang langsung, lewat telepon ataupuninternet.

2. Calon mahasiswa mengisi formulirpendaftaran dengan datang langsung maupunlewat internet.

3. Apabila pengisian formulir sudah lengkap,calon mahasiswa dapat langsung mengikuti tesmasuk yang terdiri dari skolastik tes danpengetahuan umum, untuk calon mahasiswapindahan dengan mengkonversi nilai dari PTasal.

4. Bagi calon mahasiswa yang dinyatakanditerima dapat melakukan registrasi dan calonmahasiswa yang gagal dapat mendaftar danmembeli formulir kembali.

5. Herregistrasi bagi calon mahasiswa barudengan menunjukkan bukti pembayaran dandilampiri:a) Fotokopi ijazah dan nilai ujian akhirb) Pas photo 3x4c) Fotokopi akte kelahirand) Calon mahasiswa baru mengisi formulir

herregistrasi yang telah disediakan

6. BAAK memasukan data ke CERMAT danmengecek kembali berkas calon mahasiswayang diterima apabila data dan berkas sudahbenar maka akan diberikan NIM.

7. Calon mahasiswa terdaftar sebagai mahasiswadan akan mendapatkan KTM.

Diterima Gagal

KonversiNilai

Tes Masuk

FormulirPendaftaran

Informasi

Calon MhsBaru

Calon MhsPindahan

Heregistrasi

Mahasiswa

Verifikasi Data

INSTRUKSI KERJAPEMBERIAN INFORMASI KEPADA CALON MAHASISWA BARU OLEH

PETUGAS BAAK

No BAAK/ MUTU/IK/01/MP/01/XII/09


Revisi 0

Penanggung jawab Kaprodi S1 Sastra Inggris

Tujuan : menjamin bahwa proses seleksi calon mahasiswa baru sesuai dengankebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh institusi

Mekanisme :

1 Petugas Pendaftaran (BAAK)memberikan informasi tentangpersyaratan & biaya masuk baik datanglangsung maupun lewat telepon bagicalon pendaftar.

2. Petugas Pendaftaran (BAAK)menjelaskan kepada calon mahasiswatentang cara pengisian formulir.

3 Petugas pendaftaran (BAAK) mengirimcalon mahasiswa ke Sekretaris untukdiberikan tes masuk.

4. Petugas pendaftaran (BAAK) menerimahasil tes dari Sekretaris. Bagi calonmahasiswa yang dinyatakan tidak lulusdapat mendaftar kembali.

5 Petugas pendaftaran (BAAK) memanducalon mahasiswa untuk melakukanherregistrasi dengan menunjukkan buktipembayaran.

6. Petugas pendaftaran (BAAK) menelitidan mengecek data kemudianmemberikan NIM dan memproses datadi program CERMAT.

7. Petugas pendaftaran (BAAK)memproses pembuatan Kartu TandaMahasiswa.

Tes Masuk

Diterima Gagal

Heregistrasi

Verifikasi Data

Mahasiswa

FormulirPendaftaran

Informasi

MANUAL PROSEDURREGISTRASI MAHASISWA LAMA

No BAAK/ MUTU/MP/02/XII/09


Revisi 0


Tujuan : memberikan kepastian prosedur dan mekanisme proses registrasi kepadaseluruh mahasiswa dan petugas

Mekanisme :

1. Setiap awal semester mahasiswa harusmendaftarkan diri dengan menunjukkanbukti pembayaran dan mengisi blangkoregistrasi. Untuk mahasiswa cuti akanmendapatkan blangko cuti, sedangkan bagimahasiswa pindah prodi harus mengajukansurat kepada Ketua.

2. Mahasiswa mendapatkan KRS dari petugasBAAK rangkap 4, mengkonsultasikan danmengesahkan pengambilan mata kuliahpada dosen pembimbing.

3. Mendatakan KRS pada program CERMAT.

4. Perubahan KRS akan dilayani pada mingguke-3 setelah perkuliahan dimulai.

5. Mencetak presensi kuliah dan presensidosen.Presensi

Perubahan KRS

PengolahanData

Kartu RencanaStudi (KRS)

Daftar Ulang/Cuti/ Pindah

Prodi

INSTRUKSI KERJAREGISTRASI MAHASISWA OLEH PETUGAS BAAK

No BAAK/ MUTU/IK/02/MP/02/XII/09


Revisi 0


Tujuan : memberikan kejelasan kepada petugas BAAK mengenai prosedurpenanganan registrasi mahasiswa.

Mekanisme :

1 Petugas BAAK akan memberikan KRSdan lembar biodata kepada mahasiswayang telah menyelesaikan administrasipembayaran.

3. Petugas BAAK akan membubuhkanstempel pada KRS yang telah mendapatpersetujuan dari dosen pembimbing danmengambil 1 lembar warna merah.

4. Petugas BAAK akan memproses KRSpada program CERMAT.

5. Petugas BAAK akan melayaniperubahan KRS pada minggu ke-3setelah perkuliahan dimulai danmemproses kembali KRS Perubahanpada program CERMAT.

6. Petugas BAAK akan menyusun danmengarsipkan KRS menurut ProgramStudi dan Tahun Angkatan dari masing-masing mahasiswa.

KRS &Biodata

PerubahanKRS

PengesahanKRS

PengolahanKRS

PengarsipanKRS

MANUAL PROSEDURPENANGANAN TRANSFER INTERNAL



Revisi 0


Tujuan : Mahasiswa dan petugas BAAK dan Program Studi mengetahui prosedurstandar proses transfer internal sehingga proses dapat dipercepat.

Mekanisme :

1. Mahasiswa mengajukan surat transferinternal ke Ketua.

2. Apabila Ketua menyetujui surattersebut, maka mahasiswa akanmendapat pengesahan dari Ketua dantranskrip nilai dari jurusan.

3. Mahasiswa dapat mengambil suratpermohonan yang sudah disahkan Ketuadi BAAK.

4. Mahasiswa menyelesaikan administrasiakademik di BAAK dengan melengkapipersyaratan:a) Menunjukkan slip pembayaran SPP.b) Mengisi formulir registrasi.c) Menyerahkan pas photo 3x4 2

lembar untuk pembuatan KTM.d) Menyerahkan fotokopi konversi

transkrip.e) Penyesuaian dan verifikasi data.f) Mendapatkan NIM baru.

5. Apabila administrasi sudahdiselesaikan, maka mahasiswa akanmendapatkan KRS.

Verifikasi Datadi BAAK

PengambilanKRS

PengambilanPermohonan

Transfer Internal

PengajuanPermohonan

Transfer

Persetujuan olehKetua & konversi

nilai Prodi

INSTRUKSI KERJATRANSFER INTERNAL OLEH PETUGAS BAAK

No BAAK/MUTU/IK/03/MP/03/XII/09


Revisi 0


Tujuan : Memberikan panduan kepada petugas BAAKMekanisme :

1. Petugas BAAK menjelaskan tata carapermohonan transfer bagi mahasiswayang telah habis masa studinya ataumahasiswa yang ingin aktif kembali.

2. Petugas BAAK akan menerima suratpersetujuan transfer yang telahditandatangani oleh Ketua STBA LIAYogyakarta dan dilengkapi dengankonversi nilai yang telah disetujui olehKepala Prodi.

3. Petugas BAAK melayani pengambilansurat persetujuan transfer internal.

4. Petugas BAAK memproses mahasiwayang bersangkutan dan memberikanNIM baru.

5. Petugas BAAK akan memberikan KRSapabila mahasiswa sudah melunasiadministrasi pembayaran.

PersetujuanKetua

PermohonanTransfer

Pengambilansurat

NIMbaru

KRS

MANUAL PROSEDURALIH JALUR/ PINDAHAN



Revisi 0


1 Mahasiswa diwajibkan mengisi formulirpendaftaran yang sudah disediakan olehBAAK.

2 Ketua Program Studi mengkonversitranskrip nilai mahasiswa dariPerguruan Tinggi yang lama.

3 Mahasiswa menyelesaikan administrasiakademik di BAAK dengan melengkapipersyaratan :1) Slip pembayaran2) Mengisi formulir herregristrasi

calon mahasiswa3) Menyerahkan pas photo 3x4

sebanyak 2 lembar4) Menyerahkan surat keterangan

pindah dari PT asal5) Menyerahkan foto kopi konversi

nilai yang telah disetujui olehKaprodi

6) Menyerahkan foto kopi IjazahSMA/ sederajat / Ijazah DIII bagiyang sudah lulus

4 Mahasiswa mendapatkan NIM baru.

5 Mahasiswa mendapatkan KRS.

PermohonanTransfer

Konversinilai

Verifikasidata

NIMBaru

KRS

INSTRUKSI KERJAALIH JALUR/PINDAHAN OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK memberikan formulirpendaftaran yang sudah disediakan.

2. Petugas BAAK akan menerimatranskrip nilai dari PT asal mahasiswauntuk dikonversi oleh Ketua Programstudi.

3. Petugas BAAK melayani pengambilantranskrip nilai yang telah disetujui olehKetua Program Studi.

4. Petugas BAAK memproses mahasiwayang bersangkutan dan memberikanNIM baru.

5. Petugas BAAK akan memberikan KRSapabila mahasiswa sudah melunasiadministrasi pembayaran.

KRS

PermohonanTransfer

Konversinilai

Pengambilansurat

NIM baru

MANUAL PROSEDURPEMBUATAN KTM



Revisi 0


1. Mahasiswa menunjukkan kuitansipembayaran kemudian mengisiformulir yang sudah disediakan olehBAAK.

2. Mengumpulkan Photo 3x4 = 1 lbr,untuk KTM hilang mahasiswa harusmelengkapi dengan surat kehilangandari kepolisian.

3. Kelengkapan dibawa ke percetakan.

4. Mahasiswa dapat mengambil KTM diBAAK.

Formulir

KTMselesai

Pembuatan kePercetakan

MelengkapiAdministrasi

INSTRUKSI KERJAPEMBUATAN KTM OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK memberikan blangkopengajuan KTM yang sudahdisediakan.

2. Petugas BAAK akan mengecekkelengkapan administrasi, meliputi :1) Melunasi biaya pembayaran2) Surat kehilangan dari kepolisian

(untuk pembuatan ulang)

3. Petugas BAAK akan mengantar berkaspembuatan KTM ke percetakan.

4. Petugas BAAK melayani pengambilanKTM.

Formulir

KelengkapanAdministrasi

Percetakan

KTMSelesai

MANUAL PROSEDURPERKULIAHAN



Revisi 0


1 Setiap awal semester mahasiswa harusmendaftarkan diri dengan menunjukkanbukti pembayaran dan mengisi blangkoregistrasi. Untuk mahasiswa cuti akanmendapatkan blangko cuti.

2 Mahasiswa mendapatkan KRS dari petugasBAAK rangkap 4, mengkonsultasikan danmengesahkan pengambilan mata kuliahpada dosen pembimbing.

3. Petugas BAAK membubuhkan stempel danmengambil 1 lembar KRS warna merahuntuk selanjutnya menginput data padaprogram CERMAT

4. Pelayanan perubahan KRS akan dilayanipada minggu ke-3 setelah perkuliahandimulai.

5. Petugas BAAK akan mencetak presensikuliah dan presensi dosen.

7. Petugas BAAK mendistribusikan presensikuliah dan presensi dosen pada masing-masing dosen pengampu.

.7. Bagi dosen memerlukan alat bantu

pengajaran harus mendaftar ke BAAKseminggu sebelum perkuliahan dimulai.

8. Perkuliahan berlangsung.

9. Apabila dalam semester berjalanmahasiswa mengajukan surat keterangandapat memproses di BAAK.

Perkuliahan berlangsung

Surat keterangan Kuliah

Alat Bantu Pengajaran

Distribusi Presensi Kuliahuntuk dosen

Perubahan KRS

Pengolahan data

Daftar Ulang/Cuti/PindahProdi

Pencetakan Presensi

Kartu Rencana Studi (KRS)

INSTRUKSI KERJAKRS & PERUBAHAN KRS OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK menerima KRS yang sudahmendapat pengesahan dari dosenpembimbing.

2. Petugas BAAK mendatakan KRS tersebut kedalam program CERMAT.

3. Petugas BAAK memberikan penjelasan padamahasiswa yang ingin menambah ataumengurangi pengambilan mata kuliah dapatmelakukan perubahan KRS di BAAK yangdapat dilakukan selama 2 minggu setelahkuliah berjalan dengan konsultasi ke dosenpembimbing terlebih dahulu. BAAK kembalimelakukan pendataan ulang perubahan KRStersebut ke program CERMAT

4 Petugas BAAK akan mengarsip KRSmahasiswa berdasarkan program studi dantahun angkatan.

KRS

PengolahanData

PerubahanKRS

ARSIP

INSTRUKSI KERJAPEMBUATAN PRESENSI KULIAH OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK akan mengambil 1 lembarKRS warna merah.

2. Petugas BAAK akan mendatakan KRS(Kartu Rencana Studi) yang sudah diterimadari mahasiswa ke program CERMAT.

3. Petugas BAAK akan mengecek ulangberdasarkan nama mahasiswa, maupunpengambilan mata kuliah sehingga data benar-benar valid.

4. Petugas BAAK mencetak presensi kuliah.

PengumpulanKRS

Pendataan KRS

Pengecekan KRS

Presensi Kuliah

INSTRUKSI KERJAPEMBUATAN PRESENSI DOSEN OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK mendatakan dosen dan matakuliah agar tidak terjadi kesalahan sebelumdicetak.

2. Petugas BAAK mengisikan form presensisesuai dengan daftar yang telah dibuat.

3. Petugas BAAK mengecek ulangdisesuaikan dengan mata kuliah, jadwalperkuliahan, nama dosen, SKS, tahunakademik yang sedang berjalan.

4. Petugas BAAK mencetak presensi dosen.Cetak

Cek Ulang

Pengisian FormPresensi

Data Dosen & MataKuliah

INSTRUKSI KERJAPEMBUATAN KETERANGAN KULIAH OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK melayani pengambilanformulir permohonan surat keterangankuliah yang sudah disediakan.

2. Petugas BAAK akan meminta nomor suratke Sekretaris.

3. Petugas BAAK akan memproses danmengetik sesuai dengan formulir yangtelah diisi oleh mahasiswa selanjutnyamemintakan tanda tangan pada pejabatyang berwenang.

4. Petugas BAAK melayani pengambilansurat keterangan.

Pengambilan Surat

Proses PembuatanSurat

Penomoran Surat

FormulirPermohonan

MANUAL PROSEDURUJIAN TENGAH SEMESTER/UJIAN AKHIR SEMESTER

No BAAK/MUTUMP/07/XII/09


Revisi 0


INSTRUKSI KERJAPEMBERIAN KRU/ DISPEN UTS/UAS OLEH PETUGAS BAAK

No MUTU/IK/10/MP/07/XII/09


Revisi 0


1. Petugas BAAK melayani permohonanpengambilan KRU (Kartu RencanaUjian) bagi mahasiswa yang sudahmelunasi administrasi pembayaransementara untuk mahasiswa yangbelum melunasi pembayaran pada saatUTS dapat diberikan kartu dispen.

2. Petugas BAAK mencetakkan KRU dariprogram CERMAT atau memberikanformulir dispensasi.

3. Petugas BAAK membubuhkan stempelpada KRU yang telah mendapatpengesahan dari dosen pembimbing.

4. Petugas BAAK menyerahkan KRUpada mahasiswa.

Pencetakan

PengambilanKRU/Dispen

Pengesahan

KRU/Dispen

INSTRUKSI KERJAPENCETAKAN PRESENSI UTS/UAS OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK menginput data daftar matakuliah dan dosen pengampu dengan jadwalUTS/UAS pada semester berjalan keprogram CERMAT.

2 Petugas BAAK mengecek ulang namamahasiswa berdasarkan pengambilan matakuliah, dosen pengampu dan hari pelaksanaanUTS/UAS.

3 Petugas BAAK memastikan data sudah valid.

4. Petugas BAAK akan mencetak presensi baikUTS/UAS.Pencetakan

Validitasi Data

Pengecekan Data

Jadwal UTS/UAS

INSTRUKSI KERJAPENGUMPULAN SOAL UTS/UAS OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK menerima pengumpulansoal UTS/dari dosen pengampu dalambentuk hard copy siap untuk digandakan.

2. Petugas BAAK akan menggandakan soalujian yang telah diterima dari dosenpengampu sebanyak peserta ujian danditambah cadangan 10%.

3. Petugas BAAK akan mengepak soal kedalam amplop ujian dan dilengkapi absenujian dan berita acara ujian.

4. Petugas BAAK akan mengarsipkanmaster soal.

Soal dariDosen

PenggandaanSoal

Pengepakan

Pengarsipan

INSTRUKSI KERJAPENDISTRIBUSIAN SOAL UTS/UAS OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK mencetak label identitas padamasing-masing amplop UTS/UAS.

2. Petugas BAAK menempelkan label identitaspada masing-masing amplop UTS/UAS.

3. Petugas BAAK mengelompokkan amplopujian berdasarkan hari dan tanggal ujiandiselenggarakan.

4. Petugas BAAK akan mendistribusikan amplopujian kepada masing-masing dosen pengujiuntuk UTS dan kepada petugas piket untukUAS.

Pendistribusian

PenempelanAmplop

PengelompokkanAmplop

Pelabelan

INSTRUKSI KERJAPENYERAHAN AMPLOP HASIL UTS/ UAS OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK menerima amplophasil ujian dari pengawas UTS/UAS.

2. Petugas BAAK akan menginventarisiramplop ujian serta memisahkan sisasoal dan lembar berita acaraUTS/UAS.

3. Petugas BAAK mendistribusikanamplop hasil UTS/UAS kepadamasing-masing dosen pengampu.

4. Petugas BAAK menyimpan sisa-sisasoal UTS/UAS.

InventarisirHasil Ujian

PendistribusianHasil UTS/UAS

Pengarsipan Soal

PengumpulanAmplop hasil

UTS/UAS

INSTRUKSI KERJAPENGHITUNGAN BERITA ACARA UTS/ UAS OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1 Petugas BAAK menerima 1 lembarBerita Acara dari pengawas UTS/UAS.

2. Petugas BAAK akan merekap jumlahkoreksi dan jumlah dari masing -masing dosen pengampu dan pengawasujian.

3 Petugas BAAK akan memintakanpengesahan hasil rekapitulasi padakepala BAAK.

4 Petugas BAAK akan mengumpulkanhasil rekapitulasi yang telah disahkanuntuk dapat dicairkan vakasinya.

Pengesahan

PenghitunganBerita Acara

Berita Acara dariPengawas

Pencairan

INSTRUKSI KERJAPENGARSIPAN NILAI OLEH PETUGAS BAAK

No BAAK/MUTU/IK/16/MP/07/XII/ 09


Revisi 0


1. Petugas BAAK menerima nilai ujian daridosen pengampu mata kuliah (untuk UTSnilai dalam bentuk angka sedangkan UASnilai sudah dalam bentuk abjad).

2. Petugas BAAK akan memisahkan nilaiujian berdasarkan program studi danangkatan mahasiswa.

3. Petugas BAAK akan menempel nilai-nilaihasil UTS/UAS pada papanpengumuman.

4. Petugas BAAK menyusun danmengarsipkan nilai pada folder yangsudah disediakan.

Pengarsipan Nilai

Penempelan

Pemisahan Nilai

Pengumpulan Nilai

INSTRUKSI KERJAPENCETAKAN KHS OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK menerima nilai ujian darimasing-masing dosen pengampu matakuliah.

2. Petugas BAAK akan memasukkan (entry)nilai ke program CERMAT.

3. Petugas BAAK akan mencetak nilaimasing-masing mahasiswa sesuai denganmata kuliah yang diambil.

4. Petugas BAAK melayani pengambilanKHS.

KHS

Pencetakan KHS

ProsesKe CERMAT

Penerimaan Nilai

MANUAL PROSEDURPENDAFTARAN UJIAN TA/ SKRIPSI

No BAAK/ MUTU/MP/08/XII/09


Revisi 0


1 Setelah mahasiswa menyelesaikan bimbinganSkripsi/TA mereka akan mendapatkanformulir bebas bimbingan dari jurusandengan ditandatangai oleh dosenpembimbing.

2 Mahasiswa akan mendapatkan formulir bebasteori & administrasi dari BAAK denganmenunjukkan formulir bebas bimbingan.

3 Mahasiswa formulir bebas teori danadministrasi yang sudah diterima olehmahasiswa harus disahkan oleh pejabat yangberwewenang.

4 Mahasiswa mendaftarkan ujian Skripsi/TA diJururusan dan melapor hari ujian danmendaftar pemakaina alat bantu pada saatujian dilaksanakan kepada BAAK.

5 Pada saat ujian pendadaran BAAKmenyiapkan berkas ujian TA/Skripsi.

6. Mahasiswa yang dinyatakan lulus nilai ujianpendadaran akan dikeluarkan oleh dosenpenguji sebagai kelengkapan yudisiumsetelah mahasiswa menyelesaikan revisi danpenjilidan TA/ Skripsi.Yudicium

Ujian

Lulus TidakLulus

Formulir bebasbimbingan

Pengesahan Formulirbebas teori &administrasi

Pendaftaran Ujian &Pemakaian Alat bantu

Formulir bebas teori &administrasi

INSTRUKSI KERJAPENDAFTARAN UJIAN TA/ SKRIPSI OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1 Petugas BAAK melayani pengambil transkripnilai sementara, formulir bebas teori dan bebasadministrasi.

2 Petugas BAAK menerima formulir bebas teoridan bebas administrasi yang telah disahkan olehKepala BAAK untuk bebas teori dan Kepala BAUuntuk bebas administrasi.

3 Petugas BAAK mencatat jadwal ujian pendadaranTA/Skripsi dan alat bantu pada saat ujian.

4 Petugas BAAK mengecek semua kelengkapan danalat bantu ujian sebelum ujian berlangsung.

5 Petugas BAAK menerima berita acara ujian dannilai ujian.

6 Petugas BAAK mengumumkan nilai ujian apabilamahasiswa telah menyelesaikan revisi danpenjilidan.

7 Petugas BAAK akan memasukkan nilai padaprogram CERMAT dan mengarsipkan.

Pengambilan Formulir

Jadwal Pendadaran

Pengesahan Formulir

Pengecekan

Berita Acara

Nilai

Pengarsipan

INSTRUKSI KERJAPENDAFTARAN YUDICIUM OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK akan memberikantranskrip nilai sementara kepadamahasiswa yang dinyatakan lulus ujianpendadaran TA/ Skripsi.

2. Petugas BAAK akan menerimapermintaan verifikasi nilai darimahasiswa yang akan menghapus matakuliah karena dianggap telah melebihipersyarat kelulusan.

3 Petugas BAAK meneliti dan mencocokkandaftar mata kuliah apabila sudah benartranskrip siap dicetak.

4 Petugas BAAK melayani pendaftaranyudicium.

Cek Matakuliah

PendaftaranYudicium

TranskripNilai

Sementara

VerifikasiMata kuliah

MANUAL PROSEDURPENDAFTARAN WISUDA

No BAAK/MUTUMP/09/XII/09


Revisi 0

Penanggung jawab Kajur S1 Sastra Inggris

INSTRUKSI KERJAPENDAFTARAN WISUDA OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0

Penanggung jawab Kajur S1 Sastra Inggris

1. Petugas BAAK menerima surat keputusan(SK) yudisium yang telah disahkan olehKetua STBA LIA Yogyakarta.

2. Petugas BAAK menerima buktipembayaran dari mahasiswa pada saatmendaftarkan diri sebagai calonwisudawan.

3. Petugas BAAK akan memberikan formulirwisuda kepada mahasiswa untuk dilengkapidan dilampiri :a) Pas Foto hitam putih 4x6 = 4 lbrb) Pas Foto berwarna 3x4 = 2 lbrc) Foto kopi ijazah SMA/ sederajatd) Bebas perpustakaan dan Perpustakaan

Daerah

4 Mahasiswa terdaftar sebagai wisudawan/wisudawati.

PendaftaranWisuda

Surat KeputusanYudisium

PersyaratanWisuda

TerdaftarWisudawan

INSTRUKSI KERJALEGALISIR IJAZAH OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK menerima fotokopi ijazah dantranskrip nilai dari alumni.

2. Petugas BAAK akan menyetempel padafotokopi ijazah dan transkrip tersebut.

3. Petugas BAAK akan memberikan nomorlegalisir.

4. Petugas BAAK akan membawa berkas tersebutpada pejabat yang berwenang untuk disahkan.

5. Petugas BAAK akan menerima buktipembayaran administrasi sesuai denganjumlah legalisir yang diajukan.

6. Petugas BAAK menyerahkan legalisir ijazahdan transkrip nilai kepada alumni.

Pengambilanlegalisir

Bukti Pembayaran

Tanda TanganPejabat

Penomoran legalisir

Stempel legalisir diIjazah

Fotokopi Ijazah

MANUAL PROSEDURLAPORAN SEMESTER



Revisi 0


1. Download program EPSBED Dikti untukdicopy pada komputer BAAK STBA LIAYogyakarta.

2. Data yang sudah selesai dimasukan keprogram EPSBED harus valid pada saatdivalidasi kemudian dicetak.

3. Pengesahan hasil validasi pada masing-masing Ketua Program Studi.

4. Pengesahan hasil validasi pada PembantuKetua bidang Akademik.

5. Data yang sudah mendapat pengesahandikumpulkan ke Kopertis.

6. Data tersebut akan diupload DIKTI melaluiinternet.

Puket I

Valid

Download program

Prodi

Kopertis

www.evaluasi.or.id

INSTRUKSI KERJAOPERATOR LAPORAN SEMESTER



Revisi 0


1. Operator EPSBED pada setiap hariSenin harus download program dariDIKTI lewat internet(www.evaluasi.or.id).

2. Operator mengisikan data ke programEPSBED.

3. Operator EPSBED melalui mengeceksampai data benar- benar valid.

4. Operator mengcopy data yang sudahvalid ke dalam CD atau Flashdisk sertamencetaknya.

5. Operator mengirim laporan keKOPERTIS.

6. Operator mengecek sampai laporan ter-upload di web Dikti.

Download program

Pengecekan danValidasiData

Copy Data

Pengisian Data

PengumpulanLaporan

Terupload diinternet

MANUAL PROSEDUREVALUASI PELAYANAN



Revisi 0


1. Pembuatan butir-butir angket mengenaikepuasan pelayanan di BAAK.

2. Angket digandakan dan dibagikankepada mahasiswa yang aktif padasemester berjalan.

3. Angket yang telah terisi dikembalikanke BAAK.

4. Angket yang telah terkumpuldirangkum.

5. Hasil rangkuman sebagai dasarevaluasi pelayanan di BAAK.

Merangkum

MembagikanAngket

PembuatanAngket

PengumpulanAngket

Evaluasi

INSTRUKSI KERJAEVALUASI PELAYANAN OLEH PETUGAS BAAK



Revisi 0


1. Petugas BAAK membuat butir-butirangket.mengenai kepuasan pelayanan diBAAK.

2. Petugas BAAK menggandakan angketdan membagikan kepada mahasiswayang aktif pada semester berjalan.

3. Petugas BAAK mengambil kembaliangket yang telah diisi oleh mahasiswa.

4. Petugas BAAK merangkum hasilangket tersebut untuk ditindaklanjuti.

5. Petugas BAAK memperbaiki kinerjalayanan terhadap mahasiswa.

MembagikanAngket

PembuatanAngket

PengumpulanAngket

Merangkum

Evaluasi

DOKUMEN PENDUKUNG

BAAK STBA LIA YOGYAKARTA

DOKUMEN PENDUKUNGEVALUASI PELAYANAN

No BAAK/MUTU/DP/IK/23/MP/11/XII/09


Revisi 0


ANGKET UMPAN BALIK PELAYANAN BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIKDAN KEMAHASISWAAN (BAAK)

Yth. Mahasiswa STBA LIA Yogyakarta

Demi meningkatkan mutu layanan STBA LIA Yogyakarta khususnya BAAK makadipandang perlu untuk menjaring umpan balik dari seluruh mahasiswa. Untuk itu kami harapSaudara mengisi angket di bawah ini. Angket ini memakai teknik skoring dengan skala 1sampai dengan 10. Angka 1 memiliki makna bahwa mutu layanan sangat kurang; sedangkanangka 10 berarti mutu layanan sangat baik.Pada kolom saran, Saudara dipersilahkan menulis poin-poin perbaikan untuk ditindaklanjutioleh BAAK. Silahkan mencontreng angka di bawah ini sesuai dengan penilaian anda.

No. Butir Pertanyataan Butir Penelian1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 Kecepatan layanan2 Keramahan dlm pelayanan3 Kemudahan dlm memperoleh informasi4 Kesigapan dalam memberikan informasi5 Ketepatan dlm memberikan informasi6 Kejelasan dlm memberikan informasi789

Saran :

Terima kasih atas bantuan anda yang telah bersedia mengisi angket ini. Angket yang telahterisi harap dikembalikan ke BAAK.

FORMULIRPENDAFTARAN MAHASISWA BARU

No BAAK/MUTU/DP/01/MP/01/XII/09


Revisi 0


I. DATA CALON MAHASISWA

1. Nama Lengkap : ..................................................................................................

2. Jenis Kelamin : Pria Wanita

3. Tempat / Tgl. Lahir : ..................................................................................................

4. Nomor Pendaftaran : ............................/…................./PMB/STBA/…...……………

5. Gelombang : I II III IV V

6. Prodi yang diambil : S1 Sastra Inggris (Kelas Pagi) DIII Bahasa

Inggris

S1 Sastra Inggris (Kelas Sore)

7. Alamat Asal :.....................................................................................................

No. Telp. / HP :......................................................

8. Alamat di Yogyakarta : ...................................................... .....................................

No. Telp. / HP :.....................................................

9. Agama : …………………………………………………………..

10. Tangal Ujian : ...................................................... .....................................

11. Sumber Informasi : Koran Baliho Radio TV Internet

Spanduk Event Alumni Mhs Aktif

Keluarga Agen Pendaftaran Lainnya……….....

II. DATA PENDIDIKAN

Pendidikan Terakhir : …………..........Prop: ............…......... Thn Lulus: .....................

Nama Sekolah : .....................................................................................................

Alamat Sekolah/ Telp. : .....................................................................................................

Jurusan : .....................................................................................................

Nomor STTB : .....................................................................................................

Tanggal STTB : .....................................................................................................

Yogyakarta...................................

( )

FORMULIRHERREGISTRASI MAHASISWA BARU



Revisi 0


I. DATA MAHASISWA

1. Nama Lengkap / NIM : ..................................................... ......../..............................

2. Program Studi : S-1 Sastra Inggris DIII Bhs. Inggris

3. Tempat / Tgl. Lahir : ...................................................... ....................................

4. Alamat Asal : ...................................................... ......................................

No. Telp. / HP : ...................................................... ......................................

5. Alamat di Yogyakarta : ...................................................... ......................................

No. Telp. / HP : ...................................................... ...................................... …

6. Jenis Kelamin : Laki - laki Perempuan

7. Agama : ...................................................... .......................

8. Golongan Darah : A B AB O

9. Riwayat Pendidikan

1) Sekolah Dasar : ………………………..Kab. ............…………

Propinsi : …………………...Thn. Lulus .........................

2) Sekolah Menengah Pertama: ……………………….Kab. ............………...


3) Sekolah Menengah Atas : ……………………....Kab. ............…………..


II. DATA ORANG TUA/ WALI

1. Nama Orang Tua/ Wali : ...........................................................................

2. Alamat Orang Tua/ Wali : ...........................................................................

3. No. Telp. / HP : ...........................................................................

4. Pendidikan Orang Tua/ Wali : ...........................................................................

5. Pekerjaan Orang Tua/ Wali : ...........................................................................

Yogyakarta......................

( )

FORMULIRKELENGKAPAN BERKAS HERREGISTRASI



Revisi 0


Nama : .........................................................................................................

Alamat : .........................................................................................................

Prodi : .........................................................................................................

No. Pendaftaran : …………………………………………………………………….

Tanda Tangan : .........................................................................................................

No Berkas Yang Harus Dilengkapi Coret yangPerlu

1 1) 1 lbr fotokopi akta kelahiran / surat kenal lahir Ada/Tidak2 2) 1 lbr fotokopi STTB legalisir SMA/ sederajat Ada/Tidak3 3) 1 lbr fotokopi bukti ganti nama bagi yang pernah

mengganti namaAda/Tidak

4 4) Menunjukkan bukti pembayaran dari BAU Ada/Tidak5 5) 2 lbr pasfoto berwarna terbaru ukuran 2x3 Ada/Tidak6 6) 1 lbr surat pernyataan yg sdh diisi lengkap dan

ditandatangani di atas materi Rp. 6.000Ada/Tidak

7 7) 1 lbr data herregistrasi yang sudah ditandatangani Ada/Tidak8 8) Transkrip nilai bagi mahasiswa pindah/alih jalur Ada/Tidak9 9) 1 lbr Fotokopi ijazah D3 (bagi mhs pindahan yang sudah

menyelesaikan program D3)Ada/Tidak

Yogyakarta , .........................20 ........

( )

FORMULIRREGISTRASI MAHASISWA



Revisi 0


I. DATA MAHASISWA

1. Nama Lengkap / NIM : ............................................................../.....................

2. Tempat / Tgl. Lahir : ...................................................................................

3. Alamat Asal : ...................................................................................

No. Telp. / HP : ...................................................................................

4. Alamat di Yogyakarta : ...................................................................................

No. Telp. / HP : .............................................................................................

5. Jenis Kelamin : Laki - laki Perempuan

6. Status : Menikah Belum menikah

7. Agama : ...................................................... ............................

8. Golongan Darah : A B AB O

9. Program Studi : ..................................................................................

II. DATA ORANG TUA/ WALI

1. NamaOrang Tua/ Wali : .............................................................

2. Alamat Orang Tua/ Wali : .............................................................

No. Telp. / HP : .............................................................

3. Pendidikan Orang Tua/ Wali : .............................................................

4. Pekerjaan Orang Tua/ Wali : .............................................................

Yogyakarta......................

( )

FORMULIR

PENGAJUAN CUTI KULIAH



Revisi 0


Kepada :

Yth. Ketua

Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Yogyakarta

Di Yogyakarta

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini saya :

Nama : ....................................................................................................................

NIM : ....................................................................................................................

Prodi : ....................................................................................................................

Mengajukan permohonan cuti kuliah selama ................ semester , mulai semester ...........

Sampai dengan semester ..................... Tahun Akademik ..................................................

Dengan alasan .....................................................................................................................

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan dan atas perkenan Bapak, saya ucapkan

terima kasih.

Yogyakarta, ................................

MengetahuiDosen Pembimbing Hormat saya

(.................................................... ) ( ...................................)

FORMULIR

PENGAJUAN PINDAH PROGRAM STUDI



Revisi 0


Kepada :

Yth. Ketua


Di Yogyakarta

Dengan hormat,


Nama : ....................................................................................................................

NIM : ....................................................................................................................

Prodi : ....................................................................................................................

Mengajukan permohonan alih jenjang studi dari Prodi ............. ................ ......ke..... ........

......................................... terhitung mulai tahun akademik ..................... / .........................

sebagai pertimbangan bersama ini lampirkan transkrip nilai sementara.


terima kasih.

Yogyakarta, ..............................

MengetahuiDosen Pembimbing Hormat saya

(................................................... ) ( ...................................)

KARTU RENCANA STUDI (KRS)



Revisi 0


KARTU RENCANA STUDI (KRS) PERUBAHAN



Revisi 0


DAFTAR PRESENSI MAHASISWA



Revisi 0


Kode MK : Tahun Ajaran: 20../20.. Kelas :Mata Kuliah : Semester : Hari/ Jam :Dosen Pengampu : Ruang :

NoNama

MahasiswaNIM

Tanggal / Tanda Tangan Hadir

DAFTAR PRESENSI DOSEN



Revisi 0


SEKOLAH TINGGI BAHASA ASING LIA YOGYAKARTASEMESTER GASAL/ GENAP TA. 20..../20....

Nama Dosen :Mata Kuliah :Hari/ Jam :Prodi :

Pertemuan Tanggal Materi KuliahTanda

Tangan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

FORMULIRPEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA (KTM)



Revisi 0


Data Mahasiswa STBA LIA Yogyakarta untuk Pembuatan KTM

NAMA : .............................................................................................

NIM : …………………………………………………………….

Program Studi : S-1 Sastra Inggris / DIII Bahasa Inggris

Pembuatan : Baru

Lama

Pas Foto berwarna ukuran 3 x 4 = 1 lembar

Catatan : 1. Diisi dengan huruf cetak

2 Bubuhkan tanda silang (X) pada pilihan anda

FORMULIRPERMOHONAN SURAT KETERANGAN KULIAH



Revisi 0


NAMA MAHASISWA : .......................................................................

N I M : ...............................................................................

TEMPAT/TANGGAL LAHIR : .......................................................................

ALAMAT DI YOGYAKARTA : .......................................................................

SEMESTER : ......................................................................

KEPERLUAN : ......................................................................

NAMA ORANG TUA : ......................................................................

PEKERJAAN : ......................................................................

ALAMAT ORANG TUA : ...................................................................

...................................................................

Yogyakarta, .................... 20..........

Pemohon

( )

KARTU DISPENSASI UTS/UAS



Revisi 0


Surat dispensasi diberikan kepada :

Nama :

NIM :

Prodi :

Mohon diijinkan untuk mengikuti UTS/UAS Semester Gasal/Genap Tahun Akademik 20......./20...... pada :

Hari/Tgl Jam Ujian Mata Kuliah Pengawas Tanda Tangan

07.30 – 09.00

09.30 – 11.00

11.30 – 13.00

13.30 – 15.00

16.30 – 18.00

18.30 – 20.00

Catatan : 1. Kartu ini hanya berlaku untuk 1 hari ujian (tidak boleh hilang dan tidak ada gantinya).

2. Dispensasi ini hanya diberikan selama UTS/UAS Semester Gasal/Genap berlangsung,selebihnya tidak diperkenankan.

Kepala BAAK

Drs. Agus Darwanto, M.A .

BERITA ACARA UTS/ UAS



Revisi 0


Telah dilaksanakan Ujian Mid Semester/ Ujian Akhir Semester Prodi S-1 Sastra Inggris /

DIII Bahasa Inggris Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Yogyakarta:

Mata Kuliah : ............................................................../..............................

Dosen Pengampu : .............................................................................................

Hari/ Tanggal : .............................................................................................

Waktu : .............................................................................................

Bertempat di : Sekolah Tinggi Bahasa Asing ( STBA ) LIA Yogyakarta

Jumlah Peserta : ...........................................................................................

Jumlah Yang Hadir : ............................................................................................

Jumlah Yang Tidak Hadir : ............................................................................................

Hal - hal yang perlu dilaporkan pada saat ujian berlangsung :

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

NAMA DAN TANDA TANGAN PENGAWAS

1 ------------------------------- 1 ------------------------------------------

2 ------------------------------- 2 ---------------------------------

3 -------------------------------- 3--------------------------------------------

4 -------------------------------- 4 ---------------------------------

Yogyakarta, ........................... 20.......

Dosen Penguji / Pengawas

( )

Catatan : Diisi oleh Pengawas dan dibuat rangkap dua

BERITA ACARA UJIAN TA/SKRIPSI

No BAAK/MUTU/DP/15/MP/08/XI/09


Revisi 0


Telah dilaksanakan Ujian Tugas Akhir/ Skripsi * Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA

Yogyakarta dengan judul :

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

Oleh :

Nama : ...............................................................................................................

NIM : ...............................................................................................................

Prodi : ................................................................................................................

Yang dilaksanakan pada :

Hari / Tanggal : .........................................................................................

Waktu : .........................................................................................

Bertempat di : Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA Yogyakarta

Ruang : .........................................................................................

Penguji : 1, ...................................................................................

2. ...................................................................................

3. ...................................................................................

Yogyakarta, ..........................................

Penguji Tanda Tangan

1. ..................................................... 1 ..........................................

2....................................................... 2. .........................................

3. ...................................................... 3. .........................................

4. ...................................................... 4. .........................................

Catatan : Diisi rangkap dua lembar

* Coret yang tidak perlu

LEMBAR PENILAIAN UJIAN

NO. Kriteria Prosentasi Nilai

1 General Creativity ( Penilaian Umum )

1) Pemilihan Topik

2) Penggunaan Bahasa

3) Ide

10 %

2 Paper ( Karya Tulis )


2) Koherensi dan Kohesi

3) Analisa

4) Kemajuan dan Perkembangan Proses Penulisan

50%

3 Ujian Lisan


2) Kelancaran dan kejelasan dalam menjawab pernyataan

3) Kemampuan untuk mempertahankan pendapat dalam

karyanya

Nilai : A = 85 – 100

B = 80 – 84

B+ = 75 – 79

B = 70 – 74

B- = 65 – 69

C+ = 60 – 64

C = 55 – 59

Tidak Lulus = < 54

Yogyakarta, ............................................

Penguji

....................................................

KEPUTUSAN DEWAN PENGUJI

Setelah dilakukan penghitungan nilai oleh Dewan Penguji atas mahasiswa tersebut

di bawah ini :

Nama : ........................................................................................................

NIM : ........................................................................................................

Judul Skripsi / T.A. :

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................

Pembimbing : 1. …………………………………………………………...........

2. ………………………………………………………………....

maka diputuskan bahwa mahasiswa tersebut dinyatakan LULUS/ TIDAK LULUS dengan

REVISI/ TIDAK REVISI * Dengan nilai : .............................................................

Demikian keputusan Dewan Penguji.

Catatan : * Coret yang tidak perlu

Yogyakarta, ...................................

Ketua Dewan Penguji

PEMBATALAN MATA KULIAH



Revisi 0


Kepada

Yth. Kepala BAAK


Di Yogyakarta

Dengan hormat,


Nama : ..............................................................................................................

NIM : ..............................................................................................................

Prodi : ..............................................................................................................

Bersama ini mengajukan permohonan untuk pembatalan mata kuliah

.....................................................................................dikarenakan..................................

..........................................................................................................................................

Yogyakarta, ................................

Mengetahui,Dosen Pembimbing Hormat saya

(......................................... ) ( ....................................)

MenyetujuiKetua Program Studi

(...............................)

FORMULIR BEBAS ADMINISTRASI



Revisi 0


Dengan ini menerangkan bahwa :

Nama : ............................................................................................

NIM : ............................................................................................

Prodi : ............................................................................................

Telah memenuhi syarat - syarat sebagai berikut :

NO. KETERANGAN TANGGAL PENGESAHAN

1 Bebas Biaya Pendidikan

2 Bebas Teori


terima kasih.

Yogyakarta, .......................................


Dr. J. BismokoKetua

FORMULIR PENDAFTARAN WISUDA



Revisi 0


HARAP DIISI DENGAN HURUF CETAK

Nama : ............................................................................................

Tempat / Tanggal lahir : ............................................................................................

Agama : ……………………………………………………………

NIM/ Tahun Masuk : ……………………………………………………………

Jurusan : …………………………………………………………

Alamat Asal/ No. Telp/ HP : ………………………………………………………..

…………………………………………………………....……………………………..

Asal SMU : ………………………………………………………....

Nama Orang Tua : ………………………………………………………....

Pekerjaan : .......................................................................................

Judul Skripsi/ Tugas Akhir : .......................................................................................

..........................................................................................................................................

Dosen Pembimbing I : ............................................................................................

II : ............................................................................................

( Gelar diisi dengan lengkap )

MANUAL PROSEDUR


INSTRUKSI KERJA


DOKUMEN PENDUKUNG


Documents

MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU No Terbit I Revisi Penanggung jawab · 2017. 3. 24. · Penanggung jawab Kaprodi S1 Sastra Inggris 1. Petugas BAAK melayani pengambilan formulir