MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN ALAT JURUSAN

PROGRAM STUDI S1 JURUSAN ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2016

i

MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN ALAT JURUSAN

PROGRAM STUDI S1 JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen : 00605 06609

Revisi : 00

Tanggal : 1 Maret 2016

Diajukan oleh : Tim UJM Ketua, Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT.

Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan/ Manager Representative

Ir. Rinawati P. Handajani, MT.

Disetujui oleh : Ketua Jurusan Agung Murti Nugroho, ST., MT., Ph.D.

ii

KATA PENGANTAR

Penggunaan alat jurusan sangat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar di

Program Studi S1 Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Oleh karena itu

perlu dibuat suatu manajemen pengelolaan peminjaman alat jurusan di Jurusan Arsitektur

Fakultas Teknik Universitas Brawijaya untuk memudahkan mahasiswa, dosen, dan

pengguna lain dalam meminjam alat jurusan.

Manual Prosedur Peminjaman Alat Jurusan ini diharapkan dapat dipahami dan

dilaksanakan oleh seluruh pihak yang terkait di Program Studi S1 Jurusan Arsitektur

Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

Malang, 1 Maret 2016

Ketua Jurusan Arsitektur FTUB

Agung Murti Nugroho, ST., MT., Ph.D.

NIP. 19740915 200012 1001

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... i KATA PENGANTAR ............................................................................................. ii DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii A. Tujuan ........................................................................................................... 1 B. Ruang Lingkup ............................................................................................... 1 C. Definisi ........................................................................................................... 1 D. Pihak Terkait .................................................................................................. 1 E. Borang dan Surat ........................................................................................... 1 F. Prosedur Kerja ............................................................................................... 1 G. Evaluasi dan Tindak Lanjut ............................................................................ 2 TIM PENYUSUN ................................................................................................. 4 LAMPIRAN ......................................................................................................... 5

1

A. Tujuan

Manual Prosedur ini menjelaskan tahapan yang harus dilakukan oleh mahasiswa,

dosen, dan pengguna lain dalam melakukan administrasi untuk peminjaman alat jurusan.

Tujuan Manual Prosedur ini dibuat adalah untuk menjamin terwujudnya kelancaran dan

tertib proses administrasi dalam pelayanan jurusan.

B. Ruang Lingkup

Manual Prosedur ini mencakup mekanisme peminjaman alat jurusan sampai dengan

pengembaliannya di Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB.

C. Definisi

1. Peminjam adalah pihak yang akan meminjam alat milik jurusan Program Studi S1

Jurusan Arsitektur FTUB. Peminjam meliputi mahasiswa, dosen, atau pihak lain di

luar Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB.

2. Sekretaris Jurusan adalah sekretaris Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB

yang ditunjuk untuk mengelola dan melaksanakan proses administrasi dalam

pelayanan jurusan.

D. Pihak terkait

1. Pimpinan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB (Ketua dan Sekretaris).

2. Dosen

3. Mahasiswa

4. Masyarakat

E. Borang dan Surat

1. Surat permohonan peminjaman alat jurusan

2. Buku catatan peminjaman alat jurusan

F. Prosedur Kerja

Syarat dan ketentuan yang berlaku:

Syarat yang diberlakukan adalah adanya jaminan peminjaman alat jurusan yaitu

berupa tanda pengenal asli Peminjam (KTM atau kartu identitas lain). Tanda pengenal

asli Peminjam akan ditahan selama Peminjam tersebut meminjam alat jurusan dan

akan dikembalikan setelah pengembalian alat jurusan. Peminjam dari luar Program

Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB harus menggunakan surat resmi dari instansi terkait

dengan tanda tangan penanggung jawab instansi atau kegiatan yang ditujukan kepada

Ketua Jurusan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB yang sudah mendapatkan

ACC dari Ketua Jurusan.

Ketentuan yang diberlakukan adalah:

1. Alat jurusan yang dipinjamkan sesuai dengan yang ada di surat peminjaman.

2. Lama peminjaman alat jurusan sesuai yang tertera dalam surat peminjaman.

3. Sekretaris Jurusan melayani peminjaman dan pengembalian alat jurusan pada hari

kerja, mulai pukul 08.00 – 16.00 WIB

2

Peminjaman alat jurusan:

1. Peminjam meminta surat permohonan peminjaman alat jurusan di bagian

Recording/ Administrasi Jurusan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB.

2. Peminjam mengisi surat permohonan peminjaman alat jurusan.

3. Peminjam menyerahkan surat permohonan peminjaman alat jurusan beserta tanda

pengenal asli (KTM atau kartu identitas lain) kepada Sekretaris Jurusan. Untuk

peminjam dari luar Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB perlu melengkapi

dengan surat resmi dari instansi terkait.

4. Peminjam mengisi buku catatan peminjaman alat.

5. Sekretaris Jurusan mengecek kondisi alat dan menjelaskan tata cara penggunaan

alat kepada Peminjam.

6. Sekretaris Jurusan menyerahkan alat kepada Peminjam

Pengembalian alat jurusan:

1. Peminjam menyerahkan alat jurusan kepada Sekretaris Jurusan.

2. Sekretaris Jurusan mengecek kondisi alat.

3. Sekretaris Jurusan mengisi tanggal pengembalian pada buku catatan peminjaman

alat dan mengembalikan tanda pengenal asli Peminjam.

G. Evaluasi dan Tindak Lanjut

Apabila pengguna mengembalikan alat yang telah dipinjam namun tidak sesuai

dengan kondisi awal saat peminjaman, maka pengguna wajib mengganti alat tersebut

sesuai dengan kondisi awal.

3

Bagan Alir Peminjaman Alat Jurusan

PEMINJAM SEKRETARIS JURUSAN

Menyerahkan Surat permohonan peminjaman alat jurusan dan tanda pengenal asli (+ surat resmi instansi

bagi pihak luar)

MULAI

Mengisi buku catatan peminjaman alat

Mengecek kondisi alat dan menjelaskan tata

cara penggunaan alat

Menyerahkan alat jurusan Menerima alat jurusan

Menyerahkan alat jurusan Mengecek kondisi alat

Mengisi tanggal pengembalian pada

buku catatan peminjaman alat dan mengembalikan tanda

pengenal asli

Menerima tanda pengenal asli

SELESAI

PE

MIN

JAM

AN

P

EN

GE

MB

ALIA

N

4

TIM PENYUSUN

Ketua Tim : Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT.

Anggota Tim : 1. Wasiska Iyati, ST., MT.

2. Abraham Mohammad Ridjal, ST., MT.

3. M. Satya Adhitama, ST., M.Sc.

4. Andika Citraningrum, ST., MT., M.Sc.