MANUAL PARA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN/REINSCRIPCIÓN

La Responsabilidad

“Es un cumplir las obligaciones y los compromisos adquiridos,

dando respuestas adecuadas a lo que se espera de una persona o

colectividad, LLEGANDO más allá de la obligación escrita.”

JULIO DEL 2012

Proceso de Inscripción/Reinscripción 2012-OTOÑO

INFORMACIÓN GENERAL

La Universidad Autónoma Metropolitana en su Unidad Azcapotzalco, en mayo del año 2005 implantó el Sistema de Calidad bajo la norma ISO 9001-2008, cuyo objetivo es proporcionar con EFECTIVIDAD los servicios que se ofrecen a la comunidad universitaria, en nuestro caso, el alcance de certificación fue para el servicios de Inscripción y Reinscripción instrumentando diversas herramientas de medidas que establece la norma con el fin de mejorar continuamente los servicios y contribuir con ello al desarrollo de las funciones sustantivas de la Universidad. Para ello la Coordinación de Sistemas Escolares definió su política de calidad y lo mismo se hizo para Sección de Registro Escolar, estableció sus procesos operativos, indicadores, formas de evaluación, etc. Para cumplir con los objetivos establecidos por la norma del Sistema de Calidad ustedes asumen una responsabilidad compartida muy importante, al desarrollar la parte operativa del proceso de Reinscripción, ustedes deberán cuidar que la atención a alumnos sea eficaz (conseguir el objetivo) y eficiente (conseguir el objetivo con el mínimo de recursos posibles). Para ello debemos observar y cumplir con las instrucciones y recomendaciones. o INTRODUCCIÓN: La Coordinación de Sistemas Escolares tiene como una de sus responsabilidades llevar a cabo el proceso de Reinscripción, lo cual implica registrar en el Subsistema de Administración Escolar (SAE) a un promedio de 14 000 alumnos en 2000 grupos trimestralmente, lo que significa realizar aproximadamente 50 000 registros de UEA, esta tarea se realiza una parte en WEB (5 días aprox.) y 3 días, para aclaraciones y correcciones (16 000 movimientos, 7 000 alumnos), tomando en cuenta un calendario escolar tipo, utilizando 30 terminales, de ahí la importancia de realizar este proceso con el grado de seriedad y responsabilidad que amerita la prestación de este servicio. Ha resultado muy práctico para realizar estas funciones la contratación de Asistentes de Procesos Escolares (APE´s), que son alumnos de la misma Universidad, ya que tienen el conocimiento y la experiencia como usuarios y lógicamente se da una empatía y una mejor orientación al momento de que el alumno realiza su proceso de Reinscripción.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

INSCRIPCIÓN Del 27 al 28 de Agosto ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS 14 DE SEPTIEMBRE Horario de atención (10:00 a 18:00 hrs.)

o PUNTUALIDAD Presentarse puntualmente 9:00 hrs. el primer día y los demás días a las 9:30 hrs. ya que se necesitan hacer preparativos previos al inicio de la atención a los alumnos (colocación de plumas, impresoras, formatos, avisos, numeración de las terminales, ordenar las sillas, unifilas, etc.)

o PASAR LISTA AL INICIAR Y DESPUÉS DE LA COMIDA. Tanto al comenzar la jornada como al regresar de la comida se pasará lista, ya que en ambos casos se requiere de puntualidad y deberán de estar en la hora que se les indique, de lo contrario se harán acreedores a algunas sanciones o sustituciones y esto no será exclusivo del primer día sino que se hará durante todo el proceso.

o MÓDULOS DE INSCRIPCIÓN 100-150, REINSCRIPCIÓN 400 ALUMNOS. (se estima se presenten 100 por módulo)

o AMABILIDAD (RAZÓN PRINCIPAL POR LO QUE LOS ALUMNOS APOYAN EL PROCESO). Se requiere de su paciencia y comprensión para atender a los alumnos durante el proceso ya que se consideran los más indicados para poder orientar y apoyar a los usuarios durante su proceso de inscripción o reinscripción.

o PROHIBIDO VISITAS. Los procesos requiere de toda la atención por lo que se les pide de la manera más atenta no atender a visitantes durante los procesos, ya que a estos no se les perimirá la entrada y en caso de alguna urgencia tendrán que salir de la sala de Cómputo a atender el asunto.

o APLICAR INSTRUCCIONES CON ATENCIÓN SIN ERRORES (CAMBIOS A NUEVAS INSTRUCCIONES MOTIVADAS POR DISPOSICIONES DE LAS DIVISIONES) En el desarrollo del proceso es muy común que se den nuevas indicaciones o que las que ya se habían dado se cambien por lo que se les pide toda su atención cuando se den indicaciones.

o CUIDAR EL ÁREA DE CÓMPUTO. Se les pide tener sólo objetos personales, no dejar basura y está estrictamente prohibido ingerir alimentos dentro de la Sala de Cómputo.

o NO REALIZAR GESTORÍA.

No se autorizará bajo ninguna circunstancia realizar trámite a otra persona.

o NO SE ATIEDE ANTICIPADAMENTE NADIE. Los trámites de inscripción o reinscripción únicamente lo pueden realizar dentro del horario programado según la distribución de matrículas (reinscripción) correspondiente, en caso de duda consultar al responsable del proceso.

o RESPETAR EL LUGAR ASIGNADO. No se permite estar intercambiando el lugar y puesto asignado, esto solamente se realizará en caso de ser necesario y decidido por el responsable del proceso.

o NO USAR CELULARES. Queda prohibido usar el teléfono celular durante el proceso, tanto para los asistentes como para los alumnos que van a realizar su reinscripción. No se atiende a ningún usuario hasta que deje de usar el celular.

o USAR EL GAFETE. Es importante portar en todo momento el gafete que los identifica como Asistentes de Procesos Escolares con el fin de tener un mejor control y orden durante el proceso.

o SERIEDAD. Se les pide la seriedad y respeto que amerita la realización de las tareas durante el proceso de reinscripción, hay lugares y momentos para realizar otro tipo de actividades diferentes a las que se les contrata y a las que se comprometen a cumplir.

o AVISAR CUANDO SALEN Y CUANDO REGRESAN. Cuando tengan de la necesidad de salir por cualquier situación, tendrán que avisar al responsable del proceso más cercano.

PUESTOS Y FUNCIONES A DESEMPEÑAR DURANTE LA INSCRIPCIÓN (NUEVO INGRESO) 

FILAS REQUISITOS QUE TIENEN QUE PRESENTAR LOS ALUMNOS PARA PERMITIRLES EL INGRESO A LA SALA DE CÓMPUTO:

Comprobante de entrega de documentos.

PAGO DE CUOTAS. Servicio trimestral y anualidad. Medio tiempo, tiempo completo (línea de captura)

Comprobante de aspirante seleccionado

ENTREGA DE CARTAS DE BIENVENIDA Dar saludo y bienvenida y después entregar cartas de bienvenida personalizadas

REVISAR CARTAS PODER.

La revisión de las cartas poder deben realizarse en la fila y en caso de que les falte algún requisito informarles e indicarles que tienen que cumplirlo para poder realizar el trámite (fotocopias, identificaciones, etc.), notificar al supervisor del proceso.

Importante: de no presentar requisitos completos citarlo canalizarlo al responsable del proceso.

REGISTRO DE ENTRADA REGISTRAR MATRÍCULA CON SCANER O CON TECLADO.

Es importante realizar esta función con atención ya que es el momento en que se registra el momento de la entrada del alumno y nos va a permitir medir el tiempo de atención del alumno.

ATENCIÓN CON LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LA SALA DE CÓMPUTO

Se les pide su atención con las personas que ingresan a la sala de cómputo, no sólo de los que van a realizar su trámite sino de la gente en general que acude al área asignada para la reinscripción.

VERIFICAR QUE PASEN A LAMESA QUE LES INDICADA.

Una vez indicado al alumno a que mesa se dirija para su atención verificar que este cumpla con la indicación.

IDENTIFICAR LAS MESAS QUE SE DESOCUPAN.

El APE debe estar atento para enviar a los alumnos a las terminales conforme se van desocupando para hacer más ágil la atención. ATENCIÓN A LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LA SALA DE CÓMPUTO.

Poner especial atención en las personas que ingresan por un acceso diferente al de los alumnos que se están atendiendo.

APE MESAS SALUDO

Se les pide tener un trato cordial y amable con los usuarios, lo cual redundará además de una buena imagen, una buena atención y un mejor ambiente de trabajo.

Entregar:

Horario personalizado (dar explicación breve de lo que contiene: datos académicos, horario, UEA, profesores, salones)

Hoja de Inscripción-Reinscripción (pedir que se revise y de ser el caso se corrija, y firme).

Folder que contiene CD con información de los servicios que ofrece la Unidad.

Sellar comprobante de Inscripción

Recibir hoja de Inscripción/Reinscripción y parte inferior del comprobante de Inscripción firmado.

Ordenar por matricula Comprobante de inscripción y hoja de reinscripción por separado.

Separar hojas de inscripción/reinscripción y comprobante de inscripción de los aspirantes que no se presenten a realizar su trámite.

SOLO PERSONAL AUTORIZADO DA INDICACIONES

Los asistentes únicamente deben de seguir las indicaciones del personal responsable del proceso cualquier indicación de alguna persona diferente informar de inmediato al responsable del proceso.

NO VISITAS

Evitar tener visitas en la mesa de sellos, evitar sanciones y llamadas de atención.

REGISTRO DE SALIDA REGISTRAR MATRÍCULA CON SCANER O CON TECLADO.

Es importante realizar esta función con atención ya que es el momento en que se registra el momento de la salida del alumno, además se tiene que verificar preguntándole al interesado si recibió su horario y la información adecuada.

PUESTOS Y FUNCIONES A DESEMPEÑAR DURANTE LA REINSCRIPCIÓN  PUERTA DE ENTRADA REQUISITOS QUE TIENEN QUE PRESENTAR LOS ALUMNOS PARA PERMITIRLES EL INGRESO A LA SALA DE CÓMPUTO:

IDENTIFICACIÓN.

En caso de no contar con la credencial de alumno vigente el interesado tendrá, en el caso de no tener la credencial mostrará alguna otra identificación con fotografía y firma expedida por alguna institución reconocida.

REVISAR CARTAS PODER.

Revisar cartas poder en la fila y en caso de que les falte algún requisito informarles e indicarles que tienen que cumplirlo para poder realizar el trámite (fotocopias, identificaciones, etc.), notificar al encargado de registrar las cartas poder que se ubicará a la entrada de la sala.

ORGANIZAR FILAS.

30 minutos antes de iniciar el modulo se deben de organizar las filas y numerarlos, no se reconocerán listados ni apartados de lugares.

REVISAR COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN/REINSCRIPCIÓN A UEA-GRUPO.

Durante la revisión en filas se debe de solicitar se muestre la Solicitud de Inscripción/reinscripción a UEA-Grupo, de lo contrario verificar en terminal que le corresponde según distribución de matrículas, de no estar en la distribución y haber realizado el pago, le corresponde realizar su aclaración el último día programado a partir de las 15:00 hrs.

VERIFICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE CARTA PODER Verificación de Distribución de matrículas.

Registro de Cartas poder. En caso de no presentarse el interesado, checar carta poder debidamente requisitada, identificaciones origínales y fotocopias y regístralo en el SAE.

REGISTRO LA ENTRADA DEL ALUMNO

REVISAR QUE SEA DEL HORARIO CORRESPONDIENTE.

Una vez que se carga la matrícula en el sistema se puede identificar si es el horario según la distribución de matrículas que le corresponde al alumno, en caso contrario se le da la indicación de que se forme en la fila correspondiente o en el caso de un supuesto diferente enviarlo con el responsable del proceso.

SE VALIDARÁ EL ESTADO ACADÉMICO DEL ALUMNO.

En caso de que el alumno tenga un estado académico que le impida realizar su reinscripción, el sistema lo señalara y se le indicará que se dirija con el responsable del proceso, para aclarar su situación académica.

COMODÍN ATENCIÓN CON LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LA SALA DE CÓMPUTO

Se les pide su atención con las personas que ingresan a la sala de cómputo, no sólo de los que van a realizar su trámite sino de la gente en general que acude al área asignada para la reinscripción.

VERIFICAR QUE PASEN A LA TERMINAL QUE LES INDICAN.

Una vez indicado al alumno a que terminal se dirija para su atención verificar que este cumpla con la indicación.

IDENTIFICAR LAS TERMINALES QUE SE DESOCUPAN.

El comodín debe estar atento para enviar a los alumnos a las terminales conforme se van desocupando para hacer más ágil la atención. Además identificar y Reportar a los asistentes de Procesos escolares y alumnos de terminales que se entretengan mucho a que no avisen que están desocupados.

ATENCIÓN A LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LA SALA DE CÓMPUTO.

Poner especial atención en las personas que ingresan por un acceso diferente al de los alumnos que se están atendiendo.

TERMINALES

SALUDO

Se les pide tener un trato cordial y amable con los usuarios, lo cual redundará además de una buena imagen, una buena atención y un mejor ambiente de trabajo.

PEDIR IDENTIFICACIÓN

Una vez que el alumno es recibido en la terminal para registrar su horario, se le debe pedir su credencial, identificarlo y tomar la matrícula.

CHECAR QUE SUS DATOS SEAN LOS CORRECTOS.

Ya que aparecieron los datos en pantalla checar con el alumno que sean los correctos (foto, matrícula, nombre, carrera, etc.)

PEDIR LA CLAVE DE LA UEA Y GRUPO QUE SOLICITA

En caso de que no haya cupo en el grupo solicitado mostrarle otras opciones.

UNA VEZ VERIFICADO EN LA PANTALLA LO QUE SE INSCRIBIÓ (F2)

Una vez verificado que corresponde lo otorgado con lo registrado en la pantalla se manda a imprimir el comprobante y se le indica al alumno donde recoger su comprobante

QUE HACER EN CASO DE NO ALCANZAR CUPOS

Se atienden en el momento de la aclaración y/o corrección. Únicamente se les entrega el comprobante de ampliación.

El asistente tiene que poner una firma rubrica en la solicitud de ampliación para identificar quien está realizando el trámite

COMUNICAR LOS MENSAJES EN LAS SOLICITUDES DE UEA

Se deben comentar a los interesados todos los mensajes que aparezcan en pantalla durante su trámite de inscripción.

PRESENTAR PT-01 PARA SU REGISTRO

Si en el sistema aparece el mensaje de que requiere la presentación de su PT para la inscripción del proyecto terminal el alumno tiene que presentarla en original y entregarla en el cubículo con el responsable del proceso, para que este lo registre y pueda inscribirlo.

NO SUGERIR HORARIOS No se debe sugerir ni influir en la decisión de empalmes u otro grupo aunque no se empalme, el interesado debe de decidir por el mismo lo que va a inscribir.

USO EXCLUSIVO DEL EQUIPO DE COMPUTO

El equipo de cómputo es de uso exclusivo para hacer el registro de UEA o inscripción de alumnos, cuando algún asistente sea sorprendido haciendo un uso diferente se tomaran las medidas pertinentes.

TERMINAL 30

Sólo con autorización se canalizara al alumno que va a realizar algún registro en la terminal 30.

En caso de requerir autorización para registrar alguna UEA el sistema indica quienes tienen que presentarlo

SOLO PERSONAL AUTORIZADO DA INDICACIONES

Los asistentes únicamente deben de seguir las indicaciones del personal responsable del proceso cualquier indicación de alguna persona diferente tienen que informarla de inmediato.

IMPRESORAS EN LA IMPRESORA PEDIRLE AL ALUMNO QUE REVISE SU HORARIO ANTES DE FIRMAR

Checar si es un solo comprobante o también el de idiomas, al momento de entregarle el comprobante de reinscripción, se debe de pedir al alumno que revise si es correcto con lo que solicitó, en caso de que no sea así se le canaliza nuevamente con el APE que lo atendió para que haga las correcciones pertinentes.

ORGANIZAR FILAS

Al inicio de cada módulo es muy común que se acumule la gente en el área de impresión por lo que es importante en la medida de lo posible procurar un orden con los alumnos para que puedan recoger su comprobante con más agilidad.

SELLOS SELLAR TODOS LOS COMPROBANTES

Todos los comprobantes con los que sale el alumno después de realizar su reinscripción deben de estar sellados: el comprobante de de reinscripción, de ser el caso el de idiomas, el comprobante de pago de reposición de credencial y de anualidad y/o servicio trimestral, la solicitud de alta a UEA-grupo si va a solicitar ampliación.

ATENCIÓN CON LA GENTE QUE INGRESA.

Se pide su colaboración para que impidan el acceso a la sala de cómputo a personas ajenas a participar o a realizar en el proceso de reinscripción, la entrada a cualquier otra área de la sala de cómputo es por la puerta de cómputo

NO VISITAS

Evitar tener visitas en la mesa de sellos, evitar sanciones y llamadas de atención.

ACOMODO: POR HORARIO (menor a mayor ) POR DÍA Y DIVISIÓN

Se debe de tener al día el acomodo de los comprobantes de reinscripción, al terminar cada jornada, se anota el día, la división, horario y los datos del responsable de acomodo de cada paquete.

ESCANEAR COMPROBANTES DE REINSCRIPCIÓN.

Ligas: Guía de Reinscripción http://www.azc.uam.mx/sae/avisos_coordinacion.php Reglament6o de Estudios Superiores http://www.uam.mx/legislacion/reglamento_estudios_superiores.html RECUERDA:

“No te haces mayor cuando cambias de estatura, te haces

mayor cuando crees que PUEDES corresponder a tus

responsabilidades.”