MANUAL OPERATIVO DEL PAP-PDA - … · INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN Y OPERATIVOS ... PLAN ANUAL ESTRATÉGICO Y DE INVERSIONES ... Cronograma por componente BM

MANUAL OPERATIVO DEL PAP-PDA

PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUA DE LA GUAJIRA

PAP-PDAG-MOP-2015 V.7 – Julio de 2015

GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA – PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUA

MANUAL OPERATIVO DEL PAP-PDA - PLAN DEPARTAMENTAL DE

AGUA DE LA GUAJIRA Versión 7

J U L I O D E 2 0 1 5




CONTROL DE DOCUMENTOS

Para el Documento MANUAL OPERATIVO DEL PAP-PDA – PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUA DE LA GUAJIRA, con código PAP-DAG-MOP-2015 V.7, se le ha realizado el siguiente control de versión según la información adjunta CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

No. COPIA ENTIDAD FECHA

1 Gobernación de La Guajira (GDG)

1 Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio (MVCT)

1 Banco Mundial (BM)

1 Interventoría

CONTROL DE VERSIONES

Versión CONTIENE CAPÍTULOS MODIFICADOS

0 Versión Inicial

1 Versión Final Aprobada Aprobada por el Banco Mundial y Comité Directivo en 2010

2 - 5 Versiones de Trabajo Ajustes de contenido y enfoque en los años 2012 y 2013 con base en la nueva normatividad vigente para los PDA.

6 Versión 2014 Contiene los ajustes a los lineamientos del Decreto 2246 de 2012.

7 Versión 2015 Contiene los ajustes dictados por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.




CONTROL ELABORACIÓN

VERSIÓN 6 VERSIÓN 7 VERSIÓN

Elaboró

Nombre J. Rengifo J. Rengifo

S. Aycart

Firma

Fecha Septiembre de 2014 Julio 2015

Revisó

Nombre M. Murgas

F. Iguaran

O. Weber

J. Barros

F. Iguaran

O. Weber

Firma


Aprobó

Nombre Comité Directivo No. 32 Comité Directivo No. 34





TABLA DE CONTENIDO ÍNDICE DE FORMATOS ....................................................................................................................................................... 8

ABREVIATURAS .................................................................................................................................................................. 1

DEFINICIONES ..................................................................................................................................................................... 4

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................ 10

1.1. MARCO INSTITUCIONAL Y EJECUCIÓN DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ......................................................... 11 1.1.1. ANTECEDENTES ................................................................................................................................................ 11 1.2. OBJETIVO ............................................................................................................................................................... 13 1.3. CRITERIOS PARA LA ARMONIZACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS Y LA IMPLEMENTACIÓN DE ESQUEMAS EFICIENTES Y SOSTENIBLES .................................................................................................................... 13 1.4. COMPONENTES DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ................................................................................................ 14 1.4.1. COMPONENTE 1 – ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE, SANEAMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL (CORRESPONDE AL COMPONENTE INSTITUCIONAL DEL CONVENIO DE USO DE RECURSOS) ............................................................................................................................... 14 1.4.2. COMPONENTE 2 – INVERSIONES EN INFRAESTRUCTURA EN AGUA Y SANEAMIENTO (CORRESPONDE AL COMPONENTE TÉCNICO DEL CONVENIO DE USO DE RECURSOS) ...................................................................... 16 1.4.3. COMPONENTE 3 – COMPONENTE AMBIENTAL .............................................................................................. 17 1.4.4. COMPONENTE 4 – COMPONENTE DE DESARROLLO DEL SECTOR RURAL ................................................ 18 1.4.5. COMPONENTE 5 – COMPONENTE DE DESARROLLO DEL SECTOR DE COMUNIDADES INDÍGENAS Y AFRODESCENDIENTES .................................................................................................................................................... 18 1.5. METAS DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ................................................................................................................ 21 1.6. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN DE LOS ACTORES EN EL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ............................... 21 1.6.1. PARTICIPACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS EN EL PAP – PDA ..................................................................... 21 1.6.2. PARTICIPACIÓN DE LOS MUNICIPIOS EN EL PAP – PDA ................................................................................ 21 1.6.3. PARTICIPACIÓN DE LAS AUTORIDADES AMBIENTALES EN EL PAP – PDA ................................................. 22 1.7. ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ....................................................................... 22 1.7.1. ESQUEMA INSTITUCIONAL ............................................................................................................................... 23 1.7.2. LA NACIÓN .......................................................................................................................................................... 24 1.7.3. EL DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA – GESTOR DEL PAP-PDA .................................................................... 24 1.7.4. LOS MUNICIPIOS ................................................................................................................................................ 27 1.7.5. OPERADORES ESPECIALIZADOS .................................................................................................................... 28




1.7.6. UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA UEP ................................................................................................... 28 1.7.7. ENTIDAD FIDUCIARIA ......................................................................................................................................... 29 1.7.8. COMITÉ DIRECTIVO ........................................................................................................................................... 29 1.7.9. COMITÉ TÉCNICO ............................................................................................................................................... 32 1.8. FUENTES DE FINANCIACIÓN DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ........................................................................... 32 1.9. GASTOS ELEGIBLES DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ........................................................................................ 33 1.10. CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN INDICATIVA DE LOS RECURSOS ................................................................... 34

2. INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN Y OPERATIVOS ............................................................................................. 35

2.1. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS .............................................................................................................................. 35 2.2. INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN ...................................................................................................................... 39 2.2.1. PLAN GENERAL ESTRATÉGICO DE INVERSIONES (PGEI) ............................................................................. 39 2.2.2. PLAN ANUAL ESTRATÉGICO Y DE INVERSIONES (PAEI) ............................................................................... 43 2.2.3. PLAN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIÓN (PAC) ...................................................................................... 48

3. EJECUCIÓN DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ......................................................................................................... 50

3.1. APROBACIÓN DE PROYECTOS ............................................................................................................................ 50 3.2. CONTRATACIÓN ESTUDIOS Y DISEÑOS ............................................................................................................. 50 3.2.1. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN .......................................................................... 50 3.2.2. ACTIVIDADES ...................................................................................................................................................... 50 3.3. CONTRATACIÓN DE OBRAS ................................................................................................................................. 53 3.3.1. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN .......................................................................... 53 3.3.2. ACTIVIDADES ...................................................................................................................................................... 53 3.4. SEGUIMIENTO OBRAS ........................................................................................................................................... 55 3.4.1. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA ...................................................................................................................... 55 3.5. RESPONSABILIDADES DE LA UEP ...................................................................................................................... 56 3.5.1. PROCESOS DE APOYO ...................................................................................................................................... 56 3.5.2. GESTIÓN JURÍDICA ............................................................................................................................................ 57 3.5.3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ..................................................................................................... 57 3.5.4. GESTIÓN SOCIAL ............................................................................................................................................... 60 3.5.5. GESTIÓN AMBIENTAL ........................................................................................................................................ 61




3.6. ENTREGA DE OBRAS ............................................................................................................................................ 61 3.6.1. DOCUMENTOS DE ENTRADA ............................................................................................................................ 62 3.6.2. ACTIVIDADES ...................................................................................................................................................... 62 3.7. PROCESO ESQUEMAS EFICIENTES Y SOSTENIBLES ....................................................................................... 63 3.7.1. INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN ................................................................................................................... 63 3.7.2. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS ......................................................... 63 3.7.3. PLAN AMBIENTAL ............................................................................................................................................... 65 3.7.4. PLAN DE CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA ................................................................................................ 67 3.8. VINCULACIÓN DE OPERADORES ESPECIALIZADOS ........................................................................................ 70 3.8.1. OBJETO ............................................................................................................................................................... 70 3.8.2. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN: ......................................................................... 70 3.9. COMPONENTE RURAL DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA ..................................................................................... 70 3.10. REGIMEN DE CONTRATACIÓN APLICABLE ...................................................................................................... 72 3.10.1. OPERADOR ....................................................................................................................................................... 73 3.10.2. MUNICIPIO ........................................................................................................................................................ 73 3.11. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA (PROCESOS DE EVALUACIÓN, ANALISIS Y MEJORA) ............................... 74 3.11.1. MEJORA CONTINUA ......................................................................................................................................... 74 3.11.2. CONTROL INTERNO ......................................................................................................................................... 75 3.11.3. GESTIÓN DE LA CALIDAD ................................................................................................................................ 76 3.11.4. RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS: .............................................................................................................. 76

4. MODIFICACIONES DEL MANUAL OPERATIVO ...................................................................................................... 77

5. APÉNDICES ............................................................................................................................................................... 79

1. APÉNDICE 1 – FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGEI ......................................................................... 80 2. APÉNDICE 2 – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA PRÉSTAMO BIRF 74734-CO ..................................................... 95 3. APÉNDICE 3 – NORMAS DE CONTRATACIÓN APLICABLES AL PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA Y GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO EN EL DPTO DE LA GUAJIRA BIRF 7434-CO. ............ 114




ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1- Equivalencia de Componentes BM - Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio ..................................................................... 20

Tabla 2.– Composición de las Fuentes de Financiación del PAP-PDA de La Guajira .......................................................................... 32

Tabla 3.– Distribución de los recursos girados del Encargo Fiduciario por fuente y vigencia del PAP-PDA de La Guajira (MM COL $) .................................................................................................................................................................................................... 33

Tabla 4.– Distribución de los Recursos por Componente BM ............................................................................................................... 34

Tabla 5. - Ficha de Responsabilidades para Realizar Plan General Estratégico y de Inversiones (PGEI) ........................................... 42

Tabla 6.- Plan de Contratación – Usos y Fuentes ................................................................................................................................. 46

Tabla 7.- Ficha de Responsabilidades para Realizar Plan Anual Estratégico y de Inversiones (PAEI) ................................................ 47

Tabla 8. - Ficha de Responsabilidades para la elaboración del Plan de Adquisiciones y Contratación (PAC) – En Desarrollo. .......... 49

Tabla 9.- Ficha de Responsabilidades para la elaboración del Plan de Contratación de Estudios y Diseños - En Revisión ................ 52

Tabla 10.- Ficha de Responsabilidades para la Contratación de Obras ............................................................................................... 54

Tabla 11.- Ficha de Responsabilidades para la Elaboración del Plan de Aseguramiento de la Prestación por Municipio ................... 65

Tabla 12.- Ficha de Responsabilidades para la Elaboración del Plan Ambiental .................................................................................. 67

Tabla 13.- Ficha de Responsabilidades para el Plan de Transferencia de Conocimiento. ................................................................... 69

Tabla 14.- Formato Control de Cambios del Manual Operativo ............................................................................................................ 78

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1.- Arreglos contractuales ........................................................................................................................................................... 23

Figura 2.- Estructura Funcional del Gestor ............................................................................................................................................ 26

Figura 3.- Ciclo PHVA – Planear, Hacer, Verificar, Actuar .................................................................................................................... 35

Figura 4.- Mapa de procesos PAP - PDA .............................................................................................................................................. 36

Figura 5.- Sistema Empresarial PAP - PDA ........................................................................................................................................... 37

Figura 6.- Alcance conceptual PAP - PDA ............................................................................................................................................. 38

Figura 7.- Estructura de Gestión PAP - PDA ......................................................................................................................................... 39

Figura 8.- Flujograma Proceso de Pagos .............................................................................................................................................. 59

Figura 9.- Ficha de Responsabilidades para Realizar Entrega de Obras .............................................................................................. 62

ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1.- Gastos Elegibles para cada Categoría ................................................................................................................................ 96

Cuadro 2.- Procesos Contables – Agregación ................................................................................................................................. 109

Cuadro 3.- Procesos Contables – Informes IFRS ............................................................................................................................ 110

Cuadro 4.- Métodos de Contratación y Revisión Previa del Banco ..................................................................................................... 115




ÍNDICE DE FORMATOS

Formatos 1.- Formato PGI No.1: Síntesis del Diagnostico por Municipio (Características de la Infraestructura Disponible) ............... 80

Formatos 2.- Formato PGI No.2 Línea Base ........................................................................................................................................ 81

Formatos 3.- Formato PGI No.3. Distribución de Recursos ............................................................................................................... 82

Formatos 4.- Formato PGI No.4.Distribución de Recursos por Municipio (cupo representativo) .......................................................... 83

Formatos 5. - Formato PGI No. 5.Distribución de Recursos por componente BM .......................................................................... 85

Formatos 6.-Formato PGI No. 6. Distribución de Recursos por componente MVCT ...................................................................... 86

Formatos 7.- Formato PGI No. 7.: Metas e Indicadores del PAP PDA ............................................................................................... 87

Formatos 8.-Formato PGI No. 8.Cronograma por componente BM .................................................................................................. 88

Formatos 9.-Formato PGI No. 9.Cronograma por componente MVCT .............................................................................................. 90

Formatos 10.- Formato PGI No. 10.Costos por componente por año por municipio ...................................................................... 91

Formatos 11.- Formato PGI No. 11.Plan de Actividades anuales ...................................................................................................... 92

Formatos 12.- Formato PGI No. 12.Plan de Contratación – Cronograma ......................................................................................... 92

Formatos 13.-Formato PGI No. 13. Plan de Contratación – Usos y Fuentes .................................................................................... 93

Formatos 14.-Formato PGI No. 14. Cumplimiento de Metas .............................................................................................................. 94

Formatos 15.- Formato PGI No. 15. Matriz de Procedimientos para el PAC ANUAL ....................................................................... 94

ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO 1 - Contrato de Encargo Fiduciario 1674 - Otrosí N. 1- Otrosí N. 2

ANEXO 2- COLOMBIA La Guajira - BIRF 7434 Project Paper

ANEXO 3- Normas de Contratación con Créditos BIRF (Para versión vigente remitirse a la página web http://www.bancomundial.org/content/dam/Worldbank/document/ProcGuid1006RevMay10.pdf )

ANEXO 4- Normas Contra La Corrupción

ANEXO 4.1.- Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción

ANEXO 4.2.- Fraude y corrupción en contrato de consultoría

ANEXO 4.3.- Normas contra la corrupciónn

ANEXO 5- Normas Selección y Contratación De Consultores Por Prestatarios (Para versión vigente remitirse a la página web http://www.bancomundial.org/content/dam/Worldbank/document/ConGuid1006RevMay10.pdf)

ANEXO 6 - Guía Ambiental

ANEXO 7- Contrato de Empréstito Banco Mundial

ANEXO 7.1.- Contrato de Empréstito - 16 abril 2007

ANEXO 7.2.- Contrato de Empréstito - 20 diciembre 2011

ANEXO 8- Modelo de Términos de Referencia para las Auditorías TORs




ANEXO 9- Reportes Financieros IFRS

ANEXO 10.- Guías: Reportes financieros anuales y auditorías de actividades financiadas por el Banco Mundial

ANEXO 11.- Pliegos modelo: Documentos Armonizados BID-BIRF- Gobierno Colombiano (Remitirse a la página web

http://www.bancomundial.org/es/country/colombia/brief/colombia-procurement-documents )



PAP-PDAG-MOP-2015 V.7 – Julio de 2015 1

ABREVIATURAS

A continuación se presentan las abreviaturas más utilizadas en el presente Manual Operativo del PAP-PDA DE LA GUAJIRA:

SIGLA SIGNIFICADO

AA Análisis Ambiental fechado el 27 de julio del 2006 preparado por el prestatario y aprobado por el Banco.

AGC Aviso general de contrataciones para toda la vida del PAP-PDA DE LA GUAJIRA

ANH Agencia Nacional de Hidrocarburos

APL Adaptable Program Loan (Préstamo con Plan Adaptable)

BANREP Banco de la República

BIRF Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento

BM Banco Mundial

CDG Certificado de Gastos

CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal

CONPES Consejo Nacional de Política Económica y Social

CRA Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico

DANE Departamento Administrativo Nacional de Estadística

DgMarket Development Gateway’s

DNP Departamento Nacional de Planeación del Garante

ESP Empresa de Servicios Públicos

GLG Gobernación de La Guajira

IAP Informe de Administración del PAP-PDA DE LA GUAJIRA

IFR Interim Financial Reports (trimestralmente al BM)

IND Indicadores de impacto, desempeño y ejecución estipulados en el presente manual

ITA Informe trimestral de actividades de la UEP




SIGLA SIGNIFICADO

MHCP Ministerio de Hacienda y Crédito Público

MOP Manual Operativo del PAP-PDA DE LA GUAJIRA

MPPI Marco del planeamiento de pueblos indígenas fechado el 29 de enero del 2007

MVCT El antiguo Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial del garante, en la actualidad conocido como Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, de conformidad con la Ley 1444 de 2011, modificado a la fecha de este Acuerdo, o cualquier otro sucesor aceptable para el Banco

OP Orden de Pago

PAC Plan de Adquisiciones y Contrataciones.

PAD Project Appraisal Document - Documento de Evaluación del Proyecto de Infraestructura de Agua y Saneamiento y de Administración de Servicios de La Guajira.

PAEI Plan Anual Estratégico y de Inversiones

PGEI Plan General Estratégico y de Inversiones

PMA Planes de Manejo Ambiental,

PPI Planeamiento de Pueblos Indígenas preparado por el prestatario

PRI Planeamiento de Reasentamiento Indígena

PAP-PDA DE LA GUAJIRA

PAP-PDA DE LA GUAJIRA para la Gestión de Servicios de Agua y Saneamiento para el Departamento de la Guajira también conocido como el Plan Departamental para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento Básico en el Departamento de La Guajira

PSP Participación del Sector Privado

RAS Reglamento Técnico del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico

RP Reserva presupuestal

SBCC Selección Basada en Calidad y Costo

SBMC Selección Basada en el Menor Costo

SBPF Selección Cuando el Presupuesto es Fijo

SCC Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores

SEPA Sistema De Ejecución Planes de Adquisiciones.




SIGLA SIGNIFICADO

SOE Statement Of Expenses (Estado de Gastos)

SSF Selección con Base en una Sola Fuente

SSPD Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

TR Términos de Referencia

TRM Tasa Representativa del Mercado del valor del U$ con respecto al $

UNDB on line Development Business on line




DEFINICIONES

En el presente Manual Operativo se encontrarán algunos términos, los cuales se entenderán según lo definido a continuación: PROGRAMA AGUA Y SANEAMIENTO PARA LA PROSPERIDAD – PLANES DEPARTAMENTALES PARA EL MANEJO EMPRESARIAL DE LOS SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO PAP – PDA. Son un conjunto de estrategias de planeación y coordinación interinstitucional formuladas y ejecutadas con el objeto de lograr la armonización integral de los recursos y la implementación de esquemas eficientes y sostenibles en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico , teniendo en cuenta las características locales, la capacidad institucional de las entidades territoriales y personas prestadoras de los servicios públicos y la implementación efectiva de esquemas de regionalización. ACTA DE CONCERTACIÓN. Son aquellas que son o fueron suscritas entre el MAVDT (Hoy MVCT) y el Departamento, por medio de las cuales se acuerdan: a) Los términos de concertación del esquema financiero del PAP-PDA DE LA GUAJIRA; b) La definición de las estructuras operativas y el esquema fiduciario para el manejo de recursos, así como el cronograma para su respectiva implementación; y c) Los términos de la concertación en relación con el diagnóstico técnico base realizado en los Municipios del Departamento, sobre el estado de la prestación de los servicios públicos de agua potable y saneamiento básico y las necesidades de inversión, la cual es el resultado de la concertación de los diagnósticos de los municipios del Departamento. ACTA DE CONCERTACIÓN MUNICIPAL DE ACTIVIDADES. Acta suscrita entre el Alcalde del municipio vinculado al PAP-PDA DE LA GUAJIRA y LA GOBERNACIÓN, en la cual se recoge el acuerdo sobre las actividades a seguir con el fin de alcanzar las metas planteadas para el municipio respectivo en el PGEI. Dichas actividades se desarrollan en el PAEI. ANH. Agencia Nacional de Hidrocarburos o cualquier entidad de la Nación que la reemplace, autorizada por el Ministerio de Minas y Energía con arreglo al Decreto No 1760 de 2003, a calcular, recaudar y administrar cualquier regalía u otra compensación monetaria vinculada con la extracción de hidrocarburos en el territorio colombiano. AUDIENCIAS PÚBLICAS CONSULTIVAS. Es el mecanismo a través del cual se identificarán los proyectos susceptibles de ser apoyados financieramente por parte de las diferentes fuentes de financiación del PAP-PDA DE LA GUAJIRA. BIRF o BANCO. Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento – BM. COMITÉ DIRECTIVO DEL PAP – PDA. Corresponde a la máxima instancia de decisión y coordinación interinstitucional del PAP-PDA DE LA GUAJIRA. COMITÉ FIDUCIARIO. Organismo responsable del seguimiento al manejo y operación del Encargo Fiduciario de los recursos del PAP-PDA DE LA GUAJIRA COMITÉ TÉCNICO. Órgano encargado de la revisión y aprobación de los diseños y requisitos técnicos de todos y cada uno de los proyectos que adelante el PAP-PDA DE LA GUAJIRA. Conformado por miembros de la UEP, entre otros. COMPONENTE. Es una agrupación de actividades e inversiones en bienes, servicio u obras que buscan darle solución a las problemáticas principales en la prestación de los servicios en el Departamento de la Guajira, según se muestra en la Apéndice 1 Formato PGI No. 1.




CONTRATO DE PRÉSTAMO. Contrato suscrito entre el Departamento de La Guajira y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), para llevar a cabo el Proyecto de Infraestructura y Gestión de los Servicios de Agua y Saneamiento Básico (Contrato de Préstamo BIRF No. 7434-CO). CONTRATO DE OPERACIÓN. Contrato que regula las obligaciones, los derechos y las actividades entre el Municipio o la empresa de servicios públicos de carácter público, en su calidad de Contratante, y el operador (privado o público) para la gestión, financiación, operación, rehabilitación, construcción, expansión, reposición y mantenimiento de la infraestructura de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y sus actividades complementarias. CONTRATO FIDUCIARIO - ANEXO No 1. Es el contrato de encargo fiduciario de administración y pagos celebrado entre el Departamento de La Guajira y el Encargo Fiduciario FiduBogotá S.A. para la administración de los diferentes recursos del PROGRAMA, incluidos, entre otros, las Regalías y los fondos del Préstamo, de acuerdo con las leyes del Garante y en términos y condiciones aceptables para el Banco. CONVENIO DE COOPERACIÓN Y APOYO FINANCIERO CON LA AUTORIDAD AMBIENTAL. Compromiso suscrito entre el Departamento de la Guajira CORPOGUAJIRA, en virtud de lo previsto en el Artículo 9 del Decreto 2246 de 2012, por medio del cual la respectiva autoridad ambiental se vincula al PAP-PDA DE LA GUAJIRA, se establece el alcance y las condiciones para el aporte, manejo de los recursos y las condiciones de acceso a recursos adicionales para la financiación del citado PAP-PDA DE LA GUAJIRA. CONVENIO DE COOPERACIÓN Y APOYO FINANCIERO. Convenio suscrito entre el Departamento, el Gestor (Cuando sea diferente del Departamento) y los municipios por medio del cual se comprometen a modificar los contratos de operación existentes entre los municipios y los actuales operadores especializados, a firmar un Convenio de Apoyo Financiero entre ambas partes con el fin de cumplir con los aportes mencionados en el documento CONPES 3034 de 2006 e incorporar en el presupuesto de cada vigencia fiscal todos los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento del plan de ejecución de El PAP-PDA DE LA GUAJIRA. CONVENIO DE USO DE RECURSOS. Convenio suscrito entre el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (Actual Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio) y el Departamento el cual tiene por objeto establecer los términos y condiciones para el uso de los recursos aportados al PDA, definir los compromisos periódicos de avance del mismo y determinar la forma como se hará el seguimiento a dichos compromisos. Este convenio se suscribe como requisito para efectuar el pago de los recursos de apoyo financiero de la Nación asignados al Departamento. CONVENIO DE VINCULADO. Compromiso suscrito entre el DEPARTAMENTO y cada una de las personas jurídicas de derecho público, privado o mixto, a las cuales se les haya aprobado su condición de vinculados al PAP-PDA DE LA GUAJIRA por el Comité Directivo se comprometen a aportar recursos financieros y/o técnicos y/o humanos. CONVENIO FASE I. Es aquel suscrito entre el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (Actual Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio) y el Departamento por medio del cual este último se compromete a: i) Acoger la política, lineamientos, principios y objetivos sectoriales establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, documentos CONPES y los demás que definan las instancias nacionales competentes en materia de agua potable y saneamiento; ii) Tomar las medidas necesarias para implementar esa política; iii) Desarrollar las gestiones que resulten pertinentes, incluyendo las acciones que correspondan al nivel municipal para su vinculación al PDA; iv) Focalizar los recursos a los que hace referencia el artículo 6 de la Ley 1176 de 2007, de acuerdo con lo previsto en el artículo 10 de dicha ley y en el convenio FASE I y, v) Dar inicio al PAP-PDA. CONVENIOS DE APOYO FINANCIERO. Son aquellos convenios que, para la ejecución del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, deberán suscribir los municipios con el GESTOR del PAP-PDA DE LA GUAJIRA (Departamento o Autoridad Ambiental), el cual contendrá como mínimo las inversiones a desarrollar en cada uno de ellos, su cronograma de ejecución, los mecanismos de financiación, la forma de hacer seguimiento de los recursos por parte del Municipio y el mecanismo para la entrega de la infraestructura construida.




CONVENIOS DERIVADOS. Son aquellos que deberán suscribir los Municipios con el ejecutor del Plan Departamental, el cual contendrá como mínimo las inversiones a desarrollar en cada uno de ellos, su cronograma de ejecución , los mecanismos de financiación, la forma de hacer seguimiento de los recursos por parte del Municipio y el mecanismo para la entrega de la infraestructura construida. En el caso que el ejecutor de un proyecto específico sea el operador de los servicios de acueducto, alcantarillado y /o aseo en el Municipio y se cuente con un contrato de operación, se procederá a la revisión del respectivo contrato dando aplicación en todo caso a lo previsto en el artículo 87.9 de la Ley 142 de 1994, sobre aporte bajo condición. CORPOGUAJIRA. Organismo ambiental (Corporación Autónoma Regional de la Guajira) creada por la Ley 99 de 1993. CUENTA DEL PRÉSTAMO. Cuenta asignada por el Banco para el préstamo del PROGRAMA, y mantenida en el sistema financiero del BM en Washington. DIAGNÓSTICOS DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO REALIZADOS POR LA NACIÓN. Consultoría contratada por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (Actual Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio) con recursos del presupuesto general de la nación, con el fin de apoyar la implementación de los esquemas departamentales de agua en su primera fase, cuyo objeto fue identificar de manera general la situación actual en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en los municipios de un determinado departamento, desarrollando para cada municipio los aspectos legales, técnicos, financieros, organizacionales, comerciales y ambientales del prestador. DIAGNÓSTICOS DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO REALIZADOS POR LAS REGIONES. Diagnóstico realizado por el Departamento correspondiente de la situación actual en su prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en los municipios de su jurisdicción, desarrollando para cada municipio los aspectos legales, técnicos, financieros, organizacionales, comerciales y ambientales del prestador y siguiendo los formatos utilizados por el Ministerio de Ambiente, Ciudad y Territorio (Actual Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio) para estos efectos. EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS. Significa una sociedad por acciones cuyo objeto es la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, que se rige por la Ley 142 de 1994 y las normas que le adicionen, modifiquen o complementen. ESQUEMA FIDUCIARIO. Instrumento jurídico previsto para el desarrollo, ejecución y financiamiento del PAP-PDA, a través del cual se canalizaran los recursos de los diferentes participantes del PAP-PDA. FIDUCIA DEPARTAMENTAL. Fiduciaria contratada por el DEPARTAMENTO para el manejo total de todos los recursos del PROGRAMA, la cual es FIDUBOGOTA S.A. en caso de incorporar recursos adicionales al PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUA se hará uso del contrato de fiducia mercantil irrevocable celebrado entre el Consorcio de Fiducias Integrado por la fiduciaria Bancolombia S.A, BBVA Fiduciaria S.A y Fiduciaria Bogotá S.A y los Departamentos que se han vinculado al mismo, cuyo objeto es el recaudo administración, garantía y pago de los recursos del Plan. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL. Es el proceso encaminado a desarrollar capacidades para que las empresas y organizaciones autorizadas prestadoras de servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, estructuren habilidades y pongan en marcha estrategias para realizar funciones inherentes al cumplimiento de su objeto. Debe entenderse que el fortalecimiento institucional es un proceso a largo plazo, por lo que se debe orientar preferiblemente al cumplimiento de un objetivo general a través de una amplia participación y compromiso y a través del consenso sobre las metas prioritarias. GARANTE DEL EMPRÉSTITO BIRF. La Nación, a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Dirección General del Crédito Público y Tesoro Nacional, CONPES 3430 de 2006. GASTO ELEGIBLE. Significa todos los gastos relacionados con bienes, obras y servicios de un subproyecto, aprobado por el BIRF, cuyo financiamiento se realiza con fondos del préstamo y demás fondos de contrapartida del Proyecto, de




acuerdo con las categorías admisibles definidas en el Contrato del Préstamo. Adicionalmente, teniendo en cuenta que el PAP-PDA DE LA GUAJIRA, contempla la posibilidad de otras fuentes de financiación, los gastos elegibles obedecerán a los establecidos en la Constitución y la Ley para cada una de ellas. GESTIÓN DEL RIESGO SECTORIAL. Proceso encaminado a identificar y reducir los riesgos de desabastecimiento de agua para consumo humano e interrupción de los sistemas de alcantarillado y aseo que conlleven a reducir los impactos de los desastres sobre la prestación de los servicios públicos domiciliarios y la comunidad. Este proceso representa una estrategia de sostenibilidad ambiental y de los servicios. GESTOR DEL PAP-PDA. Es el encargado de la gestión, implementación y seguimiento a la ejecución del PDA en los términos del Artículo 5 literal 2 del Decreto 2246 del 31 de octubre de 2012. El Gestor es el responsable de la gestión, implementación y seguimiento de la ejecución del PAP-PDA y asuntos relacionados con agua potable y saneamiento básico en el Departamento de La Guajira. Podrán ser gestores, el Departamento o una empresa de servicios públicos domiciliarios de agua, alcantarillado y aseo del orden departamental, siempre que sus estatutos permitan la vinculación como socios a los municipios que lo soliciten. Las autoridades administrativas (GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO), en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la Ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras entidades, con funciones afines o complementarias. INFORME TRIMESTRAL DE ACTIVIDADES. Documento trimestral a presentar por parte de la UEP de acuerdo con el contenido y forma solicitado por el Banco. INTERVENTORÍA. Persona natural o jurídica encargada de vigilar la ejecución de los contratos de Obra, Consultorías técnicas, financieras, sociales y ambientales de acuerdo con los diseños, las especificaciones técnicas establecidas y el cumplimiento del Manual de Interventoría. LEY 1176/2007. Sistema General de Participaciones: Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. LINEAMIENTOS DE INVERSIÓN. De conformidad con lo señalado en el convenio de uso de recursos suscrito entre el MAVDT, hoy MVCT, y el Departamento, las inversiones en cada uno de los componentes del PAP-PDA deberán obedecer a procesos de transformación empresarial y/o fortalecimiento institucional asegurando la implementación de esquemas eficientes y sostenibles para la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico. MANUAL OPERATIVO DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA [MOP]. Se refiere al presente documento, el cual contiene procedimientos para la realización, monitoreo y evaluación de todas los componentes del PAP-PDA DE LA GUAJIRA reglamentando la operatividad del mismo. OPERADOR. Persona jurídica con experiencia en la dirección, desarrollo y prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y/o aseo en los términos de la Ley 142 de 1994, que cumpla con los requisitos jurídicos, técnicos, institucionales, ambientales, financieros y administrativos establecidos en dicha norma, como prestador de los servicios de acueducto, alcantarillado y/o aseo. ORDENACIÓN Y MANEJO DE CUENCA ABASTECEDORA. Es el marco para planificar el uso sostenible de la cuenca abastecedora y la ejecución de PAP-PDA DE LA GUAJIRA y proyectos específicos dirigidos a conservar, preservar, proteger o prevenir su deterioro y/o su restauración ORGANIZACIONES COMUNITARIAS. Para efectos de este Manual se entenderá Organización comunitaria como la Unión de personas que tienen como objetivo la dirección, desarrollo y prestación de los servicios públicos de agua, alcantarillado y/o aseo en un área de influencia de conformidad con lo establecido en la Ley 142 de 1994.




PERSONA PRESTADORA. Es la persona natural o jurídica que conforme a la Ley presta los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, o alguna de sus actividades complementarias. PLAN GENERAL ESTRATEGICO DE INVERSIONES (PGEI). Instrumento de planeación del PAP-PDA en el cual, con base en las necesidades identificadas, se definen las metas de operación y servicio durante toda la ejecución del PAP-PDA, y la capacidad de inversión para cada uno de sus componentes. Este deberá sea actualizado y/o modificado de conformidad con la verificación periódica que se haga del avance del PAP-PDA. El PGEI recoge: i) El diagnóstico por componente y municipio que sirve de línea base para el PAP-PDA DE LA GUAJIRA, ii) Las metas identificadas por componente para cada municipio, iii) Los recursos potenciales asociados a cada componente y por municipio distinguiendo cada una de las fuentes de financiación, iv) El cronograma general de trabajo, por componente y cuando se disponga por municipio y v) El tiempo de ejecución del PAP-PDA DE LA GUAJIRA PLAN ANUAL ESTRATÉGICO Y DE INVERSIONES – PAEI. Instrumento operativo que señala, para cada año del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, el cronograma y las acciones necesarias para la ejecución de los componentes del PAP-PDA DE LA GUAJIRA en cada municipio, identificando las respectivas fuentes de recursos que se utilizarán para la financiación respectiva. En el PAEI se incluirán como mínimo, las inversiones a realizar en cada uno de los componentes necesarios para el cumplimiento de las metas del PAP-PDA en el respectivo municipio. PLAN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES PAC. El PAC se preparará una vez el PGEI haya sido aprobado, con el fin de extractar los procesos que requieren adquisiciones. PRÉSTAMO. Se refiere al préstamo BIRF 7434-CO. PRESTATARIO. Departamento de La Guajira. REGALÍAS. Cualquier compensación monetaria a la que tiene derecho el Prestatario como resultado del desarrollo, extracción o venta de hidrocarburos, carbón, sal y cualquier otro recurso natural no renovable ubicado en el territorio de La Guajira, incluido, entre otros, cualquier monto recaudado por el Servicio Geológico Nacional y la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH). REGLAMENTO TÉCNICO DEL SECTOR DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO [RAS]. Conjunto de normas que tiene por objeto señalar los requisitos técnicos que deben cumplir los diseños, las obras y procedimientos correspondientes al Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico y sus actividades complementarias, señaladas en el artículo 14, numerales 14.19, 14.22, 14.23 y 14.24 de la Ley 142 de 1994, que adelanten las Entidades prestadoras de los servicios públicos municipales de acueducto, alcantarillado y aseo o quien haga sus veces, el cual fue adoptado como Manual Técnico para el sector mediante las Resoluciones No. 1096 de 2000, y No. 0424 de 2001,668 de 2003 , 1447 , y 1459 de 2005 del Ministerio de Desarrollo Económico, actualmente Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y la Resolución No. 2320 del 27 de Noviembre del 2009, así como las demás que lo adicionen o modifiquen. SECTOR. Se refiere al sector de agua potable y saneamiento básico. SEPA (SISTEMA DE EJECUCIÓN DEL PLANES DE ADQUISICIONES). Plataforma Web armonizada que provee toda la información vinculada a los contratos de proyectos financiados por el Banco. SERVICIOS. Se entienden por tales, los servicios de acueducto y alcantarillado tal como están definidos en los artículos 14.22 y 14.23 de la Ley 142 de 1994 con sus respectivas actividades complementarias. SGC. Sistema Geológico Colombiano (anteriormente INGEOMINAS) y cualquier entidad del Garante que la reemplace, el cual está autorizado por el Ministerio de Minas y Energía de Colombia, conforme a la Resolución No 180074 del 27 de enero de 2004.




SUB PROYECTO. Cada una de las distintas acciones que sumadas conforman el PAP-PDA DE LA GUAJIRA y que son financiados por el mismo. Cada Sub proyecto puede incluir diversas obras, bienes o servicios ejecutadas en una o varias ciudades o municipios. SUPERVISOR. Persona natural o jurídica encargada de vigilar el cumplimiento de las obligaciones del Operador durante el desarrollo del contrato de Operación, sea este con Inversión o de Operación pura. La Supervisión de los Contratos de Operación deberá ser contratada mediante Licitación Pública (Ley 80 de 1993), y podrá ser financiada con recursos provenientes del Municipio participante, o del Operador. UEP. Es la Unidad Ejecutora del Programa, que tiene por objeto, adelantar las acciones y actividades técnicas, legales, ambientales, financieras y administrativas para la implementación del PROGRAMA MECANISMO DE VIABILIZACIÓN DE PROYECTOS. Mecanismo implementado por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, a través del cual se presentan y viabilizan los proyectos del sector de agua potable y saneamiento básico.




1. INTRODUCCIÓN

El Departamento de La Guajira es uno de los departamentos de Colombia que presenta serios problemas de manejo y gestión de estos servicios, a lo que se suma, en algunos municipios la escasez de agua en las fuentes, la baja cobertura en alcantarillado y deficiente manejo de las aguas residuales municipales conlleva a registrar bajos índices de desempeño en el sector del agua y alcantarillado.

En las áreas urbanas del Departamento, el 72% de la población está conectada a los servicios de agua potable y un 52% al alcantarillado, una cobertura relativamente baja comparada con el promedio nacional que es del 88% y 74% respectivamente. Los principales problemas que presenta el sector del agua potable y saneamiento en el Departamento están relacionados con los siguientes aspectos: i) Escasez de Recursos Hídricos; ii) Baja Capacidad Institucional; iii) La Infraestructura existente es insuficiente lo que significa bajos niveles de cobertura; iv) Problemas de Calidad del Agua: (v) No existe un uso racional del agua por parte de los usuarios y vii) No se realizan campañas educativas para conservar el recurso hídrico.

La Gobernación de La Guajira (GLG), en conjunto con el Gobierno Nacional, ha definido un PAP-PDA DE LA GUAJIRA la reforma de la gestión de los servicios que se enmarca dentro de la estrategia nacional del sector, que incluye un plan de inversiones cuyo fin es solucionar los problemas mencionados anteriormente. El objetivo del PAP-PDA DE LA GUAJIRA es mejorar la calidad del servicio de acueducto y alcantarillado en La Guajira, incrementando los actuales indicadores de cobertura y mejorando la calidad de dichos servicios en las áreas urbanas, al igual que alcanzar a cubrir las necesidades básicas de suministro de agua en las zonas rurales

Los principales objetivos de este PAP-PDA DE LA GUAJIRA son: 1. Mejorar la cobertura y calidad del servicio de agua y alcantarillado en áreas urbanas a través de la consolidación de

una gestión eficiente y eficaz. 2. Mejorar el acceso a la población rural a los servicios a través de la inversión en el suministro de agua potable y

saneamiento básico. 3. Establecer el marco institucional necesario para asegurar un desarrollo sostenible del sector de agua potable y

saneamiento básico en el Departamento.

Se cuenta con un apoyo del BM mediante un crédito de US$ 90 millones, con el cual se financia el Programa de Infraestructura y Gestión de los Servicios de Agua Y Saneamiento, que tiene un alcance propio y su ejecución debe hacerse siguiendo lo establecido en el Contrato de Préstamo 7434-CO. La operación está estructurada en un APL (Préstamo Adaptable para PAP-PDA DE LA GUAJIRA – Adaptable Program Loan) y se centra en la gestión de los servicios de agua y saneamiento en las áreas urbanas del Departamento bajo operadores especializados, e incluye el apoyo al Programa de Reservorios del Departamento.

El PAP-PDA de La Guajira comprende cinco componentes, en función de los diferentes gastos elegibles a financiar con recursos del PAP-PDA de La Guajira. Por otro lado, la política de los PAP-PDA propenden por el desarrollo institucional del sector de agua y saneamiento básico y como parte de la metodología para la formulación y seguimiento ha desarrollado dichos cinco (5) componentes, que agrupan una serie de estrategias, actividades e inversiones que buscan darle solución a una problemática particular que afectan el desarrollo de los servicios públicos. Estos componentes son: 1. Aseguramiento de la Prestación de los Servicios Públicos,




2. Inversiones en Infraestructura en Agua y Saneamiento Básico, 3. Componente Ambiental y 5. (Dos componentes transversales) Sector Rural y Comunidades Indígenas y Afro Descendientes.

1.1. MARCO INSTITUCIONAL Y EJECUCIÓN DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

1.1.1. ANTECEDENTES

Según la Constitución Política de Colombia de 1991, la estructura institucional del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico se fundamenta en la separación de funciones con el Gobierno Nacional, cuyas funciones son las de formulación de política sectorial, regulación y control; y la obligación de garantizar la adecuada prestación de los servicios de agua potable y saneamiento básico, correspondiendo a la Ley 142 de 1994 establecer el marco jurídico a la luz del cual debería ser atendida dicha obligación. Dentro de la Ley 142 de 1994 (ley de servicios públicos domiciliarios) como marco normativo, se estableció reformar institucionalmente la prestación, regulación, control y vigilancia de los servicios públicos domiciliarios, orientados hacia la descentralización, la participación privada y el logro de una mayor eficiencia y competencia. El Gobierno Nacional verificó que se hacía necesario brindar un apoyo adicional, y como estrategia de apoyo a la gestión municipal generó alianzas con los Departamentos, como nivel de articulación entre los municipios y la Nación, en desarrollo de las funciones que la Constitución y la ley otorga a estos últimos, con el fin de permitir que los mismos pudiesen dar cabal cumplimiento a las obligaciones impuestas por la ley.. Surgen entonces los Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento Básico – PAP-PDA, cuyo objetivo prioritario es fortalecer al Municipio como responsable directo de garantizar la prestación de los servicios públicos de agua potable y saneamiento, así como brindar apoyo, asistencia técnica y recursos para la financiación de planes de obras e inversiones integrales, al igual que la estructuración técnica, legal y financiera de esquemas de prestación de los servicios públicos domiciliarios para atender la demanda., Estos Planes fueron creados inicialmente con el Decreto 3200 de 2008, y actualmente están reglamentados por el Decreto 2246 de octubre 31 del 2012. Para el logro de los objetivos de los Planes Departamentales PAP-PDA, se implementó la suscripción de Actas de Concertación Departamental y Municipal, las cuales son de estricto cumplimiento para dar inicio y desarrollar las acciones tendientes a alcanzar las metas encaminadas a superar problemas existentes en el sector de agua potable y saneamiento básico en cada Departamento. Los PAP-PDA propendan por: (i) la regionalización de la estructura empresarial, en los casos que sea pertinente; (ii) la consolidación de una estructura institucional fuerte y eficiente, (iii) el uso eficiente de los recursos; (iv) el acceso a crédito (v) la articulación de planes integrales de inversión, y, (vi) la planeación y estructuración de esquemas de modernización empresarial, reestructuración y fortalecimiento institucional. Actualmente según lo dicta la Ley, los Departamentos son los aportantes de recursos e instancia de planeación y organización sectorial a nivel departamental. En este sentido la planeación sectorial; el apoyo y la asistencia técnica; la estructuración técnica, legal y financiera de esquemas para la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento básico; la articulación de recursos, la utilización de esquemas fiduciarios que permitan verificar la trazabilidad de los recursos; la adecuada aplicación de las herramientas consagradas en la ley para dar cumplimiento a la tarea de asegurar la prestación de los servicios públicos por parte de los municipios. El Departamento de La Guajira a pesar de la considerable cantidad de recursos que se han invertido en el sector del agua potable y saneamiento básico, presenta resultados no muy favorables en indicadores como cobertura y calidad en la prestación de dichos servicios.




Durante los años 2003 y 2004 se invirtieron cerca del 36% de las regalías (US$ 30 millones), no siendo esto suficiente para el mejoramiento estructural en la prestación de los servicios. Al igual que las regalías, las otras fuentes de financiación para el sector a nivel municipal corresponden a: Tarifas, Sistema General de Participaciones (SGP), y aportes del Gobierno Nacional, Corpoguajira; cuyos impactos no han sido los esperados si se tienen en cuenta el monto de las inversiones realizadas y la mejora de los indicadores del servicio. Algunas de las razones para esto han sido, el uso disperso de las diferentes fuentes de recursos, la desarticulación de planes integrales de inversión y de los planes de las E.S.P., las inversiones dispersas e incompletas por la segmentación de los recursos, por vigencias presupuestales anuales y el deficiente acceso a crédito, y a la atomización y asimetrías en la distribución geográfica de los recursos con relación a las necesidades; así como la falta del componente de pre inversión integral con visión regional, lo cual ha limitado la celeridad y eficiencia con que se desarrollan los planes de inversión y los procesos de transformación empresarial. Para alcanzar mejores indicadores en la prestación de los servicios, el Plan de Desarrollo de La Guajira 2004-2007 “Vamos todos a reiniciar La Guajira”, definió una estrategia de inversiones en agua potable, alcantarillado y tratamiento de aguas residuales. Para llevar a cabo esta estrategia, el Gobierno Departamental decidió destinar recursos futuros de las regalías del carbón en la financiación de las obras, para lo cual estructuró una operación de Préstamo con el Banco Mundial por US$90 millones, con estos recursos se apoyaría a los municipios que cumplieran con los criterios técnicos de optimización de inversiones, certificaran sus compromisos de aportes de los recursos del Sistema General de Participaciones asignados por Ley al sector y se comprometieran a desarrollar con Programa dde Infraestructura y Gestión de los Servicios de Agua y Saneamiento un plan de fortalecimiento y modernización institucional. Como parte de este proceso, en el 2005 la Gobernación de La Guajira realizó el diagnóstico preliminar de la situación de la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado en todos los municipios del Departamento. A partir de este diagnóstico y con la participación de los operadores, se establecieron las necesidades de inversión en cada uno de los municipios. Esta información fue la base de la Evaluación del Programa adelantado por el Banco Mundial y que dio lugar a la firma de un Contrato de Empréstito por US$90 millones entre el Departamento de La Guajira y el Banco Mundial. En el Plan de Desarrollo de La Guajira 2008-2011 “La Guajira, Seriedad y Compromiso”, se prestó poco apoyo a la implementación del Programa de Infraestructura y Gestión de los Servicios de Agua y Saneamiento, financiado con recursos del crédito BIRF 74324-CO, audiencias públicas y contrapartida del Departamento. Situación que hizo necesario ampliar el plazo de cierre del Préstamo en cuatro años, cuya fecha inicial era el 15 de octubre de 2011, es decir que el Préstamo cierra el 15 de octubre de 2015. Por otra parte en el plan de desarrollo de La Guajira 2012-2015: “La Guajira Primero” en su Capítulo 5.1.8 DERECHO AL AGUA Y SANEAMIENTO BÁSICO se definen los déficit existentes en proveeduría de agua potable y saneamiento básico en los diferentes municipios; definiendo prioridades de inversión teniendo como referente el ciclo natural del agua en los diferentes componentes del programa y estrategias para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento Básico – PAP-PDA. El PAP-PDA DE LA GUAJIRA se presenta como una estrategia para armonizar los lineamientos de política que se definieron en el documento CONPES 3383 “Plan de Desarrollo del Sector de Acueducto y Alcantarillado” con el fin de afrontar las limitaciones que se han planteado en su ejecución tales como: (i) Estructura dispersa de la población en la comunidad indígena , (ii) Desaprovechamiento de economías de escala; (iii) Desarticulación de las diferentes fuentes de recursos; (iv) Planificación y pre inversión deficiente, que resulta en inversiones atomizadas, falta de integralidad y de visión regional; (v) Limitado acceso a crédito por parte de los municipios; y (vi) Lentitud en los procesos de modernización empresarial. Desarrollando procesos que buscan dar solución a estas limitaciones bajo una estructura ordenada, con visión integral y regional, y mayor eficiencia y eficacia del Estado en sus acciones de apoyo al desarrollo y control del sector.




1.2. OBJETIVO

El PAP-PDA de La Guajira Agua para la Prosperidad - Plan Departamental para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento de La Guajira, tiene como Objetivo General: Apoyar a los municipios en la tarea de asegurar la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, a través de la modernización empresarial y/o el fortalecimiento institucional de los prestadores de los servicios de acueducto y alcantarillado; el desarrollo y/o consolidación de una cultura empresarial en los prestadores, la planeación y ejecución de planes de obras e inversiones y la implementación de estrategias incluyentes en los componentes ambiental y social que aseguren la materialización de un proyecto integral para el sector en los municipios del Departamento de La Guajira.

1.3. CRITERIOS PARA LA ARMONIZACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS Y LA IMPLEMENTACIÓN DE ESQUEMAS EFICIENTES Y SOSTENIBLES

El PAP-PDA de La Guajira realizará las siguientes estrategias y/o actividades que propenden por la armonización integral de los recursos, y la implementación de esquemas eficientes y sostenibles en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento, enmarcados dentro de los siguientes criterios: a). Procesos de transformación empresarial y/o fortalecimiento institucional que aseguren la implementación, por parte

de los municipios de esquemas eficientes y sostenibles para la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento.

b). Desarrollo de proyectos en áreas urbanas y rurales con enfoque regional y con un horizonte de largo plazo. Este concepto permite el aprovechamiento de economías de escala, el diseño de estructuras de mercado, y la unificación de políticas sectoriales y de criterios de asignación de recursos.

c). Utilización ordenada, equitativa y eficiente del flujo de ingresos futuros provenientes especialmente de las transferencias del Sistema General de Participaciones SGP para agua potable y saneamiento y de otras fuentes.

d). Optimización de infraestructura y mejoramiento operacional.

e). Construcción y consolidación de la capacidad de gestión del Departamento y los Municipios en cuanto a sus responsabilidades básicas de planificación, coordinación, regulación y supervisión del sector de agua potable y saneamiento y de la preservación de los recursos naturales.

f). Impulso al desarrollo social y económico de los municipios y la creación de condiciones favorables para la inversión privada en proyectos de comercio, industria, turismo, manufactura y agroindustria.

g). Orientar acciones de reordenamiento o adecuación del espacio urbano, tanto público como privado, con el fin de mejorar las condiciones de saneamiento básico de los asentamientos del Departamento, a través del PAP-PDA DE LA GUAJIRA Saneamiento para Asentamientos - SPA de la estrategia Ciudades Amables del PND 2006-2010.

h). Ordenación de cuencas hidrográficas abastecedoras mediante planes de conservación de fuentes de agua, reducción de carga contaminante en los vertimientos de aguas residuales y adecuado manejo de residuos sólidos.

i). Cumplimiento de obligaciones ambientales sectoriales por parte de los municipios y de los prestadores de los servicios de agua potable y saneamiento.




j). Cumplimiento del Reglamento Técnico del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico – RAS – 2000 o aquel que lo sustituya o modifique.

1.4. COMPONENTES DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

Teniendo en cuenta el alcance definido para el Plan Departamental de La Guajira por parte del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio – MVCT, se consideran los cinco (5) componentes para su adecuado desarrollo:

1.4.1. COMPONENTE 1 – ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE, SANEAMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL (CORRESPONDE AL COMPONENTE INSTITUCIONAL DEL CONVENIO DE USO DE RECURSOS)

El Gestor será responsable de elaborar el Plan para el Aseguramiento de la Prestación de conformidad con lo establecido en el Artículo 17 del Decreto 2246 de 2012, el cual deberá desarrollarse en las fases allí descritas. El Gestor informará al Comité Directivo quienes son los profesionales y/o necesidades y costos de consultoría que tendrán la responsabilidad de la elaboración del Plan de Aseguramiento de la Prestación (Modernización Empresarial y/o Fortalecimiento Institucional), su dedicación y perfiles. Este componente contiene los sub-componentes descritos a continuación.

1.4.1.1. ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN

a) ESTRUCTURACIÓN DE ESQUEMAS DE DEARROLLO EMPRESARIAL A través de este componente se busca la transformación empresarial y/o el fortalecimiento institucional de las estructuras que estén a cargo de la prestación efectiva de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento.

b) CONTRATOS PARA CREACIÓN Y/O FORTALECIMIENTO DE EMPRESAS Se refiere al fortalecimiento de aquellos esquemas de prestación que funcionen adecuadamente a la luz de la regulación y la normatividad vigente. Para el caso de aquellos esquemas susceptibles de mejora, se implementarán procesos de transformación empresarial dando especial preponderancia al enfoque regional con el fin de propiciar economías de escala, lo que supone el trabajo conjunto de los diversos municipios susceptibles de ser regionalizados. En todo caso, en desarrollo de este componente se hará uso de cualquiera de las alternativas que permite la ley para la adecuada prestación de los servicios públicos domiciliarios, incluida la prestación a través de comunidades organizadas. En cualquier caso, (fortalecimiento institucional o transformación empresarial con enfoque local o regional) se incluirá para cada municipio en desarrollo de este componente la elaboración de modelos tarifarios, ingeniería financiera, estudios de pasivos financieros y laborales, acompañamiento al municipio o grupo de municipios durante todo el proceso de vinculación, firma de contrato e inicio de actividades; implementación del esquema propuesto, revisión de contratos existentes, y general las demás acciones necesarias para alcanzar el aseguramiento de la prestación de los servicios.

c) DESARROLLO INSTITUCIONAL Dentro del fortalecimiento también se incluye el empoderamiento de las entidades territoriales para desarrollar una capacidad que les permita supervisar, controlar, priorizar y en general, asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos domiciliares en su jurisdicción y de conformidad con las competencias previstas para tal efecto en la Ley.




d) CUMPLIMIENTO DE LA LEY POR PARTE DEL MUNICIPIO (SGP, CARGUE SUI, CERTIFICACIÓN, ETC..) Por otra parte, este componente se orienta a brindar herramientas y recursos a los municipios para que estos puedan cumplir de manera adecuada su obligación constitucional y legal de asegurar la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento; así como fortalecer su capacidad para atender los diversos requerimientos formulados por las entidades del sector en relación con el uso adecuado de los recursos sectoriales, suministro y reporte de información, cargue de datos al Sistema Único de Información, y en general cualquier requerimiento que la normatividad hace del municipio en su condición de entidad territorial. En este sentido, el Gestor tiene la obligación de realizar todas las acciones necesarias con el fin de buscar la recertificación de aquellos municipios que, como resultado de la aplicación de la Ley 1176 de 2007 y sus decretos reglamentarios, hubiesen perdido la misma. De igual forma, será obligación del Gestor y de todos los participantes desarrollar todas las actividades necesarias con el fin de mantener la certificación de los municipios del respectivo Departamento.

e) CUMPLIMIENTO DE LA LEY POR EL DEPARTAMENTO (FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD MUNICIPAL, CARGUE SUI, SGP, CERTIFICACIÓN)

De igual forma, a través de este componente se busca desarrollar la capacidad institucional necesaria para que el Departamento cumpla las funciones que le fueron otorgadas por la Constitución y la ley como articulador de la política sectorial, instancia de coordinación y soporte financiero y técnico para que los municipios puedan desempeñar adecuadamente su obligación de asegurar la prestación de los servicios públicos domiciliarios. En desarrollo de esta condición, corresponde también al Departamento el reporte de información sobre el uso de recursos sectoriales, el seguimiento al adecuado uso de los mismos, el cargue de información al Sistema Único de Información, y en general la atención de diversas obligaciones impuestas por la normatividad vigente. Es necesario señalar que el PAP-PDA se orienta al fortalecimiento de los municipios para atender su obligación de asegurar la adecuada prestación de los servicios públicos, y que la participación del Departamento directamente o a través del Gestor como prestador efectivo de los servicios públicos domiciliarios solo se promoverá en los casos previstos expresamente por la ley (aseguramiento transitorio de la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico mientras el municipio respectivo obtiene nuevamente la certificación o cuando se trate de corregimientos departamentales), sin perjuicio de la continuidad de esquemas de prestación anteriores a la expedición de los Decretos 3200 de 2008 y 2246 de 2012, en los cuáles el Departamento juega un rol protagónico como socio de empresas prestadoras de carácter regional.

f) AUDITORÍA AL DESARROLLO DEL PAP-PDA El PAP-PDA deberá contar con una auditoría externa, que será financiada entre otros con recursos del PAP-PDA, en donde la Nación podrá concurrir en principio con aportes del 2%, que se reserva de los recursos de apoyo financiero correspondientes a audiencias públicas. La contratación podrá realizarse por la Nación con el fin de buscar economías de escala, estandarización de conceptos de auditoría para todo el país. Igualmente y sin limitar las disposiciones, el Prestatario preparará y entregará, o hará que se prepare y entregue al Banco a más tardar cuarenta y cinco (45) días después de finalizar cada trimestre calendario, los informes de los estados financieros provisionales sin auditar para el Proyecto que abarcan el trimestre, en forma y contenido satisfactorios para el Banco. El Prestatario hará auditar los estados financieros para el Proyecto de acuerdo con las disposiciones de la Sección 5.09 (b) de las Condiciones Generales del contrato de préstamo 7434-CO. Cada auditoría de los estados financieros para cada período debe ser entregada al Banco a más tardar seis (6) meses después de finalizar dicho período.




g) ESTRUCTURACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PAP-PDA Dentro del componente de aseguramiento de la prestación de los servicios de agua y saneamiento y desarrollo institucional debe incluirse una categoría de inversión en Estructuración, Ejecución, y seguimiento del PAP-PDA en donde se incluyan, entre otros, la administración financiera de los recursos aportados al PAP-PDA por todos los actores, la preparación desarrollo y puesta en marcha de las tareas de planeación, las tareas administrativas y contractuales derivadas de la ejecución del PAP-PDA, la gestión ante todos los actores vinculados para que se materialicen las decisiones que se toman en el PAP-PDA, el trámite y la gestión para la presentación y viabilización de proyectos ante el mecanismo de viabilización de proyectos y en general, la Interventoría y/o supervisión que no tengan directamente contratos para realizar esta tarea. Las responsabilidades derivadas de estas actividades recaen en el Gestor.

h) CAPACITACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL PAP-PDA Esta estrategia tiene como objetivo realizar la socialización de todos los componentes del PAP-PDA a través de consultores especializados, teniendo en cuenta sus alcances, elementos, responsables, avances y demás aspectos puntuales que sean de esencial conocimiento por la comunidad, los prestadores de servicios y las autoridades locales, a través de talleres regionales de capacitación, pagina Web del PAP-PDA y otros medios de comunicación Público Objetivo: Atendiendo el alcance de los PAP-PDA a nivel nacional se han identificado unos grupos objetivos a los cuales se llegan con esta estrategia. 1. Unidades de Servicios Públicos Departamentales 2. Empresas Prestadoras de Servicios 3. Autoridades Locales.(Municipio o Fuerzas Vivas) 4. Gerencias y Gestores 5. Autoridades Ambientales Regionales. 6. Veedurías y Juntas de acción comunal. 7. Comunidad en General Es responsabilidad del Gestor, desarrollar la estrategia de socialización prevista en el presente capítulo.

1.4.2. COMPONENTE 2 – INVERSIONES EN INFRAESTRUCTURA EN AGUA Y SANEAMIENTO (CORRESPONDE AL COMPONENTE TÉCNICO DEL CONVENIO DE USO DE RECURSOS)

Este componente comprende la elaboración y/o ajuste de estudios, diseños y/o consultorías (en caso de requerirse), reingeniería, gestión predial, suministro de bienes y/o servicios, gestión para el desarrollo de la infraestructura, conexiones intradomiciliarias y la construcción de las obras de infraestructura necesarias para garantizar la adecuada prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el área urbana y en el área rural de los municipios del respectivo Departamento, así como proyectos para la atención de emergencias del sector.

1.4.2.1. GESTIÓN DEL RIESGO SECTORIAL

La Gestión del Riesgo Sectorial es el proceso encaminado a identificar y reducir los riesgos de desabastecimiento de agua para consumo humano e interrupción de los sistemas de alcantarillado y aseo que conlleven a reducir los impactos de los desastres sobre la prestación de los servicios públicos domiciliarios y la comunidad. Teniendo en cuenta que es




un aspecto esencial para lograr el aseguramiento en la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo se incorpora dentro del presente componente. En todo caso, el Gestor, con la participación de la Autoridad Ambiental respectiva será el responsable del desarrollo del programa de Gestión del Riesgo Sectorial en los municipios vinculados al PAP-PDA. Se deberá involucrar un rubro que permita enfrentar las tres estrategias de la gestión del riesgo sectorial:

1- Conocimiento del riesgo 2- Reducción del riesgo 3- Manejo de desastres

Para los recursos destinados al manejo de desastres (anteriormente denominada atención de emergencias) deberá tasarse teniendo en cuenta el histórico de provisiones utilizadas en este concepto, es decir en las inversiones que se han efectuado en años anteriores para enfrentar y superar las situaciones de emergencias asociadas a la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo. El alcance de este rubro pretenderá entre otros cubrir, como mínimo, los eventos que a continuación se relacionan:

• Atender situaciones de emergencia relacionadas directamente con la prestación de los servicios públicos domiciliarios (siendo indispensable que la mencionada inversión sea requeridade manera urgente con el fin de atender la crisis). Dentro de los eventos que podrán ser atendidos por esta vía se cuentan fenómenos relacionados con escasez de agua para abastecimiento (suministro de agua a través de mecanismos alternativos v.g. carro tanques, agua en bolsa, almacenamiento transitorio, etc.); aseguramiento de la estabilidad de la infraestructura, restablecimiento de los servicios, entre otros.

1.4.2.2. APOYO A PROYECTOS DEL PAP- PDA DE LA GUAJIRA DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS

A través de este componente, se buscará establecer las condiciones de intervención en los asentamientos más precarios para llevar los servicios de agua potable y saneamiento básico de forma que su prestación sea sostenible en el tiempo. Se deberá evaluar la posibilidad de incorporar aspectos relacionados con la política MIB en los planes de inversiones sectoriales, lo cual puede desarrollarse a través de asistencia técnica, interventoría y esquemas de financiación. Por consiguiente, los departamentos, municipios y empresas prestadoras deberán reconocer el componente de agua y saneamiento como un criterio fundamental para la planeación de intervenciones en asentamientos humanos precarios y en la planificación del desarrollo territorial.

1.4.3. COMPONENTE 3 – COMPONENTE AMBIENTAL

Corresponde al componente Ambiental del Convenio de Uso de Recursos y al Plan Ambiental establecido en el Artículo 17 del Decreto 2246 de 2012. Este componente tiene tres (3) objetivos fundamentales:

1) Garantizar el cumplimiento de la normatividad ambiental en todos los aspectos que, desde el punto de vista sectorial, demande la adecuada prestación de los servicios públicos de agua potable y saneamiento, así como las obligaciones ambientales sectoriales en cabeza de las entidades territoriales;

2) Plantear lineamientos para que la planeación y ejecución de los proyectos de prestación de estos servicios públicos, deberá hacerse considerando la oferta y demanda de recursos naturales renovables disponibles para la prestación de los mismos. y




3) Diseñar y avalar ante el comité directivo un Plan Ambiental en los términos del artículo 17 del Decreto 2246 de 2012 e implementar las acciones que se deriven de éste en donde se articulen las necesidades que desde el punto de vista ambiental debe atender el sector Agua y Saneamiento en el Departamento en el marco del PAP-PDA, especialmente orientadas a asegurar la disponibilidad adecuada de recurso hídrico en las cuencas abastecedoras.

1.4.4. COMPONENTE 4 – COMPONENTE DE DESARROLLO DEL SECTOR RURAL

Este componente tiene por objeto el Fortalecimiento Institucional de los esquemas actuales de prestación de los servicios en el Sector Rural del Departamento, entendido esto como todas las acciones que generen mayor capacidad técnica, el desarrollo de actividades de mejoramiento de la gestión administrativa y el empoderamiento de las comunidades asociadas cuando ello sea posible, buscando el acceso al agua potable y el saneamiento a través de esquemas sostenibles y ajustados a las especificidades de cada zona. Desarrollar estrategias para el mejoramiento y operación de la infraestructura destinada a la atención de las necesidades de agua potable y saneamiento básico en el sector rural, así como el cumplimiento de las obligaciones ambientales que, desde el punto de vista sectorial, se deben atender para la adecuada prestación de los mencionados servicios. Para efectos de contabilizar los costos asociados a este sector, se deberá discriminar el rubro de egreso en función de los componentes 1, 2 y 3 y asignarlo de acuerdo a la distribución planteada, sea por criterio de inversión o por municipio. Será responsabilidad del gestor tener marcados los rubros de egresos dentro de los componentes 1, 2 y 3 que sean catalogados como parte del sector rural con el fin de poder hacer balances de inversiones y actividades costeadas para el sector rural.

1.4.5. COMPONENTE 5 – COMPONENTE DE DESARROLLO DEL SECTOR DE COMUNIDADES INDÍGENAS Y AFRODESCENDIENTES

Este componente trasversal se desarrolla a través de tres estrategias así: 1) Diagnóstico de las Condiciones de Agua y Saneamiento de las comunidades indígenas atendidas por el PAP-

PDA DE LA GUAJIRA: con el objetivo de realizar una evaluación integral de las condiciones de abastecimiento de agua y saneamiento en los aspectos técnicos, organizativos, socioculturales, ambientales y de sostenibilidad entre otros.

2) Formulación, diseño y ejecución de proyectos: con el objetivo de facilitar el abastecimiento de agua y saneamiento con el uso de tecnologías apropiadas, de bajo costo y fácil sostenibilidad.

3) Capacitación para la participación en esquema de sostenibilidad de los sistemas de abastecimiento de agua y saneamiento: con el objetivo de fortalecer organizaciones locales administradoras de los servicios en los aspectos técnicos, administrativos, para contribuir a la sostenibilidad del sistema de abastecimiento de agua y saneamiento básico. En este componente se dará especial atención a los cabildos indígenas, entidades responsables de asegurar, en conjunto con el municipio respectivo, la adecuada prestación de los servicios de agua potable y saneamiento en las comunidades indígenas respectivas.

Para efectos de contabilizar los costos asociados a este componente transversal, se deberá discriminar el rubro de egreso en función de los componentes 1, 2 y 3 y asignarlo de acuerdo a la distribución planteada, esta última sea por criterio de inversión o por municipio. Será responsabilidad del gestor tener marcados los rubros de egresos dentro de los componentes 1, 2 y 3 que sean catalogados como parte de este componente transversal con el fin de poder hacer balances de inversiones y actividades costeadas para el sector indígena y afro descendiente.




Como se mencionó anteriormente, el Programa de Infraestructura y Gestión de los servicios de Agua y Saneamiento, financiado con recursos del Banco Mundial tiene su propia estructura, la cual no coincide con la del PAP-PDA, a continuación se presenta una tabla de equivalencia entre la denominación de componentes de cada uno:




Tabla 1- Equivalencia de Componentes BM - Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio

COMPONENTES PDA GUAJIRA BANCO MUNDIAL

COMPONENTE 1 COMPONENTE 2 COMPONENTE 3

COMPONENTE SUBCOMPONENTE Infraestructura de

Acueducto y Alcantarillado

Zonas Urbanas

Proyectos Pilotos en la Zona Rural

Gestión del PAP-PDA DE LA GUAJIRA y

estudios Especiales

MINI

STER

IO D

E VI

VIEN

DA C

IUDA

D Y

TERR

ITOR

IO

COMPONENTE 1 Aseguramiento de la Prestación

X X X

Aseguramiento de la Prestación de los

Servicios de Agua Potable y Saneamiento y

Desarrollo Institucional

X

Desarrollo Institucional X

X

COMPONENTE 2 Preinversión X

Inversiones en Infraestructura

en Agua y Saneamiento Inversión X X X

COMPONENTE 3 Mínimos Ambientales X X X

Componente Ambiental Corpoguajira PDA

X

COMPONENTE 4 Preinversión

X

componente de Desarrollo

del sector Rural Inversión

X

COMPONENTE 5

X

Componente Social

(componente de Desarrollo del sector de Comunidades

Indígenas y Afro descendientes)

Por lo tanto, toda vez que se mencionen los requisitos del Banco en este Manual, se entenderá que los mismos se aplicarán hasta el cierre del Préstamo BIRF 7434-CO.




1.5. METAS DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

El objetivo del PAP-PDA DE LA GUAJIRA es mejorar la calidad del suministro de agua y de los servicios sanitarios en las áreas urbanas y rurales del departamento de La Guajira y por lo tanto, las actividades se orientan al cumplimiento y mejora de los indicadores establecidos en el PGEI que incluyen todos los municipios del Departamento. El PAP-PDA DE LA GUAJIRA se ha diseñado para ser adaptable durante su implementación con base en una serie de supervisiones y evaluaciones continuas así: 1. Supervisiones regulares del avance de los indicadores de inversión y ejecución, tanto en forma cuantitativa como

cualitativa.

2. Seguimiento detallado de la capacidad de implementación y manejo del PAP_PDA DE LA GUAJIRA. El Banco Mundial y el Gobierno Nacional reconocen la necesidad de soportar al Departamento en la implementación del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

3. Supervisión de la actuación de los operadores especializados, apoyo tanto a la Comisión Reguladora de Agua como a la Superintendencia de Servicios Públicos, en el control y vigilancia a los operadores especializados. Adicionalmente, dentro del PAP-PDA DE LA GUAJIRA se incluye una medición de las percepciones públicas relacionadas con la calidad de los servicios.

4. Monitoreo de las percepciones de carácter social y el aseguramiento de la responsabilidad social del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, como parte de las actividades de la UEP, la cual debe estructurar un mecanismo que permita la retroalimentación del PAP-PDA DE LA GUAJIRA por parte de los ciudadanos.

1.6. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN DE LOS ACTORES EN EL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

1.6.1. PARTICIPACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS EN EL PAP – PDA

El Departamento deberá suscribir un Convenio con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio a través del cual se comprometen a adoptar el programa PAP-PDA en lo atinente a sus lineamientos, principios y objetivos sectoriales establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, así como tomar las medidas necesarias para su implementación y efectuar las gestiones que resulten pertinentes, incluyendo las acciones que correspondan en el nivel municipal para su participación en el PAP-PDA.

1.6.2. PARTICIPACIÓN DE LOS MUNICIPIOS EN EL PAP – PDA

Para que un municipio participe en un PAP-PDA debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Convenio suscrito por el Municipio con el Departamento, mediante el cual se hace partícipe del PAP-PDA, se

compromete a implementar el instrumento para el manejo de recursos, al aporte de los recursos para el cierre financiero en el marco del PAP-PDA, a implementar el esquema institucional que se defina en desarrollo del mismo, y tomar las decisiones que resulten necesarias en relación con la infraestructura y los bienes afectos a la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento básico.

2. Autorizar el giro directo de los recursos comprometidos en virtud de este artículo al respectivo instrumento para el manejo de los recursos y/o a la persona prestadora de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y/o aseo, para el caso de los subsidios.




1.6.3. PARTICIPACIÓN DE LAS AUTORIDADES AMBIENTALES EN EL PAP – PDA

Para efectos de determinar la forma en que se hará efectiva la participación de las autoridades ambientales en el PAP-PDA, éstas deberán suscribir un convenio con el Departamento, precisando las actividades que se comprometen a desarrollar, los recursos que destinarán para cumplir con los compromisos adquiridos, así como los demás aspectos necesarios para asegurar una adecuada articulación de la autoridad ambiental con el PAP-PDA y sus estructuras operativas.

1.7. ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

Son participantes en la coordinación interinstitucional de los PAP-PDA de conformidad con lo previsto en el artículo 4 del Decreto 2246 de 2012, los que se señalan a continuación: 1. El Departamento 2. Los Municipios y/o Distritos 3. El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio -MVCT 4. El Departamento Nacional de Planeación -DNP, y 5. Las Autoridades Ambientales con jurisdicción en los municipios y/o distritos ubicados en el territorio del

respectivo departamento. Así mismo, podrán tener esta condición, las personas jurídicas de derecho público, privado o mixto, que aporten recursos financieros y/o técnicos y/o humanos, previa aprobación del Comité Directivo. Para tal efecto, la persona jurídica que desee participar en el PAP-PDA, sea esta de derecho público, privado o mixto enviará una solicitud escrita al Gestor, donde manifieste las razones de su interés para ser parte del PAP-PDA y exprese cuáles serán los aportes financieros y/o técnicos y/ o humanos que realizará al mismo. La pertinencia de esta solicitud será evaluada en el Comité Directivo, para verificar las condiciones de vinculación y el aporte de recursos. El Comité Directivo en sesión ordinaria aprobará con votación por mayoría simple el ingreso del tercero, una vez surtido dicho trámite y se haya firmado la correspondiente acta de Comité Directivo en la cual se haya tomado la decisión, se procederá a celebrar un convenio con el Gestor del PAP-PDA para efectos de determinar entre otros, sus obligaciones, deberes, derechos y aportes, garantizando siempre el cumplimiento de los objetivos del PAP-PDA. En todo caso, cualquier condición particular adicional que se involucre en un PAP-PDA tiene la obligación de avalarse en el marco del comité directivo y las características mínimas de la misma deberán consultar criterios de universalidad y equidad en su aplicación, carencia de conceptos discriminatorios, y en general que persigan el beneficio de la amplia mayoría de los municipios, célula fundamental tanto de la organización política de la nación, como de la razón de ser del PAP-PDA.




1.7.1. ESQUEMA INSTITUCIONAL

Para la ejecución del PAP-PDA de La Guajira se adopta lo dispuesto en el Contrato de Préstamo 7434-CO y el CONPES 3430 de 2006, el PAP-PDA, que relaciona los siguientes actores, para el cumplimiento de su objeto misional:

• La Nación

• El Departamento (GESTOR)

• Los Municipios

• Los Operadores Especializados

• La UEP

• La Entidad Fiduciaria (Fidubogotá)

• El Comité Técnico

• El Comité Directivo

• El Comité Fiduciario

Figura 1.- Arreglos contractuales




A continuación se realiza una breve descripción de cada de dichos actores.

1.7.2. LA NACIÓN

Corresponde a la nación la definición de la política de los Planes Departamentales y participar en la toma de decisiones a través los diversos Comités, aportar recursos financieros que complementen los recursos del Departamento, y supervisar la calidad técnica de los proyectos a través de los mecanismos de Viabilización. El MVCT y el DNP, que representan al Gobierno Nacional en el PAP-PDA DE LA GUAJIRA, han estado ampliamente involucrados en su preparación y en el suministro de apoyo técnico, ambiental, social, financiero y legal al DEPARTAMENTO, los MUNICIPIOS y los operadores. El DNP junto con el MVCT y el MHCP, han desempeñado un importante papel en la obtención y aprobación del PAP-PDA DE LA GUAJIRA al interior del Gobierno, en especial mediante la determinación del documento CONPES 3430.

1.7.3. EL DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA – GESTOR DEL PAP-PDA

Le corresponde liderar el desarrollo del PAP-PDA, suscribir los convenios y contratos que definen las obligaciones de los participantes y coordinar las actuaciones de los mismos, aportar el principal volumen de recursos para el funcionamiento y las inversiones del PAP-PDA y contratar las obras e inversiones definidas en los planes anuales. Como gestor del PAP_PDA le corresponde en concreto las siguientes funciones:

1. Desarrollar las acciones necesarias para alcanzar el cumplimiento de los objetivos de la política del sector de agua potable y saneamiento básico. la observancia de los principios y el cumplimiento de los objetivos y las metas del PAP-PDA, así como atender los temas a nivel departamental relacionados con el sector de agua potable y saneamiento básico.

2. Adelantar las gestiones necesarias para garantizar que los recursos del Préstamo 7434-CO se ejecuten en un todo de acuerdo con lo estipulado en el Contrato de Préstamo.

3. Coordinar las acciones de los participantes del PAP-PDA. 4. Ser el interlocutor ante los participantes del PAP-PDA. 5. Orientar y supervisar la elaboración del Plan General Estratégico de Inversiones, Plan Anual Estratégico de

Inversiones, y el Plan de Aseguramiento para la Prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, y Plan Ambiental del PAP-PDA, para ser presentados al Comité Directivo y suscribir documento en donde se soporte técnica, económica y legalmente el contenido de los instrumentos de planeación.

6. Suscribir documento en donde se certifique los gastos de consultoría. 7. Orientar y supervisar el Plan de Inversiones del Sector de Agua potable y Alcantarillado a desarrollarse en cada

municipio o grupo de municipios y/o distritos participantes del PAP-PDA. y llevar a cabo su concertación con los municipios.

8. Garantizar el cumplimiento de lo previsto en el Manual Operativo del PAP-PDA. 9. Acatar las instrucciones dadas por el Comité Directivo del PAP-PDA, y tomar las medidas necesarias para su

cumplimiento.




10. Orientar y apoyar en la estructuración e implementación del Plan de Aseguramiento de la Prestación que debe contener como mínimo lo establecido en el presente Manual, que será presentado al Comité Directivo para su aprobación, y sus posteriores modificaciones.

11. Promover y adelantar, las gestiones necesarias para implementar los esquemas de transformación y fortalecimiento institucional en un Municipio y/o grupo de Municipios y/o Distritos del departamento, de acuerdo con lo aprobado por el Comité Directivo.

12. Promover, y adelantar, a través de la UEP, las gestiones necesarias para que los prestadores de los servicios de acueducto, alcantarillado que forman parte del PAP-PDA, reporten la información al Sistema Único de Información de Servicios Públicos, SUI, o el que haga sus veces, con la oportunidad y calidad que determinen la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

13. Dar las instrucciones necesarias al instrumento para el manejo de recursos, según lo previsto en el respectivo contrato.

14. Adelantar, el proceso de vinculación de los municipios y/o distritos, autoridades ambientales y de más participantes del PAP-PDA.

15. Gestionar y/o implementar directamente y/o en conjunto con los participantes, alternativas de financiación de proyectos en el marco del PAP-PDA.

16. Orientar y supervisar la presentación por parte de la UEP de los proyectos a través del mecanismo de viabilización de proyectos y realizar las correcciones o modificaciones necesarias; no obstante, los municipios y/o distritos podrán presentar proyectos ante los respectivos mecanismos de viabilización de proyectos.

17. Cuando su naturaleza jurídica se lo permita, implementar instrumentos financieros para el apalancamiento de recursos, o gestionar y tomar créditos para la ejecución e implementación de los PAP-PDA con cargo a los recursos comprometidos por los actores.

18. Orientar y supervisar la prestación de la asistencia a los Municipios del departamento en los temas relacionados con la prestación de los servicios públicos de acueducto y/o alcantarillado.

19. Adelantar, a través de la UEP, procesos de contratación con cargo a los recursos del PAP-PDA una vez los proyectos hayan sido viabilizados de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2246 de 2012, el Manual Operativo, el Plan General Estratégico de Inversiones y Plan Anual Estratégico y de Inversiones y el Plan de Aseguramiento de los Prestación de los Servicios, velando por la pluralidad de oferentes y la publicidad de dichos procesos.

20. Preparar, convocar y desarrollar a través de la UEP audiencias públicas de rendición de cuentas para el seguimiento a los avances del PAP-PDA, así como suministrar la información requerida por los organismos de control. También podrá desarrollar audiencias públicas para la divulgación de los procesos de contratación que se adelanten en el marco del PAP-PDA.

21. Asistir, a las entidades territoriales del departamento para efectos de la certificación a que se refiere el artículo 4° de la Ley 1176 de 2007 y la estrategia de monitoreo, seguimiento y control a que se refiere el Decreto 028 de 2008.

22. Ejercer la Secretaria Técnica del Comité Directivo a través de la UEP quien deberá convocar con anticipación a las sesiones de los Comités y elaborar actas de cada una de las sesiones de los mismos y custodiar y mantener el archivo de dichas actas. De igual forma deberá preparar y/o recopilar la totalidad de los documentos que se requieran para las sesiones y remitirlos con la debida antelación a los integrantes de los Comités.




23. Rendir informe al Comité Directivo sobre el estado y avance del aseguramiento de la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado de cada uno de los municipios que conforman el PAP-PDA de su jurisdicción, con la metodología y periodicidad que establezca el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

24. Enviar informe a todos los miembros del Comité Directivo con una periodicidad de dos meses, en el que se señale el avance del Plan Anual Estratégico de Inversiones, detallando el cumplimiento de los cronogramas allí fijados, las metas propuestas, el estado de avance de los proyectos en ejecución y de los procesos de contratación.

25. Reportar y mantener actualizado, a través de la UEP, el diagnóstico técnico base en el sistema de información que facilite el seguimiento al PAP-PDA, en los términos en que lo señale el MVCT.

26. Reportar y mantener actualizados los indicadores para el sector de agua potable y saneamiento básico establecidos por el Gobierno Nacional, con apoyo de la UEP.

27. Adelantar las gestiones necesarias para una efectiva difusión del PAP-PDA ante la comunidad. 28. Las demás que, de acuerdo con su naturaleza jurídica, le estén autorizadas por la normativa vigente.

Figura 2.- Estructura Funcional del Gestor




1.7.4. LOS MUNICIPIOS

Teniendo en cuenta que los municipios constituyen el elemento clave en la ejecución de este PAP-PDA DE LA GUAJIRA, se les han asignado una serie de responsabilidades que deben ser cumplidas a cabalidad una vez haya sido aceptada su vinculación. Estas responsabilidades son: 1. Los Municipios deben implementar un esquema institucional que contemple:

• La vinculación de un Operador Especializado, para operar sus empresas de servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, cuyo objeto principal será garantizar la sostenibilidad de las inversiones. Si no resulta conveniente la vinculación de un operador especializado, deberán definir el esquema institucional bajo el cual se prestará el servicio Los términos del Contrato a firmar entre el Municipio y el Operador Especializado o el esquema institucional para la prestación del servicio, deberá contar previamente con la aprobación del Comité Directivo y del Banco Mundial y Comité Directivo.

• Que el porcentaje de los recursos de SGP destinados al sector de Agua Potable y Saneamiento Básico autorizado por los respectivos Concejos Municipales, deberá destinarse de acuerdo con lo establecido en el respectivo contrato de operación.

• Aquellos municipios que ya cuenten con operador especializado, deberán revisar los contratos existentes, para ajustarlos a las nuevas condiciones financieras generadas por El PAP-PDA DE LA GUAJIRA. estableciendo en los mismos, entre otros: i) metas de gestión, ii) compromisos claros para los operadores.

2. En cumplimiento del Decreto 1176 del 27 de Diciembre de 2007 el municipio podrán girar al Encargo Fiduciario los recursos comprometidos del SGP para atender los subsidios de Ley.

3. Incorporar en el presupuesto de cada vigencia todos los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento del plan de ejecución de El PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

4. Celebrar con el DEPARTAMENTO el Convenio de Apoyo Financiero requerido para el aporte de los recursos de éste, previstos en el documento CONPES 3430 de 2006 y las actualizaciones respectivas que se requieran en la ejecución del PAP-PDA DE LA GUAJIRA. Este Convenio deberá contener como mínimo el Plan Financiero de las Inversiones y el compromiso del aporte de los recursos de SGP, indicando la modalidad para dicho aporte.

5. Transferir el uso y usufructo de todos los activos de acueducto y alcantarillado al operador durante la vigencia del contrato de operación;

6. Obtener todas las licencias que fueren necesarias para la operación de los servicios de acueducto y saneamiento básico, por cuanto oficialmente los municipios siguen estando a cargo de la prestación de estos servicios y, adquirir la propiedad o las servidumbres que sean necesarias para la realización de las obras o la operación de los servicios.

7. Adelantar el monitoreo del contrato de operación que se suscriba o renegocie;

8. Participar tanto en el Comité Técnico como en el Comité Fiduciario del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, en las condiciones que definan el contrato o el respectivo reglamento.

9. Las demás que se requieran para la efectiva ejecución de El PAP-PDA DE LA GUAJIRA.




1.7.5. OPERADORES ESPECIALIZADOS

Los operadores especializados tienen la total responsabilidad para la administración del servicio, la cual incluye: suministro de los servicios, fijación de tarifas, facturación, recaudo, y lo demás estipulado en los contratos de operación. Los contratos firmados con los actuales operadores podrán ser reestructurados y renegociados por los municipios respectivos con el acompañamiento del PAP-PDA DE LA GUAJIRA. La modificación sustancial en la estructura financiera y técnica del contrato, requiere modificar las metas de desempeño y requerimientos de inversión por parte de los operadores. Sin embargo, actualmente 6 municipios no cuentan con operadores especializados y han definido esquemas institucionales con empresas de economía mixta, pública o cooperativas. El PAP-PDA de La Guajira continuará adelantando el fortalecimiento y supervisará el cumplimiento de las metas de mejoramiento del servicio. Los operadores especializados jugarán un papel clave en la implementación del PAP-PDA DE LA GUAJIRA con dos funciones fundamentales: la preparación de los planes de obras anuales y la administración financiera técnica y operativa de la prestación del servicio. Los operadores con el apoyo de la UEP elaboraran los planes de inversión que serán revisados y presentados para aprobación por parte del Comité Directivo. Igualmente suministraran los respectivos diseños, aunque podrá convenirse que estos sean contratados por el PAP-PDA. La UEP será responsable por la preparación de todos los documentos necesarios para la contratación de las obras, bienes y servicios autorizados por el Comité Directivo (Planos, presupuestos, especificaciones técnicas, pliegos, etc.) y el proceso de contratación será adelantado por la UEP, el Departamento (Gestor) suscribirá los respectivos contratos de bienes, obras y servicios.

1.7.6. UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA UEP

El Objetivo General de la Unidad Ejecutora del PAP-PDA DE LA GUAJIRA será dar Asistencia Técnica al Gestor para adelantar las actividades técnicas, financieras, de adquisiciones y contrataciones, ambientales, sociales y administrativas necesarias para garantizar la gestión y resultados en la implementación del PAP-PDA DE LA GUAJIRA fortaleciendo los municipios vinculados al PROGRAMA, y los demás que se incorporen al PAP-PDA DE LA GUAJIRA, con proyectos de servicio de agua potable y alcantarillado incluidos en el Plan General Estratégico de Inversiones acordado entre el Gestor y el Banco Mundial (PGEI 2013-2015). En consecuencia y dado que el contrato con la UEP es de gestión y resultados, le corresponden principalmente, sin limitarse a estas, las siguientes actividades:

• Garantizar la inversión de los recursos disponibles del PROGRAMA, priorizando el saldo de los recursos del Préstamo BIRF 7434-CO antes del cierre del mismo, y coadyuvar al logro de los objetivos del PROGRAMA en los municipios vinculados al PAP–PDA DE LA GUAJIRA.

• Ejecutar el Plan General Estratégico de Inversiones (PGEI) aprobado por el Comité Directivo del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

• Garantizar que las actividades técnicas y de contratación de los proyectos indicados en el Capítulo IV – PROYECTOS DE INVERSIÓN CON RECUROS BANCO MUNDIAL 2014 – 2015 se ejecuten bajo las normas y lineamientos del Banco Mundial.

• Garantizar el cumplimiento de las salvaguardas exigidas por el Banco Mundial para la ejecución del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.




• Garantizar la transparencia en toda su gestión técnica, financiera, ambiental, social y administrativa.

• Adelantar la gestión financiera del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, la cual se regirá por las normas del Banco y cuyos procedimientos principales se incluyen el Apéndice 2

• Planear las actividades a ser contratadas (PAC).

• Adelantar los procesos de adquisición y contratación, utilizando en cada caso las normas que apliquen. El Apéndice 3 incluye las recomendaciones generales para la aplicación de las Normas de contratación del Banco.

• Suministrar al Encargo Fiduciario la información que sea requerida y que se relacione con el desarrollo del PAP-PDA DE LA GUAJIRA

• Presentar el PGEI al Gestor para su aprobación y posterior refrendación por parte del Comité Directivo.

1.7.7. ENTIDAD FIDUCIARIA

Los recursos del crédito BIRF 7434-CO serán manejados a través del Encargo Fiduciario suscrito entre el Departamento y Fidubogotá. Es importante anotar que por exigencia la Ley de Regalías, el Encargo Fiduciario Departamental deberá manejar todos los recursos de regalías del Departamento. Este Manual establece los mecanismos para la ejecución de los recursos de regalías asignados al PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

1.7.8. COMITÉ DIRECTIVO

El PAP-PDA DE LA GUAJIRA tiene un Comité Directivo que es la máxima instancia de decisión y coordinación interinstitucional del PAP-PDA, y tiene a su cargo las siguientes funciones:

1. Aprobar, atendiendo el contenido mínimo previsto con base a la propuesta elaborada por el Gestor, y los lineamientos definidos por el MVCT el manual Operativo del PAP-PDA y las modificaciones del mismo que resulten necesarias. Corresponderá al Gobernador adoptar mediante decreto el manual que resulte aprobado por el comité, así como las modificaciones respectivas.

2. Revisar, ajustar y aprobar las metas del PAP-PDA de acuerdo a las fuentes de financiación disponibles y a los análisis presentados por el Gestor del PAP-PDA

3. Aprobar con base a la información suministrada por el Gestor (UEP), el Plan Ambiental y el plan de aseguramiento de la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado para cada uno de los municipios vinculados al PAP-PDA.

4. Revisar y Aprobar con base a la información presentada por el Gestor el Plan General Estratégico de Inversiones del PAP-PDA y los Planes Anuales de Inversión y sus correspondientes Planes de Obras e Inversiones y sus modificaciones, los cuales estarán discriminados por municipio, por actividad (acueducto, alcantarillado etc.) y por proyecto.

5. Aprobar las condiciones que se les exigirán a los municipios para su participación en el PAP-PDA DE LA GUAJIRA del PAP-PDA




6. Evaluar y aprobar la modificación de los proyectos en los diferentes municipios vinculados al PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

7. Aprobar los términos en los que se hará la renegociación de los contratos de operación existentes.

8. Aprobar las condiciones que se establezcan en los nuevos contratos de operación entre los municipios vinculados que aún no tengan operador especializado y el operador.

9. Establecer políticas y técnicas que garanticen la unificación de criterios y la calidad de los procedimientos que se adelanten por parte del Encargo Fiduciario.

10. Implementar estrategias técnicas y operativas que garanticen el cumplimiento de los objetivos del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

11. Servir de guía en caso que se presenten problemas específicos durante la implementación del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

12. Establecer su propio reglamento.

13. Las demás necesarias para implementar el PAP-PDA DE LA GUAJIRA, de acuerdo con la normativa vigente, con el fin de implementar el PAP-PDA.

El Comité Directivo será integrado con voz y voto por:

• El Gobernador, quien lo presidirá.

• Un (1) designado por el Gobernador.

• Dos (2) alcaldes en representación de los municipios participantes del PAP-PDA. Dichos alcaldes serán elegidos por mayoría simple entre los alcaldes participantes del PAP-PDA, atendiendo criterios de distribución regional y conforme al procedimiento establecido en el parágrafo del Artículo 10 del Decreto 2246 de 2012.

• Un (1) designado del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio MVCT, que podrá ser el Viceministro de Agua y Saneamiento Básico u otro funcionario a nivel directivo.

• Un (1) Representante de CORPOGUAJIRA. Con voto en los casos que se discutan proyectos de saneamiento ambiental en los cuales incorporen recursos de dicha autoridad ambiental, para los demás casos solo tendrá voz.

• Un (1) delegado del Departamento Administrativo Nacional de Planeación DNP únicamente participara y votara cuando el Comité Directivo vaya a discutir y aprobar los instrumentos de planeación y/o sus modificaciones que trata el presente M.O.

Asistirán como miembros permanentes, con voz pero sin voto:

• Representante del Gestor (Departamento)

• Un (1) representante del Encargo Fiduciario.

• Un (1) representante del Programa de Anticorrupción de la Presidencia de la Republica. ).La Secretaría la realizará la UEP quien designará un funcionario para tal fin.




Cuando la UEP o el Comité Técnico consideren que para la presentación de un proyecto o una situación particular se requiere la presencia de un Operador Especializado, podrá invitarse a un representante del mismo. En caso que otras entidades como ECOPETROL, CERREJÓN, etc., quieran participar con recursos en el PAP-PDA DE LA GUAJIRA, éstos podrán participar con voz y cuando se trate de la asignación de los recursos que ellos estén aportando, con voto. El Gobernador convocará a los Alcaldes para que estos adelanten el proceso de elección de sus representantes de acuerdo a lo que establezca el reglamento. El Gobernador realizará la convocatoria en un medio que garantice la difusión en todos los municipios con cinco días hábiles de anterioridad a la fecha de realización de la elección. Surtido el proceso de elección, los alcaldes informaran al gobernador los representantes que resulten elegidos. Si transcurridos diez (10) días hábiles desde la publicación de la convocatoria, los alcaldes no informaren quienes son los representantes elegidos, los mismos serán designados por el gobernador para que asistan a la respectiva sesión. El Comité se reunirá una vez al mes y como mínimo una vez cada seis meses en forma virtual o presencial, de acuerdo con las condiciones que se establezcan. En cualquier caso el gestor a través de la secretaría técnica, podrá convocar al Comité Directivo cuando lo considere necesario. Esta convocatoria también podrá ser realizada por solicitud de cualquiera de los miembros del Comité. Como resultado de cada Comité que se realice se debe redactar un Acta, la cual debe contener el orden del día, el desarrollo de los temas a tratar, las aprobaciones, los compromisos propuestos y la firma del Presidente y la Secretaria Técnica del Comité.

a) Validez de las Sesiones:

Solo serán válidas las sesiones del Comité Directivo donde se cuente con la participación de por lo menos de:

• El Gobernador

• Un Alcalde que sea miembro del Comité Directivo

• El Delegado de MVCT

• El Representante del Gestor En cualquiera de los casos para la toma de decisiones se aplicará la regla de la mayoría simple. En caso de la aprobación y modificaciones al Manual Operativo, PGEI, PAEI, Plan de Aseguramiento de la Prestación, se requerirá del voto favorable del Gobernador y del Delegado del MVCT para la adopción de la respectiva decisión. En caso que algún documento mencionado y/o algún proyecto no se apruebe, se debe especificar claramente en el acta, las razones que motivaron la no aprobación. Las actas del Comité serán elaboradas, custodiadas y entregadas a los miembros, asistentes y a la Secretaría del Comité Fiduciario por la Secretaría del Comité Directivo, la cual, como se indicó antes, estará a cargo de la UEP. Así mismo, la UEP tendrá bajo su responsabilidad la custodia de todos los documentos entregados al Comité Directivo, para que en caso de que se requiera alguna información de soporte de las Actas del Comité, la misma deberá solicitarse directamente a la Secretaría.




1.7.9. COMITÉ TÉCNICO

El Comité Técnico tiene a su cargo las siguientes funciones: 1. Revisar y aprobar la priorización de proyectos a desarrollarse en cada Municipio 2. Revisión técnica del PAEI presentado por la UEP 3. Avalar los diseños y proyectos a presentar ante el mecanismo de viabilización 1. Orientar sobre los problemas técnicos a medida que vayan surgiendo. El Comité será integrado:

• Un (1) Representante del Gestor (Fortalecimiento Institucional)

• Un (1) Representante de la Dirección de Agua Potable y Saneamiento Básico del Departamento.

• Un (1) Representante de la UEP

• Un (1) Representante del Municipio, dependiendo que el tema a tratar en el Comité Técnico sea de interés del respectivo municipio.

• Un (1) representante del Operador Especializado, dependiendo que el tema a tratar en el Comité sea de interés del respectivo municipio.

De acuerdo a la temática a tratar podrán ser invitados: representante de las diferentes entidades como son: Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio MVCT, CORPOGUAJIRA, Consultores y otros. El Comité se podrá reunir una (1) vez al mes y cada vez que se requiera. Como resultado de cada Comité que se realice se debe redactar un Acta, la cual debe contener el orden del día, el desarrollo de los temas a tratar, las aprobaciones, los compromisos propuestos y la firma de cada uno de los miembros y asistentes ocasionales del Comité. * La Secretaria del Comité Técnico, estará a cargo de la UEP. Así mismo, la UEP tendrá que custodiar todos los documentos entregados al Comité Técnico, para que en caso de ser solicitada alguna información de soporte, sea requerida a la Secretaría.

1.8. FUENTES DE FINANCIACIÓN DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

El PAP-PDA de La Guajira se financia con diferentes fuentes de recursos del orden local, regional, nacional y recursos del crédito del Banco Mundial, los cuales se resumen en la Tabla 2.

Tabla 2.– Composición de las Fuentes de Financiación del PAP-PDA de La Guajira

FUENTES DE RECURSOS DEL PDAACTOR COMPROMISO USD$ MM COL$ PARTICIPACION %

DEPARTAMENTO CONTRAPARTIDA 40.000.000 80.000.000.000 27%BANCO MUNDIAL EMPRÉSTITO 90.000.000 180.000.000.000 62%

NACIÓN AUD. PÚBLICAS 16.103.000 28.985.400.000 11%TOTAL 146.103.000 288.985.400.000 100%




Con corte a 30 de Junio de 2014, los giros desde el Encargo Fiduciario con recursos del PDA han sido de la siguiente manera, tal como se ilustra en la Tabla 3.

Tabla 3.– Distribución de los recursos girados del Encargo Fiduciario por fuente y vigencia del PAP-PDA de La Guajira (MM COL $)

VIGENCIA RECURSOS BIRF CONTRAPARTIDA AUDIENCIAS PÚBLICAS TOTAL

2009 $ - $ 13,211 $ 1,686 $ 14,897

2010 $ - $ 3,015 $ 4,005 $ 7,020

2011 $ 521 $ 6,054 $ 1.533 $ 8,108

2012 $ 2,060 $ 4,855 $ - $ 6,915

2013 $ 19,139 $ 843 $ 1,062 $ 21,044

2014 $ 3,395 $ - $ 894 $ 4,218

TOTAL $ 25.114 $ 27,977 $ 9,111 $ 62,202

Con las inversiones ejecutadas y a realizar en cada uno de los componentes del PAP-PDA definidos en el PGEI 2010 – 2013, 2013 - 2015, y las fuentes de financiación previstas se espera contribuir al logro de los hitos establecidos en el Programa.

1.9. GASTOS ELEGIBLES DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

Son los gastos contemplados en el PROGRAMA que pueden ser financiados por el Banco Mundial, por el Departamento o los municipios y que están definidos en los términos del préstamo (Loan Agreement) y en los respectivos convenios de Apoyo Financiero firmados entre el Departamento y los Municipios; corresponden a gastos cómo:

• Bienes, Obras y Servicios de Consultores en desarrollo del Componente 1 del Programa

• Bienes, Obras y Servicios de Consultores en desarrollo del Componente 2 del Programa

• Bienes, Servicios de Consultores y Costos Operativos en Desarrollo del Componente 3 del Programa

• Costos Operativos, que no son sujetos de revisión previa por parte del Banco, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo 7 de Contratación y Adquisiciones.

La elegibilidad o no de los gastos está sujeta a lo establecido en el Plan de Adquisiciones realizado por la UEP y aprobado por el Banco, en el cual se establece que contratos son sujetos de revisión previa y cuáles revisión ex post por parte del Banco. Para que un servicio o un bien tengan la elegibilidad para financiarse con recursos del BIRF deberá contar con la No Objeción formal del BIRF, de acuerdo con lo señalado en el Apéndice 3, y se deberá enviar al Encargo Fiduciario el respectivo documento que acredite tal condición.




1.10. CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN INDICATIVA DE LOS RECURSOS

De acuerdo con los resultados del Plan Financiero, el cual define el monto disponible para ejecución del PAP-PDA de La Guajira, se deben estimar los porcentajes que se destinarán a cada componente, de acuerdo con la situación particular del Departamento:

Tabla 4.– Distribución de los Recursos por Componente BM

COMPONENTES BM RESUMEN 2009-2015

% COMPONENTE INVERSIÓN % PART.

1 - Infraestructura $ 250.367.486.672

86,64%

1.1 - Infraest. ACUED. $ 176.377.061.062 61,0%

1.2 - Infraest. ALCANT. $ 70.745.025.610 24,5%

1.3 - Infraest. FORTAL. $ 3.245.400.000 1,1%

2 -Pilotos Rurales $ 24.222.930.858

8,38%

3 - Gestión Estudios $ 14.394.582.470

4,98%

TOTAL PDA $ 288.985.000.000

100,00%

(*) Los porcentajes son solo indicativos – estos deberán ajustarse a las necesidades particulares del Departamento.




2. INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN Y OPERATIVOS

2.1. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

El propósito del enfoque basado en procesos es mejorar la eficacia y eficiencia de la organización para lograr los objetivos definidos. Dentro de los beneficios de este enfoque se encuentran:

1. Integración y alineación de los procesos para permitir el logro de los resultados planificados. 2. Capacidad de la organización para centralizar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos. 3. Generación de confianza a los usuarios y otras partes interesadas, respecto al desempeño coherente de la

organización. 4. Transparencia de las operaciones dentro de la organización. 5. Reducción de costos y tiempos del uso eficaz de los recursos. 6. Obtención de resultados, coherentes y predecibles. 7. Generación de oportunidades para enfocar y priorizar las iniciativas de mejora 8. Participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades.

Figura 3.- Ciclo PHVA – Planear, Hacer, Verificar, Actuar

Fuente: http://www.inlac.org.co/web/images/stories/ISO9000/procesos90012000.pdf El PHVA es una metodología dinámica que puede ser desplegada dentro de cada uno de los procesos de la organización y sus interacciones. Está íntimamente asociado con la planificación, implementación, verificación y mejora.




Se puede lograr el mantenimiento y la mejora del desempeño del proceso mediante la aplicación del concepto PHVA en todos los niveles dentro de una organización. Esto se aplica igualmente a procesos estratégicos de alto nivel y a actividades de operación sencillas. A continuación se presenta el mapa de procesos del PAP-PDA.

Figura 4.- Mapa de procesos PAP - PDA

El mapa de procesos nos permite identificar los siguientes procesos:

a) PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. Incluyen actividades relativas a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección del PDAG, el cual se desarrollará principalmente mediante los instrumentos de planeación.

b) PROCESOS MISIONALES. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto en el PAP PDAG. En el mapa de procesos se observan los siguientes:

1. Infraestructura




2. Esquemas Eficientes y Sostenibles

• Componente Rural del PAP-PDA Dentro de cada proceso misional se realizan una serie de actividades las cuales se detallaran más adelante.

c) PROCESOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA. Incluyen aquellas actividades necesarias para medir y recopilar datos que permitan realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y eficiencia del PAP PDA. La descripción de procesos, se desarrollará partir de los PROCESOS MISIONALES en donde se realizara una breve explicación de los instrumentos de planeación que se deben considerar para el buen desempeño del proceso, luego se describirán las actividades misionales junto con la ficha de responsabilidades para ambos casos. El Gestor con el propósito de apuntar al cumplimiento de los objetivos del PROGRAMA, entre otros, Mejorar la infraestructura y la gestión del servicio de Agua Potable y Saneamiento Básico en el Departamento de La Guajira y con base a lo dispuesto en el Decreto 2246/2012 preparó la siguiente arquitectura empresarial, organizacional funcional que permita articular los diferentes actores que conforman el PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

Figura 5.- Sistema Empresarial PAP - PDA




Figura 6.- Alcance conceptual PAP - PDA




Figura 7.- Estructura de Gestión PAP - PDA

2.2. INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN

Para lograr las metas de servicio prevista en el PAP-PDA de La Guajira se requiere que los municipios cuenten con la infraestructura adecuada. Para el adecuado desarrollo del proceso de infraestructura, principalmente se contemplan los siguientes:

• Plan General Estratégico y de Inversiones (PGEI)

• Plan Anual Estratégico y de Inversiones (PAEI)

• Plan de Adquisiciones y Contratación (PAC)

2.2.1. PLAN GENERAL ESTRATÉGICO DE INVERSIONES (PGEI)

Es el instrumento de planificación de mediano plazo del PAP-PDA de La Guajira y deberá elaborarse con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la política, lineamientos, principios y objetivos sectoriales establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo 2011 – 2014: Prosperidad para Todos”, adoptado por la Ley 1450 de 2011 y en el Decreto 2246




de 2012, así como en los documentos de política pública sectorial, entre ellos los documentos CONPES 3383 “Plan de Desarrollo Sectorial”, 3463 “Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento”, 3530 “Servicio Público de Aseo en el Marco de la Gestión Integral de Residuos Sólidos”, CONPES SOCIAL 091 “Objetivos de Desarrollo del Milenio”, CONPES 3430 “Garantía de la Nación al Departamento de la Guajira para la Contratación de una Operación de Crédito Público Externo con La Banca Multilateral Hasta Por USD$ 90 Millones, o su equivalente en otras monedas, destinada a la Financiación Parcial del PAP-PDA DE LA GUAJIRA de Transformación Estructural de la Prestación de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento Básico en el Departamento de la Guajira” entre otros. El PGEI tiene por finalidad caracterizar la situación actual de la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado en los municipios del departamento y precisar el alcance del PDAG de La Guajira en cuanto a sus metas, indicadores, costos estimados y recursos disponibles por fuente. El mencionado análisis deberá realizarse por componente. El Plan General Estratégico y de Inversiones es el documento en el cual, con base en las necesidades identificadas, se definen las metas de operación y servicio durante toda la ejecución del PDAG, y la capacidad de inversión para cada uno de sus componentes. Este deberá ser actualizado y/o modificado de conformidad con la verificación periódica que se haga del avance del PDAG. El PGEI se estructura únicamente con base en metas, no en proyectos y deberá señalar como mínimo componentes, metas e indicadores, costos estimados y fuentes de financiación. Los proyectos que contribuyen al logro de estas metas se encuentran en los Planes Anuales Estratégicos y de Inversiones del PAP-PDA.

2.2.1.1. DOCUMENTO DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN

Al Gestor del PAP-PDA le corresponde revisar y mantener actualizado el Plan General Estratégico de Inversiones del PAP-PDA del Departamento a partir de las siguientes fuentes de información:

1. Lineamientos de política, normatividad, objetivos y principios del PDAG. 2. Diagnóstico técnico básico del estado de prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado. 3. Acta de concertación del diagnóstico técnico base realizado en los municipios del departamento, sobre el

estado de la prestación de los servicios públicos de agua potable y saneamiento básico y las necesidades de inversión.

4. Acta de concertación del esquema financiero. 5. Acta de concertación de las estructuras operativas y el esquema fiduciario para el manejo de recursos, así

como el cronograma para su respectiva implementación. 6. Acta de la Audiencia Pública Consultiva Ordenanzas y Acuerdos municipales autorizando compromiso de

vigencias futuras para la ejecución del PDAG. 7. Proyectos PDAG viabilizados por Mecanismo de Viabilización / Ventanilla Única 8. Información del SUI y reporte de Certificación (Acuerdos de Mejoramiento) 9. Información seguimiento Decreto 028 de 2008. 10. Información Planes de Acción, Mesa Interinstitucional de Logros. 11. Información financiera proyectada.




12. Resultado de la aplicación de los criterios de distribución de recursos.

2.2.1.2. ACTIVIDADES

Con base en los documentos de entrada mencionados se adelantarán las siguientes acciones para estructurar el PGEI: 1. Calculo de la Línea Base 2. Distribución de los Recursos 3. Definición de Metas 4. Elaboración de Cronogramas de actividades 5. Costeo de Actividades

a) Cálculo de la Línea Base El cálculo de la línea base se realiza por municipio y por componente, con base en los documentos de diagnóstico y actas mencionados en los insumos. En el Apéndice 1 se encuentra los Formatos PGI No. 1 “Síntesis del Diagnostico por Municipio” y 2. “Línea Base” que se utilizarán para definir la línea base de cada Municipio. (Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 1. Síntesis del Diagnóstico por Municipio Características de la Infraestructura Disponible)

(Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 2. Línea Base)

De acuerdo con los resultados del Plan Financiero, el cual define el monto disponible para ejecución del PAP PDA, se deben estimar los porcentajes que se destinarán a cada componente, de acuerdo con la situación particular del departamento, y tomando como guía el Formato PGI No. 3 “Distribución de Recursos” que se encuentra en el Apéndice 1. (Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 3. Distribución de Recursos).

De igual manera, el Plan Financiero define los montos de inversión por municipio y una vez definidos los porcentajes por componente, se diligencian los Formatos PGI No. 04– “Distribución de recursos por Municipio”, 05 “Distribución de Recursos por Componente BM” y 07 “Distribución de recursos por componente y por municipio por componente MVCT, que se encuentran en el Apéndice Formato PGI, que permite distribuir los recursos. (Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 4. Distribución de los Recursos por Municipio – Cupo Indicativo)

(Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 5. Distribución de Recursos por componente BM)

(Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 6. Distribución de por componente MVCT)

b) Definición de Metas Una vez definidos los porcentajes por componente y el monto correspondiente a cada municipio se deben definir las metas esperadas en cada municipio por componente. Las metas se presentan en el apéndice Formato PGI No. 7, que se encuentra en el Apéndice 1 de la siguiente manera: (Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 7. Metas e indicadores del PAP PDA).




c) Elaboración de Cronograma de Actividades Por medio de este formato se debe realizar la programación de las actividades de manera semestral durante la duración total del PAP PDA, se discriminara por componente y por fuente (BM, MVCT) utilizando Formato PGI No. 8 “Cronograma por componente BM” que se encuentra en Apéndice 1 y 9 “Cronograma por componente MVCT”: (Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 8. Cronograma por componente)

(Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 9. Cronograma por componente MVCT)

d) Costeo de Actividades Una vez elaborado el cronograma, se deben costear las actividades por semestre-año, utilizando el Formato PGI No.10 que se encuentra en el Apéndice 1. (Ver Apéndice 1 Formato PGI No. 10. Costos por componente por año por municipio)

Tabla 5. - Ficha de Responsabilidades para Realizar Plan General Estratégico y de Inversiones (PGEI)

ACTIVIDADES PARA REALIZARE EL PLAN ESTRATÉGICO DE INVERSIONES

GOBI

ERNO

NAC

IONA

L

BANC

O MU

NDIA

L

DEPA

RTAM

ENTO

-GE

STOR

MUNI

CIPI

O-OP

ERAD

ORES

UEP

COMI

TÉ D

IREC

TIVO

COMI

TÉ T

ÉCNI

CO

ELEM

ENTO

S DE

ENT

RADA

Lineamientos de política, normatividad, objetivos y principios del PDA.

X

Diagnóstico técnico básico del estado de prestación de los servicios

X

Acta de concertación del diagnóstico técnico base realizado en los municipios del departamento, y las necesidades de inversión.

X

Acta de concertación del esquema financiero. X

Acta de concertación de las estructuras operativas, y esquema fiduciario

X

Acta de la Audiencia Pública Consultiva, Ordenanzas y Acuerdos municipales autorizando compromiso de vigencias futuras para la ejecución del PDA.

X X

Proyectos PDA viabilizados por Mecanismo de Viabilización/ Ventanilla Única

X X

Información del SUI y reporte de Certificación (Acuerdos de Mejoramiento

X




ACTIVIDADES PARA REALIZARE EL PLAN ESTRATÉGICO DE INVERSIONES

GOBI

ERNO

NAC

IONA

L

BANC

O MU

NDIA

L

DEPA

RTAM

ENTO

-GE

STOR

MUNI

CIPI

O-OP

ERAD

ORES

UEP

COMI

TÉ D

IREC

TIVO

COMI

TÉ T

ÉCNI

CO

Información seguimiento Decreto 028 de 2008. X

Información Planes de Acción, Mesa Interinstitucional de Logros.

X X

Información financiera proyectada. X

Resultado de la aplicación de los criterios de distribución de recursos.

X

ACTI

VIDA

DES

Calculo de la línea base X

Distribución de los Recursos X

Definición de Metas X

Elaboración de Cronogramas de actividades X

Costeo de actividades X

2.2.2. PLAN ANUAL ESTRATÉGICO Y DE INVERSIONES (PAEI)

Es el instrumento operativo que señala, para cada año del PAP-PDA, el cronograma y las acciones necesarias para la ejecución de los componentes del PAP-PDA en cada municipio, identificando las respectivas fuentes de recursos que se utilizarán para la financiación respectiva. En el PAEI se incluirán, como mínimo, las inversiones a realizar en cada uno de los componentes, necesarios para el cumplimiento de las metas del PAP-PDA en el respectivo municipio. Los Planes Anuales Estratégicos y de Inversiones se enmarcan en el Plan General Estratégico y de Inversiones. El cumplimento de las actividades definidas en este Plan, será objeto de evaluación para la asignación de los recursos de la Nación para el PAP-PDA (Decreto 2246 de 2012), de acuerdo en lo definido en el Convenio de uso de recursos suscrito con la Nación.

2.2.2.1. DOCUMENTOS DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN

1. Diagnósticos de los Municipios

2. Plan de Obras e Inversiones de cada Operador

3. Planes Maestros de Acueducto y Alcantarillado de cada Municipio




4. Consultorías Contratadas para Estudios y Diseños

5. Planes de Choque para Estabilizar los Servicios

6. Plan General Estratégico de Inversiones (PGEI)

1. Inclusión de las inversiones en el Plan de Desarrollo del Departamento.


El PAEI se dividirá en dos (2) Fases.

• Fase I. Estructuración financiera disponibilidad de recursos, presentación de proyectos al mecanismo de Viabilización, asignación de recursos a componentes que no requieren Viabilización, consultorías (estudios y diseños, esquema de vinculación de operadores, fortalecimiento institucional) costos de remuneración del Gestor, Componente ambiental, Plan de Aseguramiento.

• Fase II. Asignación de recursos a proyectos con concepto favorable, estructuración financiera de crédito y/o vigencias futuras cuando se requieran y metas e indicadores por proyecto.

a) FASE I 1. El gestor presentará al Comité Directivo las fuentes de financiación, los estudios y diseños requeridos, costos

del Gestor, esquema de aseguramiento de la prestación, entre otros. 2. De acuerdo con el Plan de Acción – inversiones por municipio, se debe enfatizar en las necesidades de

inversión concertadas, estableciendo un orden de prioridad a la realización de estudios y diseños a los municipios que se han vinculado al PAP-PDA DE LA GUAJIRA. Para los municipios y/o distritos que se vincularan al PAP-PDA DE LA GUAJIRA, de igual forma, conociendo el plan de acción concertado y de la necesidad de estudios y diseños se deben plantear a los mismos en el PAEI.

3. El Gestor establecerá como prioridad la remuneración de la implementación de las actividades para el desarrollo de los PAP-PDA (aplicar procedimiento Decreto 2246 – certificar costos), y de igual forma los estudios y diseños requeridos para la ejecución de proyectos concertados en el plan de acción por municipio.

4. El Gestor realizará una convocatoria a las entidades territoriales para que presenten los proyectos con los cuales se estructurara el PAEI de la vigencia correspondiente, dado que es necesario conocer el número y valor de proyectos susceptibles de ser financiados que cuenten con viabilidad técnica. (Pueden presentar proyectos a los mecanismos de viabilización los Gestores, los municipios y/o distritos, siempre y cuando se encuentren en el plan de acción concertado, exceptuando los proyectos que son requeridos para atender emergencias). El tiempo estimado para la convocatoria puede ser de 2 a 3 meses y dependerá de lo que se establezca en el Comité directivo donde se presente la propuesta, a su vez pueden ser varias convocatorias dependiendo el flujo de proyectos y los recursos existentes.

5. El Gestor señalará las fuentes de financiación con las que cuenta el PAP-PDA para la vigencia, estableciendo entre otras las siguientes:

• SGP Dpto. – proyectado a 31 de diciembre de 201_

• Audiencias Públicas Disponibles.




• Recursos del SGR (Inflexibilidades o proyectos a presentar al OCAD)

• Recursos disponibles por municipio y proyectado a 31 de diciembre de 201_

• Recursos del Préstamo 7434-CO Disponibles del Dpto.

• Recursos propios comprometidos en el PAP-PDA DE LA GUAJIRA PAP-PDA Nota: Los recursos comunes que se utilizaran para la financiación de los proyectos serán los aportados por el Departamento y Nación, los recursos de cada municipio y/o distrito solo se podrán utilizar en sus respectivas necesidades concertadas.

6. Luego del cierre de la convocatoria para la presentación de proyectos, estos deben ser evaluados y viabilizados por el mecanismo de viabilización, donde se deberán establecer unos plazos mínimos (10 a 15 días ) para realizar los ajustes cuando estos se requieran

b) FASE II 1. Los proyectos que cuenten con concepto técnico favorable, serán los proyectos a los cuales se les asignará los

recursos y conforman el conjunto de proyectos del PAEI de la vigencia. La asignación de los recursos dependerá de la distribución de recursos establecida en el PGEI. Se podrá modificar la distribución de techos asignados, dado que la asignación de recursos resulta muy diferente a la necesidad de ejecución de los proyectos, con lo cual se plantea que sea una distribución de los recursos comunes aportados por el departamento y la nación y los recursos de los municipios con proyectos con concepto favorable.

2. Cuando el valor de los proyectos que resulten con concepto favorable sea mayor a los recursos disponibles (proyectados y en caja disponible), se evaluara la pertinencia de utilizar vigencias futuras ( Ley 1483 de 2011 -dependiendo de los cronogramas de ejecución de los proyectos)

3. Se requiere de proyectos con concepto favorable para presentar ante la asamblea y/o respectivo concejo municipal las autorizaciones correspondientes de vigencia futura y/o operaciones de crédito, dado que se debe ser eficiente en la utilización de los recursos públicos.

4. Una vez definido la estructuración financiera de cada uno de los proyectos, estos deben ser viabilizados (contar con oficio de viabilidad – incluye el plan de financiero), con lo cual se procederá a la contratación de dichos proyectos obedeciendo a lo establecido en el Decreto 2246 de 2012.

Cada proyecto debe indicar a que meta e indicador impacta, los cuales deberán coincidir con el plan de acción por municipio. Por medio del PAEI se definen las actividades y contratos a desarrollar para lograr el objeto del PDA para cada año de su ejecución, con base en los resultados obtenidos del PGEI, de los cuales se deben tener en cuenta:

• El monto total del PDA como resultado del cierre financiero aprobado por el esquema fiduciario

• El monto por componente de acuerdo con el Cuadro 2 – Asignación por componente

• El monto a ejecutar por año, de acuerdo con el Cuadro 6 – Costos El objetivo es hacer un planeamiento anual del flujo de los recursos, así como las actividades a ejecutar por componente durante el año, mediante el desarrollo de las siguientes tablas, las cuales se incluyen en el Apéndice 1 Formatos para elaboración del PGEI.

• Plan de Actividades Anuales (Formato PGI No.11)




• Plan de Contratación y Cronograma, el cual deberá cargarse en el Sistema de Ejecución de los Planes de Adquisición (SEPA) (Formato PGI No.12)

• Plan de Contratación – Usos y Fuentes (Formato PGI No. 13) • Cumplimiento de Metas (Formato PGI No.14)

Tabla 6.- Plan de Contratación – Usos y Fuentes

El Gestor, deberá dar publicidad al Plan General Estratégico y de Inversiones, los Planes Anuales Estratégicos y de Inversiones así como sus respectivos ajustes y modificaciones por medio de la dirección electrónica de la plataforma (SEPA) Sistema de Ejecución de los Planes de Adquisición del BM, dará a conocer el Plan de contratación y adquisiciones (PAC) así como sus respectivos ajustes y modificaciones a la Cámara Colombiana de la Infraestructura, Acodal, Andesco y en general a los gremios del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico y cualquier interesado cuando dichas entidades lo requieran.

USOS

Componente Actividad Objeto* Mes 1 . . . . . . . . . .

ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN

Asistencia Técnica Certificación

Contratar salas capacitación municipios

Sesiones de capacitación alcaldes

INFRAESTRUCTURA DE AGUA Y SANEAMIENTO

Optimización Acueducto y Alcantarillado

Suministro de tuberías

Obra

AMBIENTAL AGUA Y SANEAMIENTO

Reforestación

Microcuenca Obras de reforestación

Actualización de PGIRS Consultoría

TOTAL USOS




Tabla 7.- Ficha de Responsabilidades para Realizar Plan Anual Estratégico y de Inversiones (PAEI)

ACTIVIDADES PARA ELABORAR EL PLAN ANUAL ESTRATÉGICO Y DE INVERSIONES (PAEI) BA

NCO

MUND

IAL

GEST

OR

MUNI

CIPI

O

UEP

COMI

TÉ

DIRE

CTIV

O

ELEM

ENTO

S DE

ENT

RADA

Diagnósticos de los Municipios X

Plan de Obras e Inversiones de cada Operador X

Planes Maestros de Acueducto y Alcantarillado de cada Municipio X

Consultorías Contratadas para Estudios y Diseños X

Plan General Estratégico de Inversiones (PGEI) X

Inclusión de las Inversiones en el Plan de Desarrollo del Departamento X

ACTI

VIDA

DES

- Fase I

Estructuración Financiera X

Disponibilidad de Recursos X

Presentación de Proyectos al Mecanismo de Viabilización X

Asignación de recursos a componentes que no requieren Viabilización: :Consultorías (estudios y diseños, esquema de vinculación de operadores, fortalecimiento institucional) X

Costos de Remuneración del Gestor X

Componente Ambiental X

Plan de Aseguramiento X

- Fase II

Asignación de Recursos a Proyectos con Concepto Favorable X

Estructuración Financiera de Crédito y/o Vigencias Futuras cuando se requieran X

Metas e Indicadores por Proyecto. X X




2.2.3. PLAN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIÓN (PAC)

Con el fin de ejecutar el presupuesto de conformidad a la planeación estratégica aprobada para el PAP-PDA DE LA GUAJIRA, la UEP participa anualmente en la estructuración del presupuesto por medio del PAC, con el fin de llevar a cabo la contratación de las obras y consultorías del PAP-PDA, siendo este PAC legalizado por parte de la Gobernación a través de la Secretaria de Hacienda. Las herramientas de planeación estratégica y operativa con las que se define la aplicación de los recursos, son: El Plan General Estratégico de Inversiones, el Plan Anual Estratégico de Inversiones y el Plan Anual de Adquisiciones. Estas herramientas son dinámicas y requieren de la aprobación del Comité Directivo. Dentro de las actividades realizadas por la UEP, se realiza el envío al Encargo Fiduciario del PAP-PDA DE LA GUAJIRA el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, una vez aprobado por el Comité Directivo. El PAC se preparará una vez el PGEI haya sido aprobado, con el fin de extractar los procesos que requieren adquisiciones. Ningún proceso de licitación se puede iniciar si antes no ha sido aprobado el PAC. La UEP, a través de SEPA, deberá someter al Banco para su aprobación del PAC, que debe indicar lo siguiente (ver : “Matriz de Procedimientos para el PAC ANUAL” - Formato PGI No.15)

• Los contratos particulares para bienes, ejecución de obras y/o servicios (incluidas las consultorías) requeridos para llevar a cabo el proyecto durante el período inicial de por lo menos 18 meses,

• Los métodos propuestos para las contrataciones que estén de acuerdo con el Convenio de Préstamo, y los procedimientos aplicables para el examen del Banco.

2.2.3.1. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN

Para la elaboración del PAC se requieren de las siguientes herramientas de planeación estratégica y operativa con las que se define la aplicación de los recursos: i) El Plan General Estratégico de Inversiones y ii) el Plan Anual Estratégico de Inversiones.


El PAC debe actualizarse anualmente o con la frecuencia que sea necesaria durante la vida del PAP-PDA DE LA GUAJIRA. Cualquier propuesta de revisión del PAC debe ser presentada al Banco para su aprobación. Los contratos que no estén incluidos en el PAC aprobado por el Banco, serán considerados no financiables por el Banco. Para la adecuada ejecución del PAP-PDA DE LA GUAJIRA es necesario una sólida planificación y coordinación de las contrataciones. El Banco no financia gastos por concepto de bienes, servicios de consultoría y obras cuya contratación no se haya hecho de conformidad con los procedimientos establecidos en el Convenio de Préstamo y conforme haya sido detallada en el PAC. En tales casos, el Banco declarará una contratación viciada, y es política del Banco cancelar la porción del préstamo asignada a bienes y obras que se hayan adquirido o contratado sin observar dichos procedimientos.




Tanto el PAEI como el PAC podrán ser revisados y ajustados durante el período que abarque el convenio de préstamo, de acuerdo con la ejecución real del PAP-PDA DE LA GUAJIRA. Los ajustes pertinentes deben ser enviados al BIRF y serán reflejados en cada informe de monitoreo financiero (IFR’S). No obstante, el PAEI y el PAC deben contener como característica propia la mejor planeación y exactitud posible, en Relación con cada uno de los componentes del proyecto la medida que a partir de ellos se pueda PAP-PDA DE LA GUAJIRA y desarrollar la ejecución física y financiera con lo que sus posibles variaciones no deben ser de mayor envergadura y por lo tanto no deben afectar el normal desarrollo del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

Tabla 8. - Ficha de Responsabilidades para la elaboración del Plan de Adquisiciones y Contratación (PAC) – En Desarrollo.

ACTIVIDADES PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE

ADQUISICIONES Y CONTRATACIÓN (PAC) BANC

O MU

NDIA

L DE

PART

AMEN

TO-G

ESTO

R MU

NICI

PIO-

OPER

ADOR

ES

UEP

COMI

TÉ

DIRE

CTIV

O

COMI

TÉ

TÉCN

ICO

ELEM

ENTO

S DE

EN

TRAD

A

Plan General Estratégico y de Inversiones X X

Plan Anual Estratégico y de Inversiones X X

ACTI

VIDA

DES

Definir PAC X

No Objeción PAC X

Revisar y Actualizar PAC X

Publicar Aviso general de Contrataciones para toda la vida del PAP-PDA DE LA GUAJIRA X

Implementación PAC del PAP-PDA DE LA GUAJIRA X X




3. EJECUCIÓN DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

3.1. APROBACIÓN DE PROYECTOS

El Gestor, establecerá las metas a alcanzar con el PAP-PDA de La Guajira, el Plan General Estratégico y de Inversiones y el Plan Anual Estratégico y de Inversiones para la ejecución de proyectos dentro de las categorías de inversión mencionadas y sus respectivos presupuestos, que será sometido a la aprobación del Comité Directivo. Los proyectos a financiar serán los identificados en el Plan de Acción por Municipio que sean incluidos en el PAEI de la vigencia. No obstante lo anterior, se podrán incluir proyectos para la atención de emergencias en el sector de agua potable y saneamiento básico. La UEP tendrá la responsabilidad de acompañar, ajustar y verificar la formulación y presentación de proyectos de los Municipios vinculados al PROGRAMA formulados por el Operador, las Empresas de Servicios Públicos Municipales o quien realice sus funciones, además de efectuar la revisión y ajustes a los proyectos presentados por los Operadores y gestionar el concepto técnico favorable ante el Mecanismo de Viabilización de proyectos del MVCT.

3.2. CONTRATACIÓN ESTUDIOS Y DISEÑOS

Los responsables de realizar los estudios y diseños de los obras son los operadores y/o municipios. Sin embargo cuando los operadores no dispongan de tales estudios y diseños, el PAP-PDA de La Guajira en forma excepcional y con la aprobación del Comité Directivo los puede contratar para lo cual se seguirá el procedimiento descrito en este numeral.

3.2.1. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN

• Identificación del Proyecto: El Operador identifica

• Verificación de la Necesidad del Proyecto: La UEP constata In- Situ la necesidad del proyecto

• Revisión Salvaguardas: La UEP revisa necesidad de predios, servidumbres, permisos, reasentamientos, consultas previas, etc.

• Inclusión en el PGEI: Se incluyen los proyectos en el PGEI para aprobación por parte del Comité Directivo

• Priorización de Proyectos: Comité Técnico evalúa y prioriza proyectos Identificados y aprobados por el CD

• Inclusión en el PAEI: Se incluyen proyectos identificados en el PGEI para aprobación del CD

• Inclusión en el PAC: Se incluyen en el Plan Adquisición y Contratación PAC

3.2.2. ACTIVIDADES

• BPIN: UEP – Prioriza y elabora listado de proyectos viabilizados en formatos MGA, y envía al Director Departamental de Aguas para que se inscriban en el BPIN del Departamento.

• EXPEDICION CDP: La UEP prepara documentos para la Solicitud del CDP. La Secretaria de Hacienda expide el CDP.

• PREPARACIÓN DOCUMENTOS: La UEP elabora los documentos de la Solicitud de Propuestas.

• APROBACIÓN DEL GESTOR: Aprueba los documento enviados por la UEP.




• NO OBJECIÓN DEL BANCO MUNDIAL: La UEP tramita la No Objeción del Banco

• INICIO PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL DISEÑO: La UEP realiza solicitud de pedido de propuestas.

• APERTURA Y RECIBO DE PROPUESTAS: La Gobernación abre el proceso.

• EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: La UEP realiza el proceso de evaluación técnica y económica, la calificación y negociación.

• NO OBJECIONES DEL BANCO MUNDIAL ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO: El Gestor (Gobernador) hace la adjudicación y firma del Acta de Adjudicación y del Contrato.

• EXPEDICIÓN DEL RP: Realiza seguimiento hasta la expedición del documento.

• RECIBO Y VERIFICACIÓN DE ESTUDIOS Y DISEÑOS: Se reciben, evalúan y verifica legal y técnicamente. El Consultor debe entregar los diseños viabilizados en ventanilla Única. Excepto si existen problemas de Salvaguardas.

• ORDEN DE PAGO: La UEP revisa las facturaciones que presentan los contratistas con lista de chequeos convenida con el Departamento, y la envía al Supervisor para su aprobación, éste la aprueba y la entrega al contratista para su radicación de la central de cuentas de la secretaría de Hacienda. Previo al pago el Encargo Fiduciario solicitará a la UEP confirmar el acta de comité directivo que priorizó el proyecto, la No Objeción del Banco Mundial, la fuente de pago y el componente del programa que se afecta.




Tabla 9.- Ficha de Responsabilidades para la elaboración del Plan de Contratación de Estudios y Diseños - En Revisión

ACTIVIDADES PARA LA CONTRATACIÓN DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

BANC

O MU

NDIA

L

DEPA

RTAM

ENTO

-GE

STOR

MUNI

CIPI

O-OP

ERAD

ORES

UEP

COMI

TÉ

DIRE

CTIV

O

COMI

TÉ T

ÉCNI

CO

ELEM

ENTO

S DE

ENT

RADA

Identificación del Proyecto X

Verificación de la Necesidad del Proyecto X

Inclusión en el PGEI X X

Priorización de Proyectos X X X

Inclusión en el PAEI X X X

Inclusión en el PAC X

ACTI

VIDA

DES

Elaboración de la ficha BPIN e inclusión en el Banco de Proyectos X X

Viabilidad Financiera X X

Preparación Documentos X

Inicio Proceso de Contratación del Diseño X

Apertura y Recibo de Propuestas X X

Evaluación de las Propuestas X

No Objeción del BM X

Adjudicación del Contrato X

Expedición del RP X

Recibo y Verificación de Estudios y Diseños X

Orden de Pago X




3.3. CONTRATACIÓN DE OBRAS

Contratar la ejecución de las obras con empresas idóneas en forma transparente.

3.3.1. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN

• CONVENIOS DE APOYO FINANCIERO: Firma del convenio de apoyo financiero entre el Dpto. y el Municipio

• DISEÑO DE LAS OBRAS: La UEP recibe de los operadores los diseños de las obras o de los consultores contratados por el Departamento (Gestor) como se describe en el anterior numeral.

• PAEI Los proyectos diseñados y viabilizados se Incluyen en el Plan Anual para aprobación del CD

• PAC Los proyectos aprobados en el PAEI se Incluyen en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones

• BPIN: UEP – Prioriza y elabora listado de proyectos viabilizados en formatos MGA, y envía al Director Departamental de Aguas para que se inscriban en el BPIN del Dpto.

3.3.2. ACTIVIDADES

• EXPEDICION CDP: La UEP prepara documentos para la Solicitud del CDP. La Secretaria de Hacienda expide el CDP.

• ELABORACIÓN DE PLIEGOS: Elaboración de pliegos para licitación y contratos de obras y bienes

• APROBACIÓN DEL GESTOR: Aprueba los documento enviados por la UEP

• NO OBJECIÓN DEL BANCO MUNDIAL

• INICIO PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LAS OBRAS: La UEP verifica que el tema de cumplimiento de salvaguardas en esta fase esté terminado y la Gobernación ordena el inicio del proceso y realiza las publicaciones requeridas.

• APERTURA Y RECIBO DE OFERTAS: El Gestor (Departamento) recibe las ofertas

• EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: La UEP realiza el proceso de evaluación

• NO OBJECIÓN DEL BANCO MUNDIAL: La UEP envía la evaluación al Banco para la NO objeción ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO: El Gestor (Departamento) decide la adjudicación del contrato y proceder a la firma del Acta de Adjudicación.

• RP: Solicitud de Registro Presupuestal: La UEP- realiza seguimiento hasta la expedición del documento.

• INTERVENTORÍA DE LA OBRA: La UEP entrega todos los documentos del proyecto a la Interventoría de la obra para su revisión.

• SEGUIMIENTO DE LA OBRA: La UEP realizara el seguimiento a la Interventoría y llevara los controles y seguimiento de adquisiciones.

• ORDEN DE PAGO: La UEP revisa las facturaciones que presentan los contratistas con lista de chequeos convenida con el Departamento, y la envía al Supervisor de la Obra para su aprobación, éste la aprueba y la entrega al contratista para su radicación de la central de cuentas de la secretaría de Hacienda. Previo al




pago el Encargo Fiduciario solicitará a la UEP confirmar el acta de comité directivo que priorizó el proyecto, la No Objeción del Banco Mundial, la fuente de pago y el componente del programa que se afecta.

• REPORTES la UEP: Revisa los informes elaborados por el Encargo Fiduciario, Interventorías, elabora los informes de seguimiento y ejecución y envía al BIRF, al Departamento, MVCT, DNP y demás entidades del Estado.

• RECIBO DE OBRA: La Interventoría conjuntamente con el Departamento recibe las obras a satisfacción

• ENTREGA OBRAS A LOS MUNICIPIOS: La UEP preparará los documentos para que el Departamento entregue a los municipios para que estos incorporen en su base de datos de infraestructura en operación.

Tabla 10.- Ficha de Responsabilidades para la Contratación de Obras

ACTIVIDADES PARA LA CONTRATACIÓN DE OBRAS

BANC

O MU

NDIA

L

DEPA

RTAM

ENTO

-GE

STOR

MUNI

CIPI

O-OP

ERAD

ORES

UEP

COMI

TÉ D

IREC

TIVO

COMI

TÉ T

ÉCNI

CO

ELEM

ENTO

S DE

ENT

RADA

Convenios de apoyo Financiero X

Diseños de las Obras X

Inclusión en el PGEI X X

Priorización de Proyectos X X

Inclusión en el PAEI X X

Inclusión en el PAC X

ACTI

VIDA

DES

Viabilidad Financiera X X

Pliegos X

Inicio Proceso de Contratación de las Obras X

Apertura y Recibo de Ofertas X X

Evaluación de las Propuestas X

No Objeción del BM X

Adjudicación del Contrato X




3.4. SEGUIMIENTO OBRAS

Durante la ejecución de todos los contratos que se realicen con el PAP-PDA de La Guajira, la UEP tendrá la misión de realizar un seguimiento en la ejecución de todo tipo de contratación de bienes, obras y servicios. Para este caso las actividades de supervisión estarán a cargo del Director de Agua Potable y Saneamiento Básico del Departamento y el seguimiento a obras lo realizará la UEP, de acuerdo a la normatividad vigente. El profesional designado por el Director de la UEP debe ser una persona natural o jurídica encargada de realizar el seguimiento y control de las actividades a ejecutar por la Interventoría para el cumplimiento de las obligaciones de éste durante el desarrollo del Contrato de Interventoría.

3.4.1. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA

• Los contratos de obras, servicios y bienes que se desarrollen en el marco del PDAG.

• La designación del profesional de seguimiento de obra de la UEP para cada contrato de obra, bien y servicio.

• El Manual de Interventoría debidamente aprobado.

• La Guía Ambiental debidamente aprobada.

• Los informes que presenten los interventores de las obras, bienes y servicios

• Las normas y leyes aplicables vigentes. En todo caso, el seguimiento debe ser atendido a través de personal idóneo, con formación profesional en el área respectiva y que acredite la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones y las condiciones solicitadas en los documentos del RAS 2000.

RP X

Entrega de Contrato a la Interventoría de la Obra X

Seguimiento de la Obra X

Orden de Pago X

Reportes X

Recibo de Obra X X

Entrega Obras a los Municipios X X




3.5. RESPONSABILIDADES DE LA UEP

1. Evaluar los informes mensuales de los contratos de Bienes, Obras y Servicios presentados por los Interventores, para tomar las acciones pertinentes y garantizar que se actualice mensualmente el estado de avance de los contratos en desarrollo del PAP-PDA de La Guajira, discriminados por Municipio, Operador y Tipo de contrato de bienes, obras y/o servicios.

2. Realizar y documentar las reuniones periódicas entre las partes y las visitas a terreno para verificar el cumplimiento del objeto contratado.

3. Evaluar y controlar los informes mensuales y actas de pago de los contratos de Bienes, Obras y Servicios presentados por los Contratistas, para tomar las acciones pertinentes y garantizar el buen desarrollo de los objetos y alcances contratados.

4. Realizar visitas a los sitios donde se ejecutan las obras para verificar el cumplimiento del proceso, de los requisitos de las licencias, Planes de Manejo Ambiental, Seguridad Industrial, Plan Social, cumplimiento de las salva-guardas del Banco Mundial y de las normas técnicas, entre otros.

5. Asegurar que los interventores, cumplan con los lineamientos establecidos a nivel regional y nacional para el manejo de los aspectos sociales, MANUAL DE INTERVENTORÍA PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS PARA LA GUAJIRA

6. La UEP acompañará al supervisor en el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y legales que le corresponden y que se encuentren relacionadas con la ejecución de los contratos del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

7. Comité de seguimiento mensual GESTOR – UEP.

3.5.1. PROCESOS DE APOYO

Incluyen todos aquellos procesos transversales que, como su denominación lo establece apoyan al PAP-PDA en el cumplimiento de sus actividades misionales. Estos son:

• Gestión Jurídica

• Gestión Administrativa y Financiera

• Gestión Social

• Gestión Ambiental




3.5.2. GESTIÓN JURÍDICA

Asesorar al Gestor buscando que sus actividades estén acorde con las normas que los rigen y que los documentos que proyecten o expidan o suscriban tengan los efectos jurídicos que persiguen.

3.5.2.1. ACTIVIDADES:

• Estudiar, analizar y responder las consultas jurídicas elevadas en el marco del desarrollo del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

• Participar en el desarrollo de los procedimientos jurídicos y administrativos.

• Revisar el Contrato de Encargo Fiduciario, cuando aplique.

• Preparación del modelo de Convenio de Apoyo Financiero entre los municipios que se vinculen al PAP-PDA DE LA GUAJIRA y el DEPARTAMENTO.

• Analizar los contratos de interventoría existentes para su modificación y adecuación a las nuevas condiciones como resultado de las nuevas inversiones que realizará el PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

• Llevar registros sistemáticos de información y producir los informes correspondientes

3.5.3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Desarrollar las actividades administrativas y de seguimiento al manejo financiero y contable de los fondos del PAP-PDA DE LA GUAJIRA por parte del Encargo Fiduciario; la coordinación de todos los trabajos requeridos para el trámite de los desembolsos del crédito, los aportes de contrapartida; los trámites requeridos para que los desembolsos a los contratistas se hagan dentro los tiempos previstos.


a) Relacionadas con Desembolsos del Préstamo BIRF 7434-CO:

• Registro del presupuesto anual de obras, bienes y servicios realizado aprobado por el Comité Directivo.

• Coordinar con el DEPARTAMENTO todos los documentos y trámites requeridos por el BM para las solicitudes de desembolso de recursos del crédito. Los procedimientos de desembolsos para el préstamo BIRF 7434 CO, serán los establecidos en el contrato de empréstito, en la carta de desembolsos y en el manual de desembolsos para el cliente del Banco Mundial, versión de mayo de 2006 o la que lo modifique o sustituya. Las solicitudes de desembolsos y justificaciones del gasto se diligenciará en el aplicativo Client Connection del Banco Mundial, a través del formulario 2380E. Ver Apéndice 2 Administración Financiera

• Facilitar y supervisar las transferencias de fondos de contrapartida.

• Apoyar el desarrollo y la coordinación de las actividades necesarias para la administración financiera de los proyectos que se desarrollen con el crédito, estableciendo mecanismos y metodologías para la ejecución de éstos a través del Encargo Fiduciario.




• Suministrar los soportes necesarios para las solicitudes de las no objeciones que deban presentarse al BM en el marco de la contratación de obras y suministros del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

• Ejercer el control sobre desembolsos y coordinar las acciones para que estos se produzcan oportunamente y bajo las condiciones establecidas por el BM

• Realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del Encargo Fiduciario y recomendar las acciones necesarias para emprender los correctivos necesarios.

• Preparar, en coordinación con los diferentes actores del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, la información requerida para presentar los informes pactados contractualmente por la GDG con el BM.

b) Relacionadas con la Administración y Finanzas:

• Administrar y planificar los recursos asignados a cada uno de los tres componentes del Contrato de Préstamo BIRF 7434-CO y los correspondientes del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, de acuerdo con las normas del BM y nacionales según corresponda.

• Elaborar, en coordinación con el equipo técnico, los modelos financieros para los procesos de contratación de nuevos operadores y las renegociaciones de los operadores existentes.

• Revisar que las autorizaciones de gasto autorizadas por el Comité Directivo sean concordantes con los contratos que se firmen.

• La UEP revisa las facturaciones que presentan los contratistas con lista de chequeos convenida con el Departamento, y la envía al Supervisor para su aprobación, éste la aprueba y la entrega al contratista para su radicación de la central de cuentas de la secretaría de Hacienda. Previo al pago el Encargo Fiduciario solicitará a la UEP confirmar el acta de comité directivo que priorizó el proyecto, la No Objeción del Banco Mundial, la fuente de pago y el componente del programa que se afecta.




Figura 8.- Flujograma Proceso de Pagos

• Realizar el seguimiento presupuestal y de gastos; revisando periódicamente el manejo de los recursos financieros y contables realizados por el administrador de recursos del PAP-PDA de La Guajira (Fiduciaria) a través del Comité Fiduciario; además la ejecución presupuestal del PDA que registre la Oficina de presupuesto y los registros contables que del programa realice la oficina de contabilidad del Departamento.

• Revisión de los reportes financieros y contables consolidados que entregue el Encargo Fiduciario.

• Preparar los informes financieros requeridos por el Banco y aquellos que requiera la auditoría externa contratada por la UEP.

• Incluir en el alcance de la Auditoria Financiera anual del programa que contrate el Departamento la actividad de verificar que el Encargo Fiduciario mantenga actualizada, ordenada y segura la información administrativa, financiera y contable. del PAP-PDA DE LA GUAJIRA en medios físico y magnético, y que el sistema utilizado permita garantizar la preparación y entrega oportuna de información confiable. Esta actividad la puede realizar el Departamento a través de la auditoría financiera del programa que contrate para cada vigencia.




• Analizar los rubros que componen los estados financieros del PAP-PDA DE LA GUAJIRA. (El control corresponde al Comité Fiduciario).

• Hacer seguimiento a todos los pagos a contratista del PDA manteniendo disponible la información en donde se identifique la fecha, fuente de recursos, componentes que se afecta, municipio que se beneficia, Número de la orden de pago, beneficiario, número del contrato y el valor bruto pagado. Además, que en todo momento se tenga disponible la información sobre el estado de trámite de cada una de las facturas hasta su pago.

• Realizar un continuo seguimiento de todas las actividades financieras y administrativas relacionadas con el PAP-PDA DE LA GUAJIRA. para garantizar el cumplimiento oportuno de todos los compromisos derivados del acuerdo de empréstito externo.

• Revisar y distribuir los reportes financieros del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

3.5.4. GESTIÓN SOCIAL

Desarrollar actividades de trabajo social, alrededor de la prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado, estas actividades son de gran importancia y del buen manejo de los temas dependerá en gran medida el éxito del PAP-PDA DE LA GUAJIRA. Las siguientes son las principales actividades que se articularán en el diseño e implementación del plan social de la UEP del PAP-PDA:


• Diseñar e implementar, a través de una firma especializada, un esquema de socialización y comunicaciones que permita movilizar en las organizaciones comunitarias de base del DEPARTAMENTO, la apropiación social del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, por medio de la organización de sus comunidades, la construcción de un proyecto de futuro y la participación y el control social.

• Crear los cimientos de una cultura de manejo eficiente y uso racional del agua, de manejo empresarial de los servicios y de respeto hacia los bienes e infraestructura de utilidad pública relacionados con la prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado.

• Apoyar el planeamiento, estructuración y coordinación de los diferentes actores del PAP-PDA DE LA GUAJIRA y proyectos que adelanten, entes públicos o privados (Corporación Regional, Operadores entre otros), en relación con el manejo de recursos hídricos y manejo de vertimientos, y en general de implementación del PAP-PDA DE LA GUAJIRA de gestión ambiental.

• Apoyar técnicamente la capacitación y conformación de los comités de desarrollo y control social, vocales de control y veeduría ciudadana.

• Verificar el cumplimiento por parte de los contratistas de las salvaguardas (OP/BP 4.10 y OP/BP 4.12) relacionadas con el componente social del BM establecido para el PAP-PDA DE LA GUAJIRA, con particular referencia al marco de planificación de pueblos indígenas y marco de política de reasentamiento que deberán implementarse, cuando sea relevante, en los proyectos que se adelanten, tanto durante la etapa de diseño como durante su implementación. Suministro de información y apoyo a los consultores del BM que adelantan estudios o supervisiones de carácter social e institucional.

• Adelantar el seguimiento a la implementación del componente de socialización por parte de los diferentes contratistas de obra, trabajando en forma coordinada con la interventoría de las mismas.




3.5.5. GESTIÓN AMBIENTAL

Revisar los proyectos que van a ser ejecutados por el PAP-PDA con el fin que su diseño e implementación de realice dentro de estrictos parámetros de conservación ambiental y cumplimiento de toda la normatividad vigente en la materia. Apoyar al PAP-PDA en la realización de estudios y la realización de proyectos destinados a la conservación del medio ambiente.


• Análisis y revisión del componente ambiental de los estudios, diseños y presupuestos de todas las obras civiles que presenten los operadores especializados para ser financiados con recursos del PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

• Seguimiento al componente ambiental y social de los contratos que suscriban en el marco del Programa para el diseño y ejecución de las obras comprendidas en el Componente 1.

• Elaboración de términos de referencia para la contratación de análisis ambientales y sociales adicionales que requiera el PAP-PDA DE LA GUAJIRA

• Validación de los Planes de Obras que presenten los Operadores para la renegociación de los contratos.

• En los anteriores casos se deberá garantizar la inclusión por parte de los operadores, los Municipios y Contratistas de las medidas de manejo ambiental.

• Asegurar la adecuada aplicación de los procedimientos ambientales establecidos por el BM para las obras, con especial referencia a la OP/BP 4.01 Política Ambiental.

• Revisión de los informes de interventoría que presenten los contratistas de obra cuando realicen estas actividades en contratos de Bienes, Obras y Servicios en el marco del PAP-PDA de La Guajira.

3.6. ENTREGA DE OBRAS

Todos los proyectos de obras y/o suministros de bienes que se realicen con el PAP-PDA de La Guajira, la UEP conjuntamente con la Gobernación entregarán al Municipio donde se realicen todas las obras y/o suministros de bienes quien a su vez trasladará estas obras y/o suministros al operador del servicio de acueducto y alcantarillado. Las obras y/o suministros harán parte de los bienes afectos al servicio de acueducto y/o alcantarillado.




3.6.1. DOCUMENTOS DE ENTRADA

• Los contratos para bienes, ejecución de obras, servicios y bienes que se desarrollen en el marco del PDAG.

• Acta de recibo de obras debidamente firmado por las partes (Interventoría y Contratista)

• Manuales de operación (Cuando se requiera).

3.6.2. ACTIVIDADES

• Elaboración del acta de entrega de obras: La UEP procederá a la elaboración de acta de entrega de obras, bienes y servicios, en la cual quede estipulada toda la información del contrato, las cantidades de obra y el valor del mismo.

• El acta de entrega de obra y/o bienes se firmara conjuntamente entre las partes (Gobernación – Municipio).

• Contabilización de las obras dentro de los activos del Municipio

• El operador del servicio público de acueducto y alcantarillado procederá a su inclusión dentro de los bienes afectos al servicio. Las obras, bienes y servicios que se ejecuten dentro del marco del PDG, no podrán ser tenidos en cuenta para el cálculo de las tarifas de los servicios de acueducto y alcantarillado.

Figura 9.- Ficha de Responsabilidades para Realizar Entrega de Obras

ACTIVIDADES PARA REALIZAR ENTREGA DE OBRAS BA

NCO

MUND

IAL

DPTO

GES

TOR

MUNI

CIPI

O-OP

ERAD

ORES

UEP

COMI

TÉ

DIRE

CTIV

O

ELEM

ENTO

S DE

EN

TRAD

A

Contratos de Obra y Suministro de Bienes X X

Acta de Recibo de Obras y Bienes debidamente firmadas por el Contratista, Interventor y La Gobernación X X

Manuales de Operación (cuando se requiera) X

ACTI

VIDA

DES

Elaboración del Acta de Entrega X

Firma del Acta de Entrega de las Obras y Bienes X X

Contabilización de las Obras y Bienes

X

Inclusión de las Obras y Bienes a los Activos afectos al Servicio X




3.7. PROCESO ESQUEMAS EFICIENTES Y SOSTENIBLES

Estos procesos tienen por objeto apoyar a los municipios y operadores para que la prestación de los servicios se haga bajo esquemas organizativos eficientes, se garantice su ampliación y calidad en el corto, mediano y largo plazo.

3.7.1. INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN

Para el adecuado desarrollo del proceso de Esquemas Eficientes y Sostenibles se contemplan principalmente los siguientes:

• Plan de Aseguramiento por Municipio

• Plan Ambiental

• Plan de Capacitación y Transferencia

3.7.2. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

De acuerdo con el Decreto 2246 del 2012 cada municipio participante de los PAP-PDA de La Guajira debe contar con un plan de aseguramiento que contiene el conjunto de acciones a desarrollar por los diferentes actores municipales y regionales con competencia en la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo para garantizar, en el mediano y largo plazo, la sostenibilidad de las inversiones y viabilidad de la prestación del servicio.

3.7.2.1. DOCUMENTO DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN:

• Diagnostico Técnico de la prestación de los servicios

• Plan General Estratégico y de inversiones PGEI

• Plan Anual Estratégico y de PAEI


a) Diagnóstico y Prefactibilidad: Consolidación y desarrollo de diagnósticos de los municipios y prestadores desde el punto de vista institucional, técnico, capacidad y disponibilidad de pago, viabilidad financiera de los prestadores, viabilidad empresarial, que precise por cada municipio la línea de base de los indicadores de la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado , así como los riesgos financieros y operacionales del prestador de los servicios, con arreglo a los indicadores y a la metodología de identificación y valoración de riesgos definidos por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio en colaboración con la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. El diagnostico y/o actualización de los mismos lo realizara la UEP con base en la información que le deben suministrar los operadores y los respectivos municipios.

b) Análisis de las Alternativas de Acción Frente a cada Municipio: a) Fortalecimiento Institucional, b) Transformación Empresarial (incluiría vinculación de operadores) y c) Revisión de Contratos de Operación, en el que se precise para cada municipio como mínimo: Las metas de cada uno de los indicadores que hagan viable la prestación de cada uno de los servicio, así como las acciones propuestas para alcanzarlas, y para mitigar los riesgos financieros y operacionales del prestador de los servicios. Para cada una de las




acciones se deberán definir resultados medibles y verificables, recursos requeridos, responsables, y cronogramas de ejecución.

c) Definición del Comité Directivo de la Alternativa a Recomendar: El análisis de alternativas debe ser presentado al Comité Directivo quien definirá la alternativa que se recomendará a las respectivas autoridades municipales

d) Definición por parte de las Autoridades Municipales de la Alternativa a Implementar: Las autoridades municipales deben definir la alternativa que será implementada en su respectiva jurisdicción territorial.

e) Plan Operativo y Comercial a ser Implementado en el Respectivo Municipio: Este plan debe ser preparado por el respectivo operador con el apoyo del Gestor y, teniendo en cuenta el PGEI, busca superar las limitaciones operativas y comerciales para la mejora de la calidad y continuidad de los servicios, y cuantificar los costos y gastos operativos y administrativos que se requerirán para el buen funcionamiento de dichos servicios.

f) Plan Indicativo de Obras e Inversiones de Mediano y Largo Plazo: Con este plan se visualizara las necesidades de expansión de los sistemas para mantener la cobertura y calidad de los servicios y sus requerimientos financieros

g) Elaboración de las proyecciones financieras y la estrategia: para asegurar los recursos que se requieren para la adecuada prestación de los servicios. Estas proyecciones deben ser elaborados por los respectivos operadores con el apoyo del Gestor.

h) Documento final del Plan de Aseguramiento de la Prestación de los Servicios: Con todos los estudios Planes y decisiones descritos anteriormente, El Gestor elaborará un documento final del plan de aseguramiento de los servicios




Tabla 11.- Ficha de Responsabilidades para la Elaboración del Plan de Aseguramiento de la Prestación por Municipio

3.7.3. PLAN AMBIENTAL

Es un instrumento que define el componente ambiental del PAP-PDA de La Guajira, y tiene por objeto considerar en la planeación y ejecución de los proyectos de prestación de los servicios públicos de Acueducto y Alcantarillado, los requerimientos ambientales asociados a dichos proyectos, para garantizar su sostenibilidad. La planeación y ejecución de los proyectos de prestación de estos servicios públicos, deberá hacerse considerando la oferta y demanda de recursos naturales renovables disponibles para la prestación de los mismos.

3.7.3.1. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN:

• El plan ambiental del PAP-PDA de La Guajira se basa específicamente en la guía ambiental sugerida por el Ministerio del Medio Ambiente donde establece los lineamientos básicos para mitigar, prevenir y minimizar los impactos de los diferentes proyectos.

• Plan General Estratégico y de Inversiones

ACTIVIDADES PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN POR MUNICIPIO BA

NCO

MUND

IAL

GEST

OR

MUNI

CIPI

O

UEP

COMI

TÉ

DIRE

CTIV

O

ELEMENTOS DE ENTRADA

Diagnostico Técnico X

PGEI X X X

PAEI X X X

ACTIVIDADES

Diagnóstico y Pre factibilidad Institucional X

Análisis de Alternativas X

Decisión sobre la Alternativa a Recomendar X

Decisión sobre la Alternativa a Implementar X

Plan Operativo y Comercial X X

POI de Mediano y Largo Plazo X

Proyecciones Financieras X X

Plan de Aseguramiento de los Servicios X




• Plan Anual Estratégico y de Inversiones


• Marco de la planificación ambiental, el cual deberá contemplar como mínimo una caracterización ambiental asociada a los PAP-PDA, criterios para la priorización de proyectos de saneamiento, los cuales deben ser articulados a los instrumentos de planificación de cada Autoridad Ambiental, criterios para la priorización de proyectos de conservación así como de gestión del riesgo asociados a la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado de los PAP-PDA. Este marco lo elabora la UEP y lo revisan el gestor, la entidad ambiental del Departamento y el Banco Mundial.

• Marco económico y financiero del componente ambiental, deberá tener previstas las fuentes de financiación de ley asociadas a este componente de los Entes Territoriales, Autoridades Ambientales cuando estas sean participantes del PAP-PDA, Empresas prestadoras de servicios públicos, exenciones tributarias, recursos de cooperación internacional, mecanismos de crédito y financiación, recursos de banca multilateral, entre otros. Este marco lo elabora la UEP y lo revisan y aprueba el Comité Directivo del PAP-PDA.

• Concertación de Obras e Inversiones entre el Departamento, el Gestor y las Autoridades Ambientales cuando estas sean participantes del PAP-PDA con base en el diagnóstico del sector, la priorización de proyectos y las inversiones disponibles.




Tabla 12.- Ficha de Responsabilidades para la Elaboración del Plan Ambiental

3.7.4. PLAN DE CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA

Para garantizar la sostenibilidad del PAP-PDA de La GUAJIRA de transformación estructural de la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento básico en el Departamento de La Guajira en el marco del PAP-PDA es necesario desarrollar un modelo de gestión de conocimiento que propenda por la correcta administración y operación de los sistemas, además de la implementación de buenas prácticas, la adaptación de la cultura y el correcto uso de las tecnologías de la información, maquinaria y equipos que se requieran, enmarcado en la creación de competencias del ser, saber y hacer. Esta actividad es responsabilidad del Gestor.

3.7.4.1. DOCUMENTO DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN:

• Diagnósticos Institucionales, Técnicos, Operativos y Comerciales de los Sistemas

• Plan de Acción Esquemas Eficientes & Sostenibles

ACTIVIDADES PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN AMBIENTAL

BANC

O MU

NDIA

L

MVCT

AUTO

RIDA

DES

AMBI

ENTA

LES

GEST

OR

MUNI

CIPI

O

UEP

COMI

TÉ D

IREC

TIVO

ELEMENTOS DE ENTRADA

Guía Ambiental del Ministerio de Ambiente X

PGEI X X X

PAEI X X X

ACTIVIDADES

Marco de Planificación Ambiental X X X

Marco Económico y Financiero X X X

Concertación de Obras X X X





a) Identificación de Temas. Teniendo en cuenta los diagnósticos y los planes de aseguramiento se hará una primera identificación de los temas en los cuales los operadores requieren adquirir nuevos conocimientos técnicos, operativos, comerciales o financieros. Los temas identificados serán validados con los operadores.

b) Identificación de Socios Estratégicos del Conocimiento. Los socios estratégicos de conocimiento son las entidades del orden nacional (SSPD, CRA, MVCT, entre otros), entidades educativas (SENA, Universidad de LA Guajira), Organizaciones no gubernamentales o fundaciones (Fundación Cerrejón para el progreso de La Guajira), entre otros, que tengan un claro conocimiento de los aspectos socioculturales de la región, con capacidades para el apoyo técnico, normativo, regulatorio y logístico para la implementación de las herramientas efectivas de transferencia de Conocimiento

c) Vinculación de los Socios Estratégicos del Conocimiento al PAP-PDA DE LA GUAJIRA. Teniendo en cuentas las necesidades de capacitación de los operadores de los municipios de la Guajira, el Gestor identificará cuales pueden ser atendidas con su propio personal y cuáles pueden ser mejor desarrollados por los posibles socios estratégicos del conocimiento. Seguidamente el Gestor hará los respectivos contactos y proyectará los convenios a que haya lugar.

d) Elaboración del Plan de Trasferencia del Conocimiento. En coordinación con los socios estratégicos se elaborará el plan de trasferencia en el cual se identificara con precisión las materias que serán objeto del PAP-PDA DE LA GUAJIRA, los instrumentos que se empleará para el efecto, los responsables de desarrollarlos y se PAP-PDA de La Guajira las fechas en los cuales se harán las respectivas actividades




Tabla 13.- Ficha de Responsabilidades para el Plan de Transferencia de Conocimiento.

ACTIVIDADES PARA EL PLAN DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

BANC

O MU

NDIA

L

GEST

OR

MUNI

CIPI

O

UEP

COMI

TÉ

DIRE

CTIV

O

ELEM

ENTO

S DE

EN

TRAD

A

Diagnósticos Institucionales, Técnicos, Operativos y Comerciales de los Sistemas

X

Plan de Acción Esquemas Eficientes & Sostenibles X

ACTI

VIDA

DES

Identificación de Temas X

Identificación de Socios Estratégicos del Conocimiento X

Vinculación de los Socios Estratégicos X

Elaboración del Plan de Trasferencia del Conocimiento X




3.8. VINCULACIÓN DE OPERADORES ESPECIALIZADOS

No obstante que actualmente no se prevé la vinculación de nuevos operadores especializados (9 municipios tiene contratos de concesión o de operación vigentes y los demás han definido esquemas institucionales diferentes), durante la ejecución del PAP-PDA puede requerirse tal vinculación, bien sea por la terminación anticipada de los actuales o porque así se defina para alguno de los municipios restantes.

3.8.1. OBJETO

Apoyar a los municipios que lo requieran para la contratación de operadores especializados, asegurando que las empresas contratadas tengan la experiencia y la capacidad para realizar una adecuada operación de los sistemas y que las metas que se incluyan en los contratos estén acordes con las alcanzables con la infraestructura existente y las nuevas obras que se adelantarán con recursos del PAP-PDA.

3.8.2. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA PARA SU ELABORACIÓN:

• Diagnostico técnico, operativo y comercial del sistema de acueducto y alcantarillado: la situación de los servicios representa el punto de partida, a partir del cual debe iniciarse la mejoría de la prestación de los servicios.

• Plan General Estratégico de Inversiones (PGEI). Este insumo es elaborado por la UEP y aprobado por el Comité Directivo.

• Plan de Aseguramiento de los servicios. Este insumo es elaborado por el Gestor durante los procesos de planeación y es aprobado por el Comité Directivo.

• Acuerdo del Concejo Municipal autorizando al alcalde para entregar los activos del sistema de acueducto y alcantarillado a un operador contratado para su operación y mantenimiento

3.9. COMPONENTE RURAL DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA

En el desarrollo de las actividades establecidas en el Contrato de Consultoría N°. 736 de 2009 se tenía establecido entre otras adelantar los procesos de contratación del Diseño e implementación del Componente Rural, en ese sentido se cuenta con la contratación de una Asesoría y acompañamiento al gestor del PAP-PDA para coordinar y liderar el PAP-PDA DE LA GUAJIRA de abastecimiento de agua y saneamiento de la zona rural del Departamento de La Guajira. Esta asesoría presentó el Plan General Estratégico de Inversiones Rural PDAG-PGEI-Rural, el 1 de marzo de 2013 en el Comité Directivo N°. 29, este documento define al Plan Departamental de Agua PAP-PDA como un conjunto de estrategias de planeación y coordinación interinstitucional formuladas y ejecutadas con el objeto de lograr la armonización integral de los recursos y la implementación de esquemas eficientes y sostenibles en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico, teniendo en cuenta las características locales, la capacidad institucional de las entidades territoriales y personas prestadoras de los servicios públicos y la implementación efectiva de esquemas de regionalización. El Plan General Estratégico de Inversiones Rural - PGEIR- tiene la finalidad de complementar el PGEI Urbano y dar cumplimiento a lo establecido en la política, lineamientos, principios y objetivos sectoriales establecidos para tal fin y tiene por objeto contribuir al incremento de la cobertura de servicios eficientes y sostenibles de abastecimiento de agua y manejo de aguas residuales en comunidades rurales.




Por definición el PGEI Rural es el Instrumento de planificación del PAP-PDA Rural que recoge: i) El diagnóstico por componnte y municipio que sirve de línea base para el PAP-PDA, ii) Las metas identificadas por componente para cada municipio, iii) Los recursos potenciales asociados a cada componente y por municipio distinguiendo cada una de las fuentes de financiación, iv) El cronograma general de trabajo, por componente y cuando se disponga por municipio y v) El tiempo de ejecución del PAP-PDA, el cual está limitado por los recursos disponibles para su financiación. El PGEI será actualizado y/o modificado de conformidad con la verificación periódica que se haga del avance del respectivo PAP-PDA. Así mismo este documento menciona que el PAP-PDA propende al desarrollo de proyectos en áreas urbanas y rurales con enfoque regional y con un horizonte de largo plazo. Este concepto permite el aprovechamiento de economías de escala, el diseño de estructuras óptimas de mercado, y la unificación de políticas sectoriales y de criterios de asignación de recursos. Es así como en las actividades definidas en el presente manual, se establece que el Gestor coordina y lidera el Programa Rural, enmarcado en los siguientes criterios:

1. Procesos de transformación empresarial y/o fortalecimiento institucional que aseguren la implementación, por parte de los municipios de esquemas eficientes y sostenibles para la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento.

2. Utilización ordenada, equitativa y eficiente del flujo de ingresos futuros provenientes especialmente de las transferencias del Sistema General de Participaciones SGP para agua potable y saneamiento y de otras fuentes.

3. Optimización de infraestructura y mejoramiento operacional.

4. Construcción y consolidación de la capacidad de gestión del Departamento y en los Municipios en cuanto a sus responsabilidades básicas de planificación, coordinación, regulación y supervisión del sector de agua potable y saneamiento y de la preservación de los recursos naturales en el sector rural.

5. Impulso al desarrollo social y económico en el sector rural de los municipios y la creación de condiciones favorables para la inversión privada en proyectos de agroindustria.

6. Cumplimiento de obligaciones ambientales sectoriales por parte de los municipios y de los prestadores de los servicios de agua potable y saneamiento.

1. Cumplimiento del Reglamento Técnico del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico – RAS – 2000 o aquel que lo sustituya o modifique.

Para alcanzar los criterios establecidos anteriormente se requiere que el Gestor implemente un plan de acción, el cual se plasma en el documento “Plan General de Inversiones Rural–PGEI-RURAL, documento en el cual se definen las metas de operación y servicio durante toda la ejecución del PAP-PDA, con base en las necesidades identificadas, y la capacidad de inversión para cada uno de sus componentes. Este documento deberá ser actualizado y/o modificado de conformidad con la verificación periódica que se haga del avance del respectivo PAP-PDA.




Este Plan contendrá como mínimo:

• Infraestructura -aseguramiento de la prestación de los servicios.

• Diagnóstico técnico base del estado de prestación de los servicios de acueducto, y alcantarillado.

• Línea base en cada uno de los municipios para cada uno de los componentes.

• Distribución de recursos por municipio y por componente.

• Fuentes, usos y recursos. Igualmente este plan deberá estar enmarcado en la Política de Abastecimiento de Agua y Saneamiento en Zonas Rurales que está estructurando el MVCT buscando la provisión de estos servicios de manera sostenible y teniendo en cuenta sus particularidades bajo los siguientes lineamientos:

1. Las inversiones en infraestructura se ejecutarán bajo un criterio de calidad y costo, en el que se promoverá la aplicación de tecnologías apropiadas dependiendo del nivel de dispersión de las viviendas, características socioeconómicas y los usos y costumbres de las comunidades beneficiarias. Para la zona rural nucleada se promoverá la construcción de sistemas convencionales de acueducto y el manejo de aguas residuales.

2. La ejecución de proyectos deberá ser integral, promoviendo la construcción de infraestructura y esquemas sostenibles en la prestación de los servicios, acompañada por campañas educativas y participación de la comunidad.

3. Se promoverá la prestación eficiente de los servicios de agua y manejo de aguas residuales a través de la conformación de organizaciones autorizadas con apoyo de esquemas post-construcción. En caso que sea viable la prestación a través de un operador especializado, se buscará su vinculación.

4. La regulación y la normativa deberá tener en cuenta las particularidades rurales y la capacidad local, con el fin de generar incentivos para su cumplimiento.

5. Las inversiones en infraestructura para los sistemas de suministro de Agua Potable en comunidades rurales dispersas se realizarán mediante el desarrollo de proyectos llave en mano (DBOT) para el suministro de agua potable que incluyen diseño, construcción, operación, mantenimiento y transferencia a partir de la utilización de tecnologías adecuadas según las características hídricas y sociales de cada zona rural dispersa.

3.10. REGIMEN DE CONTRATACIÓN APLICABLE

Los procesos de contratación del PROGRAMA (Proyecto) bienes, obras y consultorías financiados con recursos de contrapartida o del préstamo BIRF 7434-CO, a ser financiados con los recursos disponibles del Préstamo, Contrapartida y Audiencias Públicas y que por lo tanto están incluidos en uno de los tres componentes del Préstamo BIRF 7434-CO, serán adquiridos de acuerdo con los requerimientos estipulados o mencionados en las Normas sobre Adquisiciones del Banco Mundial, cuyo resumen se incluye en el Apéndice 3, todos los demás proyectos serán adquiridos atendiendo la normatividad del país. Es importante precisar que este régimen de contratación solo será válido hasta la fecha de cierre del Contrato de Préstamo. Los procesos de contratación del PROGRAMA (Proyecto) bienes, obras y consultorías financiados con recursos del Sistema General de Participaciones (SGC) y otros recursos depositados en el PATRIMONIO AUTONOMO FIA con los cuales se financiarán los proyectos del COMPONENTE RURAL DEL PAP-PDA DE LA GUAJIRA, se contratarán de conformidad con el artículo 15 del Decreto 2246 de 2012 por regla general los procesos de contratación serán adelantados por el Gestor en cumplimiento de las funciones asignadas por el artículo 14 del Decreto 2246 de 2012;




igualmente de forma excepcional y en los eventos que se señalan más adelante y en el citado Decreto, los Municipios y/o Distritos podrán adelantar los procesos de contratación de los proyectos. Dichos procesos de contratación tal y como se encuentra previsto en el Decreto 4548 del 23 de noviembre de 2009 se rigen por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, esto es, por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios. Lo anterior sin perjuicio de que de conformidad con lo señalado en citado el artículo 15 del Decreto 2246 de 2012 los operadores de servicios públicos que ejecuten proyectos en el municipio o municipios beneficiados de los mismos puedan aplicar la normatividad establecida para tal efecto en la Ley 142 de 1994. Ahora bien, en aplicación a lo previsto en el artículo15 del Decreto 2246 de 2012, para decidir si un operador o un municipio podrá adelantar la ejecución de proyectos específicos, se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes eventos:

• Cuando transcurridos los 20 días hábiles contados a partir de la autorización de inicio de contratación en los términos del parágrafo 2 del artículo 15 del Decreto 2246 de 2012 el Gestor no ha dado inicio al trámite correspondiente para la contratación y

• Cuando la contrapartida del Municipio para la ejecución del proyecto es igual o superior al 50% del valor del proyecto.

• Cuando se trate de proyectos regionales y el municipio cuente con mandato de los demás miembros del proyecto regional para adelantar el proceso de contratación.

En todo caso, el municipio deberá manifestar por escrito su intención de adelantar la contratación, allegando la totalidad de los soportes de cumplimento de los requisitos que se listan a continuación; evento en el cual se deberá realizar la verificación de los mismos en el Comité Directivo.

3.10.1. OPERADOR

• Estar al día en el reporte Información SUI.

• Que la empresa prestadora haya sido legalmente constituida.

• Inexistencia de Sanciones impuestas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (Cuando exista alguna sanción, el Comité Directivo decidirá si la misma amerita que el Operador respectivo adelante o no el proceso de contratación del PAP-PDA)

• Experiencia especifica en contratación (100% del monto a autorizar)

• Aplicación de la Metodología Tarifaria reportada a la SSDP.

• Tiempo mínimo de prestación del servicio: 2 años.

• Que los costos de operación y mantenimiento de las inversiones del PAP-PDA se incluyan en la estructura tarifaria del Operador.

3.10.2. MUNICIPIO

• No estar Descertificado en los términos del artículo 4 de la Ley 176 de 2007.

• Experiencia especifica en contratación (100% del monto a autorizar)




• Estar vinculado al Instrumento para el manejo de los recursos (Patrimonio Autónomo FIA) en los términos establecidos para en el Contrato suscrito con el mismo.

• Haber comprometido recursos de inversión en el marco del respectivo PAP-PDA.

• Aportar recursos de contrapartida por el orden de xx% para la ejecución del proyecto.

• Contar con Operador de los servicios en los términos de la Ley 142 de 1994.

• Que no se encuentre en mora respecto de Operaciones de Crédito Público. En todo caso, se dará aplicación a los Lineamientos Generales de Contratación a que hace referencia el siguiente numeral. La dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y la vigilancia de la actividad contractual corresponden de manera exclusiva al contratante. Para la determinación de los parámetros de contratación deberán observarse como mínimo los principios de publicidad, e transparencia, economía, responsabilidad y contradicción y Selección Objetiva.

3.11. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA (PROCESOS DE EVALUACIÓN, ANALISIS Y MEJORA)

Incluyen aquellas actividades necesarias para medir y recopilar datos que permitan realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del PAP PDA. Los procesos que se contemplan son:

• Mejora Continua

• Control Interno

• Gestión de la Calidad

3.11.1. MEJORA CONTINUA

Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del PAP-PDA, asegurando el buen desempeño del mismo.


• Designar el representante para el sistema de gestión integrado

• Comunicar la importancia de cumplir requisitos

• Consolidar indicadores de los procesos

• Recopilar toda la información de entrada para la revisión por la dirección y elaborar informe consolidado de gestión.

• PAP-PDA DE LA GUAJIRA y participar en los comités de gestión

• Realizar monitoreo al Sistema de Gestión

• Realizar la revisión del Sistema de Gestión por la Dirección y Analizar los datos presentados en el Informe consolidado de gestión.

• Evaluar el desempeño del proceso

• Realizar seguimiento, medición y análisis del proceso




• Tomar acciones preventivas, correctivas y de mejora

• Establecer el plan de mejoramiento producto de la revisión del sistema de gestión por la Dirección

• Comunicar la eficacia del sistema de gestión

3.11.2. CONTROL INTERNO

Procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.


• Establecer y ejecutar el cronograma de actividades de control interno

• Establecer y desarrollar el PAP-PDA DE LA GUAJIRA de auditoría de control interno

• Establecer y desarrollar el PAP-PDA DE LA GUAJIRA de auditoría del sistema de gestión

• Identificar los riesgos del proceso de Control Interno

• Establecer el PAP-PDA DE LA GUAJIRA de capacitación y entrenamiento en control de la gestión y evaluación de resultados.

• Atender las visitas de los entes de control

• Elaborar y presentar informe de Auditoría Interna de Control Interno y del Sistema de Gestión

• Elaborar y presentar Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

• Elaborar y presentar el Informe de Control Interno Contable

• Elaborar y presentar el informe de Control Interno de seguimiento al Avance del control de advertencia

• Elaborar y presentar el Informe Intermedio de Control Interno

• Presentar Informe Ejecutivo Anual de Control Interno para la revisión gerencial

• Realizar el seguimiento a la rendición de cuenta mensual, intermedia y anual en el SIVICOF

• Realizar el seguimiento a las matrices de riesgos y acciones preventivas.

• Aplicar y analizar los indicadores del proceso.

• Revisar controles del proceso

• Elaborar el Informe de Gestión del proceso






3.11.3. GESTIÓN DE LA CALIDAD

Implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión establecidos para el PAP-PDAG y gestionar la operación eficaz de los procesos.


• Elaborar, implementar y mantener el Sistema de Gestión y del PAP-PDA de La Guajira de actividades propias del proceso.

• Definir los recursos necesarios para la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión

• Documentar los procedimientos, instructivos, formatos, necesarios para la estandarización de las actividades y el control y seguimiento del mismo.

• Identificar los riesgos del proceso

• Divulgar y capacitar al personal las directrices del Sistema de Gestión

• Realizar el seguimiento a la implementación del Sistema de Gestión

• Hacer el seguimiento de las acciones correctivas originadas por las no conformidades de las auditorias

• Realizar cambios en la documentación del Sistema de Gestión

• Divulgar el listado maestro de documentos y registros

• Controlar el avance del PAP-PDA DE LA GUAJIRA de implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión

• Elaborar el Informe de Gestión del proceso



3.11.4. RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS:

El gestor realizará como mínimo casa año una (1) audiencia pública de cuentas sobre proyectos para la comunidad.




4. MODIFICACIONES DEL MANUAL OPERATIVO

La aprobación o modificación del Manual Operativo, elaborado por el Gestor, de acuerdo con los lineamientos definidos por el Banco Mundial y el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio - MVCT, y del voto favorable del delegado del Ministerio y del Gobernador para la adopción de la respectiva decisión. Corresponderá al Gobernador adoptar mediante decreto el Manual Operativo aprobado por el Comité Directivo así como las modificaciones respectivas. El manual aprobado y adoptado se constituirá en la guía procedimental por la cual se regirán los actores y los participantes del PAP-PDA. Cualquier adición, modificación, supresión y/o cambios de los aspectos contemplados en el presente Manual, deberá contar con No Objeción del BM, para finalmente ser aprobada por el Comité Directivo del PAP-PDA, con el voto favorable del representante del Ministerio y del Gobernador. Los actores y los participantes del PAP-PDA pueden realizar las observaciones que consideren pertinentes de acuerdo con la experiencia en su aplicación práctica, de tal forma que se puedan contemplar algunas modificaciones según sea el caso. El Comité Directivo del PAP-PDA, a través de su Secretaría Técnica, tendrá la responsabilidad de coordinar la actualización y el mejoramiento de los procedimientos y de divulgar la modificación de cualquier sección del presente Manual. El procedimiento para la modificación y/o actualización del Manual Operativo es el siguiente:

1. Los participantes del PAP-PDA podrán proponer cambios mediante solicitud escrita y motivada, la cual deberá ser radicada ante el Gestor (UEP), entidad encargada de la Secretaría Técnica del Comité Directivo.

2. Los cambios propuestos deberán contar con No Objeción del Banco Mundial posteriormente serán evaluados por el Comité Directivo, quien podrá aprobar o rechazar total o parcialmente dichos cambios, en todo caso, se requerirá el voto favorable del delegado del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y del Gobernador, para la adopción de la respectiva decisión e introducidos al Manual por la Secretaría Técnica del Comité Directivo.

3. Este Comité a través de la UEP enviará los cambios al Gerente del Proyecto del BM para su consideración. 4. El BM aprobará las modificaciones o realizará nuevas sugerencias. En cualquiera de los dos eventos deberá

comunicárselo formalmente a la UEP Cuando se hayan aprobado, total o parcialmente, los cambios propuestos, el Gobernador adoptará dichas modificaciones mediante decreto.

5. Una vez adoptadas dichas modificaciones, la Secretaría Técnica del Comité Directivo del PAP-PDA introducirá las modificaciones aprobadas en el Manual Operativo de acuerdo con las instrucciones dadas por el Comité Directivo y le dará la divulgación necesaria entre los participantes del PAP-PDA, los cuales deberán reemplazar la sección y la tabla de contenido en el nuevo Manual y tendrán en cuenta los cambios al momento de ejecutar el componente respectivo.

6. La UEP imprimirá la totalidad de la sección y la tabla de contenido modificadas y le dará la divulgación necesaria entre las personas naturales y/o jurídicas participantes en el PAP-PDA DE LA GUAJIRA.

7. Los participantes reemplazarán la sección y la tabla de contenido en el nuevo Manual y tendrán en cuenta los cambios al momento de ejecutar el componente respectivo.

Los usuarios del Manual pueden realizar las críticas y/o comentarios pertinentes de acuerdo con la experiencia en su aplicación práctica, de tal forma que se puedan contemplar algunas modificaciones según sea el caso.




El procedimiento previsto en el presente capítulo será observado para la modificación del Plan Anual Estratégico y de Inversiones de conformidad con lo dispuesto en el Parágrafo primero del Artículo 12 del Decreto 2246 de 2012.

Tabla 14.- Formato Control de Cambios del Manual Operativo

DESCRIPCIÓN FECHA ELABORÓ CARGO FIRMA

XXXX

FECHA REVISÓ CARGO FIRMA

FECHA APROBÓ CARGO FIRMA




5. APÉNDICES

ÍNDICE DE APÉNDICES

1. APÉNDICE 1 – FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGEI ......................................................................................... 80

2. APÉNDICE 2 – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA PRÉSTAMO BIRF 74734-CO ..................................................................... 95

2.1. DESEMBOLSOS ....................................................................................................................................................................... 95

2.2. MODALIDADES DE DESEMBOLSO ........................................................................................................................................ 96

2.3. REPOSICIÓN DE CUENTA ESPECIAL .................................................................................................................................... 97

2.4. ESQUEMA FINANCIERO DEL PROGRAMA .......................................................................................................................... 104

2.5. MARCO LEGAL ...................................................................................................................................................................... 105

2.6. REPORTES FINANCIEROS (IFRS) ........................................................................................................................................ 106

2.7. INFORMACIÓN DE COMPROMISOS Y FLUJO DE CAJA .................................................................................................... 112

2.8. FLUJO DE CAJA ..................................................................................................................................................................... 112

3. APÉNDICE 3 – NORMAS DE CONTRATACIÓN APLICABLES AL PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA Y GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO EN EL DPTO DE LA GUAJIRA BIRF 7434-CO. ................................................... 114

3.1. NORMAS APLICABLES ......................................................................................................................................................... 114

3.2. FUNCIONES DE LA UEP EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ....................................................................................... 114

3.3. PROCESOS DE CONTRATACIÓN A SEGUIR SEGÚN EL MONTO ...................................................................................... 115

3.4. DOCUMENTOS A UTILIZAR ................................................................................................................................................... 116

3.5. CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE CONSULTORÍA FIRMAS Y CONSULTORES INDIVIDUALES ........................ 116

3.6. OTROS .................................................................................................................................................................................... 124




1. APÉNDICE 1 – FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGEI

Formatos 1.- Formato PGI No.1: Síntesis del Diagnostico por Municipio (Características de la Infraestructura Disponible)

ASPECTO DESCRIPCIÓN

Población Urbana

Usuarios acueducto

Usuarios alcantarillado

Cobertura de acueducto

Cobertura de alcantarillado

Operador

Fuente

Planta de potabilización

Calidad del agua producida y distribuida

IANC

Almacenamiento

Continuidad del servicio

Presión

Micro medición

Macro medición

Servicio de Alcantarillado

Recaudo por servicio

Tratamiento de aguas residuales

Vertimiento




Formatos 2.- Formato PGI No.2 Línea Base

INDICADOR VALOR ACTUAL META FINAL B.M.

Población con acceso mejorado

Cobertura Acueducto

Continuidad Acueducto

Cobertura Alcantarillado

Agua No Contabilizada

Pilotos Rurales

Cobertura Micromedición

Porcentaje de Recaudo

Tratamiento de Aguas Residuales




Formatos 3.- Formato PGI No.3. Distribución de Recursos

COMPONENTE % Monto Asignado BM NACIÓN

DEPARTAMENTO MUNICIPIOS

SGP REGALÍAS SGP REGALÍAS

Aseguramiento Prestación

Gerencia

Gestor

Desarrollo Institucional

Infraestructura en Agua y Saneamiento

Obras

Interventorías

Diseños

Ambiental Agua y Saneamiento

Cumplimiento de Normatividad

Ordenación cuenca abastecedora

Total





Formatos 4.- Formato PGI No.4.Distribución de Recursos por Municipio (cupo representativo)

MUNICIPIOS

RECURSOS DEL PDA 2009-2015

TOTAL 2009-2015 BM REGALÍAS

DPTO SGP

DPTO Audiencias

Publicas

15 MUNICIPIOS

ALBANIA

BARRANCAS

DIBULLA

DISTRACCION

EL MOLINO

FONSECA

HATONUEVO

LA JAGUA DEL PILAR

MAICAO

MANAURE

RIOHACHA




MUNICIPIOS

RECURSOS DEL PDA 2009-2015

TOTAL 2009-2015 BM REGALÍAS

DPTO SGP

DPTO Audiencias

Publicas

SAN JUAN DEL CESAR

URIBIA

URUMITA

VILLANUEVA

TOTALES





Formatos 5. - Formato PGI No. 5.Distribución de Recursos por componente BM

COMPONENTES BM RESUMEN 2009-2015

% COMPONENTE INVERSIÓN % PART.

1 - Infraestructura

1.1 - Infraest. ACUED.

1.2 - Infraest. ALCANT.

1.3 - Infraest. FORTAL.

2 -Pilotos Rurales

3 - Gestión Estudios

TOTAL PDA





Formatos 6.-Formato PGI No. 6. Distribución de Recursos por componente MVCT

COSTOS POR COMPONENTE MVCT

COMPONENTE MVCT ACTIVIDAD TOTAL $

2 - INVERSIONES EN INFRAESTRUCTURA EN AGUA Y SANEAMIENTO

Preinversión Consultorías y Estudios

Interventoría de Consultoría y Estudios

Inversión Obras de Expansión, Optimización y Reposición

Interventoría de Obras

4 - DESARROLLO SECTOR RURAL Preinversión Consultorías y Estudios

Inversión Obras e Interventorías

5 - COMUNIDADES INDÍGENAS Y AFRODESCENDIENTES Comunidades

indígenas Pilotos Rurales (Incluye Interventorías de obras)

1 - ASEGURAMIENTO PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Aseguramiento Aseguramiento de la prestación

Desarrollo institucional

3 – AMBIENTAL Ambiental Auditorías Ambientales y estudios especializados

TOTAL $ TOTAL POR SEMESTRE

(*) Los valores son solo indicativos – estos deberán ajustarse a las necesidades particulares del Departamento.




Formatos 7.- Formato PGI No. 7.: Metas e Indicadores del PAP PDA

AÑO 2009…..2015

COMPONENTE MVCT 1 2 2 y 3 4 y 5

COMPONENTE BM 3 1 2

INDICADOR PO

BLAC

IÓN

URBA

NA (*

)

POBL

ACIÓ

N CO

N AC

CESO

ME

JORA

DO

AGUA

NO

CONT

ABIL

IZAD

A

PORC

ENTA

JE D

E RE

CAUD

O

COBE

RTUR

A AC

UEDU

CTO

CONT

INUI

DAD

ACUE

DUCT

O

COBE

RTUR

A MI

CROM

EDIC

ION

COBE

RTUR

A AL

CANT

ARIL

LADO

TRAT

AMIE

NTO

AGUA

S RE

SIDU

ALES

PILO

TOS

RURA

LES

MUNICIPIO / UNIDADES. Hab Hab % % % H/Día % % % Und.

ALBANIA

BARRANCAS

DIBULLA

DISTRACCION

EL MOLINO

FONSECA

HATONUEVO

LA JAGUA DEL PILAR

MAICAO

MANAURE

RIOHACHA

SAN JUAN DEL CESAR

URIBIA

URUMITA

VILLANUEVA




Formatos 8.-Formato PGI No. 8.Cronograma por componente BM

CRONOGRAMA POR COMPONENTE BM

COMPONENTE ACTIVIDAD

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

COMPONENTE 1: INFRAESTRUCTURA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ZONAS URBANAS

Consultorías y Estudios

Consultorías Fortalecimiento Institucional

Obras de Expansión, Optimización y Reposición

Obras de Fortalecimiento Institucional

Interventoria de consultoría para fortalecimiento institucional

Interventoría de Consultoría y Estudios


Interventoría Obras de Fortalecimiento Institucional

COMPONENTE 2: PROYECTOS PILOTOS EN LA ZONA RURAL

Obras Pilotos Rurales

Interventoría Obras Pilotos Rurales

COMPONENTE 3: GESTIÓN DEL PROGRAMA Y

ESTUDIOS ESPECIALES

Gerencia del Programa

Auditorías Ambientales




CRONOGRAMA POR COMPONENTE BM

COMPONENTE ACTIVIDAD

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

Auditorías Externas

Encuestas de Satisfacción

Interventorías Auditorías Ambientales, Externas y Encuestas




Formatos 9.-Formato PGI No. 9.Cronograma por componente MVCT

CRONOGRAMA POR COMPONENTE MVCT

COMPONENTE MVCT ACTIVIDAD

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

SEM-

1

SEM-

2

2 - INVERSIONES EN

INFRAESTRUCTURA EN AGUA Y SANEAMIENTO

Pre inversión


Interventoría de

Consultoría y Estudios

Inversión

Obras de Expansión, Optimizació

n y Reposición


4 - DESARROLLO SECTOR RURAL

Pre inversión


Inversión

Obras e interventori

as

5 - COM.

INDÍGENAS Y AFRODESCENDIE

NTES

Com. indígenas

Pilotos Rurales (Incluye

interventorías de obras)

1 - ASEGURAMIENTO PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

Aseguramiento

Aseguramiento de la

prestación

Desarrollo institucional

3 - AMBIENTAL Ambiental

Auditorías Ambientales y estudios especializa

dos




Formatos 10.- Formato PGI No. 10.Costos por componente por año por municipio COMPONENTE

MAVDT

COMPONENTE

BANCO

MUNDIAL

2.009 2.010 2.011 2.012 2.013 2.014 2.015 TOTAL

MUNI

CIPI

O

2 - Inversiones Infraestructura

1 - Infraestructura

1 – Infraestructura ACUEDUCTO.

1 – Infraestructura. ALCANTARILLADO

1 – Infraestructura. FORTALECIMIENTO.

4- Desarrollo Sector Rural

2 -Pilotos Rurales

5- Comunidad Indígenas y Afro.

1- Aseg. Prestación Servicios 3 - Gestión Estudios

3- Ambiental




Formatos 11.- Formato PGI No. 11.Plan de Actividades anuales

COMPONENTE ACTIVIDAD OBJETO * RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN MONTO FUENTE



Contratar salas para capacitación de municipios Gestor

Sesiones de capacitación alcaldes Gerencia asesora

INFRAESTRUCTURA DE AGUA Y SANEAMIENTO Optimización Acueducto

Suministro de tuberías Gestor

Obra Gestor

AMBIENTAL AGUA Y SANEAMIENTO Reforestación microcuenca Obras de reforestación AA

Actualización de PGIRS Consultoría AA

(*) En esta casilla debe hacerse la descripción del objeto propuesto para cada uno de los contratos por medio de los cuales se desarrollara ́ la actividad.

Formatos 12.- Formato PGI No. 12.Plan de Contratación – Cronograma

COMPONENTE ACTIVIDAD OBJETO* MES 1 MES 2 MES 3 … ... . . .. .. .. ..



Contratar salas capacitación municipios


Sesiones de capacitación alcaldes


Optimización Acueducto

Suministro de tuberías

INFRAESTRUCTURA DE AGUA Y SANEAMIENTO Obra


Reforestación microcuenca Obras de reforestación

AMBIENTAL AGUA Y SANEAMIENTO Actualización de PGIRS Consultoría




Formatos 13.-Formato PGI No. 13. Plan de Contratación – Usos y Fuentes

MES

FUENTES

Saldo Caja mes anterior

NACIÓN

AP

Otros

DEPARTAMENTO

SGP

Regalías

Propios

MUNICIPIOS

SGP

Regalías

Propios

Otros

TOTAL FUENTES




Formatos 14.-Formato PGI No. 14. Cumplimiento de Metas

COMPONENTE ACTIVIDAD OBJETO MONTO CONTRATO

IMPACTOS META

1 UNIDAD META 2 UNIDAD META

3 UNIDAD


Asistencia Técnica

Certificación

Contratar salas para capacitación de municipios

80 4 Salas contratadas NA NA NA NA

Sesiones de capacitación alcaldes 200 20 Mpios

capacitados 10 Mpios cargue inf. 5 Mpios

certif


Optimización Acueducto

Suministro de tuberías 400 2000 Ml tub.

Comprada NA NA NA NA

Obra 1200 2000 Ml tub. Instalada 1

Zona inhabilitada

servicio NA NA


Reforestación microcuenca

Obras de reforestación 250 200 Árboles

sembrados NA NA NA NA

Actualización de PGIRS Consultoría 0

Formatos 15.- Formato PGI No. 15. Matriz de Procedimientos para el PAC ANUAL

PROCESO ACTIVIDAD TAREA RESULTADO COORDINACIÓN RESPONSABLE/TIEMPO

ELABORAR EL PAC

(3 MESES Y 15 DÍAS)

Definir PAC Elaborar PAC de acuerdo con cada uno de los componentes y subcomponentes y el PGEI (POA)

PAC aprobado por el BIRF

GERENCIA GERENCIA/ Un Mes

No Objeción PAC

Remitir PAC al BIRF para su revisión y remisión de no objeción, previa aprobación de la GDG. No se podrá iniciar ningún proceso de licitación, si el PAC no ha sido aprobado.

GERENCIA GERENCIA- GDG/ Un Mes

BIRF aprueba y remite no objeción BIRF GERENCIA/ Un Mes

Revisar y actualizar PAC

Preparar con periodicidad anual la actualización PAC e incorporarlos dentro de los Informes de Seguimiento Financiero - IFR’S

PAC actualizado e incorporados a los IFR’S que se remite trimestralmente al BIRF

GERENCIA Revisar y actualizar

PAC/15 Días

PUBLICACIÓN

(7 DÍAS)

Publicar Aviso general de contrataciones para toda la vida del PROGRAMA

Enviar al BIRF para su no objeción y trámite a Development Business el Aviso general de contrataciones (AGC). El Banco dispondrá la inserción de tal anuncio en UN Development Business on line (UNDB on line) y en el DevelopmentGateway’sdgMarket).

AGC publicado GERENCIA GERENCIA

EJECUCIÓN DEL

PAC(VIDA DEL PROYECTO)

Implementación PAC del PROGRAMA

Supervisar y hacer seguimiento de la efectividad y cumplimiento PAC empleando los IFR’S. Revisión y validación de los resultados en el periodo trimestral y toma de decisiones

Grado de cumplimiento satisfactorio del PAC del PROGRAMA

GERENCIA GERENCIA- GDG/(Vida del Proyecto)

(*) Los valores son solo indicativos – estos deberán ajustarse a las necesidades particulares del Departamento.




2. APÉNDICE 2 – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA PRÉSTAMO BIRF 74734-CO

2.1. DESEMBOLSOS

2.1.1. ASPECTOS GENERALES DE LOS DESEMBOLSOS

2.1.1.1. GASTOS ELEGIBLES Son los gastos contemplados en el PROGRAMA que pueden ser financiados por Banco Mundial, por el Departamento o los municipios y que están definidos en los términos del préstamo (Loan Agreement) y en los respectivos convenios de Apoyo Financiero firmados entre el Departamento y los Municipios; corresponden a gastos como:

• Bienes, obras y servicios de consultores en desarrollo del Componente 1 del programa

• Bienes, obras y servicios de consultores en desarrollo del Componente 2 del programa

• Bienes, servicios de consultores y costos operativos en desarrollo del componente 3 del programa

• Costos operativos, que no son sujetos de revisión previa por parte del Banco, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo 7 de Contratación y Adquisiciones del presente manual.

La elegibilidad o no de los gastos está sujeta a lo establecido en el Plan de Adquisiciones realizado por la UEP y aprobado por el Banco, en el cual se establece que contratos son sujetos de revisión previa y cuáles revisión ex post por parte del Banco. Para que un servicio o un bien tengan la elegibilidad para financiarse con recursos del BIRF deberá contar con la No Objeción formal del BIRF, de acuerdo con lo señalado en el capítulo de Contrataciones del Contrato de Préstamo, y se deberá enviar al Encargo Fiduciario el respectivo documento que acredite tal condición. Para todas las órdenes de pago que correspondan a gastos elegibles, se deberá incluir en las observaciones de pago esta connotación.

2.1.1.2. GASTOS NO ELEGIBLES Los gastos no elegibles para el Banco serán aquellos que no formen parte de las categorías de ítems que financiaran los recursos del crédito descritas en el Anexo No 4 - Contrato de Préstamo BIRF 7434-CO. Si el Banco determina en cualquier momento, que cualquier pago procedente de la cuenta especial es un gasto no elegible o no está justificado en los informes presentados, notificará a la UEP y el Encargo Fiduciario Departamental, y solicitará más pruebas en caso de que se requieran, de no ser así solicitara al Encargo Fiduciario Departamental el depósito en la Cuenta Especial de un monto igual a dicho pago. Para que un servicio o un bien tengan la elegibilidad para financiarse con recursos del BIRF deberá contar con la No Objeción formal del BIRF, en el caso señalado en el Anexo No 4 -Del Contrato de Préstamo.




Cuadro 1.- Gastos Elegibles para cada Categoría

Categoría

Monto del Empréstito

Asignado (expresado en US Dólares)

Porcentaje de Gastos a ser financiados

(incluyendo impuestos)

(1) Bienes, obras y servicios de consultores en desarrollo del Componente 1 del PROGRAMA 76.000.000 100 %

(2) Bienes, obras y servicios de consultores en desarrollo del Componente 2 del PROGRAMA 7.000.000 100 %

(3) Bienes, servicios de consultores y costos operativos en desarrollo del componente 3 del

PROGRAMA 7.000.000 100 %

(4) Comisión inicial pagadera por adelantado 0

Monto pagadero de conformidad con la Sección 2.04 de este Contrato de acuerdo con la Sección 2.07 (b) de las Condiciones

Generales

MONTO TOTAL

90.000.000

2.1.2. PROCEDIMIENTOS En virtud del Artículo II – Desembolsos- de las Condiciones Generales para Empréstitos y demás procedimientos establecidos en el Manual de Desembolsos del BM, una vez que se ha firmado el Contrato de Empréstito, el Oficial de Desembolsos del Departamento Préstamos del Banco envía al Departamento de la Guajira La Carta de Desembolsos, en la que se explican los procedimientos específicos de desembolsos. La UEP será la responsable de elaborar las solicitudes de Retiro de Fondos (Incluyendo los formatos autorizados y firmados por la persona autorizada por el Departamento de La Guajira) y con base a las siguientes modalidades de desembolso:

2.2. MODALIDADES DE DESEMBOLSO

2.2.1. CUENTA DESIGNADA El Encargo Fiduciario Departamental, abrirá y mantendrá una cuenta en un banco comercial aceptable al BIRF, para depositar exclusivamente los retiros de la cuenta del préstamo. Después que el Encargo Fiduciario Departamental abra la cuenta designada, la UEP presentará la primera solicitud de desembolso al Banco para cubrir los gastos elegibles del




primer trimestre. Para los siguientes desembolsos, la UEP presentará cada solicitud de desembolso adjuntando los IFR’s trimestrales, el valor autorizado de la cuenta designada no podrá superar el valor de USD$15 millones.

2.2.2. MÉTODO DE REEMBOLSO Se usará este método para pagos directos por el Banco, los cuales deberán ser autorizados previamente por el Banco. Esta última situación se da cuando el monto de la cuenta designada no es suficiente para atender gastos durante un periodo en el que haya que realizar gran cantidad de pagos o pagos por montos muy altos, generados por circunstancias especiales debidamente sustentadas. La cantidad mínima para pagos directos será del 20% del techo de la cuenta designada. En caso que se realice por la modalidad de reposición a la cuenta especial del Banco de la República, una vez declarada por el Banco la efectividad del Préstamo, el Departamento de La Guajira autoriza la monetización y solicitará al Encargo Fiduciario Departamental abrir la cuenta designada para recibir recursos del Banco monetizados en pesos colombianos.

2.3. REPOSICIÓN DE CUENTA ESPECIAL La UEP conjuntamente con la Gobernación programará las solicitudes de desembolsos de acuerdo con las necesidades de financiamiento del PROGRAMA con recursos del BM. Las cuentas a manejar para el PROGRAMA serán la cuenta corriente No. 530-34243-5 en la que se recibirán los recursos exclusivamente del crédito BIRF y la cuenta de ahorros No. 530-34875-4. Se deben presentar solicitudes de desembolso para las categorías que corresponda en forma periódica, después que la UEP ha recibido y conciliado el estado de cuenta y adjuntando los estados de conciliación bancaria de las cuentas de los recursos BM. En la carta de desembolsos se especifican los intervalos con que deben presentarse las solicitudes de reposición de fondos, las cuales para los casos en que se superen los límites de gastos incluidos (Indicados en el formato del SOE) deben ir acompañadas de la documentación soporte habitual (Contratos, facturas, comprobantes de pago, No Objeción del Banco, Acta de comité directivo). La UEP deberá preparar la solicitud y la documentación pertinente y tramitarla ante el BM firmada por el delegado autorizado por el Departamento de La Guajira La UEP será responsable de presentar al BM todos los reportes en desarrollo de las funciones administrativas y financieras. Para todas las modalidades de desembolso se presentará debidamente diligenciado el formulario 2380.

2.3.1. FORMATO SOE

2.3.1.1. CON DOCUMENTOS SOPORTE (anexados) Este formato se debe diligenciar y anexar los documentos soportes si los montos de contratación son superiores a los consignados en el formato.




CERTIFICADO DE GASTOS( C O N D O C UM E N T O SJ U S T IF IC A T IV O S )

C O N T R A T O S D E C O N S U L T O R E S S U P E R IO R E S A U S D FECHA:C O N T R A T O S D E F IR M A S S U P E R IO R E S A U S D

C O N T R A T O S D E S U P E R IO R E S A U S D NO. SOLICITUD:NO. HOJA: NO. CATEGORIA:

CUENTA DESIGNADA SOLAMENTE1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

valor numero fecha Fecha CantidadIdentif. Código valor acumulado de la factura de pago valor Tasa Débito Debitada

Nombre del del del gasto original del recibida acumulado de Cuenta CuentaProveedor Contrato del Contrato Contrato pagado Cambio designada designada

Contrato en este periodo

TOTALES

PRESTAMO / DONACION




2.3.1.2. SIN DOCUMENTOS SOPORTE Este formato se debe diligenciar sin anexar los documentos soportes, si los montos de contratación son inferiores a los consignados en el formato. CERTIFICADO DE GASTOS (SOES)S IN D O C UM E N T O S J U S T IF IC A T IV O S

C O N T R A T O S D E C O N S U L T O R E S S U P E R IO R E S A U S D FECHA:C O N T R A T O S D E F IR M A S S U P E R IO R E S A U S D

C O N T R A T O S D E S U P E R IO R E S A U S D NO. SOLICITUD:NO. HOJA: NO. CATEGORIA:

CUENTA DESIGNADA SOLAMENTE1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

valor numero fecha Fecha CantidadIdentif. Código valor acumulado de la factura de pago valor Tasa Débito Debitada

Nombre del del del gasto original del recibida acumulado de Cuenta CuentaProveedor Contrato del Contrato Contrato pagado Cambio designada designada

Contrato en este periodo

TOTALES

PRESTAMO / DONACION

El Banco Mundial solo aprobará justificaciones de gastos por pagos a contratos que hayan sido debidamente ingresados al sistema Client Connection. Para esto la UEP deberá tramitar y enviar al Banco el formulario 384P, adjuntando como soportes el contrato debidamente firmado y la No Objeción correspondiente.




Formulario 384P

Formulario para el Ingreso de Información: Bienes y Obras, Rev. 3

País :

Identificación (Número) del Proyecto:

Descripción del Proyecto:

Líder del Equipo del Banco:

Fondos

No. del Préstamo/Crédito:

No. del FPP/PNUD :

No. de la Donación del FDI:

No. de la Donación

Información sobre el Contrato

No. del Contrato

¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.

¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.

No. de Licitación :

Fechas críticas (mes/día/año)

Recibo del Informe Final de Evaluación:

No Objeción al Informe de Evaluación:

Firma del Contrato:

Descripción de la Licitación




Descripción del Contrato

Observaciones al Contrato (opcional)

Información sobre el Licitante

(Completar ambas líneas en caso ser una Asociación en participación – Joint Venture)

No Contratante % del Contrato

Código País de Origen

Estado usa zip

1.

Información sobre Moneda de Pago

Moneda Monto

1.

2.

3.




Numero del

contrato

estado del formulario

384 enviado o no envuado

proveedor / consultor

categoria del gasto

fecha del gasto

moneda del

contrato

valor del contrato

fecha de no objeccion del B.m.

monto pagado al

proveedor / consultor durante el

periodo

monto hacer financiado por el B.M.

Este formato se debe diligenciar después del formulario 384pPAGOS R EA LIZ A DOS DUR ANTE E L PER IODO DE R EPOR TE PA R A C ONTR A TOS S UJ ETOS A LA R EV IS ION PR EV IA DEL B ANC O

Numero del

Contrato *

Status del Formulario 384 ** 1. Enviado 2. No

enviado

Proveedor/Consultor

de Gasto

Fecha del Contrato

Moneda del

Contrato

Valor del Contrato

Fecha de No-

objeción del Banco Mundial

Monto pagado al proveedor/consultor durante el periodo

Monto a ser financiado por el Banco del total pagado al

Proveedor/Consultor

Pagos realizados durante el periodo de reporte para contratos sujetos a la Revisión Previa del Banco

* Favor indicar ref. del Banco (disponible en el Client Connection )** Informar en ese campo si el contrato ya fue firmado y el form.384 remitido al Banco para registro




Periodo informado:

Préstamo BM

Otros recursos

Préstamo BM

Otros recursos

Préstamo BM

Otros recursos

Préstamo BM

Otros recursos

Entradas en Efectivo (Ingresos)Recursos del PréstamoOtros recursos (incluir intereses y otros)Total Fuentes (a)InversiónCategoría 1Categoría 2Categoría 3Total Inversiones (b)Otros Pagos (c) (*)Fuentes disponibles (a - b - c) = (d)(Más o menos) Diferencia Cambiaria (e)Variación Neta del Efectivo (d- e) = (f)

Saldos CONTABLES de Apertura en Efectivo En la Cuenta Bancaria del Proyecto (g) En la Cuenta Especial (h) En Depósitos Entregados en Administración, Fiducia y otros (i) (**)Total Saldos CONTABLES de Apertura en Efectivo (g + h + i) = (j)(+/-) variación de Cuentas x Pagar en el periodo (k)Efectivo Neto Disponible (f + j - k) = (l)Saldos Contables en Efectivo al cierre En la Cuenta Bancaria del Proyecto (m) En la Cuenta Especial (n) En Depósitos Entregados en Administración, Fiducia y otros (o) (**)Total Saldos de Cierre en Efectivo (m + n + o) = (p) ***

NOTA: ESTE ES UN ESTADO DE CAUSACIÓN.

Entidad Ejecutora

(Expresado en miles de pesos)

(*) Reintegros al Tesoro Nacional y/o pagos de intereses de otras fuentes, gastos bancarios, anticipos a organizaciones asociadas al proyecto, cajas menores, etc. Hacer nota aclaratoria si es necesario.(**) Otros hace relación a organizaciones asociadas al proyecto que han recibido anticipos por contratos o para fondos de caja menor.(***) (p) = (l) Cualquier diferencia por favor explicarla.

Nombre del Proyecto

ESTADO DE INVERSIÓN ACUMULADA CONSOLIDADAPréstamo No. xxxxxx

% de Avance (D) = (B) / (C) CONCEPTOSPeriodo Informado

(A)

Total Acumulado

(B)

Plan de Inversiones Acumulado a la

Fecha- PAD u otro Presupuesto (C)




2.3.2. PAGOS DIRECTOS En este caso el prestatario le dará instrucciones al Banco para que se haga el pago a un tercero por concepto de adquisiciones de bienes o contratación de servicios, sustentando con la información correspondiente y con pruebas sobre las cantidades adecuadas. En todos los casos en que se soliciten pagos directos el prestatario deberá informar a el Encargo Fiduciario. La cantidad mínima para un pago directo debe ser mayor o igual al 20% del valor de la Cuenta Especial. El Banco realizará los pagos en la moneda del gasto. En caso de que sea menor, se deberá tramitar directamente de la Cuenta Especial y posteriormente solicitar la reposición de los pagos hechos.

2.3.3. REQUERIMIENTOS DE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO Para lograr que una solicitud de retiro de fondos sea efectiva es necesaria que ésta sea tramitada con exactitud y en el tiempo adecuado. Los formularios deberán ir acompañados de la información justificativa y del certificado de gastos (CDG).

2.3.4. RESPONSABLES Toda solicitud de desembolso deberá ir firmada por la persona autorizada por La Gobernación de La Guajira ante el Banco. Solamente las firmas autorizadas por la Gobernación podrán solicitar desembolsos al Banco. Por lo tanto, la responsabilidad de dichas solicitudes recaerá sobre quien las elabore y el funcionario que las firme. De igual forma, para dar cumplimiento al flujo de recursos del PROGRAMA, El Encargo Fiduciario Departamental será responsable de la implementación de la normatividad contable vigente, así como de los registros e informes que genere, todo esto bajo la supervisión de la UEP. No obstante, la UEP será la encargada de compilar la información contable entregada por el Encargo Fiduciario Departamental, para que una vez revisada y organizada realice las solicitudes de desembolso y reportes para entregar al Banco.

2.4. ESQUEMA FINANCIERO DEL PROGRAMA La UEP, deberá mantener un adecuado sistema de control administrativo, financiero y contable con el fin de asegurar que la actividad financiera del PROGRAMA logre sus metas, y preste información oportuna y actualizada tanto al Departamento de La Guajira, el Encargo Fiduciario Departamental como al BM y a las entidades de control. La UEP apoyará al Departamento cuando este lo solicite en lo procedente para mantener un adecuado sistema de control administrativo y financiero y coadyuvar a que la actividad financiera del PROGRAMA logre sus metas, y preste información oportuna y actualizada tanto al Encargo Fiduciario, como al BM y a las entidades de control. Para cumplir con todos los requerimientos del Banco el Encargo Fiduciario debe tener registros de los recursos de crédito, la contrapartida del Departamento y aportes de los municipios en cuentas bancarias independientes y de acuerdo con normas presupuestales y prácticas contables de aceptación general, las operaciones ingresos y gastos generados en la ejecución del PROGRAMA. La UEP mediante uso de la información generada por el Encargo Fiduciario generará los informes financieros correspondientes. Igualmente, se deben mantener archivos independientes de los documentos que evidencian la ejecución de los gastos, lo que facilitará las tareas de revisión de la UEP, de la misión de supervisión del Banco, de la auditoría interna o externa, y la revisión y análisis de entidades fiscalizadoras.




Teniendo en cuenta la normatividad presupuestal vigente establecida en el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de La Nación y sus decretos reglamentarios, directrices de la Contaduría Pública sobre el Plan General de Contabilidad Pública y la Resolución 222 del 5 de Julio de 2006 (Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación) establece los procedimientos administrativos, financieros y contables que sirven de herramienta a la UEP y a el Encargo Fiduciario Departamental en la ejecución de recursos y en el registro de las operaciones financieras del PROGRAMA, para lo cual deberán tenerse en cuenta las siguientes actividades:

• La UEP, revisara los informes financieros presentados por el Encargo Fiduciario Departamental para posteriormente enviarlos al Banco Mundial.

• El prestatario, previa aprobación del Comité Directivo, solicita y tramita oportunamente ante el BM con la debida justificación los traslados de fondos entre categorías cuando sea necesario.

• La UEP, coordina y da lineamientos y fija procedimientos para la contratación en la etapa precontractual, contractual, de ejecución y de seguimiento de cada uno de los componentes, y para la elaboración y presentación de los reportes de gestión financiera y contable.

Los temas financieros deberán soportarse con los siguientes documentos:

• Informes semestrales y consolidados de avance físico y financiero de los componentes respectivos con base en la documentación que suministre el Encargo Fiduciario Departamental y los registros de la UEP.

• Informes trimestrales de manejo financiero (IFRS) de los componentes del PROGRAMA e informes consolidados de todo el PROGRAMA, con base en la documentación que suministre el Encargo Fiduciario Departamental.

• Informe de una auditoría externa anual del PROGRAMA adelantada por firma externa aceptada por el BM. De acuerdo con los términos de referencia incluidos en los anexos correspondiente, tales como Anexo No 5 - Modelos de Términos de Referencia TDRs firmas privadas, los cuales deberán enviarse para no objeción del Banco.

• La UEP será responsable de presentar al BM reportes consolidados de seguimiento anual sobre la gestión y el avance en el logro de los objetivos de cada uno de los componentes, a más tardar seis (6) meses después de la fecha de corte del respectivo informe.

• Para la elaboración de estos reportes la UEP deberá tener en cuenta los indicadores establecidos en el PAD, zanalizar las metas y resultados del PROGRAMA y el monitoreo de la gestión de los operadores, con el fin de valorar el avance hacia el logro de los objetivos de cada componente.

2.5. MARCO LEGAL

2.5.1. DE CARÁCTER GENERAL

• Constitución Nacional

• Ley 142 de 1993

• Ley 87 de 1993

• Ley 298 de 1996

• Ley de Regalías

• Decreto 1421 de 1996




• Resolución 3466 de 1994 Contraloría General de la Nación

• Resolución 400 de 2000 de la Contaduría General de la Nación

• Resolución 152 de 1996 Contaduría General de la Nación

• Resolución 395 de 2001 de la Contaduría General de la Nación

• Resolución No. 222 de junio 5 /2007.

• Circulares Externas, Cartas Circulares, instructivos y Normas de la Contaduría General de la Nación

• Normas posteriores que entren en vigencia y que la complemente, modifiquen o deroguen.

2.5.2. DE CARÁCTER ESPECÍFICO

• Contrato de Préstamo BIRF 7434-CO

• Informe de Evaluación Inicial del BM - PAD

• Convenio de Cooperación Departamento – Municipios Riohacha y Maicao.

• Convenios de Apoyo Financiero Departamento – Municipios

• Contrato de Contragarantía

• Contrato de Encargo Fiduciario

• Manual Operativo

• Instructivo de reportes financieros del BM

• Plan General de Contabilidad Pública PGCP, Circulares Externas, Cartas Circulares, Instructivos

• Guía para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoria. BIRF

2.6. REPORTES FINANCIEROS (IFRS) Los reportes financieros que se detallan a continuación, deben generarse desde el sistema contable del Encargo Fiduciario y completarse con la información generada en el sistema de la UEP. Para tal fin, el personal financiero de la UEP y/o del equipo de apoyo contratado para el proyecto, deben contar con la información generada en la UEP y los informes de gestión y reportes financieros generados por el Encargo Fiduciario, los cuales deben ser revisados por la UEP y son los siguientes y se encuentran ubicados en el Anexo No. 6 – Informes Financieros.

• Informes de gestión (Fiducia)

• Balance General (Fiducia)

• Estado de Inversión Acumulada Consolidada (Fiduciaria y UEP)

• Información narrativa sobre la ejecución del programa (UEP)

• Informe de compromisos y flujo de caja. (UEP).




2.6.1. INFORMES DE GESTIÓN

• Resumen de pagos saldos de trimestre y acumulado

• Recursos del programa a la fecha de cierre y rendimientos acumulados Estos son reportados mensualmente por parte del Encargo Fiduciario contratada por el Departamento para registrar todas las operaciones financieras del programa.

2.6.1.1. BALANCE GENERAL Corresponde el balance del proyecto a una fecha determinada clasificado de acuerdo al plan de cuentas de la contabilidad pública. Incluye la ejecución de los recursos del préstamo del BM y de las contrapartidas del proyecto.

2.6.1.2. ESTADO DE INVERSIÓN ACUMULADA CONSOLIDADA Con el objeto de presentar la información acumulada y consolidada del proyecto, es necesario remitirnos a la información generada por el Encargo Fiduciario de acuerdo con los aportes de la nación, el departamento, los municipios y otros donantes. Tal información, se debe consolidar en este reporte con el fin de mostrar la inversión total acumulada del proyecto. El Encargo Fiduciario, remitirá a la UEP el balance general que arroja el sistema y en el evento de presentarse algún tipo de diferencia con la información remitida, la UEP Técnica junto con el Encargo Fiduciario validará la información mediante conciliación. El estado de inversión acumulada, refleja los recursos recibidos y presupuestados y el uso (inversión) de estos, indicando en las fuentes, el recurso y ente financiador y las inversiones causadas por categoría. Igualmente, presenta la conciliación de los saldos bancarios al cierre del período analizado. Las instrucciones para el diligenciamiento de este estado se detallan a continuación:

2.6.1.3. ESTADO DE INVERSIONES ACUMULADAS CONSOLIDADAS – INSTRUCCIONES DETALLADAS En la columna denominada “Periodo informado” (A), se presenta el valor para cada una de las fuentes de recursos recibidas, como para las inversiones causadas por categoría, durante el periodo informado (Corresponde al período indicado en el correspondiente acuerdo de préstamo o donación, que acaba de finalizar). En la columna denominada “Total Acumulado” (B), se presenta el valor acumulado durante la vida del proyecto para cada una de las fuentes de recursos, como para las inversiones causadas. La columna “Total del Plan de Inversiones del PAD u otro Presupuesto” (C) aprobado por el Banco, corresponde al presupuesto total del proyecto por categoría de gasto, tanto con los recursos del crédito o donación, como los otros recursos. La columna “% de Avance” (D) corresponde a los porcentajes relacionados que identifican el grado de cumplimiento del presupuesto para cada tipo de recurso (crédito o donación y otros recursos), el cual se obtiene de la relación entre las Inversiones causadas acumuladas (B) dividida por el Total Plan de inversiones (C) para cada categoría por ente financiador. La parte del reporte correspondiente a la conciliación de los saldos bancarios, representa la suma de los saldos en efectivo al inicio del período informado, incluyendo los depósitos entregados a los administradores de fondos y anticipos a organizaciones asociadas al proyecto, la variación neta del efectivo, la variación de las cuentas por pagar y la conciliación de los saldos al cierre de los mismos, dando como resultado el valor del efectivo al cierre del período.




En caso de que existan cuentas bancarias especiales o de destinación específica para el manejo de los fondos del proyecto será necesario adjuntar copia de los extractos bancarios respectivos. La información relativa a “Total Fuentes” en (a) corresponde a los ingresos recibidos y contabilizados originados en los recursos del crédito, y otros recursos. La información relativa a “Total Inversiones” en (b) se obtiene de las inversiones contabilizadas a partir de una base de causación por la adquisición de bienes y servicios. El “Efectivo neto disponible” (l) debe ser igual al “Total Saldos de Cierre en efectivo” (p). Cualquier diferencia debe ser explicada en una nota al pie del informe.




Cuadro 2.- Procesos Contables – Agregación

MICROPROCESO ACTIVIDAD INSUMOS INSTRUMENTO RESULTADO INSTANCIA RESPONSABLE INDICADORES CUMPLIMIENTO

AGRE

GACI

ÓN C

ONTA

BLE

1. Revisión y elaboración de

los informes Iros del

PROGRAMA

1.1 Informe Iros certificado por la

UEP

Sistema de administración del

proyecto

SAP- Fiduciaria

Iros del PROGRAMA consolidado

Fiducia Dptal- UEP revisa

Contador

Fiducia

Contador UEP

Iros construido, revisado y enviado al BM, dentro de

los 45 días después de finalizado el

período de corte trimestral

1.2 Fotocopia de cada orden de

pago soporte de giros, con fecha de elaboración,

de giro y certificación de

pago.

2.Conciliación de cuentas bancarias

2.1 Conciliar la cuenta del BIRF

en pesos.

Extractos bancarios e información

contable Cuentas del efectivo del

PROGRAMA depuradas y conciliadas

Fiducia Dptal- UEP revisa

Contador

Fiducia

Elaborado y presentado al BM ,

dentro de los 45 días después de

finalizado el período de corte

trimestral

2.2 Verificar saldos de cuentas

bancarias de los diferentes entes

ejecutores

Extractos bancarios e información

contable

3. Agregación de saldos

3.1 El Encargo Fiduciario

sumara línea por línea todos los

saldos contables de cada una de

las cuentas abiertas para el PROGRAMA

Contabilidades de cada uno de los aportantes y sus

respectivos informes Iros

Informes contables

consolidados de proyecto

Fiducia Dptal – UEP revisa

Contador

Fiducia

Contador UEP

Iros construido, revisado y enviado al BM, dentro de los 45 días después de finalizado el período de corte trimestral

Reportes de seguimiento

financiero de la UEP

4. Balance General

4. Información contable de la ejecución del

proyecto

Sistema contable Fiduciaria

Balance General del proyecto

Fiducia Dptal – UEP revisa

Contador

Fiducia

Iros construido, revisado y enviado al BM, dentro de los 45 días después de finalizado el período de corte trimestral




Cuadro 3.- Procesos Contables – Informes IFRS

PROCESO ACTIVIDAD INSUMOS INSTRUMENTO RESULTADO INSTANCIA RESPONSABLE INDICADORES CUMPLIMIENTO

INFO

RMES

IFRS

1. Fuentes y usos de fondos

efectivos y presupuestad

os

1.1 Información contable de ingresos y gastos del

PROGRAMA, por

componente y aportante

Software contable y Sistema de

administración del PROGRAMA -

Fiduciaria

Informe Fuentes y usos

de fondos efectivos y

presupuestados

Fiducia Dptal y UEP

Contador

Encargo Fiduciario

Coordinación Financiera UEP

Elab

orad

o y pr

esen

tado d

entro

de lo

s 45 d

ías de

spué

s de f

inaliz

ado e

l per

íodo d

e cor

te trim

estra

l

1.2 Total presupuesto de ingresos y

gastos del PROGRAMA

, por componente y aportante

1.3 Presupuesto de los dos siguientes períodos.

1.4 Información contable de los saldos

bancarios del PROGRAMA

2. Inversiones acumuladas

del PROGRAMA

2.1 Información contable de las cuentas de activos, ejecución

real

Software contable y Sistema de

administración del proyecto - Fiduciaria

Informe Inversiones acumuladas del proyecto

Fiducia Dptal Contador Encargo Fiduciario

3. Conciliación

Inversión Acumulada

3.1 Reporte Inversión

acumulada UEP

Software contable y Sistema de administración del proyecto – Fiduciaria

Estado de Inversión Acumulada conciliado.

Fiducia Dptal y UEP

Contador Fiducia


3.2 Reporte Inversión

acumulada Fiduciaria




4. Ejecución plan anual de

inversión

4.1 Reportes de

seguimiento

Sistema de administración del proyecto – Fiduciaria

Informe Ejecución del Plan Anual de Inversiones

UEP

Equipo de Adquisiciones - Coordinación

Financiera UEP

Informes de inversiones

en cada municipio

participante del

PROGRAMA

5. Cuenta BIRF

Informe de Fiduciaria

Actas de interventoría

Informe Cuenta BIRF

Fiducia Dptal y UEP

Contador Fiducia


6. Progreso físico y

seguimiento de resultados en moneda

nacional

Informe contable de

cada subproyecto

Informe Progreso físico y seguimiento de resultados en moneda

nacional

UEP Dirección Técnica UEP

7.A Progreso físico y

seguimiento de resultados

Informe área técnica de

UEP

Informe Progreso físico y seguimiento de resultados en unidades

UEP Dirección Técnica UEP

8. Compromisos adquiridos en el período

Informe legal de la UEP

Informe Compromisos adquiridos en

el período

9. A Situaciones que pueden afectar los

compromisos adquiridos

Informe área técnica y

área legal de UEP

Informe Situaciones que pueden afectar los


10.A Situaciones que pueden afectar los


Informe área técnica y

área legal de UEP

Informe Situaciones que pueden afectar los





2.7. INFORMACIÓN DE COMPROMISOS Y FLUJO DE CAJA Hace referencia al pronóstico de compromisos que se prevé para la utilización de recursos para los contratistas, como son anticipos de contratos, pagos de actas de obra y/o productos de consultoría / interventoría a la fecha del cierre del periodo de reporte.

TOTALES

ACTIVIDAD VALOR MUNICIPIO FUENTE OBJETO DEL PROYECTO

N0. CONTRATO SALDO CORTE FECHA ESTIMADA DE

PAGOS

El anterior formato se diligencia buscando establecer un flujo de caja mensual del proyecto por cada actividad, contrato, fuente de financiación y municipio.

2.8. FLUJO DE CAJA El flujo de caja parte del PAC aprobado por el banco mundial y la gobernación. Muestra la adjudicación esperada, los egresos por concepto de anticipos, avances de obra y las necesidades de caja en cada mes en los conceptos de Regalías (Programa), Audiencias públicas, Birf y servicio de la deuda. Se hará un seguimiento mensual al cumplimiento al proceso de adjudicación y el desembolso de los recursos del anticipo y avances de obra con base en las fechas y montos consignados en el PAC.




SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO TOTAL

ADJUDICACION -‐ -‐ -‐ -‐ CONSULTORIA 423,718 1,163,245 -‐ -‐ 6,107,695 -‐ -‐ 12,654,688 2,720,720 1,239,998 24,310,066 OBRA -‐ -‐ -‐ -‐ 68,506,782 -‐ 19,002,880 -‐ 3,683,644 -‐ 91,193,306

TOTAL -‐ 423,718 1,163,245 -‐ -‐ 74,614,477 -‐ 19,002,880 12,654,688 6,404,364 1,239,998 -‐ 115,503,372 SALDO INICIAL PROGRAMA 11,039,299 10,024,279 RECURSOS BIRF 19,540,578 19,405,517 AUDIENCIA PUBLICAS 6,446,462 5,996,462 SERVICIO DE DEUDA 3,936,742 3,936,742 EGRESOS PROGRAMA AVANCES DE OBRA ACTUAL 970,000 970,000 970,000 970,000 970,000 970,000 970,000 970,000 970,000 970,000 970,000 10,670,000

ANTICIPO 25 % 31,779 87,243 -‐ -‐ 458,077 -‐ -‐ 949,102 204,054 93,000 -‐ 1,823,255 AVANCE DE OBRA NUEVO 25 % 25% 13,241 49,593 49,593 49,593 2,381,295 2,381,295 2,975,135 3,357,353 3,507,897 3,546,646 3,546,646 21,858,287

RECURSOS BIRF ANTICIPO 75% 95,337 261,730 -‐ -‐ 1,374,231 -‐ -‐ 2,847,305 612,162 279,000 5,469,766 75 % AVANCE DE OBRA 75% 39,724 135,537 135,537 135,537 7,081,052 7,081,052 9,456,412 10,998,524 11,799,069 11,954,069 11,954,069 70,770,582

AUDIENCIA PUBLICAS AVANCE DE OBRA 450,000 450,000 450,000 450,000 450,000 450,000 450,000 450,000 450,000 450,000 450,000 450,000 5,400,000

SERVICIO DE DEUDA GASTO FINANCIERO BIRF 998,814 1,757,773 2,756,587 TOTAL EGRESOS 450,002 1,600,081 2,952,918 1,605,130 1,605,130 12,714,655 10,882,347 13,851,547 21,330,055 17,543,182 17,292,715 16,920,715 118,748,477

NECESIDADES DE FLUJO PROGRAMA 8,000,000 8,000,000 16,000,000 RECURSOS BIRF 19,000,000 19,000,000 19,000,000 57,000,000 AUDIENCIA PUBLICAS 1,500,000 SERVICIO DE DEUDA 5,000,000 FLUJO DEL PERIODO (450,002) (1,600,081) (2,952,918) (1,605,130) 3,394,870 6,285,345 (2,882,347) (13,851,547) 5,669,945 2,956,818 (17,292,715) (16,920,715) FLUJO DE CAJA ACUMULADO 41,413,083 39,813,002 36,860,084 35,254,954 38,649,824 44,935,169 42,052,822 28,201,275 33,871,219 36,828,038 19,535,323 2,614,608




3. APÉNDICE 3 – NORMAS DE CONTRATACIÓN APLICABLES AL PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA Y GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO EN EL DPTO DE

LA GUAJIRA BIRF 7434-CO.

3.1. NORMAS APLICABLES

3.1.1. OBRAS, BIENES Y SERVICIOS DE NO CONSULTORÍA Todos los bienes y servicios de NO consultoría y obras exigidos para el PROGRAMA y a ser financiados total o parcialmente con los recursos del Empréstito se refiere al contrato con la GDG o con recursos de la contrapartida serán adquiridos de acuerdo con los requerimientos estipulados en las Normas: Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF de Mayo de 2004, versión revisada en Octubre de 2006 y Mayo de 2010, el contrato de Préstamo, sus Anexos y el presente Manual de Operaciones.

3.1.2. CONSULTORÍA Todos los servicios de Consultoría (Firmas y Consultores individuales) requeridos para el PROGRAMA financiados total o parcialmente con los recursos del préstamo o de contrapartida se adquirirán de acuerdo con los requerimientos estipulados en la Normas: Selección y contratación de consultores por prestatarios del Banco, de mayo de 2004, versión revisada en Octubre de 2006 y Mayo de 2010, el contrato de Préstamo, el presente Manual de Operaciones y sus Anexos.

3.2. FUNCIONES DE LA UEP EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN La Unidad Ejecutora del Proyecto o quien haga sus veces tiene las siguientes funciones relacionadas con el proceso de contratación durante la ejecución del Programa:

• Planear las actividades, preparar el PAC del PROGRAMA y publicarlo en el SEPA

• Actualizar, hacer seguimiento del PAC a través del sistema SEPA.

• Revisar los términos de referencia, preparados por el área Técnica. Preparar el Documento estándar de solicitud de Propuestas (SP) que requiera el PROGRAMA.

• Elaborar los pliegos de licitación y de obras y bienes y servicios de NO consultoría que se financiarán dentro del PROGRAMA.

• Ser interlocutor frente al Banco para todos los efectos de ejecución del PAC del PROGRAMA

• Adelantar los procesos de contratación hasta la firma de los contratos y posteriormente hacer el seguimiento integral de los mismos (Administración del contrato) garantizando el cumplimiento de los procedimientos, normas de contratación aplicables para el PROGRAMA y las condiciones de los contratos.

• Recomendar y tramitar oportunamente las acciones (modificaciones, ampliaciones y/o revisiones) para los contratos.

• Asegurar que el archivo documental de los contratos en la UEP siga pautas específicas para la identificación de los documentos.

Todas las adquisiciones y contrataciones se efectuarán con base en el PAC aprobado por el Banco e incluidos en él SEPA cualquier modificación al mismo deberá ser aprobado previamente por el Banco, a través de la UEP.




3.3. PROCESOS DE CONTRATACIÓN A SEGUIR SEGÚN EL MONTO La tabla siguiente resume los métodos de Contratación y adquisición las instancias de revisión previa Por parte del BM.

Cuadro 4.- Métodos de Contratación y Revisión Previa del Banco

CATEGORÍA LÍMITE MONTO (US$) MÉTODO REVISIÓN PREVIA

DEL BM *

OBRAS

>=5,000,000 LPI Todas

< 5,000,000 LPN Todas

< 50,000 Comparación de Precios (Nacional o Internacional) Todas,

BIENES y SERVICIOS DE NO

CONSULTORIAS

>=300,000 LPI Todas

< 300,000 LPN Todas

< 50,000 Comparación de Precios (Nacional o Internacional) Todas

CONSULTORÍAS FIRMAS

>=200.000 Cualquiera método de las normas

BM excepto Calificación de Consultores

Todas

< 200,000 Selección Basada en la Calificación de los Consultores Todas

< 100,000 Cualquier método de las normas BM

Términos de referencia y Evaluación

CONSULTORÍAS INDIVIDUALES

> 50,000

Y extensiones de contrato

Comparación hojas de vida

Todas

*Las Contrataciones que no están sujetas a Revisión Previa, quedaran para Revisión Posterior por el BIRF.




3.4. DOCUMENTOS A UTILIZAR Los Documentos armonizados por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente - CCE, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), deberán ser usados en los proyectos financiados total o parcialmente por los Bancos. Estos documentos son consistentes con las Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras Financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo y con las Normas de Contrataciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la AIF (Asociación Internacional de Fomento). El uso de estos Documentos Estándar para Colombia es obligatorio para todos los procesos de conformidad con los procedimientos acordados en el Contrato de Préstamo y el Plan de Adquisiciones. Los documentos armonizados se pueden obtener en el siguiente link: http://www.bancomundial.org/es/country/colombia/brief/colombia-procurement-documents

3.5. CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE CONSULTORÍA FIRMAS Y CONSULTORES INDIVIDUALES

3.5.1. PRINCIPIOS GENERALES 1. Se seleccionarán las firmas consultoras y profesionales exclusivamente sobre la base analítica de competencia e

idoneidad para la prestación del tipo de servicios que se requiere. 2. El comité evaluador debe estar conformado por un mínimo de tres especialistas en la materia. El puntaje final debe

ser el promedio de los puntajes asignados por cada miembro del comité evaluador. 3. Los informes de evaluación de ofertas se presentara en el formato estándar proporcionado por el Banco. 4. Los resultados de las selecciones deberán ser publicados en UNDB y el medio nacional escogido o aplicable. I. Contrato para servicios de consultoría con firmas como se determine en el Plan de Adquisiciones del PROGRAMA

cuyo monto sea superior a US$100.000 Servicios de consultoría incluida capacitación considerados de naturaleza crítica.

II. Todas las contrataciones de servicios de consultoría con personas naturales o jurídicas mediante selección directa. III. Las adiciones o modificaciones de los contratos con personas naturales que incrementen el monto inicial en una

suma superior a US$50.000.

3.5.2. TIPOS DE SELECCIÓN DE CONSULTORES A continuación se describen los tipos de selección de consultores que utilizará el Programa.

3.5.2.1. PROCEDIMIENTOS GENERALES A continuación se describe el proceso mediante el cual se debe seleccionar, contratar y supervisar un servicio de consultoría dentro del PROGRAMA: Anexo No 8 - NORMAS SELECCIÓN Y CONTRATACION DE CONSULTORES POR PRESTATARIOS DEL BANCO MUNDIAL – de la Sección II de las Normas para selección y contratación de Consultores.




3.5.2.2. ASPECTOS IMPORTANTES SOBRE LA NOTIFICACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN Después de transcurridos el plazo de siete días a partir de la fecha de publicación señalado el contratante notificara al oferente seleccionado que su oferta ha sido aceptada. A continuación se relacionan los aspectos más importantes que deben tenerse en cuenta en el momento de notificar la adjudicación de un contrato.

3.5.2.3. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE NO CONSULTORÍA Y OBRAS MEDIANTE LPN O LPI Dentro de las dos semanas siguientes al recibo de una “No Objeción” del Banco a la recomendación de adjudicación de contrato, se debe publicar en el SECOP en la Página del DEPARTAMENTO, (para LPI también en UNDB) los resultados que identifiquen la oferta y los números de lotes, si los hubiere, y la siguiente información:

• Nombre de cada licitante que haya entregado una oferta;

• Precios de las Ofertas leídos en voz alta en la apertura de ofertas;

• Nombre y precio evaluado de cada oferta que fue evaluada;

• Nombre de los licitantes cuyas ofertas fueron rechazadas y las razones de su rechazo;

• Nombre del licitante ganador, y el precio que ofreció, así como la duración y resumen del alcance del contrato adjudicado.

• Igualmente en la publicación se debe especificar que cualquier licitante que desee corroborar las consideraciones sobre las cuales su oferta no fue seleccionada, debe solicitar una explicación a la UEP.

La UEP debe proporcionar oportunamente a los licitantes que así lo soliciten, una explicación del por qué su oferta no fue seleccionada, ya sea por escrito o a través de una reunión de información, o ambas, a opción de la UEP el licitante solicitante debe asumir todos los costos de asistencia a tal reunión. La UEP solamente podrá suministrar información sobre la oferta de la firma interesada. No se puede suministrar información sobre las otras ofertas. El resultado del proceso se debe publicar en la página web del PROGRAMA, del DEPARTAMENTO y en el UNDB el nombre del consultor al cual se le adjudicó el contrato, así como el precio, la duración y el alcance del contrato. La publicación puede hacerse trimestralmente en forma de un cuadro resumen que cubra el periodo anterior.

3.5.3. ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA TODO PROCESO DE CONTRATACIÓN BIRF

3.5.3.1. COMITÉ DE EVALUACIÓN (CE) 1. Comité de Evaluación. Es un comité de expertos para evaluar ofertas. El especialista en adquisiciones

informará al Comité sobre las reglas aplicables a la evaluación, antes del inicio de la misma. El CE debe utilizar los criterios de evaluación establecidos en los documentos de licitación (obras, bienes y servicios de No consultoría) y en la hoja de datos adjunta a la Solicitud de Propuestas (servicios de consultoría).

2. El juicio de los miembros del CE tiene que ser técnicamente objetivo, independiente e imparcial cumpliendo estrictamente con los procedimientos y criterios de evaluación indicados en los pliegos. El CE debe proporcionar una explicación adecuada de la evaluación en el informe correspondiente. La experiencia de los miembros del CE, en las disciplinas relacionadas con la asignación y su familiaridad con las técnicas de evaluación de las ofertas y propuestas de los consultores, es importante.

3. La imparcialidad de los evaluadores es tan importante como su experiencia profesional y dominio de las técnicas de evaluación. Consultores y otras partes interesadas, debe procurar que el proceso de evaluación




sea objetivo, justo, y se lleve a cabo estrictamente de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en los documentos de licitación y en el SP.

4. El CE debe estar conformado por lo menos con tres miembros calificados que tengan vinculación con el PAP-PDA, preferiblemente que hayan participado en la preparación de los documentos de licitación y que sus miembros se seleccionen considerando el tipo de adquisición a realizar. La UEP deberá garantizar, que los miembros del Comité, no tienen ningún conflicto de interés relacionado con el proceso respectivo. Así mismo, los miembros del CE deberán tener cargos, conocimiento y experiencias similares al proceso a evaluar, así como conocimientos técnicos, comerciales, financieros, Normas aplicables al crédito BIRF 7434-Co y las diferencias con las prácticas Nacionales.

5. Los miembros del CE deben ser nombrados poco antes de la fecha límite para la presentación de propuestas/ofertas para reducir el riesgo de contactos cuestionables con los posibles licitantes o las empresas preseleccionadas antes de la presentación de propuestas/ofertas. Los miembros del CE NO deben participar en el acto de apertura. Antes de iniciar la evaluación, los miembros del CE deben asegurarse de:

• No tienen conflictos de interés,

• Entender los criterios de evaluación (ofertas/propuestas) Evaluación y criterios (servicios de consultoría),

• Tener los documentos estándar de evaluación. 6. El CE utilizará un formato escrito en el cual se haga conocer los resultados del proceso de evaluación,

incluyendo un resumen de las evaluaciones individuales de cada uno de los miembros del Comité (Consultorías). Las evaluaciones individuales estarán disponibles a solicitud del BM.

3.5.3.2. CONFIDENCIALIDAD Confidencialidad. Después de la apertura en público de las ofertas, no debe darse a conocer a los licitantes ni a personas no interesadas oficialmente en estos procedimientos, información alguna acerca del análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre las recomendaciones relativas a la adjudicación, hasta que se haya publicado la adjudicación del contrato. Miembros del Comité de Evaluación velarán por que el proceso de evaluación sea confidencial.

3.5.3.3. EL ARCHIVO

a) LA UEP

• Maneja el archivo de todas sus áreas por medio de las tablas de retención documental (TRD) implementadas para identificar, controlar, verificar la información. A continuación se muestra el caso del área de adquisiciones y los documentos que hacen parte del archivo con sus códigos designados, y cuya responsabilidad es de la UEP proteger los documentos allí consignados.

• Para el manejo de la confidencialidad de la información, como licitaciones, pliegos, Términos de referencia etc. Esta información luego de organizada se debe proteger y salvaguardar y quedara consignada en el formato que describe todo el inventario que es propiedad del cliente FM-04-22 CONTROL INFORMACIÓN PROPIEDAD CLIENTE.




CÓDIGO SERIES / SUBSERIES

TIPOS DOCUMENTALES

04.07_30 CONTRATOS

04.07_30.189 Contratos Proyectos de Obras con BM

Presentación de Documentos Previos en Banco Mundial

Términos de Referencia

No Objeción del Banco Mundial

Llamado de Licitación

Recepción de Ofertas

Evaluación de las Ofertas

Envió al Banco Mundial para no Objeción

Publicación de Resultados

Adjudicación

Firma del Contrato

Envió de Resultados al BM

Legalización del Contrato – copia firma del contrato

Informe del Banco Mundial

04.07_30.190 Seguimiento a los Contratos en Ejecución y Supervisión de la Calidad de las Inversiones y Estabilidad de las Obras, (Por proyecto)

Actas de Reunión

Lista de Chequeo de Revisión de Obras en Visita Técnica

Informe de Visita

Fichas de Seguimiento a Proyectos Financiados con Recursos de los PDAs




Recibo de Obras de Infraestructura

04.07_30.191 Contratos de Proyectos de Consultoría para Montos Inferiores a 50 000 dólares

Elaboración de un Termino de Referencia

Invitación a Presentar Propuestas

Recibo de Propuestas

Evaluación de Precio

Envió al Banco Mundial para no Objeción

Acta de Negociación

Firma del Contrato

Envió de Resultados al BM

Legalización del Contrato - copia firma del contrato

Informe del Banco Mundial

04.07_30.192 Contratos de Proyectos de Consultoría para Montos Mayores a 200 000 dólares

Entrega de Solicitud al Banco para Publicación de Aviso


Evidencia de Publicación de Avisos

Recibido Expresiones de Interés

Valoración y Envío al Banco de Lista Corta de Proponente

Documento Términos de Referencia


Invitación a Presentar Propuestas

Recibido de Propuestas




Acta de Evaluación del Comité Técnico y Soportes


Documento de Apertura de Propuestas de Precio


Documento de Evaluación Combinada


Acta de Negociación

Minutas para el Contrato

No Objeción del Banco Mundial con Contrato para Firma

Documento Adjudicación

Firma del Contrato

Envío de Resultados al BM para Publicación en la Página

Legalización del Contrato- copia firma del contrato

Debe también incluir una copia del contrato firmado, la información de las etapas claves durante la ejecución de los contratos hasta la terminación de los mismos que incluye copia del Acta de terminación, una copia del día en que el contratista o consultor presenta la cuenta o acta de cobro, una copia del documento o cheque que indique el día en que se realizó el pago y cualquier información aprobando modificaciones en tiempo / valor o adendos a los contratos. Documentos que son proporcionados por la Interventoría al Supervisor y éste al grupo de Adquisiciones de la UEP.

b) DEPARTAMENTO

• Las pautas que como mínimo la GDG deberá seguir para el manejo y protección de la información y los documentos del proyecto, se establecen una guía por medio de las tablas documentales indicadas a continuación:

• Así mismo, se requerirá de copias firmadas de los contratos que la GDG conserve, para que sean remitidos al archivo de la UEP.

• Se recomienda el uso de membretes de color, que permitan identificar y reconocer fácilmente la información que pertenece al proyecto, y su clasificación en obras o consultoría.

• Garantizar la ubicación de esta documentación, en un lugar adecuado y centralizado que evite desorden, accidentes o pérdidas.




CONTRATOS

Documentos Contractuales

Estudio de conveniencia, oportunidad y condiciones básicas

Documentos del contratista

Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

Registro Presupuestal

Propuesta presentada por el contratista

Contrato orden o carta de aceptación según sea el caso

Pólizas o garantías según sea el caso

Aprobación de garantías si es el caso

Consignación y constancia de publicación del documento

Carta de designación del inspector

Acta de Inicio

Documentos liquidatarios

CONVENIO

Convenio – Acuerdos

Propuestas presentadas por la empresa

Soportes Contractuales de carácter técnico

Acta de Inicio

Pólizas o garantías según sea el caso

Consignación y constancia de publicación del documento

Documento de legalización del convenio si es el caso

Modificaciones suscritas si es el caso y soportes de legalización




Informes de ejecución y soportes

Documentos liquidatarios

3.5.3.4. PROTESTAS E INCONFORMIDADES

• Respecto de las comunicaciones recibidas de los licitantes después de la apertura de las ofertas, el Banco actuará de la siguiente manera. En el caso de los contratos que no están sujetos a examen previo por el Banco, la comunicación debe ser enviada al Prestatario para que éste la considere y tome las medidas del caso, si hubiere lugar a hacerlo, y éstas deben ser examinadas posteriormente por funcionarios del Banco como parte de la supervisión del proyecto.

• En el caso de los contratos sujetos a examen previo por el Banco, la comunicación será examinada por el Banco, en consulta con el Prestatario. En caso de necesitarse información adicional para completar el proceso, ésta será solicitada al Prestatario. Si se necesitara información adicional o una aclaración del licitante, el Banco le solicitará al Prestatario que la obtenga y que formule sus observaciones o las incorpore, cuando esto sea apropiado, en el informe de evaluación. El examen por parte del Banco no se finalizará sino una vez que la comunicación haya sido examinada y considerada cabalmente.

3.5.3.5. ACCIONES DE ANTICORRUPCIÓN - ANEXO Nº 9

3.5.3.6. ACCIONES RELACIONADAS CON LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES

• Se adelantaran acciones relacionadas con los procesos de contratación para los prestatarios y receptores de los préstamos para ayudar a prevenir y combatir la corrupción en los proyectos financiados por el BM.

• Las Normas de Anti-corrupción explican en detalle las acciones que pueden emprender los Prestatarios y otros receptores de fondos de los préstamos para ayudar a prevenir y combatir el fraude y la corrupción en los proyectos financiados por el Banco.

• Algunas relacionadas con los procesos de contrataciones son las siguientes:

• Adoptar todas las medidas apropiadas para prevenir el fraude y la corrupción en los procesos de contrataciones, como mantener mecanismos fiduciarios y administrativos apropiados. Si la supervisión deja al descubierto deficiencias, es necesario solucionarlas durante la ejecución.

• Concienciar acerca del problema, asegurándose de que las Normas contra la corrupción se pongan a disposición del personal de proyectos y las ONG, los intermediarios financieros, y otros organismos de ejecución y su personal que trabaja en el proyecto.

• Notificar al BM toda acusación de fraude y corrupción en relación con el uso de los préstamos y cooperar con las investigaciones del Banco.

• En el caso de que se produzca fraude o corrupción en un proyecto financiado por el Banco, tomar a su debido tiempo las medidas apropiadas para hacer frente al problema. El Prestatario y el BM deberán celebrar consultas sobre lo que debe hacerse en cada caso.




• Los Prestatarios deben incluir cláusulas contra la corrupción en los acuerdos que celebren con otros receptores de fondos de los proyectos (incluso las entidades de ejecución de los proyectos). Y asegurar que todos los proyectos de licitación la incluyan.

• Debida diligencia sobre las sanciones del Banco de Políticas y Procedimientos

• Al realizar la evaluación de las ofertas, el Prestatario deberá verificar la elegibilidad de los oferentes de las listas de las empresas y los individuos inhabilitados y suspendidos de conformidad al Régimen de Anti-corrupción del BM, de conformidad con el párrafo 1.16 (d) de las presentes Directrices y / o en el apartado 1.23 (d), de las Directrices de Consultores, que se publican en el sitio externo del Banco.

• El Prestatario debe actuar con debida diligencia adicional de cerca la supervisión y el seguimiento de cualquier contrato en curso (si se examina antes o después) es ejecutado por una empresa o persona que ha sido sancionado por el Banco después de dicho contrato fue firmado.

• El Prestatario no firmará ningún nuevo contrato ni firmar una enmienda, incluyendo cualquier prórroga del plazo de ejecución o cambiar una u orden de variación, de un contrato en curso con una empresa suspendido o inhabilitado o individuo después de la fecha de vigencia de la suspensión o inhabilitación sin revisión previa del Banco y de no objeción. El Banco sólo financiará los gastos adicionales si se produce antes de la fecha de finalización del contrato original o la fecha de finalización revisada: (i) para los contratos antes de revisión, en una enmienda a la que el Banco haya emitido su no objeción, y (ii) para los contratos de revisión posterior, en una enmienda firmada antes de la fecha de suspensión o inhabilitación. El Banco no financiará ningún nuevo contrato, o cualquier modificación o adición introducir una modificación importante a cualquier contrato existente que se firmó con una empresa suspendido o inhabilitado o individuo a partir de la fecha de vigencia de la suspensión o inhabilitación.

3.6. OTROS

3.6.1. GARANTÍAS DE MANTENIMIENTO DE OFERTA Y DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL

• Tal como se determina en los pliegos de licitación, el Oferente deberá presentar como parte de su Oferta, una Garantía de Mantenimiento de la Oferta o una Declaración de Mantenimiento de la Oferta, en el formulario original especificado en los pliegos.

• La Garantía de Mantenimiento de la Oferta, incondicional, pagadera a la vista y a primer requerimiento, será por la suma estipulada en los pliegos y denominada en la (s) moneda (s) de la Oferta, y deberá:

• A opción del Oferente constituir: en una garantía, a través de una carta de crédito, o en una garantía bancaria emitida por una institución bancaria; u otros instrumentos de carácter incondicional, pagadero a la vista y a primer requerimiento.

• Ser emitida por una institución de prestigio seleccionada por el Oferente y ubicada en un país elegible. Si la institución que emite la garantía está localizada fuera de Colombia, ésta deberá tener una institución financiera corresponsal en Colombia que permita hacer efectiva la garantía;

• Estar substancialmente de acuerdo los formularios de la Garantía de mantenimiento de Oferta incluidos en la respectiva Sección de los pliegos (sección IV, Formularios de la Oferta) u otro formulario aprobado por el Comprador con anterioridad a la presentación de la oferta; Cualquier modificación a estos formularios y a cualquier disposiciones de los pliegos establecidas en la instrucciones a los licitantes, condiciones generales a los licitantes y formatos, deben ser previamente acordadas con el Banco, el cual debe emitir




una NO OBJECIÓN. El incumplimiento de esta disposición puede generar la toma de acciones establecidas en las normas, tal como la declaración la contratación viciada.

• Ser pagadera a la vista ante solicitud escrita del Comprador.

• Ser presentada en original; no se aceptarán copias;

• Las garantía Bancaria está sujeta a las “Reglas Uniformes de la CCI relativas a las garantías contra primera solicitud” (Uniform Rules for Demand Guarantees), Publicación ICC No. 458, excepto el numeral (ii) del Sub-artículo 20 (a).

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