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MANUAL
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Table des matières
1. Welding Week 2019 : en pratique ................................................................................................... 3
1.1 LIEU, DATES DU SALON ET HEURES D'OUVERTURE ............................................................................ 3 1.2 PERSONNES DE CONTACT EASYFAIRS ................................................................................................. 3 1.3 SERVICES .............................................................................................................................................. 4 1.4 INFORMATIONS GENERALES ............................................................................................................... 5
2. Dates finales ................................................................................................................................... 6 3. Informations relatives au stand ....................................................................................................... 7
3.1 INFORMATIONS GENERALES SUR LE STAND ....................................................................................... 7 3.2 FORMULES DE STAND ALL-IN, ALL-IN PLUS ET SPACE ONLY ............................................................... 7 3.3 ÉLECTRICITE ......................................................................................................................................... 9 3.4 TRAVAUX D'IMPRESSION FACULTATIFS .............................................................................................. 9 3.5 REGLEMENT DE L'EVENEMENT ......................................................................................................... 11
4. Montage, démontage & parking .................................................................................................... 13
4.1 MONTAGE ET DEMONTAGE .............................................................................................................. 13 4.2 PARKING ............................................................................................................................................ 14
My Easyfairs: Visit Connect & Smart badges ...................................................................................... 15
5.1 MY EASYFAIRS : GENERALITES ........................................................................................................... 15 5.2 MY EASYFAIRS : COMMANDER DES ARTICLES DU WEBSHOP ........................................................... 16 5.3 MY EASYFAIRS : ENREGISTREMENT DU PERSONNEL DU STAND ....................................................... 16 5.4 APPLICATION VISIT CONNECT ........................................................................................................... 17 5.5 SMART BADGES ................................................................................................................................. 17
6. Outils de promotion ..................................................................................................................... 18
6.1 PACK EXPOSANT AVEC CARTES D'INVITATION .................................................................................. 18 6.2 BASE DE DONNEES POUR LE MAILING POSTAL ................................................................................. 18 6.3 INVITER LES VISITEURS EN LIGNE VIA VOTRE LIEN D'ENREGISTREMENT PERSONNEL ..................... 18 6.4 EASYGO .............................................................................................................................................. 19 6.5 INNOVATION TOUR ........................................................................................................................... 20 6.6 ONSITE PROMO PACKS ...................................................................................................................... 20
7. Annexes ....................................................................................................................................... 21
7.1 PLAN DU STAND ................................................................................................................................ 21 7.2 DB SCHENKER .................................................................................................................................... 21 7.3 ASSURANCE ....................................................................................................................................... 21 7.4 RESTAURATION .................................................................................................................................. 21 7.5 WIFI.................................................................................................................................................... 21
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1. Welding Week 2019 : en pratique
Cher exposant,
Nous nous ferons un plaisir de rendre votre participation au salon la plus agréable et la plus réussie
possible. Ce manuel vous donne un aperçu de toutes les possibilités. N'hésitez pas à nous contacter si e
des questions. D’ores et déjà, nous vous souhaitons beaucoup de succès avec les préparatifs !
L'équipe Welding Week
Easyfairs nv | Jan Van Rijswijcklaan 191 | BE-2020 Anvers | +32 3 280 53 00
www.welding.be
1.1 LIEU, DATES DU SALON ET HEURES D'OUVERTURE
Antwerp Expo - Hall 1, 4 & 5
Jan Van Rijswijcklaan 191, BE-2020 Anvers
Mardi 19 novembre 2019 : 10h00 – 17h00
Mercredi 20 novembre 2019 : 10h00 – 20h00
Jeudi 21 novembre 2019 : 10h00 - 17h00
! Les exposants ont accès au bâtiment 2 heures avant le début du salon.
1.2 PERSONNES DE CONTACT EASYFAIRS
OPÉRATIONS : web shop, mobilier, électricité, logistique,
cartes de stationnement, raccordement à l'eau, manutention,
montage et démontage
Tilde Frederix
+32 9 241 96 01
VENTES : format du stand, modifications de stand,
sponsoring, EasyGo & Onsite Packs Promo
Steven Duytschaever
+32 3 280 53 49
Neil Lommers
+32 3 280 53 48
MARKETING : outils de promotion exposants, cartes
d'invitations, My Easyfairs, smart badges et Visit Connect App
Brix Hatia
+32 3 280 53 34
Illustration du lieu
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N'oubliez pas de nous suivre sur les médias sociaux !
Welding Week
Welding Week
1.3 SERVICES
RESTAURATION : restauration avec ou sans livraison sur votre
stand (consultez l'annexe nº4 pour plus d'informations)
NOBEL
+32 3 877 88 10
Lionel Paret
https://www.nobelboutique.be/
LOGISTIQUE ET MANUTENTION : chariots élévateurs pour le
montage, le démontage et le stockage lors du salon
! Seuls les chariots élévateurs de Schenker sont autorisés dans
le complexe.
DB Schenker
+32 9 228 67 09
MONTAGE DE STAND : réalisation d'un stand de salon (si vous
cherchez un partenaire pour assurer votre formule de stand Space Only)
Alline Standbouw
+32 3 313 52 09
HÔTESSES ET STEWARDS : hôtesses et/ou stewards (par ex. pour
l'accueil de votre stand) [email protected]
INTERNET : internet et ligne téléphonique temporaire sur votre
stand (pour une connexion continue sans limites garantie)
City Mesh
http://antwerpexpo.citymesh.com
HÔTEL : nuitées à un tarif avantageux lors des journées de salon
Ramada Plaza Antwerp
reservations@ramadaplaza-
antwerp.com
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1.4 INFORMATIONS GENERALES
• Café et thé : les exposants reçoivent du café et du thé gratuitement aux points de catering dans le hal
1 et 4. Les visiteurs reçoivent un voucher pour un café ou thé.
• Toilettes : les exposants peuvent utiliser gratuitement les toilettes sur présentation de leur badge.
• Wi-Fi : tout le monde peut surfer gratuitement sur le réseau Wi-Fi de Antwerp Expo.
• Vestiaire : un vestiaire payant est prévu pour les exposants et les visiteurs.
• Des questions lors du montage, du démontage ou du salon même ? Vos personnes de contact seront
difficilement accessibles par téléphone, c'est pourquoi ils vous assisteront personnellement au
secrétariat du salon à l’entrée 2 (pendant le montage et le démontage) et au stand d’Easyfairs dans le
hall 2 (pendant le salon). Des collaborateurs d'Easyfairs seront régulièrement présents dans le hall.
N'hésitez pas à les aborder si vous avez une question ou un problème. Vous pouvez également retirer
vos cartes de stationnement et vos badges d'exposant au secrétariat du salon lors du montage. Il est
également possible de commander du matériel de stand supplémentaire, parmi un assortiment limité
bien entendu. Tout doit être payé sur place en cash, par carte bancaire (Maestro) ou carte de crédit
(VISA/Mastercard).
! En cas d'éventuelle plainte lors du montage/salon, veuillez prendre contact avec un collaborateur
d'Easyfairs au secrétariat du salon ou au stand d’Easyfairs. Les plaintes qui nous parviennent après le salon
ne pourront plus être traitées, faute de démontrabilité.
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2. Dates finales
Afin que votre participation au salon se déroule dans les meilleures conditions, nous avons énuméré
quelques dates finales importantes. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans ce manuel.
N'hésitez pas à contacter votre personne de contact si vous avez des questions.
DATE ACTION PLUS D'INFOS
09/08/2019 Livraison de votre base de données pour le mailing par poste gratuit p.18 - Brix
27/09/2019 Inscrire Innovation Tour p.20 - Brix
25/10/2019 Vérification du nom du stand et des données pour la signalisation (via
My Easyfairs) p.15-19 - Brix
21/10/2019 Commande du matériel de stand à un tarif de réservation anticipée (via My Easyfairs)
p.16 - Tilde
21/10/2019 Communication des points de suspension (pour Space Only) p.7 - Tilde
21/10/2019 Livraison du plan de stand (pour All-in et All-in Plus) ou concept du stand (pour Space Only)
p.7-8 - Tilde
28/10/2019 Livraison de la mise en page des bannières (uniquement pour All-in Plus) p.8 - Tilde
28/10/2019 Livraison des travaux d'impression facultatifs p.9 - Tilde
28/10/2019 Vérification du nom du stand pour la moulure de frise (via My Easyfairs) p.7 - Tilde
12/11/2019 ! Clôture du web shop à 12h00 ! p.16 - Tilde
21/10/2019 Demande montage le dimanche 17/11 (space only) p.13 - Tilde
15/11/2019 Réservation du chariot élévateur (via DB Schenker) p.13 - Tilde
23/10/2019 Téléchargement de votre logo (via My Easyfairs & uniquement pour GoPlus) p.19 - 20 - Brix
15/11/2019 Enregistrement du personnel de stand (via My Easyfairs) p.16 - Brix
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3. Informations relatives au stand
3.1 INFORMATIONS GENERALES SUR LE STAND
Les couloirs et les stands (qui sont équipés de tapis) seront aspirés avant l'heure d'ouverture pendant les
journées du salon.
Lors de la réservation de votre stand, vous avez pu choisir parmi trois formules : All-in, All-in Plus et Space
Only. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations à propos de chacune de ces formules.
! Il n'est pas possible d'échanger ou de créditer des éléments d'un pack de stand standard. Si vous n'utilisez
pas tous les éléments, veuillez-nous en informer au préalable.
! Date finale 28/10/2019 : contrôlez votre nom de stand dans My Easyfairs. Est-ce bien ce nom qui doit
apparaître sur la structure ? Si ce n'est pas le cas, envoyez un e-mail à [email protected].
3.2 FORMULES DE STAND ALL-IN, ALL-IN PLUS ET SPACE ONLY
All-in
Compris de base dans la formule de stand « All-in » :
o Stand modulaire blanc, 250 cm de haut (y compris la structure en aluminium d'une hauteur de 10 cm)
o Taille de la vue par panneau : 95,4 cm de large x 240 cm de haut
o Tapis & tableau de nom avec nom de stand et numéro de stand
Ces éléments dépendent de la taille de votre stand :
12-16 m² 17-23 m² 24-35 m² >36 m²
Chaise 2 2 4 6
Table 1 1 2 3
Étagère à brochures 1 1 2 3
Carte de stationnement 1 1 2 2
Spots, 15 W (led) 2 3 4 6
Alimentation 1 kW 1 kW 3 kW 3 kW
! Date finale 21/10/2019 : envoyez par e-mail le plan de stand de votre All-in à l’adresse
[email protected] (voir annexe nº1).
All-in Plus
Compris de base dans la formule de stand « All-in Plus » :
o Construction en treillis (400 cm de haut) avec paroi arrière modulaire blanche (250 cm de haut)
o Armoire de 2 m x 1 m avec porte verrouillable en stand modulaire
o 1 spot de 300 W par 10 m² (fixé à la construction en treillis)
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o Bannière avec logo sur chaque côté ouvert*
o Alimentation électrique 6 kW, avec tableau de distribution
o Tapis
o 2 cartes de stationnement
o 6 chaises, 2 tables et 3 étagères à brochures
o 1 comptoir et 2 chaises hautes, 1 poubelle transparente, 2 plantes et 1 réfrigérateur 140 blanc
*Une bannière séparée est produite par côté ouvert. Les bannières font 100 cm de haut et sont 10 cm plus
courtes que la longueur totale du côté ouvert. (Exemple : votre stand fait 5 x 6 m. Vos bannières mesurent donc 4,90 m
de large x 1 m de haut et 5,90 m de large x 1 m de haut.). Veuillez tenir compte des éléments suivants :
o Mise en page à 25 % de la taille réelle
o Avec une marge perdue de 1,25 mm tout autour
o Sans repères de coupe ou autres marquages d'impression
o Tous les textes sont en lettres vectorisées
o Lors de la mise en page, ne pas placer de texte ou de logo à moins de 6 cm de chaque bord
! Pour les fichiers qui doivent être mis en page/adaptés par nos soins, nous facturerons un coût
supplémentaire. Nous vous en informerons préalablement.
! Date finale 21/10/2019 : envoyez par e-mail le plan de stand de votre All-in Plus à l’adresse
[email protected] (voir annexe nº1).
! Date finale 28/10/2019 : envoyez par e-mail la mise en page de votre (vos) bannière(s) All-in Plus à
l'adresse [email protected].
Space Only
La formule de stand « Space Only » ne contient pas de paroi, de tapis, de raccordement électrique ni de
mobilier. Cette formule ne comporte que 2 cartes de stationnement. Il n'est pas possible de commander
une armoire, des parois…. L'alimentation électrique peut être réservée via, notamment, le web shop.
La hauteur de construction maximale dépend du hall du salon et de l'emplacement de votre stand.
Easyfairs doit approuver toutes les conceptions au préalable. Pour ce faire, veuillez-nous envoyer par e-
mail la conception de votre stand pour approbation. Veuillez y ajouter une impression et un dessin
technique comprenant les dimensions d'exécution claires.
! Date finale 21/10/2019 : envoyez par e-mail les points de suspension de votre Space Only à l’adresse
! Il n’est pas possible de placer des points de suspension à n’importe quel endroit. Demandez donc vos
points de suspension à temps, afin que nous puissions vérifier les possibilités.
! Date finale 21/10/2019 : envoyez par e-mail la conception de votre stand Space Only à l’adresse
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3.3 ÉLECTRICITE
Une prise de courant de 230 V est comprise par stand All-in et All-in Plus. Vous pouvez sans problèmes y
brancher un ordinateur portable, un écran télé ou un réfrigérateur. Si vous commandez des spots par notre
intermédiaire, nous les raccorderons pour vous et leur consommation ne sera pas déduite de votre
raccordement.
Les stands Space Only peuvent commander de l'électricité (prélèvement minimum : 3 kW/230 V) auprès
du web shop. Il n'est pas possible de commander des spots supplémentaires, car ceux-ci sont uniquement
adaptés pour les stands All-in (Plus).
Vous pouvez commander trois raccordements principaux différents via le web shop :
o Raccordement avec tableau de distribution
o Raccordement sans tableau de distribution avec CEE
o Raccordement machine avec un différentiel de 300 mA
Éléments fréquemment utilisés et leur consommation :
o Appareil à expresso/Nespresso/Senseo : max. 2 000 W
o Réfrigérateur : max. 250 W
o Ordinateur portable : max. 100 W
3.4 TRAVAUX D'IMPRESSION FACULTATIFS
Tous les exposants ayant choisi une formule de stand All-in ou All-in Plus peuvent commander des travaux
d'impression supplémentaires en option. Il existe trois possibilités : panneaux de stand imprimés,
prolongement ou impression transparente.
! Date finale 28/10/2019 : envoyer par e-mail les fichiers de mise en page pour les travaux d'impression
supplémentaires à l'adresse [email protected].
! Pour les fichiers qui doivent être mis en page/adaptés par nos soins, nous facturerons un coût
supplémentaire. Nous vous en informerons préalablement.
Panneaux de stand imprimés
Les panneaux de stand peuvent être imprimés en couleur (120 € par panneau).
! Une porte d’armoire ne peut pas être imprimée.
! Ces panneaux ne peuvent pas être emportés.
Spécifications pour la livraison des panneaux de stand imprimés :
o Mise en page panneau 954 mm x 2 400 mm + 5 mm de marge perdue de
chaque côté (dimension totale de 964 mm x 2 410 mm, marge perdue incluse)
o Livrer en PDF à 100 % ou 50 %. Si vous livrez en 50 %, réduisez la marge
perdue à 2,5 mm et mentionnez « 50 pc » dans le nom du fichier.
o Pas de repères de coupe ni d’autres marquages d'impression
o écran plasma / led: max. 250 W
o Chargeur de téléphone : max. 20 W
o Bouilloire : max. 2 000 W
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o Textes avec lettres vectorisées
o Le montant droit entre les panneaux est de 45,5 mm de large et ne peut pas être imprimé
Prolongement
Vous avez la possibilité de prolonger visuellement votre stand. Pour ce faire, il suffit d'ajouter des
panneaux de 1 ou 1,5 m de haut. La largeur et la hauteur dépendent de la taille de votre stand et de vos
souhaits.
Spécifications pour la livraison d'un prolongement :
o Livraison en PDF
o min. 100 DPI à 100 %
o Prêt à imprimer
o Taille réelle
Prix :
Largeur Hauteur Prix
3 m 1 m 281 €
4 m 1 m 330 €
5 m 1 m 401 €
Impression transparente
Cette impression transparente est un tissu tendu dans un cadre en aluminium qui est fixé à la paroi modulaire. Les montants sont invisibles. La toile tombe devant la paroi. ! Après le salon, vous pouvez emporter la toile, mais le cadre reste la propriété du constructeur de stand.
Spécifications pour la livraison d'une impression transparente :
o Livraison en PDF à 100 % ou 50 % (si vous livrez à 50 %, veuillez mentionner « 50 pc » dans le nom
du fichier)
o Pas de repères de coupe ni d’autres marquages d'impression
o Textes avec lettres vectorisées
o min. 100 DPI à 100 %
Prix :
Largeur Hauteur Prix
2 m 2,5 m 318 €
3 m 2,5 m 450 €
4 m 2,5 m 600 €
5 m 2,5 m 750 €
! Les prix sont basés sur les fichiers prêts pour impression que vous nous envoyez. Si vous désirez un autre
format ou plus d'informations à ce sujet, veuillez envoyer un e-mail à l’adresse
Largeur Hauteur Prix
4 m 1,5 m 396 €
5 m 1,5 m 461 €
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3.5 REGLEMENT DE L'EVENEMENT
• Veuillez laisser le matériel loué pour votre stand dans son état d'origine, afin que nous puissions le
réutiliser.
• Hauteur de construction maximale pour tous les stands All-in (Plus) : 400 cm. Aucune exception n'est
possible. Pour le stand Space Only, la hauteur de construction maximale dépend du hall.
• Si vous avez un stand îlot, vous pouvez fermer max. 50 % par côté ouvert.
• Il est techniquement impossible pour les organisateurs de fournir un stand All-in (Plus) sans
revêtement de sol.
• Le son amplifié doit être limité au minimum et ne peut pas déranger les stands voisins. Si des plaintes
à ce sujet nous parviennent, l'organisation peut à tout moment décider de débrancher le son. (n'oubliez
pas la SABAM et la rémunération équitable si vous émettez de la musique sur votre stand !)
• L'organisation n'est pas responsable d'éventuels pertes ou vols.
• Les comptoirs et/ou armoires font partie du matériel à louer et nous ne pouvons pas garantir qu'il
s'agisse d'un endroit sécurisé pour y déposer des biens précieux. Ne laissez pas de biens précieux sans
surveillance !
• En cas d'annulation de matériel loué, nous nous verrons dans l'obligation de facturer des frais
d'annulation. (Jusqu'à 2 semaines avant le salon : 50 % de frais d'annulation. À partir de 2 semaines avant le salon : 100 %
de frais d'annulation.)
• Toute plainte concernant le matériel loué ne peut être traitée que si elle a été communiquée lors du
montage ou au cours du salon même. Toute plainte ultérieure ne sera pas valable par manque de
démontrabilité.
• Tout déchet résiduel trouvé après le salon sera facturé au client, 50 Euro/m³.
• Les stands qui ne sont pas entièrement démontés aux dates et heures indiquées seront enlevés aux
frais de l'exposant.
Obligation :
o Pour les stands supérieurs à 72 m², un extincteur doit obligatoirement se trouver sur le stand. Si
vous ne disposez pas d'un extincteur, vous pouvez en commander un dans notre web shop. La
présence des extincteurs sera contrôlée lors de la tournée de sécurité générale.
o Toute construction de stand propre (Space Only) doit être approuvée préalablement par
l'organisateur du salon.
o Tous les côtés de stand supérieurs à 250 cm et adjacents aux stands voisins doivent être finis en
blanc sans aucune forme de logo.
Autorisé, moyennant l'accord de l'organisateur du salon :
o Toute forme de construction de toit est uniquement autorisée après approbation de
l'organisateur.
o Les actions commerciales en-dehors du stand sont uniquement autorisées sur autorisation de
l'organisateur.
o Les bonbonnes de gaz sont uniquement autorisées après demande et approbation écrite de
l'organisateur.
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Interdit :
o Il est interdit d'emporter les panneaux de stand.
o Le matériel de démonstration ne peut pas être placé dans les couloirs (uniquement dans le stand propre).
o Les vidéoprojecteurs et effets lumineux sont interdits en-dehors de votre propre stand.
o Les chariots élévateurs et/ou transpalettes personnels ne sont pas autorisés dans le hall. Pour ce
type de matériel, veuillez prendre contact avec notre partenaire fixe DB Schenker.
o Il est interdit d’utiliser du Velcro et de forer, visser ou clouer dans les parois ou dans le mobilier.
Les parois endommagées seront facturées 50 € par panneau. Vous pouvez collecter gratuitement
des crochets ou du papier-collant double face auprès du secrétariat du salon lors du montage pour
suspendre, entre autres, les posters.
o Les parois ne peuvent pas être enlevées.
o L'échange ou le remboursement du matériel standard ou loué n'est pas autorisé.
o Les enfants de moins de 16 ans ne sont pas autorisés dans les halls lors du montage et du
démontage.
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4. Montage, démontage & parking
4.1 MONTAGE ET DEMONTAGE
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des horaires de montage et de démontage. Il est interdit de
démonter avant la fermeture officielle de l'événement.
Montage
Samedi 16/11/2019 : 6h00 – 20h00
Dimanche 17/11/2019 : 8h – 18h (payant)
Lundi 18/11/2019 : 6h00 – 20h00
Démontage
Jeudi 21/11/2019 : de 18h30 – 01h00
Vendredi 22/11/2019 : de 10h00 – 18h00
! Date finale 21/10/2019 : si vous voulez monter votre stand Space Only déjà le dimanche 17/11/2019
(payant : 715 euros exclu. BTW par stand), demandez-le à l’avance en envoyant un e-mail à l’adresse
Nos fournisseurs commencent le démontage des stands immédiatement après la fin du salon. Veillez à ce
que tous les objets de valeurs soient retirés de votre stand. Le matériel loué, tel que les comptoirs, sont
enlevés immédiatement après la fermeture. Veillez à ce qu'ils soient vidés à temps.
Tout matériel doit être enlevé au plus tard vendredi 22/11/2019 à 12h. Tout matériel restant par après
sera enlevé à vos frais (€50/m³).
! Date finale 15/11/2019 : réservez un chariot élévateur auprès de DB Schenker si vous en avez besoin,
car seuls leurs chariots élévateurs et transpalettes sont autorisés à circuler sur le lieu de l'événement (+32
9 228 67 09 ou [email protected]).
Des questions lors du montage et du démontage ? Pour toute question, adressez-vous au secrétariat du
salon (entrée 2). Vous pouvez également y retirer vos badges d'exposant lors du montage, ainsi que
commander du matériel de stand supplémentaire, parmi un assortiment limité bien entendu. Tout doit
être payé sur place en cash, par carte bancaire (Maestro) ou carte de crédit (VISA/Mastercard).
Réservez votre parking via
Voyage Control ! Plus d’infos: p.14
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4.2 PARKING
Pendant le montage et le démontage
Le stationnement pendant le montage et le démontage est gratuit, mais il est obligatoire de réserver en
avance en ligne via Voyage Control.
Comment ça marche ?
1) En début Octobre vous recevrez un e-mail de Voyage Control, dans lequel le système sera expliqué
en détail.
2) Vous devez vous enregistrer en ligne et après vous pouvez choisir un créneau horaire sur le parking.
Vous avez besoin de votre carte de crédit, car Voyage Control le demandera comme sécurité. Rien
ne sera crédité sauf si vous restez trop longtemps sur le parking. Quand tout est rempli, vous
recevrez un code QR.
3) En arrivant au parking, vous montrez votre code QR. A la fin de votre créneau horaire, vous quittez le
parking et vous stationnez votre voiture au Vogelzanglaan ou au camping Vogelzang (gratuit pendant
le (dé)montage). Après, vous retournez à pied pour finir le (dé)montage de votre stand.
! Ouvrez le système en ligne dans Google Chrome (pas dans Internet Explorer ou Mozilla Firefox).
! Les créneaux horaires sont limités, dépendant de votre véhicule. Toutes les réservations sont liées à votre
plaque d'immatriculation qui sera contrôlé quand vous entrez le parking.
! Par l’application de Voyage Control (sur votre smart phone) vous pouvez toujours modifier votre
réservation ou réserver un nouveau créneau horaire.
Des questions techniques sur le système ? Contactez Voyage Control : [email protected].
D’autres questions ? Contactez [email protected] ou 09/241.96.01
Pendant les jours de salon
Le stationnement sur le parking des exposants est uniquement possible sur présentation d'une carte de
stationnement.
Pendant le salon, on ne travaille pas avec le système de Voyage control mais avec des cartes de
stationnement.
Votre pack de stand contient de base une ou plusieurs cartes de stationnement. Le terrain autour de
l’Antwerp Expo est utilisé comme parking pour les exposants. Si celui-ci est complet, les autres véhicules
sont dirigés vers le Camping Vogelzang. Vu le manque d'espace, aucune carte de parking supplémentaire
n'est vendue. Des places de stationnement gratuites sont disponibles sur la voie publique autour de
l’Antwerp Expo ou vous pouvez stationner sur le Camping Vogelzang pour 8 € par jour (paiement en cash
lors de l’accès).
Les cartes de stationnement ne peuvent pas être envoyées par la poste. Vous pouvez les récupérer au
secrétariat du salon (entrée 2) au moment du montage. Les cartes de stationnement non récupérées le
mardi, seront disponibles auprès du gardien du parking des exposants.
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My Easyfairs: Visit Connect & Smart badges
5.1 MY EASYFAIRS : GENERALITES
My Easyfairs est un outil en ligne qui vous permet, d’une part, de promouvoir votre participation au travers
de la page dédiée à votre entreprise sur le site web du salon et, d’autre part, d’organiser certains aspects
pratiques en ligne (par exemple : commande de matériel de stand et enregistrement du personnel du stand). Vous y
trouverez aussi différentes bannières du salon à des fins promotionnelles.
Connexion Surfez sur www.easyfairs.com et connectez-vous à My Easyfairs, dans le coin supérieur
droit. Utilisez le mot de passe que vous avez choisi (vous aurez reçu, lors de votre
inscription, un e-mail avec un lien vous permettant de définir votre mot de passe). Une
fois connecté, cliquez sur MANAGE STAND.
! Vous n’avez pas encore de compte ? Envoyez un e-mail à [email protected].
La page de votre entreprise Une fois que vous vous êtes connecté et que vous avez cliqué sur le bouton MANAGE STAND, vous arrivez
sur la page de votre entreprise. Si vous organisez votre stand pour la première fois, un assistant s’affiche
pour vous aider à fournir les informations de base nécessaires à la création de votre profil en ligne. Lorsque
vous avez terminé, une ligne du temps s’affiche. Sélectionnez la rubrique « Manage Your Online Profile ».
Toutes les informations que vous ajoutez ici figureront sur la page dédiée à votre entreprise sur le site web
du salon.
Indiquez diverses informations sur votre entreprise : logo, nom du stand, domaines d’activité de votre
entreprise, description de l’entreprise, détails pour le formulaire de contact et vos produits, actualités et
offres d’emploi. Vous pouvez aussi vous inscrire à l’Innovations Gallery afin d’accroître votre visibilité sur
le site web de l’événement.
! Date limite : 25/10/2019 – Contrôlez le nom de votre stand dans My Easyfairs. Si ce n’est pas le nom qui doit apparaître sur la signalétique du salon, modifiez-le avant la date limite.
Vous pouvez suivre l’avancement à l’aide de la barre située sous la ligne du temps. Elle vous donne un
aperçu des tâches déjà effectuées et de celles que vous pouvez effectuer ultérieurement.
Vous trouverez tous les types de fichiers dans la rubrique « Marketing material », notamment des
bannières en ligne, des e-mails d’invitation et le guide du participant.
La rubrique « Prepare Your Stand » vous permet :
o De voir le matériel de stand inclus dans votre formule et celui que vous avez déjà commandé en
plus par le passé → « Stand orders » ;
o De commander du matériel de stand supplémentaire sur le webshop (mobilier, électricité, etc.) →
« Webshop » ;
NOUVEAU !
16
o D’enregistrer votre personnel → « Stand personnel » ;
o De configurer des alertes en temps réel pour des visiteurs précis.
La rubrique « Invite Your Clients and Prospects » vous permet :
o De copier votre lien d’inscription unique → « Invitation » ;
o De voir les visiteurs qui se sont inscrits via votre lien → « Registered Visitors ».
5.2 MY EASYFAIRS : COMMANDER DES ARTICLES DU WEBSHOP
Accédez à votre compte My Easyfairs et cliquez sur le bouton « Manage stand » à côté de votre nom pour
le salon. Accédez ensuite à la rubrique « Prepare your stand ». Cliquez sur « Webshop ». Vous pouvez
ajouter des articles du webshop en cliquant sur le caddie vert. Pour finaliser votre commande, cliquez sur
« Confirm ». Vous recevrez un e-mail de confirmation.
! Date limite : 21/10/2019 – Pour bénéficier d’un tarif avantageux pour réservation rapide, commandez
du matériel de stand supplémentaire dans My Easyfairs avant midi.
! Date limite : 12/11/2019 – Commande de matériel de stand supplémentaire. Le webshop fermera le
lundi à 12 h. Après cette date, vous ne pourrez plus commander qu’un ensemble limité d’articles au bureau
du salon/au service administratif au moment du montage du stand. Tout achat devra être réglé sur place :
en espèces, par carte de débit (Maestro) ou par carte de crédit (VISA/MasterCard).
5.3 MY EASYFAIRS : ENREGISTREMENT DU PERSONNEL DU STAND
Chaque exposant doit avoir un badge d’exposant durant le salon. La méthode la plus simple pour obtenir
des badges consiste à enregistrer préalablement le personnel du stand en ligne. Vous gagnerez du temps
lors du montage et pendant le salon. Le café et le thé seront gratuits durant le salon. Vous accéderez aussi
gratuitement aux toilettes sur présentation de votre badge d’exposant.
! Le personnel chargé de monter et de démonter le stand ne doit pas être enregistré.
Accédez à votre compte My Easyfairs et cliquez sur le bouton « Manage stand » à côté de votre nom pour
le salon. Accédez ensuite à la rubrique « Prepare your stand ». Cliquez sur « Stand personnel », puis
saisissez le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et la fonction. Joignez une photo.
En principe, toutes les personnes ajoutées sont à présent reprises dans l’aperçu. Tous les membres du
personnel du stand recevront un e-mail comprenant un voucher à remettre à leur arrivée au salon en
échange d’un badge d’exposant. Allez chercher votre badge au service administratif du salon (entrée 2) le
jour du montage de votre stand.
! Date limite : 15/11/2019 – Enregistrez le personnel de votre stand dans My Easyfairs.
17
5.4 APPLICATION VISIT CONNECT
Vous souhaitez en savoir plus sur les visiteurs qui sont passés par votre stand durant le
salon ? Téléchargez l’application Visit Connect sur votre smartphone ou votre tablette
(uniquement pour les systèmes d’exploitation Android et Apple iOS) et activez votre
licence. Vous pourrez ainsi scanner les badges des visiteurs pendant le salon. Vous
disposerez alors de toutes les informations intégrées aux badges scannés.
Vous recevrez 1 licence (GoLeads) ou 3 licences (GoPlus), pour utiliser l’application sur un ou trois
appareils. Les exposants qui ont choisi la formule GoVisibility ou qui souhaitent commander des licences
supplémentaires peuvent le faire sur le webshop (150 € par licence supplémentaire). Vous trouverez de
plus amples informations sur les formules EasyGo en page 19.
En pratique ?
1) Nous vous enverrons un e-mail quelques semaines avant le salon. Il comprendra le présent guide ainsi
que votre (vos) licence(s).
2) Téléchargez l’application Visit Connect sur votre smartphone ou votre tablette.
3) Ouvrez l’application et activez la licence reçue par e-mail en scannant le code QR.
4) Une fois la licence activée, appuyez sur le code QR situé dans le coin supérieur droit et orientez
l’appareil photo sur le code QR du badge des visiteurs pour le scanner. Toutes les informations seront
enregistrées sur l’appareil et pourront ensuite être exportées dans un fichier Excel pratique.
! N’activez la licence que sur l’appareil que vous utiliserez pour scanner les badges des visiteurs. Une fois
activée, la licence ne pourra plus être utilisée sur un autre appareil.
Si vous avez des questions sur l’application Visit Connect, contactez votre personne de contact marketing
par e-mail à l’adresse [email protected] ou par téléphone au numéro +32 3 280 53 34.
5.5 SMART BADGES
Vous recevrez un lecteur de badges lors du montage de votre stand (disponible au service administratif du
salon). Les visiteurs qui passeront leur badge devant ce lecteur recevront vos informations par e-mail (le
lecteur enverra automatiquement toutes les informations relatives aux produits et à
l’entreprise que vous avez chargées sur votre compte My Easyfairs). Si vous avez opté pour une
formule GoLeads ou GoPlus lors de la réservation de votre stand, vous recevrez la liste des
visiteurs qui ont demandé vos informations à l’aide du lecteur de badges.
! Contrairement à l’application Visit Connect (vous êtes à l’origine du moment de contact en
scannant le badge d’un visiteur), avec le système des Smart Badges, c’est le visiteur qui est à l’origine du
moment de contact : c’est lui qui passe son badge devant le lecteur du stand. Les deux technologies sont
indépendantes l’une de l’autre, mais peuvent se compléter.
Si vous avez des questions sur les Smart Badges, contactez votre personne de contact marketing par e-
mail à l’adresse [email protected] ou par téléphone au numéro +32 3 280 53 34.
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6. Outils de promotion
6.1 PACK EXPOSANT AVEC CARTES D'INVITATION
Mi-septembre vous recevrez 250 cartes d’invitations personnalisées en néerlandais et 50 cartes en français
selon votre propre nom d'entreprise et avec votre code d’enregistrement unique et votre logo. Distribuez-
les et envoyez-les aux clients, prospects, partenaires, etc. pour promouvoir votre stand. Vous recevrez
aussi des autocollants du salon que vous pouvez coller, par exemple, sur les enveloppes et factures.
Commandez gratuitement des cartes d'invitation extras ou des cartes d’invitation en anglais via
6.2 BASE DE DONNEES POUR LE MAILING POSTAL
Nous assurons gratuitement un mailing postal sur base de votre base de données. Ces personnes recevront
une invitation en votre nom, mise en page par nos soins et entièrement à nos frais. Les données de votre
base de données seront uniquement utilisées pour l'envoi de vos invitations. Lorsque l'un de vos contacts
visite le salon, il aboutira automatiquement dans notre base de données visiteurs.
Comment cela fonctionne ? Téléchargez ce modèle, remplissez vos données et téléchargez le fichier avant
le 9 août 2019 sur cette plate-forme en ligne.
! Attention : - toutes les colonnes sont obligatoires : utilisez pour cela le modèle ci-dessus
- maximum 500 adresses
- colonne « langue » : uniquement néerlandais (NL) ou français (FR)
- colonne « pays » : uniquement Belgique (BE), Pays-Bas (NL) ou Luxembourg (LUX)
! Date finale 09/08/2019 : chargez votre base de données en tant que fichier Excel sur cette plate-forme.
6.3 INVITER LES VISITEURS EN LIGNE VIA VOTRE LIEN D'ENREGISTREMENT PERSONNEL
Permettez aux clients et aux prospects de s'enregistrer pour une visite via votre lien d'enregistrement
unique. Ce lien est directement lié à votre compte, afin que vous puissiez voir qui s'est enregistré via votre
lien.
Où puis-je trouver ce lien d'enregistrement personnel ?
1) Connectez-vous à votre compte My Easyfairs et cliquez sur le nom du salon souhaité.
2) Allez à : « Contacter mes visiteurs pré-enregistrés » sous le bloc « Administration ».
3) Dans le menu à gauche, cliquez sur « Invitation ».
4) À droite de l'écran vous verrez votre lien d'enregistrement unique (« Default link »). Vous pouvez le
copier en cliquant sur l'icône à côté.
19
Comment puis-je utiliser ce lien d'enregistrement personnel ?
Promouvez votre participation au salon dans votre signature e-mail et dans celle de vos collègues,
effectuez un e-mailing vers votre fichier client et/ou mettez votre participation en avant sur votre site
Web d'entreprise. Téléchargez l’une de nos bannières (elles se trouvent sur les sites Web du salon) et
ajoutez votre lien d'enregistrement personnel en tant que lien hypertexte.
Comment puis-je voir qui s'est enregistré via mon lien d'enregistrement personnel ?
1) Connectez-vous à votre compte My Easyfairs et cliquez sur le nom du salon souhaité.
2) Allez à : « Contacter mes visiteurs pré-enregistrés » sous le bloc « Administration ».
3) Dans le menu à gauche, cliquez sur « Inscrits ».
4) À droite de l'écran, vous verrez qui s'est enregistré via votre lien d'enregistrement personnel.
6.4 EASYGO
Chaque exposant a sélectionné l’un des trois packs EasyGo lors de la réservation de son stand.
De base, les trois packs contiennent les avantages suivants :
o Accès à My Easyfairs.
o Publication en ligne de votre profil d'entreprise.
o Mise en avant en ligne de vos produits et services.
o Distribution de vos informations numériques au cours de l'événement.
o Invitation de vos clients et prospects.
o Bénéficier des possibilités de réseautage avancées.
Ci-dessous, vous trouverez un bref aperçu de tous les suppléments en plus des avantages de base pour
chaque pack.
GoVisibility :
o Publication de votre logo dans la liste des exposants en ligne.
o Mise en avant en ligne de votre produit.
o Votre produit dans la campagne mail d'Easyfairs.
o Augmentation de votre visibilité dans les médias et votre communauté.
o Publication d'offres d'emploi.
GoLeads :
o Recevez une liste des visiteurs ayant demandé des informations à votre sujet.
o Collecte des données de contact de vos visiteurs lors de l'événement.
o Recevez en temps réel des notifications lorsque vos visiteurs arrivent.
o Participation au forum en ligne « Ask the Expert ».
GoPlus : toutes les fonctionnalités et avantages de GoVisibility et GoLeads + votre logo visible au cours de
l'événement.
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! Date finale 23/10/2019 : si vous avez un pack GoPlus, téléchargez votre logo dans votre compte My
Easyfairs (sous « Visibilité sur place - Logo/Publicité »).
6.5 INNOVATION TOUR
Souhaitez profiter de visibilité gratuite ? Les routes annoncées sur le site web, le plan du salon et à l’aide de la signalisation sur votre stand. Route Innovation : Grâce à l’Innovation Route les visiteurs auront découvrir des innovations au salon. La Route Innovation sera annoncée sur le site web, le plan du salon, le catalogue et à l’aide de la signalisation sur votre stand. Formulaire online
! Deadline 27/09/2019 : participez à une ou plusieurs routes par remplissez ces formulaires.
6.6 ONSITE PROMO PACKS
Il existe différentes possibilités pour mettre votre participation en avant pendant le salon :
• Packs standard : dragonnes, distribution de tracts et coupons
• Proposition sur mesure : écrans plasma, publicité dans les toilettes, parrainage d'escalier, vitrophanie,
etc.
• Parrainages : zone de bienvenue, coin café, etc.
Si vous avez des questions à propos de ces packs promo, vous pouvez vous adresser à votre personne de
contact vente via [email protected] (+32 3 280 53 49) ou [email protected]
(+32 3 280 53 48).
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7. Annexes
7.1 PLAN DU STAND
7.2 DB SCHENKER
7.3 ASSURANCE
7.4 RESTAURATION
7.5 WIFI
1) Complétez vos coordonnées à la page suivante: nom de l’entreprise, personne de contact, numéro du stand et la date.
2) Dessinez votre stand, utilisez des lignes pointillées pour marquer les côtés ouverts. Chaque petit carré de la grille représente une superficie de 1m x 1m.
3) Mentionnez un maximum d’informations (allées, stands voisins, …)
4) Dessinez (si vous effectuez la location via My Easyfairs) les prises de courant, interrupteurs, raccor-dements (électriques, air comprimé, eau), la remise, les étagères. Si le dessin ne mentionne pas de remise, celle-ci sera placée par l’organisateur à l’endroit le plus indiqué sur le stand.
5) Envoyez le plan de votre stand par courriel avant le 21/10/2019. Nous ne pouvons pas prendre en considération les plans de stands qui nous parviendront après cette date.
! Vous trouverez ci-dessous un exemple.
Etagère
Nom de l’entreprise: Easyfairs nv Numéro du stand: B1001
Personne de contact: Katrien Broux Date: 01/10/2019
Exemple
E
W
Plan du stand
! Deadline 21/10/2019: envoyez votre plan du stand à [email protected].
ALL
EE
ALLEE
Légende
Raccord électrique
Remise (uniquement possible
pour stands All-in et All-in Plus)
Prise de courant
Etagère (uniquement possible
pour stands All-in et All-in Plus)
Raccordement à l’eau
Paroi supplémentaire
(uniquement possible pour stands
All-in et All-in Plus)
Raccordement air comprimé
Nom de l’entreprise: ___________________________________ Numéro du stand: ______________________
Personne de contact: ___________________________________ Date: _________________________________
e
H2O
A
Shelf
Ceci n’est pas un formulaire de commande
Les articles (eau, air comprimé, raccordements électriques, remise, chaises, tables, présentoirs) que vous souhaitez louer doivent être commandés en ligne (My Easyfairs).
E
Plan du stand Welding Week 2019
! Deadline 21/10/2019: envoyez votre plan du stand à [email protected].
DB SCHENKER, nieuwe leverancier tot uw dienst! Services DB SCHENKER Fairs combineert vrachtvervoer en lokale afhandeling naadloos om zo een compleet logistiek ‘deur-tot-stand’ pakket te kunnen aanbieden. Schenker staat uw exposant graag ter zijde met:
- transport van goederen vanaf het bedrijf naar het event en vice versa
- douane afhandeling
- lossen en/of laden van goederen op de beurs
- tijdelijke opslag van goederen voor of na het event
- opslag van leeg- en volgoed tijdens het event
- verhuur van divers materiaal (zoals palletwagens, heftrucks, etc.)
Exclusief: Easyfairs heeft Schenker NV aangesteld als exclusieve logistieke dienstverlener voor deze beurs en dit beursgebouw. Om de veiligheid van de complexbezoekers te garanderen en het logistieke proces rondom het com-plex en evenement goed te laten verlopen is het alleen voor de medewerkers van Schenker NV toege-staan om gemotoriseerd of elektrische transportmaterialen te bedienen in de hallen en op het buiten-terrein. Een uitzondering kan onder bepaalde voorwaarden worden aangevraagd. Contact: Voor vragen en opdrachten kunnen exposanten contact opnemen via: Telefoon: +32 (0)92 286 709 E-mail: [email protected] De Schenkermedewerkers op de vloer
The present general conditions are incorporated into any agreement entered into with N.V. SCHENKER without prejudice to the applicability of the General Conditions of the Forwarding Agents of Belgium 2005 re forwarding operations, of the General Conditions of the Cargo Handlers re the operations described there in, of the terms of the transport documents used in connection with the transports.
1. Materiaal en Personeel Eenheid Eenheidsprijs Opbouw - Datum / Tijd Afbraak - Datum / Tijd
Vorklift tot 2.5 ton met chauffeur MINIMUM 1 uur - per begonnen 1/2 uur € 60,00
Vorklift tot 5.0 ton met chauffeur MINIMUM 1 uur - per begonnen 1/2 uur € 80,00
Vorklift boven 2.5 ton met chauffeur * Op aanvraag
Arbeider/Werkman * MINIMUM 4 uren - per begonnen uur € 40,00
Opzichter/ Transport begeleider* Op aanvraag
Pompwagen per begonnen dag € 50,00
Schaarlift tot 8m werkhoogte * per begonnen dag € 160,00
Schaarlift tot 10m werkhoogte * per begonnen dag € 180,00
Schaarlift tot 16m werkhoogte * per begonnen dag € 210,00
Andere types * Op aanvraag
Telescopische kraan tot 10 ton* MINIMUM 5 uren - per begonnen uur € 125,00
Telescopische kraan tot 30 ton* MINIMUM 5 uren - per begonnen uur € 150,00
Compacte kraan tot 10 tons* MINIMUM 5 uren - per begonnen uur € 315,00
Andere kraan types * Op aanvraag
* Boeking minstens 1 week voor de aangevraagde dienst!!
2. Opslag van lege en volgoed verpakkingen Eenheid Eenheidsprijs Schatting Volume
Behandeling van lege verpakkingen MINIMUM 3 cbm - per begonnen dag cbm € 45,00 cbm
Behandeling van volgoed verpakkingen MINIMUM 3 cbm - per begonnen dag cbm € 65,00 cbm
Toegankelijke opslag Op aanvraag cbm
3. Niet inbegrepen diensten/ Toeslagen
Administratieve kosten - per werk order € 30,00
Verzekeringspremie per cargo waarde
Avond toeslag Ma – Vr / 17h00 – 20h00 50%
Zaterdag toeslag / 08h00 – 17h00 50%
Nacht toeslag Ma - Vr / 20h00 – 08h00 Zaterdag / 17h00 – 08h00 Zondag / Feestdag toeslag. 100%
Late boeking toeslag (Boeking na begin opbouw) 50%
Transports naar/van beursterrein Op aanvraag
Dienstverlening terplaatse – tarief & bestelbon Schenker NVFairs & ExhibitionsVliegveld 7561820 Steenokkerzeel/Brussels AirportBelgieTelefoon: + 32 2 716 [email protected]
Transport Instructies
NAAM BEURS:
Exposant:
Hall/Stand Nummer:
Contact Persoon:
GSM Nummer:
CMR Adres: CMR Kennisgeving:
Naam Beurs:
Hall / Stand Nummer:
Contact Persoon:
GSM Nummer:
Let op, douaneformaliteiten worden niet terplaatse behandeld!Gelieve ons kantoor te contacteren voor verdure instructies.
Facturatieadres: Creditcard details:
Creditcard type:
Creditcard nummer:
CVC nummer:
Eigenaar Creditcard:
BTW nr. :
Plaats:
Datum:
Handtekening / Firma stempel
1. Materiaal en Personeel Unité Prix par Unité Montage - Date/Heure Démontage - Date/Heure
VChariot 2.5 ton max.avec chauffeur MINIMUM 1h - par 1/2 h commencée € 60,00
Chariot 5.0 ton max.avec chauffeur MINIMUM 1h - par 1/2 h commencée € 80,00
Chariot plus de 5 ton avec chauffeur * Sur demande
Ouvrier/Manutenionair * MINIMUM 4h - par heure commencée € 40,00
Superviseur/ Surveillent de transport* Sur demande
Transpallette par jour commencé € 50,00
Elévatrice à ciseaux max. 8m hauteur de travail * par jour commencé € 160,00
Elévatrice à ciseaux max. 10m hauteur de travail * par jour commencé € 180,00
Elévatrice à ciseaux max. 16m hauteur de travail * par jour commencé € 210,00
Autres types * Sur demande
Grue télescopique max. 10 ton* MINIMUM 5h - par heure commencée € 125,00
Grue télescopique max. 30 ton* MINIMUM 5h - par heure commencée € 150,00
Grue compacte kraan max10 ton* MINIMUM 5h - par heure commencée € 315,00
Autres types de grues * Sur demande
* Commande au moins une semaine avant la manutention !!
2. Stockage des emballages vides et pleins Unité Prix par Unité Estimation Volume
Traitement des emballages vides MINIMUM 3 m³ - par jour commencé m³ € 45,00 m³
Traitement des emballages pleins MINIMUM 3 m³ - par jour commencé m³ € 65,00 m³
Stockage accessible Sur demande m³
3. Services non inclus / Surcharges
Frais administratifs par ordre de travail € 30,00
Primesd’assurance Par valeur cargo
Surcharge Soirée Lu-Ve / 17h00 – 20h00 % 50
Surcharge Samedi 08h00 – 17h00 % 50
Surcharge Nuit Ma - Vr / 20h00 – 08h00Samedi / 17h00 – 08h00 Dimanche / Jour Ferié. % 100
Commende tardive (Commende apres début montage) % 50
Transports vers ou de la foire Sur demande
Manutention – tarif & bon de commande Schenker NVFairs & ExhibitionsVliegveld 7561820 Steenokkerzeel/Brussels AirportBelgiqueTéléphone: + 32 2 716 [email protected]
Instructions de transport
NOM DE LA FOIRE :
Exposant
Hall / Numéro Stand :
Contact :
Numéro Portable :
Adresse CMR : CMR Notification :
Nom de la foire :
Hall / Numéro Stand :
Contact :
Numéro Portable :
Attention,les formalités douanières ne seront pas fait surplace!Veuillez contacter notre bureau.
Adresse de Facturation : Détails de carte de crédit :
Type de carte de crédit :
Numéro de carte de crédit :
CVC Numéro :
Carte de crédit du propriétaire :
Nr TVA. :
Lieu :
Date :
Signature + Cachet
1. Equipment and Manpower Unit Unit Rate Built Up - Date / Time Break Down - Date / Time
VForklift up to 2.5 to with driver per beginning 1/2 hour / MINIMUM 1 hour € 60,00
Forklift up to 5.0 to with driver per beginning 1/2 hour / MINIMUM 1 hour € 80,00
Forklift heavier than 5.0t o with driver * on request
Worker/ Laborer * per beginning hour/ MINIMUM 4 hours € 40,00
Supervisor/ Special Transp. Worker * on request
Pallet Truck per beginning day € 50,00
Scissor Lift up to 8m working height * per beginning day € 160,00
Scissor Lift up to 12m working height * per beginning day € 180,00
Scissor Lift up to 16m working height * per beginning day € 210,00
Other Lift Types * on request
Telescope Crane up to 10 tons * per beginning hour / MINIMUM 5 hours € 125,00
Telescope Crane up to 30 tons * per beginning hour / MINIMUM 5 hours € 150,00
Compact Crane up to 10 tons * per beginning hour / MINIMUM 5 hours € 315,00
Other Crane Types * on request
* Booking required at least 1 week before requested service date!!
2. Storage of empty and full packing material Unit Unit Rate Approx. Volume
Handling of Empty Packing Material per beginning day cbm/ Minimum 3 cbm € 45,00 cbm
Handling of Full Goods Storage per beginning day cbm/ Minimum 3 cbm € 65,00 cbm
Accessible Storage on request cbm
3. Excluding Services/ Surcharges
Administration Fee € 30,00
Insurance Fee per cargo value
Overtime Surcharge Mo – Fr / 17h00 – 20h00 50%
Saturday Surcharge / 8h00 – 17h00 50%
Night Surcharge Mo – Fr / 20h00 – 08h00Saturday / 17h00 – 08h00 Sunday / Public Holiday Surcharge 100%
Late Booking Surcharge (Booking after Built-Up start) 50%
Transports to/ from fairground on request
On-site handling – tariff & booking form Schenker NVFairs & ExhibitionsVliegveld 7561820 Steenokkerzeel/Brussels AirportBelgiumPhone: + 32 2 716 [email protected]
Shipping Instructions
EXHIBITION NAME:
Exhibitor:
Hall / Stand No:
Contact Person:
Phone Number:
CMR Consignee: CMR Notify:
Exhibition Name:
Hall / Stand No:
Contact Person:
Phone Number:
Please note that customs formalities are NOT performed on-site!Please contact our office for further instructions.
Invoicing Address: Credit Card Details:
Credit Card Type:
Credit Card Number:
CVC Number:
Name of Card Holder:
VAT No. :
Place:
Date:
Signature + Company Stamp
ALGEMENE VOORWAARDENArtikel 1. Deze algemene voorwaarden maken deel uit van elke met de N.V. SCHENKER gesloten overeenkomst, onverminderd de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden van de Expediteurs van België 2005 op expeditieverrichtingen, van de Algemene Voorwaarden van de Behandeling van Goederen op de daarin beschreven verrichtingen van de voorwaarden van de transportdocumenten die voor de transporten gebruikt worden. Hiervan afwijkende bijzonder bedingen zijn slechts bindend indien zij schriftelijk zijn overeengekomen en gelden alleen voor de overeenkomsten waarop zij betrekking hebben. Op alle vervoer van goederen over de weg is het CMR-Verdrag van toepassing.
Artikel 2. De opdrachtgever verbindt er zich toe alle noodzakelijke en nuttige informatie betreffende de koopwaar alsmede alle instructies met betrekking tot hun verdere bestemming te verstrekken. Hij zal onder meer en zonder dat deze opsomming limitatief is, een juiste beschrijving van de aard, de kwaliteit, de eigenschappen, het stuktal enz. van de koopwaar moeten opgeven, en alle nuttige gegevens met het oog op een goede behandeling en opslag ervan, ter kennis brengen. De opdrachtgever zal wat de gevaarlijke goederen betreft, zeer duidelijk specifiëren om welke goederen het gaat, er een juiste beschrijving van geven, de kwalificatie ervan opgeven gebaseerd op de IMDG-code. De N.V. SCHENKER is niet gehouden te controleren of de voor opslag aangeboden koopwaar wat de inhoud en/of de kwaliteit aangaat overeenstemt met hun beschrijving. De N.V. SCHENKER is ontslagen van alle vergoeding ingevolge schade ontstaan door onvoldoende informatie.
Artikel 3. De opdrachtgever staat in voor alle kosten en voor alle schade en/of verlies die het gevolg zijn van de niet-nakoming van zijn verplichtingen. Hij is bovendien gehouden de N.V SCHENKER te vrijwaren tegen alle aanspraken van derden wegens materiële, immateriële, lichamelijke en/of stoffelijke ongevallen en/of schade die te wijten zijn aan de niet-nakoming van zijn verplichtingen.
Artikel 4. De N.V. SCHENKER is niet aansprakelijk voor materiële, immateriële, lichamelijke en/of stoffelijke ongevallen en/of schade en/of verlies uit welken hoofde ook niets uitgezonderd, tenzij zou bewezen worden dat de bedoelde ongevallen, schade en/of verlies aan opzet of met opzet gelijk te stellen zware fout van N.V. SCHENKER respectievelijk van haar aangestelden te wijten is.
Artikel 5. De opslag van de goederen geschiedt op risico van het goed, tenzij uitdrukkelijk, schriftelijk en voor elke opdracht hernieuwd order voor verzekering door de opdrachtgever aan N.V. SCHENKER zijn gegeven. Ingeval een verzekeringsopdracht werd gegeven, is N.V. SCHENKER slechts als tussenpersoon zonder aansprakelijkheid te beschouwen.
Artikel 6. Alle vorderingen, die de opdrachtgever meent te moeten uitoefenen, moeten op straf van verval binnen 6 maanden worden uitgesteld, voor zover door wettelijke bepalingen geen andere termijnen zijn vastgesteld, deze termijn begint te lopen vanaf het einde van de opdracht of bij betwisting hieromtrent vanaf de datum van de toezending van de facturen. Benevens voormeld rechtsverval wordt geen enkele klacht aanvaard indien bij de beëindiging van de opdracht ten overstaan van N.V. SCHENKER geen voorbehoud werd gemaakt voor verlies en zichtbare schade binnen 2 dagen en voor verlies en onzichtbare schade binnen 7 dagen na de beëindiging van de opdracht. Deze termijnen zijn geldig voor zover door wettelijke bepalingen geen andere termijnen zijn vastgesteld.
Artikel 7. Alle facturen zijn contant betaalbaar. De facturen welke op hun vervaldag niet betaald zijn, zullen, en dit zonder enige aanmaning of ingebrekestelling vereist is, verhoogd worden met een verwijlrente van 12% per jaar, met een minimum van 50 €. Tevens zal zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling vereist is, naast de verwijlrente, een verhogingsbeding worden aangerekend, ten titel van forfaitaire schadevergoeding, van 15% op het factuurbedrag of het saldo hiervan, met een minimum van 50 € en een maximum van 10.000 €. De kosten voor protest of terugkering van kwijtingen ter incasso, zullen in rekening worden gebracht.
Artikel 8. Voor alle betwistingen tussen de contracterende partijen zijn uitsluitend bevoegd de Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, in zonderheid de Rechtbank van Koophandel te Antwerpen en het Vredegerecht van het 6de kanton te Antwerpen.
ALLGEMEINE BEDINGUNGENArtikel 1. Sämtliche mit der N.V .SCHENKER, geschlossenen Kontrakte unterliegen den jetzigen Allgemeinen Bedingungen, unbeschadet der Anwendbarkeit der Allgemeinen Bedingungen der belgischen Spediteur 2005 auf Speditionstätigkeiten, der Allgemeinen Bedingungen der Güterbehandler auf die darunter angeführten Tätigkeiten, der Bedingungen der für die Transporte benutzten Frachtpapiere. Davon abweichende Sonderklauseln sind nur dann bindend, wenn dieselben schriftlich vereinbart worden sind und gelten nur für diejenigen Kontrakte auf die sie sich beziehen. Die Bestimmungen des CMR-Abkommens sind anzuwenden bei allen Landtransporten.
Artikel 2. Der Auftraggeber verpflichtet sich dazu rechtzeitig sämtliche erforderliche zweckdienliche Auskunft über die betreffenden Waren zu erteilen sowie alle Weisungen über deren weitere Bestimmung ab zu geben. Also soll derselbe (jedoch ist das nachstehende Verzeichnis keineswegs beschränkend) eine genaue Bezeichnung der Art, Qualität, Eigenschaften, Zahl der Kolli, usw. der Waren bekannt geben und sonstige zwecks einer guten Behandlung und Lagerung notwendigen Einzelheiten mitteilen. Wenn es gefährliche Güter betrifft soll er dieselben ganz genau bezeichnen und ihre, auf den IMDG Code stützenden Qualifizierung erwähnen. Die N.V. SCHENKER ist nicht dazu verpflichtet zu überprüfen ob die zur Lagerung angebotenen Waren, im Hinblick auf deren Inhalt und/oder Qualität mit deren Beschreibung stimmt. Die N.V. Schenker ist jeglicher Entschädigung enthoben für infolge unzulänglicher Auskunft entstandene Schäden.
Artikel 3. Der Auftraggeber haftet für alle Kosten und/oder Schäden die auf Nichtinnehaltung seiner Verpflichtungen zurückzuführen sind. Überdies soll er die N.V. SCHENKER schadlos halten für sämtliche Ansprüche von Dritten wegen körperlicher und unkörperlicher Schäden. Unfälle und/oder Schäden einschliesslich der Personen- und Sachschäden, welche dadurch entstanden sind dass er seinen Verpflichtungen nicht entsprochen hat.
Artikel 4. Die N.V. SCHENKER haftet nicht für körperliche oder unkörperliche Unfällle und/oder Schäden und/oder Verluste, einschliesslich Personen- und/oder Sachschäden die, ausnahmelos, aus irgend einer Ursache entstehen, es sei denn dass bewiesen wird dass die gemeinten Unfälle, Schäden und/oder Verluste, vorbedächtlich oder infolge einer mit Vorbedacht gleichzustellenden schweren Verfehlung der N.V. Schenker, bzw. derer Angestellten, herbeigeführt wurde.
Artikel 5. Die Lagerung der Waren geschieht auf deren eigenen Gefahr, es sei denn dass ein ausdrücklicher, schriftlicher und für jedes Geschäft wiederholter Falls ein Versicherungsauftrag eintrifft ist die N.V. SCHENKER nur als einen haftungslosen Vermittler zu betrachten.
Artikel 6. Sämtliche Forderungen die der Auftraggeber meint gelten zu lassen zu können, sollen, bei Strafe des Verlustes, innerhalb 6 Monate eingereicht werden, es sei denn dass gesetzliche Bestimmungen eine andere Frist vorschreiben. Diese Frist fängt an ein Beendigung des Auftrags oder, falls sich hierüber streiten liesse, ab Tag der Faktura. Ausserdem bleiben Beschwerde unberücksichtigt, falls bei Beendigung des Auftrags, der N.V. SCHENKER gegenüber, kein Vorbehalt gemacht worden ist innerhalb 2 Tage bei Verlust und sichtbaren Schäden, oder 7 Tage bei und unsichtbaren Schäden. Die letztgenannten Fristen sind anzuwenden, es sei denn dass gesetzliche Bestimmungen andere Fristen vorschreiben sollten.
Artikel 7. Für sämtliche Rechnungen gilt Barzahlung. Bei Nichteinhaltung dieser Vorschrift, und dies ohne Aufforderung, sind Zinsen fällig in Höhe von 12% pro Jahr und mit einem Minimum von € 50. Überdies, ebenfalls ohne Aufforderung, ist ein Schadensersatz verschuldet in Höhe von 15% pro Rechnung oder von Ihrem Saldo und dies mit einem Minimum von € 50 und einem Maximum von € 10.000. Protestkosten sowie Quittungskosten bezüglich Inkassos werden ebenfalls belastet.
Artikel 8. Für alle Streitigkeiten zwischen den Parteien ist Antwerpen der Gerichtsstand und insbesondere das Handelsgericht Antwerpen und der Friedensrichter des 6. Bezirkes.
CONDITIONS GÉNÉRALESArticle 1. Les présentes conditions générales font partie intégrale de tout contract avec la N.V. SCHENKER sans préjudice de lápplicabilité des Conditions Génerales des Expéditeurs de Belgique 2005 sur les opérations d´expédition, des Conditions Générales des Manutentionnaires de Marchandises frappant les opérations y spécifées, des conditions des documents de transport utilisés pour les transports. Des clauses y dérogeant n´éngagent que si elles ont été convenues par écrit et ne valent que pour les contrats auxquels elles se réfèrent. Les dispositions de la Convention CMR sont d’application sur tous les transports par route.
Article 2. Le commettant s´engage à fournir en temps utile tous renseignements nécessaires et utiles relatifs à la marchandise ainsi qu´à fournir toutes instructions relatives à leur destination ultérieure. Il devra ainsi, mais sans que l´énumération qui suit soit limitative, fournir une description exacte de la nature, qualité, propriétes, nombre de pièces etc. de la marchandise; il devra aussi communiquer tous détails à propos en vue d´úne bonne manutention et magasinage. Quant aux marchandises dangereuses, le commenttant devra très clairement spécifier de quelles marchandises il s´agit, il en fournira une description correcte et en indiquera la qualification basée sur le code IMDG. La N.V. SCHENKER n´est pas tenue de contrôler si les marchandises présentées au magasinage correspondent avec leur description quant au content et/ou à la qualité. La N.V. SCHENKER est exonérée de tout dédommagement à la suite de dommages nés d´une information insuffisante.
Article 3. Le commettant répond de tous frais et de tous dommages et/ou pertes qui résultent de la nonobservation de ces obligations. Il est en outre tenu de garantir la N.V. SCHENKER contre toutes réclamations de tiers du chef d´accidents et/ou dommages matériels, immatériels à des personnes et/ou à des choses, qui seraient attribuables à tout manquement à ses obligations.
Article 4. La N.V. SCHENKER n´aura pas à répondre de tous accidents et/ou dommages et/ou pertes matériels, immatériels, à des personnes et/ou à des choses, à quelle titre que ce soit, sans aucune exception, à moins qu´il ne serait établi que les dits accidents, dommages et/ou pertes sont dûs à propos délibéré ou faute grave assimilable à propos délibéré, de la part de N.V. SCHENKER ou de ses préposés.
Article 5. Le magasinage des marchandises se fait aux risques de la marchandise à moins qu´un ordre d´assurance exprès, par écrit et répété pour chaque affaire, ne soit fournie par le commettant à la N.V. SCHENKER. Au cas où un ordre d´assurance est donné, la N.V. SCHENKER n´agira qu´en tant qu´intermédiaire sans responsabilité.
Article 6. Toutes réclamations que le commettant estime devoir faire, doivent être introduites, sous peine de déchéance, endéans les 6 mois, pour autant qu´un délai différent ne soit fixé dans des prescriptions légales; ce délai commence à courir à la fin de l´ordre ou, en cas de contestation sur ce point, à partir de la date d´envoi des factures. En dehors de la déchéance ci-dessus aucune reclamation n´est admise lorsqu´à la fin des opérations des réserves ne furent pas faites auprès de la N.V. SCHENKER endéans les 2 jours en cas de perte et avarie visible ou endéans les 7 jours en cas de perte et avarie non-visible, ces délais valent pour autant que des prescriptions légales ne prévoient d´autres délais.
Article 7. Toutes factures sont payables au comptant. En cas de retard, et ceci sans aucune mise en demeure, elles seront augmentées des intérêts de retard à raison de 12% par an, avec un minimum de € 50. En outre, et ceci aussi sans aucune mise en demeure, en plus des intérêts un dommage forfaitair à raison de 15% par facture ou son solde est du avec un minimum de € 50 et un maximum de € 10.000. Les frais de protêt ainsi que ceux concernant les acquittements d’encaissement seront également débités.
Article 8. Tout differend survenant entre les parties sera soumis au jugement compétent de l’arrondissement judiciaire d’Anvers et en particulier le Tribunal de Commerce d’Anvers et le Juge de Paix du 6ième canton d’Anvers.
GENERAL CONDITIONSArticle 1. The present general conditions are incorporated into any agreement entered into with N.V. SCHENKER, without prejudice to the applicability of the General Conditions of the Forwarding Agents of Belgium 2005 re forwarding operations , of the General Conditions of the Cargo Handlers re the operations described there in, of the terms of the transport documents used in connection with the transports. Special clauses deviating there from are only binding provided they are agreed upon in writing and are valid only for the agreements with which same are connected. The provisions of the CMR Convention are mandatorily applicable to all road transports.
Article 2. The principal commits himself to provide in good time all necessary and useful information regarding the goods, also to issue all instructions in connection with their further destination. He shall, for instance, give an accurate description of the nature, quality, properties, number of packages, etc. - this enumeration not being in any way exhaustive - of the goods; he shall also communicate all and any practical data that are likely to ensure proper handling and storage. As regards dangerous goods, the principal shall clearly specify what commodities they are, give an accurate description thereof, also mention the qualification based on the IMDG code. N.V. SCHENKER are not bound to control the goods tendered for storage as to whether the contents and/or quality correspond to their description. N.V. SCHENKER is exonerated from any compensation for damage arisen from insufficient information.
Article 3. The principal has to come up for any expenses and for any damage and/or loss that may be the consequence of non-adherence to this obligations. He shall moreover protect N.V. SCHENKER against any claims from third parties on account of any material or immaterial accidents and /or damage and on account of accidents and/or damage to persons of property, as may be attributable to this not conforming to his obligations.
Article 4. N.V. SCHENKER are not liable for any material or immaterial accidents and/or damage and/or loss or for accidents and/or damage and/or loss to persons and goods, unless it should be shown that the said accidents, damage and/or loss are attributable to set purpose or to a serious fault that may be assimilated to set purpose on the part of N.V. SCHENKER or its servants, respectively.
Article 5. Storage is carried out at the risks of the goods unless specific insurance instructions are given in writing by the principal to N.V. SCHENKER separately in connection with each order. In case such insurance instructions are given, N.V. SCHENKER will act only as an intermediary without liability.
Article 6. All and any claims which the principal feels he is entitled to introduce, shall be lodged within 6 months, under penalty of forfeiture and unless legal provisions should stipulate a different period, said period will commence to run as from the completion of the order of should there be any contention in connection therewith, as from the date of mailing the invoices. Besides the case of forfeiture mentioned above, no claim will be admitted when, upon completion of the order, no reservations are made to N.V. SCHENKER within 2 days re loss and visible damage or within 7 days re loss and invisible damage. The latter periods will stand unless legal provisions should stipulate otherwise.
Article 7. All invoices are payable cash. In the case of non compliance herewith, and this without any summoning, the invoices will be increased with intrest at the rate of 12% per year with a minimum of € 50. Moreover, also without any summoning, damages will be charged at the rate of 15% per invoice or it’s balance with a minimum of € 50 and a maximum of € 10.000. Costs in relation to protests or discharges in connection to collections will be billed also.
Article 8. Disputes, if any that may arise between the parties shall be placed before the competent courts of the Antwerp district and more in particular the Merchants Court of Antwerp and the Justice of Peace of the 6th district of Antwerp.
Fairs & ExhibitionsVliegveld 7561820 Steenokkerzeel Brussels AirportBelgie / Belgique / Belgium [email protected]
Corporate OfficeAtlantic House Noorderlaan 1472030 AntwerpenBelgie / Belgique / [email protected]
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Evitez des perturbations sur votre réseau sans fil Cher organisateur, Vu la hausse du nombre d’appareils connectés ainsi que la quantité d’applications envoyées par Cloud nous savons tous que le Wifi est devenu incontournable dans la vie courante. Afin de garantir la qualité et la stabilité du réseau wi-fi nous sommes dans l’obligation d’interdire les réseaux sans fils personnels à Antwerp expo. Si un de vos exposants a absolument besoin d’un wi-fi rapide et garanti ou si vous avez des appareils connectés sans fil tels que des imprimantes, des scanners ou des caisses dans ce cas Citymesh, le gestionnaire de notre réseau sans fil, est là pour vous assister. Vous pouvez les contacter au +32 50 41 200, [email protected] ou http://antwerpexpo.citymesh.com. Une connectivité permanente est prioritaire pour tous les stakeholders du salon, c’est pourquoi nous devons tracer les hotspots perturbateurs en non-officiels, les pénaliser et les désinstaller. Si vous, ou votre exposant, avez une certaine expérience technique et vous désirez installer un réseau non dérangeant, suivez ces directives :
L’émetteur wi-fi ne peut utiliser que la bande ,4 Ghz Utilisez uniquement le canal 1 Le signal maximum au bout du stand ne peut s’élever qu’à 80dBm
Avez-vous encore des questions ? N’hésitez pas à nous contacter ou Citymesh, en cas de questions techniques. Ci-joint vous trouverez des informations que vous pouvez transmettre à vos exposants Nous vous souhaitons d’ores et déjà un excellent salon,
Evitez des perturbations sur votre réseau sans fil Cher exposant, Vu la hausse du nombre d’appareils connectés ainsi que la quantité d’applications envoyées par Cloud nous savons tous que le Wifi est devenu incontournable dans la vie courante. Afin de garantir la qualité et la stabilité du réseau wi-fi nous sommes dans l’obligation d’interdire les réseaux sans fils personnels à Antwerp expo. Avez-vous vraiment besoin de votre propre wi-fi ou avez-vous des appareils avec une connexion sans fil comme une imprimante, des scanners ou des caisses ? Citymesh, le gestionnaire de notre réseau sans fil, est là pour vous assister. Vous pouvez les contacter au +32 50 41 200, [email protected] ou http://antwerpexpo.citymesh.com. Une connectivité permanente est prioritaire pour tous les stakeholders du salon, c’est pourquoi nous devons tracer les hotspots perturbateurs en non-officiels, les pénaliser et les désinstaller. Si vous avez une certaine expérience technique et vous désirez installer un réseau non dérangeant, suivez ces directives :
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