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Secretaría General de Agricultura y Alimentación
Dirección General de Desarrollo Rural y Política Forestal
Subdirección General de Silvicultura y Montes
MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA INFORMÁTICO PARA VALIDACIÓN DE LICENCIAS FLEGT (FLEGT)
El sistema informático FLEGT es una aplicación informática de la Dirección General de Desarrollo Rural y Política Forestal del MAPAMA para la presentación de solicitudes de validación de licencias FLEGT ante la Autoridad Competente FLEGT y para el seguimiento de su estado de verificación.
Para hacer uso de esta aplicación debe estar usted registrado.
1. Cómo acceder a la aplicación FLEGT
Entrada a la aplicación
https://servicio.mapama.gob.es/flegt/
Versión 1.1 de la aplicación FLEGT actualmente sólo accesible a través de Internet Explorer 11.
2. Ventana de Acceso
Al pinchar en entrar en la aplicación le aparecerá esta ventana con las siguientes opciones:
Acceso: a través de usuario y contraseña (si usted ya dispone de los mismos).
Registrarse ahora: para inscribirse como un nuevo Solicitante en la aplicación.
- Si UD. ya está registrado, rellene su ‘Nombre de usuario’ y ‘Contraseña (Password)’ y pulse ‘Aceptar’ (botón resaltado en azul).
- Si Ud. ya está registrado en la aplicación CEXVEG (Sistema Informático para Comercio Exterior de Vegetales) antes del 19 de noviembre de 2016, podrá utilizar el usuario y contraseña que tenga asignado en dicha aplicación para entrar en la aplicación FLEGT, sin necesidad de volver a registrarse.
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- Si UD. no está registrado, debe proceder a inscribirse y registrarse pulsando en ‘Registrarse ahora’ (resaltado en rojo).
3. Registro de nuevos usuarios
Al pinchar en ‘Registrarse ahora’ aparecerá la pantalla de Alta del Solicitante (Inscripción):
Apartados/Pestañas (Ver Menú a la izquierda):
Solicitante: dónde consigna sus datos para darse de alta como solicitante en la aplicación FLEGT. Para ello debe cumplimentar obligatoriamente las casillas que tienen un asterisco. Las otras son optativas.
Instrucciones: dónde encontrará las instrucciones de inscripción y registro en el sistema informático para validación de licencias FLEGT.
Condiciones: que explica lo que conlleva la solicitud de alta como solicitante.
Alta Solicitante
o Se cumplimentan los datos indicados, incluyendo el ‘nombre de usuario’ y la ‘contraseña’ que se va a querer utilizar para acceder a la aplicación, una vez presente su registro y sea activado en la aplicación. Este nombre y contraseña, lo elige usted y le recomendamos que lo guarde bien.
IMPORTANTE: la aplicación sólo admite una dirección de correo electrónico por usuario. Sugerimos que la dirección de correo sea una genérica para evitar tener que realizar cambios en un futuro por cambios de personal, jubilaciones, etc.
o Al dar a “Enviar” recibirá un correo electrónico en donde aparece un enlace al procedimiento FLEGT en la ‘sede electrónica del MAPAMA’ (ministerio) donde le explicará el formulario y los documentos a presentar para que le sea admitido el registro en la aplicación FLEGT y
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sea activado en la aplicación. (Es decir, todavía NO está dado de alta debe de finalizar el proceso)
Básicamente estos documentos son los siguientes:
Solicitud de registro (aparece en el menú a la derecha, aconsejamos utilizar el formulario de solicitud electrónica si usted dispone de certificado electrónico, si no es así descárguese el formulario de solicitud presencial y cumpliméntelo).
Documento que acredite que tiene poderes para actuar en nombre de la empresa.
En su caso, inscripción en el Registro de Representantes Aduaneros del Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, o inscripción en el registro e identificación de operadores económicos.
o Para presentar los documentos:
Si dispone de certificado digital, piche en “Inicio del Procedimiento de Forma Electrónica” y siga los pasos e incorpore al sistema todos los documentos antes descritos.
Si no dispone de certificado electrónico debe cumplimentar y firmar el “Formulario de Solicitud Presencial”. Este formulario junto con los documentos antes citados debe presentarse/remitirse a la Administración (Ministerio de Agricultura y Pesca, y Alimentación y Medio Ambiente. Dirección General de Desarrollo Rural y Política Forestal. Autoridad Competente FLEGT. c/ Gran Vía de San Francisco 4, Madrid 28005). También puede optar por los mecanismos recogidos en la Ley 39/2015.
o Una vez recibida la documentación y comprobada, se activará su ‘usuario’ y podrá entrar en la aplicación FLEGT para presentar las solicitudes de validación de las licencias FLEGT.
o Le recordamos que puede utilizar el enlace directo https://servicio.mapama.gob.es/flegt/ para acceder a la aplicación.
4. Módulo Alta de las licencias. Introducción de nuevas licencias. Seguimiento licencias Una vez se accede a la aplicación aparece el módulo de alta de las licencias.
Apartados/Pestañas (Menú a la izquierda):
Licencias FLEGT: para buscar validaciones de licencias o introducir nuevas licencias
Acerca de: la aplicación informática FLEGT
Soporte: los datos de contacto, el correo electrónico [email protected]
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Acciones (botones barra superior):
Buscador (‘Lupa’ remarcado en rojo): para buscar licencias y seguir editándolas o hacer un seguimiento de su estado de validación.
Crear una solicitud nueva (‘Documento’ remarcado en azul): para la introducción de una nueva solicitud de validación de licencia FLEGT.
4.1. Buscador de licencias FLEGT
Lo primero que aparece al entrar en la aplicación es un buscador de solicitudes de validación de licencias, también aparece al pinchar el botón ‘lupa’, para hacer un seguimiento del estado de validación, o para continuar rellenando una solicitud (si está en borrador).
Se eligen los criterios de búsqueda, por fecha y/o por estado de validación y se pulsa buscar. Aparecerá un listado de solicitudes del que se elegirá la licencia que se quiere consultar/seguir editando.
NOTA: Para buscar licencias en borrador no deben aparecer fechas de registro.
4.2. Nueva solicitud de validación de licencias FLEGT (botón ‘documento’)
El solicitante puede introducir nuevas licencias, es decir, dar de alta solicitudes de validación de licencia, guardarla temporalmente mientras cumplimenta todos los datos y, una vez lo tenga completado y la aplicación no le avise que tiene algún campo pendiente, enviarla, presentándola así frente a la Autoridad Competente FLEGT en España.
IMPORTANTE: a la petición de validación de la licencia se le tiene que adjuntar como documentación: (Por favor, téngala preparada)
o Copia nº1 de la licencia escaneada en color, de calidad, en formato PDF. o En el caso de ser un representante actuando en nombre del importador, la documentación
que acredite dicha representación (frente a las administraciones públicas en general, o frente a la autoridad competente FLEGT en particular), o indicar cuando y ante qué órgano de las Administraciones Públicas presentó dicha acreditación si lo ha hecho con anterioridad.
o En este caso, copia de documentación pertinente (poderes de la empresa, inscripción en registro mercantil, documentación fiscal, etc.) que demuestre que la persona que firma dicha representación puede actuar en nombre de la empresa importadora.
o Lista de embarque o en su defecto factura comercial. o Conocimiento de embarque.
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4.2.1. Primera pantalla – datos iniciales para generar la petición de validación:
Campos: o Nº licencia: casilla 3 de la licencia. Contiene 24 caracteres con el formato:
YY.NNNNN-SSSSS.CAB-ID-ES
[Año / Nº Licencia / Nº Auditor SVLK / Acreditación Autoridad emisora licencia / Código ISO de Indonesia (ID) / Código ISO de España (ES)]
o País exportador: casilla 5 de la licencia FLEGT. Actualmente solo es Indonesia.
o Identificación importador:
NIF registrado en Registro de Importadores: importador que esté registrado en el Registro Nacional de Importadores.
Otros NIF o EORI: importador nacional NO registrado en el Registro Nacional de importadores o importadores con NIF extranjero o EORI.
IMPORTANTE: no se pueden presentar dos peticiones de validación con el mismo número de licencia.
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4.2.2. Segunda pantalla – datos completos para generar la petición de validación:
Apartados/Pestañas:
Datos básicos: en la que se rellenan los datos básicos de la licencia.
Productos: en donde se rellenan los datos de los productos reflejados en la licencia.
Documentos: donde se adjuntan los documentos necesarios.
Acciones disponibles (botones en la parte superior):
“Grabar” (‘Disquete con flecha’, remarcado en rojo): se graban los datos introducidos, dejando la petición está en estado ‘Borrador’.
“Editar” (‘Lápiz’, remarcado en azul): si se quiere seguir editando la licencia.
“Deshacer” (‘Dos flechas’, remarcado en verde): si se quieren deshacer los cambios.
“Borrar” (‘Documento con punto rojo inferior’, remarcado en naranja): si se quiere borrar la petición de validación de licencia.
Acciones disponibles (botón inferior derecha):
“Enviar”: se envía/presenta la solicitud de validación de la licencia FLEGT ante la autoridad competente en España.
NOTA: Al presentar la solicitud autoriza al cumplimiento de lo establecido en el artículo 5.6 del RD 1088/2015.
IMPORTANTE: Una vez se haya presentado (‘enviado’) la solicitud de validación de la licencia, esta NO se podrá editar.
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1. Pestaña Datos básicos
Campos (de izquierda a derecha y de arriba a abajo):
- Cabecera Licencia: aparecerá automáticamente la información que ya ha proporcionado
en la pantalla de inicio de una nueva solicitud de validación de licencia.
- Solicitante de validación de la licencia: aparecerá la información que se proporcionó al
registrarse como usuario en la aplicación.
- Autoridad competente emisora de la licencia: rellenarla con la información que aparece
en la casilla 1 de la licencia FLEGT.
- Importador: rellenarla con la información que aparece en la casilla 2 de la licencia FLEGT
– nombre, identificador (NIF, NIE o EORI) y dirección del importador. El ‘Nº Reg.’ hace
referencia al Registro de Importadores. Si en los datos iniciales ha entrado como NIF
registrado en el Registro de Importadores, la información se rellenará automáticamente con
la información que existe en dicho registro al introducir el NIF de la empresa importadora.
- Otra información: casilla 2 de la licencia FLEGT (país de destino y, si procede, país de
tránsito, valor total del envío, puerto de entrada, fecha estimada de llegada, etc.). La
información debe ir separada por (;).
- Fechas licencia:
o Fecha Alta: la asigna la aplicación por defecto cuando se empieza la solicitud de
validación.
o Fecha Expedición: ver casilla 18 de la licencia FLEGT (fecha de firma).
o Fecha Caducidad: ver casilla 4 de la licencia FLEGT.
o Fecha Petición Validación: la asigna la aplicación por defecto una vez se envíe la
petición de validación de la licencia FLEGT.
o Fecha Validación: la asigna la aplicación por defecto en el momento que la Autoridad
Competente FLEGT valide condicionalmente la licencia.
- Medios de transporte: ver casilla 7 de la licencia FLEGT.
- Titular de la licencia: ver casilla 8 de la licencia FLEGT.
- Marcas distintivas: ver casilla 17 de la licencia FLEGT (número del código de barras,
número de factura, número de lote, número del conocimiento de embarque, etc.).
- Firma de la autoridad emisora: casilla 18 de la licencia FLEGT (nombre y lugar de la
firma).
- Estado de validación de la licencia: por defecto irá apareciendo el estado de validación
de la licencia:
o Borrador
o Presentada para Pre-verificación
o Validada condicionalmente o Rechazada Validación Condicional
o Validada formalmente y despachada o Rechazada
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2. Pestaña Productos
En la pestaña de productos irán apareciendo los productos que se vayan dando de alta y el total del peso, volumen y unidades consignados.
Recordamos que los campos marcados con un asterisco son obligatorios. Asimismo, si en la licencia aparece la información sobre las especies y el/los países de aprovechamiento de los productos deben consignarlos en la solicitud.
Acción:
“Nuevo”: para introducir cada nuevo producto.
“Eliminar”: pinchando el producto que se quiere eliminar.
Pestaña Nuevo producto: (uno por cada producto)
Campos:
- Descripción comercial: ver casilla 9 de la licencia FLEGT de cada producto. La
descripción DEBE de venir en inglés. En caso de que no disponga de esta traducción debe
de solicitar a la autoridad indonesia que ha emitido la licencia una traducción al inglés. Este
documento también debe de acompañar a la solicitud de validación de licencia a través de
la pestaña documentos.
NOTA: Si aparecen en la licencia varias líneas de producto con el mismo código SA, se
pueden agrupar en la solicitud las cantidades de producto (peso, volumen, unidades),
siempre que la ‘descripción comercial’ del producto sea la misma.
- Código SA: ver casilla 10 de la licencia FLEGT de cada producto.
o NOTA 1: los códigos del Sistema Armonizado, de 4 o 6 dígitos, son los que aparecen
en el Reglamento Delegado (UE) 2016/1387 de la Comisión de 9 de junio de 2016,
que modifica el Anexo I y III del AVA con Indonesia, actualizados en el 2017 en
consonancia con el Reglamento de Ejecución (UE) 2016/1821 de la Comisión de 6
de octubre de 2016 por el que se modifica el anexo I del Reglamento (CEE) nº
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2658/87 del Consejo, relativo a la nomenclatura arancelaria y estadística y al arancel
aduanero común.
o NOTA 2: Aunque los códigos que se tengan que consignar en la Declaración
Aduanera (DUA) podrán estar más disgregados y tener más dígitos al ser códigos
TARIC, deben estar acordes con los códigos SA de la licencia FLEGT.
IMPORTANTE: En el supuesto de que exista alguna discrepancia entre los códigos de FLEGT y de la DUA se ruega contacten con la Autoridad Competente FLEGT en el correo [email protected] lo antes posible para valorar caso a caso como actuar.
o NOTA 3: Indonesia está, incluyendo en las licencias FLEGT, de forma voluntaria,
otros 15 códigos SA no recogidos en el AVA. En la solicitud de validación de la
licencia sólo se consignarán y sólo se validarán los códigos que cubre el AVA (la
aplicación sólo deja introducir los códigos SA recogidos en el AVA).
- Descripción SA: al seleccionar el código SA la descripción aparece por defecto.
- Peso neto (Tm): de cada producto en Toneladas – IMPORTANTE: Hay que consignar el
peso en ‘Tm’ (en la licencia suele estar en kg)
- Volumen (m3): de cada producto
- Unidades (ud): de cada producto
NOTA: las licencias usan el punto como separador decimal en las cantidades.
- Especies: se tienen que ir introduciendo una a una las especies que aparecen por producto.
Para introducir una especie hay que pulsar “Añadir”, lo que lleva a una pantalla en la que hay que poner el nombre común o científico, en inglés o en español, o el código EPPO, se pulsa ‘Buscar’ y aparece un listado de posibilidades de la que se elige la adecuada pulsando dos veces.
NOTAS:
o Si viene consignada en la licencia la especie 'Spruce pine fir' (SPF), esta nomenclatura refiere a un conjunto de diferentes especies de coníferas, por lo que se requiere consignar la familia Pinaceae.
o La especie Samanea saman se corresponde en el listado con Albizia saman. o La base de datos no contempla la especie Shorea laevifolia, por lo que se requiere
poner Shorea sp.
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o La especie Libocedrus decurrens se corresponde en el listado con Calocedrus decurrens.
o La base de datos no contempla la especie Acacia brasiliensis, por lo que se requiere consignar Acacia sp.
o La base de datos no contempla la especie Acacia crassicarpa, por lo que se requiere poner Acacia sp.
o La base de datos no contempla la especie Anthocephalus cadamba, por lo que se requiere poner Anthocephalus sp.
o La base de datos no contempla la especie Shorea mecistopteryx, por lo que se requiere poner Shorea sp.
o Los géneros, que ponen ‘spp’ en la licencia, tienen que buscarse como ‘sp’
Si no está especificada la especie en el producto no se añade ninguna.
- Países de aprovechamiento: se tienen que ir introduciendo uno a uno los países de
aprovechamiento de la madera por producto. Se elige el ‘País de aprovechamiento’ del
desplegable y se le da a ‘Añadir’. El país de aprovechamiento es el país en donde se ha
cortado la madera.
Si no está especificado el país de aprovechamiento en el producto no se añade ninguno.
Acciones:
“Aceptar”: se reflejará el nuevo producto en la pantalla de los productos.
“Cancelar”: se cancelará el producto introducido.
3. Pestaña Documentos
Esta pestaña se utiliza para adjuntar los documentos necesarios, que como mínimo son los siguientes:
o Copia nº 1 de la licencia escaneada en color en formato PDF.
o En el caso de ser un representante actuando en nombre del importador, la documentación que acredite dicha representación, o la referencia a cuándo y ante qué órgano de las Administraciones Públicas presentó dicha acreditación.
o Copia de documentación (poderes de la empresa, inscripción en el registro mercantil, documentación fiscal, etc.) que demuestre que la persona que firma la representación puede actuar en nombre de la empresa importadora.
o Lista de embarque o en su defecto factura comercial.
o Conocimiento de embarque.
o Cualquier otra documentación que se considere necesaria, como por ejemplo, puede ser la traducción al inglés realizada por la autoridad que ha emitido la licencia FLEGT para la descripción de los productos, en el caso que haya tenido que solicitarla.
ATENCIÓN: Para poder adjuntar documentos a una solicitud, se deben guardar primeramente los cambios hechos en la solicitud (botón superior ‘Disquete con flecha’) y volver a editar (botón superior ‘Lápiz’).
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Subida de documentos:
o Se pulsa ‘Explorar’ para buscar el documento dentro de su ordenador que se quiere añadir.
o Se indica en ‘Descripción’ el tipo de documento que se va a añadir y/o cualquier otra característica que se quiera reflejar.
o Se pulsa ‘Guardar’ y aparecerá en el listado de documentos asociados a la solicitud de validación de licencia.
Si se quiere eliminar alguno de los documentos añadidos, se elige el documento y se le da a ‘Eliminar’.
VALIDACIÓN
El sistema informático está diseñado de tal forma que una vez que se valide la licencia por la autoridad competente FLEGT, el servicio de Aduanas recibe esa validación automáticamente de forma electrónica.
El solicitante recibirá un correo de carácter informativo sobre la validación.
