Manual de Procedimentos - AQAI .Volume: 1.3 Gabinete de Organiza§£o Pedag³gica e Meios Audiovisuais

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Manual de Procedimentos

Volume 1.3 Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Direo Acadmica

Volume: 1.3 Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais

Reviso n. 01-2015

Data: fevereiro 2016

Verso 01

Elaborado por: GOP

Verificado: Natacha Moniz Pgina: 2

Aprovado: CG

ndice

Princpios Gerais ................................................................................................................. 3

Abreviaturas e Acrnimos .................................................................................................... 6

Regulamentao Aplicvel .................................................................................................. 7

Mapa de Actualizao do Documento ................................................................................. 8

Processo 1 Organizao e Gesto dos Horrios no IST- Campus Alameda ............................ 9 Subprocesso 1.1 Elaborao e Calendarizao dos Horrios .......................................................... 9 Subprocesso 1.2 Introduo de horrios no Sistema Informtico e alteraes de Horrios .......... 16

Processo 2 Elaborao de mapas de provas de avaliao de conhecimentos a ocorrerem durante a poca de exames ...................................................................................................... 29

Subprocesso 2.1 Elaborao e Calendarizao do Mapa de Exames ........................................... 29 Processo 3 Proceder marcao de Avaliaes Escritas atravs do Fnix, a ocorrerem durante o semestre ................................................................................................................... 42 Processo 4 Proceder reserva de salas destinadas realizao de Atividades Curriculares e Extra Curriculares ..................................................................................................................... 45

Subprocesso 4.1 Gerir e proceder reserva de salas destinadas a Atividades Curriculares e Extra Curriculares ........................................................................................................................................ 45 Subprocesso 4.2 Gerir e proceder reserva de salas destinadas a Doutoramentos e Dissertaes de Mestrado ........................................................................................................................................ 55

Processo 5 Gerir a inscrio dos Alunos que entram no IST para o 1. ano- 1. vez, atravs da atribuio dos Alunos nas turmas ............................................................................................. 55 Processo 6 Acompanhar o acolhimento dos Alunos Internacionais ........................................ 59 Processo 7 Gerir o processo de sobrelotao de Alunos nos Turnos, durante o processo de inscries .................................................................................................................................. 60 Processo 8 Confirmar o horrio de um Aluno Trabalhador-Estudante .................................... 63 Processo 9 Recursos de Apoio Audiovisual ........................................................................... 65 Mapas dos Processos Apresentados ........................................................................................ 68

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Direo Acadmica

Volume: 1.3 Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais

Reviso n. 01-2015

Data: fevereiro 2016

Verso 01

Elaborado por: GOP

Verificado: Natacha Moniz Pgina: 3

Aprovado: CG

Princpios Gerais O Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais tem como objectivos

organizar e gerir a elaborao dos horrios e mapas de exame no campus IST Alameda,

assim como proceder reserva de salas para aulas e o respectivo apoio audiovisual.

A realizao deste manual prende-se com a necessidade de esclarecer dvidas no que

concerne aos procedimentos a executar e regras a ter em considerao no Gabinete de

Organizao Pedaggica (http://gop.tecnico.ulisboa.pt/), por parte de quem procede

marcao de salas atravs do sistema Fnix e RT, marcao de Testes, introduo de

datas de Exame e introduo de Horrios. Serve igualmente para divulgao do

trabalho efectuado e para consulta.

A tarefa em questo refere-se gesto das 80 salas planas e 31 espaos em

configurao de anfiteatro. Esto aqui includas salas de utilizao especfica: 9 salas de

estudo e 2 salas de Desenho, 13 salas cedidas a Arquitetura, 2 salas para Dissertaes, 2

salas para Doutoramentos e 1 sala atribuda ao MIT.

Existem alm destas, salas em que a gesto efetuada de forma partilhada com os

Departamentos: 77 Laboratrios.

Das 119 salas de aula geridas exclusivamente pelo GOP, 90 espaos esto equipados

com projetores fixos e 18 espaos sem projetor. Os procedimentos para a efetivao da

reserva da utilizao destes equipamentos variam consoante o edifcio, podendo ser

atravs da pgina, da recepo de edifcio ou de mail enviado ao gestor. Para salas no

equipadas, pode ser solicitado ao GOP o equipamento de projeo porttil, mediante

requisio.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Direo Acadmica

Volume: 1.3 Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais

Reviso n. 01-2015

Data: fevereiro 2016

Verso 01

Elaborado por: GOP

Verificado: Natacha Moniz Pgina: 4

Aprovado: CG

O Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais tem como competncias:

Proceder gesto dos horrios dos diferentes cursos lecionados no IST;

Proceder gesto de mapas de provas de avaliao de conhecimentos;

Proceder gesto da reserva de salas nos espaos letivos do IST- Campus

Alameda,

Gerir o apoio audiovisual s atividades de ensino ou outras promovidas pelos

rgos e servios do IST ou devidamente autorizados por aqueles;

O Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais tem as seguintes funes:

Elaborar os Horrios dos diferentes cursos lecionados no IST- Campus Alameda;

Elaborar os mapas de provas de avaliao de conhecimentos, a ocorrerem durante

a poca de exames;

Efetuar a marcao de Avaliaes Escritas atravs do Fnix, a ocorrerem durante

o semestre;

Definir a capacidade, localizao e tipo de utilizao das salas de aula, em

conjunto com o Conselho de Gesto e com o Conselho Pedaggico;

Atribuir sala a todos os turnos presentes nos Horrios- Campus Alameda

Gerir o mobilirio das salas de aula, em conjunto com os Gestores de Edifcio

Gerir o equipamento audiovisual fixo, presente nas salas de aula, em conjunto com

os Gestores de Edifcio

Acautelar a conservao e manuteno dos equipamentos audiovisuais fixos e

mveis, que lhe esto adstritos.

Gerir e efectuar a reserva de salas destinadas a aulas de Doutoramentos

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Volume: 1.3 Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais

Reviso n. 01-2015

Data: fevereiro 2016

Verso 01

Elaborado por: GOP

Verificado: Natacha Moniz Pgina: 5

Aprovado: CG

Gerir e efectuar a reserva de salas destinadas a Dissertaes de Mestrado e de

Doutoramento

Efectuar a reserva de salas destinadas realizao de aulas extra, Cursos,

Eventos nos espaos fsicos do IST, promovidos pelos rgos e servios do IST ou

devidamente autorizados por aqueles, e enquadrados no mbito das normas

aprovadas pelo Conselho de Gesto e/ou pela Comisso Executiva dos

Departamentos, atravs do RT- Fnix;

Gerir o processo de sobrelotao de Alunos nos Turnos, durante o processo de

inscries;

Gerir a inscrio dos Alunos que entram no IST para o 1. ano- 1. vez, atravs da

atribuio dos Alunos nas turmas

Gerir em cooperao com o NMCI e com o NAPE a inscrio dos Alunos

internacionais que entram no IST, atravs da atribuio dos Alunos nas turmas

Fornecer informaes ao sobre os Espaos Letivos e Equipamento Audiovisual ao:

Conselho de Gesto, Conselho Pedaggico, Coordenadores de Curso, Delegados

de Ano e/ou Curso, Gestores de Edifcio; Outros;

Confirmar os horrios dos Alunos trabalhadores-estudantes

Produzir e divulgar semestralmente estudos estatsticos referentes s salas de aula

Elaborar anualmente o Relatrio de Atividades do Ncleo

Elaborar anualmente o Plano de Atividades do Ncleo

Actualizar a pgina WEB do Ncleo

Elaborar anualmente um mapa de material didtico e de apoio s salas de aula,

requisitado ao Ncleo de Compras, pela Gesto dos Edifcios e cuja despesa

imputada ao centro de custo do GOP.

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Direo Acadmica

Volume: 1.3 Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais

Reviso n. 01-2015

Data: fevereiro 2016

Verso 01

Elaborado por: GOP

Verificado: Natacha Moniz Pgina: 6

Aprovado: CG

Abreviaturas e Acrnimos

CP- Conselho Pedaggico

CG- Conselho de Gesto

CIIST- Centro de Informtica do IST

FNIX- Sistema de Gesto de Informao do IST

GOP- Gabinete de Organizao Pedaggica e Meios Audiovisuais

IST- Instituto Superior Tcnico

RT- Sistema de Gesto de Pedidos do IST

NAPE- Ncleo de Apoio ao Estudante

NMCI- Ncleo de Mobilidade e Cooperao Internacional