Manual de Procedimentos - aqai. Cap­tulo 1 – Ncleo de Secretariado do Conselho de Gest£o Processo

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Manual de Procedimentos

Volume 9.9 Ncleo de Secretariado do Conselho de Gesto

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Servios de Apoio ao Conselho de Gesto

Volume: 9.9 - Ncleo de Secretariado do CG

Reviso n.

Data:

Verso 00-12

Data: Agosto de 2012

Elaborado por:

Verificado Pgina: 2

Aprovado

ndice

Princpios Gerais ................................................................................................................. 3

Abreviaturas e Acrnimos .................................................................................................... 4

Mapa de Actualizao do Documento ................................................................................. 5

Captulo 1 Ncleo de Secretariado do Conselho de Gesto ............................................. 6

Processo 1 Recepo e Registo de Correspondncia.............................................................. 6 Subprocesso 1.1 Recepo da Correspondncia ................................................................................. 6 Subprocesso 1.2 Distribuio da Correspondncia............................................................................... 6 Subprocesso 1.3 Registo de correspondncia recebida ....................................................................... 6

Processo 2 Registo de Correspondncia Expedida .................................................................. 7

Processo 3 Executar despachos de Correspondncia ............................................................. 7

Processo 4 Arquivar documentos ............................................................................................. 8

Processo 5 Emitir um Despacho ............................................................................................ 10

Processo 6 Acordos de confidencialidade e propriedade intelectual resultantes de programas de Mestrado ou Doutoramento .................................................................................................. 11

Processo 7 Fundo de Maneio ................................................................................................. 11

Processo 8 Emisso de Requisies em papel ...................................................................... 12

Processo 9 Processos de Aquisio na Plataforma da Central de Compras .......................... 12

Processo 10 Lanamento no Mdulo de Gesto Oramental - MGO ..................................... 12

Processo 11 Processos de Deslocao e misso de membros do CG .................................. 13

Processo 12 Reunies do Conselho de Gesto ..................................................................... 13

Processo 13 Notas Informativas ............................................................................................. 14

Mapas dos Processos Apresentados ........................................................................................ 15

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Servios de Apoio ao Conselho de Gesto

Volume: 9.9 - Ncleo de Secretariado do CG

Reviso n.

Data:

Verso 00-12

Data: Agosto de 2012

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Princpios Gerais

Descrio Sumria das competncias e funes do Ncleo de Secretariado do Conselho

de Gesto

O Ncleo de Secretariado do Conselho de Gesto tem como objectivos e competncias a

assessoria geral aos membros do Conselho de Gesto, nomeadamente:

- Assegurar o cumprimento das orientaes superiormente definidas;

- Assessorar os rgos de gesto das unidades a que esto afectos;

- Organizar e gerir os servios promovendo a aplicao de tcnicas de organizao

e gesto administrativa;

- Promover uma maior eficincia no servio;

- Proporcionar apoio multidisciplinar;

- Contribuir para a qualidade na gesto da informao;

- Executar servios gerais de protocolo;

- Assessorar as chefias na organizao de reunies, palestras e outros;

- Participar em reunies elaborando actas;

- Redigir, expedir e arquivar correspondncias;

- Controlar e manter o arquivo dinmico actualizado.

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Servios de Apoio ao Conselho de Gesto

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Verso 00-12

Data: Agosto de 2012

Elaborado por:

Verificado Pgina: 4

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Abreviaturas e Acrnimos

CG Conselho de Gesto

DR Dirio da Repblica

FM Fundo de Maneio

IST Instituto Superior Tcnico

MGO Mdulo de Gesto Oramental

NSCG Ncleo de Secretariado do Conselho de Gesto

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Servios de Apoio ao Conselho de Gesto

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Aprovado

Mapa de Actualizao do Documento

Responsvel O qu Quando Como Resultado/ Registo

Helena Domingues

Volume Anualmente Rever legislao e adequao dos

processos

Proposta de alterao

As propostas so sempre enviadas AQAI para anlise juntamente com o formulrio de alterao.

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Captulo 1 Ncleo de Secretariado do Conselho de Gesto

Processo 1 Recepo e Registo de Correspondncia

Subprocesso 1.1 Recepo da Correspondncia

recebida toda a correspondncia endereada ao Instituto Superior Tcnico, ao

Conselho de Gesto e aos membros do Conselho de Gesto.

Subprocesso 1.2 Distribuio da Correspondncia

- Facturas A carta aberta e encaminhada para o Ncleo de Compras e

Aprovisionamento;

- Extractos Bancrios A carta encaminhada para o Ncleo de Tesouraria;

- Cartas com endereo interior A carta aberta e encaminhada para o destinatrio

mencionado;

- Outra correspondncia A carta aberta e procede-se ao registo de correspondncia.

Subprocesso 1.3 Registo de correspondncia recebida

Na aplicao informtica da rede intranet Fnix, intitulada correspondncia que est

disponibilizada a todas as funcionrias do NSCG feito o registo de todas as cartas

recebidas. Dos campos dessa aplicao constam:

- Data da correspondncia;

- Remetente;

- Referncia e n da correspondncia;

- Assunto;

- Destinatrio da correspondncia;

- feita digitalizao do documento e colocado o ficheiro junto do correspondente

registo.

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O nmero e a data so atribudos de forma automtica.

Aps executado o registo informtico aposto um carimbo de entrada de

correspondncia que deve ser completado manualmente com a data e nmero atribudo

ao documento.

A correspondncia registada distribuda internamente pelos membros do CG de acordo

com os pelouros definidos pelo Presidente do Instituto Superior Tcnico no incio do seu

mandato.

Processo 2 Registo de Correspondncia Expedida Na aplicao informtica da rede intranet Fnix, intitulada correspondncia que est

disponibilizada a todas as funcionrias do NSCG feito o registo de todas as cartas

expedidas. Dos campos dessa aplicao constam:

- Destinatrio da correspondncia;

- Assunto;

- Remetente

- Depois de assinada a carta digitalizada e o ficheiro colocado junto ao correspondente

registo.

O nmero e a data so atribudos de forma automtica.

Processo 3 Executar despachos de Correspondncia O despacho efectuado na correspondncia recebida deve ser cumprido, de preferncia,

no dia em que feito. Dependendo do tipo de despacho, so executados os seguintes

procedimentos:

- Arquivar feita uma digitalizao do documento, depois de assinado, e inserido na

plataforma informtica Correspondncia no campo disponvel para o efeito dentro do

registo correspondente. Dentro do registo e no campo destinado ao despacho, deve ser

colocada informao sobre o encaminhamento dado ao documento.

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Data: Agosto de 2012

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Aprovado

- O documento dever ser encaminhado para um servio ou pessoa. Na plataforma de

correspondncia, no correspondente n de registo, colocada a informao do

departamento ou pessoa para onde seguiu o documento, assim como a data;

- Emitir carta de resposta Deve ser executada a resposta (dar n de sada na plataforma

de entrada de correspondncia, colocar informao de que se trata de resposta ao n

de registo X) e na mesma plataforma, mas no registo de sada deve ser colocada

informao correspondente ao