Manual de Políticas Contables - SISCA

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TEGRACIÓN SOCIAL CENTR

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Manual de Políticas Contables

San Salvador, El Salvador, Noviembre de 2010

Índice

Código: MPC-01

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Manual de Políticas Contables (MPC)

Edición: Nov.2010

Manual revisado por Latinamerican Audit & Tax Corporate, Ltda. de C.V.

Firma Miembro de Mazars

INDICE PAG. No. /24

1. OBJETIVOS………………………………………………………………………..… 1

1.1 GENERAL……………………………………………………………………... 1

1.2 ESPECIFICO………………………………………………………………..…. 1

2. AMBITO DE APLICACIÓN……………………………………………………............... 1

3. FORMALIZACION DE LA ADOPCION DEL PRESENTE MANUAL O

CAMBIOS AL MISMO………………………………………………………………... 2

4. DEFINICIÓN DE POLITICAS CONTABLES……………………………………….......... 2

5. OBJETIVO DE LAS POLITICAS CONTABLES………………………….……................... 3 6. IMPORTANCIA DE LAS POLITICAS CONTABLES………………………….................... 3

7. CARACTERISTICAS DE LAS POLITICAS CONTABLES………….......................................... 4

8. POLITICAS CONTABLES………………………………………………………............. 5

8.1 POLITICAS GENERALES………………………………………….………….... 5

8.2 POLITICAS ESPECIFICAS………………………………………….……............ 12

9. ACTUALIZACION DEL MANUAL…………………………………………………....... 20

9.1 NORMAS GENERALES PARA ACTUALIZAR EL MANUAL.…................................... 20

9.2 NORMAS PARA EL CAMBIO EN EL MANUAL……...……….................................... 21

ANEXOS

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Secretaría de la Integración Social Centroamericana - SISCA -

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1. OBJETIVOS

1.1 GENERAL:

Establecer y describir el tratamiento contable de c ada una de las cuentas de importancia relativa que integran los estados nancieros de la SISCA, de manera que le permitan presentar los estados nancieros de conformidad a una estructura que garanticen el cumplimiento de requerimientos mínimos contables y en lo que aplique se considerará lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera emitidas por la Federación I nternacional de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés).

1.2 ESPECÍFICOS:

• Describir los aspectos generales a considerar en la contabilización de las operaciones relacionadas con los fondos propios y la contabilización de los fondos provenientes de organismos nanciadores, a n de que los registros contables presenten las operaciones conforme a las políticas establecidas.

• Proporcionar a la Secretaría de un instrumento técnico que permita identi car los criterios para la preparación y presentación de los estados nancieros institucionales.

2. AMBITO DE APLICACION

El presente Manual de ne las políticas contables relacionadas con la preparación y presentación de la estructura principal de los es tados nancieros; así como las divulgaciones y revelaciones adicionales requeridas para su adecuada presentación.

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Las políticas contables aquí descritas deben aplicarse en los casos de reconocimiento y medición de una partida contable; así como en la información a revelar sobre las partidas de importancia relativa.

Las partidas contables relacionadas con divulgaciones adicionales sobre aspectos cualitativos de la información nanciera.

3. FORMALIZACIÓN DE LA ADOPCIÓN DEL PRESENTE MANUAL O CAMBIOS AL MISMO.

La adopción del presente Manual y/o sus actualizaciones periódicas requieren el acuerdo formal de aprobación por parte de la administración de la Institución, haciendo referencia a la fecha de vigencia.

4. DEFINICIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES

Para los propósitos de este manual, la de nición de políticas contables son las siguientes:

• Principios, métodos convencionales, reglas y procedimientos adoptados por la Institución en la preparación y presentación de sus estados nancieros, de acuerdo a su naturaleza, bajo los cuales se regirá. Se entenderá que esto comprenderá también la recopilación y el detalle de los datos básicos generales que se ident que como necesarios.

• Los lineamientos generales de acuerdo con los cuales se establecen las cuentas de la Institución o cualquier regla o procedimiento que se de na como política institucional. En este caso, una política de contabilidad a diferencia de un principio, es una adaptación o aplicación especial de un criterio necesario para satisfacer la peculiaridad de la Institución o las necesidades de su administración.

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5. OBJETIVOS DE LAS POLÍTICAS CONTABLES

• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos adoptados y de nidos en las políticas, a n de generar información contable con able y correcta para la toma de decisiones.

• Establecer y de nir un criterio de actuación, respaldado en una base técnica contable para la aplicación y registro de las operaciones de la institución.

• Promover la uniformidad en el registro de las operaciones contables independientemente del tipo de fondos que se ejecuten.

• Garantizar una adecuada presentación y revelación de la información contable.

6. IMPORTANCIA DE LAS POLÍTICAS CONTABLES

La importancia de las políticas consiste en garantizar el registro, la preparación y presentación de la información nanciera, en forma clara y con able.

Los estados nancieros se elaborarán de tal forma que faciliten el análisis y comparabilidad de la información nanciera para la adecuada toma de decisiones, para lo cual es importante que la información nan ciera cumpla con las características cualitativas, por lo que es necesar io contar con bases contables, principios, criterios y métodos homogéneos que faciliten la preparación y presentación de los estados nancieros.

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7. CARACTERÍSTICAS DE LAS POLÍTICAS CONTABLES

Comprensibilidad :

Las políticas contables deben ser su cientemente claras y no dar lugar a múltiples interpretaciones para su aplicación al momento de r egistro y de la preparación y presentación de los estados nancieros.

Flexibilidad :

Las políticas deben ser adaptadas a las necesidades de la Institución, respecto a información, actividades y naturaleza, a efecto de que sus transacciones sean registradas en forma adecuada.

Fiabilidad :

Las políticas deben estar orientadas a garantizar que la información re ejada en los estados nancieros está libre de errores materiales y presenten la imagen el de la situación nanciera de la entidad.

Uniformidad y Consistencia :

Las políticas deben ir orientadas a garantizar de manera razonable que las situaciones que rodean la Institución no variarán signi cativamente, de manera que las transacciones se registren de la misma manera, hasta que exista un cambio importante que afecte a la entidad y requiera cambio para mostrar la situación nanciera.

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8. POLÍTICAS CONTABLES

8.1 POLÍTICAS GENERALES

8.1.1 Bases para la Preparación de los Estados Financieros

La Secretaría de la Integración Social Centroamericana (SISCA), preparará sus estados nancieros en lo aplicable utilizando como marco de referencia, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); adoptadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB por sus siglas en inglés), y por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoria de El Salvador.

8.1.2 Responsabilidad de la Administración por los Estados Financieros

La administración de la Institución es responsable de diseñar, implementar y mantener un control interno apropiado, relacionado con la preparación y presentación razonable de estados nancieros, garantizando que están libres de representaciones erróneas importantes, ya sea por fraude o error; así como seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas; y realizar las estimaciones contables necesarias en las circunstancias que lo ameriten.

La Secretaria General y sus Directores son los encargados de seleccionar los cursos alternos de acción y elección de la mejor alternativa, de forma que los estados nancieros cumplan con los requisitos técnicos y prudenciales, recomendados en la normativa contable .

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8.1.3 Importancia Relativa de los Hechos Económicos

Las normas y procedimientos adoptados por la SISCA deberán aplicarse con sentido práctico, siempre y cuando no se distorsione la información contable, o bien, que el costo de registrar técnicamente los hechos económicos no sean superiores a los beneficios de la información que se pudiera obtener.

Se entenderá por importancia relativa o materialidad, cuando la omisión o presentación errónea de la información pueda influir en las decisiones económicas de los usuarios, tomadas a partir de los estados financieros.

La materialidad dependerá de la cuantía de la partida contable omitida o del error de evaluación en su caso, juzgados siempre dentro de las circunstancias particulares de la omisión o el error. De esta manera el papel de la importancia relativa será suministrar un umbral o punto de corte, más que ser una característica cualitativa primordial que la información ha de tener para ser útil.

8.1.4 Estados Financieros

La base de preparación de los estados financieros la constituyen en lo aplicable las Normas de Información Financiera adoptadas en El Salvador; por lo que la SISCA generará un conjunto completo de estados financieros que comprende: un balance general, un estado de resultados, un estado de cambios en el patrimonio neto, un estado de flujo de efectivo y las correspondientes notas explicativas, mismas que incluirán un resumen de las principales políticas contables adoptadas por la institución, y serán elaborados de forma semestral y anual para su distribución.


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8.1.5 Estados Financieros Combinados

Por la naturaleza de las operaciones de la SISCA, así como los requerimientos de los cooperantes, establecidos en los distintos convenios suscritos por la Secretaría, se prepararán estados financieros por proyecto o cooperante, los cuales deberán ser combinados al cierre del ejercicio a efecto de establecer la situación financiera de la SISCA y el avance en la ejecución de los fondos al cierre del ejercicio económico.

8.1.6 Documentos y Registros

La Secretaría conservará en debido orden todos los registros, comunicaciones y cualesquiera otros documentos pertinentes a la actividad financiera de la SISCA, de manera que demuestre el respaldo de todas las operaciones, la rendición de cuentas y la generación de información contable, a fin de mostrar evidencia documental del uso adecuado de los recursos que haya administrado a todas las instancias internas o externas debidamente autorizadas, y de forma específica al Consejo Fiscalizador Regional, para que pueda aplicar los procedimientos de auditoria que estime conveniente para el cumplimiento de sus funciones fiscalizadoras.

Todos los documentos relativos a una transacción específica serán archivados por proyecto, debiendo contar con una numeración correlativa consolidada institucional, adicional a la numeración correlativa del proyecto en ejecución. La documentación deberá permanecer archivada como mínimo por un periodo de cinco años y los registros contables durante diez años.

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8.1.7 Soporte de los Registros Contables

Toda operación que dé origen a un registro contable deberá contar con la documentación necesaria y toda la información pertinente que respalde, demuestre e identifique la naturaleza y finalidad de la transacción que se está contabilizando.

8.1.8 Base Contable de Acumulación ( Devengo)

La Secretaría, salvo lo relacionado con la información sobre flujos de efectivo, elaborará sus estados financieros utilizando la base contable de acumulación o devengo, es decir, que los registros contables reconocerán como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos, cuando satisfagan, las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos en el marco conceptual de las NIC´S/NIIF.

8.1.9 Exclusión Contable de Estimaciones Presupuestarias

La contabilidad de la SISCA excluye toda posibilidad de registrar contablemente estimaciones presupuestarias, en tanto los hechos económicos no se generen, debiendo cumplir éstos con los criterios necesarios para su reconocimiento.

No obstante, el diseño del sistema contable deberá considerar los mecanismos técnicos que hagan factible la comparación de los movimientos contables con las proyecciones presupuestarias.

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8.1.10 Negocio en Marcha

De conformidad con el artículo 18 y el numeral 3 del artículo 21 del Tratado de la Integración Social Centroamericana (TISCA), suscrito el 30 de marzo de mil novecientos noventa y cinco, la Secretaría de la Integración Social Centroamericana (SISCA) es una institución internacional con personería jurídica regional y con duración indefinida.

8.1.11 Clasificación de los Activos y Pasivos en los Estados Financieros

La SISCA presentará sus activos y pasivos, clasificándolos en el balance general como “corriente” y “no corriente”.

8.1.12 Estado de Flujo de Efectivo

El estado de flujo de efectivo de la SISCA, informará acerca de los flujos de efectivo que se hayan realizado durante el período, clasificándolos por actividades de operación, de inversión y de financiamiento. El método para la elaboración de dicho estado será el método indirecto.

8.1.13 Cuentas Bancarias

Los fondos recibidos de los países signatarios del TISCA o de los cooperantes, deberán ser depositados en cuentas bancarias independientes, existiendo tantas cuentas como convenios existan, a fin de salvaguardar dichos fondos y tener diferenciados los mismos, a efecto de llevar control sobre sus fuentes y usos.

8.1.14 Unidad Monetaria

La información numérica contenida en los estados financieros será presentada en dólares de los Estados Unidos de Norte América, y en forma comparativa respecto al periodo anterior.

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8.1.15 Transacciones en Moneda Extranjera.

Las adquisiciones de obligaciones o activos en moneda extranjera, deberán ser registradas a la tasa de cambio vigente en la fecha de la transacción.

Los activos y pasivos representados en moneda extranjera, deberán ser ajustados mensualmente a la tasa de cambio vigente establecida por el sistema financiero nacional.

Cuando se realice una venta o disposición de activos o pasivos en moneda extranjera, se deberá expresar contablemente a la tasa de cambio vigente en la fecha en que se realice la operación, registrándose así un efecto por la fluctuación cambiaria que corresponda.

8.1.16 Impuestos.

La Secretaría de la Integración Social Centroamericana (SISCA) está exonerada del pago de impuestos, lo cual se establece en el Acuerdo de Sub Sede suscrito con el Gobierno de la República de El Salvador el 19 de julio de 2010.

8.1.17 Período Contable.

El ejercicio social y económico de la Secretaría estará comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año. Sin embargo, para propósitos de requerimientos de organismos cooperantes, la presentación de estados financieros con un período diferente a lo que se establece en este manual se considerará con un requerimiento particular.

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8.1.18 Notas a los Estados Financieros.

Las notas a los estados financieros son responsabilidad de la administración de la SISCA y serán elaboradas como mínimo semestralmente, en la generación de estados financieros de junio y diciembre de cada año. En casos especiales de acuerdo a requerimientos de algún organismo cooperante.

8.1.19 Criterio Prudencial

En ausencia de Normas Internacionales de Información Financiera (Normas Internacionales de Contabilidad) específicas, la administración utilizará su criterio, para adoptar un principio o política contable que suministre información más útil a los usuarios de los estados financieros. En este caso, la dirección podrá considerar la documentación de consulta siguiente:

• Las definiciones, así como los requisitos de reconocimiento y valoración establecidos por las NIIF/NIC´S en su marco conceptual.

• Los pronunciamientos de otros organismos reguladores contables, así como las prácticas aceptadas por los organismos internacionales, tales como Banco Mundial, BID y ONU, entre otros, y esto deberá de ser sólo en la medida en que resulten consistente con lo establecido en el apartado anterior.

Este juicio debe estar moderado por la prudencia al decidir entre alternativas propuestas en las que no exista una base para elegir, debiéndose optar por la que menos subjetividad refleje, considerando siempre que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información contable, los criterios que se adopten deben ser suficientemente comprobables a fin de establecer la clara comprensión del criterio utilizado.

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8.2 POLÍTICAS ESPECÍFICAS.

8.2.1. Equivalentes de Efectivo.

Se consideran como equivalentes de efectivo, aquellas inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando un riesgo no significativo de cambio de valor, cuya convertibilidad en estricto efectivo está sujeta a un plazo no mayor a los tres meses o menos desde la fecha de adquisición.

8.2.2. Instrumentos Financieros.

Los instrumentos financieros de la entidad serán registrados inicialmente al costo y consisten en efectivo y equivalentes de efectivo. Al 31 de diciembre, estos instrumentos serán registrados a su costo, debido a la naturaleza de los mismos.

El efectivo y equivalentes de efectivo de la Secretaría se mantendrán en instituciones financieras sólidas.

Administración del Riesgo Financiero: Debido a la naturaleza de las actividades de la Institución, ésta no enfrenta un importante de riesgo financiero, pues en su mayoría emplea instrumentos financieros primarios, tales como cuentas por cobrar y cuentas por pagar que no son instrumentos derivados.

8.2.3 Cuentas y Documentos por Cobrar.

Las cuentas por cobrar son registradas al monto según recibo de ingreso. Las cuentas irrecuperables son dadas de baja en el momento en que son identificadas, previo reconocimiento de su estimación de incobrabilidad.

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8.2.4 Inventarios.

Los inventarios, son existencias institucionales destinadas al desarrollo de las operaciones de la Secretaría, los cuales se medirán al menor valor entre el costo y el costo corriente de reposición, aplicando para su manejo el costo promedio.

El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de la adquisición y conversión de los mismos, así como otros costos en los que se ha incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

El costo de adquisición de los inventarios comprenderá, el precio de compra, los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales y suministros. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas (o rubros) similares se deducirán al determinar el costo de adquisición.

8.2.5 Pagos Anticipados.

Los servicios pagados por anticipado por la SISCA se registraran a su valor de costo y serán amortizados bajo el método de línea recta.

8.2.6 Propiedades, Planta y Equipo.

Un elemento de las propiedades, planta y equipo será reconocido como activo cuando:

a. Es probable que la entidad obtenga beneficios económicos futuros derivados del mismo; y

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b. El costo del activo para la institución puede ser valorado razonablemente.

No obstante, aquellos bienes muebles cuyo valor de adquisición individual es inferior a doscientos dólares americanos ($200.00), deberán registrarse en cuentas de Gastos de Gestión, mientras que aquellos bienes mayores a cien dólares americanos ($100.00) y menores a doscientos dólares americanos ($200.00) deberán ser controlados de forma extracontable.

Todo elemento de propiedades, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser reconocido como un activo, se valorará por su costo.

El costo de las propiedades, planta y equipo comprenderá su precio de adquisición, los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones encerarías para que pueda operar de la forma prevista por la Administración.

En el caso de las permutas de elementos de propiedades, planta y equipo se medirán a su valor razonable.

Para efectos de depreciación de las propiedades planta y equipos se aplicará el método de la línea recta, debido a su funcionabilidad que se mantiene constante a lo largo de la su vida útil.

La contrapartida de la depreciación acumulada es un cargo a la cuenta de gastos del periodo.

El valor residual de las propiedades, planta y equipo será el equivalente al 10% de su valor de adquisición.

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La vida útil de los elementos de las propiedades, planta y equipos será aplicada según detalle siguiente:

a. Edificios 20 años b. Mobiliario y Equipo 2 años c. Instalaciones 2 años d. Accesorios 2 años e. Vehículos 5 años

Los terrenos y edificaciones son bienes independientes y se tratarán contablemente por separado, incluso si han sido adquiridos conjuntamente.

8.2.7 Propiedades, Planta y Equipo en Arrendamiento Financiero

Al comienzo del arrendamiento financiero, y por tratarse de la figura de arrendatario, este se reconocerá en el balance como parte del activo, y se registrará un pasivo por el mismo importe, igual al valor razonable del bien arrendado, o bien al valor presente de los pagos mínimos por el arrendamiento, si este fuera menor, dichos pagos serán determinados al inicio del arrendamiento.

La tasa de descuento a utilizar para el cálculo del valor presente de los pagos mínimos del arrendamiento será la tasa de interés implícita en el arrendamiento, siempre que sea posible determinarla.

Cualquier costo directo inicial en que incurra la entidad, en su carácter de arrendatario se añadirá al importe reconocido como activo.

Cada una de las cuotas del arrendamiento financiero se dividirá en dos partes, que representan respectivamente, la carga financiera y la deducción de la deuda.

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La carga financiera total se dividirá entre los períodos que constituyen el plazo de arrendamiento, de manera que se tenga una tasa de interés constante en cada período, sobre el saldo de la deuda pendiente de amortizar.

8.2.8 Arrendamientos Operativos

Las cuotas derivadas de los arrendamientos operativos serán reconocidas como gastos en el estado de resultados de forma lineal, en el transcurso del plazo del arrendamiento.

8.2.9 Activos Intangibles

Los bienes intangibles adquiridos con el fin de utilizarlos en las actividades administrativas o productivas de carácter institucional, deberán ser registrados contablemente como activos intangibles si, y solo si:

a. Es probable que los beneficios económicos futuros que se han atribuido al mismo lleguen a la institución; y b. El costo del activo pueda ser medido de forma fiable.

Dichos activos serán reconocimos al costo de adquisición o al valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desembolso, su vida útil dependerá de la aplicación de criterios técnicos que puedan determinarla, apoyándose con especialistas en la materia, y tomando en cuenta el criterio prudencial del contador para aplicar la estimación razonable permitiendo con ello registrarlo como gastos.

Para efectos de amortización de los activos intangibles se aplicara el método de línea recta.

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8.2.10 Costos por Intereses

Los costos por intereses que sean directamente atribuibles a la adquisición, construcción o producción de activos que cumplan las condiciones para su cualificación, serán capitalizados, formando parte del costo de dichos activos.

8.2.11 Deterioro del Valor de los Activos

El importe en libros del valor de un activo debe ser reducido hasta que alcance su importe recuperable si, y solo si, este importe recuperable es menor que el importe en libros, en tal caso la reducción se designará como pérdida por deterioro y será reconocida inmediatamente como un gasto en el estado de resultados, en lo aplicable de conformidad a lo establecido en la NIC/NIIF 36.

8.2.12 Beneficios a Empleados

La entidad reconoce el costo de las remuneraciones de carácter acumulativo a favor de los empleados a la fecha del balance, en función de los importes adicionales que se espera satisfacer a los empleados como consecuencia de los derechos que han acumulado en dicha fecha.

8.2.13 Segmentos de Operación

La SISCA presentará en su estado de resultados, la información relacionada tanto con los ingresos ordinarios, como los gastos relacionados con tales ingresos, de forma separada en “Segmentos de operaciones” debido a que por la naturaleza de sus actividades prevalece el desarrollo de distintos proyectos de tipo social.

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8.2.14 Estimaciones de la Administración

La preparación de los estados financieros de la SISCA deberá considerar las estimaciones y supuestos que afectan los saldos de los activos y pasivos, la divulgación de los pasivos contingentes a la fecha de los estados financieros.

1. Estimación para cuentas incobrables

Las cuentas por cobrar vigentes a la fecha de referencia de los estados financieros serán sujetas de cálculo de estimación por incobrabilidad de conformidad a los criterios siguientes:

Antigüedad Factor30 días 0.00% Igual o mayor a 60 días 15.00% Igual o mayor a 90 días 25.00% Igual o mayor a 120 días 50.00% Igual o mayor a 150 días 75.00% Igual o mayor a 180 días 100.00%

2. Estimaciones por obsolescencia y pérdida de inventarios.

Los inventarios de existencias institucionales a cargo de la SISCA a la fecha de referencia de los estados financieros serán sujetos de cálculo de estimación por obsolescencia y perdida de inventario, la cual será calculada sobre la base del inventario físico realizado por la administración de la Secretaría de manera periódica, teniendo que realizarse como mínimo de forma semestral durante los meses de junio y diciembre de cada año.

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3. Provisiones, activos y pasivos contingentesLa SISCA reconocerá, medirá y revelara las provisiones, activos y pasivos contingentes de conformidad a los criterios definidos en la NIC 37.

8.2.15 Donaciones

Las donaciones en efectivo recibidas por la Secretaría para la realización de sus fines, serán reconocidas como ingresos del ejercicio contable en el cual se devenguen y serán administradas de conformidad al convenio suscrito con el cooperante y del presupuesto previamente definido para su uso.

Las donaciones recibidas en especies correspondientes a bienes muebles o inmuebles serán reconocidas como activos, y se controlarán en la cuenta correspondiente de patrimonio. Cuando de trate de bienes inmuebles se hará revaluaciones para ajustar su valor original al menos una vez cada 5 años o cuando existan condiciones que lo ameritan. En el caso de bienes muebles se ajustarán de forma anual con base al deterioro que puedan sufrir por el uso y se aplicará dicha deterioro como una disminución de su valor original en el patrimonio.

8.2.16 Gastos de Operación

Éstos se registrarán en la contabilidad, sobre la base de acumulación, es decir, que se reconocen cuando se devengan y no cuando se pagan, al igual que los ingresos, atendiendo al principio de devengado.

8.2.17 Ingresos de Gestión

Los ingresos se registrarán sobre la base de acumulación, es decir, que se reconocen cuando se generan y no cuando se perciben, atendiendo al principio de devengado.

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9. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

Como todo proceso dinámico, la Secretaria de la Integración Social no es ajena a la realidad cambiante en la cual este inmersa y dentro de la cual actúa, por ello ha previsto la necesidad de que el mecanismo para realizar cambios al presente manual, esté debidamente normado. Así, los cambios que se requieran pueden implicar modificaciones, eliminaciones o adiciones al contenido del manual.

A fin de mantener un adecuado nivel de control sobre el mecanismo para actualizar el manual que contiene los procedimientos, sin que se ponga en riesgo su visión integral, se han definido las políticas y el proceso que deberá observarse pare realizar tales cambios.

9.1. Normas Generales

9.1.1 Generalidades

El/la Director/a de Administración y Finanzas, mantendrá actualizado el Manual de Administración y Finanzas, con el fin de garantizar la adecuada correlación con los cambios que se realicen, buscando que el Manual siempre refleje los procedimientos vigentes. Dichas actualizaciones serán debidamente aprobadas por el/la Secretario/a General de la SISCA.

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9.1.2 Acceso al Manual

Todos los funcionarios de la SISCA tienen acceso a la versión electrónica del Manual de Políticas Contables. El manual es de uso interno y por lo tanto solamente se tendrá acceso a él dentro de la Institución, por lo que ninguna copia deberá ser entregada a prestatarios, ejecutores, beneficiarios o terceras personas. No obstante lo anterior, la Secretaría General, podrá autorizar la entrega de este manual a partes interesadas o colocarlo a disposición pública, en la medida en que tal acción sea de interés para la SISCA.

9.2. Normas para el cambio en el manual

9.2.1 Causas de Cambio en el Manual

Se identifican varios acontecimientos que, individualmente o en conjunto, causen cambios al Manual:

a. Cambios en legislación que tienen impacto en los procedimientos de la Institución.

b. Resoluciones del CIS.

c. Procesos de mejora continua en los cuales se identifican acciones que tengan impacto en la eficiencia y/o eficacia institucional.

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9.2.2. ¿Quién Puede Solicitar un Cambio?

Procederá la evaluación de una propuesta de cambio al Manual, cuando la solicitud (Anexo - MPC 1) se genere en:

a. Resolución CIS o por algún cambio como resultado de la aplicación de ésta.

b. Cualquiera de los usuarios, siempre y cuando cuente con la aprobación de algún/a Director/a como mínimo.

c. Como resultado de implementación o cambios en los sistemas, y que hayan impactado los procedimientos.

9.2.3. Niveles de Aprobación de la Solicitud de Cambio

Para que un cambio en los procedimientos pueda entrar en vigencia, debe ser, propuesto por el/la Director/a de Administración y Finanzas. Éste cambio se someterá a el/la Secretario/a General de la SISCA para su aprobación.

9.2.4. Criterios para el Análisis

Como marco de referencia para la elaboración de la propuesta se tendrán los siguientes criterios:

a. La identificación de la oportunidad de mejora en los procedimientos.

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Edición: Nov.2010



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b. La necesidad de incluir un procedimiento completamente nuevo dentro de los incluidos en este Manual.

c. La necesidad de eliminar un procedimiento por haber perdido validez dentro de los incluidos dentro del Manual.

Además de los mencionados criterios, para la evaluación del impacto del cambio propuesto, el/la Director/a de Administración y Finanzas, debe tomar en consideración factores tales como, un control interno, la diversidad y complejidad de las funciones desarrolladas, el volumen de trabajo involucrado y el impacto en términos financieros del cambio propuesto.

9.2.5. Implementación del Cambio

En el caso de que se apruebe la propuesta, el/la Director/a de Administración y Finanzas, modificará las secciones del Manual que correspondan y comunicará a todos los involucrados, a través de correo electrónico, indicando los capítulos o procedimientos actualizados así como la fecha de entrada en vigencia.

9.2.6. Registro de Cambios al Manual

El/la Director/a de Administración y Finanzas, emitirá el MPC modificado actualizando el apartado de la fecha y el No. de revisión a la que corresponde. Este control permitirá llevar un control de las modificaciones de que ha sido sujeto el manual original.

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Edición: Nov.2010



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ANEXOS

MPC 1 Solicitud de Cambios al Manual

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ANEXO MPC 1 Solicitud de Cambios al Manual

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Manual de Políticas Contables - SISCA