MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES APLICABLE …...El Manual de Políticas Contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y formas de desarrollar las principales

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

CODIGO: A102M01

Versión: 04 Fecha: Vigente desde su

liberación en GINA

Página 1 de 29

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS

Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias http://www.colciencias.gov.co Micrositio S.G.C y GINA

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES APLICABLE AL DEPARTAMENTO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN – COLCIENCIAS

http://www.colciencias.gov.co/


CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 2 de 29




Manual de Políticas Contables Aplicable al Departamento de Ciencia, Tecnología e

Innovación – Colciencias

JACKSON ANDRES CARVAJAL FLOREZ Contador Colciencias

PAULA FERNANDA CHIQUILLO Directora Administrativa y Financiera



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 3 de 29




TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN .................................................................................................................................................................. 5

1. ORGANIZACIÓN CONTABLE ....................................................................................................................................... 7

2. GESTIÓN CONTABLE POR PROCESOS ....................................................................................................................... 7

3. GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE ............................................................................................................. 7

3.1 Libros de Contabilidad ............................................................................................................................................. 8

3.2 Comprobantes de Diario .......................................................................................................................................... 9

3.3 Soportes de contabilidad ......................................................................................................................................... 9

4. CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES ........................................................................... 9

4.1 Controles Administrativos ....................................................................................................................................... 9

4.1.1 Comunicación a las áreas de gestión y entes externos para el suministro oportuno de información ....................... 9

4.1.2 Lista de control para verificar la entrega oportuna de información ......................................................................... 10

4.1.3 Actas de seguimiento de balance ........................................................................................................................... 10

4.1.4 Actividades de cierre al final del período contable ................................................................................................. 10

4.2 Controles Operativos ............................................................................................................................................. 11

4.2.1 Verificación y conciliación de información contable .............................................................................................. 11

4.2.2 Conciliaciones bancarias ....................................................................................................................................... 11

4.2.3 Operaciones reciprocas ......................................................................................................................................... 11

5. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE ....................................................................................................... 12

6. PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES ........................................................................................................ 12

7. DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE ................................................................................................................. 12

8. RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN FRENTE AL PROCESO CONTABLE ........................................ 13

9. AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE........................................................................................................ 13

9.1 Informes de autoevaluación contable ..................................................................................................................... 14

9.1.1 Dictámenes de la Contraloría ................................................................................................................................. 14

9.1.2 Planes de Mejoramiento ......................................................................................................................................... 14

9.1.3 Informes de Auditorías Internas y Externas ........................................................................................................... 14

9.1.4 Encuesta de satisfacción de usuarios .................................................................................................................... 14

9.1.5 Evaluaciones de la Contaduría General de la Nación ............................................................................................. 14

10. CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................. 15

11. SISTEMA DE INFORMACIÓN .................................................................................................................................. 15

12. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS AREAS DE GESTION ...... 15

13. CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE ................................................................................................... 16

14. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ................................................................................. 16

15. POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS ............................................................................................. 16

15.1 Deudores ............................................................................................................................................................... 16



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 4 de 29




15.2 Propiedades, planta y equipo ................................................................................................................................. 17

15.2.1 Reconocimiento ................................................................................................................................................. 17

15.2.2 Método de valuación de los elementos de consumo .......................................................................................... 17

15.2.3 Actualización ..................................................................................................................................................... 17

15.2.4 Administración y custodia ................................................................................................................................. 18

15.2.5 Cálculo de depreciaciones y amortizaciones ..................................................................................................... 18

15.2.6 Entrega y recibo de propiedades, planta y equipo .............................................................................................. 19

15.2.6.1 Entrega y recibo de bienes con transferencia de propiedad ............................................................................... 19

15.2.6.2 Entrega y recibo de Bienes de uso permanente sin contraprestación ................................................................ 19

15.2.6.3 Restitución o Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestación ........................................................ 19

15.2.6.4 Bienes entregados en administración (comodatos a particulares) ..................................................................... 20

15.2.7 Bienes pendientes de legalizar........................................................................................................................... 20

15.3 Provisiones y Amortizaciones ................................................................................................................................ 20

15.3.1 Provisiones ........................................................................................................................................................ 20

15.3.2 Amortizaciones .................................................................................................................................................. 21

15.4 Toma física de bienes ............................................................................................................................................ 21

15.5 Cuentas por Pagar ................................................................................................................................................. 21

15.6 Ingresos................................................................................................................................................................. 21

16. CONCEPTOS Y PARTICULARIDADES DE LA CONTABILIDAD DE COLCIENCIAS .................................................. 22

16.1 Conceptos ............................................................................................................................................................. 22

16.2 Descripción de operaciones particulares de la contabilidad de Colciencias ........................................................... 23

16.2.1 Contratos de financiamiento, de fomento de actividades científicas y tecnológicas y convenio especial de

cooperación ....................................................................................................................................................................... 23

16.2.2 Depósitos judiciales........................................................................................................................................... 28

16.2.3 Construcciones en curso ................................................................................................................................... 28

16.2.4 Intangibles ......................................................................................................................................................... 29



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 5 de 29




PRESENTACIÓN

El Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – COLCIENCIAS, es una entidad pública del Orden Nacional

Central con domicilio en la ciudad de Bogotá, transformada mediante Ley 1286 de 2009 de Instituto Colombiano para el Desarrollo

de la Ciencia y la Tecnología “Francisco José de Caldas” - COLCIENCIAS a Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e

Innovación - COLCIENCIAS. Como función primordial de la Entidad se tiene la de formular, orientar, dirigir, coordinar, ejecutar e

implementar la política del Estado en el sector, en concordancia con los programas y planes de desarrollo garantizando el

fortalecimiento del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.

Objetivos Estratégicos

Crear una cultura basada en la generación, la apropiación y la divulgación del conocimiento, y la investigación científica, la

innovación y el aprendizaje permanentes.

Definir las bases para formular anualmente un Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.

Fundamentar y favorecer la proyección e inserción estratégica de Colombia en las dinámicas del sistema internacional que

incorporan el conocimiento y la innovación y generan posibilidades y desafíos emergentes para el desarrollo de los países

y sus relaciones internacionales, en el marco de la sociedad global del conocimiento.

Articular y enriquecer la investigación, el desarrollo científico, tecnológico y la innovación con el sector privado, en especial

el sector productivo.

Propiciar el fortalecimiento de la capacidad científica, tecnológica, de innovación, de competitividad y de emprendimiento, y

la formación de investigadores en Colombia.

Promover el desarrollo y la vinculación de la ciencia con sus componentes básicos y aplicados al desarrollo tecnológico

innovador, asociados a la actualización y mejoramiento de la calidad de la educación formal y no formal.

Integrar esfuerzos de los diversos sectores y actores para impulsar áreas de conocimiento estratégicas para el desarrollo

del país, en las ciencias básicas, sociales y humanas, de acuerdo con las prioridades definidas en el Plan Nacional de

Desarrollo.

Fortalecer el desarrollo regional a través de los Consejos Departamentales de Ciencia, Tecnología e Innovación y políticas

integrales, novedosas y de alto impacto positivo para la descentralización de las actividades científicas, tecnológicas y de

innovación, integrado a las dinámicas internacionales.

Definir y alinear los procesos para el establecimiento de prioridades, asignación, articulación y optimización de recursos de

toda clase para la ciencia, la tecnología, la innovación y el resultado de estos, como son el emprendimiento y la

competitividad.

Fortalecer la capacidad del país para actuar de manera integral en el ámbito internacional en aspectos relativos a la ciencia,

la tecnología y la innovación.

Promover y fortalecer la investigación intercultural, en concertación con los pueblos indígenas sus autoridades y sabedores,

destinado a proteger la diversidad cultural, la biodiversidad, el conocimiento tradicional y los recursos genéticos.

Por sus características, Colciencias lleva contabilidad separada y aplica los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el Régimen de la Contabilidad Pública, en el proceso de identificación, clasificación, registro, preparación y revelación de los estados contables, conforme a la Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 de la Contaduría General de la Nación, las resoluciones,



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 6 de 29




circulares externas, instructivos, doctrina y demás documentos técnicos relacionados con el citado Régimen de Contabilidad Pública y emitidos por ese organismo. Igualmente, aplica la Resolución 357 de julio 23 de 2008 de la CGN en el sentido de documentar e implementar las políticas y prácticas contables para propiciar y generar información confiable, relevante y comprensible (características cualitativas de la información contable), y apoyar la toma de decisiones, el control y la optimización de los recursos públicos. El Manual de Políticas Contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una herramienta que facilita la preparación y presentación de la información financiera, su interpretación y comparación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal de Colciencias. Los siguientes, son algunos objetivos del Manual de Políticas Contables:

Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras realizadas al interior de los procesos misionales y/o de apoyo de Colciencias sean vinculadas al proceso contable.

Aplicar los principios e implementar las prácticas contables para reconocer y revelar los activos, pasivos, ingresos y gastos, inherentes al proceso contable de Colciencias.

Mantener la sostenibilidad del sistema contable de Colciencias. Soportar en forma adecuada la toma de decisiones. Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas, el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y

disciplinario sobre la gestión eficiente, la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos públicos con que cuenta Colciencias.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 7 de 29




POLÍTICAS CONTABLES

Las siguientes políticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y procedimientos específicos adoptados al interior de los procesos misionales y de apoyo de Colciencias, con el fin de garantizar el procesamiento, reporte confiable y oportuno de la información contable, necesaria para elaborar y presentar los estados financieros.

1. ORGANIZACIÓN CONTABLE

Colciencias, organiza internamente su contabilidad a través de siete subunidades de forma integrada; el proceso contable se documenta, evalúa y actualiza de conformidad con los requisitos del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación II - del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2. GESTIÓN CONTABLE POR PROCESOS

El proceso contable de Colciencias, debe interrelacionase con los demás procesos de la entidad. Los procesos a cargo de las diferentes áreas que conforman la estructura organizacional de Colciencias deben considerar la interrelación directa o indirecta con el proceso contable. Las áreas de gestión se deben relacionar con el proceso contable como proceso cliente, asumiendo el compromiso de suministrar la información contable que se requiera, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente. El Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación II -, se constituye en una herramienta gerencial que permite, de una forma metodológica, documentar, estandarizar, controlar e integrar los procesos y servicios de la entidad.

3. GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE La información que se produce en las diferentes áreas de gestión de la entidad será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros sociales y ambientales. Por lo tanto, las bases de datos producidas y administradas en las áreas de gestión se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables en aquellos casos en que los registros contables no se lleven individualizados, por lo que en aras de la eficiencia operativa de la entidad, el detalle de dicha información permanecerá en el área de origen sin perjuicio de que la misma se encuentre registrada en forma agregada en contabilidad. La información contable impresa y/o en medios magnéticos que constituya evidencia de las transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad deben estar a disposición de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran. La información contable requerida por los órganos de inspección, vigilancia y control es canalizada a través de la Oficina Asesora de Control Interno, previa preparación de la información pertinente por parte de la Dirección Administrativa y Financiera.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 8 de 29




La información para el reconocimiento de las transacciones de contabilidad se procesa en forma automática, semiautomática y manual.

3.1 Libros de Contabilidad

La Entidad prepara la contabilidad por medios electrónicos y ha previsto que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. Los libros de contabilidad, principales y auxiliares, se llevan en castellano y deben ajustarse a la norma y a la parametrización del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación II - y deben contener como mínimo: Tipo de libro, periodo, código contable, descripción y movimientos de las cuentas. Así mismo, los libros auxiliares están diseñados en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación II- y podrán generarse de acuerdo con los niveles de desagregación incluidos en la funcionalidad del sistema, y los parámetros establecidos. Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte que la entidad haya definido en sus procedimientos. En relación con los libros de contabilidad, se garantiza que realizado el cierre del período contable, no se podrán modificar o eliminar los registros de origen. En fecha posterior podrán modificarse los saldos reflejados en el cierre, únicamente mediante ajustes contables reconocidos en el período siguiente. Los libros de contabilidad se generan desde el SIIF Nación y se conservan en medios magnéticos de acuerdo con el procedimiento establecido al interior de la Dirección Administrativa y Financiera La tenencia, conservación y custodia del acta de apertura de libros, de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es responsabilidad del prestador de servicios profesionales encargado de consolidar y emitir los estados financieros, quien podrá delegar dicha responsabilidad a un funcionario de la misma área. El funcionario responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciará ante las autoridades competentes la pérdida o destrucción de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. En caso de pérdida o destrucción de información contable, la Dirección Administrativa y Financiera o el Director de la entidad, podrá ordenar de inmediato, la reconstrucción de la información, en un período que no exceda los seis (6) meses. Para la reconstrucción se toman como base los comprobantes de contabilidad, los documentos soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios magnéticos, las bases de datos de las áreas de gestión y demás instrumentos que considere pertinente del prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable. El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual corresponda, la disposición anterior, se aplica a las tablas de retención documental y a las políticas de la institución para el manejo de archivos, sin perjuicio de las disposiciones establecidas o adoptadas por el Archivo General de la Nación para el manejo y conservación de documentos históricos.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 9 de 29




3.2 Comprobantes de Diario

Los comprobantes de contabilidad se generan y conservan según lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública. Igualmente la información contable se conserva en medio magnético, o en el recurso de red para almacenamiento de información del SIIF nación II del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, bajo los parámetros de seguridad y archivo definidos.

3.3 Soportes de contabilidad Los soportes deben relacionarse y/o identificarse en los comprobantes de diario, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos y/o electrónicos. En las transacciones automáticas los soportes contables se conservan en el área de gestión que los originó. De otra parte, tratándose de transacciones manuales los soportes contables deben adjuntarse y/o referenciarse en los comprobantes de diario. Cuando se trate de ajustes contables originados en depuración y análisis de datos se sustentan adecuadamente, referenciando el registro de origen y adjuntando los documentos soportes pertinentes.

4. CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES Los Estados Contables elaborados y presentados por la entidad son objeto de certificación mediante las firmas del cargo del Representante Legal, el cargo del superior jerárquico del contador, y por el contador o cargo del responsable del área contable, en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

4.1 Controles Administrativos

4.1.1 Comunicación a las áreas de gestión y entes externos para el suministro oportuno de información

El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable, actualiza anualmente los requerimientos mínimos y fechas de reporte de la información contable que deben remitir las áreas de gestión de Colciencias, así como la información de los entes externos para la preparación y entrega oportuna de reportes contables internos y externos. Mediante comunicación interna (Memorando y/o Correo Electrónico) y comunicación externa (Oficio y/o Correo Electrónico), el prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable, informa y solicita a los responsables de las áreas de gestión y entes externos, los requerimientos de información contable necesarios para la elaboración y presentación de los estados contables.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 10 de 29




Los requerimientos de información contable detalla, entre otros, los siguientes aspectos: responsables del reporte, fecha de entrega, período al que corresponde y los documentos, listados, reportes, informes y las características de contenido y calidad, en términos de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Las áreas de gestión de Colciencias, deben reportar todas las transacciones, hechos y operaciones expresadas en términos cualitativos o cuantitativos, atendiendo la normatividad vigente.

4.1.2 Lista de control para verificar la entrega oportuna de información Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad, deben conservar y actualizar la lista de control o mecanismo establecido en la dependencia, para verificar la entrega oportuna de información contable por parte de cada una de las áreas de gestión, con el objeto de controlar la inclusión de la totalidad de las transacciones, hechos y operaciones. El funcionario responsable del registro contable, revisa, analiza y verifica la información remitida o procesada por el área de gestión, en caso de encontrar deficiencias o inconsistencias informa por escrito (memorando, oficio y/o correo electrónico), a las áreas responsables de la información o la entidad externa remitente para que se efectúen las correcciones, modificaciones y/o ajustes.

4.1.3 Actas de seguimiento de balance

El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable, controla y verifica el cumplimiento de las actividades de cierre mensual mediante las actas de seguimiento de balance por cada una de las áreas de gestión o incorporar el mecanismo utilizado en la entidad para realizar el seguimiento, con lo cual se garantiza que se han adelantado acciones mínimas tendientes a lograr la razonabilidad y objetividad de la información contenida en los estados contables.

4.1.4 Actividades de cierre al final del período contable

La Dirección Administrativa y Financiera, realiza actividades de orden administrativo tendientes a lograr un cierre integral de la información contable producida a una fecha determinada en todas las áreas de gestión que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. Las actividades a desarrollar deben contemplar entre otros los siguientes aspectos: cierre presupuestal, reconocimiento de derechos y obligaciones, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, conciliaciones bancarias, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, dando aplicación a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, en lo relativo al cierre contable de cada vigencia.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 11 de 29




4.2 Controles Operativos

4.2.1 Verificación y conciliación de información contable El análisis, verificación y conciliación de la información contable se realiza periódicamente y de forma permanente por los funcionarios responsables de las áreas de gestión y el responsable del área contable, confrontando la información de las dos fuentes. Se efectúan como mínimo conciliaciones de saldos para la cuenta de tesorería, deudores, cuentas por pagar, nómina, propiedades, planta y equipo, obligaciones contingentes, operaciones interinstitucionales. Del resultado de esta actividad puede generarse la realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones a que haya lugar, tanto en las transacciones u operaciones manuales como automáticas que se generan en el Sistema SIIF Nación II.

4.2.2 Conciliaciones bancarias

El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable, es responsable de la preparación y presentación de las conciliaciones bancarias de Colciencias, de acuerdo con el procedimiento establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad y coadyuva con el área de Tesorería de la entidad en la gestión de las partidas conciliatorias. El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable, podrá designar un funcionario que lidere el desarrollo de las actividades del proceso de conciliaciones bancarias, quien informará las novedades que se presenten en desarrollo del mismo y preparará los requerimientos y ajustes necesarios de acuerdo con los lineamientos dispuestos. Las partidas pendientes de conciliar, no podrán superar los márgenes establecidos en los indicadores de gestión formulados en el Sistema de Gestión de la Calidad. En aquellos casos que no se cumpla con el indicador, se debe realizar un seguimiento especial y tomar las acciones correctivas necesarias para subsanar tal hecho.

4.2.3 Operaciones reciprocas

El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable revisa, analiza, verifica y concilia las transacciones u operaciones de enlace, así como, las operaciones reciprocas con las demás entidades del nivel descentralizado y del orden Nacional; de igual manera realiza las respectivas coordinaciones con las entidades para garantizar que el registro contable en las dos Entidad se efectúe en el mismo periodo contable a fin de evitar la generación de inconsistencias de la información. La conciliación de las operaciones reciprocas con las entidades descentralizadas y del nivel nacional se realizan en forma permanente y como mínimo trimestralmente y cada vez que se reciba el informe de inconsistencias en operaciones reciprocas por parte de la Contaduría General de la Nación. Los ajustes, reclasificaciones, correcciones y modificaciones contables, se efectúan máximo dentro del trimestre siguiente al informe de inconsistencias en operaciones reciprocas resultante del proceso de consolidación adelantado por la Contaduría General de la Nación.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 12 de 29




5. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE Colciencias prepara y presenta mensualmente los estados contables de la entidad, con base en la información reportada por las áreas de gestión. La misma se constituye en información oficial de la entidad para todos los efectos relacionados con la rendición de cuentas a los distintos usuarios de la información contable. Colciencias presenta a la Contraloría General de la Republica la rendición de la cuenta consolidada, dentro de los términos, plazos y requisitos fijados por el Órgano de Control Fiscal. La Oficina Asesora de Control Interno es responsable ante el organismo de control fiscal de la consolidación y rendición de la cuenta de la entidad.

6. PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES

Colciencias publica mensualmente en cartelera de información institucional de la entidad, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental a nivel de cuenta y trimestralmente los mismos se divulgan en la página Web de la entidad.

7. DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE

Colciencias anualmente formula, revisa, evalúa y actualiza el Plan de Sostenibilidad Contable. El plan de Sostenibilidad Contable de Colciencias, se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las áreas de gestión para optimizar sus procesos y procedimientos, con el objeto de garantizar la calidad, eficacia, confiabilidad y oportunidad de la información contable. Dicho plan incorpora las actividades a ser desarrolladas por cada una de las áreas de gestión para subsanar las deficiencias de orden administrativo y contable, observadas por evaluación interna y/o por los organismos de control; el mismo debe contener como mínimo: Actividades a desarrollar, fechas de cumplimiento, áreas involucradas y los responsables del logro de las metas propuestas y será elaborado entre el prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable y las áreas de gestión responsables de reportar información contable. Los responsables de las áreas generadoras de hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que afecten la información contable, se reúnen periódicamente con los funcionarios a su cargo, con el objeto de analizar y evaluar el avance al plan de Sostenibilidad Contable y financiera, para establecer las acciones administrativas y contables tendientes a garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. A las reuniones de seguimiento enunciadas anteriormente es invitado el prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable o su delegado, con el objeto de establecer acciones conjuntas tendientes a optimizar el proceso contable; así mismo el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o su delegado quien puede participar de las reuniones para efectos de evaluación del Sistema de Control Interno Contable. Las decisiones adoptadas en las reuniones que realicen los responsables de las áreas de gestión, se consignan en actas y las mismas se traducen en acciones concretas delimitadas en el tiempo, con responsables definidos, que se incorporan y/o actualizan en el “Plan de Sostenibilidad Contable” de la entidad. El proceso de depuración contable se aplica a la totalidad de las cuentas contables del balance de la entidad, incluidas las cuentas de orden deudoras y acreedoras. Las partidas objeto de depuración extraordinaria se retiran de los estados contables y de ser



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 13 de 29




necesario para efectos de seguimiento y control, y cuando así se disponga por parte del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, dichas partidas se reclasifican en cuentas de orden, en donde no permanecen por más de cinco (5) años contados a partir de su reclasificación. Comité Técnico de Sostenibilidad Contable Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, Colciencias constituyó el “Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y Financiera” mediante la Resolución 580 del 14 de julio de 2014, como una instancia asesora de los directores de las áreas de gestión, en la formulación de políticas y estrategias tendientes a garantizar la sostenibilidad del sistema contable, produciendo información financiera con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

8. RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN FRENTE AL PROCESO CONTABLE Los cargos de los niveles de dirección de Colciencias, como responsables de las áreas de gestión, son garantes de la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información contable que se genere en cada una de sus áreas. El nivel directivo de Colciencias, es responsable de la orientación estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente. Bajo esta premisa, debe promover una cultura contable que permita generar conciencia en los funcionarios, sobre la importancia de la información proporcionada al área contable y su incidencia e impacto para la toma de decisiones a nivel nacional. La entidad a través del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación II -, dispondrá de las herramientas necesarias para que el flujo de información generado en las áreas de gestión fluya adecuadamente garantizando oportunidad y calidad en los registros administrativos y financieros.

9. AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable, es responsable de la elaboración, seguimiento, evaluación, valoración y actualización de la matriz de riesgos y controles de los procesos y procedimientos del área, de acuerdo con los parámetros establecidos la Contaduría General de la Nación. Los controles asociados al proceso contable corresponderán a todas las acciones adoptadas, con el objeto de mitigar los diferentes riesgos que pueden afectar la información contable. Los funcionarios del área contable y de las diferentes áreas de gestión que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente, son responsables en lo que corresponda, de la operatividad eficiente del proceso contable, las actividades y tareas a su cargo. El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable, es responsable de la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados y de la autoevaluación permanente a los resultados de su área, como parte del cumplimiento de las metas propuestas por la dependencia. El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, es responsable de evaluar permanentemente la implementación y efectividad del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 14 de 29




9.1 Informes de autoevaluación contable

Para realizar el proceso de autoevaluación, el prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable de la entidad, tendrá en cuenta entre otros, los siguientes informes:

9.1.1 Dictámenes de la Contraloría

El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable de la entidad, es responsable de analizar y evaluar el informe de auditoría integral, dictamen, hallazgos y observaciones de carácter contable realizadas por la Contraloría General de la Republica en ejercicio de su función constitucional y legal, adoptando las medidas pertinentes para subsanar las deficiencias presentadas.

9.1.2 Planes de Mejoramiento

El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable de la entidad, es responsable de establecer y ejecutar las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento del área contable, dentro de los plazos y fechas establecidos por el Órgano de Control Fiscal. Los funcionarios del área contable y de las diferentes áreas de gestión, son responsables en lo que corresponda por las actividades, acciones y tareas a su cargo, relacionadas con el cumplimiento del “Plan de Mejoramiento” de la entidad. El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable de la entidad, es responsable del cumplimiento de los compromisos adquiridos del área contable en el Plan de Mejoramiento. El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno es responsable de la coordinación, consolidación y presentación ante la Contraloría General de la Republica, de los Planes de Mejoramiento de la entidad y de la presentación de informes de avance trimestral.

9.1.3 Informes de Auditorías Internas y Externas

El prestador de servicios profesionales encargado de consolidar la información contable de la entidad, evaluará y analizará los informes de las auditorías internas y externas de gestión, de calidad, de evaluación de control interno y de certificación al sistema de gestión de calidad, adelantando las acciones preventivas y correctivas necesarias para el mejoramiento del proceso contable.

9.1.4 Encuesta de satisfacción de usuarios

La dependencia de atención al usuario, evaluará por lo menos anualmente el resultado y formulará un plan de acción para mejorar la percepción de los clientes relacionada con los productos y servicios entregados.

9.1.5 Evaluaciones de la Contaduría General de la Nación

Se evaluará, analizará y establecerá el plan de acción sobre las observaciones a las cuentas contables reportadas por la Contaduría General de la Nación en los Estados Financieros de Colciencias.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 15 de 29




10. CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

La gestión en la administración control y archivo de los documentos generados en el área contable garantiza la efectividad en el proceso y mejores prácticas administrativas contribuyendo a una importante reducción de tiempos y costos. Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad, tienen el deber de archivar y custodiar los documentos que de tipo contable se generen y/o sean soporte de las transacciones realizadas por la entidad. Las tablas de retención documental de la entidad, son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico.

11. SISTEMA DE INFORMACIÓN El Sistema de Información contable de Colciencias es el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, y su utilización es obligatoria por parte de las entidades del orden nacional que ejecutan recursos de la Nación. Adicionalmente, como aplicativo complementario para el control de las operaciones sobre los cuales el SIIF nación II no tiene desarrollo, está el sistema WEBSAFI en donde Colciencias maneja la liquidación de nómina, control de la propiedad, planta y equipo y bienes de consumo. El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno evalúa el cumplimiento de las políticas y protocolos de seguridad en la instalación, operación y mantenimiento del sistema de información, bajo el proceso de control interno contable de la Entidad.

12. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS AREAS DE GESTION

Colciencias garantiza la entrega de la información contable cuando se produzcan cambios del Director General y/o responsable de la contabilidad de la entidad, por medio de un informe de gestión que incluye las actividades realizadas, condiciones actuales y actividades pendientes. Igualmente, los cambios de responsables de las áreas de la entidad deben estar acompañados de informes de gestión en donde se detalle el estado actual de la información que compete a cada área, almacén e inventarios, jurídica, Fondo Francisco José de Caldas, entre otras, y su incidencia en el Sistema de Información Contable del Colciencias. Debe elaborarse un acta debidamente soportada con los documentos a que haya lugar, la cual debe ser suscrita por los funcionarios entrante y saliente, así como por los responsables de cada una de las áreas que intervengan en este proceso. La misma hará parte del acta del informe de gestión e incluye las condiciones en que se encuentra y se entrega el sistema contable de la entidad. Además se garantiza el proceso de empalme e inducción de los funcionarios entrantes y salientes para lo cual establece a su interior los procedimientos presupuestales y administrativos que soporten esta gestión y atiende los lineamientos que para el efecto se establezcan.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 16 de 29




Cuando se produzcan cambios de Representante Legal y/o Contador, la fecha de los estados contables y de actualización de los libros principales de contabilidad a presentar, corresponderán al último día del mes anterior, a la fecha en la cual se hace la entrega del cargo.

13. CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE

Colciencias identifica de manera permanente las necesidades de actualización para responder con la normatividad vigente a los requerimientos de los usuarios internos y externos de la información contable, y solicita ante el área de talento humano de la entidad la gestión que se requiera. Se cuenta con el apoyo permanente de la Dirección Administrativa y Financiera en lo que haga referencia a la actualización y aplicación de las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad, enmarcados dentro del Régimen de Contabilidad Pública y emitidos por la Contaduría General de la Nación.

14. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

Las políticas descritas en este manual son dinámicas. Cualquier cambio, modificación o adición al Régimen de Contabilidad Pública, estructura organizacional del área contable y/o de Manuales de procedimientos, suponen una revisión y actualización de las mismas.

15. POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS

15.1 Deudores

Comprenden los derechos de cobro, originados en la suscripción de contratos de reembolso obligatorio, para el desarrollo de las actividades de financiamiento de los proyectos de investigación que fueron celebrados en el marco de los préstamos BID etapas I, II y III. Estos proyectos ya se desarrollaron y Colciencias se encuentra en la etapa de recuperación de la cartera. Estos derechos deben ser reconocidos por su importe original, siempre y cuando exista el derecho cierto de cobro, el cual es susceptible de actualización de conformidad con las disposiciones legales vigentes o con los términos contractuales pactados. Así mismo, comprende los deudores con los cuales se pactaron reembolsos de los recursos recibidos y no ejecutados, y que a la fecha no los has reintegrado a la entidad. La cuantía del reintegro se determina en el acta de liquidación firmada por las partes o mediante resolución motivada. La cuenta deudores no es motivo de cálculo de provisión, de acuerdo con lo estipulado en las normas Técnicas Relativas a los Deudores, en su numeral 156, indica: “El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades del gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectara directamente el patrimonio.”.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 17 de 29




15.2 Propiedades, planta y equipo

15.2.1 Reconocimiento

La propiedad, planta y equipo de Colciencias se reconoce por su costo histórico. Los bienes recibidos de entidades públicas y/o de particulares a título gratuito se registran contablemente por el valor convenido. Activos de menor Cuantía: Los bienes adquiridos por un valor superior a 0.5 SMMLV y hasta 50 UVT se depreciaran en el mismo año, sin considerar la vida útil, teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 14 del Capítulo III del Manual de Procedimientos del Plan General de Contabilidad Pública y en el instructivo No. 001 de Febrero 1 de 2016 emitido por la Contaduría General de la Nación, en lo relacionado con los Activos de Menor Cuantía. Bienes de Consumo: Se registraran directamente al gasto, los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a 0.5 SMMLV conforme a los procedimientos contables establecidos por la Contaduría General de la Nación.

15.2.2 Método de valuación de los elementos de consumo

El método de valuación para entregar los elementos destinados a consumo interno es “promedio ponderado”. En el evento que se presenten devoluciones al proveedor, éstas se descargan del inventario por el costo histórico registrado en el soporte idóneo y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

15.2.3 Actualización

Las propiedades, planta y equipo se actualizan mediante la comparación de su valor en libros contra el costo de reposición o el valor de realización. En cumplimiento de sus funciones administrativas, Colciencias adelanta la actualización de bienes muebles cuando lo considere conveniente. No obstante dicha actualización se realiza con una periodicidad máxima de tres (3) años, incorporando el registro contable en el mismo período de la actualización. La actualización procede para todos los bienes muebles que se encuentren en servicio, aunque estén totalmente depreciados y cuyo costo histórico individual sea superior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Cuando la información contable indique la existencia de “bienes” totalmente depreciados o amortizados” (valor en libros es cero) pero que continúan en servicio generando beneficios económicos futuros, éstos permanecen en el cuerpo del Balance General de la entidad hasta tanto se realice un avalúo técnico del mismo y se estime su nueva vida útil, en el marco de la norma contenida en el Régimen de Contabilidad Pública.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 18 de 29




La selección y aplicación de metodologías para actualizar los bienes, contempla la relación costo–beneficio y procura evitar erogaciones significativas, por lo cual se efectúan los avalúos con personal de la entidad, mediante la contratación de personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad técnica para dicha gestión.

15.2.4 Administración y custodia

La administración, control y custodia de los bienes de Colciencias está a cargo del grupo interno de apoyo logístico y documental. La administración y control de los equipos de comunicación, computación e intangibles (software) de la entidad, está a cargo de la oficina de sistemas. La Dirección Administrativa y Financiera ha constituido el Comité de Inventarios, para velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios, coordinando, planificando y apoyando con su gestión al profesional encargado de la administración de los bienes.

15.2.5 Cálculo de depreciaciones y amortizaciones

Tomando en consideración que los activos de Colciencias son utilizados de manera regular y uniforme en cada período contable, el método de depreciación a aplicar es el de línea recta así:

Entendiéndose que el terreno, sobre el que se encuentra construido el edificio de la entidad, por tener una vida útil indefinida, no es objeto de depreciación. Por norma contable de las entidades del orden nacional que ejecutan el presupuesto general de la nación; Colciencias reconoce la depreciación de sus bienes afectando directamente el patrimonio. El Comité de Inventarios, o quien haga sus veces en la entidad, revisa la actualización o modificación de la vida útil de los activos, teniendo en cuenta las inversiones que realice por adiciones o mejoras, políticas de mantenimiento y/o reparaciones, avances tecnológicos implementados y obsolescencia entre otros factores, con base en el estudio técnico emitido por un perito o experto en la materia.

ACTIVO AÑOS DE VIDA UTIL

EDIFICIOS 50 AÑOS

REDES, LINEAS Y CABLES 25 AÑOS

MAQUINARIA Y EQUIPO 15 AÑOS

EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 10 AÑOS

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 10 AÑOS

EQUIPO DE COMEDOR COCINA Y DESPENSA 10 AÑOS

EQUIPO DE TRANSPORTE 10 AÑOS

EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y ACCESORIOS 10 AÑOS

EQUIPO DE COMPUTO Y ACCESORIOS 5 AÑOS



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 19 de 29




Los bienes muebles retirados temporalmente del servicio no son objeto de depreciación. Si la entidad comienza a utilizar nuevamente el activo debe continuar con su depreciación. Las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas o en mantenimiento, no son objeto de cálculo de depreciación mientras permanezcan en tales situaciones.

15.2.6 Entrega y recibo de propiedades, planta y equipo Colciencias da cumplimiento al procedimiento emitido por la Contaduría General de la Nación relacionado con el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo.

15.2.6.1 Entrega y recibo de bienes con transferencia de propiedad

La entrega de bienes a otras entidades públicas que implica la transferencia de la propiedad, Colciencias la reconoce retirando el activo de su información financiera, afectando para ello las diferentes cuentas del grupo 16 inherentes al bien y reconociendo una disminución de su capital fiscal. El recibo de bienes de otras entidades públicas que implique la transferencia de la propiedad, Colciencias lo reconoce incorporando el bien al grupo 16 y afectando el Patrimonio Público Incorporado por el valor que la Entidad que transfiere lo haya tenido reconocido en libros (Costo Histórico - Depreciación), en ausencia de este, Colciencias realizará una valoración técnica del bien para estimar el valor actual de mercado y la posible vida útil restante.

15.2.6.2 Entrega y recibo de Bienes de uso permanente sin contraprestación

La entrega de bienes a otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce retirando el activo del grupo 16 y disminuyendo su capital fiscal. Adicionalmente se reconocen en cuentas de orden de control con el fin de tener el control sobre los mismos. Este registro se realiza con base en soportes idóneos como actas de entrega y recibo, contratos de comodato con entidades públicas, o demás documentos que determine el área jurídica de la entidad. El recibo de los bienes de otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce incorporando el activo en el grupo 16, en las subcuentas respectivas de bienes “de uso permanente sin contraprestación” y afectando el Patrimonio Público Incorporado.

15.2.6.3 Restitución o Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestación Colciencias reconoce la restitución de los bienes entregados para uso permanente sin contraprestación, incorporando el bien al grupo 16 en las cuentas correspondientes y afectando el patrimonio público incorporado. Adicionalmente disminuye el valor registrado en las cuentas de orden deudoras de control. Además se reconoce la restitución de bienes que recibió para uso permanente sin contraprestación, retirando el activo del grupo 16 y afectando el capital fiscal.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 20 de 29




15.2.6.4 Bienes entregados en administración (comodatos a particulares)

Colciencias reconoce, por el valor en libros, los bienes entregados a particulares a través de contratos de comodato en el grupo 19, como bienes entregados en administración, para lo cual, se retiran de las diferentes cuentas y subcuentas del grupo 16 que hayan sido afectadas originalmente. La integridad de los bienes de propiedad de Colciencias se protegen mediante la adquisición de pólizas de seguros, independientemente que sean entregados en comodato.

15.2.7 Bienes pendientes de legalizar

Colciencias reconoce en el grupo 16, subcuenta “Bienes pendientes de legalizar”, aquellos bienes que por alguna circunstancia no han cumplido la totalidad de las formalidades que acrediten su titularidad o propiedad.

15.3 Provisiones y Amortizaciones

15.3.1 Provisiones

La provisión para prestaciones sociales, se calcula en forma automática en el sistema SAFI el cual se encuentra previamente parametrizado con base en los factores fijados por la normatividad laboral vigente aplicable para la entidad. El pasivo real se constituirá con base en la liquidación realizada, mediante traslado de las provisiones, al final de la vigencia. La provisión para obligaciones contingentes se registra y ajusta mensualmente con base en la información suministrada por la Secretaria General de Colciencias aplicando lo dispuesto en el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación, así: El numeral 3° del Capítulo V de Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, el cual señala el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias, determina que “Si como resultado de la evaluación del riesgo por la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico o el estado del proceso, se determina que la contingencia es probable, reconoce el pasivo estimado, con un débito a la subcuenta 531401-Litigios, de la cuenta 5314-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y un crédito a la subcuenta 271005 Litigios, de la cuenta 2710-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS, previa cancelación de la pretensión en cuentas de orden”. Por lo anterior y con base en los principios de medición y prudencia, los gastos por provisiones representan el valor de las estimaciones que debe efectuar el ente público para cubrir contingencias de pérdidas o gastos futuros, como consecuencia del proceso operacional o actividades permanentes que lleve a cabo la entidad, con el fin de que la información contable sea confiable, relevante y comprensible y, por lo tanto, refleje la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad, contribuyendo de esta forma a satisfacer las necesidades informativas de los distintos usuarios. En ese sentido, los procesos en contra de la entidad deben reconocerse de acuerdo con la evaluación del riesgo que determine la condena de la entidad, según el estado o la instancia del proceso o con base en metodologías de reconocido valor técnico.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 21 de 29




El registro contable dependerá de las instancias que alcance el proceso. Con la notificación de la demanda la entidad constituye una responsabilidad contingente en cuentas de orden, posteriormente si como resultado de la evaluación del riesgo se determina que la contingencia es probable, se debe reconocer el pasivo estimado y, finalmente, con la sentencia condenatoria definitiva la entidad debe reconocer el pasivo real. Ahora, si la sentencia es a favor de la entidad deben ajustarse las cuentas afectadas durante el proceso, cancelando las cuentas de orden o los pasivos estimados según corresponda. La metodología de valoración de las obligaciones contingentes, es responsabilidad de la Secretaria General la cual se toma como fuente para los registros contables de provisiones para contingencias y demás cuentas contempladas en el procedimiento, de acuerdo con el estado del proceso.

15.3.2 Amortizaciones

Los anticipos que se pacten en la relación contractual, deben amortizarse periódicamente según lo estipule el contrato; de no establecerse en el contrato, la amortización se realizará con base en el porcentaje de avance y pago del contrato. Los pagos anticipados se amortizan mensualmente en forma proporcional de acuerdo con la duración del contrato. Los activos intangibles con vidas útiles definidas se amortizan durante el período en el cual la entidad espera recibir beneficios futuros. Los activos intangibles con vidas útiles indefinidas no se amortizan.

15.4 Toma física de bienes Colciencias realiza durante la vigencia y en todo caso antes del cierre de los estados contables, el inventario físico de bienes muebles e inmuebles, apoyados en lo reportado por el sistema WEBSAFI, de acuerdo con la programación realizada por el área de logística a través de contratación directa o con personal de la entidad. Adicional al inventario anual, Colciencias realiza inventarios rotativos o de verificación, especialmente, en el evento que se presenten cambios de los funcionarios responsables de los almacenes o la bodega, cuyos resultados forman parte del Informe de Gestión de entrega del cargo.

15.5 Cuentas por Pagar

Las cuentas por pagar se reconocen a partir del criterio de causación en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales. Los registros contables de las obligaciones se realizan en el SIIF Nación II.

15.6 Ingresos

Los ingresos se reconocen bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 22 de 29




16. CONCEPTOS Y PARTICULARIDADES DE LA CONTABILIDAD DE COLCIENCIAS

16.1 Conceptos

A continuación se presenta una serie de conceptos que ayudan a clarificar la forma como se manejan ciertas partidas contablemente. Dichos conceptos están contenidos en la Ley 29 de 1990, Decreto 0393 de 1991, Decreto 0585 de 1991, Decreto 0591 de 1991, Decreto 2878 de 2001, Ley 643 de 2001 y Ley 1286 de 2009. Actividades Científicas y Tecnológicas: Son actividades relacionadas con la investigación científica y desarrollo tecnológico; desarrollo de nuevos productos y procesos; creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos; conformación de redes de investigación e información; difusión científica y tecnológica; servicios científicos y tecnológicos; proyectos de innovación que incorporen tecnología; apoyo a incubadoras de empresas; parques tecnológicos y empresas de base tecnológica; transferencia tecnológica; y cooperación científica y tecnológica nacional e internacional. Contratos de financiamiento: contratos destinados a apoyar actividades científicas y tecnológicas. Estos contratos proveen al beneficiario de recursos en la forma de reembolso obligatorio, reembolso condicional, reembolso parcial o recuperación contingente.

Reembolso Condicional: El contratista quedará eximido parcial o totalmente del pago del capital de la obligación y/o intereses cuando a juicio de Colciencias, la actividad realizada por el beneficiario ha tenido éxito.

Recuperación Contingente: la obligación del pago del capital o intereses sólo aplica cuando a juicio de Colciencias se ha

configurado una de las causales específicas de reembolso que se señalen en el contrato.

Reembolso Obligatorio: El beneficiario del financiamiento deberá pagar los recursos en las condiciones de plazo e intereses que se hayan pactado.

Reembolso Parcial: en el caso de inversiones en actividades precompetitivas, de alto riesgo tecnológico, de larga

maduración o de interés general, Colciencias podrá determinar en el contrato la cuantía de los recursos que son reembolsables y los que no. De esta modalidad hacen parte los contratos de riesgo tecnológico compartido.

Contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas: contratos realizados para desarrollar las actividades científicas y tecnológicas en las modalidades de financiación; administración de proyectos; fiducia; prestación de servicios científicos y tecnológicos; consultoría científica o tecnológica; obra pública, consultoría e interventoría en obra pública; arrendamiento, compraventa y permuta de bienes inmuebles; arrendamiento, compraventa, permuta y suministro de bienes muebles; donación y convenios especiales de cooperación. Convenio Especial de Cooperación: acuerdo celebrado con particulares u otras entidades públicas para facilitar, fomentar o desarrollar actividades científicas, tecnológicas e innovación, en el que las personas que los celebran aporten recursos en dinero, en especio o de industria. Dentro de estos hacen parte los convenios de asignación de becas para formación de capital humano. Cuando el aporte entregado por Colciencias sea dinero, tales recursos deberán entenderse ejecutados con su transferencia, giro o desembolso a quien reciba la cooperación, pasando a ser propiedad del beneficiario y/o ejecutor del proyecto y por ende los rendimientos financieros igualmente pertenecerán al beneficiario de la cooperación.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 23 de 29




Fondo de Investigación en Salud: cuenta sin personería jurídica, ni planta de personal propia, administrada por Colciencias que se financia de los recursos provenientes del 7% de los recursos por la explotación del monopolio de juegos de suerte y azar diferentes del lotto, la lotería pre impresa y la instantánea. Estos recursos pertenecen a la Nación y se destinan exclusivamente a financiar proyectos de investigación en salud de los Departamentos y el Distrito Capital; y son asignados por el Consejo del Programa Nacional de Ciencia y Tecnología de la Salud, cuya Secretaría Técnica es compartida entre el Ministerio de Salud y Colciencias. Fondo Francisco José de Caldas: Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación creado por la Ley 1286 de 2009, a cargo de Colciencias y cuyos recursos serán administrados a través de patrimonio autónomo derivado de un contrato de fiducia mercantil. Dicho fondo se financiará de recursos del Presupuesto General de la Nación, recursos que las entidades estatales destinen al Fondo para la financiación de actividades de ciencia, tecnología e innovación; recursos provenientes del sector privado y de cooperación internacional orientado a apoyos en actividades de ciencia, tecnología e innovación; donaciones o legados de personas naturales o jurídicas, nacionales e internacionales; y rendimientos financieros provenientes de la inversión de los recursos del patrimonio autónomo.

16.2 Descripción de operaciones particulares de la contabilidad de Colciencias A continuación se presenta la forma como se registran contablemente las diferentes modalidades de contratación:

16.2.1 Contratos de financiamiento, de fomento de actividades científicas y tecnológicas y convenio especial de

cooperación

Los contratos mencionados en el punto 16.1, donde Colciencias desembolsa los recursos para financiar los proyectos de

investigación y exonera a la entidad proponente de los recursos recibidos, excepto cuando:

- A juicio de Colciencias, se incurra en las causales específicas de reembolso que se establecieran en el contrato, en este caso, el derecho será reconocido por Colciencias mediante resolución motivada.

Para este propósito, la cuenta 5211 “Gasto de Operación - Generales” es la pertinente para registrar los desembolsos realizados por Colciencias para la financiación de proyectos de investigación científica y tecnológico que no son reembolsables, afectando la subcuenta 521106 “Estudios y Proyectos” y su contrapartida es la subcuenta que corresponda de la cuenta 4705 “Aportes y Traspasos de Fondos Recibidos”.

Cuando se constituye la casual de reembolso, conforme a lo establecido en el contrato de financiación y en consecuencia se expida una resolución que reconoce este derecho, Colciencias debe registrar un débito en la subcuenta 147090 “Otros deudores” de la cuenta 1470 “Otros Deudores” y un crédito a la subcuenta 481008 “Recuperaciones”, de la cuenta 4810 “Extraordinarios”, teniendo en cuenta que estas operaciones son esporádicas, inesperadas y no corresponden a la actividad ordinaria de la entidad. Los intereses se causarán con un débito en la subcuenta 147083 “otros intereses” y un crédito en la subcuenta 480504 “intereses de deudores”. A continuación se muestra un ejemplo de la dinámica contable que se debe utilizar para el registro del deudor.



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 24 de 29




Para los contratos de financiación en la modalidad de reembolso obligatorio, por ser estos un préstamo concedido, se contabiliza en el momento del desembolso con un débito a la cuenta 141510 “Préstamos para Investigaciones” de la cuenta 1415 “Préstamos Concedidos” y un crédito a la subcuenta que corresponda, de la cuenta 4705 “Aportes y Traspasos de Fondos Recibidos”.

Cumplido el periodo de gracia establecido en el contrato, el beneficiario está obligado a devolver los recursos a Colciencias, para lo cual se genera una tabla de amortización donde se determinarán las cuotas de abono tanto de capital como de intereses, lo cual determinará qué parte se va como corto plazo y cual como largo plazo. Contablemente, estos recursos se muestran en la cuenta 14 “Deudores” y subcuenta 1415 “Préstamos Concedidos”, la cual se va acreditando a medida que el beneficiario cancela la obligación y se debita a la cuenta Bancos, los intereses se causarán con un débito en la subcuenta 147083 “otros intereses” y un crédito en la subcuenta 480504 “intereses de deudores”.

De los convenios de cooperación para los fondos de becarios (Icetex, Colfuturo, Laspau, Fulbright) y para los convenios de cooperación donde se entregan aportes para desarrollar actividades científicas y tecnológicas, el registro contable que debe realizar la entidad a medida que se van ejecutando los proyectos de investigación científica y tecnológica es el siguiente:

Para los recursos desembolsados, Debito a la subcuenta 142402 “En Administración” de la cuenta 1424 “Recursos Entregados en Administración” y Crédito a la subcuenta 111005 “Cuenta Corriente” o 470510 “Inversión”, según corresponda.

Con la ejecución de los recursos, los operadores financieros (Icetex, Colfuturo, Laspau, Fulbright y SENA) deben realizar un reporte trimestral de la ejecución de estos recursos, los cuales deben estar certificados y firmados por quien corresponda, para que Colciencias proceda a registrarlos con un debito en el gasto, en la cuenta 5211 “Generales”, y disminuir la cuenta por cobrar en la subcuenta 142402 “En Administración”; para los demás convenios de cooperación donde se entregan aportes para desarrollar actividades científicas y tecnológicas, deben suministrar a Colciencias un informe con la ejecución de los recursos, conforme se halla pactado en el convenio con el fin de realizar los registros correspondientes afectando el gasto y disminuyendo la cuenta por cobrar. Con relación a la comisión que genera cada operador financiero por la administración de los recursos, esta se registrará debitando la subcuenta 580237 “Comisiones sobre Depósitos en Administración” y acreditando la subcuenta 142402 “En Administración”.

Es importante mencionar que en julio de 2008, Colciencias solicitó concepto a la Contaduría General de la Nación, CGN, sobre la posibilidad de crear una cuenta en el Plan General de Contabilidad Pública para registrar las operaciones generadas por los Convenios de Cooperación de Ciencia y Tecnología y el mecanismo de contabilización de contratos de financiación en la modalidad

REGISTROCUENTA

CONTABLEDB CR

HECHO GENERADOR 240102 500.00

521106 500.00

CONSTITUCION DEL DEUDOR (v r a reintegrar) 147090 100.00

481008 100.00

CANCELACION DE LA DEUDA 570510 100.00

147090 100.00



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 25 de 29




de recuperación contingente. Esto en razón a que los recursos derivados de dichos convenios no son recursos recibidos en administración sino propios. En concepto 116716 de agosto de 2008, la CGN concluyó que “no se considera necesario la creación de cuentas o subcuentas para el registro de los convenios de cooperación, por cuanto las cuentas 1424 “Recursos Entregados en Administración” y 2453 “Recursos Recibidos en Administración”, son las adecuadas para registrar los hechos, operaciones y transacciones relacionados con contratos o convenios, teniendo en cuenta que sus dinámicas recogen las distintas opciones de registro tanto para los recursos entregados así como para los recursos recibidos en administración”. FONDO DE INVESTIGACIÓN EN SALUD

Cuando los recursos recibidos correspondan a transferencias de otras entidades públicas, se afecta un debito en la subcuenta 111005 “Cuenta Corriente” y una contrapartida en la subcuenta 442804 “Para programas de salud” de la cuenta 4428 “Otras Transferencias” identificando la entidad que traslada, con el fin de reportarla como recíproca. Una vez recibidos, en la cuenta bancaria de Colciencias, los recursos de municipios y departamentos para la financiación de proyectos del Fondo de Investigación en Salud – FIS, estos recursos se deben transferir a la Cuenta Única Nacional CUN, del Ministerio de Hacienda en calidad de recursos entregados en administración, conforme a lo estipulado en el decreto 1780 de 2014, por lo que el registro contable que se genera es un debito en la subcuenta 142402 “En Administración” y un crédito en la subcuenta 111005 “Cuenta Corriente”.

FONDO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

Las operaciones del Fondo Francisco José de Caldas se realizan de la siguiente manera:

De acuerdo con el concepto 20109-147067 de la Contaduría General de la Nación, el aporte inicial se llevó a la cuenta 192603 “Fiducia mercantil – Constitución de Patrimonio Autónomo”, el valor transferido a título de Fiducia Mercantil más los rendimientos financieros generados por la inversión de los $1.000.000.000 del aporte fiduciario.

Los derechos en fideicomiso deberán actualizarse por lo menos una vez al mes, de modo que al presentar incremento se reconocerá debitando la subcuenta 192603 “Fiducia Mercantil - Constitución de Patrimonio Autónomo” y acreditando a la 480572 “Utilidad en Derechos en Fideicomiso”.

De igual manera se descuentan los pagos realizados a la Fiduciaria por concepto de la comisión, por las publicaciones de los contratos autorizados y por el gravamen a los movimientos financieros.

Los demás recursos transferidos por Colciencias a la Fiduciaria La Previsora para la suscripción de los diferentes convenios son contabilizados como ingresos con obligaciones correlativas afectando la cuenta 142402 “Recursos Entregados en Administración”.

Los recursos transferidos de fuentes diferentes a Colciencias reciben un tratamiento especial, de acuerdo con lo estipulado por la Contaduría, es decir, se lleva el control en las cuentas 142402 de “Recursos Entregados en Administración” y en la cuenta 245301 “Recursos Recibidos en Administración” con el tercero correspondiente.

En la cuenta 245301 “Recursos Recibidos en Administración” se encuentran incluidos los valores recibidos por el Fondo Caldas de entidades diferentes a Colciencias, aumenta con los rendimientos financieros generados de acuerdo con cada inversión. La dinámica realiza disminuciones a esta cuenta por los pagos realizados y se acredita la cuenta 142402



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 26 de 29




“Recursos Entregados en Administración" afectando el tercero correspondiente, ya que todos los recursos, tanto los aportados por Colciencias como los de otros aportantes, se encuentran en la fiduciaria para la administración de los mismos.

En el sistema SIIF Nación, cuando se registren las obligaciones por concepto de convenios suscritos con el Fondo Francisco José de Caldas, se debe seleccionar el atributo contable “Fondos Administrados”, lo que genera la contabilización únicamente en el momento del pago.

Teniendo en cuenta la dinámica contable dada en el concepto 20109-147067, y que en el sistema SIIF Nación se tiene una subunidad para la contabilidad del Fondo Francisco José de Caldas, se hace necesario realizar registros contables adicionales, mediante comprobantes manuales, con el fin de dar cumplimiento a la dinámica dada por la CGN, así:

Obligación con Atributo contable “Ninguno”

(Obligaciones de cuentas por pagar constituidas en vigencias 2015 y algunas obligaciones de 2016 a los que no se les

registró el atributo contable “Fondos Administrados”)

39-01-01-000 GESTION GENERALCTA DB CR

240102 19,131

521106 19,131

240102 19,131

521106 19,131

939002 19,131

991590 19,131

240102 19,131

470510 19,131

939002 19,131

991590 19,131

240102 19,131

142404 19,131

142402 19,131

310501001 19,131

39-01-01-003 FFJC

142402 19,131

310501001 19,131

142402 5,000

245301001 5,000

142402 3,000

521106 1,000

245301001 2,000

Partidas y contrapartidas que se cancelan

Registro manual

SIMULTANEO

Registro manual

REGISTRO EN FFJC DEL TRASPASO - APORTES COLCIENCIAS

TRASPASO A PCI FFJC - APORTES COLCIENCIAS

REVERSION CUENTAS DE ORDEN Y REGISTRO EN 142402

REVERSION OBLIGACION Y REGISTRO EN CUENTAS DE ORDEN

CAUSACION OBLIGACION INICIAL Esta se regestristra automaticamente con la obligacion

Registro manual

Esta se regestristra automaticamente con el pagoPAGO DE LA OBLIGACION INICIAL

EJECUCION SEGÚN INFORME FIDUCIARIA

(EGRESOS DEL FONDO)Registro manual

INGRESOS DE OTROS APORTANTES Registro manual

SIMULTANEO - SE REGISTRA CON INFORM

E FIDUCIARIA



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 27 de 29




Obligación con Atributo contable “Fondos Administrados”

(Obligaciones causadas en 2016 con el atributo contable “Fondos Administrados”)

Nota: Los siguientes tres puntos serán registrados en el sistema SIIF, por el prestador de servicios profesionales responsable de la contabilidad de BID y BM y no serán tenidos en cuenta dentro de la información que reporta la Fiduciaria para el Fondo Francisco José de Caldas. Lo anterior, como mecanismo de mejora al hallazgo evidenciado por la Contraloría General de la Republica.

Los recursos provenientes de préstamos internacionales BID y BM se contabilizan en SIIF en las subunidades 39-01-01-005 y 31-01-01-006 respectivamente, debitando la cuenta 142402 “Recursos Entregados en Administración” con los valores de los recursos transferidos a la Fiducia y los rendimientos Financieros que genera el encargo fiduciario, y se acredita a la 240102 “Proyectos de Inversión”.

Cuando los recursos, transferidos de la fiducia, son asignados a los beneficiarios de los subproyectos, se debita la cuenta 147064 “Pago por Cuenta de Terceros” y su contrapartida se registra en la cuenta 142402 “Recursos Entregados en Administración”.

Una vez los beneficiarios justifiquen los gastos ejecutados, se debita la cuenta 5211 “Gastos Generales” y se acredita la cuenta 147064 “Pago por Cuenta de Terceros”.

39-01-01-000 GESTION GENERALCTA DB CR

142402 19,131

470510 19,131

142402 19,131

310501001 19,131

39-01-01-003 FFJC

142402 19,131

310501001 19,131

142402 5,000

245301001 5,000

142402 3,000

521106 1,000

245301001 2,000

Partidas y contrapartidas que se cancelan

INGRESOS DE OTROS APORTANTES

SIMULTANEO - SE REGISTRA CON INFORME FIDUCIARIA

Registro manual

EJECUCION SEGÚN INFORME FIDUCIARIA

(EGRESOS DEL FONDO)Registro manual

TRASPASO A PCI FFJC - APORTES COLCIENCIAS

SIMULTANEO

Registro manual

REGISTRO EN FFJC DEL TRASPASO - APORTES COLCIENCIAS

PAGO DE LA OBLIGACION INICIAL CON ATRIBUTO "FONDOS

ADMINISTRADOS"Esta se regestristra automaticamente con el pago



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 28 de 29




16.2.2 Depósitos judiciales

A favor de Colciencias Los depósitos judiciales podrán registrarse como activo solamente cuando existe certeza del recaudo por parte de Colciencias. De allí que surjan dos posibles escenarios: a) Existe un depósito judicial a favor de Colciencias y se cuenta con un pronunciamiento de la autoridad competente, mediante el cual se determina que los recursos que constituyen el depósito judicial se aplican al pago del importe a cargo del deudor. En este caso, se disminuirá la subcuenta del grupo 14-DEUDORES, donde se tenga reconocido el derecho, y se registrará el derecho en la subcuenta 147090- Otros deudores, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES. b) Existe un depósito judicial a favor de Colciencias y no se cuenta con un pronunciamiento de la autoridad competente, mediante el cual se determina que los recursos que constituyen el depósito judicial se aplican al pago del importe a cargo del deudor. En este caso, Colciencias podrá llevar un control en cuentas de orden de control. Al momento del cobro efectivo del depósito judicial, este se reconocerá como un menor valor del deudor, en el que se registra un debito en la subcuenta 111005 “Cuenta Corriente” si son consignados en cuentas bancarias de la entidad ó 572080 “Recaudos” si son consignados directamente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con una contrapartida en la subcuenta 147090-Otros deudores, de igual manera se deben realizar los registros correspondientes en Cuentas de Orden en el grupo 81 “Derechos contingentes”, en la subcuenta que corresponda. En contra de Colciencias La constitución de depósitos judiciales a favor de terceros, representan una garantía para el pago de las pretensiones económicas del demandante, para lo cual de registrará en la contabilidad de Colciencias un debito en la subcuenta 142503 “Depósitos judiciales” y un crédito en la subcuenta 111005 “Cuenta Corriente” si el pago se hace desde una cuenta bancaria de Colciencias o en la cuenta 4705 “Fondos recibidos” si el pago lo hace directamente el Ministerio de Hacienda. De igual manera se deben realizar los registros correspondientes en Cuentas de Orden en el grupo 83 “Deudoras de control”, en la subcuenta que corresponda. Para el reconocimiento del pago es necesario que el ente público demandado, siguiendo las etapas que se surten en todos los procesos judiciales y descritos en el numeral 15.3.1 Provisiones, haya reconocido el pasivo real por el Crédito Judicial con base en el fallo definitivo proferido por la autoridad competente, en este evento se registrará un debito en la cuenta 2460 “Créditos Judiciales”, en la subcuenta que corresponda y un crédito en la subcuenta 142503 “Depósitos judiciales”. De igual manera se deben realizar los registros correspondientes en Cuentas de Orden en el grupo 83 “Deudoras de control”, en la subcuenta que corresponda. Recordemos que para este reconocimiento, el procedimiento contempla tres supuestos y hacen referencia a que el valor del pasivo estimado puede ser igual, menor o mayor al valor estipulado en el fallo definitivo, para lo que se realizaran los ajustes correspondientes.

16.2.3 Construcciones en curso

En cuanto a las Construcciones en curso; se asociaran y reconocerán como mayor valor de estas, todos aquellos conceptos

de costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén



CODIGO: A102M01


liberación en GINA

Página 29 de 29




en condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. Aquellos conceptos que no sean considerados o que no tengan relación directa con la construcción, ampliación o mejora del inmueble, serán registrados en el gasto. Con el acta de entrega parcial o definitiva de la construcción en curso, se pondrá en servicio el inmueble y se reclasificará a la cuenta contable que corresponda, activando el cálculo de depreciación.

16.2.4 Intangibles

Los intangibles (Licencias y Software), serán reconocidos cuando cumplan las siguientes condiciones: puedan identificarse,

controlarse y de cuya utilización o explotación puedan obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios. Los conceptos adicionales como soportes, mantenimientos y renovaciones, no harán parte como mayor valor del activo y serán reconocidos directamente en el gasto.

Elaboró Revisó Aprobó:

Nombre: Jackson Andrés Carvajal Flórez

Nombre: Nelsy Rocío Jiménez Villalobos Jackson Andrés Carvajal Flórez

Nombre: Paula Fernanda Chiquillo

Cargo: Contador Colciencias

Cargo: Contador Colciencias Profesional Especializada Grupo Interno de trabajo de Apoyo Financiero

Cargo: Directora Administrativa y Financiera


Documents

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES APLICABLE …...El Manual de Políticas Contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y formas de desarrollar las principales