Manual de excel-2.docx

7/25/2019 Manual de excel-2.docx

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ANU

AL DE


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INFORMATICA APLICADA AL DERECHOMANUAL EXCEL

OBJETIVO:Desarrollar las habilidades de especializacin en el manejo de una Hoja de

Clculo para el procesamiento de informacin, logrando el dominio de la

herramienta, as como la mejora de la productividad y el tiempo en su

aplicacin.

INTRODUCCIN

icrosoft !"cel es una poderosa herramienta #ue facilita la realizacin de

operaciones matemticas a trav$s de frmulas, permite una e"celente

presentacin para los datos, y su representacin gr%ca, la impresin de las

hojas, el intercambio de informacin con otras aplicaciones y adems

proporciona alternativas de gran calidad para mejorar el manejo de los

registros de una base de datos simple.


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&'()'**'D!!+C!*

BARRA DE OPCIONES DE ACCESO RPIDO:e agrega los comandos

utilizados con ms frecuencia como -uardar, Deshacer, ehacer,

acros.

FICHA:Contiene los comandos #ue se agrupan en subcategoras.

CINTA: Contiene los botones, listas desplegables #ue ejecutan los

comandos.

VISTA BACKSTAGE/ !s una pgina #ue ocupa toda la ventana de !"cel

y se encuentran los comandos relacionados con la administracin de

archivos/ -uardar, 'brir, (uevo, eciente. e identi%ca como 0icha

'rchivo.


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CUADRO DE NOMBRE: 1ndica en #ue celda nos ubicamos y permite

nombrar un conjunto de celdas.

BARRA DE FORMULA/ uestra el contenido de una celda. &or ejemplo/

0rmula, valores num$ricos, te"to, porcentaje, fracciones.

CELDA/ !s la interseccin de una columna y una %la. FILA/ !s la posicin Horizontal y se identi%can por n2meros. COLUMNA:!s la posicin 3ertical y se identi%can por *etras. ETIQUETA DE HOJA: on las distintas hojas de clculo #ue forman un

libro. RANGO: !s el conjunto de celdas contiguas, es decir, inicia en una

es#uina y termina en la es#uina opuesta. e representa por /, ejemplo/

C3:E6

)'4'5'C6(H65'D!C7*C8*6.

&ara desplazarse por las eti#uetas de las hojas, haga clic sobre ellas o utilicelos botones de desplazamiento situados a su iz#uierda de la pantalla de !"cel./

Desplaza a la primera eti#ueta de la hoja.

Desplaza a la eti#ueta anterior de la hoja.

Desplaza a la siguiente eti#ueta de la hoja.

Desplaza a la 2ltima eti#ueta de la hoja.

&ara seleccionar varias hojas de !"cel utiliza las siguientes teclas/

Para seleccionar etiquetas no contiguas: Haz clic sobre laseti#uetas manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Para seleccionar etiquetas contiguas:Haz clic sobre las eti#uetasmanteniendo pulsada la tecla Bloq M!"#.


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Para camiar el or!en !e las etiquetas: Haz clic en la eti#ueta cuya

ubicacin deseas cambiar, mant$n pulsado el botn del mouse mientrasarrastra al lugar deseado y suelta el botn del mouse.

&ara copiar una hoja de clculo haz clic con el botn derecho del ratn sobre laeti#ueta #ue desea copiar, selecciona mover o copiar, y posteriormente, la hoja#ue desea copiar, mar#ue la casilla C$%$ Co&'y haga clic en 'ceptar.

TRABAJOCONFORMATOSDECELDA

!"cel permite modi%car los formatos num$ricos, incluidas las fechas, horas,

monedas, porcentajes y otros valores reales, sin #ue cambie el n2mero. !lformato de n2mero no afecta al valor real de la celda #ue !"cel utiliza para

realizar los clculos. !l valor real se muestra en la barra de frmulas.

6troformato es la presentacin de las celdas para ello haga clic con el botn

derecho del mouse y selecciona formato de celda para abrir el cuadro de

dialogo 0ormato de Celdas, #ue est compuesto por/

a9 N()%$o: &ermite elegir el formato espec%co para cada valorintroducido en la celda. *as categoras ms utilizadas son/

G%*%$l: 3isualiza en la celda e"actamente el valor introducido.

!s el formato #ue utiliza !"cel por defecto. !ste formato admite

enteros, decimales, n2meros en forma e"ponencial.

N")%$o: Contiene una serie de opciones #ue permiten

especi%car el n2mero de decimales, tambi$n permite especi%car

el separador de millares y la forma de visualizar los n2meros

negativos.

Mo*%+: !s parecido a la categora (2mero, permite especi%car

el n2mero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario

como podra ser : , ; y la forma de visualizar los n2meros

negativos.


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Co*,-'l'++: Di%ere del formato moneda en #ue alinea los

smbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

-. Al'*%/'0*: &ermite con%gurar las opciones referentes al te"to #ue se

visualiza en la celda./. F(%*,%: &ermite elegir la letra, estilos, tama


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REFERENCIAS

*as referencias permiten identi%car las celdas y los rangos. &ara hacer

referencia a una celda determinada, indica la letra de su columna seguida del

n2mero de %la.

*as referencias ms utilizada es el rango de celdas contiguas #ue se representa

por : ientras #ue la referencia a rangos de otras hojas va precedido por el

nombre de la hoja y el signo de cierre de e"clamacin = > 9.

&ara el manejo de frmulas y funciones se utilizan las siguientes referencias/

REFERENCIA RELATIVA: !l copiar y pegar una frmula permite cambiar ladireccin o referencia de una celda en diferentes libros.

'hora vamos a copiar y pegar la formula en la hoja ?.


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REFERENCIA ABSOLUTA: Cuando no se modi%ca la referencia de algunaparte de la frmula o en todas las referencias de la misma.

FORMATOSDECOLUMNAS4FILAS


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&rimero hay #ue seleccionar el rango #ue contenga las %las o columnas, haz

clic en el botn 0ormato #ue se encuentra en la F'/5

I*'/'o C'*, C%l+.

!ntre las opciones posibles en dicho botn se encuentran/

'justar ancho de columnas y %las.Determinar el ancho estndar de todas las columnas de

la hoja.6cultar o mostrar las columnas o %las.

FORMATOCONDICIONAL

Para aplicar un formato predefinido a las celdas en funcin del contenido utilizamos el

formato condicional. Un formato condicionalcambia el aspecto de un rango de celdasen funcin de una condicin o criterio. Si se cumple la condicin, el rango de celdas

tendr el formato indicado, en caso contario el rango no tendr el formato.

Utiliza la Ficha Inicio -> Cinta Estilo-> Formato Condicional.

Para aplicar formato condicional a los datos se tienen variasopciones:

Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores e inferiores:

Permite establecer un formato condicional personalizado como

bordes, relleno, estilo y color de letra.

Barra de datos: Permite ver el valor de una celda en relacin

con otras celdas y situar los nmeros ms altos o ms bajos.

a longitud de la barra de datos representa el valor menor o mayor.

Escala de color: Permite comprender la distribucin y lasvariaciones de los datos. !s posible aplicar dos colores "ue

representa el valor ms alto y los ms bajos o de tres colores

para representar los valores altos, intermedios y bajos.


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Conjunto de iconos: Permite anotar y clasificar datos a cinco categor#as,separadas por un valor m$imo.


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SIGNOSDECOMPARACIN

*os #'2*o# +% /o)&$/'0*sirven para analizar una cierta relacin entre dosoperandos.

O&%$+

o$Co)&$/'0*

7 ayor #ue

8 enor #ue

79 ayor o igual

89 enor o igual

87 Diferente

FRMULAS4FUNCIONES

8na F0$)(les la combinacin de tres elementos/ operandos, operadores yfunciones. !sta combinacin de vuelve un resultado #ue puede de ser de dostipos/ aritm$ticos o relacional.


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!l operando de una frmula son los datos #ue intervienen en el clculo ypueden ser principalmente n2meros y referencias a celdas.

*as 10$)(l# $',),'/#son a#uellas #ue intervienen datos num$ricos yoperandos aritm$ticos.

8na 1(*/'0* son pe#ue


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A PLI C A C I N D E HER R A I ENTA S D E I NFOR T I C A

FUNCIONESARITM;TICAS

BSUMA VALOR AL QUE SE VA ELEVAR.

ealiza el clculo de elevar un n2mero a la potencia indicada.

BMAX


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A PLI C A C I N D E HER R A I ENTA S D E I NFOR T I C A

Devuelve el valor mnimo de la lista de valores.

BPROMEDIO


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PR OC ESA I ENTO D E I NFOR A C I N C ON HOJA D E

C LC ULO

BRESTO Vlo$@.

Devuelve el residuo de una divisin.

ecuerda #ue para $%#, y +'='#'0* no e"iste funcin, por lo #ue hay #ue

utilizar/

6peracin 'ritm$tica 6perador 'ritm$tico

R%#,

D'='#'0*

FUNCIONESLGICAS

" SI #Pruea l$gica o Con!ici$n% &er!a!ero% Falso'

P$(%- L02'// Escualquier valor o

Expresin que se pueda

evaluar.

V%$++%$o: Si se cumplela prueba lgica se

ejecuta.

Fl#o: Si la prueba lgica no se cumple, se ejecuta.


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C LC ULO

FUNCINDEBSQUEDA

CONSULTAV O BUSCARV

4usca un valor espec%co en la columna ms a la iz#uierda de una matriz ydevuelve el valor en la misma %la de una columna especi%cada en la tabla.

A. &alor usca!o tiene el valor que se desea buscar. Puede ser un valornumrico, moneda, contabilidad o cadena de texto.

B. (atri) uscar en es una tabla o rango de valores donde se ubican losvalores.

C. In!ica!or columnases el nmero de columna que est! el valor querequiere recuperarse. "as columnas no son A, B, C, sino, A#$, B#%, etc.

&. Or!ena!o indica si la tabla esta ordenado o no. 'ambin indica si debelocali(ar una coincidencia exacta o aproximada. Es opcional.

CONSULTAH

O

BUSCARH


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*a funcin Co*#(l,H busca un valor en la %la superior de una tabla. 8se

ConsultaH cuando los valores de comparacin se encuentran en la partesuperior de una tabla de datos y desee encontrar informacin #ue se encuentrede un n2mero especi%cado de %las.

*a H de ConsultaH signi%ca Horizontal.

S'*,'#:Consulta) *valor+buscado, matri(+buscar+en, indicador+las-.

alor+buscado/ !s el valor #ue se busca en la primera %la de la tabla y seconoce en la tabla donde se colocaran los datos y la tabla donde se ubican losdatos a buscar, adems del dato primera %la.

0atri(+buscar+en/ !s una tabla de informacin en la #ue se buscan datos.8tilice rango de nombre.

1ndicador+las/ !s el numero de %la en matriz@buscar@en desde cual debedevolverse el valor coincidente.


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BUSCAR OBJETIVO

i conoces el resultado #ue deseas de una frmula, pero no el valor de entrada#ue re#uiera la frmula para obtener dicho resultado, puedes utilizar la funcin-(#/$ o-%,'=o

e obtiene+% l F'/5 D,o# C'*, H%$$)'%*,# +% +,o# A*l'#'# 4#' -(#/$ O-%,'=o

S'*,'#:

D%*'$ C%l+:Se 2ace re3erencia a la celda que contiene la 3rmula.

Co* %l Vlo$: &ebe especicar el valor que se desea alcan(ar.

C)-'*+o l /%l+: Se 2ace re3erencia el valor que debe ajustar.


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MACROS

*as )/$o#son instrucciones especiales #ue controlan !"cel. on 2tiles paraautomatizar tareas repetitivas o complejas #ue pretende ejecutar una y otravez.

'un#ue una macro es una serie de instrucciones de programacin, no necesitasaber para crearlas, !"cel le ofrece una caracterstica de grabacin de macros#ue traduce sus acciones en instrucciones de 3isual 4asic.

&ara entender la forma de ejecutar unamacro podemos utilizar la analoga de la

grabadora. *a voz #ue se reproduce en lagrabadora se escucha en bocina, y de lamisma forma, la macro se reproduce en lagrabadora se ejecuta en !"cel.

'ntes de grabar o escribir una macro hay#ue tener en cuenta los siguientes puntos/

a9 &lani%#ue los pasos y los comandos #ue desea ejecuta la macro.b9 i se comenta alg2n error mientras se graba la macro, tambi$n se

grabarn las correcciones #ue realices.

c9 Cada vez #ue s$ #ue se grabe una macro, est se almacenar en unnuevo en un nuevo mdulo adjunto al libro.


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VALIDACINDEDATOS

!l manejo de datos permite el usuario teclee ciertos datos para obtener

resultados, pero muchas veces los usuarios comenten errores de captura para

evitar esta situacin se utiliza 3alidar datos.

ORDENARDATOS

6rdenar datos es una parte del anlisis de datos. &uedes ordenar datos porte"to, n2meros, fechas y horas en varias columnas. )ambi$n puede ordenar poruna lista personalizada o por formato, incluyendo el color de celda, color defuente o conjunto de iconos.


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FILTROS

*os l,$o##ue muestran las %las o columnas #ue cumplen con los criterios #ue

se hayan especi%cado y oculta los las %las #ue no desean ver. )ras %ltrar los

datos, puedes copiar, buscar, modi%car, aplicar formato, representar mediante

gr%cos e imprimir los datos sin tener #ue organizarlos ni moverlos.

SUBTOTAL

!l #(-,o,l calcula con una funcin de resumen encolumnas.

&ara entregar informacin solo hace falta protegerla hoja y el libro de alteraciones o modi%caciones enel formato, operaciones.


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ESCENARIOS

Cuando se re#uiere ver un problema desde diferentes ngulos, moviendo losdatos para seleccionar lo ms nos conviene, por lo #ue se hace necesario unaherramienta #ue pueda almacenar los datos temporales en una hoja paraevaluar su contenidoE esta herramienta se llama E#/%*$'o

TABLADINMICA

8na tabla dinmica permite totalizar datos por la combinacin de un resumencon la capacidad de %ltrar datos, donde se pueda elegir las columnas a mostrare incluso actualizar los datos de manera automtica.

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