Manual de Criza 07.07.08

  • View
    243

  • Download
    13

Embed Size (px)

DESCRIPTION

mm

Text of Manual de Criza 07.07.08

1st Draft

Rev 1107.07.2008Manual de

comunicare de criz

Sit Michelin: Silvania ZaluModificari: contacte externe modificari corespondentiStrict confidenial

Coninut

INTRODUCERE

3 - 4

Capitolul 1: Echipa de comunicare de criza i proceduri

Lista de aciuni imediate

6 - 7 Roluri i responsabiliti

8 - 9 Coordonatele echipei de criz

10 - 12 Proceduri

13 - 14 Accesul la manualul de criz i alte informaii suplimentare

15Capitolul 2: Scenarii de criz

Scenariul 1: Poluare a rului Zalu cu uleiuri i negru de fum

16 26Scenariul 2: Accident grav de munc

27 - 35Scenariul 3: Incendiu la secia de amestecare

36 - 46Capitolul 3: Lista de contacte

Contacte externe

47-48

Contacte mass media

49 -50

Anexe

Informaii orientative despre derularea relaiilor cu mass media

Biroul de pres pentru criz

52 Arii de interes mass-media

53 Ce trebuie spus reprezentanilor mass-media

54 Raportul cercetrii privind impactul de mediu asupra aerului i apei al arderii anvelopelor 56 Raportul cercetrii privind impactul de mediu al solventului 160

asupra solului, aerului i apei 58 Raport privind pericolele unui incendiu de anvelope ntr-un spaiu nchis

59INTRODUCERE

Nici o companie nu este imun la crize. Un plan de comunicare de criz bine pregtit i dinainte testat se poate dovedi, n asemenea cazuri, un instrument extrem de util, capabil s reduc simitor confuzia i s susin managementul eficient al crizei.

De obicei, o criz pune compania n faa a dou cmpuri de aciune strns legate ntre ele care trebuie gestionate n paralel:

Managementul operativ al evenimentelor care au provocat criza

Managementul informaiei privind evenimentele conexe crizei

Scopul acestui manual este s stabileasc o serie de reglementri de aplicat n aceast arie secundar a crizei.

Sumar al scopurilor

Grupul Michelin a identificat nevoia dezvoltrii unor planuri funcionale i eficiente de comunicare n situaii de criz la toate siturile sale de producie din Romnia, respectiv a celor de la Silvania Zalu i Victoria Floreti precum i a unui plan de criz la nivelul Romniei.

Acest manual conine toate informaiile relevante pentru gestionarea unei situaii de comunicare de criz la nivelul sitului de la Silvania Zalu.

Manualul trebuie nnoit n mod regulat, aceast sarcin revenind administratorului comunicrii de criz: Valentina Crciuna

Principiile comunicrii de crizToate activitile derulate n situaii de criz trebuie:

s fie coordonate de la nivel central (Bucureti)

s se bazeze pe o analiz a situaiei (vezi Capitolul 1: Echipa de comunicare de criz i proceduri)

s fie susinute de vorbitori relevani, dinainte identificai i antrenai n acest scop n cadrul unor exerciii speciale (Jana Popa i Richard Stein)

Mentenana i aducerea la zi cu regularitate a datelor din manual

Pentru eficiena planului de comunicare de criz este vital o aducere la zi regulat a datelor, revederea responsabilitilor i exersarea periodic a procedurilor.

n plus fa de mentenana manualului de criz, se recomand de asemenea:

s se actualizeze cele mai probabile i serioase riscuri n cadrul unor ntlniri periodice ale echipei de comunicare de criz

s se organizeze exerciii de simulare cel puin o dat pe an n vederea verificrii procedurilor stabilite, a gradului de pregtire i a abilitii echipei de criz de a gestiona eficient i operativ o comunicare n situaie de criz

s se organizeze, cel puin o dat pe an, traininguri speciale pentru purttorii de cuvnt pe baza scenariilor propuse n manual

s se dezvolte noi scenarii de criz, n cazul n care noi riscuri probabile au fost identificate, bazate nu numai pe gravitatea / impactul pe care acestea l pot avea la nivelul companiei ci i pe analiza extins a impactului lor asupra mediului, sntii umane, comunitii locale, economiei locale etc. Se impune, de asemenea, o examinare a probabilitii ca acest risc s produc un incident (s-a mai ntmplat nainte?).

Capitolul 1

Echipa de comunicare de criz i proceduri

Lista de aciuni imediate

6-7

Roluri i responsabiliti 8-9

Coordonatele echipei de criz 10-12 Proceduri 13-14 Accesul la manualul de criz i alte informaii suplimentare 15Lista de aciuni imediate

Aciune

Responsabil

Alertarea liderului echipei

..............................

Fcut ( ) Ora...........

Contactarea echipei de criz

..............................

Fcut ( ) Ora...........

Alertare Bucureti

..............................

Fcut ( ) Ora...........

Anunare poart / central / secretariat

..............................

Fcut ( ) Ora...........

Cercetarea faptelor/ redactare draft declaraie pres ...............................

Fcut ( ) Ora...........

Clarificarea declaraiilor la Bucureti

...............................

Fcut ( ) Ora...........

Clarificarea declaraiilor cu managementul

...............................

Fcut ( ) Ora...........

Pregtirea biroului de pres

................................

Fcut ( ) Ora...........

Pregtirea spaiului pt. Interviurile individuale.................................

Fcut ( ) Ora...........

Monitorizarea media

..................................

Fcut ( ) Ora...........

Pregtirea listei de ntrebri pt. Vorbitor

.................................

Fcut ( ) Ora...........

Repetiii cu vorbitorul

.................................

Fcut ( ) Ora...........

Anunarea celorlalte contacte

..

Fcut ( ) Ora...........

Reactualizarea informaiei

..................................

Fcut ( ) Ora...........

Informare media i actualizare de info pentru staff ..................................

Fcut ( ) Ora...........

Emiterea declaraiei de pres

..................................

Fcut ( ) Ora...........

Indicaii privind perioada n care vor fi disponibile noi info..................................

Fcut ( ) Ora...........

Anunat media despre cnd i unde vor avea loc

briefing-uri i interviuri .................................

Fcut ( ) Ora...........

Anunarea unui numr de telefon la care poate suna

publicul general (dac este cazul) ...................................

Fcut ( ) Ora...........

Rspundei la toate telefoanele primite de la media

(nu uitai s le cerei nr. Telefon la care pot fi contactai) ..................................

Sunai napoi pe toi ziaritii i comunicai-le info promise ...................................

n momentul n care survine o criz sau vreun incident major, presiunea poate fi att de intens, nct pot fi uor omii anumii pai i anumite proceduri obligatorii care pot contribui n mod crucial la succesul gestionrii crizei.

Lista de mai sus (i paginile urmtoare) v va ajuta s v asigurai c toi paii necesari au fost parcuri. Aceast list nu este una exhaustiv. Am identificat aciunile care trebuie ntreprinse n cazul fiecrui analizat n parte (vezi Capitolul 2: Scenarii de criz). Alte noi puncte identificate n timpul unei crize de comunicare vor trebui adugate pe aceast list de ndat ce apar.

Echipa de comunicare de criz

ROLURI I RESPONSABILITI

RolNumeFuncie Responsibiliti

Liderul echipei de comunicare de criz

Jana PopaDirector Convoac echipa de criz cnd survine criza

ine legtura cu Bucuretiul

Deleag responsabiliti i coordoneaz diverse activiti

ine legtura cu echipa de management operaional al crizei

ine contactul cu autoritile locale

Planific strategia de relaii publice i de rspuns ctre media

Purttor de cuvnt n relaiile cu media

Adjunctul liderului echipei

Richard Stein

Responsabil productie l nlocuiete pe liderul echipei n caz de absen a acestuia

Vezi responsabilitile de mai sus

Preia si atributiile responsabilului de calitate in cazul absentei acestuia

Administrator

Titus Botis

ROP Consiliaza echipa pe probleme de organizare

Se asigura ca toate mijloacele necesare in biroul de criza pentru presa si in celula de criza sunt in functiune (telefon, calculator)

Responsabil main couranteAurelia Mandra Asistent manager Gestioneaz toate apelurile venite din exterior referitoare la criz

ine legtura cu RCS i se asigur s transmita toate solicitrile telefonice venite din exterior Distribuie materialele de presa primite de la RCS,

Se asigur c biroul de criz pentru pres si celula de criza sunt operaionale n permanen (telefon, ap, ceai, cafea etc.)

Probleme de personal

Adjunctul administratoruluiIoan Ortelecan

Responsabil personal Consiliaz echipa pe subiecte referitoare la personal

ine contactul cu angajaii Silvania

ine contactul cu autoritile de munc relevante (Direcia Muncii, Inspectoratul de Protecia Muncii etc.)

Preia atributiile administratorului in caz de absenta

Expert Comunicare

Valentina Crci