Manual Crystal Reports 10

Manual del usuario de Crystal Reports 10

Crystal Decisions, Inc. 895 Emerson St. Palo Alto California, USA 94301

Copyright 2003 Crystal Decisions, Inc., 895 Emerson St., Palo Alto, California, USA 94301. Todos los derechos reservados. Edicin 1. Ninguna parte de esta documentacin puede almacenarse en un sistema de recuperacin ni transmitirse o reproducirse de ninguna manera, excepto en lo establecido en los trminos del convenio de licencia de software aplicable. Esta documentacin contiene informacin propiedad de Crystal Decisions, Inc. o sus proveedores. Informacin sobre marcas comerciales Crystal Decisions, Crystal Reports, Crystal Enterprise, Crystal Analysis, Crystal Services, Crystal Care, Crystal Assist, Crystal Applications, Info y Holos son marcas comerciales o marcas registradas de Crystal Decisions, Inc. en Estados Unidos o en otros pases. Todas las dems marcas comerciales o marcas registradas mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios.

ContenidoCaptulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10Acerca de Crystal Reports ................................................................. 2 Acerca de este manual ...................................................................... 2Contenido por captulo ......................................................................................... 3 Ayuda en lnea ...................................................................................................... 7

Registro del producto ........................................................................ 8 Manual del cliente ............................................................................ 8 Soporte tcnico de Crystal Care ........................................................ 9 Formacin sobre Crystal ................................................................... 9 Consultora sobre Crystal .................................................................. 9 Convenciones de documentacin ................................................... 10

Captulo 2: Novedades en Crystal Reports 10Introduccin ................................................................................... 12 Desarrolladores de aplicaciones ..................................................... 12Componente de elaboracin de informes 100% Java .......................................... 12 Biblioteca de etiquetas Java personalizadas ......................................................... 13 Mdulos de combinacin de .NET simplificados ................................................. 13 Actualizacin de .NET a Crystal Enterprise .......................................................... 13 API de Report Application Server simplificada ..................................................... 14

Diseadores de informes ................................................................. 14Acceso a datos simplificado (vistas empresariales) ............................................... 14 Repositorio .......................................................................................................... 15 Copiar formato .................................................................................................... 16 Diagramas de embudo ........................................................................................ 17

Manual del usuario de Crystal Reports

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Consumidores de informacin ........................................................ 17Exploracin administrada entre elementos clave de informe ............................... 17 Exportacin a Excel ............................................................................................. 18 Impresin DHTML .............................................................................................. 18

Captulo 3: Instalacin de Crystal ReportsInstalacin de Crystal Reports ......................................................... 20 Requisitos de instalacin ................................................................. 20 Instalacin de Crystal Reports en un equipo local .......................... 20 Creacin de un punto de instalacin e instalacin de un servidor de red ...................................................................... 22Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports ...................................... 22 Instalacin de Crystal Reports desde una red ....................................................... 22

Personalizacin de la instalacin .................................................... 24 Actualizacin de componentes de Crystal Reports ......................... 26

Captulo 4: Inicio rpidoUso de Crystal Reports .................................................................... 28Datos de muestra - Xtreme.mdb .......................................................................... 28

Asistentes para la creacin de informes .......................................... 28Estndar .............................................................................................................. 29 Tablas cruzadas ................................................................................................... 29 Etiquetas de correo .............................................................................................. 29 OLAP .................................................................................................................. 29

Inicio rpido para usuarios inexpertos ............................................ 30Antes de comenzar .............................................................................................. 30 Creacin de informes .......................................................................................... 31 Seleccin de registros .......................................................................................... 42 Agrupamiento y ordenamiento ............................................................................ 46 Finalizacin del informe ...................................................................................... 49

Inicio rpido para usuarios avanzados ............................................ 50iv Manual del usuario de Crystal Reports

Captulo 5: Conceptos de diseo de informesDiseo bsico de informes .............................................................. 56 Decisiones sobre el contenido del informe ..................................... 56Formular el propsito .......................................................................................... 56 Determinacin de la presentacin del informe .................................................... 57 Bsqueda de datos .............................................................................................. 58 Manipulacin de datos ........................................................................................ 59 Caractersticas del rea de impresin .................................................................. 60

Desarrollo de un prototipo en papel ............................................... 62

Captulo 6: Introduccin a la creacin de informesOpciones en la creacin de informes .............................................. 66Asistentes para la creacin de informes ............................................................... 66 Otro Informe ....................................................................................................... 66 Informe nuevo ..................................................................................................... 66

Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos ............... 67El Asistente de base de datos ............................................................................... 67 El Explorador de campos ..................................................................................... 69 El Explorador de informes .................................................................................... 71 Abrir y acoplar exploradores ............................................................................... 72

Acerca del entorno de diseo de informes ...................................... 74Ficha Diseo ....................................................................................................... 74 Ficha Vista previa ................................................................................................ 77

Creacin de un nuevo informe ........................................................ 81Seleccin de la fuente de datos ........................................................................... 81 Cmo agregar tablas ............................................................................................ 82 Cmo vincular varias tablas ................................................................................ 83 Ubicacin de datos en el informe ........................................................................ 84 Edicin de datos .................................................................................................. 91


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Seleccin de registros .......................................................................................... 91 Agrupacin, orden y totalizacin de datos .......................................................... 92 Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos ............................... 93 Cmo aumentar o reducir la vista de un informe ................................................. 93 Insertar encabezados y pies de pgina ................................................................. 94 Agregar una pgina de ttulo al informe ............................................................... 95 Cmo agregar un resumen de informacin al informe ......................................... 96

Ms all de los informes bsicos ..................................................... 97

Captulo 7: Crystal RepositoryQu es el Crystal Repository? ..................................................... 100Flujo de trabajo ................................................................................................. 101

Acceso a Crystal Repository .......................................................... 102Barra de herramientas ....................................................................................... 102

Agregar carpetas al repositorio ..................................................... 103 Agregar elementos al repositorio .................................................. 104Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits ................................ 104 Agregar una funcin personalizada ................................................................... 105 Agregar un comando ......................................................................................... 105

Utilizar objetos de repositorio en informes ................................... 106Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe ............ 106 Agregar una funcin personalizada a un informe .............................................. 107 Agregar un comando a un informe .................................................................... 107

Modificar objetos del repositorio .................................................. 107 Actualizar objetos conectados al repositorio en informes ............. 108 Eliminar elementos del repositorio ................................................ 109 Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio .............................. 110

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Captulo 8: Diseo de informes optimizados en el WebInformacin general ...................................................................... 112 Escala con Crystal Enterprise ........................................................ 113Tiempos de evaluacin de las funciones de fecha en Crystal Enterprise ............. 114

Seleccionar las opciones de diseo adecuadas .............................. 115Uso de formatos de informe ms rpidos ........................................................... 116 Seleccin entre datos activos y datos guardados ................................................ 116 Diseo de informes de resumen ........................................................................ 118 Uso de subinformes con precaucin ................................................................. 119 Uso de otros elementos de diseo de forma eficaz ............................................ 120

Simplificar el entorno de elaboracin de informes ........................ 121Seleccin de la base de datos y la conexin ms rpida .................................... 121 Uso de ndices de tablas ................................................................................... 121 Mejora de las opciones de vinculacin de tablas ............................................... 121 Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso ................ 122 Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento ms rpido ......... 123

Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas ................... 124Procesamiento de la seleccin de registros (ejemplo) ........................................ 124 Sugerencias sobre el rendimiento de la seleccin de registros ........................... 125 Estrategias para escribir frmulas de seleccin de registros eficaces .................. 126 Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros ............................................................. 128 Uso de enunciados SQL donde sea adecuado ................................................... 130

Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales ................................................................... 131Ejecucin de agrupamiento en servidor ............................................................. 131 Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) ..................................................... 131 Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales .............. 132 Uso de enunciados SQL para Lgica Case ......................................................... 133 Insercin de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible ........ 133


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Captulo 9: Seleccin de registrosSeleccin de registros ................................................................... 136Uso del Asistente de seleccin .......................................................................... 137 Uso de las frmulas ........................................................................................... 138 Interaccin del Asistente de seleccin y el Editor de frmulas de seleccin Taller de frmulas ..................................... 139

Uso de las plantillas de frmulas ................................................... 140Plantillas de frmulas de seleccin de registros ................................................. 140

Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos ................................................. 143 Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros ........................................... 143Correccin de selecciones que no generan datos .............................................. 145

Captulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalizacinOrdenamiento de datos ................................................................ 148Descripcin de las opciones de ordenamiento .................................................. 148 Ordenamiento de uno y varios campos ............................................................. 149

Agrupar datos ............................................................................... 151Creacin de grupos personalizados ................................................................... 153 Ordenamiento de registros en grupos ................................................................ 154 Seleccin de grupos .......................................................................................... 155 Agrupar datos en intervalos ............................................................................... 158 Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa ................ 160 Agrupar datos jerrquicamente .......................................................................... 161 Edicin de grupos .............................................................................................. 163

Resumen de datos agrupados ........................................................ 164Ordenamiento de valores de grupo resumidos .................................................. 165 Seleccin de grupos o porcentajes N superiores o inferiores ............................. 166

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Clculo de subtotales .................................................................... 168Clculo de subtotales de datos .......................................................................... 168 Extensin de precios y clculo de subtotales de las extensiones ........................ 169

Porcentajes ................................................................................... 170Clculo de un porcentaje .................................................................................. 170

Encabezados de grupo .................................................................. 171Creacin de encabezados de grupo ................................................................... 171 Eliminacin de encabezados de grupos ............................................................. 175 Profundizacin en encabezados de grupo ......................................................... 175

Captulo 11: Totales acumuladosIntroduccin a los totales acumulados .......................................... 178Funcionamiento de los totales acumulados ....................................................... 178

Creacin de totales acumulados ................................................... 179Creacin de totales acumulados en una lista ..................................................... 179 Crear totales acumulados de grupos .................................................................. 180 Crear totales acumulados condicionales ............................................................ 181 Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios ..... 183

Creacin de totales acumulados usando una frmula ................... 184

Captulo 12: Informes de seccin mltipleAcerca de las secciones ................................................................. 188 Trabajo con secciones ................................................................... 188Insercin de una seccin ................................................................................... 188 Eliminacin de una seccin .............................................................................. 189 Cmo mover una seccin .................................................................................. 189 Combinacin de dos secciones relacionadas ..................................................... 190

Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones ............................. 191Divisin de una seccin .................................................................................... 191


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Ajuste del tamao de una seccin ..................................................................... 191

Uso de las secciones mltiples en un informe ............................... 193Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s .............. 193 Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos ..................... 194 Adicin de lneas condicionales en blanco ....................................................... 194

Cartas modelo ............................................................................... 195Trabajar con objetos de texto ............................................................................ 195 Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto ................................. 197 Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo ................................ 203

Captulo 13: FormatoConceptos de formato ................................................................... 206 Utilizacin de una plantilla ........................................................... 206Aplicacin de una plantilla ............................................................................... 206 Eliminacin de una plantilla aplicada ................................................................ 207 Nueva aplicacin de la ltima plantilla seleccionada ........................................ 208 Utilizacin de objetos de campo de plantilla .................................................... 208

Uso del entorno de diseo de informes ......................................... 209Soluciones de diseo ......................................................................................... 209 Caractersticas de la seccin .............................................................................. 210 Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones ..................... 211 Formularios preimpresos ................................................................................... 212 Columnas mltiples ........................................................................................... 213 Ocultar secciones de informes .......................................................................... 213 Ocultar objetos de informes .............................................................................. 214 Ubicacin de objetos base-texto ....................................................................... 216 Ubicacin de objetos basados en texto multilineales ......................................... 218 Importacin de objetos basados en texto desde un archivo ............................... 219 Espaciado entre objetos basados en texto .......................................................... 219

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Representacin de campos de desbordamiento ................................................. 225 Seleccin de varios objetos ............................................................................... 226 Ubicacin en modo libre .................................................................................. 227 Ubicacin vertical ............................................................................................. 229 Fuentes TrueType .............................................................................................. 231 Mrgenes de pgina .......................................................................................... 231 Impresora predeterminada ................................................................................. 232 Controladores de impresoras ............................................................................. 233

Propiedades de formato ................................................................ 234 Trabajo con formato absoluto ....................................................... 235Agregar bordes, color y sombreado a un campo ................................................ 235 Crear un informe o un objeto de slo lectura .................................................... 235 Bloquear el tamao y la posicin de un objeto .................................................. 236 Cambiar los formatos predeterminados de campo ............................................. 236 Cmo agregar o editar lneas y cuadros ............................................................. 238 Agregar y editar cuadros .................................................................................... 239 Adicin de formas a un informe ........................................................................ 240 Uso de formatos de contabilidad convencionales .............................................. 240 Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales ................................ 242 Uso del espacio en blanco entre filas ................................................................ 243

Trabajo con formato condicional .................................................. 245Propiedades condicionales de activar o desactivar ............................................ 246 Propiedades de atributo condicional ................................................................. 246 Cambio de fuentes condicionales ...................................................................... 248 Crear pies de pgina despus de la primera pgina ........................................... 248 Usar el Asistente de resaltado ............................................................................ 249 Deshacer/Rehacer actividades ........................................................................... 253

Uso de la herramienta Copiar formato ......................................... 253


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Captulo 14: Creacin de grficosConceptos sobre la creacin de grficos ....................................... 256Introduccin general sobre la creacin de grficos ............................................ 256 Diseos de grficos ........................................................................................... 256 Tipos de grficos ............................................................................................... 257 Ubicacin de un grfico .................................................................................... 260 Profundizacin con grficos .............................................................................. 261 Profundizacin con leyendas ............................................................................ 261

Creacin de grficos ..................................................................... 261Creacin de grficos basados en campos de detalle o de frmula (organizacin avanzada) ................................................................................... 261 Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo) .................................................................................... 263 Creacin de grficos basados en resmenes de tablas cruzadas (organizacin de tabla cruzada) ........................................................................ 265 Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP) .............. 266

Trabajo con grficos ..................................................................... 267Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos ........................................ 268 Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de grfico ...... 268 Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas ........................ 270 Organizacin automtica de grficos ................................................................ 270 Aplicacin de formato a grficos ....................................................................... 271 Uso de la funcin de subyacer en grficos ........................................................ 272

Captulo 15: Creacin de mapasConceptos bsicos de la creacin de mapas .................................. 274Introduccin general sobre la creacin de mapas .............................................. 274 Presentaciones de mapa .................................................................................... 274 Tipos de mapas ................................................................................................. 275 Dnde ubicar un mapa ..................................................................................... 278 Profundizacin con mapas ................................................................................ 278

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Creacin de mapas ........................................................................ 278Creacin de mapas sobre campos de detalle (Diseo avanzado) ....................... 278 Creacin de mapas sobre campos de grupo (organizacin de grupo) ................ 281 Creacin de mapas sobre resmenes de tabla cruzada (organizacin de tabla cruzada) ........................................................................ 282 Creacin de mapas sobre un cubo OLAP (organizacin OLAP) ......................... 283

Trabajo con mapas ........................................................................ 284Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa .............................................. 285 Cambio del ttulo del mapa ............................................................................... 285 Cambio del tipo de mapa .................................................................................. 285 Cambio de las capas del mapa .......................................................................... 286 Solucin de inconsistencias de datos ................................................................ 287 Modificacin del mapa geogrfico .................................................................... 288 Aplicacin de zoom a un mapa ......................................................................... 288 Panormica de un mapa .................................................................................... 289 Centrar un mapa ............................................................................................... 289 Ocultar y visualizar el navegador de mapa ........................................................ 289 Formato de mapas ............................................................................................. 290 Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas .......................................... 290

Captulo 16: OLEInformacin general de OLE ......................................................... 294Terminologa OLE ............................................................................................. 294 Tipos de objetos OLE ........................................................................................ 295 Consideraciones generales acerca de OLE ......................................................... 295

Cmo insertar objetos OLE en su informe ..................................... 296 Cmo se representan los objetos OLE en un informe .................... 297 Edicin de objetos OLE en informes .............................................. 297Edicin directa .................................................................................................. 297 Comandos de men de OLE dinmico .............................................................. 298


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OLE y el comando Insertar imagen .................................................................... 298

Trabajo con Objetos OLE estticos ............................................... 298 Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados ............... 300Objetos incrustados ........................................................................................... 300 Objetos vinculados ........................................................................................... 301

Captulo 17: Objetos de tablas cruzadasQu es un objeto de tabla cruzada? ............................................ 304 Ejemplo de tabla cruzada .............................................................. 305Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar ............................................ 305 Informe de datos de pedido agrupados por regin ............................................. 306 Informe de datos de pedido agrupados por producto ......................................... 306 Informe de datos de pedido agrupados por regin y producto ........................... 307 Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada ................................................ 308

Creacin de un informe de tabla cruzada ..................................... 309 Trabajo con tablas cruzadas .......................................................... 314Mostrar valores como porcentajes ..................................................................... 314 Abreviar campos resumidos grandes ................................................................. 314 Personalizar etiquetas de fila y de columna ....................................................... 315 Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas ....................................... 316 Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas .............. 317

Formato de tablas cruzadas .......................................................... 317Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas cruzadas ...... 318 Formato del color de fondo de filas y columnas completas ............................... 318 Formato de campos de manera individual ......................................................... 319 Formato de varios campos a la vez .................................................................... 319 Eliminacin de datos de tablas cruzadas ........................................................... 319 Presentacin horizontal de campos resumidos .................................................. 320

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Captulo 18: Creacin y actualizacin de informes OLAPElaboracin de informes OLAP con Crystal Reports ..................... 322Objetos de cuadrcula OLAP ............................................................................. 322

Creacin de un informe OLAP ...................................................... 323Especificacin de la fuente de datos .................................................................. 323 Definicin de la estructura de la cuadrcula ...................................................... 324 Establecer dimensiones de sectores y especificar el nmero de cuadrculas ...... 325 Aplicacin de un estilo predefinido ................................................................... 326 Insercin de un grfico ...................................................................................... 327

Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP ........... 328 Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP .............................. 329Cambiar el color de fondo de una dimensin .................................................... 330 Crear un alias para una dimensin .................................................................... 331 Dar formato a lneas de cuadrcula .................................................................... 331 Etiquetas de las dimensiones ............................................................................. 331

Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP ............................. 332 Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP ................................. 333Ordenar datos en una cuadrcula OLAP ............................................................ 334 Filtrar datos en una cuadrcula OLAP ................................................................ 335

Agregar clculos a cuadrculas OLAP ........................................... 336

Captulo 19: Distribucin y vista de informesDistribuir informes ........................................................................ 338Impresin de un informe ................................................................................... 338 Enviar un informe por fax .................................................................................. 338 Exportacin de un informe ................................................................................ 339 Trabajo con carpetas Web ................................................................................. 346 Trabajo con carpetas de Enterprise .................................................................... 346


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Ver informes ................................................................................. 349Qu son las partes de un informe? ................................................................... 349 Qu es la exploracin? .................................................................................... 350 Opcin Profundizar en partes del informe ......................................................... 352 Opcin Otro objeto de informe ......................................................................... 355 Hipervnculos mostrados en los visores ............................................................. 360

Utilizacin de etiquetas inteligentes ............................................. 361

Captulo 20: Alertas de informeAcerca de las alertas de informe ................................................... 364 Trabajar con alertas de informe .................................................... 364Creacin de alertas de informe .......................................................................... 364 Edicin de alertas de informe ............................................................................ 366 Eliminacin de alertas de informe ..................................................................... 366 Ver las alertas de informe .................................................................................. 367 Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas ........................................ 368

Captulo 21: Creacin de informes desde Excel y AccessInformacin general sobre los complementos de Crystal Reports . 370Acerca del complemento Microsoft Excel .......................................................... 370 Acerca del complemento Microsoft Access ....................................................... 370

Trabajo con el complemento Microsoft Excel ............................... 371Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel .................. 371

Trabajo con el complemento Microsoft Access ............................. 374Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Access ................ 374

Captulo 22: Uso de las frmulasInformacin general de frmulas .................................................. 378Novedades en el lenguaje de frmulas .............................................................. 378

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Usos tpicos para frmulas ................................................................................ 381

Componentes y sintaxis de la frmula ........................................... 382Componentes de la frmula .............................................................................. 382 Sintaxis de frmulas .......................................................................................... 383

Especificacin de frmulas ............................................................ 384Trabajo con el Taller de frmulas ...................................................................... 386 Trabajo con el Editor de frmulas ...................................................................... 387

Creacin y modificacin de frmulas ............................................ 389Creacin de una frmula e insercin en un informe .......................................... 389 Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas ........................................ 389 Edicin de frmulas .......................................................................................... 391 Bsqueda y reemplazo de texto ......................................................................... 391 Copia de frmulas de la ayuda en lnea ............................................................. 392 Copia de frmulas de un informe a otro ............................................................ 392

Eliminacin de frmulas ................................................................ 394Eliminacin de la frmula de trabajo del informe .............................................. 394 Eliminacin de la especificacin de la frmula .................................................. 394

Depuracin de frmulas ............................................................... 394Depuracin de errores en tiempo de evaluacin ............................................... 395 Tutorial de depuracin ...................................................................................... 395

Captulo 23: Campos de parmetroInformacin general de parmetros ............................................. 402Consideraciones acerca de campos de parmetro ............................................. 402 Cmo crear un campo de parmetro ................................................................. 403 Eliminacin de campos de parmetro ................................................................ 406 Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro ......................................... 407 Caractersticas avanzadas de parmetro ............................................................ 409


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Captulo 24: SubinformesQu son los subinformes ............................................................... 418Subinformes vinculados y no vinculados ........................................................... 418 Funcionamiento de la vinculacin de subinformes ............................................ 419 Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios ....................................................................... 420

Cmo insertar subinformes ........................................................... 421Vista previa de subinformes ............................................................................... 422 Cmo guardar un subinforme como informe principal ...................................... 422 Actualizacin de subinformes ........................................................................... 423

Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal ... 424Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin ................................................................ 425

Combinacin de informes no relacionados usando subinformes ... 426Combinacin de dos o ms informes no relacionados ....................................... 426

Cmo usar subinformes con datos no vinculables ....................... 427Vinculacin hacia o desde un campo de frmula .............................................. 427 Vnculos de tablas no indexadas ....................................................................... 428

Cmo crear un subinforme a la orden .......................................... 429Adicin de ttulos a los subinformes a la orden ................................................. 429

Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe ............................................... 431

Captulo 25: Manipulacin de bases de datosInformacin general sobre las bases de datos ............................... 434Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales ........................ 434 Alias .................................................................................................................. 435 Ubicacin de archivos ...................................................................................... 436 Tablas indexadas ............................................................................................... 438

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Vinculacin de tablas .................................................................... 440Vincular desde y vincular a ............................................................................... 440 Relaciones de vnculo ....................................................................................... 440 Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios ........................... 441 Consideraciones acerca de archivos de datos .................................................... 443 Consideraciones acerca de bases de datos SQL ................................................. 445 Consideraciones de rendimiento para todos los informes .................................. 446 Ficha Vnculos del Asistente de base de datos ................................................... 448 Vinculacin de tablas indexadas ....................................................................... 448 Orden de procesamiento de vnculos ................................................................ 449 Vinculacin de opciones ................................................................................... 450

Utilizacin de SQL y bases de datos SQL ...................................... 460Qu es SQL? .................................................................................................... 460 El SABD SQL ..................................................................................................... 463 Cmo utiliza Crystal Reports SQL? .................................................................. 465 El lenguaje SQL ................................................................................................. 465

Procesamiento del lado del servidor ............................................. 468Cmo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL ................. 469

Reasignacin de campos de base de datos .................................... 470Uso del cuadro de dilogo Asignar Campos ...................................................... 471 Cmo reasignar procesos .................................................................................. 472 Reasignar campos de base de datos alterados .................................................... 473

ndices de datos guardados ........................................................... 474Funcionamiento de la indizacin de informes ................................................... 475 Consideraciones sobre el uso de ndices de datos guardados ............................ 476 Indizacin de los campos correctos ................................................................... 476

Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports .......................... 477 Para obtener informacin adicional .............................................. 477


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Apndice A: Modelo de procesamiento de informesInformacin general ...................................................................... 480Qu es una pasada? ..................................................................................... 480 Previa n 1 ......................................................................................................... 480 Pasada n 1 ....................................................................................................... 480 Pasada previa n 2 ............................................................................................. 481 Pasada n 2 ....................................................................................................... 481 Pasada n 3 ....................................................................................................... 482 Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple ............................................ 482

Apndice B: Creacin de informes accesiblesAccesibilidad ................................................................................. 484Ventajas de informes accesibles ........................................................................ 484 Pautas de accesibilidad ..................................................................................... 485 Accesibilidad y productos Crystal ...................................................................... 486

Mejora de la accesibilidad de los informes ................................... 487Colocacin de objetos en los informes .............................................................. 487 Texto ................................................................................................................. 488 Color ................................................................................................................. 492 Navegacin ....................................................................................................... 494 Campos de parmetro ....................................................................................... 495

Diseo flexible .............................................................................. 495Accesibilidad y formato condicional ................................................................. 496 Accesibilidad y supresin de secciones ............................................................. 497 Accesibilidad y subinformes .............................................................................. 498

Mejora de la accesibilidad de las tablas de datos .......................... 499Objetos de texto y valores de tabla de datos ...................................................... 499 Otras consideraciones sobre el diseo de tablas de datos .................................. 504

Accesibilidad y Crystal Enterprise ................................................. 505Establecimiento de preferencias de accesibilidad en Crystal Enterprise .............. 505

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Accesibilidad y personalizacin .................................................... 506 Recursos ........................................................................................ 508

Glosario .......................................................................... 509 Index ............................................................................... 537


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Bienvenido a Crystal Reports 10

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Bienvenidos. Este captulo presenta Crystal Reports, el estndar mundial para elaboracin de informes en el web y de escritorio, y proporciona una introduccin general sobre el contenido de este manual del usuario.


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Acerca de Crystal Reports

Acerca de Crystal ReportsCrystal Reports est diseado para trabajar con su base de datos para ayudarlo a analizar e interpretar informacin importante. Crystal Reports facilita la creacin de informes simples y dispone tambin de herramientas poderosas necesarias para generar informes complejos o especializados.

Cree cualquier informe que se pueda imaginarCrystal Reports est diseado para generar el informe que desea desde prcticamente cualquier fuente de datos. Los asistentes incorporados lo guan paso a paso a travs de la creacin de informes y la complexin de tareas comunes. Las frmulas, tablas cruzadas, subinformes y formatos condicionales ayudan a entender mejor los datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario, podran estar ocultas. Los grficos y mapas geogrficos proporcionan informacin en forma visual cuando las palabras y nmeros no son suficiente.

Extienda la elaboracin de informes al webLa flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creacin de informes, ya que stos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen Microsoft Word y Excel, correo electrnico e incluso en el Web. La elaboracin avanzada de informes en el Internet permite a otros miembros de su grupo de trabajo ver y actualizar informes compartidos en sus exploradores de web.

Incorpore informes en las aplicacionesLos desarrolladores de aplicaciones y de web pueden ahorrar tiempo y satisfacer las necesidades de sus usuarios al integrar el poder de procesamiento de informes de Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos. El soporte de los lenguajes de desarrollo ms usados facilita la adicin de informes a cualquier aplicacin. Ya sea el encargado de servicios web en IT, el gerente de promocin en marketing, el administrador de bases de datos en finanzas o el director general, Crystal Reports es una herramienta de gran potencia diseada para ayudar a cualquier usuario a analizar e interpretar la informacin importante para cada uno.

Acerca de este manualEste manual incluye procedimientos para tareas tpicas de la elaboracin de informes, tales como ubicacin de campos, formateo de informes y ordenamiento de registros. Tambin contiene informacin acerca de reas de inters ms especficas, como creacin avanzada de frmulas y acceso a diferentes tipos de datos. Utilice este manual como referencia para sus necesidades bsicas de elaboracin de informes y como introduccin a nuevos conceptos en la creacin de informes.

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1 Bienvenido a Crystal Reports 10

Contenido por captuloA continuacin se presenta una breve descripcin de cada captulo de este manual.

Captulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10Bienvenidos! Este captulo presenta Crystal Reports, el estndar mundial para elaboracin de informes en el web y de escritorio, y proporciona una introduccin general sobre el contenido de este manual del usuario.

Captulo 2: Novedades en Crystal Reports 10Basado en la estabilidad probada de la versin 9, Crystal Reports ofrece nuevas funciones y mejoras. Este captulo presenta dichas funciones y mejoras proporcionando un breve resumen de cada una.

Captulo 3: Instalacin de Crystal ReportsEste captulo explica cmo instalar Crystal Reports localmente desde el CD del producto. Tambin explica cmo instalar Crystal Reports en un servidor de red y cmo instalarlo en una estacin de trabajo desde un servidor de red.

Captulo 4: Inicio rpidoEste captulo comienza con una introduccin general sobre los informes y datos de muestra comnmente usados con Crystal Reports. A continuacin, se ofrece informacin general sobre los Asistentes para la creacin de informes; tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el Asistente para la creacin de informes estndar, ya que tiene muchos pasos iguales a los de los dems Asistentes para la creacin de informes. Finalmente, el captulo ofrece dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios ms avanzados.

Captulo 5: Conceptos de diseo de informesEste captulo describe los conceptos bsicos del diseo de informes y le ayuda a decidir qu informacin desea incluir en su informe.

Captulo 6: Introduccin a la creacin de informesEste captulo le muestra los aspectos bsicos de la creacin de un informe en Crystal Reports. Primero aprender acerca del entorno de diseo de informes, luego acerca de cmo seleccionar tablas de bases de datos, cmo colocar objetos en un informe y cmo ordenar, agrupar y obtener totales de los datos.


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Acerca de este manual

Captulo 7: Crystal RepositoryEste captulo presenta Crystal Repository. Muestra cmo se agregan elementos al repositorio, cmo se actualizan elementos existentes y cmo se utilizan los elementos del repositorio en los informes de Crystal.

Captulo 8: Diseo de informes optimizados en el WebEste captulo sugiere formas de mejorar los informes de manera que se aprovechen las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports. Aunque estas sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los informes distribuidos por el entorno thin-wire del Web, la mayora de las lneas gua y procedimientos son aplicables a todos los informes.

Captulo 9: Seleccin de registrosEste captulo muestra cmo filtrar los registros que desea incluir en un informe. Por ejemplo, al usar las herramientas de seleccin de registros, es posible limitar los registros que aparecern para un grupo especfico de clientes, un rango especfico de nmeros de cuenta o un rango de fecha particular.

Captulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalizacinOrdenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en informacin til en un informe. Este captulo es una introduccin a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar.

Captulo 11: Totales acumuladosLos totales acumulados son una manera flexible y poderosa de crear resmenes especializados y totales que se incrementan continuamente. En este captulo se muestra cmo agregar a su informe un total acumulado bsico y un total acumulado dentro de un grupo. Tambin aprender cmo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando frmulas.

Captulo 12: Informes de seccin mltipleEste captulo presenta los diversos tipos de informes especializados que se pueden crear usando las capacidades de elaboracin de informes de varias secciones de Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los valores individuales en forma diferente segn los conjuntos de criterios establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creacin de cartas modelo.

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Captulo 13: FormatoDar formato se refiere a cambios en la organizacin, presentacin y diseo de un informe, as como tambin la apariencia de texto, objetos o secciones completas de informes. Este captulo detalla mtodos que se pueden usar para enfatizar la atencin sobre los datos, cambiar la presentacin de las fechas, nmeros y otros valores, ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe.

Captulo 14: Creacin de grficosCrystal Reports permite presentar datos resumidos en grficos de colores fciles de leer. Este captulo demuestra cmo crear grficos y cmo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan ms significado y sean ms fciles de entender. Puede elegir de un nmero de tipos y organizaciones de grficos, as como tambin a profundizar para ver los detalles tras los resmenes grficos y dar formato a objetos de grficos.

Captulo 15: Creacin de mapasCrystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geogrficos. Este captulo explica cmo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean ms significativos y fciles de interpretar. Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundizacin para visualizar aquellos detalles tras los resmenes grficos.

Captulo 16: OLEEste captulo explica cmo se puede usar la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) para editar grficos u otros objetos desde su informe en vez de abrir una aplicacin adicional.

Captulo 17: Objetos de tablas cruzadasUn objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos direcciones. Este captulo le ofrece informacin acerca de cmo puede usar objetos de tabla cruzada en su informe.

Captulo 18: Creacin y actualizacin de informes OLAPEste captulo describe cmo se crean informes OLAP, cmo se actualizan cuando la ubicacin de los datos vara y cmo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrcula OLAP.


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Acerca de este manual

Captulo 19: Distribucin y vista de informesEste captulo del de la seccin de le proporciona informacin acerca de cmo distribuir informes terminados usando una variedad de mtodos (impresin, envo de fax, exportacin). Tambin incluye informacin acerca de las partes del informe y sobre cmo se configuran hipervnculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes. Por ltimo, finaliza con informacin relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe.

Captulo 20: Alertas de informeEste captulo le proporciona informacin acerca de cmo crear y utilizar alertas en los informes Crystal.

Captulo 21: Creacin de informes desde Excel y AccessEn este captulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft Access. Explica cmo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report.

Captulo 22: Uso de las frmulasEn este captulo se explican los conceptos bsicos de las frmulas y se presenta el Taller de frmulas para poder empezar a crear frmulas.

Captulo 23: Campos de parmetroEste captulo explica qu son los parmetros de campo y cmo se pueden aplicar para crear un informe que se puede usar para obtener acceso a tipos de datos diferentes dependiendo de las necesidades del usuario.

Captulo 24: SubinformesUn subinforme es un informe incluido en otro. Con los subinformes, puede combinar informes no relacionados en uno solo. Puede coordinar datos que de otra forma no se podran vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en un solo informe. Este captulo le muestra cmo crear y usar subinformes.

Captulo 25: Manipulacin de bases de datosEste captulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para comprender el diseo y uso de las bases de datos. Despus de describir las bases de datos relacionales (incluidas las de los orgenes de datos ODBC), la indizacin y la vinculacin de tablas, el captulo introduce los conceptos de procesamiento del lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor) y de asignacin de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de datos y de informe tras la introduccin de cambios en una base de datos).

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Apndice A: Modelo de procesamiento de informesEste anexo proporciona informacin detallada acerca del modelo de procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden y se manipulan los datos durante la elaboracin de un informe.

Apndice B: Creacin de informes accesiblesEste anexo proporciona recomendaciones de diseo que le ayudarn a crear informes Crystal que sean accesibles para personas con discapacidades.

GlosarioEste manual cuenta con un amplio glosario que explica los conceptos bsicos de elaboracin de informes y de bases de datos, as como tambin trminos especficos del programa.

Ayuda en lneaLa Ayuda en lnea de Crystal Reports incluye todos los temas del manual del usuario. Tambin contiene material de referencia adicional que incluye desde informacin especfica de la funcin de un botn hasta informacin general acerca de cmo crear una frmula de informe segn una situacin comercial de muestra.

Localice la informacin con rapidezAcceda a la ayuda en lnea desde el men de ayuda de Crystal Reports. Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda en lnea y profundizar en ttulos especficos dentro de cada seccin. Use la ficha ndice para ver los temas en orden alfabtico. O bien use la ficha Buscar para ingresar una palabra clave y ver as todas las secciones que se relacionan con ella.

Informes de muestraMuchos temas de la ayuda en lnea de Crystal Reports incluyen una lista de informes de muestra relacionados. Use estos informes para ilustrar conceptos descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus necesidades. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports.


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Registro del producto

Registro del productoHay varios medios para poder registrar el producto: Cumplimente el formulario de registro del producto en el sitio Web de Crystal Decisions en la direccin:http://spain.crystaldecisions.com/register/content.asp

Imprima el formulario de registro del producto y envelo por fax al nmero de fax de la oficina ms cercana. Crystal Decisions le enviar a su vez otro fax con un nmero de registro que podr especificar en el producto la prxima vez que lo utilice. Nmeros de fax para registrarse EE.UU./Canad +1 (604) 681-5147 Reino Unido +44 (0) 20 8231 0601 Australia +6 2 9955 7682 Alemania +49 (0) 69 9509 6182 Hong Kong +852 2893 2727 Singapur +65 777 8786 El registro es necesario para obtener acceso a los servicios de soporte tcnico, tanto telefnico como en lnea. Adems, el registro del producto es la nica garanta de que estar al da en lo que respecta a las mejoras y actualizaciones del producto.

Manual del clientePara obtener los ltimos datos sobre el registro de productos, mantenimiento, asistencia y servicios, visite nuestra pgina Web y descargue el Manual del cliente de su regin correspondiente. Amrica del Norte: http://www.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Ingls) Europa: http://www.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Ingls)http://germany.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp

(Alemn)http://france.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp

(Francs) Si el Manual del cliente de Crystal Decisions no est disponible para su regin, consulte el resto del captulo Bienvenida o pngase en contacto con el representante de ventas o asistencia para obtener ms detalles.

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Soporte tcnico de Crystal CarePara acceder a los especialistas de soporte tcnico de Crystal, deber: Registrar su software en lnea en:http://spain.crystaldecisions.com/register/content.asp

Para obtener informacin sobre los programas de soporte tcnico disponibles para Crystal Reports: Visite nuestro sitio Web de soporte en la direccin:http://spain.crystaldecisions.com/support/

Pngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener ms detalles, visite el sitio:http://spain.crystaldecisions.com/contact/

Formacin sobre CrystalSi es desarrollador, un profesional de tecnologas de la informacin o un usuario comercial, ofrecemos una amplia gama de cursos de formacin sobre Crystal Reports diseados para adquirir nuevos conocimientos o mejorar los conocimientos que se poseen. Los cursos de formacin se pueden impartir en lnea, en centros certificados, en los locales de su empresa o en su domicilio: Si desea obtener una lista completa de cursos de formacin y de ofertas especiales, visite el sitio:http://spain.crystaldecisions.com/services/

O pngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener ms detalles, visite el sitio:http://spain.crystaldecisions.com/contact/

Consultora sobre CrystalNuestro equipo global de consultores certificados y de socios consultores puede proporcionarle una solucin de mbito corporativo, que incluye estrategia, diseo, integracin e implementacin, para obtener resultados con rapidez, maximizar el rendimiento e incrementar la productividad. Para obtener ms informacin, visite el sitio:http://spain.crystaldecisions.com/services/

O pngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener ms detalles, visite el sitio:http://spain.crystaldecisions.com/contact/


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Convenciones de documentacin

Convenciones de documentacinEste manual usa las siguientes convenciones: Comandos y botones Para reconocerlas ms fcilmente en los procedimientos, las funciones de la interfaz de usuario se muestran en negrita. Por ejemplo: En el men Archivo, haga clic en Nuevo. Accesos directos de teclado Suprimir significa tanto la tecla Retroceso como la tecla Supr del teclado numrico. Entrar significa la tecla Intro, Entrar o CR, dependiendo de la tecla que aparezca en el teclado. Combinaciones de teclas CTRL+TECLA, MAYS+TECLA y ALT+TECLA son ejemplos de combinaciones de teclas. Mantenga presionada la primera tecla de la combinacin y, al mismo tiempo, presione la segunda tecla de la misma (designada ms arriba como TECLA). Por ejemplo: CTRL+C significa que hay que mantener presionada la tecla Ctrl y presionar simultneamente la letra C del teclado (CTRL+C es el comando Copiar de Windows). La fuente de tipo monospaced (un slo espacio) indica rutas y nombres de archivo, lneas de cdigo y datos que se especifican utilizando el teclado (por ejemplo: En el Editor de Frmulas, escriba If Ventas > 1000 Then crRed).

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Novedades en Crystal Reports 10

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Basado en la estabilidad probada de la versin 9, Crystal Reports ofrece nuevas funciones y mejoras. Este captulo presenta dichas funciones y mejoras proporcionando un breve resumen de cada una.


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Introduccin

IntroduccinCrystal Reports 10 ampla la plataforma de elaboracin de informes con el fin de posibilitar: Mayor eficacia en el proceso de diseo y mantenimiento de informes. Una integracin e implementacin ms fciles de las aplicaciones Web corporativas. Esta versin se basa en el importante conjunto de funciones introducido en la versin 9 e incluye varias mejoras y caractersticas nuevas que continan abordando desafos de productividad en todos los elementos del proceso de elaboracin de informes. Otro aspecto clave de esta versin es la mayor integracin con Crystal Enterprise. Este captulo examina cada una de las caractersticas nuevas ms importantes en el contexto del pblico al que estn destinadas: desarrolladores de aplicaciones, diseadores de informes y consumidores de informacin. Nota: Las funciones varan dependiendo de la edicin y algunas de ellas se proporcionan mediante Report Application Server, incluido en ediciones especficas de Crystal Reports 10. Para comprobar la edicin, haga clic en Acerca de Crystal Reports en el men Ayuda del diseador de informes.

Desarrolladores de aplicacionesCrystal Reports simplifica el proceso de integracin de contenido dinmico con calidad de presentacin en cualquier aplicacin .NET, Java o COM para los desarrolladores, reduciendo as la cantidad de cdigo necesario y minimizando el mantenimiento de la aplicacin. Con la versin 10, Crystal Decisions refuerza su compromiso con el desarrollo multiplataforma al agregar diversas funciones nuevas y facilitar la migracin a Crystal Enterprise.

Componente de elaboracin de informes 100% JavaLa versin 10 introduce una versin para Java del procesador de informes de gran eficacia Crystal Reports: el componente de elaboracin de informes Java, que aprovecha al mximo las ventajas de Java, incluyendo la portabilidad entre sistemas operativos y plataformas de hardware. Escrito en Java 100%, este nuevo componente de elaboracin de informes proporciona a los desarrolladores una forma rpida y sin necesidad de cdigos para conectarse a los datos y disear capas de presentacin dinmica de alta fidelidad para aplicaciones J2EE. El procesador es compatible con funciones bsicas de Crystal Reports, como el agrupamiento, la ordenacin, el filtrado, las expresiones, la aplicacin de formato bsico y la elaboracin de diagramas, adems de la exportacin a PDF y Word. Asimismo, permite la integracin con entornos de desarrollo integrado de Java destacados, incluido Borland JBuilder 10 y Crystal Reports para BEA WebLogic Workshop.

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2 Novedades en Crystal Reports 10

Las aplicaciones que utilicen el nuevo componente de elaboracin de informes Java tambin se pueden actualizar sin ningn problema en la versin 10 a fin de utilizar Crystal Enterprise y Report Application Server. Con slo modificar una lnea de cdigo, las aplicaciones pueden obtener provecho del procesamiento de informes descargado, de la creacin y la modificacin de informes mediante programacin y de muchas otras funciones.

Biblioteca de etiquetas Java personalizadasCrystal Reports 10 introduce una biblioteca de etiquetas JSP personalizadas a fin de reducir en gran cantidad el cdigo necesario para integrar los informes en las aplicaciones Java. Ahora, con el uso de etiquetas JSP personalizadas, los desarrolladores podrn agregar un visor de informes Crystal a sus aplicaciones Web con toda facilidad.

Mdulos de combinacin de .NET simplificadosCrystal Reports 10 reduce el nmero de mdulos de combinacin necesarios para una implementacin ms sencilla de las aplicaciones .NET. Se pueden aprovechar cuatro mdulos de combinacin principales para aplicarse a ocho casos de implementacin especficos: Aplicaciones de cliente grueso de Windows Elaboracin de informes de procesos incrustados Elaboracin de informes de procesos remotos Elaboracin de informes de servicios Web Aplicaciones Web ASP .NET Elaboracin de informes de procesos incrustados Elaboracin de informes de procesos remotos Elaboracin de informes de servicios Web Aplicaciones de servicios Web Elaboracin de informes de procesos incrustados Elaboracin de informes de procesos remotos Estos mdulos estarn disponibles poco despus del lanzamiento de la versin 10 en la zona de desarrolladores de Crystal Decisions .NET, en la direccin:http://www.crystaldecisions.com/products/dev_zone/net/default.asp

Actualizacin de .NET a Crystal EnterpriseCrystal Reports 10 introduce una solucin de actualizacin perfecta a fin de posibilitar que las aplicaciones que utilizan el componente de elaboracin de informes .NET incluido en Microsoft Visual Studio .NET, Borland C#Builder o en Crystal Reports 9/10 puedan obtener acceso a Crystal Enterprise y a Report Application Server. Con tan solo agregar una lnea de cdigo, los


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Diseadores de informes

desarrolladores de .NET pueden beneficiarse de las ventajas de un servidor de procesamiento de informes independiente. Esta solucin tambin posibilita una actualizacin fcil en un futuro a otras ediciones de Crystal Enterprise.

CasoPedro es un desarrollador de .NET en una organizacin de gran tamao que se ha estandarizado en .NET. Su equipo ha creado una pequea aplicacin para el departamento de Recursos Humanos que ayuda a los encargados de la contratacin a gestionar mejor dicho proceso. Puesto que esta aplicacin requiere algunos elementos bsicos de elaboracin de informes, el equipo de Pedro ha decidido utilizar la versin de Crystal Reports incluida en Microsoft Visual Studio .NET. En un plazo de seis meses, el uso de la aplicacin ha aumentado considerablemente y Pedro tiene que agregar informes nuevos y de mayor tamao a la aplicacin. Es preferible utilizar Report Application Server en lugar del componente de elaboracin de informes .NET, ya que ste permite a Pedro realizar el procesamiento de informes con independencia de su servidor Web. Debido a que la aplicacin tambin requerir una interactividad adicional durante los prximos 12 meses, Pedro necesita una solucin que se pueda ampliar con el tiempo. Con tan solo agregar una lnea de cdigo, Pedro puede reutilizar el trabajo ya realizado a fin de utilizar Report Application Server en lugar del componente de elaboracin de informes .NET. Esta aplicacin se puede ampliar fcilmente en un futuro para utilizar otros servicios de Crystal Enterprise.

API de Report Application Server simplificadaEn Crystal Reports 10 se ha reducido considerablemente la cantidad de cdigo necesario para realizar las tareas de desarrollador ms habituales con el fin de que el proceso de integracin sea ms fcil. Esta mejora se aplica especficamente al servidor Report Application Server incluido en Crystal Reports y se centra en tareas como la configuracin de parmetros, inicio de sesin, impresin, etc.

Diseadores de informesCon aspectos que van desde una mayor flexibilidad en la creacin de informes hasta el soporte para un sistema de elaboracin de informes plenamente administrado, Crystal Reports 10 ayuda a que los diseadores de informes alcancen una mayor productividad en todas las fases del ciclo de desarrollo y mantenimiento de informes.

Acceso a datos simplificado (vistas empresariales)Crystal Reports 10 posibilita que los diseadores de informes creen informes basados en vistas empresariales a fin de obtener un desarrollo ms rpido y un mantenimiento reducido.

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Como funcin nueva de Crystal Enterprise 10, las vistas empresariales proporcionan una nueva capa de abstraccin de datos que simplifica el proceso de conexin con orgenes de datos corporativos. Este modelo nuevo de acceso central a datos tambin dispone de orgenes de datos predefinidos especficos de dominio, lo que elimina la necesidad de combinaciones, filtros o frmulas complejos. Puede administrar sin problema el acceso a distintos orgenes de datos, los cuales combina en un nico origen de este tipo para el diseador de informes. Al utilizar las vistas empresariales en el proceso de desarrollo y mantenimiento de informes se elimina la necesidad de redefinir informes en caso de que cambie la estructura de los datos subyacentes. Como resultado, el proceso de desarrollo de informes resulta ms eficaz, ya que el paso del desarrollo a la produccin de informes es fcil.

CasoCristina es analista de informes en el departamento de TI de una gran organizacin. Ella es la responsable de dirigir una larga lista de solicitudes de informes procedentes de distintos departamentos. Debido a que Cristina lleva poco tiempo trabajando en la organizacin, an no ha conseguido aclarar del todo dnde se encuentran todos los datos. Afortunadamente, el equipo de DBA del departamento de TI ya ha creado varias vistas empresariales a las que Cristina se puede conectar. Dichas vistas ya integran diversos orgenes de datos corporativos y resumen los datos complejos. Todo lo que Cristina debe hacer es indicar la vista que necesita para el informe y, a continuacin, aplicar formato a la informacin en consecuencia. Pasar a la fase de produccin del conjunto de informes resultantes es muy sencillo. Una vez probado el informe, el equipo de DBA puede volver a seleccionar la estructura de datos subyacentes de la vista empresarial en un solo paso.

RepositorioEl repositorio, introducido en la versin 9, es una biblioteca central donde se almacenan objetos habituales de los informes (imgenes, objetos de texto, comandos SQL y funciones personalizadas) para utilizarlos en diversos informes y establecer un punto nico de actualizacin. Esta funcin se ha perfeccionado en la versin 10 para poder utilizarla en implementaciones corporativas de gran tamao.

Repositorio administradoPara permitir a los clientes la creacin de un sistema administrado de diseo y mantenimiento de informes, en la versin 10 el repositorio se ha incluido como pieza slida de la infraestructura de Crystal Enterprise. Los objetos del repositorio se pueden proteger y compartir a travs de Crystal Enterprise y estn disponibles gracias a Crystal Reports Designer. Tambin se incluye una herramienta de migracin para que la transicin del repositorio de la versin 9 al repositorio administrado nuevo resulte fcil.


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Diseadores de informes

Caso 1Andrs trabaja en el departamento de TI de una organizacin de gran tamao y es el responsable del mantenimiento de ms de 100 informes corporativos. Una de sus responsabilidades principales es garantizar que estos informes se basen en una informacin precisa. Antes de la versin 10, al cambiar el esquema de base de datos, Andrs hubiera tenido que actualizar la conectividad de base de datos de cada informe y volver a comprobar la precisin de los datos, proceso que requiere gran cantidad de tiempo. No hay nada peor que ejecutar un informe y que ste no se desglose, aunque no est basado en l esquema de base de datos nuevo. Con la versin 10, Andrs podr basar todos los informes en una nica vista empresarial. Si la base de datos cambia, slo ser necesario actualizar la vista empresarial, asegurando as que todos los informes se ejecutan correctamente y se basan en datos precisos.

Caso 2Mara es una de los cientos de diseadores de informes de su organizacin que est ayudando a definir un centro de calidad para la elaboracin de informes. Est especializada en la elaboracin de informes destinados al departamento de mercadotecnia, pero sus conocimientos del lenguaje de frmulas de Crystal son limitados. Afortunadamente, uno de los analistas de inventarios ya ha creado una serie de funciones de ejecucin compleja de rotacin de inventario y tasa y Mara puede obtener fcilmente las funciones que necesita en Crystal Enterprise.

Explorador del repositorioA fin de posibilitar que diversos diseadores de informes puedan usar el repositorio con profusin, el Explorador del repositorio incluye una barra de herramientas en la versin 10 para facilitar la exploracin de los objetos, segn valores de tipo o de texto. Tambin se puede agregar informacin sobre herramientas a los objetos del repositorio para que la identificacin de los elementos que sea necesario agregar a un informe resulte ms fcil. Temas relacionados Crystal Repository en la pgina 99

Copiar formatoEsta nueva funcin de Crystal Reports 10 permite copiar opciones de formato completas entre los objetos con un solo clic, de forma similar a la caracterstica Copiar formato de Microsoft Office. Los diseadores de informes tan solo tienen que seleccionar un objeto con formato y hacer clic en cualquier otro objeto que requiera el mismo formato, reduciendo as enormemente el tiempo empleado en aplicar formato a los objetos.

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CasoAna es la diseadora de informes de un hospital regional y es la responsable de la creacin y el mantenimiento de ms de 80 informes. Cada uno de estos informes debe cumplir unos estndares de formato rigurosos, entre los que se incluye el uso de fuentes, colores y tamaos especficos. Para Ana, la aplicacin de formato puede resultar un proceso rutinario en el que deba invertir gran cantidad de tiempo. Con Crystal Reports 10, Ana podr aplicar formato a los informes a gran velocidad. Tan solo tiene que aplicar formato a un nico objeto en uno de los informes y, a continuacin, aplicarlo con un clic al resto de los objetos pertinentes en todos los informes con los que est trabajando. Temas relacionados Uso de la herramienta Copiar formato en la pgina 253

Diagramas de embudoEl tipo de diagrama de embudo, requisito clave para muchas aplicaciones de gestin de relaciones con clientes, est disponible en Crystal Reports 10. El diagrama de embudo, similar a los diagramas circulares, muestra los datos de una forma interesante que suma un total del 100%. Este tipo de diagrama resulta til sobre todo en la realizacin de anlisis de canalizacin de ventas estimadas. Temas relacionados Tipos de grficos en la pgina 257

Consumidores de informacinCrystal Reports 10 permite que los consumidores de informacin puedan explorar con toda facilidad la informacin proporcionada en un informe Crystal utilizando dispositivos o software conocidos, incluido Microsoft Office.

Exploracin administrada entre elementos clave de informeCrystal Reports 10 ampla las secciones de informe y la exploracin guiada a Crystal Enterprise a fin de permitir el uso de grupos de informes en numerosos flujos de trabajo y casos de usuarios finales. Las secciones de los informes, ya sea dentro del mismo informe o de otro distinto, se pueden vincular fcilmente como grupos con el fin de simplificar la exploracin para los consumidores de informes. Dichos consumidores pueden hacer clic en una de las partes de informacin con hipervnculo de un informe para pasar a otra seccin; el contexto de los datos se mantiene. Esta funcin puede reducir la necesidad de subinformes y mejorar el rendimiento del procesamiento de informes. Con Crystal Enterprise, las secciones de los informes se pueden


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Consumidores de informacin

programar y administrar fcilmente de forma que los datos subyacentes entre los objetos vinculados tengan la misma fecha de actualizacin. Esto resulta especialmente til cuando se actualiza informacin con regularidad, por ejemplo, si se actualiza informacin financiera de final de trimestre.

CasoUn director de ventas necesita conocer mejor el estado de la canalizacin. En lugar de crear un informe de gran tamao que contenga toda la informacin posible, ha diseado cinco informes distintos, cada uno de los cuales analiza la canalizacin con un nivel de detalle diferente. Con el uso de hipervnculos administrados, Miguel puede definir rutas (a las que se obtiene acceso mediante un clic) en cada uno de estos informes a fin de permitir que los directores de ventas profundicen hasta el nivel de individual de transaccin para supervisar la canalizacin. Temas relacionados Ver informes en la pgina 349

Exportacin a ExcelCrystal Reports 10 ofrece opciones ms flexibles y un mayor control para la exportacin a Microsoft Excel de informes con formato. Por ejemplo, los usuarios pueden optar por exportar todos los encabezados y pies de pgina o slo algunos de ellos y decidir si desean mostrar lneas de divisin. Temas relacionados Exportacin de un informe en la pgina 339

Impresin DHTMLCrystal Reports 10 incluye un control de visor de informes DHTML actualizado que simplifica el proceso de impresin. El usuario puede imprimir un informe con tan solo hacer clic. No es necesario exportar a formato PDF para utilizar las funciones de impresin en Adobe Acrobat. Esta funcin nueva de impresin mediante un nico clic se proporciona a travs de un pequeo control ActiveX que se descarga al equipo cliente.

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Instalacin de Crystal Reports

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Este captulo explica cmo instalar Crystal Reports localmente desde la distribucin del producto. Asimismo describe cmo realizar la instalacin de un servidor de red a una estacin de trabajo.


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Instalacin de Crystal Reports

Instalacin de Crystal ReportsEl Asistente de instalacin de Crystal Reports trabaja junto con el programa de instalacin de Microsoft Windows para guiarle a lo largo del proceso de instalacin. Este asistente reconoce automticamente el sistema operativo de su equipo y, si es necesario, actualiza cualquier archivo. Este captulo proporciona instrucciones paso a paso para la instalacin de Crystal Reports y muestra cmo personalizar la instalacin. Los temas principales son: Requisitos de instalacin Instalacin de Crystal Reports en un equipo local Creacin de un punto de instalacin e instalacin de un servidor de red Personalizacin de la instalacin Actualizacin de componentes de Crystal Reports En uno de los ltimos pasos del proceso de la instalacin, se le preguntar si desea registrar el producto. Siga las instrucciones en pantalla para completar este proceso.

Requisitos de instalacinRequisitos mnimos para la instalacinWindows 2000 Windows XP Professional Windows 2003 Server CPU a 133 MHz o superior compatible con Pentium 128 megabytes (MB) de RAM como mnimo. Se recomienda 256 MB. Mximo de 4 gigabytes (GB) 320 megabytes Unidad de CD-ROM o DVD

Sistemas operativos Equipo/procesador Memoria Espacio en disco Unidad

Instalacin de Crystal Reports en un equipo localSi est instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo compatible (consultar Requisitos mnimos para la instalacin), debe tener privilegios de Administrador. El proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador. Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda. Si desea limitar las funciones que va a instalar, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 24.

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3 Instalacin de Crystal Reports

Para instalar en un equipo local1 A no ser que la opcin de reproduccin automtica se encuentre activada para la unidad de CD-ROM, ejecute setup.exe desde el directorio win32 de la distribucin del producto. Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos existentes. Si esto sucede, haga clic en S y reinicie su equipo. El asistente de instalacin actualiza los archivos requeridos. 2 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin. 3 Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave para la activacin del producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario. 4 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin.

5 Elija el tipo de instalacin que desee: Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 24. 6 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada es C:\Archivos de programa\CrystalDecisions\Crystal Reports 10\

7 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. 8 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.


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Creacin de un punto de instalacin e instalacin de un servidor de red

Creacin de un punto de instalacin e instalacin de un servidor de redLa instalacin de Crystal Reports de una ubicacin de red central se lleva a cabo en dos pasos: 1 Realice una copia del producto de distribucin de Crystal Reports en un equipo de servidor de red (esta copia ser el punto de instalacin). Consulte Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports en la pgina 22. 2 Acceda al eq

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Manual Crystal Reports 10