Manual Contab

JPM CONTAB-POCE Contabilidade para o Setor da

Educao Verso 3 (Reviso 3.1.2)

Fevereiro de 2015 Para uso exclusivo de utilizadores autorizados a usar a verso

CONTAB-POCE

J.P.M. & ABREU, Lda

Apartado 2927 2410 -902 LEIRIA

Telef: 244 800570 Fax: 244 824576 Linha Verde: 800 225 225

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MANUAL do

UTILIZADOR

Manual de Utilizador CONTAB-POCE 2 Verso 3.1.2 fevereiro de 2015

COPYRIGTH (C) 2004-2015, JPM & ABREU, Lda Este manual faz parte integrante do programa de Contabilidade para o Setor da Educao, depositado/registado na Associao Portuguesa de Software (ASSOFT). A sua reproduo no todo ou em parte apenas permitida para uso de utilizadores com o software licenciado. Leiria, fevereiro de 2015


Indice __________________________________________________________________________________________________________________

Nota Inicial . 4

Instalao ...................................................................................... 5

Informao aos utilizadores .......................................................... 7

Introduo ..................................................................................... 8

Instalao ( Requisitos ) ............................................................... 9

Ficheiros ........................................................................................ 9

Tabelas ......................................................................................... 12

Movimentos ................................................................................... 15

Mapas ........................................................................................... 26

Utilitrios ....................................................................................... 26

Informaes Complementares ... 29

Exemplos de Lanamentos .......................................................... 29

ANEXOS: Anexo A Ciclos da despesa e receita . 43

Anexo B Operaes a considerar pelas escolas que utilizam a aplicao APENAS para efeitos de exportao de dados (ME)

44

Anexo C Informaes sobre a recolha de dados para o ME 53

Anexo D Tratamento de informao nos mapas e listagens 59

Anexo E Movimentao das contas 31 e 36 (Compras) 68

Anexo F Orientaes para arranque do ano 70

Anexo G Mapa de Fluxos de Caixa 72

Anexo H Conta de Gerncia Eletrnica . 78

Orientaes tcnicas . 80


Nota inicial A nova verso do CONTAB-POCE foi estruturada para dar resposta implementao do regime geral do POC-Educao, conforme normas previstas na Portaria n 794/2000 e orientaes complementares divulgadas pela DGO e outros organismos da Administrao Pblica. A verso do CONTAB utilizada durante o ano de 2013 ser descontinuada a partir de 1 de janeiro de 2014 (verso 2.5), sendo substituida pela verso 3. Nos primeiros meses de 2014 apenas ser prestado apoio tcnico no mbito da verso 2.5 exclusivamente no que respeita ao encerramento de ano e elaborao da CGE de 2013 a apresentar em 2014. Contrariamente ao que estava previsto e anteriormente divulgado, tudo aponta para que a obrigatoridade na utilizao do POCE (regime geral) seja adiada para janeiro de 2015. A verificar-se este cenrio, recomendamos:

a) Todas as escolas que durante o segundo semestre de 2013 frequentaram atividades de formao no mbito desta nova aplicao e cujos utilizadores estejam minimamente preparados, devem passar a utilizar o CONTAB-POCE.

b) Para as restantes escolas recomendamos a frequncia das atividades de formao que

se iro realizar durante o 1 semestre de 2014, preparando assim os seus recursos humanos antes de iniciarem a utilizao da aplicao. Tal como acontecia na verso anterior, tambm esta nova verso continua a ter a possibilidade da sua utilizao apenas nas funcionalidades relativas ao Envio de Informao para o MEC .

c) A empresa reserva-se no direito de no prestar apoio tcnico aos utilizadores que ainda no frequentaram atividades de formao no mbito desta nova aplicao e/ou demonstrem no reunirem os requisitos bsicos para operarem com a aplicao. Para alm dos conhecimentos sobre o manuseamento da aplicao, tambm fundamental o utilizador ter conhecimentos tcnicos de contabilidade oramental, financeira e analtica.

d) A verso demo anteriormente disponibilizada para utilizao exclusiva em atividades de formao sofreu vrias modificaes nos planos de contas e alterao da estrutura de algumas tabelas. Assim, para as escolas que j instalaram a verso DEMO, devero desinstalar essa verso e proceder a uma instalao completa (reinstalar aplicao) com a verso agora disponibilizada, reportada ao ANO de 2014.

e) A instalao da aplicao CONTAB-POCE no substitui a verso anterior do CONTAB, ficando as duas a funcionar em paralelo. A nova verso do programa fica instalada numa pasta com o nome POCE. O procedimento de instalao igual ao que era utilizado no CONTAB e o ficheiro de licenciamento continua a ser o mesmo para as duas aplicaes.

f) No arranque do ano econmico de 2014, para alm das informaes que constam neste manual, tenham em especial ateno as orientaes divulgadas no Anexo F.

Na verso 3.0.1 foi introduzida a Fonte de Financiamento 129. Embora este manual no faa referncia a essa nova fonte de finaciamento, os procedimentos a adotar so equiparados FF123, sendo as receitas registadas na conta afeta classificao econmica 06.05.01 Administrao Local Continente


INSTALAO_____________________________________ Como proceder para instalar o software CONTAB-POCE ? 1. Introduza o CD na drive ou execute o ficheiro INSTALAR.EXE recolhido na Pagina da Internet da JPM & ABREU, Lda. 2. Quando aparecer o painel seguinte, tenha em especial ateno ao tipo de instalao que pretende efectuar:

( A ) Para o caso de estar a utilizar uma verso anterior e pretender atualizar o programa, mantendo os dados j introduzidos (no se aplica instalao inicial em 2014) ( B ) Para uma instalao inicial do programa. No caso de ter uma verso anterior instalada e executar esta opo, todos os dados j introduzidos so eliminados, dando origem a uma instalao de raiz ( C ) Aceite por defeito ou altere o diretrio de instalao e confirme os passos seguintes. Se estiver a trabalhar num sistema de REDE, a aplicao dever ser instalada no SERVIDOR e em cada Terminal crie um atalho para aceder ao programa.


3. No ltimo quadro apresentado dever concluir o processo de instalao, podendo de imediato executar o programa, colocando um a na opo Executar o CONTAB-POCE. No final, ao concluir a instalao com indicao para executar o programa, digite o Nome do Utilizador e o Cdigo de Acesso. No acesso inicial ao programa ( antes de definir novos cdigos ) utilize as seguintes credenciais: Nome do utilizador : GESTOR Cdigo de acesso: gestor (em minsculas)


INFORMAO AOS UTILIZADORES Para os utilizadores desta aplicao e responsveis pelos servios, apresenta-se de seguida um conjunto de orientaes a ter em considerao: 1. O programa identificado por CONTAB-POCE , tendo na base do seu funcionamento as normas previstas no POC-Educao para o regime geral (Portaria n 794/2000, de 20 de setembro) e as orientaes divulgadas pela DGO (Circular Srie A N 1369), simplificando alguns procedimentos face ao regime de funcionamento das escolas pblicas de ensino no superior. 2. Na reproduo de mapas e listagens foram considerados mapas obrigatrios previstos no POC-Educao e outros que integram o sistema atual de escriturao. Alguns destes mapas destinam-se a operaes de controlo interno, permitindo o cruzamento da informao registada na aplicao. 3. Relativamente aos mapas de escriturao corrente que possibilitam a substituio da escriturao manual, tenha em especial ateno: a) Dirio de Fluxos Financeiros Embora permita a sua impresso entre datas, dever ser impresso diariamente. Para facilitar a anlise da informao que consta neste mapa, os termos Dbito e Crdito foram substitudos por Entradas e Sadas (movimentos de Caixa) e Depsitos e Levantamentos (Movimentos Bancrios). Vem substituir o mapa anteriormente designado por Folha de Cofre. b) Contas Correntes Este mapa obtido em vrias seces, devendo a sua impresso ser efetuada por meses. Sendo a CAPA a primeira folha a considerar, mensalmente dever organizar um caderno onde constem todas as seces deste mapa. Embora com uma disposio grfica diferente do modelo oficial em uso, este mapa contm toda a informao que integra o modelo oficial. c) Dirio de Compromissos Este mapa apresenta todos os compromissos assumidos pela escola, incluindo as despesas com pessoal. d) Caixa O programa permite a impresso de dois modelos escriturados em duas perspetivas: Oramental, onde inclui as despesas com pessoal pelos valores ilquidos; Financeira, onde apenas reflete os valores lquidos movimentados pela escola. e) Encargos por Liquidar Apresenta todos os encargos cuja fase da obrigao j foi registada e encontram-se por liquidar. 4. Todas as folhas que constituem os mapas referidos no ponto anterior, individualmente por mapa, devem ser numeradas sequencialmente desde a primeira ltima folha do ano, rubricadas pelo Conselho Administrativo e s depois objeto de arquivo. 5. Os mapas e listagens relativos organizao da Conta de Gerncia impressos no programa, destinam-se a auxiliar a elaborao dos modelos oficiais. 6. Os lanamentos na contabilidade devem estar em dia de forma a permitir no final de cada ms a impresso e arquivo dos mapas e listagens devidamente atualizados. Todo o apoio tcnico no mbito da utilizao desta aplicao dever ser dirigido ao Departamento de Suporte Tcnico da empresa, recorrendo aos canais de comunicao que esto divulgados.


1. INTRODUO A J.P.M. & Abreu, Lda uma empresa com responsabilidades na distribuio de software para gesto escolar, ao servio das escolas desde 1994. Vrios so os produtos que j lanou no mercado, mantendo um permanente dilogo e apoio tcnico aos seus clientes. O software a que respeita este manual est preparado para permitir o tratamento contabilstico das operaes de gesto oramental, articulado com as normas do regime geral do POCE nos termos da Portaria 794/2000. Antes de executar qualquer procedimento com o programa, leia atentamente este manual. As dvidas ou esclarecimentos complementares necessrios devem ser colocados ao nosso Departamento de Suporte Tcnico. As indicaes deste manual incidem sobre a utilizao do software, devendo o utilizador ter conhecimento das normas e procedimentos previstos na legislao em vigor, bem como possuir os conhecimentos tcnicos na rea de contabilidade. Por conseguinte, este no um manual tcnico de contabilidade, embora refira alguns aspetos necessrios interpretao do correto funcionamento do programa. Para um melhor entendimento das metodologias de trabalho a adotar no uso desta aplicao, recomendamos a participao nas atividades de formao desenvolvidas pela empresa. Como base inicial de trabalho recomenda-se: a) Anlise e interpretao da Portaria 794/2000, de 20 de setembro e da Circular Srie A N 1369 (DGO) b) Consulta de bibliografia diversa e de contedo bsico sobre noes de contabilidade (oramental, financeira e analtica) c) Conhecimentos sobre a atual metodologia de controlo oramental no setor da educao. d) Para uma melhor compreenso das metodologias de trabalho a adotar na utilizao do programa, recomenda-se a participao numa ao de formao do plano de cursos levado a efeito pela empresa. Antes de proceder a qualquer operao com o software leia atentamente este manual, sendo recomendado que em paralelo experimente as correspondentes opes do programa, tornando-se por esta via mais facilitada a sua compreenso e entendimento funcional.


2. INSTALAO

3.1 Equipamento Embora este software possa funcionar em computadores com capacidade inferior, recomenda-se o uso de equipamento com caractersticas iguais ou superiores s seguintes: Computador Dual Core com 1024Mb de Memria Sistema Operativo Windows XP ou superior Impressora formato A4 ( recomendado jacto de tinta ou laser )

2.2 - Instalao O software est preparado para funcionar em monoposto ou num sistema de Rede Windows. Embora os procedimentos de instalao sejam comuns generalidade dos programas em Windows, dever ter em considerao as indicaes referidas no incio deste manual. 3. FICHEIROS

3.1 - Servio / Organismo Esta ficha deve ser preenchida e estar permanentemente atualizada com os dados solicitados. No que respeita ao Nmero de Contribuinte, um dado reservado ao licenciamento. Sempre que pretender alterar o N Contribuinte dever solicitar novo ficheiro de licenciamento .


3.2 - Utilizadores Destina-se esta opo criao de cdigos de acesso para os diferentes utilizadores do programa. Para criar um NOVO utilizador, indique o nome, o respetivo cdigo de acesso (at 10 carateres) e assinale com um "b" APENAS as opes a que o utilizador poder ter acesso. Para modificar as condies de acesso para um utilizador, ao entrar nesta opo clique na lupa que se encontra no final do campo Nome do Utilizador e selecione o utilizador pretendido. Sero editadas as condies de acesso, podendo ser alteradas inclundo os cdigos. Antes de comear a utilizar o programa no esquea de alterar o cdigo de acesso do GESTOR de forma a que este s fique conhecido pelo gestor do programa.

3.3 - Fornecedores Este ficheiro destina-se a criar uma base de dados com as informaes dos fornecedores, sendo necessrio a sua utilizao. Na criao de cada ficha, indique obrigatoriamente o Cdigo de Fornecedor, N de Contribuinte e Nome. O Cdigo do fornecedor um campo alfanumrico, podendo criar cdigos de fornecedor com letras, ou com nmeros. conveniente neste campo, se usar um cdigo numrico, criar uma numerao com nmero de carateres que permita lanar cdigos at ao nmero mximo de fornecedores da escola (por ex. at 99 lanar, 01, 02, ..10, 11, 99). Os restantes dados embora sejam facultativos, recomenda-se o seu preenchimento sempre que possvel. Na parte final da ficha dever indicar a conta (ou contas) que corresponde ao fornecedor no Plano de Contas Financeiro, sendo esta automaticamente criada no plano. Na criao da conta referente a cada fornecedor recomenda-se a adoo de uma sequncia numrica, atentos ao nmero mximo de fornecedores, ou seja, se o utilizador prev um mximo de 999 fornecedores, conta principal dever associar 001, 002, 003, etc ( Exemplo: 221001 ; 221002, etc ). Tenha em ateno que a indicao do fornecedor obrigatria a partir da fase do compromisso.


3.4 Clientes Deve ser adotado o mesmo procedimento que na opo anterior, sempre que se justifique a criao de fichas para clientes, alunos e outros utentes.

3.5 Historial de Acessos Sempre que um utilizador entra no programa, fica registada a data e hora de entrada, bem como a data e hora de sada. Nesta opo podero ser consultadas estas informaes.

E-mail: Preencher com o e-mail do fornecedor.

Contacto: Preencher com o nome da pessoa de contacto junto da entidade fornecedora.

NIB: Preencher com o NIB de Fornecedor.

Ao indicar nestes campos as contas correspondentes ao fornecedor, estas sero automaticamente criadas no Plano de Contas Financeiro.

Endereo, Cdigo Postal e localidade:.


4. TABELAS

Nesta rea encontram-se os planos de contas, as tabelas de ligao ao GPV, a tabela de fundos disponveis e a tabela de cabimentos.

4.1 Plano de Contas Oramental O Plano de Contas Oramental foi estruturado para poder dar resposta a todas as exigncias de controlo oramental nas escolas do ensino bsico e secundrio. Cada conta principal est dividida por: - Classificao econmica, atividade e fonte de financiamento no que respeita a contas para despesas correntes de material e despesas de capital. - Classificao econmica, Pessoal Docente ou No Docente e actividade relativamente a contas para remuneraes de pessoal. Sendo certo que os Agrupamentos sero as instituies que mais contas iro utilizar, o facto de constarem no plano contas que no sejam utilizadas em nada altera o seu normal funcionamento. Esta tabela encontra-se fechada (no permite alteraes), sendo da responsabilidade da empresa sua alterao sempre que tal se justifique. O plano de contas oramental integra as contas e subcontas da classe 0, desde a conta 01(oramentos do exerccio) at conta 034(Previses corrigidas).

4.2 Plano de Contas Financeira Os lanamentos de movimentos na rea financeira ou patrimonial so efetuados com base nas contas registadas nesta tabela. O plano j vai elaborado com base na estrutura divulgada pela Circular Srie A N 1369 (DGO), podendo o utilizador, tendo em ateno as normas tcnicas sobre elaborao e alterao dos planos, complementar este plano de acordo com as necessidades de cada escola. Neste plano, todas as contas 25, 64. e as restantes contas assinaladas com um X nas colunas PCC (Plano de Contas Central) ou PCL (Plano de Contas Local), no podem ser alteradas ou eliminadas. Tratam-se de contas com cdigos fixos a utilizar em eventuais exportao de dados para a DGO ou MEC.


4.3 Plano de Contas Analtica De acordo com as normas previstas na Portaria n 794/2000, a utilizao do regime geral do POC-Educao contempla tambm a contabilidade analtica. A estrutura base deste plano integrada na aplicao tem por base uma adaptao das sugestes que constam no livro POCE Explicado, Editora Rei dos Livros, e cujos autores integraram o grupo de trabalho que conduziu aprovao do POC-Educao. Este plano dever ser reajustado ou complementado com as contas necessrias para dar resposta ao tratamento e obteno de informao analtica sobre custos e proveitos, seguindo no entanto a estrutura apresentada na aplicao. As contas iniciadas por 90 e 99 no podem ser eliminadas ou alteradas. So contas fixas no plano. As orientaes de natureza tcnico-contabilstica sobre a elaborao deste plano e os movimentos na contabilidade analtica, so objeto de anlise nas atividades de formao promovidas pela JPM & ABREU, Lda.

Novo Registo e Editar Registo: Com um clique nestas opes, apresentado este quadro onde tem que lanar o cdigo da conta e a descrio.


4.4 Tabela de Fundos Disponveis Sobre o preenchimento e atualizao desta tabela, bem como as orientaes tcnicas sobre a aplicao da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso, consulte o Manual da LCPA que integra a documentao que foi facultada nas atividades de formao e tambm disponibilizado em paralelo com a verso 3.0.0 do programa.

4.5 GPV Oramental ; GPV-Patrimonial Estas tabelas destinam-se a permitir a transferncia de dados do programa GPV- Gesto de Pessoal e Vencimentos, automatizando os lanamentos de processamento das despesas com pessoal. Nesta tabela esto programados os movimentos a efetuar. Estas tabelas encontram-se fechadas (no permitem alteraes por parte dos utilizadores), sendo a sua alterao da responsabilidade da empresa sempre que tal se justifique.

4.6 Cabimentos Nesta tabela so gravados todos os registos de cabimentos, sejam eles efetuados diretamente nesta opo ou atravs do Auxiliar de Lanamentos em paralelo com o registo dos compromissos. A numerao dos cabimentos atribuda automaticamente pelo programa, sendo uma sequncia numrica a iniciar no cabimento n 1 em cada ano econmico. O recurso ao registo de cabimentos diretamente nesta tabela apenas se torna necessrio quando se pretende a cativao de dotao oramental para fazer face a compromissos futuros ainda no assumidos. Por exemplo, pretende-se proceder cativao de dotao oramental para fazer face aos compromissos a asumir em comunicaes durante os 3 prximos meses. Neste exemplo poderemos atravs desta opo registar um cabimento na rubrica, fonte de financiamento e atividade correpondentes, pelo valor aproximado para fazer face aos compromissos de comunicaes a assumir nesse perodo. Posteriormente, ao registar cada um desses compromissos, vamos associar o n de cabimento registado antecipadamente nesta tabela. Permite ainda a impresso do documento com a Informao de cabimento.


5. MOVIMENTOS A rea de movimentos aquela onde o utilizador ir desenvolver maior atividade. Est dividida nas opes que a seguir iremos analisar.

5.1 - Lanamentos

No painel anterior so visualizados todos os registos contabilsticos efetuados na contabilidade. Para facilitar a consulta e anlise dos lanamentos efetuados, a grelha de registos est dividida em vrias seces, a saber:


Oramental: Apresenta todos os registos efetuados em contas da classe 0 zero, com exceo dos oramentos iniciais e os cabimentos efetuados diretamente na opo Tabelas-Cabimentos. Patrimonial: Apresenta todos os registos efetuados na contabilidade patrimonial, ou seja, lanamentos nas contas das classes 1 a 8, com exceo dos movimentos de abertura. Analtica: Apresenta todos os registos efetuados na contabilidade analtica, ou seja, lanamentos nas contas da classe 9. Abertura: Apresenta os movimentos de abertura registados com o N DOC = 0. Oramentos: Apresenta os registos dos oramentos iniciais. Cabimentos: Apresenta os registos dos cabimentos iniciais efetuados atravs da opo Tabelas-Cabimentos e posteriores regularizaes quando j se encontrem associados a compromissos. A informao aparece no ecr separada por meses, permitindo desta forma a consulta ou alterao mais individualizada. Se pretender consultar todos os movimentos em conjunto clique em Todos . Verificar Lanamentos: Verifica se para cada N DOC registado na contabilidade, o valor a dbito igual ao valor a crdito.

Auxiliar de Lanamentos ( Despesa ) Atravs desta opo podem ser efetuados os lanamentos relativos s diversas fases do ciclo da despesa.


Os nmeros de documento, cabimento e compromisso, so automaticamente atribudos pelo sistema na sequncia dos registos j efetuados. Pode no entanto o uilizador alterar estes nmeros para dar continuidade a lanamentos anteriormente iniciados e/ou associados a cabimentos e compromissos j atribudos. Coloque o R nas fases que pretende registar, a Data de lanamento, Valor e procure na Rubrica a conta pretendida. O campo Fornecedor de preenchimento obrigatrio j na fase do compromisso. Ao GRAVAR sero automaticamente efetuados todos os movimentos correspondentes s fases indicadas. Posteriormente, ao voltar a esta opo e introduzir o mesmo nmero de documento, so apresentados na parte superior do painel os lanamentos j efetuados para o N DOC indicado, possibilitando registar as fases ainda no efetuadas para continuar ou concluir o ciclo da despesa, bastando para o efeito colocar o R na(s) fase(s) pretendida(s). Ao assinalar as fases da obrigao, autorizao e pagamento, ficam disponveis na parte inferior as seces correspondentes para registo dos lanamentos. Os registos na contabildade analtica so efetuados na fase da obrigao, em simultneo com os registos na contabilidade financeira. Em cada um dos separadores apresentados, preencha a informao solicitada e, antes de mudar de separador, confirme os dados pressionado o boto (localizado no canto inferior direito do painel)

O campo Venda ou consumo imediato apenas deve ser assinalado quando na fase da obrigao so indicadas as contas 312 ou 316 e o seu consumo imediato ou a curto prazo, dando assim cumprimento ao procedimento referido no Anexo E e consequente automatismo na aplicao.


Com exeo das despesas relativas a aquisio de compras onde no se verifique a condio referida no pargrafo anterior ou aquisio de imobilizado ( registo de contas da classe 4 na fase da obrigao) todos os restantes movimentos efetuados nas contas da classe 3 e 6 tm de ter o correspondente registo na contabilidade analtica. Ateno: No caso da entidades que no estejam a utilizar a contabilidade analtica, a imputao deve ser efetuada pela globalidade nas contas 99x.

Auxiliar de Lanamentos ( Receita ) Atravs desta opo procede-se ao registo do ciclo completo das receitas oramentais, adotando-se procedimentos idntidos ao lanamento das despesas.

No registo de receitas atravs do Auxiliar de Lanamentos o ciclo completo da receita efetuado na mesma data pela totalidade, sendo a data correspondente ao dia em que a receita entra efetivamente nos cofres da entidade. A imputao das receitas na contabilidade analtica tambm obrigatria, podendo a entidade optar por registar a globalidade das receitas numa conta de receitas gerais ou diversas ( no plano que vai na aplicao corresponde conta 989

- Na parte final do campo Descrio, ao pressionar este cone, permite selecionar descries previamente gravadas numa tabela, bem como dada a possibilidade ao utilizador de alterar e complementar livremente as descries tipo que pretender utilizar. Com um clique nesta funo so apresentados os seguintes quadros:


Registo de lanamentos pela via manual (NOVO)

Com exceo das contas 024 e 025. (contas da classe 0), nesta opo no possivel efetuar lanamentos na contabilidade oramental. Enquanto que atravs do Auxiliar de Lanamentos o sistema procede a alguns testes de validao ao GRAVAR os registos, nesta opo (NOVO) o registo dos lanamentos livre e transfere para o utilizador o procedimento tcnico-contabilstico nos movimentos a efetuar.

+ - Com um clique nesta opo apresentada uma linha na parte superior desta tabela. Digite o descritivo a incluir podendo alterar a cor com um clique em cima da coluna correspondente. No final clique a para gravar o novo registo acrescentado na tabela.

Bloquear: No final de acrescentar os descritivos tipo clique em Bloquear para voltar tabela inicial.


Ao efetuar um lanamento manual, dever indicar: Data Use o formato dd-mm-aaaa, correspondente data do movimento. N de Doc. Sequncia numrica atribuido automaticamente pelo sistema. Se pretender associar os registos a um N DOC anteriormente j utilizado, basta alterar na grelha o N de Documento. Sempre que para o N DOC indicado j existam registos efetuados na contabilidade, estes so apresentados na parte inferior do painel. Conta a Dbito e Crdito Poder recorrer Consulta de Planos para seleo das contas a registar no lanamento. Valor Indique o valor correspondente ao movimento que est a efetuar. N Requisio - Preencher quando aplicvel. N Cabimento e Compromisso Oferecidos automaticamente pelo sistema em funo da fase do compromisso j registado atravs do Auxiliar de Lanamentos. Descrio Texto livre para identificao do movimento.

Estas duas opes destinam-se ao lanamento dos oramentos iniciais de receita e despesa, bem como o registo de posteriores alteraes oramentais.. Ver ponto 5.1.2

Nesta opo podemos efetuar a qualquer momento a consulta dos fundos disponveis, tendo como referncia os dados previamente introduzidos na opo Tabela-Fundos Disponveis e os movimentos de receitas, compromissos e pagamentos j registados no programa. Permite ainda em paralelo a consulta do duodcimo ou crdito disponvel para assumir novos compromissos.

Destina-se ao controlo dos cheques emitidos (ou transferncias) e consequente reconciliao bancria. Ver ponto 5.1.4

Destina-se ao registo das Guias de Receita de Estado relativas s Fontes de Financiamento de receitas prprias que integram os oramentos privativos. Sempre que atravs de Guias de Receita so entregues verbas ao Tesouro, devero de imediato ser registadas numa opo prpria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lanamentos. Ver ponto 5.1.1


Permite a importao das despesas com pessoal processadas no GPV para as fontes de financiamento 111/153 e 242.Com base nas tabelas GPV-Oramental e GPV-Patrimonial, importa os dados que constam na Requisio de Fundos (Modelo RF3) e na opo Consultar/Alterar, classificando automaticamente o processamento de salrios nas fases de Cabimento, Compromisso, Obrigao, Autorizao e Pagamento. Embora esta opo j esteja preparada para importar tambm eventuais despesas com pessoal na FF123, para j esta funcionalidade encontra-se inativa. Isto porque, at orientaes em contrrio, as despesas com pessoal processadas na FF123 devero ser consideradas no oramento de despesas correntes de material, sendo registadas na rubrica 02.02.25. Notas: Face ao disposto no Ofcio n 5033/2013 da DGPGF e consequente reajustamento no funcionamento da aplicao, foi retirado o Bloco P nos Balancetes de classificaes. Considerando que a nova verso do GPV passa a permitir alteraes ao processamento aps a elaborao do modelo RF3 (ver orientaes divulgadas na adendo do GPV), nas grelhas apresentadas nas diversas fases da importao apenas passa a ser possivel reajustar valores nas classificaes dos encargos da entidade patronal (CGA, ADSE e Seg. Social), dando assim resposta eventual necessidade de reajustar valores por fora dos arredondamentos.

Permite visualizar os lanamentos efetuados para o N DOC indicado. Paralelamente permite ainda a impresso de Notas de Lanamento e ELIMINAR por completo ou parcialmente os lanamentos efetuados para esse nmero de documento. Ao efetuar um duplo clique em cima do N DOC na grelha de lanamentos, obtem a mesma funcionalidade desta opo.

Esta opo permite a ordenao dos registos apresentados na grelha, por Entrada (ordem de registo), Data, N Documento, Valor, N de Cabimento e N de Compromisso. 5.1.1 - Registo das Guias de Receita de Estado Sempre que atravs de Guias de Receita forem entregues verbas ao Tesouro, devero de imediato ser registadas nesta opo, disponivel na rea de Movimentos Lanamentos.


Pressione o boto assinalado para que seja editada a tabela seguinte.

Ano colocado automaticamente. N Guia Campo numrico para indicar o nmero da guia. Fonte de Financiamento Preenchida automaticamente em funo da classificao escolhida. Data de Pagamento Use o formato dd-mm-aaaa. Classificao Selecione a classificao econmica da receita que indicou na guia. Ao selecionar este campo apresentado uma tabela com todas as Classificaes Econmicas em uso nas escolas. Valor Indique o valor da receita referente a cada classificao. No utilize o separador de milhares e use a vrgula como separador decimal. No final Gravar e Sair . 5.1.2 - Lanamento dos Oramentos Iniciais Aps a instalao do programa e depois de definidos os cdigos de acesso e as configuraes na rea de utilitrios, os primeiros lanamentos a efetuar correspondem aos oramentos iniciais de DESPESA e RECEITA. Selecione uma das opes assinaladas.


Aps ter indicada a Fonte Financiamento e Confirmar, apresentada uma tabela (tipo Word ).

A DATA corresponde ao dia 1 de janeiro do ANO a que respeita o oramento e o N de DOC. corresponde obrigatoriamente ao nmero 1, dados estes que so atribudos pelo sistema. Na primeira linha da tabela da coluna Conta POCE, pressione F1 para abrir o Plano de Contas e pesquisar a conta. Duplo clique na conta de lanamento pretendida e depois s digitar o valor de dotao para a rubrica/atividade. Registe nesta tabela e de uma s vez todos os valores correspondentes ao oramento inicial de despesa, por classificao econmica e atividade.


Quando tiver a tabela preenchida com todas as linhas, ao GRAVAR o sistema vai efetuar os lanamentos correspondentes na contabilidade oramental, tendo em considerao os procedimentos tcnicos definidos no POCE.

: Considerando que data de 1 de janeiro no so conhecidas as dotaes atribudas pelo OGE, dever efetuar os lanamentos com base no oramento inicial do ano anterior para Correntes. Posteriormente e S NESTE CASO, quando tiver conhecimento do oramento para o ano em que est a trabalhar, volte mesma opo e os valores anteriormente digitados sero editados. Mantenha a data de 1 de janeiro e corrija os valores em face do oramento agora conhecido. Acrescente ou ANULE linhas se necessrio, em funo das classificaes com dotao atribuda no novo oramento. Ao voltar a GRAVAR os movimentos anteriores sero substitudos pelos novos como se tivesse efetuado o lanamento do oramento correto logo de incio. De notar que este procedimento no considerado uma alterao oramental, pois todas as alteraes ( transferncias entre rubricas, reforos e anulaes ) devero seguir a mesma metodologia de trabalho do lanamento inicial, mas escolhendo a funo ALTERAES e respeitando os procedimentos tcnicos em vigor a cada momento. Para o lanamento do Oramento Inicial de Despesas com Pessoal dever fazer os lanamentos com Base no Mod. RF3 do ms de janeiro. Para o lanamento do Oramento Inicial de Despesas Correntes e Capital da FoFi 123 e 242, dever fazer os lanamentos com base no Projeto de Oramento elaborado para aquele ano. No que respeita ao Oramento de RECEITAS os procedimentos a adotar so semelhantes, selecionando para o efeito o boto correspondente. 5.1.3 - Regime Duodecimal / Crdito Disponvel Com o objetivo de controlar as verbas comprometidas (compromissos) face aos valores dos crditos disponveis concedidos, seja pelo cumprimento do regime duodecimal no OGE quando aplicvel ou pelas receitas prprias arrecadadas e entregues nos cofres do Tesouro, devero ser registados na contabilidade os seguintes movimentos. - No primeiro dia til de cada ms, pelo valor do(s) duodcimo(s) vencido(s) ou autorizado(s) a requisitar nesse ms do OGE, dever proceder-se aos correspondentes registos na contabilidade, recorrendo para o efeito opo novo da rea de lanamentos, movimentando-se as seguintes contas:

Dbito Crdito Movimento 02521 02421 Duodcimo Vencido Despesas Correntes 02571 02471 Duodcimo Vencido Despesas Capital

- Embora no se aplique a mesma regra s despesas com compensao em receita (OCR), foram tambm criadas subcontas em 024 e 025 que permitem efectuar o mesmo procedimento para as fontes de financiamento 123, 242 e 280. Claro que, nestes casos, o lanamento far-se- no momento em que so requisitados os valores j entregues na conta do Tesouro, ou seja, no mesmo dia em que enviado o Mod. RF3 para o MEC.


5.1.4 - Reconciliao Bancria Na fase do lanamento do pagamento atravs do Auxiliar de Movimentos, ao indicar o N de Cheque / Transferncia, criada automaticamente nesta tabela o correspondente registo. Em alternativa, esta opo permite tambm o registo manual de movimentos referentes a cheques emitidos e posterior impresso de listagem com cheques por levantar. Como proceder ?

a) Sempre que emitir um cheque aceda a esta opo e clique em para criar uma linha em branco.

b) Esta opo adota os mesmos procedimentos que uma tabela normal. Na linha

em branco faa duplo clique para editar o campo e digite DATA ( formato dd-mm-aaaa ), N CHEQUE, Cdigo da CONTA que est criada no Plano de Contas Financeiro e da qual emitido o cheque, CONTA da entidade credora que consta tambm no Plano Financeiro e o VALOR.

c) Esta operao sucessivamente efetuada por cada cheque ou transferncia

emitida.

d) Quando comparar esta listagem com o extrato bancrio, assinale com os cheques que j foram levantados.

e) Este painel, utilizado em vrias aplicaes da JPM, permitem criar e eliminar linhas na tabela, confirmar a gravao dos dados e movimentar entre o primeiro e ltimo registo das tabelas.

f) Esta opo permite ordenar os registos lanados na tabela.

IMPRIMIR Permite a qualquer momento a impresso de uma listagem com os cheques por levantar. Indique a conta para a qual pretende efectuar a reconciliao e a DATA.


5.2 Lanamentos Eliminados Nesta tabela so automaticamente registados todos os registos eliminados da rea de Movimentos Lanamentos. 5.3 Apuramentos e Fecho do Ano Estas duas opes so utilizadas no final de cada ano econmico e destinam-se ao apuramento de resultados, encerramento de contas e fecho do exerccio. Ateno: Antes de executar qualquer uma destas opes certifique-se que mais nenhum terminal est a usar o programa, proceda a uma manuteno de dados e atualize a cpia de segurana. 5.4 Requisio de Fundos ( Mod. RF3 ) Esta opo destina-se elaborao e reproduo do Modelo RF3 (Requisio de Fundos). Tenha em ateno que apenas poder requisitar valores nas Fontes de Financiamento 123 e 280 que j foram entregues ao Tesouro atravs de Guia. Assim, antes de elaborar a requisio de fundos, ter que introduzir no programa o registo das Guias correspondentes ao valores entregues nessas fontes de financiamento. 5.5 Nota de Encomenda, Recibo e Oficios Opes complementares de uso facultativo. 6. MAPAS Nesta rea de trabalho podero ser obtidos grande parte dos mapas disponveis na aplicao. Todos os mapas so impressos em formato A4, podendo o utilizador optar pela sua impresso em formato A3. 7. UTILITRIOS 7.1 - Cpia de Segurana Destina-se esta opo realizao de cpias de segurana. Quando utilizar esta opo, os restantes terminais no podem estar a usar o programa. Faa periodicamente as cpias de segurana.


7.2 - Restauro de Cpia Sempre que tiver alguns problemas na base de dados possvel atravs desta opo repor os dados da ltima cpia de segurana. Quando utilizar esta opo os restantes terminais no podem estar a usar o programa. 7.3 - Configuraes Nesta opo poder bloquear com um a o acesso aos movimentos de meses j concludos, evitando por esta via alteraes posteriores impresso de mapas e listagens. A qualquer momento poder novamente ser desbloqueado o ms. Poder adotar outra metodologia que consiste em ter bloqueado todos os meses com exceo do ms de trabalho em uso. Com este procedimento impede o acesso a lanamentos ou alteraes de qualquer ms j concludo, bem como evita a introduo de movimentos com datas diferentes do ms em que se est a trabalhar. Nesta opo deve ser indicada a Conta do Plano Financeiro por onde so efetuados os pagamentos de vencimentos, descontos e outros encargos com remuneraes do pessoal.

ATENO: Na opo Movimentos Lanamentos, qualquer utilizador que tenha permisses de acesso a essa opo, poder alterar a descrio dos movimentos j gravados. Para o efeito basta um duplo clique em cima da descrio que se pretende alterar para que esta seja editada. Para que seja permitido a esses utilizadores adotarem o mesmo procedimento para alterarem tambm os campos Data, Conta a Dbito, Conta a Crdito, Req., Cabimento, Compromisso e Fornecedor ( apenas nos separadores Patrimonial, Analtica e Abertura), dever ser assinalada com um a ltima opo do painel anterior. Esta opo apenas possvel de assinalar quando ainda no tenham sido registados movimentos na contabilidade, com exceo do lanamento dos oramentos iniciais e movimentos de abertura. Depois de assinalada e desde que j existam outros movimentos registados na contabilidade, j no possvel desmarcar a condio at estar encerrado o ano econmico em curso. No final para que as alteraes sejam assumidas pela aplicao dever Gravar e Sair e SAIR completamente do programa.


7.4 - Definies de Rede Embora a informao desta opo seja automaticamente preenchida aps a instalao do programa, se necessrio indique aqui os caminhos solicitados para acesso ao servidor onde est instalado o programa CONTAB-POCE. Se estiver a usar o programa em monoposto indique o caminho da pasta local onde o programa se encontra instalado. Na ltima linha dever ser indicado o caminho para acesso ao local onde est instalado o programa GPV. 7.5 Abertura de Anos Permite a consulta de anos anteriores e regressar ao ano atual de trabalho. Nota: Esta opo apenas tem utilidade a partir do ano 2015, permitindo o acesso aos dados do ano 2014 objeto de registo na verso 3. 7.6 - Manuteno Sempre que surja algum problema no funcionamento do programa, em particular anomalia nos dados introduzidos, utilize esta opo para tentar regularizar a situao. Se no resolver o problema entre em contacto com os nossos servios de apoio tcnico. Esta opo apenas deve ser usada com os restantes terminais sem estarem a utilizar o programa. 7.7 Enviar Informao ME Esta opo destina-se ao envio mensal de informao para o Ministrio da Educao e Cincia referente rea Financeira Funcionamento. Sobre os procedimentos a observar nesta opo, analise os ANEXO B e C que se encontram disponveis na parte final deste MANUAL. 7.8 Importao CONTAB Esta opo apenas se encontra disponvel durante o primeiro semestre de 2014 e destina-se importao da tabela de fornecedores em uso no CONTAB (verso usada em 2013), bem como os dados dos balancetes de DEZEMBRO de 2013 a serem considerados na exportao de dados a efetuar em janeiro de 2014.


9. Informaes complementares Em complemento das informaes fornecidas nas atividades de formao sobre o funcionamento deste software, tenha ainda em especial ateno: 9.1 Na data de 01 de janeiro o oramento a registar na Fonte de Financiamento 111 deve corresponder ao inicial do ano anterior. 9.2 Ao efetuar o lanamento dos oramentos iniciais nas Fontes de Financiamento 123, 242 e 280, devero considerar tambm na seco de RECEITAS os valores correspondentes aos saldos na posse de servio ou Tesouro, pressupondo o retorno dessas verbas a favor da entidade. 9.3 Nos lanamentos de ABERTURA proceda em conformidade com os exemplos abaixo apresentados ( Lanamentos com data de 01 de janeiro e N Documento = 0 ) 9.4 Exemplos de Lanamentos

Assunto Exemplo Instalao do software........................................................................................... 1 Oramentos Iniciais............................................................................................... 2 Lanamento de Abertura . 3 Verbas na posse do Tesouro ................................................................................ 4 Duodcimo Vencido FF111 e 153.......................................................................... 5 Entrega de verbas ao Tesouro Oramento Privativo 6 Requisio de verbas FF123, 242 e 280 7 Devoluo de verbas pelo Tesouro FF123, 242 e 280 8 Depsito em banco de receitas em numerrio....................................................... 9 Transferncia de verbas de Caixa para Banco...................................................... 10 Transferncia de verbas de Banco para Caixa...................................................... 11 Movimentos extra oramentais (Entradas e Sadas) ... 12 Chamadas telefnicas particulares 12.1 Caues . 12.2 Seguro Escolar . 12.3 Transportes Escolares . 12.4 GIAE ( Gesto Integrada ) .................................................................................... 13 Alteraes .. 14 Reposio de Vencimentos................................................................................... 15 Seguros................................................................................................................. 16 Pagamentos com reteno................................................................................... 17 Contabilizao de Notas de Crdito ... 18 Tratamento contabilstico do IVA ( apenas para entidades sujeitas ) .. 19


Exemplo 1 Instalao do software Tenha em especial ateno as orientaes divulgadas em verses anteriores ou siga as instrues que constam na parte incial deste manual. Exemplo 2 Oramentos Iniciais Aps complementada a informao necessria nas reas de Ficheiros e Tabelas, procede-se ao lanamento dos oramentos iniciais. Atravs das opes respetivas que se encontram disponveis na rea de Movimentos Lanamentos, selecione a fonte de financiamento pretendida e a opo de INICIAL. Despesa Na tabela apresentada introduza todas as dotaes iniciais de despesa, distribudas por classificao e atividade. Na Fonte de Financiamento 111 ou 153 devero ser consideradas as dotaes iniciais do ano anterior. Posteriormente quando for conhecido o oramento para o ano em curso, voltamos a esta opo, atualizamos os valores de acordo com o novo oramento e procede-se gravao dos dados com a data de 01 de janeiro. No que respeita ao oramento para Despesas com Pessoal registam-se os valores exatos que constam na requisio de fundos de janeiro. A partir do ms de fevereiro o programa que automaticamente vai atualizando o oramento para este tipo de despesas. Na Fonte de Financiamento 123 registam-se as dotaes de despesa consideradas no projeto de oramento com compensao em receitas. Na Fonte de Financiamento 242 consideram-se as dotaes de despesas aprovadas nos respetivos projetos para o ano econmico a iniciar. No que respeita ao oramento para Despesas com Pessoal registam-se os valores exatos que constam na requisio de fundos de janeiro (caso se aplique). A partir do ms de fevereiro o programa que automaticamente vai atualizando o oramento para este tipo de despesas. Na Fonte de Financiamento 280 consideram-se eventuais dotaes j garantidas para despesas a efetuar no ano econmico que est a iniciar. Receita Dado que qualquer oramento sempre composto pela parte da despesa e receita, recorrendo opo respetiva devero ser introduzidas as previses iniciais de receita. Devero ser registadas as previses de receitas tendo em ateno a classificao econmica de origem. O campo atividade no se aplica no registo dos oramentos de receita. Retificao do oramento da FF 111 ou 153 Ao corrigir as dotaes de despesa no oramento destas fontes de financiamento, tendo por base o oramento atribudo para o ano em curso, devero ter tambm em ateno a correo das previses de receita.


Receitas prprias arrecadadas em dezembro Relativamente s receitas prprias arrecadadas em DEZEMBRO, poderemos considerar dois cenrios possveis: Nota: Atendendo ao cenrio adotado, a previso destas receitas deve ser considerada no oramento do ano em que regista a receita efetiva (registos do ciclo completo da receita nas respetivas classificaes) Cenrio A A escola efetuou o ciclo completo da receita na data em que as verbas deram entrada nos cofres da escola. Neste caso o valor dessas receitas dever ser entregue nos cofres do Tesouro at 31 de dezembro, ficando esse valor em saldo na posse do Tesouro aguardando autorizao para que a escola o possa requisitar. Cenrio B A escola optou por registar o valor dessas receitas em dezembro atravs de movimentos extra oramentais, optando por refletir apenas o registo em classificao dessas receitas j no novo ano. Nos lanamentos de abertura devero ser efetuados os seguintes lanamentos:

Data N Doc Dbito Crdito Descrio 01-01-aaaa 0 251721 21 / 26 (c) 01-01-aaaa 0 12 251721

(a) Texto que identifique o movimento Neste cenrio, devero ser efetuados na data de 2 de janeiro os ciclos completos da receita, tendo em ateno a classificao econmica que est na origem.

Considerando que este valor j deu entrada como movimento de abertura, na data em que efetuar o ciclo da receita e para que no ocorra a duplicao do fluxo financeiro, devero efetuar um movimento de regularizao correspondente ao registo extra oramental de sada:

Data N Doc Dbito Crdito Descrio (a) (b) 21/26... 25272199 (c)

25272199 12 (a) Data do movimento da receita (b) Sequencial na contabilidade (c) Texto que identifique o movimento


Exemplo 3 - Lanamento de Abertura (contabilidade patrimonial) No ano de arranque com a nova verso do CONTAB-POCE (janeiro de 2014 ou num dos anos seguintes), dever ser efetuado pela via manual (opo NOVO da rea de Movimentos-Lanamentos) o registo dos saldos transitados do ano anterior e outros movimentos de abertura, apresentando-se de seguida alguns exemplos de registos a efetuar (quando aplicvel): Data N Doc Dbito Crdito Valor Movimento

251721 21 12.. / 11.. 251721 Receitas arrecadadas em dezembro de n-1 12 5911 Saldo FF111 - Pessoal 12 5911 Saldo FF111 - Correntes material 12 5911 Saldo FF111 - Capital 12 5912 Saldo FF123 - Correntes 12 5912 Saldo FF123 - Capital 12 5913 Saldo FF242 - Correntes 12 5914 Saldo FF280 - Correntes

(a) (b) 251721 21 12 251721 Saldo da conta GIAE 4231 511 Imobilizado .. 4234 511 Imobilizado .. 4261 511 Imobilizado .. 511 48231 Amortizaes acumuladas .. 511 48234 Amortizaes acumuladas .. 511 48261 Amortizaes acumuladas .. 12 22 Encargos a liquidar no perodo complementar 12 24 a fornecedores, Estado ou outros credores 12 26 ( c )

(a) Data do movimento de abertura (01 de janeiro) (b) N Doc = 0 (c) No ano de arranque com a nova verso do CONTAB-POCE (janeiro de 2014), todos os

compromissos assumidos no ano n-1 devem ser objeto de registo pelo ciclo completo da despesa na verso anterior, at 31 de dezembro. Os lanamentos aqui exemplificados para o registo de abertura de eventuais encargos a liquidar no perodo complementar, aplicam-se transitoriamente no ano de arranque apenas para evidenciarem o fluxo financeiro. Quando procederem ao pagamento destes encargos, na data em que ocorrer e com o nmero sequencial da contabilidade, proceda ao movimento inverso para saldar a conta da entidade credora.

Na data em que ocorrer a entrega ao Tesouro os saldos transitados do ano anterior, proceda ao movimento inverso para anular o saldo das contas 59, utilizando para o efeito o nmero de documento sequencial da contabilidade. Os lanamentos de abertura relativos ao imobilizado e amortizaes acumuladas, apenas sero objeto de registo em 2014 se a entidade tiver o CIBE atualizado que lhe permita obter os valores correspondentes. Verificando-se a autorizao para a requisio dos saldos de receitas prprias, na data em que a verba for devolvida escola, proceda ao registo completo da receita.


Exemplo 4 - Verbas na posse do Tesouro na FF123, 242 e 280 Se na data de abertura da contabilidade existirem verbas da escola Fonte de Financiamento 123, 242 ou 280 na posse do Tesouro, pela via manual proceda aos correspondentes lanamentos de abertura, tendo como exemplo para a FF123:

Data N Doc Dbito Crdito Descrio ( c ) (a) (b) 1322 5912 Saldo na posse do Tesouro 123

(a) Data do movimento de abertura (01 de janeiro) (b) 0 (c) Texto que identifique o movimento

Verificando-se a autorizao para a requisio destes saldos de receitas prprias, na data em que a verba for devolvida escola, proceda ao registo do ciclo completo da receita e na mesma data execute o seguinte lanamento:

Data N Doc Dbito Crdito Descrio ( c ) (a) (b) 5912 1322 Devoluo de verbas na posse

tesouro FF123 (a) Data do registo da receita (b) Sequencial na contabilidade (c) Texto que identifique o movimento

Exemplo 5 - Duodcimo vencido na Fonte Financiamento 111 ou 153 O oramento de despesa da Fonte de Financiamento 111 divide-se em dois grandes grupos: Despesas Correntes (06) e Despesas de Capital (11). De forma a permitir que o programa possa controlar a cada momento a execuo do oramento face ao valor do crdito disponvel, torna-se necessrio efetuar o registo dos duodcimos vencidos. Assim, no primeiro dia til de cada ms dever ser efetuado na Contabilidade o lanamento do(s) duodcimo(s) vencido(s), atribuindo-se a numerao sequencial da contabilidade e o valor efetivamente vencido no incio do ms:

Despesas Correntes 02521 02421 ( valor ) Despesas de Capital 02571 02471 ( valor )

VALOR: Corresponde sempre ao valor do(s) duodcimo(s) vencido(s) no incio do ms, mesmo que este no seja requisitado na totalidade. Sempre que num determinado momento autorizada a antecipao de um ou mais duodcimos, o valor deve corresponder soma dos duodcimos autorizados. Utilizando as correspondentes contas do plano (024 e 025), o mesmo procedimento deve ser adotado sempre que sejam requisitadas verbas para despesas correntes e capital nas restantes fontes de financiamento ( ver exemplo 8 ).


6 - Entrega de Verbas ao Tesouro Oramento Privativo Durante o ms a escola vai arrecadando receitas por conta da Fonte de Financiamento 123, 242 e 280. No momento em que estes valores entram nos cofres da escola, procede-se ao lanamento das correspondentes receitas. Em regra, no incio do ms seguinte e cumprindo as orientaes sobre esta matria, a totalidade das receitas arrecadadas so entregues ao TESOURO. Na data em que estas verbas foram entregues ao Tesouro, pela via manual procedemos aos seguintes lanamentos : Fonte de Financiamento 123

Data N Doc Dbito Crdito Descrio (a) (b) 1322 25271199 (c)

25271199 12 Fonte de Financiamento 242


25271199 12 Fonta de Financiamento 280


25271199 12

(a) Data da entrega nos cofres do Estado (b) Sequencial na contabilidade, podendo repetir-se nas trs fontes de financiamento (c) Texto que identifique o movimento

7 - Requisio de Verbas Fonte de Financiamento 123, 242 e 280 Embora a elaborao da Requisio de Fundos Material ( Mod. RF3 ) no se traduza no lanamento direto de movimentos na contabilidade, a sua elaborao no programa torna-se necessria para a obteno de alguns mapas. Considerando que a requisio de verbas nas Fontes de Financiamento 123, 242 e 280, previamente entregues ao Tesouro, corresponde ao pedido de libertao de crditos, assume por conseguinte o direito a um crdito para aquisio de bens e servios. Assim, no momento em que for enviada a requisio de fundos e no que respeita a verbas destas fontes de financiamento, devero ser efetuados na contabilidade os seguintes lanamentos para registar o valor do crdito disponvel. Data : ( data de envio da requisio ) N Doc : ( sequencial na contabilidade ) Conta Dbito : 02522 Conta Crdito : 02422 Valor : ( valor requisitado para correntes ) Descrio : Crdito Disponvel FF123 Correntes ....


Data : ( data de envio da requisio ) N Doc : ( sequencial na contabilidade ) Conta Dbito : 02572 Conta Crdito : 02472 Valor : ( valor requisitado para capital ) Descrio : Crdito Disponvel FF123 Capital .... OBS : Com estes lanamentos estamos a registar na contabilidade que a partir desta data temos disposio um crdito para assumir obrigaes na FF 123. Sempre que efetuado o lanamento de um compromisso, o sistema vai abater esse valor ao crdito disponvel, possibilitando obter a qualquer momento o valor do crdito ainda disponvel para assumir novos compromissos. O exemplo dos lanamentos acima apresentado deve ser reproduzido com as contas correspondentes, sempre que se tratarem de verbas das fontes de financiamento 242 e 280. 8 - Devoluo de verbas pelo Tesouro FF123, 242 e 280 Em qualquer Fonte de Financiamento, o registo da receita ocorre no momento em que o dinheiro entra nos cofres da escola. O movimento a que se refere este exemplo no considerado uma receita, mas apenas um movimento extra oramental pela entrada do dinheiro na escola. A receita j foi registada aquando da entrada do dinheiro pela primeira vez. Posteriormente a escola entregou as receitas ao Tesouro, estando essa entidade agora a devolver as verbas em consequncia da requisio de fundos que anteriormente foi elaborada. Repete-se o movimento para cada fonte de financiamento, alterando a conta 132...


12 251711

(a) Data do depsito na conta da escola (b) Sequencial na contabilidade, podendo repetir-se nas trs fontes de financiamento (c) Texto que identifique o movimento

9 - Depsito em Banco das receitas em numerrio As receitas em numerrio so registadas na Contabilidade a dbito da conta 11 CAIXA. Sempre que pretender transferir essas receitas para a conta do Banco, dever efetuar na contabilidade o seguinte lanamento: Data : ( data do depsito no Banco ) N Doc : ( sequencial da contabilidade ) Conta Dbito : 12 Conta Crdito : 11... Valor : ( valor depositado ) Descrio : Depsito ???????? OBS : A cada depsito no Banco corresponde um destes movimentos, sendo o documento de suporte o talo de depsito ou o comprovativo de transferncia.


10 - Transferncia de verbas de Caixa para Banco Aplica-se o mesmo movimento do exemplo anterior. 11 - Transferncia de verbas de Banco para Caixa Sempre que a escola tenha necessidade de transferir dinheiro de Banco para Caixa, dever efectuar na contabilidade o seguinte lanamento: Data : ( data da transferncia ) N Doc : ( sequencial da contabilidade ) Conta Dbito : 11.... Conta Crdito : 12 Valor : ( valor transferido ) Descrio : Transferncia para ......... OBS : Serve como documento de suporte a cpia do cheque emitido ou comprovativo da transferncia bancria. 12 - Movimentos Extra - Oramentais ( Entradas e Sadas ) A escola est sujeita ao movimento de verbas que, no sendo afetas a qualquer classificao econmica e por conseguinte no integrando os oramentos em uso, devero ser objeto de registo na Folha Cofre e Livro Caixa. Estamos a falar de verbas consignadas, em que a escola executa a cobrana e posterior entrega dessas verbas s entidades respetivas, assumindo durante esse periodo a funo de fiel depositrio. Estas verbas no so consideradas receitas da escola, refletindo-se apenas na contabilidade o movimento extra oramental desses fluxos. Nos movimentos extra oramentais de operaes de tesouraria movimenta-se a conta 251721 pela entrada e a conta 25272199 pelas sadas. 12.1 - Verbas provenientes de chamadas telefnicas particulares Este movimento refere-se situao em que a escola no faz refletir o dinheiro das chamadas particulares na FF123 (registo de receita), optando por abater o valor diretamente na fatura no ato do pagamento. 1. Sempre que entra dinheiro na escola cuja origem so chamadas particulares:

Data N Doc Dbito Crdito Descrio (a) (b) 251721 21 / 26 (c)

11... 251721 (d) Data do movimento (e) Sequencial na contabilidade (f) Texto que identifique o movimento

Nota : A escola poder optar pela criao de uma subconta, ex: 11x - Caixa - Chamadas particulares, ficando registado nessa conta apenas as receitas provenientes de chamadas particulares. O movimento poder ser efetuado pela globalidade com a regularidade que a escola entender.


2. Quando recebe fatura das comunicaes lana o cabimento, compromisso e obrigao pelo valor excludo das chamadas particulares, ou seja, apenas a parte que suportada pelo oramento da escola. 3. Em paralelo com o procedimento referido em 2, movimenta-se na contabilidade:

Dbito Crdito

21 / 26 221... Pelo valor das chamadas particulares a abater na fatura Nota : Com este movimento estamos a anular o saldo das contas 211, 212 e 213 por contrapartida do valor j recebido de chamadas particulares e cujo destino o fornecedor do servio. 4. Na data em que completar o ciclo da despesa com a autorizao e pagamento, proceda paralelamente ao registo do seguinte lanamento


25272199 11 / 12 (a) Data do movimento (b) Sequencial na contabilidade (c) Texto que identifique o movimento

12.2 - Movimento de caues Considerando que a escola assume o papel de fiel depositrio do valor das caues at sua devoluo, teremos os seguintes movimentos: 1. Quando o aluno / utente entrega o valor das caues

Data N Doc Dbito Crdito Descrio (a) (b) 251721 21 26 (c)

11 251721 (a) Data do movimento (b) Sequencial na contabilidade (c) Texto que identifique o movimento

2. Quando o aluno / utente reclama a devoluo da cauo

Data N Doc Dbito Crdito Descrio (a) (b) 21 / 26 25272199 (c)


3. No caso de caues no reclamadas e cuja receita dever ser considerada na FF123, procede-se ao movimento referido no ponto 2 para anulao do crdito por igual valor ao que vai ser transferido para o OCR, efetuando-se de seguida o ciclo completo de uma receita na FF123.


12.3 - Seguro Escolar As verbas do seguro escolar cobradas pela escola no so receitas do estabelecimento de ensino, devendo ser entregues DGEstE. Trata-se pois de um movimento extra oramental. Como proceder ? 1. Quando os alunos pagam o prmio do seguro escolar



2. Quando a escola entrega o dinheiro DGEstE ou aos Servios do ASE



12.4 - Transportes Escolares Nas situaes em que a escola funciona como intermediria na entrega dos passes de transporte e consequente cobrana das correspondentes verbas, estamos perante um movimento igual ao anterior. Assim, executa-se o passo 1 no momento da cobrana e o passo 2 quando as verbas foram entregues entidade gestora dos transportes ( Autarquia ). 13 - Movimentao de verbas no GIAE vs Contabilidade O GIAE movimenta verbas em dois momentos diferentes: o primeiro quando se procede ao CARREGAMENTO dos cartes e o segundo quando se procede aquisio de bens e servios por dbito em carto. Vejamos pois como proceder nas diferentes situaes.


1. Pressupondo que a escola utiliza uma conta bancria prpria para depositar o valor proveniente dos carregamentos dos cartes. 1.1 - No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE, apura o valor dos carregamentos, efetuando na contabilidade os seguintes lanamentos extra oramentais.

Data N Doc Dbito Crdito Descrio (a) (b) 251721 21 26 (c)

11/ 12 251721 (a) Data do movimento (b) Sequencial na contabilidade (c) Texto que identifique o movimento

1.2 Sempre que forem efectuadas devolues de saldos, ter em ateno o movimento seguinte:



1.3 - No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE, vamos proceder ao registo das receitas efetivas tendo em especial ateno a origem e destino da receita: Receitas do SASE



OBS : Estes movimentos vo reduzir o fluxo de caixa e saldo na conta do banco (conta GIAE) por transferncia das verbas relativas aos servios de Ao Social Escolar. Receitas da Escola Executa-se o Ciclo Completo da receita atravs do Auxiliar de Movimentos, atentos classificao econmica das receitas. Paralelamente procede-se ao registo do lanamento seguinte, pela totalidade das receitas registadas, correspondendo transferncia das verbas da conta bancria do GIAE para a conta bancria em uso pelo oramento da escola.




14 - Alteraes Sempre que se justifique a alterao (para mais ou para menos) de um movimento de despesa, este pode ser efetuado atravs do Auxiliar de Lanamentos, tendo em ateno a afetao da alterao em coerncia com as fase j registadas. Na grelha de lanamentos as alteraes que correspondam a ESTORNO devem ser registadas com as mesmas contas do lanamento inicial, afetando-se apenas o VALOR com sinal negativo. 15 - REPOSIES DE VENCIMENTOS Face opo implementada no GPV para regularizaes ao Modelo RF3 (Requisio de Fundos) e tendo em ateno a necessria articulao com os lanamentos a efetuar no CONTAB-POCE, vejamos como proceder luz do seguinte exemplo: 1. Num determinado ms um funcionrio foi abonado em excesso numa rubrica onde j no volta a ser abonado, mas continua a ser pago pela escola. 2. Em alternativa correspondente emisso da Guia de Reposio para devoluo ao Tesouro, poder a escola com o acordo do funcionrio, processar no GPV o valor a devolver na coluna REPOSIES da seco de DESCONTOS, ficando com o valor em saldo. 3. Antes de calcular o Modelo RF3 referente ao ms em que ocorreu o acerto (reposio), registar na opo Alteraes Modelo RF3 o valor da reposio objeto de desconto no GPV, associado correspondente classificao, fonte de financiamento e atividade. 4. Ao calcular o Modelo RF3 e desde que na correspondente classificao econmica o montante a requisitar seja igual ou superior quantia objeto de reposio, o valor ser abatido na requisio de fundos desse ms. 5. Na reproduo de mapas no CONTAB aps a importao de dados do GPV, vai ocorrer um valor requisitado inferior aos encargos a liquidar no ms (saldo negativo), sendo a diferena relativa ao saldo da reposio que se encontra na posse da escola. 6. Importa pois, no momento em que a reposio ocorre e o dinheiro fica na posse da escola, efetuar na contabilidade um movimento de regularizao com o objetivo de ANULAR o DESPENDIDO pelo valor da reposio. Note-se que a reposio no deve ser considerada como uma receita que entra na escola, mas uma anulao de um encargo anteriormente liquidado. Este movimento, a efetuar na opo Lanamentos NOVO a partir da fase da obrigao, deve ser individualizado por classificao, fonte de financiamento e atividade, sendo o valor registado a NEGATIVO (Estorno)

Data N Doc Dbito Crdito Descrio 64 24 / 26

(a) (b) 24 / 26 25211 (c) 25211 12 991 901

(a) Data do movimento (b) O mesmo N DOC usado na importao dos vencimentos a que se refere a reposio. (c) Texto que identifique o movimento

ATENO: Embora o plano de contas financeiro contemple as contas 2529 para reposies, para j e at orientaes tcnicas em contrrio, adota-se o procedimento referido nos pontos anteriores.


7. Nas situaes em que o valor da reposio no descontado no processamento do vencimento do funcionrio, dado que este j no abonado pela escola, a reposio ser efetuada atravs de GUIA, no havendo lugar a movimentos na contabilidade. 16 - REQUISIO DE VERBAS - SEGUROS Requisio de verbas na classificao 01.03.09 (Seguros): Dado que o montante requisitado consta do Modelo RF3, a sua importao para o CONTAB-POCE ocorre nas fases do CABIMENTO e COMPROMISSO. Ao efetuar a importao das fases da OBRIGAO, AUTORIZAO e PAGAMENTO, atendendo ao facto destes valores no se encontrarem processados no GPV (afetos individualmente a cada funcionrio), dever o utilizador efetuar manualmente os lanamentos (opo NOVO) correspondentes obrigao, autorizao e pagamento no momento em que se verificar a liquidao do encargo. No momento em que for liquidado o encargo dever efetuar na contabilidade os seguintes lanamentos:


26887 252 252 12 991 901

(a) Data do movimento (b) O mesmo que foi utilizado na importao das fases do cabimento e compromisso (c) Texto que identifique o movimento

17 - Pagamentos com reteno Dvidas de fornecedores ao Estado

Sempre que ao efetuar um pagamento e, nos termos previstos na legislao em vigor a entidade esteja obrigada reteno de uma parcela desse valor, devero ter em considerao os seguintes procedimentos:

1. Atravs do Auxiliar de lanamentos regista-se o ciclo da despesa at fase da obrigao, a que correspondem os seguintes lanamentos pela totalidade do encargo assumido (exemplo):

Dbito Crdito Valor Fase 023 026 1.000,00 Cabimento 026 027 1.000,00 Compromisso 024 025 1.000,00 Crdito disponvel comprometido

42 / 6 22 1.000,00 Obrigao

2. Na data em que registar as fases da AUTORIZAO E PAGAMENTO, recorrendo opo NOVO na rea de Movimentos Lanamentos, proceda aos seguintes lanamentos:

Fase Dbito Crdito Valor OBS Autorizao 22.. 252 1.000,00 Pela totalidade do encargo Pagamento 252 12 750,00 Valor pago ao fornecedor

252 2455 / 2461 250,00 Valor retido ??????????


3. Na data em que em que proceder entrega do valor retido entidade competente, recorrendo opo NOVO na rea de Movimentos Lanamentos, proceda aos seguintes lanamentos:

Dbito Crdito Valor OBS 2455 / 2461 12 250,00 Valor retido entregue nos cofres do Estado

Nota: Todos estes movimentos, reportando-se ao mesmo ciclo de despesa, so registados na contabilidade com o mesmo N DOC.

18 Contabilizao de Notas de Crdito Relativamente a notas de crdito recebidas antes de estar concludo o ciclo da despesa e j com a fase da obrigao registada, podero proceder alterao (ou anulao) dos registos efetuados at fase da obrigao No caso da nota de crdito ser rececionada aps o pagamento da despesa, podero optar por um dos seguintes cenrios:

a) Considerar o valor da nota de crdito no registo da prxima despesa para o mesmo fornecedor, classificao, fonte de financiamento e atividade (se possvel);

b) Caso o fornecedor devolva o dinheiro escola, efetuar o registo de um ciclo completo da despesa com o valor a negativo (afetado pelo sinal menos), regularizando assim todas as fases da despesa pelo valor da nota de crdito.

19 Tratamento contabilstico do IVA Considerando que a atividade ensino (e outras conexas) est isenta nos termos do artigo 9 do cdigo do IVA, abrangendo por conseguinte a maioria das escolas, o tratamento contabilstico do IVA apenas interessa s escolas que exeram outro tipo de atividades fora da iseno prevista nos artigos 9 e 53 do referido cdigo. Face ao exposto, as escolas que exeram outras atividades sujeitas a IVA (com liquidao e deduo) e pretendam apoio tcnico na anlise dos registos contabilsticos a efetuar na contabilidade, podero contactar os nossos servios de apoio tcnico.


____________________________________________________________ ANEXO A

CONTABILIDADE

Ciclo da Despesa

Cabimento Compromisso (auto)

023 026 Relao de Necessidades 026 027 Requisio Oficial / Nota de Encomenda 024 025 Valor abatido ao duodcimo / crdito

disponvel (*) Obrigao

31../42../6. .

22../24../26..

Fatura ou documento equivalente

Autorizao Pagamento Pagamento

22../24../26.. 252 Pela autorizao para pagar

252 11.. / 12.. Emisso de cheque, transferncia,.... ( * ) Movimento automatizado pelo sistema sempre que assumido um compromisso. Este movimento vai reduzir o crdito disponvel pelo valor do compromisso. Este movimento no se aplica s despesas com pessoal (remuneraes).

Ciclo da Receita

Direito 21../ 24../ 26 7... Pela aquisio do direito Recebimento 251

11... / 12 21../ 24../ 26

251 Pelo recebimento


____________________________________________________________________ ANEXO B As orientaes que constam neste anexo dirigem-se prioritariamente s escolas que utilizam o CONTAB-POCE apenas para dar resposta aos procedimentos para efeitos de exportao de informao para o MEC, Se j est a utilizar em pleno o CONTAB-POCE nada impede que proceda leitura deste anexo, mas tenha em especial ateno toda a restante informao disponibilizada neste MANUAL. Este ANEXO uma reproduo da informao que j constava no manual da verso anterior do CONTAB e cujos procedimentos de base no se alteraram na nova verso. De acordo com o previsto no Despacho n 26377 / 2005 de Sua Exa a Ministra da Educao, publicado na II Srie do DR de 21 de Dezembro, a partir do ano 2006 obrigatrio o envio mensal de informao para os Servios Centrais do Ministrio da Educao, devendo as aplicaes informticas em uso nas escolas estarem tecnicamente preparadas para responder a esta determinao legal. A informao a exportar para o MEC divide-se em duas reas: Pessoal e Vencimentos e a parte financeira da rea de funcionamento. Quanto primeira, a resposta obtida pela utilizao do GPV Gesto de Pessoal e Vencimentos. No que respeita segunda, veio o CONTAB a partir da verso 2.5.0 dar resposta. Assim, as escolas utilizadoras do GPV Pessoal e Vencimentos e que ainda no estejam a utilizar o CONTAB-POCE em pleno, devero proceder da seguinte forma: 1. Efetuar uma leitura atenta deste MANUAL. 2. Proceder a uma INSTALAO INICIAL do programa. O programa deve ser instalado para o mesmo SERVIDOR onde se encontra instalado o GPV, atentos s indicaes referidas neste manual. 3. Ao aceder pela primeira vez ao programa, digite como Utilizador a palavra GESTOR e como Cdigo de Acesso tambm a palavra gestor. Posteriormente e na opo de Utilizadores, altere o cdigo de acesso do GESTOR. 4. No Ficheiro de Servios preencha a Ficha com toda a informao solicitada. Ateno que o cdigo a digitar nesta ficha deve corresponder ao cdigo que indicado nas Requisies de Fundos. Depois destes procedimentos e no estando a utilizar em pleno o programa CONTAB-POCE, poder utilizar algumas das opes do programa que vo permitir o tratamento e exportao da informao para o Ministrio da Educao, transcrevendo-se de seguida as orientaes que constavam no manual da verso 2 (CONTAB) e cujos procedimentos so mantidos na nova verso do CONTAB-POCE (verso 3).


1. Elaborar no programa a requisio de Fundos ( Modelo RF3 ).

a) Selecione o ms a que respeita a requisio de fundos de material. b) Digite o nmero da requisio. c) Pressione o boto NOVA FICHA. 2. J com a ficha da requisio criada, execute os seguintes procedimentos:

a) Fazendo uso do boto permite criar as colunas referentes s atividades onde a escola pretende requisitar verbas. Indique o nmero correspondente atividade ( ex: 192 ). b) Se por lapso criar alguma coluna para uma atividade que a escola no utilize, faa uso do boto

para eliminar a coluna. c) Na linha correspondente a cada classificao, complete a informao e digite o valor a requisitar.


d) Nas linhas relativas a anos anteriores (subalinea 09) digite a informao relativa a anos anteriores. S dever indicar aqui valores por indicao do GGF. Os saldos de anos anteriores no devem ser lanados nesta opo. e) Depois de digitar todos os valores a requisitar e antes de mudar de seco, no se esquea de

confirmar pressionando o boto . Se no executar esta funo a informao no fica gravada. f) Mude para a seco seguinte e indique a data da Requisio de Fundos e outra informao que seja necessria preencher ( ver imagem seguinte ). Antes de mudar de seco, no se esquea de

CONFIRMAR fazendo uso do boto .

g) Na seco seguinte so registadas as observaes ( ver imagem seguinte ).

(A) Neste campo registavam-se as informaes a constar no campo observaes do Mod. RF3 verso impressa ( deixou de existir com o lanamento da verso 2.5.18 janeiro de 2008 ) (B) Este campo das observaes preenchido com as informaes a exportar no ficheiro XML enviado mensalmente para o MEC. Pode indicar neste campo as informaes relevantes que se justifiquem para clarificar alguma situao especfica nos dados exportados.(Ex. Antecipao de Duodecimos, etc.)

- Aps digitar as observaes NO esquecer de confirmar com . De imediato poder IMPRIMIR a requisio ou SAIR e efetuar a impresso mais tarde.


h) No caso de pretender no mesmo ms elaborar uma segunda requisio (requisio adicional), utilize os mesmos procedimentos indicando apenas um novo nmero de requisio.(Ver ponto 6 deste Anexo) i) Se pretender ELIMIMAR uma Requisio de Fundos elaborada por engano, proceda da seguinte forma:

- Selecione o ms pretendido. - Clique em cima do quadrado que antecede o nmero de requisio de fundos para que aparea o smbolo de uma tesoura. - Pressione o boto APAGAR. 3. Na opo MAPAS aceda ao mapa Aplicao de Verbas.

a) Selecione o ms e a Fonte de Financiamento. b) Assinale a opo Correntes / Cap c) Pressione o boto IMPRIMIR.


d) Neste painel digite manualmente os valores referentes ao Plano de Aplicao de Verbas correspondente Requisio de Fundos que pretende enviar ao Gabinete de Gesto Financeira. e) GRAVE a informao e poder de imediato imprimir o modelo a enviar ao GGF ou efetuar a impresso mais tarde. f) Repita esta operao para as restantes Fontes de Financiamento onde a escola est a requisitar verbas. g) A partir do ms de fevereiro os valores que iro ser apresentados na coluna IMPORTNCIAS REQUISITADAS ACUMULADAS sero os totais requisitados at ao ms anterior ao que est a elaborar o Plano de Alplicao de Verbas Requisitadas.(Ex. no ms de maro so apresentados os valores requisitados at fevereiro)


4. Na rea de MAPAS aceda opo BALANCETE.

- Selecione o ms anterior ao da Requisio de Fundos que pretende enviar. Note que o Balancete apresenta a situao financeira reportada ao ms anterior ao da requisio de fundos que est a ser enviada ao GGF. - Indique a Fonte de Financiamento e Atividade pretendida. - Na opo Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por ms e que so enviados no ficheiro XML para a MISI. A opo Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem elaborados. - Pressione o boto IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classificaes.

a) Nesta grelha digite manualmente os valores referentes elaborao do balancete correspondente ao ms anteriormente indicado ( ms anterior ao da requisio de fundos ). - Nesta coluna devem ser lanados os valores por Classificao Econmica do Oramento Corrigido para o ano de trabalho.


- Nesta coluna deve ser lanado o total de todas as classificaes econmicas requisitadas e acumuladas at ao ms anterior. - Nesta coluna devem ser lanados os valores por classificao econmica, de todos os valores j despendidos at ao final do ms anterior. - Nesta coluna apresentado o saldo em poder da escola de todas as classificaes econmicas que transita para o ms seguinte. - Nesta coluna devem ser lanados todos os encargos assumidos por classificaes econmica at ao ms anterior que no foram pagos. - Nesta Coluna apresentado o saldo das dotaes do oramento corrigido de todas as classificaes econmicas. b) Aps introduzir os valores, pressione o boto RECALCULAR TOTAIS e GRAVE a informao. c) Se utilizar o boto RECALCULAR ser eliminada toda a informao. Esta opo deve ser utilizada pelos utilizadores que utilizam o CONTAB-POCE na totalidade. d) Poder de imediato IMPRIMIR o Balancete ou efetuar a impresso mais tarde. e) Repita a operao para todas as Fontes de Financiamento e Atividades utilizadas. 5. Registo das Guias de Receita de Estado Sempre que atravs de Guias de Receita so entregues verbas ao Tesouro, devero de imediato ser registadas numa opo prpria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lanamentos. a) Pressione o boto assinalado para que seja editada a tabela seguinte.


Ano colocado automaticamente N Guia campo numrico para indicar o nmero da guia Fonte de Financiamento preenchida automaticamente em funo da classificao indicada Data de Pagamento use o formato dd-mm-aaaa Classificao Selecione a classificao econmica da receita que indicou na guia. Ao selecionar este campo apresentado uma tabela com todas as Classificaes Econmicas em uso pelas escolas. Valor indique o valor da receita referente a cada classificao. No utilize o separador de milhares e use a vrgula como separador decimal. b) No final Gravar e Sair. 6. Instrues para elaborar Requisies Adicionais Sempre que num determinado ms for necessrio elaborar mais do que uma requisio de fundos de funcionamento, adote os seguintes procedimentos: Exemplo para o ms de dezembro, podendo este ser aplicado em qualquer ms: a) Aceda opo Movimentos Requisio de Fundos. b) Ao entrar na opo selecione o ms pretendido, sendo apresentado o registo da primeira requisio que j elaborou para esse ms (exemplo: RF n 24)

c) Pretende a escola elaborar para o mesmo ms uma segunda requisio (adicional ) qual ser atribudo o N 25. Conforme indicado na figura seguinte, altere o N Requisio para 25 e de seguida pressione o boto Nova Ficha.


d) Ao criar Nova Ficha e conforme representado na figura seguinte, ficam registadas para o mesmo ms as duas requisies de fundos ( N 24 e 25 ).

e) No painel anterior selecione individualmente a requisio pretendida, adotando de seguida os procedimentos normais para criar atividades e registar valores. Ficam assim registadas para o mesmo ms duas requisies com tratamento autnomo. f) Aps a elaborao da requisio adicional ( N 25 ) execute ainda os seguintes procedimentos: - Recalcular de novo os Balancetes para atualizar o Acumulado Requisitado; - Editar o Plano de Aplicao de Verbas e atualizar valores acumulados. - Voltar a criar / exportar novamente o ficheiro para a MISI. Resumindo: Depois de elaborar a requisio de Fundos ( Modelo RF3), Plano de Aplicao de Verbas para Despesas Correntes de Material e Capital, Balancetes e Guias de Receitas, toda a informao necessria exportao da rea de Financiamento Funcionamento encontra-se gravada no programa. A forma de exportar esta informao atravs de um ficheiro em formato XML encontra-se explicada no ANEXO C que faz parte integrante deste manual.


_____________________________________ ANEXO C

Recolha de Informao para o Ministrio da Educao e Cincia

Despacho 26377/2005 DR. II Srie de 21 de dezembro


Mensalmente, cada Agrupamento / Escola ( entidade com autonomia administrativa ) dever enviar ao MEC um ficheiro em formato XML, contendo informao atualizada sobre a aplicao de verbas requisitadas e consequente gesto oramental e financeira.

1. Resumo da informao a enviar:

Identificao do Agrupamento / Escola

Requisio de Fundos ( Modelo RF3 )

Plano de Aplicao de Verbas

Balancetes

Informao sobre as Guias de Receita de Estado

Se a escola ainda no utiliza o programa CONTAB-POCE em pleno, dever ter em considerao as orientaes transmitidas no ANEXO B deste MANUAL.

Para as escolas que j utilizam o CONTAB-POCE em pleno, tenham em especial ateno as orientaes seguintes.

2. Diariamente procedem aos lanamentos na aplicao com vista ao tratamento dos registos contabilsticos e consequente impresso dos mapas oficiais de escriturao e outros de gesto e controlo interno. Por outras palavras, continuam a executar no programa e de forma regular as tarefas dirias de acordo com as indicaes que foram transmitidas durante as aes de formao. Esta uma verso mais completa de uma aplicao destinada gesto da Contabilidade Oramental e Financeira, sendo a exportao de informao para o MEC um ato paralelo e complementar das atividades dirias das escolas. Pretende o MEC com estes procedimentos e numa fase posterior, reduzir gradualmente o envio de informao em suporte de papel. A colaborao das escolas um fator determinante na implementao destes processos, sendo o seu contributo ao nvel da atualizao permanente da informao nos programas, fundamental para a validao e consequente adoo a ttulo definitivo destes sistemas.

3. Antes de proceder criao do ficheiro XML com informao a enviar ao Ministrio da Educao e Cincia, execute os seguintes procedimentos:

3.1 - Elaborar no programa a Requisio de Fundos ( Modelo RF3). Proceder sua impresso e verificar se tudo est correto. 3.2 - Elaborar no CONTAB-POCE o Plano de Aplicao de Verbas para despesas correntes de material e capital, tendo em considerao as Fontes de Financiamento utilizadas pelo Agrupamento / Escola. O programa GRAVA a informao introduzida nesta opo, possibilitando assim a sua posterior exportao para o MEC.


3.3 - Na rea de MAPAS aceda opo BALANCETE.

- Selecione o ms anterior ao da Requisio de Fundos que pretende enviar. Note que o Balancete apresenta a situao financeira reportada ao ms anterior ao da requisio de fundos que est a ser enviada ao MEC. - Indique a Fonte de Financiamento e Atividade pretendida. - Na opo Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por ms e que so enviados no ficheiro XML para a MISI. A opo Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem elaborados. - Pressione o boto IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classificaes.


a) Considerando que a escola efetuou todos os lanamentos contabilsticos, basta pressionar o boto RECALCULAR para que toda a informao seja apresentada na grelha. Desde que os lanamentos tenham sido corretamente registados na contabilidade, a informao apresentada tem que estar correta. No caso de detetar alguma divergncia nos valores apresentados, verifique os lanamentos na contabilidade oramental. b) Embora os valores apresentados devam estar totalmente corretos, salvo anomalia nos lanamentos efetuados, o utilizador tem a possibilidade de efetuar manualmente alteraes nesta tabela. c) No caso de alterar va

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