BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Gambaran Umum

Sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan

Sumber Daya Manusia yang efektif. Suatu organisasi tanpa didukung oleh

pegawai/karyawan yang sesuai baik yang kompetitif, kualitatif, strategi dan

operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu

mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan di masa yang

akan datang. Oleh karena itu diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna

lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk

menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya piker dan daya

fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan

lingkungannya sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk

memenuhi kepuasannya. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource

Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber

daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan

sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang

dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk

menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia.

Tujuan dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses prediksi

demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan

operasional secara kuantitatif, dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang

berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya

manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam

memflitasi keefektifan organisasi dapat tercapai.

Strategi bisnis di masa yang akan datang yang dipengaruhi perubahan kondisi

lingkungan menuntut manajer untuk mengembangkan program-program yang

mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa

depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia (SDM)

dapat membangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya menentukan kebutuhan

SDM. Beberapa factor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan

perencanaan SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi, pertumbuhan

ekonomi dan perubahan komposisi angkatan kerja.

Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya

tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi

golongan tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya

kebutuhan perencanaan SDM.

Dengan demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja di masa depan

akan membawa implikasi bagi pengelolaan sumber daya manusia yang efektif.

Peramalan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta perencanaan

pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia tersebut merupakan bagian dalam

perencanaan sumber daya manusia yang meliputi pencapaian tujuan dan

implementasi program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan sumber

manusia juga meliputi pengumpulan data yang dapat digunakan untuk

mengevaluasi keefektifan program-program yang sedang berjalan dan memberikan

informasi kepada perencanaan bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan

dan program pada saat diperlukan.

Dengan demikian, perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses

menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik

kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu. Perencanaan SDM adalah

serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dilakukan secara sistematis dan strategis

yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja/pegawai dimasa yang

akan datang dalam suatu organisasi (publik,bisnis) dengan menggunakan sumber

informasi yang tepat guna penyediaan tenaga kerja dalam jumlah dan kualitas

sesuai yang dibutuhkan.

Adapun dalam perencanaan tersebut memerlukan suatu strategi yang

didalamnya terdapat seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan

bersama oleh manajer sumber daya manusia pada setiap level manajemen untuk

menyelesaikan masalah organisasi guna meningkatkan kinerja organisasi saat ini

dan masa depan serta menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan. Dengan

demikian, tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah memastikan bahwa

orang yang tepat berada pada tempat dan waktu yang tepat, sehingga hal tersebut

harus disesuaikan dengan rencana organisasi secara menyeluruh.

BAB II

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

II.1 Pengertian Perencanaan SDM

Pegawai atau karyawan merupakan sumber daya yang dimiliki organisasi, dan

harus dipekerjakan secara efektif, efisien dan manusiawi. Agar kondisi tersebut

dapat tercipta, maka organisasi perlu membuat perencanaan SDM sebaik-baiknya

sehingga dapat memenuhi kebutuhan SDM organisasi, baik jangka pendek,

menengah maupun jangka panjang. Dengan demikian organisasi tidak akan

mengalami kesulitan dalam memenuhi SDM yang dibutuhkan.

Perencanaan SDM merupakan kegiatan penentuan jumlah dan jenis SDM yang

diperlukan oleh suatu organisasi untuk masa yang akan datang. Oleh karena itu

Perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan

peramalan kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang pada suatu

organisasi, meliputi penyediaan tenaga kerja baru dan pendayagunaan yang

sudah tersedia. Atau dengan kata lain menentukan gerakan SDM yang ada dari

posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa datang.

Perencanaan SDM juga dapat diartikan sebagai suatu proses untuk

menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan dan

mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan

pengembangannya di masa mendatang. Proses analisis dan identifikasi

kebutuhan untuk dan ketersediaan tenaga kerja dalam organisasi merupakan

secara singkat perencanaan SDM.

Berdasarkan dari beberapa pengertian tersebut diatas, berikut ada 4 kegiatan

terpadu dalam perencanaan SDM, yakni :

1. Kegiatan penyediaan tenaga kerja

Dengan cara : rekruitmen, seleksi dan penempatan

2. Kegiatan memperkirakan demand dan supply tenaga kerja

Dengan cara : mutasi, promosi, pensiun, mengundurkan diri dan PHK

3. Kegiatan meningkatkan mutu tenaga kerja

Dengan cara : diklat, training, dan pengembangan

4. Kegiatan evaluasi kondisi tenaga kerja

Dengan cara : penilaian prestasi tenaga kerja

Dalam hal ini, beberapa hal penting yang perlu dipahami oleh perencana SDM di

sebuah organisasi adalah sebagai berikut :

-Makna dan cakupan MSDM,

-Metode Perencanaan

-Analisis Jabatan

II.2 Manfaat Perencanaan SDM

Manfaat perencanaan SDM adalah sebagai berikut :

a. Meningkatkan Sistem Informasi SDM

b. Bertolak belakang dari manfaat pertama tersebut diatas, berarti juga

Perencanaan SDM bermanfaat untuk :

- Meningkatkan pendayagunaan SDM

Dengan perencanaan yang cermat harus diusahakan agar setiap tenaga

kerja memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik bagi

pencapaian tujuan perusahaann/organisasi.

- Menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi secara lebih

efisien.

Perencanaan SDM harus mampu mengidentifikasi potensi dan prestasi

kerja setiap tenaga kerja, untuk diselaraskan dengan pekerjaan atau

tugas-tugas di dalam volume kerja perusahaan, agar dapat dilaksanakan

secara efektif dan efisien.

- Menghemat tenaga, waktu dan dana, serta dapat meningkatkan

kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja.

c. Perencanaan SDM berfungi juga untuk mempermudah pelaksanaan

koordinasi SDM oleh Manajer SDM.

d. Perencanaan SDM Jangka Panjang bermanfaat bagi organisasi/perusahaan

untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM, selama 2

atau 3 dan bahkan 10 tahun mendatang.

e. Perencanaan SDM Jangka Pendek bermanfaat untuk mengetahui

posisi/jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang. Dengan

demikian dapat dilakukan proses untuk mengisi kekosongan itu, baik

dengan memanfaatkan sumber tenaga kerja di dalam atau di luar

perusahaan.

Adapun manfaat Perencanaan SDM yang lainnya adalah sebagai berikut :

1. Mengoptimalkan SDM yang sudah ada

SDM yang sudah ada akan dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi

telah melakukan inventarisasi SDM. Inventarisasi tersebut mencakup :

- Jumlah tenaga kerja

- Kualifikasi tenaga kerja

- Masa kerja

- Pengetahuan/keterampilan yang dimiliki

- Bakat/minat yang perlu dikembangkan

Hasil inventarisasi tersbut digunakan untuk promosi, mutasi dan

peningkatan kemampuan karyawan.

2. Memperkirakan kebutuhan SDM masa yang akan datang

Kebutuhan SDM yang akan datang baik dari segi jumlah maupun

klasifikasinya perlu diestimasi setepat mungkin, dan akan selalu terkait

dengan perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di luar perkiraan

dan berpengaruh terhadap jalannya organisasi.

3. Memberikan gambaran situasi pasar kerja yang tepat

Mencakup jumlah, kualifikasi, lokasi, komposisi tenaga kerja yang

diminta/dibutuhkan oleh organisasi, maupun dari sisi latar belakang profesi,

tingkat pendidikan, keahlian, tingkat upah yang diharapkan pencari kerja.

4. Sebagai dasar penyusunan dalam program-program SDM

Salah satu program perencanaan SDM adalah pengadaan tenaga kerja baru

melalui rekrutmen, seleksi dan penempatan. Tanpa perencanaan SDM, sulit

untuk menyusun program kerja yang riil.

II.3 Komponen-komponen Perencanaan SDM

Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM,

yaitu:

a. Tujuan

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan

individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM

adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada

masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang

tindih dalam pelaksanaan tugas.

b. Perencanaan Organisasi

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan

untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.

Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat

produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga

berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan

teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.

Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan

dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan

pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja.

Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan

dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu

organisasi.

c. Syarat-syarat Perencanaan SDM

Syarat – syarat perencanaan SDM adalah sebagai berikut :

- Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.

- Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

- Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan

situasi persediaan SDM.

- Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

- Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

- Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan

pemerintah.

II.4 Pengembangan Perencanaan SDM

Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk

mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini

memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan

dikembangkan dan dikelola.

Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya,

dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-

orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau

hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat

meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan

pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi

tersebut.

II.5 Prosedur Perencanaan SDM

Prosedur perencanaan SDM yakni, sebagai berikut :

- Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

- Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

- Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

- Menetapkan beberapa alternative.

- Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

- Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

II.6 Metode Perencanaan SDM

Metode Perencanaan SDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah.

Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas

pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana

SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga

kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen

dan pemborosan yang merugikan perusahaan.

Metode ilmiah diartikan bahwa Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil

analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya.

Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah

diperhitungkan terlebih dahulu.

II.6 Proses Perencanaan SDM

Secara garis besar proses perencanaan SDM terbagi menjadi 2 (dua) tahapan besar

yakni :

1. Perkiraan kebutuhan ( Needs Forecasting )

2. Perencaanaan Program ( Programme Planning )

Perkiraan kebutuhan adalah proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan

organisasi dimasa yang akan datang. Perkiraan kebutuhan tersebut diturunkan dari

sejumlah informasi seperti analisis kondisi eksternal, kemampuan SDM yang

dimiliki organisasi saat ini, potensi SDM organisasi, rancangan pekerjaan, filosofi

manajemen, anggaran, mutasi, promosi serta pengurangan staf dan lain-lain.

Sedangkan perencanaan program dilakukan setelah selesainya perkiraan

kebutuhan diperkirakan.

Perencanaan program meliputi dua hal yaitu Manajemen Kinerja dan

Manajemen Karier. Yang dimaksud manajemen kinerja adalah standar kinerja,

kwalitas kerja, kinerja kerja, dan kompensasi. Sedangkan manajemen karier adalah

rekrutmen, seleksi, diklat, kaderisasi/suksesi manajemen. Dan suksesi manajemen

adalah proses antisipasi kebutuhan managerial staffing di masa yang akan datang

serta pembuatan perencanaan untuk pengembangannya.

Tahap I Perkiraan Kebutuhan SDM

Kebutuhan perkiraan kebutuhan SDM di masa yang akan datang merupakan

titik utama kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat

prediksi atau perkiraan kebutuhan SDMnya di masa yang akan datang. Untuk itu

perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM

tersebut. Perlu diingat bahwa pembuatan prakiraan waktu tentunya. Maksudnya

prakiraan tersebut bisa jadi cocok untuk kurun waktu w-x tahun mendatang tetapi

tidak cocok untuk y-z tahun mendatang.

Prakiraan kebutuhan secara garis besar terbagi atas 4 kelompok yaitu :

a. Kondisi eksternal yang meliputi :

1. Ekonomi, social dan politik

2. Undang-undang dan Peraturan Pemerintah

3. Penduduk dan Angkatan Kerja

4. Pasar

5. Perkembangan Teknologi

Kelima kondisi eksternal diatas mempengaruhi secara langsung penentuan

persyaratan SDM yang diperlukan dan ketersediannya di masa yang akan

datang.

b. Persyaratan SDM di masa datang

Penentuan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh

faktor eksternal juga ditentukan oleh :

1. Organisasi dan Rancangan Pekerjaan

2. Perencanaan dan Anggaran

3. Kebijaksanaan Manajemen dan Filosofi Organisasi

4. Sistem dan Teknologi dalam Organisasi

5. Tujuan dan Rencana Organisasi

Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh

langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM dimasa yang

akan datang.

c. Ketersediaan SDM dimasa mendatang yang dapat diprediksi melalui :

1. Inventarisasi bakat yang ada saat ini

2. Prakiraan pengurangan pegawai

3. Prakiraan perpindahan dan pengembangan

4. Pengaruh pasca program SDM

Sebagaimana halnya persyaratan SDM di masa mendatang, prakiraan

ketersediaan SDM juga berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan

SDM.

d. Prakiraan kebutuhan SDM

Dari faktor-faktor diatas, kebutuhan SDM di masa mendatang dapat

diprediksi. Yang perlu diingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan

SDM adalah kebutuhan tersebut harus dibedakan : apakah kebutuhan

tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. Disamping itu

juga perlu dipertimbangkan tingkat upah eksternal, ada tidaknya penurunan

jumlah pegawai atau realokasi pegawai, perbaikan dan pengembangan

pegawai.

Tahap 2. Perencanaan Program (Planning Programme)

Setelah mendapatkan gambaran tentang jumlah dan jenis SDM yang

dibutuhkan dimasa mendatang, maka perlu dirancang suatu program kearah

tersebut. Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar yaitu :

a. Manajemen Kinerja, meliputi 3 hal :

1. Hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktifitas kerja,

hubungan kerja, tanggung jawab kerja, standar kerja dan kualitas

kehidupan kerja.

2. Penilaian kinerja yang terdiri dari perencanaan dan tujuan kinerja,

bimbingan dan evaluasi.

3. Struktur imbalan seperti kompensasi.

b. Manajemen Karier, meliputi 4 hal :

1. Sistem dan Kebijakan perusahaan yang terdiri dari rekrutmen, seleksi

dan penmpatan, promosi dan mutasi, diklat dan pengembangan serta

pemberhentian dan pensiun.

2. Suksesi manajemen yang meliputi kajian individu, persyaratan posisi,

peta pergantian tempat, rencana penggantian (sukses) dan perjalanan

kemajuan karier.

3. Kesempatan berkarier meliputi syarat jabatan, pola karier dan

komunikasi karier.

4. Rencana karier individu yang terdiri atas analisis diri sendiri, rencana

karier perorangan dan rencana aksi pengembangan perorangan.

Perencanaan SDM yang terintegrasi

ANALISIS BEBAN KERJA

Peramalan SDMyang dibutuhkan

PERENCANAAN SDM

Komparasi Kebutuhan dan Ketersediaan SDM

ANALISIS TENAGA KERJA

Peramalan SDMyang tersedia

Kebutuhan <Ketersediaan

Kebutuhan =Ketersediaan

Kebutuhan >Ketersediaan

Membatasi penerimaan, pengurangan jam kerja, pensiun dini, pemberhentian sementara

PEREKRUTAN

internal

eksternal

LINGKUNGAN EKSTERNAL

LINGKUNGAN INTERNAL

PERENCANAAN STRATEGI ORGANISASI

Berdasarkan bagan tersebut dapat diketahui bahwa Perencanaan SDM akan selalu

terkait/terintegrasi dengan perencanaan bisnis secara keseluruhan yang dilakukan oleh

perusahaan. Table berikut menyajikan rincian perbedaan berdasarkan jangka waktu

atau periode perencanaan dan keterkaitannya dengan Perencanaan SDM.

Tabel 2.1. Karakteristik Perencanaan Bisnis dan SDM

Indikator Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang1. Waktu

2. Sifat

3. Fokus

4. Penanggung jawab

1 (satu) tahun

Perencanaan operasional/rutin

a. Anggaran Tahunan

b.Mengatur dan memenuhi ke- butuhan SDM(Rekrutmen, Pelatihan, Kompensasi )

c. Upaya mengantisipasi pengaruh Internal danEksternal.

Supervisor (antara lain desain dan pembagian kerja, menetapkan dan memerintahkan keputusan dll).

1 s/d 2 tahun

PerencanaanTaktis/operasional

a. Penjabaran Bisnis Perusahaan secara realistik

b. Penjabaran SDM yang diperlukan (kuantitas dan kualitas).

Manajer Operasional

2 s/d 5 tahun

PerencanaanStrategis

a. Aspek-aspek mendasar yg mempengaruhi bisnis masa mendatang

b.Kebutuhan Manajemen dan Manajemen SDM masa yang akan datang

Top Manajer

II.7 Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia

Kendala-kendala perencanaan sumber daya manusia adalah :

1. Standar kemampuan SDM

Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi

kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang

sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan SDM

untuk menghitung potensi SDM secara pasti.

2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.

Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala

sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan

kemampuannya.

3. Situasi SDM

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung

kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan SDM

yang baik dan benar.

4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA,

dan kendala lain dalam Perencanaan SDM untuk membuat rencana yang baik

dan tepat.

BAB III

ANALISIS JABATAN

III.1 Pengantar

Untuk bisa menerapkan motto “The Right Man on The Right Place at The Right

Time” ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsure

pertama yang harus diketahui adalah unsur Place nya, sebab perusahaan sebagaimana

organisasi adalah wadah tempat manusia (Man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali

secara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan.

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan

kadang kala diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk

memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah Jabatan ini, Departemen Tenaga

Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang

berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut :

1. Unsur

Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan, misalnya memutar,

menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.

2. Tugas

Ialah sekumpulan dari beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan

fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan

dalam pelaksanaan kerja.

3. Kedudukan (Posisi)

Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja,

yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang

pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau

instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjaannya.

4. Pekerjaan

Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban

atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekerjaan

dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai

tempat.

5. Jabatan

Ialah sekumpulan Pekerjaan (Job) yang berisi tugas-tugas yang sama atau

berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta

kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama

meskipun tersebar di berbagai tempat.

Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN, belum berarti bahwa

permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan yang

ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah

(NAMA JABATAN) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu

sendiri.

Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang

mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama ada

kalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.

Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai 5

orang tukang ketik, 20 orang operator dan 8 orang ahli teknik. Namun apa yang

sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui secara jelas

oleh perusahaan. Bahkan ironisnya, para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak

tahu atau merasa ragu tentang siapa yang seharusnya kerjakan.

Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan analisa jabatan. Suatu studi yang secara

sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan

dengan suatu jabatan.

III.2 Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan

sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan :

1. Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja

2. Menentukan besarnya upah

3. Merancang jalur karir pekerja / pegawai

4. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil

5. Merancang program pendidikan dan latihan yang efektif

Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat

bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada

jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut

telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan

potensinya seoptimal mungkin.

III.3 Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan

menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan

masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :

- Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersbut

- Apa wewenang dan tanggung jawabnya

- Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan

- Bagaimana cara melakukannya

- Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

- Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

- Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan

pekerjaan tersebut

- Dan lain-lain

Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :

- Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian

- Pekerja yang bersangkutan

- Orang yang pernah melaksanakan dari pekerjaan itu

- Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan

Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa

jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :

1. Menyebarkan kuisioner (daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang

jabatan

2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang

pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya.

3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari

buku catatan harian

Informasi yang diperoleh dari Analisa jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa

butir berikut ini :

1. Nama jabatan, lokasi kerja, range upah

2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi

3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku

jabatan

4. Peralatan dan bahan yang digunakan

5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja

6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain.

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan

tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil analisa jabatan ini akan memberikan gambaran

tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan analisa

jabatan pada umumnya digunakan untuk :

1. Kelembagaan (Organisasi dan Perancang Jabatan)

a. Penyusunan organisasi baru

b. Penyempurnaan organisasi yang sekarang

c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggung jawab tiap

jabatan

2. Kepegawaian

a. Rekruitmen seleksi/penempatan

b. Penilaian jabatan (evaluasi jabatan)

c. Penyusunan jenjang karir (career planning)

d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya dengan “c”)

e. Program pelatihan

Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau

kegiatan-kegiatan yang disebut dalam point 1 dan 2 adalah hasil yang diperoleh dari

proses analisis jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian

disusun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang

informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (job description).

Analisis jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1. Uraian jabatan ( Job Description)

2. Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau persyaratan jabatan (Job

Requirement)

III.3.1 Uraian Jabatan (Job description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung

jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada.

Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan

terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap,

serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing

jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam uraian jabatan pada umumnya meliputi :

1. Identifikasi jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan

nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan.

2. Ikhtisar jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang

juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas

informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas.

3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari

Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan

secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba

menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan

dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.

4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan

nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat

pengawasan yang terlibat.

5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan

horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya

dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja.

6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari

suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain

terutama kondisi kerja yang berbahaya

8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

III.3.2 Spesifikasi/Persyaratan Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh

orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang

dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara

bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

3. Persyaratan fisik dan mental

4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

III.3.3 Kegunaan Analisa Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan

mempunyai banyak manfaat, antara lain:

1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru

4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan

5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan

penyederhanaan kerja

7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

III.4 Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan,

penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :

1. Tahap persiapan dan perencanaan

2. Tahap pengumpulan data

3. Tahap pengolahan data

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:

1. Tahap persiapan dan perencanaan

Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :

a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi

proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.

b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di

susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi.

c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan

menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )

d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang

akan digunakan.

e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua

pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan

analisis jabatan yang akan dilaksanakan.

Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan

timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:

a. Metode Observasi dan Wawancara

Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara

langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan

mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam

metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung

pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan

lebih

dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di

perlukan.

b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )

Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan

kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa

bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan

jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak

dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka

pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal

menjawab ya/tidak, atau benar/salah.

c. Metode Studi Referensi

Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada

dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang

digunakan.

d. Metode Kombinasi

Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.

Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi

yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak

dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses,

keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.

Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat

dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis,

profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara

atas pemegang jabatan yang bersangkutan.

Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena

tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan

menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner

tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman

dalam penafsiran.

Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis

buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan

atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua

catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang

sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri

membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.

3. Tahap Pengumpulan Data

Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:

1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan

2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor

3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi

4. Analisa persyaratan jabatan

5. Menyusun uraian jabatan

6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem

personalia lainnya

7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola

pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai, penilaian karya pegawai,

system pemberian balas jasa, pelatihan dan pengembangan pegawai, system

dan prosedur administrasi kepegawaian.

BAB IV

PENUTUP

IV.1 Penutup

Pada akhirnya, dari semua penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa

Perencanaan SDM dan Analisis Jabatan sangat penting untuk dilakukan karena

memungkinkan HRD untuk menempatkan staf yang tepat pada saat yang tepat dan

untuk tetap mempertahankan eksistensi perusahaan yang tercermin dari bagaimana

personel kerja di dalam sebuah perusahaan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan

yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan

perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak

awal. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus

lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian

Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah

mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-

perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling

lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih

benar. Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan

Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-

kegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia.

BAB V

LAMPIRAN-LAMPIRAN