5/31/2011

1

Manajemen Resiko

SE 3773

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

*Imelda Atastina*

*editted by APK*

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 1

Tujuan Paparan

• Memahami apa yang dimaksud dengan resiko dan apapentingnya mengelola resiko proyek

• Mengetahui resiko yang umum terjadi pada Proyek TI

• Memahami proses/ tahapan dalam manajemen resiko

• Memahami alat dan teknik yang dapat digunakan dalammelakukan manajemen resiko

• Memahami perbedaan analisis resiko secara kualitatif dankuantitatif

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 2

5/31/2011

2

Definisi

• Resiko : kemungkinan akan terjadinya “kerugian” (negatif)

• Resiko Proyek : ketidakpastian yang dapat berdampak positifataupun negatif

• Manajemen Proyek : memahami masalah-masalah yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana masalah-masalah tersebut akan menghalangi/menghambatkeberhasilan proyek

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 3

Keuntungan Manajemen Resiko

• Dapat mengantisipasi atau menghindari masalah

• Mencegah peristiwa-peristiwa yang mengejutkan

• Meningkatkan kemampuan untuk bernegosiasi

• Dapat memperoleh komitmen pelanggan

• Dapat mereduksi pelanggaran jadwal

• Dapat mereduksi biaya yang melebihi anggaran yang tersedia

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 4

5/31/2011

3

Tujuan Manajemen Resiko Proyek

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 5

meminimalisir potensi

resiko negatif dan

memaksimalkan potensi

resiko positif

Tahapan Manajemen Resiko

1. Perencanaan manajemen resiko2. Identifikasi resiko3. Analisis kualitatif4. Analisis kuantitatif5. Perencanaan respon terhadap resiko6. Pengawasan dan pengendalian resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 6

5/31/2011

4

Tinjauan Umum Manajemen Resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 7

Rencana Manajemen Resiko

Informasi yang terkandung dalam dokumen Manajemen Resiko :• Metodologi• Peran & Tanggung Jawab• Dana & Biaya (yang berkaitan dengan resiko)• Kategori Resiko• Kemungkinan dan Pengaruh Resiko• Dokumentasi Resiko

Format dan proses yang akan dilakukan dalam aktivitasmanajemen resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 8

5/31/2011

5

Contingency and Fallback Plans, Contingency Reserves (optional)

• Contingency plans adalah rencana tindakan yang harusdilakukan jika teridentifikasi adanya peristiwa resiko

• Fallback plans, rencana tindakan yang akan dilakukan jikausaha untuk mereduksi resiko negatif tidak berjalan denganbaik, padahal resiko tersebut mempunyai pengaruh besarpada keberhasilan proyek

• Contingency reserves or allowances adalah kebijakan (dana) yang diambil oleh manajer proyek dalam rangkamempersiapkan diri menghadapi resiko biaya atau jadwalseandainya terjadi perubahan ruang lingkup atau kualitasyang diinginkan

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 9

Resiko Umum pada Proyek TI (1)

Pasar• Apakah proyek ini menghasilkan produk/ servis yang baru? • Apakah akan berguna pada organisasi atau dapat dipasarkan

kepada yang lain, apakah user akan menggunakan produk? • Apakah akan ada orang lain yang membuat produk yang sama

dengan lebih cepat?Keuangan• Apakah organisasi memang mampu membiayai proyek? • Seberapa yakin stakeholder mau membiayai proyek? • Apakah proyek akan memenuhi ROI? • Berapa lama akan sampai pada ROI? • Apakah proyek ini menggunakan sumber dana dari

organisasi dengan cara yang terbaik?

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 10

5/31/2011

6

Resiko Umum pada Proyek TI (2)

Teknologi• Apakah teknologi yang dipilih memang dapat digunakan? • Apakah akan memanfaatkan teknologi baru atau teknologi

yang sudah mapan? • Apakah hardware, software dan jaringan dapat bekerja

dengan baik?

Orang

• Apakah organisasi ini akan memberikan SDM dengankualifikasi yang tepat?

• Apakah SDM yang terpilih memiliki integritas, memilikiketerampilan manajerial dan teknikal? Apakah orang yang berpengalaman?

• Bagaimana relasi antara sponsor dan pelanggan? Manajemen Resiko

PI3163-MPTI_D3-IMD11

Resiko Umum pada Proyek TI (3)

Struktur/proses

• Seberapa sering akan terjadi perubahan dalam proyek?

• Ada berapa kelompok berbeda yang diperlukan dalammenjalankan proyek?

• Ada berapa sistem yang harus dijalankan?

• Apakah organisasi memiliki birokrasi yang dapatmenghambat/ mempercepat kemajuan jalannya proyek?

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 12

5/31/2011

7

IT Success Potential Scoring Sheet

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 13

Success Criterion Points

User involvementExecutive management supportClear statement of requirements

191615

Proper planningRealistic expectationsSmaller project milestones

11109

Competent staffOwnershipClear visions and objectives

863

Hard-working, focused staff 3

Total 100

Risk Breakdown Structure

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 14

5/31/2011

8

Kondisi Resiko Potensial berkaitan dengan Knowledge Area

Knowledge Area Risk Conditions

Integration Inadequate planning; poor resource allocation; poor integration

management; lack of post-project review

Scope Poor definition of scope or work packages; incomplete definition

of quality requirements; inadequate scope control

Time Errors in estimating time or resource availability; poor allocation

and management of float; early release of competitive products

Cost Estimating errors; inadequate productivity, cost, change, or

contingency control; poor maintenance, security, purchasing, etc.

Quality Poor attitude toward quality; substandard

design/materials/workmanship; inadequate quality assurance

program

Human Resources Poor conflict management; poor project organization and

definition of responsibilities; absence of leadership

Communications Carelessness in planning or communicating; lack of consultation

with key stakeholders

Risk Ignoring risk; unclear assignment of risk; poor insurance

management

Procurement Unenforceable conditions or contract clauses; adversarial relations

SE 3773 MPTI – Resiko – IMD 15

Teknik Identifikasi Resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 16

Analisis SWOTInterview

Delphi Technique

Brainstorming

5/31/2011

9

Daftar Resiko (Risk Register)

• Nomor identifikasi untuk setiap peristiwa resiko• Ranking setiap peristiwa resiko• Deskripsi setiap peristiwa resiko• Kategori resiko• Akar masalah munculnya resiko• Pemicu munculnya resiko• Respon potensial terhadap resiko yang mungkin muncul• “Pemilik Resiko”

• Probabilitas terjadinya resiko

• Pengaruh/akibat pada proyek jika terjadi resiko

• Status Resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 17

Analisis Kualitatif Resiko

• Merupakan tindak lanjut terhadap Daftar Resiko

• Proses menilai kemungkinan terjadi dan pengaruhnya padaproyek dalam rangka menentukan besarnya pengaruh danprioritas penanganan bila terjadi resiko

• Teknik yang dapat digunakan antara lain: MenggunakanProbability/Impact Matrix, Top Ten Risk Item Tracking, Expert Judgement

SE 3773 MPTI – Resiko -IMD 18

5/31/2011

10

Contoh Probability/Impact Matrix (PIM)

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 19

Contoh PIM

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 20

5/31/2011

11

Chart Showing High-, Medium-, and Low-Risk Technologies

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 21

Top 10 Risk Item Tracking

• Top 10 Risk Item Tracking adalah alat untuk menjaga agar timproyek tetap waspada terhadap terjadinya peristiwa resikoselama proyek berlangsung.

• Dilakukan dengan cara melakukan review secara periodikpada top 10 project risk items

• Mendaftarkan ranking saat ini, sebelumnya, jumlah terjadinyaperistiwa resiko pada periode tertentu dan merangkumkemajuan yang sudah dilakukan dalam menghadapi resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 22

5/31/2011

12

Contoh

Monthly Ranking

Risk Item This

Month

Last

Month

Number

of Months

Risk Resolution

Progress

Inadequate

planning

1 2 4 Working on revising the

entire project plan

Poor definition

of scope

2 3 3 Holding meetings with

project customer and

sponsor to clarify scope

Absence of

leadership

3 1 2 Just assigned a new

project manager to lead

the project after old one

quit

Poor cost

estimates

4 4 3 Revising cost estimates

Poor time

estimates

5 5 3 Revising schedule

estimates

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 23

Analisis Kuantitatif Resiko

• Merupakan proses yang umumnya mengikuti analisis kualitatifresiko, dapat dilakukan bersamaan ataupun secara terpisahdengan manajamen kualitas

• Teknik yang umum digunakan:– Decision tree analysis & EMV (Expected Monetary Value)

– Simulation

– Sensitivity Analysis

SE 3773 MPTI – Resiko- IMD 24

5/31/2011

13

Decision Tree Analysis & EMV

• Decision tree: metode penggambaran diagram untukmembantu pemilihan course of action terbaik dalam situasiyang memiliki dampak tidak pasti

• EMV: jenis decision tree yang berisi perhitungan expected monetary value dari keputusan berdasarkan probabilitas dannilai uang dari kejadian resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 25

Contoh EMV

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 26

5/31/2011

14

Simulasi

• Simulasi adalah proses menggunakan model dari sebuahsistem untuk menganalisis kinerja sistem sebenarnya

• Monte Carlo, salah satu simulasi yang digunakan sebagaimodel untuk menganalisis outcome secara statistik(distribution of the calculated results)

• Untuk menggunakan simulasi Monte Carlo, harus ada tigaestimasi yaitu most likely, pessimistic, dan optimistic ditambahestimasi likelihood dari estimasi keadaan optimistic dan most likely

SE 3773 MPTI – Resiko – IMD 27

Sample Monte Carlo Simulations Results for Project Costs

SE 3773 MPTI - Resiko - IMD 28

5/31/2011

15

Strategi Resiko Negatif

• Menghindari resiko: usaha untuk menghilangkanancaman/resiko dengan menghindari penyebabnya

• Menerima resiko: menerima akibat-akibat dari resiko yang terjadi

• Transfer resiko: usaha untuk memindahkan resiko dan tanggungjawab manajemennya pada pihak ketiga

• Mitigasi resiko: usaha mereduksi pengaruh resiko denganmereduksi probalitas terjadinya peristiwa resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 29

General Risk Mitigation Strategies for Technical, Cost, and Schedule Risks

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 30

5/31/2011

16

Strategi Resiko Positif

• Eksploitasi Resiko; lakukan segala sesuatu yang mungkin agar resiko positif yang dimaksud benar-benar terjadi

• Sharing Resiko; membagi agar yang menerima resiko tidakterpusat pada satu orang saja

• Tingkatkan Resiko; usaha agar kesempatan tersebut semakinbesar dengan memaksimalkan pemicu resiko positif

• Menerima Resiko

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 31

Monitoring & Kendali Resiko

• Monitoring resiko berkaitan dengan kegiatan untukmengetahui status proyek

• Kendali resiko adalah melaksanakan apa yang sudahdirencanakan dalam rencana manajemen resiko, jika suaturesiko terjadi

• Workarounds adalah respon yang tidak terencana, jika suaturesiko terjadi. Dapat dilakukan jika tidak ada contingency plans

• Output utama dari proses ini adalah tindakan korektif, permintaan perubahan proyek dan pembaharuan padarencana-rencana lainnya

SE 3773 MPTI – Resiko - IMD32

5/31/2011

17

TERIMA KASIH

Manajemen Resiko

PI3163-MPTI_D3-IMD33