PENGUKURAN DAN MANAJEMEN PRODUKTIVITAS

Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan.

Pengukuran Produktivitas

Keluaran adalah hasil yang bermanfaat bagi manusia yang diperoleh dari suatu kegiatan. Masukan adalah sumber-sumber yang digunakan untuk memperoleh hasil tersebut.

Efektivitas adalah suatu indikator yang menggambarkan sejauhmana target dapat dicapai. Efisiensi adalah suatu ukuran dalam membandingkan rencana pemakaian masukan dengan pemakaian yang dapat direalisasikan atau dengan perkataan lain pemakaian input yang sebenarnya.

Produktivitas = Keluaran Masukan

Produktivitas = Efektivitas Efisiensi

Dua Tipe Pengukuran Produktivitas :

1. Produktivitas Total, merupakan perbandingan antara keluaran dengan keseluruhan masukan yang menunjukkan pengaruh bersama seluruh masukan yang digunakan untuk menghasilkan keluaran.

2. Produktivitas Parsial, merupakan perbandingan antara pengeluaran dengan salah satu masukan

Manajemen ProduktivitasJika produktivitas merupakan ukuran keberhasilan manajerial, maka manajemen adalah apa yang harus dilakukan manajer untuk mencapainya.

Produktivitas = Keluaran Masukan Total

Produktivitas Total = Keluaran-keluaran Tenaga kerja+kapital+bahan+energi

Produktivitas = Keluaran Masukan parsial

Produktivitas tenaga kerja = Jumlah hasil produksiSatuan waktu

Proses Manajemen Produktivitas :

Perencanaan

Pengorganisasian

Pengarahan

Pengawasan

Produktivitas

Sumber : Schemerhorn, Jr. 1993. Management for Productivity. 4th

Editon Canada : John Wiley & Sons Co. P : 192

PerencanaanAdalah suatu proses khusus pembuatan keputusan berorientasi

hasil.Langkah-langkah proses perencanaan :1. Menentukan tujuan.2. Mengevaluasi pencapaian dibandingkan dengan hasil yang

diinginkan.3. Mengidentifikasi dan menganalisis hal-hal yang dapat

membantu atau menghambat pencapaian tujuan.4. Membuat daftar dan mengevaluasi alternatif tindakan untuk

mencapai tujuan.5. Melakukan kegiatan korektif terhadap rencana sesuai

kebutuhan.Pengorganisasian

Adalah proses penciptaan suatu organisasi dengan sumber daya dan kemampuan yang dimiliki perusahaan. Pengorganisasian mengubah rencana menjadi hasil kinerja. Proses ini meliputi :

1. Pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan untuk membagi pekerjaan.

2. Memberikan tugas kepada individual dan kelompok.3. Memberikan dukungan dan sumber daya.4. Memastikan bahwa komunikasi dan wewenang telah sesuai.

PengarahanAdalah proses untuk membangun komitmen dan antusiasme

dalam pelaksanaan rencana.Proses ini meliputi :

1. Penciptaan.2. Mengilhami komitmen.3. Mengarahkan upaya-upaya ke arah tujuan.

Untuk dapat melakukan tugas pengarahan dengan baik, manajer dituntut memiliki kemampuan dalam aspek-aspek :1. Motivasi.2. Komunikasi.3. Hubungan interpersonal.4. Kelompok kerja.5. Kelompok dinamis.

PengawasanAdalah proses mengawasi kinerja, membandingkan hasil dan

tujuan, dan mengambil tindakan korektif. Proses ini meliputi :1. Menentukan tujuan dan standar kinerja.2. Menilai kinerja aktual.

3. Membandinkan kinerja aktual dengan tujuan dan standar.

4. Mengambil tindakan yang diperlukan.Pengawasan eksternal dilakukan melalui tindakan supervisi dan administratif. Pengawasan internal dilakukan melalui mekanisme tanggung jawab seseorang terhadap pekerjaannya, peningkatan peluang pengawasan diri dapat dilakukan diantaranya dengan pemberian kekuasaan (Empowerment) dan tim yang dikelola sendiri (self-managing teams).

Usaha untuk meningkatkan produktivitas :1. Menetapkan suatu titik pangkal untuk mencapai perbaikan dimasa yang akan datang.2. Menetapkan tujuan tingkat produktivitas yang diinginkan.3. Meninjau ulang metode untuk meningkatkan produktivitas.4. Memilih suatu metode dan mengimplementasikannya.5. Menilai hasil dan memodifikasi bila perlu.

MANAJEMEN MUTU TERPADUMerupakan suatu filsafat manajemen yang didorong oleh pencapaian kepuasan pelanggan secara konstan lewat perbaikan yang ber-kesinambungan dari semua proses organisasi.

Upaya perbaikan tanpa pernah berakhir menuntut suatu pendekatan melingkar, bukannya linier. Ini dilukiskan oleh daur PDCA (plan-do-check-act; merencanakan, melakukan, mengecek, bertindak).

Bertindak Merencanakan

Mengecek Melakukan

KUALITASKUALITAS Kualitas : “Hal yang menjadikan sesuatu bernilai”, elemen karakteristik, Kualitas : “Hal yang menjadikan sesuatu bernilai”, elemen karakteristik,

dasar alami, jenis, tingkat mutu dari sesuatu, keistimewaan/keunggulan, dasar alami, jenis, tingkat mutu dari sesuatu, keistimewaan/keunggulan, kelebihan (Webster’s New World Dictionary)kelebihan (Webster’s New World Dictionary)

Kualitas : Keseluruhan sifat dan karakteristik dari sebuah produk/jasa Kualitas : Keseluruhan sifat dan karakteristik dari sebuah produk/jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam mencapai kepuasan untuk yang menunjukkan kemampuannya dalam mencapai kepuasan untuk memenuhi kebutuhan (American National Standards Institute/ANSI dan memenuhi kebutuhan (American National Standards Institute/ANSI dan American Society Quality Control/ASQC)American Society Quality Control/ASQC)

Garvin, menyatakan ada 5 pendekatan mengenai definisi kualitas:Garvin, menyatakan ada 5 pendekatan mengenai definisi kualitas:1. 1. Transcendent definitionTranscendent definition: sinonim dari kelebihan/sifat keunggulan: sinonim dari kelebihan/sifat keunggulan2. 2. Product base definitionProduct base definition: ketelitian/kecermatan dan variabel yg dapat : ketelitian/kecermatan dan variabel yg dapat

diukurdiukur3. 3. User base definitionUser base definition: kelayakan/kesesuaian u- manfaat/penggunaan: kelayakan/kesesuaian u- manfaat/penggunaan4. 4. Manufacturing base definitionManufacturing base definition: hasil dari engineering dan praktek : hasil dari engineering dan praktek

manufactur atau “kesesuaian untuk spesifikasi”manufactur atau “kesesuaian untuk spesifikasi”5. 5. Value-base definitionValue-base definition: dalam bentuk biaya dan harga “kesesuaian : dalam bentuk biaya dan harga “kesesuaian

biaya yang bisa diterima”biaya yang bisa diterima”

Model manajemen mutu terpadu :

Kepemimpinan Pendidikan dan Pelatihan, Struktur PendukungKomunikasi. Imbalan dan Penghargaan, Ukuran

Fokus pada pelanggan Perbaikan prosesKeikutsertaan secara

menyeluruh

Perbaikan yang berkesinambunganPerbaikan yang berkesinambungan

Tujuan

Prinsip-prinsip

Elemen pendukung

Sumber : Tenner, Arthur R. De Toro Irving J. 1993. Total Quality Management. Addison-Wesley Publising Company. P : 32

Tujuan manajemen mutu terpadu adalah perbaikan mutu yang berkesinambungan.

Prinsip-prinsip manajemen mutu terpadu :1. Fokus pada pelanggan.2. Perbaikan proses.3. Keikutsertaan secara menyeluruh.

Unsur-unsur pendukung :1. Kepemimpinan.2. Pendidikan dan Pelatihan3. Struktur Pendukung.4. Komunikasi.5. Imbalan dan Penghargaan.6. Ukuran.

Pendekatan Lima Pilar Manajemen Mutu Terpadu :

Produk Proses

Kepemimpinan Komitmen

Organisasi

Sumber : Creech, Bill 1996. Lima Pilar Manajemen Mutu Terpadu, Jakarta : Binarupa Aksara

Produk adalah titik pusat untuk tujuan dan pencapaian organisasi. Mutu dalam produk tidak mungkin ada tanpa mutu didalam proses. Mutu di dalam proses tidak mungkin ada tanpa organisasi yang tepat. Organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa kepemimpinan yang memadai. Komitmen yang kuat, dari bawah ke atas merupakan pilar pendukung bagi semua yang lain. Setiap pilar tergantung pada keempat pilar yang lain, dan kalau salah satu lemah dengan sendirinya yang lain juga lemah.

Gugus Kendali MutuAdalah suatu kelompok kerja kecil yang secara sukarela mengadakan kegiatan pengendalian mutu dalam tempat kerja mereka.

Tujuan Gugus Kendali Mutu :1. Menggali dan mengembangkan kemampuan perorangan.2. Menciptakan suasana kerja secara kekeluargaan yang harmonis.3. Meningkatkan mutu kerja dan hasil kerja.4. Meningkatkan rasa tanggung jawab seluruh karyawan untuk maju dan berkembang.5. Meningkatkan kemampuan pemecahan masalah dan kepemimpinan.6. Menampung dan menyalurkan saran-saran positif dari karyawan.

Pelaksanaan kegiatan dan pengembangan Gugus Kendali Mutu :1. Pengembangan diri.2. Kesukarelaan.3. Kegiatan kelompok.4. Partisipasi seluruh karyawan.5. Pemanfaatan teknik-teknik kendali mutu.6. Kegiatan-kegiatan yang berhubungan erat dengan tempat kerja.7. Kesinambungan kegiatan kendali mutu.

8. Pengembangan bersama.9. Kreativitas.10. Kesadaran akan pentingnya mutu, masalah-masalah, dan perbaikan.

Organisasi Gugus Kendali MutuTerdiri dari unsur-unsur sebagai berikut :1. Tim Pengarah (Steering Committee).2. Tim Pelaksana (Organizing Committee).3. Fasilitator.4. Kelompok kerja (GKM) yang terdiri dari ketua dan anggota kelompok.

Dalam gugus kendali mutu dikenal apa yang disebut sebagai “Delapan Langkah Pemecahan Masalah” dan “Tujuh Alat Kendali Mutu” (DELTA).

Delapan Langkah Pemecahan MasalahAdalah suatu penjabaran lebih lanjut dari konsep pengendalian dalam satu daur PDCA dalam rangka membantu anggota GKM berpikir dan bertindak secara sistematis dalam memecahkan masalah.Delapan langkah tersebut secara berurutan terdiri dari :1. Menemukan persoalan (menetapkan tema masalah).2. Menemukan penyebab persoalan (mengapa tema dipilih).

3. Menemukan penyebab utama (mengenali status masalah).4. Membuat rencana penanggulangan.5. Melaksanakan langkah-langkah perbaikan.6. Mengevaluasi hasil terhadap rencana (pemeriksaan hasil).7. Standarisasi tindakan perbaikan.8. Mencatat persoalan yang belum terpecahkan.

Tujuh Alat Kendali MutuAdalah suatu metode statistik minimal yang harus dikuasai oleh setiap karyawan dan diterapkan dalam aktivitas GKM guna membantu mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan masalah.Tujuh alat kendali mutu tersebut terdiri dari :1. Lembar periksa (check sheet)

Lembar yang berisi catatan tentang kegiatan atau kejadian dalam suatu jangka tertentu.2. Stratifikasi.

Mengklasifikasi masalah menjadi kelompok sejenis yang lebih kecil atau unsur tunggal sehingga lebih jelas.3. Histogram

Diagram yang terdiri dari grafik balok dan menggambarkan distribusi data yang ada.

4. Diagram paretoDiagram yang terdiri atas grafik balok dan garis yang menggambarkan perbandingan masing-masing jenis data terhadap keseluruhan.

5. Diagram sebab akibat/diagram tulang ikan (fish bone diagram)Memperlihatkan faktor-faktor yang berpengaruh pada mutu hasil berdasarkan metode, material, manusia, mesin/alat, dan lingkungan.

6. Diagram pencar (scatter diagram)Diagram yang menggambarkan korelasi dari suatu penyebab atau faktor yang berkesinambungan terhadap karakteristik mutu.

7. Bagan kendali (control chart)Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian.

Tahap Pemecahan Masalah Alat Kendali yang Digunakan

Menemukan persoalan (menetapkan tema masalah)

Menemukan penyebab persoalan (mengapa tema dipilih)

Menemukan penyebab utama (mengenali status masalah)

Membuat rencana penanggulangan

Melaksanakan langkah-langkah perbaikan

Mengevaluasi hasil terhadap rencana (pemeriksaan hasil)

Standarisasi tindakan perbaikan

Mencatat persoalan yang belum terpecahkan

Lembar periksa, Diagram Pareto, Histogram, Bagan Kendali

Stratifikasi, Diagram Sebab Akibat

Diagram Pareto, Diagram Pencar

Diagram Pareto, Histogram, Bagan Kendali

Diagram tulang ikan :

Akibat (persoalan yang akan dipecahkan)

Bahan

Metode

Peralatan

Manusia

Diagram pencar :

Bagan Kendali :

Gugus _____________________________ Departemen __________________________Bidang Pemilihan Sasaran ____________________________________________________Tujuan Umum1. ________________________________ 3. ________________________________2. ________________________________ 4. ________________________________Tindakan1. _______________________________ 3. ________________________________2. ________________________________ 4. ________________________________Kemajuan Tujuan atau TindakanTanggal Dipantau oleh Hasilnya Persoalan/tindakan tambahan____________ ____________ ____________ ____________________________________________ ____________ ____________ ____________________________________________ ____________ ____________ ____________________________________________ ____________ ____________ ____________________________________________ ____________ ____________ ____________________________________________ ____________ ____________ ____________________________________________ ____________ ____________ ____________________________________________ ____________ ____________ ________________________________

• Leadership• Education and Training• Supportive Structure

• Communicatons• Reward and Recognition

• Measurement

Customer Focus Process Improvement Total Involvement

ContinuousImprovement

Implementation Concept

Elements

Principles

Objective