Manajemen Lingkup Proyek

  • View
    51

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Manajemen Lingkup Proyek. Tujuan Pembelajaran. Memahami elemen-elemen yg membuat manajemen lingkup yg baik adl sesuatu yg penting Menjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkup Menjelaskan prose pengembangan pernyataan lingkup proyek menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awal - PowerPoint PPT Presentation

Text of Manajemen Lingkup Proyek

  • *

  • Tujuan PembelajaranMemahami elemen-elemen yg membuat manajemen lingkup yg baik adl sesuatu yg pentingMenjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkupMenjelaskan prose pengembangan pernyataan lingkup proyek menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awalProses definisi lingkup dan usaha-usaha yg diperlukan dalam membuat WBS menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up, dan mind-mappingMenjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bgmn hubungannya dgn definisi lingkup dan pengendalian lingkupMemahami pentingnya pengendalian lingkup dan pendekatan utk mencegah scope-related problems dlm proyek ITMenggambarkan bgmn perangkat lunak dpt membantu dlm manajemen lingkup proyek*

  • Manajemen Lingkup ProyekLingkup terkait dgn semua pekerjaan dan proses-proses yg hrs dilakukan utk mewujudkan suatu produk dlm suatu proyekDeliverable adl produk yg dihasilkan yg mrpk bagian dr proyek spt perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau hasil rapat/pertemuanManajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yg hrs dilakukan dlm mendefinisikan dan mengendalikan apakah pekerjaan itu mrpk bagian proyek ataukah tidak*

  • Proses Manajemen Lingkup ProyekPerencanaan lingkup: mendefiniskan bgmn lingkup akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikanDefinisi lingkup: Melihat kembali project charter dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan perubahan yg telah disetujuiMembuat WBS: Membagi deliverables proyek yg besar mjd deliverables yg lbh kecil (komponen-komponen yg lbh mudah di-manage)Verifikasi lingkup: Formalisasi lingkup proyek yg telah diterimaPengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan pd lingkup proyek*

  • Perencanaan Lingkup dan Rencana Manajemen LingkupRencana Manajemen Proyek adl sebuah dokumen yg terdiri atas deskripsi ttg bgmn tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi kelengkapan deliverables proyek, dan mengendalikan permintaan perubahan pd lingkup proyek

    Input pokoknya adl :Project charterPernyataan lingkup awalRencana manajemen proyek*

  • Contoh Project Charter*Nama Proyek: Proyek Upgrade ITTanggal Mulai Proyek: 4 Maret 2007Tanggal Selesai Proyek: 4 Desember 2007Manajer Proyek: Kim Nguyen, 691-2784Tujuan Proyek: Melakukan upgrade hardware dan software utk semua pegawai (2000) dalam sembilan bulan berdasar pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terlampir utk standar baru perusahaan. Upgrade kemungkinan akan mempengaruhi server sbgmn hardware dan software jaringan. Anggaran yang disediakan $ 1.000.000 utk hardware dan software serta $ 500.000 utk tenaga kerja.Pendekatan:Update basis data inventaris IT utk menentukan kebutuhan utk upgradeMembuat rincian perkiraan biaya utk proyek dan melaporkannya ke CEOMembeli hardware dan software sesuai kebutuhanMenggunakan semaksimal mungkin staf internal utk perencanaan, analisis, dan instalasiJabatan dan Tanggung Jawab

    NamaJabatanTanggung JawabWalter SchmidtCEOSponsor proyek, pemantau proyekMike ZwackCEOSponsor proyek, pemantau proyekKim NguyenManajer ProyekPemantau proyek, menyediakan stafJeff JohnsonDirektur Operasi ITMentoring Manajer ProyekNancy ReynoldsWakil Kepala HRMenyediakan staf, mengumumkan hal-hal terkait proyek pd seluruh karyawanSteve McCannDirektur PengadaanMembantu dalam hal pengadaan hardware dan software

  • Definisi Lingkup dan Pernyataan Lingkup ProyekDasar pembuatan pernyataan lingkup proyek:Pernyataan lingkup awalAset-aset proses organisasionalPermintaan perubahan yg disetujui

    Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek hrs semakin jelas dan semakin spesifik*

  • Definisi Lingkup Proyek Lebih LanjutProject Charter:Upgrade kemungkinan mempengaruhi serverPernyataan Lingkup Awal:Server: Jika dibutuhkan server tambahan utk mendukung proyek ini, maka server tsb hrs kompatible dgn server yg sudah ada. Jika lebih ekonomis utk meningkatkan server yg telah ada, deskripsi rinci mengenai peningkatan tsb hrs disampaikan ke CEO utk mendapatkan persetujuan. Spesifikasi server yg telah ada terlampir. CEO hrs hrs sdh menyetujui rancana detail ttg server beserta lokasinya setidaknya dua minggu sebelum instalasiPernyataan Lingkup Proyek, Versi 1:Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru utk mendukung fungsi web, jaringan, basis data, aplikasi, dan printing. Utk setiap tipe server akan diadakan sebanyak 2 buah. Deskripsi rinci utk server diberikan dlm btk brosur produk dlm apendiks 8 berikut rencana penempatan server-server tsb*

  • Membuat WBSWBS mrpk pengelompokan pekerjaan berorientasi deliverable yg terlibat dlm suatu proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyek

    WBS mrpk dokumen mendasar yg menyediakan dasar-dasar utk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan-perubahan

    Dekomposisi adl proses memecah deliverables proyek mjd bagian-bagian yg lbh kecil*

  • WBS Intranet : diorganisasi berdasar produk*

  • WBS Intranet : diorganisasi berdasar fase*

  • WBS Intranet : bentuk tabular (tabulasi)*

  • WBS dan Gantt Chart Intranet*

  • Gantt Chart Intranet: Proses Manajemen Proyek*

  • Pendekatan dlm Pembuatan WBSGuidelines: DOD menyediakan panduan/guidelines utk membuat/mempersiapkan WBSPendekatan analogi: Melihat WBS proyek yg sejenis dan menyesuaikannya dgn proyek yg ditanganiPendekatan top-down: Mulai dr item terbesar dlm proyek dan memecahnya mjd item-item yg lbh kecilPendekatan bottom-up: Mulai dgn pekerjaan-pekerjaan yg khusus kmd menggabungkannya mjd yg lbh umumPendekatan mind-mapping: Menuliskan pekerjaan-pekerjaan dlm format non linear bercabang dan kmd membuat struktur WBS-nya*

  • Contoh Pendekatan Mind-Mapping*

  • Hasil WBS dlm Btk Chart*

  • Kamus WBS dan Baseline LingkupBanyak pekerjaan dlm WBS yg hrs dijelaskan scr rinci shg orang tahu apa yg hrs dilakukan dan dpt memperkirakan berapa lama waktu dan biaya yang dibutuhkan utk menyelesaikan pekerjaan tsb.

    Kamus WBS mrpk dokumen yg menjelaskan scr rinci mengenai setiap item dalam WBS

    Pernyataan lingkup proyek dan WBS yg telah disetujui membentuk apa yg disebut baseline lingkup yg digunakan utk mengukur kinerja utk mencapai tujuan-tujuan lingkup proyek*

  • Membuat WBS dan Kamus WBSSebuah pekerjaan hanya boleh muncul pd satu tempat dlm WBSPekerjaan yg tercakup dlm sebuah item WBS adl jumlahan item-item WBS dibawahnyaSebuah item WBS mrpk tanggung jawab satu org individu meskipun bbrp org yg mengerjakannyaWBS hrs konsisten dgn cara aktual pekerjaan tsb dikerjakanAnggota tim proyek hrs terlibat dlm pembuatan WBS shg menjamin konsistensi pelaksanaannyaSetiap item WBS hrs didokumentasikan dlm kamus WBS utk menjamin pengertian yg akurat ttg lingkup pekerjaanWBS hrs fleksibel shg dpt mengakomodasi perubahan *

  • Verifikasi LingkupMembuat pernyataan lingkup yang baik utk sebuah proyek mrpk hal yg cukup sulitYang lbh sulit lg adl melakukan verifikasi lingkup proyek dan meminimalkan perubahan lingkupBanyak proyek IT mengalami scope creep atau poor scopeFoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi scope creep pd proyek robotic warehouseEnginner dr Grumman menyebutnya sistem Naziware dan menolak utk menggunakannya21st Century Insurance Group membuang byk waktu dan uang utk proyek yg sebenarnya bisa menggunakan komponen-komponen off-the-shelf*

  • Pengendalian LingkupPengendalian lingkup mencakup pengendalian perubahan-perubahan pada lingkup proyekTujuan pengendalian lingkup:Memgendalikan faktor-faktor yg dpt menyebabkan perubahan lingkupMemastikan perubahan-perubahan yg hrs dilakukan diproses mnrt prosedur yg telah dibuat sbg bagian dari pengendalian perubahan terintegrasiMengatur perubahan jika hal tsb memang terjadiVarians adl perbedaan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktualnya*

  • Input dari UserSupaya input dr user sifatnya membangun:Proses seleksi proyek hrs baik dan usahakan sponsor dr organisasi pemakai (user)Tempatkan user pd tim proyek dgn peran yg pentingAdakan pertemuan reguler dgn agenda yg telah tertentu dan pastikan user menandatangani deliverables pokok yg dipresentasikan dlm pertemuanSampaikan sesuatu kpd user dan sponsor scr regulerJangan menjanjikan utk menyampaikan sesuatu jika tidak bisaTempatkan user dan developer pd tempat yg sama*

  • selesai*

    **